нормы закона и требования банков
В статье мы рассмотрим, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Узнаем, для чего нужны слип-чеки и сколько их необходимо хранить, согласно нормам закона. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по передачи чеков в банк и собрали рекомендации по правильному хранению слипов.
Содержание
- Нужен ли чек при эквайринге
- Сколько хранить чеки по эквайрингу
- Для чего нужно сохранять чеки
- Передача слип-чеков в банк
Нужен ли чек при эквайринге
Споры о том, нужен ли фискальный чек при оплате онлайн, а также о том, необходимо ли его сохранять, ведутся с 2003 года. В это время был принят закон № 54-ФЗ, который определяет использование кассовых аппаратов (ККМ) при оплате товаров или услуг банковской картой либо наличными.
Но данный акт не учитывал усовершенствование технологий и появление возможности онлайн-оплаты. До июля 2016 года данный закон можно было трактовать так:
«Фискальный чек необходим в случае оплаты товара или услуги банковской картой через платежный терминал либо при оплате наличными. Чек не требуется при непосредственном переводе денежных средств на счет фирмы».
На сегодняшний день это мнение не является верным. Вышедший 3 июля 2016 года федеральный закон № 290, однозначно утверждает, что фискальный документ необходим при любом способе оплаты, в том числе при:
- Продаже товаров и услуг
- Выплате выигрышей по лотерейным билетам
- Электронных платежах (например, на счет мобильного телефона или за ЖКХ через приложение)
- Получении платного контента (приложения, игры, книги, софт и так далее)
- и другие
Поэтому ответ на вопрос, нужны ли чеки при эквайринге, однозначен: да, нужны. При этом их необходимо хранить определенное время.
Сколько хранить чеки по эквайрингу
Все документы, которые относятся к категории первичных кассовых, по закону должны сохраняться в течение 5 лет. Это правило утверждено постановлением Правительства РФ № 470 от 23 июня 2007 года.
Однако, в законе предусмотрено исключение для копий товарных чеков и использованных кассовых чеков. Срок хранения этих двух документов — 10 дней. Хранением чеков по эквайрингу и других подобных документов занимается материально ответственное лицо. При этом Z-отчеты с ККМ (в том числе с POS-терминалов) относятся к первичным документам, срок хранения которых — 5 лет.
По договору эквайринга, как правило, предусмотрен срок хранения чеков и других документов, подтверждающих факт совершения сделки или расходов. Он равен трем годам. При этом чеки (слипы) передаются в банк не позднее чем в течение трех дней со дня получения запроса от банка.
А теперь рассмотрим, для чего и как надо хранить чеки.
Для чего нужно сохранять чеки
В первую очередь, наличие сохраненных чеков обусловлено необходимостью для самого предприятия:
- Во избежание штрафа от налоговой инспекции (например, при утере Z-отчета) и для корректного ведения бухгалтерии (для наличного и безналичного расчета выделяются разные секции кассы, что позволяет избежать двойного налогообложения)
- Для урегулирования спорных ситуаций с клиентом
- Для возврата денежных средств
- В некоторых случаях для проверки статуса платежа
Помимо этих случаев, банк, с которым заключен договор эквайринга, вправе потребовать отправки в его офис всех слипов за определенный срок или конкретную дату.
При правильном хранении чеков предоставление требуемой информации займет меньше времени, чем установленные договором три дня.
Разберемся, как правильно хранить чеки по эквайрингу. Современные кассовые аппараты печатают чеки, как правило, на термоленте. Данные, нанесенные на такую ленту, со временем полностью выцветают. Никакие особые условия хранения не смогут повлиять на этот процесс. Но чеки от эквайринга надо хранить определенное время. А как это сделать, если через несколько месяцев вся информация исчезнет?
Сохранить данные отчетов или чеков поможет ксерокопия документа. При этом оригинал прикладывается к копии (даже если он выцвел), а сама копия заверяется ответственным лицом и печатью организации. К Z-отчету необходимо также прикрепить справку-отчет по форме КМ-6.
