Как должна проходить инвентаризация: Как правильно провести инвентаризацию в 2022 году: практические рекомендации

Проведение инвентаризации | Современный предприниматель

Инвентаризация проводится ежегодно перед формированием годовой отчетности в обязательном порядке. Кроме того руководитель вправе самостоятельно определить периодичность проведения ревизионных мероприятий. Рассмотрим алгоритм проведения инвентаризации более детально.

График проведения инвентаризации – образец

Статья по теме: В каких случаях проводится инвентаризация? Инвентаризация – проверка наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации. В каких случаях проводится инвентаризация? Когда проведение инвентаризации обязательно? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее. Подробнее

Руководству предприятия законодательством предоставляется право самостоятельно определять частоту инвентаризационных проверок. Их периодичность отражает план-график проведения инвентаризации и отдельный пункт учетной политики. Исключением являются случаи обязательного внепланового пересчета ценностей:

• во время реорганизационных мероприятий;
• при начавшейся ликвидации организации;
• при оценке последствий чрезвычайных ситуаций;
• проведение инвентаризации необходимо для подтверждения факта кражи или порчи имущества;
• формирование годовой отчетности;
• порядок инвентаризации должен быть соблюден и в случае изменений в составе материально ответственных лиц;
• проверка объектов имущества накануне их передачи третьим лицам за плату или на безвозмездной основе.

При большом объеме инвентаризируемых объектов целесообразно составлять план проведения инвентаризации, образец которого поможет оптимизировать работу членов инвентаризационной комиссии. В график проведения инвентаризации включаются обязательные сведения о:

1. Перечне объектов, подлежащих проверке и пересчету,
2. Пофамильном составе инвентаризационной комиссии.
3. Сроках ревизионных действий с указанием их периодичности.

График инвентаризации образец, утвержденный законодательно, не имеет. Его бланк разрабатывается главным бухгалтером. На документе обязательно должна присутствовать подпись руководителя учреждения, утверждающая план ревизионных мероприятий.

График инвентаризации, образец:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Людмила»

__Назаров _      Назаров Д.Н.

20.10.2022      

(дата)

ПЛАН-ГРАФИК

ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ООО «ЛЮДМИЛА»

НА 2022 ГОД

№	Категория активов	Даты проверки	Ответственные лица
1.	Основные средства	24.11.2022	Иванов О.В. Сидоров С.Г.
2.	Касса	25.12.2022	Волнина А.Л.
3.	Нематериальные активы	15.12.2022	Васильев А.А. Денисов Л.Д.

 

 

 

Главный бухгалтер                                         ____Волнина_____                         Волнина А.Л.

Общие правила проведения инвентаризации

В п.

2 Методических указаний Приказа Минфина № 49 раскрываются правила проведения инвентаризации. Они распространяются на:

• обязанность руководства предприятий по определению частоты проверок;
• аспекты формирования комиссии;
• регламент инвентаризации;
• документальное оформление результатов ревизии.

Как отразить в бухгалтерском учете результаты инвентаризации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Бланк по теме: Приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22 Посмотреть Скачать

Порядок проведения инвентаризации предполагает издание приказа о формировании комиссии. В ее состав должны входить представители:

• административного отдела;
• работники бухгалтерии;
• сотрудники, привлекаемые из других подразделений.

Правила инвентаризации запрещают осуществлять проверку при отсутствии даже одного из членов комиссии. Обязательным является и предварительное ознакомление всех задействованных лиц с данными отчетов о движении материальных ценностей и денежных ресурсов, приходно-расходной документации.

Как проводить инвентаризацию – с участием материально ответственных лиц или без них? Присутствие данной категории сотрудников является обязательным. Они перед началом ревизионных мероприятий дают расписку о завершении операций по документальной фиксации перемещения имущества. Порядок проведения инвентаризации на предприятии предполагает поштучный пересчет всех ценностей, при необходимости должно производиться их взвешивание и обмер.

Если ревизия растягивается на несколько дней, помещения с проверяемыми активами опечатываются. На подведение итогов проверки и их документальное отражение график инвентаризации должен отводить достаточно времени. Результаты ревизии вносятся в инвентаризационные описи вручную или при помощи оргтехники.

Бланк документа подписывается всеми участниками процесса проверки – членами комиссии и материально ответственными лицами.

Уведомление о проведении инвентаризации

Механизм уведомления всех заинтересованных лиц о предстоящей инвентаризации предполагает ознакомление их с такими документами:

• график проведения инвентаризации;
• приказ о проведении ревизионных мероприятий.

