Как открыть проектную организацию: Бизнес план проектной организации для начинающих

Содержание

ГрК РФ Статья 55.5-1. Специалисты по организации инженерных изысканий, специалисты по организации архитектурно-строительного проектирования, специалисты по организации строительства \ КонсультантПлюс

ГрК РФ Статья 55.5-1. Специалисты по организации инженерных изысканий, специалисты по организации архитектурно-строительного проектирования, специалисты по организации строительства

(в ред. Федерального закона от 30.12.2021 N 447-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Специалистом по организации инженерных изысканий, специалистом по организации архитектурно-строительного проектирования является физическое лицо, которое имеет право осуществлять по трудовому договору, заключенному с индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, трудовые функции по организации выполнения работ по инженерным изысканиям, подготовке проектной документации, в том числе в должности главного инженера проекта, главного архитектора проекта.

2. Специалистом по организации строительства является физическое лицо, которое имеет право осуществлять по трудовому договору, заключенному с индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, трудовые функции по организации выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объектов капитального строительства, в том числе в должности главного инженера проекта.

3. К должностным обязанностям специалистов по организации инженерных изысканий, специалистов по организации архитектурно-строительного проектирования в том числе относятся соответственно:

1) утверждение заданий на выполнение работ по инженерным изысканиям, заданий на проектирование объекта капитального строительства;

2) представление, согласование и приемка результатов работ по выполнению инженерных изысканий, подготовке проектной документации;

3) утверждение результатов инженерных изысканий, проектной документации.

4. Утверждение в соответствии с частью 15.2 статьи 48 настоящего Кодекса подтверждения соответствия вносимых в проектную документацию изменений требованиям, указанным в части 3.8 статьи 49 настоящего Кодекса, осуществляется специалистом по организации архитектурно-строительного проектирования в должности главного инженера проекта.

5. К должностным обязанностям специалистов по организации строительства в том числе относятся:

1) приемка объектов капитального строительства, частей объектов капитального строительства, этапов строительства, реконструкции объектов капитального строительства, приемка выполненных работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объектов капитального строительства;

2) подписание следующих документов:

а) акта приемки объекта капитального строительства;

б) акта, подтверждающего соответствие параметров построенного, реконструированного объекта капитального строительства проектной документации, в том числе требованиям энергетической эффективности и требованиям оснащенности объекта капитального строительства приборами учета используемых энергетических ресурсов;

в) акта о подключении (технологическом присоединении) построенного, реконструированного объекта капитального строительства к сетям инженерно-технического обеспечения (в случае, если такое подключение (технологическое присоединение) этого объекта предусмотрено проектной документацией).

6. Специалисты по организации инженерных изысканий, специалисты по организации архитектурно-строительного проектирования, специалисты по организации строительства осуществляют трудовые функции, предусмотренные настоящей статьей, в соответствии с профессиональными стандартами, утвержденными уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

7. Специалисты по организации инженерных изысканий, специалисты по организации архитектурно-строительного проектирования или специалисты по организации строительства осуществляют указанные в части 1 или 2 настоящей статьи трудовые функции со дня включения сведений о физических лицах соответственно в национальный реестр специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования или национальный реестр специалистов в области строительства (далее также — национальные реестры специалистов).

8. Сведения о физических лицах включаются в национальный реестр специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования Национальным объединением саморегулируемых организаций, основанных на членстве лиц, выполняющих инженерные изыскания, и саморегулируемых организаций, основанных на членстве лиц, осуществляющих подготовку проектной документации.

9. Сведения о физическом лице включаются в национальный реестр специалистов в области строительства Национальным объединением саморегулируемых организаций, основанных на членстве лиц, осуществляющих строительство.

