Процесс инвентаризации: Как правильно провести инвентаризацию: практические рекомендации

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Порядок проведения инвентаризации — основание, организация и правила

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств в организации – это важный вопрос, который должна решить любая компания. Своевременная находка расхищения имущества, обманов и прочих злоупотреблений позволяет сохранить материальные ценности и деньги в сохранности. Поэтому крайне важно знать про её главные нюансы, юридические аспекты и стандарты.

Основные понятия

Инвентаризация – это проверка количества имущества компании и состояние финансовых обязательств на конкретный период. Она осуществляется посредством сопоставления фактических сведений с теми, что предоставляет бухгалтерия. Многие предприятия сталкиваются с несоответствием имеющихся данных с информацией бухгалтерского учета, что может привести к значительному финансовому убытку. Эта процедура дает возможность проконтролировать соблюдение установленных норм и предотвратить подобные негативные явления в дальнейшем. На основании имущественного охвата она может быть полной или частичной, плановой или внезапной (внеплановая).

Имущество состоит из:

• нематериальных и ценных активов;

• финансовых вложений;

• организационных ресурсов;

• товаров и продуктов.

Финансовые обязательства состоят из:

При их наличии необходимо предъявить официально оформленные контракты между заемщиком и компанией, предоставляющей займ (банк, МФО).

Порядок проведения инвентаризации имущества: что это

Срок и правила проверки регулируются Федеральным законом №129-ФЗ. Эти условия определяются непосредственным руководителем предприятия (кроме ситуаций, при которых она является обязательной).

Сверка фактического присутствия и данных по ОС осуществляется исключительно один раз в 3 года. За компанией остается право вызова добровольной проверочной инспекции, но условия и сроки ее реализации должны устанавливаться в соответствии с учетной политикой.

Она преследует следующие цели:

1. Установление фактического имущественного присутствия для его сохранения и выявление объектов, которые не были учтены.

2. Определение количества материально-производственных ресурсов, привлекающихся к рабочему процессу.

3. Сопоставление выявленных данных с информацией, которую предоставляет аналитический или синтетический учет.

4. Поддержание полноты и верности отображения сведений.

5. Проверка выполнения всех нюансов содержания и применения главных денежных ресурсов и нематериальных активов.

Основным документом, отвечающим за порядок проведения и оформления инвентаризации на предприятии, расположенном в России, служит указание министра финансов РФ от 13.06.95 №49.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Когда проводится

Согласно Федеральному закону 129-Ф3, фирма обязуется выполнять ревизию при:

• Поступление имущественного объекта в аренду, его выкупе или продаже.

• Реорганизации или устранении фирмы.

• Трансформации гос. или унитарной организации.

• Предоставлении ежегодного бух. отчета (помимо того, что проверялось позже 01.07 текущего года).

• Изменении МОЛ.

• Подтверждении расхищения или убытков.

• Последствиях природных катаклизмов или ЧП.

• Остальных ситуациях, которые предусматривает закон РФ.

При коллективной или прочей материальной ответственности она назначается когда:

• Сменяется непосредственный начальник.

• Более половины рабочего персонала выбыли.

• Один из работников потребовал её назначение.

Инвентаризация: правила проведения

Учитывая методические установки, она проводится для:

• Подтверждения присутствия имущества.

• Сопоставление текущих сведений с информацией, предоставляемой бух. учетом.

Имущественная опись всегда реализуется в четкой и определенной последовательности начиная с предварительной подготовки и заканчивая оформлением составленной заблаговременно документации. Получение каждого документа должно строго соответствовать всем нормам и стандартам законодательства РФ. Все ведомости заполняются исключительно по имеющимся формам с обязательным содержанием официальных печатей и личных подписей.

Общая схема 

Реализация и сопоставление имеющейся информации состоит из двух главных частей:

1. Инвентаризационная опись. Комиссия подсчитывает имущество и оценивает его текущее состояние.

2. Счислительная ведомость. Сверка сведений, предоставленных в описи с информацией, расположенной в бух. учете. 

Основание для проведения инвентаризации

Законными причинами для ее назначения являются перечисленные ниже пункты:

• Взятие или передача имущества в аренду, выкуп или продажа.

• Трансформация унитарной организации.

• Необходимость предоставить ежегодную бухгалтерскую отчетность.

• Смена материально-ответственного лица.

• Наличие расхищения, убытков или порчи.

• ЧП, приведшее к уничтожению или повреждению части имущества.

• Реорганизация или устранение фирмы.

Что инвентаризуется

Ревизия нацелена на изучение и официальное подтверждение имущественного присутствия и обязательств с последующим оцениванием их состояния. Оценивается всё имущество и любые разновидности требований, записанных на предприятие. Однако они должны принадлежать фирме на правах собственности, быть в арендном договоре, выступать для переработки или иметь неустановленное происхождение. Подобная процедура носит название сплошной ревизии.

Существует еще одна ее разновидность – выборочная, которая может назначаться при условии принятия такого решения начальником. Тогда проверочные манипуляции полностью не затрагивают объекты, а задевают только его часть.

Инвентаризационная комиссия

Постоянная функционирующая комиссионная экспертная команда – это одна из главных проверочных составляющих. Она требуется для профилактики нарушений ценностей, заслушивания на собственных заседаниях начальников различных отделов, секций по делам сохранения ТМЦ. В её обязанности также входит составление документальных фактов (при установке расхождений), поиск причины имущественного убытка (при наличии) и вариантов отходного применения. Помимо этого, она обучает остальных участников проверочной бригады, осуществляет контроль правильности полученных результатов и обоснований. Если потребуется, она проводит повторные сплошные проверки и вносит дополнительные поправки, чтобы урегулировать найденные недостачи или убытки от порчи ТМЦ.

Утверждение комиссионного состава происходит официальным начальником, регистрирующим приказ. Пополнить ряды проверяющих людей имеет право только человек, имеющий соответствующую квалификацию для анализирования верности оценивания имущества и финансовых обязательств фирмы. За предоставление заведомо ложных данных или покрытие расхищения он будет привлекаться к законодательной ответственности.

Последовательность проведения инвентаризации

Проверочная ревизия реализуется в несколько последовательных стадий:

1. Подготовительный – нужен для составления приказа о легитимности проверки. На начальном этапе выдаются расписки от МОЛ, формируется независимая и незаинтересованная комиссия, назначается дата и вид проверяемого имущества.

2. Второй – подразумевает под собой взвешивание, обмеривание, подсчет и определение фактического имущественного присутствия, а также подготовку описи.

3. Третий – сопоставление полученных данные с тем, что предоставляет бухгалтерия. После этого могут выявляться расхождения с дальнейшим установлением их причины.

4. Финальный – подразумевает подготовку и оформление полученных результатов. На завершающей стадии определяются виновные, которые в дальнейшем привлекаются к административной ответственности.

Подготовительные мероприятия

Перед самой проверочной процедурой руководитель обязан назначить председателя и полный состав лиц, который будет включен в комиссию. Ее составляют: 

• Представители административной организации.

• Работники бухгалтерии.

• Лица прочих специальностей (юристы, экономисты).

Для этого необходимо подготовить специальный приказ. Он оформляется по унифицированной форме ИНВ-22. Помимо этого, подготовка состоит из таких пунктов как:

• Подтверждение МОЛом факта передачи всей расходной и приходной документации на имущество комиссии.

• Регистрация этих бумаг с пометкой «до инвентаризации на установленный срок» (осуществляется комиссионным председателем).

• Создание нужных условий для полноты и точности проверки фактического имущественного присутствия в установленную дату.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Опись имущества

Составление всех необходимых бумаг осуществляется на второй проверочной стадии. В них вносятся данные про имущественное наличие и реальность учтенных обязательств. Их оформление реализуется в 2 экземплярах, а если имущество арендное или используется для переработки, то потребуется составление дополнительной описи. Эти бумаги выполняют роль первичной документации, поэтому крайне важно обеспечить полноту и точность их заполнения (допускается внесение записей как от руки, так и на компьютере, но главное условие – отсутствие даже малейших ошибок или исправлений). Современные технологии позволяют максимально быстро справиться с этой задачей, но важно не ошибиться с выбором компании, которая за это отвечает. «Клеверенс» на протяжении многих лет успешно реализует высококачественное оборудование и программное обеспечение, пользующееся популярность во всём мире.

Если при проведении инвентаризации МОЛ выявил ошибку, потребуется срочно поставить в известность начальника комиссии. Затем назначается дополнительная проверка, и при подтверждении этого факта осуществляется корректировка. Ошибочные бумаги исправляются в каждом из экземпляров после предварительного получения одобрения и сбора всех личных подписей. Если составление акта необходимо расписать на несколько страниц, то на них следует поставить нумерацию и скрепить листы между собой для предотвращения замены.

Заключительная страница обязана содержать отметки про:

Также на ней обязательно должны стоять личные подписи каждого участника комиссии и МОЛ. Помимо этого, потребуется расписка, которая является подтверждением завершения проверки при их личном присутствии и отсутствия претензий к проверяющей стороне. Крайне важно правильно подготовить требующуюся документацию, потому что это дает возможность отгородить себя от разного рода проблем в будущем.

Сравнение сведений инвентаризационных описей с бухгалтерским учетом

Составленный и оформленный документ отправляется в бух. отдел, который занимается сопоставлением фактических имущественных остатков и учетной информацией, предоставленного организацией. Перед тем как приступить к сравнению, проводится углубленное и максимальное внимательное изучение правильности каждого выявленного подсчета. Для ценностей, которые не принадлежат, но числятся в бух. учете, готовятся дополнительные счислительные бумаги. Владельцы ТМЦ получают документы, содержавшие проверочным результаты, и ксерокопию описи. Специалист подготавливает два экземпляра ведомости: первый остается в бухгалтерии, а второй отдается МОЛ.

Выявленные в любом периоде недочеты или недостатки отмечаются в сведениях, учитывая их оценку. Составляя счислительные документы, важно учесть пересортицу ТМЦ, когда один товарный сорт неверно учитывается в составе иного и суммовые различия. Помимо этого, необходимо списывать убытки в пределах нормальной естественной убыли. Одномоментно с проводимой ревизией работники бухгалтерии обязаны осуществлять контроль соответствия записей по каждому из счетов.

Технология проведения

Инвентаризационная проверка протекает в три основных периода:

1. Подготовка. Необходима чтобы руководитель компании издал приказ о ревизии на установленную дату. Помимо этого, во время подготовительной стадии утверждаются акты, которые подтверждают готовность предприятия.

2. Основной период. Происходит опись, подсчет ТМЦ, финансов и остальных активов. Осуществляется контроль правильности оценивания и обоснования результатов. 

3. Аналитика. На завершающей стадии происходит анализирование полученной информации, заполнение актов, принятие решений о взыскании ущерба (при наличии несоответствия) и утверждение начальником комиссии итогов.

Порядок проведения и результаты инвентаризации требуют ответственного и внимательного подхода как с проверяющей, так и с проверочной стороны. Это связано с наличием большого количества тонкостей, особенностей, нюансов и правил, нарушение которых может навлечь неприятности и проблемы на законодательном уровне. Поэтому настоятельно рекомендуется ознакомиться со всеми аспектами данного вопроса, так как это станет эффективной профилактикой появления неурядиц и поможет с легкостью преодолевать подобные ситуации.

Оглавление статьи:

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам). Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества. Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

Председатель комиссии

• руководитель складского комплекса;
• либо его заместитель.

Члены комиссии:

• главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
• заведующий складом;
• представитель общественности;
• представитель охранной службы, либо службы безопасности;
• дежурные кладовщики;
• представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
• иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально. О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации. Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада. Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие. На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов. Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом. Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными. Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу. При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности. Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу). Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности). Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта. В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации — единственный действенный метод контроля целостности хранения. Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью. Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения.

Как правильно проводить инвентаризацию? — Блог

Уверены, вы не раз задумывались о том, эффективно ли в вашей организации проводится инвентаризация? А можно ли улучшить и ускорить этот процесс?

Сегодня существует несколько способов проведения инвентаризации. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. В этой статье мы постараемся рассмотреть каждый из них, чтобы вам было удобнее принимать решение о том, как в дальнейшем выполнять данную задачу.

Идеальная инвентаризация
Вы, вероятно, согласитесь, что идеальная инвентаризация неизменно должна быть:

• Быстрой – данный процесс занимает время от несколько часов до нескольких дней, в зависимости от объемов инвентаризуемых единиц.
• Экономной – вам не приходится тратить на инвентаризацию дополнительные средства.
• Качественной – вы полностью уверены в том, что полученные результаты достоверны.
• Правильной – количество остатков на складе или в магазине сошлось с информацией в учетной системе.

Безусловно, это тот идеал, к которому стремятся все компании. Давайте рассмотрим, можно ли добиться такого результата.

Инвентаризация «по старинке»
Это один из самых распространенных способов проведения инвентаризации. Им пользуется подавляющее большинство российских компаний.

Речь идет об инвентаризации, проводимой с помощью карандаша, бумаги и ручного пересчета всех товарных единиц на складе. Причем саму технологию, систему, схему, если удобно, каждая организация разрабатывает годами лично для себя. Чаще всего такой опыт будет не применим в другой компании.

Обо всех минусах, вы, скорее всего, догадываетесь сами:

• В таком режиме инвентаризация может занимать неделю, месяц, порой даже больше.
• Чаще всего требуется полное закрытие склада или магазина, что неизменно ведет к потери потенциальной прибыли, а значит, к убыткам.
• Требует от владельца организации серьезных финансовых вложений, поскольку приходится оплачивать сверхурочные сотрудникам склада или даже расширять персонал.
• Результаты инвентаризации практически всегда очень далеки от идеала: выявляются пересортица, недостача, излишки. А самое страшное – нет возможности полностью доверять этим итогам, ведь ручной режим работы неизбежно влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором, вследствие чего появляются псевдопересортица, мнимые излишки, ошибочная недостача.

Что касается плюсов, то многие руководители склада и собственники бизнеса отмечают здесь экономию денежных средств, что, на наш взгляд, является сомнительным преимуществом. Затраты на выплаты премий или сверхурочных сотрудникам, не полученная прибыль от закрытия помещения на время инвентаризации, убытки в связи с полученными результатами – все это во много раз перекрывает экономию на инвентаризации.

