Дедлайнов что это: Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Что такое дедлайн, значение слова, его определение

Обновлено 05.10.2017.
Слово «дедлайн», в буквальном переводе с английского (deadline) означает «мертвая линия» и используется для обозначения предельного срока выполнения какого-либо действия, после наступления которого это действие уже теряет смысл. Например, вы спешите, чтобы не опоздать на поезд, но после того как время его отправления наступило, можно уже не спешить – поезд-то уже ушел!
Этот термин часто используется среди программистов для описания общего настроения в команде разработчиков накануне наступления срока сдачи проекта.

Нередко складывается ситуация, когда на последние 10% времени, отведенного на выполнение проекта, остается 90% объема работ. Если команда уложится вовремя – всех ждут премии, благодарности и прочие блага от вышестоящего начальства. А если нет – фирму ожидают штрафные санкции, а сверху вниз покатится волна всяческих неприятностей. Все спешат, просиживают на работе ночи и выходные, нервничают, уже ищут виноватых в возможном провале.

Все это можно не описывать любому человеку, имеющему дело с выполнением проектов. Ему достаточно сказать: «У нас – дедлайн!». И он все поймет.

Что такое дедлайн?

Дедлайн (deadline) — это окончательный, утвержденный срок сдачи проекта. Либо же просто, конечная дата или время, когда действие должно завершиться, иначе, если просрочить и заступить за эту черту, то действие уже не будет иметь смысла. Будет бесполезно.

Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно. Если же нет, то эффект может быть обратным. Когда время, отведенное на выполнение работ нереально мало, может сложиться такое отношение: «Зачем стараться – все равно не успеем!». А если сроки непомерно завышены: «А куда торопиться – у нас еще уйма времени!». В результате складывается та самая ситуация 10 – 90%, и дедлайн будет суровым.

Вот почему в любом проекте так велика роль проект-менеджера. Он должен уметь реально оценивать объемы работ и сроки, потребные для их выполнения. Разбивая работу на этапы, он назначает исполнителям промежуточные дедлайны, строго контролируя их соблюдение, не давая исполнителям расслабляться, но и следя при этом, чтобы скорость работы не пошла в ущерб качеству. Если работу удастся организовать таким образом, дедлайн не превратится в кошмар, и релиз будет сдан вовремя.

Дедлайн — что это + простыми словами + что значит

Людям, занимающимся фрилансом, часто приходится слышать такое слово, как дедлайн. По незнанию возникает вполне логичный вопрос о его значении. Слово кажется замудренным, на первый взгляд, но трансформация его в понятные и простые для нас синонимы позволяет быстро разобраться с определением.

Попробуем вместе разобраться и найти ответы на вопросы – дедлайн, что это значит, где уместно использовать это выражение, каким оно бывает, насколько важен вложенный в него смысл. Эта информация точно будет полезна каждому человеку, желающему научиться планировать свой день, успевать выполнять все дела и работу в срок.

Содержание статьи

Что означает дедлайн?

Это выражение относительно недавно стало использоваться в деловой лексике, но быстро стало популярным и востребованным в офисном «разговорнике». Возможно, учитывая происхождение слова, оно звучит хлестко и сразу же характеризует человека, употребляющего его, как знающего, продвинутого, современного представителя социума.

Чтобы ответить на вопрос «дедлайн, что это», нужно углубиться в историю происхождения слова и дословный перевод. Итак, в английском языке оно звучит как deadline. Переводится как «крайний срок», «мертвая линия», «последний рубеж».

Обращаясь к истории Америки, можно узнать, что бытует мнение о происхождении deadlines, как о границах американских тюрем, которые не позволяли заключенным выходить за пределы самого места заключения. Такое же значение носили границы, ограничивающие доступное для свободного передвижения заключенных пространство.

Где сейчас используется термин дедлайн

Его зачастую используют в своем лексиконе фрилансеры, дизайнеры, коммерческие менеджеры, учащиеся университетов и средних учебных заведений. А также журналисты, бизнесмены, спортсмены, копирайтеры.

Сейчас американцы вместо обозначения термином границ тюрем, используют слово дедлайн в качестве определения временного интервала, отведенного для выполнения любой работы. Задавать эти сроки может заказчик, преподаватель, начальник.

Рассмотрим значение термина на примере его употребления. «Если я просрочу дедлайн, то мне не выплатят премию», «Редакторы постоянно мучают нас короткими дедлайнами», «Сегодня я не пойду к вам на вечеринку, потому что завтра стоит дедлайн сдачи курсовой работы» и т.д.

Как видите, слово применяется не только в профессиональной лексике офисных работников, но и в решении простых бытовых вопросов.

Виды дедлайна

Дедлайн – это главенствующее понятие в любом проектном менеджменте, который занимается разработкой стратегических решений по созданию новых продуктов. Это определение отвечает за установку сроков выполнения проекта, в противном случае малейшее опоздание хотя бы на минуту чревато лишением премий, штрафами и т.д.

Перед командой стоит задача – выполнить проект в указанный срок, на него и ориентируются все люди, занимающиеся его разработкой.

В бизнесе дедлайн может быть срочным или этапным.

1. В первом варианте на выполнение поставленной задачи отводится всего несколько дней, а то и часов.
2. Во втором случае весь проект разделяют на несколько важных этапов, которые при выполнении контролируются руководителем.

Подробнее об этом расписано в книжке Томаса Демарко о проектном менеджменте и бизнес-аналитике.

Минусы ограничения времени

Несомненно, у дедлайна есть недостатки. Они зависят от работодателя и самого исполнителя.

• Первый минус – это стресс, самый негативный фактор мотивации. Если срыв сроков происходит по своей вине, человек начинает нервничать. Несколько неудач грозит стрессом. А систематичная просрочка с выговорами оборачивается депрессией. Поэтому то, что у него получалось ранее хорошо, будет выходить из рук вон плохо.
• Для работодателя ограничение во времени грозит потерей времени и денежных средств. Это происходит при выставлении некорректных сроков, когда исполнитель даже при максимальном старании не мог бы выполнить задание. Тут может быть, конечно, и ошибка исполнителя. Но пожинать плоды будет заказчик, лишенный денег, потерявший время.

На этом минусы заканчиваются. Если контролировать постановку конечных сроков и исполнительность работников, то избежать просрочек сможет каждый. Так что deadline – это вещь нужная, позволяющая контролировать рабочий процесс и вмешиваться, если что-то идет не по плану.

Реально ли повысить продажи с помощью дедлайна

Разобравшись в ответе на вопрос «дедлайн, что такое», можно уверенно говорить о том, что это понятие применимо и в торговле. В коммерческих офферах и предложениях его используют для привлечения внимания потребителей к тому или иному продукту с целью повышения продаж.

Это распространяется на акционные предложения и скидки. Интернет и оффлайн магазины так и призывают вас сделать покупку, говоря об акциях. Если ты не успеешь купить до указанного срока истекания спецпредложения, то придется платить вдвойне. Или, например, купить инфопродукт с 50-процентной скидкой можно только после презентации. И такая стратегия работает!

Мощность организаторского фактора Deadline

Нередко стратегия дедлайна используется в спорте. Например, в бодибилдинге или легкой атлетике. Чтобы поучаствовать в соревнованиях, нужно вовремя подать заявку и оплатить сервисный сбор. Или же в футболе после окончания трансфертного периода тренерскому составу отводится всего месяц на проведение сделок о перепродаже и приобретении футболистов.

Такую же картину можно наблюдать и при проведении фестиваля Hollywood Film Festival, где дается шанс молодым режиссерам проявить себя, создав короткометражный фильм. Только и тут сроки подачи заявки с копией работы ограничены. Все упирается в deadline.

Будь то промежуточный или конечный временной срок, он используется всеми людьми, планирующими свои цели. Только вот они называют это прочно окончательным сроком. Хотя сюда же применимо наше заветное позаимствованное у американцев слово. Даты и время соблюдаются даже теми, кто не имеет непосредственного руководителя или заказчика, выставляющего сроки.

Дедлайн используется во всех сферах жизнедеятельности человека, например:

• доктора назначают сроки оперирования, после истечения которых какие-либо вмешательства хирурга не будут иметь смысла;
• учителя дают определенное количество дней или часов для написания курсовой, сочинения, изложения, дачи ответов на экзаменационные вопросы и прочее;
• чиновники говорят об определенных сроках реализации законопроекта или сдачи документов.

Если оговоренное время будет игнорироваться, то вся работа будет проделана впустую. И это вполне логично. Если пассажир, купивший билет на 12:00, опаздывает и пребывает на вокзал в 12:05, то никто не виноват. Придется ждать следующий, ведь поезд просто отправился по расписания. Остается лишь винить себя в несобранности, безответственности, непунктуальности, пережив при этом немалый стресс.

И такой эмоциональный дискомфорт переживает каждый, кто не умеет правильно распоряжаться своим временем, продуктивно организовывать работу, игнорируя дедлайн. Если бы все логисты и диспетчера аэропорта работали без установленных сроков, то это могло бы перерасти минимум в бардак, максимум в катастрофу.

Где применяются дедлайны

Дедлайны применяются во всех сферах жизнедеятельности. Даже к простому графику работы можно применить этот термин. Если работнику нужно прибыть к 9 часам, то выйти из дома следует заранее, учитывая режим общественного транспорта, пробки, чтобы успеть на работу.

Или же вы решили купить квартиру в новостройке, а строительство еще не окончено. В договоре указываются сроки сдачи проекта. Такой дедлайн нарушать также нельзя. Но чаще всего это понятие применяется в иных сферах:

1. Реклама и маркетинг, этот пример мы уже рассматривали, рассказывая о скидках и последних днях акций.
2. Законодательство, это распространяется на штрафы, коммунальные платежи, срок исковой давности и т.д.
3. Журналистика, тут все несколько жестче, если не укладываешься в рамки, то потери несет вся компания. Например, журнал должен появиться на полках магазина в 9:00 понедельника, значит, в редакцию его сдают до субботы, в печатное издательство до воскресенья.
4. Конкурсы, все они проводятся в определенные сроки. При этом работы принимаются за несколько дней до поведения конкурса. Это позволяет вовремя отсеять тех, кто не хочет прилагать усилия для получения главного приза.

Нельзя обойти стороной и фриланс. Тут дедлайны самые жесткие. Особенно, если это не простое биржевое сотрудничество, а официальное с заключением договоров. В таком случае не отделаешься нарушением репутации, все грозит немалыми штрафами.

Что становится причиной нарушения дедлайнов

Нарушение дедлайна зачастую связано с личными причинами. И они могут быть самыми разнообразными. Например, болезнь, нежелание делать это раньше срока, лень и многое другое.

Разобравшись в причинах, можно понять, как укладываться в сроки при решении вопросов по работе или реализации срочных проектов.

Согласно экспертному мнению Ричарда Бояциса, большой стресс при ограничении времени закрывает человека для поиска способов решения проблем. Проявит нестандартное мышление с таких ситуациях фактически нереально.

Мы оказываемся неспособными предложить даже обыкновенные идеи. Но говорить о вреде дедлайна тоже нельзя. Достаточно научиться справляться с подобными ситуациями, учитывая некоторые особенности.

Как цейтнот лишает нас адекватности

Интересные идеи и необычные задумки настигают нас врасплох и зачастую не по графику. Логично, что даже команда самых великих умов не сможет уложиться в двухчасовой дедлайн при создании удивительной маркетинговой кампании.

