Все о тендерах и госзакупках для начинающих: Тендеры для новичков: как все устроено?

134 390 ₽

100 790 ₽

Физ лица

157 390 ₽

117 990 ₽

Организации

Дата

05.06.2021

Другие даты

Продолжительность

40 ак. ч.

Комплексная программа

Контрактная система в сфере закупок

Программа повышения квалификации — 5 курсов
Вы экономите 88% стоимости пятого курса!

Преподаватель

ПатеевАндрей
Валерьевич
Читать отзывы

Дата

22.05.2021

Другие даты

Продолжительность

16 ак. ч.

Комплексная программа

Специалист в сфере корпоративных закупок по 223 — ФЗ

Программа повышения квалификации — 2 курса
Вы экономите 27% стоимости второго курса!

Преподаватель

ПатеевАндрей
Валерьевич
Читать отзывы

Дата

22.05.2021 — 10%

Другие даты

Продолжительность

8 ак. ч.

Курс

Практический курс Электронный аукцион от «А» до «Я»

Преподаватель

ПатеевАндрей
Валерьевич
Читать отзывы

Дата

22.05.2021 — 10%

Другие даты

Продолжительность

8 ак. ч.

Курс

Закупки по 223 — ФЗ: что нужно знать?

Преподаватель

ПатеевАндрей
Валерьевич
Читать отзывы

Заказ добавлен в Корзину.
Для завершения оформления, пожалуйста, перейдите в Корзину!

Главная > Курсы > Экономика, менеджмент, реклама, проекты

Госзакупки: как это работает?

У предприятий, которые планируют стать участником системы «Прозоро», возникает резонный вопрос: «Что такое госзакупки, как это работает?» И если с первой частью все понятно, то разобраться в алгоритме государственного онлайн-тендера новичку непросто. Начнем с основ.

Правила «Прозоро»

«Прозоро» регулируется Законом Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015. На официальном сайте системы не производится регистрация участников, но хранится вся информация о публичных закупках. Кроме того, на портале можно найти адреса площадок-партнеров и пройти обучение госзакупкам.

Все закупки делятся на допороговые и надпороговые. Допороговыми считаются те, стоимость товаров и услуг которых не более 200 тыс. гривен, а работ – не более 1,5 млн гривен. Предмет закупки товаров и услуг определяется заказчиком на основе Единого закупочного словаря. Государственные органы не платят за организацию тендера, представители бизнеса обязаны внести плату по тарифу, установленному Кабинетом Министров Украины. Правила проведения государственных закупок подразумевают осуществление операций в определенные сроки.

Общий алгоритм проведения тендера через систему «Прозоро»

• Регистрация. На выбранной торговой площадке пользователь создает личный кабинет (профиль), после чего войти в него, используя логин и пароль.
• Создание объявления. Заполните стандартную форму, прикрепите тендерную документацию, укажите стоимость закупки (с учетом НДС или без).
• Уточнение. В период от 1 до 3-х дней заказчик отвечает на интересующие вопросы о тендере. При необходимости изменяет условия тендера, корректирует документацию.
• Поступление предложений. Заказчик определяет, сколько времени длится этот этап. Цены и названия поставщиков скрыты для пользователей.
• Аукцион. К этому моменту лучше разобраться, как работать на сайте госзакупок, чтобы не совершить ошибок. Минимальный шаг – 0,5-3 % от бюджета, время круга – 3 минуты.
• Определение победителя. Его система выбирает автоматически и открывает доступ к документам и предложениям. Заказчик изучает данные, если все устраивает – заключает договор.
• Завершение сделки. После загрузки Заказчиком в базу данных сканированной копии договора о предоставлении услуг закупка считается закрытой.

Иные порядки проведения закупок

Описанная выше схема является наиболее популярной, но не единственной. Предусмотрены также конкурентный диалог и переговорная процедура. Они отличаются между собой и подходят для разных случаев. Принимая участие в указанных госзакупках, обучение стоит пройти для изучения ряда юридических нюансов.

Сегодня множество порталов предлагают онлайн-курсы и вебинары, которые помогут всем желающим войти в курс дел и в кратчайшие сроки стать участником системы «Прозоро». Посетив семинар «Госзакупки», вы получите максимум полезной информации и застрахуете себя от различных неприятностей.

Что такое тендер и как в нём участвовать?

Государственные закупки всегда вызывали повышенный интерес у предпринимателей. Каждый бизнесмен прекрасно понимает, что контракт, заключённый с госучреждением, – это гарантированная возможность реализовать товары и услуги своей компании в тех объёмах, которые заявлены заказчиком, а у госучреждений они обычно весьма солидные. Впрочем, повышенный спрос, как известно, рождает не только предложение, но и коррупцию. Редакция Informburo.kz совместно с Министерством финансов и НПП «Атамекен» подготовила материал, в котором расскажет всё о госзакупках: как в них участвовать и что делать, если права участников нарушены.

№1. Что такое тендер?

Тендер (англ. tender – предложение) – конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее объявленным в документации условиям, в оговорённые сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем тендера – участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям документации, в котором предложены наилучшие условия. Тендеры проводятся как частными компаниями, так и государственными органами в виде госзакупок.

№2. Кто может участвовать в государственных закупках?

Основными субъектами рынка государственных услуг выступают заказчики, организаторы и поставщики.

• Заказчики – государственные органы, государственные учреждения, а также государственные предприятия. Кроме того, в эту категорию входят юридические лица, 50 и более процентов акций которых принадлежат государству, а также аффилированные с ними юридические лица. Исключение – национальные холдинги, национальные компании и аффилированные с ними юридические лица.
• Организатор государственных закупок – юридическое лицо либо структурное подразделение, действующее от его имени, осуществляющее организацию и проведение государственных закупок.
• Поставщик – физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, юридическое лицо, временное объединение юридических лиц, выступающее в качестве контрагента заказчика в заключённом с ним договоре о государственных закупках.

№3. Что представляет собой рынок государственных закупок в Казахстане?

Начиная с 2016 года, практически все госзакупки проводятся только в электронном формате на сайте «Государственные закупки РК». Существует 5 способов проведения госзакупок.

1. Конкурс – наиболее распространённый способ проведения государственных закупок товаров, работ и услуг, основным критерием которого является возможность устанавливать требования к квалификации и качеству. Процедура конкурса состоит из нескольких этапов: публикации объявления о конкурсе, рассмотрения заявок, заключения договора о государственных закупках с победителем конкурса. Конкурсная процедура предусматривает предварительный отбор квалифицированных поставщиков перед проведением самого конкурса и, соответственно, потенциальные поставщики предоставляют аналогичный набор документов для каждого конкурса с целью подтверждения соответствия квалификационным требованиям и требованиям к соответствующей конкурсной документации.
2. Аукцион – осуществляется на веб-портале государственных закупок в режиме реального времени и только среди потенциальных поставщиков, которые были признаны аукционной комиссией участниками, с учётом соответствия квалификационным требованиям. Победителем аукциона становится тот участник, который предложит свои товары по самой низкой цене. Аукцион проводится на один лот, при этом предметом аукциона является именно товар. В случае наличия нескольких мест поставок товара допускается указание в лоте нескольких мест поставок товара.
3. Запрос ценовых предложений – могут применяться только в отношении так называемых однородных товаров, работ и услуг, и только если их годовой объём составляет 4000 МРП (1 МРП – 2 405 тенге). Решающим критерием для автоматического выбора победителя веб-порталом тоже является цена. Способ запроса ценовых предложений не применяется для закупки товаров, работ и услуг, предоставление которых требует получения разрешения или направления уведомления в соответствии.
4. Закупки из одного источника – способ, который может осуществляться только в случае, если государственные закупки, проведённые, вышеперечисленными способами (конкурс, аукцион, запрос ценовых предложений) признаны несостоявшимися или если применяется один из 54 случаев, предусмотренных пунктом 3 статьи 39 Закона о государственных закупках, для возможности заключения прямого договора о государственных закупках. К примеру, приобретение так называемых финансовых услуг, приобретение ценных бумаг или акций юридического лица, приобретение товаров, работ, услуг в рамках так называемого инвестиционного проекта, финансируемого международной организацией, одной из стран-участниц которой является Казахстан. Если государственные закупки путём запроса ценовых предложений были объявлены недействительными из-за того, что было представлено только одно предложение, цена договора о государственных закупках, осуществляемых способом из одного источника, не должна превышать ценовое предложение единственного участника.
5. Через товарные биржи – это когда осуществляются только закупки товаров, входящих в перечень, утверждённый государством: например, картофель, сахар и т.д.

№4. Как работать с порталом «Государственные закупки РК»?

Для того чтобы принять участие в государственных закупках, во-первых, необходимо получить электронно-цифровую подпись (ЭЦП) в Центре обслуживания населения, во-вторых, зарегистрироваться на портале. После этого предприниматель, готовый предоставлять свои товары или услуги, на сайте может ознакомиться с объявлениями, которые оставляют госорганы. Найти информацию о проводимых закупках можно в разделах: «Объявления», «Лоты», «Итоги», «Планы закупок», «Договоры», либо с помощью поисковой системы сайта найти свой вид товара или услуг, например, «строительные работы». В объявлениях заказчики указывают требования, которые предъявляют к поставщикам: от материально технической базы до подтверждающих её документов. Кроме того, в объявлениях обязательно указывается точная дата и время проведения тендера, для того чтобы все потенциальные участники на равных условиях могли подготовиться к конкурентной борьбе за госсзакупку.

№5. С какими сложностями чаще всего сталкиваются потенциальные поставщики?

Наиболее актуальными проблемами в НПП «Атамекен» называют: необоснованные отклонения предпринимателей от участия в тендерах и «затачивание» заказчиками технической спецификации под определённых поставщиков. Причины – непрозрачность проведения закупок и отсутствие должного контроля их процесса. Так называемое затачивание считается одним из наиболее распространённых коррупционных преступлений в сфере государственных закупок. Речь идёт о том, что госорган в лице заказчика изначально договаривается с конкретным предпринимателем в лице поставщика о сотрудничестве, в итоге конкурс или аукцион оказываются всего лишь формальностью, так как требования прописываются до мелочей, предоставить которые можно, только если о них знать заранее. Кроме того, имеются коррупционные риски в сфере строительства. Антидемпинговые меры позволяют отдельным поставщикам таких услуг в сфере строительства как проведение технического надзора снижать цены до необоснованно низких – вплоть до 0,1 тенге – и таким образом побеждать в конкурсе с минимальным ценовым предложением. Между тем стоимость услуг технического надзора согласно действующим нормативам составляет до 2% от стоимости строительства. Таким образом, технический надзор не обращает внимание на размер поданной ценовой заявки, поскольку уже на стадии оказания услуг «возвращает упущенное» через заказчика и подрядчика путём сбора дани за каждую подпись, за каждый документ, каждый отчёт.

№6. Как борются с коррупцией в сфере государственных закупок?

С 1 января 2018 года вступили в законную силу поправки в законодательство о государственных закупках, согласно которым в строительной сфере заказчики больше не вправе прописывать детальные требования для поставщиков. Для того чтобы подтвердить свою материально-тоническую базу и трудовую квалификацию, предпринимателям достаточно предоставить лицензию.

№7. Возможно ли обжаловать решение по итогам тендера?

Каждый потенциальный поставщик на сайте госсзакупок может ознакомиться с заявками конкурентов и проверить их на соответствие требованиям заказчика. Если, по его мнению, допущено нарушение, он может подать жалобу. Для удобства пользователей с 2018 года на портале внедрён специальный реестр. Однако подать жалобу необходимо в течение 5 дней после завершения конкурса. Если срок истёк, обжаловать можно будет только в суде.

