7 основных составляющих отличного описания работы
Должностные инструкции могут помочь вам определить основные функции работы и квалификацию, необходимую для этой должности. Они также могут помочь вам установить четкие ожидания от сотрудников, оценить производительность, принять решения о вознаграждении, определить потребности в обучении, обработать запросы на разумное приспособление и принять решение о классификации по сравнению с освобожденными. Чтобы помочь вам добиться наилучших результатов, вот семь ключевых составляющих эффективного описания работы.
Идентификация работы и резюме работыРаздел идентификации работы и краткое описание работы могут быть ключевыми, когда ваше описание работы необходимо для набора и приема на работу. Это элементы, которые кандидаты часто видят первыми и помогают им понять, подходит ли им эта роль.
Раздел с указанием должности должен быть указан в верхней части описания должности и включать основные сведения о должности, такие как: можно найти при поиске работы)
Резюме работы обычно представляет собой краткий (одно или два предложения) синопсис работы.
Рассмотрите возможность определения основных функций задания перед созданием резюме задания. Резюме должно включать наиболее важные функции роли.
В каждой должностной инструкции должны быть указаны основные функции должности. Существенные функции — это должностные обязанности, которые работник должен иметь возможность выполнять с разумным приспособлением или без него. Рассмотрим:
- Было ли задание создано для выполнения этой функции;
- Как часто и в течение какого времени сотрудник должен выполнять функцию;
- Количество других сотрудников, доступных для выполнения функции; и
- Требуемая степень знаний или навыков.
Примечание. Некоторые работодатели также считают способность сотрудничать с другими сотрудниками и командами важной функцией и указывают ее в описании должности.
Используйте короткие предложения в настоящем времени, начиная с глагола действия.
Например, основная функция специалиста по техническому обслуживанию может звучать так: «Диагностика механических проблем и определение способов их устранения».
При перечислении должностных обязанностей используйте четкие и точные формулировки, чтобы соискатели и сотрудники понимали роль. Избегайте слов и выражений, которые расплывчаты, сбивают с толку или используются так часто, что становятся бессмысленными и/или могут отбить у квалифицированных кандидатов желание подать заявку. Например, замените такие термины, как «командный игрок» или «самостоятельный старт» более точными описаниями требований работы (например, должность требует работы над групповыми проектами с несколькими разными отделами).
Второстепенные функции Если есть дополнительные функции, укажите их в должностной инструкции. Это функции, которые не соответствуют определению основных и могут быть исключены из должностных обязанностей сотрудника, если сотрудник не может выполнять их по какой-либо защищенной причине, например, из-за инвалидности.
Рекомендуется перечислять эти обязанности отдельно от основных функций. Например, у работодателя есть несколько клерков по обработке данных, но их иногда просят звонить по телефону, чтобы помочь другой команде. В этом случае задача совершения телефонных звонков является второстепенной и должна быть указана как второстепенная функция.
Профессиональная квалификация включает обучение, образование, сертификаты и многолетний опыт, необходимые для выполнения работы. Различие между требуемой квалификацией и предпочтительной квалификацией. Например, «Требуется трехлетний опыт работы в отрасли, предпочтительно пять лет».
Избегайте завышения требований. В некоторых случаях образование может заменить необходимый опыт и/или наоборот. Если да, укажите это в описании вакансии.
Убедитесь, что вы используете инклюзивные формулировки и избегаете терминов, которые могут отбить у квалифицированных работников желание искать эту вакансию.
Кроме того, определите знания, навыки или способности, необходимые человеку для достижения успеха в этой роли. Ниже приведены некоторые примеры:
|
|
Эти навыки могут отражать знания, навыки и способности, необходимые для выполнения работы, а также для достижения успеха в компании в целом.
Если физические требования и/или рабочая среда важны для работы, включите их в описание работы.
Если вы включаете физические требования, сосредоточьтесь на задаче, которую необходимо выполнить, а не на том, как ее нужно выполнить. Например, скажем, что позиция требует «переместить» 50 фунтов вместо «поднятия» 50 фунтов или «обойти» склад, а не «пройти» его длину. Работники с ограниченными возможностями могут иметь возможность выполнять основные функции работы с приспособлениями, такими как использование тележки, тележки или средств передвижения.
