Процедура это в менеджменте: Системы менеджмента — консультации и обучение онлайн: Чем отличается процесс от процедуры в СМК

Системы менеджмента — консультации и обучение онлайн: Чем отличается процесс от процедуры в СМК

В системе менеджмента качества (СМК) необходимо различать такие  термины  как «процесс» и «процедура». На практике в организациях  часто возникают споры вокруг них, в особенности, когда речь заходит о документировании (описании) процессов и процедур. Многие не до конца понимают, чем отличается процесс от процедуры, или путают их назначение. 

К примеру,  сегодня прочитала на одном форуме обсуждения участников на эту тему. Вот лишь несколько интересных, на мой взгляд, мнений:

«Процедура — синоним технология, методика, действие и т.д. Процесс — набор процедур».

«Процесс — это действие, следующее после процедур. Процедура есть подготовительное мероприятие для дальнейшего процесса. В юриспруденции то же самое — следственные мероприятия (процедуры) предшествуют судебному процессу». 

«Процесс это движение, а процедура — как это движение осуществить».

Как видно из обсуждения, мнения участников форума расходятся, и ни одно из них применительно к СМК не является абсолютно верным. Чтобы разобраться в этом вопросе, давайте сначала рассмотрим официальные определения этих терминов. 

«Процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые используют входы для достижения предполагаемых результатов. «Предполагаемый результат» процесса называется выходом, продукцией  или услугой, в зависимости от контекста ссылки. Входные данные процесса, как правило, выходы других процессов, а выходы процесса — как правило, входные данные для других процессов» (п.3.4.1 ISO 9000:2015).

«Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедуры могут быть документированными или нет» (п. 3.4.5 ISO 9000:2015).

Простыми словами, процесс это деятельность или несколько видов деятельности, а процедура это метод  осуществления деятельности, процесса, т.е. регламент (см. рис. 1).

Рис.1 Графическое изображение процесса

Пример:

Давайте представим процесс по выпечке торта как совокупность видов деятельности, изобразим его в виде «черного ящика» с некими входами и выходами (см. рис. 2)

Рис.2 Графическое изображение процесса «Выпечка торта»

А теперь посмотрим, что скрывается в «черном ящике» (см. рис.3).

Рис.3 Графическое изображение процесса «Выпечка торта»

В данном случае процесс — это весь комплекс действий (приготовление теста, приготовление крема, разогрев духовки и т.д.) с использованием соответствующих входов (ресурсов, ингредиентов), на выходе которого получается готовый торт, а процедура – это рецепт этого торта (методика выпекания, технология).

На практике часто возникает необходимость задокументировать те или иные процессы или процедуры даже, если в стандарте по системе менеджмента качества об этом прямо не говорится (см. статью «Когда необходима документированная процедура СМК?»). При документировании процессов и процедур важно различать суть и назначение их описания. Описание процесса определяет суть и структуру процесса. Назначение описания процесса  – обеспечить  эффективное планирование, обслуживание, управление и улучшение процесса. Процедура, в основном, определяет характер и последовательность действий в рамках процесса, которые в конкретных условиях (с учетом существующих законодательных требований, потребностей организации и ее потребителей и т.д.) обеспечивают запланированное качество процесса и его результатов. Описание процедуры необходимо, чтобы задокументировать метод выполнения процесса в заданных условиях.

Необходимо помнить, что описание процесса первично и основа для разработки процедуры, но не наоборот. Для одного и того же процесса может быть разработано несколько процедур, которые могут отличаться последовательностью действий, условиями  выполнения, и т.д.

В моей следующей статье более подробно описаны  методы описания процессов и процедур. 

Системы менеджмента — консультации и обучение онлайн: Когда необходима документированная процедура СМК?

Одно из самых обсуждаемых требований стандартов, спецификаций на системы менеджмента качества (СМК) — разработка документированных процедур. В стандартах о них говорится, но не уточняется точное количество и как их разрабатывать. Еще больше вопросов вызывает новая версия стандарта ISO 9001, выпущенная в 2015 году. Если ISO 9001:2008 и разработанные на его основе стандарты и спецификации хотя бы называют шесть  обязательных документированных процедур, то ISO 9001:2015 содержит еще более гибкие требования к организациям в отношении документирования системы менеджмента качества.
Чтобы определить, сколько и каких документированных процедур системы менеджмента качества должно быть в организации, в первую очередь, необходимо точное понимание, что такое процедура и когда она необходима. Важно сразу отметить, что согласно стандартам, спецификациям на СМК, термин «документированная процедура» может быть применен к любому документу, описывающему порядок выполнения какой-либо деятельности или процесса. В организациях этот документ может называться как угодно — процедурой, рабочей инструкцией или как-то иначе. В одном документе может быть описано несколько процедур.

Что такое процедура СМК?

Согласно п. 3.4.5 ISO 9000:2005, процедура является «установленным способом осуществления деятельности или процесса». Процедуры определяют характер и последовательность действий в рамках процесса или деятельности, которые в конкретных условиях обеспечивают запланированное качество процесса (деятельности) и результатов. Заданные условия включают требования потребителей, законодательные требования, производственную среду, ресурсные возможности и т.д. Таким образом, если организация установила метод выполнения какого-либо процесса или деятельности в рамках своей

системы менеджмента качества, который позволяет в конкретных условиях добиваться нужного качества, то можно говорить о том, что организация установила процедуру системы менеджмента качества. При этом процедуры могут быть как документированными, так и не документированными. В ТОО «ХХХ» в конце каждого года генеральный директор утверждает план и бюджет закупок на предстоящий год. В течение года подразделения подают заявки на закупку в отдел снабжения за 30 дней до предполагаемой даты начала использования продукции (за исключением

срочных, непредвиденных заказов). Подача, согласование, утверждение, закрытие, хранение и отслеживание статуса заявок осуществляется ответственными лицами в программе «Purchasing Manager Software». Утвержденные заявки руководитель отдела снабжения распределяет между  специалистами отдела и контролирует исполнение. Закупленная продукция поступает на склад головного офиса. Заведующий складом, специалист по снабжению и инициатор заявки осуществляют входной контроль закупленной продукции сразу при поступлении её на склад. Заведующий складом принимает поступившую продукцию и осуществляет выдачу продукции со склада в подразделения. Отдел снабжения закрывает выполненную заявку. Перечисленный набор пошаговых действий с определенными  требованиями к каждому шагу представляет собой процедуру закупок ТОО «ХХХ». Если ТОО «ХХХ» опишет эту процедуру в каком-либо документе, то  будет иметь документированную процедуру закупок. Для процесса закупок ТОО «ХХХ может разработать несколько документированных процедур, например, процедуру размещения заявок, процедуру оценки поставщиков, процедуру заключения контрактов с поставщиками, процедуру доставки продукции и т.д.

В каких случаях требуется наличие процедуры?

Важно отметить, что не каждый процесс, деятельность имеют или должны иметь процедуру. Например, если в организации есть процесс, но нет определенного способа его выполнения, то для этого  процесса процедура не установлена. Необходимость наличия процедуры для того или иного процесса (деятельности) определяется возможностью и целесообразностью установления организацией единого способа  его выполнения в заданных условиях  для достижения стабильных результатов. Для некоторых видов деятельности нет единственно правильного способа выполнения, например, для процесса разработки программного обеспечения.

Нужно ли документировать каждую процедуру?

Вопрос, который часто возникает в организациях и нередко вызывает споры, — нужно ли документировать ту или иную процедуру системы менеджмента качества.

В ISO 9001:2008, а также в стандартах и спецификациях, разработанных на его основе, выделено только шесть документированных процедур системы менеджмента качества, которые должны быть обязательно задокументированы: управление документацией; управление записями; управление несоответствующей продукцией; внутренний аудит; корректирующие действия и предупреждающие действия. Другие процедуры, которые также упоминаются в этих стандартах, спецификациях, а также процедуры, необходимые организации для эффективного функционирования ее процессов, документировать нужно лишь в том случае, если организация имеет в этом потребность. В новой версии стандарта ISO 9001 не определены обязательные документированные процедуры СМК. Стандарт ожидает, что организация сама решит, какие документированные процедуры ей необходимы для поддержания функционирования ее процессов и обеспечения результативности системы менеджмента качества (см. пп. 4.4.2 и 7.5.1 ISO 9001:2015).

