Заверить трудовой договор образец: Как заверить трудовой договор \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

как заверить и когда нужно выдать

Иллюстрация: freepik/freepik

Скачать

• Образец копии трудового договора 22 Кб , 59 загрузок

Когда работодатель обязан выдать копию трудового договора

Обязанность перед руководством фирмы или коммерсантом выдать своему специалисту надлежащим способом заверенные копии приказов о приеме на работу, переводах или об увольнении возникает в силу прямого указания нормы ст. 62 ТК.

Делается это по заявлению сотрудника. Кроме того, за их предоставление и заверение нельзя брать плату.

Однако перечень документов, упомянутых в части 1 статьи 62 ТК, копии которых может запросить у работодателя сотрудник, не является полным.

То есть помимо непосредственно указанных в законе, работодатель обязан по желанию работника выдать и другие документы, необходимые ему для реализации тех или иных прав.

Правило о выдаче документов распространяется в том числе и на случаи, когда отношения между работодателем и сотрудником на текущий момент времени уже прекращены (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2016 по делу № 33-25456/2016).

В отношении того, какие именно документы вправе запросить сотрудник у руководства компании или коммерсанта-работодателя, есть правовая неопределенность. Позиции судов в каждом конкретном случае зависят от фактических обстоятельств дела.

Так, есть судебная практика, согласно которой работодатель обязан выдать работнику на основании его заявления только копии документов, непосредственно связанных с работой данного человека, но не всех бумаг, связанных с производственным процессом (Апелляционное определение Самарского областного суда от 10. 09.2019 по делу № 33-11114/2019).

Некоторые суды исходят из того, что локальные нормативные акты, такие как коллективный договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, после увольнения человека не связаны с его работой.

Поэтому они не подлежат выдаче бывшему работнику в соответствии со ст. 62 ТК (определение Московского городского суда от 20.10.2017 № 4г-12829/2017, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 № 33-6491/2018).

Другие суды полагают, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить сотруднику по его заявлению копии бумаг, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике.

Суды не относят сюда копии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, с которыми работодатель обязан только ознакомить сотрудника под подпись (определения Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04. 03.2021 № 88-3894/2021, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.09.2021 по делу № 88-13027/2021).

Вместе с тем, существует позиция, согласно которой работодатель, руководствуясь ст. 62 ТК, обязан предоставить сотруднику также копии тех документов, которые, хотя и не содержат сведений о работе конкретного человека, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности.

Локальные нормативные акты также относятся к таким бумагам (определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Относительно предоставления работнику копии трудового договора суды единогласны. Они признают такие действия со стороны работодателя правомерными и необходимыми, исходя из положений ст. 62 ТК.

Поэтому руководство компании или предприниматель обязаны предоставить своему сотруднику копию трудового договора в случае такого требования с его стороны.

Это правило действует, даже несмотря на то, что экземпляр трудового договора выдавался человеку прежде, при его заключении (Апелляционные определения Московского городского суда от 12. 09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014).

Работодателям, которые решили использовать электронный кадровый документооборот, нужно учитывать особенности взаимодействия с работниками, в том числе и при выдаче им документов, связанных с работой, и их надлежащим образом заверенных копий (ч. 10, 11 ст. 22.3 ТК).

Копия трудового договора: заявление

Заверенная копия трудового договора выдается сотруднику на основании его письменного заявления. То есть если сотруднику нужна такая бумага, он должен проявить инициативу и обратиться к руководству компании или к предпринимателю, которые являются его работодателем или были им прежде.

В этом документе должны содержаться: просьба выдать такую копию, личная подпись обратившегося человека, дата. Работодатель должен сделать дополнительный экземпляр трудового договора и заверить его.

При этом надо соблюдать определенные правила, о которых будет рассказано в отдельном разделе нашего материала.

Сейчас подробнее остановимся на том, как работнику составить заявление о выдаче ему копии трудового договора.

Такое заявление должно быть оформлено письменно в свободной форме, поскольку нормативно установленной формы нет. Но нужно учитывать, что в компании может быть разработана своя форма такого заявления. Тогда работнику нужно руководствоваться ею.

Оформляется такое заявление, как правило, в бумажном виде. Исключение предусмотрено для дистанционного работника: его заявление может быть в форме цифрового документа, подписанного его любой электронной подписью.

Также дистанционный работник может указать в своем заявлении просьбу направить ему копию трудового договора также в форме электронного документа. Такие выводы следуют из части 1 ст. 62, ч. 2, 6, 7 ст. 312.3 ТК.

Предоставление копии трудового договора

Законом установлен максимальный срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику копию трудового договора: 3 рабочих дня со дня подачи человеком соответствующего заявления (ч.  1 ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК).

Это правило касается как обычного, так и дистанционного сотрудника.