Безусловно, такой способ достаточно жизнеспособный, и многие компании успешно его применяют. Но здесь все же стоит задуматься обо всех издержках, затратах и убытках, и в случае если они значительные, предпринять меры по повышению эффективности всего процесса.

Инвентаризация на аутсорсе
Услуги по проведению независимой инвентаризации сегодня набирают свою силу. Появляется все больше компаний, успешно выполняющих данную задачу. Выбрать среди них ту, что подойдет именно вам, не составит труда.

Но прежде, чем доверять такой важный процесс как инвентаризация сторонним специалистам, необходимо внимательно посмотреть на возможные минусы и риски такого решения.

• Только при небольшом складе или магазине минимальная стоимость таких услуг достигает отметки в 40 000 р. за одну инвентаризацию.
• Вы становитесь полностью зависимыми от услуг сторонних профессионалов и вынуждены приглашать их при каждой необходимости.
• Профессионализм ваших сотрудников не растет, уровень компетенции вашей компании в целом не повышается, поскольку ваши специалисты частично перестают контролировать ваш склад или магазин.
• Вы не сможете быть полностью уверены в том, что полученные в ходе такой инвентаризации результаты достоверны и точны.

Конечно, такой способ проведения инвентаризации может быть удобным и даже выгодным, но, как видите, сопровождается рядом рисков и издержек.

Инвентаризация с WMS системой
Одним из интересных способов автоматизации всего склада или магазина является использование WMS систем.

Существует множество решений, каждое из которых предлагает своим клиентам улучшение и повышение эффективности всех важных бизнес-процессов.

Все они предъявляют высокие требования не только к разработчикам, но и к компании-клиенту. Нужны системный подход, готовность к трудозатратам, длительному времени на разработку и внедрение, концентрация внимания множества специалистов, регулярная отладка и, конечно, большие финансовые вложения, которые исчисляются не одним миллионом.

Безусловно, далеко не каждая компания готова к такого рода изменениям. Ведь чаще всего они требуются уже на этапе очень зрелого бизнеса.

Кроме того, все-таки не все WMS системы позволяют автоматизировать именно процесс инвентаризации. В таком случае, многие компании решают использовать вместе с этим решением терминалы сбора данных с установленным на них программным обеспечением.

Инвентаризация с помощью терминалов сбора данных Пожалуй, самый простой и доступный способ проведения инвентаризации – это использование терминалов сбора данных с установленным на них программным обеспечением Goods. Такое решение позволяет легко и быстро автоматизировать данный процесс, минимизировать количество ошибок и получать достоверные сведения о содержимом склада или магазина.

Как оно работает? Каждому сотруднику вручается терминал сбора данных с установленным на нем программным обеспечением Goods. Это устройство позволяет быстро считать информацию обо всех товарных единицах на складе или в магазине с помощью штрих-кодов и передать ее в вашу учетную систему.

С помощью такой автоматизации вы:
Экономите денежные средства

• Вы не будете выплачивать сверхурочные вашим сотрудникам или расширять штат, увеличивая зарплатный фонд.
• Вам не потребуется регулярно прибегать к услугам аутсорсинговых компаний и приглашать к себе сторонних специалистов.
• Вы больше не будете терпеть убытки или упускать прибыль от закрытия склада или магазина на время проведения инвентаризации.

Экономите время и силы

• Инвентаризация будет занимать в несколько раз меньше времени, чем сейчас.
• Минимизируется количество возможных ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Высвободившиеся ресурсы сотрудников могут быть использованы более эффективно.

Будете спокойны и уверены

• Что полученный при такой инвентаризации результат соответствует действительности.
• В своем персонале, поскольку ваши менеджеры будут лучше знать собственный склад или магазин.
• Вы больше не будете переживать из-за инвентаризации при каждом ее проведении.

Как видите, вариантов методик проведения инвентаризации достаточно много. Не зависимо от того, что вы выбираете, мы готовы оказать вам необходимую поддержку, проконсультировать, провести аудит работы вашего склада или магазина и предложить готовые решения по автоматизации.

Проведение инвентаризации и отражение ее итогов в 1С

Инвентаризация — необходимый и обязательный процесс в любой компании. Фирмы проводят инвентаризации при переходе к обязательной маркировке товаров, в целях проверки остатков продукции, хранящейся на складах и в магазинах. Рассказываем, как правильно провести инвентаризацию.

Начало инвентаризации

Любая инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии. В состав данной комиссии должны входить представители руководства организации (директор или заместитель), бухгалтер и материально ответственное лицо. Например, продавец, кассир, заведующий складом и т.д. К инвентаризации могут привлекаться и другие сотрудники.

После того, как состав комиссии утвержден, она получает на руки последние приходные и расходные документы/отчеты о движении материальных ценностей. Эти документы в целях определения остатков продукции к началу инвентаризации визируются председателем с пометкой «до инвентаризации на «_» (дата)».

Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы на остатки продукции к началу инвентаризации были сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Инвентаризация начинается с издания приказа о проведении инвентаризации и утверждения инвентаризационной комиссии.

2. На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям.

3. Во время инвентаризации комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Эта процедура должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

4. Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя.

5. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

6. Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

7. После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

8. Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости. В них фиксируют суммы излишков и недостач.

9. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

На момент проведения инвентаризации остатки продукции запрещается перемещать, выносить со склада или отпускать покупателям. 

Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Продукция в таких случаях реализуется материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Проверка остатков продукции при инвентаризации

На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.

Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.

После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.

После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).

Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация новой и отсутствующей продукции

Если во время инвентаризации в организацию поступает новая продукция, она принимается материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Такая продукция отражается в отдельной описи – «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Здесь отражается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, его количество, цена и сумма. После инвентаризации новая продукция приходуется по товарному отчету.

Также отдельные описи составляются на продукцию, находящуюся в пути, на отгруженную, но не оплаченную в срок покупателями продукцию, а также на продукцию, находящуюся на складах других организаций.

В описях на продукцию в пути по каждой отдельной отправке приводится наименование, количество, стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера первичных документов.

В описях на отгруженную, но не оплаченную продукцию по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование продукции, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Продукция на складах третьих лиц заносится в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указывается наименование продукции, количество, сорт, стоимость, место хранения, номера и даты документов.

Оформление итогов инвентаризации

После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.

Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.

Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.

На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.

Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Отражение результатов инвентаризации в 1С:Бухгалтерии 8

В программе «1С:Бухгалтерия 8» для отражения результатов инвентаризации используется документ «Инвентаризация товаров». Документ доступен в разделе «Склад» (рис. 1).

В документе можно отразить отклонение фактического количества товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от учетного (рис. 2) и сформировать печатные формы: приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3), сличительную ведомость (ИНВ-19).

Документ «Инвентаризация товаров» проводок не формирует, но на его основании можно создать документы:

• «Оприходование товаров» – если по результатам инвентаризации выявлены излишки ТМЦ;
• «Списание товаров» – если в результате инвентаризации выявлена недостача ТМЦ.

Инвентаризация склада и процедура инвентаризации товаров на складе, учет остатков на складе

Инвентаризация склада и учета остатков на складе отображают «здоровье» компании в целом. Склад предназначен для хранения товаров и выполнения складских операций, и, в случае неэффективной организации процессов, компания терпит значительные убытки. В нашем проектном опыте встречались компании, в которых уровень убытков из-за неэффективности складских процессов составлял 15-20%. Согласитесь, это хорошая прибавка к прибыли компании, если выстроить процессы управления складом грамотно.

Проведение инвентаризации склада

Проведение инвентаризации склада позволяет получить точные данные об излишках и недостаче товаров. Проведение инвентаризации товаров возможно несколькими способами: выборочная/полная (общескладская) инвентаризация, плановая/внеплановая инвентаризация продукции склада.

Процедура инвентаризации на складе

Алгоритм проведения общескладской инвентаризации:

• Перед тем как делать инвентаризацию на складе, необходимо назначить инвентаризационную комиссию.
• Приостановка отгрузки и приемки товаров.
• Подготовка инвентаризационных ведомостей с данным о товарах (наименование, артикул, количество, адрес хранения).
• Сверка действительного наличия товара и наличия по ведомости.
• При выявлении несоответствия или брака – выставление паллеты для пересчета товара.

Частичную инвентаризацию можно проводить при выявлении несоответствия учетных данных, без остановки складских процессов.

Алгоритм проведения частичной инвентаризации:

• Подготовка ведомости с адресами товаров.
• Проверка фактического наличия товаров по адресам.
• Данные сверяются с учетной системой.
• Сверка с данными учетной системы.

Учет остатков на складе желательно проводить, соблюдая сроки годности, условия хранения, качество товаров, а также проводить контрольные замеры и взвешивания.

Основные эффекты внедрения WMS на складе компании «МОБІЖЖУК» — инвентаризация склада без остановки складских операций, обработка результатов проверки в автоматическом режиме. Подробнее о том как повысилась эффективность склада на 30% читайте в разделе новости на сайте ABM Cloud.

Как проводить инвентаризацию товаров на складе: вручную или автоматизировано?

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий остановки склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – происходит с помощью терминала сбора данных (ТСД), быстро и безошибочно, при этом не требует остановки работы склада. Программа для инвентаризации склада на 99,9% снижает искажение данных и возможность их подделать.

Таблица сравнения ручной инвентаризации склада и автоматизированного учета остатков на складе:

Узнайте сроки и стоимость внедрения

Автоматизированная инвентаризация продукции склада требует финансовых и кадровых инвестиций, для окупаемости расходов необходимо предусмотреть некоторые нюансы:

1. Выбрать при помощи какого способа маркировать товар (штрихкод, RFID метка).
2. Выбрать терминал сбора данных (ТСД).
3. Организовать рациональную систему адресов хранения товаров на складе (динамическая, статическая).
4. Контролировать загрузку персонала склада, вести биллинг ресурсов.

• Существенный рост скорости работы персонала.
• Сокращение в 2 раза времени обработки заявки.
• Быстрая аналитика по складу и возможность оперативно реагировать на проблемные ситуации.

Автоматизация склада с помощью ABM WMS

Готовы наладить автоматизированный процесс инвентаризации на Вашем складе без остановки его работы!

Запросить презентацию ABM WMS Вы можете по телефону: +7 (495) 204-15-09+7 (727) 311-03-51+380 (44) 379-00-33+372 884-00-64, электронной почте [email protected] или заполнив форму:

Блог по теме:

Коды оснований для проведения инвентаризации запасов — Supply Chain Management | Dynamics 365

• 09/29/2021
• Чтение занимает 9 мин

В этой статье

Важно!

Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.

Коды оснований позволяют анализировать результаты процесса инвентаризации и любых несоответствий, возникающих во время этого процесса. Можно указать причину для выполнения инвентаризации, например сломанная палета или корректировка запасов, которая основана на образцах запасов. В то же время можно использовать функцию корректировки для разноски значения корректировок запасов в наличии на соответствующий корр. счет на основе причины каждой корректировки запасов.

Рекомендация

Перед настройкой системы рекомендуется определить стратегию для работы с кодами оснований. Например, попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Должны ли коды оснований быть обязательными на складе?
• Должны ли коды оснований быть обязательными или необязательными для некоторых номенклатур?
• Как много кодов оснований требуется?
• Нужно ли предварительно выбрать ограниченный список кодов причин для корректировок?
• Как должны пользователи сканеров штрихкода использовать коды оснований? Должны ли коды оснований быть предустановленными, обязательными или недоступны для изменения?
• Требуется ли для складских работников другое поведение кодов причин для мобильных сканеров? Если вы ответили «Да», можно создать дополнительные пункты меню и назначить их разным сотрудникам.
• Должны ли коды причин управлять разноской финансового корр. счета?

Включение функций кода причин в системе

Если в системе не отображаются все возможности, описанные в этом разделе, вероятно, вам придется включить функцию разноски корректировок запасов в наличии, используя настраиваемые коды причин, связанные с корр. счетами. Администраторы могут использовать параметры управления компонентами для проверки статуса функции и ее включения, если это требуется. В рабочей области Управление функциями эта функция перечисляется следующими способами:

• Модуль: Управление складом
• Имя функции: Разноска корректировок запасов в наличии с помощью настраиваемых кодов причин, связанных с корр. счетами

Настройка кодов причин

Настройка политик кодов оснований

Можно создать несколько политик кодов оснований, чтобы контролировать, когда и как применяются коды основания для проведения инвентаризации. Каждая политика кодов основания может иметь один из двух типов кодов основания для проведения инвентаризации (необязательный или обязательный). Политики кодов оснований инвентаризации могут использоваться на уровне склада или на уровне номенклатуры.

Чтобы создать политику кодов основания, выполните следующие действия.

1. Перейдите к Управление запасами > Настройка > Запасы > Политики кодов оснований инвентаризации.

2. На панели операций выберите Создать, чтобы добавить политику в сетку.

3. Задайте поле имя для новой политики.

4. В поле Тип кода основания для проведения инвентаризации выберите Обязательный или Необязательный для указания, является ли выбора кода основания необязательным или обязательным в одном из следующих процессов корректировки запасов:

   • Цикличный подсчет (мобильное устройство)
   • Подсчет наличия (мобильное устройство)
   • Пороговый подсчет (мобильное устройство)
   • Входящая корректировка (мобильном устройстве)
   • Исходящая корректировка (мобильном устройстве)
   • Инвентарный журнал (полный клиент)
   • Корректировка количества/Интерактивная инвентаризация (полный клиент)

Можно также настроить политики кодов оснований для отдельных складов и продуктов. Настройка кода основания для продукта может отменять настройку для склада продукта.

Примечание

Для складов и номенклатур, где поле Политика кодов оснований для проведения инвентаризации задано на Обязательный, журнал инвентаризации не может быть завершен и закрыт, пока не предоставлен код основания. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.

Назначение политик кодов основания инвентаризации складам

Чтобы назначить для склада политику кодов причин инвентаризации, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление запасами > Настройка > Разделение запасов > Склады.

2. В области списка выберите склад.

3. На панели действий на вкладке Склад в группе Настройка выберите Политика кодов оснований для проведения инвентаризации. Затем в диалоговом окне Назначение политики кода основания для проведения инвентаризации выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы использовать настройку политики для каждой номенклатуры, чтобы определить, являются ли журналы инвентаризации обязательными, введите значение (или удалите существующее значение).
   • Чтобы затребовать код основания в журналах инвентаризации для склада, выберите политику основания, в которой поле Тип кода основания для проведения инвентаризации имеет значение обязательный.
   • Если код основания необязателен в журналах инвентаризации для склада, выберите политику основания, в которой поле Тип кода основания для проведения инвентаризации имеет значение Необязательный.

