19.1. Основные характеристики качеств секретаря-референта
Менеджмент организации / Делопроизводство / 19.1. Основные характеристики качеств секретаря-референта
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессионализма секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности.
Нормативно-правовая и методическая база управленческой деятельности – это совокупность официальных документов, используемых при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденных в установленном порядке руководством организации. Основными документами в этой сфере остаются:
· Единая номенклатура должностей служащих;
· Классификационный справочник должностей служащих;
· Государственная система документационного обеспечения управления;
При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документы организационно-методической направленности – должностных инструкциях.
· общие положения;
· функции;
· должностные обязанности;
· права;
· ответственность;
· взаимоотношения.
За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь, между руководителем и его деловыми партнерами.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать трудности и решать накопившиеся проблемы. С появление на рабочем столе секретаря персональных компьютеров упростились процедуры подготовки документов, их регистрация, хранение. Основные характеристики качеств секретаря-референта:
· профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, знание компьютера, хорошее знание русского языка, грамотная машинопись, знание офисного оборудования;
· организаторские качества – способность выполнять одновременно сразу несколько заданий, рационально вести делопроизводство;
· ответственность и надежность – умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем:
· инициативность и творчество – умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий;
· пунктуальность, исполнительность – своевременное и точное исполнение поручений и документов;
· коммуникабельность – умение легко устанавливать контакты с людьми;
· внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля одежды;
· любознательность, новаторство – желание повышать уровень профессиональных знаний.
Правильно организованный прием посетителей на предприятии – гарантия успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:
· прием сотрудников по текущим вопросам;
· прием сотрудников по личным вопросам;
· прием посетителей из сторонних организаций;
· прием делегаций.
Организовывая прием сотрудников предприятия по текущим вопросам, секретарь должен хорошо знать структуру предприятия, знать распределение обязанностей между руководителями структурных подразделений. Секретарь должен известить о начале приема всех участников заблаговременно и желательно лично. Нередко посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, являющемуся специалистом в решении определенных вопросов.
Навигация: Главная Случайная страница Обратная связь ТОП Интересно знать Избранные Топ: Выпускная квалификационная работа: Основная часть ВКР, как правило, состоит из двух-трех глав, каждая из которых, в свою очередь. Отражение на счетах бухгалтерского учета процесса приобретения: Процесс заготовления представляет систему экономических событий, включающих приобретение организацией у поставщиков сырья… Оснащения врачебно-сестринской бригады. Интересное: Подходы к решению темы фильма: Существует три основных типа исторического фильма, имеющих между собой много общего… Средства для ингаляционного наркоза: Наркоз наступает в результате вдыхания (ингаляции) средств, которое осуществляют или с помощью маски… Влияние предпринимательской среды на эффективное функционирование предприятия: Предпринимательская среда – это совокупность внешних и внутренних факторов, оказывающих влияние на функционирование фирмы… Автоматизация Антропология Археология Архитектура Аудит Биология Бухгалтерия Военная наука Генетика География Геология Демография Журналистика Зоология Иностранные языки Информатика Искусство История Кинематография Компьютеризация Кораблестроение Кулинария Культура Лексикология Лингвистика Литература Логика Маркетинг Математика Машиностроение Медицина Менеджмент Металлургия Метрология Механика Музыкология Науковедение Образование Охрана Труда Педагогика Политология Правоотношение Предпринимательство Приборостроение Программирование Производство Промышленность Психология Радиосвязь Религия Риторика Социология Спорт Стандартизация Статистика Строительство Теология Технологии Торговля Транспорт Фармакология Физика Физиология Философия Финансы Химия Хозяйство Черчение Экология Экономика Электроника Энергетика Юриспруденция | Образец 1 СЕКРЕТАРЬ
Работник, обслуживающий руководителя, выполняет его поручения, берет на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей и т. Как гласит известная шутка, секретарь является первым лицом любой компании, потому что первое, что видят все приходящие — это его лицо. И такая позиция недалека от истины, ведь секретарь действительно является лицом организации, его влияние на формирование ее имиджа трудно переоценить. Он находится в курсе всех дел компании, является «правой рукой» начальника. Работает с посетителями и документами, вызывает подчиненных, организует или ведет телефонные переговоры, регистрирует и анализирует письма.  Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте. Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента.Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний. Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. В качестве медицинских противопоказаний можно назвать дефекты речи, нервные и психические заболевания, устойчивые нарушения зрения и слуха, инфекционные заболевания, явные физические недостатки. Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы.
Образец 2 СЕКРЕТАРЬ
Содержание работы Современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. За последние года профессия секретаря претерпела существенные изменения. Совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы». Сегодня это уже «правая рука» руководителя. Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации. Требования киндивидуальным особенностям Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность. Требования к профессиональной подготовке Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка. Медицинские противопоказания Сердечно-сосудистые заболевания, заболевания внутренних органов, расстройства нервной системы, проявляющиеся в раздражительности, психических недугах. Дефекты речи и явные физические недостатки. Отсутствуют.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Перечислите основные категории секретарей, существующие в настоящее время. 2. Какие требования секретарю устанавливает квалификационная характеристика? 3. 4. Назовите какими деловыми и личностными качествами должен обладать секретарь? Какие знания и умения необходимы современному секретарю?
