Характеристика секретаря с места работы образец: Образец характеристики с места работы на секретаря

Образец характеристики с места работы на секретаря

# Бизнес-документация

Образец документа

Актуальный образец характеристики секретаря. Скачайте бесплатно здесь.

Характеристика секретаря ничем не отличается от документов для других сотрудников. Здесь также важно достоверно описать личные и профессиональные качества работника.

Образец характеристики на секретаря

Пример документа:

Скачать образец

Опубликовано:

Добавить комментарий

Вам понравится

Образец характеристики на секретаря — когда требуется, правила составления

Характеристика секретаря — документ, являющийся отзывом о трудовой деятельности человека. Специальных нормативно-правовых актов, регулирующих образец характеристики на секретаря, не существует.

Когда требуется характеристика

Бумага может потребоваться в следующих случаях:

• по требованию секретаря для предоставления в полицию или использования при судебных разбирательствах
• по требованию руководителя компании для награждения
• по требованию государственных органов

Иногда секретарь запрашивает характеристику при увольнении для того, чтобы в дальнейшем быстрее устроиться на работу.

Документ может стать необходимым при самых разных обстоятельствах. В бумаге отражаются как положительные, так и отрицательные стороны работника. Если работник получил характеристику, которая не отражает его реальных качеств, он должен оспаривать ее.

Виды характеристик на секретаря

Характеристики отличаются по предназначению. Их условно разделяют на документы для внутреннего и для внешнего использования. В зависимости от типа документа информация в нем может незначительно отличаться. Бумага обычно составляется сотрудниками кадровой службы и руководителем секретаря. Кадровики следят за тем, чтобы бумага соответствовала стандартам, принятым в организации.

При увольнении

Если секретарь увольняется из организации, он вправе попросить написать ему характеристику. Если работник добросовестно выполнял свои обязанности, то с большой вероятностью он получит положительную характеристику, которая поможет ему при дальнейшем трудоустройстве.

Документ составляется руководителем секретаря. В нем отражаются деловые качества сотрудника, уровень дисциплины, степень квалификации, способности идти на контакт и находится в коллективе.

Для награждения

Документ для награждения составляется по типовому образцу, который создается еще на начальном этапе работы компании. В таком документе обычно отражаются только положительные качества работника, а также особые заслуги перед организацией. Также указывается вид награждения.

Организация, в которой трудится секретарь, может поощрить его особой грамотой, медалью, благодарственным письмом или денежными средствами.

Бумага должна включать в себя краткое описание трудовой деятельности и продолжительность работы секретаря в организации. Компания по желанию может добавлять в характеристику свои собственные необходимые разделы.

Для полиции

Документ с места работы может потребоваться полицейским, если секретарь является фигурантом уголовного дела или устраивается в правоохранительные органы на работу. Соответственно бумага для полиции составляется либо по просьбе человека, либо по просьбе полицейских.

При составлении характеристики руководитель берет на себя ответственность за то, что предоставляемая информация в документе полностью соответствует действительности. В бумаге отражается только реальные качества работника и его успехи в работе.

Правила составления на видео:

В суд

Если секретарь с кем-то судится, то для отстаивания своих интересов ему может потребоваться характеристика с работы. Также она может пригодиться и при уголовном судопроизводстве. В бумаге для суда описываются личные, профессиональные и деловые качества сотрудника. Готовый документ прикладывается к исковому заявлению, возражению на иск или к материалам уголовного дела.

Руководитель по просьбе своего работника добавляет в документ необходимые разделы. Если в бумаге желательно описать именно человеческие качества секретаря, то указывается информация о том, как он взаимодействовал в коллективе. Для некоторых ситуаций требуется документ, в котором по максимуму отражаются профессиональные качества человека.

Правила составления текста

Из-за того, что отсутствуют стандартизированные правила, у многих организаций возникают проблемы с составлением документа. Чтобы правильно создать характеристику, необходимо придерживаться следующих правил:

• указывать только реальные качества работника
• избегать негативного или позитивного эмоционального окрашивания, указывая исключительно фактическую информацию
• размещать сведения о работнике и работы, которую он выполняет
• излагать информацию в настоящем или прошедшем времени от третьего лица (в прошедшем времени, если секретарь больше не работает в компании)
• указывать дату выдачи, а также подписывать документ

Бумага имеет юридическую силу, только если на ней имеется подпись руководителя, который ее составлял. В некоторых случаях на ней размещается печать организации, тем самым подтверждается подлинность характеристики.

Для получения образца заполнения документа можно обратиться в кадровый отдел. Также примерный шаблон можно найти в интернете. После изучения схожих документов проблем с составлением и заполнением не возникнет.

Требования к оформлению

Оформление внутренней и внешней характеристики может отличаться. Особых требований к оформлению нет, если компанией не установлено обратное. Это означает, что при отсутствии единого образца, который используется внутри организации, руководитель составляет характеристику в свободном стиле. Главное, чтобы документ соответствовал следующим требованиям:

1. Был распечатан на бумаге формата А4. Документ составляется посредством текстовой офисной программы. Рекомендуемый шрифт — Times New Roman размером 12.
2. В шапке указывается наименование документа, название организации и ФИО секретаря, для которого эта бумага заполняется.
3. После шапки идет основная часть характеристики. Начинать повествование желательно с личной информации о работнике, которая включает в себя дату рождения и полученное образование.
4. В конце документа указывается причина составления характеристики (по просьбе работника, правоохранительных органов или по личной инициативе), а также ФИО заполнявшего, его подпись, дата составления и печать организации. Если документ согласовывается с отделом кадров, то дополнительно требуется подпись работника отдела кадров.

При оформлении документа проблемы возникают крайне редко, так как требования практически полностью отсутствуют. Сложности возникают при оценке трудовой деятельности секретаря. Не все руководители знают, что именно нужно указывать в бумаге.

Составные элементы бланка

Документ разделяется на 3 части (см. таблицу 1).

Части	Что включает
Первая	Общая информация о человеке
Вторая	Трудовой стаж и обязанности работника
Третья	Личные качества, преимущества или недостатки сотрудника

В разделе, в котором отражаются личные и профессиональные качества, указывается то, как человек справляется со своей работой и как он взаимодействует с другими сотрудниками. Также пишется о дисциплинарных взысканиях и поощрениях секретаря, если они имеются.

В заключении отражается причина составления документа. Как правило, в конце указывается, что характеристика предоставлена по запросу (секретаря или правоохранительных органов) для предоставления по месту требования.

Профессиональные качества секретаря на видео:

Кто подписывает

Характеристика обязательно подписывается человеком, который ее составлял. Как правило, это руководитель отдела, в котором трудится секретарь. Если организация небольшая, то составлением и подписью занимается главный начальник.

В зависимости от компании обязанность составления различных документов может лежать на разных людях. Иногда бумагу составляет инспектор отдела кадров или другой уполномоченный сотрудник, при этом пользуясь информацией от непосредственного руководителя секретаря. В таком случае в конце бумаги требуется подпись уполномоченного сотрудника и руководителя.

Образец документа

Для составления характеристики можно воспользоваться следующим образцом:

Работник не согласен с характеристикой

Если человеку составлена отрицательная характеристика при увольнении, при этом он с ней полностью не согласен, то он не должен подписывать представление к увольнению. После этого потребуется обратиться в апелляционную комиссию. Стоит отметить, что смысл в обращении имеется, только если характеристика действительно не отражает реального положения дел.

Если представление к увольнению уже подписано, то единственный способ отстоять свои интересы — обращение в суд.

Основой искового заявления может стать упущенная выгода из-за отрицательной характеристики. Потребуется предоставить как можно больше доказательств того, что указанная информация в бумаге неправда.

Документ играет достаточно важную роль, если человек устраивается на государственную службу. При устройстве в частные компании наличие положительной характеристики станет преимуществом, но при этом ее наличие необязательно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Материалы ректорского совещания — Санкт-Петербургский государственный университет

Участие СПбГУ в реализации государственной программы «Научно-технологическое развитие РФ»

26 августа 2021 года состоялось заседание комиссии Государственного совета РФ по направлению «Наука», на котором обсуждался проект новой государственной программы в области научно-технологического развития (ГП НТР) Российской Федерации в соответствии с перечнем поручений Президента РФ по итогам заседания Совета по науке и образованию от 18.04.2021 № Пр-632 (см. Презентацию и проект постановления Правительства РФ). В докладе было указано на системные проблемы научно-технологического развития России:

• школа и вуз не готовят людей к современной экономике
• сокращается число исследователей, особенно младше 29 лет
• низкая эффективность сектора исследований и разработок
• критический недостаток исследовательских и инновационных вузов
• критически малое число стартапов
• отсутствие современных кампусов и исследовательской инфраструктуры
• исследования и разработки финансирует государство, а не бизнес
• отсутствие развитой цифровой инфраструктуры
• некомфортный деловой климат в науке и бизнесе
• архаичная институциональная среда и система управления НТР

В соответствии с новой моделью управления НТР выделяются три типа программ, координируемых Минобрнауки: федеральные научно-технические программы (ФНТП), комплексные научно-технические программы (КНТП) и важнейшие инновационные проекты государственного значения (ВИП ГЗ). В структуре ГП НТР представлены 12 направлений:

1. Передовые цифровые технологии
2. Экологически чистая и ресурсосберегающая энергетика
3. Персонализированная медицина, высокотехнологичное здравоохранение
4. Высокопродуктивное и экологически чистое агро- и аквахозяйство
5. Противодействие техногенным, биогенным, социокультурным угрозам, терроризму и киберугрозам
6. Связанность территории Российской Федерации за счет создания интеллектуальных транспортных и телекоммуникационных систем
7. Возможность эффективного ответа российского общества на большие вызовы
8. Кадры и человеческий капитал
9. Инфраструктура и среда
10. Взаимодействие и кооперация
11. Лидерство и научные фронтиры
12. Обеспечивающее направление

Важной характеристикой формирования новой ГП НТР является ее разработка на принципах проектного управления. В течение переходного периода (до 2025 года) система показателей будет преобразована с увеличением роли инновационных (внедренческих) показателей и результативности проектов (с точки зрения разработки коммерциализуемых продуктов), в том числе по уровням готовности технологий (TRL, Technology readiness level).

Одним из инструментов ГП НТР Минобрнауки рассматривает программу «Приоритет 2030», в которой основным механизмом является поддержка региональных вузов, действующих в составе консорциумов.

По поручению ректора в отношении участия СПбГУ в ГП НТР получено несколько предложений от директоров и деканов. К сожалению, поступившие предложения не могут быть непосредственно использованы для организации участия СПбГУ в реализации мероприятий ГП НТР ввиду недостаточной конкретики предложений по существу, в том числе в отношении формулировок названий и содержания проектов, указания источников финансирования, порядка участия иных организаций, формирования показателей и т. д. Кроме того, эти предложения требуют пересмотра в связи с модификацией самой программы. В связи с длительностью переходного периода модификации ГП НТР работа по сбору предложений должна вестись постоянно.

На ректорском совещании обсуждались характеристики научно-технологического развития СПбГУ, участие и вклад Университета в реализацию государственной программы Российской Федерации.

Директорам институтов, деканам факультетов поручено представить предложения по участию СПбГУ в реализации ГП «Научно-технологическое развитие РФ» (ГП НТР) с учетом вносимых в нее изменений, ориентированные на системное решение проблем научно-технологического развития.

Подготовка к новому учебному году

В СПбГУ продолжается работа по распределению педагогических поручений для составления расписания занятий по всем образовательным программам. В рамках модуля «Педагогические поручения», который в свою очередь связан с информационной системой SAP, определены педагогические поручения конкретным научно-педагогическим работникам СПбГУ (Материалы ректорского совещания от 23.08.2021). По состоянию на 30 августа для составления расписания в модуле «Педагогические поручения» сформировано больше 95 % учетных записей. Эта информация интегрируется в систему электронного расписания, в рамках которой составляется расписание на текущий учебный период.

В пустые (незаполненные) строки электронного расписания вставляются Ф. И. О. соответствующих заведующих кафедрами, директоров и деканов. Ежедневно отслеживается информация по количеству дисциплин, реализуемых с сентября 2021 года, преподавателями которых в расписании значатся заведующие кафедрами или руководители подразделений. Отмечены существенные подвижки, эти изменения вносятся в информационные системы.

О проблемах, которые возникают у обучающихся

За неделю в Виртуальную приемную СПбГУ в адрес первого проректора по учебной и методической работе поступило 76 обращений от студентов (в том числе 30 вопросов, касающихся организации учебной и учебно-методической работы). 29 обращений поступили на электронную почту проректора.

Обращения на разные темы: о возможности перевода в СПбГУ, о получении сведений об образовательной программе, о ВКР, предоставлении академического отпуска, въезде иностранных обучающихся на территорию РФ, сроках размещения результатов заседания ЦКПиВ, формате занятий, запросы статусных справок.

Вопросы о формате обучения в новом 2021/22 учебном году, о расписании продолжают поступать. На все вопросы своевременно направляются ответы о том, что в соответствии с приказом от 13.08.2021 № 7991/1 «О формате учебных занятий в 2021/2022 учебном году» в целях поддержания санитарно-эпидемиологического благополучия, обеспечения защиты жизни и здоровья обучающихся и профилактики распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19), руководствуясь Методическими рекомендациями Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в образовательных организациях высшего образования, утвержденных главным государственным санитарным врачом России 29.07.2020 (MP 3.1/2.1.0205-20), приказами СПбГУ от 03.08.2020 № 6991/1 «Об организации выполнения Рекомендаций по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в образовательных организациях высшего образования», от 28.08.2020 № 7516/1 «О реализации основных образовательных программ в условиях распространения новой коронавирусной инфекции», с учетом текущей эпидемиологической ситуации в СПбГУ установлен смешанный формат обучения в 2021/22 учебном году, сочетающий аудиторные занятия и обучение с применением информационно-коммуникационных технологий, при котором потоковые занятия проводятся удаленно с использованием информационно-коммуникационных технологий, а занятия семинарского типа (семинары, практические занятия, практикумы, лабораторные работы, коллоквиумы и иные аналогичные занятия) аудиторно.

В соответствии с п. 2.2.3. Правил обучения по основным образовательным программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и среднего профессионального образования в СПбГУ, утвержденных приказом от 29.01.2016 № 470/1, расписание учебных занятий составляется на период обучения и доводится до сведения студентов и преподавателей не позднее чем до 31 августа перед началом осеннего семестра каждого учебного года и не позднее чем за три календарных дня перед началом весеннего семестра каждого учебного года путем размещения на информационных стендах учебного отдела и на сайте Университета.

Начало обучения в СПбГУ запланировано с 01.09.2021. Обучающимся необходимо быть готовыми приступить к занятиям с начала учебного года. Актуальная информация о формате и дате начала проведения занятий (в аудиторном формате и с использованием информационно-коммуникационных технологий) по каждой образовательной программе отражается в Электронном расписании. Вся необходимая информация об организации учебного процесса доводится до обучающихся.

По информации от большинства руководителей учебно-научных подразделений, вопросов от обучающихся к ним не поступало. На почту декана факультета международных отношений поступило обращение от студента-первокурсника (КНР) с вопросами о расписании занятий, возможности въезда в РФ. Письмо передано в учебное управление для подготовки ответа. Ответ готовится.

