Правила списания основных средств в бюджетных учреждениях: Списание основных средств в бюджетных учреждениях — 2022-2023 годы

Списание и утилизация основных средств в бюджетном учреждении

Имущество предприятия по ряду причин может изыматься из обихода. Например, если утрачены технические и эстетические характеристики вещей и предметов, и дальнейшее использование невозможно. Они подлежат уничтожению. Но перед этим составляется акт о проведении утилизации основных средств. Для корректного составления официальной бумаги используют образец.

[vote2x id=»4808″ align=»center»]

Утилизация имущества на предприятии и в бюджетном учреждении – это процедура, которая состоит из нескольких этапов. Часто возникают вопросы о тонкостях проведения и правильности учета в бухгалтерской отчетности. Все экономисты знают, что уничтожение основных средств — это главная часть процесса списания.

Работник отдела бухгалтерии готовит официальные бумаги в соответствии с КОСГУ. Созванная комиссия проверяет и подтверждает обоснованность списания. В итоге имущество предприятия снимают с эксплуатации и отправляют на утилизацию.

Утилизация имущества в бюджетном учреждении

Для снятия с баланса основных средств, находящихся в пользовании бюджетного предприятия, необходимо подготовить официальные бумаги. Существует ряд особенностей этой процедуры.

Основания для списания:

• состояние имущества, не пригодное для дальнейшего использования;
• передача в распоряжение другому юридическому лицу;
• хищение, утеря;
• ситуации, когда невозможно установить местонахождение объекта;
• прочие обстоятельства, из-за которых требуется списание.

Для принятия окончательного решения об уничтожении основных средств, учитывается то, насколько достоверна информация о состоянии. Эти сведения вносят в бухучет предприятия, которое выступает инициатором утилизации.

Причины списания

Основные средства списывают на законном основании в установленном порядке, если организация не использует их в хозяйственной деятельности или производстве.

Причины, по которым приходится списывать основные средства, это:

• [info-box type=»bold»]Физический износ.[/info-box]
  Это утрата вещественных или физических свойств конкретного объекта, его разрушение. Обычно к такому положению приводит чрезмерная эксплуатация или негативное действие иных факторов;
• [info-box type=»bold»]Моральный износ.[/info-box]
  Это состояние, при котором ограничивается полноценное использование объекта для решения поставленных задач. Сложность заключается и в поиске комплектующих частей или мастеров, способных выполнить требуемые сервисные работы.

Порядок списания основных средств

Списание и утилизация основных средств возможна только в нескольких случаях. Касается это и бюджетных учреждений. Для этого оформляются документы, в которых отображена обоснованность таких действий.

1. [info-box type=»bold»]Первый шаг[/info-box] – это составление перечня имущества, которое предстоит уничтожить. Эколог, состоящий в штате предприятия, изучает список.
   Цель – определение типа отходов, которые остаются после уничтожения, проверка паспортов. Если документы отсутствуют, эколог самостоятельно составляет их и предоставляет для рассмотрения в соответствующие инстанции.
2. [info-box type=»bold»]Второй шаг[/info-box] – определение и подбор общественного объединения для работы с отходами. В качестве исполнителя подойдет организация с лицензией на сбор, обработку и перемещение отходов 1-4 классов опасности. В лицензии указываются ФККО коды.
3. [info-box type=»bold»]Третий шаг[/info-box] – списание. Бюджетные организации, в отличие от коммерческих, могут только распоряжаться имуществом. Они не собственники. Этим объясняется обязательное согласование с вышестоящими инстанциями и органами контроля.

Акт утилизации основных средств в бюджетных учреждениях

Специально разработанного образца для составления акта нет. Организации создают этот документ, исходя из своих потребностей и вида хозяйствования. Предполагается, что каждый раз для утилизации может быть разработан новый образец для заполнения. Форма написания – свободная, с отображением реквизитов объекта, инициировавшего уничтожение средств.

Неизменные правила составления актов – это оформление документации на бумажных носителях. Каждый приказ должен быть завизирован участниками оценочной комиссии, которые принимали решение о ликвидации. В ее состав входят: руководитель предприятия (назначается председателем), главный бухгалтер, специалист по контролю за материальными ценностями, завхоз, лица, несущие ответственность за объекты предприятия.