Назначение политик кодов основания инвентаризации продуктам

Чтобы назначить для продукта политику кодов причин инвентаризации, выполните следующие действия.

1. Щелкните Управление сведениями о продукте > Продукты > Выпущенные продукты.

2. Выберите продукт в сетке.

3. На панели действий на вкладке Продукт в группе Настройка выберите Политика кодов оснований для проведения инвентаризации. Затем в диалоговом окне Назначение политики кода основания для проведения инвентаризации выполните одно из следующих действий:

   • Чтобы использовать настройку политики для склада, чтобы определить, являются ли журналы инвентаризации обязательными для продукта, введите значение (или удалите существующее значение).
   • Чтобы затребовать код основания в журналах инвентаризации для продукта, выберите политику основания, в которой поле Тип кода основания для проведения инвентаризации имеет значение обязательный. Эта настройка переопределяет любую настройку кода основания на уровне склада.
   • Если код основания необязателен в журналах инвентаризации для продукта, выберите политику основания, в которой поле Тип кода основания для проведения инвентаризации имеет значение Необязательный. Эта настройка переопределяет любую настройку кода основания на уровне склада.

Настройка кодов основания для проведения инвентаризации

Для настройки кодов основания для проведения инвентаризации выполните следующие действия.

1. Перейдите к Управление запасами > Настройка > Запасы > Коды основания для проведения инвентаризации.

2. На панели операций выберите Создать, чтобы добавить строку в сетку.

3. Задайте поля Код основания инвентаризации и Описание для новой строки.

4. Чтобы назначить корр. счет, введите или выберите значение в поле Корр. счет.

   Примечание

   Если для кода основания инвентаризации назначен корр. счет, при разноске журнала инвентаризации используется этот код основания инвентаризации, значение разносится по назначенному корр. счету вместо счета по умолчанию профиля разноски запасов.

Настройка групп кодов основания для проведения инвентаризации

Группы кодов основания для проведения инвентаризации могут использоваться как часть пунктов в меню Входящая корректировка и Исходящая корректировка в мобильном приложении Warehouse Management, чтобы ограничить список кодов основания для проведения инвентаризации. (Дополнительные сведения о группах кодов основания для проведения инвентаризации см. в разделе Настройка пунктов меню мобильного устройства для входящей и исходящей корректировки далее в этой теме).

1. Перейдите к Управление запасами > Настройка > Запасы > Группы кодов оснований инвентаризации.
2. На панели операций выберите Создать для добавления группы.
3. Задайте поля Группа основания инвентаризации и Описание группы для новой группы.
4. На панели операций выберите Сохранить.
5. В разделе Подробно выберите Создать на панели инструментов, чтобы добавить строку в сетку. Затем задайте поле Код основания инвентаризации для новой строки.
6. Повторите предыдущий шаг для назначения дополнительных кодов по необходимости. Если необходимо удалить код из группы, выберите его и нажмите кнопку удалить на панели инструментов.

Настройка кодов оснований для пунктов меню на мобильном устройстве

Можно настроить коды оснований для следующих типов корректировки запасов в наличии:

• Цикличный подсчет
• Подсчет наличия
• Пороговый подсчет
• Входящая корректировка
• Исходящая корректировка

В большинстве случаев для каждого соответствующего пункта меню мобильного устройства можно определить следующие сведения:

• Отображается ли код основания на мобильном устройстве работника во время инвентаризации.
• Код основания по умолчанию, который отображается в пункте меню на мобильном устройстве.
• Может ли пользователь изменять код основания.

Настройка пунктов меню мобильного устройства для процесса инвентаризации

Чтобы настроить элемент меню мобильного устройства для процесса инвентаризации выполните следующие шаги.

1. Перейдите в раздел Управление складом > Настройка > Мобильное устройство > Пункты меню мобильного устройства.

2. Выберите соответствующий пункт меню в области списка или создайте новый пункт меню.

3. На панели операций выберите Подсчет циклов.

4. В поле Код основания для проведения инвентаризации по умолчанию задайте код основания по умолчанию, который должен быть записан, когда пункт меню мобильного устройства используется для инвентаризации.

5. В поле Показать код основания для проведения инвентаризации выберите одно из следующих значений:

   • Строка — отображение кода основания после каждой записи отклонения.
   • Скрыть — не показывать код основания.

6. Задайте Изменить код основания для проведения инвентаризации на Да, чтобы работник мог изменить код основания, когда он будет отображаться на мобильном устройстве во время инвентаризации. Установите значение нет, чтобы не допустить редактирования кода работником.

Примечание

Кнопку Цикличный подсчет можно включить на любом пункте меню мобильного устройства, на котором может выполняться инвентаризация. Примеры включают пункты меню для проверки наличия, работы по указанию пользователя или работы по указанию системы.

Настройка пунктов меню мобильного устройства для входящей и исходящей корректировки

Чтобы настроить элемент меню мобильного устройства для входящей и исходящей корректировки выполните следующие шаги.

1. Перейдите в раздел Управление складом > Настройка > Мобильное устройство > Пункты меню мобильного устройства.

2. На панели операций выберите Создать для создания пункта меню.

3. Настройте поля имени мобильного элемента и заголовка для нового пункта меню.

4. Установите для поля режим значение работает.

5. Задайте для параметра Использовать существующую работу значение Нет.

6. В поле Процесс создания работы выберите Входящая корректировка или Исходящая корректировка.

7. На экспресс-вкладке Общие настройте следующие поля. (Все эти поля добавляются при выборе Входящая корректировка или Исходящая корректировка в поле Процесс создания работы).

   • Использовать руководство по процессу — если создается процесс Исходящая корректировка, убедитесь, что для этого параметра установлено значение Да. Если создается процесс Исходящая корректировка, этот параметр всегда имеет значение Да.

   • Код основания для проведения инвентаризации по умолчанию — задайте код основания по умолчанию, который должен быть записан, когда пункт меню мобильного устройства используется для инвентаризации.

   • Показать код основания для проведения инвентаризации — выберите одно из следующих значений:

     • Строка — отображение кода основания после каждой записи отклонения.
     • Скрыть — не показывать код основания.

   • Изменить код основания для проведения инвентаризации — установите этот параметр на Да, чтобы работник мог изменить код основания, когда он будет отображаться на мобильном устройстве во время инвентаризации. Установите значение нет, чтобы не допустить редактирования кода работником.

   • Группы кодов основания для проведения инвентаризации — выберите группу кодов основания, если требуется ограничить список параметров, представленных сотрудникам. Сведения о настройке групп кодов основания см. в разделе Настройка групп кодов основания для проведения инвентаризации ранее в этой теме.

Примечание

Когда группа кодов основания для проведения инвентаризации назначается для пунктах меню Входящая корректировка и Исходящая корректировка , где для параметра Использовать руководство по процессу выбрано значение Да, можно получить список с ограничением по кодам основания для проведения инвентаризации в рамках обработки в мобильном приложении Warehouse Management.

Параметр Использовать руководство по процессу также позволяет предотвратить ошибочную обработку больших количеств корректировки. (Например, сотрудник может случайно проверить штрих-код кода номенклатуры вместо значения количества). Чтобы настроить эту функцию, установите для параметра Использовать руководство по процессу значение Да для каждого соответствующего пункта меню. Затем перейдите к Управление складом > Настройка > Работник и установите значение в поле Ограничение количества корректировки для каждого соответствующего работника склада, чтобы указать максимальное количество корректировки, которое работник может зарегистрировать.

Обработка, использующая коды основания для проведения инвентаризации

Когда работники используют мобильное приложение Warehouse Management, коды основания регистрируются. Если не определен процесс утверждения инвентаризации, записанные коды основания немедленно используются как часть разноски журнала инвентаризации, описанного ниже.

Утверждения цикличного подсчета

Перед утверждением инвентаризации работник может изменить код основания, связанный с инвентаризацией. После утверждения инвентаризации код основания вводится в строки журнала инвентаризации.

Изменение кодов основания для утверждений подсчета циклов

Чтобы изменить утверждение подсчета циклов, выполните следующие шаги.

1. Перейдите к Управление складом > Цикличный подсчет > Работа цикличного подсчета ожидает рассмотрения.
2. В сетке выберите подсчет циклов.
3. На панели операций откройте вкладку Работа и выберите Подсчет циклов. Затем, в поле Код основания выберите новый код основания.

Коды оснований добавляются в строки журнала в журналах инвентаризации типа Инвентарный журнал.

1. Перейдите в раздел Управление запасами > Записи журнала > Инвентаризация номенклатуры > Инвентаризация.
2. В сведениях строки журнала инвентаризации в поле Код основания инвентаризации выберите код основания, соответствующий текущей ситуации.

Просмотр записанных кодов оснований в история инвентаризации

Для просмотра кодов основания, зарегистрированных в журнале инвентаризации, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление запасами > Запросы и отчеты > История инвентаризации.
2. Выберите запись подсчета номенклатур в области списка.
3. В поле Код основания инвентаризации просмотрите историю инвентаризации, записанную с помощью кода основания.

Коды основания используются для корректировки количества или интерактивной инвентаризации

Чтобы использовать код основания для корректировки количества или интерактивной инвентаризации, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Управление запасами > Запросы и отчеты > Список количества в наличии.
2. В области действий выберите Корректировка количества.
3. Выберите Корректировка количества, а затем в поле Код основания для проведения инвентаризации выберите код основания.

Определение управления запасами

Что такое управление запасами?

Управление запасами относится к процессу заказа, хранения, использования и продажи запасов компании. Это включает в себя управление сырьем, компонентами и готовой продукцией, а также складирование и переработку таких предметов.

Ключевые выводы

• Управление запасами — это полный процесс управления запасами от сырья до готовой продукции.
• Управление запасами пытается эффективно рационализировать запасы, чтобы избежать как перенасыщения, так и дефицита.
• Два основных метода управления запасами — это своевременное (JIT) и планирование потребности в материалах (MRP).

Понимание управления запасами

Запасы компании — один из ее самых ценных активов. В розничной торговле, производстве, общественном питании и других ресурсоемких секторах ресурсы и готовая продукция компании составляют основу ее бизнеса.Нехватка инвентаря, когда и где он нужен, может быть чрезвычайно пагубной.

В то же время запасы можно рассматривать как пассив (если не в бухгалтерском смысле). Большой инвентарь сопряжен с риском порчи, кражи, повреждения или изменения спроса. Инвентарь должен быть застрахован, и, если он не будет продан вовремя, его, возможно, придется продать по расценкам или просто уничтожить.

По этим причинам управление запасами важно для предприятий любого размера.Знание, когда пополнять запасы, что нужно покупать или производить, какую цену платить, а также когда продавать и по какой цене, может легко стать сложным решением. Малые предприятия часто отслеживают запасы вручную и определяют точки повторного заказа и количества с помощью формул электронной таблицы (Excel). Более крупные предприятия будут использовать специализированное программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP). Крупнейшие корпорации используют специализированные приложения «программное обеспечение как услуга» (SaaS).

Соответствующие стратегии управления запасами различаются в зависимости от отрасли.Нефтебаза может хранить большие объемы запасов в течение длительных периодов времени, позволяя ей ждать роста спроса. Хотя хранение нефти является дорогостоящим и рискованным делом — пожар в Великобритании в 2005 году привел к ущербу и штрафам на миллионы фунтов стерлингов, — нет никакого риска, что запасы испортятся или выйдут из моды. Для предприятий, занимающихся скоропортящимися товарами или продуктами, спрос на которые чрезвычайно чувствителен ко времени (например, календари на 2021 год или товары быстрой моды), использование складских запасов недопустимо, а неправильная оценка сроков или количества заказов может быть дорогостоящей.

Для компаний со сложными цепочками поставок и производственными процессами особенно сложно сбалансировать риски перенасыщения и дефицита запасов. Для достижения этих балансов фирмы разработали несколько методов управления запасами, включая своевременное (JIT) и планирование потребности в материалах (MRP).

Некоторые фирмы, такие как фирмы, предоставляющие финансовые услуги, не имеют материальных запасов и поэтому должны полагаться на управление процессами обслуживания.

Учет материально-производственных запасов

Запасы представляют собой оборотные активы, поскольку компания обычно намеревается продать свою готовую продукцию в короткие сроки, обычно за год.Запасы должны быть физически пересчитаны или измерены, прежде чем они могут быть включены в баланс. Компании обычно поддерживают сложные системы управления запасами, способные отслеживать уровни запасов в реальном времени.

Товарно-материальные запасы учитываются одним из трех методов: расчет затрат по принципу FIFO; калькуляция по методу «последний пришел — первый ушел» (LIFO); или средневзвешенной стоимости. Учетная запись инвентаря обычно состоит из четырех отдельных категорий:

1. Сырье — это различные материалы, которые компания закупает для своего производственного процесса.Эти материалы должны пройти значительную работу, прежде чем компания сможет превратить их в готовый товар, готовый к продаже.
2. Незавершенное производство (также известное как незавершенное производство) — это сырье, которое превращается в готовую продукцию.
3. Готовая продукция — это готовая продукция, доступная для продажи клиентам компании.
4. Товар — представляет собой готовую продукцию, которую компания покупает у поставщика для будущей перепродажи.

Методы управления запасами

В зависимости от типа бизнеса или анализируемого продукта компания будет использовать различные методы управления запасами.Некоторые из этих методов управления включают производство точно в срок (JIT), планирование потребности в материалах (MRP), экономичный объем заказа (EOQ) и дневную продажу запасов (DSI).