10. Сведения о физическом лице включаются в национальные реестры специалистов на основании заявления такого лица при условии его соответствия следующим минимальным требованиям:

1) наличие высшего образования по специальности или направлению подготовки в области строительства;

2) наличие стажа работы на инженерных должностях не менее чем три года в организациях, выполняющих инженерные изыскания, осуществляющих подготовку проектной документации, в организациях, осуществляющих строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, снос объектов капитального строительства;

3) наличие общего трудового стажа по профессии, специальности или направлению подготовки в области строительства не менее чем десять лет или не менее чем пять лет при прохождении в соответствии с Федеральным законом от 3 июля 2016 года N 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» независимой оценки квалификации физического лица, претендующего на осуществление профессиональной деятельности по организации выполнения работ по инженерным изысканиям, подготовке проектной документации, работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства, на соответствие положениям профессионального стандарта, устанавливающего характеристики квалификации, необходимой работнику для осуществления указанного вида профессиональной деятельности, выполнения трудовых функций, должностных обязанностей, установленных настоящей статьей;

КонсультантПлюс: примечание.

При наступлении в 2023 году подтверждения соответствия физлица требованиям, установленным п. 4 ч. 10 ст. 55.5-1, срок прохождения такой процедуры переносится на 12 месяцев физлицам, определенным Приказом Минстроя России от России от 16.06.2023 N 419/пр.

КонсультантПлюс: примечание.

При наступлении в 2022 году срока прохождения независимой оценки квалификации специалистов строительной отрасли на соответствие положениям профстандарта, срок прохождения такой оценки переносится на 12 месяцев (Приказ Минстроя России от 30.06.2022 N 529/пр).

4) не реже одного раза в пять лет прохождение в соответствии с Федеральным законом от 3 июля 2016 года N 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации» независимой оценки квалификации физического лица, претендующего на осуществление профессиональной деятельности по организации выполнения работ по инженерным изысканиям, подготовке проектной документации, работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства, на соответствие положениям профессионального стандарта, устанавливающего характеристики квалификации, необходимой работнику для осуществления указанного вида профессиональной деятельности, выполнения трудовых функций, должностных обязанностей, установленных настоящей статьей;

5) наличие документа, подтверждающего право иностранного гражданина на осуществление трудовой деятельности на территории Российской Федерации, за исключением случаев, если в соответствии с федеральными законами или международными договорами Российской Федерации такой документ не требуется;

6) отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение умышленного преступления.

11. Перечни специальностей, направлений подготовки в области инженерных изысканий, архитектурно-строительного проектирования и строительства утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере строительства, архитектуры, градостроительства.

12. Принятие решения о включении сведений о физическом лице в национальный реестр специалистов или об отказе во включении сведений о физическом лице в национальный реестр специалистов осуществляется соответствующим Национальным объединением саморегулируемых организаций в течение десяти рабочих дней со дня поступления от физического лица заявления и документов, подтверждающих его соответствие минимальным требованиям, установленным частью 10 настоящей статьи. Указанные в настоящей части заявление и документы могут быть поданы в форме электронного документа (пакета электронных документов), подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

13. Перечень документов, подтверждающих соответствие физического лица минимальным требованиям, установленным частью 10 настоящей статьи, состав сведений, включаемых в национальные реестры специалистов, порядок внесения изменений в национальные реестры специалистов, основания для отказа во включении сведений о физическом лице в соответствующий национальный реестр специалистов, перечень случаев, при которых сведения о физическом лице исключаются из национального реестра специалистов, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере строительства, архитектуры, градостроительства.

14. Ведение национальных реестров специалистов осуществляется соответствующим Национальным объединением саморегулируемых организаций в электронной форме. Сведения, содержащиеся в национальных реестрах специалистов, подлежат размещению на сайте соответствующего Национального объединения саморегулируемых организаций в сети «Интернет» и должны быть доступны для ознакомления без взимания платы.

Как создать Проектный офис с нуля?

Елена Филипова, руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Проектный офис – это не только созданное подразделение и поставленные ему цели и задачи. Эффективно работающий Проектный офис – это целая система, при которой: проектные команды используют стандарты управления, регулярно предоставляется объективная отчетность, четко принимаются требуемые решения. Такие результаты – продукт длительной отработки навыков всех участников. Как же запустить процессы управления проектами и доказать, что Проектный офис имеет право на жизнь?

Комплиментарные активы

Согласитесь, что иногда только совокупность элементов способна выполнить задачу и дать нужный результат.