Недавно Тереза Амабайл (профессор школы бизнеса в Гарварде) сделала интересный вывод, проанализировав настроение людей, качество работы и прочие факторы. Несмотря на ограничение сроков выполнения, люди, сдающие не креативные проекты в сжатые сроки, считают, что справляются они вполне хорошо, демонстрируя максимум своей творческой энергии.

Вам может казаться, что вы показали верх фантазии и креативности, предлагая на самом деле банальность и посредственность.

Дедлайн – помощник концентрации

Употребление сжатых сроков давит на исполнителей. Мозг, находящийся в поиске новых идей, концентрируется на определенной задумке и начинает креативить в эту сторону. Таким образом, все неактуальные идеи отпадают. Можно уверенно говорить о том, что дедлайны помогают навести порядок в мыслях и делах.

Например, на психологическом уровне вы согласны с собой, что ноутбуку, требующему замену, еще можно поработать. Дедлайн позволяет расставить нужные акценты, опустив некоторые беспокоящие мелочи.

Также нужно понимать, что творчество – это не то, что имеет значение в некоторых делах. Например, если вы спортивный репортер, вам нужно срочно преподнести читателям информацию об исходе матча. Они ждут только этого, а не творчества и креатива.

Личные дедлайны

Если вы хотите все успеть в срок, то можно поставить собственный дедлайн для работы. Это позволит сосредоточиться на поставленной задаче, забыв о внешних факторах. Например, вам нужно написать статью к 18:00, у вас осталось 3 часа на выполнение.

Можно разбить весь проект на части по часу, поставив четкие грани, какое число символов должно быть написано через 60 минут. Это позволит скорее справиться с задачей и успеть все в срок.

Стоит отметить, что некоторым людям гораздо проще работать в условиях дедлайнов. Например, репортеры. Они прекрасно знают, к какому времени необходимо опубликовать новость, поэтому всегда укладываются в сроки. Другим же наоборот требуется беспощадный контроль. Дедлайн становится эффективным для этого инструментом.

Чем страшен дедлайн для завтрашников

Выполнение проекта в установленные сроки для любого фрилансера, менеджера, маркетолога – это закон. Жестко ограниченный временной интервал – высокоэффективный инструмент планирования, позволяющий взрастить в себе дисциплинированность.

Несмотря на это, четверть сотрудников офиса или фрилансеров – это хронические прокрастинаторы. Они кормят своих работодателей или заказчиков завтраками, переносят сроки, говорят о выполнении задачи потом.

Несомненно, есть люди для которых экстренные сроки выполнения проекта – лучший пинок для быстрой работы, такие условия для них приемлемы, от реализации задачи за несколько часов они получают колоссальное удовольствие и немалую дозу адреналина. Но зачастую для прокрастинаторов это в порядке вещей – просрочка. Такие люди обладают характерными привычками:

• оплачивают счета в последний день или даже час;
• покупают подарки на новый год 31 декабря;
• сдают квартальные отчеты на последних минутах, перенося сроки изо дня в день;
• собираются на работу спешно, потому что встают поздно и т. д.

Чтобы наверстать упущенное время, прокрастинаторы начинают усиленно работать в стрессовом режиме, о качестве выполнения работ и речи быть не может. Они идут в магазин, но постоянно смотрят на часы.

Для нормального ведения дел психологи рекомендуют завтрашникам вести ежедневник. Роспись дня по часам и минутам, следование плану – все это позволит избежать поспешности в крайние сроки.

Если вы заядлый прокрастинатор, то настройка напоминаний, ведение календаря в Yandex поможет все успевать к дедлайну. Для себя нужно выставлять четкие временные границы, не упуская мелочи из виду. Тогда и сетовать на забывчивость или короткий день не придется.

Можно ли научиться успевать все делать в срок

В деловом сленге нередко используются фразы, получившие название «рунглиш». В одной предложении офисные работники умело сочетают английские и русские слова. К подобным выражения стоит отнести «пофакапить дедлайн», что означает – сдача заказа позднее установленного времени. Причиной тому становится безнаказанность, ведь далеко не всегда за «преступлением» следует наказание. Руководство просто спускает все на тормоза. Но научиться успевать все делать в срок может каждый.

Есть три действенных способа:

• взятие ответственности;
• объективная оценка способностей;
• редлайн.

Познакомимся с каждым из способов поближе, чтобы научиться успевать делать заказы, задания, работу, проекты к дедлайну.

Берем на себя ответственность

Такой вариант актуален, если вы работаете в команде, где каждому сотруднику выдается своя задача и обязательства, сказывающиеся на общем результате. Если проект большой, то нужно разделить его на мини-дедлайны с промежуточными сроками сдачи и дальнейшей фиксацией достижений.

Маленькие дедлайны – инструмент для контроля процесса и подстегивания себя к действиям. Примечательно, что подобный метод хорош даже для тех самых злосчастных прокрастинаторов.

Люди начинают понимать, что невыполнение поставленной задачи в крайний срок вредит собственной репутации и всей команде. Коллегам приходится напрягаться вдвойне, но и похвалу они получат в таком же размере. А вам останется только взят на себя ответственность за просрочку.

Объективная оценка возможностей

Мы часто переоцениваем себя, что приводит к срыву сроков. Для понимания объемности отведенного времени на процесс нужно логически просчитать в уме, реально ли создать и реализовать проект к сроку.

Например, выполнить план по продаже, взять интервью, написать заметку, книгу и т.д. Зная свою скорость работы, можно легко понять, хватит ли отведенного времени с точностью до секунды на выполнение задачи.

Ради интереса можно поэкспериментировать, чтобы убедиться, насколько расчеты совпадают с реальными действиями. Конечно, можно постараться и успеть в срок. Но лучше сразу оговорить сроки с заказчиком или руководителем, выпросив для себя еще несколько, часов, дней, оставив время на проверку качества и исправление недочетов.

Прибегаем к редлайну

Редлайн предшествует дедлайну. В переводе с английского это слово означает «красная черта». Термин часто употребляется бизнесменами, желающими исключить риски.

Назначается предварительная дата сдачи проекта для внутренней проверки готовности. После этого проект отправляется на доработку и коррекцию ошибок с окончательной сдачей в уже установленный дедлайн.

В таком случае риск подвести коллектив, заказчика, начальника и даже самого себя минимален.

Правила не нарушения дедлайнов

Несмотря на то, что вы будете знать, какие факторы способствуют соблюдению сроков, что оправдывает завтрашников, нарушение дедлайнов вредит репутации и доставляет неудобство коллегам. Научиться бороться с привычкой просрочки можно, если придерживаться простых правил:

1. Принятие факта того, что вы не можете делать несколько дел одновременно. Нужно постоянно работать над собой, не переоценивая собственные возможности, считая себя высокопрофессиональным специалистом.
2. Предварительный расчет времени на выполнение поставленной задачи. Отслеживайте собственное время, научитесь понимать, сколько у вас обычно уходит часов или дней на аналогичный проект. Закладывайте изначально это время в срок с небольшим запасом.
3. Честная разборка с личными причинами срыва дедлайнов. Иногда это перерастает в хроническую «болезнь». Вылечить ее можно определив причины. Например, вы отрицаете существование проблемы, постоянно заняты другими делами. Или беретесь за невыполнимые для себя задачи, легко отвлекаетесь, постоянно нарушаете обещания.
4. Начало работы сразу после взятия проекта. Затягивать с этим процессом не нужно. Даже, если вы оставите часть на потом, основное уже будет сделано. Проведите базовые исследования, подготовьте файлы, сделайте для себя заметки, которые станут основой работы. Если же задачи вовсе небольшие, то беритесь за них сразу, сдавая ранее установленного дедлайна.

Придерживаясь этих простых правил, вы сможете понять, что дедлайн – не такое уж страшное слово для тех, кто работает с проектами. Ведь дедлайн, что это простыми словами? Это инструмент, заставляющий работать усерднее, получая приятные дивиденды в ответ, если вы успеете выполнить работу к конечному сроку.

А на этом все.  Подписывайтесь на нашу рассылку здесь и в яндекс дзен. Потому что так вы не будете пропускать полезные материалы.

Читайте также:

Что такое дедлайн в жизни

Фото: shutterstock.com: UGC

Наверняка каждый человек хоть раз в жизни сталкивался с понятием «дедлайн». Часто работа, на которую отведено несколько дней, выполняется в последние часы. Давайте разберемся, что такое дедлайн и как его использовать в повседневной жизни.

Дедлайн: что это значит

Дедлайн — это крайний срок для выполнения какого-либо задания. Часто такой термин используется в работе, чтобы дисциплинировать сотрудников и запустить рабочий процесс.

Как правило, разделяют два вида дедлайна — мягкий и жесткий. Разница их состоит в том, что жесткий дедлайн не предусматривает никаких компромиссов, а задание сдается точно в срок.

Но зачем нужно устанавливать рамки, которые вызывают стресс? Рассмотрим плюсы дедлайнов:

• Максимально точно выполненное задание.

Читайте также

Дева – знак зодиака: дата, характеристика, совместимость

Бывает, что стресс делает людей растерянными. Однако подавляющее количество людей в стрессовой ситуации начинают мыслить рационально, становятся внимательнее, таким образом, выполняют работу качественнее.

• Концентрация и самодисциплина.

Когда сроки поджимают, нет времени заниматься отвлекающими делами. Внимание сосредоточено на основной работе, следовательно, развивается самодисциплина.

• Удовольствие от проделанной работы.

Чем больше труда вложено в работу, тем приятнее ее заканчивать.

Но если в трудовой деятельности и обучении дедлайн необходим, то нужен ли он в повседневной жизни?

Фото: twitter. com: UGC

Читайте также: Как мотивировать себя учиться?

Дедлайн в жизни: что это такое

Желание увеличить собственную работоспособность — огромный шаг к успешной жизни. Вспомните, сколько интересных событий и возможностей было упущено из-за неправильного планирования времени.

Читайте также

Как избавиться от лени: 10 простых способов

Склонность откладывать все на потом или затягивать дела может быть вызвана следующими факторами:

• неуверенностью в своих силах и способностях;
• любовью говорить, а не делать;
• излишним перфекционизмом;
• желанием получить удовольствие от работы, не нацеливаясь на результат.

Согласны, побороть эти качества непросто. Но следует начать с минимума — научитесь планировать личное время. В этом помогут простые жизненные правила:

1. Отмечайте важные даты. Календарь не даст забыть о первостепенных делах.
2. Не распыляйте внимание на мелочи и не берите в работу сразу несколько дел.
3. Если присуща склонность выполнять все в последний момент, попробуйте использовать это качество с пользой. Разбейте срок выполнения запланированной работы на промежуточные дедлайны.
4. И главное, никогда не откладывайте на завтра то, что можете сделать сегодня.

Читайте также

О чем говорить с парнем на первом свидании?

Фото: sovets.net: UGC

Конечно, все люди разные, да и к выполнению поставленных задач требуется разный подход. Но дедлайн в качестве способа дисциплины — это основа современной жизни.

Читайте также: Что такое kpi сотрудников и как с ним работать

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/relationship/1759296-cto-takoe-dedlajn-v-zizni/

Дедлайн — друг или враг

Если Джоконду нужно было создать за месяц, Леонардо да Винчи дописывал бы её в ночь перед сдачей. Знакомо, не так ли? А ведь компании использующие тайм-менеджмент и четкое планированные, работают эффективней и качественней. Тогда, почему для одних дедлайн — это возможность быстро достичь своих целей, а для других — усталость, недосып и постоянная нехватка времени?

Мы поможем понять, что такое “дедлайн”, почему он горит, как выполнять задания вовремя и почему не хватает на все времени.

Содержание:

1. Что означает слово “дедлайн”?

