Как сделать шаблон заказа на покупку
Как лучше всего упростить процесс покупки? Стандартизация заказов на покупку с помощью шаблона заказа на покупку может помочь вам сэкономить время и вести официальный учет покупок вашей компании.
Ниже мы покажем вам, как создать шаблон заказа на покупку и интегрировать его в свою обычную деловую практику.
Что такое заказы на поставку?Заказ на поставку — это документ, отправляемый покупателем поставщику с запросом на продукт или услугу. Форма заказа будет содержать информацию об обеих компаниях, а также подробности о сделке и условиях оплаты.
Заказы на покупку также должны включать номер заказа на покупку (PO). Этот уникальный номер используется для целей бухгалтерского учета и может использоваться для ведения записей. Это также полезно для компаний, которым требуется авторизация для деловых операций.
Заказы на поставку имеют ту же юридическую силу, что и коммерческий контракт.
Как только продавец утверждает заказ на поставку, цена товаров и услуг фиксируется, как и предполагаемая дата доставки.
До получения этого утверждения вы и продавец можете обсудить условия сделки.
Бесплатный шаблон заказа на покупкуВам не нужно специальное программное обеспечение для создания и отправки заказов на покупку. Вы можете просто загрузить один из бесплатных шаблонов заказов на покупку, доступных в Интернете.
Мы организовали предложения для этих шаблонов в соответствии с форматом, чтобы вы могли выбрать тип файла, который лучше всего подходит для вашего бизнеса.
Vertex42 предоставляет шаблон заказа на поставку, который можно загрузить в виде файла Excel или использовать с Google Sheets, который представляет собой версию онлайн-таблицы Google. Пользователи также могут загрузить шаблон заказа на поставку для использования в качестве документа Word. После того, как вы закончите создание счета, вы всегда можете преобразовать этот документ в файл PDF, если у вас есть нужные инструменты на вашем компьютере.
TemplateLab предоставляет на выбор 18 различных шаблонов заказов на покупку, и эти формы заказов можно загрузить в виде документа Word, файла Excel или версии в формате PDF. Пользователи могут выбрать шаблон в зависимости от стиля, хотя некоторые шаблоны адаптированы для конкретных отраслей (ткани, мода, графический дизайн и т. д.).
Шаблоны счетов и заказов на покупку на Invoice2goКонечно, если вы хотите создать счет или заказ на покупку, не ищите дальше. Вот доступные бесплатные шаблоны счетов и шаблоны заказов на покупку в Invoice2go, компании Bill.com. Мы предлагаем несколько шаблонов счетов, которые можно использовать для фрилансеров, консультантов или строительных компаний. Каждый бесплатный шаблон можно загрузить в виде электронной таблицы Excel, документа Word или файла PDF.
Как сделать шаблон заказа на покупку Имейте в виду, что ваш шаблон формы заказа на покупку изначально будет пустым, хотя он будет содержать ряд подсказок для заполнения всех деталей, связанных с вашей компанией и продажей .
Если вы не знакомы с процессом заказа на покупку, мы расскажем вам, как заполнить эту форму заказа.
Вы можете использовать эти шаги, чтобы заполнить шаблон формы заказа, который вы нашли в Интернете, или вы можете создать свои собственные заказы на покупку. В любом случае каждый шаблон заказа на поставку должен содержать следующую информацию:
1. Выделите на видном месте дату выдачи заказа на поставкуЭто просто относится к дате, когда заказ на поставку передается продавцу. Если вы используете электронную таблицу заказа на поставку, ваше программное обеспечение может автоматически заполнить ее, что сэкономит ваше время и обеспечит большую точность.
2. Добавьте логотип вашей компании Это ваша официальная форма заказа. Почему бы не сделать так, чтобы это выглядело профессионально? Включите логотип вашей компании, если он у вас есть. Если вы являетесь подписчиком Invoice2go, у нас есть бесплатные инструменты, которые помогут вам быстро создать свой логотип.
