Как сделать запрос на коммерческое предложение?
05.07.2018#44фз#НМЦК
Ранее мы рассказали, как проходит такой вид закупки, как запрос предложений. Несмотря на сходство названий, запрос на коммерческие предложения служит другой цели – а именно, это один из возможных источников данных для формирования цены на товар, работу или услугу. Как же составляется запрос на предложения?
В соответствии с 44-ФЗ, есть несколько способов определить НМЦК: из всех методов (нормативного, проектно-сметного и.т.д.) приоритетным в закупках считается метод сопоставимых рыночных цен. Применяя при определении НМЦК этот метод, заказчик сможет принять в расчет реалистичный диапазон цен на рынке. Для того, чтобы рассчитать НМЦК для закупки, заказчик должен изучить актуальные на текущий момент цены на товары, которые идентичны предмету закупки. На основании этой информации и выводится НМЦК.
44-ФЗ предусматривает несколько вариантов получения информации о рыночных ценах:
— можно найти информацию в открытом доступе в интернете, в том числе используя данные Росстата и информацию из реестра выполненных контрактов в ЕИС4
— заказчик может разместить в ЕИС запрос на цены таких товаров, чтобы не искать их самому;
— заказчик
может направить запросы коммерческих предложений поставщикам, работающим с
такими товарами (см.
статью 22 Закона №44-ФЗ, ч. 5).
Законодательство не предусматривает официального образца для такого запроса. Главное здесь — сформулировать его наиболее полно. При составлении запроса на коммерческие предложения заказчику нужно указать количество требующегося товара, сроки поставки, место выполнения работ, и т.д. Количество запросов предложений, на основании которых заказчик формирует ценовую картину и составляет НМЦК, неограничено. Минэкономразвития в приказе № 567 от 2 октября 2013 года сообщает о том, что их число желательно, должно быть не меньше пяти. Цена определяется на основании хотя бы трех полученных ответов.
К поставщикам, которым заказчик рассылает запросы на КП, законодательство предъявляет следующее общее требование: каждый из участников опроса должен обладать опытом поставки идентичных товаров за последние три года.
Запросы
можно рассылать напрямую, либо опубликовать в ЕИС или в тематических печатных
изданиях.
Помимо основных пунктов, которые необходимо внести в форму запроса на КП (описание объекта закупки, условия контракта и сроки) заказчику нужно указать — “подготовка информации не связывает поставщика какими-либо обязательствами перед заказчиком”. Не будет лишним также отдельно прописать срок действия предлагаемых цен, чтобы избежать их изменения в процессе. По умолчанию, если не указано иного, цены действуют в течение полугода.
Подписывайтесь на наш
Telegram-канал
, чтобы быть в курсе самых важных событий.
Утверждены особенности определения цены строительных контрактов на территориях новых субъектов Российской Федерации
29.
05.2023
19.04.2023 на Официальном интернет-портале правовой информации размещено постановление Правительства Российской Федерации от 19.04.2023 № 620 (далее – постановление), которое утверждает следующие особенности определения начальной (максимальной) цены контракта, предметом которого является выполнение работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объектов капитального строительства, расположенных на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области…
Как изменить контракт на поставку лекарств и медизделий
23.03.2023
Минфин разъяснил порядок, в котором заказчики вправе менять существенные условия контрактов на поставку лекарств, медизделий и расходных материалов.Ведомство уточнило, изменить количество лекарств, медизделий и расходных материалов допустимо по следующим основаниям.
Как настроить рабочее место пользователя для входа в личный кабинет ГИС ЕИС?
21.
03.2023
Для начала работы в личном кабинете участника закупок ГИС ЕИС необходимо осуществить настройку рабочего места, которая производится пользователем со стационарного компьютера или ноутбука.Пользователь может воспользоваться Автоматизированным настройщиком рабочего места или осуществить настройку вручную.
Ваше имя E-Mail Контактный телефон СообщениеМы свяжемся с Вами в ближайшее время.
