необходимые документы и расчет затрат. Как открыть проектную организацию с нуля :: BusinessMan.ru
Услуги архитекторов в настоящее время пользуются большим спросом. Несмотря на этот факт, рынок в них продолжает достаточно остро нуждаться.
Ситуация, при которой спрос намного превышает предложение, свидетельствует только об одном: многим специалистам нужно браться за бизнес-план архитектурного бюро и развивать его, поскольку это перспективное и востребованное занятие способно приносить немалые доходы.
В ближайшие годы данное направление будет активно расширяться. А связано это со строительным бумом во всех российских регионах. Подобная тенденция отразилась и на рынке уже готового бизнеса.
Чтобы правильно организовать собственное дело, нужно в первую очередь составить бизнес-план архитектурного бюро, тщательно проанализировав ассортимент всех предполагаемых услуг. Чем шире будет спектр выполняемых работ, тем больше можно ожидать обращений клиентов, конечно, при условии, что заниматься ими будут только квалифицированные специалисты.
Как открыть проектное бюро
Проще всего начинать развивать такой бизнес, как архитектурно-проектное бюро, профессионалам, не понаслышке знакомым с этим видом деятельности. Немаловажное значение имеет и опыт с навыками, а также хорошая репутация и существование уже наработанной базы клиентов.
Архитектурно-градостроительное бюро нужно зарегистрировать как юридическое лицо. Это нужно сделать для того, чтобы получить соответствующую лицензию, разрешающую проводить дизайнерские, ремонтные, а также отделочные или строительные работы.
Перед тем как открыть проектную организацию с нуля, необходимо составить бизнес-план архитектурного бюро.
В случае если руководитель — профессиональный инженер и у него уже есть лицензия на индивидуальную деятельность, то получать еще одно разрешение для созданной им организации не требуется.
Специфика бизнеса
В основном архитектурное бюро предлагает своим клиентам следующие услуги:
• дизайн-проект с сопроводительной документацией;• разработку эскизного предложения, в которую входит и стилевая концепция интерьера;
• проектную документацию и инженерные чертежи;
• согласование перепланировок в соответствующих органах с последующими изменениями в планах;
• капитальный ремонт и авторский надзор за выполнением проекта;
• комплектацию объекта мебелью и различными отделочными материалами.
Как правило, основная часть клиентов, приходит в архитектурно-проектное бюро с заказом разработать дизайн интерьера своей недвижимости, в дальнейшем выбирая и такие услуги, как согласование, строительство и авторский надзор.
Бизнес-план архитектурного бюро предполагает отдельную оплату каждого из видов деятельности.
На сегодня уже сформировались стандартные расценки в компаниях, которые работают с жилой недвижимостью. К примеру, разработка всего интерьера в квартире сегодня обходится примерно в пятьдесят условных единиц за каждый квадратный метр, дизайн-проект — около двухсот, а за авторский надзор нужно будет платить около тысячи у. е. в месяц.
Доходы
Тех, кого интересует вопрос, как открыть проектную фирму, наверняка волнует и рентабельность данного бизнеса. Надо сказать, что доходность подобного вида деятельности специалистами оценивается, как правило, в двести процентов, а в отдельных случаях – даже больше в несколько раз.
При этом речь идет конкретно о работе архитекторов и дизайнеров.
К тому же дополнительный доход тем, кто знает, как открыть проектное бюро, приносит и работа со строительными материалами, которая формируется за счет тридцатипроцентной торговой наценки на оптовую цену или за счет посреднической прибыли, получаемой непосредственно от продавцов, товары которых фирма рекомендует своим клиентам.
Осуществление ремонтных работ тоже относится к достаточно прибыльным направлениям данного бизнеса. Большинство архитектурных и дизайнерских бюро имеют в своем распоряжении несколько партнерских стройбригад, от которых им перечисляются определенные вознаграждения за посредничество.
Не менее рентабентальным направлением данного бизнеса является и полное обеспечение клиента различными эксклюзивными предметами для дизайна, которые покупаются у известных художников или создаются силами сотрудников.
Необходимые документы
Как правило, секреты того, как открыть проектную организацию с нуля, знают в первую очередь профессионалы, которые уже имеют хорошую репутацию в данной сфере бизнеса и собрали внушительный круг постоянных заказчиков.
Федеральный закон, регулирующий архитектурную деятельность в РФ, четко регламентирует все вопросы, связанные с разработкой инженерных проектов.
Он же определяет и правовые аспекты для работы архитекторов. Юридическая организация, осуществляющая подобную деятельность, должна иметь соответствующую лицензию, дающую право выполнять как проектные, так и ремонтно-строительные работы.
Соискатель данного разрешения должен соответствовать всем установленным законодательством критериям. Немаловажную роль в этом играют и квалификация штата специалистов, а также их производственный опыт. Каждая организация в соответствии с положением о проведении текущего надзора в течение срока действительности лицензии неоднократно проверяется соответствующим органом, выдающим это разрешение. Это Госвневедомственная экспертиза, Госархстройнадзор с Государственной жилищной инспекцией.
Офис компании
Как правило, перед тем как открыть проектную фирму, нужно арендовать хотя бы небольшой офис площадью до ста квадратных метров, имеющий отдельный вход и желательно находящийся в одном из престижных районов.