Таким образом, количество и объем документированных процедур системы менеджмента качества определяет организация, исходя из своих текущих и будущих потребностей. Потребность организации в документированных процедурах всецело зависит от размеров, видов деятельности, законодательных и других обязательных требований, квалификации персонала, предшествующего опыта организации и многих других факторов. Например, чем выше интеллектуальный и профессиональный уровень сотрудников организации, тем, как правило, меньше ей требуется документированных процедур.

Для многих процессов, видов деятельности нет необходимости разрабатывать документированную процедуру. Особенно часто это применимо к процессам, которые в значительной степени зависят от знаний и умений человека, выполняющего работу.

Ювелир, выполняющий тонкую ручную работу, или продавец, убеждающий посетителя магазина совершить покупку, не имеют документированной процедуры, чтобы делать это, поскольку они в значительной мере опираются на собственные знания, умения и опыт и таким образом знают, как выполнить эту работу. При этом они могут выполнять некоторые установленные процедуры, определяющие что, в какой последовательности и как им делать, которые у них в голове, а не на бумаге. Важный критерий определения необходимости документирования процедуры – будет ли процедура выполняться в организации и будет ли обеспечено единообразие ее выполнения, если она не будет задокументирована. Например, процедура управления рисками с большой вероятностью не будет выполняться единообразно в рамках всей системы менеджмента качества или не будет выполняться вообще, если её не задокументировать. И, наоборот, если в организации стабильно каждый понедельник проводятся производственные совещания, в одно и то же время, в том же месте и том же составе, результаты совещания документируются в форме протокола и рассылаются определенному кругу лиц, то, скорее всего, в этой организации нет необходимости документировать сложившуюся  процедуру производственных совещаний.

Принятие решения о степени документированности системы менеджмента качества — очень важный шаг.  Организации должны учитывать степень полезности каждой документированной процедуры и целесообразности затрат на ее разработку. Нужно помнить, что ISO 9001, API Q1 и другие стандарты, спецификации на СМК всегда требовали и требуют «документированную систему менеджмента качества», а не «систему документов».

Процедуры системы менеджмента качества включают несколько этапов



Процедуры системы менеджмента качества включают несколько этапов — Iksystems

• Услуги

  Системы пищевой
  безопасности

  Разработка, внедрение HACCP (ХАССП)

  Разработка, внедрение ISO 22000 / ГОСТ Р ИСО 22000

  Разработка, внедрение схемы сертификации FSSC 22000

  Разработка, внедрение IFS Food

  Разработка, внедрение IFS PACsecure

  Разработка, внедрение BRC Food

  Разработка, внедрение BRC Packaging

  Разработка, внедрение FAMI-QS

  Разработка, внедрение GMP+

  Разработка, внедрение GLOBALG.A.P.

  Разработка, внедрение Best Aquaculture Practices (BAP)

  Разработка, внедрение GRMS

  Разработка, внедрение SQF 2000

  Разработка, внедрение ORGANIC

Обязательные документированные процедуры СМК позволяют эффективно управлять процессами



Обязательные документированные процедуры СМК позволяют эффективно управлять процессами — Iksystems

• Услуги

  Системы пищевой
  безопасности

  Разработка, внедрение HACCP (ХАССП)

  Разработка, внедрение ISO 22000 / ГОСТ Р ИСО 22000

  Разработка, внедрение схемы сертификации FSSC 22000

  Разработка, внедрение IFS Food

  Разработка, внедрение IFS PACsecure

  Разработка, внедрение BRC Food

  Разработка, внедрение BRC Packaging

  Разработка, внедрение FAMI-QS

  Разработка, внедрение GMP+

  Разработка, внедрение GLOBALG.A.P.

  Разработка, внедрение Best Aquaculture Practices (BAP)

  Разработка, внедрение GRMS

  Разработка, внедрение SQF 2000

  Разработка, внедрение ORGANIC

Следите за языком! Не путайте процессы и процедуры в системе менеджмента качества

Источник: Оригинал переведенной статьи на английском языке подготовил консультант в сфере менеджмента качества, публицист и бизнес-тренер Дэн Нельсон. Мистер Нельсон имеет двадцатилетний опыт работы с процессным подходом и стандартами Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.).

Во многих областях человеческой деятельности используют профессионализмы или свой специальный жаргон, которые облегчают коммуникацию. Это могут быть отдельные слова и выражения, помогающие сжато изложить определенные типы информации, имеющие отношение к работе. Речь также может идти об еще более развитом и систематическом профессиональном сленге, практически, техническом языке, который применяют в какой-либо сфере. Как бы то ни было, речь идет о языке, который понятен тем, кто его использует в своей работе. Будучи применены в доступном только избранным профессиональном контексте, некоторые слова могут означать совсем не то же самое, что они значат в общеупотребительном контексте. К примеру, строительный плотник «тычек» («header» – элемент кирпичной или деревянной кладки, – ред.) что-то свое, и это будет совсем не то, что имеет в виду профессиональный футболист, который говорит «тычек». Те же термины используют программисты, печатники и типографы, но каждый раз они значат что-то свое. «Тычек» у сноубордистов неприятная категория (Больно!). Еще раз: все говорят одно и то же слово, но имеют в виду абсолютно разные вещи, понимание которых связано с контекстом ситуации.

Больше, чем просто определения

В контексте профессиональных разговоров вокруг ISO 9001 слова «процессы», «процедуры» и «системы» – технические термины. Которые содержат специфичные для специалистов по качеству коннотации. Но, что интересно, полное значение этих технических терминов не всегда можно сразу ухватить, обратившись только к определению. Потребуется обучение или практика, чтобы полностью понять технический жаргон. Чтобы перенять понятия, сформированные философией какой-либо деятельности. Полностью познать их смысл, пользователь должен не только понимать в какой обстановке термин применяется, но и знать и понимать ту самую философию, с которой все начиналось – теоретические предпосылки. В соответствии с ISO 9000:2005 процедура представляет «конкретный метод, по которому осуществляется деятельность или процесс». Процесс – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Система – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих элементов». Как таковые, эти определения имеют небольшую практическую ценность. Но если лучше понимать «бэкграунд», который за ними стоит, их ценность возрастает, и мы лучше их понимаем. Если не обеспечить достаточное понимание при ознакомлении с этими вопросами, то некоторые «подводные камни» просто просятся на то, чтобы об них споткнулись в изучении терминов по системе менеджмента.

Процессы, процедуры и документированные процедуры

Каждый процесс, который инициируют люди, направлен на достижение определенных целей. Цель процесса – его смысл. Во время реализации процесса действия постоянно направлены на преобразование ресурсов в продукцию. Процесс – это что-то, что развивается и протекает. Процедура – описание реализации процесса (инструкция о том, как это должно происходить). Процедура отвечает на вопрос: «Каков наилучший способ делать это?», ответ на него дает менеджмент. Каждый процесс соотносится с одной процедурой, даже если она плохая или не используется. Когда процедуру передают не только изустно, но на более или менее устойчивых носителях, то мы имеем дело уже с документированной информацией.

«Процедура» управления собственностью потребителя?

Организации создают процедуры по управлению собственностью потребителей в ответ на соответствующие требования в ISO 9001. До опубликования ISO 9001 ни одна компания не имела процедур, которые бы назывались «Собственность потребителей». Когда стандарт вышел, появилось множество таких документированных процедур в рамках систем менеджмента качества (СМК, – ред.). Можно сказать, что собственность потребителя – это его вещи, которые он предоставил организации, чтобы эта собственность была преобразована или использована для каких-либо заказанных клиентом преобразований (во всяком случае, собственность точно должна быть верифицирована).