Процедура запроса на коммерческое предложение
Вы можете воспользоваться процедурой запроса на коммерческое предложение (ЗКП) для запроса товаров и услуг у поставщиков. Вы можете сравнить полученные предложения с целью выбора наиболее подходящего. Доступны следующие процедуры ЗКП:
Воспользуйтесь ручной процедурой создания ЗКП, если хотите создать их для одного изделия. Если вы хотите создать ЗКП для нескольких изделий или групп изделий, процедура генерации ЗКП является более удобной. Процедура запроса на коммерческое предложение включает следующие фазы:
Примечание В строке запроса на коммерческое предложение, код изделия может быть не заполнен. Следовательно, запрашивающая сторона может запросить предложение для нового изделия. Когда статус строки ответа, связанной со строкой ЗКП, — Акцептован, то код изделия становится обязательным. Создание и отправка ЗКП Шаг 1. Запрос на КП (tdpur1600m000)Воспользуйтесь сеансом Запрос на КП (tdpur1600m000) для:
Этот шаг применим только в ручной процедуре ЗКП. В процедуре генерирования ЗКП сгенерированные ЗКП сразу связываются с выбранными поставщиками. В ручной процедуре ЗКП, вы можете привязать поставщиков к ЗКП следующим образом:
На вкладке Претенденты в сеансе Запрос на КП (tdpur1600m000), Вы можете посмотреть, какие контрагенты связаны с ЗКП. Шаг 3. Печать запросов на коммерческое предложение (tdpur1401m000)После того, как ЗКП создан, а поставщики привязаны, вам нужно напечатать ЗКП в сеансе Печать запросов на коммерческое предложение (tdpur1401m000), чтобы отправить его поставщикам. Получение, обсуждение, сравнение, и выбор предложения от поставщиков Шаг 1. Ответы по ЗКП (tdpur1506m000)Ответы по ЗКП, полученные от поставщика, могут быть указаны в сеансе Ответы по ЗКП (tdpur1506m000). Ответ по ЗКП включает одну или несколько строк ответа. Шаг 2. Переговоры по ЗКП (tdpur1606m000)При желании вы можете обсудить условия ответов поставщиков и определить встречные предложения в сеансе Переговоры по ЗКП (tdpur1606m000). Последняя информация о переговорах, которая включает цены, скидки и даты, синхронизируется в сеансе Ответы по ЗКП (tdpur1506m000). Информация о встречном предложении не синхронизируется. Шаг 3. Сравнение ответов по ЗКП (tdpur1600m100)Вы можете сравнить и проранжировать ответы по ЗКП с помощью сеансов строк ЗКП, претендентов по ЗКП и ответа по ЗКП. В сеансе Сравнение ответов по ЗКП (tdpur1600m100), строки ответа со статусом Получен ответ, Ведутся переговоры, или Акцептован можно сравнить и проранжировать. Этот сеанс помогает вам выбрать лучшие ответы для преобразования. Строки ответа сравниваются и ранжируются на основе:
Примечание: Несмотря на то, что для сравнения на основе цен и сумм набор критериев не требуется, Вы также можете задавать цены в виде критериев в наборе критериев. Можно использовать следующие сеансы для показа проранжированных строк ответа, которые отображаются в виде вкладок в сеансе: Сравнение ответов по ЗКП (tdpur1600m100):
За дополнительной информацией обратитесь к:
После принятия строки ответа, для которой вы установили статус Акцептован, Вы можете использовать сеанс Преобразовать ЗКП (tdpur1202m000) для преобразования строки ответа в заказ на закупку, контракт на закупку или книгу цен. Для выбранной строки ответа Вы можете запустить этот сеанс следующим образом:
Используйте сеанс Удалить запросы на КП (tdpur1205m000) для удаления ЗКП, срок которых истек, по которым не пришли ответы, или к которым никогда не были привязаны поставщики. Воспользуйтесь сеансом Обработка непреобразованных ответов ЗКП (tdpur1223m000) для обработки строк ответа, у которых поле Действие преобразования равно Игнорировать, или для удаления строк ответа, у которых Действие преобразования равно Удалить.
| |||
Вы можете вручную выбрать поставщиков, которым хотите отправить ЗКП, или определить их на основе утвержденного перечня источников.