С представителем студсовета Института наук о Земле обсуждался вопрос переноса ряда практик на август-сентябрь. В связи с этим планируются изменения дат начала учебного года и аудиторных занятий. В календарные графики соответствующих образовательных программ изменения внесены, в расписании это учтено. Руководители коллективов большинства учебно-научных подразделений за прошедшую неделю встречи со студсоветами не проводили.

Отчисление за предъявление обучающимися подложных документов о временной нетрудоспособности

С целью исключения фактов использования поддельных официальных документов, в частности справок о временной нетрудоспособности, в СПбГУ налажено взаимодействие должностных лиц по проверке представляемых справок, определены компетенции сотрудников, обеспечено информирование обучающихся о последствиях предъявления подложных справок, изданы локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность по данному вопросу. В частности, утвержден и действует Регламент проверки документов, предоставляемых поступающими и обучающимися СПбГУ (приказ первого проректора по учебной и методической работе, проректора по воспитательной работе и организации приема от 18.08.2021 № 8087/1), согласно пункту 6 которого при получении из органа (организации), в который был направлен запрос о факте выдачи документа, ответа об отсутствии такого факта в отношении поступающего или обучающегося, предоставившего подложный документ, принимается решение, предусмотренное локальными нормативными актами СПбГУ.

В пределах имеющихся полномочий сотрудниками СПбГУ — работниками учебных отделов проводятся проверки предоставляемых студентами документов, а также разъяснительные беседы о недопустимости и последствиях действий по подлогу обучающимися соответствующих документов.

В соответствии с Памяткой для сотрудников учебных отделов по организации работы по информированию обучающихся СПбГУ о наличии уголовной ответственности за предоставление подложных документов, в частности справок о временной нетрудоспособности, листков нетрудоспособности (РК от 14.07.2020 № 01-122-2113), в рамках указанных разъяснительных бесед (информирования) каждому обучающемуся, предоставляющему сотруднику учебного отдела официальные документы, предоставляющие обучающемуся права или освобождающие обучающегося от обязанностей, разъясняется, что в случае если подлинность справки о временной нетрудоспособности, листка нетрудоспособности или иного официального документа не будет подтверждена выдавшим ее учреждением, обучающийся будет отчислен из СПбГУ в соответствии с подпунктом «з» пункта 51 Устава Санкт-Петербургского государственного университета за предоставление поддельных документов и (или) справок при прохождении обучения, а также о том, что в соответствии с Уголовным кодексом РФ предусмотрена уголовная ответственность за приобретение, хранение, перевозку в целях использования или сбыта либо использование заведомо поддельных паспорта гражданина, удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей (часть третья статьи 327 УК РФ), а именно — наказание ограничением свободы на срок до одного года, либо принудительными работами на срок до одного года, либо лишением свободы на срок до одного года.

Указанное информирование проводится устно до приема от обучающегося заявления, к которому прилагаются соответствующие официальные документы. При приеме заявления обучающегося проверяется наличие в нем отметки об указанном информировании обучающегося, предусмотренном формой соответствующего заявления.

Также в соответствии с пунктом 9 приложения № 1 к приказу от 02.06.2021 № 5991 «О новой редакции приказа от 10.12.2013 № 4515/1 «О порядке проведения промежуточных аттестаций студентов, обучающихся по основным образовательным программам высшего и среднего профессионального образования»»: «В случае подачи студентом заявления о предоставлении индивидуального графика сдачи зачетов и экзаменов согласно приложению № 6 к настоящему приказу в связи с временной нетрудоспособностью с приложением справки о временной нетрудоспособности (листка нетрудоспособности) на период проведения зачетов или экзаменов (их пересдач), начальник учебного отдела обеспечивает ее регистрацию в Журнале регистрации справок о временной нетрудоспособности (листков нетрудоспособности) студентов, форма которого утверждена в приложении № 5 к настоящему приказу, направление запроса о подтверждении подлинности справки (листка нетрудоспособности) в медицинское учреждение (на следующий рабочий день после дня представления справки / листка нетрудоспособности), подготовку проекта приказа о предоставлении индивидуального графика сдачи зачетов и экзаменов в течение трех рабочих дней после дня представления справки (листка нетрудоспособности) и хранение в личном деле студента его заявления, справки (листка нетрудоспособности), запроса о подтверждении подлинности и ответа из медицинского учреждения».

Согласно пункту 10 указанного приказа: «Если на отправленный запрос медицинское учреждение отвечает, что соответствующий документ (справка / листок нетрудоспособности) не выдавался, студент подлежит отчислению за представление поддельного документа (справки)».

Таким образом, по каждому выявляемому в Университете факту представления поддельных документов в установленном законодательством РФ порядке запрашиваются письменные объяснения обучающихся и инициируется рассмотрение вопросов применения к обучающимся дисциплинарных взысканий, а также подготовка запросов в правоохранительные органы для проведения проверок и принятия предусмотренных законом мер реагирования по факту представления обучающимися поддельных документов.

В рамках работ по повышению уровня правосознания обучающихся Университета информация об указанных фактах и последствиях подлога документов доводится до сведения универсантов, в частности посредством размещения соответствующих публикаций на сайте СПбГУ. Вопросы о подложных медицинских справках и отчислении периодически рассматриваются и в ходе ректорских совещаний и публикуются в соответствующих материалах ( Материалы приема граждан от 27.03.2018 и Материалы ректорского совещания от 11.01.2021).

За период с 2018 по 2021 год было зафиксировано 56 случаев поддельных официальных документов, в частности справок о временной нетрудоспособности (2018 год — 34, 2019 год — 10, 2020 год — 10, 2021 год — 2). По результатам проведенных проверок на основании нормативных актов Университета все лица, представившие поддельные справки, были отчислены.

О ходе приема в СПбГУ

Завершился прием на обучение по основным образовательным программам бакалавриата и специалитета. 21 августа были изданы приказы о зачислении на места по договорам об оказании платных образовательных услуг, зачислены 2087 поступающих (в 2020 году — 1797, рост на 16 %).

Продолжается прием на обучение по программам магистратуры, реализуемым в очно-заочной форме, на места по договорам об оказании платных образовательных услуг (прием заявлений будет вестись до 10.09.2021, процедуры проведения вступительных испытаний, апелляции и зачисления — до 23.09.2021).

Завершен прием на обучение по основным образовательным программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, по программам ординатуры, по программам среднего профессионального образования, по общеобразовательным программам.

Отмечено увеличение количества зачисленных на места по договорам об оказании платных образовательных услуг по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (в 2021 году — 53, в 2020 году — 48, рост на 10,4 %) и по программам ординатуры (в 2021 году — 300, в 2020 году — 250, рост на 20 %).

В рамках приема на обучение иностранных граждан в настоящее время совместно с Минобрнауки России завершается работа по оформлению иностранным гражданам, успешно прошедшим отборочные мероприятия и рекомендованным к обучению, необходимых для зачисления документов: формирование направлений на обучение, визовых указаний и приказов о зачислении иностранных граждан, по которым уже получены направления со стороны Министерства науки и высшего образования РФ (места за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета).

Контрольные цифры приема по всем уровням образования выполнены Университетом в полном объеме, вакантных бюджетных мест нет. Университетом не проводится ни дополнительный прием, ни дозачисление поступающих.

По результатам приемной кампании проводится аналитическая работа, направленная на повышение эффективности взаимодействия с поступающими, в том числе в части вопросов, связанных с корректностью оформления заявления и иных документов, необходимых для допуска к участию в конкурсе.

В частности, в 2021 году из общего числа поданных поступающими на программы бакалавриата и специалитета заявлений в части заявлений, которые могли быть поданы как через информационную систему СПбГУ «Прием» (ИС Прием), так и через суперсервис «Поступление в вуз онлайн» на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (55 954 заявления), было отклонено по причине допущенных поступающими нарушений в целом по Университету 16,39 % заявлений (9172 заявления).

В настоящее время проводится анализ наиболее распространенных ошибок, допущенных поступающими при подаче заявлений. Анализ проводится в разрезе отдельных направлений подготовки / специальностей и образовательных программ.

По результатам данной работы будет подготовлена памятка абитуриенту с описанием типичных ошибок, а также в рамках проводимых Университетом профориентационных мероприятий (дней открытых дверей, онлайн-лекций- консультаций и т. п.) отдельное внимание будет уделяться разбору этих ошибок и разъяснению соответствующих положений Правил приема.

27 августа в аппарате Правительства РФ прошло очередное расширенное совещание с участием представителей федеральных органов государственной власти, имеющих подведомственные образовательные организации высшего образования, а также ректоров вузов, подведомственных Правительству Российской Федерации, по вопросу промышленной эксплуатации федеральной информационной системы — суперсервиса «Поступление в вуз онлайн». В ходе совещания рассматривались вопросы организации вузами дополнительного приема (напомним, что Университет не проводит дополнительного приема) и совершенствования суперсервиса «Поступление в вуз онлайн».

На ректорском совещании отмечалось, что поселение студентов-иностранцев в общежития идет в Университете в соответствии с заранее всем известными правилами. В общежитиях размещаются все иностранные граждане, рекомендованные к зачислению в Университет. Все места для первокурсников были распределены заранее на основании заявленной каждым студентом необходимости в месте либо ее отсутствии, а также даты заезда (поселение до или после 1 сентября). В случае если первокурсник отказался от места, а после передумал (либо приехал ранее указанного им в заявлении срока), ему предоставляется временное место проживания на гостевых местах с последующим переселением на основное место проживания. Такие вопросы оперативно решаются в индивидуальном порядке (О возможностях размещения иностранных студентов).

Подчеркивалось, что каждый год 15-20 % иностранных студентов не заселяются в общежития СПбГУ, а поселяются в хостелах и гостиницах. По поручению ректора собрана информация о возможностях альтернативного размещения студентов в коммерческом сегменте жилищного фонда (около 20 организаций, с каждой из которых достигнута договоренность об организационном учете российских граждан и миграционном учете иностранных граждан). Эта информация еще в начале июля была размещена на сайте СПбГУ: О возможностях размещения на территории города Санкт-Петербург. Только за первый месяц после публикации страницу с данной информацией просмотрели около тысячи раз.

Изменение структуры Управления научных исследований

На ректорском совещании 17 мая обсуждался вопрос об изменении структуры Управления научных исследований ( Материалы ректорского совещания от 17.05.2021). Были высказаны вопросы и замечания. Они учтены в процессе доработки новой структуры УНИ.

С 1 сентября Управление научных исследований начнет работу в новой структуре, сформированной с целью организации работы по функциональному принципу:

• УНИ (центральный аппарат)
• отдел сопровождения международной научной деятельности
• отдел координации и сопровождения грантов и научных премий
• отдел сопровождения договорной научной деятельности
• отдел внутренних научных заказов СПбГУ
• проектный офис национальных проектов
• отдел стратегического планирования и аналитики

На текущий день уже введено новое штатное расписание (52 ставки), организован перевод работников в новые отделы. Из 48 работающих на текущий момент работников 23 уже написали заявления о переводе, с 16 еще ведутся переговоры, 6 находятся в отпуске по уходу за ребенком, 3 увольняются с 1 сентября. Ведется подбор персонала на вакансии. Изменения происходят в пределах действующего штатного расписания и фонда оплаты труда.

По результатам анализа предложений директоров институтов и деканов факультетов в части изменения структуры Управления научных исследований за каждым факультетом/институтом будет закреплен секретарь научной комиссии, который как работник, максимально погруженный в специфику запросов по конкретному отраслевому направлению, будет координировать НПР и помогать им ориентироваться в отделах новой структуры УНИ. Планируется также организовать прием НПР (в очном формате) на площадке соответствующего факультета/института два раза в неделю.

На площадке Петродворцового учебно-научного комплекса работники каждого из отделов новой структуры (по установленному графику дежурств) будут осуществлять очный прием по вопросам научной деятельности.

С 1 сентября с вопросами, связанными с сопровождением научной деятельности, можно обратиться:

Подразделение	Руководитель	Контакты
УНИ (центральный аппарат)	Начальник Управления Лебедева Елена Витальевна	[email protected] [email protected] 8 (812) 363-60-98
Отдел сопровождения международной научной деятельности	Начальник отдела Дитмар Юлия Андреевна	[email protected] 8 (812) 324-08-88
Отдел координации и сопровождения грантов и научных премий	Начальник отдела Тарасов Александр Михайлович	[email protected] 8 (812) 363-60-00 доб. 3930
Отдел сопровождения договорной научной деятельности	И. о. начальника отдела Липис Тамара Витальевна	[email protected] 8 (812) 363-60-98
Отдел внутренних научных заказов СПбГУ	Начальник отдела Борисова Елена Викторовна	[email protected] 8 (812) 328-94-01
Проектный офис национальных проектов	Ведется подбор кандидата	[email protected] 8 (812) 363-60-98
Отдел стратегического планирования и аналитики	Ведется подбор кандидата	[email protected] 8 (812) 363-60-98

Сведения о графике приема на площадках факультетов и институтов опубликованы на сайте СПбГУ и направлены в рамках единой рассылки работникам СПбГУ.

Заказник «Кургальский»: вопросы сохранения экосистем особо охраняемых природных территорий

27 августа в информационном агентстве ТАСС состоялась пресс-конференция экспертов СПбГУ, посвященная вопросам сохранения природной среды на территории государственного заказника «Кургальский» (Ленинградская область). В пресс-конференции приняли участие доцент кафедры правовой охраны окружающей среды Л. Г. Клюканова, старший научный сотрудник кафедры прикладной экологии С. А. Коузов, заведующая кафедрой страноведения и международного туризма, доцент Н. В. Зигерн-Корн, заведующий кафедрой прикладной экологии, профессор Е. В. Абакумов, заместитель директора ресурсного центра социологических и интернет-исследований Научного парка СПбГУ А. А. Александрова, директор Центра экспертиз СПбГУ А. В. Попов (Эксперты СПбГУ: на территории Кургальского заказника обнаружено максимальное разнообразие видов птиц в Ленобласти).

Состав участников пресс-конференции отражает комплексный и междисциплинарный характер исследований, проводимых специалистами СПбГУ в области мониторинга текущего состояния и перспектив развития заказника «Кургальский». Ученые СПбГУ в течение многих лет не только исследуют растительный покров и ландшафты заказника и изучают его фауну, но и анализируют правовой и административный статус этой ООПТ и проводят социологические замеры отношения местного населения и туристов, посещающих заказник, к состоянию его территории.

Заказник (как особо охраняемая природная территория) был учрежден в 2000 году в пределах одноименного полуострова на южном берегу Финского залива в Кингисеппском районе Ленинградской области. Статус ООПТ обеспечивает сохранение уникальной природной среды полуострова. Ныне в пределах заказника произрастают 750 видов высших растений, многие из которых относятся к категории исчезающих. Заказник является местом обитания, гнездования и миграции 216 видов птиц, в том числе и краснокнижных. Благодаря особому статусу территории «Кургальского» в ее пределах существуют уникальные ландшафты, например приморские луга. Пресс-конференция была посвящена сохранению всего этого уникального природного богатства.