Подшивать чеки (слипы) к каким-либо документам по кассе не требуется. Оптимально их складывать в определенное место, для удобства разделяя закладками по дням или месяцам. Для этих целей подойдет невысокий короб или крышка от упаковки ксероксной бумаги.
Возникает вопрос: куда девать невостребованные чеки? Слипы, у которых истекли сроки хранения, либо складируют в архив, либо утилизируют.
Передача слип-чеков в банк
Сверка итогов по POS-терминалу происходит ежедневно. В банк-эквайрер уходит вся информация по проведенным операциям. Свидетельством тому является закрывающий отчет по терминалу. Однако, иногда банк присылает запрос на предоставление слип-чека и уточнение деталей операции. Это делается во многих случаях, в частности, для профилактики мошеннических действий со стороны покупателей.
Для того чтобы правильно предоставить банку всю необходимую информацию, ознакомьтесь с пошаговой инструкцией:
| № п/п | Алгоритм действий |
| 1 | Получение запроса от банка на предоставление слипа (-ов) за определенный период |
| 2 | Необходимо найти чеки за тот период, который указал банк |
| 3 | Слип-чеки (+ их заверенные ксерокопии, если чеки выцвели) и требуемые банком пояснения описываются, т. е. составляется опись документов |
| 4 | Документы упаковываются в пакет или папку. Опись прикладывается к пакету |
| 5 | Документы отправляются в банк с курьером (вашим или от банка). Можно отвезти пакет самостоятельно в офис банка |
| 6 | На описи ставится отметка о принятии документов ответственным лицом (работником банка или курьером) |
назначение, срок хранения и требования банка
Чтобы коммерческая организация могла производить расчеты с покупателями по банковским пластиковым картам, она должна подключить торговый эквайринг. Данную услугу предоставляет банк, отвечающий за обработку данных, передающихся с карточек в платежную систему. Непосредственно в магазинах и прочих заведениях эти данные считываются POS-терминалом, интегрированным с кассовым аппаратом, который, в свою очередь, выдает чек эквайринга, свидетельствующий об оплате в безналичной форме посредством банковской карты.
На вопросы, пробивать ли такие чеки и нужно ли хранить их продавцу, есть достаточно определенные ответы.
Предпосылки для сохранения чеков эквайринга
В процессе приобретения чего-либо по пластиковой карточке кассир выдает покупателю два чека — обычный кассовый и так называемый слип. Первый нужен по положению, обозначенному в статье 54-ФЗ, тогда как второй относится исключительно к безналичным операциям по «пластику». Этот чек эквайринга кассиру предписано хранить, и тому есть несколько причин. Основные ситуации, когда требуется слип, следующие:
- отмена сделанной покупки в день осуществления платежа;
- решение спорных вопросов с покупателем;
- проверка неавторизованных платежных операций;
- сверка итогов.
Как правило, сохраненный чек эквайринга требуется в нестандартных ситуациях. Например, банк или платежная система, к которой относится карточка, могут сделать запрос по слипу для проверки деталей платежа на предмет мошенничества.
Пригодится он и в случае, если покупатель захочет оспорить операцию, как бывает при утрате или краже карты с последующими расчетами по ней третьими лицами.
Сроки и способы хранения слипов
Обычно период хранения слипов указывается в договоре, который заключает торговое предприятие с банком-эквайером. Как правило, он составляет три года. Если в договоре таких условий не прописано, следует ориентироваться на действующее законодательство, которое указывает на пятилетний срок хранения первичных кассовых документов.
Относительно того, как и где хранить чеки эквайринга, нормативов нет — этот вопрос каждое коммерческое предприятие решает на свое усмотрение. Нужно только учитывать, что термоленту слипов необходимо беречь от высоких температур и трения во избежание повреждения напечатанного текста. Рекомендуется складывать чеки эквайринга за день в один файл по хронологии, а затем объединять по месяцам.
Требования банка
Кредитно-финансовая организация, выступающая в роли эквайера, имеет право востребовать слипы за определенный период или за конкретную дату.
Правильно организованное хранение чеков поможет выполнить требование максимально оперативно. По договору на предоставление документов по эквайрингу отводится обычно три дня с момента получения запроса. Сверка итогов по POS-терминалу выполняется ежедневно, информация передается в банк. Однако по мере необходимости он может в любой момент запросить слипы для уточнения деталей.
