Документы для бизнеса: документы для регистрации ИП и ООО

какие нужны, какие необходимы для учреждения юрлица, как их правильно оформить

11 апреля 2023

Редактор: Юрий Болотов

Какие документы нужно собрать, как их оформить и куда подать, чтобы открыть ООО

---

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Поделитесь статьей

Какие документы нужно собрать, как их оформить и куда подать, чтобы открыть ООО

---

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Поделитесь статьей

Чтобы зарегистрировать ООО, нужно собрать и правильно оформить пакет документов. Самостоятельно разобраться, что и как нужно заполнять, бывает непросто. Подготовили инструкцию о том, какие документы понадобятся и что в них нужно указывать.

ООО — общество с ограниченной ответственностью. Это компания, которую может открыть один человек или несколько. Также учредителями общества могут быть одновременно другая фирма и человек. Открыть ООО сложнее, чем зарегистрировать ИП. Обо всех тонкостях процесса регистрации мы рассказывали в отдельной статье.

Как зарегистрировать ООО

Если вы работаете один, не собираетесь привлекать инвестиции в бизнес и ваш вид деятельности подходит для ИП, проще стать ИП. Так вы сможете не только упростить регистрацию бизнеса, но и сократить налоги и количество документов, а еще сможете использовать все деньги бизнеса как свои.

Как открыть ИП: налоговый режим, ОКВЭДы, регистрация

Рассматривать открытие ООО стоит в следующих случаях.

Открываете бизнес с партнерами. ООО можно зарегистрировать сразу на нескольких человек и юридически закрепить право на долю каждого из участников. ИП такой возможности не подразумевает — права на бизнес будут только у предпринимателя.

Привлекаете инвестиции в обмен на долю в бизнесе или собираетесь продать бизнес в будущем. ООО можно продать целиком или по долям — это может быть полезно, если открываетесь на деньги инвестора или надеетесь найти такого в будущем.

Собираетесь открыть бизнес, который не подходит для другой формы регистрации. Если собираетесь торговать оружием, открыть ломбард или продавать крепкий алкоголь, то придется открывать ООО, ИП для этого не подойдет.

Чтобы открыть ООО, надо подготовить и подать в налоговую инспекцию следующие документы: заявление о регистрации по форме Р11001, устав ООО, квитанцию об уплате госпошлины и протокол общего собрания учредителей о создании ООО, если учредитель один — решение о создании ООО.

Заявление по форме Р11001. Заявление о государственной регистрации создания ООО — это большой документ, где указаны все сведения о будущей компании, ее деятельности и учредителях. Форма Р11001 включает в себя до 20 страниц, но не все листы необходимо заполнять. Можете использовать готовые формы для заполнения вручную на компьютере и для заполнения от руки.

Как заполнить форму Р11001

Чтобы заполнить форму Р11001 о регистрации ООО, нужно указать:

• название и, если есть, сокращенное и иностранное наименование общества с ограниченной ответственностью;

• юридический адрес;

• адрес электронной почты;

• размер уставного капитала;

• сведения о руководителе;

• сведения об использовании типового устава;

• сведения об учредителях;

• основной и дополнительные коды ОКВЭД.

Чтобы не допустить ошибок при оформлении заявления, следуйте таким правилам:

1. Пустые листы распечатывать и скреплять не нужно, все используемые листы необходимо пронумеровать начиная с 001.

2. При заполнении формы на компьютере нужно использовать шрифт Courier New размером 18 pt. Если заполняете вручную, используйте ручку с чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

3. В одной клетке — один символ. Если нужен пробел, оставьте пустую клетку.

4. Все сокращения указывайте в точности как в исходных документах.

5. Незаполненные поля оставляйте пустыми, не используйте прочерки.

6. Номера телефонов пишите начиная с +7 без скобок, пробелов и прочерков.

7. При переносе слов знак переноса не ставится.

Тинькофф может помочь с заполнением заявления: для этого у нас есть специальный онлайн-сервис. С его помощью можно бесплатно и без ошибок составить заявление по форме Р11001.

Заполнить форму Р11001

Устав. Это главный документ для учреждения ООО. В нем зафиксированы основные положения о работе компании: участники, как будут приниматься решения, как делить прибыль. На основании устава решаются спорные моменты в компании. Устав нужен, даже если открываете ООО с одним учредителем. Устав можно подготовить самому или использовать один из типовых уставов.

Минэкономразвития разработало почти 40 стандартных шаблонов типового устава. Их можно взять и сразу использовать или адаптировать под специфику конкретного ООО.

Выбрать типовой устав

В типовом уставе есть только общие пункты, которые обязательно должны быть в уставе. Если возникнут проблемы, их придется решать, опираясь на устав, — смотрите, чтобы условия были выгодны для вас и компании.

Если вы открываете ООО с партнерами, рекомендуем проконсультироваться с юристом и адаптировать типовой устав под себя. В таком уставе можно отразить решение всех возможных спорных вопросов и правила работы.