ПРОФЕССИОГРАММА
Секретарь-референт Требования к индивидуальным особенностям специалиста Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность. Родственные профессии Администратор гостиницы, делопроизводитель, регистратор-приемщик заказов.
СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА Содержание труда: Печатает и оформляет различные документы, распоряжения, приказы, письма и др., вызывает к руководителю предприятия, учреждения необходимых работников, принимает телефонограммы и почту, отвечает на телефонные звонки, организует прием граждан по личным вопросам, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию. Должен знать: Грамматику русского языка, правила печатания и оформления деловых бумаг, делопроизводство, корректурные знаки, способы устранения простейших неисправностей пишущих машинок, правила пользования телефонными и др, справочниками, оргтехникой. Профессионально важные качества: Хорошая грамотность; линейный глазомер; повышенная внимательность и четкость; усидчивость; аккуратность; хорошая память; концентрация внимания; доброжелательность. Квалификационные требования: ПТУ. Медицинские противопоказания: Плохое зрение; заболевания нервной системы.
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ
Содержание труда: Регистрирует и систематизирует письма, документы, ведет телефонные переговоры, выполняет поручения руководителя, передает по назначению его задания, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, готовит информационно-обзорные материалы, тиражирует необходимую документацию, использует в работе ПЭВМ, оргтехнику. Должен знать: Делопроизводство, основы научной организации труда, стенографию, машинопись, правила эксплуатации персональных ЭВМ, правила орфографии и пунктуации, основы психологии общения, эстетики, этики, желательно иностранный язык. Профессионально важные качества: Острота зрения и слуха; память; аккуратность; коммуникативные и организаторские способности; эмоционально-волевая устойчивость; внимание. Квалификационные требования: ССУЗы, УКК. Образец 1 СЕКРЕТАРЬ
Работник, обслуживающий руководителя, выполняет его поручения, берет на себя технические функции, связанные с ведением документации, приемом посетителей и т. п. Как гласит известная шутка, секретарь является первым лицом любой компании, потому что первое, что видят все приходящие — это его лицо. И такая позиция недалека от истины, ведь секретарь действительно является лицом организации, его влияние на формирование ее имиджа трудно переоценить. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний. Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым. Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. В качестве медицинских противопоказаний можно назвать дефекты речи, нервные и психические заболевания, устойчивые нарушения зрения и слуха, инфекционные заболевания, явные физические недостатки. Спрос на рынке труда стабильный, но требуются в основном специалисты с высшим образованием, знанием языка и опытом работы. Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше).
Образец 2 СЕКРЕТАРЬ
Содержание работы Современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. За последние года профессия секретаря претерпела существенные изменения. Совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы». Сегодня это уже «правая рука» руководителя. Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, способствуя тем самым успешному решению основных задач организации. Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, регулирует прием посетителей. Требования киндивидуальным особенностям Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность. Требования к профессиональной подготовке Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах информатики, психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка. Он должен знать основы научной организации труда, ГОСТы по делопроизводству, стенографию, машинопись, правила эксплуатации персональных компьютеров, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов, правила орфографии и пунктуации, правила приема, внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников. Медицинские противопоказания Сердечно-сосудистые заболевания, заболевания внутренних органов, расстройства нервной системы, проявляющиеся в раздражительности, психических недугах. Дефекты речи и явные физические недостатки. Отсутствуют.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Перечислите основные категории секретарей, существующие в настоящее время. 2. Какие требования секретарю устанавливает квалификационная характеристика? 3. Какие конкретные обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции? 4. Назовите какими деловыми и личностными качествами должен обладать секретарь? Какие знания и умения необходимы современному секретарю?
ПРОФЕССИОГРАММА
Секретарь-референт Общая характеристика профессии Выполняет технические функции и поручения руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами, ведет телефонные переговоры, участвует в подготовке заседаний и совещания. Требования к индивидуальным особенностям специалиста Необходимы нормальный слух, хорошая наглядно-образная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность. Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства… Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим… Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни. Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого… |
п.
Не соответствующие этим требованиям изначально могут рассчитывать лишь на невысокую заработную плату (не более половины средней зарплаты в промышленности, однако у квалифицированных работников она может быть равна таковой и даже оказаться несколько выше). Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.
Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры. Участвует в подготовке заседаний и совещаний, регулирует прием посетителей. На секретаря сводятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно он должен быть безупречным звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.
Какие конкретные обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции?
Он находится в курсе всех дел компании, является «правой рукой» начальника. Работает с посетителями и документами, вызывает подчиненных, организует или ведет телефонные переговоры, регистрирует и анализирует письма.
Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.
На секретаря сводятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно он должен быть безупречным звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы.
Самостоятельно готовить проекты приказов, ответы на письма и запросы, вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры. Вести протоколы заседаний.