Дополнительной, но необязательной мерой является официальное вручение материально ответственному работнику письменного уведомления. Порядок проведения инвентаризации предполагает передачу этого документа сотруднику лично под расписку или путем отправки по почте. Для подтверждения факта уведомления заинтересованных лиц о предстоящей проверке работодатель может воспользоваться полученной распиской или квитанцией о приеме почтового отправления оператором узла связи.

Этапы проведения инвентаризации

Этапы инвентаризации условно можно разделить на несколько блоков:

• подготовительные мероприятия;
• подсчет, обмер и взвешивание имущества;
• сопоставление фактических данных с отчетными;
• документальная фиксация результатов ревизии.

Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации:

1. Формирование комиссии по инвентаризации.
2. Ознакомление с учетными сведениями о количественном составе имущества.
3. Составление материально ответственным лицом расписки.
4. Начинается проведение инвентаризации – пересчитываются активы предприятия в натуральном выражении. Важно проверять и техническую исправность каждого объекта. Возможна реализация сверки с контрагентами.
5. Следующие этапы проведения инвентаризации предполагают внесение получаемых сведений о фактическом наличии в инвентаризационные описи. Далее производится сравнение факта с данными, которые содержатся в отчетной документации.
6. Этапы инвентаризации должны проходить при строгом соблюдении последовательности. Завершающим шагом будет выявление расхождений и их фиксация в протоколе заседания комиссии и итоговом акте, корректировка данных бухгалтерского учета (в случае необходимости).

Итоги

Инвентаризация проводится в строгом соответствии с нормативными актами. Инвентаризацию проводит постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия в сроки, установленные руководителем организации. Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационных описях (актах), а выявленные расхождения с учетными данными — в сличительных ведомостях либо непосредственно в актах (описях).

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица

Как следует из п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания). В соответствии с положениями Указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственного лица обязательно (смотрите, например, п. 2.4, 2.8, 2.10 Указаний).

Следовательно, по общему правилу инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственного лица. Это подтверждается и разъяснениями Минфина России (смотрите письмо от 15.07.2008 № 07-05-12/16).

Если специфика деятельности организации не позволяет прекратить операции с вверенными материально ответственному лицу ценностями, то на период отсутствия такого лица ценности могут быть переданы другому сотруднику. При этом если в соответствующем подразделении организации работает сотрудник, в должностные обязанности которого входит замещение функций лица, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и это подтверждается соответствующей должностной инструкцией, то организация вправе заключить с таким работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если же в должностной инструкции работника (принимающего материальные ценности) не предусмотрено обязанности по замещению должности на время отсутствия материально ответственного лица, то необходимо:

• приказом руководителя внести соответствующие изменения в должностную инструкцию работника – установить обязанность по замещению функций материально ответственного лица в период его отсутствия;
• ознакомить работника с приказом;
• заключить с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В силу п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация.

Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц. Однако представляется, что фактическую (пусть даже и временную) замену материально ответственного лица (изменение состава таких лиц), даже в случае заболевания «основного» работника, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

В то же время на практике часто возникают ситуации, когда материально ответственное лицо не может присутствовать при инвентаризации имущества по состоянию здоровья или другим причинам, а инвентаризация имущества в соответствии с положениями действующего законодательства должна быть проведена.

По нашему мнению, в подобных случаях инвентаризация может быть проведена соответствующей комиссией без участия материально ответственного лица в порядке, установленном руководителем организации. С этой целью работодателю целесообразно разработать локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ), определяющий порядок приема-передачи дел при смене материально ответственных лиц. Принципиальная возможность проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица подтверждается, в частности, положениями некоторых правовых актов.

1. Пункт 6.3 «Указаний…», утвержденных приказом Минторга СССР от 19.08.1982 № 169, предписывает в том случае, если по состоянию здоровья или другим причинам работник не может лично передать числящиеся за ним ценности, производить передачу ценностей комиссией в установленном порядке (этот нормативный акт не отменен и действует в части, не противоречащей законодательству РФ). На наш взгляд, эта норма носит общий характер и может применяться по аналогии не только в торговле.

2. Пунктом 4.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29.08.2001 № 68н, установлено, что в отсутствие материально ответственного лица вскрытие помещений, в которых хранятся драгоценные металлы, производится комиссионно с разрешения руководителя организации, с составлением акта.