• Just-in-Time Management (JIT) — Эта производственная модель возникла в Японии в 1960-х и 1970-х годах. Toyota Motor (TM) внесла наибольший вклад в его развитие. Этот метод позволяет компаниям сэкономить значительные суммы денег и сократить отходы, сохраняя только те запасы, которые им необходимы для производства и продажи продукции.Такой подход снижает затраты на хранение и страхование, а также затраты на ликвидацию или списание избыточных запасов. Управление запасами JIT может быть рискованным. Если спрос неожиданно резко возрастет, производитель может оказаться не в состоянии предоставить запасы, необходимые для удовлетворения этого спроса, что нанесет ущерб своей репутации среди клиентов и приведет к тому, что бизнес будет идти навстречу конкурентам. Даже самые маленькие задержки могут быть проблематичными; если ключевой ввод не поступает «точно в срок», может возникнуть узкое место.
• Планирование потребности в материалах (MRP) — Этот метод управления запасами зависит от прогноза продаж, что означает, что производители должны иметь точные записи продаж, чтобы обеспечить точное планирование потребностей в запасах и своевременно сообщать об этих потребностях поставщикам материалов.Например, производитель лыж, использующий систему MRP, может гарантировать наличие на складе таких материалов, как пластик, стекловолокно, дерево и алюминий, на основе прогнозируемых заказов. Неспособность точно прогнозировать продажи и планировать приобретение запасов приводит к неспособности производителя выполнять заказы.
• Экономический объем заказа (EOQ) — Эта модель используется в управлении запасами путем расчета количества единиц, которые компания должна добавить к своему инвентарю с каждым заказом партии, чтобы снизить общие затраты на свои запасы при условии постоянного потребительского спроса.Затраты на инвентаризацию в модели включают затраты на хранение и настройку. Модель EOQ направлена ​​на то, чтобы гарантировать, что для каждой партии заказывается нужное количество запасов, чтобы компании не приходилось делать заказы слишком часто, и не было избытка запасов. Предполагается, что существует компромисс между затратами на хранение запасов и затратами на настройку запасов, а общие затраты на складские запасы минимизируются, когда минимизируются как затраты на установку, так и затраты на хранение.
• Дней продажи запасов (DSI) — это финансовый коэффициент, который указывает среднее время в днях, которое компания тратит на то, чтобы превратить свои запасы, включая товары, которые находятся в незавершенном производстве, в продажи.DSI также известен как средний возраст запасов, дни остатка запасов (DIO), дни нахождения в запасах (DII), дни продаж в запасах или дни запасов и интерпретируется по-разному. Показывая ликвидность запасов, эта цифра показывает, сколько дней хватит на текущий запас запасов компании. Как правило, предпочтительнее использовать более низкий DSI, поскольку он указывает на более короткую продолжительность погашения запасов, хотя средний DSI варьируется от одной отрасли к другой.

Есть и другие методы анализа запасов.Если компания часто меняет метод учета запасов без разумных оснований, вероятно, ее руководство пытается нарисовать более яркую картину своего бизнеса, чем то, что есть на самом деле. Комиссия по ценным бумагам и биржам требует от публичных компаний раскрывать резерв по LIFO, который может производить запасы по LIFO по стоимости, сопоставимой с FIFO.

Частое списание запасов может указывать на проблемы компании с продажей готовой продукции или устаревание запасов. Это также может вызвать тревогу в отношении способности компании оставаться конкурентоспособной и производить продукты, которые нравятся потребителям в будущем.

Руководство по процессу управления запасами

Какие методы вы используете для управления запасами? Есть ли у вас система управления запасами и управления запасами?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, значит, вы принимаете не самые обоснованные решения в отношении своего инвентаря. Это означает, что вы тратите больше на хранение и получаете меньше прибыли.

Внедрение новых методов управления запасами может помочь вам сократить отходы и сосредоточиться на развитии вашего бизнеса.

Мы можем помочь вам понять, как управлять своими запасами, какие инструменты лучше всего использовать и какие преимущества вы можете ожидать.Это важная часть нашего руководства по управлению запасами.

Управление запасами — это процесс сокращения затрат на управление запасами и оптимизации вашей способности удовлетворять потребности клиентов. Это можно сделать с помощью различных методов управления запасами, таких как уменьшение мертвого запаса (см. Значение мертвого запаса) или расчет оптимальной точки повторного заказа с использованием формулы точки повторного заказа.

Эта наиболее важная часть управления запасами требует особого внимания к отслеживанию запасов.Вы можете проводить инвентаризацию вручную или можете инвестировать в систему управления запасами.

Система управления запасами — это система, которая управляет всеми аспектами запасов компании. Это включает покупку, отгрузку, отслеживание, хранение, оборот запасов и повторный заказ. Этот тип универсального программного обеспечения для управления запасами может быть интегрирован в вашу POS-систему для обеспечения постоянного учета запасов.

Задача управления запасами — к…

Основная цель управления запасами — найти баланс между инвестициями в запасы и обслуживанием клиентов. Это означает, что вы должны как можно меньше инвестировать в товарно-материальные запасы, сохраняя при этом возможность удовлетворить потребительский спрос на вашу продукцию.

Модель своевременной инвентаризации (JIT) — отличный пример этой веры в действие. В JIT на складе компании никогда не хранятся лишние продукты. Вместо этого все необходимые предметы и материалы доставляются только по мере необходимости для выполнения заказов клиентов.Это устраняет все лишние накладные расходы и оптимизирует цепочку поставок.

Управление запасами требует создания и выполнения простого набора процессов. После создания эти процессы ограничивают вероятность неправильного управления вашими запасами и должны быть найдены в любом резюме менеджера склада. Прежде чем строить свой план, вы должны сначала понять, через какие шаги проходит инвентаризация.

Существует восемь этапов процесса управления запасами, вокруг которых строятся все планы инвентаризации.Вот эти шаги.

1. Товар доставлен на ваш объект. Это момент, когда товары впервые попадают в ваш инвентарь.
2. Товар проверяется, сортируется и хранится. Вы можете использовать кросс-докинг, прямую поставку или другую стратегию для этого, что лучше всего подходит для вашего хранилища.
3. Уровни запасов отслеживаются. Это может быть физическая инвентаризация, подсчет цикла инвентаризации или программное обеспечение для непрерывной инвентаризации.
4. Размещаются заказы клиентов. Клиенты могут совершать покупки лично или через вашу цифровую витрину.
5. Заказы клиентов утверждены. Скорее всего, это автоматизированный процесс в вашей POS-системе. Если вы участвуете в прямой поставке, это будет момент, когда вы передадите заказ своему поставщику.
6. Товар снят со склада. Эти товары находят по номеру SKU, упаковывают и отправляют или доставляют напрямую покупателю.
7. Уровни запасов обновлены. Постоянная программа инвентаризации автоматически изменит ваш уровень запасов. Вы также можете вручную записывать каждую продажу или обнаруживать изменения при проведении инвентаризации.
8. Уровни запасов вызывают повторный заказ. Расчет точки повторного заказа для каждого продаваемого продукта позволяет оптимизировать этот шаг и получить товары, необходимые для удовлетворения спроса. Это основной компонент модели своевременной инвентаризации.

Эти восемь шагов могут быть выполнены более эффективно с правильно управляемым потоком процесса управления запасами.Каждый шаг можно оптимизировать, отслеживая и просматривая каждый шаг. Вы можете устранить потери, обнаружить недостатки и перераспределить ресурсы для любого этапа, на котором это необходимо, чтобы увеличить свою прибыль и ограничить свои расходы.

Карта процесса инвентаризации — это блок-схема, которая показывает каждый шаг в вашей программе инвентаризации. Хотя восемь шагов довольно стандартны, существует множество переменных, специфичных для вашего бизнеса. Запланировав все шаги и варианты, вы всегда можете быть готовы к любым изменениям спроса или предложения.

Например, если заказ поступил, а вас нет в наличии, вам нужно знать, что делать. Карта процесса инвентаризации должна включать предпочтительный для вашего бизнеса метод решения этой ситуации. Это может быть размещение невыполненного заказа или возмещение покупателю. Вы даже можете указать на своей карте, что вы делаете и то, и другое, в зависимости от ценности элемента.

Первым шагом в управлении запасами является выполнение планирования спроса и прогнозирования. На этом этапе вы изучаете тенденции потребительского спроса и данные о продажах, чтобы определить, какое количество каждого продукта вам понадобится для удовлетворения потребительского спроса в будущем. Без этого шага вы просто будете покупать инвентарь, не зная, сможете ли вы его продать или достаточно ли вы заказали.

Методы управления запасами или методы управления запасами — это инструменты, которые вы можете использовать для лучшего отслеживания своих запасов. Они охватывают весь спектр от заказа продуктов до способов доставки, и каждый из них предлагает уникальные преимущества, если все сделано правильно.Управление уровнями запасов имеет первостепенное значение для достижения максимальной прибыли и обеспечения того, чтобы вы могли выполнять заказы своих клиентов.

Четыре основных устройства управления запасами — это Анализ запасов ABC , , экономичный объем заказа (EOQ), страховой запас и точки повторного заказа. Эти устройства позволяют гарантировать, что у вас достаточно товаров для удовлетворения потребительского спроса.Они предлагают свои преимущества в зависимости от вашего бизнеса. Вот краткое руководство по каждому из них.

ABC-анализ оценивает стоимость всех товаров в вашем инвентаре. Это позволяет вам перераспределять ресурсы и направлять усилия на достижение лучших результатов. EOQ — это модель инвентаризации, которая определяет идеальные объемы заказа для минимизации затрат на хранение. Буферный запас — это дополнительный запас товаров, который вы держите под рукой на случай быстрого увеличения спроса. Точки повторного заказа — это точная точка, в которой вы должны повторно заказывать продукты для удовлетворения спроса, не храня больше товаров, чем необходимо.

Канбан-метод управления запасами — это система планирования запасов, которая поддерживает минимальные уровни запасов. Он построен вокруг «бункеров», которые разделяют материалы, используемые в производстве. Это основной компонент модели «точно вовремя» или бережливого производства. Это только позволяет вам держать под рукой достаточно припасов для выполнения активных заказов. Каждый раз, когда размещается новый заказ, вы получаете комплект компонентов, необходимых для его выполнения.

Вот пример того, как работает метод канбан. Допустим, вы управляете мясокомбинатом. Согласно методу канбан, вы хотите, чтобы под рукой было достаточно мяса и упаковочных материалов, чтобы удовлетворить ваши потребности в выполнении заказа (см. Значение выполнения заказа). Итак, когда поступает новый заказ на 500 фунтов говядины, вы в первую очередь используете мясо и все необходимые материалы. Как только эта «корзина» материалов будет использована, вы размещаете заказ у своего поставщика, чтобы завершить его заполнение. Это повторяется по мере необходимости каждый раз при получении заказа.

Методы отслеживания запасов

Одна из самых важных вещей, которые вам нужно сделать для контроля и управления запасами, — это отслеживать каждый отдельный продукт.

Вот наиболее распространенные способы отслеживания запасов:

• Ежемесячный физический учет. Подсчет инвентаря вручную — самый старый и наиболее трудоемкий способ отслеживания инвентаря. Вам необходимо прекратить все операции и создать группы, которые будут обходить ваш склад и вести учет всего инвентаря.Эта информация отслеживается либо с помощью специального инструмента, либо в электронной таблице Excel. Хотя этот метод — хорошее место для начала, он может стать чрезмерно обременительным по мере роста вашего инвентаря.
• Подсчет циклов инвентаризации. Подсчет циклов похож на миниатюрный физический подсчет запасов. Вместо того, чтобы вручную подсчитывать все ваши продукты каждый месяц, вы подсчитываете только самые ценные из них каждые несколько дней. Это позволяет вам следить за продуктами, которые наиболее важны для вашего бизнеса, и позволит вам действовать быстрее при возникновении проблемы.Это также позволяет вам подсчитывать запасы, не прерывая работу. Однако вы не будете знать свои общие уровни инвентаря, поэтому для максимального эффекта его следует использовать в сочетании с другим методом отслеживания инвентаря.

Использование бессрочного программного обеспечения для управления запасами. Лучший способ отслеживать свои запасы — это инвестировать в постоянную систему управления запасами. Это программное обеспечение автоматически обновляется всякий раз, когда продукты поступают, продаются, считаются утерянными или уничтоженными. В вашем распоряжении всегда будет самый точный инвентарный подсчет и вы сможете помочь скорректировать курс и удовлетворить спрос клиентов до того, как возникнут какие-либо проблемы.К нему прилагается ценник, так что единственный настоящий недостаток — это дополнительные расходы.

Управление запасами требует регулярного проведения инвентаризационного аудита процессов управления. Независимо от того, ежемесячно или еженедельно, вам необходимо внимательно следить за процессами инвентаризации. Любые аномалии или потраченные впустую усилия можно быстро обнаружить, а любые потери можно уменьшить. Этого можно добиться, выполнив оценку управления запасами.

Оценка управления запасами — это оценка эффективности и практик в потоке процесса инвентаризации. На рынке есть инструменты, которые вы можете использовать для этого, и некоторые программы для управления запасами имеют встроенный. Если нет, вы можете оценить свои процессы, используя подсчет физических запасов, чтобы обнаружить проблемы с уровнем запасов. Вам также следует просмотреть карту процессов, чтобы убедиться, что все переменные учтены и процессы соблюдаются.

Есть много способов улучшить управление запасами и получить максимальную отдачу от запасов.

Вот несколько вариантов:

• Координация с поставщиками. Чем лучше у вас отношения с поставщиками, тем лучше вы будете управлять запасами. Если вы регулярно сообщаете об изменениях спроса и потребностей в продуктах, они могут гарантировать, что вы всегда будете снабжены.
• Нанять менеджера по управлению запасами. Человек, посвятивший себя управлению запасами, всегда будет лучше, чем человек с несколькими обязанностями. Этот человек может контролировать проблемы со снабжением и реагировать быстрее, чем вы. Управление запасами является основным фактором при создании зарплаты и должностных инструкций менеджера по запасам.
• Отслеживайте время выполнения заказа. Для повторного заказа продукта лучше всего рассчитать время, если вы знаете ожидаемое время выполнения заказа (см. Определение времени выполнения заказа). Это также поможет вам избежать проблем с удовлетворением потребительского спроса.
• Программное обеспечение для управления запасами закупок. Чем больше становится ваш инвентарь, тем труднее отслеживать его вручную. Программное обеспечение для управления запасами — отличный вариант для снижения ваших рабочих нагрузок и увеличения прибыли.

Тест: основные цели управления запасами не включают…

Прежде чем мы закончим на этом, давайте посмотрим, как много вы узнали об управлении запасами.

В основные цели управления запасами не входят:

1. Минимизация затрат, связанных с поддержанием запасов.
2. Поддержание большого количества запасов в течение длительного времени.
3. Поддержание достаточного количества запасов для удовлетворения потребностей клиентов.
4. Поддержание достаточного качества запасов для удовлетворения потребностей клиентов.