Если работа связана с работой в опасных или неблагоприятных условиях или в определенной рабочей среде (на открытом воздухе, в условиях сильной жары или холода), также включите эту информацию в свою должностную инструкцию.
Вы можете указать частоту, с которой сотрудник должен выполнять каждое из физических требований.
Рабочая среда должна описывать условия, в которых соискатель должен выполнять свои обязанности.
Например, воздействие:
- Экстремальная жара или холод
- Влажные и/или влажные условия
- Внешние погодные условия
- Подвижные механические части
- Высокие или опасные места
- Дымы, токсичные химические вещества или частицы в воздухе
- Звуки или высота звука, которые могут заметно отвлекать внимание
- Будет ли работа выполняться в традиционном рабочем пространстве или удаленно
Эта часть должностной инструкции может также включать любое защитное или другое необходимое оборудование, такое как:
- Защитная одежда: перчатки, сапоги со стальными носками и т. д.
- Средства защиты: защитные очки, респираторы и т. д.
- Ручные инструменты: молоток, лопата, отвертка и т. д.
- Электроинструменты: радиальная пила, сабельная пила, дрель и т. д.
- Транспортные средства: автомобили, грузовики, тракторы, подъемники и т. д.
В каждое описание работы включите заявление, указывающее, что:
- Описание работы не предназначено для охвата всех требований работы.
- Компания оставляет за собой право изменять должностные обязанности в любое время.
Рекомендуется включить заявление о равных возможностях, чтобы продемонстрировать, что вы не допускаете дискриминации на основании каких-либо характеристик, охраняемых законом. В определенных обстоятельствах, например, если вы заключаете контракт с государством, вы должны включить заявление о том, что вы являетесь работодателем с равными возможностями (EOE), и существуют особые правила относительно того, что должно быть включено в ваше заявление EOE.
Как насчет диапазона зарплат? Некоторые штаты и местные юрисдикции приняли законы, требующие от работодателей указывать диапазон заработной платы для должности в объявлениях о вакансиях, продвижении по службе или переводах. Таким образом, если вы публикуете (внутри или снаружи) описание работы в качестве объявления о вакансии, от вас может потребоваться указать диапазон заработной платы для этой должности.
Подробную информацию см. в законодательстве штата и местном законодательстве.
Заключение
Ведите письменное описание должностных обязанностей для каждой должности в вашей компании и храните соответствующие копии в личных делах сотрудников. Поскольку должностные обязанности могут меняться, регулярно пересматривайте и обновляйте должностные инструкции. Чтобы обеспечить точность, при разработке или обновлении должностных инструкций ищите мнение и поддерживайте действующих сотрудников и руководителей.
Хотите написать более эффективное описание работы? Следуйте этим 14 советам
Должностные инструкции являются важным направлением для компаний, поскольку они производят первое впечатление на потенциальных сотрудников. Должностные инструкции должны не только перечислять ключевые обязанности, но и продвигать ценности компании и преимущества работы в вашей команде.
Ниже 14 членов Совета по персоналу Forbes делятся своими лучшими советами по написанию эффективного описания работы, которое лучше соответствует ожиданиям потенциальных сотрудников.
Следуйте их рекомендациям, чтобы убедиться, что вы привлекаете такого кандидата, который действительно понимает роль и хочет работать в вашей компании.
Члены Совета по персоналу Forbes делятся своим мнением.
1. Напишите краткий убедительный текст
Сообщение должно быть кратким, убедительным и давать представление о том, чем занимается ваша компания. Меньше беспокойтесь о технологических аспектах работы и уделяйте внимание ключевым аспектам, которые вызывают у людей интерес к этой должности, например, вашим основным ценностям и компетенциям для достижения успеха. — Erin Lanciani, Sage Therapeutics
2. Будьте проще и оригинальнее
Я бы рекомендовал избегать шаблонов и копировать описания вакансий из Интернета. Работая над созданием должностной инструкции, мы можем подумать об идеальном профиле, применимом к нашей компании. Какие навыки необходимы для решения той или иной проблемы? Я бы не рекомендовал делать описание работы слишком длинным, перегружая его множеством деталей.