Вы можете выполнить анализ как одной строки ЗКП, так и всех строк.
по Прет. (tdpur1511m200), или Сравнение ответов по ЗКП на основе Сумм, сгрупп. по Претенденту (tdpur1511m300).RFQ Объяснение: как написать запрос предложения
Каждая компания сканирует рынок в поисках лучшего поставщика, чтобы сделать осознанную покупку.
Независимо от того, ищете ли вы надежного поставщика продукции или поставщика услуг, знание того, как написать эффективный запрос на расценки, имеет решающее значение.
Хорошо составленный и исчерпывающий запрос предложения (или RFQ) может помочь компаниям получить конкурентоспособные предложения, которые помогут удовлетворить их потребности в бизнесе и проекте.
В этом блоге мы объясним, что такое запрос предложений, с примерами шаблонов, которые помогут вам достичь ваших целей в области закупок.
Что такое запрос предложений?
В процессе закупок компании оценивают предложения поставщиков и выбирают поставщика, который лучше всего подходит для проекта. RFQ — это ключевой документ, используемый для приглашения и проверки поставщиков.
Запрос коммерческого предложения — это формальный процесс, который используют компании, когда хотят заказать товары или услуги для своих проектов. Это деловой документ, который предлагает поставщикам предоставлять свои лучшие цены и условия оплаты.
Типовой запрос предложений содержит:
- Общие и технические характеристики продукта или услуги
- Последняя дата приема ответов на запросы предложений
- Предполагаемые даты предоставления конечного продукта или услуги
- Предлагаемая продолжительность контракта с поставщиком
- Прочие положения и условия, которые должен принять поставщик
Важно отметить, что запрос котировок не является твердым предложением о покупке.
Следовательно, это не считается формальным договором или соглашением. Окончательный контракт создается после того, как покупатель отправляет предложение, а продавец или поставщик принимает его.
Что такое запрос предложений в управлении проектами?
Для завершения проекта команды работают с внешними организациями для получения сырья, дополнительных продуктов, запасных частей или необходимых услуг. Они ведут переговоры с внешними организациями и оформляют необходимую документацию.
Запрос цен не используется исключительно в области управления проектами. Многие частные и государственные организации используют его как часть процесса закупок.
Запрос предложений в управлении проектами — это письменный документ, в котором потенциальным поставщикам предлагается предоставить основные продукты или услуги для завершения проекта.
Некоторые компании также рассматривают RFQ как запрос на квалификацию:
- Список поставщиков на основе их способности соответствовать внутренним стандартам компании
- Оцените поставщиков и выясните, могут ли они поставлять желаемые продукты и услуги
Многие предприятия также используют термин RFP — запрос предложений.
Чем RFQ отличается от RFP и RFI?
Организации в сфере B2B обычно используют запрос информации (RFI), запрос котировок (RFQ) и запрос предложений (RFP).
Все эти документы помогают покупателям получить больше информации от потенциальных поставщиков. Каждый из них помогает вам достичь разных целей.
- Запрос информации (RFI): Запрос информации — это официальный документ, который компании используют для изучения доступных вариантов на рынке. Они используют открытые вопросы, чтобы узнать, как потенциальные поставщики могут помочь им в решении их бизнес-задач.
- Запрос предложений (ЗП): Запрос предложений — это официальный процесс, в котором излагается проект продуктов или услуг. Покупатели используют RFP для сбора информации о различных поставщиках и о том, как они будут работать, если их выберут. Компании используют RFP, когда у них есть сложный проект с подробными техническими требованиями, который требует значительной настройки продукта.
Запрос предложения используется для получения информации о ценах и платежах за продукты и услуги поставщиков. Он содержит требования компании, основанные на том, какие поставщики присылают свои предложения.