№8. В каких случаях проведение госзакупок считают несостоявшимся?

Госзакупки могут быть признаны несостоявшимися:

• если не было подано ни одной заявки;
• если подано менее двух заявок;
• если к участию в конкурсе не допущен ни один потенциальный поставщик;
• если к участию в конкурсе допущен один потенциальный поставщик.

При возникновении таких случаев заказчик может принять одно из решений: провести конкурс повторно, изменить конкурсную документацию или заменить способ госзакупки с «конкурса» на «из одного источника».

№9. Кто не может участвовать в госзакупках в качестве поставщика?

Потенциальный поставщик не вправе участвовать в проводимых государственных закупках, если:

• близкие родственники, супруги или свойственники первых руководителей потенциального поставщика или уполномоченного представителя данного потенциального поставщика обладают правом принимать решение о выборе поставщика либо являются представителем заказчика или организатора государственных закупок в проводимых государственных закупках;
• потенциальный поставщик или его работник оказывали заказчику либо организатору государственных закупок экспертные, консультационные или иные услуги по подготовке проводимых государственных закупок, участвовали в качестве проектировщика.
• руководитель потенциального поставщика, претендующего на участие в государственных закупках, связан с управлением, учреждением, участием в уставном капитале юридических лиц, находящихся в реестре недобросовестных участников государственных закупок;
• руководитель потенциального поставщика, претендующего на участие в государственных закупках, является физическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность, включённым в реестр недобросовестных участников государственных закупок;
• потенциальный поставщик, являющийся физическим лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность, претендующий на участие в государственных закупках, является руководителем потенциального поставщика, который включен в реестр недобросовестных участников государственных закупок;
• потенциальный поставщик состоит в реестре недобросовестных участников государственных закупок;
• на имущество потенциального поставщика или привлекаемого им субподрядчика, балансовая стоимость которого превышает десять процентов от стоимости соответствующих основных средств, наложен арест;
• потенциальный поставщик или привлекаемый им субподрядчик имеют неисполненные обязательства по исполнительным документам и включены уполномоченным органом, осуществляющим реализацию государственной политики и государственное регулирование деятельности в сфере обеспечения исполнения исполнительных документов, в Единый реестр должников;
• деятельность потенциального поставщика или привлекаемого им субподрядчика приостановлена;
• потенциальный поставщик или привлекаемый им субподрядчик, или их руководитель, учредители включены в перечень организаций и лиц, связанных с финансированием терроризма и экстремизма.

№10. В каких случаях тендеры не проводятся в электронном виде?

Государственные закупки с применением так называемого особого порядка осуществляются в случаях, когда товары и услуги приобретаются для госучреждений, сведения о деятельности которых являются госсекретом или содержат служебную информацию. Речь идёт, в частности, об органах правопорядка и национальной безопасности. Поставщиков товаров и услуг такие заказчики выбирают самостоятельно. Впрочем, у этих поставщиков обязательно должно быть разрешение на работу с такого рода госучреждениями, которое выдаётся КНБ. На практике в поисках необходимых поставщиков заказчики нередко обращаются в Национальную палату предпринимателей «Атамекен» или к компаниям, с которыми ранее уже сотрудничали.

№11. Могут ли в казахстанских госзакупках участвовать иностранные поставщики?

Иностранные компании могут участвовать государственных закупках в Казахстане только при условии, что у них есть представительство на территории нашей страны, которое платит налоги. Зарегистрированным представителям выдаётся электронно-цифровая подпись для подачи заявок на портале госзакупок.

Как участвовать в тендере новичку в Казахстане?

Что отличает новичков от заядлых тендерщиков? 4 буквы: О П Ы Т. Именно благодаря опыту можно сорвать большой куш и заключить сделку мечты. Проблема в том, что опыт вы не получите на обучающих курсах и мастер классах. Необходимо выбрать такой способ закупок, для участия в котором не нужны крупные суммы денег, а подготовка не подразумевает сбор кучи документов. Таким является запрос ценовых предложений.  

Запрос ценовых предложений или «ценовка» — это самый простой вид закупок. Он проводится на однородные товары, работы, услуги, если годовые объемы таких ТРУ в стоимостном выражении не превышают четырехтысячекратного размера месячного расчетного показателя (на 2018 год – 9 620 000 тенге). Выигрывает в итоге тот, кто указал меньшую цену на предлагаемые ТРУ.

Чтобы заработать на тендерах в Казахстане, нужно, в первую очередь, выбрать подходящую сферу. Эксперты советуют начинать с товаров, однако именно в данном виде закупок нет особой разницы между товарами, работами или услугами.

Тем не менее, помните, что организация работ и услуг в случае выигрыша практически сложнее, нежели поставка товара.

Далее необходимо определиться с электронно-торговой площадкой (сокращенно ЭТП). Выделяют 4 основных портала:

1)    Портал государственных закупок — www.goszakup.gov.kz

2)    Портал национальных компаний АО «Самрук-Казына» — www.sk.kz

3)    Портал для недропользователей — www.reestr.nadloc.kz

4)    Частный сектор закупок.

Государственные закупки

  
Почти все действия на портале госзакупок осуществляются через личный кабинет. После регистрации вы выбираете лот и заполняете заявку. Заявка не сопровождается документами! Все, что вам нужно сделать, чтобы победить – это указать оптимальную стоимость товара.

Безусловно, отсутствие конкурсной документации значительно облегчает участие, но с другой стороны, по правилам госзакупок, поставщик автоматически соглашается с технической спецификацией заказчика.

Неоднократно новички впопыхах заполняют заявки, назначают цены, ПОБЕЖДАЮТ и попадают в реестр недобросовестных поставщиков за невыполнение условий договора. Почему? Потому что НЕВНИМАТЕЛЬНО ознакомились с тех.спецификацией или вовсе про нее забыли.

К минусам госзакупок относится и внушительная конкуренция.

Помимо новых игроков в ценовках принимают участие и опытные тендерщики, которых, плюс ко всему, и больше количественно. Также в ценовых предложениях отсутствует правило демпинга.

 *Демпинг – умышленное занижение цен для вытеснения конкурентов с рынка.

Компании АО «Самрук-Казына»

К облегчению новичков ПКО (предварительный квалифицированный отбор поставщиков) не нужно проходить для участия в ценовках. Здесь такие же правила участия, как и на ГЗ с некоторыми отличиями.

В отличие от государственных закупок заказчики фонда могут запросить некоторые документы:

ü документы, подтверждающие опыт поставщика;

ü документы, подтверждающие качество товара;

ü сертификаты и т.д.

Частный сектор

Отличительной особенностью частного сектора являются БУМАЖНЫЕ тендеры. Участие в ценовках подразумевает здесь заполнение таблицы цен и технической спецификации ВРУЧНУЮ. После того, как все документы оформлены в надлежащем виде, они конвертом отправляются организаторам закупок.

 !Закупки способом ценовых предложений не проводятся на портале для недропользователей.

Итак, вне зависимости от портала, побеждает тот, кто предложил меньшую цену. Отсюда вытекает следующий вопрос: «А как определить оптимальную стоимость?»

Вашим помощником в решении этой задачи станут итоги тендеров в Казахстане. Результаты прошедших закупок помогут вам сориентироваться в ценах конкурентов и назначить свою. Вы так же можете обратиться к специалистам, которые предоставят вам детальный аналитический отчет выбранной области, включая ваших конкурентов.

Эксперты Tehderbot.KZ советуют пройти все этапы ценовок и только после годового опыта приступать к другим способом закупок. Разумным шагом будет перейти к открытому конкурсу.

Тендер. О сложном, простыми словами

Есть три вида тендеров.
Первый вид — это государственные закупки. Все муниципальные, бюджетные и государственные учреждения расходуют средства из бюджета, выделенного государством, для осуществления ряда потребностей, таких как товары, услуги или работа. Такие тендеры ограничены федеральным законом № 44-ФЗ. Все требования к конкурсантам подчинены данному закону. 

Второй вид тендера — коммерческие закупки. Заказчиками выступают организации на коммерческой основе. Главным минусом проведения торгов является не несение административной ответственности заказчиком. Но все его действия не должны противоречить закону.

Третий вид — закупки юридическими лицами. Это государственные корпорации, муниципальные предприятия, в капитале которых, участие государства превышает 50 процентов. Главной особенностью является то, что заказчик сам разрабатывает свод правил, по которым будут проводиться услуги или закупки. Это значительно ограничивает возможности исполнителя, как по времени, так и по возможностям.

Целью тендера является экономия денег посредством конкурентоспособности участников. Несмотря на строгость закона, в проведении тендеров первого вида, создаются более упрощенные условия. 

Существует разделение тендеров по типам. 

В открытых торгах может принять участие любой желающий. Информация о нем распространяется по всем возможным информационным источникам, которые доступны заказчику. Такие тендеры помогают здраво оценить свои силы, в сравнении с потенциальными участниками. Открытый тендер это возможность получить выгодное предложение, а для заказчика возможность выбрать лучшего из представленных конкурсантов. 

В закрытых тендерах принимают участия компании, получившие приглашение. Для участников есть множество критериев отбора. Такие например как общий рейтинг компании, ее репутация и общее положение дел на рынке. Поэтому крупные компании чаще рекламируют себя в средствах массовой информации. Так же показателю общего уровня компании способствует проведение ею различных выставок и конференций. Список участвующих в закрытом тендере никогда не разглашается, с целью исключения заговора между конкурсантами. Зачастую в торгах принимают участие 4-5 компаний.

Специализированные торги тоже можно отнести к закрытому типу тендеров. Только участие в них ограничено определенными правилами. Например, принять участие в них могут компании, сотрудничавшие раньше с заказчиком. 

Конкурсные тендеры могут классифицироваться по видам этапов. Конкурс может проводиться как один этап, так и в два. 

В первом случае, торги проводятся на стадии подачи заявки от участника. Далее, заказчик на конкурсной основе выбирает наиболее подходящего исполнителя по заданным критериям. Во втором случае заказчик выдает некое техническое задание, по которому участники разрабатывают проект, предлагая свои решения. Это первый этап, во втором этапе из подавленных решений выбирается наиболее подходящее.

Выиграть в коммерческом тендере, означает получить финансовую выгоду, зарекомендовать себя как компанию, способную быстро и финансово выгодно сделать свою работу. Для самих заказчиков это шанс найти исполнителя на максимально выгодных условиях.

Руководство для начинающих по проведению тендеров по контрактам с государственным сектором

Планирует ли ваш бизнес начать тендеры по контрактам с государственным сектором, чтобы помочь вам расти в этом году и в дальнейшем?

В этом руководстве для начинающих по торгам мы познакомим вас с тем, что такое тендер, что включает в себя процесс тендера и какие преимущества дает победа в тендерах для вашего бизнеса, чтобы вы могли стать настоящим экспертом в тендерах.

Что такое тендеры?

В бизнесе, и особенно в сфере закупок, термин «тендеры» относится к договорным возможностям, публикуемым организациями государственного сектора в отношении товаров, услуг, работ и коммунальных услуг.

Процесс закупок в государственном секторе требует, чтобы было опубликовано Приглашение к участию в тендере (ITT), чтобы генерировать конкурирующие предложения для указанного бизнеса, требуемого организацией государственного сектора. Эти объявления о торгах принимают различные структурированные формы — открытые тендеры и закрытые тендеры — но по сути они будут содержать детали того, что орган государственного сектора хочет предоставить.

Таким образом, термин «тендеры» теперь используется для обозначения любых возможностей заключения государственных контрактов.

Как проходит тендер?