Если у вас нет официального логотипа, вы должны, по крайней мере, включить название вашей компании в отчетливый шрифт, который больше, чем остальной текст в документе.
3. Создайте настраиваемые разделы для контактной информацииКаждый шаблон заказа на покупку должен начинаться с контактных данных покупателя и продавца. Вы начнете с адреса вашей компании, а затем включите контактную информацию вашего продавца.
Может быть даже полезно указать единственное контактное лицо, в зависимости от того, сколько сотрудников работает в вашей организации. Если у вас есть кто-то, кто наблюдает за вашим отделом кредиторской задолженности, вы также можете указать его имя в заказе на покупку.
Опять же, если вы используете электронную таблицу заказа на поставку, вы можете автоматически заполнить раздел поставщика, выбрав из подготовленного списка поставщиков. Это может упростить весь процесс, что очень важно, если вы часто совершаете покупки у крупного поставщика.
Затем вы должны указать номер заказа на покупку под контактными данными, как правило, в левой части шаблона формы заказа на покупку.
Если это ваш первый заказ на покупку, вы можете просто создать новый номер заказа на покупку, например «001». Ваши последующие формы заказов на покупку будут соответственно увеличивать номер заказа на поставку (002, 003, 004 и т. д.).
5. Заполните заявку на товары или услугиПожалуй, самой важной частью формы заказа на покупку является запрос товаров или услуг. В зависимости от вашего поставщика вам может потребоваться указать конкретный номер единицы для каждого продукта или описание конкретных услуг. Если такого номера не существует, постарайтесь дать как можно более четкое описание, чтобы избежать путаницы.
Не забудьте указать цену за единицу каждого товара в форме заказа. Это позже будет использовано для расчета общей суммы, и это облегчит корректировку вашего заказа, если товар отсутствует на складе или недоступен по другой причине.
Многие компании предоставляют прайс-лист, который также можно использовать для определения цены за единицу товара.
Когда клиент заказывает большое количество одного и того же продукта, вы можете указать как цену за единицу, так и стоимость всего количества заказанного вами товара.
Например, вы можете указать «Ткань» и указать «3 ярда по 1 доллару США за ярд» с общей суммой «3 доллара США». Это может зависеть от формата вашего шаблона формы заказа на покупку, но если в вашем шаблоне указано количество, это может сделать процесс заказа более понятным.
6. Добавьте разделы для сумм заказаДалее вы будете использовать цены за единицу из предыдущего раздела для расчета промежуточных итогов. Эта промежуточная сумма будет указана в форме заказа, хотя она не обязательно будет вашей окончательной суммой.
Вам также необходимо будет добавить все применимые налоги с продаж, а также любые особые условия ценообразования (например, скидки или рекламные акции), которые могут повлиять на конечную стоимость.
Наконец, вам нужно будет учесть стоимость доставки в общую сумму, которая будет зависеть от условий, установленных вашим поставщиком.
В вашем заказе на поставку также должны быть указаны основные платежные реквизиты. Обязательно используйте способ оплаты, который принимает ваш поставщик.
При заказе больших количеств некоторые продавцы могут запросить авансовый платеж после получения вашего первоначального заказа на покупку, хотя в большинстве случаев продавцы будут запрашивать оплату посредством обычного процесса выставления счетов.
8. Укажите способ доставкиДалее вам необходимо указать информацию об условиях доставки. Небольшие покупки, как правило, могут быть обработаны с помощью обычного процесса доставки потребителю, но более крупные заказы потребуют дополнительных соображений.
Например, у некоторых поставщиков действует соглашение о происхождении на условиях FOB (также известное как пункт отгрузки).
При таком соглашении покупатель принимает поставку товара в пункте отправления, то есть в момент, когда груз покидает склад продавца. Это возлагает на покупателя ответственность за весь процесс доставки, включая связанные с этим расходы.
Вот почему так важно содержать как можно больше информации о доставке, чтобы и у вас, и у вашего поставщика было общее понимание всего процесса транзакции.
