Рассчитать новый проект: Как рассчитать рентабельность проекта — формулы, примеры

Просмотр итоговых затрат на проект

После ввода любого из различных затрат на ресурсы с учетом ставок,затратных ресурсов и фиксированных затрат вы можете проверить, не входят ли общие затраты проекта в бюджет, но еще не совсем понятно, где найти этот итог затрат или, возможно, затраты на сверхурочные, которые необходимо рассчитать.

Это необходимо, так как итоги по стоимости проекта, задач, ресурсов и назначений доступны в разных представлениях, а для просмотра некоторых итогов по затратам нужно открыть таблицу затрат.

Начнем с демонстрации общей стоимости всего проекта:

1. Выберите «Сведения о > Project».

2. В диалоговом окне «Сведения о проекте» выберите

   «Статистика».

3. В диалоговом окне «Статистика проекта» просмотрите итоговые затраты проекта в столбце «Затраты».

Совет: Эти затраты можно также просмотреть в суммарной задаче проекта в представлении «Диаграмма Гэтта». Если она не отображается, выберите поле суммарной задачи проекта на вкладке «Формат».

Просмотр итогов затрат для задач

1. На вкладке «Вид» выберите стрелку для диаграммы Гэтта,а затем выберите «Другие представления».

2. org/ListItem»>

   В списке представлений выберите «Лист задач»и выберите «Применить».

3. Выберите «>таблицы»и «Затраты», чтобы применить таблицу затрат.

4. В поле «Общие затраты» просмотрите итоговую стоимость задач.

   Нажмите TAB, чтобы перейти к этому полю, если оно не отображается.

Примечание: Если итоговая стоимость задач кажется неправильной, см. ниже действия по устранению неполадок.

Просмотр совокупных затрат на ресурсы

1. org/ListItem»>

   Выберите «>«Лист ресурсов».

2. Выберите «>таблицы»и «Затраты», чтобы применить таблицу затрат.

3. Просмотрите столбцы затрат.

Просмотр итогов затрат для назначений

1. Выберите «>«Использование задач».

   В этом представлении показаны задачи с ресурсами, которые им назначены.

2. org/ListItem»>

   Выберите «>таблицы»и «Затраты», чтобы применить таблицу затрат.

3. Просмотрите столбцы с затратами.

   Затраты на каждую задачу отражают ресурсы, которые ему назначены.

Если итоговая стоимость задачи кажется неправильной

Ожидаемая сумма общей стоимости задачи может казаться не такой, как вычисляемая сумма ее затрат на основе ставок, затрат на использование и фиксированных затрат. Общие затраты — это сумма затрат, основанных на ставке, затрат на использование и фиксированных затрат. Обратите внимание, что затраты вычисляются только после того, как задаче назначены ресурсы. Чтобы устранить несоответствия, попробуйте сделать следующее:

• org/ListItem»>

  Проверьте общие назначение затраты и общие затраты задачи с помощью представления «Использование задач» с примененной таблицей затрат. Пои используйте любые затраты на использование или фиксированные затраты, которые могли быть пропущены.

• Проверьте общие затраты на уровне задач. Фиксированные затраты не скатываются в поле

  «Фиксированные затраты» на суммарная задача-уровне.

• Убедитесь, что задачам назначены все ресурсы со сведениями о затратах.

• Убедитесь, что вы правильно таблица норм затрат назначение ресурса.

Расчет затрат на сверхурочные

По умолчанию Project вычисляет трудозатраты, необходимые для задача с помощью стандартная ставка каждого назначенного ресурса. Project не вычисляет затраты на дополнительные часы с помощью сверхурочные, которые вы ввели, пока они не будут указаны как сверхурочные. Например, если для ресурса запланировано восемь часов работы в день и он вводит десять часов фактических трудок, то эти два часа дополнительного времени не считаются сверхурочных трудоемкими.

1. Выберите «>«Использование задач».

2. Выберите «>таблицы >«Трудоемкие».

3. Щелкните поле «Трудовая работа» правой кнопкой мыши и выберите «Вставить столбец».

   (В Project 2007 выберите поле «Трудовая», а затем в меню «Вставка» выберите пункт

   «Столбец».)

4. В списке «Имя поля» выберите «Сверхурочные трудоемкие работы».

5. В поле «Сверхурочные трудоемкие» выберите назначение ресурса, для которого вы хотите ввести сверхурочные трудоемкие трудоемкие трудок.

   Нажмите tab, чтобы перейти к полю, если оно не отображается.

   Если назначения ресурсов скрыты, щелкните символ задачи, чтобы отобразить их.

6. В поле «Сверхурочные трудоемкие трудоемки» для назначения ресурса.

   Примечание: Это не добавляется к объему трудоемкости задачи, так как трудоемкости всегда отражают общий объем работ. Сверхурочные трудоемкие трудоемкие трудоемки — это лишь часть общего объема работ, который следует считать сверхурочных. При вводе сверхурочных трудоемкости длительность задачи может быть сокращена, если она не является фиксированной тип задачи.

Подробнее о затратах

Ввод затрат для ресурсов

Что такое точка безубыточности и как ее рассчитать

Точка безубыточности (ее еще называют точкой нулевой прибыли) – это объем продаж, при котором выручка покрывает общие затраты. При помощи этого показателя определяют сколько продукции или услуг минимум надо реализовать, чтобы компания перестала работать в минус. Однако не следует путать ее с окупаемостью бизнеса или инвестиций.