Как оформить бизнес с партнером

Устав составляют в свободной форме, в нем должно быть отражено, какие права и обязанности есть у участников, как заключаются крупные сделки, когда и как учредители могут передавать свою долю.

В любом уставе должны быть следующие пункты:

1. Название компании и все варианты его написания, включая сокращенные и иностранные наименования. Например: общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ООО «Ромашка», Romashka LLC.

2. Адрес местонахождения общества. Рекомендуем указать только город, чтобы не переписывать устав при каждой смене адреса.

3. Уставный капитал компании — размер в рублях и доли участников

4. Формат общих собраний участников, количество голосов для принятия решения. Нужно ли решения заверять у нотариуса или хватит подписей всех участников.

5. Права и обязанности участников ООО. Например, посещать все собрания и соблюдать коммерческую тайну.

6. Ответственность учредителей. Например, прописать, что учредители несут солидарную ответственность по обязательствам, связанным с учреждением общества.

Устав принимают на общем собрании участников ООО, фиксируют решение в протоколе собрания.

При регистрации бизнеса через Тинькофф предлагаем выбрать один из типовых уставов и скорректировать основные положения или загрузить свой.

Квитанция об уплате госпошлины. При регистрации ООО лично в налоговой нужно уплатить госпошлину — 4000 ₽. Каждый участник общества должен уплатить свою часть пошлины в соответствии с размером его доли. Также можно уплатить пошлину сразу за всех участников ООО.

Сохраните квитанцию и чек об уплате: они могут понадобиться при подаче документов. Так вы сможете подтвердить, что уплатили пошлину, и быстрее подадите документы.

Квитанция об уплате госпошлины

Все платежи проходят через систему ГИС ГМП, и инспектор должен увидеть платеж у себя на рабочем месте, поэтому квитанцию об уплате могут и не спросить.

Госпошлину можно не платить, если подаете документы через МФЦ, нотариуса или онлайн на сайте налоговой службы или госуслуг. Для онлайн-подачи документов понадобится квалифицированная электронная подпись, направить документы можно только для регистрации ООО с одним учредителем.

Если документы подает единственный учредитель ООО, можно воспользоваться сервисом Тинькофф. В этом случае госпошлину платить тоже не нужно. Не понадобится и квалифицированная электронная подпись.

Решение о создании ООО. Зафиксируйте решение о создании ООО на бумаге. В нем нужно указать данные компании, размер уставного капитала и порядок его внесения, а также сведения об участнике.

Образец решения единственного учредителя

Протокол общего собрания. Когда общество создают сразу несколько учредителей, нужно провести общее собрание учредителей и зафиксировать итоги собрания в протоколе. Там должны быть указаны все рассмотренные вопросы и принятые решения. Все участники должны проголосовать по всем вопросам.

Образец протокола собрания учредителей

Дополнительно к пакету документов можно прикрепить уведомление о переходе на УСН и документы, подтверждающие юридический адрес.

Уведомление о переходе на УСН. По умолчанию при регистрации бизнеса компания будет работать по общей системе налогообложения — ОСНО. Это самый сложный налоговый режим с большим количеством отчетности. На ОСНО нужно платить НДС, налог на прибыль и другие налоги в зависимости от деятельности.

Как выбрать систему налогообложения для бизнеса

Чтобы сэкономить на налогах и упростить отчетность, можно подать уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения — УСН. Его можно подать во время регистрации или в течение 30 дней после.

• распечатка выписки из ЕГРН о праве собственности;

• письменное согласие всех собственников;

• гарантийное письмо.

Какие именно документы нужно предоставить, зависит от того, жилое это помещение или нет и кто собственник.

Документы для регистрации юридического адреса в налоговой

Подать документы на регистрацию можно лично: в налоговой, МФЦ или у нотариуса. Также их можно подать удаленно: на сайте налоговой службы, через Госуслуги или с помощью сервиса Тинькофф.

Лично: в налоговой, МФЦ или у нотариуса. Соберите и заполните весь пакет документов и подайте документы в свою налоговую инспекцию, которая занимается регистрацией юрлиц и ИП. Не забудьте уплатить пошлину. Если подаете через нотариуса или МФЦ, пошлину платить не придется.

Онлайн через сервис регистрации Тинькофф. Подойдет, если регистрируете ООО с одним учредителем. Поможем правильно собрать и подготовить документы. После встречи с представителем Тинькофф сами подадим их в налоговую. Пошлину платить не нужно.

Онлайн на сайте налоговой или госуслуг. Подготовьте и отправьте документы для регистрации через сервисы на сайте налоговой или госуслуг. Чтобы отправить документы, потребуется квалифицированная электронная подпись. Пошлину платить не нужно.

После получения листа записи в ЕГРЮЛ из налоговой нужно сделать следующее:

1. Получить коды статистики.