В любом случае, собственность потребителя является входом для операций внутри организации. Это не процесс в реальной практике! Однако он становится процессом СМК. Когда процедуру управления собственностью потребителя создают в ответ на требование ISO 9001 – внедренцы используют избыточный механизм, поскольку процедура, вещь, перекрывающая и выходящая за рамки того, что написано в ISO 9001 о собственности потребителей. Процедура не может описывать то, что является только входными данными, она содержит то, что происходит – процесс. Неточно называть документ «Собственность потребителей» процедурой.

Процедуры СМК подразумевают процессы СМК

Как процесс СМК, процедура «Собственность потребителя» эффективно обслуживает соответствующее требование ISO 9001. Практическая необходимость в создании процессов СМК, которые на самом деле в реальной практике предприятия процессом не являются, обусловлена тем, что чтобы получить на выходе качественную продукцию, нужно определить границы системы менеджмента. Такая же история с процедурами «Идентификация продукции» и «Хранения продукции» – они тоже не описывают процессы, они нужны для эффективной работы с СМК по ISO 9001. Например, ключевые процессы малых производственных компаний могут быть следующие: Продажи, Закупки, Приемка, Производство, Отгрузка. А это – реальные процессы СМК. Для каждого руководство принимает процедуру. Обратите внимание, что идентификация продукции и хранение продукции применимы только к трем из пяти этих процессов: Приемка, Производство, Отгрузка. Соответствующие процедуры СМК. Вот оно: чтобы посвятить каждому из этих требований процедуру – неизбежно придется «надумать» не существующие в реальности процессы СМК.

Сделайте систему эффективной

Если принять утверждение, что ISO 9001 – это стандарт эффективности, то требования должны быть эффективными. Система, которой нужны процессы, которые в реальной операционной деятельности процессами не являются, точно нельзя назвать эффективной и соответствующей ISO 9001:2008 – 4.1a – «определить процессы необходимые для системы». Важно отметить, что требование сохраняется в ISO 9001:2015 (4.4), если опираться на доступный сейчас Проект международного стандарта. И никогда не рано для компании избавиться от процессов СМК, которые на деле процессами не являются, и наслаждаться выгодами хорошо внедренной системы качества. Точное применение профессиональных терминов из ISO 9000 здесь тоже сыграет свою роль.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что входит в понятие система менеджмента качества?

Начнем с определения. Система менеджмента качества (СМК, – ред.) – это совокупность мер и постоянно реализуемых операций, которые используют в организации для достижения необходимого качества услуг или продукции – того, что является результатом деятельности этой организации. Важнейшим отличием системы управления качеством от разрозненных и случайных действий в направлении улучшения характеристик продукта или недопущения производственного брака является то, что работа системы не случайна, а планомерна и комплексна, приводит к предсказуемым заранее последствиям. По сложившейся практике СМК в России внедряют на основе международного стандарта ISO 9001, который, к тому же, адаптирован в нашей стране в качестве национального стандарта под обозначением ГОСТ Р ИСО 9001. Разница между национальной копией и оригиналом, созданным Международной организацией по стандартизации (International Organization for Standardization, – ред.) сводится к трудностям перевода, то есть, почти отсутствует. Но, вернемся к определению СМК. Что значит «требуемое качество»? Сам по себе предмет не может быть ни плох, ни хорош, а оценку получает лишь с точки зрения человека. Качеством является то, что признается таковым потребителями. По этой причине к определению системы управления качеством обычно добавляют, что СМК должна удовлетворять требованиям в области качества, которые возникают у внешних заинтересованных сторон: рядовых клиентов, партнеров, госструктур, прочих игроков рынка, заинтересованных в деятельности организации, внедряющей у себя ISO 9001.

Виды деятельности, которые объединяет в себе система управления качеством, могут быть самыми разными. Важное место среди них занимает обучение. Можно сказать, что с него все начинается, так как перед внедрением СМК высшее руководство должно в подробностях изучить философию и практические аспекты работы современных СМК, иначе оно не сможет руководить процессом и отдавать адекватные ситуации распоряжения. До, и, особенно, во время функционирования и внедрения СМК обучение проводится для менеджмента среднего звена и рядовых сотрудников компании. Они изучают как сам стандарт ISO 9001, так и внутреннюю документацию предприятия, которая была разработана для реализации нововведений в рамках системы менеджмента качества. Кроме того, непосредственные исполнители учатся понимать запросы потребителей своего труда. Стандарт ISO 9001 учитывает тесную взаимосвязь между процессами на предприятии и внешним миром, который, с одной стороны, поставляет для организации сырье, с другой – является целью ее усилий. В зависимости от выбранной стратегии внедрения СМК, те или иные категории сотрудников изучают специальное программное обеспечение, самые современные инструменты научного анализа тех или иных вопросов связанных с качеством на предприятии. Это принципиальная позиция стандарта ISO 9001. Согласно этому нормативному документу решения должны приниматься на основании фактов. Если придерживаться этого принципа – принятию многих решений в компании должны предшествовать дотошный сбор информации и всесторонний анализ.

Создание, управление и периодическое обновление документации СМК играет огромную роль для успеха внедрения системы управления качеством. Сюда входит разработка руководства по качеству – обобщенный документ, предназначенный для ознакомления всех сотрудников, своеобразный обзор всей СМК, внешние документы на которые вынуждена опираться любая коммерческая структура: законы, сам стандарт ISO 9001, государственные стандарты. К числу документов СМК относятся и внутренние стандарты качества, например ТУ (технические условия, ред.). Ниже руководства по качеству в иерархии следует целая вереница постоянных документов, редактируемых редко и обновляемых постоянно. Общая политика и цели в области качества также существуют в виде отдельных документов. Разработка документации начинается с маркетинга, ревизии целей организации, ее ресурсов и возможностей, структурирования деятельности предприятия в соответствии с процессным подходом.

Процессный подход – это научная концепция, лежащая в основе стандарта ISO 9001 и предлагающая рассматривать любую организацию как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, стыки которых имеют первостепенное значение. Исходя из концепции процессного подхода, по стандарту, на предприятии должен быть реализован цикл PDCA, позволяющий установить очередность операций СМК, требующих постоянного повторения. Предложенный в ISO 9001 цикл позволяет не только поддерживать качество на уровне, но и улучшать его. Естественно, перед тем как «запустить» PDCA необходимо понять, из каких конкретно процессов состоит деятельность компании, которая приняла решение создать СМК. Обычно это представляет большую сложность. Будучи универсальным документом, ISO 9001 не может предложить схему процессов и их взаимодействий для конкретного предприятия. С другой стороны, в нем дана классификация, содержащая ключ к самостоятельному делению на процессы. Норматив делит все виды деятельности на те, которые относятся к управлению организацией, менеджменту ресурсов, процессам жизненного цикла, измерениям, анализу и улучшениям. Одной из самых сложных сторон работы с процессным подходом является следующая особенность. Иногда добросовестное применение этого метода ведет к пересмотру всей оргсистемы предприятия. Процессы могут, конечно, совпасть со структурой отделов организации, но, детальный анализ способен и выявить ненужную деятельность, неэффективную административную организацию. Если у руководства предприятия возникают трудности с осмыслением или воплощением в жизнь положений ISO 9001, к его услугам целая серия руководств, которые Международная организация по стандартизации выпустила по различным деталям создания СМК: ISO 10006, ISO10007, ISO 10012, ISO\TO 10013, ISO\TO 10014, ISO 10015, ISO\ТУ 16949, ISO 19011, ISO 10006 и ряд других. Эти документы касаются внутреннего аудита СМК и сертификации, внедрения СМК и ее адаптации к определенной отрасли, улучшению системы и другим важнейшим вопросам. Кроме этих руководств, у менеджмента предприятия есть еще возможность прибегнуть к помощи многочисленных консалтинговых организаций, которые не один год профессионально помогают внедрять СМК.

Поговорим отдельно о научных инструментах анализа и изменения ситуации с качеством в организации, а также об электронных системах, которые могут поддерживать работу СМК. Большая часть первых основана на статистике – их общее название статистические методы контроля качества: графики Парето, диаграммы Исикавы, графики разброса, таблицы QFD. Отметим, что циклические операции не обязательно основывать только на PDCA. Есть, как минимум две альтернативы: триады Джурана и методы Тагути. Они могут заменить в определенных обстоятельствах, а могут дополнить модель PDCA.

