Как написать сопроводительное, мотивационное и рекомендательное письмо — SETTERS BLOG
5 April 2021 24848 ~ 15 мин#Управление
Грустно, если вы не можете попасть на должность мечты, потому что мало опыта или кейсов. Еще хуже, если вы даже не откликаетесь на вакансию, потому что боитесь непонятного письма — сопроводительного, мотивационного или рекомендательного. Разбираемся, для каких вакансий они нужны, чем отличаются, как пишутся и могут ли покорить сердечко эйчар-отдела. Спойлер: еще как могут.
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Это рассказ о том, почему на вакансию стоит взять именно вас, шанс выделиться среди кандидатов. Чаще всего сопроводительное письмо пишется в теле мейла, который вы отправляете работодателю. К нему же прикрепляется резюме.Сопроводительное письмо нужно прикреплять вне зависимости от позиции — и даже если в вакансии о нём ничего не было сказано. Просто отправить эйчару резюме со словами: «На, изучай», — это плохая стратегия.
Например, вы устраиваетесь продюсером в подкаст-студию, но до этого не работали с форматом. В сопроводительном вы можете рассказать, что три года вели эфир на радио, а теперь переживаете, что линейное вещание отмирает, и хотите попробовать себя в подкастах. При этом вы понимаете принципы аудиопродуктов, а журналистский опыт поможет вам находить классных героев в выпуски.
ЛПР-ом может быть не только эйчар: в некоторых компаниях их вовсе нет, поэтому решение о найме принимает непосредственный руководитель. Писать ему в личку — так себе идея. А вот сообщение на почту — это больше про деловой этикет.
Сопроводительное письмо дополняет и поясняет резюме. Оно показывает, как вы умеете излагать свои мысли, и раскрывает те пункты резюме, которые вы не могли расписать подробнее в самом документе. Например, в сопроводительном вы можете рассказать, как навык синхронного перевода пригодится в общении с иностранными клиентами, а в резюме об этом будет одна строчка в графе «Опыт работы».
Структура
Приветствие. Если знаете имя потенциального боса или эйчара, начните с него. Если нет — поздоровайтесь нейтрально. Фразу «Доброго времени суток» можете использовать только иронично, например, если устраиваетесь хелпером на конференцию КОЛЛЕГИ — в остальных случаях это клише.
Вступление. Представьтесь и обозначьте цель письма — пропишите, что вы откликаетесь на конкретную вакансию в конкретную компанию. Сопроводительное письмо должно быть персонализированным. Не делайте рассылку из десяти одинаковых писем на десять вакансий копирайтера. Ваша цель — показать, что вы хотите занять именно это место. Если вы читаете аккаунты компании в соцсетях или залипаете на ее кейсы, отметьте это.
Основная часть. Расскажите о качествах, благодаря которым между вами и этой должностью случится моментальный мэтч. Не пишите больше четырех абзацев — идеальное сопроводительное занимает от половины страницы до листа А4.
Поблагодарите за внимание и уточните, что готовы лично ответить на все возможные вопросы.
Продублируйте контакты.
«Да» и «нет» классного сопроводительного письма
- Идеальный стиль сопроводительного письма — деловой, но не слишком формальный. Хотя это зависит от компании, в которой вы хотите работать: если там все изи-бризи, в письмо можно ввернуть несколько уместных шуток. Если это серьезная госструктура, будьте убедительными и краткими.
- Честность. Если у вас нет каких-то требуемых скиллов или опыта, расскажите сразу и поделитесь, что может это компенсировать. Представим, что вы откликаетесь на позицию веб-дизайнера. Вы не сильно владеете Tilda, но работаете в Figma. Чтобы вникнуть в Тильду, хватит пары дней.
- Логика и последовательность повествования. Один абзац — одна мысль. И помните про структуру. А еще важно отформатировать текст: не забудьте про выравнивание и одинаковый шрифт.
- Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать резюме. Раскрывать и дополнять — да.
- Не пишите длинные тексты о себе.
Не рассказывайте о том, сколько у вас котов, какие котлеты любят ваши дети и как вы провели лето. Сопроводительное письмо должно раскрывать вас как специалиста. - Ошибки. Орфография, грамматика, пунктуация, опечатки — все это влияет на первое впечатление. Перечитайте текст хотя бы дважды перед отправкой и закиньте в онлайн-сервисы, которые подсвечивают ошибки.