В последнее время антропогенная нагрузка на «Кургальский» существенно возросла. Речь идет и о потоке туристов и отдыхающих, и о промышленном строительстве, и о проблемах неопределенности правого и административного статуса земель заказника. Все эти проблемы привлекают внимание к текущему состоянию и перспективам существования «Кургальского» государственных и муниципальных органов, ученых, прессы и широкой общественности. Пресс-конференция в агентстве ТАСС — пример, отражающий такое внимание. Именно ученые СПбГУ выступили спикерами по наиболее животрепещущим проблемам «Кургальского». Уникальный междисциплинарный характер исследований университетских специалистов сделал результаты этих исследований востребованными и органами власти, и научным сообществом, и всеми, кому небезразлична судьба уникального биоразнообразия заказника.

О востребованности результатов исследований университетских специалистов свидетельствуют экспертные работы, проведенные Университетом в марте этого года по заказу комитета по природным ресурсам Ленинградской области и посвященные анализу экологии «Кургальского». В экспертизе были использованы материалы НИР, которые в течение нескольких лет выполнялись университетскими экологами, биологами и орнитологами. Выводы специалистов СПбГУ составили экспертную основу для выработки административных решений о совершенствовании правого статуса ООПТ и о регулировании ее административного режима. В 2018 году специалисты РЦСИИ провели социологический опрос жителей прилегающих к заказнику поселений и посещающих его туристов по вопросам, связанным с антропогенным воздействием на территорию «Кургальского». Результаты исследований были учтены компаниями — операторами строительства промышленных объектов и органами государственной и муниципальной власти.

В выступлениях экспертов на пресс-конференции был затронут широкий спектр актуальных вопросов, связанных с современным положением дел на территориях «Кургальского». В частности, Л. Г. Клюканова проанализировала ряд актуальных проблем правовой неопределенности статуса ООПТ, которые негативно отражаются на развитии ситуации в пределах заказника. Эксперт призвала региональные и муниципальные власти обратить внимание на вскрытые проблемы и на необходимость их оперативного решения. С. А. Коузов посвятил свое выступление современной орнитологии «Кургальского». Он отметил уникальное разнообразие фауны птиц в пределах заказника, сформированное его особыми природными условиями. Вместе с тем С. А. Коузов констатировал, что местам обитания и гнездования пернатых (в том числе и относящихся к исчезающим видам) грозит серьезная опасность. Эту опасность прежде всего представляет собой разрушающее влияние на природу заказника со стороны туристов и отдыхающих, многие из которых не склонны соблюдать административный режим, установленный действующим законодательством. Тематику выступления С. А. Коузова поддержала и развила Н. В. Зигерн-Корн. Она отметила комплексную дигрессию ряда территорий «Кургальского», вызванную антропогенным воздействием как со стороны туристов и отдыхающих, так и со стороны населения дачных поселков, множащихся на землях, прилегающих к заказнику. Н. В. Зигерн-Корн обратила внимание на необходимость учета этого негативного воздействия при определении земельной и градостроительной политики и при дальнейшем планировании мер по соблюдению административного режима в пределах «Кургальского». Е. В. Абакумов отметил комплексный характер проблем сохранения уникального биоразнообразия заказника и указал на актуальность выработки научно обоснованных подходов к охране природы этой и других ООПТ в пределах Ленинградской области. А. А. Александрова в своем сообщении коснулась результатов социологических опросов, проведенных СПбГУ по проблемам сохранения уникальной природной среды «Кургальского».

Результаты пресс-конференции подтвердили актуальность проблем сохранения биоразнообразия на территории государственного заказника «Кургальский», указали на необходимость выработки комплексных подходов к решению этих проблем и подтвердили ведущую роль специалистов СПбГУ в научном и экспертном обеспечении мониторинга природных объектов, охрана которых представляет особую важность не только для Санкт-Петербурга и Ленинградской области, но и для всего Северо-Запада России.

Пресс-конференция вызвала отклик в СМИ, и, хотя к обсуждению не присоединились представители Ленинградской области, выводы ученых, озвученные на пресс-конференции, будут обобщены и направлены в органы государственной власти региона.

О размещении на портале СПбГУ вакансий

В Виртуальную приемную обратилась держатель гранта РНФ и гранта президента для молодых ученых ассистент М. С. Ледовская. Ее интересовала возможность размещения вакансии на сайте СПбГУ и на других сайтах (Head Hunter, SuperJob) в целях поиска потенциального исполнителя работ по гранту.

Еще в 2011 году СПбГУ первым из российских вузов ввел должность постдока. Прием на эту должность проводился по представлению научных руководителей, отобранных на основании проведенных конкурсных процедур (Материалы ректорского совещания от 23.03.2015, Санкт-Петербургские ведомости: Правила жизни Университета, Материалы ректорского совещания от 10.11.2014). Им было предоставлено право самостоятельно проводить поиск кандидатов, используя для этого в том числе и электронные ресурсы.

Напомним, что такая возможность проведения приема на работу стала возможной, поскольку руководству Университета удалось добиться для СПбГУ права проводить конкурсы на должности НПР по собственным правилам (Материалы ректорского совещания от 02.07.2012).

После уточнения информации у М. С. Ледовской и заполнения формы с описанием вакансии последняя была размещена на порталах Head Hunter, SuperJob), а также на сайте СПбГУ в разделе «Вакансии»).

Рекомендации Минобрнауки по предупреждению распространения COVID-19

Минобрнауки выпустило рекомендации по осуществлению деятельности организаций в целях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) (29 июля, с дополнениями от 20 августа). Подчеркивается, что «в целях контроля за эпидемическим процессом и стабилизации ситуации по заболеваемости коронавирусной инфекцией (Совместные разъяснения Минтруда России и Роспотребнадзора по организации вакцинации в организованных рабочих коллективах (трудовых коллективах) и порядку учета процента вакцинированных) необходимо обеспечить уровень коллективного иммунитета не менее 80 % от списочного состава с учетом лиц, перенесших заболевание в течение последних шести месяцев или представивших документ о прохождении вакцинации».

В то же время отмечено: «Согласно п. 1 ст. 5 Федерального закона от 17 сентября 1998 года № 157-ФЗ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» любая вакцинация является добровольной, принуждение к вакцинации недопустимо». А также «недопустимо ограничение прав обучающихся на предоставление места в общежитии по причине отсутствия профилактической вакцинации от коронавирусной инфекции».

Рекомендовано «проводить среди обучающихся работу, направленную на информирование обучающихся: о мероприятиях, связанных с предотвращением и профилактикой распространения коронавирусной инфекции, в том числе о возможности вакцинирования от коронавирусной инфекции в медицинских организациях, пунктах вакцинации до начала учебного года…
о соблюдении организацией прав обучающихся на получение образования, в том числе на использование ее инфраструктуры, обеспечивающей реализацию образовательной программы, вне зависимости от наличия/отсутствия профилактической вакцинации от коронавирусной инфекции».

Также рекомендовано организовать учет сведений о количестве лиц, прошедших вакцинацию или планирующих ее пройти.

На совещании еще раз обращалось внимание на необходимость вакцинации для студентов и преподавателей, особенно пожилых.

День первокурсника

Сообщалось, что 31 августа в СПбГУ состоится традиционный праздник посвящения в студенты. Второй год подряд он пройдет в онлайн-формате, однако все знаковые традиции будут соблюдены — торжественная клятва универсантов, гимн Gaudeamus и запуск «корабликов надежды» (Посвящение в студенты — 2021).

Трансляция праздника начнется в 11:45. Ее ведущими станут известные выпускники Санкт-Петербургского университета ― тележурналисты Роман Герасимов и Людмила Ширяева. Во время открытия ректор СПбГУ Н. М. Кропачев поздравит студентов и объявит начало нового 298-го учебного года.

Одной из ключевых частей праздничной программы станет проект «Час науки СПбГУ» — серия коротких лекций ведущих ученых Университета и популяризаторов науки. Перед вчерашними абитуриентами выступит профессор, руководитель лаборатории оптики спина имени И. Н. Уральцева СПбГУ Алексей Кавокин. В 2020-м году он стал первым за всю историю российским ученым, удостоенным премии Quantum Devices Award, — ее вручают за новаторский вклад в области сложных полупроводниковых приборов и устройств с квантовыми наноструктурами.

Также лекцию прочтет его коллега, ведущий научный сотрудник лаборатории оптики спина имени И. Н. Уральцева СПбГУ доктор физико-математических наук Валерий Запасский, недавно ставший лауреатом Государственной премии РФ в области науки и технологий. Его работы сыграли ключевую роль в становлении нового направления в области ядерно-магнитного резонанса — спектроскопии спиновых шумов.

Кроме того, в рамках проекта выступит заведующий лабораторией нейропротезов Института трансляционной биомедицины СПбГУ Павел Мусиенко, доктор медицинских наук, профессор. Одна из его последних разработок — технология 3D-печати мягких нейропротезов NeuroPrint, которая в перспективе может помочь в буквальном смысле поставить человека на ноги после травмы спинного мозга.

В аудитории 2040 здания Двенадцати коллегий организована студия для осуществления съемок и трансляции церемонии, Медиацентром подготовлены 15 видеозаписей с дайджестом прошлого учебного года, заставками и видеоматериалами об Университете.

Помимо торжественной части — объявления начала нового учебного года, вручения студенческих билетов первокурсникам с выдающимися достижениями и церемонии запуска «корабликов надежды» — в этом году в программу церемонии включены:

• Интервью с Н. М. Кропачевым о настоящем и будущем Университета
• Интервью об особенностях приема и обучения в СПбГУ в 2021/22 учебном году с проректорами М. Ю. Лавриковой и А. В. Бабичем
• Ток-шоу о возможностях, которые дает СПбГУ в области студенческой внеучебной деятельности, с главами СНО факультетов, руководителями дебат-клубов, ассистентами научных лабораторий (Клятва универсанта и «кораблики надежды»: СПбГУ примет около 10 000 первокурсников)

Важным элементом церемонии «Посвящение в студенты» СПбГУ, отличающим ее от онлайн-церемоний других вузов, является интерактивность. Зрители — абитуриенты, студенты, родители — могут оставлять вопросы к ток-шоу, которые будут отобраны и переданы ведущим, писать комментарии (в прошлом году в чате трансляции студенты находили однокурсников). Все желающие смогут отправить виртуальный «кораблик надежды» c личными пожеланиями на странице «Запусти «Кораблик надежды»!».

О поощрении сотрудников СПбГУ

За активную деятельность по развитию международных гуманитарных и общественных связей Федеральное агентство по делам СНГ, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству (Россотрудничество) наградило дипломами:

• заместителя ректора СПбГУ по международной деятельности С. В. Андрюшина (диплом)
• проректора по воспитательной работе и организации приема А. В. Бабича (диплом)
• директора центра языкового тестирования Д. В. Птюшкина (диплом)

Участники совещания отметили активную работу универсантов по развитию международных связей СПбГУ: деятельность представительств Университета и центров тестирования за рубежом, увеличение приема иностранных студентов (в том числе при поступлении на договорную основу образовательных программ СПбГУ: Рекордное количество заявлений и первенство по иностранцам: СПбГУ подвел итоги приемной кампании — 2021).

О кадровых изменениях

• Начальник Управления бухгалтерского учета и финансового контроля — главный бухгалтер Г. А. Чиркова по ее просьбе переведена на должность заместителя начальника УБУиФК
• Начальником Управления бухгалтерского учета и финансового контроля — главным бухгалтером назначена Е. А. Трофимова, ранее работавшая первым заместителем начальника УБУиФК
• И. А. Горлинский по его просьбе освобожден от обязанностей заместителя председателя Ученого совета СПбГУ и вернулся в коллектив биологического факультета к преподавательской деятельности

Деловые и личные качества секретаря. Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Деловые и личные качества секретаря»

 

1.Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря

 

Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

Квалификационная характеристика — это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием попереговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

 

2. Требования к деловым и личным качествам секретаря

 

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями,телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Какие же личные качества важно иметь секретарю? Выделим наиболее существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к этой престижной работе.

 

3. Требования к внешнему виду секретаря

 

Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом, поэтому он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Каких же норм в этом вопросе следует придерживаться секретарю?

В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное — костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.

Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, так как напальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

 

4. Культура делового общения секретаря

 

Важными показателями культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом общения с окружающими. Такова профессия секретаря.

При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.

При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и т.п.), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.

Важной формой общения секретаря, секретаря-референта с посетителями является беседа.

Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о сущности проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения. Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.

Деловое общение секретаря не ограничивается контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель — секретарь.

Уже было сказано, что по существу секретарь выполняет функции помощника руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения мелких технических работ, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы, регулирует прием посетителей.

Работа секретаря в организации начинается с вводной беседы-инструктажа со стороны руководителя. Руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить уровень квалификации секретаря. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работой.

Дж. Харрисон — крупный специалист в области управления и организации труда — называет следующие качества, необходимые секретарю:

Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен работой доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

Секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.

Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.

Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.

Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным.

Обеим сторонам необходимо чувство юмора.

Поведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель — секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы.

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможности компенсировать их своей работой.

Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д.

В практике работы секретаря нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своей организации, а также вышестоящих и подведомственных организаций.

 

5. Основные этические требования к ведению телефонных переговоров

 

Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, в поездке в другую организацию и т.д. В обязанность секретаря входит прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря — освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации.

Если говорить об этике телефонного общения, то необходимо придерживаться следующего:

говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко;

быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция;

быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;

нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер;

недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.

Звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Основные правила ведения телефонных переговоров, когда звонят секретарю, можно свести к следующему. Незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время представиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «Добрый день», «Здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент.

Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по каким вопросам соединять с руководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь должен, назвав организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит абонент, кто он, оценить срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может правильно переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.

В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон.

Если возникает необходимость для ответа абоненту навести справку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить.

Недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заняты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культуре секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут».

Ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.

В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего:

Подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения.

Набрав номер абонента и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом.

Во время междугородного телефонного разговора нужно назвать город, из которого вы звоните, затем себя, должность своего руководителя и наименование учреждения.

После взаимных представлений следует изложить причину, вызвавшую необходимость разговора. Начать его можно словами: «Мне поручено…», «Мы вынуждены обратиться», а затем изложить суть вопроса.

Если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат.

При передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите телефонограмму» — и дают время собеседнику подготовить все необходимое для записи.

Заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как ее положила женщина, подчиненный — после старшего по положению. В любом случае избыточность заключительных реплик нежелательна.

 

6. Задачи секретаря при подготовке совещаний

 

В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

Следующий этап — оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.

За 1 — 1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п.

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Место руководителя — в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места — справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам — участницам совещания.

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речь выступающих.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.

 

7. Роль секретаря в организации приема посетителей

 

Прием посетителей можно разделить на три вида: прием сотрудников своего учреждения по текущим делам; прием представителей других организаций, в том числе делегаций; прием посетителей по личным вопросам.

Секретарь обязан позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указанием дней и времени приема посетителей; вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений; следить за очередностью приема и временем беседы.

Запись на прием лучше проводить предварительно, делая соответствующие записи в журнале приема посетителей.