Структура
Как правило, каждая проектная фирма состоит из:
• Архитектурного отдела, отвечающего за качество и сроки выполнения полученных заказов. Его сотрудники должны иметь очень высокий профессионализм, а также обязательно высшее архитектурное или дизайнерское или художественное образование.
• Отдела по работе с клиентами. Обычно в него входит несколько менеджеров, которые будут вести переговоры о предлагаемых компанией услугах и выступают в роли посредников в ходе выполнения проекта.
• Отдела по согласованию, который будет заниматься получением согласований или разрешений на перепланировку объектов, находящихся в работе фирмы, и координирует работу с субподрядчиками.
• Строительного отдела, производящего ремонтно-строительные работы, отвечающего за качество и за сроки проведения работ.
• Бухгалтера, секретаря, программиста и т. д.
Расходы
Перед тем как открыть проектную фирму, нужно просчитать все затраты и оценить собственные возможности. Для начала нужно определиться с офисом, стоимость аренды которого в спальных районах в среднем почти в два раза меньше, чем в центре. Есть вариант снимать помещение в торговых центрах по средней цене примерно в двадцать долларов за квадратный метр.
Следующей затратой будет ремонт офиса, который должен стать визитной карточкой проектного бюро. Другой важный шаг – это покупка оргтехники — компьютеров с девятнадцатидюймовым монитором, масштабирующего ксерокса, струйного принтера формата А3, сканера. Для дизайнеров самыми удобными считаются столы длиной около двух метров.
Реклама и маркетинг
Чтобы привлечь заказчиков, компания должна иметь свое портфолио. Но если такового пока нет, то начинающая компания может позиционировать индивидуальные работы своих сотрудников — архитекторов и дизайнеров.
С нуля
Архитектурное бюро достаточно трудно создавать, так сказать, «с нуля». Во-первых, нужно быть готовым к волоките при оформлении лицензии и получении сертификатов. Кроме того, трудным будет и само вхождение на рынок, на котором всегда большая конкуренция.
Кроме того, в молодую фирму сложно привлекать «сильных» и именитых архитекторов, имена которых уже известны в определенных кругах.
В некоторых случаях данная проблема решается передачей привлекаемому специалисту определенной доли бизнеса. Очень нелегко получить первый заказ, поскольку отсутствие репутации предполагает и нехватку клиентов, что на начальном этапе несколько тормозит развитие.
бизнес-идея, как открыть, вложения, оборудование, что нужно для открытия + реальные кейсы
Бизнес в сфере проектирования с каждым годом становится все востребованнее и формирует свою особую нишу.
Ведение такого бизнеса – достаточно сложная сфера деятельности, которая требует не только высококвалифицированных кадров в штате, но и кропотливого и специфического подхода руководителя. На старте бизнеса потребуется разработка подробного маркетингового плана, чтобы учесть все расходы и максимально быстро запустить данный проект.
Анализ ниши
В этой сфере деятельности присутствует достаточно жесткая конкуренция. Причина в том, что аналогичных компаний даже в больших городах не так уж много, но и клиентов на эту услугу ограниченное количество. Соответственно, первым делом необходимо проанализировать нишу и деятельность конкурентов, их сильные и слабые стороны, ценовую политику и рекламные кампании. Чтобы бороться с уже устоявшимися брендами проектной сферы, надо создать конкурентное предложение, которое будет хотя бы по некоторым положениям опережать существующие.
Позиционирование организации и выбор направления
Первым делом при создании любого, даже самого малого предприятия необходимо четко сформировать специализацию.
Только после этого можно продумывать само название, рассчитывать расходы и строить структуру, организацию и прочее. Чтобы понять, чем, собственно, будет заниматься конкретно ваше проектное бюро, надо сформировать список видов проектных работ, которые будут выполняться специалистами компании.
Лицензирование
Не стоит забывать, что данная сфера деятельности требует официального лицензирования. Специализация проектного бюро может быть разной, но больше всего спрос в нашей стране на составление проектов для геологоразведочных или нефтяных работ. Однако молодой организации занять эту нишу практически невозможно. Поэтому рассмотрим еще одно достаточно выгодное направление деятельности – строительство.
К строительной отрасли можно отнести:
- Строительство кирпичных и деревянных домов.
- Отделочные и ремонтные работы.
- Сооружение железобетонных конструкций.
Лицензия выдается в виде разрешительной бумаги совместно с приложением, где указаны работы, которыми может заниматься данное проектное бюро.
Для предпринимателей, которые впервые оформляют лицензию, существуют ограничения по выбору деятельности. Оно длится всего 3-4 месяца, по истечении которых можно подать заявление о прошении на увеличение списка лицензированных работ.
Для работы в этом направлении обязательно вступление в СРО.
Рекрутинг проектного бюро
Любое предприятие не может работать без сотрудников. Однако именно в проектной компании профессионализм работников наиболее важен и обязателен. Поэтому при подборе персонала в проектное бюро зачастую предъявляются достаточно высокие требования к опыту и квалификации.
Обязательно в штате проектной организации должны быть:
- Главный инженер (1-2 инженера в отделе).
- Главный архитектор (1-2 архитектора в отделе).
- Руководитель проектов.
- Специалист по разделу.
- Офис-менеджер или администратор.
Важно подобрать инженера-архитектора и несколько специалистов по разделу проектов с высшим профильным образованием и минимум 3-5 годами опыта работы.
Для руководителей стоит повысить требования – плюс 3-4 года опыта работы на руководящей должности.
