Хочу участвовать в тендерах с чего начать: что такое госзакупки, как подать заявку, пошаговая инструкция – Блог “Альфа-Банка”

Как начать участвовать в тендерах, пошаговая инструкция

• Расскажем про все тонкости и детали

  Закупки государственных и муниципальных заказчиков регламентированы законом. Быстро и доступно расскажем, как устроена работа с данным типом закупок.

  пройти обучение

• Предложим электронную подпись — ключ ко всем закупкам

  Электронная подпись потребуется для регистрации и участия в закупках. Если у Вас ещё нет электронной подписи, воспользуйтесь нашим специальным предложением!

  Заказать

• Поможем с регистрацией в Едином Реестре Участников Закупок (ЕРУЗ)

  Регистрация в ЕРУЗ (её также называют регистрацией в ЕИС) даёт право участвовать в закупках в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ среди субъектов малого и среднего предпринимательства. Поможем пройти регистрацию в минимальные сроки и без ошибок.

  Зарегистрироваться

• Поможем с открытием спецсчёта

  Спецсчёт для участников закупок (Поставщиков) потребуется для участия в закупках с требованием о денежном обеспечении заявок на участие (таких закупок — большинство). Рекомендуем открывать спецсчет в Совкомбанке!

  Открыть спецсчёт

• Поздравляем! Теперь Вы готовы к участию в закупках!

  Подготовка пройдена и теперь Вы можете приступить к работе!

• Закупки начинаются с поиска

  При поиске попробуйте использовать различные варианты наименований поисковых запросов, это позволит найти больше подходящих закупок. Внимательно изучите условия, приведённые в описании заинтересовавшей Вас закупки.

  Искать закупки

• Для подачи заявки может потребоваться внесение обеспечения

  Если закупка проводится в соответствии с 44-ФЗ или 223-ФЗ среди субьектов МСП и содержит требование об обеспечении заявки, пополните спецсчет. Альтернатива пополнения спецсчета — независимая гарантия.

  Получить гарантию

• Подача заявки на участие — на один шаг к победе!

  Через личный кабинет на площадке подайте заявку на участие в закупке. Корректно укажите всю необходимую информацию, чтобы быть допущенными к участию в закупке.

• Успешного участия в торгах!

  Продумайте стратегию подачи ценовых предложений, дождитесь времени начала аукциона и приступайте к торгам. Поставщики (участники), предлагающие наименьшую цену, побеждают чаще!

• Поздравляем с победой! Для подписания контракта/договора может потребоваться обеспечение исполнения. У нас есть готовые решения для этого случая!

  Закупка может содержать требование об обеспечение исполнения контракта/договора. Предоставьте обеспечение денежными средствами или независимой гарантией. Если в закупке указана преференция для субъектов МСП, вместо внесения обеспечения можно предоставить подтверждение добросовестности. Это займёт всего 1 минуту.

  Получить гарантию Подтвердить добросовестность

• Подписание контракта / договора!

  Вы у цели! После предоставления обеспечения исполнения / подтверждения добросовестности соблюдайте сроки подписания контракта / договора и можно приступать к исполнению!

• Расскажем про все тонкости и детали

  Закупки госкомпаний, ГУП, МУП, естественных монополий регламентированы законом. Быстро и доступно расскажем, как устроена работа с данным типом закупок.

  Пройти обучение

• Предложим электронную подпись — ключ ко всем закупкам

  Электронная подпись потребуется для регистрации и участия в закупках. Если у Вас ещё нет электронной подписи, воспользуйтесь нашим специальным предложением!

  Заказать

• Поможем с регистрацией на нашей площадке!

  Регистрация необходима для получения доступа к участию в закупках по 223-ФЗ на площадке.

  Зарегистрироваться

• Поздравляем! Теперь Вы готовы к участию в закупках!

  Подготовка пройдена и теперь Вы можете приступить к работе!

• Закупки начинаются с поиска

  При поиске попробуйте использовать различные варианты наименований поисковых запросов, это позволит найти больше подходящих закупок. Внимательно изучите условия, приведённые в описании заинтересовавшей Вас закупки.

  Искать закупки

• Процедура найдена, приобретите подходящий тариф

  Тарифы секции 223-ФЗ делятся на пакетные (по количеству участий), безлимитные (по периоду использования) и тариф МСП (плата за победу).

  Купить

• Для подачи заявки на участие может потребоваться независимая гарантия. Поможем получить!

  Если закупка по 223-ФЗ содержит требование об обеспечении заявки на участие, пополните аналитический счет на площадке. Альтернатива пополнения данного счета — независимая гарантия.

  Получить гарантию Пополнить счёт

• Подача заявки на участие — на один шаг к победе!

  Через личный кабинет на площадке подайте заявку на участие в закупке. Корректно укажите всю необходимую информацию, чтобы быть допущенными к участию.

• Успешного участия в торгах!

  Продумайте стратегию участия в закупке. Поставщики (участники), предлагающие наилучшие условия, побеждают чаще!