9. Подчеркните дату доставкиНаконец, ваш заказ на поставку должен включать запрошенную дату доставки. Эта дата относится к точной дате, когда вы ожидаете, что продукты вашего поставщика появятся на вашем складе.
Сколько времени должно пройти между вашим заказом на покупку и окончательной датой поставки? Это может варьироваться в зависимости от отрасли, а также от количества товаров, которые вы заказываете.
Некоторые поставщики могут указывать время доставки в информации о доставке (например, укажите срок доставки 2 недели), хотя, если вам нужна ускоренная доставка, вы можете договориться о более быстрой доставке за дополнительную плату.
Создав шаблон заказа на покупку, вы сможете сделать его постоянной частью вашего процесса закупок. Что именно происходит, когда вы используете заказ на покупку? Чтобы дать вам лучшее представление о том, чего ожидать, мы расскажем, как обычно работает процесс продаж.
1. Создайте и отправьте заказ на покупкуСначала ваша компания создаст и отправит заказ на покупку, содержащий все указанные выше данные. В некоторых компаниях может быть внутренний процесс проверки, при котором заказы на покупку требуют разрешения бухгалтерии. После утверждения заказ отправляется поставщику.
Всегда сохраняйте резервную копию каждого заказа на поставку. Вы также можете запросить подтверждение своих заказов на покупку, что может защитить вас, если поставщик не сможет доставить товар или попытается взимать за товар больше, чем указано в прайс-листе.
2. Продавец проверяет заказ Как только продавец получит ваш заказ на покупку, он проверит детали вашего заказа и утвердит его.
Если есть проблема с заказом, ваш поставщик может связаться с вашей компанией и запросить новую или измененную форму заказа.
После того, как продавец принимает заказ на покупку, продажа фиксируется, и заказ на покупку приобретает такую же юридическую силу, как и договор.
3. Отправленные товары и услугиПродавец предоставляет товары и услуги в дату поставки, указанную в заказе на поставку. Найдите упаковочный лист, в котором будет указано количество товаров, которые вы получили. Затем это можно сопоставить с вашей первоначальной формой заказа.
Имейте в виду, что эта квитанция не является счетом-фактурой, который будет отправлен вам поставщиком.
4. Отправка счета-фактуры Наконец, продавец отправит вам счет-фактуру с требованием оплаты его товаров и услуг. Это отдельный документ, который должен в значительной степени отражать детали вашего заказа на покупку, хотя в счете также будут указаны другие детали, такие как условия оплаты, крайние сроки и любые штрафы за неоплаченные счета.
Invoice2go специализируется на оказании помощи владельцам малого бизнеса, фрилансерам и другим предпринимателям в процветании в быстро меняющемся мире. Наше мобильное приложение позволяет отправлять счета и получать платежи на ходу, предоставляя дополнительные инструменты, которые помогут вам получать платежи быстрее и привлечь больше клиентов для вашего растущего бизнеса.
Если вы зарегистрируетесь бесплатно, вы получите 30-дневный доступ к нашим инструментам и ресурсам, включая шаблоны счетов, которые вы можете настроить с помощью уникальной информации о вашей компании. Мы поможем вам выглядеть профессионально и сделать процесс выставления счетов проще, чем когда-либо прежде, предоставив вам необходимое конкурентное преимущество, независимо от того, в какой отрасли вы работаете.
Часто задаваемые вопросы о заказах на поставку Если вы новичок в мире бизнеса, не переживайте.
Мы любим хорошие вопросы. Вот некоторые из наиболее распространенных сообщений о заказах на покупку:
Заказ на поставку и счет-фактура различаются по трем основным параметрам: по отправителю, по цели и по времени.
Заказы на покупку отправляются покупателем для совершения покупки. Счета-фактуры отправляются продавцом покупателю для получения оплаты за эту покупку. Это означает, что покупатели отправляют заказы на покупку до продажи. Продавец отправляет счет-фактуру после завершения продажи.