Не рассказывайте о том, сколько у вас котов, какие котлеты любят ваши дети и как вы провели лето. Сопроводительное письмо должно раскрывать вас как специалиста.Ошибки, опечатки — это банальное неуважение к адресату письма. А ещё ошибки иногда сразу вынуждают отказать кандидату. Это важно в рамках тех позиций, где грамотность — одно из ключевых требований. Например, для копирайтера или менеджера проектов, который много общается с клиентами.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS
Как не надо:
Ребята, вы не пожалеете, если возьмете меня в свою классную команду! Обнял-приподнял 🙂
Как надо:
Здравствуйте! Меня зовут Антон.Впервые о вашем агентстве я услышал три года назад, когда вы провели конференцию в Новосибирске. Потом я приехал в Москву ради ваших курсов по графическому дизайну — а дальше искра, буря, безумие.
Сейчас я senior designer в инхаус-команде Новосибирска, но готов переехать в Москву, если для меня найдется место в вашей команде.
Я уверенно владею Adobe Photoshop, Illustrator и InDesign, мультимедийными программами вроде After Effects и Maya, знаю основы HTML и CSS, умею в карандашный рисунок и типографику.
Внимательно читаю ТЗ, не забиваюсь в угол на брифингах, спокойно коммуницирую с заказчиком и не боюсь правок. Готов признавать ошибки и исправлять их, гуглить и обращаться за помощью, учиться новому и совершенствовать скиллы.
Ниже прикрепляю резюме. Если мои навыки могут быть для вас интересны, я буду рад ответить на вопросы и готов выполнить тестовое задание.
Спасибо!
МОТИВАЦИОННОЕ ПИСЬМО
Мотивационное письмо очень похоже на сопроводительное. Разница в том, что первое часто спрашивают, когда не требуется резюме: например, при устройстве на стажировку. Все понимают, что на этом этапе у вас может не быть релевантного опыта, поэтому ограничиваются одним документом.
В мотивационном письме вы раскрываете несколько главных вопросов:
Почему вы выбрали эту профессию?
Почему вы хотите попасть в эту компанию?
Почему именно вы станете хорошим кандидатом?
Из-за того, что это ваш единственный документ, мотивационное письмо будет больше сопроводительного. Обычно это 1-2 листа А4. А еще оно сильнее сконцентрировано на личных качествах: да, у вас пока нет опыта работы и мощных кейсов, но вы поставили пьесу по Маркесу и организовали премьеру для всей школы — а это значит, что вы умеете круто менеджерить проекты.
Структура мотивационного письма будет идентична сопроводительному: это приветствие, вступление, основная часть в виде ответов на вопросы выше, благодарность за внимание и контакты для связи.
Мотивационное письмо необходимо, если нет сильного резюме, портфолио или они не требуются вовсе. А еще сегодня вместо мотивационного письма текстом часто просят записать видео, например, на минуту.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS
Как не надо:
Здравствуйте, у меня нет опыта, но я очень хочу работать в SMM и вести инстаграм, потому что уже сейчас понимаю, что за этим будущее. У меня много досок на пинтересте и пятерка по русскому в дипломе. Ищу работу на удаленке. Пока сижу с малышом в декрете, могу работать с 11 до 13 часов, но не каждый день. Что вы можете мне предложить?
Как надо:
Здравствуйте! Меня зовут Елена.Я начинающий специалист в сфере диджитал, но уже успела пройти два интенсива по проджект-менеджменту от команды Х.
Про вашу компанию я узнала два года назад, когда в СМИ прогремел ваш кейс У. Уже тогда я поняла, что хотела бы поработать с Юлей и всем отделом проджектов.
Я бакалавр психологии, поэтому легко нахожу общий язык даже с трудными клиентами. Всегда стараюсь услышать и понять их, а также предложить альтернативы.
Моим лучшим кейсом была ситуация, когда я смогла успокоить нервную звезду перед съемкой.
Для этого мне пришлось испечь шарлотку, найти белые пионы в январе и купить кальвадос десятилетней выдержки. Возможно, кальвадос успокоил ее немного лучше, чем я, но я предпочитаю думать, что это была командная работа.
Очень хочу быть полезной, поддержать и разгрузить вашу команду и набраться опыта, поэтому я была бы рада стажировке в вашей компании.