Для присуждения контрактов в процессе торгов используются четыре процедуры закупок — в уведомлении о контракте будет указано, какие будут использоваться:

• Открытая процедура — объявленные тендеры приглашают заинтересованные стороны подавать тендеры к установленной дате.Они оцениваются, и контракты присуждаются победившей стороне / сторонам.
• Ограниченная процедура — эта процедура проходит в два этапа. На первом этапе отбора определяется краткий список поставщиков — обычно с использованием вопросника предварительной квалификации (PQQ). На втором этапе поставщикам предлагается ответить на приглашение к участию в тендере (ITT). Эти возвращенные тендеры оцениваются, и контракты присуждаются.
• Процедура конкурентного диалога — используется для более сложных закупок.После уведомления о контракте и процесса отбора OJEU присуждающий контракт орган ведет переговоры с компаниями для разработки подходящих решений. Этот процесс сопровождается приглашением к участию в тендере и присуждением контракта. Хорошим примером может быть проект программного обеспечения, в котором организации государственного сектора знают, чего они хотят достичь, но не знают, как это будет сделано.
• Процедура переговоров — используется в ограниченных обстоятельствах, когда орган государственного сектора вступает в переговоры по контракту с одним или несколькими поставщиками.

Где найти тендеры?

Правила государственных закупок вынуждают все организации государственного сектора публиковать уведомления о контрактах, которые превышают установленные значения или «пороговые значения».

Например, все государственные контракты Великобритании, превышающие пороговые значения, должны рекламироваться в Официальном журнале Европейского Союза (OJEU) посредством уведомления о контракте.

Страны базирования Великобритании — Англия, Северная Ирландия, Шотландия и Уэльс — имеют свои собственные порталы закупок, на которых публикуются тендеры — иногда порог ниже, чем для OJEU.Например, публикуются английские контракты на сумму более 10 000 фунтов стерлингов, тогда как контракты OJEU, опубликованные на TED (Tenders Electronic Daily), стоят намного больше.

Некоторые органы государственного сектора также будут публиковать тендеры на своих собственных веб-сайтах.

Tracker также является источником тендеров — наша исследовательская группа экспертов отслеживает уведомления о контрактах ниже пороговых значений, а также контракты с высокой стоимостью, чтобы создать наиболее полную базу данных контрактов в государственном секторе Великобритании.

Какие преимущества для бизнеса дает победа в тендерах?

Правительство Великобритании в настоящее время тратит около 700 миллиардов фунтов стерлингов ежегодно, что делает их крупнейшими покупателями в Великобритании на многих отраслевых рынках.Тендеры — единственный способ выиграть часть этого бизнеса.

Не только стоимость рынка делает общественные организации привлекательными для клиентов. Рассмотрим другие преимущества наличия правительства в качестве вашего клиента:

• Организация государственного сектора не обанкротится из-за денег поставщикам.
• Условия оплаты в целом более выгодные.
• Выплаты выполняются лучше, чем в частном секторе.

Таким образом, закупки и тендеры в государственном секторе могут предоставить как качественные, так и качественные возможности для бизнеса.

Как я могу найти тендеры государственного сектора в Европе?

Хотя Великобритания покинула Европейский Союз 31 января 2020 года. Клиенты трекера будут продолжать получать доступ к наиболее полному и актуальному источнику контрактных возможностей и связанной с ними информации, в том числе из стран ЕС.

Государственный сектор — это динамичный, разнообразный и позитивный рынок для поставщиков любого размера и специализации как в Великобритании, так и во всем мире. В то время как Brexit создает проблемы и изменения, общие возможности, связанные с увеличением инвестиций в такие области, как здравоохранение, оборона, образование и инфраструктура, остаются огромными.

Tracker предлагает больше уведомлений о тендерах, чем любой другой поставщик в Европе, наш инструмент бизнес-аналитики позволяет вам легко определять возможности государственного и частного секторов, получать доступ к значимым рыночным и отраслевым новостям, одновременно предоставляя вам важную информацию о конкурентах, которую вы должны сохранять Ваш бизнес на шаг впереди.

Узнайте больше об инструментах, которые могут помочь вам найти тендеры государственного сектора в Европе и на более раннем этапе привлечь покупателей с помощью анализа рынка здесь.

Вы хотите найти и привлечь больше предприятий, работая вместе с государственным и частным секторами?

Если да, то почему бы не протестировать Tracker на себе с помощью нашей бесплатной трехдневной пробной версии и получить доступ к большему количеству уведомлений о тендерах и наградах от крупнейшего европейского издателя.

Последнее обновление 3 декабря 2020 г.

18 декабря 2018 г.

Руководство для новичков по циклу закупок от Форума государственных расходов

Вопросы расходов приветствует этот гостевой пост с форума Public Spend, нашего дочернего сайта.

Закупки — это не тема для дома, но, тем не менее, это повсеместный процесс в деловом мире. Давайте разберемся с концепцией, чтобы сделать ее более доступной.

На первый взгляд, закупка может показаться непонятной; закулисный процесс может быть головокружительным.Несмотря на то, что на добывающей кости много мяса, его можно разбить и легче понять, рассекая куски, составляющие процесс. Понимаете, закупки — это не просто какая-то фундаментальная идея или методология, и это также не то, что можно сделать в одночасье. Это динамический процесс, который может принимать любые формы. Этому способствуют отдельные лица или организации, которые играют роль в его работе, а также факторы, которые объединяются и взаимодействуют друг с другом на всех этапах.

Найдите лучшую технологию закупок и поставщика для своей компании. Попробуйте новое «Руководство покупателя, посвященное закупочной технологии», состоящее из 5 шагов.

Сегодня мы собираемся представить основные темы цикла закупок, в том числе:

• Разница между закупкой и заготовкой
• Обзор цикла закупок
• Этапы цикла закупки

Закупки в двух словах

Итак, в попытке разрушить барьеры для закупок, это может помочь прояснить, что это такое.Это гибрид «покупки» и «обеспечения безопасности».

Во многих случаях товары покупаются для нужд компании и для ее использования, но это также может рассматриваться как обеспечение прав или интеллектуальной собственности. В то время как IP, например, напрямую не дает бизнесу ресурса для повседневного использования, он становится активом, который в конечном итоге можно монетизировать или повысить оценку закупочного бизнеса.

Мы уже упоминали об этом, но закупки — это не то, что происходит за один присест.С ним связан сложный процесс, и он ведет себя как машина с несколькими движущимися частями. В попытке заставить все части работать в унисон и упростить получение необходимых ресурсов, цикл обычно имеет общую циклическую структуру.

Понимание цикла закупок

Хотя не существует какого-либо определенного способа создания этого цикла, многие стили, внедренные компаниями, содержат по крайней мере несколько основных принципов, которые помогают заложить основу для эффективного метода.Не существует единого стандартизированного цикла закупок, который каждый раз полностью разбивал бы процесс поэтапно.

Каждый раз, когда используется цикл, к нему следует подходить с определенной степенью непредвзятости и приспособляемости, умением кататься при ударах. Закупки имеют много аспектов, и «как» часто может варьироваться в зависимости от конкретного случая.

Изображение предоставлено blueoceanacademy.com

Демистификация процесса закупок

На приведенной выше иллюстрации первым шагом в этом случае является планирование закупок.Это общий термин, который может охватывать множество подэтапов. Планирование также можно описать другими способами: подготовка, вопрос, признание или требование.

Каким бы ни был обозначен первый шаг, он обычно требует, чтобы бизнес подготовился к закупочной охоте на местном или внутреннем уровне, прежде чем инициировать контакт с соответствующими подрядчиками или поставщиками услуги или продукта.

Планирование закупок

Шаг первый — выявление проблемы, пробела или недостающей части, которые потребовали бы от организации внешнего взгляда для ее решения.Может быть проведено первоначальное исследование или обзор, чтобы убедиться, что возможности или элемента не существует в компании; Если разрыв подтверждается, необходимо учесть множество соображений, прежде чем переходить к этапу закупок.

Например, каков характер требуемого предмета или решения? Это то, что нужно другим организациям, что сделало бы его коммерчески доступным? Или это что-то особенное для организационного процесса или элемента (например, уникальный компонент для индивидуализированной производственной линии).Какие компании продают эти товары и где их найти? Эти типы вопросов помогут организации понять, что они покупают и как они собираются это покупать, как часть плана закупок, который определяет стратегию сбора предложений и их оценки.

Определение требования

Вторым этапом жизненного цикла закупок является определение требований, когда заказчик, технический эксперт и конечный пользователь собираются вместе для совместной работы над документом, который точно описывает, что необходимо и почему.По крайней мере теоретически. Многие эксперты по закупкам считают этап определения требований одним из наиболее важных этапов цикла закупок, но он не всегда выполняется при сотрудничестве всех сторон.

По сути, результатом этого шага является документ «что покупать» (часто называемый техническим заданием), который поставщики получают в приглашении и на основании которого они предлагают свой продукт или услугу. Плохо определенное требование приведет к предложениям и решениям, которые не решают основную проблему или потребности клиентов, что в конечном итоге приводит к потере большого количества времени и усилий со стороны отдела закупок и к результату закупок, который не добавляет ценности для организации.

Тендеры

Следующим шагом, согласно нашей иллюстрации, является тендер, также называемый запросом предложений или поиском поставщиков. Непосредственно перед этим этапом группа по закупкам собрала документ с требованиями в запрос, который включает условия, графики поставок и инструкции для оферентов, желающих сделать предложение (среди прочего).

Именно на этом этапе потенциальные подрядчики будут рассматривать, анализировать и отвечать на тендер организации с ценой или предложением (в зависимости от того, что решается в процессе планирования закупок).В тендерах есть что-то вроде искусства; он требует калибровки эффективности затрат и времени, а также обеспечения оптимального удовлетворения потребностей в рамках ограничений внутренней политики и процедур организации. Универсального подхода никогда не бывает, и он почти всегда продиктован потребностями клиента, характеристиками товара и культурой закупок в организации.

Оценка и выбор

После того, как разумные варианты найдены, начинается этап оценки и отбора.Этот этап очень похож на сценарий поиска работы, когда компания А ищет нового сотрудника и начинает поиск вероятных кандидатов. Есть описание вакансии, и те, кто заинтересован, могут подать заявку с надеждой, что их резюме будет достаточно продемонстрировано, чтобы оправдать их прием на работу.

Неплохая аналогия для закупок. Приглашение содержит все критерии, которые потенциальный оферент должен учитывать и соблюдать, чтобы его можно было рассмотреть на предмет присуждения контракта. Обычно приглашение включает метод оценки, чтобы оференты понимали, что наиболее важно для закупочной организации, а также инструкции о том, как оферент должен структурировать свое решение.Отсутствие этой информации приведет к тому, что специалисты по закупкам получат любые предложения, и не упростит этап оценки и отбора!

Присуждение контракта

Следующий шаг — заключение контракта. Это происходит после того, как организация рассмотрела полученные предложения и приняла решение о подрядчике, предложение которого наилучшим образом соответствует их требованиям и критериям выбора. Этот этап является кульминацией всех предыдущих этапов процесса, а эффективность и результативность этого этапа также является прямым результатом усердия, с которым специалист по закупкам следовал лучшим практикам для этих предыдущих этапов.

Иногда организации требуется дополнительная информация от оферента или разъяснения по предложению. В этом случае выбранные группы вступят в переговоры с организацией, чтобы можно было обсудить дополнительные детали и принять окончательное решение.

Затем работа действительно начинается, поскольку закупочная организация готовится к заключительному (и часто недооцененному) этапу цикла — управлению контрактами!

Управление контрактами

После найма подрядчика работа не прекращается! Ответственные специалисты по закупкам будут иметь план управления контрактом, чтобы гарантировать, что результаты будут выполнены, товары будут доставлены вовремя, а услуги будут предоставлены в рамках бюджета.Именно на этом этапе управления контрактом усердие в деятельности перед заключением контракта приносит дивиденды.