Например, вам нужно доехать из точки А в точку Б за определенное время. Даже для такой простой задачи потребуется несколько связанных элементов. Если у вас есть автомобиль, но нет топлива, машина будет бесполезной. Если в вашей машине полный бак, но впереди густой лес, то задача снова не решается. Если есть автомобиль с бензином и хорошая дорога, но вы не знаете правил дорожного движения – риск не доехать снова велик. Только при наличии всех элементов: автомобиль + бензин + дорога + знание ПДД вы сможете достичь своей цели. Это примеры комплиментарных активов – элементов, дополняющих друг друга и взаимно увеличивающих общую эффективность.

Та же ситуация ожидает нас при внедрении системы управления проектами:

У вас есть замечательный Проектный офис, для него определены цели и задачи, но нет опробованных и утвержденных стандартов управления – ваша система не работает.
Вами закуплено программное обеспечение с широким функционалом, но нет регулярных процессов менеджмента и сбора отчетности – ваша система не работает.
Вы утвердили стандарты управления, но ваш персонал не понимает значение применяемых методов и не обучен использованию инструментов – ваша система не работает.

То есть указанные элементы системы начинают работать только тогда, когда все они существуют и согласованы по отношению друг к другу. Именно поэтому создание только лишь Проектного офиса почти никак не изменит ситуацию с управлением проектами. Для действительного влияния на результаты необходимо комплексное взаимодействие методологии, персонала и орг. структур.

Первые шаги Проектного офиса

Наверняка, вы знаете о таком подходе, когда дорожки в парках располагают именно там, где уже проложена «народная тропа». Именно такой подход я предлагаю использовать для внедрения системы управления проектами, в том числе, для создания Проектного офиса в компании. Для этого нужен удачный пример работы его сервисов: удобный, применимый и актуальный. А чтобы выбрать такой сервис, нужно вспомнить о функциях Проектного офиса.

Наиболее популярными функциями являются:

Разработка и развитие методологии управления проектами;
Контроль выполнения процессов управления;
Формирование сводной отчетности по портфелю проектов;
Контроль достижения проектных целей;
Обеспечение (организация) принятия решений;
Обучение проектного персонала;
Подготовка данных для мотивации проектных команд;
Настройка и поддержка ИСУП.

За исключением обучения персонала, настройки программного продукта и разработки процессов управления, функции основаны на подготовке необходимых отчетов. Действительно, главным «оружием» Проектного офиса является регулярная точная отчетность, а основной инструмент для ее подготовки – информационная система управления проектами. Поэтому первыми шагами Проектного офиса может быть организованный сбор и предоставления отчетов.

Но о каких отчетах речь? Ведь отчеты бывают очень разными, требуют разного времени для их подготовки, различной квалификации, предоставляют разную по важности информацию. Что выбрать для старта? Необходим не просто отчет, а регулярно предоставляемые данные, позволяющие изменить качество управления. То есть они должны:

Отражать ключевые результаты проектов;
Показывать наличие существующих отклонений;
Идентифицировать наличие рисков;
Сигнализировать о необходимости принятия управленческих решений.

Если присмотреться, то речь идет о диаграмме контрольных точек. Такой отчет легко воспринимается и рекомендуем для использования руководством (PMBoK), кроме того, начать его использовать можно как для отдельного проекта, так и наиболее важной группы проектов.

Как организовать регулярную отчетность по проектам

Поскольку заказчиком работы Проектного офиса, как правило, является топ-менеджмент, то определить уровень контрольных точек нужно именно у руководства. Какие результаты проектов должны быть достигнуты несмотря ни на что? Отклонение сроков исполнения каких продуктов и сервисов должны предоставляться топ-менеджерам? О рисках получения каких результатов стоит поднимать вопросы на самом высоком уровне? Вот примерные вопросы, которые стоит задать для подготовки к такому отчету.

Самый простой вариант, когда Первое лицо может самостоятельно указать проекты и их контрольные точки, которые стоит включить в отчет. Если это не ваш случай, тогда можно провести несколько встреч с командами проектов и самостоятельно зафиксировать ключевые результаты и сроки наиболее значимых проектов. После получения отчета, можно показать его прототип на верхнеуровневом совещании и предложить регулярно предоставлять такую отчетность. По одному проекту контрольные точки можно показывать просто списком результатов, а по нескольким проектам лучше облечь отчет в форму диаграммы.