Руководству компании или коммерсанту-работодателю рекомендуется зафиксировать дату подачи работником заявления. Это можно сделать в журнале входящей корреспонденции.

А дату передачи работнику копии трудового договора можно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции, попросив человека поставить подпись о получении документа.

Таким образом, у работодателя будет документальное подтверждение соблюдения указанного порядка.

В случае нарушения порядка выдачи работнику дополнительного экземпляра трудового договора существуют риски для работодателя.

Так, ему может грозить привлечение к административной ответственности по части 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

Это возможно, если в нарушение части 1 ст. 62 ТК сотруднику не будет выдана копия трудового договора в течение 3 рабочих дней со дня подачи им письменного заявления об этом.

Как заверить копию трудового договора

Копия трудового договора заверяется по определенным правилам. Рассмотрим их подробнее в данном разделе нашего материала.

Отметку о заверении на таком документе можно оформить так же, как и на выписке из трудового договора. Какие-либо особенности законом не предусмотрены.

В частности, указывается слово «Верно», должность лица, которое ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения.

Также нужно поставить печать, кроме случая, когда ее нет, и работодатель не обязан ее иметь.

Если копия нужна для представления в другую организацию, потребуется указать, что оригинал документа находится в компании или у частного коммерсанта.

Копию документа работнику нужно выдать безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня подачи им заявления об этом.

Образец копии трудового договора

Трудовой договор – документ, содержащий информацию об обязанностях, функциях сотрудника, условиях работы, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений работодателя и работника.

Его копию, заверенную определенным образом, сотрудник имеет право запросить у работодателя.

В данном разделе нашего материала приведем образец того, как правильно оформить копию трудового договора для последующей выдачи ее работнику. Это поможет работодателю избежать ошибок и рисков.

Предлагаем ознакомиться и скачать образец копии трудового договора.

Как заверить копию трудового договора

Чтобы в банк не с пустыми руками

Трудовая книжка является достаточно важным документом, ведь там содержится вся необходимая информация о стаже и опыте работы человека. Эти сведения нужны как для успешного трудоустройства на новое место работы, так и для подведения итогов трудовой карьеры – пенсии. Именно поэтому следует сделать хотя бы одну копию трудовой книжки и трудового договора, который в любой момент может понадобиться. Как заверить копию трудового договора и для чего это нужно, расскажем в статье.

Случаи, при которых нужен трудовой договор

Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный трудовой договор имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.

Наиболее распространенные цели использования копии договора:

• Получение ссуды или кредита в банке.
• Оформление документов на загранпаспорт или визу.
• Поступление на работу и оформление резюме.
• При судебных разбирательствах.
• Обращение в ФМС.
• При подсчете пенсии.

Причем важно учесть, в государственных учреждениях (ФМС, паспортный стол) можно обойтись официально заверенной копией трудового договора, а в Пенсионном фонде требуют оригинал, и для этой цели работодатель должен его предоставить.

Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора

В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.

Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:

• Главный бухгалтер.
• Директор,
• Кадровик.
• Собственник организации.

На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.

Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.

Срок действия заверенной копии ТД

Срок действия документа – это важнейший нюанс, поскольку по истечении срока документ не будет иметь юридической силы. Особенно это касается заверения на предприятии (в отделе кадров), где срок составляет всего 30 дней.

А вот нотариальное заверение является бессрочным, что достаточно удобно. Один раз следует заверить копию трудовой, и она будет действовать на постоянной основе.

Важные нюансы заверения трудового договора:

• При внесении изменений в оригинал трудовой автоматически копия теряют свою юридическую силу.
• Копия трудового документа, которая нотариально заверена, приравнивается к оригиналу, однако если ее предоставляют более чем через месяц со дня заверения, большой риск того, что в учреждении потребуют оригинал ТД.

Пример заверения трудовой

Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.

Образец заверения трудового договора можно найти здесь.

При заверении трудовой книжки очень важно все сделать без ошибок и опечаток. Исправления тоже неприемлемы. Обязательно не стоит забывать о сроке действия копии трудового документа, подписи уполномоченного лица и ее расшифровки.

Похожие статьи

HR-формы — отдел кадров университета

Если вам нужен какой-либо из этих документов в альтернативном формате в целях доступности, обратитесь в отдел кадров по телефону 919-515-2135.