Когда следует использовать запрос предложений?
Запрос предложений не требуется для каждого заказа на поставку. Существуют определенные ситуации, в которых используется запрос коммерческого предложения:
- Существует предварительно отобранный список поставщиков
- Требуются конкретные продукты или услуги, и нет возможности для инновационных решений
- На постоянной основе требуется массовое количество продукта (например, сырье для изготовления стола)
- Стандартные спецификации продукта без каких-либо доработок (например, запрос цен на винты для стальной альмиры)
- Нет необходимости заключать дополнительный сервис или контракт на техническое обслуживание
Существуют ли различные типы запросов предложений?
Запрос котировок может быть сформулирован по-разному, как показано ниже:
Открытая заявка
Открытая заявка — это формат запроса котировок, в котором покупатель публично открывает заявку во время подачи.
Цены и условия оплаты поставщиков доступны для просмотра всем желающим. Открытые торги поощряют конкурентный процесс, но могут побуждать поставщиков устанавливать более высокие цены.
Запечатанная заявка
В процессе запечатанной заявки все квалифицированные участники торгов отправляют свои заявки. Эти заявки открываются после получения всех ответов.
Закрытые ставки считаются более прозрачным форматом торгов по сравнению с открытыми ставками. Государственные контракты или контракты государственного сектора обычно используют запечатанные заявки в процессе закупок.
Приглашенная заявка
Приглашенная заявка — это запрос котировок, в котором выбранным поставщикам предлагается отправить свои предложения. Приглашенные заявки являются экономически эффективными, поскольку для участия выбираются только надежные или предварительно проверенные поставщики.
Однако, несмотря на то, что процесс выбора поставщика кажется более простым, покупатели могут упустить возможность сэкономить средства из-за ограниченной конкуренции.
Обратный аукцион
Обратный аукцион — это метод запроса котировок, при котором поставщики предлагают свои лучшие (самые низкие) предложения на рассмотрение покупателя.
Многие компании проводят обратные аукционы, когда им не удается найти поставщиков. Обратные аукционы могут быть хорошим вариантом, если стоимость является основным критерием для присуждения контракта. Проведение обратных аукционов в Интернете может дать быстрые результаты, помимо конкуренции для компаний.
Что такое процесс запроса предложений?
Составление точных требований к проекту имеет решающее значение для создания успешного запроса предложений. Чем яснее будут потребности бизнеса, тем проще будет выбрать идеального поставщика для проекта. Давайте узнаем больше о том, как работает процесс запроса цен:
Подготовка
Соберите всю информацию, прежде чем начать писать запрос на коммерческое предложение.
Хотя этот шаг кажется трудоемким, он также является наиболее важным, поэтому не торопитесь.
- Запишите потребности бизнеса: Определите конкретные требования бизнеса и проекта. Поговорите с руководителями проектов, внутренними командами и соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы определить, что им нужно для выполнения проекта. Чем точнее требования, тем легче будет сравнить ответы поставщиков, чтобы найти лучший.
- Определите поставщиков: Решите, хотите ли вы, чтобы более крупный пул поставщиков участвовал в торгах по проекту, или меньшая, предварительно проверенная группа. Иногда компании предпочитают работать с поставщиками, с которыми у них уже сложились хорошие отношения.
- Создайте RFQ: Создайте документ запроса коммерческого предложения с нуля или сэкономьте время, используя простой в использовании шаблон, представленный в этой статье. Шаблон запроса предложений является хорошим вариантом, если ваша компания часто рассылает запросы предложений. Команды могут настраивать запрос расценок в зависимости от потребностей проекта. Рассмотрение предложений и заключение контрактов будет проще, если все поставщики будут предоставлять информацию о предложениях в одном и том же формате. Не забудьте включить такие детали, как:
- Введение в компанию и проект, для которого запрашиваются продукты и услуги
- Полный список спецификаций продуктов или услуг
- Точные характеристики продукта, включая рекомендации по качеству и требуемое количество
- Любые основные квалификационные критерии поставщиков, которым поставщики должны соответствовать, чтобы участвовать в торгах по проекту
- Подробная информация о процессе оценки заявки, включая критерии отбора
- Как подать заявку и крайний срок подачи заявки
Команды могут настраивать запрос расценок в зависимости от потребностей проекта. Рассмотрение предложений и заключение контрактов будет проще, если все поставщики будут предоставлять информацию о предложениях в одном и том же формате. Не забудьте включить такие детали, как: Менеджмент
На этом этапе поставщикам отправляется запрос предложения. Компании устанавливают крайний срок для получения всех предложений.