Архитектор в проектном бюро является наиболее востребованным специалистом, но именно к нему предъявляются серьезные требования: например, лицензия, выданная Союзом архитекторов России. Что касается остальных специалистов, то перед тем, как они приступят к первым проектам, они обязаны пройти предлицензионную подготовку на подтверждение квалификационного аттестата.
Выбор помещения
Еще на этапе получения лицензии можно присматриваться и выбирать помещение для бюро, и не стоит забывать, что места здесь должно быть достаточно, чтобы вместить все необходимые отделы с офисной техникой и оборудованием. Последнее приобретается, при наличии средств, либо берется в аренду.
В проектное бюро, как и в любой другой офис, необходимо приобрести технику (компьютеры, принтеры, телефоны, факсы, мебель). Следует заранее отвести место для архива проектов и хранения информационно-технического архива организации.
Компьютерная техника в проектном бюро должна соответствовать техническим требованиям для работы с профессиональным программным обеспечением. Не лишне добавить, что софт для работы над проектами, установленный на рабочие ПК или ноутбуки, должен быть лицензированным.
Привлечение клиентов
Для каждой молодой компании раскрутка бренда на первом этапе является достаточно сложным и затратным периодом. Особенно сложно разработать рекламную кампанию для проектного бюро, ведь целевая аудитория нестандартная, и инструменты влияния отличаются от распространенных.
Для привлечения клиентов в компанию по проектированию необходимо создать сайт или одностраничный лендинг. Они будут презентовать услуги проектного бюро, размещать отзывы клиентов и делиться полезной информацией с пользователями.
Флаеры или буклеты на улицах, что очевидно, не дадут нужного эффекта. Увеличению клиентской базы поможет «сарафанное радио» и личные рекомендации клиентов. Это делается таким образом – первый месяц по доступным ценам ведется работа на портфолио, предлагаются гарантированно качественные услуги первым заказчикам, после чего цены незначительно поднимаются, а довольные клиенты рекомендуют своим знакомым данное проектное бюро.
Кроме того, уместно будет печататься в профильных журналах, где сосредоточена целевая аудитория.
В итоге
Для открытия проектной организации зачастую необходимы инвесторы, так как это достаточно затратный проект. Максимум усилий должно быть направлено на формирование сильного штата. Высококвалифицированные и опытные инженеры, архитекторы и специалисты по разделу проектов способны укрепить проектное бюро на рынке.
Как спланировать проект? — Выполните следующие действия, чтобы запустить проект.
Этап планирования является наиболее важным этапом проекта.
Большая часть вашего будущего успеха зависит от того, как вы начнете…
В этой статье я покажу вам, как планировать свой проект.
(Вы собираетесь начать новый проект? Тогда мой контрольный список запуска проекта может быть вам полезен. Он охватывает все действия, которые вам необходимо предпринять для правильной настройки вашего проекта. Выполните эти шаги, и вам не о чем беспокоиться ).
Вот что вам нужно сделать:
- Шаг 1: Получить понимание предмета
- Шаг 2: Определить цель проекта
- Шаг 3: Составьте список задач и результатов
- Шаг 4: Определить участников проекта
- Шаг 5: Создайте план ресурсов
- Шаг 6: Создайте расписание проекта
- Шаг 7: Создайте бюджет проекта
- Шаг 8: Проведите совещание по запуску проекта
Шаг 1: Получите представление о предмете
Вы не сможете планировать проект без хорошего понимания предмета. В этом разделе я покажу вам, как стать экспертом за несколько дней.
Когда я взялся за свой первый ИТ-проект, все было новым. Мне приходилось иметь дело с серверами, хранилищем, резервным копированием и прочим. Проблема была в том, что я ничего не знал об этих вещах.
Итак, я подсел к каждому из своих специалистов и спросил: «Скажи мне, о чем все это?» Это было полезно, потому что я получил представление об их работе и понял, как должна планироваться система резервного копирования.
Подобно моему подходу, вы должны попытаться хорошо понять тему.
Как стать экспертом в новой области?
Читая статьи и общаясь с большим количеством людей:
- Читать соответствующие исследования, статьи или книги
- Поговорите с людьми в вашей организации
- Поговорите с экспертами в этой области
- Размещать вопросы на дискуссионных онлайн-форумах
- Поговорите с людьми, которые занимались подобными проектами (при необходимости свяжитесь с другими компаниями. Здесь вы получите ОЧЕНЬ ценную обратную связь).
Сосредоточьте свое исследование на этих пунктах:
- Каковы основные задачи в таком проекте?
- Как задачи связаны друг с другом? Что нужно сделать первым, вторым и так далее?
- Какие задачи самые сложные?
Мой вам совет: не бойтесь задавать вопросы
Лучший способ понять тему – это задавать вопросы.
Когда вы беседуете с экспертами в предметной области, людьми с аналогичным опытом работы над проектами и членами вашей команды, задавайте такие вопросы:
- Почему мы не можем просто сделать X вместо Y?
- Что произойдет, если мы сделаем X?
- Почему это было сделано именно так?
- Что нам нужно сделать, чтобы достичь X?
Большинству людей неудобно задавать вопросы. Они беспокоятся о том, что могут подумать другие. Это не должно быть вашей заботой! Ваша задача — запустить успешный проект. Не беспокойтесь о том, как вы выглядите в глазах других.
