Схема бизнес-процесса, блок-схема
Энциклопедия
Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) – это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.
Виды схем бизнес-процессов
Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.
Схема бизнес-процесса (Business Process Diagram) – это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.
Виды схем бизнес-процессов
Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.
Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.
Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.
Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.
Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов — это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).
Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов
Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов
Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.
Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»
- Анализ бизнес-процессов,
- Моделирование бизнес-процессов,
- Описание бизнес-процессов,
- Оптимизация бизнес-процессов,
- Организация бизнес-процессов.
Узнайте больше 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов
Схема бизнес процесса для нетерпеливых
Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать — эта статья для вас.
Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании — платформа, с которой необходимо начинать. Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))
1. Задайте границы процесса
Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события.
2. Нарисуйте основные блоки процесса
Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса в том порядке, в котором они выполняются.
Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идеально.
3. Добавьте развилки и другие события
А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.
4. Обозначьте роли участников процесса
В бизнес-процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие «роль». Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.
По необходимости добавляйте недостающие операции.
5. Разместите на схеме документы
Документ — это не обязательно официальная бумага с семью подписями.
С точки зрения управления бизнес процессами документ — это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС — все это документы.Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.
6. Добавьте используемые программы и базы данных
Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.
7. Расположите инструменты и материалы
Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант — составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.
8. Определите показатели эффективности в бизнес процессе
Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
9. Свяжите полученную схему с другими процессами
Каждый бизнес-процесс — это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.
10. Проверьте полученную модель бизнес процесса
В принципе, схема готова.
Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:
- С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
- С какими процессами он связан? Чем обменивается?
- Какие операции выполняются? В каком порядке?
- Кто выполняет операции в процессе?
- Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
- Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
- Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?
В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN.