Точка безубыточности помогает:  

ВАЖНО Точка безубыточности не рассчитывает сроки окупаемости нового проекта или нового продукта.

При расчете точки безубыточности используют ряд терминов:

• Выручка — деньги, полученные от реализации товаров или услуг

• Цена за единицу товара/услуги – стоимость одного товара или услуги

• Переменные затраты – затраты непосредственно на производство товара или услуги (премии, себестоимость сырья/материалов)

• Постоянные затраты – те, которые не зависят от объёма выпуска продукции (аренда помещения, окладная часть зарплаты, реклама, услуги связи, охрана, клининг и пр.)

• Маржа – это выручка без переменных расходов или цена за единицу товара за минусом себестоимости

• Маржинальность – это разница между стоимостью готовой продукции и себестоимостью (затратами на их производство)

Для расчета точки безубыточности нужно знать цену за товар или выручку, постоянные и переменные расходы. Для одной единицы товара или услуги удобнее делать расчеты в натуральном выражении, т.е. сколько штук (кг, тонн) товара или какое количество единиц услуг надо продать. А для расчета множества разных услуг или товаров, которые отличаются по цене и себестоимости, удобнее считать в денежном выражении по всему объему расходов и выручки.

Формулы для расчета:

Точка безубыточности (в ед. товара) = Постоянные затраты/(цена на единицу товара – переменные затраты)

Точка безубыточности (денежном выражении) = Постоянные затраты/(выручка  – переменные затраты) х выручка

Иногда в формулах расчета точки безубыточности можно увидеть понятие «маржа» и «маржинальность». Тогда формулы выглядят так:

Точка безубыточности (в ед. товара) = Постоянные затраты/маржа за единицу товара

Точка безубыточности (денежном выражении) = (Постоянные затраты/маржа) х выручка, или Точка безубыточности (в денежном выражении) = Постоянные затраты/маржинальность.

Маржинальность = маржа/выручка

Полученные данные показывают, сколько единиц товара или на какую сумму надо продать, чтобы покрыть постоянные расходы и начать получать прибыль.

Точка безубыточности показывает связь между прибылью и объёмом реализации, какие единицы товара или услуги приносят больший доход и наоборот.  

Краткое руководство по оценке стоимости проекта

Ниже описан пятиэтапный процесс максимально точного расчета стоимости проекта.

Содержание

---

• Что такое оценка стоимости проекта?
• Как точно оценить стоимость проекта
• Три метода оценки стоимости проекта
• 1. Приблизительная оценка
• 2. Оценка параметров
• 3. Трехточечная оценка

Оценка стоимости проекта – это процесс прогнозирования общая стоимость задач, времени и ресурсов, необходимых для выполнения объема работ проекта.

---

Занимаетесь ли вы проектированием, разработкой, инжинирингом или другими профессиональными услугами, одной из наиболее важных составляющих успешной работы над проектом является своевременная доставка в соответствии с объемом и бюджетом. Это требует точного прогнозирования и оценки проекта, точного планирования и мониторинга прогресса. Оценка стоимости проекта — это процесс, применяемый руководителями проектов для помощи в составлении этих прогнозов.

Чтобы правильно спланировать задачи и определить, кто будет их выполнять, вы должны определить, сколько будет стоить проект и соответствует ли цена бюджету. Чтобы отладить этот процесс, вам нужно знать, за какие результаты отвечает ваша команда, и отслеживать затраты после того, как проект запущен и запущен.

К сожалению, большинство компаний плохо оценивают стоимость своих проектов. Согласно отчету PMI 2018 Pulse of the Profession, 28 % всех проектов срываются из-за неточных оценок затрат.

Хорошая новость заключается в том, что точная оценка стоимости проекта не является сложной задачей, если у вас есть хороший процесс. Перечисляя свои задачи, рассчитывая затраты и отслеживая прогресс в сравнении с базовыми планами производительности проекта, вы можете создавать точные оценки и следить за тем, чтобы ваши бюджеты не выходили из-под контроля.

В этой статье мы рассмотрим, что такое оценка стоимости проекта, и три метода оценки, которые помогут сделать ее правильно. 👌

Что такое оценка стоимости проекта?

Оценка стоимости проекта — это когда компания прогнозирует общую стоимость проекта, точно определяя объем работ. Это требует изучения задач, продолжительности и ресурсов, необходимых для прогнозирования общей стоимости проекта. Чем ближе оценка к фактической стоимости проекта, тем больше вероятность того, что расходы останутся в плюсе после начала проекта.

Хотя оценка стоимости проекта может быть не самой интересной частью вашей работы, правильное составление бюджета может означать разницу между успехом вашего проекта или провалом. В связи с тем, что число проектов, страдающих от расползания масштабов, растет, руководители групп должны проявлять усердие на этапах планирования и прогнозирования, чтобы обеспечить точную оценку стоимости проекта и выполнение работы, которая действительно приносит прибыль.