Я бы хотел, чтобы вы адаптировали следственный стиль детектива Коломбо. Если вы не слышали о Коломбо: он был детективом в популярном криминальном сериале.
Что особенного было в Коломбо?
У него был невероятный взгляд на детали. И, несмотря на свою рассеянность, всегда попадал в точку, задавая правильные вопросы.
В типичной ситуации он выходил из комнаты, оборачивался и задавал собеседнику неудобный вопрос: «Еще кое-что…».
Обычно этот вопрос раскрывал убийцу.
Коломбо было наплевать, что о нем думают другие. Он посвятил себя раскрытию своего дела.
Это образ мышления, к которому вы должны адаптироваться, если хотите стать хорошим менеджером проектов.
Шаг 2: Определите цель проекта
Цель проекта — это краткое изложение цели проекта: Чего должен достичь проект? Цель обеспечивает ясность и оказывает мотивационное воздействие на команду.
Лучший способ определить цель проекта — задать вопрос: «Какого положительного результата мы ожидаем от этого проекта?». Пригласите заказчика и спонсора проекта обсудить их ожидания. Затем попытайтесь составить короткое утверждение (1–3 предложения), в котором резюмируется цель.
Пример цели проекта:
«Цель проекта — внедрить систему Supersoft CRM в нашем отделе продаж и маркетинга, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и сократить среднее время обработки заказов».
Это просто цель высокого уровня, которую вы могли бы поставить в презентации. Вы можете получить более конкретную информацию, определив материальные цели. Конкретной целью может быть повышение среднего рейтинга удовлетворенности клиентов с 4,8 до 5,0 в течение следующих 12 месяцев.
Узнайте больше о том, как определить цель проекта здесь.
Если вам необходимо создать экономическое обоснование, это шаг для этого.
Шаг 3. Составьте список задач и результатов
Быть ответственным за проект может быть невыносимо. Лучший способ преодолеть первоначальный паралич — разбить проект на небольшие части.
На этом шаге вы должны обратить внимание на две вещи:
Во-первых, составьте список всех задач и результатов проекта, над которыми необходимо поработать для достижения цели проекта. Ни одна задача не должна быть пропущена. Даже если он маленький. Ваша вторая цель должна состоять в том, чтобы понять, в каком порядке должны выполняться эти задачи.
Попробуйте представить ход проекта от начала до конца. Затем перечислите все, что нужно сделать (как в ходе мозгового штурма). Начните с общего, а затем переходите к деталям.
Для более сложных проектов я предлагаю создать структурную декомпозицию работ (WBS). Это графическая диаграмма, на которой результаты разбиваются на более мелкие управляемые части.
Знание необходимых задач и того, кто будет ответственным, является ОЧЕНЬ важным шагом. Вы же не хотите узнать через шесть месяцев, что вы забыли включить кого-то, чье участие требуется. Последствия могут быть ужасными.
Это помогает разбить задачи по фазам проекта:
- подготовительные задачи: планирование проекта и концептуальная работа
- задачи реализации: где создается или разрабатывается продукт проекта
- Закрытие задач: задач, которые необходимо выполнить в конце проекта
Что я делаю в начале проекта: я планирую несколько встреч с теми людьми, которые, как мне кажется, имеют какое-то отношение к проекту.
Даю обзор проекта и спрашиваю народ: Скажите, какие у вас основные задачи? В каком порядке их нужно выполнять?
Качество отзывов, которые вы получаете на этапе сбора информации, во многом зависит от качества ваших входных данных. Просто коротко рассказать о своем проекте и ожидать полезных отзывов не получится. Вам необходимо предоставить подробную информацию о том, о чем ваш проект и как он повлияет на текущие процессы, чтобы люди могли визуализировать, как он может повлиять на их сферу деятельности.
Помогут следующие материалы:
- слайды с кратким описанием проекта (отправлены не менее чем за 1 неделю до встречи)
- диаграммы процессов (что изменится?)
- организационные схемы
Не беспокойтесь, если вам придется сделать несколько попыток, пока вы не добьетесь желаемой четкости. Часто, когда я возвращаюсь к своему столу, чтобы просмотреть только что собранные данные, мне приходят в голову новые вопросы.
Это означает, что я должен перепроверить свою команду и решить все, что еще неясно.
Ниже вы видите пример приглашения Outlook, которое я рассылал бы каждому, с кем хочу поговорить:
В конце этого шага вы должны были составить список действий и ответственных за каждый.
Что делать, если вы не можете понять, кто может выполнить конкретный результат? Ваш отдел кадров может вам помочь. Дайте им список навыков и необходимых знаний, и они могут проверить через свою сеть. Если никто внутри вашей организации не может взять на себя эту работу, вам придется искать внешний ресурс.
Шаг 4. Определите заинтересованные стороны
Заинтересованные стороны — это люди и группы, которых вам необходимо держать в курсе событий. Либо потому, что они активно участвуют в проекте. Или потому, что они должны одобрять или контролировать работу над проектом.
Представьте, что вы путешествуете на самолете: сначала вы берете такси до аэропорта.
Затем кто-то на стойке регистрации подтвердит вашу бронь, примет ваш багаж и выдаст билет. Далее вам придется пройти через систему безопасности. Сотрудник TSA проверит ваш багаж (и каждый уголок вашего тела).
