Как хранить чеки терминала: какой срок + передача в банк

Нужно ли хранить слипы от эквайринга

Слип – это чек по эквайрингу, который выдает POS-терминал (далее – терминал) после оплаты покупки/услуги банковской картой. Он является документом, относящимся к процессу эквайринга, соответственно несет в себе информацию о статусе, времени, месте платежа, данные карты, сумму сделки и др. Визуально слип-чек от кассового отличается тем что в нем не прописываются, например, данные о товаре. Печатается он в двух экземплярах, один продавцу, другой – покупателю.

Слип-чек от эквайринга

Нужно ли сохранять чеки по эквайрингу

Слип эквайринг необходимо хранить. Слип-чек, как и итог за смену является первичным документом, поэтому его нужно сохранять. Ситуаций, когда это может пригодиться масса:

• для разрешения спорных ситуаций с покупателем;
• для возврата денег покупателю. Для возврата, по сути достаточно иметь чек, который есть у покупателя, но для отчета понадобится экземпляр продавца;
• если был утерян Z-отчет, восстановить историю операций помогут слип-чеки;
• налоговый орган или банковская организация могут запросить разные бумаги, в том числе и эти;
• для бухучета. Данные о наличных и безналичных операциях отражаются в разных колонках.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Слип — это кассовый документ первичного учета. Согласно ч.1 ст. 29 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» такие материалы должны оставаться в сохранности у продавца в течение минимум 5 лет, причем отсчет начинается с 1-го января года, следующего за годом совершения операции. Z-отчеты с касс и терминалов тоже относятся к первичным документам и подпадают под требование этого закона.

Сколько надо хранить чеки по эквайрингу по договору. Обычно, согласно договору достаточно хранение чеков в течение 3-х лет. Период потребуется уточнять по каждому договору индивидуально.

Исключение — копии товарных и использованных чеков. Для них установлен срок в 10 дней.

Слип-чек нужно хранить

Чек эквайринга и кассовый чек различия

Слип-чек несколько проще, он отражает лишь информацию по безналичному платежу: статус операции, сумму покупки, данные пластиковой карты покупателя, дату, время операции (чек эквайринга обязательные реквизиты).

Такой чек печатается в двух экземплярах и не заменяет собой кассовый чек.

Кассовый чек содержит в себе данные:

• о покупках: список, количество и цену товара, ставки налогов по товарам, дата, время;
• о продавце: наименование, применяемую продавцом систему налогообложения, адрес, ИНН, ФИО кассира;
• налоговые данные: номер кассы (ККТ), номер фискального накопителя, номер, фискальный признак.

Частые вопросы

• Какой чек отдавать клиенту? Клиенту обязательно отдавать оба чека: и эквайринговый и кассовый;
• Можно ли уничтожить чеки от эквайринга? Нет, в течение 5 лет они должны быть у продавца;
• Как хранить чеки по эквайрингу? Так как эти документы печатаются на термоленте, они имеют свойство выцветать. Поэтому часто рекомендуется делать их ксерокопии, и складывать их по дате. Хранение слип-чеков закреплено законодательно. Однако условия и порядок хранения не прописаны, это на усмотрение организаций.

Статьи по теме

Статью «На какие условия обратить внимание при выборе эквайринга» читайте тут.

Как хранить документы по эквайрингу

Сдал на хранение

Решение установить на торговом предприятии POS-терминал связано с целым рядом организационных вопросов, один из которых: как хранить чеки по эквайрингу. Действующее законодательство говорит о том, что любая покупка, неважно как она была осуществлена, должна быть зафиксирована зарегистрированным ККТ. И на нее должен быть распечатан чек. Оплата банковскими картами должна проходить аналогично наличным платежам.

Однако для того, чтобы избежать двойного налогообложения, важно разделить платежи и проводить оплату по банковским картам таким образом, чтобы можно было сформировать отдельный Z-отчет. Такой подход позволит также упростить операции по учету.

Инкассация слип-чеков

По существующему регламенту, слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции. При этом итоги должны сверяться ежедневно. Делается это в конце кассового дня.

Слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции.

Вся документация, которая была сформирована в торговой точке, передается в установленном порядке в бухгалтерию компании. Бланк-сопровождение должен содержать следующую информацию:

• Название торговой точки (если их несколько).
• Дата формирования.
• Данные ответственного лица.

Сохранность документов

Законом оговорены определенные сроки хранения документации по эквайрингу. Они составляют три года. Для исключения рисков, связанных с утратой документов, порядок хранения и пересылки чеков, фиксирующих факт оплаты по кредитной карте, имеет устоявшийся регламент.

Сроки хранения документации по эквайрингу составляют три года.

Как подшивать чеки по эквайрингу, определяет сама организация. Необходимо заметить, что материалы, которые используются для их печати, чувствительны к свету. Хранить чеки нужно таким образом, чтобы они не выцвели. В противном случае документация может считаться непригодной или утерянной. А это может быть чревато неприятными для компании последствиями.

И снова вопрос: как хранить слипы по эквайрингу, чтобы этого избежать? В этом случае удобным может быть вариант использования низкого контейнера или коробки. Это не только позволит избежать повреждений, но и поможет систематизировать хранение.

Поскольку вероятность запроса со стороны банка-эквайра спустя три месяца резко снижается, документы могут быть переведены в архив.

Запрос документов

На протяжении всего периода договорных отношений банк-эквайер вправе попросить посредством запроса предъявить первичные документы, подтверждающие факт проведения транзакции с использованием банковских карт. Это могут быть:

• Оригиналы.
• Копии.
• Письменные объяснения, разъясняющие проведение операции.

Для этого банк направляет в адрес торгового предприятия запрос, в котором изложен весь перечень интересующей документации.

Срок исполнения требований банка составляет три рабочих дня с момента поучения запроса. Этого срока более чем достаточно, если документооборот в компании хорошо систематизирован. Если документы не будут представлены, банк вправе потребовать возмещения сумм, эквивалентных суммам, указанным в запросе.

Похожие статьи

Генерировать квитанции | Adyen Docs

Когда вы совершаете транзакцию Terminal API из приложения POS, ответ API включает данные квитанции. Он содержит значения, которые вы можете добавить к квитанции, которую вы распечатываете, показываете или отправляете по электронной почте своему покупателю.

Автономные терминалы не интегрированы в POS-систему. У них есть встроенный принтер, который автоматически распечатывает соответствующий чек.

Создание соответствующих квитанций

Карточные схемы предъявляют очень специфические требования к тому, что должно быть включено в квитанцию. Эти требования различаются в зависимости от схемы и страны и могут меняться. Квитанции, созданные Adyen, были сертифицированы как совместимые с карточными схемами, которые мы поддерживаем.

Мы настоятельно рекомендуем генерировать квитанции, используя данные квитанций, сгенерированные Adyen, без изменений.

Карточные схемы будут время от времени посещать магазины, чтобы убедиться, что квитанции полностью соответствуют требованиям. Несоответствующие квитанции могут привести к возврату платежа.

Если вы переопределяете эти данные квитанции или проверяете значения по жестко запрограммированному списку, вы несете ответственность за постоянное соблюдение требований схемы.

Данные о квитанции

Когда вы совершаете платеж с использованием нашего терминального API, результат платежа содержит

Объект PaymentReceipt . Этот объект включает в себя:

• CustomerReceipt : вы можете использовать эти данные для создания квитанции для покупателя.
• CashierReceipt : вы можете использовать эти данные для создания торгового чека. Вы также можете использовать эти данные для сбора подписи покупателя или в целях сверки.

Каждый чек состоит из нескольких пар ключ-значение, которые генерируются динамически в зависимости от:

• Типа транзакции.
• Результат. Например, одобрено или отклонено.
• Метод проверки держателя карты (CVM).
• Страна-эмитент карты.
• Страна вашего магазина.
• Способ оплаты.

В следующей таблице показаны все ключи, которые могут отображаться в данных квитанции, сгенерированных Adyen.