Источник: Success of Disruptive Times, PMI

Поскольку оценка стоимости проекта зависит от привязки затрат к объему работ, процесс должен определять, сколько времени займет задача и кто будет выполнять ее, в дополнение к бдительному отслеживанию проекта. Оценка стоимости проекта не просто прекращается с началом проекта — ее необходимо отслеживать и корректировать по мере ее выполнения.

Точная оценка стоимости проекта с помощью программного обеспечения для управления ресурсами

Float занимает первое место в рейтинге G2 по управлению ресурсами и помогает командам точно прогнозировать затраты на проект, предоставляя подробное представление о своих мощностях, доступности и бюджетных расходах.

Попробуйте бесплатно Попробуйте бесплатно

Как точно оценить стоимость проекта

Оценка стоимости проекта требует разбивки его на отдельные задачи и выяснения того, какие члены команды будут чем заниматься. Как только проект запущен и запущен, главная цель — убедиться, что вы не перерасходуете и не сорвете свой бюджет!

Оценка стоимости проекта — это процесс, который можно разбить на пять этапов:

1. Составление списка задач и ресурсов, необходимых для их выполнения
2. Определите и распределите ресурсы для задач в зависимости от возможностей вашей команды
3. Оцените продолжительность задачи для создания расписания проекта (с некоторым буфером)
4. Рассчитайте стоимость проекта на основе выбранного метода оценки
5. Используйте инструменты оценки стоимости проекта для отслеживания бюджета в режиме реального времени

Шаг 1. Составьте список задач и ресурсов, необходимых для их выполнения

Первым шагом оценки стоимости проекта является определение того, какие задачи и ресурсы вам нужны (это упрощается, если у вас есть эффективный процесс управления ресурсами).

Самый простой способ сделать это — разбить проект на более мелкие отдельные задачи. Например, если ваше агентство попросили создать веб-сайт с нуля, вам нужно будет перечислить задачи для каждого этапа проекта:

📋 Исследования/планирование
🎨 Дизайн
💻 Внешний/внутренний интерфейс разработка
📝 Копирайтинг
🐛 Тестирование/Исправление ошибок
🚀 Запуск

Очевидно, что список задач будет разным для каждого проекта. Но на первом этапе проект будет разбит на отдельные задачи, поэтому, когда вы назначите их членам команды с почасовой оплатой, будет проще рассчитать, сколько будет стоить каждая из них.

Единственный способ сделать это — убедиться, что вы и ваш клиент находитесь на одной волне и что объем вашей работы точно отражает то, что они хотят от проекта. Как рассказывает Shopify Труди Макнабб из Up at Five, на этом этапе также необходимо учитывать нетехнические части проекта.

«Это включает в себя электронную почту, личные встречи, телефонные звонки и общее управление клиентом — вы также хотите включить эти часы в свой бюджет. Не стоит недооценивать время, необходимое для эффективного управления проектом. Расширение масштаба происходит во всех областях проекта, а не только с технической точки зрения», — говорит Макнабб.

Хотя не каждая смета превращается в проект, над которым вы в конечном итоге будете работать, если клиент в конечном итоге наймет вас, вы будете рады, что ваша смета является точной, чтобы прийти к моменту выставления счета.

Шаг 2. Определите и распределите ресурсы для задач в зависимости от возможностей вашей команды

Далее вам необходимо убедиться, что у вас достаточно людей с нужными навыками для выполнения задач.

Это зависит от возможностей команды. Одна из самых больших проблем, с которой сталкиваются руководители команд, заключается в том, чтобы понять, есть ли у их команды место в календаре для выполнения новых задач или нет. Скорее всего, это результат неадекватного планирования ресурсов, которое помогает определить, достаточно ли людей для выполнения проекта, исходя из наличия и набора навыков. Используя планирование мощностей, вы также можете узнать:

• Если вам необходимо отложить или отменить проект, находящийся в вашей очереди, из-за нехватки людей или необходимого набора навыков, чтобы выполнить проект вовремя
• Если вам потребуется помощь со стороны, например, подрядчики или фрилансеры, чтобы заполнить пробел в навыках/доступности, чтобы сохранить проект в нужном русле

Вы чувствуете закономерность?

Очень важно иметь нужное количество людей и необходимое количество времени для выполнения проекта. Лаура Макферсон из DesignLi говорит , что успешные проекты успешны, потому что команды укомплектованы высококвалифицированными людьми, которые знают, как добиться цели.

«Как говорит Джим Коллинз, вам нужно посадить в автобус нужных людей, высадить из автобуса не тех людей и занять нужные места». Когда вы выбираете членов своей команды, ищите людей. которые являются специалистами в том, что они делают, и которые имеют опыт выполнения работы в срок и работы с другими в командной среде для достижения общей цели. Люди, которых вы выберете, сделают или сломают ваш проект».

После того, как вы определили навыки и доступность ваших людей, пришло время перейти к сути оценки стоимости проекта — расчета продолжительности и стоимости этих задач.

Шаг 3: Оцените продолжительность задачи для создания расписания проекта (с некоторым запасом)

Руководители групп обычно недооценивают продолжительность выполнения задач. Но когда дело доходит до оценки стоимости проекта, важно быть реалистом — для вашего проекта и, что еще важнее, для вашей команды.

Арт-директор Vintage, Ольга Шевченко, говорит, что очень важно положить буфер на предполагаемую продолжительность проекта, чтобы учесть неожиданные задержки и другие ситуации, такие как отпуск по болезни.