2. Дедлайн в тайм-менеджменте

3. Плюсы и минусы установки дедлайна

4. Как успеть выполнить работу в срок без стресса

Что означает слово “дедлайн”?

Дедлайн или deadline — это финишная черта, которую проводят в самом начале работы. К осени, на следующей неделе, завтра, в 12:00 — все это можно считать дедлайном. Ведь справится с заданием нужно в указанный термин и не днем позже. Сейчас у дедлайна есть много синонимов: поджимающие сроки, цейтнот, аврал, сдать ко вчерашнему вечеру. Но суть одна — заметили в толпе уставшего человека с чашкой кофе в трясущихся руках, знайте, у него горит дедлайн.

С английского “dead-line” дословно переводится, как “мертвая линия”, а использовали этот термин далеко не для мотивации сотрудников. Во время гражданской войны в США военнопленным запрещалось близко подходить к ограждению лагеря. Существовала линия, тот самый deadline, пересечь которую означало получить пулю. Сейчас, за несоблюдения сроков расстрел не предусмотрен, но одержать репутацию безответственного сотрудника можно очень легко. Тогда, если дедлайны вызывают столько стресса, зачем они нужны и в чем секрет продуктивной работы?

Дедлайн в тайм-менеджменте

Мы уже не раз говорили о том, как важно уметь управлять собственным временем. Планируя свои действия, мы четко знаем, как, а главное, когда сможем достичь своих целей. Именно поэтому, дедлайн — это важная составляющая тайм-менеджмента.

Существует несколько типов дедлайна:

1. Мягкий (возможны некоторые отклонения от графика)
2. Жесткий (задача должна быть выполнена в указанный срок)
3. Супер-жесткий (время на выполнения задания крайне мало)

 К примеру, Илон Маск всегда ставит амбициозные, на первый взгляд, невыполнимые дедлайны для работников своих компаний. Такая стратегия, по его мнению, лучше мотивирует сотрудников, вследствие растет продуктивность, а на решение самых сложных задач уходит меньше времени. И главный секрет вовсе не в требовательности начальства и жесткости дедлайнов, а в работе нашего мозга. Ведь по закону Паркинсона, работа занимает все отпущенное на нее время. То есть, справиться с одним и тем же заданием мы можем как за 2 часа, так и за 2 недели. А если сроки не обозначены, вероятность того, что работа вообще будет завершена, минимальная. Тогда, самое время воспользоваться дедлайном.

Плюсы и минусы установки дедлайна

Чтобы полностью понять суть и важность дедлайна, нужно учесть все его достоинства и недостатки.

К плюсам относятся:

• Мотивация. Ведь нет чувства приятней, чем когда все дела завершены успешно, а личное время не тратится на доработку отложенных дел.
• Концентрация. Наш мозг работает эффективнее и продуктивней в жестких условиях. И у нас попросту нет времени на прокрастинацию.
• Дисциплинирование. Четкие рамки дедлайнов формируют у нас чувство ответственности к работе и желание уложиться в срок.
• Контроль. Разбитые на дедлайны задачи легче отследить, чем переделывать весь проект.

 Казалось бы, дедлайн — волшебная таблетка для успешности любой компании. Но только при условии его грамотной постановки. В ином случае, карета превращается в тыкву, а все плюсы дедлайнов — в минусы.

Возможные минусы установки дедлайнов:

• Стресс. Боязнь не справится с заданием вовремя, паника из-за приближения даты сдачи проекта, бессонница, усталость… Как следствие, снижение продуктивности, а иногда, и вовсе желание работать.
• Ухудшение качества работы. При объективном недостатке времени на выполнение задачи страдает именно качество конечных результатов.

Именно поэтому, важен не только сам дедлайн, но и грамотный подход к планированию заданий.

Как успеть выполнить работу в срок без стресса

Чтобы слово “дедлайн” не вызывало изшинего напряжения и желания потянуться за очередным успокоительным, нужно правильно оценить свои возможности (или возможности сотрудников), а также знать несколько полезных лайфхаков, от которых дедлайны все же перестанут гореть.

1. Разделите большую цель на несколько маленьких и “ешьте” по одной лягушке в день.

2. Пишите план, так как удержать в голове всю информацию крайне сложно.

3. Напоминайте себе о приближении дедлайна.

4. Работайте с тайм-трекерами. К примеру, простой тайм-трекер Checkiant позволит вовремя среагировать, если у сотрудников возникнут проблемы с дедлайнами.

Если дедлайны установлены с умом и пользой, они непременно станут залогом успешной сдачи проекта.

 

 

 

 

Читайте также:

Самые продуктивные часы работы мозга

Ловушки времени и как бороться с ними

6 примеров применения тайм-трекера Checkiant в работе компании

 

Дедлайн — что это значит? Примеры употребления

Автор Алёна Краева На чтение 4 мин. Опубликовано 27.02.2018

Здравствуйте, дорогие читатели! Добро пожаловать на блог!

Дедлайн — что это значит? Раньше это слово могло звучать только на работе, а теперь всё чаще его употребляют и вне работы. Что точно означает слово дедлайн? Как переводится? Как его правильно употреблять? Вы узнаете из этой короткой статьи.

Дедлайн — перевод?

Слово Дедлайн происходит от английского Deadline, что буквально переводится, как  «dead» + «line», то есть «абсолютно, намертво» + «линия, граница».

Из такого безаппеляционного сочетания 2-х слов становится ясно, что речь идет о самом «предельном сроке», о «крайней черте», о «мертвой линии», за которую нельзя зайти.

Дедлайн — что это такое, значение слова?

Дедлайн – это самый крайний срок (обычно дата) выполнения какой-либо одной задачи или целого проекта.

Специалисты в области эффективного управления отмечают, что в тех компаниях, где принято устанавливать и контролировать промежуточные и окончательные дедлайны, сотрудники работают более продуктивно.

В каких сферах применяется термин Дедлайн?

• В рекламе часто используется ограниченный срок действия предложения. Это стимулирует клиента быстрее принять решение о покупке. Такое предложение рекламщики называют: оффер с дедлайном.
• В сфере управления проектами слово Дедлайн едва ли не самое популярное, потому что проекты обычно имеют план внедрения, которому следует вся команда. В этом плане расписаны Дедлайны, как промежуточных задач, так и окончательный Дедлайн сдачи проекта заказчику (например, разработка и передача Заказчику программного обеспечения).
• У журналистов Дедлайн обычно бывает периодическим. Например, каждый понедельник журналист должен сдавать материал (статью) для издания.
• В сфере бизнеса Дедлайны бывают срочными и поэтапными. Срочный Дэдлайн часто предполагает двойную оплату сотрудникам компании, так как связан с тем, что заказ должен быть выполнен максимально быстро. Поэтапный Дэдлайн предполагает разбивку большой задачи на подзадачи. Руководство контролирует выполнение промежуточных задач.
• В спорте также есть дедлайны, например, срок, до которого игрок может перейти в другую футбольную команду.
• Можно сказать, что термин Дедлайн применим абсолютно ко всем сферам деятельности. Когда мы составляем свой список личных целей, то тоже указываем дедлайны. А если у цели нет срока, то это не цель, а мечта.

Если у цели нет срока (=дедлайна), то это не цель, а мечта

Примеры употребления термина Дедлайн в повседневной жизни.

• Сорри, я не смогу сегодня пойти с вами на футбол, надо доделать диплом. Завтра дедлайн его сдачи…
• Боюсь останусь без гонорара, ведь я просрочил дедлайн сдачи серии статей…
• Наш шеф ставит нам абсолютно нереальные дедлайны…

Рекомендую к прочтению роман Тома Демарко «Дедлайн

»

Это роман об управлении проектами. Если Вы хотите погрузиться в атмосферу проектного менеджмента, хотите понять, что означает изнутри работа на больших проектах, в IT компаниях, если мечтаете работать проектным менеджером или бизнес аналитиком, либо уже работаете в этой сфере, обязательно прочтите этот роман.

Я сама работала на больших проектах и могу сказать, что автору очень реалистично удалось передать атмосферу проекта, атмосферу жизни в состоянии постоянных Дедлайнов!

Книгу можно читать онлайн бесплатно. Вот ссылка: Том Демарко «Deadline роман об управлении проектами» скачать бесплатно >>>

Быстро ознакомиться с книгой можете прямо в статье: 

Резюме

Надеюсь, статья «Дедлайн — что это значит?» оказалась полезной для Вас. Вы можете использовать термин Дедлайн, чтобы подчеркнуть свою эрудицию.

Желаю всем легких дедлайнов в реализации идей и проектов!

Читайте блог, чтобы узнать, как изменить свою жизнь к лучшему!

Предлагаю Вам напоследок посмотреть это полезное видео, как мудро проводить время с максимальной пользой, как не тратить время впустую:

Алёна Краева

SMARTБЛОГ

5 шагов к разрешению ситуации

***

Итак, вы пропустили дедлайн — точка невозврата пройдена, и советы в стиле «как этого избежать» маршируют в мусорное ведро. К слову, когда-то мы писали, как предупредить срыв сроков. Но что предпринять, если уже поздно? Для начала возьмите себя в руки: это не конец света, и все мы хоть раз допускали подобные ошибки. Вот что нужно сделать:

1

Не отмалчивайтесь

Да, пропустить дедлайн страшно. Да, не хочется вылететь. Да, выставить себя неквалифицированным сотрудником — тоже такое себе. Но вы всё равно должны рассказать о проблеме, и чем скорее, тем лучше.

Не ждите когда всё заполыхает, не отмалчивайтесь и сообщите о проблеме всем заинтересованным лицам — тимлиду, руководителю или клиенту. Признайтесь, что есть проблема, и расскажите, что вы делаете, чтобы её решить, какие ресурсы вам нужны.

Максим Мул, основатель аутсорсинговой компании Work Solutions

В первую очередь, если пропущен дедлайн, нужно сообщить об этом заказчику. Сейчас не время искать оправдания и переставать отвечать на сообщения. Нужно оценить оставшийся фронт работ и обсудить варианты с заказчиком: насколько для него критично запуститься именно сегодня, нужен ли весь функционал сразу. Например, бывает возможность выкатить функционал на прод поэтапно, с ежедневными обновлениями: так пользователи получат хотя бы часть нового функционала.

Зураб Белый, руководитель практики Java в компании «Рексофт»

2

Выясните, к какому типу относится пропущенный дедлайн

3 типа дедлайна и варианты действий:

1. Дедлайн с точкой перегиба. После этой точки наступает катастрофа. Нужно понять, прошли ли точку перегиба. Бывает, что дедлайн ставят с запасом, поэтому, возможно, время ещё есть. Если точка перегиба прошла, то или «цирк уехал» (задача уже не нужна), или всё ещё нужна. Если нужна, то следует оценить масштаб ущерба и понять, что можно сделать, чтобы устранить или смягчить катастрофу. Важно перевести урон от просроченного дедлайна в менее разрушительное русло, верно оценить оставшийся объём работ и согласовать новые сроки.
2. Дедлайн без точки перегиба. Катастрофы не произошло, но ущерб увеличивается: позже сделали — больше потеряли или меньше приобрели. В этом случае нужно поставить новый дедлайн (с учётом оставшейся работы) и согласовать с заказчиком. Важно в этот раз дать точную оценку, потому что повторное непопадание чревато потерей доверия, а больше двух — вам совсем перестанут доверять.
3. Дедлайн искусственный. Если не уложимся до дедлайна, то ничего страшного не произойдет. Объясняем, почему так вышло, и согласовываем новые сроки. Если причины нет, то никто вас топить за «дедлайн» не будет.