По категориям

Проверка биографических данных

| Классификация и компенсация | Образование и развитие | Администрация ЕАСВ | Отношения с сотрудниками | Работа | Система управления персоналом | Страхование | Международная работа | Выйти | Заработная плата | Набор | Выход на пенсию | Временная работа | Компенсация рабочим

По алфавитному списку

A

| Б | С | Д | Е | Ф | Г | Н | я | Дж | К | л | М | Н | О | П | В | Р | С | Т | U | В | Вт | Х | Y | Z

---

Проверка биографических данных

• Краткое изложение ваших прав в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности
• Статья 23-A Закона об исправительных учреждениях штата Нью-Йорк
• Руководство по проверке биографических данных
• Разрешение на подтверждение образования
Уведомление
• о расследовании биографических данных в соответствии с Законом штата Калифорния

Вернуться к началу

Классификация и вознаграждение

• Утверждение действий персонала BOT/BOG
• Утверждение дополнительного вознаграждения EHRA
• Запрос на оплату сверх почасовой ставки
• Действия по должности SHRA и корректировка заработной платы
• Дополнительный запрос на оплату SHRA

Вернуться к началу

Образование и развитие

• Заявление на участие в программе академической помощи
• Отказ от платы за обучение преподавателей/сотрудников
• Программа развития лидерских качеств Pathways, форма Intent To Enrollment

Back to Top

Администрация EHRA

• Письма о назначении, инструкции и контрольные списки, EHRA
• Действия персонала EHRA, требующие одобрения BOT или BOG (HR-017)
• Образец письма-запроса о присвоении статуса Emeritus
• Форма компенсации, не связанной с окладом,
• Действия персонала, требующие утверждения как BOT штата Северная Каролина, так и UNC BOG
• Действие персонала, требующее только действия BOT штата NC
• Заявление о доплате работнику за работу, выполненную в другом государственном учреждении
• Расширение часов владения (PRV-002)
• Форма исключения рабочего времени

Вернуться к началу

Отношения с сотрудниками

• Форма отслеживания активов
• Рассмотрение и апелляция EHRA
• Выход из опроса
• Форма запроса на посредничество
• Оценка эффективности и рабочий план SHRA с указанием карьеры
• Контрольный список разделительных зазоров
• Форма официальной внутренней жалобы SHRA
• Форма оценки передачи, SHRA
• Контрольный список для увольнения сотрудников

Вернуться к началу

Трудоустройство

• Назначения по желанию и справочная таблица контрактов EHRA
• Подтверждение условий временной занятости (не UTS)
• Контрольный список для набора и отбора
• Образец письма-уведомления EHRA
• Запись подтверждения занятости
• I-9, Форма подтверждения права на трудоустройство
• Шаблон вопросов для интервью
• Письма-предложения, ШРА
• Патентное соглашение
• Требования к публикации
• Справочная информация перед приемом на работу
• Руководство по найму и отбору
• Руководство по контрольным проверкам
• Примеры вопросов для собеседования на основе компетенций
• Форма свидетельства о вторичной занятости
• Проверка справочника по телефону
• Заявление о приеме на работу временного работника (не UTS)
• Форма исключения рабочего времени

Вернуться к началу

Система управления персоналом

• Форма действия персонала – обучение/контракт
• Форма действий персонала — данные о работе
• Форма кадрового иска — личная информация

Вернуться к началу

Страхование

• Форма переносимости AD&D
• Форма заявки на план лечения рака (диагноз)
• Форма заявки на участие в плане лечения рака (здоровье/обследование)
• Свидетельство о страховании плана рака, форма
• Форма заявки на стоматологические услуги
• Регистрационная форма Met Life Legal
• Форма регистрации/изменения/отмены Lincoln Financial Group
• Форма взаимного заявления о состоянии здоровья Liberty
• Регистрационная форма плана медицинского страхования для постдокторантов
• Стандартная форма регистрации долгосрочной нетрудоспособности
• Стандартная выписка из истории болезни о длительной нетрудоспособности
• State Health Plan — формы апелляции, возмещения расходов и рецептурных препаратов
• Форма изменения пожизненного бенефициара
• Запрос на продление срока действия страхового покрытия
• Форма заявления о смерти в связи с пожизненным сроком
• Форма заявки на план Vision
• Форма исключения рабочего времени

Вернуться к началу

Международная занятость

• I-983 План обучения STEM OPT
• Инициирование процесса получения вида на жительство
• Таблица виз и платежей

Вернуться к началу

Отпуск

• Справка о тяжелой травме или болезни ветерана для отпуска по уходу за военными
• Сертификация поставщика медицинских услуг в связи с тяжелым состоянием здоровья сотрудника
• Сертификация поставщика медицинских услуг для тяжелого состояния здоровья члена семьи
• Удостоверение о квалификации для военного отпуска по семейным обстоятельствам
• Свидетельство о серьезной травме или болезни военнослужащего, на которого распространяется действие страховки, для отпуска по семейным обстоятельствам
• Форма заявления на увольнение из армии
• Форма академического отпуска
• Форма разрешения на пожертвование в связи с совместным отпуском
• Форма запроса на общий отпуск