«Чтобы обезопасить себя от таких сценариев, лучше переоценить клиента, когда дело доходит до времени, и допустить погрешность. Например, в Винтаже мы говорим клиентам, что это должно занять в 1,5 раза больше времени, чем то, что обычно требуется. Если мы закончим работу быстрее, то снова превзойдем ожидания клиентов. Если возникнут трудности, мы все равно закончим проект в срок», — говорит .

Однако есть еще лучший способ точно отследить продолжительность проекта — использовать отслеживание времени. До того, как Impression начала использовать отслеживание времени, у них не было возможности записывать ежедневные часы своей команды или сравнивать свои оценки с фактическими. «Если объем проекта изменился или, возможно, обратная связь с клиентом занимает больше времени, чем ожидалось, это обычно оказывает эффект домино на оставшееся время и запланированные этапы», — говорит управляющий директор Чарли Хартли.

«Благодаря Float просмотр календаря и возможность отслеживать время каждого были для нас бесценны. Мы можем видеть полную активность команды на любой день или неделю вперед, включая информацию о том, кто в офисе и вне его, кто занят встречами или отсутствует в отпуске». подсказка: Если ваша команда использует 100 % коэффициента использования, это приведет к выгоранию. Идеальный коэффициент использования составляет 80 %, что оставляет вашей команде свободное время, чтобы наверстать упущенное по электронной почте или провести мозговой штурм с коллегами. Ознакомьтесь с нашим руководством и узнайте больше о том, как для расчета использования ресурсов 📖

Шаг 4: Рассчитайте стоимость проекта на основе выбранного метода оценки

Здесь ваши данные вступают в игру.

Если у вас есть записи о похожих проектах, которые ваше агентство уже завершило, вы можете использовать их для анализа того, сколько времени заняла каждая задача и сколько она вам стоила. Без данных вам нужно будет создать приблизительные оценки, поэтому обратитесь к своей команде и попросите их помочь вам решить, сколько времени займет каждая задача.

Помните, что лучше честно говорить о своих оценках и о том, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи в вашем списке. Если вы не уделяете достаточно времени каждой задаче, это может снизить прибыль вашего проекта!

Прогнозируйте и отслеживайте затраты по проекту в режиме реального времени.

Float — это программное обеспечение для управления ресурсами с мощными функциями прогнозирования затрат и составления отчетов. Более 3500 ведущих мировых команд доверяют нам планирование, планирование и отслеживание проектной работы.

Попробуйте бесплатноПопробуйте бесплатно

Шаг 5. Используйте инструменты оценки стоимости проекта для отслеживания бюджета в режиме реального времени

Наконец, очень важно отслеживать проект, как только он стартует.

Это нормально, когда проект сталкивается с «лежачими полицейскими», и если вы не следите за происходящими изменениями, проект может полностью сорваться с рельсов, а ваш бюджет рухнет!

Используя инструмент управления ресурсами, вы можете автоматически отслеживать бюджет проекта — от начала до завершения. Например, Float помогает руководителям групп отслеживать расходы на проект в режиме реального времени при распределении часов на проект. Часы будут отображаться как «рабочие часы», и каждый раз, когда член команды регистрирует часы, отработанные над проектом, они вычитаются из бюджета, чтобы дать вам точную оценку того, сколько времени еще доступно:

Хотите вместо этого использовать цифру доллара? Без проблем! Поплавок тоже может это сделать. Просто добавьте бюджет проекта, и он будет отслеживать расходы на основе выставленных вашей командой часов и индивидуальных почасовых ставок.

Это не только означает, что вам больше не нужно будет вручную отслеживать расходы (и мы не огорчаемся по этому поводу), Float также предупреждает вас, когда вы рискуете выйти за рамки бюджета.

До того, как Impression начала использовать инструмент управления ресурсами для планирования своих проектов, у них были трудности с отслеживанием оплачиваемого и неоплачиваемого времени своей команды.

Основатель и управляющий директор Чарли Хартли говорит, что они были шокированы пробелами и отсутствием точности в собственных данных, поэтому решили, что нужно что-то делать.

«Мы полагаемся на наши отчеты в Float, чтобы сообщить нам, когда мы в соответствии с бюджетами проекта, или чтобы предупредить нас, если мы хотим переехать».

Отслеживание бюджета также может помочь проверить прибыльность проекта после его завершения. VCFO делает это, когда ее команда тратит время на поиск талантов для профессионалов в области финансов, управления персоналом, бухгалтерского учета или высшего руководства. Директор по подбору персонала Вита Тревино-Гарсия говорит, что использование программного обеспечения для управления ресурсами помогает им рассчитать, была ли их общая плата за проект прибыльной.

Например, если один из сорсеров VCFO тратит 10 часов на поиск профессионала, а другой тратит на тот же поиск 5 часов, то всего компания потратила на проект 15 часов. Тревино-Гарсия говорит, что после того, как компания их клиента наняла подходящего сотрудника, они оглядываются назад, чтобы посмотреть, сколько времени было потрачено на поиск найма и получили ли они прибыль. Если они платили своим источникам 40 долларов в час, их общая стоимость проекта составляет 600 долларов. Затем они сопоставляют эту цифру с той, которую они взимают со своего клиента. «Это дает нам очень четкое представление о нашей «стоимости найма» для каждого размещения», — говорит Трвино-Гарсия.

