Коммерческое письмо образец: образцы и примеры для правильного составления

Как составить коммерческое предложение Образец

Как уже говорилось в предыдущей статье: «Продающее коммерческое предложение», мы должны определиться с целевой аудиторией, типом предложения, и конечно же содержанием, дизайном и структурой. Как составить коммерческое предложение (КП), чтобы оно было эффективным? В этом нам поможет образец, но для начала необходимо четко определить цели продающего письма: информировать или продавать?

С чего начать составление коммерческого предложения?

Чтобы правильно обозначить цель вашего будущего КП, необходимо задать себе вопрос: «Прочитав мое предложение, клиент должен ….?», чего вы конкретно ждете от потенциального клиента? Он должен позвонить или приехать к вам или зарегистрироваться или если КП в электронном виде, нажать «узнать подробнее», обязательно должна быть конкретная цель.

Например: цель дать о себе знать определенному сегменту людей? Отлично, задаете себе вопрос: «Какое мнение я хочу сложить у потенциального покупателя о своей компании или продукте или мероприятии?»

Например: «Я хочу чтобы все узнали, что в нашем магазине самый большой выбор запчастей на японские авто, или я хочу рассказать всем, что в нашем кафе работают лучшие детские аниматоры».

Если вы делаете рассылку людям, занимающим высокопоставленные должности, вам необходимо думать как директор предприятия, который читает ваше письмо. Текст письма должен заинтересовывать и побуждать узнать о вас больше.

Сразу звонков не ждите, однако если ваше предложение решает нависшую проблему то с вами непременно свяжутся. Узнав проблемы предприятия можно без проблем составить эффективное КП. Подумайте над тем, кому попадет на глаза ваше предложение, это поможет вам адаптировать его.

Структура коммерческого предложения

Рассмотрим образец коммерческого предложения на котором хорошо видна его структура. Красным сектором обозначены самые важные участки именно над ними надо хорошенько поработать, а зеленым менее важные:

1. Шапка. Для горячих предложений, которые составляются после встречи с лицом принимающим решение, указание реквизитов желательно. Логотип и том, что к делам вы относитесь серьезно и предусмотрительно. Для
   «холодных» писем, шапка вовсе необязательна. Лучше указать контакты внизу предложения, а место использовать под графические элементы или описание продукта;
2. Заголовок коммерческого предложения — это отдельная важная тема, тема, но мы коротко остановимся на ней. Вам неоднократно встречались заголовки типа: «Коммерческое предложение», и такие заголовки имеют место быть. Официальные коммерческие предложения в больших организациях имеют специфические требования и стандарты в оформлении документов, поэтому необходимо понимать, кому адресовано КП.
   В остальных случаях, заголовок должен отражать проблему и ее решение, потребность, провоцировать, раскрывать выгоду, будоражить в общем быть эффектным, например: «Тренинг который повышает эффективность вашей работы на 200%. Оплата только за результат!» или «Только 3 месяца! Немецкие окна по цене отечественных!» или «Мы сделали качественный ремонт уже в 1000 квартирах. Нас рекомендуют!» или «Вы знаете на что тратят ваши сотрудники 20% рабочего времени? Бьют баклуши! Вы готовы за это платить? Новая система учета рабочего времени поможет. Первый месяц бесплатно!».
3. Описание продукта должно быть кратким, но смысловым. Опишите свой продукт, его уникальные свойства, сильные стороны, как изготовляется, где изготовляется, как себя зарекомендовал и другие факты о вашем продукте. Какую проблему решает или помогает решить, каковы гарантии, в чем выгоды, отзывы;
4. Графический блок может содержать фотографии вашего продукта, графики продаж или других показателей, диаграммы, чертежи, схемы одним словом все то, что способно остановить взгляд потенциального покупателя на вашем продукте. Пусть это даже самая нелепая картинка, но если она нужна, пусть она присутствует. Изображение должно усиливать эффект от прочитанного описания, но и само должно обо всем говорить, так как человек устроен так, что он сначала обращает внимание на картинки, яркие шрифты, а уж потом на текст. Поэтому графические объекты должны быть смысловыми и само достаточными, например:

5. Расскажите о вашей компании или о себе. Ваши ценности, сколько у вас клиентов, с кем сотрудничаете, ваши достижения;
6. Специальное предложение для клиента должно заставлять задуматься, например: «При заказе от 10 единиц, 5 в подарок!» или «Специальное предложение действует до 31.07» или «При покупке абонемента на 6 месяцев, скидка 50% на последующие 6 месяцев!». Думаю смысл вы уловили;
7. Призыв к действию: «Позвони сейчас!» или «Хотите узнать подробности, звоните!» или «Регистрируйся на фестиваль сейчас!» или «Купить со скидкой!» или Предложение ограничено. Звоните и заказывайте!». До последнего блока доходят не многие, а вот кому было действительно интересно ваше предложение, те обязательно подчиняться призыву к действию;
8. В «подвале» можно разместить слоган компании, лозунг, пожелания, шутку и многое другое. Использовать этот блок в своем коммерческом предложении или нет, зависит от дизайна и формата письма.

Вывод

С первого взгляда сделать продающее письмо легко, но когда понимаешь сколько труда нужно приложить чтобы правильно его составить, осознаешь значение и возможности этого мощного маркетингового инструмента. Выше приведенный образец поможет вам составить коммерческое предложение, которое по-настоящему продает.

Формат делового письма с бесплатным шаблоном — Forbes Advisor

Shweta, 

ShwetaContributor

Shweta — автор и внештатный писатель. Она пишет о технологиях и малом бизнесе. Ее статьи также появлялись в NewsWeek и Huffington Post.

Келли Мейн

Келли Мэйн Редактор

Келли — редактор малого и среднего бизнеса, специализирующийся на запуске и маркетинге новых предприятий. Прежде чем присоединиться к команде, она была контент-продюсером в Fit Small Business, где работала редактором и стратегом, занимаясь маркетинговым контентом для малого бизнеса.

Она бывший предприниматель Google Tech и имеет степень магистра международного маркетинга Эдинбургского университета Нейпир. Кроме того, она ведет колонку в журнале Inc.

Автор, редактор

Обновлено: 22 августа 2022 г., 20:26

Примечание редактора. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки в Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Гетти

Содержание

• Когда использовать деловое письмо
• 7 основных элементов для включения в деловое письмо
• Как форматировать деловое письмо
• Скачать бесплатный шаблон делового письма
• Примеры деловых писем
• Написание делового письма по электронной почте
• Часто задаваемые вопросы

Показать больше

Каким бы простым поначалу ни казалось деловое письмо, бывает непросто сесть и написать его в правильном формате. Поскольку деловые письма пишутся организацией или специалистом другой организации или отдельному лицу для профессионального общения, важно использовать установленный формат делового письма, чтобы произвести хорошее первое впечатление.

Продолжайте читать, чтобы узнать основные элементы делового письма, способы его форматирования и советы по написанию эффективных деловых писем. Мы также предоставили бесплатный шаблон, который может упростить составление ваших писем.

Когда использовать деловое письмо

Деловое письмо используется организацией или частным лицом для профессионального общения с другими лицами или компаниями. Примерами деловых писем являются письма с предложением работы, письма о продаже, письма о заинтересованности инвесторов, письма об увольнении, деловые циркуляры, письма акционерам, рекомендательные письма и т. д.

---

7 Основные элементы, которые необходимо включить в деловое письмо

Ваш контактный адрес

Если контактный адрес уже указан в бланке, пропустите его. В противном случае укажите их в своей контактной информации:

• Полное имя
• Должность
• Компания
• Адрес
• Город, штат, почтовый индекс
• Номер телефона
• Адрес электронной почты

Дата

Это дата, когда вы пишете письмо. Если ваша контактная информация указана на бланке, ваше деловое письмо начинается с даты.

Адрес получателя

Адрес должен включать:

• Полное имя
• Должность
• Компания
• Адрес
• Город, штат, почтовый индекс

Приветствие

Приветствие, которое вы используете, зависит от того, насколько вы знакомы с получателем.

Используйте «Кому это может касаться», если вы не уверены, кто получит и прочитает ваше письмо.

Если вы знаете получателя формально, используйте Уважаемый [фамилия].

Если вы знаете получателя неформально, используйте приветствие Уважаемый [имя].

Тело письма

Это суть делового письма. Используйте одинарный межстрочный интервал для удобства чтения. Вы можете использовать дополнительные строки между абзацами, после приветствия и над заключительным приветствием.