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.

В случае отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:

знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;

довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;

определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.

Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работниками учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.

Организуя прием командированных на предприятие работников, секретарь обязан:

выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

отметить командировочное удостоверение;

оказать помощь в подборе необходимых материалов;

выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к месту работы.

Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и.подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай или кофе.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.

Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Не следует пропускать в кабинет руководителя во время приема сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

По окончании беседы и после принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.

 

Литература

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2007.
2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. — М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
6. Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.

%d0%ba%d0%b0%d0%ba%20%d1%81%d0%be%d1%81%d1%82%d0%b0%d0%b2%d0%b8%d1%82%d1%8c%20%d1%85%d0%b0%d1%80%d0%b0%d0%ba%d1%82%d0%b5%d1%80%d0%b8%d1%81%d1%82%d0%b8%d0%ba%d1%83 / Поиск по тегам / День Д

ukata 23 мая 2015, 13:26

Бизнес-идея: открытие мастерской по ремонту обуви 3

ukata 23 мая 2015, 13:24

Кризис среднего возраста или достала работа? 2

ukata 23 мая 2015, 13:20

Дают ли больничный при токсикозе 2

Leginnn 19 мая 2014, 12:02

В «отпуск» на больничном? 3

Wolfberg 17 декабря 2013, 10:30

Будет ли 13 зарплата военнослужащим в 2013 году? 1

Leginnn 2 июля 2013, 00:34

Маршрутное такси бизнес для смелых 12

Leginnn 27 апреля 2013, 15:59

Как зарегистрироваться индивидуальным предпринимателем 2

Vingvar 25 апреля 2013, 11:14

Дилинговые центры Форекс — На чем зарабатывают? Форекс — кухня 1

Vingvar 15 апреля 2013, 14:51

Форекс клуб официальный сайт 1

Leginnn 22 марта 2013, 15:01

Ремонт компьютеров бизнес поколения гиков 4

mobilneg1 17 марта 2013, 18:36

Разведение червей бизнес идея 1

Leginnn 22 февраля 2013, 22:32

Бизнес план по выращиванию овощей 4

ukata 22 февраля 2013, 14:06

Финансовое обоснование бизнес-плана 4

ukata 17 декабря 2012, 15:55

Цель планирования карьеры 2

ukata 17 декабря 2012, 12:58

Психология отношений в коллективе, психология взаимоотношений в коллективе 4

Wolfberg 30 ноября 2012, 22:10

Начало 3

Leginnn 30 ноября 2012, 00:19

Как выучить английский язык с нуля 3

mobilneg1 28 ноября 2012, 00:05

Служебный роман на работе 7

Leginnn 24 ноября 2012, 17:21

День Д 4

Leginnn 4 октября 2012, 22:36

О чем писать-то? 2

Пример заполнения характеристики с места работы. Нейтральная характеристика секретаря руководителя

Никогда не будет лишней характеристика с предыдущего места работы. Мы расскажем, как грамотно её написать и какие подводные камни Вас могут ожидать.

Этот документ можно считать вполне официальным. Характеристика может составляться либо по просьбе самого сотрудника, или же по запросу внешних источников. Стоит отметить, что также характеристика может составляться внутри компании для продвижения по службе. Пример характеристики с места работы всегда составляется непосредственно начальником компании или отдела. Основная цель этого документа – описать способности и достижения сотрудника на бывшей работе.

Как правильно составить образец характеристики с места работы

• Документ необходимо составлять только на листе формата А4. Весь текст необходимо писать только от третьего лица. Можно писать в настоящем или прошедшем времени.
• Изначально указывается название документа и для кого он был составлен.
• После этого необходимо в первом разделе указать анкетные данные.
• После описывается весь трудовой путь сотрудника в компании. Чаще всего, начальник просто описывает деятельность работника (с какого года и какую должность он занимал).
• Указать дополнительные сведение о получение образования или повышение квалификации.
• Потом оцениваются профессиональные качества сотрудника. Насколько он опытен в своем деле (как может проводить аналитическую работу, ознакомлен с нормативными актами, какие были отношения с сотрудниками).
• Описание личных качеств.
• В самом конце необходимо будет написать, куда будет направлена данная характеристика.

Образец характеристики с места работы заверяется печатью, и ставиться подпись. Напоследок хотим отметить, что существует несколько видов характеристики: с места работы, для суда, для ГИББД, на водителя, производственная характеристика, в военкомат.

В должности секретаря руководителя Анна Ивановна работает с марта 2012года. Свои должностные полномочия исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2013 года дважды поощрялась руководством предприятия.

Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя для этого современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях — качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятна, аккуратна.

При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет уверенно.

С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

ВЫВОДЫ:

1. Занимаемой должности соответствует.

2. По завершении курсов повышения квалификации достойна назначения на должность шеф-секретаря.

В должности секретаря руководителя — с марта 2010 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально, но недостаточно инициативно.

Работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия выполняет в соответствии с должностной инструкцией. Вместе с тем организация взаимодействия с техническим персоналом офиса руководителя требует совершенствования.

Проводит предварительное рассмотрение деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия, с незначительными замечаниями. Ведет офисное делопроизводство, недостаточно эффективно используя для этого возможности имеющихся в офисе программно-технических средств. Проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия, готовит, как правило, в установленные сроки и с соблюдением действующих требований.

Осуществляет контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях — качественное редактирование их содержания. Передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в основном в соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

По указанию руководителя предприятия участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Умело выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет со знанием дела.

Работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, стремится к овладению новыми знаниями. Имеет недостаточную практическую подготовку в области делопроизводства. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

К выполнению своих должностных обязанностей относится ответственно и добросовестно. Обладает хорошей работоспособностью. Постоянно опрятен, аккуратен. Физически здоров.

К внезапным изменениям в обстановке адаптируется медленно. В процессе подготовки решений проявляет склонность к шаблону. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в т.ч. документированной, владеет в целом уверенно.

Образец характеристики на фельдшера для награждения. Образцы (примеры) положительных характеристик на работника с основного места работы

(кликните, чтобы открыть)

По назначению различают личностную и профессиональную, служебную характеристику. Но на деле строгого разделения не бывает: в личностной непременно касаются профессиональных качеств работника, а в служебной — затрагивают особенности его личности. Без этого не обойтись, потому что одно вытекает из другого.

Другое дело, в каких пропорциях используется информация. В служебной характеристике, понятное дело, акцент больше ставится на профессиональном соответствии медицинского работника, демонстрации его достижений на занимаемой должности, в личностной — особенностям его характера и поступков. Характеристика на врача терапевта или стоматолога, хирурга и характеристика на фельдшера скорой помощи будут иметь сходную структуру и стиль изложения. Различия только в фамилиях и должностных обязанностях, характеристика на главного врача, кстати, тоже.

Пишется характеристика врача с места работы непосредственным его руководителем — завотделением и заверяется главврачом.

Некоторые замечания по написанию характеристики

Остановимся подробнее на стиле написания. Писать характеристику нужно в свободной форме от третьего лица, выделив в ней несколько смысловых категорий. В первом блоке перечисляются: Ф.И.О. врача, дата рождения, занимаемая должность, а также полученное образование и раннее занимаемые должности, полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Во втором абзаце перечисляются личностные черты медика, в третьем — заключение и цель характеристики.

Важно: при написании характеристики подбирайте правильный лексикон, чтобы добиться необходимого эффекта. Избегайте негативных слов и эпитетов, таких как «провал», «ужас», «паника», «страх», «никогда», «плохо».

Так составляется характеристика на врача образец можно скачать по ссылке. Характеристику с места работы на аттестацию, награждение и прочие цели пишут по общим правилам. Готовый образец, предлагаемый в нашей статье, поможет быстро справиться с написанием.

Пример личностной характеристики

Пример

Характеристика с места работы для награждения почётной грамотой или поощрения

Характеристика на врача Юрьеву Анну Николаевну 20.09.1970 года рождения, проживающую в городе Челябинск. Анна Николаевна – коренная жительница города Челябинска. Она получила высшее медицинское образование по специальности врач-педиатр и в данное время работает по профилю в детском медицинском центре. Также Юрьева Анна Николаевна получила ученую степень доктора наук в области медицины.

Анна Николаевна – ответственный, исполнительный работник, знающий свои профессиональные обязанности. Она проявляет внимательное отношение как к родителям, так и к маленьким детям, выслушивает их и делится полезными советами, если того требует ситуация.

Выполняя профессиональные обязанности на своем участке, Анна Николаевна применяет навыки работы с новейшими медицинскими технологиями. Ее врачебные заслуги неоднократно отмечались почетными грамотами и правительственными наградами. Сотрудник исполнителен в отношении общественных поручений.

Анну Николаевну много раз избирали депутатом городского совета. Сегодня она занята исполнением обязанностей депутата областного совета.

Юрьева Анна Николаевна не только прекрасный врач, но и любящая жена и мать троих дочерей: 1990, 1993, 2000 годов рождения.

Анна Николаевна — коммуникабельный, ответственный, отзывчивый, инициативный сотрудник. Такие качества характера помогли ей добиться авторитета у коллег по работе. Ее любят не только сотрудники, но и пациенты и жители города Челябинска. Со стороны руководства, коллег или пациентов жалоб на ее счет зафиксировано не было.

Характеристика выдана для предъявления по месту требования.

Профессиональная характеристика врача

Рассмотрим, как пишется характеристика на медицинского работника на примере написания характеристики врача-эндоскописта.

Профессионализм врача определяется объемом и качеством сделанной работы, знанием теоретической подготовки по основной и смежной специальностям. Также учитывается частота обучения в специализированных учебных центрах, выдающих специальные сертификаты.

Уровень практической подготовки оценивается руководством подразделения и учреждения по месту работы врача. Мнение вносится в производственную характеристику по месту работы. Оценка соотношения теоретических навыков и практики проводится на аттестационных циклах.

Общие знания врача, например, эндоскописта, согласно профессиональным требованиям:

1. Перспективы развития эндоскопии.
2. Основы законодательства, касающиеся здравоохранения, директивы, определяющие работу органов и учреждений здравоохранения в сфере эндоскопии.
3. Общие вопросы, связанные с организацией плановой и экстренной эндоскопической помощи для взрослых и детей, проживающих на территории Российской Федерации, а также пути совершенствования эндоскопической службы.
4. Способы организации медицинской помощи при попадании в военно-полевые условия, в случаях массовых поражений или катастроф.
5. Знания об этиологии и путях распространения острозаразных патологий и профилактические меры.
6. Принципы работы врача-эндоскописта в условиях страховой медицины.
7. Знания топографической анатомии бронхолегочного аппарата, пищеварительного тракта, органов брюшной полости, малого таза, особенности анатомии и физиологии детского организма.
8. Причины возникновения наиболее часто встречающихся патологических процессов.
9. Диагностические методы и лечение разными эндоскопическими методами.
10. Показания и противопоказания к диагностической, лечебной, хирургической эзофагогастродуоденоскопии, колоноскопии, лапароскопии, бронхоскопии.
11. Обработка, дезинфекция и стерилизация эндоскопов и инструментов.
12. Обезболивающие принципы, приемы и методы, применяемые в эндоскопии.
13. Клинические симптомы основных хирургических и терапевтических патологий.
14. Принципы обследования и подготовки пациентов к эндоскопическими способам исследования и ведение наблюдения за состоянием после их проведения.
15. Положения о том, как оборудованы эндоскопические кабинеты, операционные, о технике безопасности при работе с аппаратурой, как она устроена и по какому принципу работает. Как работают вспомогательные инструменты, применяемые при эндоскопических исследованиях.

Пример

Общие умения врача-эндоскописта включают:

• Сбор анамнеза и сопоставление информации от пациента со сведениями в медицинской карте и других документах для проведения эндоскопического исследования.
• Самостоятельное проведение простых обследований: пальцевого исследования прямой кишки при кровотечениях, пальпацию живота, перкуссию, аускультацию живота и легких. Выявление аллергической предрасположенности пациента к анестетикам для правильного определения вида анестезии для выполнения эндоскопического исследования.
• Определение показаний и противопоказаний к проведению эндоскопических исследований.
• Обучение пациентов правильному поведению во время проведения эндоскопических исследований.
• Выбор оптимального вида и типа эндоскопа (жесткого, гибкого, с торцевой оптикой, торцово-бокового или бокового). Это зависит от характера эндоскопии, которую планируется провести.
• Владение методами местной инфильтрационной анестезии, местной анестезии глоточного кольца и трахеобронхиального дерева, оказания неотложной медпомощи.
• Владение необходимыми знаниями о способах биопсии и их применении.
• Умение оформлять медицинские документы и протоколы исследований.
• Составление отсчетов о выполненной работе.
• Владение оформлением медицинской документации и оформлением протоколов исследования.
• Умение составления отчета о проделанной работе и проведение анализа эндоскопической деятельности.

Среди специальных знаний и умений врача-эндоскописта:

Врач-эндоскопист обязан владеть знаниями о профилактических мерах, клинических картинах заболеваний, уметь проводить диагностику и оказывать необходимую медицинскую помощь:

• при возникновении аллергической реакции;
• ларингоспазме;
• бронхиальном спазме;
• остановке сердца;
• внутриорганном, внутрибрюшном кровотечении, которое возникло во время проведения эндоскопического исследования;
• перфорации полого органа;
• острой сердечной и дыхательной недостаточности;
• остановке дыхания и работы сердца.

Врач-эндоскопист обязан владеть следующими знаниями и умениями:

Врач-эндоскопист должен проводить следующие исследования и действия:

• эзофагогастродуоденофиброскопию;
• бронхофиброскопию и жесткую бронхоскопию;
• колонофиброскопию;
• холедохоскопию;
• лапароскопию;
• еюноскопию;
• прицельную биопсию из слизистых оболочек, серозных покровов и абдоминальных органов;
• извлечение чужеродных тел из трахеобронхиального дерева, верхних отделов желудочно-кишечного тракта и толстой кишки при проведении эндоскопического исследования;
• местный гемостаз при эзофагогастродуоденоскопии;
• эндоскопическую полипэктомию;
• эндоскопическое удаление доброкачественных опухолей из пищевода и желудка;
• расширение и рассечение рубцовых и послеоперационных сужений пищевода;
• папиллосфинктеротомию, вирсунготомию и извлечение камней из протоков;
• установление зонда для питания;
• дренирование брюшной полости, желчного пузыря, забрюшинного пространства;
• удаление органов малого таза при лапароскопии, если того требуют медицинские показания;
• удаление органов брюшной полости во время лапароскопии, если того требуют медицинские показания.

Квалификация врача-эндоскописта присваивается по уровню знаний, рабочего стажа, количества, качества и вида выполняемых диагностических исследований, лечебных вмешательств. На основании перечисленных факторов специалисту присваивается квалификационная категория.

Выдача служебной характеристики

Пример

Служебная характеристика может выглядеть следующим образом:

Врач Смирнов Олег Валерьевич, работающий рентгенологом в Ростовском областном научно-исследовательском рентгено-радиологическом и онкологическом институте с июня 1950 г. как заместитель директора по научной части. С 1952 г. исполняет обязанности директора центра.