Заявки от трех до восьми поставщиков считаются рентабельным и конкурентным процессом торгов.
Наличие менее трех участников торгов означает, что процесс неконкурентный, и покупатель может получить более выгодную цену. Получение более десяти предложений может сделать процесс трудоемким и сложным.
- Выдать документ: Дайте вашим поставщикам достаточно времени для работы над ответом на запрос предложения. Если вы предоставили адекватную информацию о бизнесе, потребностях проекта и спецификациях продукта, ожидайте очень мало дополнительных вопросов. Если вы получаете запросы от поставщиков, обязательно отвечайте на них быстро.
- Просмотр предложений: На этом этапе все предложения открываются и оцениваются на основе таких критериев выбора, как цена, сроки поставки и качество продукции. Это также гарантирует, что процесс отбора предложений будет объективным, беспристрастным и справедливым. Любое решение принимается исключительно на основании документа с ответами на заявки.
- Связь: Держите участников торгов в курсе всех шагов в процессе RFQ. Отправьте подтверждение каждому поставщику, как только вы получите их предложения. Держите их в курсе о дате открытия торгов и ожидаемых результатах торгов. Хорошей практикой является сохранение конфиденциальности предложений поставщиков, если у вас нет открытой заявки.
Закрытие
Проводить торги просто, если процесс запроса предложений комплексный. Долгие часы, потраченные членами отдела закупок на совершенствование документа RFQ, окупаются на этом этапе.
Принятие решений можно упростить, рассылая запросы предложений в шаблонном формате и сравнивая ответы поставщиков.
- Управление заинтересованными сторонами: Создайте одностраничную сводку ответов на заявки с ключевой информацией для заинтересованных сторон проекта или комитета по отбору заявок. Перечислите количество полученных предложений, квалифицированных участников торгов и сведения о ценах для каждого предложения. Участники торгов могут быть дисквалифицированы, если они не соответствуют критериям выбора поставщика. В этом случае сообщите им причину дисквалификации.
- Выбор: Выберите поставщика, который соответствует целевым ценам и условиям проекта. Составьте служебную записку с изложением причин выбора конечного поставщика. Подробная информация о процессе RFQ полезна для управления предстоящими ставками или обучения новых членов команды.
- Награда: Итак, вы наконец нашли надежного поставщика для своего запроса предложений! Используйте это время, чтобы сообщить им об их выигрышной ставке и получить их письменное согласие. Если вы вступаете в переговоры о цене с победившим поставщиком, подпишите с ним обязывающий договор до объявления победителя тендера. Публично проинформируйте всех участников торгов об окончательном решении и поблагодарите их за их заявки. Поддерживайте теплые отношения с поставщиками, которые не прошли квалификацию, поскольку вам могут понадобиться их услуги в будущем.
Участники торгов могут быть дисквалифицированы, если они не соответствуют критериям выбора поставщика. В этом случае сообщите им причину дисквалификации.
Что включать в запрос цен
Хотя запросы предложений различаются для разных отраслей и потребностей бизнеса, есть определенные элементы, которые всегда должны быть включены в запрос котировок.
Приглашение к участию в торгах и подведение итогов
Напишите краткий план, обобщающий все ключевые элементы, присутствующие в запросе котировок, например:
- Количество продуктов, характеристики и спецификации
- Результаты проекта и являются ли они одноразовыми или требуются через определенные промежутки времени
- Важные даты, такие как даты подачи заявок и последняя дата приема заявок
Завершите сводку, направив поставщикам приглашение отправить свои ответы на предложения.