Ключ	Описание
Заголовок1	Первая строка заголовка квитанции. Вы можете настроить это.
заголовок2	Вторая строка заголовка квитанции. Вы можете настроить это.
акк	Отклонить криптограмму, сгенерированную картой.
тип счета	Банковский счет, используемый для авторизации. Например, текущий или сберегательный счет.
дополнительные данные EmvData	Комплект деталей ЭМВ.
помощь	Идентификатор приложения (продукт схемы).
одобрено	Окончательное состояние одобренных транзакций.
отказ	Окончательное состояние отклоненных транзакций.
пустота	Конечное состояние транзакций, отмененных продавцом, покупателем или терминалом.
атк	Счетчик транзакций приложения.
Код авторизации	Код авторизации от эмитента.
аутсреспонсекоде	Код ответа авторизации от эмитента.
идентификатор покупателя	Идентификация кошелька, используемого для авторизации.
картхолдерЗаголовок	Индикатор типа чека. Например, КОПИЯ КАРТОЧКИ (или локализованный текст).
имя держателя карты	Имя держателя карты. Этот ключ отсутствует по умолчанию. Когда он включен, он включается только в чек продавца. Чтобы активировать этот ключ, свяжитесь с нашей службой поддержки POS.
тип карты	Определенное терминалом значение для типа карты.
сумма кэшбэка	Сумма, которая должна быть предоставлена ​​покупателю наличными.
благотворительностьСумма	Сумма, пожертвованная покупателем на благотворительность.
код	Информационные данные криптограммы.
кнпй	Идентификационный номер, выданный для Национального реестра юридических лиц.
currentBalanceAmount	Баланс на банковском счете держателя карты.
cvmRes	Если применимо, указывает, что PIN-код был проверен.
dcexpl	Объяснение процесса DCC для получения согласия покупателя.
dccmarkup	Надбавка к исходному обменному курсу для ДКК.
ставка	Обменный курс, используемый для расчета конвертации DCC (включая наценку).
dccshopperamount	Сумма после преобразования DCC.
источник постоянного тока	Источник базового обменного курса (прокси Adyen, без наценки).
Сумма скидки	Скидка, примененная продавцом.
Дата истечения	Срок действия карты. Если вы хотите
наполнитель	Универсальный наполнитель для создания блоков элементов, которые сочетаются друг с другом.
сумма чаевых	Сумма вознаграждения.
середина	Идентификация продавца.
Ссылка	Ссылка на транзакцию, определяемая продавцом.
исходная сумма	Начальная сумма транзакции до вознаграждения, корректировок и т. д.
кастрюля	Последние четыре цифры маскированного PAN.
PanSeq	Порядковый номер PAN или порядковый номер выпущенной карты.
Способ оплаты	Способ оплаты на уровне бренда или схемы, предоставленный Adyen. Например, виза , маэстро .
Метод оплатыВариант	Способ оплаты на уровне продукта, предоставленный Adyen. Например, visastandarddebit , vpay .
posEntryMode	Метод получения PAN, например ICC, NFC, MSR или MKE.
предпочтительное имя	Определяемая эмитентом метка для приложения на карте.
Тип продукта	Продукт, используемый для оплаты, например кредит или дебет.
тд	Аппаратный (терминальный) идентификатор отправлен в схемы.
сохранить	Сообщение об удержании.
р-н	Справочный номер поиска.
стан	Номер аудита трассировки системы.
тд	Идентификатор терминала.
токенTxVariant	Описание варианта токена, например ApplePay или SamsungPay.
общая сумма	Общая сумма для дебетования или кредитования.
txdate	Конечная дата транзакции в местном часовом поясе.
TXRef	Ссылка на транзакцию, предоставленная продавцом.
время передачи	Терминальное время транзакции в местном часовом поясе.
тип сообщения	Тип транзакции: ТОВАРЫ_УСЛУГИ, ВОЗВРАТ и так далее.
кошелекDccAmount	Сумма после применения DCC по схеме.
кошелекDccRate	Скорость, применяемая схемой для расчета DCC.
кошелекOperationType	Аналогично Метод оплаты . Например, alipay или wechatpay .
кошелекTransactionReference	Ссылка, что схема назначена транзакции.
сиглайн	Строка для указания подписи должна быть размещена над ней.
подпись	Место для подписи покупателя на чеке продавца.
торговецSigline	Строка для подписи продавца на чеке покупателя.
спасибо	Сообщение «Спасибо» (или локализованный текст).
QRCode	Значение QR-кода. Вы можете настроить это.