• Расскажем про все тонкости и детали

  Закупки фондов капитального ремонта регламентированы Постановлением Правительства РФ № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для выполнения работ по капитальному ремонту многоквартирных домов».

  Пройти обучение

• Предложим электронную подпись — ключ ко всем закупкам

  Электронная подпись потребуется для регистрации и участия в закупках. Если у Вас ещё нет электронной подписи, воспользуйтесь нашим специальным предложением!

  Заказать

• Поможем с регистрацией в Едином Реестре Участников Закупок (ЕРУЗ)

  Регистрация в ЕРУЗ (её также называют регистрацией в ЕИС) даёт право участвовать в закупках в рамках 615-ПП РФ. Поможем пройти регистрацию в минимальные сроки и без ошибок.

  Зарегистрироваться

• Поздравляем! Теперь Вы готовы к участию в закупках!

  Подготовка пройдена и теперь Вы можете приступить к работе!

• Закупки начинаются с поиска

  При поиске попробуйте использовать различные варианты наименований поисковых запросов, это позволит найти больше подходящих закупок. Внимательно изучите условия, приведённые в описании заинтересовавшей Вас закупки.

  Искать закупки

• Для подачи заявки на участие может потребоваться обеспечение заявки на участие

  Если закупка по 615-ПП содержит требование об обеспечении заявки на участие, пополните аналитический счет на площадке. Альтернатива пополнения данного счета — тендерный займ.

  Получить займ

• Подача заявки на участие — на один шаг к победе!

  Через личный кабинет на площадке подайте заявку на участие в закупке. Корректно укажите всю необходимую информацию, чтобы быть допущенными к участию.

• Успешного участия в торгах!

  Продумайте стратегию подачи предложений. Поставщики (участники), предлагающие наилучшие условия, побеждают чаще!

• Расскажем про все тонкости и детали

  Торги по приватизации, аренде и продаже имущества регламентированы законодательством и/или нормативными документами региона/муниципалитета/корпоративного заказчика.

  Пройти обучение

• Предложим электронную подпись — ключ ко всем торгам

  Электронная подпись потребуется для регистрации и участия в торгах. Если у Вас ещё нет электронной подписи, воспользуйтесь нашим специальным предложением!

  Заказать

• Поможем с регистрацией на нашей площадке!

  Регистрация даёт право участвовать в торгах по имуществу на РТС-тендер. Это стандартная процедура, она не займёт много времени.

  Зарегистрироваться

• Поздравляем! Теперь Вы готовы к участию в закупках!

  Подготовка пройдена и теперь Вы можете приступить к работе!

• Торги начинаются с поиска

  При поиске попробуйте использовать различные варианты наименований поисковых запросов, это позволит найти больше подходящих торгов.

  Искать закупки

• Внесите задаток

  Для того чтобы подать заявку на участие в процедуре, необходимо пополнить Ваш аналитический счет на сумму в размере задатка (если требование о внесении задатка на аналитический счет оператора установлено извещением) и стоимости оказания услуг оператора площадки согласно тарифам.

  Пополнить счёт

• Подача заявки на участие — на один шаг к победе!

  Через личный кабинет на площадке подайте заявку на участие в закупке. В заявке корректно укажите всю необходимую информацию.

• Успешного участия в торгах!

  Наблюдайте за ходом торгов из Вашего личного кабинета.

• Предложим электронную подпись — ключ ко всем закупкам

  Электронная подпись потребуется для регистрации и участия в закупках. Если у Вас ещё нет электронной подписи, воспользуйтесь нашим специальным предложением!

  Заказать

• Поможем с регистрацией на нашей площадке!

  Регистрация даёт право участвовать в закупках на площадке ЗМО / РТС-маркет. Это стандартная процедура, она не займёт много времени.

  Зарегистрироваться

• Закупки начинаются с поиска

  При поиске попробуйте использовать различные варианты наименований товаров / работ / услуг, это позволит найти больше подходящих закупок. Внимательно изучите требования, приведённые в описании заинтересовавшей Вас закупки.

  Искать закупки

• Для подачи заявки на участие внесите обеспечение

  Пополните виртуальный счёт на сумму необходимого обеспечения.

• Подача заявки на участие — на один шаг к победе!

  Через личный кабинет ЗМО / РТС-маркет Вы можете опубликовать прайс-листы или адресно предложить Ваши товары / работы / услуги Заказчику в рамках конкретной закупки.

• Ожидайте решения Заказчика

  Заказчик выбирает наиболее подходящее предложение. В случае, если выбор будет сделан в пользу Вашего предложения, Вы получите уведомление в личном кабинете ЗМО / РТС-маркет.

Как участвовать в торгах и с чего начать участие в тендерах: правила, документы

В настоящий момент широкой популярностью пользуется такой метод закупок работ и услуг как тендер. Он представляет собой конкурсные торги, которые состоят из условий для дальнейшей деятельности. Если предпринимателя устраивают все требования, и он готов их выполнять, то он подает свою заявку на тендер. В случае выигрыша с победителем заключается договор и начинается активное сотрудничество.