Обзор бизнеса и проекта
Дайте полный обзор компании и ее проектных требований в документе RFQ. Это дает поставщикам полное представление о потребностях конкретных проектов покупателей, а это означает, что они с большей вероятностью будут размещать ставки.
Например, производитель электроники может разослать запрос цен на микропроцессорные чипы, являющиеся важным компонентом многих электроприборов, таких как микроволновые печи, компьютеры, тостеры, игровые приставки и посудомоечные машины.
В запросе предложений должна быть указана продукция, которую они будут производить.
Требования к поставщикам
Не каждый поставщик может претендовать на участие в тендере. У организаций есть критерии для выбора и проверки потенциальных поставщиков. Попробуйте использовать некоторые из этих вопросов, чтобы получить больше информации о потенциальных поставщиках:
- Можете ли вы дать краткий обзор компании? Как давно он находится в эксплуатации?
- Можете ли вы поделиться списком бизнес-лицензий и сертификатов компании?
- Соблюдаете ли вы отраслевые законы и политики?
- Выполняли ли вы подобные заказы в прошлом?
- Можете ли вы поделиться своими предыдущими отчетами по обеспечению качества?
- Можете ли вы предоставить отзывы и рекомендации прошлых клиентов?
- Есть ли у вас возможность доставить этот заказ вовремя в соответствии с рекомендациями по качеству, упомянутыми в запросе цен?
Спецификации и условия проекта
Используйте этот раздел, чтобы предоставить подробную информацию о проекте и запрошенных продуктах и услугах.
Включите сведения о:
- Характеристики продукта (размер, качество и количество)
- Даты поставки продукта или услуги
- Положения и условия проекта, такие как поощрения за производительность, гарантия или гарантия на продукт, продолжительность контракта и варианты продления, если таковые имеются
- Требования к оборудованию или программному обеспечению для продукта или услуги
Рассмотрите возможность включения соглашения о неразглашении (NDA) для сохранения конфиденциальности ключевой информации о компании и конкретном проекте.
Тендерные сборы или депозиты
В запросах предложений правительства и государственного сектора могут применяться тендерные сборы. Плата за участие в тендере представляет собой денежный депозит, который поставщики платят покупателям, чтобы продемонстрировать свою веру в предложение. Плата за участие в тендере также называется задатком (EMD).
Покупатели удерживают депозиты на условном депонировании во время процесса торгов, и деньги возвращаются поставщикам, которые не были выбраны.
После подписания обязывающего договора с покупателем депозит победителя торгов корректируется в окончательном графике платежей.
Таблица цен или шаблон
Включение таблицы цен или шаблона в запрос предложений может быть полезно для управления ответами на предложения после их поступления. , и другие единицы измерения вводятся. Вот пример содержания шаблона цен:
- Общее количество единиц
- Цена за единицу
- Вес продукта на единицу
- Стоимость доставки за единицу
Таблицы ценообразования собирают, представляют и анализируют сопоставимую информацию от разных поставщиков, упрощая просмотр информации о ценах поставщиков.
Временная шкала
Несмотря на то, что сроки различаются в зависимости от проекта, средний срок запроса сметы составляет от шести до десяти недель. Избегайте недовольных поставщиков и дорогостоящих циклов закупок, четко указывая сроки в запросе предложений.
Успешный запрос цен может привести к ускорению производственных циклов, довольным клиентам и заинтересованным сторонам. Используйте некоторые из этих советов, чтобы сократить сроки запроса предложений:
- Создайте библиотеку шаблонов RFQ, чтобы сэкономить время и силы при создании нескольких запросов предложений
- Оптимизируйте процесс запроса предложений с подробным разделом часто задаваемых вопросов (FAQ) о компании и проекте
- Используйте дополнительные документы о закупках, такие как RFP и RFI, чтобы помочь в процессе составления списка поставщиков
- Оптимизация длины запросов предложений и отправка их небольшой группе предварительно проверенных поставщиков
Критерии оценки
Запросы предложений необходимо тщательно изучить, чтобы свести к минимуму бизнес-риски путем поиска подходящего поставщика. Установление четко определенных критериев оценки гарантирует, что процесс RFQ будет справедливым и беспристрастным, не оставляя места для субъективности.