2. Заказать печать, если она предусмотрена уставом общества.

3. Открыть счет в банке.

4. Получить лицензию, если она нужна.

5. Внести деньги в уставный капитал.

Получить коды статистики. Уведомление о кодах статистики — ОКПО, ОКТМО, ОКОГУ, ОКФС, ОКАТО, ОКОПФ — придет по почте. Но их можно получить онлайн через специальный интернет-сервис. Лучше всего это сделать через несколько дней после регистрации, когда данные из налоговой попадут в Росстат.

Получить уведомление о кодах статистики

Нужно ввести ИНН компании и нажать «Получить». Сервис найдет компанию и позволит загрузить уведомление о кодах статистики. Уведомление достаточно распечатать. Проставлять печать не нужно. Организации, которые запрашивают коды статистики, например банки, принимают уведомление в таком виде.

Заказать печать, если она нужна по уставу общества. Обычно печать ООО — круглая с полным фирменным наименованием на русском языке и указанием местонахождения компании. Все остальные прямоугольные и треугольные разновидности — это штампы.

Может ли ООО работать без печати?

Заказать печать можно в любой специализированной организации. Они изготовят любое количество печатей: для руководителя, отдела кадров и бухгалтерии.

Открыть счет в банке. При открытии расчетного счета заключают договор банковского счета, оформляется карточка с образцами подписей и оттисками печати. Если нужно, заключается соглашение об использовании системы «Банк-Клиент» — это программа, с помощью которой можно онлайн совершать операции по счету, обмениваться документами и информацией с банком.

Как открыть расчетный счет для ИП или ООО

Директор должен лично явиться в банк, например для того, чтобы в присутствии сотрудника банка поставить подпись на банковской карточке.

Счет можно открыть удаленно, если у директора уже открыт личный счет. Для этого документы на открытие счета нужно направить в банк файлом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью ООО.

п. 5.4 ст. 7 закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ

Рассматривать и проверять документы банк может от нескольких часов до нескольких дней.

Получить лицензию, если она нужна. По закону на определенные виды деятельности понадобится лицензия, например производство лекарственных средств. Если деятельности в списке нет, можно работать без лицензии. Мы написали отдельную подробную статью про лицензии для бизнеса.

Перечень лицензируемых видов деятельности — п. 1 ст. 12 закона № 99-ФЗ

Документы для получения лицензии необходимо подать сразу же после государственной регистрации или перед началом ведения лицензируемой деятельности.

В лицензирующий орган, например для образовательной деятельности — это Рособрнадзор или региональные ведомства по образованию, нужно электронно подать пакет документов. Это можно сделать через Госуслуги.

Порядок представления заявления и документов — в ч. 5 ст. 13 закона № 99-ФЗ

В список документов входят:

• заявление;

• документы, которые установлены положением о лицензировании конкретного вида деятельности;

• опись прилагаемых документов.

Форма заявления у каждого лицензируемого вида деятельности своя.

Решение о выдаче лицензии принимается в течение 45 рабочих дней с момента приема документов.

Внести деньги в уставный капитал. Минимальная сумма — 10 000 ₽, а верхней границы нет. Исключения: компании, которые работают в определенных видах деятельности, например банки, страховщики, букмекерские конторы и розничные продавцы алкоголя. У них должен быть больший уставный капитал — размер прописан в законе, который регулирует их сферу деятельности.

Как вносить уставный капитал при регистрации ООО

Размер взноса в уставный капитал, который должен внести каждый из учредителей, определяют заранее и прописывают в решении о создании ООО. Если учредитель один, то весь уставный капитал оплачивает он.

Отказать в регистрации могут по следующим причинам:

Основания для отказа в регистрации — в п.  1 ст. 23 закона № 129-ФЗ

• представлен неполный пакет документов;

• некорректно указан юридический адрес;

• подали документы не в ту налоговую;

• нотариально не заверены документы, если это нужно;

• заявление по форме № Р11001 подписал человек, у которого нет на это права;

• название компании не соответствует требованиям, например ООО «Строй LTD» вместо ООО «Строй ЛТД»;

• заявление на регистрацию подал человек из списка массовых учредителей.

Причина отказа в регистрации будет указана в решении налоговой инспекции. Решение пришлют в электронном виде на e-mail компании, указанный в заявлении. Если заявление на регистрацию и документы отправляли почтой или подавали лично в налоговую — отказ пришлют почтой.

Зарегистрировать ООО можно разными способами — лично или онлайн. В любом случае для открытия ООО понадобится собрать пакет документов. Проверьте перед подачей, правильно ли вы все заполнили и не забыли ли какой-нибудь документ.

Список документов для открытия ООО

1. Заявление на регистрацию ООО по форме Р11001.

2. Устав. Можно выбрать типовой или составить свой.

3. Квитанция на уплату госпошлины и чек, если подаете документы лично в налоговую.

4. Решение или протокол о создании ООО.