Что я хочу показать с помощью этой аналогии: таксист, персонал авиакомпании, офицер службы безопасности — все они играют важную роль в вашем путешествии. Вы не сможете попасть из пункта А в пункт Б, если пропустите один из них. Они как участники проекта. Вы не сможете достичь цели своего проекта, если не вовлечете каждого из этих людей.
Заинтересованные стороны делятся на 3 категории:
- пользователи: люди, которые будут использовать продукт вашего проекта
- провайдеров: человек, активно работающих над проектом (внутренних и внешних)
- утверждающие лица: человек, которые должны одобрять то, что делает проект (руководство, государственные органы, регулирующие органы и т. д.)
Вот как можно узнать, кто эти люди:
Опросите как можно больше людей в вашей организации: «Эй, как вы думаете, кого мне следует привлечь?» .
«Кто еще участвует в этом процессе?» , «Какие люди используют этот продукт?»
Еще один совет от меня: сделайте ваш проект известным всем в организации. В моей прошлой компании у нас было собрание директоров каждый квартал. Конечно же, я воспользовался возможностью, чтобы сообщить всем о проекте, который я планировал. Это было очень полезно, потому что режиссеры давали мне полезные подсказки: «Пожалуйста, поговорите с нами, потому что мы также используем этот процесс, который вы планируете изменить».
Я написал подробный пост о том, как определить заинтересованные стороны проекта. Проверьте это.
Шаг 5: Создайте план ресурсов
Сколько часов Джон, Линда и Пит должны работать над вашим проектом? Это то, что вы определяете в плане ресурсов. Он показывает ежемесячные усилия, которые члены команды и отделы должны вносить.
Другим отделам, которые предоставляют ресурсы для вашего проекта, необходимо знать приблизительные усилия, которые они должны внести.
То есть, сколько часов или дней каждый коллега должен внести свой вклад в неделю/месяц.
Вот простой пример плана ресурсов. Обычно я ставлю проценты, а затем умножаю сумму на количество рабочих дней в месяце (в среднем 20), чтобы получить количество рабочих дней. Например, 0,8 означает, что вы используете ресурс на 80 % в конкретном месяце. 0,8 х 20 = 16 дней.
Шаг 6: Создайте расписание проекта
Предыдущие шаги в основном касались размышлений и разговоров. Теперь пришло время на самом деле изложить что-то на бумаге. Пришло время создать, чтобы создать временную шкалу проекта.
Сначала загрузите мой шаблон плана проекта. Это простой шаблон Excel, который вы можете увидеть на изображении ниже. Затем возьмите выводы из вашего первоначального исследования и обсуждений с вашей командой и запишите основные задачи проекта в соответствующем порядке.
Вот как выглядит реальная временная шкала проекта:
Здесь вы можете скачать шаблон плана проекта Excel
Лично я всегда использовал Excel в своих проектах.
Он очень прост в использовании, и любой может открыть его. Держитесь подальше от сложных инструментов управления проектами, включая MS Project, если только вы не управляете многомиллионным проектом со сложными зависимостями (здесь я расскажу о MS Project, посвященном тактическому менеджеру проектов).
Почему?
Ваш самый ценный ресурс как менеджера проекта — это ваше время.
Как и в случае с большинством программ, для полного ознакомления с ними требуется много времени. Внести простое изменение в план проекта не так-то просто, и вы обнаружите, что теряете время. Сосредоточьте свое внимание на вещах, которые действительно важны: проверьте свою команду и посмотрите, выполняются ли задачи, и обработайте все сообщения.
Помимо плана проекта, обычно необходимо предоставить еще пару документов: смету расходов и план ресурсов.
Шаг 7: Создание бюджета проекта
Теперь давайте создадим бюджет проекта. Вы должны иметь готовые оценки ваших усилий и затрат.
Бюджет составить совсем не сложно. И у меня есть шаблон бюджета для вас. Используйте его для планирования и отслеживания стоимости проекта.
Ваша смета расходов (бюджет проекта) должна давать приблизительную стоимость по категориям затрат.
Категории затрат, которые входят в бюджет проекта:
- затраты на оплату труда
- стоимость материала
- плата за услуги
- амортизация
- стоимость проезда
Опять же, будьте проще. Поместите все в таблицу Excel и сложите числа. Если вам необходимо предоставить разбивку по месяцам или по конкретным категориям, сделайте это.
Чтобы рассчитать стоимость внутренних ресурсов , вы обычно умножаете количество часов на заранее определенную почасовую ставку. Ваш отдел кадров или ребята из внутренней бухгалтерии могут дать вам почасовые ставки вашей организации. За внешние ресурсы вы в любом случае платите фиксированную ставку в час или день, которую вы можете найти в расценках.
Стоимость материалов – это стоимость товаров и услуг , которые должны быть закуплены в рамках проекта. Какие элементы входят в эту категорию, действительно зависит от отрасли и типа проекта.
Очень часто проекты требуют инвестиций в здания, машины, программное обеспечение или другие предметы. Инвестиции отражаются в балансе и амортизируются в течение нескольких лет. Вы должны обсудить цифры со своим бухгалтерским отделом, так как они должны убедиться, что инвестиции правильно учтены в финансовых отчетах.
Узнайте больше о том, как составить бюджет проекта.
