Организация инвентаризации основных средств: Проведение инвентаризации основных средств | Время бухгалтера

Проведение инвентаризации основных средств | Время бухгалтера

Как мы уже говорили ранее, если по итогам инвентаризации выявлены расхождения между фактическими остатками ОС и учетными данными, то этот факт нужно зафиксировать в сличительной ведомости.
Результаты инвентаризации обычно указывают в протоколе. Если были обнаружены излишки или недостача, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. Данный документ служит для обобщения результатов, выявленных отдельной инвентаризацией или несколькими, проведенными в течение отчетного периода.

При этом обнаруженные излишки или недостача основных средств могут возникать из-за ошибок в учете, то есть если объекты неверно учтены. Тогда необходимо внести исправления в бухучет. При этом ошибки текущего года исправляют в месяце их обнаружения. Если ошибки отчетного года выявлены после его завершения, но до утверждения отчетности, исправления датируют 31 декабря отчетного года.
Если в текущем году обнаружены прошлогодние ошибки, а годовой баланс уже утвержден собственниками фирмы, то исправления делают в текущем году.

Исправить ошибку можно двумя способами:

• сторнировать все неправильные проводки и записать верные;
• добавить запись на недостающую сумму.

Выявленные излишки основных средств следует оприходовать по рыночной стоимости объекта, которую нужно установить с учетом его технического состояния. Бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 01 (03) Кредит 91-1 — приняты к учету основные средства, выявленные при инвентаризации (готовые к эксплуатации).

Если выявленные излишки ОС нельзя применять в дальнейшем, то бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 08 Кредит 91-1.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков нужно включить в доходы. По ОС можно начислять амортизацию, но воспользоваться амопремией нельзя.

Недостачу ОС нужно зафиксировать в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С МОЛ следует взять объяснение о причинах недостачи.

Недостачу списывают на счет 94. Недостачу объектов в пределах норм естественной убыли необходимо отнести на счета по учету расходов, сверх норм на виновных лиц.

Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

При выявлении недостачи бухгалтер должен сделать следующие записи:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43) — списана стоимость недостач.

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 94 — списана естественная убыль.

Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо.

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 — недостача истребована с виновного лица.

Дебет 91 Кредит 94 — списана невозмещенная потеря.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Законодательное регулирование инвентаризации

В Российской Федерации, инвентаризация является обязательным методом бухгалтерского учета и предполагает инвентаризацию любого имущества предприятия в таких случаях как:

• по окончании отчетного периода, перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;
• при реализации объектов основных средств, или передача их в аренду, лизинг и т.д.
• когда в организации происходит смена материально-ответственных лиц
• если на предприятии имели место хищения, порча оборудования и т.д.
• в случае различного масштаба стихийных бедствий (наводнение, пожар, землетрясение и т.д.)

Замечание 1

Методика проведения инвентаризации определена в Приказе Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N№ 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Порядок инвентаризации основных средств организации приведен в третьей главе (п. 31-3.7).

Основываясь на данных методических указаниях, процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

Этапы инвентаризации основных средств

1. Подготовительный этап

   Перед началом основного этапа инвентаризации, проверяющие (инвентаризационная комиссия) должны ознакомиться с перечнем учтенных в организации основных средств. Для этого проверяется:

   • Наличие и правильность оформления регистров учета основных средств

     • инвентарных карточек, заполненных на каждый объект основных средств;
     • инвентарных описей по объектам основных средств;
     • инвентарных книг по объектам основных средств;
     • и т.д.

   • Наличие и должный вид технических паспортов на оборудование, технику, автомобили и т.д.

   • При использовании в хозяйственной деятельности предприятия арендованных основных средств, проверяется наличие соответствующих документов переданных в аренду (акты-приема передачи).

   На данном этапе при обнаружении расхождений в документах, все неточности исправляются. Например, несоответствие данных в техническом паспорте на оборудование и инвентарной карточка, которая была заполнена на данное оборудование.

2. Этап проверки фактического наличия основных средств на предприятии

   На данном этапе, проверяющие производят осмотр и техническое состояние, фактически имеющихся основных средств в организации. Результаты осмотра, проверяющие заносят в инвентаризационные описи, или акты инвентаризации, в зависимости от объемов инвентаризируемого имущества и других факторов.

3. Этап сопоставления фактического наличия объектов основных средств с учетными данными

   В данных документах отражается фактическое наличие основных средств в организации и их учетное количество, которое отражено в регистрах бухгалтерского учета и отчетности.

   В случае расхождений, членами инвентаризационной комиссии составляются сличительные ведомости, на основании который выявляются недостачи или излишки объектов основных средств.

   Кроме несоответствия фактического наличия учетным данным, расхождения могут быть:

   • из-за завышения или занижения учетной оценки объектов основных средств;
   • из-за несоответствия критериям признания имущества в качестве основного средства;
   • из-за несоответствия фактического состояния объекта основных средств, отраженным в учете (неисправность, частичная неисправность и т.д.).

4. Этап составления протокола инвентаризации

   На данном этапе инвентаризационной комиссией составляется протокол проведенной инвентаризации. Данные документ должен быть подписан директором, или уполномоченных лицом организации, а в бухгалтерском учете должны быть оформлены соответствующие операции. То есть, внесены в учет излишки объектов основных средств, списаны недостачи, произведена переоценка и т.д.

   В некоторых случаях, для проведения бухгалтерских операций необходимы дополнительные справки-расчеты, например для определения рыночной цены не учтенного объекта основных средств и т.д.

Замечание 2

Важно, чтобы все бухгалтерские операции были оформлены в том периоде, в котором фактически была проведена инвентаризация (закончена). Если инвентаризация проводилась как обязательная годовая инвентаризация основных средств, то ее результаты должны отразиться в годовой отчетности организации.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Бородиенко В. В. к.э.н. Мариненко А.А.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Ставропольский Аграрный Государственный Университет, Россия

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Для повышения эффективности функционирования предприятия необходимо обеспечить четко действующую систему учета и контроля его средств и источников. Качественное состояние основных средств, степень их развития определяет уровень производительных сил общества, их способность достигать поставленных целей. В процессе функционирования предприятия возникает необходимость в проверке фактического наличия и состояния хозяйственных средств и расчетов предприятия. Иногда возникают такие ситуации на предприятии, когда в результате каких-либо причин учетные данные не совпадают с фактическим наличием. Это может быть вызвано рядом причин, например таких как, воровство, неточный учет основных средств при их поступлении или выбытии или истечении срока эксплуатации. Вследствие, неправильного ведения или неправильного подсчета основных средств, может отрицательно сказаться на производстве или вообще остановить производственный процесс. Поэтому необходимо проводить проверки фактического наличия и состояния основных средств. Такие проверки называются инвентаризацией. Под инвентаризацией понимается один из важнейших элементов бухгалтерского учета, основной способ фактического контроля сохранности имущества и денежных средств. При инвентаризации проводится проверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств, а также соответствие полученных данных регистрам бухгалтерского учета [1]. Для проведения инвентаризации в организации создается специальная постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав комиссии утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты). Отсутствие хотя бы одного из членов на комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным [2]. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, установленная Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации. До проведения инвентаризации первым делом проверяется наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета объектов основных средств; наличие и состояние технической документации или технических паспортов; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. При выявлении объектов, не принятых на учет и объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам [3] Основные средства записывают в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если же объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (пристройка новых помещений, надстройка этажей и др.) или частичная ликвидация строений и сооружении не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и отразить в описи данные о произведенных изменениях. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и др. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и др. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов [1]. Основные средства, находящиеся на момент инвентаризации вне места нахождения организации инвентаризируются до момента временного их выбытия. На основные средства, которые не подлежат восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и др.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В целом инвентаризационная опись основных средств применяется для оформления данных инвентаризации основных средств. Документ составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственного лица. Опись составляется отдельно по группам основных средств. На основании средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока  аренды. Документ должен храниться в организации пять лет. Если выявляется расхождение между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета, то составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств. Бухгалтер составляет ведомость только по тем основным средствам, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения. Ведомость также составляют в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, а второй передается ответственному лицу, за сохранность основных средств. Документ храниться пять лет.

Литература

1. Бухгалтерский финансовый учет/ В.Г  Широбоков, З.М. Грибанова З.М.// 2008. — 672 с.

2. Бухгалтерский Финансовый учет / И.И Бочкарева И.И., Г.Г.  Левина Г.Г.// 2010. — 413 с.

3. Бухгалтерский финансовый учет/ И.В. Анциферова// 2009. — 556 с.

Инвентаризация средств, инвентаризация основных средств в Санкт-Петербурге (СПб), агентство Интерпрайм

Инвентаризация основных средств есть ни что иное, как упорядоченная систему сбора, регистрации, анализа и обобщения полученной информации, представленной в денежном выражении обо всём имуществе, обо всех обязательствах компаний, а также по и их движении методом сплошного, досконального, непрерывного и детально документального учета практически всех хозяйственных операций, производимых компанией во время бизнес деятельности.

При этом, сегодня инвентаризация основных средств фирмы является одним из важнейших звеньев формирования продуманной экономической политики, уникальным бизнес инструментом, и одним из основных механизмов современного управления производством, а также сбытом производимой, или закупаемой продукции.

Совершенствование организации производства, а также как оперативного, так и долгосрочного планирования, четкого прогнозирования и полного анализа хозяйственной деятельности может базироваться именно на результатах, получаемых в результате проводимой инвентаризации основных средств.

Инвентаризация основных средств

Собственно, своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, любых товарно-материальных ценностей, а также денежных средств и другого имущества, включая финансовые активы и обязательства организации, является одним из основных этапов подготовки к своевременному и успешному составлению такого немаловажного документа, как годовой бухгалтерский отчет за прошедший год.

Регулируется инвентаризация основных средств, в частности, в плане терминологии, сроков её проведения, а также в плане того, какие конкретно имущественные ценности предприятия подлежат переучету статьёй 29 Закона РФ «О бухгалтерском учете и отчетности», а также таким документом, как Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные соответствующим Приказом Минфина.

Задачи инвентаризации основных средств

Основными задачами, ставящимися перед инвентаризацией основных средств, как правило, являются:

• установление четкого фактического наличия всех хозяйственных ресурсов компании;
• строгий контроль над полной сохранностью всех основных средств, а также всех материальных ценностей и денежных ресурсов через сопоставление их имеющегося фактического наличия и данными бухучета;
• выявление второстепенных, сверхнормативных и редко, или вообще не используемых ценностей с целью их дальнейшей реализации;
• проверка текущего состояния имеющегося складского хозяйства, анализ условий хранения материальных ценностей, или эксплуатации технических средств, машин, оборудования, объектов, строений и других основных средств;
• проверка реальности таких моментов, как дебиторская и кредиторская задолженность, незавершенное производство, расходы будущих периодов, резервы предстоящих расходов, а также многих других статей баланса.

Виды инвентаризации основных средств

По полноте охвата имущества, инвентаризация основных средств может быть полной (все имущество, а также финансовые обязательства компании полностью), или частичной (охватывает что-то одно, к примеру, либо только имеющиеся денежные средства в кассе, либо исключительно материальные ценности на каком-то определенном складе).

