Как правильно написать письмо о сотрудничестве пример: The page you’re looking for isn’t available

Формат делового письма

, образцы и советы

Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы обязательно будете писать письма-просьбы , время от времени или на регулярной основе. Это может быть запрос на работу, продвижение по службе или приглашение на встречу, запрос информации или рекомендации, письмо о поддержке или характеристика. Такие письма трудно писать и еще труднее писать таким образом, чтобы получатели охотно и с энтузиазмом отвечали на них.

Что касается просьб о денежных письмах , всех видов спонсорства, пожертвований или запросов на сбор средств, вы согласитесь, что часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и образцы писем вам сотворят чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.

Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook. И тогда вы сможете отправлять персонализированные деловые электронные письма одним щелчком мыши!

Все, что для этого нужно, — это надстройка Shared Email Templates, которую вы видите справа. Как только он появится в вашем Outlook, вам не придется вводить одни и те же фразы снова и снова.

Просто дважды щелкните шаблон и через мгновение найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!

Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; бесплатная версия доступна для загрузки в Microsoft AppStore.

Ну и вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:

Формат делового письма

Деловое письмо является формальным способом общения и поэтому требует особого формата. Вы можете не слишком заботиться о формате письма, если отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Деловое письмо рекомендуется распечатывать на стандартной белой бумаге размером 8,5 x 11 дюймов (215,9 x 279,4 мм).

1. Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно указывается в правом верхнем углу письма. В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.

   Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.

   Если вы пишете на канцелярских бланках, пропустите это.

2. Дата . Введите дату несколькими строками ниже фирменного бланка или обратного адреса. Стандарт – 2-3 строки (допустимо от одной до четырех строк).
3. Базовая линия (дополнительно) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
   • Re: Счет № 000987
   • Re: Ваше письмо от 01. 04.2014
4. Уведомления о прибытии (дополнительно) . Если вы хотите включить пометку о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки заглавными буквами, если это необходимо. Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
5. Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического лица или компании. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.
   Стандартно на 2 строки ниже предыдущего введенного вами элемента, допустимо от одной до шести строк.

6. Линия внимания (дополнительно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку «Внимание».
7. Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести имя в приветствии, например: Дорогая Джейн. Во всех остальных случаях общепринятой практикой является обращение к человеку по титулу и фамилии, после которых следует запятая или двоеточие, например:
   • Мистер Браун:
   • Уважаемый доктор Браун:
   • Уважаемая г-жа Смит,

   Если вы не знаете имени получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:

   • Дамы
   • Господа
   • Уважаемый господин
   • Уважаемый господин или госпожа
   • Кого это может касаться
8. Строка темы (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и напечатайте суть письма прописными буквами, либо с выравниванием по левому краю, либо по центру. Если вы добавили строку ссылки (3), строка темы может быть избыточной. Вот несколько примеров:
   • РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
   • СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
   • ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ПРОДУКТА
   • ЗАПРОС НА РАБОТУ
9. Кузов . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между каждым абзацем. В первом абзаце напишите дружеское начало, а затем сформулируйте основную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена ​​справочная информация и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы еще раз изложите цель письма и попросите о некоторых действиях, если это применимо. Дополнительные сведения см. в советах по написанию убедительных деловых писем.
10. Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых взаимодополняющих закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
    • С уважением (очень официально)
    • С уважением или С наилучшими пожеланиями или С уважением (наиболее полезные окончания в деловых письмах)
    • С уважением, С уважением (чуть более личное и дружелюбное)

    Закрытие обычно печатается в той же точке по вертикали, что и дата, и через одну строку после последнего абзаца основного текста.

    Используйте только первое слово с большой буквы и оставьте три-четыре строки между заключительным блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.