Что касается электронных систем, которые облегчают и организуют документооборот СМК, то здесь стоит упомянуть APQP (Advanced Product Quality Planning, – ред.) и ERP (Enterprise Resource Planning, – ред.), IDEF (Integrated definition, – ред.), FMEA (Failure Mode and Effects Analisis, – ред.).

Стандарт ISO 9001 не устанавливает строгую форму, в которой может быть установлен документооборот СМК, она может по-старинке быть воплощена в бумажном виде, но если использована электронная система документооборота, то применение возможностей IT-технологий будет неоценимо.

Итак, создание СМК состоит из внедрения процессного подхода и PDCA, в соответствии со стандартом ISO 9001, обучения руководства современным методам и подходам в управлении, маркетинга, разработки стратегии организации с планом, целями и учетом ресурсов, разработка и воплощение проекта преобразования организационной системы предприятия, постоянное повышение квалификации сотрудников, разработка учебных планов для них, разработка методик проектирования процессов, разработка документированных процедур и стандартов предприятия. Что-нибудь еще? Да сколько угодно. Система менеджмента качества – очень гибкий механизм, способный воспринимать новые приемы и методы и ее потенциал ни в коем случае нельзя свести только к требованиям стандарта ISO 9001.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Хранимые процедуры SQL Server для начинающих

В этой статье мы узнаем, как создавать хранимые процедуры в SQL Server на различных примерах.

Хранимая процедура SQL Server — это пакет операторов, сгруппированных в логическую единицу и хранящихся в базе данных. Хранимая процедура принимает параметры и выполняет операторы T-SQL в процедуре, возвращает набор результатов, если таковой имеется.

Чтобы понять различия между функциями и хранимыми процедурами в SQL Server, вы можете обратиться к этой статье «Функции и хранимые процедуры в SQL Server», а чтобы узнать о частичных хранимых процедурах в SQL Server, щелкните «Частичные хранимые процедуры в SQL Server».

Преимущества использования хранимой процедуры

Его можно легко изменить. : Мы можем легко изменить код внутри хранимой процедуры без необходимости перезапуска или развертывания приложения. Например, если запросы T-SQL написаны в приложении и если нам нужно изменить логику, мы должны изменить код в приложении и повторно развернуть его. Хранимые процедуры SQL Server устраняют такие проблемы, сохраняя код в базе данных. поэтому, когда мы хотим изменить логику внутри процедуры, мы можем просто сделать это с помощью простого оператора ALTER PROCEDURE.

Уменьшение сетевого трафика: Когда мы используем хранимые процедуры вместо написания запросов T-SQL на уровне приложения, по сети передается только имя процедуры, а не весь код T-SQL.

Возможность повторного использования: Хранимые процедуры могут выполняться несколькими пользователями или несколькими клиентскими приложениями без необходимости повторного написания кода.

Безопасность: Хранимые процедуры уменьшают угрозу, устраняя прямой доступ к таблицам.мы также можем зашифровать хранимые процедуры при их создании, чтобы исходный код внутри хранимой процедуры не был виден. Используйте сторонние инструменты, такие как ApexSQL Decrypt, для расшифровки зашифрованных хранимых процедур.

Производительность: Хранимая процедура SQL Server при первом выполнении создает план и сохраняет его в пуле буферов, чтобы этот план можно было повторно использовать при следующем выполнении.

Я создаю образцы таблиц, которые будут использоваться в примерах в этой статье.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 140002 14

CREATE TABLE Product (ProductID INT, ProductName VARCHAR (100)) GO CREATE TABLE ProductDescription (ProductID INT, ProductDescription VARCHAR (800)) VARCHAR VAL ES (680, ‘HL Road Frame — Black, 58’) , (706, ‘HL Road Frame — Red, 58’) , (707, ‘Sport-100 Helmet, Red’) GO ВСТАВИТЬ В ОПИСАНИЕ ПРОДУКТА ЗНАЧЕНИЯ (680, ‘Запасное горное колесо для райдера начального уровня.’) , (706, «Прочный сплав с быстроразъемной втулкой») , (707, «Аэродинамические диски для плавной езды») GO

Создание простой хранимой процедуры

Мы создадим простую хранимую процедуру, которая объединяет две таблицы и возвращает набор результатов, как показано в следующем примере.

СОЗДАТЬ ПРОЦЕДУРУ GetProductDesc AS НАЧАТЬ УСТАНОВИТЬ NOCOUNT ON SELECT P.ProductID, P.ProductName, PD.ProductDescription FROM Product P INNER JOIN ProductDescription PD ON P.ProductID = PD.ProductID END

Мы можем использовать «EXEC ProcedureName» для выполнения хранимых процедур. Когда мы выполняем процедуру GetProductDesc, набор результатов выглядит так, как показано ниже.

Создание хранимой процедуры с параметрами

Давайте создадим хранимую процедуру SQL Server, которая принимает входные параметры и обрабатывает записи на основе входного параметра.

Ниже приведен пример хранимой процедуры, которая принимает параметр.

СОЗДАТЬ ПРОЦЕДУРУ GetProductDesc_withparameters (@PID INT) AS BEGIN SET NOCOUNT ON SELECT P.ProductID, P.ProductDesc_withparameter 9.ProductName 9.ProductName 9.ProductName 9.Product НА P.ProductID = PD.ProductID ГДЕ P.ProductID=@PID END

EXEC GetProductDesc_withparameters 706

При выполнении хранимой процедуры нам необходимо передать входной параметр. Пожалуйста, обратитесь к изображению ниже для получения набора результатов.

Создание хранимой процедуры со значениями параметров по умолчанию

Ниже приведен пример хранимой процедуры со значениями параметров по умолчанию.

СОЗДАТЬ ПРОЦЕДУРУ GetProductDesc_withDefaultparameters (@PID INT = 706) AS BEGIN УСТАНОВИТЬ NOCOUNT ON SELECT P. ProductDescription PD ON P.ProductID = PD.ProductID ГДЕ P.ProductID=@PID END

Когда мы выполняем описанную выше процедуру без передачи значения параметра, будет использоваться значение по умолчанию 706.Но при выполнении передачи значения значение по умолчанию будет проигнорировано, а переданное значение будет рассматриваться как параметр.

Создание хранимой процедуры с выходным параметром

Ниже приведен пример хранимой процедуры с выходным параметром. В следующем примере извлекается EmpID, который является столбцом автоматической идентификации при добавлении нового сотрудника.

CREATE TABLE Сотрудник (EmpID int identity (1,1), EmpName varchar (500))

СОЗДАТЬ ПРОЦЕДУРУ ins_NewEmp_with_outputparamaters (@Ename varchar (50), @EId int output) AS BEGIN SET NOCOUNT ON Employee INSNOCOUNT ON VName IN ВЫБРАТЬ @ EId = SCOPE_IDENTITY () END

Выполнение хранимых процедур с выходными параметрами немного отличается.Мы должны объявить переменную для хранения значения, возвращаемого выходным параметром.

объявить @EmpID INT EXEC ins_NewEmp_with_outputparamaters ‘Andrew’, @EmpID OUTPUT SELECT @EmpID

Создание зашифрованной хранимой процедуры

Мы можем скрыть исходный код в хранимой процедуре, создав процедуру с опцией «ШИФРОВАНИЕ».

Ниже приведен пример зашифрованной хранимой процедуры.

СОЗДАТЬ ПРОЦЕДУРУ GetEmployees С ШИФРОВАНИЕМ КАК НАЧАТЬ УСТАНОВИТЬ НОМЕР НА SELECT EmpID, EmpName from Employee END

Когда мы пытаемся просмотреть код хранимой процедуры SQL Server с помощью sp_helptext, он возвращает: «Текст для объекта GetEmployees зашифрован.”

Когда вы пытаетесь создать скрипт для зашифрованной хранимой процедуры из студии управления SQL Server, выдает ошибку, как показано ниже.

Создание временной процедуры

Подобно временной таблице, мы также можем создавать временные процедуры. Есть два типа временных процедур: одна — это локальная временная хранимая процедура, а другая — глобальная временная процедура.