Для тех, кто хочет наладить свои деловые отношения с новыми бизнес-партнерами, в том числе и зарубежными, тендер – самый лучший способ быстро и грамотно найти новые деловые связи.

Условия организации тендеров

Для проведения конкурсных торговых необходимо участие следующих трех субъектов сделки:

1. Заказчик – организация, которой необходимо заключить контракт по приобретению товаров или оказанию услуг (работ) с наиболее выгодными для себя условиями.
2. Участник (претендент, оферент) – поставщик данных товаров, работ или услуг, который желает получить данный заказ.
3. Организатор – компания, занимающаяся функциональной подготовкой и проведением конкурсных торгов. Как правило, в роли организатора выступает либо сам заказчик, либо одно из его специализированных подразделений.

Помимо выше перечисленных участников, при заключении договора о сотрудничестве должны присутствовать и второстепенные лица. К ним относятся нотариусы, посредники и прочие необходимые участники. В данном случае они нужны для качественного оформления документации.

Виды тендеров

Давайте подробнее разберем, что такое тендер, как это работает. Для этого рассмотрим возможные виды проведения конкурсных торгов.

В зависимости от состава претендентов

• Открытый. Предполагает свободную публикацию информации о торгах в СМИ и свободную подачу заявок от любых организаций. Как правило, именно таким способом осуществляются госзакупки и международные торги.
• Закрытый. На такой конкурс можно попасть только по личному приглашению от заказчика или организатора тендера.
• Специальный. Как участвовать в торгах такого типа, расскажут только сами заказчики. В это соревнование допустят лишь несколько претендентов, тщательно отобранных по большому количеству требований.

В зависимости от уровня конфиденциальности итогов

• Гласный. Вся информация по конкурсу, его участникам и организаторам доступна абсолютно любому кругу лиц. Как только заказчик примет решение, то результаты сразу же будут объявлены через СМИ.
• Негласный. Никто, кроме победителя не знает об итогах тендера. Сообщение о выигрыше отправляется бумажным письмом по почте. Остальные же участники конкурса никак не оповещаются ни о том, кто был их конкурентами, ни о том, кто стал победителем торгов.

В зависимости от принципа оценки конкурсных предложений

• Ценовой. С чего начать участие в тендерах такого типа? Нужно внимательно ознакомиться с условиями и предложениями заказчика. В торгах такого типа Заказчик четко указывает, по каким критериям будет определен победитель. Это может быть не только наиболее низкая цена, но также – максимально сжатые сроки, наличие дополнительных услуг и т. п.
• Торги с открытыми предложениями. Здесь Заказчик очерчивает лишь основной круг условий, в рамках которых рассматриваются любые предложения. Такой тендер дает возможность для проявления творческого подхода и нестандартных решений. Как правило, подобные торги назначают при выборе стартапов и нетипичных проектов.

В зависимости от процедуры проведения

• Одноэтапный. В данном случае сделка проводится без дополнительных переговоров. Участники подают заявку на участие и свои конкретные предложения одновременно, в одном пакете документов.
• Двухэтапный. В нашей стране применяется редко, однако широко распространен при заключении международных контрактов. В данном случае проводится предварительный отбор претендентов, соответствующих пожеланиям Заказчика. Затем с отобранными участниками ведутся более предметные переговоры, в результате которых и определяется победитель.

Правила проведения тендера

Несмотря на то, что видов торговых конкурсов достаточное количество, все они все же имеют определенные требования, которые нужно соблюдать и применять всегда:

1. Перед тем как начать участвовать в тендерах, необходимо подать заявку и соответствующий пакет документов.
   Для этого отводится определенный срок, после истечения которого изменить уже поданную заявку или подать новую – уже нельзя.
2. Подача заявки подразумевает, что участник торгов принимает условия заказчика и берет на себя обязательства по соблюдению предложенных условий контракта.
3. Претендент может отозвать свою заявку только в течение срока, отведенного для подачи тендерной документации.
4. Правила подачи заявок, состав и объем тендерной документации определяются Заказчиком.
5. Если вы хотите принять участие в международных торгах, пакет документов должен быть подготовлен на официальном языке той страны, где зарегистрирован Заказчик (если, конечно, условия торгов, не оговаривают иное).
6. В целях борьбы с недобросовестной конкуренцией заявки недоступны для просмотра другим участникам тендера.

Как готовиться к торгам?

Начать стоит с выбора подходящих торгов. Информацию о них можно найти в специализированных базах: ru. dgmarket.com, synapsenet.ru, regionzakaz.ru и др. Зачастую через такие площадки можно участвовать в тендерах бесплатно.

Как правильно участвовать в тендерах? На этот вопрос можно с уверенностью ответить: только тогда, когда вы четко ознакомитесь со всеми правилами и требованиями конкурса. Будьте внимательны к каждой мелочи, ведь в случае несоответствия тех или иных условий даже победитель может потерять заказ.