Хорошо составленный, продуманный контракт будет учитывать большинство потенциальных событий, которые могут произойти во время исполнения, так что на вопросы о производительности или на споры о стоимости можно будет ответить, просто сославшись на договор. В случаях, когда возникают особые обстоятельства, может потребоваться изменение контракта, что может быть сделано в одностороннем порядке (на полное усмотрение организации) или в двустороннем порядке (по взаимному согласию организации и подрядчика).

Плохо составленный контракт может быстрее перейти к этой фазе управления контрактом, но это почти неизбежно приведет к большему количеству головных болей с повышенным потенциалом отказа. Поэтому для специалистов по закупкам важно учитывать этап управления, пока они выполняют свои обязанности на этапах планирования и предварительного заключения контракта.

Имейте в виду, это всего лишь базовая разбивка процесса закупки. У организаций — государственных и частных — есть свои нюансы, уникальные стандарты и процедуры, отражающие их культуру и предвзятость.С концептуальной точки зрения прелесть процесса закупок отчасти заключается в том, что каждый из них немного отличается, и он может отличаться в следующий раз для того же продукта или услуги, или он может даже окунуться в копейку в середине процесса. .

Важно понимать, что это гибкие процессы, которые в некоторых случаях могут изгибаться и менять форму. В то время как закупки — это главное в игре, способ, которым предприятия добираются из точки А в точку Б, может занять сотни, если не тысячи, различных путей, чтобы добраться туда.

Как найти подходящую технологию закупок и поставщика для своей компании? Вам может помочь новое пятиступенчатое «Руководство для покупателя по закупочной технологии» — с практическими документами, шаблонами контрольных списков и другими советами.

Прочтите Государственные закупки: принципы, категории и методы

Глава 1: Цикл государственных закупок

Введение

Цикл закупок начинается с выявления потребности и заканчивается присуждением контракта.Цель этого определения состоит в том, чтобы упростить цикл закупок и поместить его в контекст, исключив любые элементы, которые не подпадают под эту конкретную функцию. В некоторых определениях даже элементы управления запасами и логистики считаются частью цикла закупок, но на самом деле они имеют место во время администрирования контракта.

Более четкое понимание достигается, когда становится понятна цель государственных закупок. Для целей данной брошюры цикл закупок охватывает все действия от выявления и планирования потребности до заключения контракта

Цель государственных закупок

Целью государственных закупок является заключение своевременных и рентабельных контрактов с квалифицированными подрядчиками, поставщиками и поставщиками услуг на предоставление товаров, работ и услуг для поддержки деятельности государственных и общественных служб в соответствии с принципами и процедурами, установленными в обществе. правила закупок.

Субъекты, заинтересованные стороны и бенефициары государственных закупок

Практикующие специалисты по закупкам являются основными участниками процесса государственных закупок. Они несут ответственность за достижение цели государственных закупок. Они должны завоевать доверие заинтересованных сторон и убедиться, что они полностью понимают процесс и принципы закупок.

Специалисты по закупкам прямо или косвенно участвуют в процессе закупок, от оценки потребностей до закрытия контрактов.Хотя они более непосредственно участвуют в процессе государственных закупок, они также предоставляют консультации и поддержку во время выполнения контрактов.

Участники государственных закупок

Заинтересованные стороны — это те, кто может извлечь выгоду из результатов государственных закупок, включая тех, кто заинтересован в процессе, и на которых может прямо или косвенно повлиять конкретное мероприятие по закупке.

Разница между участниками и заинтересованными сторонами заключается, прежде всего, в участии.Субъекты играют активную роль в процессе закупок, а заинтересованные стороны — более пассивную. Субъекты также являются заинтересованными сторонами из-за выгод, которые они получают от использования общественных товаров и услуг.

Бенефициары государственных закупок

Все жители страны являются бенефициарами системы государственных закупок через общественные товары и услуги, доступные и предоставляемые в виде транспортных систем, коммунальных услуг, образовательных систем, медицинских услуг и объектов, среди прочего.

Сходства и различия между закупками в государственном и частном секторах

Закупочные организации государственного и частного секторов предназначены для приобретения товаров и услуг. Основное различие между этими двумя типами организаций — цель приобретения этих товаров и услуг. Один ориентирован в первую очередь на социальную выгоду, другой — на прибыль.

Закупочная деятельность в частном секторе предназначена для поддержки основной бизнес-цели компании — получения прибыли.Это не исключает того факта, что частные предприятия также могут стремиться к социальной выгоде; однако это не их основная бизнес-цель. В государственном секторе двумя основными причинами приобретения товаров и услуг являются: (i) поддержка государственных операций и (ii) предоставление государственных услуг.

Источник финансирования — еще одно фундаментальное различие между закупками частного и государственного секторов. В то время как закупки в частном секторе финансируются владельцами или акционерами компании, средства, используемые в государственных закупках, в основном поступают за счет налогов и / или грантов и займов, полученных правительством от имени страны.

Что касается регулирующих правил, закупки в частном секторе в первую очередь соответствуют договорному или коммерческому праву в отношении заключения договоров, но их методы закупок регулируются политикой компании. Однако весь процесс закупок в государственном секторе регулируется правовой и институциональной базой государственных закупок (правилами закупок), и практикующие специалисты обязаны их придерживаться. Закупки в частном секторе также регулируются политикой компании. Такая политика не обязательно продиктована законом, но целями компании.Частная компания может заключить контракт с другой частной компанией или физическим лицом, а метод закупок полностью определяется внутренней политикой компании.

Закупки в государственном секторе регулируются правилами государственных закупок. В большинстве стран существует закон, регулирующий закупку товаров, услуг и работы за счет государственных средств. Эти правила устанавливают основу для управления закупками и различные методы, разрешенные при различных обстоятельствах. Государственные закупки также должны соответствовать определенным принципам.Процесс должен быть открытым для общественного контроля, в зависимости от используемого метода закупок и любого соглашения о конфиденциальности, вытекающего из конкретного используемого метода закупок. Иногда закон о закупках носит всеобъемлющий характер с высокой степенью детализации; иногда он охватывает только основы, оставляя детали для дальнейшей разработки в положениях о закупках, руководящих принципах и руководствах (институциональные рамки), которые должны расширять, но не противоречить закону о государственных закупках.

Что касается надзора, то процесс закупок в частном секторе в основном закрыт для общественного контроля, однако акционеры могут потребовать пересмотра процесса закупок.Закупки в государственном секторе, напротив, открыты для общественного контроля, и практикующие специалисты по государственным закупкам несут ответственность за свои действия и должны обеспечивать управление государственными закупками в соответствии с целями, принципами и процедурами, определенными в правилах государственных закупок.

Управление государственными закупками, определение требований и распределение бюджета, планирование и разработка стратегии закупок, выбор метода закупок, подготовка тендерной документации и объявление, подача заявок и предложений, оценка и выбор, а также заключение контракта до закрытия — все это рассматривается в правилах закупок.Практикующие специалисты по государственным закупкам не вправе использовать метод закупок, не предусмотренный в правилах закупок или не указанный для конкретного типа требований о закупках. Любое отклонение от правил государственных закупок требует обоснования и разрешения от назначенного утверждающего органа, иногда от Тендерной комиссии, до того, как действие будет выполнено.

При закупках в частном секторе специалисты по закупкам подчиняются только руководству и несут ответственность за свои действия; Практикующие специалисты по закупкам государственного сектора являются государственными служащими и несут ответственность за то, что они делают или не делают при управлении государственными средствами.

Конечной целью закупок в государственном секторе является предоставление государственных услуг и поддержка государственных операций на всех уровнях внутри страны.

Правовые основы закупок

Государственные закупки регулируются правовой базой закупок, которая представляет собой закон или постановление (или часть закона или постановления), санкционированные судебной системой конкретной страны. Это устанавливает правила управления государственными закупками.

Правовая база закупок обычно дорабатывается в виде политик и процедур, руководств и руководств по закупкам и администрированию контрактов, включая стандартные тендерные документы, которые используются для запроса предложений от подрядчиков, поставщиков и поставщиков услуг.Язык политик, процедур, руководств, руководств и стандартных тендерных документов государственных закупок должен соответствовать тому, что установлено в правовой базе государственных закупок. Соблюдение закона о государственных закупках обязательно; любое нарушение карается законом.

Правовые и институциональные рамки закупок (правила закупок) регулируют все, от выявления требований до закрытия контракта; иногда включая утилизацию, повторное использование и уничтожение товаров.

Доска объявлений

Тендерная комиссия — это орган, созданный в соответствии с законом для надзора за процессом государственных закупок и обеспечения того, чтобы вся деятельность по государственным закупкам осуществлялась в соответствии с правилами государственных закупок.

В зависимости от закона может существовать несколько типов тендерных комиссий: ведомственные, министерские и кабинетные, каждая из которых отвечает за выполнение закупочных операций с определенными пороговыми значениями денежной стоимости.

Некоторые тендерные комиссии выполняют аналогичные функции закупающей организации.Другие только контролируют и одобряют действия, предпринимаемые закупающей организацией и оценочными комиссиями на различных этапах процесса закупок.

Глава 2: Основные принципы государственных закупок

Принципы государственных закупок являются основой государственных закупок и должны быть отражены в правилах государственных закупок. Они регулируют управление государственными закупками, а также устанавливают основу для кодекса поведения для практиков государственных закупок и всех других должностных лиц, прямо или косвенно связанных с процессом государственных закупок.

Как практик вы должны четко понимать принципы государственных закупок и знать, как их применять в повседневном процессе принятия решений. Интегрируя эти принципы в свою трудовую этику, результат ваших решений всегда будет соответствовать цели государственных закупок.

Как специалист по государственным закупкам вы являетесь государственным служащим. Вы управляете государственными средствами, соблюдаете этический кодекс поведения и несете ответственность за то, что вы делаете или не делаете при управлении этими средствами.

Прозрачность, добросовестность, экономия, открытость, справедливость, конкуренция и подотчетность — вот некоторые из основополагающих принципов государственных закупок. Они кратко обсуждаются ниже.

Прозрачность

Прозрачность в государственных закупках важна. Информация о процессе государственных закупок должна быть доступна всем заинтересованным сторонам государственных закупок: подрядчикам, поставщикам, поставщикам услуг и общественности в целом, если нет веских и юридических причин для сохранения конфиденциальности определенной информации.Примерами конфиденциальной информации являются: служебная информация, принадлежащая компаниям или частным лицам, участвующим в процессе запроса предложений, а также некоторые военные и оборонные закупки, и это лишь некоторые из них.

Когда требование о государственных закупках объявляется в электронном виде, через пресс-релиз, в Интернете и в других местах, объявление должно включать достаточно подробностей, чтобы заинтересованные подрядчики, поставщики и поставщики услуг могли определить, имеют ли они право участвовать в конкурсе.В частности, тендерная документация должна быть доступна по разумной цене, если не бесплатно.

После прочтения тендерной документации заинтересованные подрядчики, поставщики и поставщики услуг также должны иметь возможность определить:

• сущность требования и его объем
• дата окончания подачи предложений или информации
• критерии оценки и выбора
• как и куда подавать предложения
• количество копий, подлежащих предоставлению, и контактное лицо для получения дополнительной информации и ответа на запросы (разъяснения)
• срок подачи запросов
• график предварительных встреч и посещений объекта (если применимо), а также любые другие относящиеся к делу подробности

Кроме того, в случае изменения тендерной документации все заинтересованные стороны должны быть уведомлены с использованием тех же публикаций, которые использовались для первоначального уведомления, чтобы заинтересованные подрядчики, поставщики или поставщики услуг могли предпринять необходимые и своевременные действия для соблюдения изменений. .