Шаг 8: Проведите совещание по запуску проекта
Лучший способ проинформировать всех участников — это совещание по запуску проекта. Это встречи, которые вы планируете в начале каждого проекта, чтобы представить график проекта, цель и все организационные вопросы, например, кто участвует, где происходит проект, как часто вы проводите встречи по обновлению, ваш план коммуникации по проекту и т.
д.
Обычно существует более широкая аудитория, которая должна знать о вашем проекте.
Подготовьте набор слайдов, которые вы можете разослать для таких целей, вместе с запиской: Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
Шаг 9. Не забывайте об организационных моментах
Следующий раздел может быть актуален, только если вы работаете в корпоративной среде. Чтобы иметь возможность выполнять свою работу, вы зависите от определенных ресурсов. :
- важные лица (лица, принимающие решения)
- конференц-залы
- отдельных членов команды проекта
- прочие предметы, такие как оборудование или инструменты
Эти ресурсы рано или поздно понадобятся вам в вашем проекте. Следует помнить: вы можете не получить их, если будете ждать до последнего момента, когда они вам понадобятся. Просто подумайте о менеджерах, которые должны быть вовлечены, чтобы получить одобрение. Их календари обычно заблокированы заранее.
Вы резервируете время за много недель или даже месяцев до того, как оно вам понадобится. Допустим, вы планируете ежемесячно проводить групповые собрания с участием более 20 человек. Сейчас вы резервируете конференц-зал подходящего размера на весь срок вашего проекта. Если вы уже знаете, что вам понадобится подпись вашего директора в конце июля, назначьте встречу через его помощника.
Что касается членов вашей команды, вы обычно не ограничиваете их время. Но я хотел знать, когда они были выключены. Поэтому я попросил всех ввести время своего отпуска в Excel. Таким образом, я мог видеть, были ли какие-либо конфликты, например, кто-то отсутствовал на критической стадии проекта.
Подумайте обо всех ресурсах и инструментах, которые могут вам понадобиться в ходе вашего проекта, и убедитесь, что у вас есть доступ к ним, когда это необходимо!
Бонус: подготовьтесь к неудаче
Как менеджер проекта вы похожи на командира лодки, который должен вести свой корабль по бурным водам.
Если вы знаете, где ожидать обрывы, опасные течения или сильный шторм, у вас гораздо больше шансов добраться до места назначения.
Сначала вы садитесь и тщательно обдумываете все, что может пойти не так. Любые препятствия, которые могут поставить под угрозу успех вашего проекта.
Занесите все в таблицу Excel.
Затем, в качестве второго шага, обсудите возможные меры, которые либо помогут полностью устранить риск, либо снизят его воздействие.
Для примера:
Если в вашей команде есть технический эксперт, есть вероятность, что он будет недоступен на критической стадии вашего проекта, будь то из-за болезни или смены работы. В качестве смягчающего действия вы можете добавить второго программиста в качестве резервного и потребовать, чтобы оба коллеги работали в тесном контакте, чтобы делиться знаниями.
Если это невозможно, вы можете, по крайней мере, найти постороннего человека, которого можно было бы привлечь к проекту в случае чрезвычайной ситуации.
Теперь, если вы просто исходите из собственного опыта, велика вероятность, что вы упустите некоторый потенциальный риск. Это опасно. Вот почему я всегда разговариваю с другими людьми, чтобы узнать второе мнение. Также очень полезно поговорить с руководителями проектов, которые вели аналогичные проекты.
Любая проблема, о которой вы подумали раньше, означает меньше проблем на пути! Вы будете готовы, если что-то пойдет не так, и вместо того, чтобы впасть в измотанный режим, вы сможете реагировать спокойно и с ясным настроением.
Это один из самых важных моментов, и я хочу, чтобы вы усвоили концепцию подготовки к риску.
Вот несколько примеров того, как мы справлялись с рисками в некоторых моих собственных проектах:
- Во время нашего проекта в Индии самым большим риском было несоблюдение индийского налогового законодательства. Индийские налоговые правила ужасно сложны! Мы легко могли что-то упустить или неправильно понять. Последствия были бы разрушительными. Вы не можете использовать ИТ-систему, которая выдает неверные налоговые декларации! Вот почему мы ОЧЕНЬ рано начали погружаться в налоговое законодательство и составлять обзор налоговых правил и соответствующих сценариев.
- Работа в разных часовых поясах
Когда вы работаете с распределенными командами, у вас очень мало времени на телефонные звонки и т. д. На выполнение задач, которые можно выполнить за несколько часов, уходят дни или даже недели, потому что вам приходится полагаться на электронную почту коммуникация. Чтобы ограничить негативное влияние этого, мы назначили местного менеджера проекта, который координировал ресурсы в другом месте. - Узкие места в ресурсах из-за параллельных проектов
Обычно вам приходится «бороться», чтобы получить необходимые ресурсы, потому что ваши люди также поддерживают другие проекты. Если людям приходится тратить дополнительное время на другой проект, они могут не уложиться в сроки вашего проекта. Это распространенная проблема в крупных компаниях. Что мы делали, так это постоянно следили за ходом «конкурирующих» проектов. Чем раньше мы знали, что у другого проекта возникли проблемы, тем быстрее мы могли реагировать на узкие места в ресурсах.
Вы не можете использовать ИТ-систему, которая выдает неверные налоговые декларации! Вот почему мы ОЧЕНЬ рано начали погружаться в налоговое законодательство и составлять обзор налоговых правил и соответствующих сценариев.