3. Согласно п. 1 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Следовательно, если проведение инвентаризации в соответствии с действующим законодательством обязательно, то решение руководителя о ее проведении будет вполне обоснованным. При этом руководитель организации может установить специальный порядок работы инвентаризационной комиссии, в том числе лично контролировать ее работу.

На инвентаризационных описях (актах) в таком случае необходимо сделать отметку о причинах отсутствия работника (материально ответственного лица) и заверить ее подписями членов инвентаризационной комиссии.

В то же время следует иметь в виду, что в случае выявления недостачи в результате проведения инвентаризации в отсутствие материально ответственного лица возмещение недостачи за счет этого работника не представляется возможным. В подтверждение данной позиции см. , например, Надзорную практику Верховного суда Республики Карелия по гражданским делам в 2005 г., постановление ФАС Поволжского округа от 19.02.2009 № А06-3156/2007. Кроме того, рекомендуем ознакомиться с Бюллетенем судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010 (под редакцией заместителя председателя Омского областного суда Е.С. Светенко), а именно – с разделом «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)».

Практическое руководство [+ Шаблон и образцы]

Свяжитесь с экспертом по выполнению заказов сегодня.

Приступайте к работе

Подпишитесь на наш блог

Присоединяйтесь к десяткам тысяч брендов электронной коммерции, чтобы получать больше статей, подобных этой, и наши последние ресурсы, доставленные на ваш почтовый ящик.

Предприятия любого размера должны иметь возможность отчитываться о финансовых показателях, выпуске и продажах, а также о других данных.

Наличие точных и своевременных номеров поможет вам принимать взвешенные решения и обеспечивать бесперебойную работу. Вот почему отслеживание запасов имеет ключевое значение для розничных, оптовых и производственных предприятий.

Владельцы бизнеса должны хранить товары на складе, не тратя деньги на огромные запасы.

Для этого вам нужны точные цифры, чтобы понимать, когда пора делать повторный заказ и каким должен быть объем повторного заказа. Шаблоны в ваших запасах и продажах могут даже помочь вам спрогнозировать будущий спрос, чтобы вы могли правильно составить бюджет и запустить рекламные акции, если это необходимо.

Вся эта информация получена благодаря правильной системе инвентаризации и регулярной ее оценке. Это позволяет вам создавать отчеты об инвентаризации, которые четко показывают, что у вас есть и что вам нужно.

Прежде чем мы углубимся в детали, давайте вернемся к основам: что такое отчет об инвентаризации и как отчет об инвентаризации может упростить ведение вашего бизнеса в сфере электронной коммерции?

Что такое отчет об инвентаризации?

Отчет о запасах представляет собой сводку о количестве запасов, имеющихся в распоряжении компании в данный момент времени. Отчет о запасах — это физический или электронный документ с номерами, представляющими продукт, который вы можете продать сейчас, запасы, которые вы заказываете, или запасы, необходимые для внутреннего использования в бизнесе.

Хорошие отчеты о запасах содержат актуальную информацию с высоким уровнем детализации и используют визуальные эффекты, чтобы показать, сколько данного товара у вас есть на складе. Отчеты о запасах помогают избежать избыточного заказа или исчерпания запасов, когда клиенты покупают ваши товары в Интернете.

Перейти к бесплатным шаблонам

Инвентаризационные отчеты полезны — и необходимы — во многих отношениях.

Для чего используются отчеты об инвентаризации?

Инвентаризационные отчеты помогут вам вести бизнес без перерывов и без больших затрат. Они могут помочь вам сократить расходы и снизить риск нехватки товаров на складе. Отчетность по инвентаризации может показаться просто дополнительным временем или бумажной работой, но она может сэкономить вам кучу денег и ненужных усилий.

Управление запасами

Одно из самых частых применений отчетов о запасах — управление запасами. Вы должны знать, что у вас есть, чтобы гарантировать, что вы не закончите до того, как заказы клиентов будут выполнены. Слишком поздний заказ приводит к отсутствию товара на складе и потере продаж. Если вы заказываете слишком много и слишком рано, ваши деньги становятся слишком большими, увеличивается риск повреждения запасов и требуется больше места для складирования. Точные отчеты о запасах точно сообщат вам, когда уровень ваших запасов достигнет точки повторного заказа, чтобы вы могли вовремя пополнить запасы.

Отслеживание запасов (на складах)

Если у вас большой объем запасов и большой объем продаж, вам необходимо отслеживать местонахождение ваших запасов на складах, которые вы используете для выполнения заказов. Отслеживание SKU по месту хранения инвентаря и поддержание порядка может облегчить вашу работу, предотвращая ненужные перемещения, двойную обработку продуктов и даже потерю инвентаря.