Является ли заказ на поставку юридически обязывающим документом?Как только продавец принимает заказ на покупку, он становится юридически обязывающим соглашением. Это означает, что продавцы не могут изменить цену своих товаров или услуг после утверждения заказа.
Если продавец попытается изменить свой прайс-лист между заказом на поставку и счетом-фактурой, вы не обязаны оплачивать эти новые, более высокие расходы.
Для наилучшей правовой защиты всегда следует сохранять резервную копию заказов на покупку. Эта отдельная копия может оказаться полезной, если спор перерастет в судебный процесс. Получение подтверждения заказа на покупку от вашего продавца также может уберечь вас от недобросовестной деловой практики.
Включен ли в Microsoft Office шаблон заказа на покупку?Хотя корпорация Microsoft предлагает множество шаблонов для своих программ, в настоящее время у них нет специальных шаблонов заказов на покупку. Однако перечисленные выше бесплатные шаблоны совместимы с приложениями Microsoft Office, включая Word и Excel.
Попробуйте Invoice2go бесплатно
Как выставить счет | Руководство по выставлению счетов
Глава 2Вы сделали работу; теперь пришло время платить. Давайте пройдемся по процессу создания счета-фактуры.
Перед выставлением счета
Прежде чем выставлять и отправлять счет, убедитесь, что ваш клиент ожидает его.
Если ваш счет приходит из ниоткуда, они могут не спешить с его оплатой или даже раздражаться. Это хороший этикет, чтобы объяснить, когда вы будете их отправлять. В идеале вы установите эти ожидания заранее, до начала работы, но если нет, то, по крайней мере, сообщите им, когда будет отправлен счет.
Вам необходимо идентифицировать покупателя и продавца, описать предмет обмена и предоставить реквизиты для оплаты. От вас также может потребоваться показать, взимали ли вы налог с продажи.
Как выставить счет
Счета чаще всего отправляются в виде документа (Microsoft Word или Google Docs), электронной таблицы, PDF-файла или с помощью специального программного обеспечения для выставления счетов. В любом случае используйте шаблон и зафиксируйте данные, такие как название вашей компании, банковские реквизиты и условия оплаты, чтобы вам не приходилось переписывать их в каждом счете.
Вы можете получить бесплатный шаблон счета в формате PDF от Xero. В следующих примерах мы показываем налоговую накладную, но мы также отправим неналоговую накладную для использования, если вы не зарегистрированы для уплаты налога с продаж.
Структура счета-фактуры
При составлении счета необходимо помнить о трех разделах. Откройте шаблон счета, сохраните копию для задания, за которое хотите выставить счет, и проработайте их.
1. Определите стороны
Укажите информацию о своей компании (включая налоговый номер, если он у вас есть)
Укажите имя и адрес клиента
Запишите дату отправки счета-фактуры
Создайте уникальный номер счета-фактуры (см. ниже для получения более подробной информации)
Добавьте ссылку на работу или номер заказа на поставку (PO)
2. Опишите, что обменивается в вашей цитате если вы предоставили один
Отображение количества и стоимости каждой позиции
Добавьте налог, если применимо
Подведите итоги затрат, показав, сколько идет на налог, и общую сумму
3. Сообщите реквизиты для оплаты
Добавить дату уплаты
Добавить подробную информацию о любых временных скидках или поздних сборах
Объясните, как они могут платить, например, интернет-банк, кредитная карта, Strip или Gocard, денежные средства, чек
Укажите номер своего банковского счета или ссылку, чтобы клиенты могли оплачивать онлайн
Укажите контактный номер телефона или адрес электронной почты, чтобы они могли связаться с вами по любым вопросам 03
Вы должны иметь уникальный номер счета-фактуры на каждый счет, который вы отправляете.