Целостность

В сфере государственных закупок добросовестность двоякая. Существует честность процесса закупок и практикующих специалистов по государственным закупкам.

Добросовестность процесса государственных закупок

Целостность — это, по сути, надежность. Участники торгов и все другие заинтересованные стороны должны иметь возможность полагаться на любую информацию, официально или неофициально распространяемую закупающей организацией. Целостность процесса закупок обеспечивает доверие к системе государственных закупок.Когда тендерные документы становятся общедоступными, содержащаяся в них информация должна быть надежной и не содержать двусмысленности или предвзятости.

При просмотре тендерной документации потенциальные участники торгов должны иметь возможность определить, обладают ли они квалификацией для выполнения задания. Они также должны быть в состоянии оценить необходимость ассоциации с другими участниками торгов и тип ассоциации, которую им необходимо будет создать, учитывая их квалификацию и требования задания.

Участники торгов должны четко понимать требования и знать, как они будут оцениваться.Критерии оценки и отбора должны быть четко указаны в тендерной документации. Эти критерии должны оставаться неизменными, если нет необходимости в их изменении. Если требуется изменение, в тендерную документацию следует внести поправки, опубликовать и сделать доступными для всех потенциальных участников торгов. Любые изменения в дате подачи предложений должны дать участникам торгов достаточно времени, чтобы скорректировать свои предложения в соответствии с новым сроком подачи.

Добросовестность практикующих специалистов по государственным закупкам

Практикующие специалисты, работающие в закупающих организациях, и другие государственные служащие, участвующие в процессе государственных закупок, должны проявлять личную и профессиональную честность.В идеале между ними не должно быть противоречий.

Государственные служащие, участвующие в процессе государственных закупок, должны всегда восприниматься как честные, заслуживающие доверия, ответственные и надежные. Они всегда должны помнить о цели требования о закупках и стремиться к тому, чтобы они ответственно управляли государственными закупками в соответствии с требованиями правил государственных закупок.

Экономика

Синоним эффективности, соотношения цены и качества и коммерчески разумной цены, принцип экономии подчеркивает необходимость бережного и осмотрительного управления государственными средствами, чтобы цены, уплачиваемые за товары, услуги и работы, были приемлемыми и представляли хорошую ценность для государственных средств. потрачены на них.

Каждый, кто связан с процессом государственных закупок или непосредственно отвечает за содействие приобретению товаров и услуг за счет государственных средств, должен стремиться избегать мошенничества, растраты и злоупотребления государственными ресурсами; является ли это результатом завышения технических характеристик требуемых товаров, необоснованно высоких цен за некачественные товары, сговора с другими участниками торгов или других форм неприемлемой практики.

Открытость

Требования к государственным закупкам должны быть открыты для всех квалифицированных организаций и частных лиц.Общественность также должна иметь доступ к информации, относящейся к требованиям государственных закупок. Доступ к информации о государственных закупках не является абсолютным. Конфиденциальная и служебная информация, принадлежащая организациям и частным лицам, участвующим в процессе, не должна быть общедоступной, а степень ее раскрытия должна быть подробно описана в правилах закупок или других соответствующих нормативных актах.

Существуют также методы закупок, такие как ограниченные или выборочные торги, которые ограничивают доступность тендерной документации только для фирм, отвечающих определенным требованиям.Запрос цен (или покупка) и прямой контракт (единственный источник) также представляют определенные ограничения конкуренции, учитывая, что запрос предложений ограничен определенным количеством и типом организаций или отдельных лиц.

Оценка полученных предложений всегда остается конфиденциальной до тех пор, пока оценочная комиссия не придет к окончательному выводу и после утверждения отчета об оценке уполномоченным утверждающим органом. Это будет определено в правилах закупок.

Большинство оборонных закупок являются конфиденциальными, поэтому соответствующая информация ограничивается только служебной необходимостью.

За исключением конфиденциальных оборонных закупок, результаты процесса государственных закупок должны публиковаться и размещаться на соответствующих веб-сайтах. Кроме того, информация о государственных закупках (за исключением конфиденциальной / служебной информации) должна быть открыта для всех на основе ограниченного доступа.

Справедливость

Существуют разные толкования справедливости в государственных закупках, поэтому вместо того, чтобы определять справедливость как равное отношение ко всем участникам торгов, лучше упомянуть, как достигается справедливость в государственных закупках.

Для достижения справедливости в процессе государственных закупок:

• Принятие решений и действий должны быть беспристрастными, и никакие льготы не должны распространяться на отдельных лиц или организации, учитывая, что деятельность по государственным закупкам осуществляется за счет государственных средств.
• Все предложения должны рассматриваться на основе их соответствия положениям тендерной документации, и предложения не должны отклоняться по причинам, отличным от тех, которые конкретно указаны в тендерной документации и правилах закупок.
• Контракт должен быть подписан только с поставщиком, подрядчиком или поставщиком услуг, предложение которого соответствует требованиям и наилучшим образом отвечает целям требования с точки зрения технических возможностей и цены.
• Поставщики, подрядчики или поставщики услуг должны иметь право оспаривать процесс закупок всякий раз, когда они считают, что с ними обращались несправедливо или что закупающая организация не провела процесс закупок в соответствии с правилами государственных закупок.Такие возражения должны основываться на тендерной документации и / или правилах государственных закупок.

Конкурс

Не следует манипулировать процессом государственных закупок в интересах какой-либо организации или отдельного лица. Учитывая, что государственные закупки финансируются в основном за счет денег налогоплательщиков, все правомочные организации и физические лица должны иметь возможность участвовать, подав предложения в ответ на конкретное требование, для которого они имеют право.

Требования к государственным закупкам должны быть широко распространены, чтобы увеличить шансы на хорошую реакцию рынка, ведущую к заключению контрактов по конкурентоспособным ценам.

Несмотря на этот принцип, не все контракты заключаются с использованием конкурентного процесса, потому что это иногда зависит от срочности потребности и получаемого метода закупок, используемого для выполнения конкретного требования.

Использование неконкурентных методов закупок, хотя и оправдано при определенных условиях, должно быть сведено к минимуму. Примерами неконкурентных методов закупок являются: покупка товаров (также называемая запросом цен или приглашением к участию в торгах) и прямые контракты (единый / единственный источник).Каждый из этих неконкурентных методов закупок имеет свою цель, и их нельзя злоупотреблять.

Подотчетность

Подотчетность при государственных закупках означает, что каждый, кто участвует в процессе закупок, несет ответственность за свои действия и решения в отношении процесса государственных закупок.

Как государственные служащие, специалисты по закупкам и другие лица, участвующие в процессе государственных закупок, несут ответственность и подвергаются санкциям в качестве средства правовой защиты от любого поведения, противоречащего правилам государственных закупок.Вы также обязаны сообщать и / или отвечать перед назначенным надзорным органом и общественностью о последствиях ваших действий и решений.

Руководство подрядчика по проведению тендеров на проекты для правительства

Вы участвовали в торгах по госконтрактам?

Это прибыльное направление, и за последние несколько лет все больше контрактов в государственном секторе было передано частным подрядчикам, поскольку правительство ищет способы сэкономить на эффективности.

На самом деле, если вы знаете, где искать и что делать, чтобы пройти тендер, у подрядчиков есть ряд возможностей, которые появляются с некоторой регулярностью. Вот краткое изложение того, что вам нужно знать:

Где можно найти государственные тендеры? Получите наше краткое руководство здесь

Основы государственных тендеров

Один из первых вопросов, который задают люди в последнее время, — это влияние Brexit на закупки в государственном секторе.Статья 50 вступила в силу 29 марта 2017 года, когда начался официальный процесс выхода Великобритании из ЕС.

В настоящее время государственные закупки в Великобритании основываются на законодательстве ЕС в соответствии с Правилами государственных контрактов (PCR). Основная идея этих законов заключается в том, что они нацелены на создание равных условий для игры в Европе.

Законы устанавливают, как государственные органы должны рекламировать контракты, превышающие определенные пороговые значения (они отличаются для местного и центрального правительства).Для контрактов, которые превышают эти пороговые значения, они должны соблюдать правила оценки и заключения контрактов, а также публиковать информацию о возможностях в OJEU, открытом для подрядчиков из Великобритании и Европы. Контракты с более низкой стоимостью должны по-прежнему рекламироваться публично, однако они могут появляться на тендерных порталах, а не в OJEU.

В случае Brexit все еще существует неопределенность в отношении того, как это повлияет на правила закупок, хотя по мнению экспертов, правила не сильно изменятся. Во всяком случае, есть подозрения, что при закупках в Великобритании может уделяться больше внимания местному социальному воздействию.Действующие правила гласят, что компании из ЕС имеют равные права на рассмотрение, поскольку британские подрядчики, а государственные органы обязаны присуждать вознаграждение на основе «наилучшей стоимости». Основное различие между тендерами в государственном и частном секторах заключается в том, что государственный сектор придерживается такого уровня прозрачности и подотчетности, которым не обладают частные компании. Вы должны точно понять, почему были присуждены контракты.

Процесс закупок

Текущий процесс закупок контрактов, которые должны рекламироваться по всей Европе, выглядит следующим образом:

1. Уведомление о предварительной информации (PIN) опубликовано в OJEU.Цель этого — дать людям понять, что у них есть возможность.
2. Объявление о контракте (CN) объявляется с приглашением на участие в тендере.
3. Предложения рассматриваются в зависимости от типа проводимой процедуры закупки (см. Диаграмму ниже).
4. Контракт присужден, и CAN (уведомление о присуждении контракта) публикуется в OJEU. Закон гласит, что правительство требует от Контрактирующего органа завершить все закупки, кроме самых сложных, в течение 120 рабочих дней с момента публикации уведомления о контракте.Однако этот 120-дневный срок не всегда соблюдается, иногда это скорее 150–160 дней.

Shine Bid Services описывает различные типы процедур закупок на диаграмме ниже. (Примечание: «CA» означает Контрактирующий орган):

Предквалификационная анкета

Из диаграммы выше видно, что в четырех из пяти процессов закупок используется предварительная квалификационная анкета (PQQ). Цель этого — оценить вашу способность выполнить контракт, определить подходящих подрядчиков, а затем составить короткий список тех, кто будет приглашен к участию в тендере.

На данном этапе государственный орган не обязан раскрывать свои критерии отбора, однако рекомендуется это делать в качестве передовой практики в интересах прозрачности. Факторы могут включать в себя такие вещи, как ваше финансовое положение, профессиональные способности и технические знания.

Чтобы дать себе больше шансов пройти этап PQQ, вы можете заранее подготовиться:

• Найдите PQQ из предыдущего контракта, аналогичного тому, который вас интересует, и ознакомьтесь с содержанием
• Держите файл с лучшими тематическими исследованиями в письменном виде и постоянно обновляйте.Это поможет вам получить документы для работы, когда придет время писать свой PQQ
.
• Определите судей и проинформируйте их, прежде чем включать их в документацию
• Сделайте ставку на предмаркетинговое взаимодействие. Налаживайте отношения с государственными покупателями, с которыми вы хотели бы вести бизнес, и узнавайте больше об их проблемах и приоритетах. Посещайте любые дни поставщиков, которые они проводят, и взаимодействуйте с ними, когда они запрашивают информацию о рынке

Советы по подаче заявки

Итак, вы нашли государственный контракт, по которому хотите сделать ставку. Что вы можете сделать, чтобы иметь хорошие шансы на победу? Ранее мы писали о том, как подготовить выигравший тендер, и эти советы все еще учитываются, но вот некоторые дополнения, которые следует учитывать при торгах по государственным контрактам:

Выделите любые социальные последствия

Социальные последствия, такие как возможности трудоустройства для местных сообществ и другие общие выгоды, которые будут ощущаться на местном уровне, всегда стоит выделить в вашем предложении.За последние несколько лет все больше внимания уделяется социальному воздействию и «локальности», при этом признается необходимость учета местного воздействия проектов.