Если вы выбрали B, вы правы! Размер вашего инвентаря должен быть достаточным только для удовлетворения потребительского спроса. Все остальные варианты помогут сохранить ваш бизнес успешным, а клиентов — счастливыми.

Управление запасами может улучшить или разрушить бизнес.Убытки могут быстро накапливаться, и ваш инвентарь может стоить больше, чем стоит. Если вы не потратите должное количество времени на проверку уровня запасов и внесение изменений в свой онлайн-рынок или платформу электронной коммерции, ваш бизнес может пострадать.

Следуйте нашему руководству выше и попробуйте новые методы управления, чтобы найти лучший метод для своего бизнеса. Ваш упорный труд может оптимизировать поток запасов, снизить затраты и увеличить прибыль. Прогнозирование запасов также важно, чтобы вы могли закупить оптимальное экономичное количество заказа.

Что такое процесс управления запасами? Разъяснение потока

Работа в сфере закупок означает выполнение обязанностей, которые охватывают множество различных, но взаимосвязанных задач. Одной из наиболее важных и часто наиболее сложных из этих задач является управление цепочкой поставок, а в ее рамках — процесс управления запасами (IMP). Методы, которые вы выбираете при записи, отслеживании и управлении запасами, оказывают огромное влияние на широкий спектр критически важных бизнес-процессов.От предметов первой необходимости, таких как сырье, до косвенных, но важных предметов, таких как канцелярские товары и маркетинговые материалы, все предметы в вашем физическом инвентаре имеют шанс увеличить или уменьшить вашу прибыль в зависимости от того, как ими управлять.

Отсюда следует, что эффективное управление запасами необходимо для здорового и конкурентоспособного успешного бизнеса. К счастью, работая над глубоким пониманием процесса управления запасами, применяя правильные методы управления запасами и вкладывая средства в полезные инструменты, такие как программное обеспечение для управления запасами, вы можете оптимизировать процессы управления запасами для достижения оптимальной эффективности, производительности и прибыльности.

Понимание процесса управления запасами

Любой бизнес, который полагается на предметы инвентаризации любого типа (то есть большинство предприятий), нуждается в надежном методе регистрации, анализа и управления своими запасами этих предметов. Создание и внедрение эффективного процесса управления запасами — иногда также называемого управление процессом инвентаризации или IPM — позволяет достичь этих целей с максимальной эффективностью / результативностью рабочего процесса, оптимальной окупаемостью инвестиций (ROI) и минимальными затратами.

Оптимизация управления запасами является очень важной частью контроля затрат и может оказать сильное влияние на управление цепочкой поставок, влияя в равной степени на движение денежных средств, управление поставщиками / стратегические источники снабжения, а также отношения с поставщиками и клиентами.

Основные методы управления запасами включают:

• Управление запасами , что является общим термином для сокращения общих затрат на управление запасами при одновременной оптимизации способности компании удовлетворять потребности клиентов и ее собственных целей по прибыльности и конкурентоспособности.Многие компании по всему миру используют этот термин как синоним управления запасами.
• Обзор запасов , который сравнивает имеющиеся уровни запасов с будущими предполагаемыми потребностями. Традиционно проверка запасов выполняется физически и вручную, что делает ее подверженной человеческим ошибкам, а также требует больших затрат времени и труда. Однако технология автоматизации быстро меняет этот стандарт, позволяя менеджерам по запасам устанавливать минимальные уровни запасов и автоматически переупорядочивать товары по мере необходимости.
• Подсчет циклов , во время которого подсчитываются определенные части запасов (обычно с подсчетом физических запасов) на основе повторяющегося графика. Подсчет циклов также известен как инвентаризация цикла и обеспечивает подсчет каждой позиции по крайней мере один раз в заданный отчетный период (обычно в год).
• ABC Analysis , методология сравнительного анализа, которая классифицирует запасы на группы A, B и C на основе стоимости и количества.
  • «А» Товары имеют мало доступного количества, но имеют высокую стоимость.
  • «B» Товары имеют как умеренную стоимость, так и доступность.
  • «C» Товары имеют низкую стоимость, но много в наличии.

Этот подход позволяет проводить точный и подробный анализ использования и упрощает поддержание буферного запаса, не тратя время и деньги из-за ненужного раздувания запасов. Например, товары из категории «А» дороже, но продаются медленнее, чем товары «В» или «С», и поэтому для них требуются гораздо меньшие запасы.Как и в случае с Stock Review, выполнение ABC-анализа с использованием устаревших технических инструментов может сделать процесс трудоемким и трудоемким, хотя современное программное обеспечение для управления запасами с расширенными инструментами машинного обучения и анализа данных обладает мощностью и универсальностью, чтобы ускорить процесс.

• Just-in-Time (JIT) , система инвентаризации, которая опирается на аналитику и точную логистику, чтобы гарантировать, что материалы и товары доставляются по запросу для немедленной доставки клиентам. JIT требует большого объема данных и требует четкого и полного понимания таких факторов, как сезонный спрос, географические и политические события, которые могут повлиять на логистику, и модели покупок клиентов как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.При правильном выполнении Just-in-Time упрощает инвентаризацию, сводя к минимуму потребность в доступных товарах и сырье и сокращая время выполнения заказа. Однако он подвержен сбоям без полной информации и инструментов анализа данных, необходимых для управления им.
• FIFO и LIFO , которые относятся к методам оценки по принципу «первым пришел — первым ушел» (FIFO) или последним пришел — первым ушел (LIFO). FIFO и LIFO — это бухгалтерские компоненты систем управления запасами, детализирующие фактическую стоимость запасов по отношению к чистой прибыли вашей компании.

Методы, которые вы выбираете для отслеживания запасов, будут зависеть от отрасли и размера вашего бизнеса, но в целом сам процесс управления запасами будет выглядеть примерно так с точки зрения закупок:

1. Товары доставляются в приемная площадка склада. Сюда могут входить:

• Сырье и компоненты (для производителей)
• Готовая продукция для перепродажи (для дистрибьюторов)
• Косвенные материалы, которые поддерживают повседневную деятельность бизнеса, но не производства (предприятия всех видов)

2. Товары проверяются, сортируются и хранятся на полках в специальных складских помещениях.Малые предприятия могут не иметь отдельного приемного отдела, и склад будет выполнять двойную функцию складской площади. Товарам могут быть присвоены коды единиц складского учета (SKU) и нанесены штрих-коды для облегчения отслеживания.
3. Уровни запасов контролируются регулярно, с периодическим выполнением инвентаризационных подсчетов в дополнение к любым существующим автоматизированным мерам управления запасами. Это гарантирует, что каждый имеет точное представление о доступных запасах и помогает свести к минимуму вероятность дефицита, мертвого запаса, пропущенных или дублированных заказов, а также подверженность рискам из-за кражи и мошенничества.
4. Заказы размещаются клиентами, внутренними или внешними. Например, потребитель может разместить заказ на покупку продукции компании, отдел продаж может подать заказ на продажу или сотрудник может подать заявку на канцелярские товары.
5. Утверждение заказа сверяется с исходным заказом на закупку, товарным чеком, внутренней заявкой на покупку и т. Д.
6. Требуемые товары извлекаются со складских площадей и отправляются либо на производство (производство), либо непосредственно розничному продавцу / покупателю / конечному пользователю ( готовая продукция) или направляется в соответствующее подразделение / отдел (внутренние запросы).
7. Записи обновляются и передаются всем соответствующим заинтересованным сторонам.
8. Уровни запасов используются для пополнения запасов товаров и материалов по мере необходимости. Для систем Just-in-Time данные об использовании могут быть проанализированы для создания более точных прогнозов.

Растущая доступность передовых технологических инструментов, таких как глубокий анализ данных и автоматизация процессов, поддерживаемых общим искусственным интеллектом и, в частности, итеративными улучшениями с помощью машинного обучения, позволила компаниям, от малых предприятий до глобальных конгломератов, развиваться , внедрить и оптимизировать управление запасами.

«Оптимизация управления запасами является очень важной частью контроля затрат и может оказать сильное влияние на управление цепочкой поставок, оказывая влияние на движение денежных средств, управление поставщиками / стратегические источники снабжения, а также взаимоотношения с поставщиками и клиентами».

Преимущества эффективной системы управления запасами

Для эффективного внедрения IMP вам потребуется система управления запасами или IMS. Это просто формализованный набор процессов, призванный помочь вашей команде достичь оптимальной производительности в ключевых областях, включая:

• Управление заказами.
• Инвентарный контроль (ИМП).
• Многоканальные продажи (в зависимости от отрасли и клиентской базы).
• Централизованная и комплексная отчетность и анализ данных.
• Прогнозирование запасов.
• Создание заказов на поставку и управление ими.
• Управление складом и синхронизация.

При правильном выполнении каждый шаг процесса управления запасами созрел с потенциальной выгодой.

Рассмотрите следующие преимущества:

Повышение эффективности процессов и персонала

При наличии системы управления запасами ваша команда будет тратить меньше времени на малоценные, утомительные и трудоемкие задачи инвентаризации и больше времени на использование своих навыков для внедрения инноваций и повышать ценность.Это особенно верно с помощью автоматизации процессов, которая устраняет необходимость вмешательства человека и одновременно устраняет человеческую ошибку.

Меньше отходов и меньше затрат

Когда у вас есть абсолютно точная информация о запасах, доступная в режиме реального времени, вы можете оптимизировать уровни запасов более эффективно. Это снижает затраты на хранение и списание запасов, а также снижает вероятность того, что вы перекупите.

Раздутие запасов со временем может стоить вашей компании немалых денег, особенно если вы выделяете место для хранения, время и средства для товаров с низким спросом.

С другой стороны, такая же точность данных инвентаризации защитит вас от перепроданности. Вы сможете удовлетворить спрос по мере его поступления и сохранить положительную репутацию у клиентов и поставщиков.

Более эффективное долгосрочное планирование инвентаризации

Независимо от того, являетесь ли вы производителем, дистрибьютором или обслуживающим бизнесом, управляющим косвенными потребностями в запасах, прозрачное и всестороннее представление об уровнях запасов значительно упростит их уточнение. общее управление запасами, а также планирование производства, продаж и цепочки поставок.

Возможные проблемы управления запасами

Естественно, даже наиболее оптимизированная система управления запасами по-прежнему создается людьми и, следовательно, подвержена потенциальным проблемам.

Помните об этих типичных проблемах с управлением запасами при разработке собственной системы:

IMP может быть сложным

Управление запасами связано с множеством движущихся частей, и хотя формализация вашего подхода к каждому компоненту будет иметь большое значение сводя к минимуму недопонимание, риски и ошибки, это серьезная авантюра — исключить необходимость для всей вашей организации взять на себя обязательство не только понимать, но и использовать ваш новый IMP.Скорее всего, вам понадобится щедрый подготовительный период, чтобы помочь всем привыкнуть как к новым правилам, так и к любым инструментам, которые вы добавляете в их рабочие процессы.

Сделать это будет намного проще, если вы объедините методы управления запасами с современным программным обеспечением для управления запасами, но даже в этом случае рекомендуется не недооценивать время и обучение вашей команды, поставщиков и клиентов, которые могут потребоваться для использования вашего нового и улучшенный процесс инвентаризации.

Риск остается фактором

Формализованные процессы и автоматизированные рабочие процессы — мощные инструменты для снижения риска из-за ошибок и неэффективности.Но сдерживание рисков означает мониторинг процесса управления запасами с прицелом как на итеративное улучшение, так и на возможные ошибки, особенно если вы работаете с программным обеспечением для управления запасами, в котором нет расширенной аналитики данных или автоматизации процессов, поддерживаемых самообучающимся искусственным интеллектом. .

Кроме того, очень важно подключить ваш IMP к вашим решениям по контролю качества и управлению цепочками поставок. Эта интеграция предоставит вам дополнительный контекст, необходимый для защиты от ошибок производства или поставщиков, которые могут негативно повлиять на вашу репутацию и прибыль.

Внедрение программного обеспечения для управления запасами может потребовать значительных ресурсов

Помимо потенциальных инвестиций, вашей компании может потребоваться значительное время и усилия для получения поддержки со стороны высшего руководства и компании в целом. Если вы внедряете управление запасами как часть более крупного решения по закупкам или переходите от ручных процессов к автоматизированным, вам, возможно, придется инвестировать в дополнительное обучение и образование, прежде чем вы сможете «начать жить».

Разработка успешного процесса управления запасами

Нет двух компаний, которые имеют абсолютно одинаковые потребности в управлении запасами, но каждый бизнес может извлечь выгоду из нескольких передовых методов при построении своего процесса управления запасами.

• Знайте свой бюджет. Выбор решения IMP, которое соединяется с программным обеспечением для закупок, планирования ресурсов предприятия (ERP) и бухгалтерского учета, позволит вам соединить финансовые точки и наилучшим образом использовать FIFO / LIFO в соответствии с вашими финансовыми целями.
• Store and Ship Smart . Тип, масштаб и количество необходимых складских помещений во многом зависят от отрасли и размера компании. Например, у дистрибьютора замороженных продуктов будут совсем другие требования, чем у производителя стали.Кроме того, если вам, вероятно, потребуется несколько мест хранения, выбор комплексного решения для управления запасами может значительно упростить координацию управления отгрузкой и складом за счет создания централизованной общей базы данных.
• Выберите Программное обеспечение для управления запасами , которое соответствует вашим потребностям . При покупке решений для управления запасами, безусловно, нет недостатка в вариантах. Но в инвентаре, как и в жизни, не все пути ведут к вершине успеха.Вот почему важно найти и внедрить программное обеспечение для управления запасами, которое соответствует вашим потребностям, не привнося ненужных затрат или сложностей в и без того сложный процесс. Например, облачное комплексное решение для закупок, такое как PLANERGY, не только предоставляет надежный модуль управления запасами, но искусственный интеллект, инструменты анализа данных и возможности автоматизации процессов, необходимые для интеграции управления запасами во всю вашу программную среду. Выбирая систему управления запасами, обязательно обратите внимание на:
  • Автоматизация процессов с поддержкой искусственного интеллекта.(Более интеллектуальная автоматизация значительно упрощает освобождение вашей команды от черных задач, повышая точность и сокращая затраты, отходы и задержки.)
  • Полная прозрачность данных для более точной и полной аналитики данных, лучшего принятия решений и прогнозирования счетов, а также большей ценности стратегические идеи.
  • Полная интеграция с существующей программной средой, включая продажи, маркетинг, бухгалтерский учет и весь процесс закупок до оплаты (P2P), а также управление цепочкой поставок и взаимоотношениями с поставщиками.
  • Доказанный опыт долговечности и производительности.
  • Подтвержденный успех и поддержка клиентов различного размера из отрасли вашей компании.
  • Учебные и образовательные инструменты, которые помогут добиться любых культурных изменений, необходимых для поддержки процедурных изменений в вашем IMP.