[info-box type=»bold»]Информация, которая указывается в акте утилизации:[/info-box]

• название объекта;
• перечисление технических свойств;
• дата производства и закупки;
• стоимость, отображенная в финансовой отчетности;
• дата начала эксплуатации;
• причина вывода из обихода;
• описание и краткие комментарии о составных частях, пригодных для использования.

Срок хранения актов утилизации основных средств

Акт об утилизации имущества учреждения относится к документации бухгалтерской отчетности. Экономические субъекты по закону хранят эти бумаги на протяжении определенного срока. Он определен положениями для государственных архивов. Минимальный срок – шестьдесят календарных месяцев. Внесение поправок в акты, находящиеся на хранении, не предусмотрено.

Утилизация при списании основных средств

Утилизация основных средств после списания происходит после оформления документации о согласовании ликвидации. Для уничтожения списанного имущества предприятие подписывает договор о сотрудничестве с компанией, перерабатывающей отходы на законном основании. В этом случае понадобится акт о приеме–передаче имущества, и акт подтверждающий факт уничтожения.

Если организация решает вопрос самостоятельно, то может ограничиться заключением комиссии и документом о снятии с баланса (форма ОС-4).

Что делать, если в ФККО отсутствует нужный вид отхода?

ФККО – это реестр отходов, которые появляются в результате хозяйственной деятельности. Каждому типу мусора в этом списке присвоен персональный код.

Государственные компании, подготовившие основные средства для списания и дальнейшей утилизации по ОКПД 2, могут столкнуться со сложностями. Например, отсутствие необходимой в ФККО информации об отходах, которые образуются после уничтожения. Для решения этого вопроса предприятию нужно сделать подтверждение класса опасности полученного мусора.

Определение химического состава мусора поручено лицензированным лабораториям. Полученные данные показывают, о каком классе опасности идет речь.

После установления класса составляется паспорт с указанием кода. Заключительный этап – заверение документа руководителем, и его направления с остальными документами в организацию по надзору за окружающей природой.

Официального документа, перечисляющего все виды имущества предприятий, которые подлежат утилизации после списания, нет. Но перемещение снятых с баланса основных средств без согласования и оформления документации противозаконно. Нарушение этих предписаний прямой путь к штрафным санкциям.

Правила списания основных средств в бюджетных учреждениях

02 июля 2017

Поделиться:

Списание основных средств в бюджетных учреждениях 2017 года должно происходить по определенным правилам. Что это за правила и какими законодательными актами они регламентированы, расскажем далее.

Особенности имущества бюджетных организаций

Принципы списания основных средств в бюджетных организациях

Списание основных средств в бюджетных учреждениях в 2017 году

Проводки, сопровождающие списание ОС в бюджетной организации

Содержание

Особенности имущества бюджетных организаций

Бюджетное — это особенное предприятие, с отличительной чертой: его имущество принадлежит исключительно государству, а предприятие пользуется им на праве оперуправления (п.  9 ст. 9.2 закона «О некоммерческих организациях» № 7-ФЗ от 12.01.1996). Можно выделить 2 особенности в правилах пользования имуществом учреждения:

1. В распоряжении учреждения имеется имущество. Прежде чем проводить операции с ним, следует добиться разрешения собственника. Это касается всего недвижимого фонда бюджетного учреждения, а также особенно ценного движимого имущества, отданного собственником или полученного за его счет и прикрепленного собственником за этим учреждением.
2. В распоряжении бюджетной организации присутствует имущество, которым ей дозволено распоряжаться свободно (это особенно ценное имущество, поступившее за средства, которые учреждение само заработало, осуществляя коммерческую деятельность), а также иное движимое имущество. Но и здесь есть особенность: передача имущества в качестве вклада в уставный капитал прочих бюджетных организаций без согласия собственника запрещена, так же как не разрешено без его согласия осуществлять крупные сделки.

По п.  11 ст. 9.2 закона № 7-ФЗ под особо ценным понимается имущество, без которого функционирование предприятия было бы значительно затруднено. Перечень такого движимого имущества вводится органом-учредителем.

Принципы списания основных средств в бюджетных организациях

Бюджетные предприятия могут столкнуться с необходимостью списания ОС в 2 случаях:

• ОС уничтожено/утеряно;
• ОС морально или физически устарело, и его дальнейшая эксплуатация нецелесообразна.