Вернуться к началу

Расчет заработной платы

• Форма изменения адреса — Система управления персоналом
• Проверить форму обновления координатора распространения
• Форма отмены вычета
• Обновление/изменение прямого депозита
• Дубликат формы 1042-S Форма запроса
• Дубликат формы запроса W-2
• Сотрудник, работающий за пределами Северной Каролины Форма
• Окончательный запрос на удержание зарплаты
• Заявление об утере чека
• Форма запроса на проверку вне цикла
• Форма запроса распечатки платежной ведомости
• Форма освобождения от социального обеспечения
• Расписание, раз в две недели
• Табель учета рабочего времени, ежемесячно, версия Excel

Наверх

Набор

• Контрольный список для набора и отбора
• Письма о назначении, инструкции и контрольные списки EHRA
• Образец письма-уведомления EHRA
• Шаблон вопросов для интервью
• Требования к публикации
• Справочная информация перед приемом на работу
• Руководство по найму и отбору
• Примеры вопросов для собеседования на основе компетенций
• Письма-предложения SHRA
• Образец письма-уведомления SHRA

Вернуться к началу

Выход на пенсию

• 401(k) Формы
• 403(b) Форма соглашения о сокращении заработной платы
• Северная Каролина Пруденшиал 457
• ORP 1 – Выбор дополнительной пенсионной программы
• ORP 2 – Уведомление об изменении дополнительной программы инвестиционных выборов
• ORP 3 — Действия ORP при выходе из состояния NC
• Регистрационная форма TSERS & LEORS EHRA
• Форма UNC 457 (TIAA-CREF/Fidelity)

Вернуться к началу

Временное трудоустройство

• Подтверждение условий временного трудоустройства (не UTS)
• Заявление о приеме на работу временного работника (не UTS)
• Руководство по набору временных сотрудников
• UTS Оценка эффективности сотрудников
• Форма заказа на работу UTS

Вернуться к началу

Компенсации работникам

• Форма заявления сотрудников, компенсация работникам
• Форма первого отчета об инциденте
• Форма вариантов отпуска, компенсация работникам
• Штат Северная Каролина Первая заправка
• Форма разрешения на лечение супервайзера

Вернуться к началу

---

A

• Краткое изложение ваших прав в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности
• Заявление на участие в программе академической помощи
• Письмо об академическом отпуске по семейным обстоятельствам и болезни
• Анкета бухгалтерской поддержки
• Контрольный список ADAAA
• Форма изменения адреса — Система управления персоналом
• Инструмент анализа для исключения FSLA
• Инструмент анализа для возможного статуса внефакультетского EHRA
• Письма о назначении, инструкции и контрольные списки, EHRA
• Статья 23-A Закона об исправительных учреждениях штата Нью-Йорк
• Форма отслеживания активов
• Назначения по желанию и справочная таблица контрактов EHRA

Вернуться к началу

B

• Руководство по проверке биографических данных
• Утверждение действий персонала BOT/BOG

Вернуться к началу

C

• Форма заявки на участие в плане лечения рака (диагноз)
• Форма заявки на участие в плане лечения рака (здоровье/обследование)
• Свидетельство о страховании плана рака
• Справка о тяжелом заболевании ветерана для отпуска по уходу за военными
• Сертификация поставщика медицинских услуг в связи с тяжелым состоянием здоровья сотрудника
• Сертификация поставщика медицинских услуг для тяжелого состояния здоровья члена семьи
• Удостоверение о квалификации для военного отпуска по семейным обстоятельствам
• Свидетельство о серьезной травме или болезни военнослужащего, на которого распространяется действие страховки, для отпуска по семейным обстоятельствам
• Подтверждение условий временной занятости (не UTS)
• Проверить форму обновления координатора распространения
• Контрольный список для набора и отбора
• Титульный лист для действий персонала EHRA, требующих одобрения BOT или BOG

Вернуться к началу

D

• Форма отмены вычета
• Форма заявки на стоматологические услуги
• Обновление/изменение прямого депозита
• Дубликат формы 1042-S Форма запроса
• Дубликат формы запроса W-2

Вернуться к началу

E

• Авторизация подтверждения образования
• Дополнительное одобрение компенсации EHRA
• Письма о назначении, инструкции и контрольные списки EHRA
• Справочная таблица контрактов EHRA и назначений по желанию
• EHRA Непреподавательский статус: инструмент анализа
• Действия персонала EHRA, требующие одобрения BOT или BOG (HR-017)
• Рассмотрение и апелляция EHRA
• Образец письма-уведомления EHRA
• Образец письма-запроса о присвоении статуса Emeritus
• Форма отчета о работниках, компенсация работникам
• Сотрудник, работающий за пределами Северной Каролины Форма
• Запись подтверждения занятости
• Выход из опроса

