Правила написания характеристики на сотрудника: Что-то пошло не так

Содержание

Инструкция по написанию характеристики на работника

Характеристика – это краткий отзыв работодателя о сотруднике, включающий в себя описание его профессиональных (например, карьерных достижений) и персональных (характера, темперамента, умственных способностей) качеств, а также трудового стажа. 

Она должна отражать максимально объективное и беспристрастное мнение. В характеристике нет информации о личной жизни, образовании и достижениях, не касающихся деятельности конкретно на этой должности.

Законодатель не устанавливает четкой формы характеристики работника. Однако есть общепринятые правила оформления документа, носящие рекомендательный характер. 


Якорь: #1Кем и для чего выдается характеристика?

Написание характеристики на работника – задача специалиста по кадрам. Подписывает этот документ всегда руководитель организации (или уполномоченное лицо).

Характеристика на работника может использоваться в следующих случаях:

  • в вуз (для зачисления студентом). На случай, если работник хочет, например, получить дополнительное высшее образование;

Это причины выписки внешней характеристики, которая отправляется по месту требования. Однако данный документ также может быть внутренним. Как правило, внутренняя характеристика пишется для повышения или понижения в должности работника, для его награждения и т.п.

В зависимости от того, куда направляется документ, в характеристике могут делаться акценты на определенные навыки и черты сотрудника.


Якорь: #2Как написать характеристику на работника: пример написания

Характеристика обычно выдается на фирменном бланке компании. При его отсутствии необходимо указать полные реквизиты организации.

Самый распространенный вариант характеристики состоит из 3 частей:

  1. В первой указываются ФИО сотрудника, его дата рождения и трудовой стаж в данной фирме, а также дата составления. Кроме того, должны содержаться название фирмы, ее почтовый и фактический адреса и контакты (номер телефона, факса, электронный ящик).

  2. Во второй части прописываются занимаемая должность, все этапы трудовой деятельности, т.е. повышения, понижения, выговоры (с датами) и причины всех этих решений. Кроме того, здесь перечисляются все тренинги, курсы, обучения, занятия для повышения квалификации, пройденные сотрудником в период работы в организации.

  3. Третья часть описывает личностные качества. В ней называются профессиональные и деловые качества, опыт, знания, умения, скорость выполнения задач, отношения с коллективом и другие важные для работы черты (или их отсутствие).

  4. В конце характеристики указывается, для кого и с какой целью составлен данный документ.

Конечно, лучше уложиться в одну страницу, но если документ предполагается объемный (у человека много регалий или требуется более детальное описание его деловых качеств), то характеристику можно написать на нескольких листах (тогда она сшивается по правилам делопроизводства и документооборота). Разделы, как правило, не нумеруются, а просто пишутся с абзаца.

Создаются 2 экземпляра. Один вариант, подписанный руководителем организации, выдается на руки сотруднику, другой – остается в компании (с дополнительными подписями начальника работника и кадровика). Подпись заверяется печатью.

Если сотрудника не устраивает написанная на него характеристика, он может приложить к ней свое заявление, оспаривающее мнение руководителя. 

При описании сотрудника могут упоминаться негативные моменты его деятельности или личностных качеств. При возможности следует избегать такого описания работника, т.к. суждение рекомендателя может носить субъективный характер.

Продолжение статьи читайте после приобретения платного доступа к порталу!

Правила написания характеристики на сотрудника

Характеристика на сотрудника входит в пакет официальных документов с места работы. Написать ее может требовать внутренний регламент компании или же другой работодатель, который принимает человека на работу. Основная цель ее составления – дать короткую оценку деловых качеств и достижений, описать образование и свойства характера. И хотя четких рамок для составления характеристики нет, в официальной документации сложились определенные каноны, следуя которым оформление характеристики не составит никакого труда.

Общие требования к написанию характеристики

  1. Текст пишут от третьего лица в настоящем или прошедшем времени (в зависимости от дальнейшего назначения документа).
  2. Обязательно указывать название «Характеристика» и приводить полное имя сотрудника и его должность.
  3. Первый абзац – краткие анкетные данные работника. Далее описывают его деятельность в компании, приводя конкретные примеры его должностей. Во многих образцах также указывают личные достижения (руководство проектом, успешное участие в различных программах)
  4. В характеристику включают информацию о получении дополнительного образования, еще одной специальности или достижения нового уровня квалификации.
  5. Дают оценку профессиональным качествам работника (опыт, навыки, умение общаться с коллегами и руководством, качества характера, непосредственно относящиеся к выполнению трудовых обязанностей).
  6. Личные качества (психология, уровень культуры и т.д.).
  7. В последнем абзаце обязательно нужно указать предназначение характеристики. Документ должен быть подписан начальником организации, а также непосредственным начальником сотрудника или начальником отдела кадров.
  8. Под подписями ставят дату и печать компании.

Приведем более широкое разъяснение каждого пункта характеристики, а в конце статьи приведем образец ее написания.

Заголовочная часть характеристики

  • название;
  • название организации, которая его выдала;
  • должность работника;
  • полная фамилия, имя и отчество.

Анкетные данные

В первом абзаце зачастую ограничиваются фамилией, инициалами, датой рождения и короткой информацией об образовании сотрудника. Чтобы правильно написать характеристику, также можно указать специализацию или ученую степень человека, если таковая имеется.

Описание трудовой деятельности в характеристике

  1. Указывают дату вступления в должность в данной организации. При необходимости вписывают и предыдущие места работы.
  2. Краткая информация о карьерном росте (переводы на другие должности и повышения).
  3. В составлении характеристики также перечисляют трудовые достижения (руководство проектами и работами, самостоятельное выполнение сложных задач).
  4. Сюда  также входят сведения о повышении квалификации и дополнительном образовании.

Личные и профессиональные данные

  1. Оценивают компетентность работника, опыт в выполнении определенного вида работ, профессиональные знания, склонность к самообразованию.
  2. В абзаце о деловых качествах можно написать об отношениях с коллегами и начальством, способностях к анализу и руководству, контроле за выполнением работ.
  3. Оценивается умение логично наладить рабочий процесс и брать на себя ответственность за качество выполненного труда.
  4. Чтобы правильно писать о личных качествах в характеристике, нужно упомянуть о взаимоотношениях в коллективе, психологических качествах и общем уровне культуры. Тут же приводятся различные награды и взыскания.

В заключительном абзаце обязательно указывают место предназначения характеристики, а ниже ставят подписи начальники организации и подразделения, в котором работал человек. Документ заверяется печатью компании.

Оцените статью

Образец написания характеристики на работника для награждения — LawsExp.com

Содержание статьи

Самая большая коллекция образцов характеристик на нашем сайте находится в данном разделе, связанно это с тем, что существует еще множество мест, куда может понадобиться характеристика, не описанных на нашем сайте.

Как и в предыдущих образцах, все, что нужно сделать — изменить то, что подчеркнуто.

Представленные здесь образцы характеристик покажут вам готовые примеры, как грамотно составить текст и написать характеристику для награждения работника в различных сферах трудовой деятельности.

Производственная характеристика награждения работника почетной грамотой

Образец (готовый пример)

Потапов Андрей Романович, 1979 года рождения, работает в компании ООО «РосАвто» в должности слесарь по ремонту автомобилей с 15.02.2015 года.

За период работы Потапов Андрей Романович заочно закончил Саратовский нефтяной техникум по специальности «технический ремонт автомобилей и автомобильных двигателей». Устраивался на работу по 4-му разряду, успешно справился с обязанностями и был выдвинут на повышение. После обучения на курсах получил 5-й квалификационный разряд.

За время работы изготовил опытные образцы и оформил 5 рационализаторских предложений, применяемых при ремонте грузовых автомобилей в настоящее время.

Приказом по предприятию назначен наставником. Стажеры и студенты, находящиеся под наставничеством Потапова А.Р., получают необходимые навыки и успешно используют их в дальнейшей работе. В коллективе пользуется уважением и авторитетом. С руководством отношения доверительные, субординацию соблюдает, к порученной работе относится ответственно. Не допускает сам и не терпит нарушений со стороны других сотрудников.

В 2016 году был внесен в список рационализаторов предприятия. В 2017 году за инициативность и добросовестный труд был награжден благодарственным письмом.

За профессионализм и вклад в развитие автомобильной отрасли, Потапов Андрей Романович рекомендуется к награждению почетной грамотой.

Образец характеристики для награждения социального работника

Соловушкина Екатерина Васильевна, 1990 года рождения, работает социальным работником в Центре социального обслуживания с 10.10.2010 года. Имеет высшее образование по направлению «социальная сфера».

За период работы получила много положительных отзывов со стороны обслуживаемого населения. Зарекомендовала себя как добрый, исполнительный и отзывчивый человек. В коллективе пользуется уважением.

Обладает навыками оказания первой помощи. Инициативность в тяжелых ситуациях позволяет ей решать возникающие проблемы с привлечением посторонних лиц для оказания экстренной доврачебной помощи. Несмотря на сложный контингент, Елена сумела найти индивидуальный подход к каждому. Благодаря личным качествам служит примером для других сотрудников, делится опытом с менее опытными сотрудниками.

Содержит рабочее место в образцовом порядке, отчетность сдает в установленные сроки, документы ведет в строгом соответствии с регламентами.

Соловушкина Екатерина Васильевна в 2015 году была награждена благодарственным письмом от администрации города, достойна выдвижения на звание лучшего социального работника года.

Пример характеристики на награждение работника культуры

Кудряшев Сергей Валентинович – инициативный, увлеченный своим делом искусствовед высшей категории. Работает в музее свыше 25 лет. Имеет высшее образование по специальности «история искусств». Проводит исследования и использует современные методы для сохранения и реставрации исторического наследия. Обладает такими качествами, как аккуратность, отличная память, терпение, позволяющими качественно выполнять поставленные задачи и добиться хороших результатов при реставрации пострадавших экспонатов.

Грамотные действия Кудряшева Сергея Валентиновича позволили восстановить огромное количество уникальных предметов старины, выставленных в экспонатном зале. Для более эффективной работы освоил новейшее оборудование, позволяющее упростить процесс реставрации монументальной живописи.

Среди коллег пользуется авторитетом как эксперт по Малой Азии, очень хорошо знает историю каждого экспоната. Грамотно работает с полевыми археологами, при необходимости выезжает на место находки для проведения оценки, решения проблем транспортировки находок.

За высокий профессионализм, ответственный подход к делу сохранения культурного наследия, рекомендуется к награждению почетной грамотой.

Награждение почетной грамотой заслуженного медицинского работника

Готовый пример (образец)

Хаббибулина Нелия Абдуловна, 1978 года рождения, работает в ГБУЗ СО «Отрадненская городская больница» на должности врач-педиатр с 07.07.1998 года. В 1998 году закончила педиатрический факультет Самарского государственного медицинского университета по специальности «Педиатрия».

За время работы Хаббибулина Нелия Абдуловна проявила себя как грамотный специалист, способный вовремя выявить сложные заболевания, организовать необходимые обследования, направить к узкопрофильным специалистам. В 2013 году закончила курсы повышения квалификации, обучилась работе на современном оборудовании, успешно использует его в работе, что привело к раннему диагностированию ряда скрытых заболеваний. В коллективе пользуется заслуженным авторитетом, обладает глубокими знаниями, позволяющими эффективно лечить детей, активно делится опытом с молодыми специалистами. Нареканий со стороны руководства не имеет.

За высокий профессионализм и ответственный подход к каждому пациенту, Хаббибулиной Нелии Абдуловне в 2015 году присвоено звание «Почетный работник здравоохранения Самарской области», достойна награждения почетной грамотой.

Характеристика на награждение почетным работником Департамента образования и культуры

Примерный образец

Харкова Екатерина Евгеньевна, 1968 года рождения, работает в МБУДО «Детская школа искусств № 3» с 15.08.1987 года на должности художественный руководитель.

За период работы Харкова Екатерина Евгеньевна проявила себя как грамотный педагог. Характеризуется с положительной стороны. Способна противостоять стрессовым ситуациям, возникающими с некоторыми детьми. Способствует продвижению одаренных детей, направляя их на различные конкурсы и позволяя им развивать свои способности.

Некоторые учащиеся, находящиеся под контролем данного сотрудника, получили заслуженные призерские места в конкурсах по Самарской области и России.

Среди учеников имеет авторитет, заработанный многолетней практикой. Продолжает курировать самых способных детей даже спустя многие годы. Среди воспитанников имеются лауреаты международных премий, которые продолжают общение с учителем. Применяет в работе современные методики, позволяющие раскрыть потенциал учащихся на более ранних сроках, самостоятельно подготавливает индивидуальные программы, находит подход к ученикам. Взысканий не имеет.

За личный вклад в развитие искусства награждалась почетными грамотами в 1995, 1999, 2005 и 2015 годах.

Характеризуем работника ЖКХ для вручения почетной грамоты

Образец

Дубов Владимир Ильич, 1983 года рождения, работает в ООО «ЖКХ-3» с 2004 года на должности слесарь тепловых сетей 5 разряда.

За время работы, Дубов Владимир Ильич неоднократно участвовал в устранении порывов, отлично знает расположение ключевых элементов тепловой сети, способен принимать оперативные решения. В коллективе пользуется авторитетом, ответственно относится к выполнению поставленных задач. Проявил себя как грамотный специалист, умеющий быстро находить поврежденные участки тепловой сети.

При выполнении обходов тщательно проверяет весь обозначенный участок, что позволяет своевременно выявить незначительные порывы и утечки до возникновения аварийных ситуаций. Обучает молодых специалистов, знакомит с имеющимися схемами тепловых сетей, показывает на практике наиболее эффективные и безопасные методы работы. Дисциплинарных взысканий не имеет, с руководством не конфликтует, поставленные задачи решает в кратчайшие сроки.

За высокий профессионализм и личный вклад в развитие отрасли, Дубов Владимир Ильич рекомендуется к награждению почетной грамотой.

Положительная характеристика с места работы: обязан ли работодатель ее выдавать

Характеристика — это документ, в котором работодатель дает оценку личностным и профессиональным качествам сотрудника. Некоторые могут посчитать, что такая бумага — пережиток прошлого, но если в отдел кадров или к руководству организации поступил письменный запрос о ее предоставлении, работнику нельзя отказать. С учетом ст. 62 ТК РФ, процесс написания характеристики с места работы не может превышать трех рабочих дней со дня обращения. Эта норма распространяется не только на тех подчиненных, которые числятся в компании в настоящий момент, но и на тех, с кем трудовые отношения уже расторгнуты (см., например, Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750).

Рекомендацию может запросить не только сам работник, но и государственные органы. Зачем она может понадобиться? Вот лишь небольшой список ситуаций, когда ее могут попросить:

  • при трудоустройстве на новую должность;
  • при оформлении кредита;
  • при обращении в органы опеки;
  • для предоставления в учебное заведение;
  • при награждении премией, государственной наградой;
  • для суда.

В зависимости от места, куда адресуется данный документ, выбираются акценты и формулировки качеств работника.

Разновидности характеристик

Внешние — это те характеристики, которые предоставляются в другие организации или государственные органы. Составляя такой документ, необходимо уточнить у работника цель запроса документа, от этого будет зависеть стиль характеристики и форма изложения.

Внутренние характеристики применяются, например, при переводе сотрудника в другой отдел или в другое подразделение, на повышение в пределах организации, где он трудится. В таком документе обязательно нужно сделать акцент именно на деловых качествах и рабочих навыках сотрудника.

В некоторых случаях кадровый специалист может попросить подготовить документ для сотрудника его непосредственного начальника, предварительно дав ему образец, как написать характеристику на работника. Это допустимо и даже правильно, особенно если в отделе кадров работает новый человек, который мало знаком со всеми работниками, или коллектив настолько большой, что кадровику сложно оценивать качества того или иного человека.

Отметим, что работодатель не обязан согласовывать текст характеристики с работником, которому она нужна. Но если тот не согласен с содержанием, то может оспорить документ в судебном порядке.

Пример характеристики с места работы: общие требования

В действующем российском законодательстве отсутствует какой-либо шаблон для составления такого документа. Тем не менее общие правила все-таки существуют.

Характеристика должна быть выдана на официальном бланке организации. Если такой не утвержден внутренним распорядком предприятия, то в любом случае в бланке указываются полные реквизиты, особенно если характеристика с места работы предоставляется по официальному требованию какого-то учреждения.

Так, в данном документе должны быть указаны:

  1. Персональные данные, которые включают в себя Ф.И.О. лица, дату рождения, семейное положение, данные о воинской службе и образовании, а также сведения о наличии различных наград.
  2. Сведения о работе. Данный раздел содержит информацию о стаже работы, о времени принятия, о кадровых перемещениях в пределах данной организации, сведения о трудовых достижениях и профессиональных навыках лица. Если работник в процессе работы направлялся на обучение, повышение квалификации и т. д., то об этом также стоит указать в характеристике. Также в данном разделе указываются сведения о наличии у работника различных заслуг (благодарность, поощрение и т. п.) или дисциплинарных взысканий.
  3. Личностные характеристики. Данная информация, наверное, является самой важной частью всей характеристики. Она может содержать различные сведения, касающиеся личных качеств лица. Если работник является руководителем подразделения, то стоит отметить его организаторские качества, наличие или отсутствие ответственности за подчиненных, степень готовности к принятию сложных решений, требовательность к себе и подчиненным, другие качества. Если же работник является исполнителем, то можно указать степень его готовности выполнять поручения руководителя, инициативность, стремление к отличным результатам и т. д. Также в данном разделе можно указать на взаимоотношения лица с трудовым коллективом: пользуется ли он авторитетом и уважением или отношения в коллективе не складываются в связи со сложным характером или иными особенностями сотрудника.

Поскольку это официальный документ, необходимо, чтобы он был подписан руководителем организации. Обязательны подпись и печать, если она есть в компании. Важно не забыть поставить дату составления.

Еще один практический совет: характеристику будет легче использовать, если вся информация поместится на одном листе.

Образец характеристики с места работы на рабочего: о чем писать

Главное требование к документу, конечно, — объективность. В итоге общее описание должно создать образ характеризуемого и помочь сформировать правильное мнение.

При этом содержание может меняться в зависимости от того, для кого он готовится. Если работник намерен пойти в органы опеки с целью усыновления, в характеристике нужно особо отметить его личностные качества, например, упомянуть доброжелательность, заботливость, хорошие манеры. Если рабочего планируется продвинуть по карьерной лестнице или ему нужно трудоустроиться на новом месте, тут пригодятся такие эпитеты, как «исполнительный», «инициативный», «ответственный». Для суда нужны подробности о том, насколько человек честный, как относится к своим обязанностям, какие отношения у него сложились с коллегами.

Но есть и другой, приятный повод подготовить характеристику — награждение государственными наградами Российской Федерации. В этом случае кадровым специалистам следует руководствоваться рекомендациями из Письма Администрации Президента РФ от 04.04.2012 № АК-3560 и Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации». В Письме содержатся методические рекомендации относительно оформления документов о награждении. В нем, в частности, сказано, что сведения должны помочь оценить вклад награждаемого, при этом важно упомянуть квалификацию, личные качества, высокие заслуги работника, оценку эффективности его деятельности. Прямо запрещено перечислять трудовые функции, послужной список или описывать жизненный путь специалиста.

Образец такой характеристики можно скачать в приложениях к статье.

Примеры положительной характеристики с места работы

(на бланке организации)

«______» _______________ 20___

(Фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ начиная с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. Обладает отличными навыками деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

Должность И.О. Фамилия Подпись

«______» _______________ 20___

Настоящая характеристика выдана Ф.И.О., дата рождения: ___________________________, работающему в ______________________________________________.

(наименование организации и ее реквизиты)

c «______» _______________ 20___ по настоящее время в должности _________________.

Имеет высшее образование по специальности _____________________________________.

Семейное положение: ______________________________________________.

(указать наличие супруг(-а/-и) и детей)

Данный работник является достойным профессионалом. Дисциплинарным взысканиям никогда не подвергался.

С коллегами находится в дружеских отношениях. Доброжелателен и сдержан, в любой ситуации готов к мирному решению конфликта. Вредные привычки отсутствуют. Имеет правильные жизненные приоритеты и ориентиры. С удовольствием участвует в общественной жизни коллектива.

Данная характеристика выдана для предоставления в ___________________.

Должность И.О. Фамилия Подпись

Пример отрицательной характеристики

Рассмотрим, как выглядит отрицательная характеристика с места работы (составление такого отзыва возможно, например, в случае проведения аттестации персонала).

Петровой Ольги Ивановны, 08.03.1984 года рождения.

Петрова Ольга Ивановна работает в ООО «Весна» с января 2018 года. Занимает должность менеджера по продажам. В обязанности менеджера входит следующее:

  • продажа продукции предприятия;
  • взаимодействие с клиентами;
  • составление маркетингового плана предприятия;
  • поиск новых каналов сбыта продукции;
  • поддержание контактов с клиентами;
  • ведение картотеки учета клиентов.

С первых дней работы в коллективе Петрова О.И. проявила себя как конфликтный человек. Неоднократно высказывала свое негативное мнение о сотрудниках предприятия, о его руководстве. Выражала пренебрежение по отношению к руководству и клиентам.

Профессиональные навыки Петровой О.И. невысоки. Возможности для повышения профессионального потенциала отсутствуют.

В ходе выполнения поставленных задач неоднократно были срывы сроков поставки продукции по вине данной сотрудницы. Систематически не выполняется план по продаже продукции.

Петрова О.И. неоднократно получала дисциплинарные взыскания и выговоры в связи с опозданиями на работу и неоднократными прогулами. Со своими непосредственными обязанностями данный работник не справляется. Поднимался вопрос о несоответствии занимаемой должности.

Начальник отдела продаж

Чего не должно быть в документе

Как мы уже отмечали, регламента на составление характеристики не существует, но все же есть определенные запреты при написании этого документа. Необходимо избегать:

  • эмоциональных определений;
  • оскорблений в адрес характеризуемого;
  • недостоверной информации;
  • личных взглядов работника на политику, религию и тому подобное;
  • грамматических и стилистических ошибок при составлении документа, а также любых сокращений.

Шаблоны для использования

Все примеры, которые будут ниже, даны для ознакомления. Но их вполне можно использовать в работе, заменив часть информации на данные конкретных сотрудников. В нашем случае будет дан образец характеристики на водителя с места работы для разных ситуаций.

adminlawsexp

голоса

Рейтинг статьи

Как написать характеристику на себя образец. Характеристика на работника: правила составления и образец

Как написать характеристику на работника — вопрос, который интересует каждого работодателя. Характеристика представляет собой деловой документ, который описывает профессиональных качеств сотрудника и краткое изложение сути его профессиональных обязанностей. В современном деловом мире характеристики несколько изжили себя. В первую очередь из-за своей шаблонности. На их место все чаще приходят рекомендательные письма.