Это поможет вам, клиенту (и, возможно, налоговым инспекторам) отследить конкретные счета.Номер счета-фактуры может быть любой последовательностью цифр и букв. Вы можете использовать разные подходы для создания номера счета, например:
последовательная нумерация счетов, например, INV00001, INV00002
, начиная с уникального кода клиента, например, XER00001
, включая дату в начале номер накладной, например, 2023- 01-001
, объединяя код клиента и дату, например, XER-2023-01-001
Сколько деталей необходимо указать при выставлении счета
Всегда предоставляйте описание товаров или услуг поставляется, чтобы клиент знал, за что он платит. Вы хотите, чтобы ваши счета были краткими, но с достаточной детализацией, чтобы у вашего клиента не было необходимости задавать вопросы. По возможности ограничьте счет-фактуру одной страницей.
Если вам нужно предоставить подробный отчет о проделанной работе или разбивку предметов, использованных в работе, вы можете указать сводку в счете-фактуре и добавить подробности в приложении.
Резюме советов по составлению счетов
Включите уникальный номер счета
Идентифицируйте клиента и поставщика
Перечислите все продукты и услуги , с ценами и указанием взимаемых налогов, если применимо
Сообщите, когда должна быть произведена оплата, и расскажите им, как платить
Предоставьте свои контактные данные для любых вопросов
При выставлении счетов для деловых операций убедитесь, что вы использовали юридическое название компании. Оно может отличаться от торгового названия, с которым вы знакомы. Спросите, нужно ли им, чтобы вы включили номер заказа на покупку в счет. И проверьте, куда отправить счет. Это может быть не тот человек, который разместил у вас заказ. Возможно, потребуется обратиться в отдел кредиторской задолженности.
Использование программного обеспечения для выставления счетов
Программное обеспечение в Интернете может ускорить создание счетов и помочь вам собирать платежи.
Выставление счетов: Программное обеспечение включает десятки шаблонов на выбор. Вы можете легко перетащить свой логотип. Некоторое программное обеспечение позволяет одним нажатием кнопки преобразовывать утвержденные котировки в счет-фактуру.
Отслеживание счетов: Онлайн-программа сообщает вам, когда ваш счет был открыт клиентом, а также может сопоставить их с платежом на ваш банковский счет, чтобы сообщить вам, когда он был оплачен.
Получение платежей: Поскольку программа знает, какие счета неоплачены, онлайн-программа может автоматически отправлять клиентам электронные письма с напоминанием. И это позволяет вам включить кнопку «Оплатить сейчас» для мгновенной оплаты картой или электронным кошельком.
Узнайте, как выставлять счета с помощью программного обеспечения.
Отказ от ответственности
Xero не предоставляет бухгалтерские, налоговые, деловые или юридические консультации. Это руководство было предоставлено только в информационных целях.
Вы должны проконсультироваться со своими профессиональными консультантами за советом, непосредственно касающимся вашего бизнеса, или прежде чем предпринимать какие-либо действия в отношении любого из предоставленного контента.Как выставлять счета
Нужна помощь в составлении и отправке счетов и получении их оплаты? Ознакомьтесь с этими советами по искусству выставления счетов.
- Что такое счет-фактура?
Что такое счет-фактура? Что он делает и каковы основные строительные блоки, из которых он состоит? Давайте взглянем.
- Как выставить счет
Вы выполнили работу; теперь пришло время платить. Давайте пройдемся по процессу создания счета-фактуры.
- Как отправить счет-фактуру
То, как вы отправляете счета-фактуры, может иметь большое влияние на скорость оплаты. Давайте рассмотрим некоторые основы.
- Процесс выставления счета
Отправка счета — это только часть процесса выставления счета.
Узнайте, что еще нужно, чтобы получить деньги. - Инструменты и руководства для вашего бизнеса
Ведение бизнеса требует много тяжелой работы. У Xero есть ресурсы и решения, чтобы помочь.
Загрузить руководство по выставлению счетов
Узнайте, как создавать и отправлять счета, которые открываются, понимаются и оплачиваются. Заполните форму, чтобы получить наше руководство по выставлению счетов в формате PDF.