Заключительное приветствие или прощание

Опять же, заключительное приветствие зависит от того, насколько формальными или неформальными являются ваши отношения с получателем. Вот некоторые из наиболее часто используемых в бизнесе заключительных приветствий: 9.0003

• С уважением
• Сердечно
• Лучший
• С уважением
• С уважением
• Всего наилучшего

Ваша подпись

Вы всегда должны заканчивать собственноручной подписью, даже если письмо напечатано на компьютере. Рукописные подписи помогают установить контакт с получателем, даже если это ваше первое общение. Всегда пишите свое полное имя и должность под подписью.

Дополнительные принадлежности

Если вы включаете какие-либо дополнительные документы, относящиеся к письму, составьте список этих приложений после вашей подписи и имени. Если вы отправляете рекламное письмо, вы можете рассмотреть возможность включения призыва к действию (CTA) в нижней части письма.

---

Как форматировать деловое письмо

Деловое письмо должно быть отформатировано для ясности и простоты понимания. Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при форматировании письма:

• Блок или отступ. В блочном формате все элементы буквы выравниваются по левому краю. Но если вы хотите использовать формат с отступом, выровняйте по правому краю свой адрес, дату, заключительное приветствие и подпись. Остальные элементы будут выровнены по левому краю.
• Шрифт. Используйте профессиональный шрифт, такой как Arial, Calibri, Times New Roman, Helvetica и т. д. Размер должен быть от 10 до 12.
• Поля. Однодюймовое поле на всех четырех сторонах страницы является стандартом. Вы можете увеличить его до одного с четвертью дюйма, чтобы отличить его от других типов букв.
• Расстояние. Используйте одну строку для тела письма. Используйте дополнительные строки после вашего адреса, даты, адреса получателя и приветствия. Кроме того, оставьте дополнительную строку перед заключительным приветствием.

---

Скачать бесплатный шаблон делового письма

Скопировать шаблон делового письма

---

Примеры делового письма

Деловое письмо является официальным документом, и вы несете ответственность за информацию, которую вы в нем передаете. Таким образом, вы должны быть очень преднамеренными в отношении его содержания и формата. Об этом мы подробно рассказали в статье. Вот несколько примеров для справки.

Пример 1

Вот пример делового письма из Лаборатории онлайн-письма Университета Пердью. В образце также указаны рекомендуемые поля и интервалы для письма.

Пример 2

Это пример маркетингового письма от GCF Global. Обратите внимание, что в качестве CTA автор предоставил несколько способов (контактный номер и идентификатор электронной почты), чтобы связаться с ней. Это облегчает читателю ответ.

---

Написание делового письма по электронной почте

Если вам нужно отправить деловое письмо по электронной почте, вам нужно немного изменить формат. Например, хотя приветствие, текст и подпись останутся прежними, вам нужно будет добавить строку темы, чтобы уведомить получателя о цели вашего электронного письма, и вы можете включить как ссылки, так и вложения.

Вот чем отличается деловое письмо по электронной почте:

• Добавьте строку темы, чтобы включить тему, о которой вы пишете
• Ваш адрес и контактная информация должны быть под вашей подписью
• Возможность добавления ссылок, а также вложений

Bottom Line

Написать эффективное деловое письмо, которое принесет желаемые результаты, не так уж и сложно. Используйте представленный здесь шаблон, чтобы убедиться, что каждый раздел вашего письма соответствует соответствующему стилю и формату.

---

Часто задаваемые вопросы

Из каких семи частей состоит деловое письмо?

Семь частей делового письма: адрес отправителя, дата, адрес получателя, приветствие, текст, заключительное приветствие и подпись. Если у вас есть документы, приложенные к письму, включите список вложений после подписи.

Почему следует использовать формат делового письма?

Использование стандартного формата делового письма свидетельствует о вашей приверженности получателю и создает хорошее первое впечатление.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это официальный документ, используемый компаниями для профессионального общения с другими компаниями, сотрудниками и заинтересованными сторонами.

Какой шрифт лучше всего использовать для делового письма?