Необходимость оформления бумаги

Несмотря на это, суть характеристики и ее цели должен понимать всякий человек трудоспособного возраста.

Следует узнать, в каких случаях она нужна:

  • при смене должности или переходе на другое предприятие;
  • в условиях аттестации работников;
  • при выдаче крупного кредита;
  • в случае усыновления;
  • при судебных тяжбах;
  • при поступлении в учебные заведения.

Структура характеристики с места работы

Она пишется в свободной форме, но с соблюдением структурных частей.

Анкета. Здесь указываются личные данные работника, наличие образования, ученых степеней, перечисляются учебные заведения.

Рабочая деятельность сотрудника. Здесь указывается, когда и кем работал человек, с какого времени и кем трудится в нынешней организации. Следует указать, осуществлялся ли перевод сотрудника в другие подразделения. В этой графе указывают трудовые «подвиги» сотрудника, что он сделал значимого для организации. Можно дать характеристику личным качествам, проявленным на работе. В случае, когда работник проходил курсы, посещал семинары, получал дополнительное профессиональное образование, это требуется обозначить в документе.

Сведения о человеческих качествах работника. В этой графе указываются профессиональные качества, знания, умения, навыки, приобретенные сотрудником в период нахождения в трудовом учреждении. Можно сделать акцент на трудолюбии человека, его стремлении к личностному и профессиональному развитию.

Отдельно нужно написать про коммуникативные качества человека, его отношения с членами коллектива. Есть ли у сотрудника авторитет среди коллег, насколько он может проявлять агрессию, как решает рабочие конфликты. Следует сакцентировать внимание на психологических качествах, общем уровне культуры и воспитания. В этот же раздел включаются возможные награды, благодарности и поощрения сотрудника.

Заключение. В данной графе следует указать цель и место требования характеристики. Документ подписывает руководитель. Тот, кто составляет характеристику, ответственен за изложенную в ней информацию. Полномочия по составлению документа принадлежат либо инспектору отдела кадров, либо руководителю предприятия. Один экземпляр характеристики забирает сотрудник, другой – организация.

Характеристика бывает двух типов: внутренняя и внешняя. Поэтому и способов, написания характеристики с места работы несколько.

Внутренняя характеристика составляется для пользования в самой организации. Она может требоваться в нескольких случаях:

  • для осуществления взысканий;
  • для награждения либо благодарности;
  • в случае повышения в должности.

Внешняя составляется для отправления в другие структуры и организации. Перед составлением такого документа у работника требуется взять разрешение, зафиксированное на бумаге.

Положительная

ХАРАКТЕРИСТИКА

на психолога Больницы скорой помощи

Соколову Анну Николаевну

Соколова Анна 1984 года рождения. В 2006 году закончила с отличием Государственный медицинский институт. В организацию пришла в апреле 2008 года.

За период работы осуществляла психодиагностическую, психокоррекционную, психообразовательную работу с коллегами и пациентами. В работе использовала современные технологии психогигиены и психопрофилактики, осуществляла консультативную работу по оценке психологического состояния пациентов, проводила необходимые реабилитационные процедуры.

Соколову А.Н. исполнительный и добросовестный работник. Она соблюдает нормы поведения, принятые в рабочем коллективе. С коллегами дружелюбна, вежлива. Ведет себя приветливо и обходительно. В случае конфликта ведет себя дипломатично, предпочитает поиск решений, удовлетворяющий интересы всех сторон. В процессе общения с коллегами и пациентами проявляет внимательность, тактичность. Ее отличает трудолюбие и высокая работоспособность. В сложные для организации времена Соколова А.Н. всячески поддерживает работу, порой оставаясь сверхурочно. Основные качества, отличающие сотрудника: добросовестное отношением к своему делу, стремление к самосовершенствованию, повышение профессионального мастерства. Регулярно проходит различные курсы, семинары, тренинги. Дисциплинарных взысканий нет.

Главврач Н.Я. Вайнштейн


Видео

Отрицательная

ХАРАКТЕРИСТИКА

на Петра Ивановича Короткова

работника Завода подшипников

города Тверь

Петр Иванович занимает должность мастера порядка 1.5 лет. На предприятие пришел в 2012 году. На рабочем месте ведет себя безответственно, халатно относится к выполнению обязанностей.

Работу выполняется некачественно, в полсилы. В работе безынициативен, требуется опека и контроль. Коротков П.И. медлителен, данные ему поручения запоминает плохо.

Отношения в трудовом коллективе конфликтные, может проявлять агрессию. Теплые, дружеские отношения не поддерживает. Держится особняком. В корпоративных мероприятиях не участвует.

Имеет дисциплинарные взыскания за прогулы.

Отличается слабым интеллектуальным развитием, конкретным мышлением.

Был избран бригадиром, но с должностными обязанностями справиться не смог. В жизни завода не участвует. Наград и благодарностей не имеет.

Отличается регулярным нарушением трудовой дисциплины, проявляет склонность асоциальному образу жизни.

Среди коллектива и руководства не пользуется авторитетом.

Характеристика выдана для представления в ПТУ № 12 города Тверь.

Директор завода (подпись) В.П. Серафимко

Как написать

  1. Степень профессионализма: опыт, умения, навыки, осведомленность в профессиональных вопросах.
  2. Владение знаниями о профессиональной ответственности.
  3. Знание документооборота.
  4. Владение современными методами и технологиями.
  5. Умение планировать работу, предвидеть риски и перспективы.
  6. Степень работоспособности.
  7. Отношение к работе.
  8. Дисциплинированность и ответственность.
  9. Умение поддержать начинания.
  10. Возможность потратить личное время на устранение проблем.
  11. Пунктуальность.
  12. Организованность, инициативность, самостоятельность в выполнении поручений.
  13. Настойчивость.
  14. Скромность.
  15. Коммуникативные качества.
  16. Умение решать конфликты.
  17. Отношения в коллективе.
  18. Объективность, требовательность.

Информация, предоставленная в характеристике, крайне важна для соискателя, поскольку дает работодателю представление о конкурентоспособности человека, его личных и профессиональных качествах.

Как правильно написать характеристику на работника

5 (100%) 5 голосов

Характеристика с места работы может понадобиться гражданину при обращении в различные инстанции и организации.

Существуют определенные правила составления данного документа.

В зависимости от цели составления содержание документа может различаться. Рассмотрим, как написать характеристику с места работы.

В зависимости от целей получения характеристик их делят на два вида:

  1. Внутренние. Данный вид применяется только внутри организации, когда производится перевод на другую должность, перемещение в другой отдел, назначается или дисциплинарное взыскание и т.д.
  2. Внешние. Пишутся по инициативе гражданина, сторонних организаций. Подобные документы предназначены для предъявления по требованию вне места работы сотрудника. Например, при оформлении кредита, при приеме к новому работодателю, или органов опеки, для военкомата, для муниципальных организаций и т.д.

Как правильно написать характеристику на работника — образец и порядок составления

С точки зрения закона не существует единой общепринятой формы документа, то есть каждый работодатель может оформлять характеристику по своему усмотрению.

С правилами оформления отпуска по уходу за ребенком вы можете ознакомиться .

Пример составления характеристики

Разберем пример правильно составленного документа.

Возможный текст документа можно рассмотреть на примере характеристики бухгалтера предприятия, составленной для предъявления по новому месту работу.

После указания даты составления документа и заголовка может идти следующий текст:

«Выдана Харитоновой Маргарите Петровне, 15.07.1981 года рождения.

Получила образование в Московском государственном университете по специальности «экономист». Замужем. Имеет двоих детей (7 и 5 лет).

Работала на предприятии ООО «Ваш дом» с 04.04.2010 года до 15.02. 2016 года в должности бухгалтера.

Во время работы направлялась на тренинги по программам «Главбух» и «Консультант Плюс», проходила курсы по программе «Бухгалтерская отчетность 2016». Ежегодно получала премию по итогам года за эффективную и квалифицированную профессиональную деятельность. Дисциплинарным взысканиям не подвергалась.

При написании характеристики с места жительства не существует жестких ограничений. По манере написания она имеет много общего с рабочей характеристикой. Обязательные требования – указание сроков проживания по названному адресу и сбор информации от соседей.

Ниже приведены возможные образцы.

ХАРАКТЕРИСТИКА

На Иванова Ивана Ивановича, 1972 г.р.
Адрес проживания: г. Самара, проспект Лесной, д. 20, кв 297
От Петрова Петра Петровича.
Иванов Иван Иванович и его супруга Иванова Екатерина Александровна проживают по указанному адресу, начиная с 1990 года. За все это время Иванов И.И. зарекомендовал себя как примерный гражданин, поддерживающий хорошие отношения как в семье, так и в общении с соседями. Принимает участие в общественных собраниях и требуемых работах, проводимых в доме и на прилежащих территориях. В конфликтных ситуациях с соседями не замечен, а напротив – дружелюбен и по возможности оказывает им помощь.

Образец характеристики от соседей

на Афанасенко Павла Ивановича
дата рождения: 25.04.1979
место рождения: г. Москва
адрес проживания: г. Самара, ул. Первая, д. 3, кв. 23

Афанасенко Павел Иванович проживает по данному адресу, начиная с 1993 года.

Женат и имеет дочь (2002 г.р), которые также проживают с ним по данному адресу.

За время проживания не создавал никаких трудностей и не был замечен в каких-либо конфликтах с соседями. Соседями характеризуется только положительно, в общении со старшими учтив, в целом мы можем охарактеризовать его как вежливого, общительного и доброго человека.

Афанасенко Павел Иванович поддерживает хорошие отношения с соседями, всегда может помочь в трудной ситуации соседям-пенсионерам, никогда не отказывает в помощи.

Принимает активное участие в общественных делах, в общественной жизни двора, активно участвует в субботниках.

Также имеет хорошие семейные отношения. Принимает активное участие в воспитании ребенка, гуляет с ним.

Подписи:
Число:
Дата:

Как написать бытовую характеристику на человека

Бытовая характеристика имеет важное значение в случаях возбуждения уголовного дела, когда отзывы окружающих людей могут повлиять на дальнейшую судьбу человека. В других случаях такая характеристика может понадобиться при рассмотрении прав опеки и усыновления. При отсутствии образца, бытовую характеристику можно написать самостоятельно.

При написании следует соблюдать следующие нормы:

  1. Характеристика должна писаться от имени людей, живущих по соседству. Минимальное число соседей, согласившихся подписаться, должно составлять три человека. Предварительно нужно записать их точные адреса и паспортные данные.
  2. Потребуется стандартный лист бумаги, а также ручка с синей, либо черной пастой. Следует предусмотреть поля, так как в дальнейшем характеристика будет подшиваться к делу. С левой стороны нужно отступить не менее 2 сантиметров, сверху, снизу и с левого края – примерно 1,5.
  3. Заголовок располагается посередине. Слово «Характеристика», затем полное имя человека. Далее, заполняя строку с указанием адреса, нужно написать полную фамилию с инициалами. Также нужно указать дату рождения.
  4. Фраза, с которой стоит начинать написание непосредственно текста характеристики, стандартная – «Мы, нижеподписавшиеся»…
  5. Далее нужно указать фамилии с инициалами, принадлежащие вашим соседям. При написании смысловой части текста нужно упомянуть общие характеристики (добрый, аккуратный, ответственный и т.п.). Следует упомянуть о том, были ли случаи, связанные с нарушением правил и чрезмерным употреблением алкоголя. Также очень важно указать, активен ли был человек в отношении общественных работ (субботники, собрания).
  6. В случаях, когда дело касается условно-досрочного освобождения, либо опеки или усыновления, то не лишним было бы выразить мнение по поводу семейного состояния – способна ли данная семья оказать соответствующую поддержку тому, на кого дается характеристика.
  7. В заключении нужно указать точное название органа, для которого предназначена характеристика. Имена соседей, а также их точные адреса и данные должны быть указаны в том же порядке, в каком они встречаются в самой характеристике. Подпись каждого упомянутого соседа обязательна. Также следует заверить характеристику у участкового инспектора. Может потребоваться печать от местного ТСЖ или ЖЭК.

Этот документ можно считать вполне официальным. Характеристика может составляться либо по просьбе самого сотрудника, или же по запросу внешних источников. Стоит отметить, что также характеристика может составляться внутри компании для продвижения по службе. Пример характеристики с места работы всегда составляется непосредственно начальником компании или отдела. Основная цель этого документа – описать способности и достижения сотрудника на бывшей работе.

Как правильно составить характеристику с места работы

  • Документ необходимо составлять только на листе формата А4. Весь текст необходимо писать только от третьего лица. Можно писать в настоящем или прошедшем времени.
  • Изначально указывается название документа и для кого он был составлен.
  • После этого необходимо в первом разделе указать анкетные данные.
  • После описывается весь трудовой путь сотрудника в компании. Чаще всего, начальник просто описывает деятельность работника (с какого года и какую должность он занимал).
  • Указать дополнительные сведение о получение образования или повышение квалификации.
  • Потом оцениваются профессиональные качества сотрудника. Насколько он опытен в своем деле (как может проводить аналитическую работу, ознакомлен с нормативными актами, какие были отношения с сотрудниками).
  • Описание личных качеств.
  • В самом конце необходимо будет написать, куда будет направлена данная характеристика.

Образец характеристики с места работы заверяется печатью, и ставиться подпись. Напоследок хотим отметить, что существует несколько видов характеристики: с места работы, для суда, для ГИББД, на водителя, производственная характеристика, в военкомат.

Содержание характеристики с места работы

Представленный образец характеристики с места работы содержит следующие сведенья:

  • Фамилия, имя, отчество работника;
  • Год рождения;
  • Образование (среднее, средне-специальное, высшие и т.п.), специальность, наименование учебного заведения;
  • Место работы, должность, период работы;
  • Перечень должностных обязанностей;
  • Заслуги и достижения, включая поощрения и взыскание, если таковые имеются;
  • Описание качеств работника;
  • Данные о подписавшем документ лице.

Характеристика может быть написана как на бланке организации, так и на простом листе бумаги.

Документ необходимо подписать и заверить печатью организации.

В личных характеристике стоит отметить организаторские качества (для руководителей), инициативность, взаимоотношения с трудовым коллективом, наличие или отсутствие ответственности.

Стоит писать правдивые сведенья. Так при написании характеристики с места работы в суд, подписавшее документ лицо несет ответственность за достоверность информации.

Время работы работника в организации или отделе может быть любое, какие-либо ограничения в законодательстве отсутствуют. Так документ может составляться на лицо, проработавшее месяц (например, на испытательном сроке).

Характеристику на руководителя составляется от имени вышестоящего руководителя.

Пример составления характеристики с места работы.

Рассмотрим пример составления характеристики с места работы (составляется на бланке организации). Также нижеуказанные варианты хорошо подойдут как образец характеристики с предыдущего места работы .

Вариант №1: Образец характеристики с места работы

Характеристика (образец)

Настоящая характеристика выдала Петриченко Валерию Анатольевичу, 1 ноября 1978 года рождения, работающему в Центре социальной защиты детей. Адрес: ул. Кулагина 25 (реквизиты организации) с 16 мая 2013 года по сегодняшний день на должности «Социальный работник».

Семейное положение: женат. Супруга Петриченко Инна Петровна, 11. 12. 1979 г.р. Дети: Петриченко Виталий, 2000 года рождения и Петриченко Анна, 2002 года рождения.

Петриченко В.А. окончил Волгоградский Педагогический Университет по специальности «Психология», имеет красный диплом. Данный сотрудник отличается высоким профессионализмом, пунктуальностью и ответственностью. Дисциплинарных взысканий не имеет, есть поощрительные грамоты за участие в конференции «Защита детей – ответственность государства». С коллегами и подчиненными находится в доброжелательных отношениях, всегда проявляет сдержанность, терпение и деликатность. В сложных, конфликтных ситуациях с клиентами учреждения всегда выдержан, корректен, обладает способностью сгладить проблему и перевести ее в русло мирного конструктивного решения. Вредных привычек не имеет. Жизненные ориентиры правильные, стремится помогать детям из неблагополучных семей, учитывая их потребности и желания. С радостью принимает участие в общественной жизни коллектива, посещает тренинги личностного роста и курсы повышения квалификации.

Данная характеристика выдана для предоставления в Органы социальной защиты неблагополучных семей.

Начальник отдела Центра Социальной защиты детей Бергс Наталья Михайловна.

Вариант №2: Пример характеристики на сотрудницу

Характеристика (образец)

Выдана Абакумкиной Надежде Петровне, 10.04.1977 года рождения, должность – экономист.

Абакумкина Н.П. работает в банке «Финансы и Кредит», начиная с 16 апреля 2010 года. За время работы неоднократно была направлена на курсы повышения квалификации, которые успешно закончила по программам: «Бухгалтерская отчетность 2016», «Анализ финансового состояния компании», «Финансовый прогноз в нынешних условиях экономики».

Абакумкина Н.П. обладает отличными навыками деловых переговоров, владеет комплексными знаниями по своей специальности, посещает семинары и тренинги, всегда владеет последними новшествами и информацией в области экономики.

Начальник экономического отдела банка «Финансы и Кредит» Романенко Василий Петрович.

Существует множество причин, по которым требуется предоставление характеристику с места работы. Она может потребоваться и в суде, и в военкомате, и при трудоустройстве на другое предприятие или в организацию. Основной задачей документа является составить общий портрет профессиональных и личных качеств данного человека.

Что такое характеристика на сотрудника

Характеристика на сотрудника составляется и выдаётся в той компании или организации, где он официально трудоустроен. За период своей работы человек показывает свои профессиональные навыки или их отсутствие, добивается определённых результатов в профессиональной деятельности, достигает или не достигает карьерного роста. У него складываются определённые взаимоотношения с коллегами и руководством, определяется его роль в коллективе. Руководитель работника, запрашивающего характеристику, должен отметить в ней его положительные и отрицательные качества, преимущества и недостатки в работе, профессиональные достижения и промахи. В какой-то степени характеристика является индикатором работы данного человека и отношения к нему со стороны руководства и коллектива.

В целом же характеристика с места работы является официальным документом, который служит отзывом о профессиональной деятельности определённого человека, а также в некотором роде акцентирует внимание на его общечеловеческих качествах или недостатках, проявленных за период работы.

Характеристика с места работы: образец информационного наполнения

Когда может потребоваться характеристика с места работы

С необходимостью получения характеристики с места работы сталкивались многие. Она требуется и при судебных разбирательствах, и по требованию военного комиссариата или правоохранительных органов. Характеристику с предыдущего места работы захочет увидеть и будущий работодатель, ведь ему крайне интересно, кого же он на самом деле принимает на работу, порой на очень ответственную должность. Не всегда первое собеседование может дать реальную картину действительности. К тому же тон характеристики с предыдущего места работы может тоже сказать многое, в частности, о степени конфликтности данного лица. От характеристики иногда зависит очень многое: она может повлиять на решение судьи о назначении меры наказания (будь оно административным или уголовным), на принятие её обладателя на новую, иногда гораздо более перспективную работу, на службу в армии, поскольку руководством военкомата будет учитываться не только полученная призывником профессия, но и его достижения на месте работы, имеющиеся навыки и даже его отрицательные качества, которые могут не дать возможность служить, например, в определённом роде войск.

Сегодня существуют различные мнения в отношении института характеристики как такового. Некоторые считают характеристику рудиментом социалистической системы, ведь именно в Советском Союзе характеристикам придавалось большое значение, они требовались практически везде, начиная от вступления в комсомол, и заканчивая назначением на ответственные должности в государственном аппарате. На практике же характеристики часто абсолютно не отражали реального положения дел. Отрицательная характеристика, предоставленная своему сотруднику, определённым образом дискредитировала не только коллектив предприятия, но и его руководство: почему не смогли воспитать достойного работника, где воспитательная работа партийной организации или общественное воздействие?

В современных условиях тенденция предоставления положительных характеристик практически всем сотрудникам продолжает оставаться актуальной. Компании, которые стараются работать по западным стандартам, вместо характеристики при увольнении с работы выдают своим экс-сотрудникам характеристики-рекомендации. Эти документы действительно имеют большой удельный вес в принятии решения о приёме кандидата на работу в другую компанию. Существует неписаное корпоративное правило, когда бизнес-структуры стараются отображать в характеристиках своих бывших сотрудников их реальные достижения, достоинства и недостатки. Ведь никто не знает, кто именно придёт устраиваться на работу завтра и к ним. А об этом человеке хотелось бы получить хотя бы более или менее объективную информацию из характеристики с предыдущего места работы.

Внешние и внутренние характеристики

Характеристики подразделяются на внутренние и внешние. Само название говорит о том, для чего они предназначаются. Например, внутренние характеристики выдаются для использования внутри определённого предприятия, организации, компании или другой структуры. Внешние же характеристики предполагается использовать вне его или её пределов.

Видео: как правильно составить характеристику с места работы

Внутренняя характеристика

Казалось бы, зачем необходима характеристика на сотрудника, который работает уже лет 15 и все его знают прекрасно от и до. Но по правилам характеристика потребуется для руководства структуры при принятии решения о том, стоит ли продвигать человека по карьерной лестнице. Старший бухгалтер, например, звучит более гордо (и более оплачиваемо) при сравнении с обычным бухгалтером, а старший менеджер «круче» обычного. Руководство хочет знать (а порой и снимает подобным образом с себя определённую часть ответственности), соответствует ли сотрудник занимаемой должности и стоит ли его назначать на более высокую должность.

Внутренняя характеристика потребуется и при планировании руководством ответственной заграничной командировки для своего сотрудника, при направлении его на курсы повышения квалификации, спонсировании обучения в высшем учебном заведении по профильной специальности и так далее.

Наиболее неприятным поводом для запроса внутренней характеристики станет планируемое дисциплинарное взыскание. Иногда хорошая характеристика может существенно повлиять на степень корпоративного наказания.

Внутренние характеристики требуются военным при принятии решения командованием о назначении их на более высокую должность, а также (в большинстве случаев) при присвоении очередного воинского звания, направления на обучение. В уголовно-исправительных учреждениях начальники пишут осуждённым, претендующим на условно-досрочное освобождение (УДО), специальные характеристики, на основании которых они ходатайствует о сокращении срока наказания. В этом случае характеристика может сыграть очень значимую роль в судьбе осуждённого, которому она поможет выйти на свободу на несколько лет раньше назначенного окончания срока.