Умеет работать на компьютере и обращаться с оргтехникой. Работа может быть ненормированной, возможны командировки.
..Шаблон должностной инструкции секретаря | Workable
Этот шаблон описания работы секретаря оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.
В обязанности секретаря входит:
- Ответ на телефонные звонки и их перенаправление при необходимости
- Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
- Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
Краткое описание работы
В качестве секретаря вы возьмете на себя обязанности канцелярской и административной поддержки для оптимизации рабочих процессов в офисе.
Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации.
Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.
Обязанности
- Отвечать на телефонные звонки и переадресовывать их при необходимости
- Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
- Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
- Файл и обновление контактной информации сотрудников, клиентов, поставщиков и внешних партнеров
- Поддержка и помощь в заполнении регулярных отчетов
- Разработка и поддержка системы хранения документов
- Часто проверяйте уровень канцелярских товаров и размещайте соответствующие заказы
- Организовать поездку
- Документировать расходы и сдавать отчеты
- Время от времени выполнять обязанности администратора
Требования и навыки
- Подтвержденный опыт работы в качестве секретаря или помощника по административным вопросам
- Знакомство с офисной организацией и методами оптимизации
- Высокая степень многозадачности и умение управлять временем
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
- Честность и профессионализм
- Знание MS Office
- Диплом средней школы
Часто задаваемые вопросы
Чем занимается секретарь?
Секретари проделывают невероятное количество работы, чтобы компания работала.
Они выполняют рутинные административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, систематизация файлов и предоставление информации звонящим.
Каковы обязанности и ответственность секретаря?
Они играют жизненно важную роль, помогая своему работодателю управлять повседневными операциями, отвечая на телефонные звонки, отправляя электронные письма, организуя встречи и записывая важные обсуждения. Они также могут нести ответственность за помощь в согласовании цен на различные товары, такие как офисная мебель. Другие обязанности включают создание отчетов, адаптацию новых членов команды, ввод данных и выполнение поручений.
Что отличает хорошего секретаря?
Хорошие секретари всегда на высоте, умеют работать в режиме многозадачности, оставаться организованными и в то же время дружелюбными. Им также необходимы отличные коммуникативные навыки, в том числе профессиональные телефонные манеры. Секретари иногда имеют дело с конфиденциальной информацией; таким образом, они должны быть дискретными и соблюдать конфиденциальность.
С кем работает секретарь?
Секретари часто первыми взаимодействуют с покупателями и клиентами. Они работают с другими офисными сотрудниками и обычно подчиняются непосредственно офис-менеджеру.
Пять самых важных качеств хорошего секретаря, которые вы должны знать
Пытаетесь устроиться секретарем или нанимаете секретаря в свой офис? В любом случае, вы должны знать, что есть у хорошего секретаря. Секретарские качества человека — это не только то, что выделяет его / ее, но и важный актив для компании. У секретаря много обязанностей по уходу и много обязанностей, которые напрямую связаны с тем, чтобы компания работала хорошо. Вот некоторые качества хорошего секретаря.
Легко общительный
Коммуникативные навыки являются одним из основных навыков секретаря, и для этого он должен быть общительным. Он/она должен быть дружелюбным и уметь общаться с людьми. Поскольку многие клиенты сначала разговаривают с секретарем, секретарь представляет всю компанию, поэтому они должны знать, что сказать в нужный момент.
В то же время они также должны знать, чего не следует говорить. Познакомьтесь с офисным секретарем крупной компании; это качество вы заметите сразу, хороший секретарь — человек занятой, но при этом способный сделать так, чтобы всем было комфортно, когда люди рядом с ними.
Спокойствие и собранность
Помните, мы говорили, что секретарь должен знать, что говорить, а чего не говорить? Да, секретарь должен быть дружелюбным, но в то же время и спокойным. Это одно из самых важных качеств секретаря, так как его работа связана с большим количеством стресса. У них много дел, и все требует большой точности и полноты. Это возможно только в том случае, если человек все время собран и хорошо умеет справляться с давлением. Спокойствие и собранность также помогают быть более профессиональными, и это первое, что компании ищут на собеседовании с секретарем.
Способность к суждению
Секретарь должен уметь различать правильное и неправильное. В то же время она должна сказать, если что-то не так.
Офис-секретарь связан почти со всеми остальными сотрудниками компании, поэтому велик риск необъективности. Каждый офисный персонал нуждается в помощи секретаря, если он хочет сделать все возможное; секретарь должен уметь это понимать. Таким образом, они всегда должны быть справедливыми и помогать всем, когда это необходимо. Это включает в себя такие задачи, как помощь офисному работнику среднего звена, а не руководителю. Это работает, особенно если это лучшее, что можно сделать в данный момент.
Время удержания по высоким стандартам
Работа офисного секретаря в большинстве случаев напрямую связана со временем. Таким образом, одним из качеств хорошего секретаря является знание важности времени, как никто другой. Секретари распоряжаются не только своим временем. В их обязанности также входит помощь руководителям в их расписании. Это означает, что у человека должно быть правильное представление о «правильном моменте» для всех, если он является членом секретарского отдела компании.