Кроме того, инвентаризация основных средств может быть плановой, внеплановой и обязательной. Но самое главное, по каким ещё критериям разделяется эта сфера деятельности, это то, чьими усилиями любая из инвентаризаций проводится, так как при любом следовании всем необходимым стандартам, к сожалению, нельзя исключить получения необъективных результатов сверки вследствие предварительного сговора между представителями инвентаризационной комиссии, линейными работниками, и даже сотрудниками бухгалтерии.

Независимая инвентаризация основных средств

Пожалуй, чуть ли единственным способом проведения беспристрастной инвентаризации и получения объективных результатов, является независимая инвентаризация основных средств, которая производится усилиями внешних независимых ресурсов, никоим образом не связанных ни с одним звеном компании.

Сейчас независимая инвентаризация основных средств в Санкт-Петербурге, будучи достаточно востребованной услугой, может быть произведена с помощью нескольких компаний в СПб, специализирующихся на предоставлении именно подобного рода услуг, одной из которых является аутсорсинговое агентство Интерпрайм, на сайте которого вы в данный момент и находитесь.

Стоит отметить, что, кем бы не проводилась инвентаризация основных средств, в любом случае, ещё до её начала необходимо проверить наличие и правильность оформления таких документов, как:

• инвентарные карточки, инвентарные книги, описи, аналогичные регистры учета;
• технические паспорта и сопутствующая техническая документация;
• документы на все имеющиеся основные средства, сданные, или, наоборот, принятые организацией в аренду и/или на хранение.

Во время проведения инвентаризации основных средств, инвентаризационной комиссией производится планомерный осмотр всех объектов с одновременным занесением их наименований, назначений, инвентарных номеров и основных технических, или эксплуатационных показателей в описи, в соответствии с формой № ИНВ-1.

В случае выявлений во время проведения инвентаризации основных средств объектов, либо не принятых на текущий учет, или по которым в регистрах бухучета отсутствуют, или неправильно указаны данные, комиссия обязана включить в ведущуюся опись правильные сведения и точные технические показатели по каждому из таких объектов.

Также, во время инвентаризации, при выявлении не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению основных средств, комиссия составляет дополнительно отдельную опись с детальным указанием времени ввода таких средств в эксплуатацию, а также причин, которые привели эти объекты в негодность (порча, ремонтная непригодность, полный износ и т.д.).

Дополнительно во время инвентаризации основных средств составляют также и опись арендованных, или находящихся на ответственном хранении объектам.

Ключевым моментом является выявление отклонений от учетных данных. По такому имуществу составляются так называемые сличительные ведомости, которые и являются основным фактическим результатом проведения инвентаризации основных средств предприятия, так как именно в них отражаются результаты проведённой инвентаризации, представляющие собой перечень расхождений между показателями по имеющимся данным бухучета и данными получившихся в итоге инвентаризационных описей.

Проведение инвентаризации основных средств в СПб

ООО Интерпрайм с удовольствием возьмёт на себя все обязанности по проведению независимой инвентаризации основных средств любого уровня сложности для компаний в Москве, Санкт-Петербурге, и других регионах. Наличие квалифицированных специалистов и специального оборудования, позволяющего предоставлять данный вид услуг в максимально оперативные сроки, позволяют нам заявлять о высокой конкурентоспособности услуг, предоставляемых именно нашей компанией!

Любые вопросы по стоимости, срокам и условиям проведения независимых инвентаризаций основных средств в СПб, а также по таким услугам, как аутсорсинг и аутстаффинг, вы всегда можете уточнить по телефону: (812) 385-56-13. Будем рады стать вашим постоянным контрагентом по этим направлениям!

Инвентаризация основных средств, стоимость инвентаризации ОС

Что входит в инвентаризацию ОС

• маркировка имущества;
• составление электронной базы данных.

Процедура инвентаризации основных средств дает возможность выявить излишки, ликвидировать пересортицу и оприходовать неучтенное имущество организации.

Процесс проведения инвентаризации основных средств и малоценного имущества достаточно трудоемкий, что может стать большой проблемой для компании с большим количеством имущества, объектов инвентаризации и материально ответственных лиц. В любом случае, независимо от размеров организации и количества основных средств, процесс организации и проведения инвентаризации требует профессионального и внимательного подхода.

---

Проведение инвентаризации имущества силами штатного персонала зачастую вызывает излишние неудобства и отвлекает сотрудников от их основной работы.

Преимущества выведения инвентаризации ОС на аутсорсинг

• концентрация внимания персонала компании только на основной деятельности;
• проведение инвентаризации без остановки работы в удобное время;
• использование современного оборудования;
• минимальные сроки выполнения работ;
• независимые и квалифицированные ревизоры;
• доступная стоимость услуг.

---

Результатом проведенной работы является опись, которая содержит все основные средства и материальные ценности, найденные в местах хранения. Полученный в итоге перечень сравнивается с данными бухгалтерского учета. Это позволяет выявить недостачи и излишки, ликвидировать пересортицу.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации

1. Идентификация объектов инвентаризации;
2. Составление электронной базы данных имущества;
3. Штриховое кодирование, присвоение инвентарных номеров;
4. Закрепление местонахождения имущества на момент ревизии;
5. Внесение информации о материально-ответственных лицах;
6. Измерение габаритов, фотографирование;
7. Сверка полученных результатов пересчета с бухгалтерскими данными;
8. Выявление не учтенных, недостающих основных средств, анализ пересортицы;
9. Рекомендации по ведению дальнейшего учета имущества и инвентаризации в будущем.

Мы собрали команду настоящих профессионалов, которые не просто знают свою работу на отлично, однако и любят её. Мы стремимся быть лучшими в своем деле, поэтому постоянно совершенствуем методы работы и технологии проведения инвентаризации.

Заказав инвентаризацию основных средств у компании «Скан Контроль» вы экономите время персонала и избавляете себя от лишних неудобств, связанных с этим процессом.

Инвентаризация основных средств — порядок проведения

Данная статья — инвентаризация основных средств — порядок проведения, является заключительной в цикле тем по подготовке и проведению полной и выборочной инвентаризации товарно-материальных ценностей. И в этой статье мы будем говорить только о порядке проведения инвентаризации основных средств (ОС). Без лишней теории и длинных вступлений, приступим.

 

Содержание:

• Документация для инвентаризации ОС
• Подготовка к инвентаризации основных средств
• Цели проведения инвентаризации основных средств
• Порядок просчета и проверки ОС
• Роль членов комиссии по время и после инвентаризации ОС
• Подведение итогов инвентаризации
• Методические указания по проведению инвентаризации ОС от Минфина РФ.

 

С чего начать инвентаризацию основных средств

Итак, все начинается с приказа о проведении инвентаризации основных средств на предприятии. Есть унифицированная форма приказа — ИНВ-22. Приказ должен содержать:

• Дату и время начала и завершения проведения инвентаризации
• Место проведения инвентаризации
• Указание ответственного за инвентаризацию ОС, членов комиссии и председателя
• Степень охвата ОС (основных средств)
• Причина проведения инвентаризации ОС

В состав членов комиссии должны входить сотрудники с бухгалтерии и/или финансового отдела. Также ответственный за основные средства предприятия, представитель руководства, другие сотрудники, которые относительно специфики организации могут или должны быть включены в состав комиссии.

Группа из членов комиссии не должна быть менее трех человек. Но и слишком большой состав тоже не уместен. Обычно это 4-6 человек.

Приказ об инвентаризации регистрируется в журнале приказов.

Необходимо донести приказ о проведении инвентаризации до всех заинтересованных лиц. И лучше это сделать не менее, чем за 2 недели, до начала самой инвентаризации. Это обусловлено тем, что все члены комиссии смогли включить это мероприятие в свой график и было достаточно времени к подготовке инвентаризации их непосредственным участникам.

Ведь цель инвентаризации основных средств, это проверка наличия и состояния основных средств, а не очередной экзамен. Да, бывает исключение, когда инвентаризацию необходимо сделать внезапно. Но, в целом, она должна быть планируемой.

 

 

Подготовка к проведению инвентаризации основных средств

Подготовка к инвентаризации ОС или ТМЦ, это наиболее затратная по времени и энергии часть, чем проведение самой инвентаризации. Как мы уже говорили в статье о подготовке к инвентаризации ТМЦ, это небольшой отдельный проект. Как мы отнесемся к подготовке, так и проведем инвентаризацию, при том, что плохая организация проведения инвентаризации, это зря потраченное время.

Какой смысл проводить пересчет не получив точные цифры?

Инвентаризация основных средств проводится:

• при смене руководства
• для составления годовой отчетности
• для выявления случаев кражи, злоупотребления полномочиями ответственного лица
• при сдаче объекта в аренду
• при продаже объекта, помещения
• другое

Степень ответственности очень высока, соответственно подготовка должна быть на уровне.

Итак, подготовка к инвентаризации ОС начинается с инвентарных карточек основных средств. Форма № ОС-6. В каждом предприятии должны быть списки ОС, на каждое основное средство — инвентарная карточка.

Здесь может быть вопрос — как правильно? Считать факт и только потом сверять с данными последней инвентаризации ОС, или предоставить информацию в виде перечня всех ОС с учетом количества по каждой позиции до проведения инвентаризации?

Исходя из практических соображений, в отличие от инвентаризации ТМЦ, проверку следует проводить исходя их известных данных в системе учета.

Повторюсь, тщательная подготовка к инвентаризации ОС, это залог успеха.  Подготовка состоит из проверки:

1. Наличия основного средства, в том числе количества по каждому ОС
2. Наличия технических паспортов
3. Перепроверки инвентарных номеров. При необходимости обновить. Бывает, что инвентарный номер попросту стирается.
4. Проверка документов перемещения ОС или сдачи в аренду

В зависимости от объемов пересчета ОС, заранее сформировать счетные бригады состоящие из 2-х человек. Один человек сотрудник подразделения, второй — независимый сотрудник от бухгалтерии.

 

Важное дополнение

Чтобы инвентаризация ОС прошла в отведенных временных рамках и без заминок, следует, на сколько, это возможно, собрать каждый вид ОС в один участок. В зависимости от предмета, это может быть коробка, стеллаж, выделенное место в помещении, огражденный участок и тому подобное. Все по максимуму должно быть в прямой доступности. Искать объекты во время инвентаризации недопустимо.

 

Беспорядок в ОС говорит об отсутствии «хозяина»

 

Все, что в рамках процедур предприятия подлежит списанию, следует по установленным правилам списать и утилизировать еще до начала инвентаризации основных средств.

Однако, будет ошибкой, если это сделать непосредственно перед инвентаризацией.

Акты об утилизации, подписанные ответственным лицом, должны своевременно попасть в бухгалтерию. Бухгалтеру важно сделать соответствующие проводки, что бы перечень ОС был актуальным.

Цель подготовки к инвентаризации ОС состоит в том, что бы еще до ее начала, мы знали состояние дел. И конечно, у нас есть время на выяснение причин расхождений и решений вопросов связанных с этим.

 

Инвентаризация основных средств — порядок проведения

Итак, непосредственное проведение инвентаризации основных средств будет простым и быстрым, если у нас будет все на своих местах, и мы заранее понимаем причины возможных расхождений или повреждений ОС.

На старте инвентаризации, заранее сформированные бригада или бригада просчета получает от уполномоченного лица или одного из членов комиссии ведомость просчета. Для этого есть унифицированная форма ИНВ — 1.

Ведомость просчета (ИНВ -1) нумеруется и выдается бригадам под подпись. Также бригады имеют на руках учетные данные по каждому ОС.

Во время просчета сотрудники бригады:

• считают количество по каждому ОС
• сверяют инвентарные номера
• технические характеристики ОС
• проверяют наличие технического паспорта
• работоспособность
• внешний вид

Данные по просчету вносятся ведомость просчета или в ИНВ-1. Заполненную ведомость просчета подписывают оба сотрудника счетной бригады и передают уполномоченному члену комиссии, который фиксирует ее в своем журнале учета.

В отдельной описи формируется (если есть) арендованные основные средства.

 

Роль членов комиссии в проведении инвентаризации ОС

Инвентаризация основных средств — порядок проведения, контролируется членами комиссии. Члены комиссии во время инвентаризации основных средств, выполняют следующие действия:

• Во время инвентаризации, ОС не должны перемещаться от места просчета к другому месту, участку.
• Во время инвентаризации не должно быть отгрузки или приемки ОС.
• Контроль выдачи ведомостей просчета и ведения журнала учета ведомостей.
• Контроль за соблюдением общих правил и процедур инвентаризации.

Все замечания во время инвентаризации фиксируются в отдельном журнале. Замечания оперативно доносятся ответственному лицу за проведение инвентаризации. Все замечания противоречащие правилам проведения инвентаризации, должны быть тут же устранены.

Члены комиссии могут проводить выборочную проверку уже просчитанных ОС.

 

Подведение итогов инвентаризации основных средств

По итогам инвентаризации, ответственным лицом за проведение инвентаризации, формируется сличительная ведомость по унифицированной форме ИНВ-18. В эту форму заносятся все расхождения и фиксируется финансовый результат.

Сличительную ведомость оформляют, минимум, в 2 экземплярах. Один экземпляр отдают в бухгалтерию. Второй экземпляр остается на объекте инвентаризации, у сотрудника несущего материальную ответственность за ОС.

Оба экземпляра подписываются бухгалтером и лицом несущую материальную ответственность.

Неучтенные ОС ставятся на бухгалтерский учет по текущим рыночным ценам. По не правильно отраженным ОС вносятся корректирующие записи. Степень износа основного средства определяется по его фактическому состоянию. Все изменения оформляются внутренними актами организации.

По итогам проведения инвентаризации ОС, члены комиссии и ответственное лицо за проведение инвентаризации проводят встречу, где разбирают ход проведения инвентаризации, ее итоги.

 

Что получилось по плану, что пошло не так, каковы этому причины

 

Как результат, выносится общая оценка, меры взыскания (в случае ущерба) и рекомендации к следующей инвентаризации и эксплуатации основных средств организации.

Составляется протокол встречи.

Резюме по документации:

ИНВ — 22 приказ о проведении инвентаризации.

ИНВ — 1 опись основных средств.

Также ИНВ — 18 сличительная ведомость по ОС, где фиксируются расхождения между итогами инвентаризации и учетными данными бухгалтерии.

Форма ОС — 6 инвентарная карточка ОС.

Если основное средство не исправно, или по нему ведется ремонт, то оно вносится в форму ИНВ -10.

 

Заключение по теме инвентаризация основных средств — порядок проведения

Для полной картины, считаю уместным привести методические указания по проведению инвентаризации основных средств от Минфина РФ. (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49)

Вместе с тем, уточню, что с 2013 года унифицированные формы применять необязательно. Организация самостоятельно может разработать внутренние формы с учетом всех необходимых полей и реквизитов.

Мы разобрали тему инвентаризация основных средств — порядок проведения и учет результатов. Надеюсь, статья была полезной. Всего Вам наилучшего и успехов!

 

Инвентаризация основных средств, Учет и анализ основных средств организации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности организации обязаны не реже одного раза в три года проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации в целях обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Обязанность организаций проводить инвентаризацию имущества и обязательств, необходимую для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установлена:

— ст. 12 закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

— п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Статьей 12 Закона №129-ФЗ установлен обязательный порядок проведения инвентаризации в следующих случаях:

— при формировании годовой бухгалтерской отчетности; при этом она является необязательной для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года;

— при смене материально ответственных лиц;

— при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации;

— в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Инвентаризация бывает двух видов:

1. плановая инвентаризация, проводимая в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации; к плановым инвентаризациям относятся ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета;

2. внеплановая (внезапная) инвентаризация, которая проводится неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Такая инвентаризация используется для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации. Внеплановая инвентаризация может проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Кроме того, инвентаризация может быть как полной, так и выборочной.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды основных средств, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов имущества, например только дорогостоящие инструменты.

Выборочная инвентаризация наличия ОС может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания ОС по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ инвентаризация может проводиться для основных средств один раз в три года, для библиотечных фондов — один раз в пять лет.

Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49 (далее — Методические указания №49).

В соответствии с данными Указаниями под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, в том числе не принадлежащие организации на праве собственности, но числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах.

Инвентаризация проводится по местонахождению имущества и по материально ответственным лицам.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве и обращении, утвержденной Приказом Минфина России от 29.08.2001 №68н.

Согласно п. 1.4 Методических указаний №49 основными целями проведения инвентаризации являются:

— выявление фактического наличия имущества;

— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

— проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с п. 2.2 Методических указаний №49 для проведения инвентаризаций в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Следует обратить внимание на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производятся по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление Госкомстата №88).

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме N ИНВ-22, который регистрируют в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма N ИНВ-23).

Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

До проведения инвентаризации бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все основные средства. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пересчитывают имущество и составляют инвентаризационные описи.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации являются:

— Инвентаризационная опись основных средств N ИНВ-1;

— Инвентаризационная опись нематериальных активов N ИНВ-1а;

— Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них N ИНВ-8;

— Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях N ИНВ-8а;

— Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них N ИНВ-9;

— Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств N ИНВ-10;

— Акт инвентаризации расходов будущих периодов N ИНВ-11.

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются вручную или с использованием средств вычислительной техники. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В случае допущения ошибок при заполнении инвентаризационных описей исправление производится корректурным способом во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Затем над зачеркнутой записью делается правильная запись, которая оговаривается и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Данные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

По окончании инвентаризации допускается проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Данные проверки также проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, но проводить такие проверки следует до открытия складов и кладовых, в которых проводилась инвентаризация.

процедур инвентаризации основных средств | Малый бизнес

Основные средства — это объекты, которые используются предприятиями для получения дохода и часто имеют значительную ценность. Основные средства отличаются от других коммерческих расходов, таких как бумага или чернила, потому что эти предметы используются в течение длительных периодов времени, а не потребляются немедленно. Например, предприятия используют автомобили, компьютерное оборудование и другое оборудование для выполнения текущих задач организации. Эти предметы являются краеугольным камнем организации; поэтому активы отслеживаются, чтобы предотвратить кражу и отметить важные факторы, такие как цена покупки.

Определить долларовые ограничения

Организации включают в инвентарные списки основных средств предметы, которые представляют ценность для предприятия. Например, рестораны включают печи и холодильники в инвентарные списки основных средств, но не включают разные офисные расходы. Владельцы произвольно определяют долларовые ограничения для предметов, которые нужно включать или исключать из запасов основных средств. Хотя ограничения различаются в зависимости от организации, владелец может потребовать, чтобы приобретенное оборудование стоимостью более 1000 долларов было включено в инвентарный перечень основных средств.Покупки на меньшую сумму считаются слишком незначительными, чтобы отслеживать их на постоянной основе.

Капитализация

Когда товар включается в запас основных средств, он капитализируется. Другими словами, данная статья включается как актив в баланс предприятия. Калифорнийский университет требует, чтобы статьи, учитываемые для капитализации, приобретались для использования организацией и не предназначались для инвестиций или перепродажи. Кроме того, объект должен быть предназначен для использования организацией в течение периода, превышающего один год.При проверке списка основных средств руководство должно убедиться, что статьи, капитализированные на балансе предприятия, включены в инвентарный список.

Документ

Компания Kofax Software Co. отмечает, что документация, такая как счета-фактуры, заказы на поставку и контракты, необходима в качестве резервной копии для бухгалтерских функций, связанных с основными средствами. Инвентарные списки основных средств часто включают уникальный идентификатор, такой как серийный номер, покупная цена предмета, год покупки и ожидаемый срок службы предмета.Руководство должно убедиться, что собрало надлежащую документацию, поскольку резервная копия служит доказательством стоимости статьи, отраженной в балансе, и необходима, если организация проходит аудит финансовой отчетности.

Обслуживание

Поддержание точной инвентаризации основных средств требует, чтобы руководство отслеживало приобретения, выбытия, поврежденные и устаревшие предметы. Многие организации обращаются за помощью к программному обеспечению для отслеживания основных средств для ведения инвентарных списков. Программное обеспечение предоставляет возможности для электронного отслеживания активов с помощью тегов активов со штрих-кодами, которые позволяют руководству легко находить предметы.Небольшим компаниям с небольшим количеством основных средств может не потребоваться инвестировать в программное обеспечение; однако ведение точного инвентарного списка может предотвратить переплату по страховке и снизить налоги на имущество.

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Кендра Джеймс пишет статьи, связанные с бизнесом, с 2001 года. Ее работы публиковались в eHow и Montgomery Advertiser, а также использовались региональными бухгалтерскими фирмами Флориды и Алабамы. Джеймс — сертифицированный бухгалтер.Она имеет степень магистра бухгалтерского учета Университета Центральной Флориды.

Управление запасами и управление активами: в чем разница?

Управление запасами и управление активами

Управление запасами отслеживает запасы, которые поступают и уходят из магазинов и складов компании. Управление активами отслеживает оборудование и расходные материалы, которые компания использует для ведения бизнеса.

Другими словами, управление запасами и управление активами отслеживают собственность компании.Но управление запасами фокусируется на потоке товаров, которые компания продает или частей, которые она использует для производства товаров. Одна из целей управления запасами — найти правильный баланс запасов для удовлетворения потребительского спроса или, в производственной среде, снабжения производственных линий. С другой стороны, управление активами отслеживает предметы, которые организация использует для внутренних целей, но не для продажи. Управление активами также занимается обеспечением стоимости и доступности активов.

Что такое инвентарь?

Запасы, также называемые запасами, — это продукты, сырье, материалы или детали, которые компания держит для продажи или создания новых продуктов.Четыре типа запасов — это сырье, незавершенное производство, готовая продукция и техническое обслуживание, ремонт и операции (ТОиР).

Прочтите статью об основах инвентаризации, чтобы узнать больше о типах инвентаризации.

Что такое актив?

Активы — это ресурсы, которые компания использует для ведения бизнеса, производства товаров или иного создания ценности. Активы включают оборудование, приспособления и мебель, которыми организация владеет или арендует, а также интеллектуальную собственность, такую ​​как патенты.

В чем разница между активом и инвентарными запасами?

Разница между активами и запасами состоит в том, что компания продает запасы, чтобы заработать деньги. Активы предлагают бизнесу ценность другого типа, помогая компании покупать запасы и управлять ими.

Инвентаризация включает продукты, детали и материалы, и их количество может со временем измениться. Активы включают оборудование, приспособления и мебель, и сумма активов, которыми обладает компания в любой момент времени, обычно стабильна.

В бухгалтерском учете запасы отражаются как оборотные активы, поскольку компания хранит их менее 12 месяцев. Оборотные активы также включают дебиторскую задолженность и расходы, такие как страховые полисы. Запасы, которые не оборачиваются через 12 месяцев, считаются мертвыми или устаревшими запасами и учитываются как пассив.

Что такое инвентарный актив?

Инвентарные активы — это готовая продукция, детали или сырье, которые компания намеревается продать.В бухгалтерском учете компания учитывает запасы как оборотные средства на своем балансе. В производстве складские активы служат буфером на случай всплеска спроса.

Товарно-материальные запасы являются ключом к бизнесу, поскольку нехватка активов влияет на выручку. В периоды пикового производства или продаж производственные линии и каналы розничной торговли требуют постоянных запасов для удовлетворения потребностей клиентов.

Товарно-материальные запасы и товарно-материальные запасы

Товарно-материальные запасы и товарно-материальные запасы являются активами компании.Однако не все активы являются инвентарными. Компании продают товарные запасы или используют сырье из своих запасов для производства товаров на продажу. Это инвентарные активы, которые иногда могут называться просто инвентарными запасами. Активы — это предметы, такие как оборудование, которые компания использует для управления или создания запасов.

Что такое управление запасами?

Управление запасами отслеживает запасы, когда компания их добавляет, продает, перемещает и хранит. Практика также определяет, когда и какие новые запасы заказывать, чтобы избежать дефицита, и помогает компании поддерживать нормальный коэффициент оборачиваемости запасов.

Типы и количество запасов часто меняются, что затрудняет их отслеживание и обслуживание. Управление запасами решает эту проблему и предлагает следующие преимущества:

• Повышение точности инвентаризации: Это позволяет вам знать, что есть в наличии, и заказывать только то количество инвентаря, которое вам нужно для удовлетворения спроса.
• Сниженный риск перепроданности: Вы не будете продавать слишком много товаров, если будете лучше отслеживать, что есть в наличии, а что находится в отставке.
• Экономия затрат: Акция стоит денег до тех пор, пока ее не продадут. Расходы на транспортировку включают расходы на хранение и транспортировку, страхование и заработную плату сотрудников. Инвентарь также подвержен риску кражи, потери в результате стихийных бедствий или устаревания.
• Предотвращение дефицита и избыточного запаса: Сведите к минимуму количество дней, в течение которых товары отсутствуют на складе, если таковые имеются, чтобы избежать слишком большого количества запасов за счет лучшего планирования и управления.
• Повышенная прибыль: Лучшее понимание доступности и спроса приводит к увеличению оборачиваемости запасов, что ведет к увеличению прибыли.
• Дополнительная информация: Вы также можете легко отслеживать тенденции продаж или отслеживать отозванные продукты или даты истечения срока годности с помощью отслеживания запасов и контроля запасов.
• Лучшие условия с поставщиками и поставщиками: Управление запасами также предоставляет информацию о том, какие продукты продаются и в каком объеме, а также информацию, которую вы можете использовать для переговоров с поставщиками о более выгодных ценах и условиях.
• Повышение производительности: Хорошие решения для управления запасами экономят время, которое можно было бы потратить на другие действия.
• Улучшение качества обслуживания клиентов : Клиенты, которые получают то, что они заказывают вовремя, более лояльны.

Внедрение управления запасами может включать в себя систему управления складом для реорганизации складов для размещения популярных товаров рядом с зонами упаковки, а также процедуры написания, описывающие, как получать, принимать, отбирать и отправлять товары.

Связанная практика — управление запасами, которая фокусируется на повседневной деятельности по управлению запасами на складе или в магазине. Основное различие между управлением запасами и управлением запасами заключается в том, что управление запасами включает в себя весь процесс прогнозирования спроса, заказа и управления запасами в наличии.

Как работает управление запасами?

Управление запасами помогает компании контролировать жизненный цикл своих запасов.Процесс включает прием и хранение товара на складе, а также комплектование, упаковку и отгрузку. Управление запасами собирает данные об этих действиях для улучшения оборачиваемости запасов и повышения степени выполнения.

Эффективное управление предотвращает недопоставки, затоваривания и устаревшие запасы. Помимо снижения затрат на хранение запасов, такая практика не позволяет компании скапливать наличные в запасах, которые не продаются. Важно, чтобы организация документировала свои процессы управления запасами.Примеры включают наличие логической схемы склада, хранение товаров в одних и тех же местах и ​​выделение времени для регулярных проверок и подсчетов запасов.

Что такое управление активами?

Управление активами отвечает за надзор за объектами, которые компания использует в своей деятельности. Управление активами отслеживает оборудование, транспортные средства, компьютеры, устройства, приспособления, мебель и необходимые документы.

Правительства, некоммерческие организации и компании используют управление активами.

Как работает управление активами?

Управление активами отслеживает полный жизненный цикл актива, с момента его покупки компанией до его выбытия. У каждого актива есть уникальный идентификатор и владелец, который его поддерживает.

Преимущества управления активами включают:

• Уменьшение дублирующих покупок
• Сокращение периодичности аудита активов
• Повышение осведомленности о потерянных вещах
• Улучшение отслеживания важных документов на предмет соответствия законодательным или нормативным требованиям
• Улучшение контроля качества и обеспечения качества (ОК)
• Снижение затрат за счет регулярного ремонта и технического обслуживания
• Минимизация простоев оборудования, поскольку система предлагает пользователям заказывать детали перед плановым обслуживанием
• Снижает затраты на рабочую силу, потому что у сотрудников всегда есть необходимые им ресурсы и тогда, когда они им нужны
• Ограничивает время простоя

Реализация программы управления активами начинается с понимания состояния и эффективности оборотных активов.Проведите анализ пробелов, чтобы изучить активы и то, что от них нужно пользователям. Затем проконсультируйтесь со всеми заинтересованными сторонами, чтобы установить цели эффективности активов.

Что такое основной актив?

Основные средства — это предметы и имущество, которые бизнесу нелегко конвертировать в наличные. Основные средства также называются материальными активами или основными средствами. Примеры включают здания, землю, машины и компьютерное оборудование.

Советы по управлению основными средствами и соблюдению требований к учету аренды см. В разделе «NetSuite Fixed Asset Management.»Узнайте, как упростить учет основных средств, прочитав« Преодоление проблем учета основных средств ».

Что такое отслеживание активов?

Asset Tracking использует электронные теги для отслеживания активов. Теги могут быть сканируемыми этикетками со штрих-кодом или более продвинутыми версиями, которые передают местоположение актива с помощью Bluetooth с низким энергопотреблением (BLE), GPS или радиочастотной идентификации (RFID).

Как работает отслеживание активов?

При отслеживании активов каждый элемент получает уникальный идентификатор актива.Система активов записывает идентификатор и другие данные в системный журнал.

Отслеживание активов отвечает за знание текущего местоположения актива, пользователя, состояния, даты калибровки или ремонта и места хранения. Системы отслеживания активов могут быть базовыми или иметь надежный набор функций и могут отслеживать элементы в режиме, близком к или в реальном времени, и обновлять счета ежедневно, еженедельно или ежегодно. Например, сотрудники могут использовать несколько считывателей штрих-кода для сканирования тегов вручную или несколько статических считывателей могут сканировать теги RFID.Мониторинг в реальном времени особенно полезен, когда многие люди переносят предметы с одного сайта на другой.

Отслеживание помогает компании узнать, был ли актив утерян или украден, исправен или обесценен. Отслеживание активов устраняет необходимость ручного мониторинга, подверженного ошибкам, и обеспечивает точный подсчет активов.

Как работает отслеживание активов и управление активами?

Отслеживание активов использует штрих-коды или электронные теги для регистрации использования активов.Управление активами использует данные, которые собирает отслеживание активов.

Благодаря отслеживанию активов и управлению активами компания сокращает административные расходы и повышает эффективность. Сотрудникам не нужно физически находить предметы или искать в списках или таблицах, чтобы определить, где они находятся или в каком состоянии они находятся.

Как отслеживание активов и управление активами работают вместе?

При отслеживании активов: каждый раз, когда кто-то использует актив, система отслеживания записывает его в электронном виде.Управление активами использует отсканированные данные, чтобы решить, сколько активов требуется местоположению, и спрогнозировать график ремонта и замены.

Эти записи предоставляют информацию для аудитов и физических подсчетов. Понимание того, как люди используют актив, помогает компаниям предвидеть техническое обслуживание или простои. Надежное отслеживание активов и управление активами также способствуют лучшему управлению цепочкой поставок.

Управление запасами и отслеживание активов

Управление запасами отслеживает запасы, которые компания получает и отпускает из своих магазинов и складов.В отличие от этого, отслеживание активов отслеживает отдельные элементы, которые компания использует для ведения своего бизнеса.

Например, управление запасами отслеживает, где товар находится на полке на складе. Отслеживание активов отвечает за мониторинг самого стеллажа.

Что общего между управлением запасами и управлением активами?

И управление запасами, и управление активами контролируют движение активов в компании.Оба метода направлены на снижение затрат, максимальное использование ресурсов и повышение эффективности.

Сходства между управлением запасами и управлением активами

Хотя инвентарь и активы служат разным целям, они имеют схожие цели и подходы. И управление запасами, и управление активами:

• Убедитесь, что у компании достаточно запасов для удовлетворения спроса без дефицита.
• Убедитесь, что компания всегда может найти оборудование и расходные материалы, необходимые для поддержания работы.
• Избегайте человеческих ошибок при подсчете и записи.
• Уменьшите порчу активов или потери из-за неправильного размещения.
• Отслеживайте элементы, чтобы определить, когда их утилизировать или заменить.
• Снижение затрат.
• Используйте серийные номера для отслеживания объекта на протяжении его инвентаризации или жизненного цикла актива.

Где пересекаются активы и запасы?

Системы отслеживания активов и управления запасами снижают затраты и улучшают производство и обслуживание.Производственные отделы используют системы управления запасами для помощи в производстве товаров. Фулфилмент-отделы отслеживают продажи и поток товаров через склад или магазин.

Запасы — это актив, потому что компания инвестирует в них деньги, которые затем конвертируются в доход при продаже акций. Запасы, которые продаются не так быстро, как ожидалось, могут стать пассивом.

Различия между управлением запасами и управлением активами

Управление запасами отслеживает детали, продукты и расходные материалы по мере того, как компания покупает, продает или потребляет их.Управление активами анализирует, как компания использует принадлежащие ей предметы, которые она не собирается продавать.

В следующей таблице показаны различия между двумя дисциплинами:

Управление запасами	Управление активами
Отслеживает поступление и выход акций из компании.	Управляет изделиями, которые организация намеревается сохранить в течение всего их жизненного цикла, от закупки до утилизации.
Пополняет запасы товаров и запчастей для продажи покупателям.	Осуществляет регулярный осмотр, чистку, ремонт или замену активов.
Покупатели возвращают товары на склад, только если они не удовлетворены своей покупкой.	Пользователи заимствуют предметы и возвращают их в пул активов.
Минимальный контакт с каждым предметом и минимальная информация, записанная для предметов.	Определите, какие активы обеспечивают стоимость, а какие являются обязательствами.

Что такое система управления запасами?

Система управления запасами — это программное обеспечение, которое отслеживает запасы по мере их поступления и выпуска компанией.Системы управления запасами прогнозируют спрос, поэтому компания может максимально оптимизировать количество имеющихся запасов.

Для получения советов по выбору системы, подходящей для вашей компании, прочтите «Выбор правильной системы управления запасами». Чтобы узнать, как управление запасами может способствовать развитию вашего бизнеса, прочтите «Системы управления запасами — ключ к успеху для этих трех предприятий».

Что такое программное обеспечение для отслеживания активов?

Программа отслеживания активов

отслеживает местонахождение и состояние активов в режиме реального времени.Программное обеспечение использует данные в реальном времени для анализа тенденций использования, расчета стоимости и амортизации, отслеживания статуса сертификации, планирования обновлений и ремонтов и прогнозирования, когда компании следует заменить активы.

Компании используют систему управления активами, чтобы определять местонахождение активов, их статус сертификации и когда они нуждаются в обслуживании. Система отслеживания активов отслеживает жизненный цикл предмета от покупки до утилизации.

Управление запасами активов жизненно важно, потому что компания должна понимать, чем она владеет, и ее стоимость.В противном случае компания может уплатить налоги, страховку или другие расходы за амортизированные предметы или вещи, которыми они больше не владеют.

Различия между системой управления запасами и программным обеспечением для отслеживания активов

Программное обеспечение для отслеживания активов

и программное обеспечение для отслеживания запасов различаются тем, что они отслеживают. Программное обеспечение для управления запасами охватывает весь процесс прогнозирования спроса, заказа и управления запасами в наличии, а программное обеспечение для отслеживания активов отслеживает элементы, которые обычно остаются в компании.

В этой сравнительной таблице подробно описаны различия между двумя системами:

Система управления запасами	Программное обеспечение для отслеживания активов
Отслеживает детали, продукты или материалы, которые компания продает или использует для изготовления вещей.	Отслеживает товары, которые компания хранит долгое время и использует в повседневных процессах.
Съемные этикетки содержат номер складской единицы (SKU) или универсальный код производителя (UPC).	Долговечные метки добавляют информацию о компании и уникальный идентификатор актива.
Понимает расположение и количество групп товаров или групп товаров на полках на складе.	Отслеживает состояние и использование каждого актива для страхования, финансовой отчетности и других целей.
Отслеживает поток товаров на склад, вокруг него и из него.	Отслеживает использование и поток товаров в компании.
Измеряет стоимость запасов и ее изменение с течением времени.	Рассчитывает амортизацию основных средств.

Как выбрать правильную систему управления запасами с отслеживанием и управлением активами для вашего бизнеса

При поиске системы управления запасами и активами бизнесу следует выбрать решение, которое сможет удовлетворить текущие потребности и адаптироваться к будущим.Облачные решения устраняют многие головные боли, связанные с обслуживанием и обновлением программного обеспечения, и устраняют необходимость в специальном персонале для поддержки системы.

Многие решения предлагают мобильные возможности, которые облегчают отслеживание в реальном времени движения товаров по складу, что очень важно для точного управления запасами. Правильное решение должно обеспечивать функции управления запасами, рассчитывать амортизацию активов и планировать техническое обслуживание.

Интегрированная система управления запасами NetSuite с управлением активами может помочь в развитии вашего бизнеса

Если вы ищете систему управления запасами, которая обеспечивает отслеживание и управление активами, рассмотрите NetSuite.Его облачное решение для управления запасами предлагает автоматическое пополнение запасов и точный подсчет циклов. Отслеживание позволяет отслеживать товары по партиям или серийным номерам, чтобы убедиться, что они использовались до истечения срока годности, в нескольких местах, например в магазинах и на складах.

NetSuite’s Fixed Assets Management предлагает полный контроль над жизненным циклом актива с всесторонней поддержкой амортизации и интеграции с бухгалтерским модулем. Узнайте больше о том, как система управления запасами и система управления фиксированными активами NetSuite могут помочь снизить стандартные операционные расходы и увеличить денежный поток.

Что такое управление основными средствами

Управление основными активами может быть сложным, особенно для глобальных предприятий или компаний с большими товарными запасами, таких как бизнес по аренде автомобилей или многонациональная производственная компания.

Небольшие организации могут использовать электронные таблицы или инструменты планирования ресурсов предприятия (ERP) для отслеживания активов. Однако ручной ввод данных подвержен ошибкам. Кроме того, это может быть медленный метод сохранения запасов основных средств, когда парк транспортных средств перемещается между локациями или технология является сложной.

В своем блоге по управлению активами директор по контенту Watson IoT Сара Дадли описывает типичный сценарий: «У вас пять транспортных средств. Может быть, у вас есть блокнот, в котором вы отслеживаете, когда каждому нужна замена масла, новые щетки стеклоочистителя или новый комплект шин … Теперь у вас есть 500 автомобилей. Вы начинаете видеть проблемы, которые начинают возникать. Если бы только у вас была база данных, в которой вы могли бы легко отслеживать эту информацию без риска ее потери или потери. Этой цели служит система управления активами.”

Программное обеспечение для отслеживания активов и решения для управления предлагают надежный способ контроля основных средств. Включены такие функции, как отслеживание местоположения, обработка заказов на работу и контрольный журнал.

Программное обеспечение для управления активами

Небольшие предприятия могут выиграть от компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS). Программное обеспечение для автоматизации помогает планировать, управлять и составлять отчеты по техническому обслуживанию. Возможности включают в себя обработку рабочих процессов, выделение ресурсов и маршрутизацию, руководство по эксплуатации и ремонту, а также отчетность и аудит.

Для крупных операций система управления активами предприятия, такая как IBM Maximo, предоставляет центральную платформу для управления всеми основными активами. Он объединяет данные об активах на протяжении всего жизненного цикла активов: приобретение, эксплуатация, обслуживание, амортизация и обновление или замена.

Благодаря полному обзору организации получают представление о своих сложных средах активов. Они лучше осведомлены об управлении работоспособностью активов. Функции и рабочие процессы помогают им оптимизировать задачи управления и сокращать время простоя.Команды также имеют корпоративный взгляд на меры безопасности и защиты окружающей среды, чтобы лучше решать проблемы и риски.

Интернет вещей и AI

Интернет вещей (IoT) предлагает глубокое понимание и позволяет лучше контролировать основные средства. Программное обеспечение IBM Watson IoT, например, сопоставляет данные с датчиков и устройств, чтобы своевременно отслеживать состояние и производительность активов. Он улучшает управление активами за счет анализа состояния, оценки стоимости и рисков и прогнозирования сбоев.

AI использует машинное обучение для оценки состояния активов и выполнения профилактического обслуживания. Технология собирает данные об активах (с датчиков, телеметрии, заказов на работу и даже погодных явлений) и использует алгоритмы для просмотра закономерностей или тенденций и разработки моделей прогнозирования. Эта информация в сочетании с прогнозирующей оценкой позволяет системе предписывать превентивные тактики или стратегии.

Блокчейн

Blockchain — это безопасный общий реестр, в котором регистрируются все транзакции в бизнес-сети.Что касается отслеживания основных средств, технология помогает:

• Установление происхождения оборудования и услуг в цепочке поставок активов
• Записывать операции, связанные с безопасностью, такие как разрешения и инциденты
• Обеспечьте контрольный журнал по сети
• Обеспечение контроля за повреждениями и претензиями, связанными с гарантией

«Блокчейн означает, что все действия, которые были выполнены с активом, проверяются и создают точную запись, которую могут использовать менеджеры активов», — говорит в своем блоге об управлении активами ведущий архитектор продуктов IBM Рассел Би.«Они используют эти записи для анализа производительности, рисков и принятия стратегических решений в отношении своего оборудования в рамках своих циклов планирования».

Управление инвентаризацией активов: объяснение процессов и систем

Если бы кто-нибудь попросил у вас список активов вашей компании, вы бы смогли его предоставить? А как насчет точного местоположения, состояния и использования каждого актива?

Организации с большим количеством физических активов могут ответить на эти вопросы только в том случае, если у них есть правильная система управления запасами и соответствующие процессы.Такая настройка играет важную роль в снижении затрат на управление активами и повышении общей производительности бизнеса.

Чтобы сделать это, вам сначала нужно понять, что влечет за собой управление запасами активов и какие инструменты вы можете использовать для оптимизации и оптимизации этого процесса.

Разница между управлением активами и управлением запасами

Управление запасами активов — это в некотором смысле дитя управления активами и управления запасами. Итак, чтобы понять управление запасами активов, нам сначала нужно объяснить общие концепции.

Вот необходимые определения, которые помогут сформулировать обсуждение.

Что такое актив?

Активы — это ресурсы, которые компания использует для ведения своего бизнеса: производства товаров или предоставления услуг.

Чаще всего слово «актив» используется для обозначения физических активов, таких как машины, транспортные средства, приспособления, компьютерное оборудование, мебель и тому подобное.

В более широком смысле слова актив может также означать интеллектуальную собственность (например, патенты) и цифровые активы (например, важные документы, вебинары, видео, технические документы…).

Что такое инвентарь?

Слово «инвентарь» относится к широкой категории материалов и предметов, которые используются для создания продукта, а также для готовой продукции, которую компания планирует продавать. Существует много различных типов инвентаря, основными из которых являются:

• сырье и комплектующие (элементы, которые войдут в состав конечного продукта)
• Запасы незавершенного производства (полуфабрикаты; полуфабрикаты)
• готовая продукция (позиции, которые компания планирует продать)
• Инвентарь для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (MRO) (материалы, необходимые для выполнения работ по техническому обслуживанию)

Что такое управление активами?

Управление активами относится к набору инструментов и методов, которые используются для отслеживания, обслуживания и ремонта активов компании.Он охватывает весь жизненный цикл актива, от закупки до утилизации.

Основными целями управления активами являются:

• ведение учета активов компании
• Поддержание активов в рабочем состоянии для снижения вероятности неожиданных поломок и продления срока службы активов
• для оптимизации всех работ по техобслуживанию (будь то реактивное или профилактическое)

Хорошее управление активами всегда приведет к повышению производительности активов, меньшему количеству инцидентов, связанных с безопасностью, повышению производительности бизнеса, и, что наиболее важно, снижению эксплуатационных расходов .

Что такое управление запасами?

Управление запасами включает в себя инструменты и методы, используемые для управления вашими запасами. Он включает в себя такие действия, как покупка, хранение и отслеживание запасов. Он также следит за товарными запасами и производственным спросом, чтобы делать точные прогнозы запасов на ближайшие месяцы.

Плохая практика управления запасами приводит к затовариванию и недостаточности запасов, потерям товаров, проблемам с поставщиками и поставщиками и различным проблемам с производительностью , которые могут отрицательно повлиять на вашу прибыль.

Важным подразделом управления запасами является управление запасами запчастей. Он используется для прогнозирования, покупки, хранения и отслеживания запасов ТОиР. У предметов ТОиР есть специальный раздел, потому что — это единственный тип инвентаря, который не попадает в конечный продукт . Вместо этого это предметы, используемые для обслуживания и ремонта активов компании (расходные материалы, такие как клеи и сварочные стержни, принадлежности для уборки, канцелярские товары, запасные части для различных активов…).

Цель управления запасами активов

Как следует из названия, инвентаризация активов связана с наличием актуальной инвентаризации активов вашей компании.

Управление запасами активов является частью стратегии управления активами, которая направлена ​​на:

• создать центральное хранилище всех активов, которые компания хочет отслеживать
• отслеживает физическое местонахождение активов компании (особенно важно для активов, которые используются в различных местах, таких как транспорт и строительное оборудование)
• отслеживает использование активов (время использования актива в сравнении с временем простоя)
• отслеживать эффективность активов
• отслеживает состояние актива (часто это делается путем просмотра истории обслуживания рассматриваемого актива)
• отслеживает актив на протяжении его жизненного цикла (чтобы бухгалтерский учет мог должным образом амортизировать основные средства с течением времени и чтобы менеджеры могли планировать модернизацию или выбытие и покупку заменяющих активов)

Естественно, вы не можете применить все эти элементы к каждому отдельному объекту.Вы не собираетесь измерять эффективность своей мебели или отслеживать, переместилась ли система вентиляции здания в другое место.

Организация должна решить, какие показатели они хотят отслеживать для различных активов.

Роль отслеживания активов в управлении запасами активов

Отслеживание активов использует электронные теги для отслеживания текущего местоположения, пользователя, состояния и места хранения актива.

Есть несколько способов отслеживать активы:

• Сканируемые этикетки со штрих-кодом
• RFID
• Bluetooth с низким энергопотреблением (BLE)
• GPS

У каждого актива должен быть уникальный идентификатор, поэтому мы не оставляем места для интерпретации и путаницы при наличии нескольких активов одного типа.По аналогичным причинам рекомендуется иметь центральное хранилище ваших активов с соответствующими журналами активов.

Эти журналы особенно полезны для отслеживания движения активов, использующих этикетки со штрих-кодом. Они записывают, когда актив был перемещен в последний раз и кто его перемещал (кто является текущим пользователем актива). Другими словами, вы можете отслеживать цепочку поставок предметов, которые часто перемещаются.

Более продвинутые методы отслеживания, такие как GPS, позволяют отслеживать местоположение актива в режиме реального времени.Тем не менее, журналы активов по-прежнему очень полезны, поскольку они отслеживают историю обслуживания и затраты, связанные с каждым активом.

Наличие системы отслеживания активов значительно снижает вероятность кражи или потери важного предмета. Кроме того, система данных может использоваться для расчета амортизации основных средств (и для других финансовых целей).

Преимущества использования системы управления запасами активов

Внедрение системы управления запасами активов (иногда сокращенно AIM) помогает вам создать центральное хранилище ваших активов.Возможность делать это выгодна по-разному.

1) Повышение производительности

Знание местоположения каждого актива, его состояния и степени использования может повысить производительность на многих различных уровнях.

Зная, где находится актив, сотрудникам не нужно тратить время на отслеживание его местонахождения.

Зная его состояние, вы исключаете вероятность того, что сотрудник потратит время на подготовку к определенному процессу только для того, чтобы обнаружить, что актив сломан, частично функционирует или отключен для проведения профилактических работ.

Отслеживая использование активов и производительность, организация может планировать обновления или покупку новых активов в соответствии со своими потребностями. Более того, это помогает компании поддерживать оптимальный уровень инвентаризации активов.

2) Снижение эксплуатационных расходов

Активы необходимы для ведения хозяйственной деятельности. Если актив оказывается украденным или утерянным, компании придется закупить замену, увеличивая свои эксплуатационные расходы. Актуальная инвентаризация активов в сочетании с отслеживанием активов предотвращает это.

Кроме того, наличие системы управления инвентаризацией цифровых активов устраняет необходимость ручного ввода данных, устраняет административную работу и уменьшает необходимость в утомительных проверках инвентаризации активов. В результате снижаются трудозатраты и эксплуатационные расходы.

3) Возможность оценить стоимость актива

Активы, которые используются регулярно, со временем теряют свою ценность. Вот почему бухгалтерский учет обесценивает активы.

Если вы хотите точно списать стоимость активов, вам необходимо знать первоначальную стоимость активов для организации, на каком этапе жизненного цикла они находятся сейчас и в какой степени они используются.Это даст вам хорошее представление о том, насколько быстро ухудшится состояние актива. Все эти данные можно найти в системе AIM, если ее база данных постоянно обновляется.

Записи могут иметь перекрестные ссылки с системой EAM / CMMS компании для еще большего понимания. В конце концов, подробные журналы активов и история технического обслуживания — лучший способ узнать состояние актива и оценить оставшийся срок его полезного использования.

В какой-то момент актив станет обузой. Другими словами, ценность, которую это приносит организации, будет ниже, чем количество ресурсов, которые вы должны потратить, чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии.Управление запасами активов помогает понять, когда вы перешли эту точку, и помогает планировать покупки новых активов.

4) Меньше хлопот по координации работ по техобслуживанию

Планирование работ по техническому обслуживанию неисправных активов намного проще, чем планирование текущих работ по техническому обслуживанию. Это по одной простой причине — сломанные активы не используются.

Когда руководителю технического обслуживания необходимо запланировать плановые простои для работающего оборудования, он не может сделать это по прихоти.Не имеет значения, говорим ли мы о переустановке окон на офисном ПК или отключении конвейерной ленты для ежемесячной проверки. Они должны знать, когда в активах будет бесплатно , чтобы не нарушать производственную деятельность или не нарушать производственный график. Для сложных активов и оборудования в производственном цехе технология профилактического обслуживания может помочь заранее спланировать мероприятия по техническому обслуживанию.

Важно знать, «когда» проводить техническое обслуживание, но не менее важно «где». Многие активы используются разными людьми в разных местах.В первую очередь приходят на ум автомобили и компьютерное оборудование. Специалистам по техническому обслуживанию необходимо знать местонахождение объекта, над которым они должны работать.

5) Информирование о будущих покупках

Наличие пульса в инвентаризации активов имеет важное значение для оптимизации процесса закупок и планирования новых покупок.

Например, предположим, что у вас есть 20 ноутбуков для вашей рабочей силы. Если использование активов отслеживается правильно, вы знаете, что 15 ноутбуков используются регулярно, а 3 — время от времени.Если вы нанимаете нового сотрудника, вы сразу понимаете, что покупать дополнительное компьютерное оборудование не нужно.

Точно так же у вас может быть группа активов одного типа, но от разных поставщиков. Это возможность сравнить производительность активов и затраты на обслуживание. Перед следующей покупкой полезно знать, какой поставщик предлагает более выгодную цену.

На что обращать внимание при использовании программного обеспечения для управления запасами

Чтобы ответить на этот вопрос, вам сначала нужно понять ваши потребности в управлении активами.

Сколько у вас активов? Вы хотите отслеживать и управлять промышленными активами, оргтехникой или и тем, и другим? Вы хотите сосредоточиться на отслеживании инвентаря активов или вам нужно программное обеспечение, которое также может помочь вам составить график текущего обслуживания и управлять билетами на техническое обслуживание?

Обсудите, какие проблемы управления активами вы хотите решить с помощью программного обеспечения (потерянные предметы, частые поломки оборудования, высокие эксплуатационные расходы…). С этим будет намного проще составить список ваших обязательных функций.

Имейте в виду, что управление запасами активов на самом деле не является отдельным решением. Он часто является частью более крупных решений по управлению активами, таких как CMMS или EAM, или программного обеспечения для управления объектами. Эти решения можно условно разделить на три группы. Первая группа предлагает надежные функции обслуживания и отслеживания активов. Вторая группа ориентирована на отслеживание активов и предлагает функции обслуживания базовых активов. Третья группа ориентирована на обслуживание активов и предлагает ограниченные функции отслеживания активов.Любому решению о покупке должен предшествовать подробный обзор доступных функций.

Вот некоторые общие характеристики программного обеспечения, на которые следует обратить внимание:

• облачное решение , поэтому вам нужно только подключение к Интернету для доступа к базе данных, которая может обновляться в режиме реального времени
• Мобильное решение , чтобы вы могли использовать систему на любом мобильном устройстве
Решение
• с соответствующими возможностями отслеживания активов (штрих-коды, GPS, RFID… в зависимости от потребностей вашей организации)
Инструмент
• с соответствующими возможностями интеграции (на случай, если вам нужно связать его с вашим программным обеспечением ERP, финансовым программным обеспечением и т. Д.)
Решение
• с соответствующими функциями управления активами (история технического обслуживания, система продажи билетов, управление рабочими заданиями… в зависимости от ваших потребностей в техническом обслуживании)
• решение с возможностью настройки (чтобы вы могли решать, что вы хотите и не хотите отслеживать, и иметь возможность создавать настраиваемые поля, ключевые показатели эффективности и отчеты)

Очень важно, чтобы ваше программное обеспечение для управления активами было интуитивно понятным и простым в использовании. Многие решения будут соответствовать вашим требованиям к функциям на бумаге, но не на практике.Очень важно сначала опробовать их и посмотреть, как реализованы функции. Если в программном обеспечении есть ошибки, оно работает медленно или трудноразличимо, не стоит беспокоиться.

Вот почему мы всегда предлагаем компаниям составить короткий список потенциальных решений, поговорить с поставщиками о доступных функциях и воспользоваться бесплатной пробной версией для практического тестирования. У нас есть полное руководство о том, как выбрать правильное программное обеспечение для управления активами для вашей организации, если вы хотите узнать больше о правильном процессе выбора.

Изучая решения для управления активами, всегда внимательно изучайте их тарифные планы. У них часто есть ограничения на количество пользователей и / или ресурсов, которые вы можете добавить в базу данных. Если вам нужно ввести необычно большое количество ресурсов или пользователей, многие поставщики программного обеспечения будут открыты для создания индивидуального ежемесячного / годового плана.

Использование Limble CMMS для отслеживания и управления вашими активами

Limble CMMS предлагает множество основных функций, которые вы можете найти в программном обеспечении для управления активами предприятия.Таким образом, Limble можно использовать для решения многих ваших задач по управлению запасами активов.

Давайте кратко рассмотрим функции, которые могут оказаться очень полезными.

1) Централизованная карта активов
Хранение всей информации об активах в одном месте очень важно, если вы хотите оставаться организованным. Централизованная карточка актива — лучший способ найти любую информацию о вашем активе. Вы можете просмотреть всю определенную вами информацию об активах (марку, модель, руководства, гарантию, местонахождение…), подробную историю технического обслуживания и отчеты.

2) Интеграция датчика и QR-кода
Если вы хотите иметь представление о состоянии ваших критически важных активов в режиме реального времени, вам нужно программное обеспечение, такое как Limble, которое может получать и интерпретировать информацию от датчиков и оборудования для мониторинга состояния. Если есть проблема, Limble можно настроить для генерации автоматических предупреждений и заказов на работу.

Кроме того, пользователи Limble могут использовать штрих-коды для простой идентификации активов. Он часто используется специалистами по техническому обслуживанию в полевых условиях для быстрого доступа к журналам активов.Они могут просто отсканировать штрих-код с помощью мобильного устройства, и Limble автоматически откроет карточку актива для этого конкретного актива.

3) Неограниченное количество настраиваемых полей
Различные компании используют разные активы и имеют разные потребности в отслеживании. Limble позволяет создавать неограниченное количество настраиваемых полей и отслеживать только то, что вы хотите отслеживать. Местоположение, марка, модель, руководства, изображения, пробег, часы работы, показания счетчиков и любая другая информация, важная для вашей компании.

4) Организация активов в иерархию «родитель-потомок»
Когда у вас есть группа активов, распределенных по разным местам, может быть очень полезно организовать эти активы в иерархии «родитель-потомок». Это обеспечивает аккуратный визуальный обзор ваших активов и того, как они организованы на вашем предприятии. Более того, он помогает создавать настраиваемые отчеты, такие как «покажите мне все активы, которые являются дочерними по отношению к активу X».

5) Детализированная отчетность
Нужен отчет по определенной метрике, основанный на всех активах, одной конкретной группе активов или отдельном активе? С помощью детализированной отчетности Limble вы можете просматривать отчеты на нужном вам уровне.Именно так пользователи Limble принимают обоснованные решения.

Я искал подходящее программное обеспечение для управления активами с местоположениями, активами, вспомогательными активами, компонентами, а не только программное обеспечение для управления техническим обслуживанием. Я наткнулся на Limble и, честно говоря, был приятно шокирован. Мне все нравится … Мне нравится интерфейс … Мне нравится простота использования … Мне нравится иметь возможность увидеть всю свою фабрику в одном месте. Небольшая, но очень ценная вещь, которую делает Limble и которую я не нашел ни в одном другом программном обеспечении, заключается в том, что вы можете выбирать общую статистику, которую хотите.Если мне нужна статистика по уровню актива 1, я могу это получить. Если мне нужна статистика по уровню активов 5, я могу получить ее одним щелчком мыши. — Мохаммад Хассаан Акрам, менеджер по производству и техническому обслуживанию, Unilever

Если это похоже на то, что вы ищете, не стесняйтесь:

• РАСПИСАНИЕ ДЕМО : Свяжитесь с нами, и кто-нибудь из нашей команды проведет для вас пошаговое руководство и познакомит со всеми основными функциями.
• ПОПРОБУЙТЕ МОДЕЛИРОВАННУЮ ДЕМО-ДЕМО : Нажав на эту кнопку, вы обновите вкладку браузера и загрузите имитированную тестовую среду, в которой вы сможете проверить, как работает Limble, в своем собственном темпе.
• или НАЧАТЬ БЕСПЛАТНУЮ ПРОБНУЮ ПРОБНУЮ : Вы можете подписаться на бесплатную 30-дневную пробную версию, чтобы оценить, подходит ли Limble CMMS для вашей организации.

Лучшие практики управления инвентаризацией активов

Прежде чем мы подведем итоги, мы должны обсудить передовой опыт, который вы можете применить в любой организации, чтобы быть в курсе ваших запасов активов.

Внедрение программного обеспечения не будет одним из пунктов. К настоящему времени должно быть ясно, что это лучший способ управлять крупными и дорогостоящими активами.

Старт с чистыми данными

Для построения сильной стратегии управления активами нам нужна прочная основа, основанная на точных данных.

Первым шагом должно быть создание списка всех активов, которые вы хотите отслеживать, и тех показателей, которые вы хотите отслеживать для каждого типа актива. После этого список активов и соответствующие данные об активах можно импортировать в выбранное вами программное обеспечение.

Если вы уже используете цифровую систему для отслеживания активов, первым шагом может быть проведение аудита активов и обеспечение точности и актуальности базы данных.

Цель обоих сценариев — очистить данные:

• убедитесь, что у вас нет недостающих и повторяющихся записей
• , определяющий стандарты ввода данных (соглашения об именах, обязательные поля, соответствующие форматы данных…)

Установите четкие рабочие процедуры

Ваша база данных долго не будет точной, если люди не будут следовать установленным рабочим процедурам при взаимодействии с вашими активами. Должны быть четкие правила для таких вещей, как:

• Процедуры и политика по приобретению новых активов
• как обновить базу данных инвентаризации активов (добавление новых активов или архивирование тех, которые были потеряны / выброшены)
• Порядок снятия актива с хранения
• Порядок возврата актива на хранение
• , как оставлять комментарии / уведомления и обновлять журналы активов (если ваша система управления запасами активов позволяет это в первую очередь)
• Процедура обновления системы, когда актив меняет своего текущего пользователя (обменивается рукопожатием)
• …

Многие из этих процедур будут очень простыми, но важно, чтобы ВСЕ их выполняли.Частью этих усилий является обеспечение необходимого обучения. Даже если это что-то базовое, например, как обращаться со сканером штрих-кода.

Всегда будут пограничные сценарии, не охваченные стандартными операционными процедурами. У вас должно быть известное ответственное лицо, с которым можно будет связаться для решения конкретных проблем.

Настроить автоматические отчеты и периодические проверки

Если вы используете программное обеспечение для управления активами / отслеживания активов, используйте доступные отчеты. Большинство современных решений дают вам возможность настраивать автоматические отчеты для отслеживания важных показателей и ключевых показателей эффективности.Если есть проблема, проверьте журналы активов для получения дополнительных сведений.

Чтобы обеспечить точность и актуальность базы данных, настройте периодический аудит. Если есть существенные расхождения, попытайтесь определить причину проблемы. При необходимости обновите рабочие процедуры и сообщите об изменениях всем соответствующим сторонам.

Следуйте лучшим методам управления запасами и активами

Хорошее управление запасами требует понимания основных принципов инвентаризации, таких как время выполнения заказа, страховой запас, точки повторного заказа, скорость оборачиваемости и т. Д.Изучение передовых методов управления запасами может помочь в вашей стратегии управления запасами активов.

Знать, где находятся ваши активы и как они используются, — это здорово, но это не имеет большого значения, если они постоянно выходят из строя и не могут выполнять свою задачу. В конце концов, одна из целей управления запасами активов — убедиться, что активы готовы и доступны, когда они понадобятся работникам.

Применение передовых методов управления активами (например, профилактического обслуживания) продлевает срок службы активов и снижает количество операционных проблем.Это приводит к снижению оборачиваемости активов, большей автоматизации рабочих процессов и снижению эксплуатационных расходов. В конечном итоге это приводит к более плавному процессу управления запасами активов.

Заключение

Быть в курсе инвентаризации активов становится экспоненциально сложнее по мере роста количества активов. У предприятий нет другого выбора, кроме как внедрять решения для управления активами и отслеживания активов для управления своими активами и их запасами.

Если вы хотите узнать больше о Limble CMMS и о том, как она может помочь в управлении запасами активов, сообщите нам, что вы ищете, и мы будем рады поделиться с вами более подробной информацией.

Управление инвентаризацией основных средств: типы инвентаризации

Для многих организаций основные средства представляют собой значительные вложения и включают в себя все, от столов и инструментов до компьютеров, принтеров и другого оборудования. Некоторые организации должны соблюдать государственные постановления по отслеживанию и отчетности по основным средствам. Однако, помимо соблюдения нормативных требований, наличие комплексных методов управления основными фондами и инвентаризацией дает множество преимуществ.В оставшейся части этого сообщения в блоге мы обсудим три различных метода инвентаризации, каждая из которых имеет свою цель. Как они вписываются в ваш план инвентаризации?

Инвентарь от стены до стены:
Инвентарь от стены до стены — это инвентарь всех предметов в заданном месте. Это очень систематический подход, который, по сути, включает в себя «план» объекта и методичный обход здания из одной комнаты в другую. Комплексная инвентаризация занимает немного времени, но может быть более точным, чем другие методы.

Инвентаризация по исключению:
В отличие от непрерывной инвентаризации, инвентаризация по исключениям учитывает предметы, которые недавно были «затронуты», как уже проинвентаризованные. При реализации этого типа инвентаря чрезвычайно важно определить, что представляет собой прикосновение. Это обслуживание или калибровка? Учитывается ли передача активов?

Одним из примеров, где этот тип инвентаризации может быть полезен, является инвентаризация подмножества активов, которые были приобретены в рамках определенного гранта.Вы можете исключить активы, которые были «затронуты», и просто выйти в поле, чтобы идентифицировать активы, которые все еще «отсутствуют» в этот момент.

Инвентаризация по случайной выборке:
Инвентаризация по случайной выборке — это просто инвентаризация небольшого подмножества активов. Это подмножество идентифицируется статистически достоверной и случайной выборкой, что означает, что оно является репрезентативным для всех предметов в вашем инвентаре. По завершении этого типа инвентаризации вы можете сделать вывод, что если вы нашли 95% предметов в своей случайной выборке, вы, вероятно, найдете около 95% предметов во всем своем инвентаре.Однако для того, чтобы это было правдой, выборка должна быть статистически достоверной и случайной.

Одним из примеров, где этот тип инвентаризации может быть полезен, является процесс самоаудита.
Помните, независимо от того, какой тип инвентаризации вы выбираете для проведения или если вы применяете комбинацию нескольких типов, всегда убедитесь, что она соответствует потребностям вашего аудитора.

Вам также может понравиться…

Управление основными активами: обслуживание и управление основными активами

Управление основными активами — это термин, о котором вы наверняка слышали в своем бизнесе, независимо от отрасли.Вы также должны быть хорошо осведомлены об окончании финансового года, но, возможно, вы все еще не знаете, насколько реально стоит ваш бизнес.

Управление фиксированными активами играет важную роль в вашем бизнесе, оно напрямую влияет на поддержку будущего планирования и видения для организации. Не только это, но и при правильном планировании и информации на основе данных ваш бизнес может привести к эффективному принятию решений для улучшения результата.

Что такое основные средства?

Основные средства также известны как материальные активы или основные средства.С точки зрения бухгалтерского учета, основные средства — это активы и имущество, которые легко конвертируются в денежные средства.