Подготовка и подача заявки

Перед тем как подавать заявку, внимательно изучите, какие документы от вас потребуются. После чего можете спокойно отправлять свое предложение на торг. Это можно сделать как в письменном, так и в дистанционном виде.

1. Если вы решили передать свое намерение на участие письменно, то соберите всю необходимую документацию, оставьте свою личную подпись и, по возможности, печать. Можно заверить подлинность подаваемой информации нотариально. Пакет документов необходимо не только запаковать, но и опечатать.
2. Электронная подача заявки будет более простой, экономичной и быстрой. В данном случае пакет документов должен быть сформирован в электронной форме и защищен различными шифровальными алгоритмами. Один из наиболее распространенных способов защиты электронных документов – это ЭЦП (электронно-цифровая подпись).

В настоящий момент огромную популярность набирают дистанционные торги. Для участия в них необходимо зарегистрироваться и аккредитоваться на сайте Электронной торговой площадки (ЭТП). Впоследствии с нее вы сможете подавать свои заявки на интересующие вас тендеры.

Помните, что если вы планируете совершать на ЭТП юридически значимые действия, вам обязательно потребуется электронно-цифровая подпись. Ее юридическая сила равносильна «живым» документам с печатями и подписями. Поскольку в международном бизнесе электронный документооборот – более надежный и безопасный вариант, вам потребуется получить ЭЦП, чтобы наладить продуктивную работу с системами электронных торгов и впоследствии – с зарубежными партнерами.

Подача заявки

Обратите внимание, что для регистрации участия в торгах оператор электронной торговой площадки может потребовать внесения определенной суммы «залога». Данная сумма официально переводится на специальный счет оператора. Ее размер может составлять до 5% – для регистрации участия в тендере, до 30% – для заключения контракта.

В некоторых случаях заявку на участие в торгах может обеспечивать банковская гарантия. О ее получении необходимо позаботиться заранее. Необходимо также учесть, что организатор тендера может рассматривать гарантии только из определенного списка банков: наиболее крупных и надежных.

Однако некоторые крупные площадки позволяют подавать заявки на участие в торгах совершенно бесплатно. О возможностях подачи заявок бесплатно следует уточнять в конкретных ЭТП.

Тендерная документация

Как правило, чтобы участвовать в торгах, необходим следующий пакет документов:

• полная характеристика предложения, с которым идете на конкурс;
• ценовое предложение;
• документы, подтверждающие юридический статус претендента: свидетельства, лицензии, уставные документы;
• бумаги, подтверждающие, что организация-претендент обладает опытом успешного выполнения аналогичных проектов, имеет все необходимые для этого финансовые, технические и кадровые ресурсы;
• иные документы, которые может потребовать организатор.

Участие в тендере по доверенности

Владельцы крупных фирм настолько заняты, что не могут лично участвовать и присутствовать на всех тендерах, в которых заинтересованы. Для таких случаев также предусмотрено решение. Это – возможность представлять интересы компании доверенному лицу. Для этого помимо основных документов, обязательно наличие доверенности, оформленной по определенным критериям:

1. Форма доверенности может быть установлена регламентом проведения торгов. Если организаторы утвердили определенную форму доверенности, то она будет включена в пакет тендерной документации.
2. На участие в каждом тендере должны быть составлена своя собственная доверенность. Срок действия документа ограничен, причем максимальный – 3 года. Доверенность должна быть заверена нотариально. При работе с иностранными партнерами в документе обязательно должно быть оговорено, законодательство какой страны будет регулировать передачу прав по доверенности.
3. Доверенность должна наделять правом на участие в конкурсных торгах, а также правом получать и подписывать необходимую для этого документацию.

Еще несколько нюансов

Чтобы выиграть тендер, не обязательно предложить самую низкую цену. Для заказчика может быть более важным совсем иной параметр предложения: скорость выполнения работ, использование инновационных технологий, предоставление дополнительных услуг.

1. Расходы на подготовку к конкурсным торгам и подачу тендерного предложения целиком и полностью ложатся на Претендентов. Расходы не возмещаются даже в случае победы в тендере.
2. Если в ходе подготовки к торгам у вас возникают какие-либо вопросы, за уточнением лучше всего обратиться к Организатору торгов. Для этого лучше всего направить письменный запрос. Как правила, условия тендера предусматривают обязательство организатора отвечать на подобные запросы в течение нескольких дней.

Благодаря участию в тендере ваш бизнес сможет выйти на новый уровень развития. Организацию процесса вполне можно доверить собственным сотрудникам, особенно, когда они уже имеют некоторый опыт по составлению тендерной документации. Однако на первых порах имеет смысл обратиться к профессионалам, в конечном счете, это не только сбережет вам нервы, но и сэкономит деньги.

Видео

Смотрите видео-ролик, где подробно рассказано о том, в каких тендерах лучше всего участвовать начинающим.

И еще одно видео, рассказывающее о том, как правильно участвовать в электронных торгах.