   Андрей Урядов, руководитель отдела iOS-разработки RentaTeam

3

Не ищите виновных

Попытки переложить ответственность никогда не приносили успеха. Вы работаете сообща, и даже если дедлайн пропущен из-за коллеги, не стоит тратить силы на обвинения. Спокойно разберитесь внутри команды, почему произошёл такой прокол, и так же спокойно выстройте план действий, направленный на исправление ситуации. Ваша главная задача — исправиться в глазах заказчика: ему-то всё равно, кто виноват в срыве сроков.

4

Оцените ущерб

Если из-за вас заказчик понёс убытки, лучшим вариантом будет их частично или полностью компенсировать. Речь о крупных суммах? Предложите заказчику взамен бонус, например в виде бесплатных услуг. Ваша задача — сделать всё, чтобы потенциальный клиент в итоге остался если не доволен, то хотя бы нейтрален, и не подпортил вашу репутацию.

5

Установите новые сроки

Пропущен дедлайн, а значит пришло время ещё раз оценить сроки, и в этот раз с оглядкой на возникшую проблему.

Чаще всего требуется дополнительное время на разработку. Здесь самая распространенная ошибка — не озвучить чёткий срок. Исключите из своего словарного запаса слова: «скоро», «осталось немного», «ещё работаю» и так далее. Если нужно 10 дополнительных часов — то так и скажите, обосновав при этом причину.

Максим Мул, основатель аутсорсинговой компании Work Solutions

Бонус: разные сценарии для разных сотрудников

Пропустить дедлайн — это не одно и то же для фрилансера, рядового сотрудника аутсорсинговой компании и тимлида. Рассмотрим разные сценарии.

Срывать дедлайн, будучи фрилансером, — почти самоубийство. На рынке всегда можно найти и другого кандидата. Однако пара моментов тут есть:

1. Добить задачи, несмотря ни на что.
2. После сдачи пояснить, что именно пошло не так и почему сроки были нарушены. Как фрилансер, только ты и отвечаешь за всё.

При аутсорсинге возникает слишком много тонкостей: кто и когда ставил планы, сроки, обозначал скоуп задач и прочее. По опыту, здесь начнётся как раз разбор со стороны менеджмента и их коммуникаций. Грамотный проектный менеджер при любых малейших изменениях будет стараться сдвинуть сроки релиза/спринта/билда как можно дальше.

Тимлид — вот тут возникает огромная головная боль. Говорить я буду не со стороны главы разработки/тестирования/аналитики, а с позиции человека, ответственного за команду в целом.

1. Необходимо заранее понимать, что дедлайн с вероятностью 99,9% будет сорван, и предупреждать об этом как можно раньше.
2. Если же предупреждать уже поздно, то первое, что стоит сделать — воздержаться и не ругать команду. Уверен, что у них самих не будет позитивного настроя. Лучше всего провести ретроспективу (особенно в неформальной обстановке) и сфокусироваться на следующей итерации.
3. Сложнее всего будет отчитываться перед «бизнесом». Главное, помнить, что как тимлид ты в первую очередь защищаешь команду — на это и можно сделать упор.

   Антон Тарасов, тимлид команды тестирования IT-компании Maxima

А как вы справляетесь со срывом сроков? Напишите в комментариях.

Дедлайн для программиста: что делать?

Коварный дедлайн – извечный спутник программиста. С ним рано или поздно сталкивается каждый. В принципе, в дедлайне нет ничего страшного. Это просто заранее установленный крайний срок сдачи выполненной работы. Но очень часто при слове «дедлайн» вспоминаются «горящие сроки», работа в жестком режиме, когда времени остается катастрофически мало, а объем работы предстоит еще выполнить весьма серьезный.

Иногда проект не удается завершить в указанный срок по вине заказчика. Это могут быть несвоевременно предоставленные исходники, дополнительные «хотелки», затягивание сроков утверждения промежуточных этапов работы и т.д. Но намного чаще причина сопутсвующих дедлайну проблем кроется в самих исполнителях. Здесь основные причины:

• Неумение правильно планировать свое время;
• Неправильная оценка сложности заказа;
• Ошибки при делегировании и контроле работы команды.

По идее, с опытом подобные сложности должны исчезнуть или стать редким исключением из правил. На самом деле, просроченный дедлайн – частая история и у фрилансеров, и в IT-компаниях. С этим приходится смириться и научиться решать сопутствующие проблемы, по возможности, без потерь финансовых и репутационных.

Для чего нужен дедлайн

Если строгие сроки сдачи способны принести столько неприятностей как заказчику, так и самому исполнителю, то не проще ли от них вообще отказаться? Ответ – нет. Как ни странно, но дедлайн – это чуть ли не главная причина, по которой проекты вообще завершаются успехом.

Когда-то слово «dead-line» напрямую ассоциировалось исключительно с тюремным жаргоном: так называлась линия, пересекать которую заключенным запрещалось под страхом смерти. За нарушение границ «мертвой линии» тюремные охранники стреляли без предупреждения. Сегодня лексическое значение этого слова претерпело существенные изменения и ассоциируется у многих исключительно с работой. Но часть своего значения из прошлого оно все-таки сохранило: пересечь черту дедлайна – значит, оборвать жизнь проекта.  

«Работа всегда будет занимать все время, которое на нее выделили». (Закон Паркинсона)

Выполнение практически любой работы займет столько времени, сколько вы сами на нее отведете. И если выделить на определенные действия минимум времени, вы и сами удивитесь, как быстро справились с заданием. Именно поэтому в экстремальных условиях в кратчайшие сроки мы выдаем на-гора такой объем работы, который при обычных обстоятельствах выполняли бы несколько дней, а то и недель. Из закона Паркинсона хорошо виден главный рабочий постулат: нет сроков – нет и работы. В итоге то, что мы можем сделать за пару часов, растягивается на целый день и даже дольше.

Как побороть регулярные срывы сроков

Как заставить работать дедлайн в свою пользу? Решения здесь не самые простые, но, если получится перебороть себя на старте проекта, создать правильное настроение для себя и команды, наличие дедлайна поможет изменить продуктивность и сдать проект вовремя, а, может, даже раньше срока.

Яркий старт

При разработке плана выполнения работ лучше всего продумать максимальную нагрузку на старте проекта, а период ближе к дедлайну, наоборот, разгрузить. В первую очередь нужно остановиться на выполнении самых сложных задач, поскольку они всегда требуют для решения больше времени, чем было запланировано изначально. Вариант яркого старта позволит создать временное окно, которое позволит решить в дальнейшем все незапланированные проблемы. В таком случае, даже если дедлайн будет «на носу», вы уже войдете в курс всех нюансов проекта, поэтому справитесь с работой в срок.

Дополнительный (сокращенный) дедлайн

Это срок завершения работы, который исполнитель должен установить себе сам и который должен наступить раньше реального дедлайна на несколько дней. Чтобы уложиться в дополнительный дедлайн, придется серьезно напрячь силу воли, ведь мозг то и дело будет напоминать, что настоящие сроки совсем другие. Попробуйте простимулировать себя какой-то наградой за выполнение собственного, дополнительного дедлайна. Впрочем, многим достаточно бывает понимания: «я смог, я справился».

Публичное заявление

Расскажите вслух в присутствии коллег, родных или друзей о том, когда вы 100% завершите работу над проектом. Вам будет просто стыдно не уложиться в сроки и подвергнуться возможным насмешкам, особенно, если причина нарушенного обещания – банальная лень. Ведь коллеги, как и родные (в случае работы дома) прекрасно видят, когда человек играется в игры или сидит в соцсетях, а когда – явно работает. Это также мощный стимул для активной и своевременной работы. Особенно он хорошо работает для самолюбивых людей, для которых репутация в глазах окружающих – важный фактор.

Регулярные напоминания о сроках дедлайна

Когда начинается работа над крупным проектом, а сроки весьма далеки, дедлайн становится отдаленным миражом, маячащим далеко-далеко вдали. Но со временем он становится все ближе, и мы начинаем более адекватно оценивать сроки выполнения. В планировщике задач или другой программе с автоматическими напоминаниями установите себе регулярные уведомления о приближении дедлайна. Например: «до окончания проекта осталось 3 недели», потом – «2 недели», потом – «неделя», «3 дня», «сутки».

Конечно, эти сообщения могут вызывать раздражение. Но лучше пусть напоминания вас раздражают, но стимулируют, чем потом столкнуться с проблемой сроков.

«Любая работа длится дольше, чем ожидалось вначале» (Закон Хофштадтера)

Забавный, но правдивый закон от одного весьма уважаемого профессора философии говорит нам о невозможности реалистичного планирования сроков выполнения работы и о пропущенном дедлайне, как о естественном результате. С одной стороны, на него можно списать постоянные нарушения сроков, по крайней мере, для самого себя. С другой стороны, попробуйте варианты решения проблемы, а вдруг и вы сумеете избежать проблемы дедлайна?

Что делать, если дедлайн вот-вот наступит

Если уж дедлайн на подходе, паниковать не стоит. Сохраняем спокойствие и пользуемся следующими советами.

Корректируем план

Как бы мало времени не оставалось, но оно все же есть. Поэтому корректируем план работы, вмещая его в имеющиеся сроки. Первоочередность выполнения – главные задачи, мелочь откладываем на самый конец. Если вы не успеете выполнить какие-то мелочи, но в основном продукт будет работать, заказчик согласится продлить срок для выполнения доработок. Но в случае, если вы все же не уложитесь и сумеете в качестве доказательства показать куски непонятного кода, вероятность отказа от сотрудничества крайне велика.

Оцениваем правильно силы

Даже у лучших разработчиков случаются форс-мажоры, из-за которых они могут не уложиться в дедлайн. Как только почувствовали и осознали, что выполнить работу в отпущенный срок никак не получается, сразу же оповестите об этом заказчика. И чем раньше это будет сделано, тем лучше. Возможно, он даже пойдет вам навстречу и продлит сроки сдачи проекта.

Во время разговора с заказчиком стоит отказаться от детских клише в стиле поломки компьютера и болезни ближайших родственников. Даже если такое случилось на самом деле, лучше использовать формулировку повесомее, например, просто сказать, что «возникли проблемы с программным обеспечением». Это звучит солидно, и практически никто не спрашивает подробности.

Классические причины срыва сроков:

• Во время выполнения заказа от заказчика приходили дополнительные требования и пожелания. В этом случае проблем с дополнительными сроками обычно не возникает. Заказчик и сам понимает, что его «хотелки» требуют времени.
• Исполнитель неверно оценил сложность работы и, как следствие, необходимые для ее выполнения сроки. Здесь нужно как можно раньше извиниться перед заказчиком и обговорить возможность продления сроков работы.
• Несвоевременность получения данных от заказчика (дизайн, наполнение, другие виды данных, утверждение этапов работы и т.д.) Обоснование продления сроков при этом также не составит труда.
• Коллеги (часть команды) не выполнили своевременно свою часть работы. Это хуже, ведь здесь вы отвечаете за проект и их работу. Выясните причины и попробуйте обосновать необходимость продлить срок заказчику. Обязательно покажите при этом промежуточный результат. Чем больше вы успели – тем лучше.
• Болезни, семейные проблемы, прокрастинация. При серьезных проблемах оповестите заказчика о возможном срыве сроков, как только проблема возникла. Не ждите до последнего дня. Если виноваты вы сами, что ж. Учитесь планировать время, а пока – попробуйте уложиться в срок, даже «через не могу».