Пример отчета по задачам или контрольным точкам одного проекта

Пример диаграммы контрольных точек по нескольким проектам

Ключевыми условиями для такой отчетности являются несколько формально зафиксированных соглашений, а именно:

Все контрольные точки для отчетности должны быть утверждены;
Совещание для предоставления такого отчета должно быть регулярным;
У Проектного офиса должны быть права для требования таких данных;
У менеджеров проектов должна быть ответственность за предоставление таких данных.

Соглашения такого рода лучше всего зафиксировать отдельным приказом по компании, дополнительно его можно озвучить на совещаниях в наиболее вовлеченных в проектную деятельность подразделениях. Выглядеть такой документ может примерно так:

Для повышения контроля за выполнением проектов (далее следуют цели создания такой отчетности) … приказываю:

1. Утвердить ответственность за получение следующих результатов по проекту/проектам:

2. Еженедельно по вторникам в 10:00 организовывать совещание для предоставления статуса исполнения проектов в составе …. Ответственный за организацию Иванов М.Ю. (руководитель Проектного офиса). Типовой повесткой совещания утвердить …

3. Определить полномочия Иванова М.Ю. (руководитель Проектного офиса), запрашивать информацию для подготовки отчета и эскалировать нарушения предоставления требуемых данных Первому лицу.

4. Вменить в обязанность приемщиков результатов регулярно (по понедельникам) предоставлять Иванову М. Ю. данные о статусе приемки контрольных результатов п.1 по форме

Организовав такой формат коммуникаций, компания получает регулярную объективную картину по получению ключевых результатов своих проектов. Руководство понимает отклонения и риски получения важных продуктов и сервисов, имеет возможность влиять на проект, ставить цели Проектному офису создавать условия для достижения результатов. А Проектный офис, в свою очередь, начинает работать и запускает, пусть минимальную, но систему управления: стандарт фиксации результатов, орг. структура для контроля данных и обученный персонал. Если работа будет организована правильно, вы получите доверие для развития системы и внедрения других полезных функций, способных навести порядок в проектах и добиться успехов в бизнесе.

На нашем сайте уже есть ряд публикаций, из которых вы сможете глубже познакомиться с подходами к организации Проектного офиса.

Проектный офис: для чего создаем и какие выгоды обретаем?

Состав и принципы эффективности Проектного офиса

Программный продукт как основной инструмент управления

Когда метод контрольных точек приживется, компании потребуется расширять как число проектов, подвергающихся такого рода контролю, так и уровни результатов. Кроме того, возможно, потребуются и другие виды отчетов, чтобы наладить управление.

Отчеты – наиболее часто используемые функции программных продуктов. Как основа мониторинга и контроля, они делают систему действительно применимой и полезной для всех участников. С одной стороны, отчет – рабочая область для руководителя проекта, с другой – возможность для топ-менеджмента оценивать управление, в целом. Как координировать создание отчетов на основании данных ИСУП, понимать их назначение и предоставлять нужную информацию в выгодном свете – целая наука.

Инструментов анализа данных – великое множество. Они всегда востребованы, и их всегда не хватает. При внедрении любого программного продукта особым вопросом является настройка требуемых отчетов.

Пример настройки простого отчета пользователем

Вне зависимости от сложности настройки и широкого функционала системы, некоторые проекты неуспешны только потому, что команда не смогла должным образом настроить и научить участников применять отчеты.

Чтобы подстраховать себя от подобных рисков, стоит определить несколько важных требований к возможностям ИСУП:

1. Наличие инструментов для создания гибких и настраиваемых отчетов. В системе должна быть возможность самостоятельной настройки простых отчетов любым пользователем. В готовой отчетности должны быть доступны функции онлайн-фильтрации и группировки. Такой функционал намного сокращает перечень создаваемых отчетов, что снижает нагрузку на систему и упрощает использование.

Пример использования фильтров в готовых отчетах

2. Формы сбора данных по расписанию и контроль дисциплины сбора данных. Система должна уметь сама собирать, сохранять и обрабатывать необходимую информацию. А еще сообщать руководителю проекта или Проектному офису о нарушениях или просрочках в этом процессе.

3. Интеграция с другими системами. ИСУП должна быть способна выгружать данные в другие системы. Как минимум, представлять отчет в Excel-формате или на основе функций Excel. Объединение показателей для глубокого анализа и принятия обоснованных решений – неизбежный шаг к успешному управлению.