Спасибо!
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Еще один частый запрос от эйчаров — рекомендательное письмо. Это отзыв о вашей квалификации с прошлого места работы.
Если рекомендательное есть — это плюс к вашему набору скиллов. Если письма нет, но вы можете поделиться контактами того, кто даст вам устную рекомендацию или фидбэк — тоже хорошо.
Прежний работодатель может попросить вас написать рекомендательное самостоятельно — и просто отдать ему на подпись. А если вы хотите притвориться боссом, начните думать как босс:- Вы здорово коммуницируете с командой? Расскажите об этом.
- Не зафакапили ни один дедлайн за год? Вперед!
- Умеете продавать заказчику идеи? Вы знаете, что мы сейчас предложим.
Описывайте те качества, которые будут важны на новой должности.
Главное — не будьте голословными и подкрепляйте все кейсами.
Рекомендательное письмо обычно присылают по запросу. Напишите в резюме или сопроводительном, что у вас есть рекомендательные письма от такого-то человека в такой-то компании, вы можете прислать их, если это необходимо.
Структура
Персональные и контактные данные работодателя. Когда будете подписывать документ, не забудьте предупредить прошлого работодателя, что ему могут позвонить и задать несколько вопросов. Это нормальная практика — так вы подготовите человека к неожиданному звонку.
Ваши персональные данные, включая должность и продолжительность работы на прежнем месте.
Краткое описание обязанностей. Просто обозначить должность недостаточно: в разных компаниях пул задач и требования могут отличаться. Например, на вашем старом месте тексты вычитывал корректор, а на новом — это входит в задачи копирайтера.
Описание достижений. Кейсы, которые запомнились вам по разным причинам: может, вы повысили выручку? Увеличили охват в три раза?
Краткая личная характеристика. Помните, что даже в этом пункте вы остаетесь в контексте работы и пишете только о тех качествах, которые влияют на продуктивность.
Причины увольнения. Скорее всего, вы остались в неплохих отношениях с боссом, если сейчас идете подписывать рекомендательное у него. Захотели развиваться дальше? Решили остановиться и подумать? Все в порядке, вы имеете на это право.
И помните: рекомендательное письмо нужно писать от третьего лица. О себе вы будете говорить «он/она».
Кого просить подписать рекомендательное письмо, если вы раньше не работали вообще/не работали по специальности/много работали в разных местах?
Лучше всего обратиться к последнему руководу — это самая актуальная информация о том, каким специалистом вы стали, как работаете в команде, из-за чего можете уволиться и к чему стремитесь.
Еще вариант — написать боссу, который курировал вас на должности, похожей на потенциальную новую работу.
Если вы только выпустились из универа и еще не работали по специальности, обратитесь к научному руководителю или заведующему кафедрой.
Не переживайте, если не прикрепили рекомендательное письмо сразу же. Если оно правда нужно, его запросят. А еще эйчар или босс позвонит или напишет тому, от чьего лица оно создано. В остальных случаях рекомендательное просто усилит портфолио и резюме.
Как не надо:
Игорь Юрьевич Смирнов — лучший работник нашей фирмы за все годы ее существования!
Исполнительный, вежливый, пунктуальный, коммуникабельный, мобильный и ответственный, он не сорвал ни одного дедлайна, покорил всех заказчиков, обаял коллег и свел с ума подчиненных.
До сих пор не понимаю, как мы упустили такое сокровище………
Как надо:
Иван Андреевич Холодных проработал в нашей компании четыре года и прошел путь от стажера до руководителя финансово-правового отдела.
Благодаря ему у нашей компании не было ни одного судебного разбирательства, а выручка агентства ежегодно возрастала.
При нем отдел расширился от двух человек до семи, на базе агентства были запущены внутренние курсы финансово-правовой грамотности. Перед уходом Иван Андреевич работал с методистами над тем, чтобы превратить эти курсы во внешний образовательный продукт.
Нам жаль терять этого специалиста, но мы желаем ему успехов на новом месте.
Могут ли такие письма стать решающими?