Взгляд на приоритеты государственной политики Великобритании в области закупок показывает, что такие факторы, как ученичество и навыки, явное социальное воздействие, считаются высокоприоритетными. Государственные контракты на сумму 10 миллионов фунтов стерлингов или более, срок действия которых составляет 12 месяцев или более, должны поддержать развитие навыков и обязательство правительства создать к 2020 году 3 миллиона новых ученических мест.Есть хороший шанс, что выделение навыков и стажировок будет хорошо просматриваться даже на небольших контрактах.

Еще одним приоритетом является направление государственных расходов на малый и средний бизнес (МСП) с обязательством обеспечить, чтобы к 2020 году 33% расходов направлялось на такие предприятия. Если вы являетесь крупным подрядчиком, то вы нанимаете МСП поскольку поставщики или субподрядчики будут рассматриваться в хорошем свете, а если вы — МСП, этот приоритет облегчит вам конкуренцию.

Придерживайтесь точки

Говорите прямо и ориентируйтесь на своем языке. Отвечайте на все части документации кратко и избегайте чрезмерного использования модных словечек или «продажного» языка. Контрактирующий орган хочет знать, что вы способны делать хорошую работу, но никому не нравится читать что-то слишком продажное.

Подчеркните любую добавленную стоимость

«Добавленная стоимость» должна быть ключевым моментом в вашей заявке.Часто бывает, что компания, заключившая контракт, была не той, которая предлагала лучшую цену, а той, которая могла предложить полный пакет услуг.

Что можно считать «добавленной стоимостью»? Вот несколько советов:

• Использование любой местной рабочей силы, услуг, субподрядчиков или рабочих отделов. Это возвращается к приоритетам социального воздействия.
• Выделение особого опыта или знаний, которые делают вашу компанию очевидным выбором среди других. Например, если вы были единственным участником торгов с определенным опытом или сертификатом, это может быть вам выгодно.
• Обучение или ученичество для местного населения.
• Включите любые идеи относительно дополнительных услуг, выходящих за рамки контракта, которые могут привести к финансовой или операционной выгоде.

Учитывать экологические цели

Устойчивые закупки — еще одна государственная цель, о которой вы должны знать и по возможности использовать в своих интересах. Зеленые возможности для строительных компаний имеют большое значение в государственном секторе, поскольку Обязательства правительства по озеленению направлены на снижение воздействия на окружающую среду.

С этой целью акцентирование внимания на методах устойчивого строительства вашей фирмы, наряду с вашим опытом в области экологичных зданий, добавит веса вашей заявке. Энергоэффективность и устойчивость являются четкими приоритетами для правительства.

Использовать автора ставок

Компании, которые не используют опытного составителя ставок, часто склонны попадать во всевозможные ловушки в процессе торгов. Например, возможно, они в конечном итоге будут делать ставки на все, независимо от того, насколько это подходит.Часто компании впадают в плохие привычки, такие как повторное использование прошлых тендеров (даже если они не были успешными) или просто неспособность остановиться и извлечь уроки из этих тендеров, когда они не были успешными.

В этом может помочь профессиональный (или очень опытный) составитель заявок. Для составителей ставок процент побед является ключевым показателем эффективности, поэтому они каждый раз сосредотачиваются на написании качественной и индивидуальной заявки.

Ознакомьтесь с нашим кратким руководством по поиску возможностей для государственных проектов здесь

Заключительные мысли

Тендеры на государственные проекты являются высококонкурентными, но в случае победы вы можете получить стабильные прибыльные контракты.Главное — хорошо понимать процесс и знать, на какие «кнопки» нажимать, когда речь идет о приоритетах государственного органа.

Знайте уникальную ценность, которую вы можете предоставить, и подчеркивайте все, что вы можете сделать в связи с этими ключевыми государственными приоритетами. Составьте индивидуальную ставку для каждой возможности заключения контракта и постарайтесь извлечь уроки из тех, которые не увенчались успехом.

Всего наилучшего для ваших торгов!

СохранитьСохранить

СохранитьСохранить

Обучение закупкам — начальный / вводный уровень

8.Влияние и управление заинтересованными сторонами

Целью семинара является развитие у участников способности выстраивать более эффективные отношения между заинтересованными сторонами и другими участниками цепочки поставок.

Введение

На этом семинаре исследуются практические инструменты, методы и навыки, которые можно использовать для воздействия на заинтересованные стороны и согласования их с целями и задачами проекта. Программа исследует различные подходы к выявлению, анализу, взаимодействию и последующим отношениям с заинтересованными сторонами.

Этот курс разработан для:

Этот семинар будет полезен практикующим специалистам, участвующим в управлении категориями, проектами, контрактами и поставщиками, которым необходимо управлять заинтересованными сторонами для достижения запланированных результатов проекта. Сюда могут входить менеджеры ресурсов, менеджеры по оказанию услуг, менеджеры по контрактам, менеджеры категорий и специалисты по закупкам.

Структура курса

Практический однодневный семинар, состоящий из девяти занятий, включающих упражнения, тематические исследования, презентации и дискуссии с участием тренера.Каждое занятие будет проводиться опытным фасилитатором и будет посвящено ключевым принципам и практическим методам, которые могут быть использованы в процессе закупок, а также практическим занятиям по тематическим исследованиям, чтобы максимально перенести семинар на рабочее место.

Преимущества участия

Этот семинар поможет развить способность применять систематический подход к взаимодействию с заинтересованными сторонами и последующему управлению.

Помимо этого, участники получат три ключевых преимущества от посещения:

1. Больше возможностей для выявления и вовлечения заинтересованных сторон и диагностики того, какую роль они могут играть в проекте
2. Больше возможностей во влиянии на заинтересованные стороны и решении ролевых конфликтов , разногласия по поводу направления и проблемы, связанные с поддержкой проекта
3. Меньше конфликтов с заинтересованными сторонами или задержек проекта из-за потери взаимодействия с заинтересованными сторонами или разногласий по поводу направления или выбора, который необходимо сделать

Ключевые результаты обучения

Этот семинар позволит развить навыки в принятие систематического подхода к взаимодействию с заинтересованными сторонами и последующему управлению.

1. Разработка практических подходов к идентификации и сегментации заинтересованных сторон в качестве прелюдии к налаживанию надлежащих отношений с заинтересованными сторонами
2. Взаимодействовать с рядом заинтересованных сторон и оказывать на них влияние и решать их вопросы и возражения относительно участия в проекте
3. Развертывать практические инструменты для определить роли и обязанности и гарантировать, что неоднозначность ролей сведена к минимуму
4. Разработайте программы коммуникации, чтобы как «проталкивать» информацию, так и позволить заинтересованным сторонам «извлекать» информацию о проекте или категории, которая соответствует потребностям и разумным ожиданиям заинтересованной стороны
5. Развитие потенциала оказывать горизонтальное и восходящее влияние, лоббировать и влиять на группы управления и старших менеджеров, чтобы согласовать их с целями и рекомендациями проекта

Влияние и управление заинтересованными сторонами

• Как идентифицировать определите заинтересованные стороны
• Профилирование заинтересованных сторон и их вероятный интерес
• Вовлечение заинтересованных сторон и установление взаимопонимания
• Влияние на заинтересованные стороны и устранение возражений
• Управление «войнами за территорию» и ролевыми конфликтами
• Разработка программ коммуникации
• Управление снизу вверх; общение с вашим начальником, группами управления и командой высшего руководства
• Построение и восстановление доверия и другие проблемы

Как определить заинтересованные стороны

• Классический подход: ресурсы / политика / бюджеты / пользователи / клиенты
• Внутренние и внешние заинтересованные стороны?
• Определение объема анализа заинтересованных сторон

Профилирование заинтересованных сторон и их вероятный интерес

• Матрица власти / интересов
• Каковы некоторые источники власти?
• Какие источники интереса?

Взаимодействие с заинтересованными сторонами и установление взаимопонимания

• «Привет! Я из отдела закупок, и я здесь, чтобы помочь! »
• Получение доступа через привратников
• Ответ на вопрос WIIFM
• Первые 90 секунд
• Спросите или расскажите?
• Построение взаимопонимания достоверно
• Советы, уловки и ловушки

Влияние на заинтересованные стороны и работа с возражениями

• Стили влияния; стили влияния на толкание и тягу
• Определение вашей личной силы
• Что такое возражение?
• Заявление о выгодах
• Советы, уловки и ловушки

Управление «войнами за территорию» и ролевым конфликтом

• Типы конфликтов: обоснованный и неоправданный конфликт
• Неоправданный конфликт и разрешение конфликта
• Гарантированный конфликт и неопределенность ролей
• Использование RACI для уменьшения конфликта
• Другие способы разрядки конфликта
• Преимущества пилотных проектов
• Отказ, сопротивление, исследование и участие

Разработка программ коммуникации

• Сегментирование заинтересованных сторон
• Общение с ключевыми игроками
• Общение с другими заинтересованными сторонами группы
• Разработка коммуникационной матрицы
• Действительно ли люди посещают ваш интранет-сайт?
• Ключевые ловушки при написании коммуникаций с заинтересованными сторонами

Управление вверх: общение с вашим начальником, группами управления и высшим руководством

• Насколько подробно необходимо?
• Страх, беспокойство и подозрительность; какую роль они играют в процессах проверки?
• Одностраничный обзор
• Когда PowerPoint работает, а когда нет
• Доставка плохих новостей; советы, уловки и ловушки

Построение и восстановление доверия и другие проблемы

• Что такое доверие?
• Типология доверия Сако
• Построение базового или «договорного доверия»
• Проверка доверия и восстановление доверия после его утраты

Процесс закупок | Руководство по управлению закупками на 2021 год

Закупки на бумажных носителях имеют каскадный эффект на чистую прибыль организации.Неэффективность ручного управления обходится организациям в огромные суммы денег из-за длинных циклов покупки, пропущенных скидок и споров по транзакциям. Пытаться ускорить процессы закупок с помощью устаревших инструментов, таких как электронные таблицы и электронные письма, все равно, что пытаться запустить микроволновую печь из стали и кремня.

Чтобы воспользоваться скидками на раннюю покупку и оплату, организациям необходимо отказаться от практики закупок каменного века и принять технологические решения. Современные инструменты закупок могут в одночасье превратить мучительно медленную стратегию закупок до мирового класса.

Если ваш процесс закупок по-прежнему основан на использовании древних инструментов, пришло время серьезного преобразования технологии. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое закупки?

Закупки относятся к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии средств, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками.Закупки могут быть прямыми, косвенными, реактивными или упреждающими.

В чем разница между косвенными и прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые и косвенные закупки, а также закупки услуг являются дочерними предприятиями общего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и т. Д. Если глубже взглянуть на разницу между этими процессами и понять, что они составляют, заинтересованным сторонам будет легче принимать соответствующие меры для удовлетворения потребности.

Что такое процесс закупок?

Это серия процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на покупку и утверждения счета. Хотя мы используем «закупки» как синонимы, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупка — это всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупка описывает действия, связанные с их получением.Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из трех составляющих: процесс, люди и документы.

Список правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров / услуг. Контрольные точки / шаги увеличиваются с увеличением сложности покупки.

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок. Они заботятся о запуске или авторизации каждого этапа процесса. Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документации, задействованным на каждом этапе процесса закупок, которые собираются и хранятся для справочных целей и для целей аудита.

Каков процесс закупки?