Оставляем панику

Все. Сроки уже «горят». Теперь выход из ситуации лишь один – максимальная продуктивность. Стресс в период приближающегося дедлайна многим идет на пользу, подстегивая и ускоряя работу. Но если стресс слишком сильный и переходит в панику, тогда от него нужно избавиться.

Создаем продуктивную обстановку

Теперь на счету каждая минута, а это значит – ничего не должно вас отвлекать. Уберите все раздражители, которые могут вас отвлечь от выполнения. Это главное условие комфортной и продуктивной работы в период дедлайна. Никаких телефонов, социальных сетей и прочих приложений, которые «съедят» ваше столь драгоценное время. Также постарайтесь пояснить близким суть проблемы, чтобы вас никто не отвлекал. Ваша цель – максимальная концентрация и снижение числа отвлекающих факторов.

Избегаем истощения

Плохой сон и питание – постоянные спутники работы в режиме дедлайна. И если первые несколько дней с усталостью еще можно будет бороться, то дальше она начнет отрицательно влиять на продуктивность.

• Занятия спортом обогащает мозг кислородом, заставляя его быть в тонусе.
• Недосыпания отрицательно сказываются на эффективности работы.
• Плохое и нерегулярное питание истощает организм — падает продуктивность.

Просим помощи

Иногда объем работы перед дедлайном остается просто огромным, дедлайн слишком близким, а заказчик крайне вредным, обещающий вам немало проблем в случае срыва сроков проекта. В таком случае единственный вариант – подключить коллег, которые в состоянии помочь вашему цейтноту. Не стесняйтесь просить о помощи друзей и знакомых, коллег в профессиональных сообществах и даже не биржах фриланса. Возможно, от вас потребуется в будущем ответная услуга. Часто за помощь придется заплатить. Но это намного лучше, чем потеря оплаты по проекту и запятнанная репутация. О помощи коллег просят часто – это абсолютно нормально. Не стесняйтесь и вы.

Урезаем скоуп проекта

Если вы все правильно распланировали, то ближе к дедлайну основная работа должна быть практически завершена, остаются мелкие доработки и детали. В случае проблем со сроками этими мелочами можно пожертвовать. Главное, выполнить основную часть. Доработки и мелкие детали можно будет довести до ума при последующих обновлениях. Во многих случаях такой подход срабатывает. К сожалению, возможно это далеко не всегда.

Останавливаем проект

Надеемся, что вам не пришлось доходить до этого пункта, поскольку он самый печальный. Заказчик не получает обещанный проект, а исполнитель – часть оплаты. Но это произойдет только в том случае, если одной стороне выгоднее поступить именно так. Например, заказчик теряет к вам доверие и предпочитает перезаказать работу у более ответственного исполнителя. Либо, что также бывает нередко, дополнительные затраты времени и сил на завершение «проблемного» проекта оказываются невыгодными исполнителю. Это бывает при работе над небольшими сайтами, простыми приложениями или какими-то доработками к существующим системам. И почти всегда подобному разрыву предшествует либо неправильная оценка сложности проекта, либо – сложности в коммуникации с заказчиком, в том числе, попытки получить больше работы за ту же сумму.

Определение крайнего срока Merriam-Webster

мертвая · линия | \ ˈDed-līn \

1 : линия, проведенная внутри тюрьмы или вокруг нее, которую заключенный проходит с риском быть застреленным.

2а : дата или время, до которых что-то должно быть сделано.

б : время, по истечении которого копия не принимается для конкретного выпуска публикации.

в срок или в срок

: с требованием соблюдения сроков рабочий в срок

Почему они называются крайними сроками?

Когда дело доходит до домашних заданий или рабочих проектов, есть одна вещь, которую многие люди боятся: сроки.Зачем они нам? И почему они называются дедлайнами? Звучит так зловеще, не правда ли?

Крайние сроки — это временные рамки, которые устанавливаются таким образом, чтобы конкретная задача или цель была завершена или достигнута не позднее определенного момента времени. У них много целей, и даже если они нам иногда не нравятся, они важны.

Попробуйте представить, какой была бы школа, если бы не было дедлайнов, связанных с домашними заданиями. Домашнее задание часто дается, чтобы помочь вам усвоить то, что вы узнали в классе.Если вы не сделаете домашнее задание вовремя, для вашего учителя было бы практически невозможно продвинуть весь класс вперед, чтобы развить то, что вы уже узнали.

То же самое и на работе. Если у вас есть работа, обычно это потому, что кто-то зависит от вас в выполнении задачи. Если ваша работа заключается в замене масла в машине, владельцам машин необходимо выполнить эту работу в разумные сроки, чтобы их машина работала без сбоев и они могли добраться до нужного места.

Термин «крайний срок» имеет неопределенное происхождение. Первые употребления этого слова, по-видимому, относились просто к линиям, которые не двигались. Это использование могло развиться до «крайнего срока», использовавшегося в качестве термина во время гражданской войны. относящиеся к тюрьмам, то есть линия, которую заключенные не могут пересечь.

Со временем этот термин стал использоваться журналистами в том смысле, который мы знаем сегодня. Скорее всего, это было результатом дизайна ранних печатных машин, на печатной форме которых были указаны инструкции.Любой текст внутри строки будет напечатан. Любой текст за пределами строки — «крайний срок» — не будет напечатан и «умрет».

Итак, сегодня, если вы пропустите свой крайний срок для домашней работы, она не будет принята или оценена. Своевременно отправленные домашние задания будут приняты и оценены. Ваша окончательная оценка может зависеть от того, делаете ли вы домашнее задание и сохраняете его «живым» или пропустите срок и позволите ему «умереть»!

Как уложиться в срок — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

© GettyImages
malerapaso

Не позволяйте песку времени иссякать над вашими задачами и проектами!

Кто не любит дедлайны? Неофициальные данные свидетельствуют о том, что ответ таков: «На самом деле, большинство из нас!»

Крайние сроки — это «проклятие» трудовой жизни многих людей и источник неослабевающего и тревожного давления.Но они важны практически для любой задачи и любой роли, и они необходимы для бесперебойной работы вашей организации.

В этой статье мы исследуем, почему так важны крайние сроки, и рассмотрим практические шаги, которые вы можете предпринять для соблюдения ваших собственных сроков и для поддержки других в соблюдении их.

Почему важны сроки

Обычно у нас есть крайние сроки по одной из следующих причин:

• Чтобы гарантировать, что мы завершим нашу работу. Легко отложить или забыть задачу, у которой нет согласованной конечной точки.Сроки помогают избежать этого.
• Для обеспечения бесперебойной работы. Крайние сроки помогают нам сотрудничать для достижения общей цели и поддерживать выполнение сложных многоступенчатых проектов.
• Чтобы оправдать ожидания. Сроки проясняют, что мы должны доставить и когда. Это означает, что мы можем взять свою работу под контроль, не допуская путаницы.

Несоблюдение сроков также может иметь серьезные последствия. На личном уровне это может навредить вашей репутации и карьерным перспективам, особенно если это произойдет более одного раза.

Это также может быть чрезвычайно разрушительным на организационном уровне. Несоблюдение крайнего срока, вероятно, повлияет на репутацию вашей компании и может иметь серьезные финансовые последствия, если ваша задержка приведет к появлению в контракте пункта о штрафных санкциях.

Есть две основные области, на которых нужно сосредоточиться, когда вам нужно уложиться в срок: управление сроком и управление собой.

Управление сроками

Скорее всего, большинство из нас просто соглашается с установленным сроком. Но важно хорошенько обдумать это, прежде чем соглашаться на это.

Люди часто недооценивают время, необходимое для завершения проекта, поэтому установленный вами крайний срок может быть нереальным. А иногда сроки устанавливаются излишне рано, чтобы не возникало проблем при опоздании с доставкой!

Итак, что вам нужно сделать, прежде чем соглашаться на крайний срок? Вот пять шагов, которые необходимо выполнить:

1. Оцените, что требуется.

Во-первых, нужно точно понимать, в чем заключается задача. Если у вас крайний срок для сложной задачи или проекта, см. Наши статьи Анализ бизнес-требований. и структуры декомпозиции работ , чтобы определить и наметить, какие работы необходимо выполнить.

В идеале, человек, устанавливающий крайний срок, должен учитывать сложность работы. Но наша статья «Точная оценка времени» , содержит множество советов и стратегий для установки реалистичных и удобных сроков.

2. Получите необходимые ресурсы

Затем убедитесь, что у вас есть все необходимое для быстрого выполнения работы. Будут ли у вас люди, техническая поддержка, оборудование, обучение или материалы готовы и доступны вовремя? В противном случае вам, возможно, придется предложить более длительный график или снижение качества или количества работы, которую вы будете выполнять вовремя.

3. Разрешить проблемы

Не всегда все идет по плану, поэтому стоит подумать о потенциальных проблемах. Например, как болезнь, отказ оборудования или неожиданно срочное и важное задание, стоящее перед вами, повлияет на ваши планы?

Рассмотрим, какие непредвиденные обстоятельства вы можете нарисовать, чтобы свести к минимуму воздействие. Вы можете, например, подумать о том, чтобы проинструктировать коллегу, чтобы он или она могли прикрыть вас или другого члена вашей команды в чрезвычайной ситуации.

4.Подробный план

Следующим шагом будет создание подробного расписания. Хороший подход — часто разбивать задачи на небольшие компоненты и устанавливать сроки для каждой из них.

В результате вы можете обнаружить, что вам понадобится больше времени, чем позволяет общий срок. Обязательно поднимите этот вопрос как можно скорее и не надейтесь на лучшее!

Возможность видеть, как вы продвигаетесь, может быть очень мотивирующей и может помочь вам сразу определить задачи, которые не были выполнены.Наша статья, Диаграммы Ганта , описывает, как использовать этот популярный инструмент визуального планирования.

5. Ограничьте ущерб, нанесенный пропущенным сроком

Несмотря на всю вашу напряженную работу и предусмотрительность, вы все равно можете пропустить дедлайн. Если это произойдет, сохраняйте спокойствие и приложите все усилия, чтобы минимизировать ущерб.

Держите заинтересованные стороны в курсе прогресса на протяжении всей вашей работы, выделяя любые проблемы, которые вас задерживают, и демонстрируйте, что вы претворяете в жизнь свои планы действий в чрезвычайных ситуациях.Затем, если вы все-таки не успеете выполнить поставку вовремя, больше людей поймут ситуацию — и некоторые из них могут быть готовы помочь вам.

В такой ситуации лучше всего быстро решить неотложную проблему, договориться и уложиться в новый срок. Затем проведите обзор проекта чтобы определить, что пошло не так, и принять меры против повторения.

Однако несоблюдение срока может иметь более широкие последствия. Например, как мы упоминали ранее, если вы работаете с внешним клиентом или организацией, может возникнуть финансовый штраф.Это также может навредить вашей репутации . В любом случае обязательно берите на себя ответственность, избегайте оправданий и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать все, что вы можете, как можно скорее.

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Управляйте собой

Другой важный фактор в соблюдении сроков — это вы! Если у вас правильный образ мышления, самодисциплина и вы организованы , значит, ты почти «дома и просушишь»!

Вот несколько идей для рассмотрения:

• Будьте настойчивы. Научитесь говорить «нет» если это уместно, или, по крайней мере, дать себе время оценить крайний срок, прежде чем вы согласитесь с ним.
• Измените свое мышление. Принять позитивный настрой к срокам, а не обижаться на них. Сроки могут помочь вам достичь целей, которые в противном случае вы могли бы отложить.
• Не путайте «планирование» с «деланием». Неважно, насколько хорош ваш план, это все, что он есть — план. Как только он у вас есть, приведите его в действие .
• Используйте свое время с пользой. Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно, так как это неэффективно. И следи за своим временем чтобы помочь вам работать эффективно, особенно когда сроки близки.
• Избегайте саморазрушительного поведения. Если вы знаете, что откладываете на потом , например, поработайте над решением этой проблемы.