3. Уточните необходимые навыки из желаемых навыков
Сообщите соискателю, что раздел требований представляет собой набор желаемых навыков, которые могут повысить ценность, а не ожидание того, что выбранный кандидат будет владеть всеми ими. Разделение этого мышления поможет привлечь больше женщин и разных кандидатов к подаче заявок, а также продемонстрирует всем кандидатам, что у вас есть поддерживающая культура обучения и есть возможности для роста в этой роли. — Дженнифер Буюкос, Entertainment One
БОЛЬШЕ ОТ FORFORBES ADVISOR
4. Получите информацию от текущих сотрудников
Попросите текущих сотрудников просмотреть должностные инструкции и высказать свое мнение о тоне, языке и уровне детализации. Если ваши должностные инструкции действительно отражают культуру организации и реалии самой работы, они с большей вероятностью привлекут подходящих кандидатов.
5. Учитывайте три конкретных фактора
При написании описания работы следует учитывать три различных аспекта: Факторы «может сделать», «подойдет», «подойдет». кандидат может выполнять эту работу. Вместо того, чтобы перечислять «другие возложенные обязанности», перечислите такие вещи, как один час работы на стойке регистрации, уборка кухни отдела или другие вещи, которые кандидат, скорее всего, «выполнит». помощь в оценке соответствия кандидата», — Дон Тейлор, Pinnacle Talent Acquisition
6. Используйте инклюзивный язык
Ключом к тому, чтобы потенциальный клиент даже развлекался работой в вашей организации, является установление контакта. Первый шаг в этом и охвате как можно более широкого круга кандидатов заключается в обеспечении того, чтобы ваш язык описания работы был инклюзивным и подчеркивал как доступ к возможностям, так и позитивную рабочую среду и культуру (что является не столько «желанием», сколько «нужно» в наши дни).
7. Предоставьте четкие ожидания
Должностные инструкции являются внутренними документами, которые являются основой для различных этапов жизненного цикла таланта с наймом и повышением производительности. Описание работы может помочь написать ваше объявление о работе. Объявление о вакансии представляет собой маркетинговую версию описания работы, которая представляет собой более короткую версию с обзором роли и обязанностей, атрибутов и минимальных квалификаций, чтобы обеспечить более четкие ожидания. — Шерри Мартин
Обновляйте описания вакансий каждый раз, когда вы публикуете вакансию или в начале нового календарного года. Используйте онлайн-ресурсы и менеджеров по найму, а также поговорите с сотрудниками, которые выполняют эту работу, чтобы узнать, что изменилось за последние 12 месяцев и как текущая должностная инструкция соответствует их повседневной роли.
Кроме того, убедитесь, что ожидания в должностных инструкциях совпадают с их ежегодными оценками. — Фрэнк Молинарио, Security First Insurance Company Inc.
Совет по управлению персоналом Forbes — это организация, куда приглашаются только руководители кадровых служб из всех отраслей. Имею ли я право?
9. Сделайте это персональным и узнаваемым
Часто должностные инструкции становятся шаблонными для компаний и постоянно обновляются, а не переосмысливаются. Обязательно пишите голосом, соответствующим индивидуальности и культуре вашей компании. Если описание работы выглядит слишком формальным по сравнению со стилем вашей компании, вы можете потерять людей. — Никки Брюэр, PROS Holdings
10. Выделите интересные части работы
В HOMESTAR мы пишем «что хорошего в этой работе» в наших рекламных объявлениях.
Объявление о вакансии может быть чем-то большим, чем скучное описание работы, в котором перечисляется куча задач. Публикуя вакансии, подумайте об этом как о маркетинговой возможности для брендинга культуры вашей компании. И точно так же, как мы делали это во время собеседований, дайте кандидатам хорошее, плохое и уродливое, чтобы создать реалистичное представление о роли. — Стив Ловиг, Homestar Financial Corp
11. Включите отзывы реальных сотрудников
Подумайте о том, чтобы включить в конце раздел с отзывами реальных сотрудников о прошлых проектах, проблемах, с которыми они столкнулись, историях успеха и главных советах, которыми они могли бы поделиться с потенциальными кандидатами. Хотя эта часть не будет фактическим, юридическим компонентом документа, она поможет очеловечить и добавить красок роли с точки зрения того, кто это сделал. Скорее всего, это также будет стимулировать взаимодействие. — Николь Фернандес, Blu Ivy Group
12. Обеспечьте согласование потенциальных сотрудников
Организации должны убедиться, что их минимальные требования соответствуют роли.