Внешняя характеристика

Кроме перечисленных выше случаев, внешняя характеристика может потребоваться при зачислении в высшее учебное заведение, при обращении в банковское учреждение за получением кредита, при запросе разрешения на усыновление ребёнка в ещё в некоторых случаях. Как правило, работодатель выдаёт своим сотрудникам в большинстве случаев положительные характеристики. С одной стороны, не хочется портить внутрипроизводственные отношения, а с другой, хочется каким-то образом простимулировать человека, даже если он на деле достоин гораздо более низкой оценки, чем дана ему в официальном документе. Иногда просто не хочется человеку портить карьеру, особенно в тех случаях, когда он собирается карабкаться по карьерной лестнице где-нибудь в другом месте.

Так выглядит положительная характеристика с места работы

Как правильно составить характеристику с места работы на сотрудника

При написании характеристики с места работы существуют определённые правила, которые не рекомендуется нарушать. Необходимо знать, что характеристика допускается в любом исполнении: можно подготовить её, набрав на компьютере, а можно и написать от руки. Документ должен умещаться на одной странице формата А-4. Однако если размеры будут несколько превышены ввиду содержательности документа, то в этом нет ничего страшного.

Если сотрудник считает, что информация в характеристике является искажённой, не отражающей реального положения вещей, дискредитирующей его, то он вправе приложить к данному документу свою пояснительную записку, в которой можно попытаться чётко и аргументировано объяснить причины тех или иных своих проступков, а также пояснить причины каких-либо недостатков в работе.

Характеристику с места работы следует составлять в двух экземплярах. Один из них выдаётся сотруднику на руки, второй же остаётся в архиве предприятия или организации. Следует сказать, что при составлении характеристики априори не существует какого-либо бланка или установленных законом требований. В подавляющем большинстве случаев характеристики пишутся на основе определённых традиций, сложившихся на протяжении длительного периода.

В характеристике необходимо более или менее пространно описать трудовой путь сотрудника, его деловые и нравственные качества, трудовую и общественную деятельность, достижения и недостатки на протяжении работы на данном месте.

Если существует такая возможность, то характеристику с места работы лучше состоять на официальном бланке предприятия или организации. Желательно, чтобы на нём был также фирменный логотип.

Видео для сравнения: как выглядит характеристика с места работы в Германии

Пошаговая инструкция по составлению документа

Как правило, характеристика состоит из стандартного набора формулировок и фраз, немногим отличаясь от тысяч и даже миллионов подобных документов по всей России. Характеристика пишется официальным языком, без лирических отступлений. В ней есть три части: вводная, описательная и заключительная. Рассмотрим каждую из них подробнее:

  • вводная часть содержит заголовок и указание названия предприятия или организации, реквизиты, место и дату составления документа, персональные данные работника (по согласованию с характеризуемым), на которого выдаётся характеристика, занимаемую ним должность. Эту часть можно считать исключительно формальной;
  • в описательной части следует изложить основную информацию. Необходимо описать трудовой путь сотрудника, по крайней мере, на данном предприятии или в организации. Важно отметить, какие именно должности занимал сотрудник, что служит показателем его карьерного роста или, наоборот, падения. Также стоит указать профессиональные достижения на данном месте работы (к примеру, был руководителем проекта…, участвовал в…, успешно выполнял задания по… и так далее). Если человек получил дополнительное образование, прошёл курсы повышения квалификации или что-либо наподобие этого, то подобную информацию следует обязательно отметить и в характеристике. Далее в описательной части следует провести оценку профессиональных навыков сотрудника: имеет опыт в сфере…, является профессионалом в…, знает нормативные правовые акты…, успешно ведёт аналитическую работу, соблюдает дедлайны и так далее. В следующем подразделе описательной части характеристики следует плавно перейти к психологическим качествам человека и его общему уровню культуры. При оценке личных качеств следует обратить внимание на способность контактировать с коллегами, устанавливать деловые отношения с партнёрами, вести переговоры . Далее следует остановиться на наиболее значимых достижениях сотрудника. Если человек решил изменить сферу деятельности или устраивается на другое предприятие на определённую должность, то желательно отметить достижения именно в областях, которые в чём-то похожи на его будущую работу. Например, менеджер по продажам устраивается на другую фирму на должность начальника отдела маркетинга. В этом случае желательно описать характеристики и его успехи на ниве маркетинговых исследований и соответствующего повышения уровня продаж компании. В описательной части характеристики также потребуется указать специфическую информацию, касающуюся данного лица, если, например, документ предполагается предоставить в органы социальной опеки или в органы правоохранительные. Но об этом ниже;
  • заключительная часть. В заключительной части документа следует указать информацию о том, куда и для чего выдаётся характеристика. Если же она запрашивается по месту предъявления, то следует именно так и написать. Кроме того, потребуется подытожить всё, что описано выше. Например, в заключительной части характеристики часто встречаются подобные формулировки: «в связи с вышеописанным, руководство компании N рекомендует данное лицо…» или «администрация ИТУ ходатайствует о сокращении срока наказания и условно-досрочном освобождении осуждённого гражданина М.» и так далее. Это будет своеобразный вывод характеристики, если он требуется применительно к её содержанию и назначению.

«Матерые» менеджеры по персоналу и руководители понимают, что объективной информации в характеристике довольно мало. Поэтому характеристика была, есть и продолжает оставаться неким формальным документом. В то же время характеристики имеют весьма значимую роль на судебных процессах при рассмотрении уголовных или административных дел. Например, положительная характеристика с места работы поможет избежать взятия под стражу, если даже совершённое правонарушение квалифицируется судом в качестве социально опасного. Конечно, это возможно далеко не всегда, но в определённых случаях положительная характеристика всё же срабатывает. Точно также будет принимать во внимание положительную характеристику с места работы и следователь уголовного розыска, решающий, ходатайствовать ли о содержании под стражей подследственного или ограничиться другими мерами, например, подпиской о невыезде. Если же, например, планируется предоставить характеристику в органы социальной опеки, когда сотрудник решил принять на себя официальное опекунство или стать приёмным родителем для ребёнка, то в характеристике с места работы следует делать акцент на высоких морально-психологических качествах данного лица и на том, что он прекрасный семьянин, имеет высокий уровень заработной платы и высоко ценится руководством, обладает авторитетом в коллективе. В данном случае органы социальной опеки мало будут интересовать профессиональные достижения кандидата в опекуны или в приёмные родители, но социальные работники будут уделять большое внимание его моральным качествам. Кстати говоря, характеристика с места работы в данном случае будет не единственной, которую затребует орган социальной защиты. Поэтому, скажем прямо, существуют лишь общие тенденции в написании характеристики с места работы. Очень многое, в частности, в акцентуации определённой информации, зависит от того, для чего и куда выдаётся данный документ.

Что категорически нельзя указывать в характеристике

Существует определённая информация, которую в характеристике указывать нельзя или, по крайней мере, неэтично. В частности, к ней относятся:

  • политические взгляды. В характеристике с места работы нельзя описывать политические взгляды сотрудника, даже если он является, например, членом масонской организации. Эта информация, мягко говоря, в служебной характеристике является некорректной и неуместной;
  • религиозные убеждения. В официальном документе с места работы нет надобности указывать вероисповедание сотрудника, даже если он по нескольку раз в день совершает на рабочем месте намаз;
  • жилищно-бытовые условия. Описание условий проживания определённого лица находится в компетенции других органов;
  • профсоюзная и общественная деятельность. Ни первая, ни вторая не имеют никакого прямого отношения к профессиональной деятельности сотрудника, на которого составляется характеристика. Если же данная информация сможет охарактеризовать его дополнительно с лучшей стороны, то, в принципе, о ней можно и упомянуть;
  • нельзя указывать в характеристике с места работы персональные и контактные данные сотрудника. Их разглашение является незаконным и может вноситься в данный документ только по письменной просьбе сотрудника или по его письменному разрешению;
  • нельзя вносить в характеристику заведомо неправдивую информацию. За это сотрудник может подать на своего работодателя в суд. Например, если в характеристике будет написано, что данное лицо неоднократно привлекалось к админответственности за распитие спиртного в общественных местах, то для этого потребуются соответствующие доказательства в виде постановлений об административных штрафах. Иначе это можно расценивать в качестве клеветы или неправдивой информации.

Кем составляется и подписывается характеристика

Как правило, характеристику на сотрудника составляет его непосредственный руководитель. Но если речь идёт о рабочем, руководителем которого является мастер участка, то характеристику будет составлять в лучшем случае бригадир. Обычно же эта обязанность будет возлагаться на начальника цеха. В данном случае понятие непосредственного руководителя весьма относительно. В армии, к примеру, на командира роты составляет характеристику его непосредственный начальник — командир батальона. На составление характеристики имеет право именно руководитель подразделения, будь то подразделение воинское, производственное, научное и так далее. Для водителя характеристику будет составлять начальник транспортного отдела, на механика — главный механик, на бухгалтера — главный бухгалтер, на главного инженера — директор предприятия и так далее. Характеристику может составить только должностное лицо, которому администрация делегировала подобные полномочия и это определено учредительными документами или уставом предприятия или организации.

После составления подписывает документ непосредственный руководитель сотрудника, на которого была составлена характеристика. Но его подпись будет далеко не единственной. Характеристика должна быть подписана в обязательном порядке руководителям организации, предприятия, воинской части, научного учреждения, ИТУ и так далее. Крайне желательно видеть на ней ещё и подпись начальника отдела кадров. В самом низу ставится дата составления документа.

И вот характеристика уже готова. Не следует забывать о двух экземплярах. В случае потери оригинала характеристики, можно обратиться к администрации и получить её копию.

Второй экземпляр характеристики будет храниться в архиве предприятия

Требуется ли печать и штамп на характеристике

Поскольку характеристика с места работы относится к перечню документов, требующих официальной заверки, то на ней должна быть мокрая печать предприятия или организации, наравне со справками, ходатайствами, командировками или гарантийными письмами. Не заверенная в установленном порядке характеристика теряет свою юридическую силу и в определённых случаях не может использоваться.

Если у компании нет печати, а иметь её или нет — выбор организации, законной обязанности нет, то допустимо составлять характеристику без печати. Тогда достаточно будет подписи руководителя.

На малых предприятиях может быть только одна печать и штамп, если же речь идёт о крупных компаниях, то на характеристике достаточно поставить штамп и печать отдела кадров. При условии, что документ выполнен на фирменном бланке. Заверке подлежат внешние характеристики. Внутренние же можно заверить только внутренней печатью предприятия или печатью соответствующего подразделения, если она у него есть. Соответственно, на внутренней характеристике потребуется подпись непосредственного руководителя сотрудника, на которого выдаётся характеристика. Всё зависит от конкретной ситуации. Например, если рабочего планируют повысить в должности, то внутренняя характеристика подписывается бригадиром и начальником цеха, а также заверяется печатью цеха, если она у него есть.

Особенности составления отдельных типов характеристик

Как уже было сказано, в зависимости от того, куда, кем и для чего запрашивается характеристика с места работы, зависят и особенности её информационного наполнения. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся примеры.

Характеристика с предыдущего места работы

Характеристика с предыдущего места работы потребуется будущему работодателю уволившегося сотрудника. Чем более позитивной она будет, тем лучше, тем легче будет утроиться на хорошую работу в будущем, если она на момент увольнения ещё не найдена. Характеристика с прошлой работы носит все признаки рекомендации, хотя и не является таковой в полном смысле слова. По ней будущий работодатель сможет оценить потенциал кандидата на занятие определённой должности и с определённой долей вероятности быть уверенным в том, что профессиональные навыки соискателя вакансии соответствуют установленным работодателем требованиям. В данном типе характеристики с предыдущего места работы следует особый акцент делать на профессиональных достижениях уволившегося или увольняющегося сотрудника, его поощрениях, инициативности, трудолюбии, способности работать в режиме многозадачности и так далее. Желательно отметить также коммуникабельность и умение находить общий язык с коллегами, что тоже немаловажно, ведь конфликтный человек вряд ли будет особо интересен будущему работодателю. Следует также акцентировать внимание на тех обязанностях, которые выполнял данный человек во время работы на предыдущем месте.

В Трудовом кодексе нет установленного бланка и формы характеристики. Существуют лишь общие рекомендации.

Для предъявления в полицию

Характеристика в полицию с места работы составляется обычно по официальному запросу. В нём акцентируется внимание на той информации, которая требуется правоохранителям. Как правило, подобная необходимость возникает в том случае, когда сотрудник компании становится фигурантом уголовного делопроизводства в роли подозреваемого или (что бывает гораздо реже) свидетеля. Если же в официальном запросе из правоохранительных органов нет пожеланий к соответствующей информации в характеристике сотрудника, то она составляется по обычному принципу. В этом случае следует сделать акцент на дисциплинированности, строгом выполнении своих обязанностей, дружеских отношениях с коллегами по работе, готовности к мирному разрешению конфликтных ситуаций. Также следует внести в характеристику данные о занимаемой должности, стаже работы и должностных обязанностях. Следует сделать особый акцент на отсутствии (или наоборот) фактов нарушения трудовой дисциплины и взысканиях. Если на работе есть поощрения, то обязательно стоит о них упомянуть. Характеристика с места работы в полицию требует особого внимания при составлении, поскольку, как уже говорилось, может оказать определённое влияние на ход расследования.

При составлении характеристики в полицию в неё вносятся (обычно) персональные данные характеризуемого лица, поэтому потребуется его письменное согласие на это.

Пример характеристики с места работы в полицию

Характеристика в суд

Человек может оказаться участником судебного процесса. Это возможно не только при судебном разбирательстве по уголовному делу, но и по гражданскому или административному. При этом человек может быть в роли истца или ответчика, обвиняемого или потерпевшего. Но в любой роли может возникнуть необходимость подтверждения морально-психологических и деловых качеств данного лица. И для этого следует обратиться за характеристикой с места работы. Ведь именно на работе они обычно реализуются в полной мере. Кроме того, судьи не воспринимают коллег по работе в качестве заинтересованных лиц, что немаловажно.

Если работодатель по каким-либо причинам не хочет давать характеристику, то в этом случае можно обратиться к суду с просьбой сделать официальный запрос. Кстати, на законодательном уровне нет рычагов принуждения администрации предприятия или организации к выдаче характеристики на сотрудника, поэтому его личная просьба может быть попросту проигнорирована. Суду же руководитель отказать не сможет, поскольку это является административным правонарушением с соответствующими санкциями. Характеристика в суд составляется непосредственным руководителем или уполномоченным сотрудником отдела кадров. Если же, например, на предприятии работает всего десять человек, то характеристику пишет управляющий (вне зависимости от того, является ли он наёмным руководителем или собственником предприятия).

Иногда положительная характеристика сможет сыграть в суде важную роль

Характеристика в военкомат

Характеристика в военкомат требуется как при первоначальной постановке призывника на воинский учёт, так и непосредственно перед его призывом на срочную службу. Если молодой человек перед призывом в ряды ВС официально трудоустроен, то работодатель обязан дать ему характеристику с места работы. Она (по правилам) должна изучаться психологом и служит инструментом для определения как профессиональной ориентации будущего солдата или сержанта, так и для составления его психологического портрета. Всё это делается с целью выбора оптимального рода войск, воинской специальности и порой даже места службы. Например, если призывник имеет водительские права на управление грузовым автомобилем и уже успел поработать по специальности, хорошо себя зарекомендовав, то с большой долей вероятности призывная комиссия будет рекомендовать его на должность водителя в рядах ВС.

Характеристика в военкомат должна содержать общую информацию, которая касается работы молодого человека, его трудового стажа, профессиональных качеств, поощрений и взысканий.

Характеристика с места работы поможет определить будущую воинскую специальность призывника

Характеристика для студента, отправляющегося на практику

Эту характеристику должен составлять уполномоченный представитель администрации высшего учебного заведения. Как правило, она готовится куратором, им же подписывается, далее следует подпись декана факультета, ректора и печать ВУЗа. При направлении на практику следует особый акцент сделать на успеваемости студента и его достижениях в учёбе, дисциплинированности и способности к самоорганизации. Если студент имеет достижения в научной работе, то об этом тоже обязательно стоит упомянуть. Тем более если практика имеет много общего с направлением научной работы юного дарования.

Характеристика в органы опеки

При составлении характеристики, предоставляемой в органы опеки, следует соблюсти стандартную процедуру подготовки данного документа. В обязательном порядке делается акцент не только на профессиональной деятельности, но и на человеческих качествах.

Характеристика для аттестации

При прохождении аттестации каждому аттестуемому сотруднику выдаётся характеристика. Она рассматривается аттестационной комиссией. В данном случае следует особое внимание уделить профессиональным достижениям работника, морально-психологическим качествам, уровню культуры, стрессоустойчивости. В этом типе характеристики руководство может высказать свои пожелания в отношении дальнейшего повышения профессионального уровня своего сотрудника. Но окончательное решение принимается всё же аттестационной комиссией.

Характеристика в банк

Иногда при оформлении кредита банки просят предоставить характеристику с места работы. В этом случае следует сделать акцент на стаже работы на данном предприятии или в организации, отсутствии нарушений дисциплины, в том числе, финансовой. Также важно упомянуть о том, что сотрудник постоянно повышает свой профессиональный уровень, что способствует его карьерному и финансовому росту.

К составлению характеристики с места официального трудоустройства следует подходить основательно, ведь иногда этот документ может сыграть важную роль не только в карьере, но и в жизни человека. Также важно соблюдать соответствующее информационное наполнение документа, учитывая то, куда требуется его предоставление. Главное — подойти к этому процессу с душой, а не считать характеристику просто своеобразной отпиской и формальностью.

Характеристика кладовщика с места работы пример. Образец написания характеристики с места работы и правила оформления

При написании характеристик, обычно пользуюся комментариями Елены Борисовой (Персонал Микс 2001). Они написаны для аттестации персонала, этими комментариями в частности пользуются тренеры «Moscow Business School» в курсе обучения программы MBA Start, но при написании характеристики они очень даже удобны:

Об объемах работы.

Положительный отзыв. Сотрудник выполняет большой объем работы, всегда укладывается в сроки, при этом успевает присутствовать на всех совещаниях, готовить своевременно требуемые отчеты и знакомиться с отчетами, поступающими к нему. Выполняемый им объем работ свидетельствует о высоком профессионализме и преданности компании.

Отрицательный отзыв. Сотрудник активно вовлечен в различные проекты, посвящает им много времени и сил. К сожалению, усилия не всегда приводят к реальным измеримым результатам, которых ожидает от него руководитель. Ряду важных задач (примерыЙ) не было уделено достаточного внимания. По-видимому, выполнению заданий препятствует отсутствие организованности и неумение ставить цели и расставлять приоритеты. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании.

Об умении анализировать и принимать решения.

Положительный отзыв. Сотрудник отличается способностью анализировать факты, собирать необходимую информацию и на основании этого принимать взвешенные решения. Сотрудник демонстрирует способность, рассматривая разные варианты, принимать правильное решение. Он быстро учится и умеет смотреть «в корень» вопроса, отделять важное от второстепенного. Даже если руководитель не всегда согласен с его решениями, он всегда относится к ним с уважением. Коллеги рассчитывают на способность сотрудника анализировать ситуацию и принимать решения и часто обращаются к нему за советом.

Отрицательный отзыв. Некоторые из решений и рекомендаций сотрудника недостаточно подкреплены анализом и фактами. Руководитель неоднократно возвращал на доработку его предложения, так как они не были обоснованы, хотя у сотрудника и была возможность собрать необходимую информацию. В будущем сотруднику рекомендовано лучше познакомиться с работой компании и, прежде чем высказывать свою точку зрения, проработать все варианты и представить документы и предложения в приемлемом для руководства и коллег формате.

Об умении планировать и организовывать.

Положительный отзыв. Сотрудник умеет планировать свою работу и определять цели. Правильно расставляет приоритеты. Редко оставляет дела на последнюю минуту. Внимателен не только к задаче в целом, но и к деталям работы. Как только в организации принимается какое-либо решение (даже если решение принято в другом департаменте), сотрудник оценивает возможные последствия, уточняет детали и модифицирует свои рабочие планы в соответствии с новыми требованиями. Часто его вопросы и замечания оказываются полезны не только для него, но и для всей организации.

Отрицательный отзыв. Над навыками планирования и организации сотруднику предстоит еще много работать. Так как он редко планирует свою работу на перспективу, он часто не справляется своевременно с работой или же выполняет работу не с надлежащим качеством. Забывает своевременно предупредить коллег о том, какую информацию он от них ждет. В итоге из-за его плохого планирования коллеги и подчиненные вынуждены задерживаться по окончании рабочего дня. Сотрудник из-за неумения планировать и концентрироваться на важнейших задачах не может выполнять несколько проектов одновременно.

Об умении контролировать эмоции.

Положительный отзыв. Сотрудник хорошо работает не только в обычной, но и в стрессовой ситуации, всегда сохраняет оптимизм, выдержку и позитивное отношение к работе и коллегам. Его никто никогда не видел «вышедшим из себя». Когда дела идут плохо, он сохраняет выдержку и своим поведением успокаивает окружающих. Его зрелость и умение контролировать эмоции — одна из причин того, что коллеги стремятся работать совместно с ним над проектами.

Отрицательный отзыв. Когда что-то беспокоит сотрудника, вместо того чтобы обсудить ситуацию с коллегами и руководством, он замыкается в себе и отгораживается от окружающих. При этом меняется его манера общения на работе. Это создает нервозную обстановку в коллективе. Если его проблемы носят рабочий характер,вероятно, руководителю стоит обсудить с ним важность открытой информации и выработать конструктивные методы обсуждения спорных вопросов.

ХАРАКТЕРИСТИКА

Работает в должности главного бухгалтера с 2001 года.

Образование ____________-окончил ___________________

С 2005 года приступил к работе в должности главного бухгалтера в __________________.

В 2007 году получил квалификацию Профессионального бухгалтера — финансового менеджера, финансового консультанта (эксперта).

В том же году переведен на должность заместителя директора — финансового менеджера __________________ с функциями главного бухгалтера предприятия.

Участвует во всех мероприятиях _________________ по повышению квалификации.

За время его работы в _______________ на предприятии неоднократно производились проверки налоговыми и прочими органами. По результатам проверок к предприятию не предъявлялись санкции за нарушение бухгалтерского учета и отчетности.