Пример выгрузки в Excel или настройка отчетов в Excel

4. Система должна уметь предоставлять удобную информацию руководству в онлайн-формате, для современных платформ это означает наличие функционала дашбордов.

Пример дашбордов для руководителей

Без этих возможностей система будет слишком ресурсоемкой с точки зрения администрирования и поддержки, неудобной для использования из-за отсутствия гибкости и каналов связи с другими программными продуктами. А Проектный офис погрязнет в работе по постоянному ручному сбору необходимых данных.

Как организовать себя в проекте?

Опубликовано Rebecca Bernsen 7 января 2021 г. Приблизительное время прочтения: 8 минут

Программное обеспечение для управления проектами облегчает управление вашими проектами, но вам нужно знать, как его использовать, чтобы извлечь из него максимальную пользу. OpenProject очень удобен и интуитивно понятен в использовании. Чтобы вы начали работать еще быстрее, мы хотели бы поделиться с вами некоторыми советами. Чтобы получить наилучшие впечатления от OpenProject, вы хотели бы знать, как организовать свою работу в OpenProject, оставаться в курсе событий с минимальными усилиями. Давайте посмотрим на функции, которые вы можете использовать для структурирования своей работы в OpenProject. Они помогут вам ответить на следующие вопросы, которые у вас возникнут:

Что мне делать?
На что я тратил время?
Что нового?
Как записать свое время?
Что случилось с задачами, в которые я вовлечен?

Моя страница

Ваша «Моя страница», вероятно, является наиболее важной функцией для того, чтобы иметь всю необходимую информацию по всем проектам для вас в одном месте. Моя страница — это ваша личная информационная панель с важной всеобъемлющей информацией о проекте, такой как отчеты о рабочих пакетах, новости, затраченное время или календарь. Его можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями. Для вашего удобства его можно легко открыть, нажав на свой аватар пользователя в правом верхнем углу, а затем выбрав Моя страница из выпадающего меню.

Это пример того, как может выглядеть ваша страница «Моя страница». С одного взгляда вы видите новости обо всех проектах, в которых вы участвуете, какие рабочие пакеты запланированы на неделю, рабочие пакеты, назначенные вам, и время, которое вы зарегистрировали на определенной неделе. Но вы не можете только проверить время, которое вы уже зарегистрировали, вы также можете зарегистрировать время прямо с моей страницы до определенного дня.

Это не единственные виджеты, доступные для Моей страницы. Вы можете выбрать из следующих и расположить их так, как хотите.

Считайте мою страницу наиболее удобным инструментом, позволяющим быстро узнавать, что происходит в проектах, что вам нужно сделать, и отслеживать свое время.

Лучшие функции для структурирования вашей работы

Помимо моей страницы, некоторые функции в OpenProject лучше всего подходят для быстрого обзора ваших собственных задач и того, что вам нужно знать. Если вы хотите проверить, что наиболее актуально для вашей работы, следующие функции помогут вам организовать себя.

Некоторые из этих функций можно использовать в качестве виджетов в MyPage. Некоторые из них доступны только как модули в иерархии проекта, поэтому их можно использовать на уровне проекта или родительского проекта. В зависимости от того, как вы хотите просматривать свою работу, вы можете использовать функции на странице «Моя» или в иерархии проектов.

таблица рабочих пакетов

Если вы ищете свои задачи, над которыми работала команда, таблица рабочих пакетов предоставит вам эту информацию. Используйте фильтры, чтобы создать представление, которое вам нужно. Вы можете фильтровать свои собственные рабочие пакеты или любого другого члена команды, сортировать их по приоритету или статусу и т. д. У вас есть все возможности для фильтрации и сортировки.

Таблицу рабочих пакетов можно использовать как модуль в конкретном проекте, чтобы просмотреть все рабочие пакеты, связанные с этим конкретным проектом. В качестве альтернативы можно использовать таблицу рабочих пакетов родительского проекта, чтобы получить обзор рабочих пакетов во всех дочерних проектах. Или используйте его на моей странице, чтобы увидеть все рабочие пакеты во всех проектах, в которых вы участвуете. Тем не менее, опция фильтрации в таблице рабочих пакетов всегда позволяет вам также фильтровать определенные проекты. В меню заголовка, в правом верхнем углу рядом с полем поиска, вы также можете открыть таблицу рабочих пакетов со всеми рабочими пакетами всех проектов, к которым у вас есть доступ.