Как уже говорилось, имущество учреждения не принадлежит ему, и списание имущества должно обязательно сопровождаться законодательно установленной процедурой. На предприятии следует организовать особую комиссию, принимающую резолюции по списанию ОС и действующую на постоянной основе.

Бюджетная организация может быть учреждена городским образованием или субъектом РФ либо же быть федеральной. В зависимости от этой принадлежности перечень бумаг, формируемых ликвидационной комиссией, может разниться. Организация, образованная на базе субъекта Федерации или муниципалитета, должна обращаться к законодательным актам, утвержденным этими субъектами. Для федеральных учреждений документом, на который надо опираться, управляя активами, является постановление Правительства РФ «Об особенностях списания федерального имущества» № 834 от 14.10.2010. А процедура сдачи документов на согласование регламентирована приказом Минэкономразвития и Минфина РФ № 96/30н от 10.03.2011.

 

Списание основных средств в бюджетных учреждениях в 2017 году

Списание основных средств в бюджетных учреждениях сопровождается оформлением определенных документов. Их формы приняты приказом Минфина РФ № 52н от 30.05.2015 и используются до сих пор. Принимая решение о ликвидации имущества, комиссия по списанию оформляет и заверяет соответствующий акт для каждого вида имущества:

• ОКУД 0504104 — применяется для выбытия активов нефинансового сектора, исключая транспортные средства;
• ОКУД 0504105 — оформляется, когда списывается транспорт;
• ОКУД 0504143 — составляется для списания инвентаря;
• ОКУД 050414 — используется для списания пришедшей в негодность литературы.

В случае необходимости получения разрешения учредителя на акте в обязательном порядке должна быть соответствующая подпись. После подписи акта руководителем некоммерческой организации начинается процедура ликвидации ОС, по ее окончании списание ОС проходит по бухгалтерским счетам. А оправданием проводок и служит акт.

 

Проводки, сопровождающие списание ОС в бюджетной организации

Представим основные проводки, используемые при выбытии ОС в бюджетных компаниях:

1. ОС списано вследствие хищения, недостачи или прочих факторов, не вызванных стихийными происшествиями:

Дт	Кт
Аналитические счета сч. 010400000 «Амортизация» и сч. 040110172 «Доходы от операций с активами»	Аналитические счета сч. 010100000 «Основные средства»

2. Списание ОС под воздействием стихийных происшествий оформляется проводкой:

Дт	Кт
Аналитические счета сч.  010400000 «Амортизация» и сч. 040120273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»	Аналитические счета сч. 010100000 «Основные средства»

3. Если решено списать ОС по иным основаниям, в частности ввиду физического или морального износа, проводки будут такими:

Дт	Кт
Аналитические счета сч. «Амортизация» и сч. 040110172 «Доходы от операций с активами»	Аналитические счета сч. 010100000 «Основные средства»

4. Если решено списать ОС, но демонтаж пока не выполнен, актив должен числиться за балансом, а попадет он туда при помощи проводки:

Дт	Кт
010400000 «Амортизация», 040110172 «Доходы от операций с активами»	010100000 «Основные средства»

5. Материалы, полученные по итогам ликвидации ОС, приходуются проводкой:

Аналитические счета сч.  010500000 «Материальные запасы»

040110172 «Доходы от операций с активами»

6. Расходы, вызванные списанием ОС, отражаются так:

Дт	Кт
040120200 «Расходы экономического субъекта»	030211730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате», 030306730–030311730 «Увеличение кредиторской задолженности по страховым взносам» и т. д.

***

Имуществом бюджетные предприятия распоряжаются на праве управления. Списание ОС бюджетной организации строго регламентировано законодательными актами федерального и муниципального уровня. Для списания ОС создается спецкомиссия, подписывается акт, после чего уже производится процесс ликвидации имущества и отражение соответствующих операций в учете.

Весенний бюджет 2023 г. – Полное расходование

© Корона авторское право 2023

Эта публикация распространяется под лицензией Open Government License v3.

0, если не указано иное. Чтобы ознакомиться с этой лицензией, посетите сайт nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 или напишите в отдел информационной политики Национального архива, Кью, Лондон TW9 4DU, или по электронной почте: [email protected]. Великобритания.