Отзывы и комментарии

Поделись ссылкой в соцсети:

Руководство по торгам и процессу торгов

Что такое процесс торгов?

Процесс торгов (также известный как тендер) — это метод выбора наиболее подходящего поставщика услуг или поставщика путем сравнения предложений по определенным критериям.

Бывают случаи, когда владельцам продуктов, клиентам или проектным группам необходимо передать услуги или закупить товары для выполнения проектных результатов. Когда это происходит, выбор организации или субподрядчика для работы может иметь решающее значение для успеха проекта.

Процесс торгов обеспечивает тщательную оценку компетенций партнера перед заключением контракта. Этот процесс важен для организаций, которые хотят работать с государственным сектором, но также распространен в таких отраслях, как строительство, разработка игр и реклама.

Процесс торгов

Шаг 1: Запрос предложений

Владельцы или проектные группы сначала должны отправить запрос предложений (ЗП) или приглашение принять участие в торгах (ITB), чтобы начать процесс торгов. Затем руководитель тендера готовит пакет, в котором указываются особенности проекта.

Пакет должен эффективно сообщать цели, приоритеты и требования проекта, чтобы участники торгов имели четкое представление о том, что необходимо сделать. Это должно включать сроки, ожидания, спецификации, подтверждающие документы и список требований, которые должны представить участники тендера.

При оценке участников торгов необходимо проявлять должную осмотрительность: обычно запрашивают профиль компании, участвующей в торгах, портфолио проектов, резюме сотрудников и финансовые отчеты.

Приглашение к участию в торгах может быть открытым для всех или строго по приглашению.

Этап 2: Подготовка предложений для заинтересованных сторон

После того, как запрос предложений будет опубликован, заинтересованные стороны начнут оценивать предложение. В этом контексте менеджер проекта, который готовит заявку, называется менеджером заявки.

Менеджер по заявкам связывается с командой проекта, чтобы проверить наличие ресурсов, которые они собираются выделить, а также связывается с компанией, выпустившей RFP, для получения разъяснений.

Если участником торгов является генеральный подрядчик, этот процесс может включать в себя проведение еще одной сессии торгов с субподрядчиками или сторонними поставщиками.

После того, как все детали собраны и систематизированы, заявка может быть передана запрашивающей организации.

Этап 3: Оценка и отбор предложений

После сбора предложений руководители тендеров сравнивают их друг с другом и с их требованиями.

Вопреки некоторым убеждениям, не всегда побеждает самая низкая ставка. Самый популярный способ выбрать лучшего поставщика или поставщика услуг — это критерии MEAT (наиболее экономически выгодный тендер). Помимо стоимости, критерии MEAT учитывают качество, доступность, социальную ценность, инновации и многое другое.

Отбор может быть двухэтапным процессом, когда кандидаты входят в окончательный список до того, как будут выбраны окончательные предложения.

На этом этапе ожидается общение между покупателем и участниками торгов. Тендерная организация также может запросить презентации или интервью для получения дополнительных разъяснений.

Этап 4: Переговоры по контракту и присуждение

Заключительный этап торгов – это переговоры и выбор.

После выбора предпочтительного поставщика или поставщика услуг организатор торгов сообщит им окончательную утвержденную цену и дополнительные запросы, если это применимо.

На этом этапе могут начать подключаться управленческие и административные отделы организации проектной группы. Юридические условия, условия оплаты, графики поставок и другие важные детали документируются и подписываются вовлеченными сторонами для закрепления соглашения.

Что такое процесс торгов для руководителей проектов?

В то время как тендер и тендер по сути означают одно и то же, тендер менеджер и тендер менеджер используются по-разному, чтобы различать роль менеджера проекта в процессе торгов.

Менеджеры по тендерам — это руководители проектов, которые представляют организацию, ищущую поставщика или поставщика услуг. Они собирают информацию, оценивают требования и генерируют RFP. Они также передают важную информацию участникам торгов. После подачи предложений менеджеры по тендерам помогают с общением, отбором и переговорами.

Менеджеры по торгам — это менеджеры проектов, которые представляют стороны, заинтересованные в предоставлении услуги или продукта. Их роль заключается в том, чтобы общаться с командой проекта и соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы гарантировать, что все ресурсы, выделенные в заявке, будут доступны, если они выиграют контракт. Они также облегчают мозговой штурм, планирование и документирование специфики предложения.

Заключение

Руководители проектов могут взять на себя роль менеджера тендера или менеджера торгов во время процесса торгов.

Выбор хороших подрядчиков, субподрядчиков, аутсорсинговых услуг и поставщиков имеет решающее значение в управлении проектами. Компании и люди, с которыми вы работаете, могут определить успех вашего предприятия.

Хотя это может быть утомительно, процесс торгов предоставляет организациям эффективный способ проверки поставщиков и поставщиков услуг. Это также эффективный способ для проектных команд найти клиентов, чьи требования соответствуют их опыту.