Смирнов О. В. — высококвалифицированный специалист в области рентгенодиагностики и рентгенотерапии, имеющий с 1938 г. ученое звание доцента, а с 1939 г., после защиты диссертации, ученую степень кандидата медицинских наук.

Начав педагогическую деятельность в 1937 г., доктор имеет значительный опыт преподавательской работы как со студентами медицинского института, так и с врачами на курсах специализации врачей-рентгенологов.

Вместе с тем обладает организационными и административными способностями и навыками.

Зав. облздравотделом (Оводов А. С).

Пример

Как получить квалификационную категорию: основные правила

Завершать отзыв нужно, изложив мнение о конкретном сотруднике. Оцениваются как его профессиональные, так и личные качества. Приложите конкретные результаты работы:

• отчеты,
• документы,
• исследования,
• справки,

Лещ Тамару Викторовну, 30.01 1973 года рождения жительницу города Сватово Луганской области

Гражданка Лещ Тамара Викторовна проживает в городе Сватово Луганской области с дня её рождения. Работает врачом педиатром в Детской консультации. Имеет высшее медицинское образование. Имеет учёную степень Доктора медицинских наук.

К работе относится старательно, выполняет её на высоком профессиональном уровне. Всегда внимательна к маленьким пациентам, их родителям.

Умеет выслушать, дать полезный совет.

В своей работе использует новейшие медицинские технологии.Её труд отмечен многими Почётными грамотами, правительственными наградами. К общественным поручениям относится добросовестно.

Неоднократно избиралась депутатом городского совета. В настоящее время исполняет обязанности депутата областного совета.

Замужем. Любящая и заботливая мать. Воспитывает двух детей — сына, 1995 года рождения, и дочь, 2000 года рождения.

Тамара Викторовна весёлый, отзывчивый, сознательный и всегда готов прийти на помощь человек. Пользуется большим авторитетом среди коллег по работе, уважением среди общественности, жителей города Сватово, области.

Жалоб на её поведение со стороны руководящих органов, коллег по работе, жителей города Сватово, соседей не было.

Характеристика дана для предъявления по месту требования.

Квалификационная характеристика врача-эндоскописта

Уровень врача-эндоскописта определяется с учетом объема и качества проводимой работы, наличия теоретической подготовки в области основной и смежных специальностей, регулярности прохождения обучения в специализированных учебных заведениях, имеющих специальный сертификат.

Оценка практической подготовки врача-эндоскописта производится под руководством эндоскопического подразделения и учреждения по месту работы специалиста. Общее мнение отражается в производственной характеристике с места работы. Оценка теоретических знаний и соответствие практических навыков современному уровню развития эндоскопии производится на аттестационных циклах, проводимых кафедрами по эндоскопии.

В соответствии с требованиями специальности врач-эндоскопист должен знать, уметь, владеть:

1. Общие знания:

• перспективы развития эндоскопии
• основы законодательства о здравоохранении и директивные документы, определяющие деятельность органов и учреждений здравоохранения в области эндоскопии
• общие вопросы организации плановой и экстренной эндоскопической помощи в стране взрослому населению и детям, пути совершенствования эндоскопической службы
• организацию медицинской помощи в военно-полевых условиях при массовых поражениях и катастрофах
• этиологию и пути распространения острозаразных заболеваний и их профилактику
• работу врача-эндоскописта в условиях страховой медицины
• топографическую анатомию бронхолегочного аппарата, пищеварительного тракта, органов брюшной полости и малого таза, анатомические и физиологические особенности детского возраста
• причины возникновения патологических процессов, с которыми обычно встречается эндоскопист
• диагностические и лечебные возможности различных эндоскопических методов
• показания и противопоказания к диагностической, лечебной и оперативной эзофагогастродуоденоскопии, колоноскопии, лапароскопии, бронхоскопии
• способы обработки, дезинфекции и стерилизации эндоскопов и инструментов
• принципы, приемы и методы обезболивания в эндоскопии
• клиническую симптоматику основных хирургических и терапевтических заболеваний
• принципы обследования и подготовки больных к эндоскопическим методам исследования и ведения больных после исследований
• оборудование эндоскопических кабинетов и операционных, технику безопасности при работе с аппаратурой
• устройство и принцип действия эндоскопической аппаратуры и подсобных инструментов, применяемых при различных эндоскопических исследованиях.

2. Общие умения:

• собрать анамнез и сопоставить полученные сведения с данными имеющейся медицинской документации на больного с тем, чтобы выбрать нужный вид эндоскопического исследования
• самостоятельно провести простые способы обследования: пальцевые исследования прямой кишки при кровотечениях, пальпация живота, перкуссия и аускультация живота и легких
• выявить аллергическую предрасположенность больного к анестетикам с тем, чтобы правильно определить вид анестезии, при которой будет выполняться эндоскопическое исследование
• определить показания и противопоказания к выполнению того или иного эндоскопического исследования
• научить больного правильно вести себя во время эндоскопического исследования
• выбрать оптимальный вид и тип эндоскопа (жесткий, гибкий, с торцовой, торцово-боковой или просто боковой оптикой) в зависимости от характера планируемой эндоскопии
• владеть методами местной инфильтрационной анестезии, местной анестезии глоточного кольца и трахеобронхиального дерева
• необходимы знания способов биопсии и умения их выполнения
• владение оформлением медицинской документации и оформлением протоколов исследования
• умение составления отчета о проделанной работе и проведение анализа эндоскопической деятельности.

3. Специальные знания и умения:

Специалист-эндоскопист должен знать профилактику, клинику и лечение, уметь диагностировать и оказывать необходимую помощь при следующих состояниях:

• аллергические реакции
• ларингоспазм
• бронхоспазм
• остановка сердца
• внутриорганное или внутрибрюшное кровотечение, возникшее в процессе выполнения эндоскопического исследования
• перфорация полого органа
• острая сердечная и дыхательная недостаточность
• остановка дыхания и сердечной деятельности.

Специалист-эндоскопист должен знать:

• клинику, диагностику, профилактику и принципы лечения основных заболеваний легких (острого и хронического бронхита, бронхиальной астмы, острой и хронической пневмонии, рака легких, доброкачественных опухолей легких, диссеминированных заболеваний легких)
• клинику, диагностику, профилактику и лечение основных заболеваний желудочно-кишечного тракта (эзофагита, гастрита, язвенных поражений желудка и 12-перстной кишки, рака и доброкачественных опухолей желудка, 12-перстной кишки и толстой кишки, заболеваний оперированного желудка, хронических колитов, гепатита и цирроза печени, панкреатита и холецистита, опухолей гепато-панкреатодуоденальной зоны, острого аппендицита)
• владеть техникой эзофагогастродуоденоскопии, колоноскопии, бронхоскопии, лапароскопии, используя при этом все приемы для детального осмотра слизистой пищевода, желудка, 12-перстной кишки при эзофагогастродуоденоскопии, всех отделов толстой и терминального отдела подвздошной кишки — при колоноскопии
• трахеобронхиального дерева, вплоть до бронхов 5 порядка — при бронхоскопии, серозных покровов, а также абдоминальных органов брюшной полости — при лапароскопии
• визуально четко определять анатомические границы физиологических сужений и отделов исследуемых органов
• правильно оценивать ответные реакции сфинктерных аппаратов исследуемых органов в ответ на введение эндоскопа и воздуха
• в условиях искусственного освещения и некоторого увеличения правильно отличать макроскопические признаки нормального строения слизистых, серозных покровов и паренхиматозных органов от патологических проявлений в них
• производить прицельную биопсию из патологических очагов слизистых оболочек серозных покровов и абдоминальных органов
• ориентировать и фиксировать материал биопсии для гистологического исследования
• правильно делать мазки-отпечатки для цитологического исследования
• удалять и брать асцитическую жидкость, выпот из брюшной полости для цитологического исследования и посева
• на основании выявленных микроскопических признаков изменений слизистых, серозных покровов или тканей паренхиматозных органов определить нозологическую форму заболевания
• клинику, диагностику, профилактику и лечение основных заболеваний органов малого таза (доброкачественных и злокачественных опухолей матки и придатков, воспалительных заболеваний придатков, внематочной беременности).

4. Исследования и манипуляции:

• эзофагогастродуоденофиброскопия
• бронхофиброскопия и жесткая бронхоскопия
• колонофиброскопия
• холедохоскопия
• лапароскопия
• еюноскопия
• прицельная биопсия из слизистых оболочек, серозных покровов и абдоминальных органов
• извлечение инородных тел из трахеобронхиального дерева, верхних отделов желудочно-кишечного тракта и толстой кишки во время эндоскопического исследования
• местный гемостаз во время эзофагогастродуоденоскопии
• эндоскопическая полипэктомия
• эндоскопическое удаление доброкачественных опухолей из пищевода и желудка
• расширение и рассечение рубцовых и послеоперационных сужений пищевода
• папиллосфинктеротомия и вирсунготомия и извлечение камней из протоков
• установление зонда для питания
• дренирование брюшной полости, желчного пузыря, забрюшинного пространства
• удаление органов малого таза во время лапароскопии по показаниям
• удаление органов брюшной полости во время лапароскопии по показаниям

В зависимости от уровня знаний, а также исходя из стажа работы, количества, качества и вида выполняемых диагностических исследований, лечебных вмешательств аттестационная комиссия решает вопрос о присвоении врачу-эндоскописту соответствующей квалификационной категории.

Служебная характеристика

Служебная характеристика

Врач Кричевский Александр Семенович, по специальности рентгенолог, работает в Ростовском областном научно-исследовательском рентгено-радиологическом и онкологическом институте с июня 1946 г. в должности заместителя директора по научной части, а с 29.X. 1946 г. исполняет обязанности директора.

Врач Кричевский А.С. является высококвалифицированным специалистом в области рентгенодиагностики и рентгенотерапии, имеющим с 1936 г. ученое звание доцента, а с 1939 г. после защиты диссертации, ученую степень кандидата медицинских наук.

Д-р Кричевский имеет, начиная с 1935 г. значительный опыт преподавательской работы как со студентами мед. ин-та, так и с врачами на курсах специализации врачей-рентгенологов.

Вместе с тем д-р Кричевский обладает организационными и административными способностями и навыками.

Зав. облздравотделом (Одамян)

Квалификационные категории врачей: описание и правила получения

В завершении изложите свое мнение, которое сложилось за период трудовой деятельности о конкретном работнике. Возможно, вы дадите оценку его качествам, приложите результаты его трудовой деятельности, например, отчеты, документы, копии справок и т.д. 5 После этого поставьте свою подпись и дату составления отзыва.

Обратите внимание Отзыв предполагает более деловой стиль изложения, нежели характеристика. Поэтому необходимо в полной мере раскрыть деловой потенциал и деятельность работника и уже в конце писать о его личных качествах. Соотношение должно быть где-то 4 к 1.

Основная часть состоит из следующих пунктов:

• характеристика контингента, проходящего лечение в отделении;
• возможности проведения диагностических мероприятий;
• проведенная лечебная работа с указанными результатами по профильным заболеваниям;
• летальные случаи за последние 3 года и их анализ;
• внедрение инноваций.

Заключение отчета состоит из обобщения результатов, указания возможных проблем и примеров их решения, возможности совершенствования. При наличии опубликованных материалов их копия прилагается. Указывается список использованной литературы и изученной за последние несколько лет.

Баллы на повышение Каждый специалист получает баллы, которые участвуют в принятии решения о квалификации.

В случае несовпадения данных с требованиями к последним, поступает отказ в приеме документации (не позднее 2 недель с момента поступления). Секретарь комитета согласовывает с председателем экспертной группы необходимой специализации срок проведения экзамена. Члены экспертной группы рассматривают аттестационные работы врачей на категорию, оформив на каждую из них рецензию, отображающую следующие данные:

• уровень практических навыков специалиста;
• участие в социальных проектах, связанных с медицинской сферой;
• наличие опубликованных материалов;
• самообразование аттестуемого;
• соответствие знаний и навыков заявленной категории врачей.

Экспертиза должна происходить в двухнедельный срок с момента поступления отчета. Результат рецензии является показателем возможного итога аттестации.

Пишите характеристику в произвольной форме от третьего лица, выделив в ней несколько смысловых пунктов. В первом блоке укажите Ф.И.О. врача, дату его рождения и занимаемую должность, а также полученное образование и раннее занимаемые должности, то есть предоставьте полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Во втором абзаце укажите личностные черты медика, в третьем — заключение и цель характеристики.

Помните, что правильно подобранная лексика помогает произвести необходимый эффект. Поэтому не используйте при составлении подобных документов следующие слова: «плохо», «провал», «паника», «ошибка», «ужасно», «ненависть» и «проблема».

Работает врачом педиатром в Детской консультации. Имеет высшее медицинское образование. Имеет ученую степень Доктора медицинских наук. К работе относится старательно, выполняет ее на высоком профессиональном уровне. Всегда внимательна к маленьким пациентам, их родителям.

Умеет выслушать, дать полезный совет. В своей работе использует новейшие медицинские технологии. Ее труд отмечен многими Почетными грамотами, правительственными наградами. К общественным поручениям относится добросовестно. Неоднократно избиралась депутатом городского совета.

В настоящее время исполняет обязанности депутата областного совета. Замужем.

Характеристика на врача – невролога поликлиники Мыцик Ирину Алексеевну

За время работы в ГБУЗ «Александровская РБ» Мыцик Ирина Алексеевна зарекомендовала себя квалифицированным специалистом. Обучилась и освоила детскую неврологию, рефлексотерапию, которой владеет в совершенстве. С 1997 года имеет первую квалификационную категорию по специальности «Неврология», сертифицирована. Отлично ориентируется в различных проблемах своей специальности, прекрасно знает ее специфику. Очень любит свою профессию, ответственна и добросовестна, проявляет чуткость и милосердие к пациентам. Ирина Алексеевна, работая с большой нагрузкой в поликлинике, периодически совмещает работу врача – невролога в стационаре, систематически выполняет как план – задание по посещениям, так и план – заказ по стационару. Правильно и безошибочно ведет медицинскую документацию. Соблюдает требования санитарно – эпидемиологического режима. Она безотказно добросовестно выполняет свои обязанности на любом участке работы. Пользуется заслуженным уважением среди коллег и пациентов, уважительна, коммуникабельна, умело организует свою работу и работу своих подчиненных.

Характеристика на врача – терапевта участкового Зарицкую Галину Дмитриевну

Врачебную деятельность начала с 1987 года терапевтом Марксовской врачебной амбулатории Александровской ЦРБ. С 1997 года на настоящее время работает врачом терапевтом участковым Александровской РБ.

За время работы показала себя грамотным и теоретически подготовленным специалистом, любящим свою профессию. Обладает большим практическим опытом, умеет хорошо планировать свою работу, прекрасно ориентируется в проблемах своей специальности. Всегда перевыполняет плановые задания, сочетает работу участкового врача – терапевта с работой врача – терапевта стационара на дому и дневного стационара. В своей работе Зарицкая Галина Дмитриевна использует современные достижения медицины. Очень внимательно относится к пациентам, пользуется авторитетом и уважением у администрации больницы. Владеет всеми манипуляциями при оказании первичной медико – санитарной помощи. С 2001 года была аттестована на вторую квалификационную категорию по специальности «Терапия», а с 2007 года имеет первую категорию.