Это распространенная проблема в крупных компаниях. Что мы делали, так это постоянно следили за ходом «конкурирующих» проектов. Чем раньше мы знали, что у другого проекта возникли проблемы, тем быстрее мы могли реагировать на узкие места в ресурсах.Итак, парни и девушки, читающие эту статью: Погрузитесь в тему своего проекта, а потом двигайтесь! Создайте достаточно хороший план проекта, расчет проекта и т. д. Не ставьте себя под давление, чтобы все было идеально. Это не требуется. Вместо этого запланируйте первые встречи и начните с первых действий. Затем внесите изменения в свои планы, если это необходимо.
Мне было бы любопытно узнать: с чем вы сталкиваетесь, когда начинаете новый проект?
— Адриан
Похожие посты, которые вам также могут понравиться
Адриан Ноймайер
Привет! Я Адриан, бывший старший менеджер ИТ-проектов и основатель Tactical Project Manager. Я создал сайт, чтобы помочь вам стать отличным руководителем проекта и успешно управлять интенсивными проектами!
Смотрите сообщения автора
Как начать проект
13 апреля 2023 г.
, автор:
Билли Гинан
Начало вашего проекта может быть трудной задачей даже в лучшие времена, и часто бывает трудно даже понять, с чего начать! В этой статье будут рассмотрены 6 ключевых шагов о том, как начать проект, а также объяснено, почему вы должны использовать шаблоны управления проектами в Microsoft 365 в качестве отправной точки.
Запуск проекта — это больше, чем просто создание списка задач, которые необходимо выполнить; шаги по запуску проекта начинаются задолго до этого.
Вам необходимо четко определить цель проекта, определить, что входит и что выходит за рамки, и выбрать методологию управления проектом, которую вы будете использовать для управления работой с вашей командой.
Использование программного обеспечения для совместного управления проектами, такого как BrightWork 365, также поможет вам планировать сроки проекта, оптимизировать общение в команде и отслеживать свой прогресс.
Как начать проект6 шагов для настройки любого проекта с помощью Microsoft 365:
- Определите цели и задачи вашего проекта
- Определите объем вашего проекта
- Выберите структуру и инструменты управления вашим проектом
- Разработайте план и график проекта
- Определите членов вашей команды Прогресс
Узнайте, как начать любой проект с помощью шаблонов для Microsoft 365, Power Platform и Teams.
Посмотреть демонстрацию BrightWork 365
1. Определите свои цели и задачи
Прежде всего: определите цели вашего проекта.
Цели проекта — это конкретные задачи, которые группа проекта стремится выполнить.
Обычно это включает привлечение заинтересованных сторон для определения их потребностей и требований, а затем использование этой информации для определения конкретных, измеримых целей, над достижением которых может работать команда проекта.
В конечном счете, цели проекта должны быть четко определены, измеримы и согласованы со стратегическим видением вашей организации.
Управление целями проекта в BrightWork 365
Вам потребуется задокументировать свои цели и задачи в уставе проекта или заявлении о проекте.
Иногда это может быть физический документ, но запись устава проекта в решение для управления проектами делает его видимым для всей команды и помогает направлять проект на протяжении всего его жизненного цикла.
В BrightWork 365 все шаблоны проектов имеют вкладку Устав, где можно четко задокументировать цели и задачи проекта.
2. Определите объем вашего проекта
Какую фактическую работу вам необходимо выполнить для достижения ваших целей?
Посмотрите на каждую конкретную цель, которую вы выбрали, и договоритесь с вашей командой о том, что нужно сделать для ее достижения.
Определение масштаба проекта включает определение и документирование всех конкретных результатов, задач и целей, необходимых для достижения целей проекта.
Объем проекта обеспечивает четкое понимание того, что включено в проект, а что нет, а также того, что ожидается от проектной группы.
Определение масштаба проекта в BrightWork 365
Определение целей проекта. Начните с определения общих целей проекта. Это поможет вам понять конкретные цели, которых должен достичь проект, и поможет определить область действия.
Определить заинтересованные стороны проекта: Определить всех заинтересованных сторон, которые будут затронуты проектом.
Сюда входят спонсор проекта, члены команды, клиенты, конечные пользователи и любые другие соответствующие стороны.
Определить результаты проекта: Определить все результаты, которые должны быть получены в рамках проекта. Это могут быть документы, отчеты, программные приложения, аппаратные компоненты или любые другие элементы, необходимые для достижения целей проекта.
Определить границы проекта: Определите границы проекта, указав, что входит в проект, а что нет. Это помогает гарантировать, что команда проекта остается сосредоточенной на конкретных целях проекта.
Установите ограничения проекта: Определите любые ограничения, которые повлияют на проект, такие как бюджетные ограничения, ограничения ресурсов или ограничения времени. Эти ограничения следует учитывать при определении масштаба проекта.
Получение одобрения заинтересованных сторон: после определения масштаба проекта важно получить одобрение всех соответствующих заинтересованных сторон. Это помогает убедиться, что все согласны с целями и задачами проекта и не возникает недопонимания.
3. Выберите структуру и инструменты управления проектом
Выбор среды управления проектом зависит от множества факторов, включая размер и сложность проекта, отрасль, в которой вы работаете, а также потребности и предпочтения проектной группы. .