Back to Top

F

• Отказ от платы за обучение преподавателей/сотрудников
• Семейный и медицинский отпуск, права и обязанности сотрудников
• Окончательный запрос на удержание зарплаты
• Форма первого отчета об инциденте
• Руководство по назначению с фиксированной ставкой, разрешено
• Форма запроса фиксированной ставки
• Форма претензии по гибкому расходному счету

Наверх

G

Вернуться к началу

H

• Образец спонсорского письма H-1B
• Регистрационная форма Met Life Legal

Вернуться к началу

I

• I-9, Форма подтверждения права на работу
• I-983 План обучения STEM OPT
• Инициирование процесса получения вида на жительство
• Шаблон вопросов для интервью
• Включающие даты, Табель учета рабочего времени 2020

Наверх

J

• Контрольный список действий
• Таблица требований к размещению вакансий и проверке биографических данных

Вернуться к началу

K

• Отчет Каба о пропущенных ударах
• Должность ключевого персонала – чрезвычайные ситуации
• План передачи знаний

Вернуться к началу

L

• Форма отпуска, компенсация работникам
• Форма регистрации/изменения/отмены Lincoln Financial Group
• Взаимная справка о состоянии здоровья Liberty, форма
• Заявление об утере чека

Вернуться к началу

M

• Форма запроса на посредничество
• Форма заявления на увольнение из армии

Вернуться к началу

N

• NC Prudential 457
• Контрольный список для обучения безопасности новых сотрудников
• Новый контрольный список найма
• Статус внефакультетского EHRA: инструмент анализа
• Форма компенсации, не связанной с окладом,
Уведомление
• о расследовании биографических данных в соответствии с Законом штата Калифорния

Вернуться к началу

O

• Контрольный список для снятия с учета (отдел)
• Контрольный список увольнения (сотрудник)
• Форма запроса на проверку вне цикла
• Письма-предложения, EHRA
• Письма-предложения, ШРА
• ORP 1 – Выбор дополнительной пенсионной программы
• ORP 2 – Уведомление об изменении дополнительной программы инвестиционных выборов
• ORP 3 — Действия ORP при выходе из состояния NC

Наверх

P

• Патентное соглашение
• Программа развития лидерских качеств Pathways, форма Intent To Enrollment
• Форма кадрового иска – обучение/контракт
• Форма действий персонала — данные о работе
• Форма кадрового иска — личная информация
• Действия персонала, требующие утверждения как BOT штата Северная Каролина, так и UNC BOG
• Действия персонала, требующие только действия BOT штата NC
• Регистрационная форма плана медицинского страхования для постдокторантов
• Требования к публикации
• Справочная информация перед приемом на работу
• Форма запроса распечатки платежной ведомости

Вернуться к началу

Q

Вернуться к началу

R

• Руководство по найму и отбору
• Руководство по контрольным проверкам
• Заявление о доплате работнику за работу, выполненную в другом государственном учреждении
• Запрос на назначение помощника преподавателя бакалавриата
• Запрос на оплату сверх почасовой ставки

Вернуться к началу

S

• Таблица надбавок к заработной плате
• Примеры вопросов для собеседования на основе компетенций
• Форма академического отпуска
• Форма свидетельства о вторичной занятости
• Контрольный список разделительных зазоров
• Форма разрешения на пожертвование в связи с совместным отпуском
• Форма запроса на общий отпуск
• Письма-предложения SHRA
• Форма официальной внутренней жалобы SHRA
• Действия по должности SHRA и корректировка заработной платы
• Образец письма-уведомления SHRA
• Дополнительный запрос на оплату SHRA
• Форма освобождения от социального обеспечения
• Стандартная форма регистрации долгосрочной нетрудоспособности
• Стандартная выписка из истории болезни о длительной нетрудоспособности
• State Health Plan — формы апелляции, возмещения расходов и рецептурных препаратов
• Штат Северная Каролина Первая заправка
• Форма разрешения на лечение супервайзера

Наверх

T

• Ассистент преподавателя, бакалавриат – Запрос на назначение
• Проверка справочника по телефону
• Заявление о приеме на работу временного работника (не UTS)
• Руководство по набору временных сотрудников
• Расширение часов владения (PRV-002)
• Форма изменения пожизненного бенефициара
• Запрос на продление срока действия страхового покрытия
• Форма заявления о смерти в связи с пожизненным сроком
• Контрольный список завершения
• Табель учета рабочего времени, включая даты 2020 г.
• Расписание, раз в две недели
• Табель учета рабочего времени, ежемесячно, версия Excel
• Форма оценки передачи, SHRA
• Контрольный список для увольнения сотрудников
• Регистрационная форма TSERS & LEORS EHRA

Вернуться к началу

U

• Форма UNC 457 (TIAA-CREF/Fidelity)
• Ассистент преподавателя бакалавриата, запрос на назначение
• Оценка эффективности сотрудников UTS
• Форма заказа на работу UTS

Наверх

V

• Таблица виз и платежей
• Форма заявки на план Vision

Back to Top

W

• Регистрационная форма по уходу за детьми Wolfpup
• Форма исключения рабочего времени
• Рабочий план и аттестация сотрудников SHRA с карьерным диапазоном (действительный цикл эффективности на 2016–2017 гг.)