По итогам работы неоднократно премировалась. А в 2008 году по решению собрания учредителей была включена в состав учредителей _____________

В связи с переходом на Новый план счетов и введением налогового учета на предприятии разработал программу учета, объединившую бухгалтерский, налоговый и управленческий учет на предприятии.

Проявил себя отличным организатором и профессиональным специалистом.

АРАКТЕРИСТИКА
На работника предприятия ООО «___________»
Романова Николая Александровича

Романов Николай Александрович, 1970 г. рождения, имеет высшее образование по специальности «оборудование связи летательных аппаратов», что подтверждается государственным дипломом, выданным МГТУ им. Баумана. После окончания университета отслужил год в армии в звании лейтенанта войск связи.
Вдовец (с 2005 г.), воспитывает двенадцатилетнего сына. До поступление на работу в ООО «________» сменил три места работы — НИИ Точных приборов (1990-1996 гг.), ОАО «Ростелеком» (1996-2001 гг.), Центральное конструкторское бюро тяжелого машиностроения (2001-2005 гг.). За время работы в указанных организациях овладел дополнительными специальностями — «младший научный сотрудник», «специалист по расчету радиорелейных трасс», «эксперт по расчету электромагнитной совместимости». Характеристики с предыдущих мест работы положительные. С последнего места работы уволился по собственному желанию в связи с переездом на новое место жительства.
На работу в ООО «____________» поступил в 1 октября 2005 г. после пятимесячного перерыва в трудовом стаже. Прошел переподготовку по профилю консультанта по продажам техники связи корпоративным клиентам. Успешно сдал квалификационный экзамен «BP2000: Simens BMI». В 2007 году прошел переподготовку на аудитора системы менеджмента качества. Сертифицирован компанией «Det Norske Veritas» как аудитор ISO 9000.
Экстраверт, в коллективе коммуникабелен, открыт для общения, вежлив, принципиален. Отличный организатор – капитан сборной района по спортивному ориентированию. Профессиональная подготовка соответствует предъявляемым требованиям. По результатам аттестации назначен на должность руководителя отдела качества. Быстро обучаем. В общении хотя и открыт, но всегда яростно отстаивает своё мнение, даже если оно оказывается ошибочным, признаёт это с большим трудом. Мотивирован на решение сложных задач и признание заслуг. Способен принимать самостоятельные решения и нести за них ответственность. Вредных привычек не имеет.
Любит сына, проводит с ним отпуск и всё свободное время. Представляется перспективным специалистом, внесен в кадровый резерв с возможным дальнейшим назначением на должность заместителя директора по развитию.
Характеристика выдана для предоставления в Басманный суд города Москвы.

Генеральный директор ____________ Г.Л.Недвига

Заместитель генерального директора по персоналу ____________ И.Р.Чупилко

ХАРАКТЕРИСТИКА

На суперглавного менеджера по впариванию продукции населению ООО «Славянские Унитазы» Бестолковкина Балбеса Недоумыча.

Бестолковкин Балбес Недоумыч работает в компании «Славянские Унитазы» с 1 апреля 1900г. Женат, имеет двадцать восемь детей. В его обязанности входит впаривание продукции населению, а также обслуживание сантехники компании и партнеров. Имеет высшее образование по специальности «Сантехника». За время работы показал себя грамотным специалистом, способным решить поставленные перед ним задачи, проявить ответственный и творческий подход к решению различных проблем, выбрать наиболее оптимальное и качественное решение. Отношения с коллективом компании хорошие, дисциплинарных взысканий не имеет, трудовую дисциплину не нарушал. За проявленный героизм поощрялся денежной премией и благодарностью.

Директор ООО «Славянские Унитазы»
Полузлой П.Б.

Характеристика с места работы не является пережитком прошлого и востребована во многих ситуациях. Это особый вид документов. Однако единый образец написания не утвержден, несмотря на важность. Характеристика представляет собой оценку работника предприятия его непосредственным руководителем в письменной форме. Сотрудника характеризуют по определенным критериям профессиональных и личных качеств, описывают трудовой путь и участие в общественной жизни компании.

Документ может быть составлен по просьбе работника предприятия или по запросу от внешних источников. Формальное отношение работодателя к написанию характеристики лишает ее индивидуальной принадлежности и не несет полезной информации для адресата.

Основные требования к характеристике

Кадровики называют характеристику «рентгеном» сотрудника, так как она содержит основные качества человека (личные и деловые), профессиональные достижения, благодарности и награды.

При составлении характеристики учитывают ее предназначение. Если для дальнейшего карьерного роста, то следует отметить профессиональные навыки и деловые качества, стремление работника к развитию. Правоохранительные органы и судебные инстанции больше интересуются личностными качествами человека.

Документ всегда составляется от третьего лица в прошлом или настоящем времени (имеет, окончил), а действия работника не должны комментироваться. В характеристике должны быть сухое изложение факторов, без личных выводов, оценок и суждений. Составитель должен максимально объективно изложить информацию, исключив эмоции и личное отношение к работнику. Отстраненность будет лучшим «советчиком» при написании документа.

Правила составления документа

В процессе написания характеристики следует придерживаться общепринятых правил:

  • Использовать лист формата А4;
  • Не стоит применять сокращения при написании личной информации о сотруднике и его должности.
  • Основная часть должна содержать не только информацию о карьерном росте в компании, но и разнообразные достижения человека. Важно выделить яркие моменты: работа над серьезными проектами, курирование задач, участие в масштабных мероприятиях.
  • Если во время работы сотрудник повысил квалификацию или прошел специализированные курсы, то в документе это должно быть отражено.
  • Важно адекватно оценить профессиональные качества: хорошее владение теорией, решение аналитических задач, взаимоотношения с коллективом, соблюдение сроков и т.д.
  • Обязательно указывают личные качества: умение контактировать с коллегами и клиентами, владеть собой в конфликтных ситуациях, помогать при необходимости. Не будет лишним моральное и культурное развитие человека.
  • Перечислить поощрение за хорошую работу со стороны руководителей.

Кто составляет и подписывает

Чаще всего характеристика готовиться непосредственным руководителем работника. В небольших компаниях, где один человек курирует дела организации, составлением характеристики занимается он.

Подпись должен ставить человек, составивший документ. Если в компании есть отдел кадров, то его представитель так же подписывает характеристику.

Порядок составления

Характеристика составляется на бланке компании, является документом с индивидуальным порядковым номером и заверяется печатью. Однако нет нормативных актов, регламентирующих правила и порядок ее составления. Отталкиваться можно от ГОСТ Р 6.30-2003, где перечислены основные правила заполнения и оформления рабочих документов.

В производственной характеристике оценивается человек как профессионал с учетом деловых и личных качеств.

При написании можно придерживаться алгоритма:

  1. Взять фирменный бланк организации. Документ должен быть на листе формата А4.
  2. Указать дату составления документа.
  3. По центру написать «Характеристика».
  4. Пишется слова «Выдана» и указывается ФИО работника, дату рождения и занимаемую должность.
  5. Пишется сама характеристика.
  6. В заключительном блоке указывают, кто составил документ и в какой должности. Рядом с ФИО составитель расписывается. Заверяется документ руководителем подразделения или директором предприятия.
  7. Ставят печать организации.
  8. Характеристика регистрируется в журнале документации, ей присваивают порядковый номер.
  9. Один экземпляр (оригинал) отдают работнику или третьему лицу при наличии письменного разрешения. Копия храниться в организации. Образец бланка представлен на рисунке ниже.

Характеристика состоит из нескольких пунктов:

  • Шапка, заголовок:
  1. название;
  2. организация;
  3. номер при регистрации документа;
  4. ФИО, должность сотрудника.
  • Данные работника, на которого составляется характеристика. Они должны быть оформлены единым абзацем, который стоит первым.
  1. ФИО, дата рождения;
  2. образование и наличие ученых степеней, специальность.
  • Трудовая деятельность и карьерный рост:
  1. начала прихода на предприятие, допускается указывать период работы на предыдущих местах;
  2. кратко про карьерный рост — когда и на какую должность переводился;
  3. наличие дополнительного образования, квалификации, выполнение ведущих проектов и самостоятельных работ;
  4. значимые результаты трудовой деятельности.
  • Наличие наград или взысканий. Описывают достижение работника (наличие грамот, званий, собственные разработки).
  • Личные и деловые качества работника — коммуникативные и психологические навыки, уровень знаний и профессионализма.
  • Цель выдачи характеристики. В большинстве случаев указывают «предъявление по требованию».
  • Подписи руководящего состава компании.
  • Указание даты выдачи в нижнем левом углу. Там же ставиться печать организации.

Сложности составления характеристики

Основная сложность составления характеристики — отсутствие четкого регламента и жестких правил. Этот тип документа составляется в произвольной форме.

При написании характеристики на работника предприятия кадровик или руководитель должен проявить дипломатичность и быть объективным, чтобы получить достойный текст. Перед составлением важно пообщаться с коллегами сотрудника и непосредственным начальником.

Характеристика не должна состоять из шаблонных фраз, так как требуется объективная оценка человека. Лестные высказывания могут навредить ему.

Сотрудник отдела кадров должен оценить готовый документ. При возникновении затруднений он вправе обратиться к коллеге, не сообщая личные данные работника.

Оценка качеств работника

Выделяют деловые и личные качества работника, его уровень знаний и опыт. Они могут носить положительный или отрицательный характер.

Оценка деловых качеств

Положительные:

  • умение правильно организовать трудовой процесс;
  • выполнение поставленных задач в сроки;
  • высокое качество работы;
  • организована плодотворная работа подчиненных, контролируется качество выполняемых проектов;
  • проявление инициативы;
  • налажены отношения с коллегами и начальством;
  • ответственность;
  • исполнительность;
  • дисциплинированность.

Отрицательные:

  • неорганизованность трудового процесса;
  • срывы сроков сдачи проекта;
  • низкое качество работы;
  • отсутствует способность организовывать работу коллектива, контроль над подчиненными не производится;
  • безинициативность;
  • нетактичность в отношении коллег, нарушена служебная субординация;
  • низкий уровень ответственности или ее полное отсутствие;
  • невыполнение поручений руководства;
  • нарушение трудовой дисциплины.

Оценка личностных качеств

Положительные:

  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • активное участие в общественной жизни;
  • пользуется авторитетом.

Отрицательные:

  • конфликтность;
  • замкнутость;
  • избегает участие в корпоративных мероприятиях;
  • авторитет отсутствует.

Опыт и уровень знаний

Положительные:

  • достаточный (хороший, высокий) уровень профессиональных знаний;
  • большой опыт работы в должности или по специальности;
  • наличие определенных навыков.

Отрицательные:

  • недостаточный уровень знаний;
  • небольшой опыт работы;
  • не развиты навыки работы в профессиональной области.

Виды характеристик

По типу применения характеристики разделяют:

  • Внешние — составляются и предоставляются сторонним организациям. Документ содержит персональные данные работника предприятия, распространение которых запрещает законодательство страны. Чтобы избежать проблем в будущем, необходимо заручится письменным разрешением сотрудника, на которого составляется характеристика.

При составлении внешней характеристики можно поинтересоваться у сотрудника, на какие моменты обратить внимание адресата.

  • Внутренние — используются внутри предприятия. Документ требуется при переводе сотрудника, его повышении или награждении, а так же наложения дисциплинарного взыскания.

Значительных отличий между внутренней и внешней характеристикой нет. Оба вида составляются в соответствии с общепринятыми правилами.

Моменты составления внутренней характеристики должны быть регламентированы актами и документами, принятые руководителями предприятия и подписаны директором. Внутренняя характеристика должна содержать данные о проделанной работе, подтверждения выполнения поставленных задач в указанные сроки. Плюсом будет присутствие работника на производственных совещаниях, несмотря на высокую загруженность. При составлении отрицательной характеристики указывают, что специалист вовлечен во многие проекты и тратит достаточно времени на их реализацию.

Но не вся работа имеет положительный результат, ожидаемый руководством. К примеру, ряду важных дел было уделено недостаточно времени. Здесь уместно перечислить определенные задачи, проигнорированные сотрудником.

Положительная и отрицательная характеристики на работника

Характеристика бывает положительной и отрицательной. В первом случае указывают деловые навыки работника, его профессиональный потенциал, положительные стороны личности. Во втором виде характеристики отражают несостоятельность работника как профессионала в занимаемой области деятельности, указывают черты характера, препятствующие эффективной работе на занимаемой должности.

Согласно Трудовому кодексу ст. 89 сотрудник имеет право ознакомиться с характеристикой и приложить письменное заявление с собственной точкой зрения на важные моменты.

Куда нужна характеристика

Положительная характеристика на сотрудника может потребоваться в следующих случаях:

  • с предыдущего места работы для нового работодателя;
  • поступление в профессиональное или высшее учебное заведение;
  • при награждении;
  • при запланированном повышении по службе;
  • перевод на новую должность;
  • повышение категории;
  • выплата вознаграждения;
  • награждение грамотами и дипломами;
  • оформление кредита.

Отрицательная характеристика нужна:

Образец положительной характеристики

Как упоминалось выше, в положительной характеристике должны быть указаны сильные стороны работника: его профессионализм, стремление к росту и развитию, быстрое обучение и т.д.

«ФИО имеет 20-летний стаж работы на предприятии. За время работы показал себя квалифицированным специалистом, который грамотно и рационально решает поставленные перед ним производственные задачи. Все порученные проекты были реализованы максимально эффективно с полной самоотдачей, среди которых были сложные и трудоемкие.

ИО обладает такими качествами, как высокая активности, целеустремленность, ответственность за поручения, преданность делу. Отдельно следует отметить талант обучения молодых специалистов и готовность прийти на помощь при любых обстоятельствах коллегам.

ИО множества раз получал награды и благодарности: грамоты профильного министерства, благодарности руководства предприятия».

Второй пример положительной характеристики: «ФИО работает в ООО с 2015 года. За время работы он зарекомендовал себя добросовестным и грамотным работником.

Высокий уровень культуры, стремление к саморазвитию делают ИО ценным работником, который находит общий язык с коллегами и начальством. Стрессоустойчивость, умение быстрого решения конфликта, коммуникабельность позволяют выполнять ему задания в кротчайшие сроки. ИО несколько раз поощрялся со стороны руководства грамотами и благодарностями с записью сведений в трудовую книжку.

Трудолюбие и высокий уровень ответственности выделяют ИО в рабочем коллективе. В период работы на предприятии не имел взысканий и выговоров».

«ФИО проработал в компании 2 года. Несмотря на ряд положительных качеств, он характеризуется как сотрудник с низким профессиональным потенциалом.

Это проявлялось в несоблюдении сроков выполнение проектов, низком качестве труда, отсутствием организации и дисциплины.

ИО несколько раз подвергался дисциплинарным взысканием и имеет выговоры в личном деле.

Отношение к коллективу пренебрежительное, отсутствует способность и желание наладить контакт с коллегами. Не оказывает помощь новым сотрудникам, несмотря на прямые обязанности. Постоянно отклоняет предложения об участии в общественной жизни.»

Другой пример отрицательной характеристики на младшего бухгалтера: «ФИО являлся сотрудником ЗАО «СтройГарант» с 2015 по 2016 год. За этот период ИО не показал особых профессиональных качеств, часто отказывался от выполнения служебной работы по причинам, не являющимися оправдательными факторами.

Несмотря на желание коллектива сблизиться с ИО, общий язык с ним не был найден. Зафиксированы многочисленные случаи грубого отношения к клиентам и коллегам. Строгие выговоры не привели к исправлению поведения работника. Допущенные нарушения внесены в личное дело. Поскольку отношение к работе ИО не изменились, мы расстались с ним по обоюдному согласию».

Характеристики для конкретных ситуаций

Назначение характеристики будет определять ее особенности, которые важно учитывать при ее написании.

При увольнении

Если сотрудник переходит на новое место работы, то предыдущий руководитель должен обязательно включить следующие пункт:

  • описание деловых качеств сотрудника;
  • соответствие работника занимаемой должности;
  • развитие профессиональных качеств.

Полезным будет перечисление личных качеств, важных для будущей должности: быстро налаживать контакт с окружающими, умение ликвидировать конфликтные ситуации, ответственность, инициативность и т.д.

Бывают случаи, когда работодатель не может положительно отозваться о сотруднике, соответственно, и увольняет его. Руководитель вполне законно может рассказать нюансы работы с человеком, даже самые нелицеприятные.

Отрицательная характеристика может негативно сказаться на самом руководителе или компании. Как профессионал принял на работу бездарного сотрудника?

В описании указывают любые недостатки личного и профессионального характера: конфликтность, несоблюдение сроков, несоответствие должности, нарушение внутреннего распорядка и т.д.

В судебные органы

Документ для суда следует уделить особое внимание. Запрос на характеристику с места роботы могут послать при уголовном или административном правонарушении.

Судья использует информацию для внесения справедливого решения. Главная проблема для руководителя — отсутствие определенных требований со стороны судебных органов. Трудно определить, какая информация окажется полезной для судьи и не нанесет вред работнику предприятия. Лучше обратиться к юристу и переговорить с самим работником. Пример характеристики для суда http://delatdelo.com/files/xar_sud.doc .

Обязательно помечают, что документ предназначен для органов судебной власти. Если работник работает менее полугода, то можно запросить информацию с предыдущего места работы.

Для полиции

Правоохранительным органам важна характеристика с указанием личностных и деловых качеств. Профессиональные навыки не будут ценной информацией для них.

Можно рассказать об отношениях с коллегами, перечислить награды и взыскания за нарушения при их наличии. Важно помнить, что срок давности по нарушениям внутреннего распорядка равен одному календарному году. После него все проступки не должны входить в характеристику.

Пример характеристики для правоохранительных органов http://delatdelo.com/files/xar_policiya.doc.

Для награждения

Награждение сотрудника знаком отличия требует подготовки определенных документов. Поощрение может быть за безупречную работу, высокие показатели, примерный моральный облик и т.д.

Характеристика для Министерства будет ходатайством о предоставлении государственной награды ценному сотруднику. При его составлении обязательно соблюдать требования ГОСТ Р 6.30-2003.

Руководитель должен указать участия в различных проектах, вклад в новые технологии и инновационные разработки, участие в конференциях, симпозиумах.

Особенности характеристики для награждения:

  • Цель характеристики — представление к награждению. Важно указать положительные личностные качества и достижения в определенной области. Если награждение не связано с трудовой деятельностью, то большее внимание уделяют человеческим качествам: отзывчивость, добросердечность и т.д. Информация должна быть объективной.
  • Любая награда выдается людям с определенными заслугами, а не просто исполнительному работнику. Законодательство устанавливает перечень этих заслуг.
  • При представлении к награде характеристика может быть частью какого-либо документа (представления, письмо-ходатайство). Перед ее оформлением нужно разобраться с формами подаваемых документов.

В военкомат

В большинстве случаях требуется от образовательных учреждений, но иногда и от работодателя. В характеристике указывают о взаимоотношениях в коллективе, поведение в конфликтной ситуации, способности адаптироваться к новым условиям.

Про что не пишут в характеристике

Руководитель не ограничен при составлении характеристики, но придерживаться основным правил стоит. Запрещено следующее:

  1. Эмоционально окрашенные слова и оскорбления. Деловой этикет не приемлет личные отношения.
  2. Недостоверная информация. Характеристика должна содержать только достоверную информацию с места работы. Непрофессиональные качества опускаются: религиозность, жилищные условия, политические взгляды, национальность и т.д.
  3. Нарушение закона о защите личных данных. Передача информация должна быть только с письменного согласия работника.
  4. Грамматические, синтаксические, морфологические ошибки. При обнаружении ошибки характеристика переписывается заново.

Нарушение перечисленных требований делает возможным обжаловать выданный документ.

При написании характеристики на работника организации учитывают многие факторы: предназначение, наличие заслуг или выговоров, деловые и профессиональные качества. Если следовать вышеперечисленным рекомендациям, то проблемы с составление характеристики не возникнут. Размер характеристики зависит от желания руководства заниматься перечислением заслуг или взысканий сотрудника.

Работники нередко обращаются в отдел кадров за рекомендательными письмами. Они могут понадобиться для суда, для кредиторов, при трудоустройстве на новую должность. В статье мы рассмотрим образец характеристики на сотрудника с места работы и дадим несколько советов, как ее правильно написать.

Положительная характеристика с места работы: обязан ли работодатель ее выдавать

Характеристика — это документ, в котором работодатель дает оценку личностным и профессиональным качествам сотрудника. Некоторые могут посчитать, что такая бумага — пережиток прошлого, но если в отдел кадров или к руководству организации поступил письменный запрос о ее предоставлении, работнику нельзя отказать. С учетом ст. 62 ТК РФ , процесс написания характеристики с места работы не может превышать трех рабочих дней со дня обращения. Эта норма распространяется не только на тех подчиненных, которые числятся в компании в настоящий момент, но и на тех, с кем трудовые отношения уже расторгнуты (см., например, Определение Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750).

  • при трудоустройстве на новую должность;
  • при оформлении кредита;
  • при обращении в органы опеки;
  • для предоставления в учебное заведение;
  • при награждении премией, государственной наградой;
  • для суда.

В зависимости от места, куда адресуется данный документ, выбираются акценты и формулировки качеств работника.

Разновидности характеристик

Характеристики бывают:

  • внешние;
  • внутренние;
  • положительные;
  • отрицательные.

Внешние — это те характеристики, которые предоставляются в другие организации или государственные органы. Составляя такой документ, необходимо уточнить у работника цель запроса документа, от этого будет зависеть стиль характеристики и форма изложения.

Внутренние характеристики применяются, например, при переводе сотрудника в другой отдел или в другое подразделение, на повышение в пределах организации, где он трудится. В таком документе обязательно нужно сделать акцент именно на деловых качествах и рабочих навыках сотрудника.

В некоторых случаях кадровый специалист может попросить подготовить документ для сотрудника его непосредственного начальника, предварительно дав ему образец, как написать характеристику на работника. Это допустимо и даже правильно, особенно если в отделе кадров работает новый человек, который мало знаком со всеми работниками, или коллектив настолько большой, что кадровику сложно оценивать качества того или иного человека.

Отметим, что работодатель не обязан согласовывать текст характеристики с работником, которому она нужна. Но если тот не согласен с содержанием, то может оспорить документ в судебном порядке.

Пример характеристики с места работы: общие требования

В действующем российском законодательстве отсутствует какой-либо шаблон для составления такого документа. Тем не менее общие правила все-таки существуют.

Характеристика должна быть выдана на официальном бланке организации. Если такой не утвержден внутренним распорядком предприятия, то в любом случае в бланке указываются полные реквизиты, особенно если характеристика с места работы предоставляется по официальному требованию какого-то учреждения.