• Разберитесь в своих мотивах. Исследования показывают, что некоторых людей просто не вдохновляют сроки.Если это вы, подумайте, что вас мотивирует.

  Это хорошая работа, получение похвалы и признания или свободное время для того, что вам нравится? Соблюдение установленного срока, вероятно, поможет во всех этих областях.

• Сделайте соблюдение сроков привычкой. Начните с сокращения сроков в повседневной работе и перенесите эту привычку переходят к более крупным, когда они возникают.

Помощь другим в соблюдении сроков

Как менеджер, вы, вероятно, знаете, кто в вашей команде уверен в себе и способен уложиться в сроки, а кому нужна дополнительная поддержка.

Помните, сроки, которые вы установили для своих людей, становятся их обязанностью , но вы можете помочь им добиться успеха. Например, поощрение их к развитию уверенности в себе. может помочь им выдержать сжатые сроки.

Регулярно общайтесь со своими людьми или настройте систему, с помощью которой они будут сообщать вам о своих успехах. 5-15 отчетов являются эффективным способом сделать это. Но будьте осторожны, чтобы избежать микроменеджмента. .

Позвольте вашим сотрудникам проявлять инициативу и устанавливать свои собственные сроки, когда это уместно. Исследования показывают, что это может улучшить производительность.

Ключевые моменты

Сроки важны для бесперебойной работы вашей организации. Они продолжают работу и следят за тем, чтобы все работали до согласованной даты окончания.

При управлении сроками учитывайте следующее:

• Оцените, что требуется.
• Получите нужные ресурсы.
• Допустить проблемы.
• План в деталях.
• Ограничьте ущерб от пропущенного срока.

Ваше собственное отношение и образ мышления также играют решающую роль. Думайте позитивно, эффективно используйте свое время и не увязайте в фазе планирования.

Почему для предпринимателей важны дедлайны

Для предпринимателя сроки важны для достижения как больших, так и малых целей. Однако вы не сразу добьетесь успеха в мире бизнеса, просто установив произвольные сроки для всех своих проектов.Ваши дедлайны должны настроить вас на успех — они должны быть стратегическими.

Стратегические крайние сроки разработаны, чтобы помочь вам приближаться к вашим целям каждый день, неделю и месяц. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, вместо того, чтобы просто рисовать огромную цель, которая находится через несколько месяцев, что только увеличивает ваш уровень стресса. Тем не менее, у большинства людей немногие вещи вызывают столько беспокойства, стресса и паники, как дедлайны.

Помните трехдневный бессонный марафон, который вы прошли в школе только для того, чтобы вовремя сдать 20-страничную курсовую работу? Или о той невероятно маниакальной неделе в офисе, когда вашей команде нужно было выделить дополнительное время, чтобы произвести впечатление на уважаемого клиента?

В таких ситуациях многие люди испытывают такой стресс, что начинают проявлять признаки упадка духа, что может привести к плохим результатам для всех.С другой стороны, некоторые люди просто видят туннель и ничего не делают, кроме как работают над достижением цели, пренебрегая другими приоритетами. Таково захватывающее воздействие дедлайнов на нашу профессиональную жизнь.

Но всегда есть более эффективный способ сделать что-то. Дедлайны легко ненавидеть, но вот почему вы должны их любить. Во-первых, дедлайны означают, что вы все еще в игре, что вы занимаетесь бизнесом. Что еще более важно, дедлайны могут быть источником вдохновения, воодушевления, цели и мотивации вместо страха и — если ваши дедлайны являются стратегическими.

Забудьте о дедлайнах, которые не дают вам уснуть по ночам, погружаясь в беспокойство. В основном это просто негативная психология, ошибка планирования или типичный пример прокрастинации. Разумные, стратегические дедлайны на самом деле делают наоборот. Вот несколько причин, по которым стратегические сроки важны, особенно для предпринимателей.

Сроки держать вас в курсе за цели

Когда дело доходит до постановки цели и определения сроков для чего-либо важного, что необходимо сделать, очень немногие вещи могут привлечь внимание к срокам.Независимо от того, был ли установлен крайний срок клиентом, менеджером или вами, он помещает все заинтересованные стороны на одну страницу, работая над достижением общей цели.

Если вы устанавливаете для себя личный крайний срок, вы создаете критическую метрику, по которой ваше действие (или бездействие) может считаться неудачей или успехом. В таких ситуациях ответственность за результат несете только вы.

Импульс в положительном направлении

Поскольку преимущества достижения успеха по вашему определению часто намного перевешивают подводные камни неудач, люди, устанавливающие стратегические сроки, стремятся (хотя и неохотно) работать над соблюдением этого срока.

Чем ближе крайний срок, тем более взволнованными или мотивированными становятся люди. Когда люди взволнованы или мотивированы, они склонны двигаться и действовать. Со временем, когда вы привыкнете работать с дедлайнами и обретете уверенность в своих силах, нервозность сменится волнением.

Поскольку позитивные действия — какими бы незначительными они ни были — приближают вас к достижению цели, чем больше вы продвигаетесь к своим значимым вехам, тем более достижимым кажется результат.После того, как вы установили правильный темп для постепенного продвижения, все, что вам нужно, чтобы уложиться в срок, — это поддерживать темп.

Стимулирование инноваций и творчества

Для людей, стремящихся к успеху, крайний срок часто становится увлекательной проблемой и возможностью создать ценность. Независимо от того, является ли ваш крайний срок для выполнения работы клиента с опережением графика или для представления результата, который намного превосходит ожидания ваших клиентов, успешные предприниматели будут использовать эти сроки как основу для достижения совершенства.

Хорошо мотивированные люди используют свои творческие способности и навыки высшего руководства, чтобы перестроить свои рабочие процессы и ресурсы, чтобы завершить работу быстрее и превзойти ожидания. Такие известные лидеры, как Стив Джобс, были известны тем, что устанавливали «невыносимые сроки», чтобы выявить в своих сотрудниках самую лучшую, самую творческую энергию. Между тем, многие предприниматели научились использовать сроки как стратегическое преимущество в деловых переговорах.

Расставьте приоритеты в самом важном

Сроки напрямую влияют на ваше время (и на всех остальных).Поэтому они заставляют вас упорядочивать задачи в порядке приоритета, чтобы вы работали только над теми целями, которые приближают вас к наиболее значимым целям. Вы должны научиться сосредотачиваться на своих ключевых вехах и просто сказать нет остальному.

В противном случае вы будете завалены тем, что просматриваете свой почтовый ящик, прокручиваете ленту Facebook или выполняете другие обязанности, что приведет к тому, что вы дадите плохо спланированные и выполненные результаты по наиболее важным вопросам. Другими словами, если вы безжалостно не расставляете приоритеты в том, как вы проводите свое время — какие крайние сроки вам следует выполнить, — вы будете посредственным исполнителем, и ваши сроки придут и уйдут сразу же.

Избегает обещаний, которые вы не можете сдержать

Сроки для всеобщего блага, но не обязательно говорить всем им «да». Фактически, если вы признаете, что предложенный крайний срок слишком нереалистичен для того, чтобы вы могли выполнить качественную работу, ваша ответственность — дать отпор и убедиться, что вы не пожертвуете конечными результатами в обмен на поспешную доставку вашего результата.

С другой стороны, некоторые дедлайны слишком мягкие, что даст вам время расслабиться и не заставит себя проявить творческий подход к тому, как вам нужно действовать для достижения своей цели.Оцените свои сильные и слабые стороны относительно любого предложенного вам срока, а также в рамках вашего внутреннего процесса установления сроков.

Всегда выбирайте золотую середину, где дедлайны побуждают к действию, а не вялость; и где они поощряют творчество, а не зубрежку. Независимо от того, работаете ли вы с клиентами напрямую или с несколькими сотрудниками, всегда старайтесь тщательно управлять ожиданиями, когда дело касается сроков. Никогда не давайте обещаний, которые не сможете сдержать.

Примите неудачи и продолжайте двигаться вперед

Некоторые люди хотят почти идеальных результатов, когда дело касается их ремесла, бизнеса или карьеры. Это не плохо по своей сути, поскольку может помочь вам преодолеть некоторые из ваших текущих личных и профессиональных ограничений. Но совершенство также может стать огромным препятствием на пути к прогрессу, если вы позволите ему проникнуть во все аспекты вашего процесса принятия решений.

К счастью, когда у вас очень сжатые сроки, вы заставляете себя отодвигать стремление к совершенству на задний план, чтобы уложиться в срок, что более важно, чем бесконечная корректировка ваших результатов.Сделайте это достаточно много раз, и это станет частью вашей практики.

Чтобы уложиться в сроки, вам, возможно, придется временно отказаться от полезных функций и сократить конечный результат до уровня абсолютного минимального жизнеспособного продукта (MVP). Для журналистов и писателей крайние сроки вынуждают нас перестать шлифовать абзац и вместо этого сосредоточиться на завершении статьи как можно лучше с учетом имеющихся у нас временных ограничений.

Повысьте уверенность

Постоянное соблюдение сроков имеет дополнительное преимущество: вы и ваша команда будете более уверены в долгосрочной перспективе.Уверенность, которую вы приобретаете, отправляя продукты и выводя свои творения в реальный мир, позволяет вам не только привлекать больше клиентов или брать на себя ответственность в будущем, но и исследовать новые подходы, методы и продвигать свою игру еще дальше.

Prime You for Success

Способность уложиться в сроки — надежный показатель для оценки производительности, особенно в мире бизнеса, если вы продаете себя как услугу. Даже в нерабочей жизни практика установления личных сроков также является ключевым показателем личного и делового успеха.По словам автора и спикера бестселлеров Брайана Трейси, установка сроков увеличивает вероятность успеха в 11,5 раз.

Установка подходящих сроков

Некоторые сроки будут сдерживать достижение хорошего результата, вместо того, чтобы облегчить его получение. Фактически, необоснованные сроки — вместе с промедлением, плохим управлением временем, неэффективностью и другими факторами — могут способствовать тому, что большое количество (52 процента) компаний не соблюдают сроки.Учтите это, чтобы гарантировать, что ваши дедлайны будут помогать вам снова и снова добиваться положительных результатов.

1. Принять структуру SMART (конкретная, измеримая, достижимая, актуальная, привязанная к срокам) или аналогичный подход к постановке стратегических целей. Убедитесь, что вы определили конкретные и достижимые цели для каждой заинтересованной стороны в проекте, чтобы все были привлечены к ответственности.
2. Установите разумные вехи и соответствующие сроки, вовлекая всех и получая их отзывы о том, как лучше всего запланировать задачу или проект.Дата крайнего срока не должна быть ни слишком легкой, ни слишком сложной.
3. Реализовать вознаграждения и штрафы за невыполнение или соблюдение крайнего срока.
4. Если вы напрямую не работаете с клиентами, вовлекайте в процесс установления крайних сроков нужных людей, чтобы вы могли держать себя и свою команду в ответственности за соблюдение установленных вами сроков.

Помните, что крайний срок может быть болезненным, но это эффективный инструмент для выполнения работы. Используйте его, чтобы прояснить цель, мотивировать людей и добиться положительных изменений.

крайних сроков и контрольных дат

крайних сроков и контрольных дат

ПРИМЕЧАНИЕ: Этот документ можно свободно распространять или цитировать, при условии, что включен кредит авторских прав.