Рекомендуемое программное обеспечение для управления проектами

Если вы хотите узнать больше о самом популярном программном обеспечении для управления проектами, редакторы Project-Management. com настоятельно рекомендуют следующее:

Что такое тендеры в бизнесе и как успешно проводить тендеры?

Деловые тендеры очень распространены среди крупных предприятий и государственных организаций.

Когда возникает потребность в поставке или обмене товаров, группа закупок объявляет тендер, чтобы потенциальные поставщики знали, что они принимают предложения.

Этот формальный подход играет жизненно важную роль в определении подходящих поставщиков или покупателей в нужное время для крупномасштабного проекта.

Объявление тендера означает официальное объявление для общественности посредством рекламы в газетах или других отраслевых изданиях.

Тендерный процесс включает в себя множество подробных и тщательных шагов, от подачи предложений до присуждения контракта.

В этом блоге вы подробно узнаете, как работают бизнес-тендеры, как проводить тендеры и методы оценки тендеров.

Что такое торги в бизнесе?

Тендер — это бизнес-процесс, когда компания объявляет тендер и получает многочисленные предложения от поставщиков или подрядчиков, проявляющих интерес к своим открытым проектам.

Комитет по закупкам со стороны покупателя занимается всем процессом поиска поставщика, соответствующего их потребностям в сырье, товарах или услугах.

Процесс торгов начинается, когда компании-покупатели объявляют тендер с кратким изложением того, что им требуется.

Процесс тендерных закупок часто имеет крайние сроки для каждого шага. Таким образом, до истечения срока заинтересованные поставщики подают технические и финансовые предложения и ждут процесса оценки.

К концу торгов покупатель найдет идеальное соответствие среди полученных предложений.

Как работает тендер?

Когда компании необходимо найти поставщика с помощью процесса, который является простым и справедливым для всех участников, они выбирают тендерный процесс закупок.

Комитет по закупкам инициирует его, отправляя запрос на тендер (RTF), чтобы попросить поставщиков представить свои предложения.

Чтобы покончить со злоупотреблениями, используемыми для получения таких проектов, как взяточничество, фаворитизм, кумовство и т. д., деловые тендеры создают справедливую и равноправную основу для равной конкуренции всех.

Он защищен строгими законами, гарантирующими справедливость и равные возможности для всех.

Поскольку тендеры объявляются публично, любой продавец может участвовать и делать ставки.

Получив заявку на участие в тендере, заинтересованные стороны начинают подготовку своих предложений и готовятся к участию в тендере.

Ответный документ, который отправляет поставщик, называется «тендером», в котором указывается, как он может удовлетворить требования покупателя.

Поставщики также указывают свои конкурентоспособные тарифные планы, характер работы, предполагаемые сроки поставки и другие сведения, которые решает покупатель.

Как выглядит успешный тендер?

#1 — Предтендерный этап

Это когда потребность в конкретном товаре или открытом проекте определяется, развивается в идею, а затем в запрос на участие в тендере или ценовое предложение.

Структура этого процесса меняется от отрасли к отрасли.

Группа по закупкам назначает консультанта для проверки потребностей и составления плана, бюджета и сроков поставки.

Предварительный тендер является важным этапом; даже одна ошибка здесь может привести вас к неподходящему клиенту.

Перед составлением окончательного запроса необходимо учесть множество факторов.

#2 — Этап предварительной квалификации

Это когда вы просматриваете список поставщиков, заинтересованных в подаче предложений, и отфильтровываете неквалифицированные. Это необязательный шаг, а не фактический процесс торгов.

Вы можете прямо объявить о своем запросе на участие в тендере, минуя этот этап. Но тем самым вы экономите время как себе, так и покупателю.

Этап предварительного квалификационного отбора также позволяет участнику тендера привлечь подрядчика на раннем этапе, когда участники проводят мозговой штурм, чтобы найти экологически чистые и экономичные решения для выполнения проекта.

#3 — Тендерная контрактная документация

Тендерная документация подготовлена ​​для подробного руководства по проведению тендера и условий, связанных с выполнением проекта, наряду с техническими аспектами и проектными спецификациями.

Чем больше информации содержится в тендерной документации, тем лучше для участника тендера сделать образцовое предложение.

После того, как документ будет готов, в местной газете будет размещена реклама, официально приглашающая участников торгов подавать коммерческие тендеры.

Это объявление будет включать в себя название проекта, тендерные требования, тип требуемых подрядчиков, тендерный сбор, местонахождение и окончательную дату подачи.

№4 — Прием тендеров и оценка

Запрос на тендер отправлен, и вы начинаете получать тендеры от различных поставщиков. Любая заявка, отправленная после истечения крайнего срока подачи, не должна приниматься.

Руководящие принципы и правила оценки тендеров, установленные владельцем проекта, должны быть задокументированы и доведены до сведения участников торгов.

Сюда входят факторы, по которым будет оцениваться и учитываться предложение, например, вес экологических и других факторов риска.

Вы определяете, соответствуют ли тендерные требования их предложениям и имеют ли они право заниматься проектом и соблюдать условия.