Три метода оценки стоимости проекта

Объем проекта должен определять его бюджет, а не наоборот. Вот три расчета, которые вы можете использовать для точной оценки стоимости проекта.

1. Приблизительная оценка

Приблизительная оценка даст вам приблизительную стоимость проекта на основе предположений.

Ваш клиент знает свой бюджет? Если нет, приблизительный расчет даст вам приблизительную оценку, чтобы предложить вашему клиенту посмотреть, могут ли они позволить себе проект, прежде чем он начнется. Обычно этот расчет представляет собой комбинацию аналогичных проектов, которые вы выполняли в прошлом, а также любых расходов, уникальных для конкретного проекта.

Допустим, вашему клиенту нужен веб-сайт, и ваша команда уже выполняла аналогичные проекты в прошлом за 10 000 долларов. При использовании приблизительной оценки стоимость может варьироваться от -25% до +50% (7,5–15 000 долларов США).

Просто, правда? Ага. Хотя это не самый подробный способ оценки стоимости проекта.

2. Оценка параметров

Оценка параметров — это основанный на данных подход к оценке стоимости проекта. Он использует прошлые данные, чтобы дать вам более надежную оценку общей стоимости проекта.

Сначала подсчитайте, сколько времени будет потрачено на каждую задачу в вашем списке. Затем добавьте цифру затрат, умножив часы каждой задачи на почасовую ставку каждого члена команды.

Продолжительность задачи × Почасовая ставка сотрудника = Стоимость задачи

После того, как вы подсчитали стоимость каждой задачи, сложите их все, чтобы получить расчетную сумму.

Хотя этот метод требует больше времени, чем приблизительный расчет, он также более точен. Это лучше всего работает для проектов, у которых есть конкретные начальные и конечные точки для задач, таких как управление социальными сетями.

Расчет стоимости задач с помощью программного обеспечения для планирования ресурсов

Программное обеспечение для планирования ресурсов — отличный способ надежно и эффективно рассчитать стоимость задач. Установите оплачиваемую почасовую ставку для каждого члена вашей команды, чтобы вы могли быстро увидеть стоимость назначенных задач в сравнении с общим бюджетом вашего проекта. Это также устраняет риск любой человеческой ошибки при ручном вводе данных в электронную таблицу!

Попробовать бесплатноПопробовать бесплатно

3. Оценка по трем точкам

Оценка по трем точкам — это способ расчета стоимости проекта на основе вероятных, оптимистичных и пессимистичных прогнозов затрат.

Преимущество оценки по трем точкам заключается в том, что она увязывает затраты проекта с неопределенностями и рисками, что позволяет планировать «наихудшие» сценарии.

Возьмем наш более ранний пример создания нового веб-сайта, который стоит около 10 тысяч долларов. Ваши расходы могут выглядеть так:

💰 Вероятная стоимость: 10 тысяч долларов
😃 Оптимистичные затраты: 7,5 тысяч долларов
😟 Пессимистичные затраты: 15 тысяч долларов

Эти три цифры становятся основой для построения средней оценки. Просто сложите их вместе и разделите на три:

10 000 + 7 500 + 15 000 = 32 500

32 500 ÷ 3 = 10 833

В результате средняя смета проекта составляет 3,10,83 доллара США.

Убедитесь, что если вы используете оценку по трем точкам, вы по-прежнему учитываете временные буферы и накладные расходы. Крис До из Futur подчеркивает важность учета накладных расходов в оценке стоимости проекта, говоря, что это ключ к получению прибыли. Он говорит, что очень важно делать надбавки к затратам и не недооценивать время, которое займет работа, не забывая при этом о планировании других вещей, таких как затраты на программное обеспечение.

Готовы приступить к точной оценке стоимости ваших проектов? Float предоставляет информацию о возможностях вашей команды, оплачиваемых ставках и фактически отработанных часах в режиме реального времени, поэтому вы можете с уверенностью прогнозировать стоимость работ по проекту. Начните бесплатную пробную версию здесь! Глава 4 Чтобы создать работоспособную оценку, вам нужно знать свою команду, результаты, задачи и процесс как свои пять пальцев. Вам также должно быть удобно задавать вопросы, чтобы выяснить то, чего вы не знаете.

Загрузить это руководство

Перенаправление на PDF-файл

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

В этой главе рассматриваются передовые методы оценки проектов и подготовки к неизбежным запросам на изменение. Приготовьтесь изучить совершенно новый набор методов оценки проектов, потому что вы скоро станете лучшим оценщиком проектов в бизнесе.

Что такое оценка проекта?

Оценка проекта — это процесс прогнозирования времени, стоимости и ресурсов, необходимых для реализации проекта. Обычно это происходит во время инициации и/или планирования проекта и принимает во внимание объем проекта, сроки и потенциальные риски.

Почему оценка стоимости важна в управлении проектами?

Каждый бизнес имеет бюджет и хочет знать, стоит ли проект затрат, прежде чем инвестировать в него.

Оценка проекта дает вам и вашим заинтересованным сторонам общее представление о том, сколько времени, усилий и денег потребуется для выполнения работы. Это упрощает составление приемлемого бюджета проекта и планирование, чтобы вы могли настроить свою команду и организацию на успех.