Вам также может помочь:

• Отслеживание товаров, заказанных в определенный диапазон дат
• Если вы заказываете более чем у одного поставщика
• Идентификация затронутых продуктов в случае отзыва
• Если вам нужно вернуть поврежденный товар

Если ваш инвентарь является скоропортящимся или его стоимость регулярно меняется, вам может потребоваться отслеживать местонахождение в соответствии с правилами инвентаризации FIFO (первым пришел — первым ушел) или LIFO (последний пришел — первым ушел).

Категоризация запасов

В зависимости от отрасли может существовать несколько способов классификации запасов. Глядя на гору картонных коробок, бывает очень непонятно, что к чему.

Список товаров в каждой категории, который обновляется в режиме реального времени, позволяет отслеживать запасы по мере их перемещения по цепочке поставок. Например, производителям часто необходимо отслеживать запасы как сырье или производственные запасы, товары в процессе производства или запасы, готовые к продаже. Инвентаризационная оценка каждой категории или шага является необходимой частью отслеживания себестоимости проданных товаров для целей налогообложения и учета запасов.

После того, как он окажется в вашем центре выполнения заказов, вы захотите отслеживать каждый товар по мере его получения, размещения, отбора для заказа, упаковки в коробку и отправки покупателю.

Как составить отчет об инвентаризации

Вы можете создать базовый отчет об инвентаризации в Excel или Google Sheets для отслеживания запасов; Однако это не позволяет выполнять автоматические обновления и представляет собой моментальный снимок только в определенный момент времени. Лучшей практикой для создания отчетов о запасах является подключение систем, которые используют вашу цепочку поставок и данные о заказах клиентов (подробнее об этом ниже).

Ниже приведены шаги по созданию базового отчета об инвентаризации, который требует ручного обновления.

1. Создать столбец для товарно-материальных ценностей

Аналогично шаблону листа инвентаря, создайте список предметов в вашем инвентаре, используя вертикальный столбец. Это должно быть сделано на уровне SKU (т. е. если у вас есть красная рубашка четырех размеров, вы должны указать каждый размер в общей сложности для четырех позиций, а не по одной) и может быть записано как название SKU. Чем больше у вас SKU, тем сложнее и трудоемче это будет.

2. Создайте столбец для описаний

Опишите элементы в другом столбце. Если у вас есть различные цвета, размеры и т. д., вы можете указать здесь больше контекста или подробностей, чтобы проверить, что делает этот продукт уникальным для целей отчетности и отслеживания запасов.

3. Назначьте цену каждому предмету

Укажите цену каждого предмета, чтобы вы могли быстро получить общую стоимость вашего инвентаря и стоимость каждого предмета на основе цены и количества. В зависимости от вашего бизнеса вам может потребоваться отслеживать стоимость покупки или производства отдельно от цены продажи. Оценка запасов также может помочь вам рассчитать затраты на хранение запасов.

4. Создайте столбец для остатков на складе

Затем добавьте столбец для отслеживания количества единиц товара, находящихся на складе в данный момент. Этот столбец будет обновляться новыми заказами на покупку и заказами на продажу, чтобы убедиться, что номер актуален.

5. Выберите период времени

Как часто вы будете обновлять свой отчет об инвентаризации, зависит от ваших потребностей. Чем выше объем ваших продаж, тем чаще вы будете обновлять его, поскольку ваши цифры могут быстро меняться.

Частота также зависит от того, сколько у вас страхового запаса. Если у вас есть запас запасов между точкой повторного заказа и нулем, вы можете обойтись менее частыми обновлениями. Просто помните, что чрезмерный страховой запас увеличивает ваши расходы.

Инвентаризация для электронной коммерции

Розничный магазин со складом требует отслеживания запасов, но их потребности сильно отличаются от потребностей владельца электронной коммерции, когда дело доходит до управления запасами.

В отличие от физического бизнеса, покупки в электронной торговле осуществляются в нерабочее время и со всех уголков мира. Это может поставить предприятия электронной коммерции, которые набирают обороты, к более высокому риску нехватки товара, когда клиент готов сделать заказ.

Владельцам электронной коммерции необходимо уменьшить вероятность этого. Уровни запасов следует обновлять как можно чаще, чтобы обеспечить точные и полные цифры. Единственный способ по-настоящему вести точный учет — это использовать автоматизированную систему, которая синхронизируется с вашим программным обеспечением для точек продаж и обновляет ваши запасы при каждой продаже. Таким образом, вы всегда точно знаете, что у вас есть, и можете своевременно заказать товары или расходные материалы.