5. Уведомление о переходе на УСН, если хотите применять эту систему со дня регистрации общества.

6. Документы, подтверждающие юридический адрес: гарантийное письмо арендодателя или выписка из ЕГРН о праве собственности.

Если самостоятельная подготовка документов для регистрации ООО вам кажется сложной, советуем воспользоваться сервисом регистрации Тинькофф — поможем правильно и без ошибок заполнить все документы, сами подадим их в налоговую, и не нужно будет платить госпошлину.

Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.

Что случилось?

За некачественно организованный документооборот можно здорово поплатиться.

Иногда предприниматели думают, что документация – вроде как дело десятое. А главное, чтобы все бумаги лежали в папках у главбуха, который зачастую в мелких компаниях еще  и экономист, и делопроизводитель, и завхоз. Но такой подход чреват потерей контроля над количеством и, что важнее, качеством документов, которые предприниматель использует в своей деятельности. Также не стоит забывать и о проверках со стороны контролирующих органов и структур – к примеру, налоговой инспекции, прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д. Этим ребятам не объяснишь, что эта «бумажка вдруг куда-то пропала, но она, честное слово, была».

Как организовать грамотный контроль за документами

Ответ очень прост – нужно организовать систему организации документооборота, включающую в себя функцию постоянного контроля за качеством документального оформления всех действий компании или индивидуального предпринимателя.

С чего начинаем?

Для начала нужно разбить всю документацию на три отдельных вида, каждый из которых соответствует следующим частям бизнес-процессов:

• управляющей,
• оперативной,
• обслуживающей.

Для чего это нужно? Да хотя бы для упорядочения всего «вороха» документов, ведь всегда проще что-либо делать, разбив процесс на определенные части. Да и контролировать отдельные блоки документации значительно легче.

Рассмотрим отдельно каждый процесс и определим, какие документы к нему относятся и как их можно контролировать.

Блок 1. Управляющая часть

Управляющая часть в документации – это то, что является фундаментом вашего бизнеса. Для ИП – это документы о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (свидетельство, выписки из ЕГРИП), для ООО – это Устав, протоколы решений собраний собственников бизнеса, выписки из ЕГРЮЛ.

Контролировать эти документы, в принципе, не сложно. Изменения в них вносятся не столь часто, но, тем не менее, вносятся. Поэтому не стоит забывать подшивать в папочку с уставными документами новые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если вы вносили какие-то изменения (например, добавили новые виды экономической деятельности) или приобщить протоколы решений, если в вашей компании произошло «перераспределение портфелей» в уставном капитале ООО.

Кто контролирует?

В идеале контролировать управляющую часть документации должен сам руководитель бизнеса (индивидуальный предприниматель или директор компании). Если руководителю некогда, то стоит этот вопрос поручить лицу, степень доверия к которому у бизнесмена самая максимальная (обычно это главбух или заместитель директора).

Блок 2. Оперативная часть

Оперативная часть бизнес-процесса – это самый большой по объему процесс в деятельности бизнеса. Собственно, это и есть само по себе «дело».

К этой части процесса относятся все деловые, правовые документы, связанные с непосредственным извлечением прибыли – договоры с контрагентами, договоры аренды, соглашения, акты принятых работ и т. д.

Сюда можно отнести и техническую организацию производственного процесса (если ваша компания занимается производством) – спецификации, технологические карты, расчеты, сметы и т.п.

Контроль за этим типом документации уже более объемный. Начнем с того, что все документы в одну офисную папку вряд ли засунешь. Как минимум, должна быть отдельная папка для договоров с контрагентами, отдельно для документов по технологическому процессу, отдельно – для рекламных и маркетинговых вещей (например, соглашения об информационном или спонсорском сотрудничестве) и т.д.

Кто контролирует?

Лучше не сосредотачивать контроль за различными типами оперативных документов в руках одного человека. При возможности (а они, в малом бизнесе, безусловно, очень ограничены), за каждый тип документов должен отвечать причастный к исполнению этих документов сотрудник. Например, за договора и соглашения – бухгалтер, а за производственный процесс – начальник производства. При этом о состоянии этой документации ответственные лица должны отчитываться перед  руководством минимум раз в квартал, а в конце года подводить итоги за 12 месяцев. И желательно, чтобы этот отчет ответственные лица готовили в письменном виде за собственной подписью, что в дальнейшем значительно облегчит поиск «слабого звена» при выявленных ошибках, как в процессах самого бизнеса, так и  ведении документации. 

Блок 3. Обслуживающая часть

Обслуживающая часть документации – это, если так можно выразиться, техобслуживание вашего бизнеса. Сюда относятся – бухгалтерия, отдел кадров, IT-отдел, охрана, водители и т.п. Соответственно, и документация этой части вашего бизнес-процесса должна быть поделена на сферы влияния этих служб.