Да, 100%. Грамотное сопроводительное или мотивационное письмо — способ повысить свои шансы, чтобы получить тестовое задание или приглашение на собеседование. Рекомендательное письмо или хотя бы контакты для получения устного фидбэка — это уже помощь в принятии решения о найме специалиста, особенно при выборе среди лучших, которые прошли все этапы.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS
Автор статьи:SETTERS
Понравилась статья?Поделиться статьей:Читайте также:
#Управление
19 March 2020 ~ 10 мин
7 типов людей, которых не стоит брать на работу
#Управление
13 August 2020 ~ 20 мин
Алена Владимирская про переработки, work-life balance, посткарантинное выгорание и момент, когда надо менять работу
Образец сопроводительного письма в 2022 году — МУП Жилищный Трест
Содержание
- Структура сопроводительного письма
- Перечень прилагаемой документации
- Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
- Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01. 05.2022)
- 1. Цель составления
- 2. Виды и типы писем
- 3. Требования к форме бланка
- 3.1 Пример пустого бланка
- 4.1 Несколько слов о теме
- 4.2 Как обратиться к получателю
- 4.3 Что писать в основной части
- 4.4 Приложения
- 4.5 Кто может подписывать
- 5. Как хранить
- 6. Ключевые ошибки при составлении
05.2022)Деловой этикет предписывает писать сопроводительное письмо (или письмо-вложение), если документ отправляется партнеру, в государственный департамент или иным образом. Это особенно полезно, когда необходимо идентифицировать пакет для получателя, обратить на него внимание властей, передать просьбу или инструкцию к действию и зафиксировать срок ответа. Вся важная информация может быть включена в сопроводительную записку.
Сопроводительная записка обычно составляется следующим образом
- Подписать договор
- важные документы (например, возврат документов после подписания), на
- акты взаиморасчетов,
- коммерческие предложения,
- документы в налоговые органы, документы из
- отчеты, формы и вопросы от контролирующих органов.
- Документы по исполнению.
- Кадровые документы.
Могут быть представлены как при самостоятельном предоставлении документов, так и при отправке курьером, почтой или по электронной почте.
Как правило, ответственным лицом по документам учреждения или секретарем. Для сертификатов достаточно подписи, но можно использовать и печать. Сегодня организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 6 июня 2015 года). Размещение печати остается на усмотрение компании, если этого не требует получатель (например, финансовые учреждения).
Помимо этого, хотелось бы отметить еще одну важную особенность папки — опись документов, отправленных получателю. Рекомендуется тщательно перечислить все документы. Желательно указывать не только полное название, но и количество страниц, если есть приложения, а также тип вложения и количество копий каждого отправленного документа.
Если документ теряется внизу, сопроводительный документ подтверждает, что он был направлен получателю.
Поэтому важно составить сопроводительный документ в двух экземплярах и попросить получателя указать на копии дату и время получения и принятия на склад.
Структура сопроводительного письма
Организационная переписка регламентируется ГОСТ Р 6. 30-2003 от 3 марта 2003 года. Структура и детали могут варьироваться в зависимости от вида поддержки, но в целом они следующие
- Получатель (наименование и адрес организации, ФИО и местонахождение сотрудника, которому адресован документ).
- Номер и дата заявления.
- Содержание.
- Список прилагаемых документов.
- Лицо (лица) для проверки подлинности.
- Контактные данные.
Прилагаемые документы должны быть пронумерованы в соответствии с правилами делопроизводства организации, а остальная корреспонденция. В настоящее время правила ведения дел относятся к внутренним делам предприятия и устанавливаются локальными актами; правила Госстандарта требуют от компаний формулировать и определять свои дела (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).
При отправке сопровождения в соответствии с адресом получателя под номером отправления могут быть указаны номер и дата отправления.
Текст «На ваш адрес … … от …» Он может начинаться с фразы «Приношу извинения за причиненные неудобства…».
Если общение происходит с непосредственным исполнителем, необходимо предоставить его контактную информацию. Эта информация почти всегда указана в левом нижнем углу бланка. Желательно написать его фамилию, инициалы (голографические или краткие) и номер телефона или адрес электронной почты.
Перечень прилагаемой документации
Список документов, направляемых получателю, должен сопровождаться кратким нумерованным перечнем каждого пункта. При составлении списка важно учитывать уникальность каждого элемента. Рекомендуется указывать полные сведения.
В зависимости от цели сопроводительного письма, вложения могут быть сделаны по количеству копий и листов или общему подсчету каждого документа.
