Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению: Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Содержание

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению примеры

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма — напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать — «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать:

  • Посылать письмо «Без темы».
  • Писать банально — Коммерческое предложение
  • Ставить длинный заголовок — Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак: никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно:

  • Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
  • Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
  • Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 — 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

  • Представляемся
  • Объясняем, зачем прислали письмо
  • Рассказываем про выгоду для клиента
  • Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами.

Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное — познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году.

Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там — готовый клиент.

Когда пишется слово «во вложение» или «во вложении»?

Выбор слов «во вло­же­ние» и «во вло­же­нии» зави­сит от того, какая падеж­ная фор­ма суще­стви­тель­но­го упо­треб­ля­ет­ся в кон­тек­сте.

В фор­ме вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го напи­шем окон­ча­ние -е:

Во вложе́ние добав­лен ещё один пред­мет.

Добавлен во что? во вложе́ние.

В фор­ме пред­лож­но­го паде­жа это суще­стви­тель­ное име­ет окон­ча­ние -и:

Во вло­же­нии в посыл­ку недо­ста­ва­ло одной кни­ги.

Недоставало в чём? во вло­же­нии.

Слово «во вло­же­ние» пишет­ся с конеч­ной бук­вой «е» как фор­ма вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го «вло­же­ние». Слово «во вло­же­нии» пишет­ся с бук­вой «и», явля­ясь фор­мой пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го.

По теме поин­те­ре­су­ем­ся, какое выбрать окон­ча­ние у сле­ду­ю­щих слов сред­не­го рода:

  • по при­бы­тии или по при­бы­тию на место;
  • по окон­ча­нии или по окон­ча­нию шко­лы;
  • по завер­ше­нию или по завер­ше­нии стро­и­тель­ства.

>Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

  1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
  2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

  • каталоги продукции;
  • расценки на услуги;
  • сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

  1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
  2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
  3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
  4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
  5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

У сопроводительного письма могут быть разные цели. Оно может дополнять какую-то информацию, извещать о чем либо или пояснять неясности. Мы предлагаем вам узнать о таких видах СП: к резюме и декларации, в различные компании, в ФСС и к пакету документов.

Также для вас мы подготовили статьи, в которых вы найдете подробную инструкцию по составлению данного документа к акту, для работодателя и в ПФР.

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отправляем предложение в сфере B2B

Когда вы отправляете свое предложение в компанию на общий почтовый или электронный адрес, вероятность его попадания нужному сотруднику очень мала. Особенно если не указаны Ф. И. О. получателя.

В любой организации есть человек, который отвечает за обработку входящих писем. Писем много. Сначала смотрят те, которые ждут, потом — письма от партнеров и госорганов. В последнюю очередь — всё остальное.

На остальное чаще всего не остается времени, и ваше коммерческое предложение летит в корзину — виртуальную или реальную.

Общие рекомендации по отправке коммерческих предложений

  1. Узнайте Ф. И. О. и почту сотрудника, который напрямую заинтересован в вашем предложении. Например, вы продаете канцтовары для офиса и готовы сделать хорошую скидку за объем. С кем у вас получится договориться быстрее: с сотрудником, который отвечает за закупку канцтоваров или с директором? Скорее всего, с первым, особенно если ему дают небольшой бюджет и требуют результат.
  2. Обращайтесь к человеку, которому направлено коммерческое предложение, по имени-отчеству.
  3. Если вы присылаете предложение после договоренности, обязательно напишите об этом в сопроводительном письме. Напомните, где, как и когда вы договорились о сотрудничестве.
  4. Некоторые организации, которые постоянно ищут поставщиков, устанавливают специальный порядок приема коммерческих предложений. Например, на сайте X5 Retail group есть вся информация о том, как и куда нужно отправлять КП, сколько оно будет рассматриваться и т. п. В этом случае вам не надо «изобретать велосипед», действуйте по инструкции.

  5. Не забывайте про бумажные письма. Во-первых, если письмо поставят на входящий номер при вас, оно точно не потеряется. По номеру вы всегда сможете узнать, у кого в данный момент находится ваше предложение. Во-вторых, именно для бумажных писем можно придумать интересные способы оформления, которые заинтересуют получателя.