Специфика работы онлайн-касс
Процесс приобретения товаров и услуг через интернет с точки зрения эквайринга аналогичен покупкам в обычных магазинах. Здесь также снимается необходимая сумма с карточки или с электронного кошелька клиента и переводится на счет продавца, а данные об операции автоматически поступают на сайт ФНС. Специфика оплаты через кассу онлайн заключается в том, что физического чека эквайринга покупатель на руки не получает. Его функцию выполняет электронный документ, подтверждающий оплату, который присылается интернет-продавцом на мобильный телефон или E-mail клиента.
Правда о том, как ускорить выдачу чека
Бенджамин Франклин ввел термин «Время – деньги» в своем эссе («Совет молодому торговцу»), написанном в 1748 году.
Экономия времени для увеличения продаж и доход был верен в 1700-х годах и остается верным сегодня. Один из лучших способов сэкономить время и деньги — быстрее вносить платежи по чеку.
Депонирование бумажных чеков может занять много времени, если это делается вручную, требуется время, чтобы прокомментировать книги, записать транзакцию и передать чеки в банк. На каждом из этих шагов вы тратите драгоценное время и теряете потенциальный доход.
Итак, что же правда о том, как ускорить выдачу чека? Обработка ваших чеков в электронном виде является ответом! Программное обеспечение для обработки электронных чеков предназначено для предприятий, чтобы они могли быстро принимать и получать гарантированное финансирование в точке продажи. CrossCheck упрощает начало работы благодаря доступной круглосуточной службе поддержки клиентов и 365-часовому обслуживанию клиентов и предоставлению оборудования напрокат без дополнительной оплаты.
В этой статье описано:
- Можно ли быстрее очистить чек?
- Электронная обработка чеков с помощью CrossCheck.
Существует несколько способов ускорить зачисление чеков. Одним из популярных способов является депонирование чеков в местном банкомате. Использование банкомата в вашем районе избавляет вас от поездки в банк. Стоит отметить, что депозиты через банкоматы могут потребовать дополнительных комиссий и увеличения времени обработки.
Вы также можете депонировать чеки, используя функцию депонирования мобильных чеков на своем смартфоне. Использование вашего телефона для съемки чеков быстро и удобно, потому что вам не нужно выходить из офиса. Однако мобильные чековые депозиты не лишены недостатков. Депонирование нескольких чеков может быть обременительным, поскольку программное обеспечение для захвата изображений может иметь разные результаты при распознавании ваших чеков. Еще одним потенциальным недостатком является денежный лимит на сумму чеков, которые вы можете депонировать с помощью этой функции, установленный вашим банком.
Самый быстрый способ депонирования чека — это электронная обработка чеков. Методы электронного депозита упрощают загрузку изображения чека в ваш банк с помощью устройства сканирования чеков. Внесение чеков в электронном виде с помощью сканера экономит время, поскольку торговые сканеры предназначены для быстрого последовательного сканирования больших объемов чеков для внесения депозита.
Можете ли вы быстрее очистить чек?Обычный период времени для клиринга депонированного вручную чека составляет 2-5 рабочих дней. Это время депозита рассчитывается исходя из того, что вы депонировали чеки непосредственно в свой банк. Однако есть способы ускорить процесс.
Иметь хорошую репутацию в банке. Две вещи, которые могут привести к задержкам в обработке, — это наличие счета, который был открыт менее 30 дней, и/или история овердрафтов в течение последних шести месяцев. Некоторые банки и кредитные союзы заявляют, что очищают депонированные чеки быстрее, чем другие, поэтому стоит уделить время изучению того, какой банк подходит для вашего бизнеса.
Наконец, один из проверенных и надежных способов ускорить процесс клиринга чека — внести чек в банк в рабочий день до 11:00. Это дает банку больше времени для проведения клиринга вашего депозита.
В очередной раз победителем в этой категории стал электронный чек. Депонирование чека в электронном виде является одним из самых быстрых способов депонирования чека. Обычно это может ускорить процесс на часы и даже дни.