Если мы обнаружили какую-либо информацию об авторских правах третьих лиц, вам потребуется получить разрешение от соответствующих правообладателей.

Эта публикация доступна по адресу https://www.gov.uk/government/publications/full-expensing/spring-budget-2023-full-expensing.

• С апреля 2023 г. до конца марта 2026 г. компании могут претендовать на 100% капитальные надбавки на соответствующие инвестиции в оборудование и оборудование.
• Полное списание расходов позволяет компаниям единовременно списывать стоимость инвестиций.
• При полном расходе на каждый фунт, вложенный компанией, их налоги снижаются до 25 пенсов.
• Это обеспечит лучший в мире режим надбавок к капиталу в Великобритании.

1. Новое предложение по капитальным отчислениям

В результате мер, объявленных в этом бюджете, теперь предприятия получат следующие преимущества:

• Полные расходы — что предлагает 100% скидку в первый год компаниям на соответствующие новые основные ставки капиталовложений в оборудование и оборудование. с 1 апреля 2023 г. по 31 марта 2026 г.
• 50-процентный резерв на первый год (FYA) для расходов компаний на новые активы со специальной ставкой (в том числе с длительным сроком службы) до 31 марта 2026 г.
• Ежегодная инвестиционная льгота (AIA), предоставляющая 100% скидку в первый год для инвестиций в заводы и оборудование на сумму до 1 миллиона фунтов стерлингов, которая доступна для всех предприятий, включая некорпоративные предприятия и большинство партнерств.

2. Почему правительство вводит полный расход?

• Инвестиции являются ключевым фактором роста производительности, но бизнес-инвестиции долгое время были слабым местом в Великобритании – бизнес-инвестиции Великобритании составили 10,0% ВВП по сравнению со средним показателем по ОЭСР, равным 12,5% в 2021 году
• Конкурентоспособная общая ставка корпоративного налога (в Великобритании самая низкая ставка в G7) наряду с щедрыми инвестиционными стимулами вознаградит предприятия, которые инвестируют, и создаст надлежащие условия для устойчивого экономического роста.
• В 2021 году правительство ввело супервычет — крупнейшее двухлетнее снижение налога на бизнес в современной британской истории — чтобы побудить компании делать дополнительные инвестиции и продвигать запланированные инвестиции по мере того, как Великобритания восстанавливается после Covid-19.пандемия.
• Полное списание расходов основывается на успехе супервычета, позволяющего компаниям списывать 100% стоимости инвестиций за один раз.
• В прошлогоднем обзоре капитальных пособий предприятия продемонстрировали явное предпочтение полному расходованию по сравнению с другими рассматриваемыми вариантами на основе его простоты и щедрости.
• В результате этой меры режим капитальных пособий в Великобритании станет ведущим в мире.
• Налоговая информация и примечание о влиянии политики публикуются [здесь .]

3. Что такое капитальные надбавки?

• Капитальные надбавки являются одним из видов налоговых льгот для предприятий. Они позволяют бизнесу вычесть часть или всю стоимость товара из своей прибыли до уплаты налога.
• Существуют различные виды надбавок к капиталу, в том числе:
  • Ежегодная инвестиционная льгота (AIA), которая позволяет предприятиям требовать 100% стоимости машин и оборудования на сумму до 1 млн фунтов стерлингов в год их возникновения
  • Пособия на списание (WDA), которые распределяют налоговые вычеты по времени в размере 18% и 6% в год для расходов по основной и специальной ставкам соответственно
  • Пособия за первый год (FYAs), которые позволяют компании требовать процент от стоимости инвестиций в заводы и оборудование в год, когда они были понесены.
  • Пособия по строениям и зданиям (SBA), которые позволяют бизнесу вычитать 3% в год в течение 33 1/3 лет для квалификационных расходов на нежилые строения и здания.

4. Как работает полное списание расходов?