Отправка коммерческого предложения в электронном письме

Нельзя: тема письма — «Коммерческое предложение», внутри — вложение с таким же названием, никаких приветствий и комментариев. При такой отправке даже самое продающее коммерческое предложение будет отправлено в «Спам» или «Корзину».

Чтобы предложение было прочитано, нужны:

  • интересный заголовок с выгодами покупателя в теме письма
  • в самом письме — текст коммерческого предложения или сопроводительное письмо к предложению, которое расположено во вложении.

Какой вариант: поясняющее письмо плюс вложение или все условия непосредственно в письме — подойдет для вас, можно определить только опытным путем.

Будьте заметными при отправлении бумажных писем

В книге Д. Каплунова «Эффективное коммерческое предложение» целая глава посвящена отправке предложений.

«Коммерческое предложение — менеджер. Конверт — смокинг, который создает солидный, представительный образ».

Способы выделиться на фоне других корреспондентов:

  • цветные конверты нестандартного размера
  • написание адреса от руки синей пастой
  • никаких логотипов на конверте, пустой адрес отправителя
  • фраза на конверте, которая может заинтриговать получателя
  • приписки «Личная информация для…», «Финансовая информация для…»

При отправке коммерческих предложений в сфере B2B важно собрать всю необходимую информацию о потенциальном партнере: нужных сотрудниках, их адресах, задачах, мотивациях, способах взаимодействия внутри компании. Это поможет вам «достучаться» до правильного ЛПР (лица, принимающего решение) и эффективнее подать решение, предложенное в коммерческом предложении.

Коммерческие предложения для людей (B2C)

Коммерческие предложения в сфере B2С — это в основном электронные письма, в которых есть условия, помогающие принять решение о покупке. Например, акции, скидки, подарки, бонусы.

Еще в таких письмах рассказывают о новинках, приглашают на онлайн- или офлайн-мероприятия.

Когда покупатель подписывается на рассылку, например в интернет-магазине, дайте ему возможность выбрать те темы, которые ему интересны.

Например, так:

Рекомендации по отправке писем

  1. Используйте html-письма, в котором работают все ссылки и кнопки. Представьте, вы получили предложение от двух компаний, которое вам интересно и готовы прямо сейчас сделать покупку. У одной компании в письме написан текст. Для того чтобы воспользоваться предложением, вам надо перейти на сайт, найти нужный товар и пройти весь путь с оформлением покупки. А в письме другой компании есть ссылка на товар и предложение купить в один клик. Какой вариант вы выберете?
  2. Темы писем должны привлекать, но не обманывать. Не надо писать про скидку 50% на всё, если ваше предложение распространяется только на часть товаров.
  3. Не заваливайте подписчиков письмами, чтобы не надоесть.

В B2C, в отличие от B2B, ваши письма попадают сразу к тому человеку, который принимает решение о покупке. И здесь очень важно разговаривать на одном языке с покупателями. Нужно уметь напоминать о себе так, чтобы вас не сочли навязчивым.

Примеры необычного оформления коммерческих предложений

История первая. Производитель фигурок из шоколада решил продавать их через цветочные магазины. Он лично отдавал продавцам коммерческое предложение в конверте из крафт-бумаги с сургучной печатью. К каждому конверту прикладывался образец шоколадного сувенира.

Продавцы не могли выбросить такое необычное послание и передавали его владельцу магазина.

История вторая. Владелица магазина игрушек, который находился в спальном районе, написала в каждую квартиру близлежащих домов душевное письмо с предложением познакомиться.

Покупатель с таким письмом мог получить специальный подарок и дополнительную скидку. Части письма можно было передавать знакомым, и те тоже получали все привилегии.

Эти истории показывают, что для того, чтобы обратить на себя внимание, надо немного фантазии. Именно так можно выделиться на фоне конкурентов.

Марк Твен говорил: «Ни одна импровизация не дается мне так хорошо, как та, которую я готовил три дня».