- Конвенция № 2 экземпляры на 4 листах, датированная 01. 06. 2017 г.
- Условия б/н от 06. 06. 2017 на 3 листах в 1 экземпляре.
06. 2017 г.Итого 2 документа составляют 13 документов.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Чтобы избежать явления массовой рассылки, рекомендуется начинать такое письмо, адресованное конкретному человеку. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имени конкретного сотрудника, напишите менеджеру. Узнать его ФИО можно на сайте налоговой инспекции из выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Далее будет приведен основной текст и дана краткая презентация вашего предложения. Опишите, что именно вы предлагаете. Это может быть услуга или товар. Кроме того, не забудьте указать свою контактную информацию и преимущества работы с вами.
Завершите свое сопроводительное письмо к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например, «с уважением» или «надеемся на сотрудничество с вами». Перед этими фразами следует поставить подпись, имя и должность того, кто подписал письмо.
Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.05.2022)
И каждый раз, когда вы участвуете в официальном обмене деловой информацией, вам необходимо подготовить письма, сопровождающие различные виды документов.
1. Цель составления
Сопроводительные письма — это особая форма коммуникации.
- Чтобы просто и ясно раскрыть получателю цель отправляемой информации, какие действия он должен предпринять: подписать, рассмотреть, отправить ответ, согласиться, принять, оплатить и т.д.
- Определить состав документов, которые необходимо отправить или передать, записать количество и перечислить названия отправляемых документов
- указать данные отправителя и контактную информацию
- при необходимости предоставить информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры по отправляемой информации — при необходимости предоставить информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры по отправляемой информации
- предоставляет информацию о лице, подготовившем документ или занимающемся данным вопросом.
2. Виды и типы писем
Как правило, в каждом письме существует только один тип символов. Различия между определенными символами могут возникать в зависимости от
- Каналом доставки сообщения
- получателя.
В зависимости от особенностей получателя сопроводительное письмо может быть составлено как внутреннее (корпоративное) письмо или как внешнее письмо, адресованное всем другим организациям.
В зависимости от активного распространения электронного документооборота, письма могут быть трех видов.
- Рукописные,.
- Электронное, и
- Отправленные на бумаге.
Независимо от того, какой тип письма выделяется, все они имеют одну цель и один план. Независимо от того, является ли оно сопроводительным письмом к коммерческому предложению, претензии, договору или документом, направляемым в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.
Единственный момент, когда в формальную формулировку письма могут быть внесены некоторые коррективы, — это то, является ли письмо просьбой или ответом на полученное сообщение.
Но, опять же, структура будет одинаковой.
3. Требования к форме бланка
Единых требований к формату сопроводительных писем не существует. При необходимости вы можете изучить ГОСТ Р 6. 30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официальных профессиональных документов. Однако в данном случае рекомендуется ГОСТ. Как правило, организации сами создают бланки сопроводительных писем.
При разработке бланка важно включить в структуру поля
- верхнюю часть, содержащую реквизиты организации, a
- блок, содержащий номер звонящего и дату, и
- блок, содержащий данные получателя: название организации или имя получателя,
- поля для текста письма и прикрепленных файлов, а также
- контактные данные автора письма в нижней части формы.
3.1 Пример пустого бланка
Теперь давайте посмотрим, как выглядит сопроводительное письмо к документу — образец бланка.
Заполненный пример вы найдете в конце статьи!
Бумага формата А4 (чистая)
Общество с ограниченной ответственностьюНазвание компании.
«(Необходимо указать полные реквизиты компании)
Нет. Отчет от _______ Данные получателя ________________
(название компании, адрес и, возможно, должность и имя сотрудника)
- Документ 1.
- Документ 2.
- Документ 3.
Искренне ______________________ Подпись ___________________ Имя ________
Исполнитель: должность __________________ Имя _______________________________________ Контактная информация _________________________
4.1 Несколько слов о теме
Тема письма должна быть максимально конкретной, чтобы получателю не пришлось гадать о пакете полученных документов.
Некоторые примеры формулировок приведены ниже.
- Предоставьте ответ на требование № 12 ООО «Огонек» от 1 ноября 2018 года.
- О подготовке годового отчета.
- Предоставить статистические данные.
- О разработке проекта строительства объекта «N».
4.2 Как обратиться к получателю
Указывать адрес не обязательно, особенно если письмо направляется в адрес организации, а не конкретному ее представителю.