Время регистрации

Отслеживать, сколько времени вы потратили на рабочие пакеты, и быстро регистрировать время на рабочие пакеты легко с OpenProject. Моя страница показывает вам по неделям, сколько времени вы потратили на какие рабочие пакеты. И оттуда вы можете напрямую записывать время в рабочий пакет, выбрав день, когда вы хотите записывать время. Кроме того, вы можете регистрировать время в таблице рабочих пакетов или в подробном представлении рабочих пакетов.

Моя страница

Таблица рабочих пакетов

Детальный просмотр рабочего пакета

Затраты

Функции бюджета, времени и затрат OpenProject позволяют вам отслеживать потраченные и запланированные затраты.

С помощью бюджетного модуля вы можете создавать и управлять бюджетом проекта с запланированными затратами на единицу продукции, а также трудозатратами по проекту. Затем вы назначите рабочие пакеты бюджету. Если вы зарегистрируете время или затраты в этом рабочем пакете, затраты будут зарегистрированы в этом бюджете и будут отображаться в процентах, потраченных на бюджет проекта.

Функции времени и затрат в OpenProject позволяют отслеживать ресурсы, как с точки зрения трудозатрат, так и бюджетов. С OpenProject вы всегда можете контролировать время и затраты, запланированные и потраченные на проекты. Эта функция позволяет создавать отчеты о затратах на очень подробном уровне с различными параметрами фильтрации. Чтобы выполнить дополнительный анализ, вы также можете экспортировать отчет о затратах.

Функция бюджета, а также времени и затрат пока доступна только на уровне проекта. Тем не менее, мы знаем, что существует спрос на межпроектное использование, и обсуждаем, как включить его в нашу дорожную карту OpenProject.

Календарь

Модуль календаря показывает все рабочие пакеты выбранного проекта в виде календаря. Если вы проверите свой календарь на странице Моя, он покажет вам все рабочие пакеты по проектам (см. ниже). Вы также можете использовать календарь в конкретном проекте или в родительском проекте.

Activity

В OpenProject вы можете отображать действия в проекте, чтобы получить быстрый обзор текущего состояния и изменений. На странице действий перечислены новейшие разработки в вашем проекте. Они включают в себя изменения в рабочих пакетах, изменения в репозитории, новости, записи в вики или сообщения на форуме. Изменения перечислены в обратном хронологическом порядке, причем последние изменения отображаются вверху. Примените фильтр (расположенный под навигацией по проекту слева), чтобы выбрать, какие атрибуты будут включены в действие. Модуль активности доступен на уровне проекта и родительского проекта.

Новости

Чтобы обмениваться последними новостями с членами вашей проектной группы, вы можете использовать функцию новостей OpenProject. Позволяет просматривать последние новости проекта в обратном хронологическом порядке. Новости сообщают общие темы всем членам команды. Новости по всем вашим проектам могут отображаться на Моей странице. Кроме того, вы можете использовать модуль новостей на уровне проекта или родительского проекта.

Уведомления по электронной почте

Если вы хотите быть в курсе последних событий, но не работаете в приложении OpenProject постоянно, вам следует настроить уведомления по электронной почте таким образом, чтобы не пропустить ни одной информации. Чтобы настроить уведомления по электронной почте, которые вы будете получать от системы, перейдите в раздел Моя учетная запись и выберите в меню Уведомления по электронной почте. Вы можете выбрать между несколькими уведомлениями по электронной почте. По умолчанию вы получаете уведомления по электронной почте о вещах, которые вы смотрите или в которых участвуете. Вы можете получать электронные письма о любых событиях в определенных проектах или вообще не получать никаких событий.

Информационная панель

Страница обзора проекта представляет собой информационную панель с важной информацией для выбранного проекта или родительского проекта, которую вы можете использовать для более широкого обзора проекта, чем просто просмотр своей части проекта, который вы бы отслеживать на моей странице. В обзоре проекта вы можете отобразить соответствующую информацию, такую как участники, новости, описание проекта, отчеты о рабочих пакетах или статус проекта. Вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями и получить всю информацию с первого взгляда, чтобы быстро проверить, идет ли проект по плану или нет.