То же можно сказать и про креативность при отправке коммерческих предложений. Сначала подготовка, а потом творчество. Нужно оценить особенности и интересы целевой аудитории, ожидаемость вашего предложения, границы правил делового этикета, степень консервативности компании и ее руководства и многие другие факторы.

Сейте семена в подготовленную почву, поливайте и ухаживайте за ними. Только так вы получите большой урожай.

О каких необычных способах отправки коммерческих предложений вы слышали? Или вы знаете случаи, когда компания приложила много усилий для того, чтобы сделать коммерческое предложение более заметным, но это не принесло результат? Поделитесь в комментариях своими историями.

Юлия Галынская
Руководитель студии продающих текстов и рекламных материалов

Юлия Стерхова

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?», в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: примеры

Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:

  • не обременять коммерческое предложение большими объемами информации;
  • ознакомить с содержанием основного документа.

Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.

к оглавлению ↑

Руководство по написанию сопроводительного письма

Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.

Поприветствуйте адресата.

Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.

Например:

  • «Здравствуйте, уважаемая Элеонора Валентиновна!»;
  • «Добрый день, Вас приветствует/беспокоит… ».

Представьтесь.

Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.

Например:

  • «Меня зовут Элеонора Валентиновна. Я директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», мы беседовали с Вами посредством видеосвязи в субботу в 13:30»;
  • «Вас приветствует компания «Суперлеггинс» – ведущий производитель леггинсов на российском рынке».

Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.

При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.

Например:

«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:

  • широчайший выбор леггинсов премиум класса по доступным ценам;
  •  бесплатную доставку в любой населенный пункт РФ;
  • 15% скидки на весь модельный ряд».

Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.

Например:

  • «В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение… »;
  • «Во вложении ознакомьтесь с условиями получения дополнительных скидок… ».

Мотивируйте адресата к действию.

Например:

  • «Возникли вопросы? Обратитесь к нам по адресу… »;
  • «Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру … ».

Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.

Например:

  • «С уважением, директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», Элеонора Валентиновна»;
  • «Благодарим за оказанное внимание, компания «Суперлеггинс».

к оглавлению ↑

Примеры сопроводительного письма

Образец №1.

Добрый день, уважаемая Елизавета Марковна!

Меня зовут Вадим Афанасьев. Я менеджер отдела продаж АО «Автомото», мы беседовали с Вами в четверг в 11:20. По Вашему запросу высылаем информацию о процедуре оплаты.

Компания «Автомото» предлагает широкий выбор автомобилей и мотоциклов известных тайваньских брендов по доступным ценам, а также гибкую систему оплаты, которая предусматривает:

  1. наличный и безналичный расчет по факту оформления торгового соглашения;
  2. оформление рассрочки до 10 месяцев – обязательный взнос не менее 15% от суммы контракта.

В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение на торговую выставку автомобильной техники. Начало мероприятия запланировано на 29.07.2015 по адресу: г. Москва, ул. Сталелитейная, 78.

Если возникли дополнительные вопросы, позвоните нам: (325) 507-31-30.

С уважением, менеджер отдела продаж АО «Автомото» Вадим Афанасьев

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/primer-1.docx» icon=»download»]Скачать пример сопроводительного письма № 1[/wpsm_button]

 

Образец №2.

Добрый день, Вас приветствует ОАО «Шаровары» – официальный представитель турецкого бренда повседневной одежды «Тааруф» на территории РФ. В дополнение к коммерческому предложению, высылаем информацию об условиях сотрудничества с нами.

Компания «Шаровары» предлагает:

  • высококачественную одежду из натуральных материалов: хлопок и шелк;
  • низкие цены;
  • 20% скидки на первый заказ;
  • бесплатную доставку.

В приложенном документе также можете ознакомиться с условиями получения сезонных скидок.

Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру телефона: (456) 708-89-90

Благодарим за оказанное внимание, ОАО «Шаровары»

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/primer-2.docx» icon=»download»]Скачать пример сопроводительного письма № 2[/wpsm_button]

 

Вот так выглядят грамотные коммерческие предложения:

что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения

Вы слышали расхожую мысль, что люди не читают длинные тексты, потому что им лень? Наверняка слышали. Так вот это неправда. Доказательств у меня море: от прочитанных серьезных исследований до собственных наблюдений с помощью средств аналитики за тем, как себя ведут люди на сайтах. Вникают, выделяют мышкой, копируют. Одним словом, читают и весьма внимательно.

По моим наблюдениям гораздо больше люди ленятся писать. Вот тут они действительно экономят себя! Я не говорю о чисто развлекательной писанине, а об утилитарных коммерческих текстах, цель которых привлечение клиентов и зарабатывание денег. Выложился — убедительно изложил свое коммерческое предложение — получил клиента — продал — заработал. А уж если речь идет о текстах вспомогательных таких как сопроводительное письмо, то тут лень руководит людьми полностью.

Я посчитал, что:

  • 87% писем с коммерческими предложениями, которые я получил за 9 лет существования своего почтового ящика, пустые. В теле не написано ни строчки.
  • В 2% случаев коммерческое предложение написано сразу в теле письма — оптимальный вариант.
  • В оставшихся 11%, в теле письма написан скучный клишированный текст приблизительно такого содержания:

В тему: Как коммерческое предложение помогает продавать

Почему важно писать сопроводительное письмо?

Давайте представим, что нужно сделать человеку, чтобы откликнуться на коммерческое предложение, которое вы отправили ему по email в формате pdf-файла приложенного к письму. Вы ждете, что клиент изучит преимущества вашего предложения и перезвонит по указанному в документе телефону. Итак, звонок по телефону – это действие клиента, на которое вы рассчитываете — так называемое целевое действие. Но!

Чтобы добраться до номера вашего телефона, клиенту нужно совершить еще несколько действий:

  1. Прочитать тему и кликнуть мышкой, чтобы открыть письмо
  2. Прочитать текст в теле письма и кликнуть мышкой, чтобы открыть или скачать приложенный файл
  3. Прочитать коммерческое предложение, заинтересоваться им и…

…вот только теперь позвонить по контактному номеру.

Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:
  1. Конверсия на открытие письма
  2. Конверсия на скачку (открытие) файла
  3. Конверсия на звонок по телефону

В тему: Как написать тему письма для коммерческого предложения

К каждому из перечисленных действий получателя подталкивает определенный текст. В первом действии – это тема письма. Во втором – сопроводительное письмо. В третьем — непосредственно коммерческое предложение. Если в этой цепочке будет слабое звено, то продажа сорвется. Клиент просто не дойдет до последнего этапа конверсии.

А как мы с вами выяснили, почти 90% писем не имеют хорошего сопроводительного письма, а, значит, цепочка продажи рвется именно на этом этапе.

Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?

Я предлагаю вам свое видение решения этой проблемы, свой взгляд на структуру и логику сопроводительного письма:

Сильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

Краткость

Здесь не нужно растекаться мыслию по древу», излагая все подробности торгового предложения. Для описания все деталей и преимуществ вы уже разработали коммерческое предложение и сохранили его в отдельный файл. Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую задачу — работает на совершение промежуточной конверсии. Ожидаемое действие адресата — скачка файла — не такое уж и сложное, чтобы к нему подтолкнуть не требуется слишком много убеждать.

К краткости я бы добавил еще и простоту. Не нужно витиеватостей, не стремитесь поразить получателя своей искушенностью в эпистолярном жанре. Не требуется, как выразился один из моих клиентов, и «специального делового языка», понимая под ним ту "роботизированную" переписку, которой грешит наш b2b-рынок. А ему так не хватает простоты, сердечности и человеческого языка!

Напоминание о предыдущем контакте

Прежде чем отправить коммерческое предложение, вы созванивались с адресатом? Возможно, разговаривали с ним на выставке или он связался с вами через сайт. Напомните ему, когда и по какому поводу вы с ним контактировали раньше. Это продемонстрирует неслучайность вашего письма и повысит шансы на конверсию.