Те, кто не соответствует, не будут рассматриваться для дальнейших торгов. Владельцы проектов должны тщательно просматривать каждую заявку, чтобы понять и выявить любые основные риски или узкие места.

Сейчас это может показаться экономичным вариантом, но суммируйте неожиданные расходы и расходы, потраченные на снижение рисков в будущем, которые могут возникнуть на вашем пути.

Не выбирайте того, кто предложит самую низкую цену, и не отдавайте предпочтение на основе заявленной цены. Цель должна состоять в том, чтобы найти идеального поставщика/подрядчика, который обеспечит реальное соотношение цены и качества.

#5 — Присуждение тендерного контракта

Среди квалифицированных участников последнего этапа выберите участника, который выполнил все поставленные вами условия вместе с факторами риска.

Кроме того, участник торгов предложил справедливую модель ценообразования, не оставляющую места для неожиданных затрат. Это будет лучший тендер из всех, кто принесет вам пользу в долгосрочной перспективе.

Сообщите о своих результатах выбранному участнику торгов и присудите ему тендерный контракт, если он его примет. Каждому участнику должно быть направлено официальное уведомление о результатах.

О чем нужно помнить, прежде чем объявить тендер

Планируете объявить тендер? Вот несколько напоминаний, на которые следует обратить внимание, прежде чем отправлять заявку на участие в тендере.

1. Проверьте свои намерения

Прежде чем объявить тендер, вы должны тщательно оценить, существует ли реальная потребность в закупках или ее можно избежать или отложить.

Проверьте требования, уровень срочности и доступные бюджеты, прежде чем принять решение о проведении тендера.

2. Предоставьте четкий формат ответа на тендер

Сформулируйте свои деловые тендеры в ясной форме, не оставляя места для вопросов и разъяснений.

Ваш участник торгов должен легко понять и понять, как должна быть структурирована его заявка, чтобы ее приняли.

3. Предоставьте подробную информацию о процессе оценки и отбора

Поставщик должен иметь возможность видеть шаги и соображения, которые приведут к успешному выбору предложения.

4. Установите правильную цену

Участник торгов воспользуется своим шансом сделать ставку только после того, как ознакомится с приемлемым ценовым диапазоном вашего проекта.

Их ответы будут зависеть от числа, которое вы укажете, ниже, немного выше или выше заявленной цены.

Поскольку это ваш проект, вы можете быть человеком, который правильно его оценит и предложит цену, которая будет справедливой и разумной для обеих сторон.

5. Практика конфиденциальности предложений

Привлеките больше предложений, введя конфиденциальность предложений, при которой цена одного участника торгов не будет видна другому до тех пор, пока процесс тендера не будет закрыт.

Участники торгов не должны чувствовать, что они конкурируют друг с другом, и изменять цены в зависимости от того, что предлагают другие. Раньше заявки были заперты в большом физическом отделении до окончательной даты подачи, чтобы избежать утечки заявок и столкновений между участниками торгов.

Открыто сообщайте участникам тендера о политике конфиденциальности ваших предложений и таким образом укрепляйте свою репутацию.

6. Минимальный период открытия

Компаниям требуется время, чтобы рассмотреть ваш запрос на участие в тендере, подготовить тендерную документацию, определить цену предложения и сделать окончательный вариант.

Поэтому при установке минимального периода открытия будьте внимательны и устанавливайте разумное время. Но не сдвигайте крайний срок слишком далеко, так как они могут откладывать или не подавать заявку.

Что включить в тендерную документацию?

Для успешного проведения тендера вам необходимо сначала подготовить запрос на документ тендерного контракта. Включение подробностей является обязательным условием, чтобы ориентироваться на правильных поставщиков и избегать ненужного общения.

В обязательном порядке добавьте следующие данные, чтобы сделать ваш тендерный процесс закупки успешным.

Информация о компании

В запросе тендерной документации должны быть указаны сведения о компании участника тендера, контактная информация, адрес, адрес электронной почты, страна и т. д., чтобы участники торгов знали, откуда поступил тендерный контракт.

Если вы собираетесь оставить цену тендера открытой, укажите диапазон предложения или фактическую цену тендера. Участники торгов будут указывать свою стоимость на основе цены, которую вы укажете здесь.

Также необходимо указать дату официального объявления тендера и окончательную дату подачи тендерных предложений.

Письмо-приглашение

На этом этапе вы официально уведомите поставщиков о тендере и пригласите их принять участие.

Критерии, необходимые для участия в тендерных торгах

Здесь вы должны перечислить свои ожидания и требования, которым должен соответствовать участник торгов, чтобы сделать предложение.

Четко упомянув термины, вы можете ускорить процесс проверки. Это может быть оборот компании или участие в подобных проектах, упомяните их в своем запросе предложений.

Запрос подтверждения и подтверждающих документов для проверки перечисленных критериев. Вы также можете попросить участника торгов добавить, какой процесс он использует при производстве товаров.