Как оценить стоимость и время проекта за 7 простых шагов:

1. Знайте опыт и должностные обязанности вашей команды
2. Понимайте, как работает процесс управления проектами в вашей компании
3. Изучайте методы и тенденции оценки проекта
4. Используйте исторические данные для создания более точных оценок проекта
5. Задавайте подробные вопросы по проекту для улучшения оценки стоимости
6. Использование WBS, чтобы получить детализированную оценку
7. Назначьте почасовые оценки задачам и людям в TeamGantt

Шаг 1.

Узнайте об опыте и должностных обязанностях вашей команды

Хотите лучше оценивать проекты? Иногда менеджеры проектов слишком много внимания уделяют цифрам и недостаточно — людям.

Хорошие методы оценки проекта основаны на прочных рабочих отношениях. Это потому, что чем больше вы знаете о чьей-то работе и процессе, тем легче оценить их работу.

Пригласите свою команду принять участие в процессе оценки.

Более глубокое понимание вашей команды и сотрудничество с ней помогут вашим проектам приблизиться к бюджету вашего проекта.

Вот в чем дело: чтобы успешно оценивать проекты, вы ДОЛЖНЫ участвовать в работе. Четкое понимание того, что каждый член команды делает ежедневно, может помочь вам избежать проблем в будущем.

Ознакомьтесь с задачами и навыками каждого члена команды.

Если вы действительно хотите знать, как и почему кто-то выполняет свою работу, просто спросите его! Как руководитель проекта, лучшее, что вы можете сделать, — это быть искренним и честным в том, чего вы не знаете. Это может звучать глупо, но большинство менеджеров проектов считают, что они должны знать все. Вы этого не сделаете, и это нормально.

Помните: лучше признаться в том, чего вы не знаете, и задавать вопросы с самого начала. Это не только дает вам возможность общаться с вашей командой на индивидуальном уровне. Это также поможет вам понять внутреннюю работу различных типов проектов и их соответствующие бюджеты. В конце концов, определение шагов, предпринимаемых одним человеком для создания результата, поможет вам рассчитать точную и точную смету проекта.

Шаг 2. Узнайте, как работает процесс управления проектами в вашей компании

Как только вы хорошо разберетесь, кто, что и как делает, пора переходить к следующему этапу оценки проекта: пониманию того, как работа выполняется в вашей организации.

Выясните, как все движущиеся части вашего проекта подходят друг к другу — или могли бы подойти вместе.

Вы можете работать в компании, которая придерживается единственного метода, такого как Agile или Waterfall. В этом случае изучите этот процесс, узнайте все свои зависимости и работайте со своими оценками.

Ваша организация предпочитает гибридный подход с возможностью экспериментировать? Поставьте перед собой задачу понять, как что-то делается и что может случиться с графиком вашего проекта, если вы что-то поменяете. Например, если вы работаете в сфере управления строительными проектами, окажет ли покраска плинтусов перед укладкой коврового покрытия огромное влияние на качество работы или время, необходимое для ее выполнения?

Поговорите с людьми, заинтересованными в вашем проекте.

Делайте все возможное, чтобы понять свой процесс, но не просто читайте книгу или руководство. Не стесняйтесь спрашивать, как, почему и когда что-то делается. Чем больше вы знаете, тем лучше вы сможете выработать стратегию со своей командой или клиентами, чтобы найти альтернативные способы заставить оценки проекта работать и сэкономить усилия.

Привлекайте свою команду к любым обсуждениям, связанным с оценкой проекта.

Обязательно расскажите о процессе, который вы предполагаете использовать при оценке проектов, так как это повлияет на то, как вы думаете об усилиях и масштабах. Вы никогда не захотите подписываться на проект, в который не вложена ваша команда.

Шаг 3: Изучите методы и тенденции оценки проектов

Независимо от того, где вы работаете, все изменится. Карьера в управлении проектами означает, что вы всегда должны быть в курсе тенденций, изменений и результатов в своей отрасли. Это непросто, но оно того стоит, потому что это напрямую повлияет на ваш успех в качестве руководителя проекта.

Итак, как можно улучшить процесс оценки проекта?

Подойдите к своей работе так, как будто это непрерывное образование.

Читайте соответствующие отраслевые публикации, веб-сайты и блоги. Посещайте тренинги и сетевые мероприятия. Растет число местных встреч и конференций по управлению проектами и оценке.

Изучите различные способы оценки проектов.

Также важно понимать различные подходы к оценке проектов, чтобы вы могли определить, что лучше всего подходит для вас. Вот несколько методов оценки проекта, о которых вы, возможно, захотите узнать больше:

• Оценка сверху вниз : Этот метод оценки широко рассматривает проект в целом, а затем разбивает общую оценку на основные этапы работы. . Обычно он используется, когда у вас есть ограниченная информация о проекте для работы.
• Оценка снизу вверх : Подход снизу вверх считается более точным, чем оценка сверху вниз, поскольку он начинается с подробного списка задач и оценивает каждый шаг. Затем оценки отдельных задач объединяются для создания общей оценки проекта.
• Аналоговая оценка : Этот нисходящий метод сравнивает текущий проект с аналогичными прошлыми проектами для быстрого получения общей оценки проекта.
• Оценка параметрической модели : Параметрическое моделирование также использует прошлые проекты для оценки новых проектов. Прогнозирование делает шаг вперед, применяя прошлые данные к текущим спецификациям проекта для более точной оценки затрат.
• Трехточечная оценка : Этот подход оценивает проект на основе 3 различных сценариев: наилучший (или оптимистичный), наихудший (или пессимистический) и наиболее вероятный. Затем оценки для всех трех сценариев складываются и делятся на 3, чтобы получить простое среднее значение.