11. Подпись. Как правило, подпись идет через четыре пустых строки после Complimentary Close. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
12. Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например резюме, приложены к вашему письму. Общие стили приведены ниже:
    • Вкл.
    • Прикрепить.
    • Корпуса: 2
    • Корпуса (2)
13. Инициалы машинистки (опционально) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо для вас. Если вы напечатали письмо самостоятельно, пропустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, а затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре.
    Например, JAM/dmc , JAM:cm . Но этот компонент в наши дни используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.

    Ниже вы можете увидеть правильно оформленный образец письма о пожертвовании. На примерах всегда легче понять, не так ли?
    

10 советов по написанию убедительных писем-просьб

Ниже вы найдете 10 стратегий написания ваших писем-запросов таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.

1. Знай своего адресата . Прежде чем вы начнете составлять письмо-просьбу, задайте себе эти вопросы. Кто мой читатель и как именно он может мне помочь? Являются ли они лицами, принимающими решения, или они просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
2. Не многословно . Будьте ясны, кратки и по существу. Правило большого пальца таково: не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните знаменитую цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное». Человек его положения мог себе это позволить, и… он ничего не просил 🙂
3. Сделайте ваше письмо легко читаемым . При написании письма-просьбы не отвлекайтесь и не сбивайте читателя с толку тем, что отклоняетесь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугают и трудно усваиваются. Вместо этого используйте простые повествовательные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.
   Вот очень неудачный пример сопроводительного письма:
   » Во всех отношениях моя квалификация, кажется, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосам блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании».

   И это хорошо:
   » У меня есть хорошие навыки и опыт в [Вашей области знаний], и я был бы очень признателен, если бы вы рассмотрели меня на любую подходящую должность. »

   Помните, если ваше письмо с запросом выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!

4. Добавить призыв к действию . Поместите действие в свои письма-запросы везде, где это возможно. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный залог, а не пассивный.
5. Убеждать, но не требовать . Не относитесь к своим адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомянув точки соприкосновения, и подчеркните преимущества актерского мастерства.
6. Не будь обременительным . Дайте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы хотите, чтобы они сделали. Упростите работу человека, который должен ответить — включите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, что уместно
7. Пишите дружелюбно и обращайтесь к чувствам читателя . Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловым. Дружеские письма заводят друзей, поэтому пишите свои письма-просьбы в дружеской манере, как будто вы разговариваете со своим настоящим другом или старым знакомым. Все мы люди, и неплохо было бы апеллировать к человечности, великодушию или сочувствию вашего корреспондента.
8. Оставайтесь вежливым и профессиональным . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо-жалобу, оставайтесь вежливыми и обходительными, просто изложите проблему(-и), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
9. Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку — «грамматика важна для первого впечатления». Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно проверяйте все деловые письма, которые отправляете.
10. Проверка перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочитайте его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на переписывание и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу же выкинуть письмо в мусорное ведро.

И, наконец, если вы получили ответ на письмо-просьбу или желаемое действие было выполнено, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.

Образцы писем-запросов

Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов на разные случаи жизни.

Образец рекомендательного письма

Уважаемый мистер Браун:

Надеюсь, у тебя все хорошо. У меня теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в средней школе XYZ.

В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен предоставить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.

Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.

В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация. Я с нетерпением жду ответа от вас, и я заранее благодарю вас за ваше время.

Запрос информации

Спасибо, что отправили свое резюме в ответ на <должность>, которую мы рекламировали. В дополнение к вашему резюме нам также нужны три рекомендации и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.

Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.

Спасибо за помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.

Запрос ссылки на персонажа

<Соискатель> подал заявку в нашу компанию на должность в нашем <отделе>. Он / она дали ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам письменную оценку этого человека.

Пожалуйста, будьте уверены, что ваш ответ будет рассматриваться с соблюдением конфиденциальности. Заранее спасибо.

Запрос на пожертвование

Я отправляю это вам как члену нашего сообщества. Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.

Знаете, иногда для того, чтобы сохранить тишину и мир в обществе, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный общественный комитет собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить уровень взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.