Возможно лучшее управление запасами

Иногда может показаться, что управление товарами, которые вы используете для создания собственных продуктов, является более серьезным препятствием, которое нужно преодолеть, чем их продажа своим клиентам.Но, хотя управление запасами может быть сложной задачей, это не должно расстраивать. Инвестирование в правильное программное обеспечение для управления запасами и его использование для выполнения хорошо разработанного процесса управления запасами — это верный способ обеспечить наличие необходимых запасов и в нужный момент, сокращая при этом потери, расходы и неэффективность ваших рабочих процессов.

PLANERGY дает вам полный контроль над запасами как часть комплексного решения по закупкам.

Что такое процесс управления запасами? (И как это реализовать)

Управление запасами лежит в основе торговой деятельности каждого предприятия, ключевом компоненте управления цепочкой поставок.Это жизненно важный процесс мониторинга, управления и контроля товарных запасов вашей компании.

Не будет преувеличением, если мы заявим, что он является центром всей торговой деятельности внутри компании — от покупки некапитальных активов до создания товаров, управления запасами, отгрузки конечных продуктов клиентам, торговым посредникам и дистрибьюторы. Однако для того, чтобы вы могли ориентироваться и контролировать этот процесс, вам необходимо понимать процесс управления запасами и то, как он работает.

Это подробное руководство по процессу управления запасами.Чтобы упростить навигацию, вы можете напрямую перейти по ссылкам ниже:

Немного о Tallyfy

Вы хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к оставшейся части статьи!

Что такое управление процессами инвентаризации (IPM)

IPM — это процесс, с помощью которого вы можете отслеживать и контролировать покупки, чтобы оптимизировать свои операции, максимизировать рентабельность инвестиций (ROI) и минимизировать ваши затраты.Обычно это достигается с помощью специального программного обеспечения для управления процессами, которое направлено на оптимизацию и упрощение ваших процессов.

Неважно, насколько велик ваш бизнес или какую прибыль вы получаете ежегодно, если вы не управляете складскими запасами от поставки деталей до разработки конечных продуктов, вы выйдете из игры прежде, чем сможете сказать «Yahtzee! ».

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Преимущества использования управления процессами инвентаризации

Некоторые из наиболее заметных преимуществ использования управления процессами инвентаризации:

Перепродажа, очевидно, пагубно скажется на вашем бизнесе, доверие к вашему бренду снизится, и вы даже можете быть отстранены от некоторых торговых площадок из-за плохой оценки со стороны клиентов.

Однако с помощью IPM вы можете легко настраивать и синхронизировать свои заказы и инвентарь на каждой из онлайн-платформ, которые вы используете в качестве торговых площадок. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши запасы будут автоматически корректироваться и обновляться каждый раз, когда кто-то совершает покупку.

С таким решением вы и ваши сотрудники не будете тратить время на обновление запасов. Следовательно, вы сможете сосредоточиться на более важных задачах, таких как выполнение сделок, не беспокоясь о товарных запасах.

Эффективное управление процессом инвентаризации может помочь вам снизить затраты на хранение запасов и даже привести к меньшему списанию запасов, тем самым уменьшив вероятность перекупки.

Наличие чрезмерного количества дополнительных производственных единиц может быть довольно неэффективным для вашей компании, потому что (1) они обесцениваются и амортизируются со временем, и (2) спрос на ваши конечные продукты может быть низким, и они могут никогда не продаваться. Таким образом, с помощью IPM вы можете сократить такие расходы.

Хорошо организованная IPM может повысить лояльность клиентов к вашему бренду и побудить клиентов покупать у вас больше продуктов. Мы, как клиенты, требуем этичных и ответственных действий от бренда, которому доверяем.

Таким образом, если товарный запас хорошо организован, процесс заказа не вызывает затруднений, и в нем есть нужные продукты, как только они нам понадобятся, это, скорее всего, помешает нам переключиться на конкурента.

Отслеживая свои запасы с помощью IPM, вы упрощаете управление производственным процессом и можете составлять долгосрочные планы на основе количества доступных продуктов.

Ограничения использования управления процессами инвентаризации

Как и все остальное, IPM также имеет недостатки, которые многие отмечают как подводные камни для пользователей. Вот наиболее распространенные недостатки:

Хотя программное обеспечение IPM может быть настоящим спасением, оно не может полностью устранить риск.Даже с программным обеспечением, если его не проверять или неправильно управлять, ваш процесс все равно может работать со сбоями, и вы все равно можете столкнуться с перекупом / перекупкой.

Кроме того, поскольку большая часть программного обеспечения IPM не оснащена искусственным интеллектом, нельзя полностью гарантировать, что оно будет адекватно реагировать на неполные данные. Несмотря на эти недостатки, IPM позволяет минимизировать риски.

Система IPM выполняет широкий спектр действий, что делает ее весьма сложным решением.В результате ваши сотрудники обязаны проходить тренинги, руководства и пошаговые инструкции.

Важно отметить, что к такому обучению следует относиться тщательно, поскольку ошибки, которые могут возникнуть из-за плохой подготовки, могут привести к большим финансовым потерям. Несмотря на то, что IPM упрощает процесс управления запасами, он по-прежнему остается сложным решением для многих сотрудников.

Основная причина, по которой программное обеспечение IPM может быть дорогим, связана с их корпоративной направленностью.

Большинство малых и средних компаний не могут позволить себе цены корпоративного уровня. Но есть обходной путь. Несколько стартапов и растущих компаний начали использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами для управления своим процессом инвентаризации. Подробнее об этом ниже.

Управление процессом инвентаризации может помочь вам управлять складскими запасами и контролировать их, но не может ничего гарантировать в отношении качества этих продуктов. Поскольку основное внимание IPM уделяется инвентаризации, а не производству, вы можете легко отправить или отправить неисправные или неправильные элементы вместе с правильными.

Несмотря на то, что существует множество инструментов, реализуемых для облегчения рабочей нагрузки и помощи в мониторинге и управлении запасами, такие недостатки по-прежнему остаются проблемой для многих.

Как внедрить IPM для вашего бизнеса

Чтобы внедрить IPM в свой бизнес, сначала нужно рассмотреть несколько шагов:

Пересмотрите свой бюджет

Каким бы распространенным и повсеместным оно ни казалось, организация вашего бюджета и тщательный анализ — это азбука управления процессом инвентаризации, единственная опора этой системы.Это так же важно, потому что оно определяет объем вашего IPM и степень, в которой вы можете позволить себе инвестировать в сырые запасы.

Это можно сделать двумя способами. Первый — с помощью ручного составления бюджета и калькуляции затрат на основе работ (ABC-калькуляция), которая определяет и присваивает затраты на сырье, чтобы вы могли соответствующим образом планировать в долгосрочной перспективе. Второй способ — через специализированное программное обеспечение для составления бюджета. С его помощью вы можете автоматизировать этот процесс и позволить программе помочь вам управлять своим бюджетом более экономным и эффективным, но при этом дорогостоящим способом.

Если вы хотите внедрить последнее решение, на рынке имеется множество доступных инструментов. Один из самых выдающихся — FreshBooks. Он очень известен, поскольку имеет широкий спектр функций, является экономически эффективным как для малых, так и для крупных компаний, имеет загружаемое приложение для Android и iOS, а также предоставляет бесплатную пробную версию.

Спланируйте склад

Второй шаг после анализа бюджета — это планирование вашего местоположения. Склад, на котором будут лежать ваши товары и ждать их отправки, имеет жизненно важное значение, поскольку у некоторых предприятий есть несколько помещений.

Кроме того, важно выбрать идеальное хранилище для ваших продуктов. Разные отрасли и сырье требуют разных складов. В результате, если подумать об этом заранее, можно сэкономить много хлопот.

Очевидно, что тип склада определяет, куда будут поступать ваши сырые продукты с наибольшим спросом, как часто они будут транспортироваться и отправляться и сколько времени вы сможете предоставить своим клиентам.

Как только вы выберете объект, вы сможете управлять логистикой продуктов.Это можно сделать вручную или с помощью инструмента управления процессом инвентаризации. С последним вы сможете автоматизировать задачи и упростить процесс перемещения запасов между складами или их размещения в определенном порядке.

Независимо от того, являетесь ли вы небольшой, средней или большой компанией, выбор программного обеспечения IPM для таких операций окажется менее хлопотным и более экономичным, чем решение задачи вручную. С его помощью вы сможете (1) автоматически передавать продукты с одного объекта на другой и (2) тщательно управлять текущим состоянием (сроком годности как таковым) ваших продуктов.

Составьте предварительный список заказов, чтобы упростить подсчет циклов.

Исходя из предыдущего объема спроса на ваши продукты, вам необходимо создать предварительный список заказов. Это жизненно важно, так как вы сможете предвидеть, какая часть ваших запасов может скоро иссякнуть, и действовать решительно, чтобы избежать подобных неприятностей. Кроме того, если вы реализуете эту стратегию, вы упростите создание подсчета циклов.

В идеале, когда вы определитесь с бюджетом, местоположением и наиболее важными продуктами, вы сможете приступить к внедрению программного обеспечения IPM.

Выбрать и внедрить подходящее программное обеспечение

Это шаг, на котором вы должны приложить максимум усилий, так как выбор подходящего инструмента может оказаться непростой задачей. Из-за обилия инструментов на рынке, с каждым днем ​​становится все труднее выбирать программное обеспечение IPM. Таким образом, вы должны учитывать следующие шаги при его выборе:

Помните, о чем мы говорили выше в разделе планирования бюджета? Вот где это пригодится — на рынке есть много отличных вариантов, но выбор идеального для вас будет сильно зависеть от ваших бюджетных ограничений.По этой причине у вас должен быть заранее определенный ценовой диапазон, на основе которого вы сможете сузить область поиска.

Перед внедрением программного обеспечения вам необходимо понять, для чего вы будете его использовать. Различные инструменты, представленные на рынке, могут удовлетворить разные потребности и желания.

Собираетесь ли вы использовать его для определения индивидуальных цен на товары? Вы хотите, чтобы он делал прогнозы на основе текущего инвентаря? Или отслеживать заказы и контролировать каждую деятельность на вашем складе? Вам необходимо ответить на эти вопросы, прежде чем выбирать вариант для интеграции, поскольку цель может только повлиять на эффективность внедренного инструмента.

Собираетесь ли вы отслеживать свои складские запасы с помощью штрих-кодов, RFID-меток или даже сериализации? Это вопрос, на который вам нужно будет ответить, прежде чем искать решение для управления процессом инвентаризации. Обратите внимание, что не все доступные системы могут использовать какое-либо отслеживание, особенно на офисных рынках небольшого или среднего размера.

Итак, лучше не заставляйте процессы инвентаризации соответствовать системе, с которой они несовместимы по умолчанию — в противном случае ваше решение IPM может оказаться более неэффективным и дорогостоящим, чем если бы вы вообще ничего не использовали.Таким образом, чтобы избежать этого негативного эффекта, заранее определите свой метод отслеживания и, исходя из него, проверьте другие варианты.

Крайне важно выбрать систему, которую вы можете интегрировать с вашими текущими приложениями и инструментами. В противном случае вам придется вводить все эти данные вручную, иначе вы столкнетесь с задержками данных и потерей данных, что сделает ненужными усилия по установке IPM.

Следовательно, вам необходимо понимать, что различные программные инструменты IPM применимы к различным сценариям — используете ли вы систему планирования ресурсов предприятия (ERP), систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или другой инструмент? Что ж, ваше решение во многом зависит от этих систем и их способности дополнять друг друга.

Выполнив все эти шаги. вы сможете оценить свои внутренние потребности и увидеть, что вам нужно сделать, прежде чем погрузиться в глубокий мир управления цепочками поставок.

Однако внедрение такого программного обеспечения, как указано выше, может оказаться дорогостоящим. Таким образом, даже просматривая бюджет, вы должны отметить, что, хотя это чрезвычайно выгодное решение, оно может быть не для всех малых или средних компаний.

Помня об этом, вы можете рассматривать программное обеспечение для автоматизации как дополнительную услугу.

Использование программного обеспечения автоматизации для управления процессами инвентаризации

Отличным приемом, позволяющим по-прежнему использовать все возможности IPM, не беспокоясь о повторяющихся задачах или высоких затратах, является интеграция программного обеспечения автоматизации в управление запасами. С его помощью вы сможете автоматизировать второстепенные задачи и позволить инструменту позаботиться об их выполнении.

Программное обеспечение, которое вы можете считать Tallyfy, из-за его множества функций, простого в использовании интерфейса и низкой стоимости.

Tallyfy — это программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS), специально разработанное для помощи пользователям в сокращении повторяющихся рабочих процессов за счет автоматизации трудоемких задач. Более того, этот инструмент автоматизации может стать действительно полезным помощником в выявлении новых рыночных тенденций, повышении производительности сотрудников и удовлетворении ожиданий и требований клиентов.

Это облачное программное обеспечение для управления рабочими процессами полезно для компаний любого размера и может помочь вам масштабироваться вместе с вашим бизнесом.Несмотря на то, что это платный инструмент, он предоставляет вам бесплатную демонстрацию, чтобы вы могли опробовать ее и посмотреть, действительно ли это то, что вы искали. Затем, если вам нравится Tallyfy, вы можете легко обновить подписку, чтобы полностью раскрыть ее потенциал.

Проще говоря, вы можете использовать Tallyfy для автоматизации сложных рабочих процессов, таких как управление вашими процессами инвентаризации. Вот некоторые из лучших практик, которые вы можете использовать для своего IPM:

Создание плана для повторяемой работы

План Таллифи по сути является формой генетического шаблона, который пользователи могут использовать для создания автоматизированного потока между своими приложениями с помощью разъемы.

Коннектор — это инструмент, который соединяет два или более внешних приложения друг с другом. Например, с помощью коннектора вы можете легко подключить Outlook к Google Диску. Таким образом, когда кто-то отправит вам важный файл по электронной почте, поток автоматически загрузит данные и сохранит их на вашем диске. Вуаля!