Вернуться к началу

X

Вернуться к началу

Y

Вернуться к началу

Z

Вернуться к началу

7 Проверка шаблонов писем с места работы

Вам интересно узнать, как выглядит проверка писем с места работы? Тогда вы находитесь в правильном месте.

Проверочные письма — это простые документы, которые требуются во многих местах, чтобы убедиться, что вы работаете в компании.

Что такое Письмо о подтверждении занятости?

Текущий или бывший работодатель пишет письмо с подтверждением трудоустройства, чтобы подтвердить, что бывший сотрудник или нынешний сотрудник работал в организации.

Запрос может исходить от потенциального работодателя, работника, государственных учреждений, потенциальных арендодателей, ипотечных кредиторов или агентств.

Запрос включает проверку дат заработной платы, трудоустройства и того, ожидается ли, что работник продолжит работу или имеет право на повторный прием на работу. Если работник уволен или уволен, заявитель может запросить причину увольнения.

Что содержится в форме подтверждения занятости?

Убедитесь, что письмо с подтверждением занятости содержит правильную информацию и соответствует соответствующему формату.

Письмо с подтверждением занятости должно быть на официальном бланке компании или на канцелярских принадлежностях, включая логотип компании.

Он будет включать следующую информацию:

• Текущий адрес работодателя
• Адрес и название компании, запрашивающей подтверждение
• Имя сотрудника
• Даты работы описание
• Текущая заработная плата работника
• Причина прекращения

Соблюдайте формат делового письма

При написании письма используйте общепринятый формат делового письма. Во-первых, укажите свою контактную информацию вверху, затем дату и, наконец, контактную информацию получателя. Включите приветствие в начале и закончите письмо знаком.

Будьте лаконичны

Письма с подтверждением занятости не должны быть слишком длинными. Не добавляйте никакой информации, кроме того, что спрашивает сотрудник. Например, не проводить тщательную оценку работы сотрудника.

Включите всю запрашиваемую информацию 

Большинство писем с подтверждением занятости содержат:

• Имя человека.
• Их отдел в компании (иногда их должность).
• Сколько раз они меняли работу.

Уточните у своего сотрудника, нужно ли добавить какую-либо дополнительную информацию. Например, в некоторых письмах указана зарплата, как часто им платят (раз в две недели, ежемесячно и т. д.) и сколько часов в неделю они работают. Однако не добавляйте эти дополнительные сведения, если их не просят.

Предоставьте свои контактные данные

В конце письма будьте готовы ответить на любые дополнительные вопросы. Укажите контактную информацию получателя, например номер телефона или адрес электронной почты.

Проверка и редактирование

Это письмо очень важно для вашего сотрудника или бывшего сотрудника — от этого зависит их жилье, будущая работа или страховка. Поэтому потратьте достаточно времени, чтобы сделать это письмо серьезным и профессиональным. Перед отправкой внимательно прочитайте все ошибки.

Вот несколько форм подтверждения занятости, которые помогут вам начать работу.

Образец письма о подтверждении занятости

Из ABC

Дата: 1 августа 20XX года

Уважаемый XYZ, [компания] и имеет титул Он / она с тех пор работает в [компании] . Компания находится на уровне [вставить местоимение] текущая зарплата $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

Следующие вспомогательные документы (ы) являются доказательством дохода: (Проверьте все, что применяется)

• Pay Stub
• . письмо
• Письмо о компенсации работникам
• Банковские выписки

Насколько мне известно, вся предоставленная информация верна.

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно предоставленной информации, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по [номер телефона] или (электронная почта).

С уважением,

ABC

Образец шаблона письма о подтверждении занятости для бывшего сотрудника

XX Inc.

XX Main Street

Dallas, TX 75201

1 августа , 20XX

XYZ Inc.

444 First Ave.

Dallas, TX 75001

Уважаемый г-н Гонсалес,

Настоящее письмо подтверждает, что ABC работала старшим исследователем пользовательского опыта в XX Inc. с 3 мая 20XX года по 25 сентября 20XX года.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, свяжитесь с нами по телефону 216-333-0101 или [email protected]

С уважением,

BD

Менеджер по персоналу

XX Inc.

Шаблон письма о приеме на работу для текущего сотрудника

XX Inc.