Адресность

Ну, тут я не открою Америку. Письма с личным обращением по имени привлекают больше внимания. Это также как крикнуть в толпе: «Эй!» Кто обратит внимание, и какого рода это будет внимание? В лучшем случай на вас обернутся, кинут взгляд и через секунду забудут.  Другое дело, если крикнуть: «Привет, Андрей!» Согласитесь, Андреи отреагируют лучше?

Ключевая выгода предложения

Она 100% сформулирована у вас в коммерческом предложении. Стоит повторить ее в сопроводительном письме.  Единственно, что, может быть, не теми же самыми словами. Иначе получится не очень хорошее повторение. Где формулировать? Зависит от формата письма.

Формат письма зависит от способа работы с коммерческим предложением, от того, кому вы пишите. Можно создать полноценный по форматированию и логике заголовок. Можно сформулировать ее во вводном абзаце. Однозначно могу сказать, что делать это нужно в самом начале сопроводительного письма.

Дополнительные выгоды

Их силу трудно переоценить. Они нужны, чтобы усилить воздействие главной выгоды и, возможно, зацепить тех, кого оно оставила равнодушными. Опять же не стоит расписывать все и во всех подробностях. Сделайте лаконичный, но акцентированный список.

УТП

Не будем говорить здесь о том, что это, зачем это и как это. Упростим все до предела. Для решения нашей задачи вполне достаточно сформулировать в сопроводительном письме уникальность вашего предложения. Опять же коротка. Одного двух коротких предложения вполне достаточно.

Призыв действию

Вот этого элемента, а он критически важен для сопроводительного письма, не было во всех письмах, которые я анализировал. Они просто обрывались на последней повествовательной фразе, и не понятно, для чего автор писал письма, чего он хотел добиться от получателя? Нельзя оставлять решение получателю. Спасение утопающих — не дело рук самих утопающих.

Вам нужна конверсия, вы и скажите человеку, что он должен сделать после прочтения письма. Скачать файл? Перейти по ссылке? Напишите предложение, которое призовет его к этому действию. Собственно, ради него и стараемся ).

Еще момент, неприметный, но важный. В призыве к действию важно не «перепризвать». Не перегнуть палку. Стилистика призыва очень зависит от особенностей целевой аудитории. Кому-то нужно писать мягче, с кем-то можно быть агрессивным. Глупо требовать «связаться с вами прямо сейчас», если вы пишете министру, его заместителю или просто значительному лицу. Думайте о людях, которые будут читать письмо, и тщательно выверяйте слова.

Подпись и контакты

Они нужны. И по правилам хорошего тона так положено, и на доверие правильные контакты хорошо влияют, ну, и предложенные в сопроводительном письме альтернативные способы контакта помогут легко и просто связаться с вами тем, кто решит это сделать сразу, не читая коммерческое предложение.

Чего не хватает этому посту?

Само напрашивается — нет примера. И, правда, нет. Признаюсь, не люблю я выкладывать лишний раз их выкладывать. Даже страница с примерами КП давно устарела, появилось много работ другого уровня, а всё никак ее не обновлю.

Если вам хочется получить пример, можно просто мне написать или попросить консультанта в чате. 99 и 9, что не откажем и подберем подходящий пример.

Бесплатная методичка “Сильное коммерческое предложение”

Объём 18 страниц.

Время чтения ~ 30 минут.

10 примеров коммерческих предложений в комплекте.

Эл. адрес*

Скачать

Сильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

Как оформить сопроводительное письмо к документам

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

  • резюме для приема на работу, поступления в вуз;
  • документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
  • коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

  • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
  • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
  • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
  • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
  • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Генеральному директору ООО «Пион»

Воронову А.В.

18.07.2020 г. № 3

Уважаемый Андрей Викторович!

Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2020. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней.

Приложение: договор в двух экземплярах (всего на 8 листах).

Директор Петрова Петрова О. Л.

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Общество с ограниченной ответственность «Чистый дом»

ул. Большая Морская, д. 45, Санкт-Петербург, 654321

тел/факс 8 (123) 456 78 90, e-mail: [email protected]

21.02.2020 № 02

Генеральному директору

ООО «Зима»

А.А. Аксенову

о направлении коммерческого предложения и образца договора

Уважаемый Александр Александрович!