Эти процедуры создаются в базе данных tempdb .

Локальные временные хранимые процедуры SQL Server : они создаются с префиксом # и доступны только в сеансе, в котором они были созданы. Эта процедура автоматически прерывается при закрытии соединения.

Ниже приведен пример создания локальной временной процедуры.

CREATE PROCEDURE #Temp AS BEGIN PRINT ‘Local temp procedure’ END

Глобальная временная хранимая процедура SQL Server: Эти процедуры создаются с префиксом ## и могут быть доступны также в других сеансах.Эта процедура автоматически сбрасывается при закрытии соединения, которое использовалось для создания процедуры.

Ниже приведен пример создания глобальной временной процедуры.

CREATE PROCEDURE ## TEMP AS BEGIN PRINT ‘Global temp procedure’ END

Изменение хранимой процедуры

Используйте оператор ALTER PROCEDURE для изменения существующей хранимой процедуры.Ниже приведен пример изменения существующей процедуры.

ИЗМЕНЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ GetProductDesc AS НАЧАЛО УСТАНОВИТЬ НОМЕР НА ВЫБЕРИТЕ P.ProductID, P.ProductName, PD.ProductDescription FROM PDProduct P. Код продукта КОНЕЦ

Переименование хранимой процедуры

Чтобы переименовать хранимую процедуру с помощью T-SQL, используйте системную хранимую процедуру sp_rename.Ниже приведен пример переименования процедуры «GetProductDesc» на новое имя «GetProductDesc_new».

sp_rename ‘GetProductDesc’, ‘GetProductDesc_new’

Заключение

В этой статье мы исследовали хранимые процедуры SQL Server на различных примерах. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, задавайте их в разделе комментариев ниже.

Администратор баз данных SQL Server, разработчик с большим опытом администрирования, разработки, настройки производительности, мониторинга, обеспечения высокой доступности и аварийного восстановления SQL Server

Последние сообщения Ранги Бабу (посмотреть все)

ISO 9001 Процессы, процедуры и рабочие инструкции

Взаимосвязь между процессами, процедурами и рабочими инструкциями

Когда компания документирует свою СМК, эффективная практика заключается в том, чтобы четко и кратко идентифицировать их процессы, процедуры и рабочие инструкции, чтобы объяснить и контролировать, насколько она соответствует требованиям ISO 9001: 2015.Это начинается с базового понимания иерархии этих терминов и того, как эффективно классифицировать работу системы управления внутри них. Проще говоря:

Процесс указывает , что необходимо сделать и почему

Процедура утверждает , как должен выполняться процесс

Рабочая инструкция объясняет , как выполнять процедуру .

Рассматривайте процесс как высокоуровневый стратегический метод контроля, по сути, сводку целей, спецификаций и необходимых ресурсов.Процедура добавляет дополнительные детали, такие как обязанности, конкретные инструменты, методы и измерения. А рабочая инструкция — это пошаговое руководство по реализации процесса и процедуры, часто сегментированное каким-то образом, чтобы сосредоточить внимание тех, кто выполняет реальную работу.

Для контроля результатов системы менеджмента качества часто создаются более детализированные уровни действий в форме процессов, процедур и рабочих инструкций. Обычно они помогают удовлетворить требования стандарта управления качеством, например ISO 9001-2015.

Иерархия процессов, процедур и рабочих инструкций ISO 9001

Некоторые основные рекомендации по запоминанию различий между этими терминами при документировании вашей системы менеджмента качества:

1. Начните с процессов ISO 9001 , которые вы должны задокументировать. Количество процессов обычно определяет количество процедур. Хотя ситуация диктует точное количество процедур, необходимых для адекватного контроля желаемого результата, хорошей организационной практикой является не создавать больше процедур, чем требований.
2. В большинстве случаев вы создадите процедуру ISO 9001 для каждого процесса. Многие компании пишут слишком много процедур, тогда как на самом деле они должны документировать эти директивы как более конкретные рабочие инструкции.
3. При необходимости создайте подробные рабочие инструкции ISO 9001 для каждой задачи, которая необходима для поддержки каждой из ваших процедур. (Хорошее практическое правило: если процедура не дает достаточных указаний для выполнения кем-либо задачи, создайте рабочую инструкцию.)

Процесс

Процесс — это любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входов в выходы. Стандарт ISO 9001 основан на процессном подходе. (Установление эффективных и действенных процессов, которые постоянно соблюдаются и улучшаются, является основой большинства стандартов управления.)

Процессы должны иметь определенные (и, надеюсь, измеримые) цель (и), вход (ы), выход (ы), действия и ресурсы. Эти ключевые элементы должны присутствовать при определении процесса:

• Входы / ресурсы:
  • Указанные требования (потребности), например:
    • Какая информация вам нужна для начала работы?
    • Откуда взялась эта информация?
• Действия:
  • Взаимосвязанные или взаимодействующие виды деятельности, в которых используются ресурсы, необходимые для достижения определенного результата
  • Все операции, действия и подпроцессы, выполняемые для получения желаемого результата, например:
    • Какие основные работы выполняются в вашем отделе?
    • Вы можете объяснить мне свои действия здесь?
• Выходы:
  • Удовлетворение требований (результатов), например:
    • Кто получает результат вашего труда?
    • Как узнать, правильно ли вы выполнили свою работу? (достигнуто)

Один из способов визуализации процесса — это преобразовательная «машина», в которую загружаются как требования, так и ресурсы.Работа сделана и получен удовлетворительный результат. Эффективность процесса измеряется его способностью достигать желаемых результатов. Эффективность процесса измеряется соотношением достигнутых результатов к затраченным ресурсам.

Стандарт ISO 9001 2015 предполагает, что для удовлетворения его требований могут потребоваться многие типы процессов, включая:

Одна из основных целей (и результатов) использования хорошо построенных процессов — унифицировать работу организации по вертикальным функциям (также называемым «разрозненными»).Они не всегда могут иметь конечную цель — удовлетворение потребностей клиентов в качестве внутреннего приоритета. Путем раскрытия и документирования конкретных сквозных процессов взаимодействия можно достичь результата более высокого порядка с помощью надлежащих методов управления (например, обучения, измерения, поощрений / вознаграждений и т. Д.)

Пример процесса: Наем подрядчика Процесс найма подрядчика может начинаться с запроса на найм подрядчика (исходные данные), исследования по выбору лучшего подрядчика для найма (сбор информации о возможностях и сбор предложений) и подписания первоначального чека на выполнить задание (вывод).

Процедура

Процедура — это единый метод, описывающий, как выполнять процесс , например, как вы контролируете своих поставщиков. Обычно он содержит такие элементы, как:

• Зачем нужна процедура
• Что нужно сделать и как это будет выполняться
• Кто какие действия выполняет
• Откуда берутся входы и куда выходят
• Любые требования к месторасположению (т. Е. Место, где осуществляется деятельность)
• Критерии (требования), которым они должны соответствовать
• Необходимые инструменты, информация или другие ресурсы
• Терминология, определения, пояснения и т. Д.

Хотя требования и вспомогательные процессы часто упоминаются в стандарте ISO 9001: 2015, мандат на создание конкретных процедур был удален и заменен термином «Документированная информация» (Подробнее о Разделе 7.5: Документированная информация). Однако это не уменьшает необходимости или эффективности формального определения процедур. Процедуры используются, когда есть определенная операция, которой следует постоянно следовать. (Бывают случаи, когда в процедуре нет необходимости.Например, если не имеет значения, как набираются новые сотрудники, просто есть средства для этого, тогда для этого можно написать процесс без процедуры .)

Пример процедуры: проверка контракта Пример процедуры может быть важен для критически важных отраслей с высокой степенью ответственности, таких как аэрокосмическая промышленность, производство медицинских устройств или автомобилестроение, может описывать формальный процесс, используемый для связи с клиентами и просмотра информации от клиента, включая отзывы клиентов .Щелкните приведенную выше иллюстрацию, чтобы увидеть пример того, как этот тип процедуры может быть построен с использованием одного из наших шаблонов процедур.

Например, процедуры (вместе с вашим руководством по качеству ISO 9001 и необходимыми формами) часто составляют основную документацию для QMS, которая помогает запускать систему с большей степенью соответствия, последовательности и предсказуемости. В ваших процедурах будет описано, как вы ведете и контролируете свой бизнес и выполняете требования ISO 9001 в меняющихся условиях, таких как смена персонала, замена поставщиков, обновленные требования / ожидания клиентов и т. Д.(Магазин 9000 предоставляет полный набор необходимых процедур ISO 9001, которые можно использовать в качестве руководства при разработке ваших конкретных процедур, пример которых приведен ниже.)

Образец процедуры

Процедура предлагает общее описание того, как компания выполняет требования к процессу, но не включает специфические для компании детали для выполнения. Эти конкретные директивы, необходимые сотруднику для выполнения задач компании: рабочие инструкции (см. Ниже)

Инструкция по эксплуатации

Рабочая инструкция описывает, как выполнить задачу в процессе , который является более подробной частью процедуры, такой как «Завершение заказа на поставку» или «Заказ расходных материалов».”Причины для рабочих инструкций носят организационный и пояснительный характер:

1. Иногда требуется больше подробностей, чем описано в процедурах. Многие организации включают рабочие инструкции для детализации конкретных задач, упомянутых в процедуре, помощи в обучении и уменьшения количества ошибок, поскольку пошаговые инструкции, необходимые для выполнения чего-либо, могут отсутствовать в более общих черновиках процедур.
2. Однако это функциональное разделение между процедурой и рабочей инструкцией может быть хорошим организационным инструментом — если есть преимущество разделения процедуры (процедур) на множество «подпроцедур», которые связаны, но охватывают разные аспекты.

Рабочая инструкция часто повторяет многие элементы процедуры, чтобы помочь описать, где она вписывается в процесс, например:

• Назначение
• Определения
• Ответственность
• Требования
• Инструменты и информация

Но в своей основе рабочая инструкция содержит подробные пошаговые инструкции, которые невыгодно включать в процедуру, поскольку она требует такого ограниченного объема.

Пример рабочей инструкции: Изготовление Набор рабочих инструкций по сборке на основе сварки может содержать пошаговые инструкции для завершения окончательного изготовления, включая резку, сверление и сварку готовой детали, включая осмотр, управление запасами и т. Д.Нажмите на рисунок выше, чтобы увидеть, как построить рабочую инструкцию с помощью одного из наших шаблонов.

Как отмечалось выше, ISO 9001.2015 не требует создания рабочих инструкций. Однако годы практики документирования управления качеством показывают, что объединение их в иерархию документации может более четко и эффективно контролировать результаты управления качеством.

Образец рабочей инструкции

Обратите внимание, что определенный текст стандарта ISO 9001 используется только в учебных целях.Standard Stores признает и соблюдает правила Международной организации по стандартизации (ISO) в отношении авторских прав и интеллектуальной собственности.

Политики и процедуры на рабочем месте: полное руководство

Что такое политики и процедуры?

Политики и процедуры идут рука об руку, но не взаимозаменяемы.

Политика — это набор общих руководящих принципов, в которых излагается план организации по решению проблемы. Политики сообщают о связи между видением и ценностями организации и ее повседневными операциями.

Процедура объясняет конкретный план действий для выполнения политики. Процедуры говорят сотрудникам, как и когда действовать в ситуации.

Совместное использование политик и процедур дает сотрудникам всестороннее представление о своем рабочем месте. Они знают, к какой культуре стремится организация, какое поведение от них ожидается и как достичь того и другого.

СВЯЗАННЫЕ: Обновления Руководства для сотрудников на 2019 год

Важность политик и процедур

Независимо от размера вашей организации, разработка официальных политик и процедур может сделать ее работу более гладкой и эффективной.Они передают ценности и видение организации, гарантируя, что сотрудники точно понимают, что от них ожидается в определенных ситуациях.

Поскольку как индивидуальные, так и командные обязанности четко задокументированы, нет необходимости в методах проб и ошибок или микроуправлении. Прочитав политику и процедуры на рабочем месте, сотрудники должны четко понимать, как подходить к своей работе.

Формальные политики и процедуры экономят время и снимают стресс при решении кадровых вопросов. Отсутствие письменной политики приводит к ненужным затратам времени и усилий на попытки согласовать курс действий.Имея уже существующие строгие правила, сотрудники просто должны следовать процедурам, а менеджеры просто должны обеспечивать соблюдение политик.

Внедрение этих документов также улучшает внешний вид организации. Официальные политики и процедуры помогают обеспечить соблюдение вашей компанией соответствующих нормативных требований. Они также демонстрируют, что организации эффективны, профессиональны и стабильны. Это может привести к укреплению деловых отношений и повышению общественной репутации.

Как разрабатывать политики и процедуры на рабочем месте

Создавая политику или процедуру для вашего рабочего места, начните с рассмотрения заявления о миссии, видении и ценностях.Согласно Правительству Нового Южного Уэльса в сфере производственных отношений , «политика на рабочем месте должна:

• определять цель политики
• объяснять, почему была разработана политика
• перечислять, к кому применяется политика
• определять, что допустимое или неприемлемое поведение
• определяет последствия несоблюдения политики
• указывает дату, когда политика была разработана или обновлена ​​”

После того, как вы внедрите свои политики и процедуры, следующим шагом будет информирование и обучение сотрудники на них.Нельзя ожидать, что сотрудники будут следовать указаниям, если они о них не знают. Не забудьте также запланировать регулярные курсы повышения квалификации, чтобы сотрудники не сбивались с пути.

Paychex WORX говорит, что «сотрудники могут с большей вероятностью принять правила, если они понимают их цель и что они не предназначены для контроля или наказания». По этой причине сохраняйте позитивный настрой во время обучения и оставляйте достаточно времени для вопросов сотрудников.

Политики и процедуры не должны быть написаны один раз и оставлены в покое на десятилетия.Регулярное рассмотрение этих документов и их обновление при необходимости является ключом к их успеху. В дополнение к ежегодному обзору рассмотрите возможность обновления их, когда вы:

• принимаете новое оборудование, программное обеспечение и т. Д.
• видите увеличение количества несчастных случаев или отказов на месте
• испытываете рост жалоб клиентов
• испытываете чувство общей путаницы или увеличиваются вопросы персонала относительно повседневных операций
• видят несоответствие в производительности сотрудников
• чувствуют повышенный уровень стресса в офисе

Написание политик и процедур может быть непростым процессом.Оптимизируйте процесс с помощью нашего бесплатного шаблона политик и процедур .

Типы политик и процедур, необходимых для каждого рабочего места

Организациям нужны политики и процедуры для широкого круга вопросов, связанных с персоналом. Ниже приведены некоторые из тем, по которым вам следует подумать о создании руководящих принципов.

Правила и процедуры посещаемости

Эти документы могут включать инструкции по опозданию, отпуску, отпуску по болезни, встречам и оплачиваемым часам работы волонтерами.Вы также можете указать количество уведомлений, необходимых до бронирования времени. При разработке этих правил учитывайте вашу корпоративную культуру.

Политики и процедуры поведения сотрудников

Это обширная тема, для которой может потребоваться несколько отдельных политик. Включение руководящих принципов по употреблению наркотиков и алкоголя, курению, управлению производительностью и дисциплиной помогает сотрудникам знать, что является допустимым, а что — недопустимым поведением на работе.

Политика и процедуры использования собственности компании

Сотрудники должны использовать собственность компании для выполнения своей работы.В зависимости от вашей отрасли это может включать электронику, медицинское оборудование, автомобили, инструменты и униформу. Включите инструкции о том, как заботиться о собственности компании, а также о том, сколько (если таковые имеются) и какие виды личного использования разрешено использовать собственность компании.