- Создайте оценочную карту RFQ: Стандартные вопросы о поиске поставщиков, как правило, длинные и открытые. Отличный способ сделать процесс RFQ более управляемым данными — настроить систему подсчета очков. Оценщики могут быстро сравнивать поставщиков и определять их сильные и слабые стороны. Оценочные карты RFQ могут быть оценены на основе простого или взвешенного подхода. В простой системе оценки все критерии имеют одинаковый вес в итоговой оценке. Во взвешенной системе приоритеты различных элементов определяются в зависимости от важности для бизнеса. Например, веса категорий можно разделить следующим образом: технические требования 20 %, функциональность 20 %, репутация 20 % и финансовая стабильность 20 %.
- Определите, что важно: Соберите всех заинтересованных лиц, заинтересованных в запросе предложения, и получите их отзывы об успешном выполнении запроса предложения. Определите общую структуру и подход запроса предложений, спросив их мнения по следующим вопросам:
- Критерии выбора поставщиков, в том числе годы, проведенные в бизнесе, аналогичные проекты, возможность реализации проектов, место/состояние поставок, сертификация обеспечения качества или лицензирование
- Спецификации продукции, особенно те, которые не подлежат обсуждению
- Структура документа RFQ и включаемые разделы, такие как информация о компании, контрольный список критериев поставщика, таблицы цен и требования к продукту
Пример шаблона RFQ
Запрос предложения для компании, производящей ИТ-оборудование, сильно отличается от запроса, рассылаемого нефтяной инженерной фирмой.
Создаете ли вы свой первый RFQ или десятый, вот простой шаблон RFQ, который может вам помочь.
Как ответить на запрос предложения
Запрос предложений предназначен для предоставления покупателю информации о ценах и платежах. Вы можете выделить свой запрос предложения, включив другие важные детали, такие как:
- Демонстрация того, что ваша компания хорошо понимает потребности покупателя и готова их поддержать
- Обеспечение своевременной реализации проекта
- Демонстрация готовности быть гибкими в зависимости от потребностей компании или спецификаций продукта
- Предоставление прошлых отзывов клиентов, отзывов в социальных сетях и других социальных доказательств, иллюстрирующих опыт вашей компании в предметной области
- Подробное рассмотрение документа и внесение ценных предложений или рекомендаций, которые помогут покупателю работать над его требованиями
- Написание запланированного ответа на запрос цен и его отправка в срок
- Проверка и редактирование ответа на запрос предложения перед его отправкой покупателю
Как планировать и создавать документы RFQ с помощью Wrike
Запросы предложений являются ключевой частью вашего инструментария управления проектами.
Написание эффективного RFQ поможет вашей команде получить идеальные продукты или услуги по конкурентоспособным ценам от надежных поставщиков. Предоставьте своим сотрудникам возможность оптимизировать рабочие процессы, найти лучших поставщиков и радовать своих клиентов с помощью универсальной платформы профессиональных услуг, такой как Wrike.
Хватит часами создавать запросы котировок. Используйте настраиваемые формы запросов Wrike, чтобы создавать запросы предложений и отправлять их внешним поставщикам. Адаптируйте формы к ответам пользователей, чтобы не упустить важные детали. Храните все, что связано с процессом запроса предложений, в едином месте, чтобы информация была легко доступна.
Получите бесплатную пробную версию Wrike, чтобы спланировать, организовать и внедрить успешный процесс запроса предложений.
Процесс запроса котировок (RFQ) в 6 шагов
Обновлено: 27 апреля 2023 г.