Мы надеемся, что эти советы помогут вам получить более полное представление о своих проектах и привести себя в порядок. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть еще вопросы, мы здесь, чтобы помочь вам.

Организация проекта – Основы производства визуальных медиа

Проектная организация

Организация проекта относится к тому, как вы организуете элементы своего производства на своем компьютере. Все должно быть в одном месте и рассортировано по папкам, чтобы элементы и иерархии были легко понятны всем, кто может быть вовлечен в проект — сейчас или в будущем.

Есть несколько причин, по которым это считается лучшей практикой для профессиональной работы, большинство из которых говорят сами за себя. Если вы производите много проектов за короткий период времени, вам нужно будет отделять элементы одного проекта от другого. Если вы работаете над двумя или более проектами одновременно, вам нужно хранить элементы для каждого проекта отдельно.

Но, возможно, самая важная причина для организации проекта связана с возможностью того, что вам может понадобиться передать свой проект другому человеку из-за чрезвычайной ситуации или потому, что вас отвлекли на другой проект. Если проект извлекается из архива для пересмотра в будущем, возможно, вы не тот человек, который выполняет эту работу. Организация ваших элементов должна быть очевидна для любого, кто на нее смотрит.

В любой из этих ситуаций вы хотели бы, чтобы человек, который берет на себя вашу работу, мог сразу войти в ситуацию и начать свою работу с минимальной задержкой. Когда элементы вашего проекта организованы, вы защищаете себя от возможности развала проекта, потому что никто не может понять, как вы его собрали. Кроме того, вы бы не хотели, чтобы кто-то прерывал вас, пока вы заняты другим проектом, потому что вам нужно объяснить, как вы собрали предыдущий проект.

Способ организации

Метод организации проекта, предлагаемый в этой главе, является лишь отправной точкой для разработки метода, который лучше всего подходит для вас. Каким бы способом вы ни организовали свои производственные элементы, он должен сразу же иметь смысл для любого, кто на него смотрит. Ваш метод организации производственных элементов должен включать следующие папки (см. примеры в конце главы):

папка для файлов проекта
папка или исходные элементы
папка для специальных производственных файлов, таких как файлы Photoshop или другие файлы, используемые для обработки элементов, используемых в главном проекте
папка для аудиоэлементов
папка для текстовых документов, таких как сценарии или другие справочные материалы
папка для различных объектов, которые устарели, но должны храниться для записи.

Протокол именования файлов

Каждый файл, который вы используете в своем производстве, должен иметь описательное имя. Если есть постепенно новые версии файла, числовая итерация должна быть включена после имени. Если есть элементы, которые устарели или бесполезны по какой-либо причине, поместите их в место, которое четко указано как место для файлов, которые больше не имеют отношения к производству.

Использование термина «окончательный» следует использовать только для элементов, которые фактически являются окончательными.

Ни один файл не должен называться «окончательным», если он на самом деле не является окончательным.

Использование слова «мастер» следует использовать только для объекта (или объектов), которые являются фактическими результатами.

Никогда не должно быть числовой итерации файла со словом «мастер». Окончательный мастер — это окончательная версия

Именование файлов нет-нет

Все файлы должны быть названы. Никакие файлы не должны иметь имя по умолчанию, такое как «Без названия», или строку цифр и букв, автоматически сгенерированную записывающим устройством, например DSC000001.JPG

Все имена файлов должны иметь какое-то подобие описания в имени файла, например «Smith Company logo.png». Никакие файлы не должны иметь имя, подобное «file.png» или «image.jpeg».

Протокол итерации файла

Наиболее важными файлами в вашей коллекции элементов проекта являются файлы вашего проекта. Файлы проекта — это файлы, созданные авторской системой, которую вы используете для сборки проекта. В вашем файле проекта есть вся работа по созданию композиции и ссылки на файлы в вашем проекте, которые использовались в творческой работе, которую вы проделали до сих пор.