XX Main Street

90 002 Даллас, Техас, 75201

1 августа 20XX

XYZ Loan Company, LLC

222 Second Ave.

Чикаго, 75022

Для кого это может касаться, 

Пожалуйста, примите это письмо как подтверждение занятости XYZ в XX Inc. 

Имя сотрудника: ABC

Даты работы: 2 мая 20XX – настоящее время

Текущая должность: Старший исследователь пользовательского опыта

Текущая зарплата: 140 000 долларов США

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 216-333 -0101 или [по электронной почте защищено]

Искренне,

Ричард Рамирес

Менеджер по персоналу

ABC Inc.

Шаблон письма о проверке занятости с описанием работы

XX Компания.0005

425 Main Street

Pleasant Hill, CA 94523

Дата (месяц/день/год)

Комиссия по аттестации учителей

1900 Capitol Avenue

Sacramento, CA 94244-2700

Кого это может касаться ,

Это письмо подтверждает прием на работу XYZ, который работал в компании XX в качестве автомобильного механика с 17 марта 1995 г. по 23 ноября 2000 г. Джон был штатным сотрудником.

В качестве автомеханика его обязанности заключались в следующем:

• Общий ремонт автомобилей
• Диагностика неисправных двигателей
• Замена неисправных деталей
• Настройка двигателей
• Замена тормозов

Свяжитесь со мной по телефону (000) 111-222 2, если у вас есть вопросы.

С уважением,

ABC (Имя руководителя)

Владелец (должность/должность)

Шаблон письма о подтверждении занятости для оформления визы

900 03 [Имя] ,

[Дата] ,

Посольство США

Отдел неиммиграционных виз

Re: Подтверждение занятости для [бенефициар]

Уважаемый господин/госпожа,

Это письмо служит подтверждением занятости. письмо о том, что [бенефициар] в настоящее время продолжает работать у нас на постоянной основе в соответствии с условиями его/ее одобренной петиции о выдаче визы. Соответственно, обязанности и ответственность на работе остаются такими же, как описано в нашем первоначальном письме, сопровождающем утвержденную петицию о выдаче визы.

Мы с нетерпением ждем скорейшего повторного приема [Бенефициара] в Соединенные Штаты для возобновления работы в нашей компании и почтительно просим вас проявить все надлежащие любезности.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если вашему офису потребуется дополнительная информация. Вы также можете связаться с нашим иммиграционным консультантом, XX LLP, по телефону (215) 935-4659.

С уважением,

[Имя представителя компании] ,

[Должность]

Образец письма от работодателя о подтверждении занятости

Название компании или бланк

Адрес

Город, штат, почтовый индекс

Дата 9 0004

Адресат

Адрес

Город, Штат, почтовый индекс

Уважаемая госпожа XX,

Мы рассматриваем YY на руководящую должность в нашей компании. Несмотря на то, что мы подтвердили стандартную информацию о его трудовом стаже и статусе занятости в вашей компании в отделе кадров, мы были бы признательны, если бы вы написали подтверждение занятости и рассмотрели следующие области, касающиеся его работы:

• Какова была должность г-на YY?
• Можно ли назвать прошлую работу г-на YY связанной с высоким давлением?
• Требовала ли работа г-на YY одновременной работы над несколькими проектами?
• Считаете ли вы, что г-н YY может эффективно делегировать задания?
• Что вы считаете сильными сторонами г-на YY?
• В каких областях, по вашему мнению, г-н YY нуждается в дальнейшем обучении?
• Не могли бы вы повторно нанять г-на YY?

Благодарю вас за то, что вы нашли время от имени нашей комиссии по проведению собеседований.

С уважением,

XYZ

Шаблон подтверждения занятости для арендодателя

Многие арендодатели просят арендаторов предоставить письмо о трудоустройстве. Это будет включать следующие данные:

• Дата приема на работу сотрудника
• Должность
• Классификация сотрудников (неполный рабочий день, полный рабочий день, временный, контрактный)
• Годовая компенсация

Название компании или бланк 9 0005

Адрес

Город, штат, почтовый индекс

Для кого это может касаться,

Это письмо служит доказательством того, что XX работает полный рабочий день в компании XYZ в течение шести месяцев в качестве .

XX заслуживает доверия, трудолюбив и конкурентоспособен. У него / нее нет существующих кредитов или неоплаченных счетов в нашей компании.

Я надеюсь, что это повысит его/ее авторитет как возможного арендатора вашей квартиры.

Компания находится на его/ее текущей зарплате $ выплачивается ежегодно/ежемесячно/еженедельно/раз в две недели/ежечасно.