При написании стандартного делового письма предпочтительными шрифтами являются Times New Roman или Arial, особенно если вы отправляете письмо в консервативную компанию. Предпочтительный размер шрифта — 12. Для более современной или либеральной компании вы можете быть более изобретательны в выборе шрифта, но он все равно должен быть разборчивым. Calibri, Verdana, Courier New, Cambria и Verdana также являются возможными вариантами для рассмотрения.

Была ли эта статья полезна?

Оцените эту статью

★ ★ ★ ★ ★

Пожалуйста, оцените статью

Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты

Комментарии

Мы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.

Неверный адрес электронной почты

Спасибо за отзыв!

Что-то пошло не так. Пожалуйста, повторите попытку позже.

Еще от

Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей. Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые консультации, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.

Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.

Светлана — автор и писатель-фрилансер. Она пишет о технологиях и малом бизнесе. Ее статьи также появлялись в NewsWeek и Huffington Post.

Келли — редактор SMB, специализирующийся на запуске и маркетинге новых предприятий. Прежде чем присоединиться к команде, она была контент-продюсером в Fit Small Business, где работала редактором и стратегом, занимаясь маркетинговым контентом для малого бизнеса. Она бывший предприниматель Google Tech и имеет степень магистра международного маркетинга Эдинбургского университета Нейпир. Кроме того, она ведет колонку в журнале Inc.

Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Сначала мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте. Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также включаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторые наши статьи; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакционная команда дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.

Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?

Основное деловое письмо — Purdue OWL®

Медиа-файл: Написание основного делового письма

Этот ресурс дополнен файлом Acrobat PDF. Загрузите бесплатную программу Acrobat Reader

.

Части делового письма

Этот ресурс организован в порядке написания делового письма, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку выше даты. Не пишите имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Укажите только адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Строка даты используется для указания даты написания письма. Однако, если ваше письмо было завершено в течение нескольких дней, используйте дату его завершения в строке даты. При написании писем компаниям в США используйте американский формат даты. (Соглашение о форматировании даты, принятое в США, ставит месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год в двух дюймах от верхней части страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, либо выровняйте дату по левому краю, либо вставьте табуляцию в центральную точку и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени человека, проведите исследование, позвонив в компанию или поговорив с ее сотрудниками. Включите личный титул, такой как «мисс», «миссис», «мистер» или «доктор». Учитывайте предпочтения женщины в том, как к ней обращаться: «мисс», «миссис» или «мисс». Если вы не уверены в том, предпочитает ли женщина, чтобы к вам обращались, используйте «мисс». Если есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет какой-либо другой титул, используйте этот титул. Обычно люди не возражают против того, чтобы к ним обращались с более высоким титулом, чем они есть на самом деле. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует оставить по ширине, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личное звание. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, допустимо использовать только имя в приветствии (например: Дорогая Люси:). Однако во всех других случаях используйте личное звание и фамилию/фамилию, после которых следует двоеточие. Оставьте одну строку пустой после приветствия.

Если вы не знаете пол читателя, используйте приветствие, не связанное с сексом, например, название его должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в поле Криса.

Корпус

Для блочных и модифицированных блочных форматов одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма. Оставьте пустую строку между каждым абзацем. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце подумайте о дружеском начале, а затем о главном. Следующий абзац должен начинаться с обоснования важности основного момента. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование с помощью справочной информации и вспомогательных деталей. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, запросить какие-либо действия.

Закрытие

Закрытие начинается с той же точки по вертикали, что и ваша дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: Спасибо) и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если двоеточие следует за приветствием, запятая должна следовать за закрытием; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Корпуса ниже закрытия. Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы включаете в конверт. Например, если вы включили много документов и должны убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения лица, напечатавшего письмо. Если вы печатали письмо самостоятельно, не вводите инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо уделять особое внимание формату и используемому шрифту. Наиболее распространенный макет делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю с одинарным интервалом, за исключением двойного интервала между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и через один интервал. Однако для даты и закрытия переместитесь в центральную точку и начните печатать.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублок. Он очень похож на модифицированный блочный стиль, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату своего профессионального общения. В то время как примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как фирменные бланки и шаблоны. Наши примеры являются лишь ориентирами.

Если на вашем компьютере установлен пакет Microsoft Office 2000, можно использовать мастер писем, чтобы упростить форматирование деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранном формате. Мастер письма следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые знания о том, как написать деловое письмо.