Так, в данном документе должны быть указаны:

  1. Персональные данные, которые включают в себя Ф.И.О. лица, дату рождения, семейное положение, данные о воинской службе и образовании, а также сведения о наличии различных наград.
  2. Сведения о работе. Данный раздел содержит информацию о стаже работы, о времени принятия, о кадровых перемещениях в пределах данной организации, сведения о трудовых достижениях и профессиональных навыках лица. Если работник в процессе работы направлялся на обучение, повышение квалификации и т. д., то об этом также стоит указать в характеристике. Также в данном разделе указываются сведения о наличии у работника различных заслуг (благодарность, поощрение и т. п.) или дисциплинарных взысканий.
  3. Личностные характеристики. Данная информация, наверное, является самой важной частью всей характеристики. Она может содержать различные сведения, касающиеся личных качеств лица. Если работник является руководителем подразделения, то стоит отметить его организаторские качества, наличие или отсутствие ответственности за подчиненных, степень готовности к принятию сложных решений, требовательность к себе и подчиненным, другие качества. Если же работник является исполнителем, то можно указать степень его готовности выполнять поручения руководителя, инициативность, стремление к отличным результатам и т. д. Также в данном разделе можно указать на взаимоотношения лица с трудовым коллективом: пользуется ли он авторитетом и уважением или отношения в коллективе не складываются в связи со сложным характером или иными особенностями сотрудника.

Поскольку это официальный документ, необходимо, чтобы он был подписан руководителем организации. Обязательны подпись и печать, если она есть в компании. Важно не забыть поставить дату составления.

Еще один практический совет: характеристику будет легче использовать, если вся информация поместится на одном листе.

Образец характеристики с места работы на рабочего: о чем писать

Главное требование к документу, конечно, — объективность. В итоге общее описание должно создать образ характеризуемого и помочь сформировать правильное мнение.

При этом содержание может меняться в зависимости от того, для кого он готовится. Если работник намерен пойти в органы опеки с целью усыновления, в характеристике нужно особо отметить его личностные качества, например, упомянуть доброжелательность, заботливость, хорошие манеры. Если рабочего планируется продвинуть по карьерной лестнице или ему нужно трудоустроиться на новом месте, тут пригодятся такие эпитеты, как «исполнительный», «инициативный», «ответственный». Для суда нужны подробности о том, насколько человек честный, как относится к своим обязанностям, какие отношения у него сложились с коллегами.

Но есть и другой, приятный повод подготовить характеристику — награждение государственными наградами Российской Федерации. В этом случае кадровым специалистам следует руководствоваться рекомендациями из Письма Администрации Президента РФ от 04.04.2012 № АК-3560 и Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации». В Письме содержатся методические рекомендации относительно оформления документов о награждении. В нем, в частности, сказано, что сведения должны помочь оценить вклад награждаемого, при этом важно упомянуть квалификацию, личные качества, высокие заслуги работника, оценку эффективности его деятельности. Прямо запрещено перечислять трудовые функции, послужной список или описывать жизненный путь специалиста.

Образец такой характеристики можно скачать в приложениях к статье.

Примеры положительной характеристики с места работы

1.

(на бланке организации)

Характеристика

Выдана ______________________________________________

(Фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность)

Ф.И.О. работа(-ет/-л) в ____________________________________________ начиная с «______» _______________ 20___. За время работы неоднократно направлялся на курсы повышения квалификации, которые успешно закончил, по программам: ___________________________.

Ф.И.О. обладает обширным объемом знаний по имеющейся специальности и всегда находится в курсе последних событий в своей области. Обладает отличными навыками деловых переговоров.

Ф.И.О. зарекомендовал себя как ответственный сотрудник, нацеленный на отличный результат, всегда готов к быстрому принятию инновационных решений и несению ответственности за их принятие и за действия подчиненных. Готов к работе в любых условиях, в т. ч. в нерабочее время.

Отличается пунктуальностью, деликатностью в общении с подчиненными и коллегами, за что имеет уважение в коллективе. Требователен к самому себе.

«______» _______________ 20___

Характеристика

Настоящая характеристика выдана Ф.И.О., дата рождения: ___________________________, работающему в ______________________________________________.

(наименование организации и ее реквизиты)

c «______» _______________ 20___ по настоящее время в должности _________________.

Имеет высшее образование по специальности _____________________________________.

Семейное положение: ______________________________________________.

(указать наличие супруг(-а/-и) и детей)

Данный работник является достойным профессионалом. Дисциплинарным взысканиям никогда не подвергался.

С коллегами находится в дружеских отношениях. Доброжелателен и сдержан, в любой ситуации готов к мирному решению конфликта. Вредные привычки отсутствуют. Имеет правильные жизненные приоритеты и ориентиры. С удовольствием участвует в общественной жизни коллектива.

Данная характеристика выдана для предоставления в ___________________.

___________________ ___________________

Должность И.О. Фамилия Подпись

Пример отрицательной характеристики

Рассмотрим, как выглядит отрицательная характеристика с места работы (составление такого отзыва возможно, например, в случае проведения аттестации персонала).

ООО «Весна»

№ 567/13

Характеристика

Петровой Ольги Ивановны, 08.03.1984 года рождения.

Петрова Ольга Ивановна работает в ООО «Весна» с января 2018 года. Занимает должность менеджера по продажам. В обязанности менеджера входит следующее:

  • продажа продукции предприятия;
  • взаимодействие с клиентами;
  • составление маркетингового плана предприятия;
  • поиск новых каналов сбыта продукции;
  • поддержание контактов с клиентами;
  • ведение картотеки учета клиентов.

С первых дней работы в коллективе Петрова О.И. проявила себя как конфликтный человек. Неоднократно высказывала свое негативное мнение о сотрудниках предприятия, о его руководстве. Выражала пренебрежение по отношению к руководству и клиентам.

Профессиональные навыки Петровой О.И. невысоки. Возможности для повышения профессионального потенциала отсутствуют.

В ходе выполнения поставленных задач неоднократно были срывы сроков поставки продукции по вине данной сотрудницы. Систематически не выполняется план по продаже продукции.

Петрова О.И. неоднократно получала дисциплинарные взыскания и выговоры в связи с опозданиями на работу и неоднократными прогулами. Со своими непосредственными обязанностями данный работник не справляется. Поднимался вопрос о несоответствии занимаемой должности.

Начальник отдела продаж

Сумаркин М.В.

22.05.2019

Чего не должно быть в документе

Как мы уже отмечали, регламента на составление характеристики не существует, но все же есть определенные запреты при написании этого документа. Необходимо избегать:

  • эмоциональных определений;
  • оскорблений в адрес характеризуемого;
  • недостоверной информации;
  • личных взглядов работника на политику, религию и тому подобное;
  • грамматических и стилистических ошибок при составлении документа, а также любых сокращений.

Шаблоны для использования

Все примеры, которые будут ниже, даны для ознакомления. Но их вполне можно использовать в работе, заменив часть информации на данные конкретных сотрудников. В нашем случае будет дан образец характеристики на водителя с места работы для разных ситуаций.

Характеристика с места работы – документ, который используется для предоставления в разных местах и ситуациях. Знание особенностей его составления поможет в ситуации, когда надо проверить, насколько корректно вам ее оформили. Также подобная информация пригодиться, если вам нужно самостоятельно составить характеристику, а потом утвердить ее у работодателя. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях оформления данного документа.

○ Что такое характеристика с места работы?

Характеристика с места работы – это описание личностных и профессиональных качеств сотрудника.

Особенность данного документа заключается в отсутствии установленной формы, она заполняется работодателем добровольно. Однако нередко бывает, что они подходят к данной задаче формально, в результате чего получается стандартный документ, вызывающий сомнения в действительности указанных фактов.

Но так как этот документ требуется во многих случаях, нужно знать, как она должна быть составлена, чтобы в случае несоответствия нормам, потребовать новую характеристику.

○ Для чего требуется характеристика?

Данный документ может быть затребован во многих случаях, например:

  • При оформлении кредита в банке.
  • При устройстве на работу.
  • При переводе в другой отдел.
  • В случае проблем с правоохранительными органами (например, при возврате прав после лишения).
  • В судебном процессе, где положительная характеристика может помочь в оправдании или уменьшении срока и т.д.

○ Виды характеристик.

Существуют разные виды данного документа, различающиеся содержанием. Рассмотрим каждый из них подробнее.

✔ Положительная и отрицательная.

Характеристика на сотрудника может быть как положительная, так и отрицательная. В первом случае описываются лучшие качества человека – личные и профессиональные. Чаще всего составляется при:

  • Поступлении на новое место работы или в учебное заведение.
  • Повышении по службе.
  • Переводе в другой отдел.
  • Выплате вознаграждения.
  • Представлении к награде.
  • Оформлении кредита.

Отрицательная характеристика является противоположной и указывает на деловые качества и личные черты, которые препятствуют эффективному осуществлению трудовой деятельности. Подобная характеристика составляется в следующих случаях:

Данный документ может отрицательно сказаться на дальнейшей карьере сотрудника.

✔ Оценка качества работы.

Данный вид характеристики важен, когда сотрудник устраивается на другую работу. Он повышает его шансы на получение вакансии, при условии, что в документе указываются положительные качества работника.

В данном случае личные качества сотрудника не прописываются, акцент делается на его профессиональных достижениях.

✔ Внутренняя и внешняя.

Также характеристика разделяется по месту предоставления. Она может понадобиться внутри организации (при переводе в другой отдел, представлении к награде, вынесении дисциплинарного взыскания и т.д.).

Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
(ст. 191 Трудового кодекса РФ).

Также документ может быть представлен за пределами предприятия (в банке, правоохранительных органах, судебной инстанции и т.д.). Характеристика может как помочь сотруднику, так и помешать ему.

○ Как составить характеристику?

Несмотря на отсутствие установленной формы, есть определенные требования к составлению данного документа.

✔ Правила оформления документа.

В характеристике должны быть указаны следующие сведения:

  • Наименование документа.
  • ФИО сотрудника полностью.
  • Должность без сокращения.
  • Возраст сотрудника (по желанию).
  • Начало трудовой деятельности в данной должности.
  • Достижения в профессиональной деятельности (благодарности, награды, если имеются).
  • Сведения о повышении квалификации и прохождении дополнительных курсов.
  • Данные о примененных взысканиях (при наличии).
  • Сведения о профессиональных навыках сотрудника, его умениях.
  • Описание личных качеств.
  • Дата составления.
  • Подпись руководителя и печать организации.

✔ Основные требования.

Характеристика составляется в печатной форме на стандартной бумаге формата А4. Используются нормы деловой этики и русского языка. Важно, чтобы изложенная информация была достоверной.

Несмотря на отсутствие наказания за предоставление некорректной характеристики, при направлении подобного документа в правоохранительные органы, банковские структуры или судебные инстанции у работодателя могут возникнуть определенные проблемы.

✔ Образец характеристики с места работы.

Данный документ может предоставляться в различные органы. Составляется непосредственно работодателем или сотрудником отдела кадров. Допускается оформление самим сотрудником, при условии, что впоследствии документ утверждается начальством.

Пример подобной характеристики можно посмотреть здесь.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)

Характеристика сотрудника пример

В данном разделе можно скачать примеры профессионально составленных производственных характеристик.
Только на нашем сайте характеристики составлены под каждую специальность отдельно. Таким образом, ваша производственная характеристика будет не шаблонной, а иметь свой индивидуальный стиль.
Все характеристики выполнены в текстовом редакторе Word и имеют расширение *.doc. Примеры можно использовать как готовые качественные шаблоны для составления своего варианта характеристики.
Скачав примеры производственных характеристик с web-resume.com.ua прямо сейчас Вы сэкономите много времени и сил на поиск нужного варианта характеристики подходящей именно вам.

Общий пример характеристики

Характеристика

В должности (название должности) Светлана Ивановна работает с марта 2008 г. Свои должностные полномочия исполняет профессионально, в полном соответствии с должностной инструкцией и указаниями руководства компании.
Свою работу на должности (название должности) выполняет с высоким качеством и ответственностью. Своевременно и правильно выполняет порученные ему (ей) задания. Осуществляет действенный контроль за (перечень обязанностей для данной должности).
Над совершенствованием личной профессиональной подготовки работает настойчиво. К выполнению своих должностных полномочий относится старательно, инициативно.
Обладает высокой работоспособностью. Рабочее время расходует производительно и бережно.
При возникновении конфликтных ситуаций ведет себя корректно, сдержанно. С коллегами поддерживает ровные взаимоотношения.
Пользуется у руководства компании большим доверием. Критику в свой адрес воспринимает с пониманием, над имеющимися недостатками работает результативно и устраняет их в короткие сроки.

ВЫВОДЫ 1. Занимаемой должности соответствует.

2. Достойна назначения на должность (название должности).

Примеры характеристик по специальностям

Работодателю важны как личные, так и деловые качества сотрудника. Какие способности важнее? Как отнестись к отрицательным чертам? Для каждой профессии важны свои характеристики. О том, как сделать правильный выбор и как оценить будущего работника, расскажем в нашей статье.

Деловые и личные качества

Деловые качества работника – это его способность выполнять определенные трудовые обязанности. Самые важные из них – уровень образования и опыт работы. В выборе работника ориентируйтесь на пользу, которую он может принести вашей компании.

Личные качества характеризуют сотрудника как личность. Они становятся важны, когда у претендентов на одну должность деловые качества на одном уровне. Личные качества характеризуют отношение сотрудника к работе. Ориентируйтесь на самостоятельность: он не должен делать вашу работу, а со своей обязан справляться в полной мере.

Деловые качества Личные качества
Уровень образования Аккуратность
Специальность, квалификация Активность
Опыт работы, должности, которые занимал Амбициозность
Производительность труда Бесконфликтность
Аналитические способности Быстрая реакция
Быстрая адаптация к новым информационным системам Вежливость
Быстрая обучаемость Внимательность
Внимание к деталям Дисциплинированность
Гибкость мышления Инициативность
Готовность к сверхурочной работе Исполнительность
Грамотность Коммуникабельность
Математический склад ума Максимализм
Навыки взаимодействия с клиентами Настойчивость
Навыки делового общения Находчивость
Навыки планирования Обаяние
Навыки подготовки докладов Организованность
Ораторские способности Ответственный подход к работе
Организаторские способности Порядочность
Предприимчивость Преданность
Профессиональная честность Принципиальность
Скрупулезность Пунктуальность
Способность заниматься несколькими проектами одновременно Решительность
Способность быстро принимать решения Самоконтроль
Способность работать с большим количеством информации Самокритичность
Стратегическое мышление Самостоятельность
Стремление к самосовершенствованию Скромность
Творческое мышление Стрессоустойчивость
Умение вести переговоры/деловую переписку Тактичность
Умение договариваться Терпеливость
Умение излагать мысли Требовательность
Умение находить общий язык Трудолюбие
Умение обучать Уверенность в себе
Умение работать в команде Уравновешенность
Умение располагать людей к себе Целеустремленность
Умение убеждать Честность
Хорошие внешние данные Энергичность
Хорошая дикция Энтузиазм
Хорошая физическая форма Этичность

Выбор качеств

Если в резюме вписано больше 5 характеристик, это сигнал о том, что претендент не способен сделать грамотный выбор. Причем стандартные «ответственность» и «пунктуальность» стали банальными, поэтому при возможности расспросите, что означают эти общие понятия. Яркий пример: фраза «высокая работоспособность» может означать «способность работать с большим количеством информации», в то время как вы рассчитывали на «готовность к сверхурочной работе».

Такие общие понятия, как «мотивация к труду», «профессионализм», «самоконтроль», претендент может раскрыть другими выражениями, конкретнее и содержательнее. Обратите внимание на несовместимые качества. Чтобы убедиться в честности претендента, можете попросить проиллюстрировать примерами указанные им характеристики.

Отрицательные качества сотрудника

Иногда их также вписывает в резюме соискатель вакансии. В частности такие как:

  • Гиперактивность.
  • Излишняя эмоциональность.
  • Жадность.
  • Мстительность.
  • Наглость.
  • Неумение врать.
  • Неумение работать в команде.
  • Неусидчивость.
  • Обидчивость.
  • Отсутствие опыта работы/образования.
  • Отсутствие чувства юмора.
  • Вредные привычки.
  • Пристрастие к сплетням.
  • Прямолинейность.
  • Самоуверенность.
  • Скромность.
  • Слабая коммуникабельность.
  • Стремление к созданию конфликта.

Претендент, вписавший в резюме отрицательные качества, может быть честным, а может – опрометчивым. Такой поступок не оправдывает себя, но, если вы хотите знать возможные проблемы с этим претендентом, попросите его перечислить свои отрицательные качества. Будьте готовы дать человеку возможность реабилитироваться и представить отрицательные качества в выгодном свете. Например, неусидчивость свидетельствует о легкой адаптации и быстром переключении с одной задачи на другую, а прямолинейность – о пользе, которую он может принести при заключении сделки.

Будьте готовы дать человеку возможность реабилитироваться и представить отрицательные качества в выгодном свете.

Качества для разных профессий

Определенные профессиональные качества нужны почти во всех видах деятельности. Вы можете облегчить претендентам работу и заодно сузить их круг, внеся информацию о нужных характеристиках в объявлении о приеме на работу. Для работника в области продвижения или развлечения основные качества – коммуникабельность, умение работать в команде, располагать людей к себе. В перечень выигрышных качеств также войдут: обаяние, уверенность в себе, энергичность. В сфере торговли список лучших качеств будет выглядеть так: гибкость мышления, навыки взаимодействия с клиентами, умение договариваться, работать в команде, а также быстрая реакция, вежливость, настойчивость, активность.

Руководителю в любой сфере должны быть свойственны такие профессиональные качества, как организаторские навыки, способность находить общий язык и работать в команде, находчивость, бесконфликтность, обаяние и умение обучать. Не менее важны умение быстро принимать решения, уверенность в себе, внимательность и уравновешенность.

Сильные стороны сотрудника, работающего с большим объемом данных (бухгалтера или системного администратора): внимание к деталям, аккуратность, быстрая обучаемость, внимательность, организованность и, конечно, способность работать с большим количеством информации.

Характеристика секретаря включает разнообразные положительные качества: навыки взаимодействия с клиентами, делового общения, грамотность, умение вести переговоры и деловую переписку, способность заниматься несколькими делами одновременно. Также обратите внимание на хорошие внешние данные, внимательность, тактичность и уравновешенность, исполнительность.

Оценка профессиональных качеств работника

Чтобы не тратить время и деньги на испытание новых сотрудников, иногда компании оценивают их перед приемом на работу. Для этого созданы даже специальные центры оценки персонала. Список способов оценивания для тех, кто предпочитает делать это самостоятельно:

  • Рекомендательные письма.
  • Тесты. Сюда входят обычные тесты на профпригодность и тесты способностей, а также личностные и биографические тесты.
  • Собеседование.
  • Экзамен на знания и умения работника.
  • Ролевая игра или кейсы.

Ролевая игра поможет выяснить на практике, подойдет ли вам претендент. Инсценируйте повседневную для его должности ситуацию и посмотрите, как он справится. Например, оцените его навыки взаимодействия с клиентами. Покупателем пусть будет ваш компетентный сотрудник или вы сами, а претендент покажет, на что он способен. Вы можете установить цель, которой он должен добиться во время игры, или просто наблюдать за стилем работы. Такой метод расскажет о претенденте намного больше, чем графа «Личные качества» в резюме.

Определяясь с критериями оценки, можете основываться на деловых качествах: пунктуальность, потенциальное количество и качество выполняемой работы, опыт и образование, навыки и др. Для большей эффективности сделайте упор на качества, необходмые для должности, на которую претендует оцениваемый кандидат. Чтобы быть уверенным в работнике, рассмотрите его личные качества. Вы можете сами провести оценивание в виде рейтинга кандидатов, расставляя + и – по определенным критериям, распределяя их по уровням или присуждая баллы. Избегайте ошибок, связанных с оцениванием, например предвзятости или стереотипов, а также придания одному критерию слишком большого веса.

Характеристика на сотрудника с места работы до сих пор не теряет своей актуальности. Как профессионально составить этот документ? Какие моменты стоит отразить, а что лучше оставить «за кадром»? Есть ли в этом вопросе особенности, на которые следует обратить особое внимание?

Найти ответы на эти и многие другие вопросы легко – достаточно познакомиться с информацией, представленной ниже.

В каких случаях составляется

Характеристика на сотрудника с места работы составляется в следующих случаях:

  1. По просьбе работника.
  2. По инициативе государственных органов (например, полиции или суда).
  3. Самостоятельно руководителем организации (для проведения аттестации, вручения премии сотруднику, рассмотрения вопроса о замещения определенной должности и т.д.).

Это самые распространенные ситуации, в которых требуется такой документ.

Их виды

Главным классификационным признаком такого документа, как характеристика сотрудника с места работы, является место его применения. В соответствии с ним можно выделить:

  • Внутренние характеристики. Они предназначены для использования непосредственно в компании, например, при повышении сотрудника в должности или его переводе в другое подразделение, в случае вручения награды или наложения дисциплинарного взыскания.
  • Внешние. Составление таких характеристик осуществляется либо по просьбе самого работника, либо требованию государственных органов, например, полиции или военкомата.

Серьезных отличий между внутренними и внешними характеристиками на сотрудника с места работы нет. Они составляются в соответствии с общепринятыми правилами, речь о которых пойдет ниже.

Помимо места предназначения характеристики на сотрудников с места работы можно также подразделить в соответствии с целью их использования:

  • для предоставления в военкомат;
  • для предоставления в суд;
  • на студента;
  • на ученика;
  • с места прохождения практики.

Этот список не является исчерпывающим. Такой документ составляется и других случаях.

Основные требования к подготовке характеристики на сотрудника с места работы

Строгих правил к составлению подобной характеристики нет: решение этого вопроса полностью относится к компетенции главы компании или другого ответственного лица. Документ составляется письменно в свободной форме, в печатном виде или от руки.