Политика и процедуры преследования и дискриминации

Домогательства и дискриминация влияют на культуру на рабочем месте. Обеспечьте безопасность сотрудников и обращайтесь с ними справедливо, разрабатывая политики и процедуры, запрещающие такие действия, как:

• сексуальные домогательства
• запугивания
• словесные и физические домогательства
• преследования
• дискриминация при приеме на работу
• дискриминация на рабочем месте

Включить информацию как сообщить о преследовании и дискриминации и объяснить, что компания не будет принимать ответных мер за сообщение.

Политики и процедуры использования Интернета и социальных сетей

Сообщите сотрудникам, что любое использование Интернета на работе не является частным. Призывайте сотрудников ограничивать личное использование Интернета и следить за тем, чтобы все, что они делают в Интернете на рабочем месте, было законным, этичным и уместным (и объясните, что это означает). Добавьте рекомендации о том, что можно, а что нельзя публиковать в социальных сетях в отношении вашей организации.

Политики и процедуры обеспечения здоровья и безопасности

Защита безопасности и благополучия сотрудников должна быть высшим приоритетом каждой организации.При написании своей политики в области здоровья и безопасности включите информацию о том, как бороться с заболеванием или травмой на работе, инструкции по безопасности оборудования и как сообщить о проблеме со здоровьем или безопасностью. Также включите процедуры, которым необходимо следовать в случае пожара или стихийного бедствия.

Политики и процедуры в отношении расходов

Если ваши сотрудники путешествуют или покупают вещи для работы, наличие политики возмещения расходов имеет важное значение. Объясните, какие виды расходов приемлемы для возмещения (класс авиабилетов, транспорт, питание и т. Д.)). Включите процедуры подачи заявления о возмещении.

СВЯЗАННЫЕ: Руководства по политикам для сотрудников: что включать в ваш годовой обзор

Зачем нужно применять политики и процедуры

Политики и процедуры помогают повысить эффективность работы вашего рабочего места, но они эффективны только в том случае, если вы их применяете. Обеспечение соблюдения руководящих принципов гарантирует, что операционные процедуры и процессы принятия решений вашей организации будут единообразными и последовательными во всех случаях.

Когда вы не обеспечиваете соблюдение своих процедур, вы подвергаете свою организацию риску. Если сотрудник или внешнее лицо выдвигает обвинение против вашей компании, наличие официальных политик и процедур укрепит ваши аргументы.

Например, предположим, что кто-то подал в суд на вашу организацию за дискриминацию при приеме на работу, утверждая, что ему не дали работу, на которую они проходили собеседование, из-за инвалидности. Наличие антидискриминационной политики — веское доказательство в вашу защиту.

Или, скажем, вы отказываетесь возмещать билет на самолет первого класса, который сотрудник купил, чтобы попасть на конференцию. Указание на то, что авиабилеты первого класса не подлежат возмещению расходов, и наличие доказательства этого в вашей политике защитит вашу организацию от судебных исков и ущерба репутации.

Без формальных политик и процедур ваша организация может не реализовать свой потенциал. Разработка и применение политик, отражающих ценности вашего рабочего места, делают его более благоприятным для всех сотрудников.

Важность и преимущества стандартных операционных процедур

Стандартные рабочие процедуры (СОП) — это пошаговые инструкции, которые служат руководством для рабочих процессов сотрудников. Независимо от того, записаны ли они в виде пронумерованных шагов или отформатированы в виде блок-схем, эффективные СОП полны, четко написаны и основаны на мнениях сотрудников, выполняющих работу. Когда сотрудники следуют СОП для конкретной работы, они производят последовательный и предсказуемый продукт.

Если творческий подход является ключевым моментом в работе вашего бизнеса, СОП могут вам не подойти.Строгое соблюдение стандартных правил может ограничить творческий поток. Однако, если ваша цель — производить тот же продукт в долгосрочной перспективе и повышать продуктивность вашего бизнеса, внедрение СОП может иметь много преимуществ.

Готовность к будущему росту

Если в ваши долгосрочные цели входит расширение бизнеса за счет филиалов, готовые СОП сделают ваши проверенные рабочие процессы переносимыми. Новые сотрудники в новых офисах могут поддерживать вашу репутацию, используя СОП для копирования продуктов и услуг, предоставляемых в вашем первоначальном месте работы.

Стандартные рабочие процедуры упрощают управление производительностью

Менеджеры могут использовать структуру СОП для определения целевых диапазонов и оценки индивидуальных результатов. Сотрудники, которые работают в соответствии с СОП, точно знают, чего от них ожидают, и планируют свои рабочие графики для эффективного достижения своих целей.

Когда все сотрудники следуют одним и тем же процессам, их легко измерить по одним и тем же стандартам. Производительность можно справедливо оценить.Это особенно важно в тех случаях, когда высокоэффективные сотрудники получают вознаграждение, а низкоэффективные сотрудники проходят переподготовку или проходят испытательный срок.

Контролируйте качество и стабильность вашего продукта

Когда ваша компания производит продукт, которым вы гордитесь, вы хотите поддерживать высокий стандарт качества. Стандартизированные процедуры направляют работников и снижают вероятность пропущенных шагов или других ошибок, влияющих на качество готового продукта. Тщательно соблюдаемые СОПы гарантируют, что ваш продукт или услуга будут созданы одинаково от начала до конца.Предоставление чертежа производственной линии обеспечивает согласованность и защищает целостность вашего продукта.

Защитите себя от потери знаний

Если детали ваших бизнес-процессов хранятся в голове ключевого сотрудника, а не в руководстве по процедурам, потеря сотрудника может иметь катастрофические последствия. Документирование рабочих процессов позволяет избежать увольнения сотрудников в связи с выходом на пенсию или увольнением и позволяет вашей компании продолжать работу в обычном режиме. Трудно заменить опытных, квалифицированных сотрудников, но исчерпывающие и хорошо написанные СОП гарантируют, что ваши ценные бизнес-процессы будут соответствовать вашему бизнесу.

Сэкономьте на обучении

В зависимости от сложности задачи и опыта сотрудников СОП не могут полностью заменить обучение. Документированные процедуры являются ценным компонентом инструментария для новых сотрудников и могут сократить время обучения. Они действуют как справочные материалы и позволяют новым сотрудникам работать независимо, не полагаясь на руководителей.

Новые сотрудники — идеальный полигон для проверки эффективности СОП. Если задокументированные шаги позволяют новому сотруднику выполнить задачу, процедуры являются надежными.Если какие-либо шаги неясны, сбивают с толку или больше не используются, следует обновить СОП.

Функции управления — планирование, организация, укомплектование персоналом, руководство и контроль

Менеджмент был описан как социальный процесс, включающий ответственность за экономичное и эффективное планирование и регулирование деятельности предприятия для достижения поставленных целей. Это динамичный процесс, состоящий из различных элементов и действий. Эти виды деятельности отличаются от оперативных функций, таких как маркетинг, финансы, закупки и т. Д.Скорее, эти действия являются общими для каждого менеджера, независимо от его уровня или статуса.

Различные специалисты классифицировали функции управления. Согласно Джордж и Джерри : «Есть четыре основных функции управления: планирование, организация, приведение в действие и контроль».

По словам Генри Файоля, «Управлять — значит прогнозировать и планировать, организовывать, командовать и контролировать». В то время как Лютер Гуллик дал ключевое слово ‘ POSDCORB ‘, где P означает планирование, O — организация, S — укомплектование персоналом, D — руководство, Co — координация, R — отчетность, а B — составление бюджета.Но наиболее широко распространены функции управления, предоставленные KOONTZ и O’DONNEL, то есть Планирование , Организация , Персонал , Управление и Контроллинг .

В теоретических целях может быть удобно разделить функции управления, но на практике эти функции частично совпадают по своей природе, т.е. они в значительной степени неразделимы. Каждая функция сливается с другой, и каждая влияет на работу других.

1. Планирование

   Это основная функция управления.Он имеет дело с составлением плана будущих действий и заранее решающим образом наиболее подходящего образа действий для достижения заранее определенных целей. По словам KOONTZ, «планирование — это решение заранее — что делать, когда и как делать. Это ликвидирует разрыв между тем, где мы находимся и где мы хотим быть ». План — это план действий на будущее. Это упражнение в решении проблем и принятии решений. Планирование — это определение курса действий для достижения желаемых целей. Таким образом, планирование — это систематическое мышление о путях и средствах достижения заранее определенных целей.Планирование необходимо для обеспечения надлежащего использования человеческих и других ресурсов. Все это повсеместно, это интеллектуальная деятельность, которая также помогает избежать путаницы, неопределенностей, рисков, потерь и т. Д.