Автоматизируйте свои отчеты с помощью ShipBob

ShipBob упрощает процесс для продавцов электронной коммерции за счет точных отчетов о запасах. ShipBob подключается к вашему магазину электронной коммерции и обрабатывает для вас выполнение электронной коммерции. Весь ваш инвентарь хранится в любой комбинации складов ShipBob по всей территории Соединенных Штатов, и они обрабатывают отчеты о запасах на месте и в Интернете.

Благодаря синхронизации с вашей платформой электронной коммерции отчеты о запасах обновляются в режиме реального времени, чтобы точно отражать то, что у вас есть на складе, каждую минуту. Вы можете получить доступ к подробным отчетам с диаграммами и графиками, которые помогут вам увидеть свои акции с первого взгляда. Ознакомьтесь с расширенными функциями отчетов ShipBob, чтобы узнать больше и посмотреть, как ваши отчеты о запасах могут выглядеть для вашего бизнеса.

С помощью ShipBob вы можете отслеживать запасы в нашей сети выполнения с одной панели управления:

Загрузите шаблоны отчетов о запасах бесплатно

Если вы готовы создавать собственные отчеты для отслеживания запасов, начните работу с нашей бесплатной шаблоны отчетов об инвентаризации ниже.

Загрузить шаблон 1

Загрузить шаблон 2

Вы можете настроить их в соответствии с вашим уникальным бизнесом и продуктами.

Какое решение подходит именно вам?

Создание инвентарных отчетов вручную может быть идеальным решением для небольших предприятий с небольшим объемом продаж. Если вы можете следить за уровнем своих запасов и достаточно часто обновлять данные для обеспечения точности, отчет в виде электронной таблицы может быть всем, что вам нужно. Используйте шаблоны выше, чтобы создать свой собственный прямо сейчас.

Если ваш бизнес имеет большие объемы продаж, продает через Интернет через автоматизированную платформу или быстро растет, вам лучше всего подходит автоматическое отслеживание запасов. ShipBob предлагает идеальное решение для хранения ваших товаров на складе, помогает сократить расходы и избежать упущенных продаж. Чтобы узнать больше об услугах по выполнению заказов ShipBob, включая полные решения для инвентаризации, запросите ценовое предложение.

Запросить стоимость выполнения

Управление запасами: как управлять запасами малого бизнеса

Важно регулярно оценивать свой бизнес, чтобы убедиться, что вы на пути к успеху. Одной из наиболее неотъемлемых частей вашего бизнеса является управление запасами.

Как обстоят дела с управлением запасами в вашем малом бизнесе? Были ли у вас нужные продукты, когда они вам были нужны? Вы потеряли бизнес, когда товаров не было на складе? Или вы потеряли деньги из-за избыточного запаса?

В этой статье мы обсудим основные методы управления запасами, объясним, на что обращать внимание в хорошем программном обеспечении для управления запасами, и рассмотрим некоторые передовые методы управления запасами.

Что такое управление запасами?

Управление запасами — это часть управления цепочкой поставок, цель которой — всегда иметь нужные продукты в нужном количестве для продажи в нужное время. Когда все сделано эффективно, предприятия сокращают затраты на хранение избыточных запасов при максимизации продаж. Хорошее управление запасами может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы упростить этот процесс.

Эффективно управляя своими запасами, вы можете иметь под рукой нужные продукты в нужном количестве и избегать отсутствия товаров на складе и скопления средств в избыточных запасах. Вы также можете обеспечить своевременную продажу своих продуктов, чтобы избежать порчи или устаревания или тратить слишком много денег на запасы, которые занимают место на складе или складе.

Хорошее программное обеспечение для управления запасами должно:

• Сокращать затраты, улучшать денежные потоки и повышать прибыль вашего бизнеса
• Следите за своим инвентарем в режиме реального времени
• Помогите спрогнозировать спрос
• Предотвращение дефицита продукции и производства
• Предотвращение избыточного запаса и слишком большого количества сырья
• Позволяет легко проводить инвентаризационный анализ на любом устройстве
• Будьте доступны прямо из вашей розничной точки продаж
• Оптимизация организации склада и драгоценного времени сотрудников
• Быстрое и безболезненное сканирование штрих-кода для ускорения приема
• Разрешить управление несколькими местоположениями, отслеживание запасов в нескольких местах или складах