Несмотря на это, на практике сложились некоторые правила, которые следует учитывать в процессе подготовки этого документа:

  1. Лучше всего пользоваться листами формата А4.
  2. Повествование следует вести от третьего лица, используя глаголы в настоящем или прошедшем времени в зависимости от ситуации (например, трудится, работал и т.д.).
  3. Вверху листа указывается название документа – «Характеристика». После этого пишется фамилия, имя и отчество работника, его должность или место работы. Сокращения в этом блоке не рекомендуются.
  4. Непосредственный текст характеристики следует начать с анкетных сведений о работнике: дате рождении, уровне образования, месте и времени его получения, направлении подготовки.
  5. В основной части документа необходимо отразить информацию о трудовом пути сотрудника. Многие работодатели ограничиваются описанием карьерного роста работника непосредственно в своей компании: указывают время зачисления в штат, должность, повышения по службе. Будет отлично, если вы сможете рассказать и о других достижениях человека.
  6. Обязательно следует привести наиболее значимые, яркие моменты трудовой деятельности сотрудника. Здесь можно указать о руководстве серьезными проектами, участии в крупных мероприятиях, курировании определенных задач и т.д.
  7. Если на момент составления характеристики человек получил дополнительное образование или прошел курсы по профессиональной переподготовке, то этот факт также следует отразить в документе.
  8. Не менее важным моментом является оценка профессиональных и деловых качеств работника. Отличное теоретические знания действующего законодательства и умение применить их на практике, взаимоотношения сотрудника с членами коллектива, способность к решению аналитических задач, умение соблюдать установленные сроки исполнения своих обязанностей – все это при наличии может быть указано в рассматриваемом документе.
  9. Помимо компетентности, характеристика на сотрудника с места работы также должна содержать информацию о личных качествах человека – его умении наладить контакт с окружающими, контролировать себя в конфликтных ситуациях, готовности прийти на помощь при необходимости. В этом блоке можно также описать общее культурное и моральное развитие данного человека.
  10. Не стоит упускать из виду и имеющиеся у сотрудника поощрения со стороны руководства (или дисциплинарные взыскания).

Завершает документ информация о месте, куда он предназначается – новая работа сотрудника, отдел полиции или для внутреннего пользования и т.д.[1]

Оформление такой характеристики допускается как во время трудовой деятельности человека в организации, так и после увольнения из нее.

Образец характеристики на сотрудника с места работы можно посмотреть

ЗДЕСЬ

.

Кто готовит и подписывает

В подавляющем большинстве случаев подготовка характеристики на сотрудника с места работы ложится на плечи непосредственного начальника работника. Если организация совсем небольшая, и в ней присутствует только один руководитель, то решением этого вопроса занимается он.

Как правильно написать характеристику на работника

При увольнении

Если человек планирует перейти на новое место работы, то при составлении характеристики руководителю следует уделить внимание следующим моментам:

  • деловым качествам человека;
  • его соответствию занимаемой должности;
  • уровню развития как профессионала своего дела.

Также рекомендуется рассказать о наиболее значимых личных качествах – например, способности быстро налаживать контакт с людьми, умении оперативно ликвидировать возникающие в трудовом коллективе конфликты, инициативности и ответственности.

Однако нередко работодатель не может отозваться о своем сотруднике в положительном ключе, почему он, собственно, и увольняет его. В подобной ситуации у руководителя есть законное право рассказать обо всех нюансах человека, включая самые нелицеприятные.

В документе можно указать любые недостатки – как личные, так и профессиональные. Конфликтность, безответственность, срыв установленных сроков выполнения работы, несоответствие занимаемой должности, нарушение норм внутреннего распорядка компании – все, что угодно, если это правда.

Образец отрицательной характеристики с места работы приведен

ЗДЕСЬ

.

Для суда

Особое внимание следует уделить ситуации, когда такой документ требуется для предоставления в суд. Когда человек совершает административное или уголовное правонарушение, суд имеет возможность запросить на него характеристику с места работы.

Эта информация необходима судье для того, чтобы он смог вынести максимально справедливое судебное решение. Основная проблема в подобной ситуации – отсутствие со стороны судьи конкретных указаний. Работодатель просто не знает, что именно требуется рассказать. Если вы не хотите навредить своему подчиненному, обратитесь за помощью к юристу и поговорите с самим работником.

Пример характеристики с места работы в суд скачайте

ЗДЕСЬ

.

Для полиции

Расскажите о характере человека, о том какие у него сложились отношения с членами коллектива. Отразите награды и дисциплинарные взыскания (если они, конечно, имеются).

Образец характеристики в полицию с места работы посмотрите

ЗДЕСЬ

.

При этом не стоит забывать, что срок давности нарушения внутреннего распорядка компании составляет один календарный год. По истечении данного периода времени все проступки, если они имели место быть, вычеркиваются из характеристики.

Для награждения

Если сотрудник достиг успехов в своей трудовой деятельности и ему положено поощрение, то характеристика, в первую очередь, должна отражать те качества человека, которые помогли ему достигнуть этой цели. Например, твердость характера, трудолюбие, ответственность.

Образец характеристики на сотрудника для награждения почетной грамотой можно скачать

ЗДЕСЬ

.

В военкомат

Как правило, такая характеристика составляется сотрудниками образовательного учреждения, где призывник проходил обучение – школы, колледжа или ВУЗа. В этом документе следует рассказать о сложившихся у человека взаимоотношениях с коллективом, его способности решать конфликтные ситуации, адаптироваться к новой обстановке.

Чего нельзя делать

Несмотря на то, что руководитель при оформлении характеристики имеет немалый простор для творчества, все же следует придерживаться некоторых правил.
Видео (кликните для воспроизведения).

Во-первых, в таком документе, как в прочем и в любом другом, не допускается использование эмоционально окрашенных слов и оскорблений. Причем неважно, довольны вы работой сотрудника или нет – необходимость соблюдения этикета в деловой сфере еще никто не отменял.

Во-вторых, запрещается указывать недостоверную информацию. Характеристика на сотрудника с места работы должна отражать только правдивые сведения о профессиональных качествах человека. Не допускается указания сведений, не относящихся к профессиональной деятельности (религиозных и политических убеждений, национальности, жилищных условий и т. д.).

Помимо этого, следует контролировать свою грамотность. При обнаружении ошибки необходимо её исправить — для чего следует переписать текст характеристики заново.

При игнорировании вышеперечисленных требований человек всегда может обжаловать полученный документ.

Выводы

Таким образом, при составлении характеристики на сотрудника с места работы необходимо учитывать целый ряд факторов: для кого и куда она предназначается, хорошо работал человек в организации, или же он не может похвастаться успехами в карьере и многое другое. Следование представленным советам поможет оформить по-настоящему профессиональный документ.

Работодателю важны как личные, так и деловые качества сотрудника. Какие способности важнее? Как отнестись к отрицательным чертам? Для каждой профессии важны свои характеристики. О том, как сделать правильный выбор и как оценить будущего работника, расскажем в нашей статье.

Деловые и личные качества

Деловые качества работника – это его способность выполнять определенные трудовые обязанности. Самые важные из них – уровень образования и опыт работы. В выборе работника ориентируйтесь на пользу, которую он может принести вашей компании.

Личные качества характеризуют сотрудника как личность. Они становятся важны, когда у претендентов на одну должность деловые качества на одном уровне. Личные качества характеризуют отношение сотрудника к работе. Ориентируйтесь на самостоятельность: он не должен делать вашу работу, а со своей обязан справляться в полной мере.

Деловые качества Личные качества
Уровень образования Аккуратность
Специальность, квалификация Активность
Опыт работы, должности, которые занимал Амбициозность
Производительность труда Бесконфликтность
Аналитические способности Быстрая реакция
Быстрая адаптация к новым информационным системам Вежливость
Быстрая обучаемость Внимательность
Внимание к деталям Дисциплинированность
Гибкость мышления Инициативность
Готовность к сверхурочной работе Исполнительность
Грамотность Коммуникабельность
Математический склад ума Максимализм
Навыки взаимодействия с клиентами Настойчивость
Навыки делового общения Находчивость
Навыки планирования Обаяние
Навыки подготовки докладов Организованность
Ораторские способности Ответственный подход к работе
Организаторские способности Порядочность
Предприимчивость Преданность
Профессиональная честность Принципиальность
Скрупулезность Пунктуальность
Способность заниматься несколькими проектами одновременно Решительность
Способность быстро принимать решения Самоконтроль
Способность работать с большим количеством информации Самокритичность
Стратегическое мышление Самостоятельность
Стремление к самосовершенствованию Скромность
Творческое мышление Стрессоустойчивость
Умение вести переговоры/деловую переписку Тактичность
Умение договариваться Терпеливость
Умение излагать мысли Требовательность
Умение находить общий язык Трудолюбие
Умение обучать Уверенность в себе
Умение работать в команде Уравновешенность
Умение располагать людей к себе Целеустремленность
Умение убеждать Честность
Хорошие внешние данные Энергичность
Хорошая дикция Энтузиазм
Хорошая физическая форма Этичность

Выбор качеств

Если в резюме вписано больше 5 характеристик, это сигнал о том, что претендент не способен сделать грамотный выбор. Причем стандартные «ответственность» и «пунктуальность» стали банальными, поэтому при возможности расспросите, что означают эти общие понятия. Яркий пример: фраза «высокая работоспособность» может означать «способность работать с большим количеством информации», в то время как вы рассчитывали на «готовность к сверхурочной работе».

Такие общие понятия, как «мотивация к труду», «профессионализм», «самоконтроль», претендент может раскрыть другими выражениями, конкретнее и содержательнее. Обратите внимание на несовместимые качества. Чтобы убедиться в честности претендента, можете попросить проиллюстрировать примерами указанные им характеристики.

Отрицательные качества сотрудника

Иногда их также вписывает в резюме соискатель вакансии. В частности такие как:

  • Гиперактивность.
  • Излишняя эмоциональность.
  • Жадность.
  • Мстительность.
  • Наглость.
  • Неумение врать.
  • Неумение работать в команде.
  • Неусидчивость.
  • Обидчивость.
  • Отсутствие опыта работы/образования.
  • Отсутствие чувства юмора.
  • Вредные привычки.
  • Пристрастие к сплетням.
  • Прямолинейность.
  • Самоуверенность.
  • Скромность.
  • Слабая коммуникабельность.
  • Стремление к созданию конфликта.

Претендент, вписавший в резюме отрицательные качества, может быть честным, а может – опрометчивым. Такой поступок не оправдывает себя, но, если вы хотите знать возможные проблемы с этим претендентом, попросите его перечислить свои отрицательные качества. Будьте готовы дать человеку возможность реабилитироваться и представить отрицательные качества в выгодном свете. Например, неусидчивость свидетельствует о легкой адаптации и быстром переключении с одной задачи на другую, а прямолинейность – о пользе, которую он может принести при заключении сделки.

Будьте готовы дать человеку возможность реабилитироваться и представить отрицательные качества в выгодном свете.

Качества для разных профессий

Определенные профессиональные качества нужны почти во всех видах деятельности. Вы можете облегчить претендентам работу и заодно сузить их круг, внеся информацию о нужных характеристиках в объявлении о приеме на работу. Для работника в области продвижения или развлечения основные качества – коммуникабельность, умение работать в команде, располагать людей к себе. В перечень выигрышных качеств также войдут: обаяние, уверенность в себе, энергичность. В сфере торговли список лучших качеств будет выглядеть так: гибкость мышления, навыки взаимодействия с клиентами, умение договариваться, работать в команде, а также быстрая реакция, вежливость, настойчивость, активность.

Руководителю в любой сфере должны быть свойственны такие профессиональные качества, как организаторские навыки, способность находить общий язык и работать в команде, находчивость, бесконфликтность, обаяние и умение обучать. Не менее важны умение быстро принимать решения, уверенность в себе, внимательность и уравновешенность.

Сильные стороны сотрудника, работающего с большим объемом данных (бухгалтера или системного администратора): внимание к деталям, аккуратность, быстрая обучаемость, внимательность, организованность и, конечно, способность работать с большим количеством информации.

Характеристика секретаря включает разнообразные положительные качества: навыки взаимодействия с клиентами, делового общения, грамотность, умение вести переговоры и деловую переписку, способность заниматься несколькими делами одновременно. Также обратите внимание на хорошие внешние данные, внимательность, тактичность и уравновешенность, исполнительность.

Оценка профессиональных качеств работника

Чтобы не тратить время и деньги на испытание новых сотрудников, иногда компании оценивают их перед приемом на работу. Для этого созданы даже специальные центры оценки персонала. Список способов оценивания для тех, кто предпочитает делать это самостоятельно:

  • Рекомендательные письма.
  • Тесты. Сюда входят обычные тесты на профпригодность и тесты способностей, а также личностные и биографические тесты.
  • Собеседование.
  • Экзамен на знания и умения работника.
  • Ролевая игра или кейсы.

Ролевая игра поможет выяснить на практике, подойдет ли вам претендент. Инсценируйте повседневную для его должности ситуацию и посмотрите, как он справится. Например, оцените его навыки взаимодействия с клиентами. Покупателем пусть будет ваш компетентный сотрудник или вы сами, а претендент покажет, на что он способен. Вы можете установить цель, которой он должен добиться во время игры, или просто наблюдать за стилем работы. Такой метод расскажет о претенденте намного больше, чем графа «Личные качества» в резюме.

Определяясь с критериями оценки, можете основываться на деловых качествах: пунктуальность, потенциальное количество и качество выполняемой работы, опыт и образование, навыки и др. Для большей эффективности сделайте упор на качества, необходмые для должности, на которую претендует оцениваемый кандидат. Чтобы быть уверенным в работнике, рассмотрите его личные качества. Вы можете сами провести оценивание в виде рейтинга кандидатов, расставляя + и – по определенным критериям, распределяя их по уровням или присуждая баллы. Избегайте ошибок, связанных с оцениванием, например предвзятости или стереотипов, а также придания одному критерию слишком большого веса.

Характеристика на сотрудника с места работы до сих пор не теряет своей актуальности. Как профессионально составить этот документ? Какие моменты стоит отразить, а что лучше оставить «за кадром»? Есть ли в этом вопросе особенности, на которые следует обратить особое внимание?

Найти ответы на эти и многие другие вопросы легко – достаточно познакомиться с информацией, представленной ниже.

В каких случаях составляется

Характеристика на сотрудника с места работы составляется в следующих случаях:

  1. По просьбе работника.
  2. По инициативе государственных органов (например, полиции или суда).
  3. Самостоятельно руководителем организации (для проведения аттестации, вручения премии сотруднику, рассмотрения вопроса о замещения определенной должности и т.д.).

Это самые распространенные ситуации, в которых требуется такой документ.

Их виды

Главным классификационным признаком такого документа, как характеристика сотрудника с места работы, является место его применения. В соответствии с ним можно выделить:

  • Внутренние характеристики. Они предназначены для использования непосредственно в компании, например, при повышении сотрудника в должности или его переводе в другое подразделение, в случае вручения награды или наложения дисциплинарного взыскания.
  • Внешние. Составление таких характеристик осуществляется либо по просьбе самого работника, либо требованию государственных органов, например, полиции или военкомата.

Серьезных отличий между внутренними и внешними характеристиками на сотрудника с места работы нет. Они составляются в соответствии с общепринятыми правилами, речь о которых пойдет ниже.

Помимо места предназначения характеристики на сотрудников с места работы можно также подразделить в соответствии с целью их использования:

  • для предоставления в военкомат;
  • для предоставления в суд;
  • на студента;
  • на ученика;
  • с места прохождения практики.

Этот список не является исчерпывающим. Такой документ составляется и других случаях.

Основные требования к подготовке характеристики на сотрудника с места работы

Строгих правил к составлению подобной характеристики нет: решение этого вопроса полностью относится к компетенции главы компании или другого ответственного лица. Документ составляется письменно в свободной форме, в печатном виде или от руки.

Несмотря на это, на практике сложились некоторые правила, которые следует учитывать в процессе подготовки этого документа:

  1. Лучше всего пользоваться листами формата А4.
  2. Повествование следует вести от третьего лица, используя глаголы в настоящем или прошедшем времени в зависимости от ситуации (например, трудится, работал и т.д.).
  3. Вверху листа указывается название документа – «Характеристика». После этого пишется фамилия, имя и отчество работника, его должность или место работы. Сокращения в этом блоке не рекомендуются.
  4. Непосредственный текст характеристики следует начать с анкетных сведений о работнике: дате рождении, уровне образования, месте и времени его получения, направлении подготовки.
  5. В основной части документа необходимо отразить информацию о трудовом пути сотрудника. Многие работодатели ограничиваются описанием карьерного роста работника непосредственно в своей компании: указывают время зачисления в штат, должность, повышения по службе. Будет отлично, если вы сможете рассказать и о других достижениях человека.
  6. Обязательно следует привести наиболее значимые, яркие моменты трудовой деятельности сотрудника. Здесь можно указать о руководстве серьезными проектами, участии в крупных мероприятиях, курировании определенных задач и т.д.
  7. Если на момент составления характеристики человек получил дополнительное образование или прошел курсы по профессиональной переподготовке, то этот факт также следует отразить в документе.
  8. Не менее важным моментом является оценка профессиональных и деловых качеств работника. Отличное теоретические знания действующего законодательства и умение применить их на практике, взаимоотношения сотрудника с членами коллектива, способность к решению аналитических задач, умение соблюдать установленные сроки исполнения своих обязанностей – все это при наличии может быть указано в рассматриваемом документе.
  9. Помимо компетентности, характеристика на сотрудника с места работы также должна содержать информацию о личных качествах человека – его умении наладить контакт с окружающими, контролировать себя в конфликтных ситуациях, готовности прийти на помощь при необходимости. В этом блоке можно также описать общее культурное и моральное развитие данного человека.
  10. Не стоит упускать из виду и имеющиеся у сотрудника поощрения со стороны руководства (или дисциплинарные взыскания).

Завершает документ информация о месте, куда он предназначается – новая работа сотрудника, отдел полиции или для внутреннего пользования и т.д.[1]

Оформление такой характеристики допускается как во время трудовой деятельности человека в организации, так и после увольнения из нее.

Образец характеристики на сотрудника с места работы можно посмотреть

ЗДЕСЬ

.

Кто готовит и подписывает

В подавляющем большинстве случаев подготовка характеристики на сотрудника с места работы ложится на плечи непосредственного начальника работника. Если организация совсем небольшая, и в ней присутствует только один руководитель, то решением этого вопроса занимается он.

Как правильно написать характеристику на работника

При увольнении

Если человек планирует перейти на новое место работы, то при составлении характеристики руководителю следует уделить внимание следующим моментам:

  • деловым качествам человека;
  • его соответствию занимаемой должности;
  • уровню развития как профессионала своего дела.

Также рекомендуется рассказать о наиболее значимых личных качествах – например, способности быстро налаживать контакт с людьми, умении оперативно ликвидировать возникающие в трудовом коллективе конфликты, инициативности и ответственности.

Однако нередко работодатель не может отозваться о своем сотруднике в положительном ключе, почему он, собственно, и увольняет его. В подобной ситуации у руководителя есть законное право рассказать обо всех нюансах человека, включая самые нелицеприятные.

В документе можно указать любые недостатки – как личные, так и профессиональные. Конфликтность, безответственность, срыв установленных сроков выполнения работы, несоответствие занимаемой должности, нарушение норм внутреннего распорядка компании – все, что угодно, если это правда.

Образец отрицательной характеристики с места работы приведен

ЗДЕСЬ

.

Для суда

Особое внимание следует уделить ситуации, когда такой документ требуется для предоставления в суд. Когда человек совершает административное или уголовное правонарушение, суд имеет возможность запросить на него характеристику с места работы.

Эта информация необходима судье для того, чтобы он смог вынести максимально справедливое судебное решение. Основная проблема в подобной ситуации – отсутствие со стороны судьи конкретных указаний. Работодатель просто не знает, что именно требуется рассказать. Если вы не хотите навредить своему подчиненному, обратитесь за помощью к юристу и поговорите с самим работником.

Пример характеристики с места работы в суд скачайте

ЗДЕСЬ

.

Для полиции

Расскажите о характере человека, о том какие у него сложились отношения с членами коллектива. Отразите награды и дисциплинарные взыскания (если они, конечно, имеются).

Образец характеристики в полицию с места работы посмотрите

ЗДЕСЬ

.

При этом не стоит забывать, что срок давности нарушения внутреннего распорядка компании составляет один календарный год. По истечении данного периода времени все проступки, если они имели место быть, вычеркиваются из характеристики.

Для награждения

Если сотрудник достиг успехов в своей трудовой деятельности и ему положено поощрение, то характеристика, в первую очередь, должна отражать те качества человека, которые помогли ему достигнуть этой цели. Например, твердость характера, трудолюбие, ответственность.

Образец характеристики на сотрудника для награждения почетной грамотой можно скачать

ЗДЕСЬ

.

В военкомат

Как правило, такая характеристика составляется сотрудниками образовательного учреждения, где призывник проходил обучение – школы, колледжа или ВУЗа. В этом документе следует рассказать о сложившихся у человека взаимоотношениях с коллективом, его способности решать конфликтные ситуации, адаптироваться к новой обстановке.

Чего нельзя делать

Несмотря на то, что руководитель при оформлении характеристики имеет немалый простор для творчества, все же следует придерживаться некоторых правил.

Во-первых, в таком документе, как в прочем и в любом другом, не допускается использование эмоционально окрашенных слов и оскорблений. Причем неважно, довольны вы работой сотрудника или нет – необходимость соблюдения этикета в деловой сфере еще никто не отменял.

Во-вторых, запрещается указывать недостоверную информацию. Характеристика на сотрудника с места работы должна отражать только правдивые сведения о профессиональных качествах человека. Не допускается указания сведений, не относящихся к профессиональной деятельности (религиозных и политических убеждений, национальности, жилищных условий и т. д.).

Помимо этого, следует контролировать свою грамотность. При обнаружении ошибки необходимо её исправить — для чего следует переписать текст характеристики заново.

При игнорировании вышеперечисленных требований человек всегда может обжаловать полученный документ.

Выводы

Таким образом, при составлении характеристики на сотрудника с места работы необходимо учитывать целый ряд факторов: для кого и куда она предназначается, хорошо работал человек в организации, или же он не может похвастаться успехами в карьере и многое другое. Следование представленным советам поможет оформить по-настоящему профессиональный документ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Сергеев С. Г. Конституционное право России; Дашков и Ко — Москва, 2008. — 576 c.
  2. Теория государства и права. — М.: КноРус, 2009. — 384 c.

Характеристика сотрудника пример

Оценка 5 проголосовавших: 1

Приветствую вас! на нашем ресурсе. Я Татьяна Туманова. Я уже более 7 лет занимаюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

13 способов улучшить письменные предупреждения и лучше управлять сотрудниками

Скачайте советы по написанию предупреждений.