• Полное списание расходов — это 100-процентная надбавка за первый год, которая позволяет компаниям требовать вычета из налогооблагаемой прибыли, равного 100 % их квалификационных расходов в том году, когда были понесены расходы.
• Расходы должны быть понесены в связи с предоставлением оборудования или оборудования по «основной ставке» 1 апреля 2023 г. или после этой даты, но до 1 апреля 2026 г.
• Полное списание расходов доступно только для компаний, облагаемых налогом на прибыль. Следовательно, некорпоративные предприятия не могут претендовать, но такие предприятия имеют право претендовать на AIA, который предлагает те же преимущества, что и полное покрытие расходов на инвестиции, которые он покрывает (до 1 миллиона фунтов стерлингов в год).
• Установки и оборудование должны быть новыми и неиспользованными, это не должен быть автомобиль, подаренный компании или купленный в аренду кому-то другому.
• Расходы на бывшие в употреблении активы и активы, купленные для сдачи в аренду кому-то другому, по-прежнему могут претендовать на AIA.
• Для расходов по «специальной ставке», которые не подпадают под полное покрытие расходов, вместо этого можно запросить 50-процентную надбавку за первый год при соблюдении тех же условий, что и для полного покрытия расходов. Это означает, что компания может претендовать на вычет из налогооблагаемой прибыли, равный 50% ее квалификационных расходов в том году, когда были понесены расходы. Капитальные резервы могут быть заявлены на баланс расходов в последующие отчетные периоды по ставке 6% WDA для расходов по специальной ставке.
• Дополнительную информацию о разнице между «основной ставкой» и «специальной ставкой» можно найти на страницах руководства HMRC. Это руководство будет обновлено как можно скорее, чтобы помочь предприятиям определить, соответствуют ли их инвестиции критериям.

5. Что такое завод и оборудование?

Большинство материальных капитальных активов, кроме земли, строений и зданий, используемых в ходе деятельности, считаются машинами и механизмами для целей требования капитальных резервов.

Машины и оборудование, которые могут претендовать на полное списание расходов, включают (но не ограничиваются):

• машины, такие как компьютеры, принтеры, токарные и строгальные станки
• офисное оборудование, такое как столы и стулья
• транспортные средства, такие как фургоны, грузовики и тракторы (но не автомобили)
• складское оборудование, такое как вилочные погрузчики, тележки для поддонов, стеллажи и штабелеры
• инструменты, такие как лестницы и дрели
• строительная техника, такая как экскаваторы, катки и бульдозеры
• некоторые приспособления, такие как оборудование для кухни и ванной комнаты, а также системы пожарной сигнализации в нежилых помещениях.

6. Что происходит, когда компания продает актив?

Если компания продает актив, в отношении которого она заявила либо о полном списании на расходы, либо о 50-процентной надбавке за первый год, применяются особые правила выбытия.

Для выбытия актива, по которому компания заявила о полном возмещении расходов, компания должна будет внести немедленную балансирующую плату, равную 100% стоимости выбытия. Это означает, что если компания продала актив за 10 000 фунтов стерлингов, по которому она заявила о полном расходе, она должна была бы увеличить свою налогооблагаемую прибыль на 10 000 фунтов стерлингов.

Для выбытия актива, по которому компания потребовала 50-процентную надбавку за первый год, компания должна будет внести компенсацию в размере 50 % от ликвидационной стоимости. Остаток в размере 50% обрабатывается обычным образом и вычитается из баланса специального тарифного пула. Это означает, что если компания продала актив, по которому она потребовала 50-процентную надбавку за первый год, за 10 000 фунтов стерлингов, она должна была бы увеличить свою налогооблагаемую прибыль на 5 000 фунтов стерлингов, а оставшиеся 5 000 фунтов стерлингов были вычтены из пула.

7. Пример полного списания и 50% резерва на первый год

Компания несет расходы на новую современную производственную линию, в том числе 10 миллионов фунтов стерлингов на различные основные виды машин и оборудования. Кроме того, компания тратит 2 миллиона фунтов стерлингов на установку совершенно новой электрической системы, что является расходом по специальной ставке.

Из-за новых полных расходов и 50% резерва за первый год компания может потребовать 10 миллионов фунтов стерлингов при полном расходе и 1 миллион фунтов стерлингов при 50% резерве за первый год в том году, когда были понесены расходы. Остаток в размере 1 миллиона фунтов стерлингов может быть добавлен к пулу специальных ставок в последующем отчетном периоде.

Политика | Управление капитальным оборудованием университета

Отпечатано: 18.05.2023. Перейдите на страницу policy.umn.edu, чтобы получить самую последнюю версию документа.