Методы управления запасами и лучшие практики для малого бизнеса

Вот некоторые из методов, которые многие малые предприятия используют для управления запасами:

1. Точная настройка прогнозирования. Точное прогнозирование жизненно важно. Ваши расчеты прогнозируемых продаж должны основываться на таких факторах, как исторические данные о продажах (если вы продаете через Square, посмотрите эту информацию на своей онлайн-панели), тенденции рынка, прогнозируемый рост и экономика, рекламные акции, маркетинговые усилия и т. д.
2. Используйте подход FIFO (первым пришел, первым вышел). Товары должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были куплены или созданы. Это особенно важно для скоропортящихся продуктов, таких как продукты питания, цветы и косметика. Владелец бара, например, должен быть осведомлен о материалах, стоящих за барной стойкой, и применять методы FIFO для улучшения запасов в баре. Это также хорошая идея для скоропортящихся товаров, поскольку товары, лежащие слишком долго, могут быть повреждены или иным образом устарели и не могут быть проданы. Лучший способ применить FIFO в кладовой или на складе — добавить новые товары сзади, чтобы старые продукты оказались впереди.
3. Определение низкооборачиваемого материала. Если у вас есть запасы, которые не продавались за последние 6–12 месяцев, вероятно, пришло время прекратить их хранение. Вы также можете рассмотреть различные стратегии избавления от этих запасов — например, специальную скидку или рекламную акцию, — поскольку избыточный запас тратит впустую ваше пространство и капитал.
4. Проверьте свои запасы. Даже с хорошим программным обеспечением для управления запасами периодически вам все равно необходимо фактически подсчитывать свои запасы, чтобы убедиться, что то, что у вас есть на складе, соответствует тому, что, по вашему мнению, у вас есть. Предприятия используют различные методы, в том числе ежегодную физическую инвентаризацию в конце года, которая подсчитывает каждую единицу товара, и постоянную выборочную проверку, которая может быть наиболее полезной для продуктов, которые продаются быстро или имеют проблемы с запасами.
5. Используйте облачное программное обеспечение для управления запасами. Ищите программное обеспечение с аналитикой продаж в реальном времени. Программное обеспечение Square подключается непосредственно к вашей торговой точке, поэтому уровень ваших запасов автоматически корректируется каждый раз, когда вы совершаете продажу. Получайте ежедневные электронные письма с оповещениями о наличии, чтобы вы всегда знали, каких товаров мало или нет в наличии, чтобы вы могли вовремя заказать больше.
6. Постоянно отслеживайте уровень своих запасов. Внедрите надежную систему отслеживания уровня запасов, отдавая предпочтение самым дорогим товарам. Эффективное программное обеспечение экономит ваше время и деньги, выполняя большую часть тяжелой работы за вас.
7. Сокращение времени ремонта оборудования. Основное оборудование не всегда находится в рабочем состоянии, поэтому важно управлять этими активами. Сломанный механизм может стоить дорого. Мониторинг вашего оборудования и его частей имеет решающее значение для понимания его жизненного цикла, поэтому вы можете быть готовы до того, как возникнут проблемы.
8. Не забывайте о контроле качества. Независимо от вашей специализации важно, чтобы все ваши продукты выглядели великолепно и хорошо работали. Это может быть так же просто, как попросить сотрудников провести быстрый осмотр во время аудита запасов, который включает в себя контрольный список на наличие признаков повреждения и правильную маркировку продукта.
9. Наймите контролера запасов. Управление запасами используется для отображения количества запасов, имеющихся у вас в данный момент времени, и применяется ко всем товарам, от сырья до готовой продукции. Если у вас много инвентаря, вам может понадобиться один человек, который будет за него отвечать. Контролер склада обрабатывает все заказы на покупку, получает поставки и следит за тем, чтобы все поступающее соответствовало тому, что было заказано.
10. Помните азбуку. Многие предприятия считают полезным более жесткий контроль над ценными товарами, группируя товарно-материальные запасы по категориям A, B и C.
11. Рассмотрите возможность прямой доставки. Если в вашем бизнесе используются методы прямой доставки, вы можете продавать товары, фактически не храня запасы самостоятельно. Вместо этого оптовик или производитель несет ответственность за наличие запасов и доставку продуктов, когда потребитель покупает их в вашем магазине. Таким образом, вы не беспокоитесь о инвентаризации, хранении или выполнении заказов. Многие владельцы, которые открывают интернет-магазин, используют методы прямой доставки, но эта стратегия выполнения цепочки поставок может быть принята многими типами предприятий во всех отраслях.