Шаг 4: Используйте исторические данные для создания более точной оценки проекта

Несомненно, исторические данные могут помочь вам в новых проектах. Когда история задокументирована, вы можете проанализировать информацию, чтобы получить более точные оценки.

Начните с того, что попросите свою команду отслеживать время выполнения задач.

Это даст вам лучшее представление об общем уровне усилий по проекту. Речь не идет о том, чтобы играть в старшего брата, чтобы убедиться, что люди делают свою работу. Это быть честным в отношении того, что нужно для выполнения работы, а также для получения прибыли.

Конечно, каждый проект уникален. Но видя, сколько времени ваша команда потратила на определенную задачу или результат, вы сможете оценить аналогичную задачу в новом проекте.

Проверьте отслеженное время и используйте его для создания реалистичной оценки проекта.

По крайней мере, просмотрите историю своего проекта, чтобы убедиться, что вы обычно не занижаете стоимость проекта или часы.

Как руководители проектов, мы склонны недооценивать проектные задачи, думая, что делаем одолжение нашим клиентам и команде. Но недооценка проекта оказывает всем медвежью услугу и вызывает стресс, когда бюджеты и сроки превышают их оценки.

Используйте базовые планы проекта для сравнения оценок с фактическими значениями.

Вы можете отметить свое первоначально запланированное расписание, сравнить его с фактической работой по мере выполнения проекта и отметить, где могли возникнуть проблемы и как эти проблемы могли повлиять на уровень ваших усилий. Это поможет вам определить, где у вас есть возможность улучшить оценку определенных задач проекта.

Шаг 5. Задайте подробные вопросы по проекту, чтобы улучшить оценку стоимости

Независимо от того, оцениваете ли вы проект на основе запроса предложений (RFP), обсуждения или краткого письменного сообщения, вам необходимо знать все возможные детали проекта. проект, прежде чем вы сможете предоставить реалистичную оценку.

Найдите время, чтобы понять тройные ограничения вашего проекта.

Вот факторы, из-за которых ваш проект может выйти за рамки бюджета: время, стоимость и объем. Если вы будете отслеживать эти 3 вещи, вы станете лучшим оценщиком проекта. Вы можете использовать наше онлайн-программное обеспечение для создания диаграмм Ганта, чтобы оценить свой RFP.

Задавайте вопросы, которые помогут составить оценку, основанную на том, что нужно вашим клиентам, а не на том, что,

вы думаете, им нужно.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам более точно оценить время и бюджет проекта. Этот список можно продолжать и продолжать в зависимости от уровня предоставленной вам информации.

• Какова цель проекта?
• Как вы и ваш клиент определите, успешен ли проект?
• Какую прибыль вы и ваши клиенты получите в результате проекта?
• Кто будет участвовать со стороны клиента?
• Какой спектр услуг требуется проекту?
• Каков бюджет проекта вашего клиента?
• Используются ли технологии? Если да, то какая технология?
• Нанимает ли ваш клиент кого-нибудь, кто разбирается в этой теме?
• Каковы сроки выполнения проекта и потребуются ли вашему клиенту ваши услуги после завершения работы?

Будьте настойчивы и получите ответы, которые вам нужны.

Если ваш клиент не склонен отвечать на все вопросы, примите это как знак. Если ответы на важные вопросы сейчас слишком сложны, чтобы помочь вам сформировать хорошую оценку, не будет ли для них слишком много быть хорошим партнером, когда проект находится в стадии реализации?

Используйте свое суждение в этом отношении. Не каждая смета становится реальным проектом, поэтому не каждый запрос должен стать реальной оценкой.

Шаг 6. Используйте WBS для получения детальной оценки

Структура декомпозиции работ (WBS) — это метод планирования проекта, который разбивает проект на более мелкие компоненты. Создание WBS для любого плана или набора задач помогает вам получить подробную информацию о работе, которую необходимо выполнить в любом заданном проекте.

Если вы сможете составить карту и оценить каждый элемент, вы сможете создать надежную оценку проекта. Узнайте, как создать структуру разбивки работ для своих проектов, и загрузите бесплатный шаблон WBS.

Разбейте проект на этапы, задачи и подзадачи.

Этот шаг обеспечивает основу для детальной оценки затрат, а также руководство по разработке графика и контролю. В нашем примере показана базовая WBS для общего результата — переезда в новый дом! Обратите внимание на задачи и подзадачи, которые мы приняли во внимание. Что-то пропало?

‍

Примените оценку времени к каждому компоненту в вашей WBS.

Если вы оцениваете свои проекты на основе единиц — будь то недели, дни или часы — использование WBS поможет вам быстро понять, превысит ли смета вашего проекта запланированный бюджет. Давайте продолжим наш пример с оценкой проекта и назначим расчетные часы для каждого шага.