  Административная политика

Боковая панель

Развернуть все

Боковая панель

Есть вопросы?

Пожалуйста, используйте контактную информацию ниже.

Оставить отзыв

Основание для политики

Эта политика была создана для обеспечения того, чтобы:

• активы основного оборудования должным образом приобретены и сохранены Университетом:
• порядок учета соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета (GAAP), Правительственному совету по стандартам бухгалтерского учета (GASB) и другим регулирующим органам; и
• Финансовые отчеты университета точны в отношении стоимости активов, амортизации и классификации.

Стоимость активов отражается в финансовых отчетах Университета, подлежит внешней проверке и обеспечивает средства распределения затрат по отчетным периодам, которые используются для определения стоимости помещений Университета и административной (F&A) ставки. Эта политика устанавливает различные требования для обеспечения точности стоимости активов; что обязанности оборудования разделены; использование вне кампуса ограничено; и проводится постоянная проверка.

Процедуры

Формы/Инструкции

• BA 1393, GS92343: Форма выбытия основного оборудования (pdf)

• UM 1601: Форма изготовления основного оборудования (pdf)

• UM 1681: Форма квитанции об основных средствах (pdf)

• UM 1744: Форма торговли активами капитального оборудования (pdf)

• UM 1556: Форма передачи основного оборудования (pdf)

• UM 1561: Отчет об основных средствах, переданных в дар университету (pdf)

• UM 1677: Форма запроса капитального оборудования за пределами кампуса (pdf)

• UM 1675: Активы капитального оборудования, переданные из другого учреждения Отчет (pdf)

• UM 1532: Уведомление об утрате имущества — программа для портативного компьютера (pdf)

Приложения

Часто задаваемые вопросы

Ответственные лица

Ответственный сотрудник	Владелец политики	Основной контакт
Контроллер	Контроллер	Молли Виола Контроллер Скотт Эггерт Т. Дж. Куде

Определения

Стоимость приобретения — Изготовленное оборудование

Включает стоимость материалов и расходы внутреннего сервисного центра Университета, использованные в процессе изготовления. Расходы университета на заработную плату, кроме тех, которые включены в расходы на внутренние сервисные центры, не включаются в стоимость изготовленного оборудования.

Стоимость приобретения — пожертвованные активы

Справедливая рыночная или оценочная стоимость на дату дарения. Если рыночная стоимость или оценочная стоимость недоступна, подарок будет учитываться по оценочной амортизируемой стоимости.

Стоимость приобретения — Приобретенное оборудование

Включает цену по счету и стоимость любых модификаций, в пути, страховку, фрахт (в университет или из университета) и уменьшается на любой обмен. Установка также включается, если эти расходы можно легко идентифицировать с приобретением оборудования.

Основное оборудование

Любой движимый предмет личного имущества длительного пользования, не прикрепленный постоянно к зданию, с предполагаемым сроком службы более одного года и стоимостью приобретения 5000 долларов США или более за единицу.

Модернизация капитального оборудования

Усовершенствования, повышающие стоимость или продлевающие срок службы оборудования, могут быть добавлены к стоимости основных средств. Чтобы считаться модернизацией актива капитального оборудования, расход должен соответствовать всем из следующих критериев:

• Расходы должны составлять 5000 долларов США или больше
• Затраты должны увеличить производительность или мощность оборудования сверх первоначальной цели
• Расходы должны продлить срок полезного использования на один год или более.

Примечание. Затраты, понесенные на поддержание актива в его текущем состоянии или восстановление его до первоначального состояния, являются расходами , а не активом основного оборудования.

Теги капитального оборудования

Метка, которая прикрепляется к основному капитальному оборудованию и включает в себя номер и штрих-код. Тег также идентифицирует актив капитального оборудования как собственность Университета Миннесоты. Теги капитального оборудования соответствуют идентификационному номеру актива, используемому для отслеживания актива капитального оборудования в модуле управления активами EFS.

Инвентарь

Актив, который отдел университета удерживает для продажи или использования при предоставлении товаров и/или услуг клиентам. Примером запасов могут быть компьютеры, продаваемые книжным магазином UM. Активы капитального оборудования НЕ являются товарно-материальными запасами.

Некапитальное оборудование/расходные материалы

Предметы личного имущества стоимостью менее 5000 долларов США, сроком полезного использования менее одного года или университет не имеет права собственности.