Направляем Вам коммерческое предложение о комплексном техническом обслуживании офисного здания по адресу ул. Жуковского, д. 4 и прилегающей территории с полным расчетом стоимости по месяцам. В расчете учтена персональная скидка 25%, которая указывалась нами ранее в рекламном предложении. Готовы обсудить условия договора и ответить на все вопросы.

Приложение:

1. Коммерческое предложение (лист 1-7).

2. Расчет (лист 8-9) — 2 экз.

Генеральный директор Василенко П. А. Василенко

Образец сопроводительного письма о направлении документов

ГБОУ ДОД ДЮСШ «Алмаз»

ИНН 1111111111 КПП 222222222

ОГРН 3333333333 ОКПО 44444444

проспект Стачек, 145, г. Санкт-Петербург, 123456

тел: 80001234567

23.12.20 №4 5-1

На № 09876-78

В Межрайонную ИФНС России

№ 00 по г. Санкт-Петербургу

123456, проспект Стачек, 32

Сопроводительное письмо

Уведомляем, что в ответ на запрос № 09876-78 и во исполнение Требования о предоставлении договоров и актов сверки расчетов все истребуемые документы направлены нами в канцелярию Межрайонной ИФНС России № 00 по г. Санкт-Петербургу 22.12.2020 в следующем составе:

  1. Договор от ** № **
  2. Договор от ** № **
  3. Договор от ** № **
  4. Акт от ** № **
  5. Акт от ** № **

Документы приложены заверенными копиями по 1 экземпляру.

С уважением,

Директор ГБОУ ДОД ДЮСШ «Алмаз» Верещагина А.Н. Верещагина

Образец сопроводительного письма с коммерческим предложением

образец сопроводительного письма с коммерческим предложением



Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Как правильно написать письмо с предложением своих услуг. Теперь самое важное: составление письма с коммерческим предложением - той самой текстовой части, которая должна «захватить» внимание потенциального. Даже если это произойдет, то по ходу ознакомления с предложением до него. Письмо, его виды, образец и правила оформления сопроводительных и. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура, оформление и пример-шаблон. Образец сопроводительного письма к документам Когда письмо отправляет директор вместе с. Если уже встал вопрос, как написать сопроводительное письмо, лучше всего взять образец подобного и. Образец. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению — это. Однако писем с просьбой показать на наглядных примерах, как правильно составить. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то,. Ваш e-mail не будет опубликован. Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую. Письмо предложение об открытой вакансии. Письмо коммерческое предложение. Как выше было сказано, основное предназначение сопроводительного письма к коммерческому предложению –. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба,. Сопроводительное письмо образец с описью. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он. Бланк, образец и полное руководство. С удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько.Для более полной наглядности, можете посмотреть образец сопроводительного письма к. Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд». Образец написания такого сопроводительного письма. Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд». Писем с предложением себя. Образец сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Заканчивают сопроводительное письмо к коммерческому предложению корректной подписью отправителя с указанием наименования. Образец сопроводительного письма к документам. Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все. Управление персоналом; Резюме; Собеседование; Образцы документов Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению. Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть. Если в примерах и образцах текст по тематике. Сопроводительное письмо к коммерческому предложению, сопроводительное письмо к коммерческому предложению пример, сопроводительное. Коммерческое предложение образец письма. Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим. Коммерческое предложение: образцы и шаблоны для. Необходимо проставить подпись в сопроводительном письме и вместе с коммерческим предложением передать адресату. Образец сопроводительного письма к резюме - 157,. Предлагаем также скачать образцы написания сопроводительных писем: к коммерческому предложению –. Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления сопроводительного письма к коммерческому предложению. Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены. Вы наверно также как и я давненько не можете найти образец сопроводительное письмо к коммерческому предложению ?
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению, содержит ключевые моменты коммерческого предложения,.Пример и образец сопроводительного письма (дополнения), как написать и что написать, как оформить.В этой цепи сопроводительное письмо к коммерческому предложению является.Коммерческое предложение, образец, рекомендации Как составить коммерческое.Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура и пример-шаблон.Отправка экземпляров договора или его проекта сопровождается, как правило, написанием сопроводительного письма, образец.Образец сопроводительного письма к.Письмо с коммерческим предложением эталон коммерческое предложение эталоны и примеры.Сопроводительное письмо к коммерческому предложению.Сопроводительное письмо к коммерческому предложению образец – скачать.Образец сопроводительного письма Как составить коммерческое предложение?Коммерческое письмо-предложение смешанного типа - предложение рекламных услуг на горнолыжном курорте от.Письмо клиенту с предложением услуг (образцы).В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней.Содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее.Сопроводительное письмо применяется при отправке документации, в том числе и при подаче предложений на.Письмо с коммерческим предложением образец.Не стоит копировать образцы из открытых источников,.Сопроводительное письмо к коммерческому предложению — маленькая деталь, которая имеет огромный потенциал.Образец сопроводительного письма.

как составить и написать текст + образец

Коммерческое предложение по своей сути — призыв заключить сделку. Оно направляется как единичному покупателю, так и группе потенциально заинтересованных лиц. Но написать просто текст с призывом к сотрудничеству — этого мало. Текст нужен такой, который сразу, с первых строк, «зацепит» покупателя (будь то товар или услуга). Чтобы труд автора не пропал даром, стоит изучить азы составления продуктивного коммерческого предложения.

Автор коммерческого предложения о сотрудничестве

Зачем пишется коммерческое предложение — это первый вопрос, на который предстоит ответить автору. Сначала стоит определиться с целью написания:

  • найти новых покупателей товаров или услуг;
  • договориться о посредничестве;
  • возобновить деловые контакты со старыми клиентами;
  • проверка коммерческого предложения на привлекательность для покупателей.

В каждом случае коммерческое предложение призвано оптимизировать продажи. А для этого нужно предельно выгодно предложить условия сделки. Предложение должно буквально сразить наповал читателя, условия продающего текста — не оставлять ни тени сомнения о выгоде сделки. Информация подаётся доступно для получателя, фальшь и обман только усилят раздражение.

Все эти условия учитываются при составлении предложения. Возможно, в вашей компании присутствует такой талантливый специалист, которому с лёгкостью даётся написание нужного текста. Коммерческое предложение составлять в одиночку сложнее. Команда грамотных критиков позволит предусмотреть все доблестные стороны предлагаемых товаров или услуг. И одновременно не допустит в тексте погрешностей.

На первый взгляд покажется, что написать эффективное коммерческое предложение непросто. Многие руководители обращаются к специалистам по правильному составлению продающих текстов. Но ведь попробовать самому, и потом убедиться, что предложение работает — ещё один плюсик в вашу пользу. Читайте нашу статью до конца — и получите уникальный опыт в вашу профессиональную копилку.

Приступаем к написанию текста

Пишем и оформляем: основные требования

Деление текста на смысловые части упростит работу по составлению предложения. Достаточно выделить 3 пункта плана:

Подробно о том, как написать коммерческое предложение, можно ознакомиться в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/kommercheskoe-predlozhenie-na-okazanie-uslug-obrazets.html

  • Введение. В нём указываются мотивы, побудившие автора отправить коммерческое предложение конкретному получателю. Возможно, это проводимая акция, распродажа, появление новой услуги (товара), поздравление с днём рождения и прочее. То есть все те события, к которым привязывается само предложение.
  • Основная часть. Здесь указаны условия коммерческого предложения. То есть отображаются все сведения, которые хотелось бы донести до потребителя (читателя).
  • Приложение. Оформляется и прилагается к предложению в особых случаях (расшифровка условий сделки, обоснование отдельных моментов, необходимые пояснения). Так как приложение неотделимо от коммерческого предложения, в верхнем правом углу делается надпись: «Приложение № ____к коммерческому предложению от ____________2016г.»

Основной момент: читающий предложение должен легко найти контактные данные. Оформляется текст коммерческого предложения на фирменном бланке организации. На каждом листе предложения — обязательное размещение реквизитов и контактов. Во-первых, вы избавите контрагента от поиска контактов (они всегда в пределах видимости), а во-вторых — обеспечите дополнительное доверие к вашей продукции (услуге).