Когда они включают расплывчатые ссылки на «неподчинение» или «фальсификацию записей» без указания конкретных причин, приведших к дисциплинарным взысканиям, или если слишком много информации, не имеющей отношения к поведению, поднимаются красные флажки, и сотрудники могут не понимать, что вызвало предупреждение ― и тогда адвокаты истцов могут использовать эту информацию в судебных процессах против работодателя.

Вот несколько рекомендаций о том, как улучшить письменные предупреждения, чтобы сотрудники могли улучшить свое поведение, менеджеры могли лучше управлять ими, а компания могла не появляться в зале суда.

1. Укажите конкретное преступное поведение. В интересах как менеджера, так и сотрудника, включите подробную информацию о том, что именно произошло, чтобы вызвать предупреждение. Возможно, рабочий не осознавал всю серьезность ошибки. С предупреждением сотрудник может точно узнать, как он или она пропустили отметку, что дает человеку больше шансов на улучшение.

Но если сотрудник подаст в суд, эта запись будет иметь ценность. «Поскольку суды придают большее значение современным отчетам о том, что произошло, чем последующим объяснениям, сформулированным в ходе судебного разбирательства, важно включить как можно больше информации» о неправомерном поведении, — сказала Нина Майя Бергмар, поверенный Burr & Forman в Атланте. Объясните, как и почему поведение повысилось до уровня заявленного нарушения. Таким образом, компания может предотвратить дебаты во время судебных разбирательств по поводу неподчинения или фальсификации записей.

2. Укажите реальную причину предупреждения, а не причину, которая звучит лучше. Поскольку дисциплина может привести к увольнению, работодатели иногда приводят причину для предупреждения, которое, по их мнению, звучит менее конфронтационно. Например, они могут сказать, что проблема в «личностном соответствии», а не в «угрозе коллег», — отметил Бергмар. Сотрудник должен точно знать, что он сделал, чтобы вызвать предупреждение. Это способствует честному обсуждению на рабочем месте. Кроме того, истинная причина, вероятно, обнаружится в любом последующем судебном разбирательстве.Изменение объяснения увольнения заставило работодателя заявить, что его причины дисциплинарного взыскания и увольнения были предлогом для дискриминации.

3. Свяжите поведение сотрудника с политикой компании. Четко объясните, какую политику нарушил сотрудник. Это поможет укрепить защиту компании в случае будущих судебных разбирательств и гарантирует, что политика не будет нарушена.

4. Опишите последствия нарушения политики, если последствия легко установить. Например, работодатель может описать финансовые потери, связанные с уходом сотрудника с производственной линии, отметил Бергмар. И сотрудники должны знать, как их действия влияют на их коллег и компанию в целом.

5. Избегайте ненужных комментариев. Сосредоточьте обсуждение на конкретном проступке. Обращение к другим вопросам может помешать сотруднику сосредоточиться на том, что важно, и на том, что ему или ей нужно сделать, чтобы вернуться в нужное русло. Бергмар рекомендует не выходить за рамки подробного описания преступного поведения, ссылки на нарушенную политику и описания дисциплины.Дополнительные комментарии могут повлечь за собой ненужную ответственность. Например, если к сотруднику применяются дисциплинарные взыскания за непредоставление необходимой документации по уважительной причине, работодатель должен избегать обсуждения явки сотрудника в целом. «Обсуждение общей посещаемости в описании может быть проблематичным, потому что пропуски могут быть защищены федеральными законами о занятости, а ссылка на пропуски в рецензии создает впечатление, что сотрудника действительно наказывают за то, что он взял отпуск, защищенный федеральным законодательством, » она объяснила.

6. Избегайте юридических выводов. Например, если сотрудник подвергается дисциплинарным взысканиям за нарушение политики работодателя по борьбе с преследованием, укажите конкретное нарушение политики, а не включайте общие утверждения о том, что сотрудник преследует других сотрудников или дискриминирует их. Такие заявления могут без надобности оскорбить сотрудника. Более того, политика работодателей зачастую шире, чем того требует закон. «Юридические заключения относительно« домогательств »,« дискриминации »или« репрессалий »могут быть истолкованы как признание [работодателем] юридической ответственности, а не того, чем они являются на самом деле: нарушениями внутренней политики», — сказала Урсула Кинбаум, адвокат Оглетри Дикинс в Портленде, штат Орегон.

7. Не прилагайте подтверждающих документов. Предоставление подтверждающих документов в дополнение к предупреждению «почти всегда излишне», — сказал Роберт Бунин, поверенный Dykema в Детройте и Анн-Арборе, штат Мичиган. Примеры ошибок и неправомерных действий должны быть помещены в личное дело или, в зависимости от ситуации, государства, в материалах следственного дела, заявил он. Не делайте взаимодействие с сотрудником чрезмерно спорным. В конце концов, цель для него или нее — стать лучше, и если сотрудник это сделает, рабочие отношения будут продолжаться и даже процветать.Письменное предупреждение не должно быть препятствием для такой возможности.

8. Упомяните предыдущие устные или письменные предупреждения. Если есть запись о предыдущих предупреждениях, Киенбаум рекомендовал, включить предыдущие предупреждения, если они относительно недавние — в течение последних пяти лет — и «по крайней мере в некоторой степени связаны» с поведением, о котором идет речь в текущей дисциплине.

9. Попросите представителя профсоюза присутствовать при предупреждении сотрудника. Предупреждение должно включать строки для подписи как для сотрудника, так и для профсоюзного управляющего, отметил Бергмар.В нем также должны быть изложены конкретные положения коллективного договора (CBA), поддерживающие дисциплинарные меры, добавила она. По словам Кинбаума, для сотрудников, объединенных в профсоюзы, работодатель должен тщательно проверять CBA на предмет каких-либо процедурных требований к дисциплине. «Они могут включать в себя строгие сроки установления дисциплины, прогрессивную дисциплину или даже процедуры следственных допросов», — заявила она.

10. Своевременно выдавать письменные предупреждения. Если позволить плохому поведению гноиться, то позже возникнут новые проблемы.Своевременные предупреждения демонстрируют, что опасения являются законными и не являются предлогом для предполагаемой дискриминации или мести, сказала Линн Энн Андерсон, адвокат Дринкер Биддл в парке Флорхэм, штат Нью-Джерси.

11. Выполните действия, указанные в предупреждении. Если в предупреждении указано, что руководитель будет проводить еженедельные контрольные встречи для отслеживания прогресса сотрудника, убедитесь, что эти встречи происходят и задокументированы, — сказала Кирти Сугумаран, поверенный Джексона Льюиса в Бостоне.Точно так же, если в предупреждении указано, что сотрудник будет уволен в следующий раз, когда он или она совершит конкретную форму проступка, работодатель должен выполнить это действие, если только чрезвычайные обстоятельства не потребуют иного, отметила она. Сообщите, что доведение до конца ожидается во всей организации сверху вниз.

12. Предоставьте сотруднику возможность дать письменный ответ. Это способствует хорошим отношениям с сотрудниками. По словам Андерсона, если сотрудник все же отправит ответ, HR должен просмотреть его, чтобы увидеть, нужны ли какие-либо последующие действия.Например, если в комментариях указано, что проблема с производительностью связана с состоянием здоровья сотрудника или ситуацией, охватываемой законами о семейных и медицинских отпусках, HR должен обратиться к работнику, чтобы получить необходимую медицинскую документацию, чтобы определить, имеет ли человек право на получение Отгул в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках или разумное приспособление.

[Набор инструментов только для членов SHRM: Семейный отпуск и отпуск по болезни ]

13.Обеспечьте последовательность. При выдаче письменных предупреждений работодатели должны обеспечивать такую ​​же дисциплину для сотрудников, ведущих аналогичное поведение, — заявила О’Келли МакВильямс III, адвокат Минц в Вашингтоне, округ Колумбия. дисциплинированный работник.

Написание рабочих документов — профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

  • описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
  • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
  • , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, которая является ключевой в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в течение своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете документы на рабочем месте, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить получателя отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на ужин!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

  1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

  2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

  3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем идет речь. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение заявляет о благоприятной позиции для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

  1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

  2. Содержит тему и позицию автора по ней.

  3. Понятно и легко понять.

  4. Не включает дополнительных подробностей.

  5. Захватывает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Вместе с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «бомбят».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях подробно рассказывается о том, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

  • Справочник
  • Энциклопедия
  • Сайт
  • Биография / автобиография
  • Карта
  • Словарь
  • Газета / журнал
  • Интервью
  • Предыдущий опыт
  • Персональные исследования

Заключительные предложения

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделать предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложить дополнительное наблюдение о контролирующей идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для вспомогательных приговоров
прежде всего но например в частности кроме того впоследствии
также наоборот кроме того позже тем не менее следовательно
помимо соответственно однако аналогично с одной стороны для начала
одновременно например дополнительно между тем наоборот
Для заключительных приговоров
все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом подвести итог
всего наконец в заключение на балансе таким образом в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Электронная почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронная почта

часто бывает неформальной, когда используется для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может казаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

  • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение было случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
  • Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
  • Закрываю подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
  • Будьте краткими.
  • Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
  • Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответить быстро. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
  • Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки.
  • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шону Карлсону, менеджеру физического завода, XYZ Corporation
От: Майлзу Никелю, менеджеру строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Перебои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших простоев, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.около
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и для нее характерны слухи, сплетни и инсинуации. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указывается, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример памятки:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

  1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

  2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

  3. Для покупки

    , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU снизить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и лаконичной, коммуникация на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя оно может содержать запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

  1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

  • Применить одинарный интервал по всему
  • Используйте поля от 1 до 1 ½ дюйма
  • Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Путеводитель)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая никаких признаков снижения, которое мы могли бы связать с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который будет по-прежнему востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

Обозначение по почте (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
  • убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
  • сформировать полное сообщение
  • не допускайте ошибок при написании текста

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный образ вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Сообщайте новости просто и прямо.
  2. Назовите причины / подробности.
  3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле . *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.
  • Сделайте новости понятными,
  • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
  • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

  1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
  2. Назовите причины.
  3. По возможности дайте альтернативу.
  4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое заявление о деловой репутации? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

  1. Начните с оператора буфера.*
  2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
  3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
  4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
  5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

  • Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
  • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать шаблонных, неискренних, неуместных или корыстных заключений в любом письме, особенно когда вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

  1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
  2. Сообщите плохие новости.
  3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании, прибытие на работу вовремя является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить вовремя каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

  • Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
  • Сделайте , чтобы причины были как можно короче.
  • Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
  • Не избегайте отрицательных слов и фраз.
  • Не заканчивайте искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
St. Augustine, FL 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем о таких особых друзьях, как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий


Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

  • Название или логотип компании
  • Дата
  • Имя и факс получателя
  • Имя, факс и телефон отправителя
  • Количество страниц
  • Тема *
  • Сообщение *
  • Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

Факс Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд От : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип Функция
Отчет о проделанной работе Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

  • Определите, чего вы достигли
  • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
  • Обозначьте, что еще предстоит сделать

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об онлайн-активности ваших конкурентов, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш босс мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

  1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
  2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
  3. Место, где изучается предмет
  4. Когда изучаемый предмет произошел
  5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
  6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница Элемент Функция
1.Крышка Название и изображение Как и обложка книги, иногда для ознакомления читателя с этой темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly Только название Дополнительно
3. Титульная страница Ярлык, отчет, название, автор, место работы, дата и иногда то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Аннотация
  • Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты
  • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение Представляет тему отчета
7. Корпус Ключевые элементы кузова включают:
  • Фон
  • Методология
  • Результаты
  • Анализ и рекомендации
8.Вывод Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список, чтобы убедиться, что отчет соответствует своим целям:

  1. Отчет учитывает потребности аудитории
  2. Форма повторяет функцию отчета
  3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
  4. Информация является точной, полной и задокументированной
  5. Информация легко читается
  6. Термины четко определены
  7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
  8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
  9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
  10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
  11. Результаты четкие и лаконичные
  12. Рекомендации разумны и хорошо поддерживаются
  13. Отчет
  14. — это лучшее, что вам нужно.
  15. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

  • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
  • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
  • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
  • Разделите абзацы пробелами
  • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Которые помогут в объяснении чисел или другой информации, которую было бы трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу для других людей (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: а что в этом для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория получит, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и кратких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих письменных навыков на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию рабочих документов.

Элементы пунктов

  • Тематическое предложение
  • кузов
  • выводы

Рабочие документы

  • Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
  • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Записки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
  • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержимом, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
  • Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

5 правил компании, которые вам необходимо предоставить в письменной форме

Политики для компании — это то же самое, что правила для игроков.Это рамки и ограничения, в которых каждый может стремиться к индивидуальному и коллективному успеху. Кроме того, для любого, кто видел, как несколько детей играют вместе, довольно очевидно, почему правила важны. И почему их записать — это хорошая идея.

Слишком многие компании, особенно малые предприятия, пренебрегают изложением основ в письменной форме достаточно рано. Существует тенденция полагать, что «нашей компании они не нужны» и достаточно устных инструкций.

Как только компания начинает расти, границы этого подхода становятся очевидными.Изложение политики компании в письменной форме делает ее официальной. Сотрудники знают, к чему компания относится серьезно и как они могут быть в курсе своих прав и обязанностей. Люди работают лучше, когда знают, на каком они месте.

Никто не хочет заострять внимание на негативе, но споры могут и возникнут. Наличие основных правил, изложенных в самых ясных и простых терминах, помогает ограничить ущерб, когда они наносятся. А в случае, когда споры передаются в суд, письменные правила могут иметь важное значение для обеспечения быстрого и справедливого решения.

Но дело не только в тушении пожаров (и даже не в первую очередь). Справочник компании в начале может помочь вам объяснить нынешним и будущим сотрудникам, что особенного в вашей компании — ведь компания Valve, производящая игры, преуспела. Все еще не знаете, с чего начать? Вот пять правил компании, которые вам следует изложить в письменном виде сегодня.

  1. Здоровье и безопасность на рабочем месте

Обеспечение безопасности труда необходимо каждому, кто владеет или ведет бизнес.Крайне важно, чтобы ваши сотрудники работали на здоровом и безопасном рабочем месте. Несчастные случаи и небезопасные условия могут повлечь за собой суд. Если вы также посчитаете ущерб репутации и потерю доверия со стороны сотрудников, самоуспокоенность в вопросах безопасности может оказаться самой большой ошибкой, которую вы когда-либо совершите. Письменная политика показывает, что вы серьезно относитесь к этому вопросу. Речь идет не о нескольких огнетушителях. Политика безопасности на рабочем месте поможет вам мыслить систематически.

  1. Политика равных возможностей

В большинстве стран закон требует предоставления равных возможностей работодателю.Эта политика равных возможностей запрещает любой компании дискриминировать сотрудников или кандидатов на работу на основе «защищенных характеристик» (пол, возраст, раса и т. Д.). Это основа политики недискриминации, пресечения домогательств, насилия на рабочем месте и политики разнообразия. Это также может помочь вашему бизнесу по двум причинам: во-первых, он расширяет круг людей, из которых можно выбрать лучшего кандидата на любую работу, и, во-вторых, он создает справедливую среду для сосуществования, работы и процветания сотрудников.Письменное изложение позволит всем понять, что в вашей компании есть равные возможности.

Новый мир работы

Руководители начального / среднего и высшего звена признали, что изменение бизнес-логистики станет огромной проблемой в новой среде после COVID.

Подробнее в нашем отчете

  1. Кодекс поведения сотрудников

У всех работодателей есть ожидания от своих сотрудников, и простой кодекс поведения может прояснить это.Четкое изложение этих ожиданий является предпосылкой для соблюдения. Даже если у сотрудника самые лучшие намерения и даже если некоторые вещи достаточно просты, чтобы их можно было ожидать (например, выполнение должностных обязанностей), недопонимание все равно может возникать. Один из способов свести их к минимуму — составить письменный кодекс поведения, который будет включать такие важные элементы, как посещаемость или даже использование социальных сетей. Правила должны быть понятными и доступными. Сотрудники могут проконсультироваться с ними всякий раз, когда они не уверены в том, что считается приемлемым поведением.Это также означает, что в случае прекращения чьей-либо работы должна быть создана соответствующая запись.

  1. Политика в отношении отпуска

По разным причинам, от проблем со здоровьем до планов на отпуск, сотрудники могут иногда требовать отсутствия на работе. Независимо от того, предусмотрено ли это законом или нет, всегда полезно заранее сообщить вашим сотрудникам, какие преимущества вы предлагаете. Различные виды отпусков (отпуск по болезни, оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т. Д.) являются отдельными объектами и могут требовать разного обращения. Наличие всего этого в письменной форме вместе с правилами, необходимыми для регулирования отпуска, — единственный способ надлежащим образом информировать сотрудников.

  1. Политика дисциплинарных мер в отношении сотрудников

Иногда на работе могут возникать проблемы, и решать их намного проще при наличии четкой дисциплинарной политики. Сотрудники должны знать, как и при каких обстоятельствах они будут наказаны. Стандартный пошаговый процесс поможет вам обеспечить справедливое и надлежащее обращение, даже если вы официально не раскрываете всю процедуру.Это также покажет, что вы — работодатель, который не терпит серьезных нарушений, но также ценит меры по исправлению положения в случае незначительных нарушений. Тем не менее, не забудьте проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что применяемые вами процедуры законны.

Workable также предлагает широкий спектр дополнительных шаблонов политик компании, которые вы можете настроить для своей компании.

12 характеристик выдающихся сотрудников | Дуг Эндрю | Mission.org

Автор: Дуг Эндрю

У всех нас были коллеги или сотрудники, которых мы считали бы исключительными, с небольшой дополнительной особенностью, которая выделяла их среди коллег.За 40 или около того лет работы в бизнесе я научился признавать и ценить качества, которые делают этих сотрудников исключительными, — качества, которые помогли мне руководствоваться, когда я превратил нашу компанию в процветающий бизнес. Это люди, которые вносят свой вклад не только в свою жизнь с избытком, но и в жизнь других.

Вот 12 основных характеристик, которые делают этих сотрудников отличными:

Эти сотрудники способны отстраниться от эмоциональной реакции и сосредоточить свой ум на работе над решением проблем.

Они предпочитают не позволять страху взять верх, постоянно признавая свою уникальную ценность и сильные стороны. Они стремятся быть честными с самими собой и создают непреходящую уверенность в себе.

Они готовы посвятить 100 процентов своим продуктам или услугам и искренне прислушиваются к своим клиентам, чтобы понять, как им лучше всего служить. Затем они берут результаты своего решения проблем и эффективно продают их коллегам, клиентам и руководству.

Они определяют самое важное и создают план для достижения своих целей.И, что важно, они считают себя (и других) ответственными за достижение этих целей. Они живут по правилу, согласно которому ценность целей определяется только усилиями по их достижению.

Однажды потраченное время не может быть восстановлено. Исключительные сотрудники имеют возможность сосредоточить усилия только на деятельности, которая поможет продвинуть вперед их компанию и коллег.

Они активные слушатели, красноречивые ораторы и эффективные писатели. Все эти характеристики являются частью одного большого: общения.Никто никогда не прекращает развивать свои силы в общении. Я призываю свою команду постоянно стремиться к совершенствованию навыков слушания, эффективной речи и артикуляционного письма. Конечно, легче сказать, чем сделать — это обучение на протяжении всей жизни практически для всех.

Исключительные сотрудники дружелюбны, открыты и заинтересованы в знакомстве с новыми людьми. Они доступны и ищут хорошее в каждом.

Эти три характеристики идут рука об руку.Мне нравятся сотрудники, которые мыслят новаторски, вносят новые идеи на стол, а затем воплощают их в жизнь, не требуя указаний или указаний — не то чтобы просить совета — это что-то плохое!

Они сознательно тренируют свой разум и тело бессознательно действовать в гармонии со своими ценностями и видением.

У них есть способность воспринимать отрицательный жизненный опыт и превращать его в положительный результат. Как и в случае со мной, некоторые из их самых положительных качеств и возможностей появились в результате их самых больших неудач.

У них чувство благодарности и менталитет изобилия. Они готовы сознательно распознавать многие вещи, за которые они благодарны. Будь то замечательно поддерживающий супруг (супруга) и семья или умный и уважительный начальник, благодарность — это основа менталитета изобилия.

В первую очередь они берут на себя ответственность, не обвиняя других в ошибках или неудачах. Они прилагают сознательные усилия, чтобы учиться как на своих успехах, так и на неудачах.

Вот они. Постоянная оценка этих 12 характеристик выдающихся сотрудников была основным направлением моей жизни. Они помогли мне продвинуться по карьерной лестнице, действовали в качестве руководства при развитии нашей компании и были критически важны для наших сотрудников, поскольку мы обслужили тысячи клиентов.

Когда вы собираетесь нанять новых сотрудников, обратите внимание на эти важные характеристики. Никто не идеален, поэтому не исключайте потенциального сотрудника только потому, что одна или две из этих 12 характеристик могут быть не столь очевидны.Но если человек демонстрирует большое количество этих качеств, он обязательно будет исключительным сотрудником, которого мы все ищем, — и это тот сотрудник, который поможет поднять других до их уровня.

Хотите узнать больше о том, как жить полноценной жизнью? Щелкните здесь, чтобы БЕСПЛАТНО получить копию моей последней книги «Отмена прав » (просто оплатите доставку). Узнайте, как вести свою семью и свое наследие от «меня» к «мы».

Характеристики производительности — Человеческие ресурсы

Расширьте все Аналитические навыки, навыки решения проблем и принятия решений / суждений

Менеджер занимается принятием решений.Иногда это можно сделать с помощью простая логика. Другие решения требуют умения взвесить за и против того, что в основном очень неопределенная или двусмысленная ситуация, требующая высокого уровня суждение или даже интуиция. Поэтому менеджер должен развивать навыки принятия суждений. включая способность справляться с двусмысленностью и неопределенностью, находя баланс между необходимость иногда руководствоваться субъективными чувствами, не игнорируя объективные логика.

Владение основными фактами

Успешные менеджеры владеют такими основными фактами, как цели и планы (долгосрочные и краткосрочный), знание продукта или услуги, кто работает в организации, роли и отношения между различными отделами, их собственная работа и то, что от них ожидается. Если они не хранят всю эту информацию, они знают, где ее получить, когда им понадобится Это.

Постоянная чувствительность к событиям

Менеджеры различаются по степени, в которой они могут чувствовать, что происходит в конкретном ситуация. Успешные менеджеры относительно чувствительны к событиям и могут настроиться на них. к тому, что происходит вокруг них. Они восприимчивы и открыты для информации — «жесткие» информация, такая как цифры и факты, и «мягкая» информация, такая как чувства других людей.Менеджеры с такой чувствительностью могут адекватно реагировать к ситуациям по мере их возникновения.