Для обеспечения справедливости, прозрачности и эффективности процесса управления закупками ключевым моментом является хорошее понимание процесса закупок. Хотя процессы закупок в организациях отличаются друг от друга, приведенная ниже блок-схема суммирует важные этапы процесса закупок.

Этапы процесса закупок

Каждый процесс управления закупками включает в себя несколько элементов, в том числе определение требований, исследование поставщика, анализ стоимости, создание запроса на закупку, этап проверки, преобразование в заказ на закупку, администрирование контракта, мониторинг / оценка полученного заказа, трехстороннее согласование, выполнение платежа, и ведение документации.Это важные этапы в процессе закупки:

Шаг 0: требуется признание

Этап признания потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план закупок товаров и услуг своевременно и по разумной цене.

Шаг 1. Заявка на покупку

Заявка на закупку — это письменные или электронные документы, созданные внутренними пользователями / клиентами, которые обращаются за помощью к группе закупок для удовлетворения существующей потребности.Он содержит ключевую информацию, необходимую для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2. Проверка заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на закупку и перекрестной проверки наличия бюджета. На этапе проверки функциональные менеджеры или руководители отделов просматривают пакет заявки и дважды проверяют, существует ли реальная потребность в запрошенных товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Утвержденные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Все это можно сделать с помощью простой программы заказа на поставку

Шаг 3: процесс запроса

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа по закупкам разработает индивидуальный план закупок и наметит соответствующий процесс запроса предложений.Объем этого индивидуального плана привлечения предложений зависит в конечном итоге от сложности требования.

После утверждения бюджета группа закупок направляет поставщикам несколько запросов на коммерческое предложение (RFQ) с намерением получить и сравнить предложения, чтобы составить окончательный список идеального поставщика.

Шаг 4: Оценка и контракт

После официального закрытия процесса подачи заявок группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит расценки поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующей потребности.

После выбора поставщика согласование и подписание контракта завершаются, а затем заказ на поставку пересылается поставщику.Юридически обязательный контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5: Управление заказами

Поставщик доставляет обещанные товары / услуги в оговоренные сроки. После их получения покупатель изучает заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

На этом этапе три документа по заказам на закупку, упаковочные листы (которые поступают вместе с заказом) и счета-фактуры поставщика выстраиваются в линию и согласовываются, чтобы выявить расхождения и гарантировать точность транзакции.Расхождения следует устранять после их обнаружения.

Шаг 6. Утверждение счетов-фактур и споры

После завершения трехстороннего сопоставления счет-фактура утверждается и направляется на обработку платежей в зависимости от организационных норм.

Шаг 7: ведение записей

После процесса оплаты покупатели делают запись о ней для бухгалтерского учета и аудита.Все соответствующие документы, начиная с заявок на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся в централизованном месте.

Почему вам следует автоматизировать процесс управления закупками?

Надежное программное обеспечение для закупок может упростить загроможденный процесс закупок и сделать его прозрачным.Информация не теряется, и заинтересованные стороны могут вовремя поднимать, утверждать или отклонять вопросы. Оптимизированный процесс закупок позволяет лучше контролировать каждый этап жизненного цикла закупок.

Кроме того, эффективное программное обеспечение для автоматизации закупок:

• Минимизирует хаос бумажной волокиты
• Сокращает жизненный цикл закупок
• Снижает зависимость от человека Вмешательство и ошибки
• Уменьшает рабочую нагрузку всех заинтересованных сторон
• Обеспечивает точность процесса и согласованность
• Добавляет прозрачность в поток процесса
• Придерживается заранее определенного цикла закупок

Выбор программного обеспечения для автоматического управления закупками вместо того, чтобы полагаться на электронные письма и таблицы Excel, ускорит процесс закупок, обеспечит точность, повысит эффективность и сэкономит время и ресурсы.

Сводка

Облачные инструменты автоматизации закупок, такие как Kissflow, подходят как для малого и среднего бизнеса, так и для предприятий. Облако закупок Kissflow позволяет организациям создавать динамический процесс управления закупками, который дает им тактическое преимущество.

Организации могут решать проблемы закупок, с которыми они сталкиваются, с помощью устаревших инструментов закупок. Современные инструменты электронных закупок способны мгновенно упорядочить процесс закупок.Kissflow предлагает инструменты и ресурсы, необходимые каждому бизнесу для автоматизации сквозных закупок и масштабирования их вверх или вниз в соответствии с потребностями бизнеса.

Ищете программное обеспечение, которое усиливает процесс закупок и сводит к минимуму вероятность мошенничества и ошибок? Прочтите это прямое сравнение популярных инструментов закупок на рынке.

Освоение основ государственных закупок

Вы — закупщик в государственном секторе, который хочет развивать свои навыки и опыт, чтобы вы могли оптимизировать процессы, чтобы сэкономить время, увеличить бюджет и внедрять инновации, соблюдая нормативные требования? Или, может быть, вы недавно переключили категории расходов с частных на общедоступные и хотели бы получить обзор того, чем отличаются эти два сектора, подводных камней, которых следует избегать, и способов навигации в вашей среде.

Если вы занимаетесь одной из этих позиций или где-то посередине, мы создали эту серию статей для вас. Мы опирались на источники на разных уровнях правительства, чтобы предоставить более полную картину государственных закупок в Соединенных Штатах, и делимся своими мыслями в серии из шести подробных статей, которые позволят вам преуспеть в своей должности. начиная с этого. Независимо от того, работаете ли вы специалистом по закупкам в небольшом округе или входите в крупный отдел закупок в федеральной организации, мы написали эту серию, чтобы помочь вам преодолеть препятствия, освоить новые приемы и идеи и освежить в памяти старые темы.В этой и следующих пяти статьях с удобной навигацией мы поделимся своим опытом, чтобы помочь вам улучшить свои навыки и знания в области закупок, независимо от вашего уровня опыта или должности. Если вы хотите прочитать всю серию сразу, вы также можете загрузить нашу электронную книгу, в которой собрана вся полезная информация, а также дополнительные материалы, включая глоссарий и контрольный список, которые помогут вам поднять свою карьеру на ступеньку выше. Вы также можете найти здесь вторую, третью, четвертую, пятую и шестую статьи этой серии.

Успешные специалисты по закупкам в правительстве должны сбалансировать соблюдение требований со скоростью, управлять предложениями по привлечению заявок и поддерживать отношения с поставщиками, одновременно работая над установлением контрольных показателей и достижением прогресса.В дополнение к этому, область государственных закупок быстро меняется. Опытные бэби-бумеры выходят на пенсию, представители поколения миллениума начинают работать, в то время как технологии, идеи, отношения с поставщиками и стратегии меняются. Не бойся. Мы подготовили для вас серию подробных руководств.

В этом первом разделе мы рассмотрим основы государственных закупок, включая процесс закупок, его конечные цели и то, чем он отличается от частного сектора. Государственные или государственные закупки имеют различные различия в бюджете и процессе в зависимости от того, смотрите ли вы на них на местном, государственном или национальном уровне.Это связано с различиями в объеме обязанностей, бюджете и количестве людей, которые обслуживает общественная организация или отдел. Тем не менее, органы местного самоуправления и власти штата в значительной степени следуют модели, предусмотренной федеральным законом и постановлениями, ^[1] , поэтому есть общие идеи, применимые ко всем уровням государственных закупок. Следует отметить, что «закупки» в этой книге относятся к государственным закупкам, если не указано иное.

После первого раздела мы выделим основные области, которые будут охвачены этой серией статей, начиная с микровидения того, что может выполнять отдельный сотрудник в рамках отдела, и до более широкого круга концепций, которые влияют на весь отдел государственных закупок.Эта первая статья будет наиболее полезна тем, кто недавно изменил категории расходов с частных на государственные, а также тем, кто хочет обновить свои знания о государственных закупках по сравнению с частными.

В этом руководстве вы найдете:

Что такое закупки?

Закупки — это процесс, с помощью которого организация приобретает товары, услуги или работы. Поскольку типы продуктов, которые требуются компании или государственному учреждению, часто являются более сложными или более крупными, чем заказы потребителя, необходим процесс исследования и переговоров, например, для приобретения нового парка военных вертолетов или строительства общественного зоопарка.Под государственными закупками понимаются государственные органы, такие как государственные или государственные организации, приобретающие эти товары, услуги или работы. Этот процесс в значительной степени финансируется за счет налогов и поэтому строго регулируется и тщательно контролируется, что требует глубоких знаний о быстро меняющихся правилах. На самом низком уровне государственные закупки просто поставляют товары и услуги; на более высоких уровнях он также должен соблюдать правила, эффективно использовать государственные средства, действовать подотчетно, обеспечивать ценность, поддерживать и достигать более широких целей политики. ^[2]

Как показано на рисунке 1, где используются данные, взятые из главы 6 отчета OECD Integrity Review of Coahuila, Mexico , государственные закупки осуществляются поэтапно. Процесс начинается, когда отдел, нуждающийся в продукте или услуге, отправляет заявку в отдел закупок, который затем использует заявку в качестве основы для запроса предложений, ^[3] документ, объявляющий и предоставляющий подробную информацию о потребности, которая должна быть заполненным.Оттуда процесс варьируется в зависимости от факторов, подробно описанных ниже.

Государственные закупки и частные закупки

Государственные и частные закупки различаются по своей мотивации, которая определяет способ их проведения. Частные закупки направлены на получение прибыли в частной компании. Следовательно, меньше нормативов и меньше процесс проверки. Государственные закупки направлены на служение общественному благу, поэтому прозрачность и регулирование являются существенными факторами в формировании процесса. ^[4]

При частных закупках компания определяет потребность и связывается с существующими или новыми поставщиками, чтобы сравнить цены на товар, услугу или проект. Процессы государственных закупок зависят от масштаба проекта или потребности. Для федерального правительства меньшие потребности — представленные как потребности, которые стоят меньше порога микропокупки, ^[5] , который в настоящее время составляет 10 000 долларов для большинства федеральных агентств и целей ^[6] , — могут обрабатываться аналогично частной компании. закупки путем получения предложений от короткого списка поставщиков и заключения контракта с наименьшей ценой; прозрачность и правила по-прежнему остаются важными здесь. ^[7]

Однако, как только потребность превышает порог микропокупки, процесс меняется. Предложение о заключении контракта должно быть сначала опубликовано на правительственном веб-сайте ^[8] в форме запроса предложений. На федеральном уровне в соответствии с Законом о конкуренции в контрактах (CICA) требуется не менее 30–45 дней между опубликованием предложения и прекращением подачи предложений по торгам. ^[9] Компаниям рекомендуется подавать свои предложения, также известные как тендеры или заявки, для завершения работы.Если стоимость работы превышает 10 000 долларов США, но ниже 250 000 долларов США, что является пределом упрощенного порога приобретения, она по-прежнему подлежит более простым процедурам для ускорения процесса. Однако, если она превышает 250 000 долларов, на нее распространяются все процедуры проведения торгов, при этом предложения становятся общедоступными для обеспечения прозрачности. Работа присуждается компании-участнику торгов с наилучшей стоимостью. ^[10] Исключения в процессе делаются для работ, где есть только один источник, который может удовлетворить потребность в меру знаний закупающей организации.Это широко известно как закупка из единственного источника. ^[11] Большинство государственных и местных государственных закупок соответствуют федеральным стандартам, но они могут варьироваться от места к месту ^[12] , поэтому важно проверить точные требования для вашей конкретной организации или государственного органа.