Если вы должны адресовать письмо лично, следуйте общему правилу — пишите «Уважаемый господин/госпожа», как это принято в деловых документах.
4.3 Что писать в основной части
Основная часть письма должна начинаться с одного из трех утверждений: направить, послать и предоставить.
Считается, что каждое из них соответствует определенному типу получателя.
| Тип предписания | Тип получателя |
| Рецепт | Обычно используется для отправки сопроводительных писем в вышестоящие инстанции, такие как СЭО, пенсионные фонды, арбитражные суды и т.д., которые являются учреждениями с более высоким престижем, чем отправитель. |
| Отправить в | Отправляется в организации с более низким или нижестоящим престижем отправителя: филиалы, отделения, департаменты. |
| Командировка. | Применяется для отправки сообщений организациям с таким же статусом: партнерам, конкурентам, клиентам. |
Затем объясняется цель миссии, четко указывается, что содержит пакет или что получатель должен сделать с полученной информацией.
Ниже приведен пример формулировки, которую можно использовать для начала текста сопроводительного документа — образец в начале текста:.
- Вы получите пакет документов в соответствии с номером требования. Ее …..
- Мы вышлем Вам предложение о коммерческом сотрудничестве и приложение к нему для ознакомления.
- Мы вышлем Вам форму отчета для создания годового счета для Вашего филиала.
Таким образом, получатель будет знать, какой пакет был отправлен.
Все следующие заявления должны охватывать цель письма. Это означает, что текст должен включать
- информацию о проблеме, статусе и предмете обсуждаемой работы; и
- Действия, которые получатель должен совершить на основании полученного документа: подписание, представление документов, назначение встреч и т.д.
- Сроки, в течение которых предполагаемые действия должны быть выполнены.
Что касается сроков получения ответов на письма, то они определяются в зависимости от различных условий
- Наличие ранее согласованных сроков для других документов, например, контрактов, которые определяют правила сотрудничества
- Чем ниже положение получателя по отношению к отправителю, тем меньше срок.
В некоторых случаях, особенно если письмо является ответом на организационный запрос, сроки не устанавливаются.
В этом случае отправитель может выразить признательность за долгосрочное партнерство и сотрудничество.
4.4 Приложения
В этом месте необходимо сообщить о любых вложениях, отправленных получателю. Важно ничего не пропустить и перечислить все документы.
Перечисление должно представлять собой либо простой каталог, либо таблицу.
Важно указывать не только название самого документа, но и количество копий и листов каждого приложения.
Также можно отметить, высылается ли оригинал документа.
Например, список может содержать следующие формы
- Договор поставки № 12 от 12. 12. 1017, с 2 экземплярами на 10 л.
- Приложение № Конвенции № 112 от 12. 12. 1017 г., в 2-х экз. на 2 л.
12. 1017, с 2 экземплярами на 10 л.4.5 Кто может подписывать
Остается только подписать послание.
Сотрудник, уполномоченный подписать сопроводительное письмо, выбирается в соответствии с особенностями получателя и ситуации, в связи с которой отправляется документ.
Если письмо направляется в орган государственной власти, его подписывает генеральный директор.
Если письмо направляется в Федеральную налоговую службу, подпись может поставить главный бухгалтер или генеральный директор.
Если письмо отправляется клиенту или партнеру, его может подписать тот, кто инициировал миссию. Начальник отдела продаж или начальник отдела снабжения, коммерческий директор или менеджер по маркетингу.
5. Как хранить
Каждая организация принимает свои правила хранения документов.
Все оригинальные вложенные документы обычно хранятся в соответствии с каталогом файлов.
Они подшиваются в отдельную папку и тарифицируются в отдельную папку. В этом случае сопроводительные письма могут не сохраняться.
Некоторые компании организуют хранение сопроводительных писем в отдельных файлах и определяют срок хранения в соответствии с внутренними правилами.
6. Ключевые ошибки при составлении
Все ошибки можно разделить на две группы
- Неправильное содержание и
- Стиль и представление информации.
Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен и не ясно, что должен сделать получатель письма после изучения документа.
Вторая категория ошибок связана с формулировкой самого письма.
Давайте определим основные «нет» в тексте сопроводительного письма
- Не должно быть эмоционального обращения к получателю: уважаемый Иван Иванович, любимый клиент и т.д.