Вот некоторые соображения, которые следует учитывать при выборе структуры управления проектами:
- Размер и сложность проекта. Размер и сложность проекта являются основными факторами при принятии решения о том, какую структуру управления проектами использовать. Например, небольшой проект с одной командой может выиграть от более легкой структуры, такой как Kanban или Scrum, в то время как большой проект с несколькими командами и заинтересованными сторонами может потребовать более комплексного процесса управления проектом.
- Отрасль и тип проекта: Для разных отраслей и типов проектов может потребоваться использование разных структур. Например, для строительных проектов может потребоваться более традиционная структура, такая как Waterfall, из-за строгого графика и бюджетных ограничений, а для проектов разработки программного обеспечения может потребоваться гибкая структура, такая как Scrum, из-за необходимости гибкости и быстрой обратной связи.
- Опыт и знания команды. Опыт и знания команды проекта могут повлиять на выбор структуры. Если команда имеет опыт использования определенной платформы, возможно, будет лучше придерживаться этой структуры, чтобы обеспечить согласованность и избежать дополнительного обучения. Однако, если команда новичок в управлении проектами, лучше использовать более легкую и простую в использовании структуру.
- Организационная культура: Организационная культура также может играть роль в выборе структуры. Например, если организация ценит сотрудничество и гибкость, Agile-структура может быть более подходящей, чем традиционная каскадная структура, которая делает упор на строгие процессы и процедуры.
Использование шаблонов управления проектами в BrightWork 365
Выбор среды управления проектами включает взвешивание множества факторов, чтобы определить, какая структура лучше всего соответствует уникальным нуждам и требованиям проекта.
Принимая во внимание такие факторы, как размер и сложность проекта, отрасль и тип проекта, опыт и знания команды, организационную культуру и ожидания заинтересованных сторон, руководители проектов могут принять обоснованное решение о том, какую структуру использовать.
BrightWork 365 поставляется с тремя готовыми шаблонами управления проектами (и многие другие находятся в разработке), которые предварительно разработаны и настроены с учетом различных объемов процесса управления проектами.
Эти шаблоны можно настроить так, чтобы в рабочих процессах бизнес-процессов было столько или меньше, сколько требуется вашему бизнесу.
4. Разработайте план проекта и временную шкалу
Создайте действенный, систематизированный и логичный план, который называется структурой распределения работ (WBS).
Создание WBS включает в себя разбиение проекта на более мелкие, более управляемые компоненты, а затем определение целей для каждого компонента.
Это помогает обеспечить соответствие целей общей задаче проекта и четкое понимание проектной группой того, что необходимо выполнить и к какому сроку.
В вашем плане проекта должны быть указаны шаги, которые вы предпримете для завершения проекта, а также сроки, этапы и цели.
Разработайте план проекта в BrightWork 365
Вы можете создать свой проект несколькими щелчками мыши в BrightWork 365 и управлять расписанием с помощью интерактивной диаграммы Ганта.
Диаграмма Ганта в BrightWork 365 поддерживает задачи, подзадачи, продолжительность, зависимости и назначения ресурсов, а также перетаскивание расписаний, базовые планы проектов и многое другое.
5. Определите членов вашей команды
Ключевым шагом в запуске любого проекта является определение различных членов команды, которые будут вовлечены.
Этот шаг следует рассматривать с двух точек зрения:
- Кто у вас уже есть? Определите их сильные и слабые стороны относительно целей проекта.
- Кто тебе нужен? Ищите пробелы в своей команде на основе ваших целей и заполняйте их необходимым набором навыков.
Так просто, но так жизненно! Делегирование работы не только позволит вам работать быстрее, но и улучшит навыки остальных членов команды.
.. так что все в выигрыше!
Управление проектной группой в BrightWork 365
На шаге 4 вы спланировали проект и определили лиц, которые будут нести ответственность за выполнение конкретных задач, и соответственно распределили роли.
Вкладка «Команда» в вашем шаблоне BrightWork 365 автоматически заполняется именами исполнителей рабочих элементов, а также самыми ранними датами начала и поздними датами окончания всей назначенной им работы.
Вам также необходимо установить четкие линии связи со всеми членами команды, участвующими в проекте. Это поможет убедиться, что все находятся на одной странице, и что проект продвигается вперед, как планировалось.
В BrightWork 365 вы можете использовать журнал коммуникаций, встроенный в некоторые из наших шаблонов проектов.
Вы также можете использовать нашу тесную интеграцию с Microsoft Teams для совместной работы.
Держите открытые линии связи, чтобы вы и ваши товарищи по команде были в курсе того, что происходит вокруг вас.
Регулярно встречайтесь, чтобы обсудить свои успехи и внести необходимые изменения из-за неожиданных неровностей на дороге!
6. Отслеживайте и контролируйте свой прогресс
Последним шагом является начало работы над вашим проектом и его постоянный мониторинг на протяжении всего процесса с помощью инструмента совместного управления проектами.
Отслеживайте и контролируйте свой прогресс с помощью BrightWork 365
Регулярно отслеживайте прогресс в соответствии с планом проекта, чтобы убедиться, что проект продвигается в соответствии с планом по сравнению с базовым планом.
Эффективно общаться со всеми заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта посредством регулярных обновлений, отчетов о состоянии проекта и любых изменений в плане проекта.
Выявление и управление рисками и проблемами по мере их возникновения. Это включает в себя разработку планов на случай непредвиденных обстоятельств и внесение любых необходимых корректировок в план проекта.