С уважением,

YY,

Отдел кадров

Зачем сотрудникам нужно письмо с подтверждением занятости

Это письмо нужно сотрудникам по одной из следующих причин:

• Они подают заявку на автокредит или жилищную ипотеку, и кредитор хочет убедиться, что у работника есть постоянная работа и достаточно денег для покрытия ежемесячных платежей, прежде чем одобрить кредит.
• Они подают заявку на аренду дома, и управляющая компания хочет подтвердить, что они могут оплатить залог, арендную плату, содержание и любые другие связанные с этим расходы.
• Они запрашивают отсрочку или сокращение платежа по кредиту, и банк хочет увидеть какое-то доказательство дохода в режиме реального времени, прежде чем принять решение о том, одобрить их запрос или нет.
• Они ищут работу у другого работодателя, и компания хочет подтвердить трудоустройство в рамках процесса проверки данных.

Хотя сотруднику может не обязательно сообщать, почему он просит письмо о подтверждении занятости, важно, чтобы он сообщил, какая информация требуется другой стороне, и свои контактные данные (например, адрес, предпочтительный способ доставки ).

Как запросить письмо о подтверждении занятости

Хотите узнать, как запросить письмо о подтверждении занятости в вашей компании?

Обратитесь в отдел кадров. У компании будет политика в отношении раскрытия информации, и вам нужно будет дать разрешение на то, чтобы ваша история занятости была передана третьей стороне.

Сотрудник отдела кадров либо предоставит вам шаблон для передачи вашему руководителю, либо составит письмо для вас. Вы также можете обратиться напрямую к своему руководителю или менеджеру.

Создание процесса запроса на подтверждение занятости

После того, как вы набросаете шаблон письма о подтверждении занятости, подача этих документов станет намного быстрее и проще. Однако, поскольку сбор информации о сотруднике и предоставление подтверждающего документа другой стороне может занять некоторое время, крайне важно, чтобы сотрудники (и бывшие сотрудники) отправили свой запрос как можно скорее.

Четкое разъяснение ваших требований обеспечит упрощенный процесс проверки занятости для всех заинтересованных сторон. Чтобы упростить процесс, рассмотрите возможность передачи своих ожиданий через каталог сотрудников или где-либо еще, где вы делитесь своими процессами управления персоналом.

Вот репрезентативный метод проверки занятости, который вы можете использовать.

Отправьте все запросы на подтверждение трудоустройства не менее чем за несколько рабочих дней через портал, по почте и т. д. и включите следующую информацию:

• Название и адрес организации, запрашивающей информацию
• Инструкции по доставке и информация (например, номер факса, почтовый адрес, адрес электронной почты)
• Какие данные нужны запрашивающей стороне (например, зарплата, даты трудоустройства, должность)
• Основание для запроса (необязательно)

Имейте в виду, что документы обычно доставляются по почте в течение пяти рабочих дней. При регистрации письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться единого процесса, помнить о законах штата в отношении того, какие детали вам разрешено раскрывать, и предоставлять точную информацию в формальной и краткой форме.

Поскольку письма с подтверждением занятости часто помогают сотрудникам получить ипотеку, кредит, квартиру, новую работу и многое другое, важно, чтобы ваше письменное сообщение было прямым. Кроме того, профессиональное письмо может хорошо отразиться на вашем бизнесе в целом.

Заключение

Когда вы пишете письмо с подтверждением занятости, учитывайте аудиторию, а также сотрудника, для которого вы его пишете. Используйте профессиональный деловой тон при общении с экспертами и предприятиями.

Умение писать хорошее деловое письмо является обязательным требованием для менеджеров и руководителей в любой отрасли. Надежное общение — это то, что поможет вам выделиться из толпы.

Как работодатель или менеджер, обязательно используйте письмо с подтверждением занятости, чтобы объяснить свою роль и то, что вы делаете, и предоставить честное объяснение обязанностей сотрудника.

По запросу подтвердите дату начала работы сотрудника с вами, часы работы и доход. Как и все критически важные бизнес-формы, публикуйте конечный продукт на профессиональном бланке. Не забудьте указать должность, номер телефона и другую контактную информацию, чтобы получатель письма знал, как связаться с вами по любым другим вопросам, которые у него возникнут.

Поэтому не торопитесь, прочтите несколько образцов писем с подтверждением трудоустройства внизу этой страницы и начните мозговой штурм. Это отличная идея, чтобы загрузить шаблоны подтверждения занятости, чтобы иметь под рукой, когда возникнет такая возможность.

Наконец, при написании письма о подтверждении занятости для нынешних или бывших сотрудников важно придерживаться последовательного тона и процедуры. Будьте в курсе местных законов и законов штата относительно того, какую информацию вам разрешено раскрывать, и предоставляйте информацию в официальной форме.

 

 

Джош Фехтер

Джош Фехтер — основатель HR.