Характеристика на врача – терапевта участкового Косилову Татьяну Николаевну

Косилова Татьяна Николаевна начала работать в Александровской районной больнице после окончания интернатуры с 1987 года врачом – терапевтом в терапевтическом отделении, где сразу завоевала уважение среди коллег и авторитет у пациентов. Около 20 лет Татьяна Николаевна работала заведующей терапевтическим отделением. Сегодня оказывает высококвалифицированную помощь на терапевтическом участке в поликлинике ГБУЗ «Александровская РБ» Врач высшей категории по специальности «Терапия» с 2003 года.

За время работы проявила себя очень грамотным специалистом, прекрасным организатором. Требовательна к себе и окружающим, внимательна, со знанием дела относится к пациентам. Татьяна Николаевна постоянно повышает свой профессиональный уровень, изучает и внедряет в практику современные методы лечения, передает свой опыт и знания молодым специалистам, руководит работой интернов по терапии, которые потом достойно работают самостоятельно, но после интернатуры Татьяна Николаевна является для них первым наставником. Косилова Т.Н. хорошо ориентируется в проблемах своей специальности, обладает необходимыми правовыми знаниями. Имеет свое мнение, которое не боится отстаивать. В совершенстве владеет всем спектром навыков, используемых в терапии, методами функциональной диагностики. Данным доктором разработано большое количество схем лечения применяемых в различных заболеваниях (язвенная болезнь, бронхиальная астма, болезни сердечно – сосудистой системы). Разработаны этапы оказания медицинской помощи, начиная с фельдшерско – акушерского пункта, скорой медицинской помощи, медицинской помощи на дому до специализированной медицинской помощи.

Татьяна Николаевна умеет располагать себе людей, находит с ними общий язык, очень любит свою работу, ответственно относится к своим обязанностям. Требовательна к выполнению поручений, верна профессии. Дисциплинарных взысканий не имеет.

Характеристика врача с места работы

В любой организации подбор подходящих сотрудников является одним из важнейших моментов, определяющих эффективность деятельности и качество работы предприятия. Но для некоторых организаций, таких как лечебные учреждения это особенно важно. От того насколько хорошим специалистом является нанимаемый на работу врач будет зависеть не только репутация заведения, но и здоровье его пациентов. Подбор хорошего врача важен как для государственных, так и для коммерческих лечебных заведений.

Помимо прочих документов, определяющих и подтверждающих профессиональные качества будущего сотрудника, особую важность имеет характеристика врача с места работы.

Такой документ может пригодиться в разных ситуациях, но в основном требуется при приеме на новое место.

Характеристика врача с места работы содержит информацию, помогающую определить, какими качествами обладает тот или иной сотрудник.

Характеристика составляется непосредственным начальником и содержит следующую информацию:

• Профессиональные навыки врача, его квалификация, профессиональный уровень.
• Особые достижения в лечебной деятельности, наличие наград.
• Личные качества сотрудника, положительные и отрицательные черты характера, оказывающие влияние на трудовую деятельность и работу в коллективе.

Таким образом, документ помогает получить обширные и разнообразные сведения о враче. О профессиональных навыках, непосредственно влияющих на качество работы врача, наиболее полные сведения имеет его прямой руководитель. Он же может предоставить достоверную информацию о личных качествах сотрудника, оказывающих немалое влияние на работу в коллективе, с пациентами и новыми коллегами.

Помощь агентства по подбору персонала

Провести наиболее эффективную проверку и найти лучшего сотрудника среди всех соискателей поможет агентство по подбору персонала. Сотрудники агентства подберут наилучшего соискателя, проведут исследование и анализ предоставленных документов, в том числе характеристики с места работы.

При помощи агентов по подбору персонала можно легко и быстро определить насколько профессиональные и личностные качества потенциального сотрудника соответствуют требованиям нанимающей организации.

Характеристика с места работы, тщательно проверенная и проанализированная профессиональными агентами, может стать одним из лучших способов удостовериться в компетентности врача.

Секретарь: описание работы | TARGETjobs

Административная роль иногда может быть способом получить профессию, особенно в СМИ или маркетинге.

Чем занимается секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, беря на себя административные и организационные задачи, обеспечивающие функционирование организации. Названия должностей «администратор» и «секретарь» могут использоваться как синонимы для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.

Типичные должностные обязанности включают:

• Ответ на звонки, прием сообщений и обработка корреспонденции
• ведение дневников и запись на прием
• набор, подготовка и сопоставление отчетов
• подача
• организация и обслуживание встреч (составление повестки дня и ведение протокола)
• управление базами данных
• приоритезация рабочих нагрузок
• внедрение новых процедур и административных систем
• связь с соответствующими организациями и клиентами
• Координация рассылки и аналогичных рекламных заданий
• счета или расходы на заготовку или обработку данных
• действует в качестве регистратора и / или встречает и приветствует клиентов
• , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.

Административная или секретарская роль иногда может быть способом получить другую профессию, особенно в СМИ или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают с административной роли и «прокладывают себе путь вверх». Точно так же студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после окончания учебы. Такой опыт работы в офисе может стать преимуществом в резюме.

Однако, если вы хотите специализироваться на административной должности, карьерный рост может быть обеспечен за счет занятия более высоких административных должностей; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личный или исполнительный помощник; в еще более, офис-менеджер. Также известно, что секретарский и административный персонал специализируется на работе с организациями в определенных секторах: например, фармацевтика или право.

Типичные работодатели секретарей и администраторов

В огромном количестве организаций государственного и частного секторов работают секретари и администраторы.

Вакансии обычно можно найти на досках вакансий, непосредственно через веб-сайты работодателей, через кадровые агентства, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

Требуется квалификация и обучение

Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы получили образование на уровне GCSE / стандартов или уровня A / выше.Небольшое меньшинство может попросить ученую степень, и в этом случае степень по английскому языку, бизнесу, ИТ или информатике может быть полезной.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или в администрации; соответствующий опыт может быть получен путем соблазнения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации просят уметь печатать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не требуется в стандартной комплектации.Ряд курсов обучения секретарю доступен в Интернете или в колледжах повышения квалификации.

Ключевые навыки для секретарей

• Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
• Умение работать в команде
• Навыки организации и тайм-менеджмента
• Внимание к деталям
• Навыки переговоров
• Напористость
• Гибкость
• Такт, осмотрительность и дипломатия
• Умение проявлять инициативу и проявлять инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
• Возможность использовать стандартные программные пакеты (например, Microsoft Office) и при необходимости изучать индивидуальные пакеты.

Образец описания должности секретаря

Описание должности секретаря содержит список основных задач, обязанностей и ответственности, связанных с работой секретаря.

Роль секретаря будет варьироваться в зависимости от сектора, размера работодатель и уровень работы. Однако почти все секретарские работы будет включать элемент каждой из перечисленных типичных рабочих задач и обязанностей и потребует основные секретарские компетенции и навыки.

Адаптируйте пример описания должности секретаря в соответствии с требованиями конкретной должности.

ОБРАЗЕЦ ОПИСАНИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Общего назначения

Оказывать личную административную поддержку руководству и компании посредством выполнения и организации административных обязанностей и действий, включая получение и обработку информации.

Основные рабочие задачи, обязанности и ответственность

• подготовка и управление корреспонденцией, отчетами и документами
• организация и координация встреч, конференций, командировок
• принимать, печатать и распространять протоколы встреч
• внедрять и поддерживать офисные системы
• вести графики и календари
• организовывать и подтверждать встречи
• организовывать внутренние и внешние события
• обрабатывать входящие электронные письма, почту и другие материалы
• настраивать и поддерживать системы управления документами
• настраивать рабочие процедуры
• сопоставлять информацию
• поддерживать базы данных
• общаться устно и письменно, отвечать на запросы и предоставлять информацию
• поддерживать связь с внутренними и внешними контактами
• координировать поток информации как внутри, так и за пределами
• управлять офисным оборудованием
• управлять офисной поддержкой слои

Образование и опыт

• соответствующее обучение или квалификация
• знание и опыт соответствующих программных приложений, включая электронные таблицы и управление базами данных
• знание административных и канцелярских процедур
• знание бизнес-принципов
• владение орфографией, пунктуация, грамматика и другие навыки английского языка
• подтвержденный опыт составления корреспонденции и документов
• подтвержденный опыт в области управления информацией и коммуникациями
• требуемая скорость набора текста

Ключевые компетенции

• устные и письменные коммуникативные навыки
• внимание к деталь
• конфиденциальность
• планирование и организация
• управление временем
• навыки межличностного общения
• ориентация на обслуживание клиентов
• инициативу
• надежность
9001 5 стрессоустойчивость

Как написать профессиональному секретарю резюме

Получите помощь с написанием резюме.Используйте образец резюме секретаря, чтобы написать хорошо структурированное резюме. Используйте это описание должности секретаря, чтобы включить все необходимые детали в свое резюме.

Подготовьте выигрышное сопроводительное письмо, используя образец сопроводительного письма секретаря

Каковы навыки и качества хорошего секретаря?

Работодатели определили эти 5 основных навыков как важнейшие для успеха секретарской работы.

• отличные коммуникативные навыки , включая способность правильно слушать, чтобы четко понимать и выражать свои мысли профессионально и эффективно.Хорошие письменные коммуникативные навыки включают использование соответствующей грамматики и словарного запаса, а также организацию информации в понятном формате.
• Навыки управления работой , включая эффективное планирование и составление расписания рабочих задач, а также способность расставлять приоритеты и соблюдать сроки
• Инициатива и самоуправление , включая проактивность и решение проблем без запроса
• точность и внимание к деталям , включая тщательную проверку и мониторинг всех рабочих задач и процессов
• приверженность сохранению конфиденциальности и соблюдение этических норм компании

Читателям также понравилось…

Юридический секретарь Описание работы

Школьный секретарь Описание работы

Регистратор Описание работы

Офисный помощник Описание работы

Используйте это описание должности секретаря, чтобы подать заявку на вакансию секретаря-победителя

Резюме административного помощника

Резюме помощника руководителя

Резюме школьного секретаря

Как подготовиться к собеседованию на работу секретарем

необходимые фундаментальные знания, навыки и ключевые компетенции останутся константа для большинства секретарей.Используйте это описание должности секретаря, чтобы четко понимать важную секретарскую функцию.

Последнее обновление — зарплата секретаря

Indeed.com сообщает, что средняя зарплата для секретарей, объявлений о вакансиях на сайте в США, по состоянию на сентябрь 2021 года составляет 33328 долларов США.

К началу страницы

12 основных обязанностей секретаря | Indeed.com

Иногда секретарь может взять на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на телефонные звонки и получать сообщения.Секретарши также могут полагаться на различные навыки, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может выполнять в рамках своей работы.

Кто такой секретарь?

Секретарь — это административный специалист, играющий важную роль в бизнесе и других организационных средах.Как правило, секретари — это люди, которые выполняют и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности, в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как право, частные компании и государственные учреждения. Тем не менее, секретарь может отвечать за несколько общих обязанностей, которые могут включать:

• Работа в качестве администратора для приветствия клиентов, клиентов и посетителей
• Ответ на телефонные звонки и управление ими
• Организация документов и оформление документов, а также ведение файловой системы
• Помощь руководителям и персоналу в проектах и ​​задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются для секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать больше административных задач, в зависимости от того, где они работают.

Связано: Узнайте, как стать секретарем

Обязанности и ответственность секретаря

Обязанности секретаря могут варьироваться в зависимости от того, где они работают, и иногда секретари превышают свои должностные требования.

1. Ответ на телефонные звонки и их направление
2. Организация и рассылка сообщений
3. Ведение расписания компании
4. Организация документов и файлов
5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей
6. Документирование финансовой информации
7. Обслуживание и заказ канцелярских товаров
8. Планирование встреч и конференций
9. Содействие руководству с задачами проекта
10. Руководящий персонал и новые сотрудники
11. Координация с другими организациями
12. Осуществление административных процедур

1.Ответ на телефонные звонки и их направление

Секретари могут отвечать за то, чтобы отвечать на телефонные линии офиса и направлять каждый звонок соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с приглашением, звонки клиентов и прием сообщений. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу рассмотрения дел или другой информации, и они должны иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию.Секретарю также может потребоваться опыт различения срочных и менее важных сообщений.

2. Организация и распространение сообщений

Другой важной задачей, которую обычно могут выполнять секретари, является организация и распространение служебных записок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять подобные коммуникативные задачи. Например, от исполнительного секретаря, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, можно ожидать, что он будет организовывать и распространять различные сообщения или памятки, чтобы передавать своему генеральному директору только самые срочные сообщения.Срочное сообщение может относиться к изменению контракта с клиентом, и исполнительный секретарь должен уметь быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

Подробнее: Узнайте о том, как стать исполнительным секретарем

3. Ведение расписания компании

Секретари также обычно отвечают за поддержание расписаний и повесток дня профессионалов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может составлять графики работы команды для каждого из отделов компании, а также повестки дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами.Секретарями также могут быть люди, которые следят за сотрудниками с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

4. Организация документов и файлов

Организация документов, записей и файлов — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может отвечать за ведение системы регистрации медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурной документации и других важных документов.Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто можно ожидать, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов файловых систем.

5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

Секретари могут также выполнять обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, исполнительный помощник может выступать в качестве регистратора, чтобы приветствовать клиентов, которые прибывают на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит прохладительные напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и в целом. имидж бренда своей компании при приветствии и направлении посетителей.

6. Документирование финансовой информации

Еще одной важной задачей, которую могут взять на себя секретари, является документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в корпорации продаж может нести ответственность за документирование выручки и продаж из отчетов группы продаж, а также расходов и операционных затрат компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы систематизировать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты, которые генеральный директор компании может проанализировать и утвердить.

7. Обслуживание и заказ канцелярских принадлежностей

Секретари также могут быть лицами, ответственными за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может отвечать за размещение заказов на заканчивающиеся расходные материалы. Например, администратор офиса может составлять ежемесячную электронную таблицу, чтобы вести постоянный учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки для хранения документов и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в достаточном количестве.

8. Организация и проведение собраний

Наряду с планированием собраний и конференций секретари могут также брать на себя ответственность за организацию и проведение собраний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами отрасли. Затем секретарь может проводить встречу, обсуждая важные моменты конференции и делая записи для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании.Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие профессионалы высокого уровня иногда могут быть недоступны в аналогичных обстоятельствах.

Связано: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

9. Помощь руководителям в выполнении проектных задач

Иногда секретарь может оказаться неоценимым помощником своего руководителя в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов.Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помочь в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации. Из-за разнообразия задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионалов должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой должности.

10. Руководящий персонал и новые сотрудники

Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и при обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы со своими компаниями, многие секретари помогают руководить персоналом и новым сотрудникам в развитии их навыков, следовании протоколу компании и изучению общей среды компании.Например, секретарь по правовым вопросам может взять на себя наставничество недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер фирмы и файловые системы, как организовать работу с делами и документы в соответствии с политикой и методами, которые персонал использует для выполнения задач и работы с клиентами.