Вся бухгалтерская документация должна храниться в отдельном месте в отдельных папках. Уже в других папках должна храниться документация по кадрам, охране, компьютерщикам. 

Кто контролирует?

За качество ведения бухгалтерской документации отвечает лично главбух, за кадры – кадровик, за компьютерщиков – начальник соответственного подразделения.

Здесь система контроля должна быть аналогична контролю за документооборотом операционного процесса – ежеквартальный (а лучше – ежемесячный) отчет в письменном виде каждого ответственного, обязательный разбор полетов с ответственными лицами по итогам года.

Для руководителя крайне важно видеть общую картину работы своего дела. И именно такой подход за контролем документооборота позволит не просто держать руку на пульсе своего бизнеса, но и понимать, где у него слабые места. А при визите контролеров можно будет почти на 100% быть уверены в том, что ваша документация:

• всегда актуальна,
• всегда под рукой,
• сотрудник, по вине которого была нарушена часть какого-либо процесса, будет выявлен быстро.

определений, типов, преимуществ и шагов для их создания!

«Если вы этого не задокументировали, вы этого не делали!»

Подумайте о повседневной работе вашего бизнеса.

Скорее всего, вы имеете дело с многочисленными документами, общаетесь с коллегами, потенциальными клиентами, поставщиками и так далее. Но где доказательство?

Представляем: Деловые документы !

Если вы еще не знаете, деловые документы являются обязательным условием для любого бизнеса.

Хорошая документация расскажет историю вашего бизнеса — почему вы его начали, где вы сейчас находитесь и куда вы направляетесь.

Деловые документы не только упрощают рабочие процессы, но и помогают в решении юридических и финансовых вопросов.

Так как же начать делать эти документы? Мы расскажем вам обо всем! Но прежде чем мы углубимся в детали создания бизнес-документа, давайте разберемся с его определением.

 

Что такое деловые документы? (Определение)

Деловые документы относятся ко всем файлам, документам, бумагам, книгам, отчетам, записям, письмам и т. д., связанным с бизнесом.

Проще говоря, деловые документы — это все документы, относящиеся к действиям, происходящим в бизнесе.

Это могут быть финансовые транзакции, данные клиентов, соглашения, протоколы собраний или любые другие внутренние или внешние письменные сообщения. Список бесконечен.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее широко используемых типов деловых документов…

 

Типы деловых документов, которые вы можете создать!

1. Финансовое соглашение

Финансовые соглашения — это деловые документы, которые помогают вам оценить эффективность вашего бизнеса. Они также помогают в подаче налогов и создании новых бюджетных планов.

Каким бы бизнесом вы ни занимались, ваши финансы всегда должны быть актуальными. Если вы теряете деньги или получаете огромную прибыль, все это должно быть записано в ваших финансовых соглашениях.

Некоторые типы финансовых соглашений:

• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о прибылях и убытках
• Отчет о заработной плате
• Бухгалтерский баланс

 

9 0004 2.

Деловые отчеты

Деловые отчеты – это документы, в которых оцениваются определенные аспекты вашего бизнеса и использовать эти данные, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения. Он может включать данные о продажах, графики, тематические исследования и другие формы данных.

Просто бизнес-отчет пригодится, чтобы сделать выводы о проблемах или проблемах и предоставить действенные рекомендации на будущее.

Бизнес-отчеты станут вашим идеальным помощником, особенно когда вы присматриваетесь к новому партнерству или ищете способы привлечь новых инвесторов.

Подробнее: План развития бизнеса: что это такое и как составить идеальный план?

 

 3. Устав компании

Если вы вошли в мир бизнеса, само собой разумеется, что вам придется иметь дело с огромным количеством юридических документов.

Вот почему устав компании обязателен для любого бизнеса.

Устав компании — это деловая документация, устанавливающая четкие и краткие положения или правила, которые компания создает для бесперебойной работы.

Это также отличный документ для разрешения споров внутри организации, и он обеспечивает точное разграничение индивидуальных ролей и обязанностей.

 

4. Трудовой договор 

Можно с уверенностью сказать, что ни один бизнес не может процветать в одиночку, и поэтому вам придется нанимать сотрудников.

Трудовой договор — это деловой документ, который должен подписать любой новый сотрудник при приеме на работу. Он охватывает ожидания компании от сотрудника, условия работы, должность, описание работы и обязательства компании.

Еще одна необходимая вещь для фирм, поскольку она защищает интересы не только сотрудников, но и бизнеса.

 

5. Документ с протоколами собраний 

Каждая корпорация проводит несколько совещаний за время своего существования. Таким образом, каждый раз, когда происходит одно такое крупное совещание, было бы разумно вести протокол собрания.

Просто в этом деловом документе записывается все, что обсуждалось на собрании, количество участников, темы обсуждения, последующие шаги и многое другое. Это очень полезно не только для будущих ссылок, но также может быть отправлено членам, которые не смогли присутствовать на собраниях, чтобы держать их в курсе.