Контроллинг

По сути, это включает мониторинг реализации согласованных организационных планов. Контроллинг включает в себя: установление стандартов, измерение производительности по сравнению с ними. стандарты и исправление отклонений от стандартов и планов.

Творчество

Способность придумывать уникальные ответы на ситуации и иметь широту охвата понимания, чтобы распознавать и использовать новые практические подходы. Это касается не только иметь новые идеи, но также иметь возможность распознать хорошую идею, когда она приходит от кого-то другого.

Разработка

Это относится к непрерывному обучению и росту для менеджера и сотрудников. Разработка включает в себя: непрерывное образование и обучение, чтобы быть в курсе текущего состояния искусство в своей области, создание прогнозов на основе текущих тенденций, определение обучения потребности и выбор подходящей учебной деятельности.

Мотивация

Менеджер мотивирует, создавая организационную среду или климат, в котором сотрудники могут работать с максимальной отдачей. На мотивацию сотрудников влияет от: сама работа, чувство достижения, полученное от выполнения работы, признание полученные за выполненные работы; возможность продвижения и роста; и чувство доверия и ответственности.

Организация

Это относится к процессу организации людей, задач и ресурсов в наиболее упорядоченном виде. и эффективный способ. Организация включает в себя: структурирование или группирование сотрудников и их виды деятельности; поручение конкретной работы определенным группам или отдельным лицам; и решая по цепочке подчинения, сфере контроля и делегирования полномочий.

Личная устойчивость

Работа менеджера связана с определенным эмоциональным стрессом и напряжением, возникающим в результате естественное следствие рабочих ситуаций, связанных с авторитетом, лидерством, властью, межличностный конфликт, соблюдение целей и сроков, все в рамках некоторых неопределенность и двусмысленность.Успешные менеджеры должны с этим справиться. Устойчивые средства что они чувствуют стресс (они не становятся толстокожими и нечувствительными, но способен справиться с этим, сохраняя самоконтроль и отдавая в некоторой степени.

Планирование

Процесс создания предположений о будущем и сбора фактов и мнений для визуализации и достижения предлагаемых мероприятий.Планирование включает; создание цели; сообщение целей; геодезические ресурсы; установление политики, выбор альтернатив и принятие мер; создание процедур и правил; создание бюджеты; установление расписания; и определение стандартов.

Поощрение равных возможностей

Включает достижение целей позитивных действий в таких областях, как прием на работу, продвижение по службе; или размещение; уровень личной и организационной приверженности равным возможностям; прогресс в направлении достижение полностью интегрированной и представительной рабочей силы; и вклад в программы для меньшинств и другие цели обеспечения равных социальных и экономических возможностей.

Соответствующие профессиональные знания

В эту категорию входят технические знания, например, технологии, имеющие отношение к результатам. требуется; методы построения избирательных округов; инженерные знания; соответствующее законодательство; источники финансирования; и знание основных принципов и теорий менеджмента, таких как как планирование, организация и контроль.

Социальные навыки и способности

Одно из часто цитируемых определений менеджмента — «добиваться выполнения дел через других людей». Это определение может быть неадекватным, но оно указывает на одну из ключевых особенностей работа менеджера — требует навыков межличностного общения.Успешный менеджер развивает ряд способностей, которые необходимы в такой деятельности: общение, делегирование, ведение переговоров, разрешение конфликтов, продажа убеждения, использование авторитета и ответ на него.

Написание эффективного описания вакансии | Отдел кадров

Описание должности должно точно отражать обязанности и ответственность должности.Когда он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Описание должности не только описывает обязанности должности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимального выполнения работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности. Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства.Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с годовым циклом оценки эффективности.

Описание должности содержит достаточно информации, чтобы описать основные обязанности и основные функции в их нынешнем виде. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации должности, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными должностными лицами» и не основаны на каких-либо конкретных качествах должностных лиц (таких как знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень).Документ не должен включать в себя все подробности о том, как и какие работы выполняются, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен их одобрить.

Описание должности содержит следующие компоненты: название должности, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность
Должность — это краткое описание (1-4 слова) должности, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей аналогичных ролей в Государственном университете Райта (Университет ).

Примеры включают в себя: архивариуса, заместителя директора службы поддержки людей с ограниченными возможностями, младшего регистратора, директора службы здравоохранения учащихся, планировщика помещений, бухгалтера по грантам, бюджетного аналитика, конструктора инструкций, службы настольных компьютеров для менеджеров и службы по надзору за менеджментом.

Цель работы
Цель работы обеспечивает общий обзор роли, уровня и объема ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли, «взгляд с высоты птичьего полета».Краткое изложение «Почему существует работа?»

Должностные обязанности и ответственность
В этом разделе содержится описание обязанностей и ответственности , закрепленных за работой; также называемые основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, на которую у сотрудника отводится значительная часть времени. Некоторые элементы для рассмотрения:

  • Включите пояснительные фразы, объясняющие, почему, как, где и как часто выполняются задачи и обязанности.
  • Ориентируйтесь на результат поставленных задач.
  • Контрольные области принятия решений, на которые можно повлиять или повлиять.
  • Укажите области прямой или косвенной ответственности.
  • Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
  • Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий президент будет взаимодействовать с другими людьми в университете и за его пределами.
  • Перечислите должностные обязанности, которые отражают требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо отдельного человека.

Если возможно, укажите также тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите, насколько полномочны сотрудники нанимать, дисциплинировать, увольнять, назначать работу, обучать и оценивать работу подчиненных. Это может быть либо отдельная должностная обязанность, либо указанная в других должностных обязанностях, если это необходимо. Ниже перечислены различные уровни надзора:

  • Давать указания другим лицам.
  • Наблюдает, нанимает, обучает, обеспечивает руководство работой и помощь в решении проблем для студентов-рабочих.Также контролирует повседневные операции других сотрудников.
  • Наблюдает за персоналом, включая прием на работу, составление расписания и распределение работы, анализ результатов работы и рекомендует повышение заработной платы, продвижение по службе, переводы, понижения в должности или увольнения.
  • Управляет другими через подчиненных руководителей.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и / или частотой , которые они выполняются. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем из примерно 4-7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (с добавлением 100%), который отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года.Обязанности, требующие менее 5 процентов времени, следует объединить с другими обязанностями или исключить из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент Неделя Год

5 процентов 2 часа 2 ½ недели
10 процентов 4 часа 5 недель
15 процентов 6 часов 1 ½ месяца
20 процентов 8 часов 2 ½ месяца
25 процентов 10 часов 3 месяца

Требуемая квалификация
В этом разделе перечислен требуемый уровень профессиональных знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и умения), необходимый для выполнения работы.В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации для того, чтобы человек был продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для классифицированных вакансий необходимая квалификация будет идентична квалификациям, указанным в спецификации вакансии, которую можно найти по адресу http://www.wright.edu/human-resources/compensation/job-titles-and-specifications/ секретная-переговорная-единица

Образование
Определите образовательную квалификацию, которой должен обладать сотрудник для удовлетворительного выполнения должностных обязанностей и ответственности.Укажите образовательную квалификацию с точки зрения областей обучения и / или типа степени или концентрации, которые предоставят знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы
Определите минимальное количество требуемых стажировок с полной занятостью, выраженное в годах, и тип опыта работы, необходимый сотруднику для получения квалификации для работы. Если стажировки, опыт работы в бакалавриате и стажировки в аспирантуре будут приемлемыми уровнями опыта; об этом нужно будет отдельно указать.

Знания, навыки и способности
Указывая требуемые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения могут оказаться полезными:

  • Рабочие знания : достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
  • Общие знания : знание области, достаточное для выполнения большинства работ в нормальных условиях.Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает знание большинства существенных аспектов предмета.
  • Глубокие знания : углубленные знания предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области, чтобы решать необычные, а также общие рабочие проблемы, иметь возможность давать советы по техническим вопросам и служить источником информации по этой теме для других в организации.
  • Всесторонние знания : требует полного владения и понимания предмета.Этот термин следует использовать умеренно и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и / или способности, необходимые сотруднику для успешного выполнения этой роли; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения: аналитика, влияние бюджета, внутренняя или внешняя коммуникация, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командная работа и т. Д.

Предпочтительные квалификации
Расширенный список требуемых квалификаций, который может быть использован для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не являются необходимыми для выполнения повседневных функций на работе. Если они включены, предпочтительные квалификации могут быть сосредоточены на одном или всех из следующих аспектов: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий университет не перечисляет предпочтительные квалификации.

Условия труда
Определите условия труда и физические требования, которые напрямую связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, которые должны соответствовать Закону об американцах с ограниченными возможностями. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Рассмотрим следующее:

  • Окружающая среда, например офис или на открытом воздухе.
  • Обнаруженные воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или сильная жара / холод.
  • Основные физические требования, такие как лазание, стояние, наклоны или печатание.
  • Физические усилия / подъемы, например сидячий — до 10 фунтов; легкий — до 20 фунтов; средний — до 50 фунтов; тяжелый — более 50 фунтов.
  • Укажите, требуется ли работа по выходным, по ночам или по вызову в качестве постоянной части работы.
  • Путевые расходы.
  • Обозначения аварийного персонала.

Советы по написанию должностных инструкций
Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно сформулированы, чтобы обеспечить четкое понимание роли.Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

  • Пишите лаконично и прямо.
  • Всегда используйте более простые слова, а не сложные; максимально упрощать структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
  • Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например, пишет, действует или выполняет).
  • Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними не знакомы.Если аббревиатуры и акронимы необходимы, определите их при первом использовании.
  • Не используйте двусмысленные термины. Если вы используете такие термины, как «помогает, обрабатывает и выполняет», опишите, «как» позиция помогает, справляется или выполняет. Использование слова «до» с последующим подробным описанием выполняемых процессов, задач или операций обычно проясняет двусмысленность.
  • Избегайте выражений, связанных с полом, таких как «Он управляет», «Она отвечает за».
  • Сосредоточьтесь на основных видах деятельности; опускать тривиальные обязанности и случайные задачи.
  • Избегайте упоминания имени другого сотрудника, вместо этого используйте название должности или отдела.
  • Включите только назначенные обязанности сегодня. Не включайте потенциальные будущие обязанности и устраняйте любые обязанности, которые больше не требуются.

Важные лидерские навыки для успеха на рабочем месте

Обладаете ли вы лидерскими качествами, которые ищут работодатели? Независимо от того, являетесь ли вы офис-менеджером или руководителем проекта, всем хорошим лидерам требуется ряд навыков межличностного общения, которые помогут им позитивно взаимодействовать с сотрудниками или членами команды.

Что делает лидера эффективным

У эффективных лидеров есть способность хорошо общаться, мотивировать свою команду, выполнять и делегировать обязанности, прислушиваться к отзывам и иметь гибкость для решения проблем на постоянно меняющемся рабочем месте.

Работодатели ищут эти навыки у кандидатов, которых они нанимают на руководящие должности. Сильные лидерские качества также ценны для всех соискателей и сотрудников.

Независимо от того, начинаете ли вы с должности начального уровня и хотите продвинуться по карьерной лестнице или ищете продвижение по службе, ваши лидерские навыки будут одними из самых ценных ваших активов.

Смотрите сейчас: 8 качеств, которые делают исключительного лидера

10 лучших лидерских навыков

Вот десять основных лидерских навыков, которые делают сильного лидера на рабочем месте.

1. Связь

Как руководитель, вы должны уметь четко и лаконично объяснять своим сотрудникам все, от целей организации до конкретных задач. Лидеры должны владеть всеми формами общения, включая личные беседы, беседы в отделах и с участием всего персонала, а также общение по телефону, электронной почте, видео, чату и социальным сетям.

Руководители должны установить постоянный поток общения между собой и своими сотрудниками или членами команды, либо через политику открытых дверей, либо через регулярные беседы с работниками.

Большая часть общения предполагает слушание. Руководители должны регулярно быть доступны для обсуждения вопросов и проблем с сотрудниками. Другие навыки, связанные с общением, включают:

  • Активное прослушивание
  • Шарнирно-сочлененный
  • Деловые рассказы
  • Ясность
  • Лаконичность
  • Переписка
  • Монтаж
  • Объясняя
  • Выражение
  • Организация групповых бесед
  • Невербальное общение
  • Презентация
  • Публичные выступления
  • Язык тела для чтения
  • Уменьшение неоднозначности
  • Устное общение
  • Письменное сообщение

2.Мотивация

Лидерам необходимо вдохновлять своих сотрудников делать все возможное для своих организаций; просто выплата справедливой заработной платы сотрудникам обычно не является достаточным источником вдохновения (хотя это тоже важно). Есть несколько способов мотивировать своих сотрудников: вы можете повысить самооценку сотрудников за счет признания и поощрений или возложив на сотрудников новые обязанности для увеличения их инвестиций в компанию.

Руководители должны узнать, какие мотиваторы лучше всего работают для их сотрудников или членов команды, чтобы стимулировать продуктивность и увлеченность.Навыки, связанные с эффективной мотивацией, включают:

  • Обеспечение автономии сотрудников
  • Запрос ввода
  • Оценка интересов персонала
  • Убедительно
  • Наставничество
  • Открытость для беспокойства сотрудников
  • Убедительный
  • Обеспечение продуктивной и ответственной работы
  • Вручение наград
  • Узнавая других
  • Постановка эффективных целей
  • Тимбилдинг
  • Благодарим сотрудников
  • Понимание различий между сотрудниками

3.Делегирование

Лидеры, которые пытаются взять на себя слишком много задач, будут изо всех сил пытаться что-либо сделать. Эти лидеры часто опасаются, что делегирование задач является признаком слабости, хотя на самом деле это может быть признаком сильного лидера.

Следовательно, вам необходимо определить навыки каждого из ваших сотрудников и назначить обязанности каждому сотруднику на основе его или ее набора навыков. Делегируя задачи сотрудникам, вы можете сосредоточиться на других важных задачах. Вот некоторые навыки, которые делают хорошего делегата:

  • Принятие отзывов от сотрудников
  • Распределение ресурсов по сотрудникам
  • Оценка сильных и слабых сторон сотрудников
  • Определение ожиданий
  • Оценка эффективности сотрудников
  • Определение измеримых результатов
  • Соответствие задачи нужному сотруднику
  • Приоритезация задач
  • Установление ожиданий
  • Работа в команде
  • Тайм-менеджмент
  • Обучение
  • Доверие к сотрудникам

4.Позитивность

Позитивный настрой может иметь большое значение в офисе. Вы должны уметь смеяться над собой, когда что-то идет не так, как планировалось; это помогает создать счастливую и здоровую рабочую среду даже в напряженные, стрессовые периоды.

Простые действия, такие как расспрос сотрудников об их планах на выходные или отпуск, создадут позитивную атмосферу в офисе и поднимут моральный дух среди сотрудников.

Если сотрудники чувствуют, что они работают в благоприятной среде, они с большей вероятностью захотят работать и, следовательно, будут с большей готовностью проводить долгие часы, когда это необходимо.Некоторые навыки, которые помогают создать позитивную атмосферу на рабочем месте, включают:

  • Забота
  • Управление конфликтами
  • Развитие раппорта
  • Дипломатия
  • Обнадеживает
  • Чуткий
  • Дружелюбие
  • Помогая другим
  • Юмор
  • Межличностный
  • Положительное усиление
  • Респект
  • Социальные

5. Надежность

Сотрудники должны чувствовать себя комфортно, обращаясь к своему менеджеру или руководителю с вопросами и проблемами.Для вас важно продемонстрировать свою порядочность — сотрудники будут доверять только лидерам, которых они уважают.

Будучи открытым и честным, вы поощряете такую ​​же честность в своих сотрудниках. Вот некоторые навыки и качества, которые помогут вам продемонстрировать свою надежность как лидера:

  • Возможность извиниться
  • Подотчетность
  • Деловая этика
  • Конфиденциальность
  • Добросовестный
  • Последовательное отношение к сотрудникам
  • Доверие
  • Эмоциональный интеллект
  • Сочувствие
  • Честность
  • Целостность
  • Компас морали
  • Надежность
  • Уважение
  • Отстаивая то, что правильно
  • Задумчивый

6.Творчество

Как лидер, вы должны принять ряд решений, на которые нет однозначного ответа, поэтому вам нужно уметь мыслить нестандартно.

Умение пробовать нетрадиционные решения или подходить к проблемам нетрадиционными способами поможет вам решить проблему, которую иначе не решить.

Многие сотрудники также будут впечатлены и вдохновлены лидером, который не всегда выбирает безопасный, традиционный путь. Вот некоторые навыки, связанные с творческим мышлением:

  • Аналитический
  • Когнитивная гибкость
  • Концептуализация
  • Критическое мышление
  • Любопытство
  • Обращение к различным культурным перспективам
  • Форсайт
  • Обозначение рисунков
  • Образное
  • Инновационный
  • Прислушиваться к чужим идеям
  • Создание абстрактных связей
  • Наблюдение
  • Открытость
  • Решение проблем
  • Здравое суждение
  • Синтезирующий
  • Видение

7.Отзыв

Руководители должны постоянно искать возможности для предоставления членам команды полезной информации об их работе. Тем не менее, существует тонкая грань между предложением сотрудникам совета и помощи и микроменеджментом. Обучая сотрудников тому, как улучшить свою работу и принимать собственные решения, вы будете чувствовать себя более уверенно, делегируя задачи своим сотрудникам.

Сотрудники также будут уважать лидера, который дает четкую, но чуткую обратную связь. Вот некоторые навыки четкой обратной связи:

  • Открытость для получения отзывов
  • Укрепление доверия к сотрудникам
  • Ясность
  • Четкое определение ожиданий
  • Коучинг
  • Отслеживание
  • Частая обратная связь
  • Слушание ответов сотрудников
  • Наставничество
  • Положительное подкрепление
  • Обеспечение особый совет
  • Уважительный

8.Ответственность

Лидер несет ответственность как за успехи, так и за неудачи своей команды. Следовательно, вам нужно быть готовым принять на себя вину, когда что-то идет не так.

Если ваши сотрудники увидят, что их лидер указывает пальцами и обвиняет других, они потеряют к вам уважение. Принимайте ошибки и неудачи, а затем придумывайте четкие решения для улучшения. Вот некоторые навыки и качества, которые помогают лидерам донести свою ответственность:

  • Признание ошибок
  • Открытость для отзывов клиентов
  • Оценка лучших решений
  • Прогнозирование
  • Уроки прошлых ошибок
  • Прислушиваться к отзывам сотрудников и менеджеров
  • Планирование проекта
  • Рефлексивность
  • Решение проблем
  • Прозрачность
  • Поиск и устранение неисправностей

9.Обязательство

Лидерам важно выполнять то, на что они согласны. Вы должны быть готовы потратить дополнительные часы на выполнение задания; сотрудники увидят это обязательство и последуют вашему примеру.

Точно так же, когда вы обещаете своим сотрудникам вознаграждение, например корпоратив, вы всегда должны выполнять его. Лидер не может ожидать, что сотрудники будут выполнять свою работу и свои задачи, если он или она не может делать то же самое. Некоторые навыки, связанные с приверженностью на рабочем месте, включают:

  • Применение обратной связи
  • Приверженность целям компании
  • Определение
  • Профессиональное развитие
  • После
  • Выполнение обещаний
  • Страсть
  • Настойчивость
  • Приоритизация
  • Профессионализм
  • Командный игрок
  • Трудовая этика

10.Гибкость

На работе всегда случаются неудачи и изменения в последнюю минуту. Лидеры должны быть гибкими и принимать любые изменения. Сотрудники оценят вашу способность спокойно принимать изменения и творчески решать проблемы.

Точно так же лидеры должны быть открыты для предложений и отзывов. Если ваши сотрудники недовольны каким-либо аспектом офисной среды, прислушайтесь к их мнению и будьте готовы внести необходимые изменения. Сотрудники оценят способность лидера принимать соответствующие отзывы.Навыки, связанные с гибкостью, включают:

  • Возможность изучения новых навыков
  • Способность реагировать на новые проблемы или вопросы
  • Адаптивность
  • Импровизация
  • переговоры
  • Открыт для отзывов
  • Признание сильных сторон и навыков людей
  • Отношение к сотрудникам как к физическим лицам

Дополнительные основные навыки для лидеров

Просмотрите список лидерских навыков и примеров, а также некоторые из лучших навыков, которые следует включить в свое резюме и LinkedIn, включите их в свои материалы по поиску работы и карьере и упомяните их во время собеседований.

Как развить лидерские навыки

Вам не нужно руководить или быть менеджером, чтобы развивать лидерские качества. Вы можете развить эти навыки на работе следующими способами:

  • Проявите инициативу: Не ограничивайтесь задачами, указанными в должностной инструкции. В долгосрочной перспективе подумайте о том, что принесет пользу вашему отделу и компании. Попробуйте провести мозговой штурм и посвятить себя работе, выходящей за рамки повседневной рутины.
  • Просите больше ответственности: Хотя вы не хотели бы требовать дополнительной ответственности на второй неделе работы, как только вы проработаете на должности достаточно долго, чтобы стать экспертом, вы можете поделиться со своим руководителем тем, что вы » жаждут развить свои лидерские способности.Спросите, как вы можете помочь — есть ли в предстоящих проектах, требующие особого внимания? Есть ли работа, которую вы можете исключить из списка дел вашего менеджера?
  • Целевые конкретные навыки: Если у вас есть определенный навык, который вы хотите развить, будь то творческое мышление или общение, составьте план по улучшению своих способностей в этой области. Это может означать посещение класса, поиск наставника для помощи, чтение книг или постановку небольшой цели, которая заставит вас развивать этот навык. Поговорите с менеджерами и коллегами, а также с друзьями за пределами офиса, чтобы помочь разработать план по улучшению.

Как продемонстрировать свои навыки

Вы можете использовать перечисленные здесь слова о навыках при поиске работы. Например, примените термины в своем резюме, особенно в описании вашей истории работы. Вы также можете включить их в свое сопроводительное письмо. Назовите один или два из упомянутых здесь навыков и приведите конкретные примеры случаев, когда вы демонстрировали эти качества на работе.

Вы также можете использовать эти слова в своем интервью. Во время собеседования не забывайте о главных навыках, перечисленных здесь, и будьте готовы привести примеры того, как вы продемонстрировали лидерство, когда отвечаете.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *