Ответ на письмо о сотрудничестве: Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Письмо-отказ. Примеры написания отказа. Образец в 2023 году

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Скачать документна сайте Ассистентус

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа . docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т. е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Скачать документна сайте Ассистентус Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

Как убедить других отвечать на письма и стать универсальной емейл-машиной / Хабр

Я пишу письмо, а мне не отвечают. Я пишу ещё одно, а в ответ молчание. Наконец, я пишу третье с текстом вроде «Чувак, а ты ещё заинтересован в нашем сотрудничестве?». Тут получаю ответ: «Жду не дождусь когда начнём работать, шли презентацию». Я стараюсь строить свою переписку по определённым принципам, чтобы сдвигать общение с мёртвой точки. В статье поделюсь некоторыми своими наработками, расскажу как

полюбить милашек-адресатов, а они ответили взаимностью.

В каждой корпоративной культуре свои правила. Где-то вам будут отвечать хотя бы в тот же день или утром следующего дня, а в других ответ можно ждать неделями. Если вы, конечно, не приложите дополнительные усилия.

Используйте правило двух дней

Важно, чтобы про вас не забывали. И вы сами не забывали, что вам от кого-то что-то нужно. Попадаются товарищи, которые пишут, что им очень срочно нужен ответ и пропадают на месяц. Забавно, да? Чтобы самому не стать спящей красавицей — ставьте напоминания и пусть это войдет в привычку.

Каждое утро, как только загрузится рабочий ноутбук, я делаю аудит писем, на которые не получил ответ накануне. По каждому такому письму на через два рабочих дня ставлю напоминание в почтовом клиенте. Проходит пара дней, всплывает уведомление, я проверяю, что ответа до сих пор не было и пишу очередное письмо. И так повторяю еще один-два раза. Если ответа нет — звоню. Но ситуации бывают разные и иногда звоню уже после первого напоминания. Ит депендс, короче.

Станьте киборгом напоминаний

Каждый раз писать «К сожалению не получил от вас ответ и бла-бла-бла» откровенно задолбало. Почему бы не автоматизировать эту рутинную операцию? Оказывается, в каждой операционной системе есть автозамена или можно поставить специализированного Альфреда.

По работе веду переписку с двумя большими группами адресатов: коллегами и заказчиками. Я подготовил текст под автозамену для каждой группы. А под каждую итерацию делаю напоминание, в котором пишу дату предыдущей итерации. С ростом номера итерации повышаю градус текста. Начнём с коллег.

Итерация	Текст	Автозамена
1	«Привет! Пётр, к сожалению не получил от тебя ответ на свое предыдущее письмо. Я очень его жду и без него не могу сделать то-то и то-то».	Нпмклл1
2	«Привет! Пётр, я очень ценю твое время, но для меня очень важно получить от тебя ответ потому-то потому-то. Если ты мне не ответишь, наш заказчик уйдет в закат и мы его больше не увидим».	Нпмклл2
3	«Привет! Пётр, если у тебя нет времени ответить, напиши, пожалуйста, к кому я могу обратиться. Задерживать ответ заказчику из-за наших внутренних проволочек считаю фуфуфу».	Нпмклл3

Если у вас есть коллеги, с которыми общаетесь более неформально — можно подготовить отдельные шаблоны.

Перейдём к заказчикам. Тут, разумеется, важно поддерживать более формальный тон. Считаю, что штука с автозаменой подходит больше для переписки с заказчиком. Коллеге в большинстве случаев всё-таки проще позвонить.

Итерация	Текст	Автозамена
1	«Добрый день! Пётр, к сожалению не получил от вас ответ на свое предыдущее письмо. Очень жду от вас ответ, так мы сможем скорее помочь с вашим вопросом».	Нпмзкз1
2	«Добрый день! Пётр, мы уже смогли сделать то-то и то-то. Чтобы перейти к шагу такому-то, нам нужно получить от вас то-то и то-то. Сообщите, пожалуйста, насколько актуален ли для вас сейчас этот вопрос?».	Нпмзкз2
3	«Добрый день! Пётр, сообщите можем ли мы продолжать общение по тому вопросу. Если я пишу не по адресу, сообщите к кому можно обратиться для обсуждения. Мы также можем проговорить вопрос по телефону или отложить вопрос на некоторое время. Как поступим? P.S. Если вопрос откладываем, напишите когда вам можно еще раз написать об этом.	Нпмзкз3

Время между итерациями можно варьировать. Например, перед первой итерацией может пройти три дня, перед второй два дня, а перед третьей — один. Всё тоже очень зависит от ситуации и выбор интервалов для каждого человека лучше устанавливать свой.

Не допускайте наездов в письмах-напоминаниях. Не стоит писать «Это уже моё второе напоминание, но ответа от вас все нет». Лучше напишите как вам важно получить ответ и как это поможет вашему адресату.

Повышайте мотивацию адресата ответить вам

Я очень много раз раз сталкивался с отсутствием ответ из-за двух причин:
— адресат не понял зачем ему это письмо, какое он имеет к этому отношение и как он может помочь;
— в письме нет явного вопроса.

Эти моменты выясняются в процессе созвона через несколько дней после первого письма. Время — невосполнимый ресурс, поэтому всегда проверяйте ясность своего слога и наличие целевого действия для адресата в конце письма.

Пишите понятную тему письма и не манипулируйте

Письма с темой «Срочно!», «Решение вопроса», «Коммерческое предложение» и им подобные не имеют своего лица. Такую тему даже запомнить сложно. Я всегда указываю максимально информативную тему. Это потом поможет при звонке напомнить адресату о каком именно письме идёт речь.

Не пишите в конце письма «Спасибо заранее» или «Спасибо за быстрый ответ» — это манипуляция. Лучше напишите почему вам важно получить ответ как можно скорее.

Надеюсь, эти советы помогут повысить конверсию вашей переписке.

Расскажите о своих методах, уверен, что есть ещё более ядрёные способы поскорее получить ответ.

Как ответить на электронное письмо для совместной работы: краткое руководство

Как лучше всего ответить на электронное письмо для совместной работы? Или прекратить сотрудничество? Прочитайте наши быстрые шаги.

Нет лучшего сюрприза в понедельник утром, чем открыть свой почтовый ящик и найти кого-то, кто хочет сотрудничать с вами.

И тут наступает неопределенность. Как вам следует реагировать на подобные электронные письма?

Вы должны помнить, что независимо от того, хочет ли бренд сотрудничать, вы не обязаны сразу же говорить «да». Как и любое электронное письмо, которое вы получаете, электронные письма о сотрудничестве — это только начало обсуждения.

Вам необходимо обсудить условия. Посмотрите, как именно ваши компании будут работать вместе. И самое главное, поймите, подходите ли вы. Итак, что именно вы можете им сказать, чтобы все это вышло наружу?

Давайте разберем, как отвечать на электронные письма для совместной работы, с момента их поступления в ваш почтовый ящик и до момента достижения соглашения.

Сотрудничество — это партнерство. Они работают лучше всего, если обе стороны согласны с тем, на какие цели должно быть направлено сотрудничество, на кого вы будете ориентироваться, а также наметят четкие ожидания для обоих брендов. Помните, когда Kraft и Starbucks решили сотрудничать? Это… не пошло хорошо.

Идея казалась простой. Starbucks готовила кофе, а Kraft распространяла и продавала его в продуктовых магазинах.

Коллаборация не оправдала ожиданий. Продажи резко упали, и, опасаясь, что они упустят рост рынка, Starbucks отказалась от сделки, но освободилась только после того, как заплатила Kraft 2,7 миллиарда долларов в качестве компенсации.

Что говорит нам этот пример? Это сотрудничество брендов с плохой коммуникацией, исполнением или ожиданиями может потерпеть неудачу и привести к довольно эпическим последствиям.

Однако, если вы сотрудничаете с правильным брендом и эффективно сотрудничаете, это может изменить правила игры для вашей компании.

Исследование, проведенное Partnerize , показало, что 54% ​​компаний говорят, что партнерские отношения приносят более 20% общего дохода компании. Клиенты тоже любят сотрудничество. 68% потребителей могут принять решение о покупке до того, как поговорят с торговым представителем после того, как они увидят совместную маркетинговую кампанию.

Как подчеркивает Софи Бернацци из HubSpot, сотрудничество работает лучше всего, когда успех одного бренда приносит успех и партнерскому бренду.

«Совместный брендинг может быть эффективным способом построения бизнеса, повышения осведомленности и выхода на новые рынки, и для того, чтобы партнерство действительно работало, оно должно быть беспроигрышным для всех участников игры», — она говорит.

«Обе аудитории должны найти ценность — как любители шоколада Betty Crocker и Hershey’s».

Хорошая новость заключается в том, что многие ранние обсуждения в рамках совместной работы могут заложить основу для успешного партнерства или подчеркнуть необходимость упустить эту возможность.

Вот 4 шага, которым вы можете следовать, чтобы ответить на запросы о сотрудничестве, чтобы в конечном итоге у вас было успешное партнерство, а не провал.

Даже с предложением о сотрудничестве мы оба знаем, что это должно быть просто началом обсуждения. В конце концов, у обоих брендов будут конкретные цели сотрудничества, разные бюджеты и мнения о том, как их достичь.

В своем ответе вы должны произвести хорошее впечатление, объяснить, почему ваша компания будет хорошим партнером, и сделать им встречное предложение, чтобы получить более подробную информацию. Давайте начнем.

Сотрудничество похоже на брак: вам нужно работать и бороться, когда дела идут не так, как планировалось, чтобы добиться успеха. Начните свой ответ с хорошей дозы оптимизма. Скажите обратившемуся бренду, что вам нравится работа, которую они проделали до сих пор, и что ваша компания следит за их прогрессом.

Поразите их такими комплиментами, как этот:

«Большое спасибо, что связались. Мы давно наблюдаем за прогрессом (их торговой марки), и возможное сотрудничество уже давно в нашем списке!»

Теперь к делу.

Следующий шаг — представить ваш бренд в хорошем свете.

Компания, которая обратилась к вам с предложением о сотрудничестве, явно видит в партнерстве что-то стоящее. Но вы также должны воспользоваться возможностью, чтобы подчеркнуть, что еще вы можете предложить.

• Не могли бы вы поделиться контентом или, возможно, вместе создать несколько лид-магнитов?

• Будет ли это сотрудничество разовым или вы можете вместе создать серию продуктов/функций?

• Если у вас много подписчиков в социальных сетях, не могли бы вы выделить место в своих лентах для другого бренда?

Если вы подходите друг другу, предложение недвижимости в лентах социальных сетей, веб-сайтах, каналах YouTube или информационных бюллетенях должно быть само собой разумеющимся. Ведь партнерство будет более успешным, если в нем заинтересованы обе ваши клиентские базы.

Составьте список преимуществ и запишите их в формате маркированного списка для ответного письма, например:

✅ Возможность захвата Instagram на нашем канале в Instagram, у которого 150 тысяч подписчиков

✅ Сотрудничество возможность для нашего ежемесячного информационного бюллетеня, который имеет 100 тысяч подписчиков

✅ Слот в нашем подкасте, у которого есть 50 тысяч слушателей в месяц

В то время как вы должны включать только каналы, которые вы готовы представить соавтору, предоставив ему список преимуществ, подобный этому может побудить их сделать встречное предложение.

Что подводит нас к следующему пункту….

Время перейти к делу.

Любое сотрудничество должно обсуждаться до тех пор, пока обе стороны не будут довольны. Очень важно узнать подробности как можно раньше, чтобы вы могли решить, подходит ли партнерство.

Начните с вопроса:

• Что ищет (их бренд)?

• Каковы (их торговая марка) цели сотрудничества?

• Какой контент вы планируете показывать? Будут ли задействованы наши каналы социальных сетей/электронной почты?

• Как долго вы хотите продлить сотрудничество?

• Каков ваш ожидаемый бюджет проекта(ов)?

Как только вы узнаете, каковы конкретные цели, желания и запросы компании, вам будет легче понять, подходит ли возможность сотрудничества для вашего бренда. Вы можете написать эту часть письма так:

«Чтобы лучше понять, как будет выглядеть сотрудничество, не могли бы вы рассказать нам о:

• Каковы ваши общие цели сотрудничества?

• Вы думаете о гостевых постах в блогах друг друга или хотите объединить усилия в Instagram, Facebook и электронной почте?

• Как долго вы хотели бы сотрудничать? У вас есть конкретный продукт, на котором вы хотите сосредоточиться, или вы думаете о более долгосрочной перспективе?

• Итак, мы знаем, чего ожидать, какую часть своего бюджета вы планируете выделить на сотрудничество?

Затем заверните.