Их основной рекомендацией является усиление патрулей полиции и службы безопасности в дополнение к местной программе «Соседский дозор». К сожалению, в ассигнованиях городского бюджета на этот год необходимая сумма не предусмотрена.

Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать каждый доллар, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных расходов на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня в поддержке этого достойного дела для нашего общего блага.

Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в один из двух наших магазинов и внести пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами. Если вы не можете прийти в магазин, отправьте чек или денежный перевод на адрес «XYZ» и отправьте его по адресу, указанному выше.

Заранее спасибо.

Просьба об услуге

Я пишу вам, чтобы попросить вас об одолжении, которое, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.

Менее чем через три месяца я буду сдавать <Экзамен> в надежде поступить в <Университет или Колледж>, где есть лучшая программа для аспирантов по интересующему меня курсу.

Школа уделяет особое внимание успешной сдаче экзамена учащимся, поэтому я испытываю сильное давление, чтобы получить балл выше среднего на экзамене для выпускников.

Поскольку вы недавно получили степень в области <науки>, вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда думал, к кому я мог бы обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые подсказки, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по , которые я считаю своими самыми слабыми местами.

Я надеюсь, что вы дадите мне положительный ответ. Заранее спасибо.

Запрос на возврат/замену продукта

<дата> я разместил заказ на <продукт>, получил его <дата>. Я обнаружил, что приобретенный продукт имеет следующую проблему: <добавить подробности>

Поскольку доставленный вами продукт не имеет удовлетворительного качества <не подходит для использования>, я имею право на его <ремонт/замену> и прошу вас подтвердить, что вы сделаете это в течение следующих семи дней. Я также требую, чтобы вы подтвердили, организуете ли вы получение <предмета> или возместите мне стоимость его возврата.

Я с нетерпением жду ваших удовлетворительных предложений по урегулированию моего требования в течение семи дней с даты этого письма.

*****

И это все на сегодня. Надеюсь, эта информация поможет вам составить правильно оформленное деловое письмо вообще и убедительное письмо-просьбу в частности, и всегда получать желаемый ответ. Спасибо за чтение!

Вас также может заинтересовать

Как написать письмо для сотрудничества

Введение

Сотрудничество сейчас в моде.

Но как вы сотрудничаете? Как начать?

Давайте посмотрим, как написать письмо о сотрудничестве, чтобы вы могли сделать все возможное и начать работу над своим следующим проектом.

Научиться писать письмо о сотрудничестве не должно быть сложно

Написание письма о сотрудничестве должно быть достаточно формальным, чтобы донести вашу точку зрения, но не настолько формальным, чтобы к нему нельзя было подойти. Кроме того, вы должны убедиться, что это передает правильный тон для вашей аудитории и вызывает у них интерес к тому, что вы предлагаете.

Самая большая ошибка, которую совершают люди при написании рекомендательного письма, заключается в том, что они забывают, кто является их аудиторией и как много они знают по обсуждаемой теме. Если вы эксперт в своей области и пишете для других экспертов, легко подумать, что все остальные должны просто автоматически понимать, о чем вы говорите. Но на самом деле у большинства людей нет времени, чтобы прочитать всю книгу только для того, чтобы быстро освоиться в одной конкретной теме.

Вот почему мы составили это руководство: чтобы помочь вам написать отличное рекомендательное письмо для вашего научного сотрудника, которое привлечет их внимание, но при этом будет достаточно ясным, чтобы они поняли, что именно вы предлагаете.

Начните с общего обзора сотрудничества

Целью рекомендательного письма является предоставление некоторой информации о вас и ваших исследованиях, которая может быть использована для налаживания связей и сотрудничества.

Тезисы этого раздела:

• дают достаточно контекста, но не слишком много, поэтому трудно понять, в чем заключается сделка
• создать ответ на вопрос, почему вы хотите сотрудничать с ними?