Ваш адрес электронной почты
Местонахождение Выберите один из вариантов АфганистанАландские островаАлбанияАлжирАмериканское СамоаАндорраАнголаАнгильяАнтигуа и БарбудаАргентинаАрменияАрубаАвстралия liaАвстрияАзербайджанБагамыБахрейнБангладешБарбадосБеларусьБельгияБелизБенинБермудыБутанБоливияБосния и ГерцеговинаБотсванаОстров БувеБразилияБританская территория в Индийском океанеБруней-ДаруссаламБолгарияБуркина-ФасоБурундиКамбоджаКамерунКанадаКабо-ВердеКаймановы островаЦентральноафриканская РеспубликаЧадЧилиКитайОстров РождестваКокосовые острова ( Килинг) (Колумбия, Коморские острова, Конго, Конго, острова Кука, Коста-Рика, Кот-д’Ивуар, Хорватия, Кипр, Чехия, Дания, Джибути, Доминика, Доминиканская Республика, Эквадор, Египет, Сальвадор, Экваториальная ГвинеяЭстонияЭфиопияФолклендские (Мальвинские) островаФарерские островаФиджиФинляндияФранцияФранцузская ГвианаФранцузская ПолинезияФранцузские Южные ТерриторииГабонГамбияГрузияГерманияГанаГибралтарГрецияГренландияГренадаГваделупаГуамГватемалаГернсиГвинеяГвинея-БисауГайанаГаитиОстров Херд и МакдональдсСвятой Престол (город-государство Ватикан)ГондурасГонконгВенгрияИсландияИндияИндонезияИракИрландияОстров МэнИзраильИталияЯмайкаЯпонияДжерсиИорданияКазахстанКенияКирибатиКореяКувейтКыргызстанЛаосЛатвияЛиванЛесотоЛиберияЛивийская Арабская ДжамахирияЛихтенштейнЛитваЛюксембургМакаоМакедонияМада gascarМалавиМалайзияМальдивыМалиМальтаМаршалловы островаМартиникаМавританияМаврикийМайоттаМексикаМикронезияМолдоваМонакоМонголияЧерногорияМонтсерратМароккоМозамбикМьянмаНамибияНауруНепалНидерландыНидерландские Антильские островаНовая КаледонияНовая ЗеландияНикарагуаНигерНигерияНиуэ Остров НорфолкСеверные Марианские островаN orwayОманПакистанПалауПалестинская территорияПанамаПапуа-Новая ГвинеяПарагвайПеруФилиппиныПиткэрнПольшаПортугалияПуэрто-РикоКатарРеспублика Южный СуданРеюньонРумынияРоссийская ФедерацияРуандаСен-БартельмиСент-ХеленаСент-Китс и НевисСент-ЛюсияСент МартинСент-Пьер и МикелонСент-Винсент и ГренадиныСамоаСан-МариноСао-Томе и ПринсипиСаудовская АравияСенегалСербияСейшельские островаСьерра-ЛеонеСингапурСловакияСловенияСоломоновы островаСомалиЮжная АфрикаЮжная Георгия и Южные Сандвичевы островаИспанияШри-ЛанкаСуринамШпицберген и Ян-МайенСвазилендШвецияШвейцарияТайванТаджикистан АнзанияТаиландТимор-ЛештиТогоТокелауТонгаТринидад и ТобагоТунисТурцияТуркменистанОстрова Теркс и КайкосТувалуУгандаУкраинаОбъединенные Арабские ЭмиратыВеликобританияСШАУругвайУзбекистанВануатуВенесуэлаВьетнамВиргинские островаВиргинские островаУоллис и ФутунаЗападная СахараЙеменЗамбияЗимбабвеЯ прочитал и согласен с уведомлением о конфиденциальности:
Уведомление о конфиденциальности.
Это поможет вам, клиенту (и, возможно, налоговым инспекторам) отследить конкретные счета.
Вы должны проконсультироваться со своими профессиональными консультантами за советом, непосредственно касающимся вашего бизнеса, или прежде чем предпринимать какие-либо действия в отношении любого из предоставленного контента.
Узнайте, что еще нужно, чтобы получить деньги.