Пример: упаковка текущего дома — всего 8,5 дней

Эта оценка включает время, необходимое для упаковки предметов, упаковки коробок и подготовки к переезду. Вот как примерное время разбивается по комнатам:

• Кухня — 1 день
• Ванная — 0,5 дня
• Спальня 1 — 0,5 дня
• Спальня 2 — 0,5 дня
• Гостиная — 1 день
Столовая 900 7 Столовая 900 день
• Подвал — 2 дня
• Гараж — 2 дня

Это упражнение может быть чрезвычайно полезным в процессе продажи, когда клиент говорит вам, что у него есть X долларов, которые он может потратить. Вы можете легко сопоставить набор задач или результатов с чем-то, что работает как для суммы в долларах, так и для целей клиента.

Просто помните, что все может измениться, когда вы погрузитесь в настоящую работу. (Оценка времени должна основываться на сочетании опыта и гипотез.) 

Используйте WBS для согласования стоимости и объема проекта.

Если потенциальный клиент возвращается и говорит, что смета вашего проекта больше, чем он хочет потратить, опирайтесь на свою WBS, чтобы найти возможности для сокращения. Это позволяет вам создать смету проекта, которая соответствует определенному бюджету, а также разработать надежный набор требований к проекту.

Например, я мог бы удалить этап очистки из моей движущейся СПП, чтобы сократить время и затраты (хотя кому-то это может не понравиться).

Шаг 7. Назначьте почасовые оценки задачам и людям в TeamGantt

Использование этих методов оценки проекта в качестве основы для вашего проекта поможет вам на последнем этапе: превратить его в план проекта. TeamGantt дает вам более формализованный способ определения WBS и расчета времени и усилий проекта.

Перечислите задачи вашего проекта и добавьте примерное количество часов.

Если вы разбили свой проект на этапы, TeamGantt автоматически рассчитает общую оценку для каждой группы задач, когда вы вводите почасовые оценки для отдельных задач.

Затем назначьте ресурсы задачам в плане проекта.

Оттуда вы можете планировать людей и задачи по отношению к другой работе над проектом.

Оценка проектов и задач в TeamGantt

Давайте подробнее рассмотрим, как работает почасовая оценка в TeamGantt, чтобы вы знали, как добавлять и назначать оценки своим задачам и командам.

Как добавить

Estimated Hours к задаче в TeamGantt

Сначала убедитесь, что Estimated Hours включен в вашем проекте, выбрав Menu > Project Settings > Enable Hours и выбрав Yes . (Примечание. Почасовая оценка доступна только в планах Advanced. )

Убедившись, что почасовая оценка включена в вашем проекте, вы готовы добавлять оценки к задачам на диаграмме Ганта. Чтобы назначить часы задаче, просто щелкните текстовое поле в Расчетное количество часов и введите расчетное значение:

Не видите столбец Расчетное количество часов для вашего проекта? Щелкните Просмотр > Расчетное количество часов , чтобы включить этот столбец на диаграмме Ганта.

Как назначить расчетное количество часов для вашей команды

Одним из самых больших преимуществ использования почасовой оценки в TeamGantt является возможность более точного определения рабочей нагрузки вашей команды. Для этого вам нужно сделать еще один шаг в оценке проекта, добавив расчетные часы к людям, назначенным для выполнения задач.

Существует 3 различных способа добавления почасовых оценок людям или ярлыкам. Все зависит от конкретного сценария вашего проекта.

Вариант 1. Одновременно назначьте пользователям и расчетным часам задачу.

1. Наведите указатель мыши на задачу и щелкните столбец Назначено или значок человека, который появляется рядом с панелью задач.
2. Затем выберите ресурсы, которые вы хотите назначить задаче, и введите либо Среднее количество часов в день, либо Общее количество часов . (Другое поле будет заполнено автоматически.)

Вариант 2. Добавьте примерное количество часов после того, как пользователям уже была назначена задача.

1. Наведите указатель мыши на столбец Расчетное количество часов , затем щелкните текстовое поле, чтобы ввести общее расчетное количество часов для задачи.
2. Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы изменить часы для пользователей/меток, которым назначена задача. Если вы установите флажок до нажатия Да или Нет , ваши предпочтения будут учтены для всех будущих экземпляров. (Вы можете изменить этот параметр в любое время, перейдя в Мои настройки. )

Вариант 3. Назначьте людей для выполнения задач после того, как расчетное количество часов уже было добавлено.

1. Сначала наведите указатель мыши на задачу и щелкните столбец Назначено или значок человека, который появляется рядом с панелью задач .
2. Затем нажмите либо кнопку Исправить в нижней части окна назначения пользователей, либо просто выберите пользователей, которым нужно назначить часы.

Примечание: При изменении продолжительности задачи — например, 2-дневная задача продлевается до 4-дневной или наоборот — вам будет предложено выбрать между увеличением/уменьшением назначенных пользователям часов соответственно. или оставить ежедневно назначенные часы как есть. Узнайте, как настроить почасовое расписание.

Как использовать

Расчетное количество часов для определения доступности команды

Теперь, когда вы назначили расчетное количество часов для своей команды, вы будете лучше понимать, насколько все заняты.