Это лишь некоторые из множества типов деловых документов, но теперь, когда вы уловили суть, давайте сразу перейдем к пониманию того, зачем вообще нужны деловые документы

.

Подробнее: Вертикали бизнеса: определение, преимущества и примеры!

 

Почему важны деловые документы? (Преимущества)

1. Гарантии деловой этики 

Когда вы создаете точные и надежные деловые документы, охватывающие все ваши операции с головы до ног, ваш бизнес становится менее подверженным развалу.

Деловые документы охватывают все, даже мельчайшие детали, и представляют здравый обзор вашего бизнеса. Таким образом, ваш бизнес может гарантировать свою репутацию и честность клиентам, инвесторам и, возможно, регулирующим органам.

 

2. Раскрывает новые возможности 

Хорошая документация рассказывает захватывающую историю вашего бизнеса: как он начинался с нуля и куда движется.

Особенно, когда вы ищете новых инвесторов, безупречная документация о вашем росте, ваших достижениях и многом другом — отличный способ произвести на них впечатление.

И не забывайте – каждая новая возможность, на которую вы подписываетесь, начинается с делового документа (контракта)!

 

3. Плавное корпоративное управление

Деловые документы, такие как устав компании, четко определяют правила и нормы вашего бизнеса.

Эти документы — отличный способ убедиться, что сотрудники, менеджеры и все в фирме знают об этих ожиданиях.

Когда они знают лучше, они сделают лучше! Таким образом, деловые документы прокладывают путь к плавному и эффективному корпоративному управлению.

Итак, без лишних слов — давайте научимся создавать эффективные деловые документы для вашей фирмы за 5 простых шагов!

Подробнее:  Деловые рынки: определение, 5 типов (с примерами) и характеристики!

 

Как создавать деловые документы? (Шаг за шагом)

Шаг 1. Определите потребность в документе 

Каждый деловой документ служит определенной цели в вашей фирме. Определение этой цели имеет решающее значение, если вы хотите сделать документ эффективным.

Таким образом, первым и главным шагом будет осознание необходимости и цели документа. Используйте эту цель как маяк в процессе написания, чтобы не отклоняться от нее.

Если в процессе написания вы чувствуете, что фокус документа изменился, вы можете внести необходимые изменения.

Убедитесь, что читатели с самого начала знают, почему чтение и понимание этого документа полезно.

 

Шаг 2. Узнайте, кто ваш читатель?

Теперь, когда вы знаете, зачем вам нужен этот деловой документ, определите, кто будет его читать. Читатели могут быть самыми разными, от ваших сотрудников, менеджеров, инвесторов, клиентов до конкретного отдела.

После определения задайте соответствующий тон всему документу, независимо от того, должен ли он быть авторитетным или неформальным.

Когда вы знаете, кто ваша аудитория, вы можете лучше обращаться к ней и добиваться от нее нужного вам действия.

 

Шаг 3. Создание контура

Теперь, когда все основные элементы расставлены по своим местам, пришло время создать контур.

Вы должны понимать, что это не очередной дневник или блог, деловой документ должен быть тщательно и замысловато структурирован.

Начните с генерирования идей о том, как должен выглядеть документ, а затем организуйте эти идеи в связную структуру. Для длинных документов используйте заголовки и подзаголовки для обозначения разделов документа.

Поначалу это может показаться сложным, но как только вы нарисуете четкий контур, процесс письма может стать намного проще!

 

Шаг 4. Будьте лаконичны 

Теперь можно приступать к написанию. Постарайтесь сделать его максимально четким и лаконичным.

Избегайте ненужных жаргонизмов, которые могут запутать читателя, и избегайте чрезмерного использования отраслевого жаргона. Вам нужно погрузиться прямо в суть и сделать ваш документ легко воспринимаемым.

Исследования показывают, что продолжительность концентрации внимания среднего человека составляет всего около восьми секунд.

Мы не говорим, что ваш документ должен быть настолько коротким, чтобы читатель мог прочитать его за 8 секунд. Это просто невозможно. Но чем четче ваше письмо, тем слаще!

Используйте маркеры, таблицы и другие данные, чтобы сделать документ интересным. Чем более организованным кажется ваш контент, тем проще его использовать и понимать.

 

Шаг 5. Вычитка

И последнее, но не менее важное: вычитка ОБЯЗАТЕЛЬНА!

Используйте средства проверки орфографии и грамматики и ищите неправильные орфографические и грамматические ошибки. Если возможно, просмотрите его на следующий день со свежей точки зрения. В общем, эти дополнительные усилия, безусловно, того стоят!

Вот и все – ваши деловые документы готовы!

Создание деловых документов может занять много времени и часто может оказаться небрежным и непоследовательным, если вы не уделите им должного внимания.

У нас есть идеальная платформа, которая поможет вам создавать согласованные бизнес-документы нового поколения для всей вашей команды и организации — Bit.ai.