Обработка электронных чеков с помощью CrossCheck.Электронная обработка чеков позволяет продавцам сканировать чеки перед отправкой их в Crosscheck через терминал или веб-портал CrossCheck. После отправки чека продавец распечатывает две копии квитанции, одну для себя, а другую для покупателя. Затем продавцы могут получить гарантированное финансирование по утвержденным чекам в течение 48 часов.
- Меньше времени, затрачиваемого на банковские операции и подготовку вкладов
- Быстрая и простая настройка и обработка с помощью ПК и тепловизора
- Круглосуточная служба поддержки клиентов для вопросов, поддержки и технических вопросов
- Доступные проверки проверки и проверки гарантийных программ
- Не тратится время на ожидание подачи претензии и возмещения
Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как обработка электронных чеков может сэкономить ваше время и деньги.
Как долго действует чек: Срок действия чеков истекает?
Мы хотим, чтобы у вас был отличный опыт, пока вы здесь. Пожалуйста, включите JavaScript.
Большинство чеков действительны в течение шести месяцев. Тем не менее, детали могут быть сложными. Точный срок действия чека зависит от чека, и мы можем помочь вам понять, почему.
Как долго обычно действительны чеки?
Личные чеки обычно действительны в течение 6 месяцев (180 дней), но бизнес-чеки, государственные чеки, чеки Казначейства США, кассовые чеки, денежные переводы и дорожные чеки отличаются. Читайте дальше, если вам нужна информация о конкретном типе проверки.
Единый коммерческий кодекс (UCC) представляет собой свод законов и правил, предназначенных для гармонизации законов о продажах и правил в США. UCC сообщает банкам, что они не обязаны принимать личные или деловые чеки старше 180 дней.
(6 месяцев). Так что, вообще говоря, личные и деловые чеки действительны в течение 6 месяцев; однако некоторые банки принимают более старые чеки.
Если вы обнаружили старый чек, выписанный на вас, вам следует обратиться в свой банк и проверить его политику. Если вы выписали чек, который не был обналичен, вы можете приостановить платеж по старому чеку. После этого вы должны связаться с получателем чека, чтобы узнать, хочет ли он, чтобы новый чек заменил старый.
На какой срок годны разные типы чеков?
Различные типы чеков имеют разные дни истечения срока действия. Правило 6 месяцев является общим правилом, но оно не применяется ко всем типам чеков и денежных переводов.
Как долго действительны персональные чеки?
Личные, деловые и зарплатные чеки действительны в течение 6 месяцев (180 дней). У некоторых предприятий на чеках предварительно напечатано «аннулировано через 90 дней». Большинство банков будут оплачивать эти чеки на срок до 180 дней, а предварительно напечатанный язык предназначен для поощрения людей вносить депозит или обналичивать чек раньше, чем позже.
Если вам выдали чек, лучше обналичить его или внести на депозит как можно скорее. Если вы держите чек какое-то время, вы рискуете изменить номер счета или маршрутный номер, или выписавший чек может забыть о чеке и потратить деньги на что-то другое. Это может привести к тому, что вам придется оплатить комиссию за возврат чека.
Как долго действительны чеки Казначейства США?
По закону чеки Министерства финансов США действительны в течение одного года после даты, указанной на чеке. Это означает, что чеки на возврат федеральных налогов действительны в течение одного года, поскольку они выдаются Казначейством США. По истечении этого времени вы по-прежнему имеете право на получение денег, которые должно вам правительство, но вам необходимо связаться с эмитентом чека и запросить новый чек.
Как долго действительны чеки штата/местного правительства?
Срок действия чеков государственных или местных органов власти истекает в соответствии с законодательством штата.
Когда вы получаете чек от государственного учреждения, прочитайте его и найдите все, что говорит вам об истечении срока его действия. Лучше всего внести или обналичить чек до истечения срока его действия.
Откройте текущий счет в Хантингтоне
Если вам нужен обычный текущий счет без ежемесячной платы за обслуживание или расчетный счет с процентным доходом, у нас есть подходящие варианты.
Узнать больше
Когда истекает срок действия кассовых чеков?