---

На этой неделе мне позвонил потенциальный клиент и спросил, могу ли я доступны, чтобы подготовить план проекта, а затем помочь в управлении важным проект. В ходе нашей беседы он упомянул, что у проекта есть «крайний срок 1 июня».

Ничего особенно необычного в этом не было, но там должно быть.В этом одном предложении звонивший показал, что с большой долей вероятности:

• Проект уже реализуется, несмотря на отсутствие плана,
• Уже видно, что у него серьезные проблемы,
• Руководство не поддерживает систематическую и дисциплинированную планирование и контроль проекта,
• 1 июня нереально и не будет выполнено, как ни тяжело команда проекта может работать.

Конечно, я ничего не знал о характере проекта или о том, как дата 1 июня уже наступила.Но я понял заявление в контексте многолетнего опыта работы с проектами, которые были введены таким же образом.

Если план проекта не существует, как мы можем узнать крайний срок? И является это действительно крайний срок или это намеченная дата?

Вот несколько рекомендаций по предотвращению проекта с установленными сроками фиаско.

1. Различать крайний срок и отчетный срок

Большинство «крайних сроков» на самом деле контрольные даты . В разница заключается в том, что произойдет, если дата не будет соблюдена:

• Когда пропущен крайний срок , больше нет любой момент в выполнении обязательства. ¹ Например:
  • подача конкурсной работы
  • публикация рождественского каталога следующего года
• Если упущенная контрольная дата , последствия могут быть все так же ужасно, как пропущенный дедлайн, но у вас все еще есть чтобы закончить работу. (Подумайте о Microsoft.) Если «контрольная дата» звучит слишком неопределенно для вас, тогда замените «дата завершения» или «дата доставки».

2. Вывести сроки выполнения рационально

Целевая дата — это результат детального плана проекта, который делает видимой работу, которую нужно сделать.Критический путь через сеть задач определяет как можно раньше дата завершения проекта при условии неограниченных ресурсов. Настоящий плановая дата может быть позже, в зависимости от приоритета проекта и доступность людей и других ресурсов.

Если полученная целевая дата неутешительна или неприемлема, тогда у нас есть три варианта:

1. Мы можем сократить объем проекта.
2. Мы можем отложить некоторые его части до следующего (релиз 2) проекта.
3. Мы можем согласиться с неутешительной целевой датой и решительно поддерживаем команда проекта в достижении этой цели.

С другой стороны, мы никогда не должны делать двух вещей:

1. Мы никогда не должны давить на планировщика проекта, чтобы он обработал смету чтобы соответствовать заранее установленной дате завершения. (Видеть «Бремя доказательства при оценке проекта».)
2. Мы никогда не должны заставлять команду проекта работать усерднее , чтобы выполнить то, что все считают невыполнимым обязательством.

Хотя любой из этих подходов может создать временную иллюзию твердого, серьезного, ориентированного на результат менеджера в В конце концов, они верный рецепт для болезненного фиаско проекта. (См. Книгу Эда Юрдона Марш смерти рассмотрено на этом веб-сайте.)

Это, конечно, не означает, что организация никогда не должна приложить все усилия, чтобы добиться чрезвычайно амбициозных и незначительных нереальная цель. Когда награды оправдывают это, нет ничего неправильно нанять команду для работы над «максимальными усилиями» основание.Когда суперкомпетентная команда имеет высокий корпоративный дух и не боится последствий неудач, они могут случайное чудо. Потом:

• Если усилия увенчаются успехом, их следует рассматривать как чудо что это. Команда должна быть щедро вознаграждена, но ни при каких условиях. обстоятельства, если чудо подтолкнет менеджмент к участию привычка брать на себя нереальные обязательства.
• Если усилия не увенчаются успехом, ни к кому не следует прикреплять никакого клейма вовлеченный.Следует поблагодарить команду проекта и, возможно, даже вознагражден за большие усилия.

3. Различать срочность и приоритет

Действует немедленно
ВСЕ РАБОТЫ
будут предоставлены
АБСОЛЮТНЫЙ ВЕРХНИЙ ПРИОРИТЕТ.
(без исключений)

Этот знак был вывешен в компьютерном зале крупной корпорации. в 1960-х в (предположительно) юмористической попытке получить операторам работать быстрее и аккуратнее. Конечно все знает, что приоритет относительный.Поднять приоритет одна работа или проект неявно снижает приоритеты всех другие.

Однако, не злоупотребляя концепцией приоритета, мы часто хотим для обозначения степени важности проекта . Когда выгода от успеха огромна или штрафы за неудачу мрачный, мы обозначаем проект как «срочный» или «критический». Такое обозначение может помочь проекту получить более высокий приоритет. или использовать недоступные иным образом средства или рабочую силу.Такой обозначение, однако, никогда не может сжать критический путь или увеличить количество часов в день.

4. Избегайте произвольных, добровольных установленных сроков

Будь то намеченная дата или истинный крайний срок, у него есть только два законные источники: рациональный результат плана проекта или какое-то внешнее событие, над которым мы не можем повлиять (например, Рождество). Однако иногда я с удивлением обнаруживаю, что установленная дата возник совершенно произвольно из какого-то управленческого указа, не связанного с к любому реальному событию.

В одном случае, как мы позже выяснили, менеджер на два уровня выше имел цель в его собственном ежегодном списке целей, которая превратилась в проект «дедлайн». В другом — менеджер Theory-X признался: «Вы должны продолжать давление, иначе они не будут много работать «. Излишне говорить, что моральный дух в этих организациях ниже не могло быть, да и проекты все равно провалились.

5. Никогда не награждайте за соблюдение сроков

Успешный проект — это проект, который:

1. соответствует согласованным целям
2. завершено к согласованному сроку
3. выполнено в рамках согласованного бюджета
4. соответствует применимым стандартам и ограничениям

В сверхсрочном проекте высокого давления одним из этих критериев является много более заметны и измеримы, чем три других.В бесполезном попытка подстегнуть команду проекта, было известно о неправильном руководстве предложить бонус либо руководителю проекта, либо всему проектная группа для соблюдения установленного срока. Каков вероятный результат?

Неудивительно, что такой стимул часто приводит к серьезным подрыв трех других критериев и безрассудный риск. Среди наиболее распространенных вредных реакций можно выделить два:

• О победе над техническими условиями.
  Проект уже заметно отстает от графика, и мы только находимся в функциональные характеристики (внешний вид / подробные требования пользователя) фаза.Потому что эти результаты немного менее конкретны, чем компьютерные программы и базы данных, слабый руководитель проекта соблазняется объявить функциональную спецификацию завершенной («кроме несколько мелких недоработок, о которых мы можем легко позаботиться позже «).

  Последствия были изучены в сентябре выпуск месяца.

• Сокращенное тестирование
  В плане проекта выделено 16 дней на тестирование системы и финальную приемочное тестирование, и мы отстаем как минимум на неделю.Разрезая срок тестирования до 8 или 9 дней, мы можем снова поставить проект на расписание! Все мы знаем возможные последствия здесь. Вы можете спросить: «Почему мы решили выделить 16 дней по первоначальному плану проекта?» Вы никогда не получите ответа, который оправдывает изменение нашего мнения ближе к концу проекта.

  Кроме того, проект, который уже отстает от графика и испытывает проблемы с большой вероятностью вызовет даже больше проблем во время тестирования, чем нормальный проект. Во всяком случае, такой проект должен расширить системное тестирование и приемочные испытания.

Конечно, успешные проектные команды должны быть вознаграждены, но не в способ, который дает стимулы к низкому качеству и безответственному принятию риска.

---

¹ Второе значение крайнего срока возникает на юридическом языке, но это не касается менеджеров проектов в организациях. Мы принимаем обозначение «крайних сроков подачи».

Вернуться на главную страницу IDI

7 комплексных методов соблюдения сроков

Сроки важны, когда дело доходит до достижения ваших целей, больших и малых.Однако вы не добьетесь успеха, установив нереальные сроки для каждой задачи в вашем списке дел. Вы должны быть стратегически настроенными, устанавливая сроки, которые помогут вам добиться успеха.

Что я имею в виду под стратегией? Это означает, что каждый установленный вами крайний срок должен подталкивать вас вперед в направлении вашей цели в каждом временном интервале. Таким образом, вы сможете сохранять мотивацию и записывать небольшие победы. Огромная цель, до которой останется месяц, может стать обременительной или вызвать выгорание.Хотя для большинства людей искусство соблюдения сроков по-прежнему является крепким орешком, вы можете улучшить свою игру, изучив некоторые практические способы соблюдения сроков и преимущества.

Почему важно соблюдать сроки?

Мы устанавливаем крайние сроки по следующим причинам:

Завершение задачи

Крайние сроки позволяют не забывать о некоторых задачах, у которых нет определенной конечной точки. Это также помогает понять, когда вы тратите слишком много времени на выполнение задачи.

Бесперебойный поток работы

Сроки облегчают эффективное сотрудничество, когда дело доходит до реализации общей цели.Это также помогает в выполнении сложных проектов, разбивая их на этапы.

Определите четкие ожидания

Сроки оговаривают, что вы должны делать и когда. Это помогает вам распоряжаться своим временем и работой.

Несмотря на все эти преимущества, несоблюдение сроков может повлечь за собой серьезные последствия. Многие грамотные люди были исключены из команды за несоблюдение сроков. Пропущенные сроки могут разрушить вашу репутацию и ограничить карьерный рост, особенно когда это происходит часто.

На корпоративном уровне это может повлиять на репутацию организации. Любая задержка может вызвать штрафную оговорку в договорном соглашении, что может повлиять на чистую прибыль компании.

7 комплексных методов для соблюдения сроков

Не все естественны, когда дело доходит до выполнения работы, когда это необходимо. Некоторые отвлекаются, некоторые откладывают дела на потом, а некоторые просто не умеют управлять своим временем. Используйте следующие методы, чтобы уложиться в сроки и успеть сделать больше.

1.Оцените требования к работе

Первое, что нужно сделать, — это понять требования задачи. Спросите себя, что влечет за собой эта работа. В большинстве случаев человек, назначивший вам работу, учел бы сложность задачи.

2. Обеспечьте правильные ресурсы

Следующий шаг — убедиться, что у вас есть все необходимое для выполнения работы в установленные сроки. Требуются ли для работы обучение, исследования, техническая поддержка, люди или материалы? Если у вас нет всех необходимых ресурсов, вы можете запросить продление крайнего срока.

3. Освободите место для случайностей

Иногда все идет не по плану. Разумно предупредить потенциальные проблемы. Например, это может быть блокировка, отказ оборудования, болезнь или необходимость быстро выполнить срочное и важное задание, и все это может повлиять на ваш график.

Эти случайности мало повлияют на ваш график, если вы уделите время их рассмотрению в начале проекта. Вы можете проинструктировать коллегу, чтобы он прикрыл вас в чрезвычайной ситуации, но убедитесь, что вы делегируете задачу в лучшие руки.

4. Составьте подробный план

Вы должны создать подробный график. Один из способов сделать это — разбить задачи на этапы и установить крайний срок для каждой из них.

Следовательно, вы поймете, что вам нужно больше времени, чем позволяет весь проект. Постарайтесь сообщить об этом своему руководителю как о проблеме, вместо того, чтобы надеяться, что у вас все получится.

5. Постарайтесь уложиться в сроки

Вы — важный фактор, когда дело касается соблюдения сроков.Вам нужно научиться управлять собой, чтобы уложиться в сроки. Соблюдение сроков требует самодисциплины, хороших привычек, организованности и правильного мышления.