Запрос котировок (RFQ) — это документ конкурентных предложений, используемый при приглашении поставщиков или подрядчиков представить ценовое предложение на продукты или услуги когда требования стандартизированы или производятся в повторяющихся количествах.
Запрос предложений часто используется для товаров с большим объемом/низкой стоимостью и должен быть выполнен быстрее, чем запрос предложений (запрос предложений). Покупатель должен предоставить техническую спецификацию, а также свои коммерческие требования. Этот документ иногда может называться Приглашением к участию в торгах или Приглашением к участию в торгах.
В этой статье мы объясним процесс запроса цен в 6 простых шагов.
Процесс запроса цен в 6 шагов
Несмотря на то, что запросы котировок бывают разных форм и размеров, они обычно состоят из шести ключевых шагов. Рассмотрим процесс с точки зрения игры в змейки и лестницы.
1. Подготовка документа
Хорошо составленный запрос предложений должен начинаться со знакомства с компанией и ее бизнесом, а также с описания потребности. Затем это позволяет поставщикам четко выражать свои предложения для удовлетворения этой потребности и предоставляет покупателю честный способ выбрать лучшее решение.
Эффективный способ сделать это — предоставить участникам торгов шаблон, предназначенный для получения полной требуемой информации в формате, позволяющем легко сравнивать. Время, потраченное на подготовку, сэкономит время и нервы позже.
Начните запрос предложений с подготовки соответствующей документации. Определите четкие требования с участием внутренних заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что вы включили все требования, а именно:
- Определение необходимых продуктов или услуг с подробными спецификациями
- Требования к доставке
- Количество
- Условия оплаты
- Предлагаемый метод оценки
- Сроки принятия решений и процесс проверки
- Условия контракта
- Требования к представлению
Шаблон в удобном для сравнения формате, таком как Excel, должен включать количества, разбивку затрат, если применимо, цены, оптовые скидки и общую стоимость (до налогов).
Пример шаблона запроса цен
2.
Определите список поставщиковЗапрос предложений может быть открыт для всех возможных участников торгов. Мировой рынок динамичен, и всегда есть новые участники. Чтобы упростить процесс, может потребоваться проведение предварительного отбора перед отправкой вашего запроса предложения закрытому списку утвержденных участников торгов. Это тот момент, когда вам необходимо оценить как финансовые, так и операционные риски.
3. Отправить RFQ
Запрос предложений должен содержать четкие инструкции по его заполнению и сроку подачи. Важно дать участнику торгов достаточно времени, чтобы сформулировать свой ответ. Запрос предложений должен включать в себя в качестве приложения условия покупателя. В период подготовки заявки должен быть предусмотрен способ, с помощью которого любой потенциальный поставщик может задавать уточняющие вопросы и получать ответы. Всем участникам торгов должна быть предоставлена одинаковая информация.
Многие поставщики услуг с хостинговыми решениями и программным обеспечением для электронного поиска могут автоматизировать некоторые части процесса, включая вопросы и ответы и обмен ответами.
Участники торгов могут загружать свои предложения с необходимыми подтверждающими документами и получать уведомления.
4. Получение ответов и анализ результатов
Независимо от того, получены ли они из автоматизированной системы или вручную, для обеспечения справедливого результата заявки должны быть конфиденциальными.
Рекомендация: закрыть торги в установленный срок и открыть все ставки сразу после этого.
5. Выберите успешного поставщика
Процесс оценки упрощается и ускоряется, если используется эффективный и продуманный шаблон. Победителем торгов станет тот, кто предложит самую низкую цену за указанные товары или услуги при соблюдении всех критериев отбора. Может потребоваться процесс выяснения, и для достижения правильного результата необходимы незначительные переговоры. Сделка считается завершенной только после подписания контракта.
Рекомендация. Задокументируйте все действия, предпринятые в процессе запроса предложений, включая количество разосланных предложений, количество полученных предложений, критерии оценки, членов комитета по оценке предложений и окончательное решение.