Собственность

Университет имеет право собственности на все активы оборудования, приобретенные на счета Университета или переданные сюда из другого учреждения, если только в правительственном гранте или контракте не указано, что правительство сохраняет за собой право собственности на оборудование, приобретенное в рамках этого гранта.

Личное имущество

Материальная часть движимого имущества. Сюда входят такие предметы, как оборудование, библиотечные фонды, произведения искусства, домашний скот и расходные материалы. Университет владеет всей личной собственностью.

Свойство

Любой предмет, купленный, подаренный или приобретенный путем обмена, независимо от стоимости или состояния. Имущество включает в себя всю недвижимость, оборудование, мебель, материалы, библиотечные фонды, расходные материалы, домашний скот, инвентарь или любые предметы, которые могут быть использованы или проданы.

Обязанности

Бухгалтерские услуги

• Отвечает за точную отчетность обо всех активах основного оборудования для финансовой отчетности Университета.
• Помощь отделам в установлении надлежащих методов учета запасов.
• Управляет централизованным учетом и отчетностью активов капитального оборудования Университета в модуле управления активами.
• Одобряет все выбытия активов основного оборудования, при необходимости соблюдая правила финансирования.
• Проверяет расходы, отнесенные к капитальным, чтобы убедиться, что все такое оборудование соответствует критериям капитализации, а также устанавливает и проводит периодические проверки для соответствия требованиям федерального и внешнего аудита, а также для подтверждения данных для включения в расчет ставки F&A.
• Проводит своевременную первоначальную проверку и маркирует активы капитального оборудования тегами активов капитального оборудования, которые соответствуют критериям капитализации.

Декан, начальник отдела или административный сотрудник

• Одобряет передачу, продажу или отчуждение активов основного оборудования Университета за пределами Университета.

Университетские факультеты

• Должны надлежащим образом использовать и защищать всю собственность Университета, находящуюся на их попечении. Департаменты университетов несут ответственность за разработку собственных четких и последовательных политик и процедур в отношении имущества в своих подразделениях. Это включает в себя допустимое использование, утилизацию, передачу и регистрацию местонахождения собственности, инвентаризацию и меры физической безопасности в политиках и процедурах отдела. Департаменты университетов могут корректировать политики и процедуры в соответствии со своими собственными уникальными принципами работы, но этот документ должен содержать базовые или минимальные требования в отношении активов основного оборудования. Политика факультета университета не может заменять собой политику университета и должна соответствовать ей. Цель состоит в том, чтобы мотивировать сотрудников, преподавателей и университетское сообщество к соблюдению требований, представляя преимущества надежного финансового управления и контроля в соответствии с политикой Совета регентов: Кодекс поведения .
• Убедитесь, что сотрудники принимают меры для защиты оборудования, включая запирание дверей лаборатории, когда сотрудники лаборатории не присутствуют; и запирание портативного оборудования, такого как микроскопы, ноутбуки, видеопроекторы и т. д.
• Назначить лиц, ответственных за инвентаризацию; выбытие и передача активов основного оборудования; и физической безопасности. Эти лица проверяют отчеты бухгалтерской службы на предмет точности и полноты и сообщают о краже, потере или исчезновении активов основного оборудования в университетскую полицию и бухгалтерскую службу.
• Ведите текущий учет имущества, расположенного за пределами кампуса, в виде описаний, идентификационных номеров основного оборудования, периода времени, местонахождения имущества за пределами кампуса и лиц, ответственных за имущество.
• Отчет об активах капитального оборудования, переданных в дар Университету, в Бухгалтерскую службу для капитализации, а также в Фонд Миннесотского университета в соответствии с Административной политикой: Принятие подарков и управление ими .
• Планирование, составление бюджета и утверждение закупок капитального оборудования, а также хранение, защита и техническое обслуживание активов капитального оборудования.
• Убедитесь, что закупки основных средств классифицируются с использованием надлежащего кода счета основных средств.
• Соблюдайте надлежащие процедуры продажи капитального оборудования, принадлежащего Университету, и получайте информацию о справедливой рыночной стоимости для продажи. Активы капитального оборудования, купленные на спонсорские средства, будут переданы другим учреждениям с одобрения начальника отдела. Активы, купленные на неспонсированные средства, должны пройти процедуру продажи.
• Работа с бухгалтерскими службами для:
  • Прежде чем утилизировать ненужное или вышедшее из строя капитальное оборудование, получите разрешение, при необходимости соблюдая правила финансирования агентства.
  • Получите разрешение перед передачей неиспользуемого или недостаточно используемого капитального оборудования и мебели Университетской программе повторного использования (или университетской компьютерной службе для компьютерного оборудования), чтобы другие сотрудники Университета могли их использовать.
  • Получите одобрение перед передачей активов основного оборудования другому учреждению.
  • Получите одобрение, прежде чем пожертвовать активы основного оборудования за пределами Университета. Активы капитального оборудования, определенные для пожертвования, должны быть полностью амортизированы, чтобы их можно было рассматривать на предмет одобрения.