Вот несколько советов, которые помогут вам уложиться в сроки:

• Научитесь говорить «нет» — Если возможно, найдите время, чтобы оценить крайний срок, прежде чем соглашаться. Не поддавайтесь давлению, чтобы сказать «да», если вы не можете с этим справиться.
• Измените свое мышление — Избегайте недовольства сроками. Во-первых, вы можете делать все, что захотите.Сроки могут позволить вам достичь цели, от которой вы обычно отказываетесь.
• «Планирование» отдельно от «реальных действий» — План не эффективен, пока вы его не осуществите. Как только вы придумали план, идите ва-банк, чтобы его выполнить!
• Максимизируйте свое время — Многозадачность неэффективна. Правильно распоряжайтесь своим временем, чтобы работать эффективно.
• Избавьтесь от вредных привычек — Если вы мастер откладывать дела на потом, выясните, как с этим бороться.Попробуйте эти уловки, которые помогут вам преодолеть склонность к откладыванию на потом.
• Найдите свои триггеры — Недавнее исследование показало, что для некоторых сроки дедлайны просто не сокращают. Если вы один из них, найдите то, что побуждает вас к действию. Это награда, качественная работа, признание или экономия времени на то, что вас интересует?
• Сделайте ваши предположения более точными — Вы можете ошибаться, пытаясь угадать, сколько времени потребуется для завершения проекта.Гадание может быть более обременительным, когда вы беретесь за новую задачу. Практика с крайними сроками в конечном итоге поможет вам определить, сколько времени займет конкретная задача, так что наберитесь терпения.

Сделайте привычкой соблюдение сроков. Вы можете начать с меньшими сроками: чистить зубы до 6 утра, заниматься спортом до 6:30, читать до 12 часов; применяйте ту же стратегию для решения более важных задач.

6. Содействовать другим в соблюдении сроков

В основном это относится к менеджерам. Вы знаете, кто способен уложиться в сроки и кому нужна ваша поддержка.

Напомним, как только вы устанавливаете крайние сроки для других, вы передаете им ответственность. Однако вам все равно нужно поддерживать их, чтобы добиться успеха. Например, мотивируйте их справляться с давлением, возникающим из-за соблюдения сроков.

Регулярно выясняйте, есть ли у них проблемы, или создайте систему отчетности для отслеживания прогресса.

Если возможно, позвольте вашей команде установить свои крайние сроки. Исследования показали, что разрешение вашим работникам проявлять инициативу может повысить их производительность.

Вот последняя карта, которую вы тоже можете попробовать! Установите ненастоящие сроки. Исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, показало, что крайние сроки, установленные до фактического срока, побуждают людей начинать быстрее, а не позже, что может повлиять на прокрастинацию. Вы можете сказать своей команде, что вам нужен их вклад, прежде чем вы это сделаете.

7. Ограничьте последствия пропуска крайнего срока

Несмотря на все ваши усилия, вы все равно можете не уложиться в сроки. В случае, если это произойдет, расслабьтесь и постарайтесь максимально минимизировать ущерб.Коммуникация очень важна при работе над проектом. Нельзя просто молчать, ожидая, что другие заинтересованные стороны поймут. По мере продвижения к задаче выясняйте возможные проблемы, которые нарушают ваш план и демонстрируют, что вы готовитесь к непредвиденным обстоятельствам.

Тогда, если вы не уложитесь в сроки, другие поймут и будут готовы помочь вам. В этом случае решите текущие проблемы как можно скорее и согласитесь придерживаться нового графика. Затем просмотрите свой проект, чтобы узнать, что произошло и как предотвратить повторение этого.

Однако несоблюдение срока может иметь серьезные последствия, поэтому будьте осторожны. Например, если вы работаете фрилансером или агентством, другая сторона может расторгнуть контракт и передать вам плохой отзыв. Несоблюдение срока может испортить имидж вашего бренда. Вот почему вы, как правило, не можете позволить себе опоздать в срок. Возьмите на себя ответственность и перестаньте оправдываться, если хотите произвести впечатление. Сосредоточьтесь на своих задачах и добивайтесь результатов.

Заключение

Сроки установлены для обеспечения бесперебойной работы любого проекта.Это позволяет каждому работать над общей целью.

Вам нужно развить правильный менталитет и отношение, чтобы добиться успеха в соблюдении сроков. Максимизируйте свое время и верьте, что вы можете делать все, что захотите. Как только вы поверите в себя и поставите себя на правильный путь, вы обнаружите, что можете более стабильно соблюдать сроки.

Дополнительные советы о том, как уложиться в сроки

Изображение предоставлено: Мигелангель Микелена через unsplash.com

Как соблюдать сроки проекта и управлять им

Все мы знаем, что соблюдение сроков имеет решающее значение для успеха проекта.

Без установленного крайнего срока не было бы ощущения срочности, направления или мотивации для выполнения чего-либо. Вот почему планирование сроков выполнения задач и результатов является обязательным в управлении проектами.

К сожалению, многие проекты страдают от задержек, несвоевременных сроков и отсутствия последующих мер. А когда проект замедляется или терпит неудачу, это может означать, что тысячи долларов потрачены на ветер и драгоценные часы потрачены впустую.

Если вы постоянно срываете сроки или торопитесь в последнюю минуту, вы можете предпринять необходимые шаги, чтобы внести важные изменения в свою систему.

Причина №1, по которой вы пропускаете дедлайны

Прежде чем мы углубимся в то, как, давайте обсудим, почему вообще не соблюдаются сроки. В конце концов, понимание движущей силы задержки может помочь вам активно бороться с ней.

Неудивительно, что промедление играет большую роль в управлении сроками. Но почему мы откладываем дела на потом? Исследования показывают, что мы склонны избегать действий, если это вызывает негативные чувства, такие как беспокойство, неуверенность в себе или скука.

С учетом вышесказанного, первый шаг к соблюдению ваших сроков — это относиться к ним как к священным и важным — рассматривать их как приоритет.

Если прокрастинация закрадывается, подумайте о том, какое положительное влияние вы окажете на проект. Учитывайте всех, кто несет ответственность за проект, время и усилия, которые вы и ваша команда потратили на проект, и связанные с этим затраты, если вы не сможете их удовлетворить.

Такой образ мышления поможет вам оставаться сосредоточенным и настроенным усердно работать, чтобы уложиться в сроки выполнения вашего проекта.

Как уложиться в сроки выполнения проекта

А теперь давайте поговорим о способах повышения личной ответственности и немного больше тактики.

Как вы гарантируете, что каждый раз соблюдаете сроки своего проекта? Вот 6 ключевых шагов, которые вы можете реализовать в существующем рабочем процессе.

1. Составьте список всех задач и результатов вашего проекта.

Напишите их как шаги, а не расплывчатые и общие фразы для дополнительной мотивации. Если порученная вам задача включает в себя несколько более мелких шагов, составьте контрольный список, чтобы вы могли управлять своим временем и более четко отслеживать прогресс.

2. Установите разумный срок в зависимости от сложности выполняемой работы.

Вы же не хотите совершить ошибку, установив крайний срок, который вы не можете уложиться. Проанализируйте сложность работы и оцените разумное количество времени, необходимое для ее выполнения.

Структурная декомпозиция работ поможет вам лучше понять объем работ, чтобы вы могли более точно оценить время и усилия.

3. Добавьте разумную подушку для каждого крайнего срока.

Подушка — это дополнительное время, которое предоставляется на случай задержек, проблем или проблем, которые могут каким-либо образом привести к внезапной остановке проекта.

Конечно, не стоит перебарщивать. Но если вы сделаете небольшой запас времени в оценках времени, это поможет уложиться в срок, даже если дела идут не так, как планировалось.

4. Работа с партнером по подотчетности.

Уложиться в срок намного проще, когда кто-то вас его придерживает. Будь то ваш руководитель проекта, клиент или заинтересованная сторона, эти люди будут держать вас в курсе и мотивировать соблюдать установленные сроки.

5. Сосредоточьтесь только на одной задаче за раз.

Может показаться, что многозадачность позволяет сделать больше, но одновременные размышления о стольких вещах могут оставить вас измотанным и дезорганизованным.

Сосредоточьте свое время, усилия и внимание только на одной задаче. После того, как вы его закончите, отметка его в списке будет мотивировать вас перейти к следующей задаче.

6. Установите напоминания для каждого крайнего срока.

Простое напоминание поможет вам уложиться в срок. В TeamGantt вы можете выбрать получение уведомлений о задачах по электронной почте или нашу интеграцию со Slack и даже синхронизировать задачи проекта с вашим любимым приложением-календарем, чтобы ничто не провалилось.

Советы по управлению сроками нескольких проектов в TeamGantt

Если вы возглавляете проект, вам нужно управлять не только своими собственными сроками. Вот несколько простых способов, которыми вы можете быть в курсе дедлайнов в TeamGantt.

Используйте вехи для планирования и отслеживания важных сроков.

Вехи упрощают обеспечение выполнения вашего проекта. В TeamGantt этапы отображаются в виде желтых ромбов на диаграмме Ганта, чтобы их было легко найти в вашем плане.

Думайте о вехах как о визуальных указателях, на которые нужно обратить внимание, если вы хотите вовремя успеть к окончательному сроку. Вы можете использовать вехи, чтобы выделить важные встречи, утверждения, решения или результаты.

Вот как одна команда структурирует свой проект, чтобы не пропустить важные сроки.

Регулярно просматривайте отчет о состоянии проекта, чтобы избежать задержек.

Хотите быть на шаг впереди задержек в выполнении задач? Выделите время для просмотра отчета о состоянии вашего проекта каждое утро.

Этот простой, но эффективный отчет дает вам мгновенное представление о статусе проекта, разбивая задачи, которые вовремя, отстают и просрочены. Таким образом, вы точно знаете, какие задачи нужно проверить, и можете решать проблемы до того, как они сбивают с курса остальную часть вашего проекта.

Сравните почасовой прогресс с выполнением задачи, чтобы не отставать от сроков.

Если вы используете расширенный план TeamGantt с почасовыми оценками и отслеживанием времени, вы можете увидеть, насколько фактическая работа соответствует вашим прогнозам.Это позволяет легко следить за задачами, которые занимают больше времени, чем ожидалось.

Просто найдите тонкую полосатую линию, которая появляется в середине каждой панели задач, и обратите внимание на ее цвет и длину.

Вот красные флажки, на которые следует обратить внимание:

• Полосатая линия красная: Эта задача (или группа) превышает бюджет. Было отслежено больше часов, чем первоначально предполагалось для выполнения задачи.
• Полосатая линия длиннее, чем прогресс, указанный для задачи: Эта задача (или группа) подвержена риску перерасхода, потому что она расходует запланированные часы быстрее, чем фактический прогресс.

Запросить информацию о ходе выполнения запаздывающих задач

Вам нужно знать, где кто-то стоит над задачей, срок выполнения которой приближается? TeamGantt позволяет легко выполнять быструю проверку статуса и напоминать членам команды о необходимости обновлять свой прогресс.

Просто щелкните Запросить обновление хода в правом верхнем углу вкладки обсуждения задачи.

Человек, которому назначена задача, получит электронное письмо с просьбой обновить свой прогресс со ссылкой, которая приведет его непосредственно к задаче.

Как работать с пропущенными сроками

Есть вещи вне вашего контроля, которые могут помешать вам или вашей команде уложиться в сроки проекта. Когда это происходит, лучшее, что должен сделать профессионал, — это принять ошибку и извлечь уроки из своего опыта.