2. Организация

   Это процесс объединения физических, финансовых и человеческих ресурсов и развития продуктивных отношений между ними для достижения целей организации. По словам Генри Файоля, «организовать бизнес — значит снабдить его всем полезным или функционирующим i.е. сырье, инструменты, капитал и персонал ». Организация бизнеса включает определение и предоставление человеческих и не человеческих ресурсов организационной структуре. Организация как процесс включает:

   • Идентификация деятельности.
   • Классификация группировок видов деятельности.
   • Распределение обязанностей.
   • Делегирование полномочий и создание ответственности.
   • Координация полномочий и ответственности.

3. Персонал

   Это функция комплектования организационной структуры и поддержания ее укомплектованности. В последние годы укомплектование персоналом приобрело большее значение в связи с развитием технологий, увеличением размера бизнеса, сложностью человеческого поведения и т. Д. Основная цель укомплектования персоналом — поставить правильного человека на правильную работу, т.е. квадратные колышки в квадратных отверстиях и круглые колышки в круглые отверстия. Согласно Kootz & O’Donell, «Управленческая функция укомплектования персоналом включает укомплектование структуры организации посредством правильного и эффективного отбора, оценки и развития персонала для выполнения функций, разработанных в структуре».Штатное расписание:

4. Дирекция

   Это та часть управленческой функции, которая приводит в действие организационные методы для эффективной работы для достижения организационных целей. Это считается жизненной искрой предприятия, которая приводит в движение действия людей, потому что планирование, организация и подбор персонала — это просто подготовка к выполнению работы. Направление — это тот инертно-кадровый аспект управления, который имеет дело непосредственно с влиянием, направлением, контролем, мотивацией подчиненного для достижения целей организации.Направление имеет следующие элементы:

   Надзор — подразумевает надзор за работой подчиненных со стороны их начальства. Это акт наблюдения и руководства работой и рабочими.

   Мотивация — означает воодушевление, поощрение или поощрение подчиненных с рвением к работе. С этой целью могут использоваться положительные, отрицательные, денежные и неденежные стимулы.

   Лидерство- можно определить как процесс, посредством которого менеджер направляет и влияет на работу подчиненных в желаемом направлении.

   Связь — — это процесс передачи информации, опыта, мнения и т. Д. От одного человека к другому. Это мост понимания.

5. Контроллинг

   Он подразумевает оценку достижений относительно стандартов и исправление отклонений, если таковые имеются, для обеспечения достижения целей организации. Цель контроля — убедиться, что все происходит в соответствии со стандартами. Эффективная система контроля помогает прогнозировать отклонения до того, как они действительно произойдут.Согласно Тео Хайманн , «Контроль — это процесс проверки того, был ли достигнут надлежащий прогресс в достижении целей и задач, и, при необходимости, действия по исправлению любых отклонений». По словам Кунц и О’Донелл, «Контроллинг — это измерение и корректировка служебной деятельности подчиненных для того, чтобы убедиться, что цели и планы предприятия достигаются». Следовательно, контроллинг состоит из следующих шагов:

   1. Установление стандартного исполнения.
   2. Измерение фактической производительности.
   3. Сравнение фактических характеристик со стандартами и выявление отклонений, если таковые имеются.
   4. Корректирующее действие.

---

Быстро изучайте концепции и навыки управления с помощью простых для понимания, богато иллюстрированных модулей для самостоятельного обучения и загружаемых презентаций PowerPoint.

Загрузите ДЕМО-презентацию прямо сейчас !.

Как член премиум-класса вы получаете доступ к просмотру полного содержания курса в Интернете и загрузке презентаций PowerPoint для более чем 200 курсов в области управления и навыков.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно.Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Уровни управления

Термин « уровней управления » относится к разграничительной линии между различными руководящими должностями в организации. Количество уровней управления увеличивается с увеличением размера бизнеса и рабочей силы, и наоборот. Уровень управления определяет цепочку подчинения, объем полномочий и статус, которыми обладает любая руководящая должность.Уровни управления можно разделить на три большие категории:

1. Верхний уровень / Административный уровень
2. Средний уровень / Исполнитель
3. Менеджеры нижнего звена / Наблюдательный / Оперативный отдел / Руководители первого уровня

Руководители всех этих уровней выполняют разные функции. Роль менеджеров на всех трех уровнях обсуждается ниже:

L EVELS O F ​​ M ANAGEMENT

1. Высший уровень управления

   Он состоит из совета директоров, генерального директора или управляющего директора.Высшее руководство является высшим источником власти и управляет целями и политиками предприятия. Больше времени уделяется планированию и координации.

   Роль высшего руководства можно резюмировать следующим образом —

   1. Высшее руководство устанавливает цели и общие политики предприятия.
   2. Издает необходимые инструкции для подготовки бюджетов отделов, процедур, графиков и т. Д.
   3. Он готовит стратегические планы и политику для предприятия.
   4. Назначает руководителей среднего звена, то есть руководителей отделов.
   5. Он контролирует и координирует деятельность всех отделов.
   6. Он также отвечает за поддержание контакта с внешним миром.
   7. Он обеспечивает руководство и направление.
   8. Высшее руководство также несет ответственность перед акционерами за результаты деятельности предприятия.
   
   

2. Средний уровень управления

   Руководители филиалов и отделов составляют средний уровень.Они несут ответственность перед высшим руководством за работу своего отдела. Они уделяют больше времени организационным и руководящим функциям. В небольшой организации есть только один уровень среднего уровня управления, но на крупных предприятиях может быть руководство высшего и младшего среднего уровня. Их роль можно выделить как —

   1. Они выполняют планы организации в соответствии с политиками и директивами высшего руководства.
   2. Они составляют планы подразделений организации.
   3. Они участвуют в трудоустройстве и обучении руководителей более низкого уровня.
   4. Они интерпретируют и объясняют политику от высшего руководства до более низкого уровня.
   5. Они несут ответственность за координацию деятельности внутри подразделения или отдела.
   6. Он также отправляет важные отчеты и другие важные данные руководству высшего уровня.
   7. Оценивают работу младших менеджеров.
   8. Они также несут ответственность за то, чтобы вдохновлять руководителей более низкого уровня на повышение производительности.
   
   

3. Нижний уровень управления

   Нижний уровень также известен как надзорный / оперативный уровень управления. В его состав входят руководители, бригадир, начальники участков, суперинтендант и т. Д. Согласно R.C. Дэвис , «Под надзорным менеджментом понимаются те руководители, чья работа в основном должна быть связана с личным надзором и руководством оперативных сотрудников». Другими словами, они связаны с управлением и контролирующей функцией менеджмента.Их деятельность включает —

   1. Распределение заданий и задач между различными работниками.
   2. Они направляют и инструктируют рабочих для повседневной деятельности.
   3. Они несут ответственность как за качество, так и за количество продукции.
   4. На них также возложена ответственность за поддержание хороших отношений в организации.
   5. Они сообщают работникам проблемы, предложения, рекомендательные обращения и т. Д. На более высокий уровень и цели и задачи более высокого уровня для работников.
   6. Они помогают разрешить недовольство рабочих.
   7. Они контролируют и направляют подчиненных.
   8. Они несут ответственность за обучение рабочих.
   9. Они предоставляют необходимые материалы, машины, инструменты и т.д. для выполнения работы.
   10. Они готовят периодические отчеты о работе рабочих.
   11. Обеспечивают дисциплину на предприятии.
   12. Они мотивируют работников.
   13. Они создают имидж предприятия, потому что находятся в прямом контакте с рабочими.

---

Быстро изучайте концепции и навыки управления с помощью простых для понимания, богато иллюстрированных модулей для самостоятельного обучения и загружаемых презентаций PowerPoint.