Основные средства можно определить как долгосрочную материальную часть имущества или оборудования, которым организация владеет и использует свою деятельность для получения дохода.

Предполагается, что основные фонды не могут быть потреблены или преобразованы в доход в течение года.

Эти основные средства в основном отражаются в балансе как основные средства.

Каковы примеры основных средств?

Вот несколько примеров основных средств:

• Офисное оборудование
• Компьютерное оборудование
• Здания
• Мебель
• Производственное оборудование
• Транспортные средства
• Машины

В основном эти активы амортизируются в течение срока их полезного использования.

Также прочтите: Полное руководство по отслеживанию и управлению фиксированными активами

Что такое управление основными активами?

Согласно Business Dictionary,

« Управление основными активами — это управление основными средствами, которые не могут быть своевременно преобразованы в справедливую денежную стоимость.Основные средства часто управляются с помощью тегов активов, которые отслеживаются с помощью серийных номеров или штрих-кодов для упрощения организации и хранятся для целей учета, технического обслуживания и предотвращения краж. ”

Проще говоря, это процесс отслеживания и обслуживания физического оборудования и активов организации. Им можно управлять с помощью маркировки активов или штрих-кодирования. Основная причина внедрения управления основными активами — это обслуживание активов, отслеживание активов и предотвращение потерь.

С помощью системы управления основными средствами организация может:

• Отслеживание и мониторинг основных средств
• Осмотр оборудования и механизмов в нескольких местах
• Низкие затраты на техническое обслуживание
• Повышение операционной эффективности
• Ведение учета списанных, проданных, украденных или потерянных активов

Управление основными активами позволяет организации следить за оборудованием и транспортными средствами, оценивать их местонахождение и поддерживать их в рабочем состоянии.

Это также помогает минимизировать потери инвентаря, отказы оборудования и время простоя, тем самым повышая общую стоимость актива.

Управление основными активами — это всеобъемлющий термин, описывающий происхождение процесса управления активами организации во всех аспектах (от момента приобретения до выбытия).

Он также ведет подробный учет ценного имущества организации. Информация, которую он записывает, выглядит следующим образом:

• Детали закупки
• Запасы
• График технического обслуживания
• Обновления
• Количество
• Местоположение
• Амортизация
• Образец использования

Программное обеспечение для управления активами, встроенное в процесс управления основными активами, помогает улучшить видимость и контроль над активами .

Также читайте: Почему основные средства важны для бизнеса?

Почему важно управление основными активами?

Вот несколько причин, по которым управление фиксированными активами важно:

Оптимизация активов

Точное управление активами может помочь вам оптимизировать ваши повседневные действия и операции, которые включают планирование, использование ресурсов и выполнение программы управления.

Продление жизненного цикла

Для каждого актива требуется служба поддержки, если ее не предоставить, это может привести к огромным расходам.Управление активами постоянно проверяет всю такую ​​информацию и обеспечивает точное управление активами, тем самым продлевая их жизненный цикл и оптимизируя вашу собственность. Это очень эффективно для мониторинга и управления активами.

Экономия денег на обслуживании

На этапе эксплуатации жизненного цикла актива коммерческая фирма может столкнуться с несколькими проблемами обслуживания. Проблемы с обслуживанием могут сократить преимущества организации. С другой стороны, недостаточное техническое обслуживание может привести к снижению эффективности.Таким образом, техническое обслуживание следует проводить на регулярной основе.

Удаление активов Ghosts

Эти активы будут исключены из бухгалтерских книг, которые ранее были ошибочно учтены, что приведет к корректировке инвентарных записей. Таким образом, Управление основными активами может быть полезным при мониторинге активов, а также при возврате активов.

Также прочтите: Что такое теги активов и насколько они важны для бизнеса?

Способы управления основными активами:

Есть много способов, с помощью которых можно практиковать управление основными активами.Немногие из них следующие:

Подотчетность и безопасное хранение активов:

Одна из важнейших функций управления основными фондами — надежное хранение активов. Безопасность активов обеспечивается назначенным ответственным лицом.

Отчетность по активам осуществляется для повышения уровня безопасности и сокращения случаев кражи или неправомерного использования активов, в противном случае они уменьшают чистую прибыль, а также денежные потоки.

Кроме того, хорошие меры по управлению рисками включают поддержание высоких стандартов целостности данных и хранение документов о праве собственности.

Отслеживание основных средств:

Некоторые организации имеют большое количество активов, движимые активы в центре внимания необходимо отслеживать, чтобы обеспечить их безопасность и продуктивность.

Он помогает управлять данными и информацией об активах в актуальном состоянии, отслеживая местонахождение актива, использование, назначенное лицо, техническое обслуживание, страхование и т. Д. И помогает связанным менеджерам в обслуживании, безопасности, производительности и эффективности актива.

Управление жизненным циклом активов:

Управление жизненным циклом активов — это процесс контроля, мониторинга и учета активов на протяжении всей их жизни.И отслеживание и запись каждой детали и каждого действия, которое было предпринято с активом любым пользователем с момента его приобретения до его утилизации, наряду с сохранением данных в виде истории.

Таким образом, управление основными средствами помогает улучшить планирование жизненного цикла активов, мониторинг использования активов, планирование их технического обслуживания с заменой, если таковая требуется.

Отслеживание гарантийных обязательств, годовых контрактов на техническое обслуживание и связанных с ними страховок снижает риск неоправданных затрат из-за неправильного управления.

Маркировка активов:

Практика маркировки активов дает вам эффективное и надлежащее управление и контроль активов с точки зрения долгосрочной перспективы активов.

Отслеживание активов выполняется легко с помощью маркировки основных средств с помощью уникальных идентификационных кодов, например штрих-кодов, QR-кодов, RFID, NFC и т. Д.

Эта маркировка активов также ускоряет процесс физического аудита, идентифицируя активы на полу с помощью тегов активов.

Проведение проверки физических активов:

Периодическая проверка физических активов выполняется для подтверждения наличия активов.Физическая проверка позволит сверить результаты с записями об активах в журналах учета.

Проверка физических активов помогает идентифицировать фантомные активы. Призрачный актив — это тот, который утерян, украден или непригоден для использования, но зарегистрирован как действующий актив. Активы, которые существуют физически, но не упомянуты в книгах, также могут создать проблему.

Управление основными активами позволяет осуществлять процесс приобретения и контроля активов, который требует необходимого внимания и корректировок для защиты активов.

Также прочтите: Стратегии развития вашего бизнеса с помощью программного обеспечения EAM

Вывод:

Управление основными средствами важно для любого бизнеса, поскольку оно напрямую влияет на будущее планирование и видение организации.

Это достигается за счет правильного планирования и информации на основе данных, которая помогает в эффективном принятии решений для улучшения результатов бизнеса.

Автор: Мукта Сингх Чаухан

Централизованная, децентрализованная и аутсорсинговая инвентаризация основных средств

Периодическая инвентаризация основных средств может быть одним из самых сложных требований для организации.По мере того, как ресурсы становятся все более ограниченными, важно понимать присущие каждому из них преимущества и проблемы, чтобы вы могли определить, какой вариант подходит именно вам. В этом посте мы рассмотрим 3 различных метода инвентаризации основных средств и то, что отличает один от другого.

Различия между централизованными, децентрализованными и аутсорсинговыми процессами инвентаризации:

Использование централизованного процесса инвентаризации

Использование централизованного персонала инвентаризации позволяет вашему учреждению полностью контролировать процесс.

При таком подходе сотрудники управления имуществом, бухгалтерского учета, закупок или управления исследованиями несут ответственность за проверку активов вашего учреждения.

Что следует учитывать:

• Стоимость централизованной инвентаризации персонала для администрации может быть очень высокой без надлежащего надзора.
• В большинстве случаев инвентаризация — одна из многих обязанностей в их должностных инструкциях, поэтому централизованный персонал часто разбросан.
• Сквозной, центральный подход обычно занимает больше всего времени, так как в нем задействовано наименьшее количество людей.
• Это может быть наиболее «удобный» вариант, поскольку знакомые сотрудники размещают оборудование, которое они видели раньше, сводя к минимуму перерывы в работе.

Использование децентрализованного процесса инвентаризации

Использование децентрализованного процесса инвентаризации позволяет вашему учреждению выполнять инвентаризацию, используя ресурсы вашего отдела, центра затрат или менеджеров местоположения для поиска собственного оборудования. Идея здесь в том, что руководитель проекта помогает ключевым заинтересованным сторонам ориентироваться в процессе, а ваш персонал сотрудничает, чтобы помочь вам найти ваши активы.

Что следует учитывать:

• Теоретически этот подход должен потреблять наименьшее количество ресурсов из бухгалтерского учета или управления имуществом, поскольку он использует небольшое количество времени у отделов, что объединяет большие усилия организации. Это может занять больше всего времени, если внутренним менеджером проекта не будет должным образом проведено.
• Использование электронных таблиц в этом методе не рекомендуется, поскольку для консолидации данных может потребоваться столько же времени, сколько и для централизованной группы, которая сделает это за вас.
• Текучесть кадров, а также большие промежутки времени между циклами инвентаризации (до двух лет) могут потребовать тренингов каждый раз, когда отделу поручается обновление инвентаря.
• Прямые затраты на администрирование — наименьшие из трех методов, но им также может быть труднее всего управлять без правильной программной платформы.
• Если не требуется, чтобы сотрудники отдела или пользователи оборудования надлежащим образом проверяли с помощью комбинации идентификатора актива, местоположения, серийного номера или других проверяемых методов, то у вас могут быть проблемы.Старая методика «взбивания карандашей» по инвентарю больше не работает.

Использование аутсорсингового процесса инвентаризации

Использование независимой третьей стороны для проверки ваших запасов может быть лучшим методом, но только если вы выберете правильного партнера.

Третья сторона проводит независимую проверку, которая будет соответствовать стандартам аудита и значительно снизить аудиторский риск.

Что следует учитывать:

• Опытные компании могут делиться передовым опытом, накопленным в аналогичных учреждениях.Их основная цель — предоставить вам наиболее точные данные, насколько это возможно, и позволить вам продолжить работу самостоятельно, если это ваша цель.
• Запасы за первый год могут не дать ожидаемых результатов. В большинстве случаев в бухгалтерию или отдел контролера за годы поступают неверные данные, которые накапливаются ежегодно, особенно если в прошлом функция инвентаризации была децентрализована.
• Поскольку опытная третья сторона поставит команду на место, это самый быстрый способ завершить инвентаризацию основных средств.
• Подходящий партнер поможет в очистке ваших полевых данных и корректировке стоимости активов для импорта обратно в вашу систему ERP. Опытные консультанты помогут вам определить возможные дополнительные активы, не зарегистрированные в вашей книге активов, а также выявить призрачные активы.
• Если есть выводы аудита, которые необходимо исправить, это наиболее эффективный способ исправить ваши недостатки и получить поддержку аудита.

Наша цель — помочь прояснить, какой из этих вариантов подходит для вашей организации.Если мы можем помочь с определением того, что подходит вам, свяжитесь с нами в любое время.

.