Кассовые чеки являются разновидностью «официальных чеков», и правила, связанные с ними, могут быть сложными. Для кассовых чеков нет установленного или определенного срока действия.
Некоторые говорят, что срок действия кассовых чеков не истекает, в то время как другие утверждают, что кассовый чек устаревает через 60, 90 или 180 дней. Кассовые чеки обеспечены банком-эмитентом и, теоретически, должны быть действительны до тех пор, пока банк работает, но некоторые банки сами указывают срок действия чеков.
Могут возникнуть трудности с обналичиванием кассового чека с истекшим сроком действия или с получением нового кассового чека. Если вы получаете кассовый чек, найдите заявление об отказе от ответственности «аннулируется через X дней» и убедитесь, что вы обналичили или внесли чек до этого. Если вы обнаружите старый кассовый чек, свяжитесь с банком-эмитентом и спросите их, что им нужно от вас для обработки транзакции.
Кассовые чеки — это особый тип чеков, которые обычно используются для крупных транзакций. Прочтите нашу статью о том, что такое кассовый чек, если вам нужна дополнительная информация о самих кассовых чеках.
Когда истекает срок действия денежных переводов?
Срок действия денежных переводов зависит от законов штата и правил эмитента.
Вообще говоря, денежные переводы не имеют срока действия, но они могут стать настолько старыми, что подпадают под действие правил о заброшенной собственности, или стоимость съедается комиссионными.
Важно прочитать мелкий шрифт, предоставленный эмитентом. Через 1-3 года Western Union взимает комиссию со стоимости денежного перевода. Если это будет продолжаться достаточно долго, денежный перевод обесценится. USPS денежные переводы не имеют срока действия и сохраняют свою стоимость на неопределенный срок. Пока есть почтовые отделения, вы можете обналичить USPS. денежный перевод.
Обратите внимание, что всегда возможно, что Western Union или USP.S. изменили свои правила. Свяжитесь с эмитентом вашего денежного перевода, чтобы узнать, есть ли у него дата истечения срока действия, или взимают комиссию за старые денежные переводы.
Денежные переводы заменяют чеки и обычно используются для транзакций на небольшие суммы. Если вы пытаетесь выяснить, что вам больше подходит: кассовый чек или денежный перевод, прочитайте нашу статью «Кассовый чек против денежного перевода».
Как долго действительны дорожные чеки?
Срок действия дорожных чеков не ограничен. Если у вас есть старые дорожные чеки, вы можете обналичить их у эмитента или потратить дома так же, как в путешествии. Если банк-эмитент все еще существует, то дорожные чеки все еще действительны.
Советы по обращению с чеками, которые вы выписали и которые не обналичены не был украден или потерян. Вот несколько советов о том, как справиться с непогашенными чеками.
Как обращаться с неоплаченными чеками, если вы знаете получателя платежа:
- Свяжитесь с получателем платежа и узнайте о статусе чека.
- Если чек был утерян или украден, поместите на него остановку платежа и дайте получателю другой чек.
Как обращаться с неоплаченными чеками, если вы не можете связаться с получателем платежа, а срок его погашения превышает 6 месяцев:
- Уточните в банке, что они не будут оплачивать чеки старше 6 месяцев.
- Разместите на чеке платежное поручение об остановке. Это сделано для того, чтобы защитить вас, если кассир пропустит устаревшую дату на чеке и обналичит его.
- Поместите средства для покрытия стоимости чека на сберегательный счет. В конце концов, получатель чека захочет их оплаты.
Это сделано для того, чтобы защитить вас, если кассир пропустит устаревшую дату на чеке и обналичит его.Связанный контент
Проверка основ
Время чтения: 4 мин.
Как найти маршрутный номер своего банка
Вы когда-нибудь задумывались, как и где найти свой маршрутный номер? Мы подробно описываем четыре способа, в том числе с проверкой или без нее, чтобы найти свой маршрутный номер.
09 марта 2023 г.
Проверка основ
Время чтения: 4 мин.
Как выписать чек
Заполняете чек впервые или впервые за долгое время? У вас могут возникнуть вопросы, например, где подписать чек и как выписать чек центами.