Объясните, чем сотрудничество будет выгодно обеим сторонам

Помните, что цель письма о сотрудничестве — убедить получателя встретиться с вами. Как вы можете это сделать? Сосредоточив внимание на том, как сотрудничество будет выгодно обеим сторонам. Человек, читающий ваше письмо, должен видеть взаимную выгоду во встрече с вами, будь то возможности для финансирования, шанс распространить свое имя или просто интересный интеллектуальный обмен.

Назовите свой первый абзац «Почему я ищу сотрудника» и включите в него конкретные примеры того, как такое сотрудничество принесет пользу каждой стороне. Объясните, как различные навыки и ресурсы каждой из сторон могут составить нечто большее, чем каждая из них могла бы достичь в одиночку. Ваше резюме будет прикреплено, и если это не объясняет, почему эта возможность так хороша для них, то вам есть над чем поработать.

Назовите свой второй абзац «Навыки/Ресурсы» и перечислите различные наборы навыков, уровни опыта и ниши, представляющие интересы каждой стороны. Если у вас есть ученые степени, полученные в учреждениях Лиги плюща, но нет публикаций в академических журналах, то вы вряд ли подойдете для работы, требующей публикаций в академических журналах.

Включите список ваших достижений, имеющих отношение к сотрудничеству

Уважаемый доктор Санчес,

Недавно мне была присуждена стипендия Голдуотера — награда, которая предоставляется вместе с стипендией в размере 7500 долларов и вручается выдающимся студентам, занимающимся исследовательской деятельностью в области математики, естественных наук или инженерии. Я изучаю, как использовать эту награду для финансирования поездок и совместной работы над моим диссертационным исследованием в области компьютерных наук.

Сразу после выпуска я перееду в Массачусетс, чтобы получить докторскую степень в Центре коллективного разума Массачусетского технологического института. Там я буду работать над приложениями коллективного интеллекта и аналитики больших данных к искусственному интеллекту, исследуя идею о том, что системы с несколькими роботами могут учиться друг у друга, взаимодействуя больше как нейроны, чем отдельные роботы.

Что меня больше всего поражает в этой стипендии, так это то, что она предоставляет мне ценные возможности для применения моих исследовательских навыков, а также навыков письма и публичных выступлений; тем не менее, я не думаю, что меня бы приняли, если бы не моя внеклассная работа по защите разнообразия в компьютерных науках (особенно в области искусственного интеллекта) в студенческие годы. Мое исследование было сосредоточено на следующем:

• Влияние использования социальных сетей на восприятие меньшинств (особенно женщин и этнических меньшинств), работающих в сфере высоких технологий
• Взаимосвязь между домогательствами в отношении женщин в Интернете и дискриминацией в отношении них в реальной жизни (в частности, практика найма)
• Взаимосвязь между показателями разнообразия, используемыми крупными технологическими фирмами, и их стремлением улучшить эти показатели

Будьте кратки

Представьтесь человек, с которым вы будете проводить много времени вместе в течение следующего года, если все будет хорошо, может дать вашим отношениям наилучшее начало. Вот 3 элемента, которые следует учитывать при включении в рекомендательное письмо:

• Длина не должна превышать одной страницы. Краткость важна для того, чтобы вызвать интерес и избежать создания стен текста в электронной почте, которые ваш читатель неизбежно пролистнет.
• Вверху обязательно должны быть указаны ваше имя и контактная информация, а также по крайней мере одно предложение, представляющее вас и поясняющее, почему вы и ваш потенциальный сотрудник подходите друг другу. Это не сопроводительное письмо к работе, поэтому не беспокойтесь о том, чтобы слишком часто использовать слово «я» или ссылаться на личные интересы или хобби в попытке связаться с вашим читателем. Вы хотите, чтобы они помнили вас. Цель состоит не в том, чтобы написать что-то остроумное или умное, а в том, чтобы написать что-то приветственное и лаконичное, чтобы было понятно, почему они должны сказать «да», когда откроют свое электронное письмо и увидят ваше имя вверху письма.
• Должна быть включена одна таблица или диаграмма, иллюстрирующая некоторые интересные данные, которые вы собрали в ходе предыдущего исследования (необязательно).