Товары класса А — дорогостоящие товары — составляют наименьшую часть запасов и имеют наибольшую стоимость годового потребления. Товары, сгруппированные в категорию C — наименее дорогие товары, — составляют наибольшую часть запасов и имеют самую низкую стоимость годового потребления. Продукты B находятся между ними. Стоимость годового потребления – это годовой спрос, умноженный на стоимость товара.

На приведенной ниже диаграмме показано (на основе рекомендаций Lokad), как предприятия могут разбить это:

	Пример инвентаризационного анализа ABC
Классификация	Процент инвентаря	Значение годового потребления
А	10-20%	70-80%
Б	30%	15-25%
С	50%	5%

Площадь для розничной торговли

Система инвентаризации в точках продаж, созданная для малого бизнеса

Торговая точка Square предлагает надежное программное обеспечение для управления запасами, которое обновляется в режиме реального времени и позволяет продавцам управлять своими запасами из любого места. Наша система отлично подходит для многоканальной розничной торговли и синхронизируется с вашей обычной торговой точкой и интернет-магазином.

Наша система управления запасами быстро настраивается и проста в использовании. Загружайте отчеты и получайте ежедневные оповещения о запасах товаров, которые заканчиваются или заканчиваются, чтобы вы всегда знали, сколько у вас есть на складе. Вы можете узнать больше о том, как его использовать здесь.

Если вам нужно более сложное решение, POS от Square прекрасно интегрируется со Stitch Labs, Shopventory и DEAR для управления запасами по нескольким каналам. Или поработайте с разработчиком над созданием индивидуального программного решения для управления запасами с помощью Square Items API. Имея в вашем распоряжении ряд возможностей, Square обеспечивает беспрепятственное переключение вашей POS-системы, чтобы вы могли поддерживать движение своего бизнеса и пополнение запасов.

Как отслеживать запасы и управлять ими с помощью Square

Бесплатное облачное программное обеспечение Square для управления запасами предоставляет вам инструменты для включения и отслеживания запасов по элементам или оптом. Для товаров с включенным инвентарем количество запасов обновляется на основе продаж из приложения Square, Square Invoices и вашего интернет-магазина. Запасы отслеживаются и управляются для каждого местоположения отдельно (это можно сделать с помощью SKU).

Как отслеживать запасы по элементам

Чтобы включить отслеживание предметов в вашем инвентаре:

• Посетите Библиотеку предметов на панели инструментов.
• Выберите элемент.
• Скорректируйте количество предметов и их местонахождение (запасы создаются, редактируются и отслеживаются для каждого места).

 

После того, как вы активировали инвентаризацию, вы будете получать оповещения на панели инструментов о том, что товары заканчиваются или распроданы, поэтому вы будете знать, когда нужно повторно заказать или пополнить запасы. Получите пошаговые инструкции по управлению элементами в нашем Центре поддержки.

Как выполнить массовую загрузку инвентаря

У вас есть куча предметов для включения? Не волнуйтесь, вы можете загрузить отчет о своих текущих запасах и обновить объемы запасов массово, используя инструмент импорта. Это особенно полезно для добавления нового инвентаря и проверки текущего запаса.
Все, что вам нужно сделать, это:

1. Посетите Библиотеку элементов на панели инструментов.
2. Щелкните Изменить библиотеку элементов .
3. Загрузите наш файл шаблона (включая всю вашу библиотеку предметов).
4. Откройте файл и добавьте свой инвентарь по элементам в столбец с надписью Новое количество [местоположение] .
5. Вы также можете обновить Stock Alert Enabled [Location] .
6. Сохраните файл, затем перетащите его в окно Import Inventory и нажмите Upload .

Вы можете узнать больше об управлении запасами с помощью Inventory CSV в нашем Центре поддержки.

Советы для предприятий, которые производят свои собственные продукты

Некоторые предприятия владеют всей своей цепочкой поставок, например, производитель и продавец сумок-мессенджеров ручной работы.

Вместо того, чтобы закупать готовую продукцию у других поставщиков, ваш бизнес использует сырье, которое вы затем превращаете в товары для продажи. Запасы для этих видов бизнеса обычно состоят из трех категорий:

• Сырье, используемое для производства продукции
• Незавершенные работы
• Готовая продукция

В 2001 году гигант сетевого оборудования Cisco на собственном горьком опыте узнал, что происходит, когда предложение превышает спрос. Сырье и компоненты оборудования были списаны на убыток на сумму 2,25 миллиарда долларов. Одним из ключевых факторов убытка было то, что модель управления запасами Cisco была далекой и она плохо прогнозировала свои продажи.