Необходимо тщательно следить за тем, чтобы файлы вашего проекта хранились в надежном месте с резервной копией, создаваемой в конце ежедневного сеанса.

Рекомендуется выполнять числовые итерации файла проекта всякий раз, когда вы вносите существенные изменения в предыдущую версию. Например, предположим, что вы целый день работаете над проектом и сохраняете файл проекта под названием «Обучение продажам V1», что означает, что это производственный проект обучения продажам, версия номер один. На второй день работы первое, что вам нужно сделать, это открыть «Обучение продажам V1» и выполнить команду «Сохранить как», чтобы создать копию этого файла проекта и сохранить ее под именем «Обучение продажам V2».

Существует две основные причины такой практики. Первый связан с сохранением первой версии вашей работы на случай, если ваш файл проекта для версии 2 станет поврежденным или непригодным для использования. Вторая причина связана с возможностью того, что вы можете внести деструктивные изменения в работу, которую вы сделали в первый день, которые будут потеряны, если вы когда-нибудь захотите творчески вернуться к предыдущему этапу своей работы. В какой-то момент вы можете понять, что работа, которую вы сделали в первый день, была лучше, чем работа, которую вы сделали во второй день. Если вы не сохраните то, что сделали в первый день, у вас не будет возможности возобновить работу с того места, на котором вы остановились после первого дня, если вам нужно

Имейте в виду, что итерации версии, которые вы создаете для каждого последующего файла проекта, предназначены только для справки. Неважно, сколько итераций вы создаете для своего файла проекта в процессе получения конечного результата. Создание итераций необходимо для вашей собственной защиты.

После того, как ваш проект будет завершен, вы можете добавить к имени файла проекта слово «final», например, «Обучение продажам V12 — Final». Эта практика маркировки покажет всем, кому потребуется просмотреть ваш проект в будущем, что это проект, связанный с мастером, который был доставлен клиенту. Итерации также помогают другим людям понять ваш творческий прогресс на протяжении всего срока производства.

Протокол резервного копирования проекта

Размещение всех ваших производственных элементов в одном месте — предположительно на жестком диске вашего компьютера — представляет собой единую точку отказа для всего вашего проекта. Для повседневной работы над проектом рекомендуется хранить обновленную копию работы над проектом на отдельном устройстве, например на флэш-накопителе, внешнем жестком диске или в облачном хранилище.

Какой бы маловероятной ни была катастрофа, если она когда-либо произойдет, у вас может не быть средства правовой защиты, если вы не следовали этим передовым методам. Могут быть серьезные финансовые или даже юридические последствия, если ваш клиент не сможет уложиться в срок, потому что вы не можете получить свой проект из другого места после сбоя жесткого диска.

Архивирование проекта

Когда проект завершен, содержимое вашей производственной папки должно быть очищено и подготовлено для архивирования в безопасном месте для использования в будущем — предпочтительно в двух отдельных хранилищах на случай, если ваше обычное расположение архива уязвимо, например, на внешнем флешка.

Следующие изображения являются примерами папок проекта, которые соответствуют рекомендациям, описанным выше.

Это содержимое простой папки проекта. Обратите внимание, что папка «Проекты» (для файлов проекта) имеет подчеркивание в начале, поэтому она сортируется в верхней части списка в алфавитном порядке. Это не является обязательным требованием, но может оказаться полезным, когда содержание проекта становится более сложным, как, например, во втором примере.

Это более сложный проект. Он содержит основной проект и пару папок «подпроектов». Основной проект требовал создания отдельного видео («Вступительное видео FERPA»), которое использовалось как составная часть основного проекта («FERPA V8 — Финал»).

Было несколько коллекций источников, которые необходимо было хранить отдельно:

Папка «Документы» содержала окончательный сценарий и набор документов о соответствии, предоставленных клиентом, которые использовались в качестве справочных материалов при написании сценария.
Папка «Экспорт» — это место, куда были отправлены окончательные мультимедийные объекты из системы разработки. В этом случае окончательная программа была опубликована в нескольких форматах.
Папка Icons была создана отдельно от папки Sources, поскольку для этого проекта было создано необычно большое количество значков. Казалось практичным держать их отдельно от остальных других разнообразных источников, таких как изображения и вырезки из снимков экрана.

Как создать Проектный офис с нуля?