11. Координация с другими организациями

Секретари также работают для координации и установления отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

12. Внедрение административных процедур

Секретари могут также играть роль в разработке и внедрении политики компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру для документирования планов лечения пациента, которая включает в себя выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучая медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

Поскольку секретари могут выполнять множество различных задач и обязанностей, для секретарей может иметь решающее значение обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари могут также полагаться на лидерские качества при организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

Описание должности секретаря [Обновлено в 2021 году]

Чем занимается секретарь?

Секретари могут работать в любом офисе или на предприятии, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления расписания персонала и управления перепиской.Они приветствуют посетителей и определяют причину их визита в офис, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ожидают гостей, прежде чем впускать их обратно в офис. Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу. Секретари также могут запланировать транспортировку и проживание коллег, которые путешествуют, и подготовить документы для деловых встреч.

Квалификация и навыки секретаря

Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и уметь выполнять несколько задач одновременно.Терпение, организационные навыки и умение действовать очень важно. Секретарши также должны иметь базовые навыки работы с компьютером.

Вот еще несколько навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

• Диплом средней школы или GED
• Канцелярский опыт более 2 лет
• Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
• Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимо выполнить
• Умение работать самостоятельно
• Организованное и профессиональное поведение
• Великолепные письменные и устные коммуникативные навыки
• Опыт ведения и определения приоритетов календаря менеджера

Ожидаемая зарплата секретаря

Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год.Заработная плата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению секретаря

Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование для понимания терминологии и процедур. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезна для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вы должны указать их в описании должности, если это требуется для этой должности.

Требования к опыту секретаря

Секретари должны иметь опыт общения с другими и уметь приветствовать клиентов и помогать им в приветливом и профессиональном менеджере. Им может потребоваться общаться с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или письменно.

Должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Однако секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями.Им потребуется управлять расписанием, помещениями для встреч, встречами и т. Д., И они должны иметь опыт управления расписаниями в других областях.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это описание должности секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие связанные должности:

Примеры навыков, обязанностей и целей

Секретари работают в различных отраслях и выполняют административные обязанности, такие как прием телефонных звонков и ведение корреспонденции.Ваше резюме секретаря должно доказывать, что вы многозадачны и способны работать под давлением.

Дайте нам 7 минут вашего времени, и ваше резюме секретаря даст вам работу —

Вы хороший оператор. Организация — это ваше второе имя. И вы управляете большим количеством проектов, чем Ким Кардашьян публикует селфи в Instagram.

Конечно, у вас есть необходимая квалификация секретаря. Вы способны на гораздо большее, чем просто отвечать на звонки и получать почту.

Но знаете ли вы, как написать резюме секретаря, которое на самом деле даст вам работу?

Начнем с плохих новостей:

Поскольку многие должности секретарей не требуют формального образования, за эти должности ведется большая конкуренция.

Итак, как же вам выделиться из толпы и быть замеченным менеджером по найму?

Вам нужно резюме профессионального секретаря, который выполняет несколько задач одновременно, как и вы!

Резюме, которое демонстрирует вас как высококвалифицированного профессионала.Тот, который показывает, как вы с легкостью общаетесь, организуете и управляете задачами.

Пришло время хороших новостей:

Написать лучшее резюме секретаря проще, чем вы думаете, создав шаблон, который можно адаптировать к любому описанию должности секретаря.

Вот и мы. Это руководство покажет вам:

• Пример резюме секретаря лучше, чем 9 из 10 других резюме.
• Как написать резюме секретаря, которое даст вам больше собеседований.
• Советы и примеры того, как включить навыки и достижения в резюме секретаря.
• Как описать свой опыт в резюме, чтобы секретарь получил любую работу, которую вы хотите.

Вот бесплатный образец резюме для секретаря, сделанный с помощью нашего конструктора резюме.

Хотите сэкономить время и подготовить резюме за 5 минут? Попробуйте наш конструктор резюме. Это быстро и легко. Кроме того, вы получите готовый контент, который можно добавить одним щелчком мыши. Посмотрите 20+ шаблонов резюме и создайте свое резюме здесь .

Образец резюме секретаря — Дополнительные шаблоны и составьте свое резюме здесь .

Один из наших пользователей, Никос, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety. В моем резюме теперь одна страница , а не три . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Ориентируетесь на другие должности административной поддержки? См. Одно из наших специальных руководств:

1

Какой лучший формат для резюме секретаря?

Вы находитесь в центре организации, поэтому вам необходим определенный уровень профессионализма.Ваше резюме секретаря должно отражать это и быть отточенным, точным и профессиональным.

Итак, с чего начать?

В правильном формате. Для резюме административного секретаря это означает проверенный формат резюме в обратном хронологическом порядке.

Почему?

Многие из этих должностей работают в крупных фирмах или транснациональных корпорациях. Лучше придерживаться формата резюме секретаря, с которым знакомы рекрутеры.

Помните, что многие корпоративные фирмы, в которые вы подаете заявку, могут использовать системы отслеживания кандидатов (ATS). Согласно отчету Jobvite Recruiter Nation Report за 2016 год, 41% рекрутеров сейчас используют их.

Что это значит?

Скорее всего, ваше резюме офисного секретаря будет просканировано крошечными роботами на предмет таких ключевых слов, как навыки набора текста и кто ваш любимый персонаж в Игре престолов (ладно, шучу по этому поводу).

Обратный хронологический формат является наиболее простым для роботов для сканирования и поиска различных разделов вашего резюме.

Формат в обратном хронологическом порядке также подчеркивает ваши офисные навыки и опыт секретаря. Это даст вам преимущество перед соискателями начального уровня и недавними выпускниками.

Но что, если вы пишете резюме секретаря начального уровня и у вас нет определенного опыта?

Не бойся! В этом случае начните с вашего образования.Это показывает приверженность и способность управлять задачами и сроками. Вы также можете упомянуть соответствующий опыт работы, который напрямую не связан с секретарской ролью.

Представьте на секунду, что вы работаете неполный рабочий день в местном кафе. Вы проводите еженедельное собрание персонала как начальник и записываете записи собрания. Это передаваемый навык, который вы можете выделить в разделе о своем опыте работы.

Совет для профессионалов: Держите форматирование вашего резюме чистым и простым, чтобы оно выглядело профессионально.Отойдите от Comic Sans. Используйте легкие для чтения шрифты резюме, такие как Arial, Helvetica, Calibri и Verdana. 10–12 баллов — это магические числа для размера шрифта.

Хотите, чтобы ваше резюме зацепило каждого рекрутера и устроило вам собеседование? Получите наш бесплатный контрольный список и узнайте, что делает резюме успешным: Лучшие советы и хитрости для резюме

Не совсем уверены в обратном хронологическом формате для вашего резюме секретаря? См. Наше руководство: « 3 формата резюме: как выбрать лучший [Примеры] »

2

Секретарь: резюме резюме или цель карьеры?

Задумайтесь об этом на мгновение.Сколько раз вы были виноваты в том, что просматривали излишне длинное рабочее электронное письмо?

Ну, подумайте о рекрутерах. Каждый день они сталкиваются с грудой резюме, некоторые из которых интересны, а некоторые нет. Поэтому неудивительно, что, по данным TheLadders, рекрутерам требуется в среднем семи секунд , чтобы просмотреть резюме.

Итак, как вам привлечь их внимание за эти шесть секунд?

Легко! Вы ведете с секретарской целью резюме или профессиональным резюме резюме.

Но что выбрать?

Резюме резюме секретаря:

Давайте на секунду представим, что у вас есть более чем 10-летний опыт работы в качестве исполнительного секретаря в крупной транснациональной корпорации.

Если вы в течение своей карьеры занимали административные должности или должности секретаря, то этот вариант для вас. У вас есть необходимые навыки и опыт, так что вот где вы продаете себя. Не забывайте, чтобы он был коротким и приятным.Достаточно трех предложений.

Цель резюме секретаря:

Возможно, вы только что выпускник, впервые попавший на работу. Или вы бармен, которому надоело управлять подвыпившими клиентами, и вместо этого хотите управлять офисом.

Цель резюме — лучший вариант для резюме секретарей начального уровня или лиц, меняющих карьеру. Используйте его, чтобы показать, что ваши способности, цели и задачи соответствуют тому, что ищет потенциальный работодатель, даже если у вас нет традиционного опыта.

Вот краткое резюме для старшего секретаря:

справа
Профессиональный, эффективный секретарь с опытом работы более 6 лет в крупной корпоративной организации. Отличные навыки управления проектами, организации и общения. Внедрена система тайм-менеджмента и увеличена эффективность офиса на 15%. В 2015 году назначен ответственным секретарем.

неправильно
Я секретарь с 2-летним опытом работы в офисе. Я ищу работу в корпоративной среде, где я могу учиться и развивать свои навыки.

Резюме вашего резюме секретаря должно соответствовать вашим достижениям и навыкам в соответствии с требованиями должности. Избегайте расплывчатого описания должности, которую вы ищете.

При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал. Проверка орфографии? Чек . Начните строить свое резюме здесь .

Когда вы закончите, конструктор резюме Zety оценит ваше резюме и скажет , точно , как его улучшить.

Вот пример цели резюме административного секретаря, которую можно использовать для резюме школьного секретаря:

справа
Динамичный выпускник колледжа с отличными коммуникативными навыками см. секретарская роль.Отличные инициативные навыки и навыки управления проектами, которые развиваются в ходе моей степени. Готовы использовать организационные навыки для административной поддержки вашей команды.

неверно
Недавний выпускник колледжа без профессионального опыта, но с большим энтузиазмом. Умею печатать, отвечать на звонки и хотел бы, чтобы моя первая работа была в офисе. Я дружелюбный и быстро обучаюсь.

Почему это неправильно?

Для начала вам следует избегать подчеркивания того факта, что у вас нет опыта, в верхней части своего резюме.Кроме того, не говорите того, чего хотите. Помните, что работодатель больше заинтересован в том, чего он хочет на данном этапе игры.

В качестве цели резюме секретаря начального уровня выберите мягкие навыки (подробнее об этом позже). Коммуникативные навыки или внимание к деталям — отличные тому примеры. Это не обязательно относится к описанию должности секретаря, но все же это навыки, необходимые для этой роли. Возможно, вы развили эти межличностные навыки во время обучения или работы с частичной занятостью.

Совет для профессионалов: Внимательно посмотрите на объявление о вакансии и выделите конкретные навыки, которые в нем упоминаются. Убедитесь, что вы включили те, которые имеют отношение к вам, в резюме вашего резюме.

Хотите больше советов по написанию впечатляющего резюме? Или немного нервничаете, когда пишете свою первую в истории цель резюме секретаря? Наши руководства помогут: « Как написать резюме резюме: 21 лучший пример, который вы увидите » И « +20 объективных примеров резюме — используйте их в своем резюме (советы) ».

3

Как описать свой опыт работы секретарем

У вас есть офисные навыки, навыки работы с телефоном, навыки набора текста и все необходимое. Не упускайте возможность показать, а не сказать менеджеру по найму, что вы подходите для этой работы. Сделайте это заранее, под резюме.

В своем резюме укажите обязанности секретаря по каждой должности в обратном хронологическом порядке. Включите до шести пунктов, которые соответствуют навыкам в описании должности.Включите ключевые достижения, подкрепленные реальными примерами.

Давайте посмотрим на раздел опыта из образца резюме школьного секретаря, основанного на этой должностной инструкции.

справа
Секретарь школы Sweet Valley High, 2011-2016 Внедрена новая система записи на прием, которая повысила эффективность офиса на 15%. Учителя-заместители с инструктором и облегченная доступность заданий. Проконсультировался с родителями и разработал новую систему для управления их запросами. Повышение удовлетворенности родителей на 35%.

неверно
Секретарь школы Ривердейл Хай, 2008-2012 как регистратор на стойке регистрации. Отвечает за назначение встреч с директором. Отвечает за набор текста и корректуру документов.

Вы видите разницу? Вместо простого перечисления обязанностей, в образце резюме школьного секретаря перечислены достижения, дополненные поддающимися количественной оценке результатами.

Первый пример также содержит слова действия, которые намного сильнее, чем пассивно звучащие «ответственный за» и скучный «управляемый».

Используйте подход PAR (Проблема Действие Результат) при перечислении своих профессиональных достижений.

В ситуации P (Проблема) , я сделал A (Действие) , что привело к R (Результат) .

Взгляните на эти примеры из резюме школьного секретаря:

Проблема: Родители были разочарованы неэффективной системой управления своими запросами.

Действие: Проконсультировались с ними о том, почему они были разочарованы, и создали новую систему, которая решила эти проблемы.

Результат: Удовлетворенность родителей повысилась на 35% в ходе следующего школьного обследования.

Что делать, если вы пишете секретарю резюме без опыта? Не стоит беспокоиться. Вам просто нужно быть немного более креативным в своем разделе опыта.

Взяв тот же образец описания должности, что и раньше, вот как это сделать:

справа
Barista Central Perk Нью-Йорк, Нью-Йорк Руководил новым персоналом и предоставлял им учебные материалы и материалы. Внедрена новая система обратной связи с клиентами, которая повысила удовлетворенность клиентов на 45%. Проведены переговоры с продавцом кофе о снижении стоимости кофе при покупке оптом. Отвеченные телефоны.

В описании работы бариста упомянула обязанности, которые она выполняла в кофейне, которые связаны с обязанностями секретаря. Она также включила мягкие навыки, такие как общение, показав, как она ведет переговоры с продавцом кофе и обучает новый персонал.

Совет для профессионалов: Избавьтесь от модных словечек и фраз вроде «управляемый», «ответственный за» и «ведущий». Приправьте свое резюме на должность секретаря мощными глаголами, чтобы привлечь внимание менеджера по найму.

Хотите полный список слов действия, чтобы ваше резюме секретаря стало популярным? Ознакомьтесь с нашим руководством « +80 примеров слов для действий в резюме для каждой профессии ».

4

Ваш отдел образования работает недостаточно эффективно? Это может быть

Думаете, менеджеру по найму все равно, есть ли у вас образование?

Что ж, вы могли ошибаться.Все зависит от того, на какую должность секретаря вы претендуете.

Допустим, вы пишете резюме на специализированную должность секретаря. Это может быть резюме юридического секретаря или медицинского секретаря.

В обоих случаях вы завершите квалификацию секретаря и пройдете обучение навыкам. Вы захотите продемонстрировать их менеджеру по найму сразу после раздела о вашем опыте.

Почему?

Когда вы много лет выполняете задачи юридического секретаря, как опытный профессионал, ваш опыт более актуален.Добавьте правильную квалификацию, и вы получите двойной удар, который докажет, что вы подходящий человек для этой работы.

Начните сначала с вашего наиболее конкретного и актуального образования. Затем дополните его любыми другими квалификациями — вы можете быть менее подробными с ними.