В результате с Tallyfy вместо создания потоков с нуля вы можете позаимствовать готовый шаблон для автоматизации процессов. Рассмотрим следующий пример:

Вы хотите, чтобы ваш инвентарь был организован и сбалансирован (не был ни избыточным, ни недоукомплектованным), но у вас нет времени, чтобы отслеживать этот процесс вручную.Вы можете создать план, чтобы автоматизировать эту задачу за вас. Следовательно, вы можете запрограммировать BPMS, чтобы уведомлять вас каждый раз, когда ваши запасы уменьшаются, и автоматически отправлять электронное письмо вашим поставщикам, чтобы заказать больше сырья, если это необходимо.

Таким образом, вместо того, чтобы иметь дело с этой черной и повторяющейся задачей на ежедневной основе (или нанимать людей, которые позаботятся об этом), вы можете напрямую назначать задачи и триггеры для Tallyfy, и позволить ему позаботиться о вашем процессе инвентаризации. управление.

Несмотря на то, что инструмент не предоставляет много бесплатных шаблонов, которые вы можете заимствовать и использовать, очень легко создать реализацию и повторно использовать новые чертежи.

Создание и добавление настраиваемых полей к задачам

Другая важная функция Tallyfy — это способность отображать статус задач, чтобы сотрудники могли расставить приоритеты и не упустить что-то важное.

Поскольку рабочие нагрузки иногда могут быть непосильными, сотрудники часто забывают о сроках или сталкиваются с трудностями, решая, куда и когда приложить больше всего усилий.Однако с помощью Tallyfy вы можете устанавливать предупреждения и сроки для своих сотрудников.

Например, вы можете установить будильник, который будет уведомлять вас каждый понедельник о состоянии вашего инвентаря. Таким образом, вы сможете уменьшить вероятность того, что вы забудете пополнить запасы или случайно перепродать. Точно так же вы можете использовать эту функцию для планирования встреч и звонков с вашими поставщиками или торговыми посредниками и для отслеживания процесса коммуникации.

Несмотря на то, что у Tallyfy нет приложения для Android или iOS, что делает платформу менее мобильной, это решение, безусловно, заслуживает внимания, особенно когда речь идет об управлении запасами и улучшении бизнес-процессов.

Подводя итог

Подводя итог, в быстро меняющемся современном индустриальном мире управление процессами инвентаризации является обязательным условием. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вам необходимо управлять своими запасами, чтобы приносить пользу вашим клиентам, сокращать дополнительные расходы, укреплять репутацию бренда и облегчать жизнь вам и вашим коллегам. Однако иметь хорошо организованную систему IPM не так-то просто — это может занять очень много времени, когда выполняется вручную, и очень дорого, когда выполняется с помощью специализированного программного обеспечения.

Экономьте время с помощью инструмента управления рабочим процессом.

И лучший способ войти в мир автоматизации через BPMS — это Tallyfy.

Этот инструмент не только автоматизирует процессы управления инвентаризацией, но также чрезвычайно удобен, эффективен и обеспечивает широкий спектр возможностей интеграции. И последнее, но не менее важное: его бесплатная пробная версия НЕ требует регистрации кредитной карты.

В идеале, Tallyfy служит идеальным мостом между управлением бизнес-процессами и управлением цепочками поставок за счет автоматизации задач в управлении процессами инвентаризации.

Попробуйте здесь, и пусть Tallyfy поможет вашему бизнесу масштабироваться за счет автоматизации и при этом успешно управлять запасами.

Как внедрить эффективные процедуры управления запасами | Процессная улица

Это гостевое сообщение Марлы ДиКарло, опытного бизнес-консультанта с более чем 28-летним опытом профессионального бухгалтерского учета. Как совладелец и генеральный директор Raincatcher, она помогает владельцам бизнеса узнать, как продать компанию, чтобы они могли получать максимальную выгоду для своей компании.

Управление запасами.

Простое упоминание об этом может вселить страх в сердца тех, кто работает в производственном секторе, электронной коммерции или логистике, поскольку, в конце концов, это может быть довольно сложно.

Но при наличии правильных дорогостоящих процессов, процедур и методов управление запасами можно превратить из вызывающей страх деятельности деятельности, которая помогает вашему бизнесу по-настоящему процветать.

Вот почему в этом коротком информативном посте мы рассмотрим несколько передовых методов управления запасами, чтобы вы могли помочь своему бизнесу стать более эффективным, продуктивным и лучше управлять своими запасами.Просто прочтите следующие разделы:

А теперь приступим.

Что такое управление запасами?

Проще говоря, управление запасами (также известное как «управление запасами») — это акт наблюдения за товарами, предметами и объектами, которые продаются потребителям.

Как поясняет Адам Хейс из Investopedia:

«Управление запасами относится к процессу заказа, хранения и использования запасов компании. Сюда входит управление сырьем, компонентами и готовой продукцией, а также складирование и обработка таких предметов.» — Investopedia, Определение управления запасами

Для помощи в управлении запасами используются системы управления запасами (которые представлены в виде программного обеспечения), которые помогают оптимизировать весь процесс.

В частности, системы управления запасами помогают во всем: от покупки и получения на входе до отслеживания и доставки внутри компании, управления запасами в нескольких местах и ​​отслеживания оборота. В идеале, управление запасами должно быть частично автоматизировано, что поможет тем, кому поручено контролировать управление запасами, выполнять задачи максимально эффективно и результативно.

Теперь, когда мы поняли определение управления запасами, давайте рассмотрим некоторые методы, которые значительно упрощают процесс управления запасами.

13 Процедуры управления запасами для стартапов и малых и средних предприятий

В этом разделе мы рассмотрим следующие 13 процедур и методов для улучшения управления запасами вашего бизнеса:

• Определите приоритетность местоположения и доступности
• Обратите внимание на план и планировку этажа
• Оптимизируйте свой инвентарь
• Избавьтесь от ненужных запасов
• Установить график подсчета циклов
• Быстро проверить наличие на складе после доставки
• Обозначьте все продукты в вашем инвентаре
• Помните о сроках годности
• Убедитесь, что вы отслеживаете свои запасы
• Используйте новейшие технологии
• Возложить ответственность за управление запасами
• Создание резервных копий данных управления запасами
• Следуйте установленному стандартизированному процессу управления запасами

Чтобы вы могли извлечь максимальную пользу из этих процедур управления запасами, давайте рассмотрим и обсудим их более подробно.

Техника управления запасами №1: Местоположение, местоположение, местоположение!

« Местоположение, местоположение, местоположение » — это мантра, повторяемая специалистами по недвижимости по всей стране, но она также применима в контексте управления запасами.

Крайне важно, чтобы не только ваш склад (или другое место для инвентаря) был легко доступен, но и запасы внутри должны быть хорошо организованы и доступны. В противном случае ваши сотрудники будут искать то, что должно быть легко извлекаемым, вместо того, чтобы сосредотачиваться на более неотложных задачах.

Если правильно спланировать расположение и организацию вашего склада, это поможет вашему бизнесу работать как хорошо отлаженная машина.

Техника управления запасами № 2: Обращайте внимание на план и расположение этажа

Как владелец или менеджер бизнеса, вы должны понимать базовую планировку помещения, где хранятся запасы. Таким образом, если вам или вашему сотруднику понадобится предмет, его можно будет получить упорядоченно и своевременно.

Кроме того, создание плана этажа или ссылка на уже созданный план поможет вам определить оптимальное место для размещения ваших товаров.

После того, как склад или другое складское помещение будет использовано, оценивайте его эффективность каждые пару месяцев. Если вы заметили какие-либо проблемы с хранением, размещением или инвентаризацией, сделайте заметки и при необходимости измените процедуру.

Методика управления запасами №3: Оптимизируйте свои запасы

Наличие оптимизированной системы инвентаризации означает не слишком мало или слишком много ваших продуктов, а только нужное количество.

При точном определении минимального и максимального уровня запасов исключается вероятность исчерпания запасов и совершения главного греха бизнеса: оставлять деньги на столе из-за неспособности удовлетворить спрос.

Также разумно составить список высокоприоритетных продуктов, которые, как правило, продаются быстрее, чем другие. Эти предметы всегда должны быть на складе независимо от времени года. А отслеживая темпы продаж и отслеживая тенденции рынка, будет намного легче подготовиться к предстоящим проблемам со спросом и предложением.

Методика управления запасами №4: Избавьтесь от ненужных запасов

Допустим, товар, который у вас есть, не очень хорошо продавался. Нет смысла оставлять его, чтобы он занимал место на вашем складе или складе — избавьтесь от него!

Участвуйте в акциях или предлагайте скидки, чтобы исключить товары, которые оставались на складе в течение чрезмерного периода времени.Такие сделки повышают удовлетворенность клиентов, упрощают обновление инвентаря и способствуют развитию бизнеса.

Как услужливо советует Франческа Никасио:

«Обязательно рассчитывайте время и разумно проводите свои распродажи. Слишком частое их выполнение может привести к тому, что события потеряют свою привлекательность и могут научить клиентов воздерживаться от покупок у вас, пока вы не сделаете скидку на свои товары ». — Франческа Никасио, Ликвидация старых и избыточных запасов: 10 умных способов избавиться от избыточных запасов

Методика управления запасами № 5: Установите график циклического подсчета

Подсчет циклов — важный компонент управления запасами, и все же во многих компаниях циклы учитываются спорадически.Такой бессистемный подсчет циклов дает неточные результаты. По этой причине подсчет циклов должен стать важным компонентом еженедельного или даже повседневного распорядка дня.

Не ждите, пока появится возможность пересчитать ваш инвентарь; установите график подсчета циклов для правильного анализа потока продукта.

Методика управления запасами №6: Быстрая проверка запасов после доставки

Внимательно изучите каждый инвентарный заказ после его прибытия. Хотя это маловероятно, есть вероятность, что инвентарь, доставленный вашему бизнесу, не совсем то, что вы запрашивали.Иногда поставщики неправильно упаковывают складские заказы. Бывает даже, что вы получите слишком много или недостаточно запасов.

Потратьте немного времени на то, чтобы определить, точен ли ваш доставленный товар, и вы сможете полностью его разгрузить.

Техника управления запасами № 7: маркируйте все продукты в своем инвентаре

Даже если у вас минимальная текучесть кадров среди ваших складских запасов и других сотрудников, все же полезно добавить этикетку к каждому элементу в вашем инвентаре.

На этой этикетке должны быть указаны название продукта, номер, количество и описание. Если есть дополнительные важные детали, их тоже нужно добавить на этикетку.

Использование этикеток значительно упрощает идентификацию продуктов как можно быстрее. Фактически, исследования показали, что соответствующая маркировка может повысить точность инвентаризации на 95%. Маркировка инвентаря также упрощает отслеживание товаров, которые поступают и уходят с вашего склада и торгового зала вашего бизнеса.

Техника управления запасами № 8: помните о сроках годности

Вам следует сосредоточиться на скоропортящихся продуктах и ​​товарах, которые со временем могут потерять свою ценность. В конце концов, просроченный продукт — это прямая финансовая потеря.

В частности, вам следует:

• Обратите особое внимание на срок годности каждого продукта и его чувствительность к температуре.
• Тщательно отслеживайте эти даты истечения срока годности, чтобы вы могли избавиться от имеющихся запасов до того, как они устареют.
• При необходимости снизьте цены или используйте специальные предложения, чтобы гарантировать, что запасы, срок действия которых истекает, по-прежнему продаются с прибылью.

Методика управления запасами №9: Убедитесь, что вы отслеживаете свои запасы

Худшее, что вы можете сделать, — это предположить, что ваш бизнес слишком мал или ваши складские заказы слишком редки, чтобы их можно было отслеживать. В конце концов, как еще вы узнаете, сколько у вас товаров на складе, откуда они поступают или когда товары покидают склад? И хотя существует несколько различных способов отслеживания запасов, самый простой способ сделать это — использовать программное обеспечение для управления процессами и рабочими процессами.

С помощью подходящего программного обеспечения вы можете отслеживать особенности своего инвентаря, такие как количество имеющихся у вас запасов, их размер и скорость, с которой они перемещаются на склад и выходят из него, а также другие важные детали.

В конечном итоге, используя программное обеспечение для управления, вы сможете получить полный контроль над своими запасами и управлять им точно так, как вы себе представляете, в отличие от 43% малых и средних предприятий, которые не отслеживают свои запасы.

Методика управления запасами № 10: Используйте новейшие технологии

Помимо программного обеспечения для отслеживания, есть и другие бизнес-инструменты, которые вы должны использовать, чтобы помочь вам мастерски управлять своими запасами, а именно, программа для торговых точек (POS).

Такие программы автоматически отслеживают продажу товаров от вашего имени. Таким образом, как только что-то будет продано, это будет количественно определено для немедленного анализа. POS-программы и другие технологии действительно упрощают зачастую пугающую задачу управления запасами.

Методика управления запасами № 11: Назначьте ответственность за управление запасами

Хотя может возникнуть соблазн попросить группу доверенных сотрудников вмешаться в управление запасами по мере необходимости, лучше возложить обязанности по управлению запасами на одного надежного человека.

Делегируя задачи по управлению запасами одному человеку, они смогут сосредоточиться на процессе и убедиться, что управление задачами выполняется правильно. В конце концов, если случайному набору сотрудников поручено управление запасами, это не только отнимет время от задач, которые им необходимо выполнять, но они также с большей вероятностью не предоставят управлению запасами забота и преданность делу, которые ему нужны.

Методика управления запасами №12: Создание резервных копий данных управления запасами

Использование программного обеспечения для управления запасами — главный вывод из этой статьи.Но вам нужно убедиться, что у вас также есть резервные копии данных, чтобы важные данные всегда были доступны, доступны и никогда не пропадали. А если вдруг данные все-таки пропадут или будут удалены, у вас будут резервные копии, готовые к восстановлению, чтобы не пострадали ваш бизнес и ваши клиенты.

Методика управления запасами №13: При необходимости измените процесс управления запасами

Управление запасами от начала до конца — это процесс; необходимо предпринять и задокументировать несколько шагов, чтобы можно было должным образом контролировать инвентарь вашего склада.