Ожидание стандартов

Если вы ожидаете получить товары или услуги, соответствующие определенным стандартам, укажите их здесь. Укажите стандарты или аккредитации, такие как ISO, IEC, ISI и т. д.

Другие условия, которые должен знать участник торгов

Здесь клиент должен упомянуть любые условия, с которыми участник торгов должен быть ознакомлен до подачи тендерных предложений.

В нем также должны быть перечислены обязанности, которые должен выполнить участник торгов после принятия тендерного контракта.

Коммерческие тендеры также должны содержать требования и срок поставки (если это краткосрочный контракт).

Этот раздел должен быть четким и исчерпывающим, чтобы участник торгов мог уверенно сделать ставку и не переусердствовать.

Примечание

Если это закрытый тендер, возможно, вы уже просмотрели профили участников торгов и узнали объем их работ.

Закрытые торги — это когда вы уже выбрали участников торгов и провели раунд предварительного квалификационного отбора.

Открытые торги — это когда участники торгов начинают процесс торгов, принимая ЗП.

Процесс тендерных закупок

Укажите, как будет происходить процесс тендерных торгов и что участники торгов могут ожидать дальше.

На этом этапе вы также укажете, как их предложение будет анализироваться и сравниваться с другими участниками торгов.

Процесс оценки тендеров

Оценка тендеров является наиболее важным процессом, который необходимо проводить тщательно.

Происходит после того, как вы объявили тендер и получили на него ответы. Оценка тендера происходит в два этапа.

1. Этап предварительного квалификационного отбора

На этом этапе приглашаются представители участников торгов, и тендеры проверяются, чтобы отфильтровать тех, кто соответствует условиям.

Эта комиссия по предварительному квалификационному отбору будет присутствовать с контрольным списком для проверки подтверждающих документов, представленных участниками тендера, на следующих основаниях.

• Наличие соответствующих лицензий на осуществление тендерной контрактной деятельности и поставок в регионе, указанном в извещении о тендере.

• Аудиторские и налоговые документы за последние три года.

• Подтверждение личности компании, регистрационные документы, пан, IT и налоговые регистрационные документы.

• Обеспечение наличия объектов инфраструктуры и сырья для заключения тендерного контракта.

Комитет проверит каждый документ, представленный участниками торгов, и отклонит те, которые не представили доказательства должным образом. Участники торгов, прошедшие предварительную квалификацию на этом этапе, будут переведены на следующий этап, который представляет собой процесс технической оценки.

2. Этап технической оценки

На этом этапе комитет оценивает участников торгов от 0 до 10 и делает процесс отбора конкурентным.

Существует множество факторов, на основе которых комитет будет оценивать участников торгов и оценивать их по каждому критерию, и эти критерии могут меняться в зависимости от отрасли.

На основе итоговой оценки будет выбран поставщик.

• Проверка того, насколько их процесс соответствует требованиям. Технические лицензии и сертификаты принадлежат участникам тендера, независимо от того, активны они или нет.

• Общий многолетний опыт и аналогичные проекты, реализованные ранее.

• Техническое понимание и глубокие знания тендерного контракта.

• Независимо от того, есть ли у них материалы, рабочая сила и средства снабжения для осуществления проекта, комитет решит, сколько баллов оставить в качестве порогового процента. Претенденты, набравшие более высокие баллы, являются технически квалифицированными и переходят на этап финансовой оценки.

3. Этап финансовой оценки

На этом этапе комитет должен решить, является ли цена, предложенная участниками тендера, разумной и стоит ли товаров/услуг, которые они получат.

Поскольку комитету известна цена всех квалифицированных предложений, он должен решить, является ли она действительной, сравнив ее с рыночными ценами, стоимостью, указанной другими поставщиками, и стоимостью, предложенной предыдущими поставщиками.

Члены комитета могут обсуждать вопросы с участниками торгов в этом раунде. Так что, если они хотят каких-либо разъяснений по ставке и хотят подтвердить окончательную цену, они могут это сделать.

Каждое общение должно быть в письменном формате и записано. Участник торгов должен быть уведомлен о том, что это не для целей переговоров, а только для уточнения окончательной цены.

Предложение с наименьшей коммерческой ценой получит максимальное количество баллов, а остальные предложения оцениваются последовательно исходя из этого. Формула для оценки других участников торгов:

P = y*(μ/z)

P = балл участника торгов 

y = максимальное количество баллов, установленное для этапа финансовой оценки 

μ = цена участника с самой низкой ценой

z = цена оцениваемого участника торгов

лучшее предложение, которое предлагает соотношение цены и качества.



Чтобы определить победителя тендерных торгов, сложите баллы по технической и финансовой оценке для каждого участника торгов.

4. Завершение оценки и присуждение контракта

Теперь участник торгов, набравший наибольшее количество баллов, будет признан победителем и будет вызван для дальнейшего обсуждения.

Во время этого они могут провести заключительные переговоры и поговорить о реализации проекта или поставке товаров/услуг.

Различные команды из победившей заявки выйдут вперед, чтобы прояснить свои опасения и вопросы.