Посмотрите этот пример из резюме юридического секретаря:

справа
Диплом секретаря по правовым вопросам Судебный институт Анхелес 4 Завершено в 2016 году Общие процедуры и юридическая терминология, гражданское, договорное, земельное и семейное право Средняя школа Лос-Анджелеса

неверно
Средняя школа Лос-Анджелеса Окончил американский 2009 Музыка 4 9004 Музыка Капитан группы поддержки Команда

Что делать, если вы пишете резюме секретаря начального уровня как блестящий недавний выпускник или пока еще завершаете учебу? В вашем резюме должно быть сначала показано ваше образование, над разделом о вашем опыте.

Вот почему:

Используйте эту первоклассную недвижимость в верхней части шаблона резюме профессионального секретаря, чтобы в первую очередь показать свои лучшие достижения. Это также выделит вас среди других претендентов.

Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния

Бакалавр английской литературы

Окончил в 2017 году

Не окончил среднюю школу или колледж? Без драмы.Вы по-прежнему можете указать свой незаконченный колледж в резюме следующим образом:

Калифорнийский университет, Лос-Анджелес, Калифорния

2015-2016 получил 60 кредитов для получения степени бакалавра английской литературы

Совет от профессионала: Есть ли у вас за плечами какие-либо другие интересные образования, например, курсы иностранного языка, общения или управления проектами? Включите их. Они показывают менеджеру по найму, что вы стремитесь к дальнейшему обучению и самосовершенствованию.

Вы пишете резюме медицинского секретаря или школьного секретаря? Или просто хотите больше примеров того, как вы должны включить свое образование в резюме ответственного секретаря? В нашем руководстве « Как включить свое образование в резюме [Советы и примеры] » есть больше полезных советов и приемов.

5

Как применить навыки в резюме

Представьте себе это. Сейчас 15:30, и Карен, менеджер по персоналу, зевает, когда тянется за резюме вашего исполнительного секретаря, мысленно планируя свой следующий отпуск.

Ваше резюме лучше привлечет ее внимание и быстро покажет ей, что у вас есть острые административные навыки, которые заслуживают такой зарплаты секретарши.

Итак, какие из ваших секретарских навыков следует выделить в вашем резюме? Вот пример того, как включить в резюме секретаря такие навыки, как WPM (слов в минуту) и навыки набора текста.

Сначала просмотрите описание должности и обведите все навыки, которые вы видите.

Теперь пришло время адаптировать свои навыки резюме к описанию должности секретаря.Это позволит менеджеру по найму легко сопоставить ваш профиль с тем, что они ищут.

Ваши навыки можно разделить на две группы: жесткие и мягкие.

Жесткие навыки — это не та математическая задача, на которую никогда не могли ответить в школе (или это был только я?). Это технические навыки и способности, необходимые для выполнения работы. Здесь также вы указываете любые соответствующие административные навыки, необходимые для резюме юридического или медицинского секретаря.

Навыки резюме жесткого секретаря:

• Умение писать юридические документы и контракты
• Возможность создавать отчеты о расходах
• Умение управлять календарями и системами бронирования встреч
• MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Рабочее место и Anaqua
• Навыки быстрого набора текста / слов в минуту

Навыки мягкого резюме немного сложнее определить — это качества, не относящиеся к самой работе.Их можно передавать другим лицам. Они связаны с вашими социальными навыками и эмоциональным интеллектом, такими как ваша способность хорошо работать с другими и сохранять спокойствие под давлением.

Навыки мягкого резюме секретаря:

• Коммуникация
• Профессионально и вежливо
• Межличностные навыки
• Способность хорошо работать с другими
• Адаптируемость
• Навыки тайм-менеджмента
• Детально ориентированный
• Точный
• Мотивированный и самостоятельный

Итак, что дальше?

Здесь вы можете увидеть, как добавить в свое резюме жесткие навыки, такие как WPM или ответ на телефонные звонки, и дополнить их соответствующими мягкими навыками.

907 3 Умеет развивать отношения на всех уровнях

Секретарь резюме Навыки

правильный	неправильный
Написание юридических документов и контрактов	Юридический опыт
	7	Мастер управления несколькими календарями и системами бронирования встреч	Умеет управлять календарями
Опытный пользователь MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace	MS Office Suite, FileMaker Pro, SAP Workplace и Anaqua
Умеет печатать 100 слов в минуту	Быстрый наборщик текста
Коммуникатор уверенно и четко выражает свои мысли — устно и письменно	Коммуникация
3 Профессиональный и вежливый 87	Умеет работать с другими
Дружелюбный командный игрок	Командная работа
Адаптируется и с улыбкой справляется с трудностями	Адаптируется	Хорошо адаптируется	-развитые навыки тайм-менеджмента	Тайм-менеджмент
Детализированный и точный, с большим объемом информации	Внимание к деталям
Мотивирован и не боится проявить инициативу	Высоко мотивирован

Убедитесь, что ваше резюме содержит достаточно деталей, чтобы нарисовать картину того, насколько ваши навыки соответствуют описанию должности.

Например, нельзя просто говорить, что у вас есть «коммуникативные навыки». Объясните и развивайте, почему вы хороший коммуникатор.

Вы что-то заметили в этом примере?

Мы перечислили больше навыков мягкого секретаря, чем офисных навыков. Это связано с тем, что большинство компаний ищут людей, которые лучше всего подходят для культурной жизни. Фактически, согласно CareerBuilder, 62% работодателей сейчас специально ищут ваши soft skills в вашем резюме.

Совет для профессионалов: Возможно, у вас есть соответствующий навык, который не упоминается в описании должности, но обязательно включите его в свое резюме! Ознакомьтесь с другими аналогичными списками вакансий, чтобы узнать, какие навыки ищут другие компании. Вы мастер набора текста, который может набирать 100 слов в минуту? Поместите это в свое резюме! Вы двуязычный? Владение двумя языками показывает, что вы целеустремленны — не забывайте о двуязычии!

Хотите еще несколько примеров типов навыков, которые вы можете включить в свое резюме секретаря? Ознакомьтесь с нашим руководством: +30 лучших примеров того, какие навыки использовать в резюме (проверенные советы) .

6

Как добавить другие разделы для эффективного резюме

Вы тот, кто проводил собрания клуба в колледже? Вы добровольно проводите время, помогая в местной библиотеке или приюте для животных?

На первый взгляд может показаться, что это не имеет отношения к традиционным обязанностям секретаря. Фактически, это действия, в которых вы полагаетесь на качества, необходимые для выполнения ключевых обязанностей секретаря.

Я уверен, что у вас тоже есть хобби. Вы можете включить некоторые из них, чтобы продемонстрировать немного больше своей индивидуальности. Не забывайте, что многие компании нанимают людей на основе навыков межличностного общения и культурного соответствия.

Изучите корпоративную культуру, чтобы узнать, могут ли они ценить ваши личные интересы. Обязательно упоминайте только те внешние интересы, которые имеют отношение к культуре или положению компании.

Давайте сделаем образец резюме школьного секретаря:

справа
Я добровольно читаю детям в библиотеке по субботам.
Я интересуюсь другими культурами, и в настоящее время изучаю французский язык.

неправильно
Я сова и люблю поздно ложиться спать и смотреть фильмы.
Мне нравится играть в видеоигры.

Первые два примера идеально подходят для резюме школьного секретаря.Они показывают, что человеку нравится быть с детьми и он заинтересован в учебе. Два других не имеют значения и могут создать впечатление, что человек недостаточно зрел для этой роли.

Совет для профессионалов: Не переусердствуйте и перечисляйте все в этом разделе — достаточно пары примеров. Вы же не хотите, чтобы вам казалось, что у вас нет времени уделять все свое внимание своей новой должности секретаря!

Вам нужно больше примеров хобби для вашего резюме секретаря? Вам вообще нужно добавить дополнительный раздел? Прочтите наше руководство « +20 лучших примеров хобби и интересов для резюме (5 советов) ».

7

Вот самый распространенный миф о сопроводительных письмах

С вашим шикарным новым секретарским резюме, демонстрирующим ваши навыки, вам не нужно беспокоиться о сопроводительном письме, верно?

Неправильно.

Вы вложили всю эту тяжелую работу в создание лучшего шаблона резюме секретаря, но есть одна причина, по которой на него могут даже не обратить внимание.

Опрос, проведенный Careerbuilder в 2016 году, показал, что 45% рекрутеров отклонят ваше секретарское резюме, если у него его нет.

Намного лучше перестраховаться, чем сожалеть, верно? Кроме того, отличное сопроводительное письмо секретаря может быть просто билетом, чтобы поднять ваше резюме над остальными.

Используйте сопроводительное письмо секретаря по адресу:

• Представьтесь и сделайте себя незабываемым.
• Объясните, почему вас интересует должность секретаря.
• Покажите, почему вы лучший человек для работы.
• Объясните причины любой смены карьеры или смены работы.
• Объясните причины отсутствия в вашем опыте работы.
• Ожидайте ответов на вопросы собеседования с секретарем.

Чтобы написать блестящее письмо-заявление секретаря, покажите немного своей личности. Секретарши должны быть связаны с широким кругом людей, от генерального директора до парня, занимающегося доставкой почты, так что пусть ваше сопроводительное письмо покажет, что вы можете это сделать.

Самое главное, не забывайте адаптировать его к должностной инструкции. Например, если вы пишете письмо о заинтересованности для резюме медицинского секретаря или резюме секретаря по судебным процессам, они должны быть разными.

Совет для профессионалов: Изучите и найдите несколько различных образцов сопроводительных писем для описания должностей секретаря или администратора. Посмотрите, как другие представляют себя и какой тон они используют в своем сопроводительном письме. Просто убедитесь, что вы используете лучший шрифт для сопроводительного письма, например Arial или Helvetica.

Плюс, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать это в нашем конструкторе сопроводительных писем здесь. Вот как это может выглядеть:

Посмотрите еще шаблонов сопроводительных писем и начните писать.

Хотите узнать, как написать каждый раздел сопроводительного письма? Прочтите наше полное руководство: « Как написать сопроводительное письмо (полное руководство с примерами) »

Key Takeaway

Вы мастер многозадачности, и давайте будем честными — место развалилось бы без тебя!

Вы серьезно относитесь к использованию своих коммуникативных навыков, чтобы офис работал как хорошо отлаженная машина.Чтобы ваше резюме секретаря продемонстрировало это, выполните следующие действия:

• Откройте свое резюме секретаря с целью резюме или резюме резюме.
• В разделе «Опыт работы» выделите свои достижения.
• Сопоставьте свой раздел навыков с навыками, указанными в объявлении о вакансии.
• Добавьте «другие» разделы, которые подтвердят вашу ценность.

Сделайте это, и вы сразу же получите роль своей мечты.

Есть вопросы? Хотите поговорить о написании резюме? Напишите нам в комментариях, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!

Должностная инструкция секретаря (2021) — Algrim.co

Должностная инструкция свободного секретаря. Секретарь — это административный специалист, который помогает командам менеджеров и руководителям выполнять общие административные обязанности, управление проектами, офисное управление, управление командой и многое другое.Секретарю поручено управлять рутинной детальной работой руководителей высшего звена, менеджеров или руководителей.

Секретарь иногда называют исполнительным секретарем, медицинским секретарем, административным помощником, исполнительным помощником, административным секретарем и юридическим секретарем. Или исполнительный административный помощник и администратор в зависимости от отрасли и направления работы. И при этом должности и обязанности могут меняться. Как правило, обязанности секретарей носят административный характер.

Секретарь Образец должностной инструкции

Наша команда высшего руководства ищет опытного секретаря для выполнения административных и административных задач, чтобы обеспечить эффективность команды и компании. Ежедневная деятельность секретаря может меняться. От обработки текстов до проверки канцелярских принадлежностей. И от ответа на телефонные звонки до обеспечения рабочего оргтехники. Идеальный кандидат легко адаптируется и может взять на себя любой уровень ответственности.

Обязанности и ответственность секретаря

Примеры должностных обязанностей и обязанностей секретаря:

• Наблюдать за хранением документов и организацией.
• Тесно сотрудничать с нашим руководящим составом.
• Раздайте информационные записки персоналу и команде.
• Назначение встреч и организация поездок для руководящего персонала.
• Помощь с электронной почтой. Отвечайте на электронные письма. И убедитесь, что поддерживается переписка с бизнес-профессионалами.
• При необходимости заполните запросы. И вовремя. Сохраняйте доверие клиентов. И защитите операции, сохраняя конфиденциальность информации.
• Готовьте отчеты, проводя исследования, собирая информацию и общаясь с профессионалами внутри компании.
• Выполнять регулярные задачи обслуживания информационной базы данных. В том числе резервное копирование информации. И обеспечение доступности всех проектов для команд.
• Управляйте процессом планирования встреч для всего управленческого персонала.
• Делайте заметки во время встречи и переносите информацию в цифровой документ.
• Отвечайте на телефонные звонки и помогайте клиентам и клиентам.
• Наблюдать за проблемами обслуживания клиентов.
• Принимайте запросы менеджера об административной помощи и выполняйте каждую задачу в соответствии с назначением.
• Контролировать медицинские записи и обеспечивать надлежащее ведение дел каждого пациента.

Требования к секретарю

Квалифицированные кандидаты должны иметь:

• Диплом средней школы или эквивалент.
• Высокий уровень коммуникативных, организаторских и компьютерных навыков.
• Желательно возможность печатать 130 слов в минуту.
• Желательно предыдущий опыт работы на административной должности.
• Предыдущий опыт работы с секретарскими обязанностями предпочтительнее.
• Компьютерная грамотность, например использование продуктов Microsoft Office (Excel, Word и др.).
• Хорошие навыки вербального общения. Возможность координировать и планировать встречи. Организуйте документы. И наращивать ресурсы компании.

Зарплата секретаря

По зарплате.com, секретарь зарабатывает в среднем 39 954 доллара в год. При этом средний доход наивысшего процентиля составляет 49 674 доллара в год. И работники начального уровня, зарабатывающие в среднем 31 613 долларов в год.

Соответствующие должностные инструкции

Загрузите бесплатный шаблон PDF с описанием должности секретаря . И используйте образец описания должности секретаря, чтобы эффективно разместить вакансию в вашей компании. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт U.С. Бюро статистики труда.

Шаблон описания должности секретаря

Получите наш шаблон описания вакансии в формате Word или PDF. Мгновенно бесплатно. Электронная почта не требуется.

Получить шаблон

Все должностные инструкции

Связанные ресурсы по найму

Об авторе

Патрик Алгрим является сертифицированным профессиональным составителем резюме (CPRW), сертифицированным консультантом по вопросам карьеры (CCC) NCDA и общим специалистом по вопросам карьеры.Патрик завершил программу сертификации коучингов NACE (CCP). И был опубликован как профессиональный эксперт на Forbes, Glassdoor, American Express, Reader’s Digest, LiveCareer, Zety, Yahoo, Recruiter.com, SparkHire, SHRM.org, Process.st, FairyGodBoss, HRCI.org, Университет Сент-Эдвардс, Государственный университет Северной Каролины, IBTimes.com, Thrive Global, TMCnet.com, Work It Daily, Workology, Карьерный гид, MyPerfectResume, College Career Life, HR Digest, WorkWise, Career Cast, Elite Staffing, Women in HR, All About Careers, Upstart HR, The Street, Monster, The Ladders, Introvert Whisperer и многие другие.Найдите его в LinkedIn.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 68f3af9aed7f2de2.