- Избегайте проявления эмоций по отношению к данной теме. Не допускаются факты возмущения, состояния отвращения, утверждения и вопиющие поступки.
- Не ползайте, не показывайте слабость или зависимость: попросите вежливо, попросите очень любезно, попросите ответить, попросите не забыть ответ и т.д.
Вывод: хотите добиться цели — используйте эмоционально нейтральный стиль изложения и соблюдайте все требования профессионального этикета.
Сопроводительные письма — Услуги по трудоустройству
Свяжитесь с нами
Услуги по трудоустройству
Здание студенческого союза Айдахо, Vandal Success Center, 3-й этаж
Почтовый адрес:
875 Perimeter Drive MS 2534
Москва, ID 83844-2534
Часы работы осеннего и весеннего семестров:
(пн-пт с с 8:00 до 17:00)
Осенний и весенний семестр Часы приема:
(с понедельника по пятницу с 11:00 до 13:00)
Личный прием — зайдите к стойке Vandal Success Center, чтобы начать работу (ISUB 3-й этаж)
Летние часы:
(с понедельника по пятницу с 7:30) с утра до 16:30)
В настоящее время часы приема не предлагаются — мы рекомендуем встречи по телефону
Для студентов: , чтобы записаться на прием, посетите VandalStar .
Для выпускников: звоните или по электронной почте в офис, чтобы назначить встречу.
Эффективное сопроводительное письмо представляет собой личное и запоминающееся представление, а также подробно описывает ваш интерес, квалификацию и совместимость с работой. Вместо того, чтобы повторять ваше резюме, сопроводительное письмо оживляет ваше резюме с помощью историй и примеров.
Успешное сопроводительное письмо описывает вашу квалификацию (например, образование, опыт), наиболее подходящую для работодателя, исходя из описания работы и ваших знаний о компании. В идеале вы должны написать новое сопроводительное письмо для каждого заявления о приеме на работу, так как содержание должно соответствовать потребностям работы и компании, в которую вы претендуете.
План сопроводительного письма и образец страницы 1 Предварительный просмотр
План сопроводительного письма и образец страницы 1 Предварительный просмотр
План сопроводительного письма и образец страницы 2 Предварительный просмотр
План сопроводительного письма и образец страницы 2 Предварительный просмотр
Таргетинг страницы сопроводительного письма 1 Предварительный просмотр
Нацеливание на сопроводительное письмо, страница 1 Предварительный просмотр
Нацеливание на сопроводительное письмо, страница 2 Предварительный просмотр
Нацеливание на сопроводительное письмо, страница 2 Предварительный просмотр
Сопроводительные письма
Нужно ли включать сопроводительное письмо?
Часто сопроводительное письмо является обязательной частью процесса подачи заявки.
Однако, даже если это необязательно, полезно включить его. Написание сопроводительного письма демонстрирует, что вы достаточно заинтересованы, чтобы потратить дополнительное время на составление вдумчивого письма.
Каких распространенных ошибок в сопроводительном письме следует избегать?
Использование общего сопроводительного письма. Работодатели обычно могут сказать, когда вы использовали одно и то же сопроводительное письмо для нескольких вакансий. Это производит плохое первое впечатление, потому что кажется, что вы не заинтересованы в этой конкретной работе или не понимаете, какие уникальные навыки важны. Обязательно напишите специальное сопроводительное письмо для каждой должности, в котором будет установлена прочная связь между вашим опытом и интересом к компании и их потребностями, проблемами и/или миссией.
Отсутствие примеров. Во многих сопроводительных письмах содержатся пустые утверждения, утверждающие, что заявитель является «хорошим коммуникатором» или «ориентированным на детали».
К сожалению, работодатели говорят, что этим утверждениям обычно не верят и они стали расхожими клише. Чтобы сделать ваши заявления более убедительными, добавьте пример или доказательство к каждому упомянутому вами навыку. Например, вы можете написать: «Я очень внимательно отношусь к деталям — навык, который я оттачивал, заполняя подробные инвентарные ведомости, работая в продуктовом магазине».