Давайте погрузимся и покажем вам, как Bit.ai может помочь вашей компании создавать впечатляющие современные деловые документы:

Подробнее: Деловые письма: определение, типы, формат и советы!

 

Создавайте документы своей мечты с помощью Bit.ai 

Bit.ai — это инструмент для удаленной совместной работы и документирования нового поколения, который станет вашим спасением при создании деловых документов!

Как? Что ж, позвольте рассказать вам…

Bit docs позволяет вам объединять любой тип цифрового контента внутри ваших документов, чтобы ваше общение было четким и впечатляющим. Автоматизация дизайна следует за вами, когда вы создаете заголовки, вводите пробелы, добавляете интерактивные виджеты и многое другое. Выполняйте свою работу быстрее, начав с одного из интерактивных шаблонов бизнес-документов Bit. ai!

И, если вы не знали, на проблемы с документами приходится 21,3% снижения производительности.

Но с Bit.ai вы можете попрощаться с этими заботами!

Давайте немного углубимся в то, как вы можете создавать надежные деловые документы с помощью Bit…

1. Поздоровайтесь с мощными шаблонами

Весь процесс создания бизнес-документа стал намного проще.

Bit предлагает вам широкий выбор интуитивно понятных и мощных шаблонов, назовите нужный шаблон, и у Bit он наверняка есть. Выполните поиск по различным категориям и профессиональным ролям, чтобы найти шаблон, который вам нужен для начала работы.

Каждый шаблон представляет собой красиво оформленный документ и полезный план, чтобы вы могли сосредоточиться на добавлении своей работы в свой бизнес-документ. Просто заполните все данные и настройте его в соответствии с вашими потребностями.

 

2. Увеличьте привлекательность 

Визуальные эффекты увеличивают желание читать любой контент на 80 %, а с помощью Bit вы можете сделать свои бизнес-документы невероятно привлекательными.

Будь то изображения, GIF-файлы, видео, расширенные вставки, вложения файлов или любые другие виды мультимедиа. Более 100 мультимедийных интеграций Bit позволяют добавлять все что угодно, просто вставив общую ссылку в документ. Например, вставляйте таблицы Google, опросы Typeform, диаграммы Tableau, видео с YouTube и многое другое!

Это еще не все! Вы также можете выбирать из различных тем и цветов, чтобы быстро изменить внешний вид вашего делового документа с помощью пары щелчков мыши в любое время. Разговор о функции экономии времени!

 

3. Удобная совместная работа в группах

Есть ли в вашей организации или группе единое централизованное хранилище для всех ваших деловых документов? Представьте, что все ваши коллеги работают в одной системе для совместной работы, обмена знаниями и доступа к информации для выполнения своей работы? Bit.ai может воплотить эту мечту в жизнь!

Рабочие пространства Bit помогают синхронизировать вас и вашу команду, организуя ваши документы по командам, проектам, клиентам и т.  д. удаляются легко.

Одна из лучших особенностей Bit заключается в том, что независимо от того, где находится ваша команда, совместная работа в режиме реального времени и мощное совместное редактирование позволяют эффективно создавать деловые документы из любой точки мира!

 

4. Эффективный обмен и отслеживание документов 

Итак, ваши деловые документы готовы, но как вы делитесь ими и оцениваете реакцию людей?

С помощью Bit вы можете создавать отслеживаемые ссылки, чтобы понять, как пользователи взаимодействуют с вашими документами.

Эти ссылки предоставят информацию в режиме реального времени и сообщат вам, сколько времени кто-то потратил на чтение вашего бизнес-документа, как далеко они прокрутили и многое другое.

Поговорите о лучшем понимании уровней вовлеченности аудитории!

 

5. Полностью адаптивные деловые документы

Все документы Bit полностью адаптивны, поэтому, что бы вы ни создавали, вы можете быть уверены, что они будут выглядеть одинаково красиво на любом устройстве.

Независимо от того, получает ли ваша аудитория доступ к вашему документу через общие ссылки на iPhone, iPad или настольном компьютере, все будет выглядеть идеально!.

Не волнуйтесь, вы, наконец, можете оставить те дни микротекста, сжатия и масштабирования позади!

О, и да, интерактивность документов Bit по-прежнему будет на высшем уровне и в хорошем состоянии! 😃

 

6. Клиентский портал

Что делать, если вы хотите поделиться несколькими документами с доступом для входа и аутентификации для ваших клиентов, поставщиков или подрядчиков?

Что ж, вам не нужно беспокоиться о переходе туда-сюда по запутанным цепочкам электронной почты и трате драгоценного времени благодаря функции клиентского портала Bit!

Вы можете легко приглашать своих клиентов, поставщиков, подрядчиков в свои рабочие места через гостевой доступ. Гостям могут быть предоставлены два типа доступа к документам: только для чтения или только для комментирования.

Таким образом, вы сможете легко и организованно общаться со всеми своими клиентами!