Советы для предприятий розничной торговли

Но даже если вы не являетесь многонациональным предприятием, грамотное управление запасами в розничной торговле может помочь вам сэкономить массу денег. Хотя может быть заманчиво покупать товары в больших количествах, чтобы воспользоваться скидками поставщиков и бесплатной доставкой, наличие избыточных запасов не всегда хорошо для итоговой прибыли.

Излишние запасы проблематичны по нескольким причинам. Начнем с того, что вы не хотите, чтобы слишком большая часть средств вашего бизнеса была связана с товарами, и вы рискуете потерять деньги, если не сможете продать продукты вовремя. (Это особенно верно для сезонных товаров. Спросите любого владельца бизнеса, который пытается продавать рождественские украшения после 25-го числа. Потребители, естественно, ожидают больших скидок, и вы можете продать в убыток, если вообще продадите товары.) Кроме того, существуют расходы, связанные с хранение избыточного запаса.

С другой стороны, слишком малое количество товара в наличии может привести к потере потенциальных клиентов. Представьте, что покупатели приходят в ваш обычный магазин только для того, чтобы обнаружить, что их любимого товара нет в наличии. Если вы думаете, что они вернутся, когда товар будет в наличии, подумайте еще раз. Исследование немецких потребителей, проведенное GT Nexus, показало, что 63% покупателей, столкнувшихся с отсутствием товара на складе, предпочли купить товар у конкурента или не купили его вообще.

Восстановление утерянных, поврежденных или украденных предметов

Сокращение товарных запасов в розничном магазине часто называют усадкой. Средний процент усадки в розничной торговле составляет два процента. А в 2016 году убыток стоил ритейлерам более 49 миллионов долларов убытков, согласно Национальному обзору безопасности розничной торговли, касающемуся краж в розничной торговле.

Существует четыре основных категории потери товарно-материальных запасов в результате утери и кражи. Согласно исследованию 2014 года, на магазинные кражи приходится 38 процентов убытков в розничной торговле, на кражи сотрудников приходится 34,5 процента, ошибки в оформлении документов составляют 16 процентов, а на мошенничество поставщиков или продавцов приходится семь процентов. У некоторых экспертов также есть пятая категория, которая включает в себя все неизвестные причины потери товарно-материальных запасов; это составляет шесть процентов всего сокращения запасов.

Поврежденные товары также включаются в усадку. Повреждение может произойти по пути в ваш магазин или в самом магазине.

Как бы то ни было, усадка очень дорого обходится ритейлерам и может привести к потере прибыли. И это двойной удар — вы не можете окупить стоимость инвентаря и не можете продать инвентарь, чтобы получить доход.

Чтобы покрыть эти потенциальные убытки, вы можете повысить цены на свои товары, переложив расходы на своих клиентов. Но это может иметь неприятные последствия, если клиенты чувствительны к цене. Вам также может понадобиться увеличить количество процессов, предотвращающих кражи и потери, таких как безопасность, что увеличивает ваш общий бюджет.

Несмотря на то, что убыток — это то, что вам необходимо учитывать при расчете прибыли, вам не нужно просто воспринимать его как затраты на ведение бизнеса. Рекомендуется поговорить со своим налоговым консультантом, чтобы понять, можете ли вы вычесть убытки от несчастных случаев и краж, связанные с товарно-материальными запасами, в вашей личной или корпоративной налоговой декларации.

Часто задаваемые вопросы

Разве электронные таблицы не являются хорошим способом управления запасами?

Электронные таблицы не являются эффективным инструментом управления запасами, поскольку их необходимо обновлять вручную, что отнимает много времени и означает, что данные почти всегда устаревают. Кроме того, электронные таблицы не могут масштабироваться вместе с вашим бизнесом, не могут взаимодействовать с вашим POS-терминалом и не отображают, как продаются ваши продукты.

Дорого ли программное обеспечение для управления запасами?

Не обязательно. В то время как некоторое программное обеспечение для управления запасами стоит сотни или даже тысячи долларов, облачное программное обеспечение Square бесплатно при регистрации. Посмотрите, чем Square отличается от других POS-систем.

Какие приложения для управления запасами в настоящее время предлагает Square?

У Square есть два приложения, которые малые предприятия могут использовать для управления своими запасами: Square Point of Sale и Square for Retail.