История

Исправлено:

, апрель 2021 г. — Всесторонний обзор, незначительная редакция

• Службы инвентаризации обновлены до бухгалтерских служб
• Обновления языковой согласованности — производство по сравнению со строительством, капитальным оборудованием (по сравнению с капитальным оборудованием или капитальным активом).
• Разъяснение должно с обязательным языком
• Гарантирована согласованность информации о маршрутизации для номера телефона и использования [email protected]. Устранена маршрутизация печатных копий или факсов.
• Удален язык, отражающий устаревшие методы.
• Добавлены ссылки на следующие политики, где это применимо:
  • Приобретение товаров и услуг (относится к приобретению оборудования)
  • Принятие подарков и управление ими (относится к приобретению оборудования)
  • Управление счетами и дебиторской задолженностью от внешних клиентов и
  • Политика принятия и депонирования доходов университета (упоминается при реализации активов посредством продаж).
• Обновлены ссылки UMReports на Центр отчетов.
• Добавлено определение тега основного оборудования и обновлена ​​номенклатура.

Формы:

• UM 1601 — Номер счета предварительно заполнен в разделе CFS для изготовления.

Процедуры:

• Администрирование: Переводы — Удалены три маркированных пункта из инструкций, поскольку они не имеют отношения к текущему процессу учета основных средств.
• Утилизация, переработка, каннибализация — удалено требование выдачи квитанции, поскольку оно не применяется к утилизации активов. Обновлены контакты для утилизации.
• Процедуры продажи оборудования — обновленное руководство по налогу с продаж на основе отзывов TMO.

Изменено:

, июль 2016 г. — Комплексная проверка, незначительные изменения: в политику не внесены изменения. Процедуры были обновлены, чтобы соответствовать требованиям Федерального единого руководства. Изменения в процедурах представляют собой языковые изменения и лучше разъясняют процессы, связанные с активами, приобретенными на спонсируемые средства. Процедуры капитального оборудования являются ключевым элементом финансового внутреннего контроля. Политика и процедуры обеспечивают последовательную основу для обеспечения того, чтобы: 1. Основное оборудование, приобретенное за счет неспонсируемых и спонсируемых средств, было защищено для защиты активов Университета; 2. Обеспечить соблюдение требований спонсоров и регулирующих органов и 3. Управление рисками мошенничества или неправомерного использования. Добавлены две новые процедуры, касающиеся утилизации капитального оборудования, приобретенного за спонсируемые средства.

Изменено:

, декабрь 2014 г. — Ссылки на A-21/A-110 изменены на Единое руководство OMB в соответствующей информации.

Изменено:

Июнь 2014 г. — Основная редакция, всесторонний анализ. 1. Обновляет бизнес-процесс для учета покупок оборудования на счете расходов на уровне отдела. 2. Указывает, что капитализация и амортизация записываются в центральную строку диаграммы. 3. Добавляет раздел политики об оборудовании, купленном в стипендиях. 4. Заменены 6 процедур 14 новыми процедурами, некоторые из которых реорганизованы из прошлых процедур. 5. Обновление основного контакта.

Изменено:

, декабрь 2013 г. — Основная редакция. Пороговое значение для учета капитального оборудования увеличилось с 2500 до 5000 долларов.

Изменено:

, июль 2008 г. — Политика полностью пересмотрена с учетом развертывания корпоративной финансовой системы. Все процедуры обновлены, чтобы отразить использование PeopleSoft для корпоративной финансовой системы (EFS).