Отображение виртуальных квитанций

Если вы используете широкоэкранный мультимедийный платежный терминал, такой как M400, вы можете отображать позиции или квитанции на дисплее терминала.

Терминалы со встроенным принтером

Некоторые платежные терминалы, например V400m или V400c, имеют встроенный принтер. Такие терминалы автоматически распечатывают чек, используя данные чека Terminal API.

При желании вы можете добавить логотип вашей компании к этой квитанции.

Если вы не хотите печатать чек на терминале, укажите в своих платежных запросах опцию тендера ReceiptHandler . Без этой тендерной опции терминал со встроенным принтером распечатает чек. При таком варианте тендера терминал со встроенным принтером не распечатает чек. Затем вы можете позволить своему приложению POS отправить данные чека на принтер чеков или отправить чек покупателю по электронной почте.

Чтобы позволить покупателю решить, печатать ли чек:

См. также

Настроить квадратные квитанции | Центр поддержки Square

О чем эта статья?

Вы можете настроить внешний вид квитанций для клиентов на своей онлайн-панели Square Dashboard. Если у вас несколько местоположений, вы можете настроить внешний вид квитанции для каждого из них.

Чтобы сделать это из онлайн-панели Square Dashboard:

1. Перейдите к Учетная запись и настройки.

2. Нажмите Бизнес-информация > Квитанция.

Примечание : С этой страницы можно управлять внешним видом цифровых квитанций. Описательные квитанции помогают клиентам узнавать покупки и предотвращать спорные платежи.

Параметры настройки

Опция	Описание	Цифровые квитанции	Печатные квитанции	Счета
Логотип	Выберите уникальную графику, олицетворяющую ваш бизнес.	✔	✖	✔
Фирменный цвет	Выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бизнес.	✔	✖	✔
Информация о товаре	Включите описания товаров, чтобы помочь покупателям запомнить покупки.	✔	✖	✔
Офис	Помогите клиентам вспомнить, где была совершена покупка, указав ваш служебный адрес.	✔	✔	✖
Контактная информация	Добавьте свой номер телефона и URL-адрес веб-сайта.	✔	✔	✔
Политика возврата	Добавьте правила возврата, обмена или отмены.	✔	✔	✔
Пользовательский текст	Введите настраиваемые сообщения, чтобы включить объявления или специальные акции.	✔	✔	✔

Важное примечание о офисах

• В настройках учетной записи в онлайн-приложении Square Dashboard или Square POS вы можете обновить название своей компании и местоположения. Название вашей компании и местонахождение Название компании не должно часто меняться. В зависимости от изменения имени, которое вы вносите, ваша учетная запись подлежит проверке.

• Карты расположения предприятий не будут отображаться в квитанциях по платежам, введенным вручную.

Наконечники с логотипом чека

• Ваш логотип должен быть не менее 200 пикселей в ширину и 200 пикселей в высоту. Если вы выберете полный логотип, он должен быть не менее 1280 пикселей в ширину и 648 пикселей в высоту для просмотра в высоком разрешении.

• Максимальный размер напечатанного логотипа: 400 пикселей в ширину и 200 пикселей в высоту.

• Логотипы в рамке работают везде в Square. Полноразмерные логотипы можно отображать на больших полотнах, например в заголовке квитанции.

• Логотип печатной квитанции должен быть строго черно-белым, без каких-либо цветов или оттенков серого.

• Изображение логотипа, отображаемое на панели управления, будет похоже на распечатанный логотип.