Что нужно помнить новым специалистам по государственным закупкам

Если вы переходите из частного сектора, есть несколько основных отличий в том, как работают государственные закупки, о которых вам нужно помнить.Некоторые из ключевых факторов, которые различаются, включают:

• Положения. В то время как частные компании подотчетны только акционерам и сотрудникам, государственные организации и ведомства финансируются за счет государственных налогов и, следовательно, несут ответственность перед всеми, кого они обслуживают. Государственный сектор регулируется гораздо более жестко, чем частный сектор, чтобы способствовать прозрачности, соблюдению требований, справедливой и открытой конкуренции, социальному благу, эффективности и ценности для общества.
• Более медленные процессы. Отчасти из-за регулирования цикл государственных закупок может занимать намного больше времени, чем частные. Специалисты по закупкам должны следовать шагам по продвижению социальных и юридических инициатив, которые также могут создавать противоречивые приоритеты или усложнять процессы. Кроме того, хотя государственные закупки меняют методы и технологии, как обсуждалось в главе 6, многие департаменты не могут внедрять новые идеи и технологии так же быстро, как частный сектор, поскольку дорогостоящие ошибки могут привести к растрате средств налогоплательщиков.
• Более ограниченный бюджет. В отличие от частной компании, которая может корректировать свой бюджет в зависимости от получаемой прибыли, государственные учреждения и агентства зависят от налогов и займов для финансирования своей деятельности, поэтому ресурсы для разделения между конкурирующими потребностями ограничены. Кроме того, существуют законы, регулирующие бюджетирование государственных органов; напротив, частной компании легче изменить свой бюджет и увеличить доход, взимая более ^[13] за продукты и услуги.
• Меньшая гибкость. Сочетание трех вышеперечисленных факторов приводит к большему количеству ограничений, но, прежде всего, государственные закупки не могут быть такими гибкими из-за количества людей, которым они подчиняются. По состоянию на 2020 год федеральное правительство финансируется за счет налогов примерно 330 миллионов человек. ^[14] Хотя государственные закупки развиваются, изменения вносятся осторожно. Поскольку ответственность за денежные средства граждан возлагается на государственный сектор, принятие риска не поощряется, и новые концепции, как правило, не внедряются, пока их надежность не будет доказана.
• Межведомственная работа. В отличие от компаний, которые часто конкурируют друг с другом, государственные ведомства сотрудничают для достижения общих целей, включая приобретение продуктов и услуг. Как более подробно обсуждается в главах 4 и 6, возможны различные варианты сотрудничества. Сотрудничество может осуществляться между отдельными специалистами по закупкам из различных отделов в рабочих группах пользователей для решения проблем и поиска новых поставщиков. Однако это также может быть между несколькими отделами государственных закупок в форме кооперативных закупок, когда различные агентства подают заявки на участие в торгах для общих нужд.

Основы сбора предложений

Начиная с индивидуального уровня и более подробно описываемого во второй статье этой серии, это хорошее напоминание, независимо от того, новичок ли вы в государственных закупках или кто-то более опытный, ищущий новые концепции. Согласно опросу NASPO, пять наиболее распространенных тактик запроса предложений включают: приглашения к участию в торгах (IFB), запросы предложений (RFP), многоэтапные запросы предложений, совместные закупки, также известные как закупки консорциума, и закупки из единственного источника.Хотя существуют обстоятельства, при которых вам, возможно, придется полагаться на закупки из единственного источника, государственные закупки отдают приоритет конкурентной среде при подаче заявок на участие в торгах. Это делает возможным разнообразие предприятий, избегает монополий и стимулирует рост определенных секторов экономики в соответствии с государственными инициативами, такими как сектор зеленой энергетики или различные предприятия.

Связь с поставщиками и потенциальными поставщиками, такая как запросы информации (RFI), может быть полезна до или во время выдачи RFP, и они могут быть установлены без видимости нарушения, если установлены определенные правила.Передовые методы процесса запроса предложений включают:

• Исследования. Это позволяет стимулировать конкуренцию, обнаруживая потенциальные препятствия для компаний. Это также позволяет узнать, что возможно и какие варианты доступны.
• Распространение информации. Помимо необходимости обеспечения прозрачности, чем доступнее запрос предложения, тем больше предприятий могут за него конкурировать, предлагая вам наиболее выгодную сделку.
• RFP на основе решений. Сообщение поставщикам о том, каким должен быть конечный результат, а не о процессе, позволяет большему количеству из них конкурировать и проявлять творческий подход, экономя ваше время и дополнительные корректировки в будущем.
• Переговоры. Это также экономит время и изменения, позволяя поставщикам предлагать вам более творческие и нестандартные решения, как только они ознакомятся с проектом. В то же время это приносит пользу отношениям.

Управление взаимоотношениями с поставщиками

Привлечение предложений может быть первым шагом к построению прочных отношений с поставщиками, но эти отношения лучше всего регулируются четким, долгосрочным планом управления отношениями с поставщиками (SRM), как описано в нашей третьей статье этой серии.Планы SRM, важной частью которых является управление контрактами, представляют собой несколько новую концепцию в сфере государственных закупок, но они быстро перенимаются частным сектором благодаря разнообразию преимуществ, которые они предлагают, включая экономию на стоимости, затратах и ​​нематериальных активах. Лучшие практики SRM включают:

• Разделение поставщиков. Сортировка поставщиков по важным критериям и прошлым результатам позволяет вам распределять ресурсы между компаниями, которые принесут вам более высокую ценность. Это также побуждает поставщиков, стоящих ниже по шкале, совершенствоваться.
• Четкость и последовательность. Это важно как внутри, так и снаружи. Внутренняя ясность позволяет сотрудникам выполнять свои роли без дублирования и путаницы. Внешне он защищает как поставщика, так и поставщика, устанавливая отношения вместе с вознаграждениями и дисциплинарными мерами.
• С учетом поставщика. Поиск ситуаций, которые приносят пользу как закупщику, так и поставщику, и запрос обратной связи в конце проекта может устранить препятствия, сделать отношения более гладкими и улучшить работу поставщика.

Как и любая другая инициатива, программы SRM могут сталкиваться с такими проблемами, как отсутствие навыков, денег или ясности. Однако такие решения, как межведомственное обучение, четкое и ясное представление о ценности программы, а также четкое формулирование целей и планов могут помочь преодолеть эти трудности.

Скорость и соответствие

Как будет показано далее в четвертой части данной серии статей, соблюдение закона является одним из наиболее важных правил государственных закупок, но оно может затруднить достижение целей.Государственные закупки могут поддерживать требования этики, охраны окружающей среды и разнообразия, несмотря на проблемы, путем реализации политики и действий департаментов, использования ресурсов, предоставляемых государством, и начала прямых усилий по информированию. Определенные меры могут помочь ускорить этот печально известный процесс:

• Планирование и установка расписания. Во-первых, настройте систему хранения документов и информации для всех заинтересованных сторон; во-вторых, запланируйте все ключевые даты и как можно больше деталей.
• Сотрудничество. Объединение ресурсов с другими государственными органами для экономии времени и денег, а также для содействия обмену информацией и стандартизации процедур.
• Оптимизация. Постоянно обновляйте процессы и правила для обеспечения оптимальной функциональности.
• Оцифровка. Использование цифровых процессов позволяет сотрудничать как внутри компании, так и за ее пределами, а также позволяет видеть более широкую картину и улучшать процесс.

Ключевые показатели государственных закупок

Благодаря стремлению государственных закупок быть прозрачными, регулируемыми и служить общему благу, такие показатели, как базовые показатели и ключевые показатели эффективности (KPI), могут сильно отличаться от показателей в государственном секторе.Эти и другие показатели более подробно рассматриваются в нашей пятой статье этой серии. При установлении или переоценке показателей следует помнить о том, что они должны быть четкими, стремиться к достижению цели и исходить из полного общего понимания ситуации, а не из разрозненных данных. Типичные показатели государственных закупок, которые могут быть не так подчеркнуты в государственном секторе, построены вокруг:

• Прозрачность. Это гарантирует, что все предпринятые действия доступны для проверки общественностью с целью повышения подотчетности.
• Социальная ценность. Поскольку государственный сектор служит обществу, упор делается на улучшение жизни людей, находящихся под управлением правительства или обслуживаемых организацией, особенно тех, кто находится в неблагоприятном или уязвимом положении.
• Соотношение цена / качество. Учитывая, что бюджет финансируется государством и может быть более жестким, получение максимальной отдачи от доллара для налогоплательщиков настоятельно рекомендуется.
• Честность и открытость в конкуренции. Частью обеспечения социальных благ является обеспечение доступности государственных контрактов для всех потенциальных поставщиков.Государственные закупки следует использовать как движущую силу для изменений на благо общественных ценностей, таких как окружающая среда и разнообразие.

Изменения и тенденции в государственных закупках

В сфере государственных закупок произошли изменения, поскольку технологии, бюджетные ограничения и рабочая сила вынудили эти департаменты адаптировать новые стратегии и технологии, следуя изменениям в законодательстве. Как указано в нашем шестом и последнем руководстве в этой серии, государственные закупки претерпели изменения в трех областях:

• Политика. Законы изменились, чтобы обеспечить большую защиту государственных закупок за последние пару десятилетий, включая более строгие правила, позволяющие поставщикам действовать ответственно. Также произошли сдвиги в обновлении ИТ-систем и поощрении инноваций, а также в инициативах по поощрению экологических источников.
• Стратегия. Вынужденные довольствоваться меньшим количеством сотрудников и большим объемом работы, отделы государственных закупок перенимают стратегии частного сектора и новые творческие подходы для адаптации к рынку, от модульных контрактов до анализа данных и более широких определений стоимости.
• Технологии. Технология произвела революцию и рационализировала процессы в государственном секторе, сделав возможным более глубокий анализ, более широкие обзоры и ускорение процессов и документооборота с помощью таких инструментов, как системы электронных закупок, аналитика данных и автоматизация.

Лучшие практики в сфере государственных закупок

На протяжении всех шести частей этой серии в этом руководстве рассматриваются три темы, которые могут помочь вам оптимизировать вашу производительность и производительность вашего отдела закупок в целом:

• Будьте ясны и последовательны. Будь то постановка целей, построение отношений с поставщиками или определение технологических потребностей вашего отдела, ничто так не мешает прогрессу, как путаница.
• Будьте изобретательны. Хотя государственный сектор может быть не в состоянии принимать на себя риски так же, как частный сектор, специалисты по государственным закупкам неоднократно доказывали, что в этой области есть место для инноваций, и это приносит солидные результаты.
• Стандартных решений нет. У каждого отдела государственных закупок есть свои правила, сильные стороны, проблемы и контекст.Лучше всего получить полную картину, а затем решить, куда распределить ресурсы.

Движение вперед в этом руководстве

Теперь, когда мы рассмотрели основы государственных закупок и представили обзор того, что мы будем изучать в следующих статьях, вы готовы перейти к более глубокому анализу отрасли, а также советам и рекомендациям, которые поможет вам улучшить свои навыки и карьерный рост. Каждая часть этой серии разработана, чтобы предоставить вам ключевые идеи и концепции, которые вы можете применить в своей работе.В конце каждой статьи вы найдете удобный контрольный список концепций, которые следует иметь в виду, а также несколько работ, которые мы рекомендуем с более подробной информацией по этой конкретной теме.

Руководства в этой серии упорядочены так, чтобы вы могли читать от начала до конца, опираясь на свои знания по мере вашего продвижения, но они также были написаны для работы как автономные работы, так что вы можете переходить к темам, которые наиболее актуальны. к вашим текущим потребностям. Здесь вы можете перейти ко второй, третьей, четвертой, пятой и шестой частях этой серии.

Мы в Thomas верим в силу промышленности и, как и вы, помогаем ей расти и поддерживаем ее в Соединенных Штатах. Мы ценим вашу работу и рады начать это путешествие вместе с вами!

Дополнительная литература

Руководство по государственным закупкам для малых правительств:

Общее руководство по государственным закупкам:

Общее руководство по переходу в государственный сектор:

Еще из раздела Закупки