 

Это только верхушка айсберга!

С Bit процесс документирования вашего бизнеса станет не только супергладким и упорядоченным, но и станет увлекательным занятием для ваших команд!

И, поскольку у вас еще не было достаточно причин выбрать Bit, вы можете начать с бесплатной учетной записи до 5 участников.

Не упустите возможность попробовать Bit — оно того стоит!

Наша команда на bit.ai создала несколько потрясающих бизнес-шаблонов, чтобы сделать ваши бизнес-процессы более эффективными. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой. y они могут понадобиться нашей команде!

• Шаблон SWOT-анализа
• Шаблон бизнес-предложения
• Шаблон бизнес-плана
• Шаблон исследования конкурентов
• Шаблон проектного предложения
• Информационный бюллетень компании
• Резюме, шаблон
• Шаблон оперативного плана
• Шаблон презентации

 

Заключение

Плохая документация зачастую хуже, чем ее полное отсутствие.

Рано или поздно вы поймете, что деловые документы необходимы для защиты интересов вашего бизнеса. Мы надеемся, что эта запись в блоге помогла вам понять, зачем вообще нужны деловые документы.

Теперь, когда вы знаете, как создавать деловые документы, используйте Bit.ai в качестве инструмента для создания интерактивных деловых документов и сохранения их в одном удобном месте для совместной работы. Благодаря надежным функциям Bit деловая документация становится проще простого.

Не забудьте написать нам в Твиттере @bit_docs и сообщить нам о своем опыте создания деловых документов с помощью Bit!

Дополнительная информация: 

9 самых успешных бизнес-моделей, о которых вы должны знать! (с примерами)

Типы документов, которые должен создавать каждый бизнес!

9 проектных документов, которые вы должны создать для своего проекта!

9 мощных редакторов документов, которые стоит использовать в этом году!

Документ бизнес-требований (BRD): что это такое и как его написать? (Шаги включены)

Доверенность (Письмо о полномочиях): определение, примеры и шаги!

9 ведущих поставщиков виртуальных комнат данных в 2022 г.

8 модулей управления бизнесом в одном месте.

---

Комплект бизнес-плана

---

Юридические соглашения

---

Отдел кадров

---

Начало бизнеса

---

Продажи и маркетинг

---

Финансы и бухгалтерский учет

---

Администрация

---

Производство и операции

Шаблоны документов высшего качества для каждого этапа вашего бизнеса.

Business-in-a-Box обеспечивает качество, на которое можно положиться.

Бизнес-планы

Бизнес-предложения

Политика компании

Деловые соглашения

Бизнес-процедуры

Контрольные списки для бизнеса

Бизнес-руководства

Бизнес-резолюции

Бизнес-формы

Бизнес-таблица s

Деловые листы

Деловые письма

Пресс-релизы

Работа на дому

Отраслевые документы для удовлетворения ваших индивидуальных потребностей.

Загрузить. Настроить. Преуспевать.

Розничная торговля

Производство

Деловые услуги

Персональные услуги

Консультанты и подрядчики

Стартовый бизнес

Программное обеспечение и технологии

Юридические услуги

Недвижимость

Распределение

Строительство

Транспорт

Здравоохранение

E- Торговля

Школы и образование

Сельское и лесное хозяйство

Финансы и страхование

Food & Hospitality

Просмотрите 50 самых популярных бизнес-шаблонов.

Шаблоны бизнес-планов

Бизнес-предложение

Соглашение о конфиденциальности

Справочник сотрудника

Краткий договор на консультационные услуги

Маркетинговый план

Соглашение о неразглашении 900 06

Акционерное соглашение

Соглашение о распределении

Прогноз движения денежных средств

Совместное предприятие Соглашение

Партнерское соглашение

Полная форма лицензионного соглашения

Кредитный договор

Отчет о прибылях и убытках

Соглашение с субподрядчиком

Резолюция Совета директоров

Соглашение с торговым посредником

Общее соглашение о неконкуренции

9000 3 Резюме

Как написать Резюме

Правила отсутствия

Уведомление о расторжении контракта

Соглашение о франшизе

Заказ на покупку — Excel

Соглашение об аренде

Трудовое соглашение

Ценовое предложение

Общее соглашение о разработке

Бухгалтерский баланс

Соглашение с независимым подрядчиком

Соглашение о покупке

Должностная инструкция_Пример для финансового директора Подрядчик

Соглашение об управлении

Письмо-уведомление о судебном разбирательстве

Лист условий

Договор купли-продажи

Запрос предложений

Соглашение об оказании услуг

Протокол официальной встречи

Коммерческий счет-фактура

Генеральная доверенность

Соглашение об условиях обслуживания

Отчет о прибылях и убытках

Соглашение о поставке

Предложение об услугах

Соглашение о конвертируемой ноте

Получите полный доступ к более чем 2600 бизнес-шаблонам и юридическим шаблонам.