Однако не бойтесь изменять или редактировать определенные шаги, чтобы процесс был максимально упрощен. Независимо от того, означает ли это делегирование всех управленческих задач одному человеку или изменение того, как вы просматриваете бюджеты заказов, вы не ограничиваете процесс, слегка изменяя процесс — на самом деле вы фактически улучшаете и оптимизируете процесс, тем самым адаптируя его. под нужды вашего бизнеса.

Преимущества использования программного обеспечения для управления запасами

Тут нет двух вариантов: Управление запасами — это процесс, для которого требуется программное обеспечение.А использование программного обеспечения для управления дает ряд преимуществ, которыми можете воспользоваться вы, ваша команда и ваш бизнес в целом.

Например, программное обеспечение для управления:

• Устраняет устаревшие методы отслеживания (и особенно те старые таблицы Excel, которые вы используете). В наши дни нет оправдания тому, что вы управляете своим инвентарем ни с помощью ручки и бумажных документов, ни с помощью старых, устаревших электронных таблиц Excel. Тем более, что есть множество фантастических программ, которые можно использовать.Откажитесь от неэффективных методов прошлого и используйте современное элегантное программное обеспечение, чтобы делать больше.
• Содержит все необходимое в одном месте. Перейдя на программное обеспечение для управления, вы получите всю необходимую информацию в одном месте. У вас будет установленная стандартизованная процедура (которую всегда можно отредактировать при необходимости), которой вы или другие сотрудники сможете следовать. Затем, после выполнения процедуры, изложенной в программном обеспечении, информация и данные будут храниться в одном месте, а не разбросаны по документам, бумажным листам или файлам Excel.
• Значительно увеличивает производительность. Сказать, что вы и ваш бизнес повысите продуктивность, не будет преувеличением. Благодаря тому, что все находится в одном центральном месте, задачи выполняются быстрее, процесс управления завершается быстрее, и сотрудники могут использовать время, которое они вернули, чтобы сосредоточиться на других важных задачах.
• Делает клиентов счастливыми! В конце концов, причина, по которой вы тратите время на управление запасами, заключается в том, чтобы ваши клиенты могли получить свои товары, они заплатили за них и с нетерпением ждут их.С помощью программного обеспечения для управления вы можете гарантировать, что ваши клиенты всегда получат свои продукты вовремя.

Если вы ищете программное обеспечение для управления процессами и рабочими процессами, которое принесет вам все, откровенно говоря, довольно замечательные преимущества, описанные выше, не ищите ничего, кроме Process Street.

Как Process Street может помочь вам в управлении запасами

Если вы раньше не использовали Process Street, Process Street — это современное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое поможет вам и вашей команде максимально эффективно выполнять свою работу с помощью шаблонов и контрольных списков.

С помощью шаблонов Process Street вы можете задокументировать все бизнес-процессы, процедуры и рабочие процессы, а затем попросить ваших сотрудников запустить контрольные списки, чтобы они следовали процессам в соответствии с T.

Чтобы узнать больше о том, что делает Process Street невероятно полезным инструментом, особенно для управления логистикой, посмотрите короткое видео ниже.

Чтобы помочь вам в управлении запасами и логистике, есть эти бесплатные шаблоны, к которым вы можете сразу перейти.Все, что вам нужно сделать, это создать бесплатную учетную запись, добавить шаблоны, а затем отредактировать их в соответствии со своими потребностями.

Прежде всего, это процесс управления запасами. Используйте и запускайте этот контрольный список каждый раз, когда вам нужно заказать новые товары и обновить маршрут.

Следующий контрольный список — контрольный список выполнения заказа. Это контрольный список, который вам нужен для успешной подготовки и доставки заказанных товаров вашим клиентам.

И последнее, но не менее важное — это контрольный список для проверки объекта.Следуйте этому руководству, чтобы поддерживать качественный и функционирующий склад.

Вот и все.

Помимо 13 действенных процедур управления запасами, которые помогут вам улучшить управление запасами и логистикой, вам также предоставили 3 бесспорно полезных шаблона для немедленного использования!

Вот как правильно управлять запасами.

Вы отвечаете за процесс управления поставщиками своего бизнеса? Если да, то есть ли какие-нибудь дополнительные советы или уловки, которые вы хотели бы предложить сообществу Process Street? Запишите их в поле для комментариев ниже! 💡

Что такое управление запасами? | 10 руководств по освоению коммерции

Розничная торговля — это самый широкий всеобъемлющий термин для описания продаж «бизнес-потребитель» (B2C).По сути, существует два типа розничной торговли, разделенных по тому, как и где происходит продажа.

• Во-первых, онлайн, розничная торговля (электронная коммерция), где покупки совершаются в цифровом виде.
• Во-вторых, офлайн розничная, когда покупка осуществляется физически через обычный магазин или у продавца.

Оптовая торговля , с другой стороны, относится к продажам между предприятиями (B2B). Знание различий и лучших практик розничной и оптовой торговли имеет решающее значение для успеха.

Большинство предприятий поддерживают складские запасы по нескольким каналам, а также в разных местах. Разнообразие управления запасами в розничной торговле усложняет его и подчеркивает его важность для вашего бренда.

Для любого бизнеса, основанного на товарах, стоимость запасов невозможно переоценить, поэтому управление запасами способствует повышению операционной эффективности и долговечности.

От малого и среднего бизнеса до компаний, уже использующих планирование ресурсов предприятия (ERP), без разумного подхода вы столкнетесь с целой армией проблем, включая чрезмерные расходы, потерю прибыли, плохое обслуживание клиентов и даже полный отказ.

С точки зрения продукта, важность управления запасами заключается в понимании того, какие запасы у вас есть под рукой, где они находятся на вашем складе (ах) и как они поступают и уходят.

Четкая видимость поможет вам:

• Снижение затрат
• Оптимизировать выполнение
• Повышение качества обслуживания клиентов
• Предотвратить потерю в результате кражи, порчи и возврата

В более широком контексте управление запасами также дает представление о вашем финансовом положении, поведении и предпочтениях клиентов, продуктах и ​​бизнес-возможностях, будущих тенденциях и многом другом.

Прежде чем углубляться в стратегии, методы и процессы, давайте взглянем на некоторые основы управления запасами для начинающих, а именно на терминологию и формулы, которые вам понадобятся.

Сканер штрих-кода

Физические устройства, используемые для регистрации и выдачи товаров на складе в собственных центрах выполнения заказов и на сторонних складах.

Связки

Группы товаров, которые продаются как один товар: камера, объектив и сумка продаются как один артикул.

Себестоимость реализованной продукции (COGS)

Прямые затраты, связанные с производством, вместе с затратами на хранение этих товаров.

Дедсток

Предметы, которые никогда не продавались или не использовались покупателем (обычно из-за того, что они каким-то образом устарели).

Разделительный инвентарь

Также известен как страховочный или разъединяющий запас; относится к запасам, которые зарезервированы в качестве подстраховки для снижения риска полной остановки производства, если один или несколько компонентов недоступны.

Объем заказа для эконом-класса (EOQ)

EOQ относится к тому, сколько вы должны повторно заказать с учетом спроса и ваших затрат на хранение запасов.

Расходы на содержание

Также известен как расходы на содержание; затраты, которые несет ваш бизнес по хранению и хранению запасов на складе до тех пор, пока они не будут проданы покупателю.

Земляные расходы

Это расходы на доставку, хранение, импортные сборы, пошлины, налоги и другие расходы, связанные с транспортировкой и покупкой инвентаря.

Время выполнения

Время, необходимое поставщику для доставки товаров после размещения заказа, а также сроки, необходимые для повторного заказа.

Выполнение заказа

Полный жизненный цикл заказа от точки продажи до комплектации и доставки до доставки покупателю.

Управление заказами

Backend или механизмы «бэк-офиса», которые управляют получением заказов, обработкой платежей, а также выполнением, отслеживанием и взаимодействием с клиентами.

Заказ на поставку

Коммерческий документ (B2B) между поставщиком и покупателем, в котором указаны типы, количество и согласованные цены на продукты или услуги.

Трубопроводный инвентарь

Любые запасы, которые находятся в «конвейере» цепочки поставок компании — например, в производстве или отгрузке — но еще не достигли конечного пункта назначения.

Пункт заказа

Установите квоты инвентаризации, которые определяют, когда должен произойти повторный заказ, с учетом текущего и будущего спроса, а также времени (ов).

Страховой запас

Также известен как буферный запас; инвентарь, хранящийся в резерве на случай нехватки.

Заказ на продажу

Операционный документ, отправляемый покупателям после совершения покупки, но до выполнения заказа.

Единица складского учета (SKU)

Уникальный код отслеживания (буквенно-цифровой), назначаемый каждому из ваших продуктов, с указанием стиля, размера, цвета и других атрибутов.

Сторонняя логистика (3PL)

Сторонняя логистика — это использование внешнего поставщика для обработки части или всех ваших складских операций, выполнения, доставки или любых других операций, связанных с запасами.Четвертая логистика (4PL) делает еще один шаг вперед, управляя ресурсами, технологиями, инфраструктурой и полномасштабными решениями цепочки поставок для предприятий.

Вариант

Уникальная версия товара, например определенного цвета или размера.

Если вы новичок в инвентаризации, вы, вероятно, встретите множество формул, которые поначалу могут показаться запутанными. Однако после небольшой домашней работы эти формулы могут быть очень полезны для поддержания оптимального уровня запасов.

Вот обзор некоторых из наиболее распространенных формул инвентаризации…

1. Формула экономичного количества заказа (EOQ)
2. дней, неоплаченных запасов (DIO) формула
3. Формула точки заказа
4. Формула страхового запаса

Ваш EOQ — это оптимальное количество продуктов, которое вы должны приобрести, чтобы минимизировать общие затраты на заказ или хранение на складе. Определение вашего EOQ потенциально может сэкономить вам значительную сумму денег.

EOQ = √ (2DK / H), или квадратный корень из (2 x D x K / H)

Где:

D = Затраты на установку или заказ (на заказ, как правило, включают отгрузку и транспортировку)
K = Норма спроса (количество, проданное в год)
H = Затраты на содержание или хранение (в год, на единицу)

Вычислите экономичный объем заказа для продукта с помощью калькулятора ниже:

Что такое управление запасами? | Процесс управления запасами — Zoho

Управление запасами — это метод контроля, хранения и отслеживания ваших предметов инвентаря.Управление запасами является важным компонентом управления цепочкой поставок, поскольку оно регулирует все операции, которые выполняются с момента поступления товара в ваш магазин до момента его отправки.

Проще говоря, управление запасами помогает оптимизировать операции, организовать ресурсы, и максимизировать вашу прибыль. Читайте дальше, когда мы углубимся в управление запасами, чтобы узнать как это влияет на вашу организацию.

Как управление запасами влияет на вашу организацию?

Прежде чем мы поймем, как именно управление запасами влияет на ваш бизнес, важно что мы проходим уровни, составляющие организацию. Организация состоит из трех уровней — структура, процесс и система. Каждый из этих уровней необходим для общего функционирования организация. Структура определяет ключевые элементы бизнеса, процесс устанавливает последовательность шагов, которые необходимо предпринять для достижения целей организации, и система согласовывает элементы с процессом и решает организационные проблемы.

Управление запасами работает на всех этих уровнях. Чтобы понять роль управления запасами в Каждый уровень давайте сравним с внутренним функционированием автомобиля.

Управление запасами формирует структуру организации, как рама шасси автомобиля. Рама шасси — это основа автомобиля. Он действует как платформа, которая соединяет различные компоненты. как коробка передач, двигатель, колеса и оси.Все эти компоненты прикручены к этой раме, чтобы удерживать машина вместе. Рама шасси обеспечивает надежную фиксацию двигателя и выравнивание колес. В отсутствие рама шасси, ни двигатель, ни колеса не могут выполнить свою задачу.

Точно так же управление запасами обеспечивает безопасность основных компонентов вашей организации, таких как маркетинг и финансы. Каждый из этих компонентов имеет разные конкретные цели.Управление запасами обеспечивает достижение маркетинговых целей за счет обеспечение того, чтобы нужные предметы были доступны в нужное время, и это поддерживает ваши финансы, контролируя сток на складе.

Транспортное средство приводится в движение, когда определенные процессы запускаются успешно. Когда вы поворачиваете ключ во включенный режим, свечи зажигания соединяются с аккумулятором и катушка зажигания, электродвигатель запускает двигатель, мощность подается на колеса, и тогда вы поедете.Весь этот процесс представляет собой серию действий, выполняемых отдельные единицы. Когда одно действие выполнено, следующий юнит переходит к следующему шагу. и так далее. И все это происходит вне поля зрения — вы не видите внутренней работы, но вы видите результаты.

Для организации управление запасами устанавливает процессы, которые приводят к закрытию сделка или продажа. Как и в движке, процесс в организации в основном работает за кадром.Обычно это включает в себя такие задачи, как управление заказами, складирование, упаковка и отгрузка. Когда вы получаете заказ от своего клиента, закажите руководство позаботится о подготовке заказа на продажу и счета-фактуры. После заказа подтверждение, процесс управления складом определит местонахождение на складе и отправьте в ваш магазин. Затем, как и колеса, упаковка и процесс отгрузки приводит товар в движение. Это гарантирует, что товар будет упакован, отправлены и доставлены заказчику вовремя и безопасно.Управление запасами позволяет каждому компоненту в этом процессе выполнять свой этап и способствовать достижению желаемого результата.

Представьте, что вы едете по шоссе и хотите увеличить обороты двигателя. Когда вы нажимаете на газ, двигатель автоматически реагирует, и компоненты автоматически подбираются для выполнения операции. Шестерни, двигатель и колеса — все включаются, чтобы внести изменения без вашего вмешательства.Сами компоненты создают систему, которая представляет собой набор правил управления колебаниями. или изменения. В системе части могут работать как единое целое, чтобы реагировать на новые условия.

Управление запасами действует как система для вашей организации. Если ваша организация растет или меняется, ваша структура и процесс работают вместе, чтобы масштабироваться и адаптироваться. Предположим, вы открыли магазин в новое место для расширения ваших продаж.Управление запасами действует как система, направляющая вашу организацию через реагирование на изменение условий. Ваши отделы маркетинга, склада и продаж могут чтобы скорректировать свои цели и ориентиры, синхронизируя их усилия с помощью вашей стратегии управления запасами. Необязательно начинать с нуля. Система показывает, какие изменения в текущих настройках и планы необходимы для достижения вашей цели.