Повторная обработка резюме. Часто сопроводительные письма попадают в ловушку повторения фактов из резюме — «Я работал в компании X в течение 2 лет, где я был кассиром. Затем я работал в компании Y в 2018 году». Вместо того, чтобы повторять резюме, хорошее сопроводительное письмо должно связать ваши навыки и опыт с тем, как они соотносятся с потребностями компании. Например, заявление в сопроводительном письме может быть таким: «Будучи начальником смены в компании Jimmy John’s, мне нравилось обучать и тренировать новых сотрудников, чтобы они добивались успеха в команде, и я знаю, что этот навык будет полезен для работы в качестве руководителя группы в вашей организации».
*Например, сопроводительные письма см. в наших образцах документов выше
Сопроводительное письмо и квалификационное письмо — в чем разница?
- Сопроводительные письма обычно занимают одну страницу и содержат краткую информацию о квалификации, интересах и пригодности для работы.
- Квалификационное письмо похоже на сопроводительное письмо, но касается всех квалификаций в описании работы. Зачастую он превышает одну страницу. Скачать образец квалификационного письма.
Сопроводительные письма — Центр карьеры
Ключевые моменты
- Адаптируйте свое письмо к положению. Каждое сопроводительное письмо должно быть адаптировано к должности и организации, в которую вы его отправляете. Имейте в виду, что сопроводительное письмо часто является первым впечатлением о вас от потенциального работодателя.
- Будьте ясны. Ваши сопроводительные письма должны четко и лаконично связывать 2-3 ваших ключевых качества с описанием работы.
- Покажите, а не просто расскажите. Используйте конкретные примеры, чтобы показать работодателю, как вы получили каждую квалификацию.
- Будьте краткими. Ваше сопроводительное письмо должно быть не длиннее одной страницы и содержать вашу контактную информацию вверху, дату и адрес организации.
- Корректура. Проверьте свое письмо несколько раз, чтобы убедиться в отсутствии опечаток и правильности таких деталей, как название организации и должность. Попросите 1-2 человека просмотреть ваше сопроводительное письмо для обратной связи по содержанию и еще одного уровня корректуры.
Как написать сильное сопроводительное письмо
Хотя каждое сопроводительное письмо должно быть адаптировано к должности и организации, в которую вы его отправляете, каждое письмо будет содержать одни и те же компоненты. Цель состоит в том, чтобы мотивировать читателя пригласить вас на собеседование, и лучший способ сделать это — написать уникальное письмо, посвященное этой конкретной должности и организации.
Тем не менее, вы, вероятно, сможете повторно использовать примеры в письмах.
Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы написать убедительное сопроводительное письмо. Используйте этот рабочий лист, чтобы помочь вам спланировать и разработать содержание резюме.
Заочные сеансы
После того, как у вас будет черновик сопроводительного письма, зайдите в наш офис в течение 15-минутного рабочего дня для просмотра сопроводительного письма. Назначение не требуется!
Часы работы:
Понедельник–Четверг
12:00–16:00
Пятница
12:00–15:00
Посетите нас
Ресурсы
Форматирование сопроводительного письма
Ваш почтовый адрес
Город, штат, почтовый индекс
Дата
Имя человека, должность
Компания/организация
Почтовый адрес
Город, штат, почтовый индекс
Уважаемый ___ ____:
Введение : Объясните, почему вы пишете и как узнали об открытии (если применимо).
Назовите должность по имени. Если у вас есть личная связь с организацией, укажите имя этого человека. В 1-2 предложениях продемонстрируйте свои знания об организации и о том, почему вы хотите там работать. Основываясь на вашем исследовании, что особенного в этой организации вам нравится? Выражайте свое волнение и неподдельный интерес к организации и возможности работать в ней. Кратко объясните, почему вы подходите друг другу — какие навыки/опыт вы привнесете, о чем вы подробно расскажете в следующих парах абзацев.
2-3 основных абзаца: опишите 2-3 навыка или квалификации, которые вы указали в описании работы. Здесь вы потратите больше всего времени на создание контента. Используя примеры из своего резюме (не повторяя ваше резюме дословно), расскажите краткую историю об опыте, который лучше всего соответствует вашей роли.
Завершение: Еще раз сформулируйте в одном предложении свой энтузиазм по поводу роли и то, как вы можете повысить ценность их организации. Затем запишите свои призывы к действию (расскажите, как они могут связаться с вами, вежливо попросите о собеседовании, поблагодарите работодателя за уделенное время и направьте их к прикрепленному резюме).