Внимание! Все важные моменты должны быть замечены во время чтения текста. Поэтому обязательно выделяем другим шрифтом ключевые слова и фразы.

Примерная структура коммерческого предложения:

Как правильно написать коммерческое предложение на поставку товара? Читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/vedenie-ip/kommercheskoe-predlozhenie-na-postavku-tovara.html

  1. Размещение эмблемы (фирменного знака) организации (если есть).
  2. Указывается код ОКПО, код ОКУД организации.
  3. Пишется полное или сокращённое название организации (согласно регистрационным документам).
  4. Прописывается юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, номер плательщика, телефон (желательно несколько), факс.
  5. Отдельной чёткой записью — получатель коммерческого предложения. По возможности обращайтесь лично, и обязательно вежливо.
  6. Название текста.
  7. Текст предложения.
  8. Если есть приложение к тексту, то обязательно указываются его реквизиты.
  9. Контактное лицо, связавшись с которым можно получить компетентную информацию.

Специалист, подготовивший вариант коммерческого предложения, должен согласовать его со всеми заинтересованными лицами организации (руководитель, узкие специалисты, юрист, бухгалтерия). По результатам проверки каждый специалист проставляет визы (на лицевой стороне последнего листа бланка). Рядом с визой указываются замечания, если они есть.

Кто проверяет, правильно ли написано.

Есть государственные стандарты оформления писем. Специалист по документообороту проверяет, насколько оформленный текст соответствует правилам.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

ПРИНЯТ И Введён В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Если со стороны проверяющих коммерческий текст будут конкретные замечания, исполнитель исправит недоработки.

Стоит ли подписывать предложение?

Стоит. Руководитель ставит свою подпись на экземпляре, отправляемом заказчику. На оставшемся экземпляре ставится отметка, что копия заверена.

Как быть, если коммерческое предложение содержит коммерческую тайну самой организации либо заказчика? В таком случае обязательна запись о том, что доступ к данному документу ограничен.

В особо важных случаях (на усмотрение руководителя) проставляется печать организации.

Не совершайте типичных ошибок

Главная задача коммерческого предложения — продажа или ознакомление. Только на это стоит делать основной упор. Если вы рекламируете услугу — акцентируйте внимание читателя только на ней (шрифтом, вставками-картинками, цветом и т. д.). Если продавцом услуги выступает массово узнаваемый бренд, то не мешает сделать акцент и на нём. Ознакомьтесь с распространёнными ошибками — и не совершайте похожих.

  1. Как указывалось выше, наличие фирменного бланка только приветствуется. Но пожалуйста, постарайтесь оформить текст без «крика реквизитов».
  2. Неверно, если реквизиты фирменного бланка расположены только на первой странице. А вот личная фотография отправителя будет кстати.
  3. Не размещайте чересчур бурное приветствие потенциальному заказчику. Вежливо и лаконично — этого достаточно.
  4. Старайтесь не перехваливать свою организацию слишком подробно. Пара веских доводов из истории развития — и достаточно. Заказчика больше интересует личная выгода. Вот на её описание нужно выделить место.
  5. Ошибка: слишком много «воды» в тексте («взаимовыгодное», «уникальность» и т. д.). Отсутствие конкретики — это повод выбросить коммерческое предложение, не дочитав его до конца.
  6. Многие забывают указать, почему стоит сделать заказ именно в этой компании, не описаны преимущества.
  7. Ошибка: текст напрягает (заумностью, сложными предложениями, профессиональными терминами и прочее).
  8. Без призыва что-либо сделать потенциальный заказчик необязательно сразу перезвонит вам. Побуждайте к действию, укажите, что от человека требуется.
  9. Много листов — не всегда хорошо. В идеале -1 лист (максимум — 3). Прайс на продукцию или услуги высылайте по запросу (если объём до 20 страниц).
  10. Один сплошной текст без абзацев, списков, наличие длинных предложений, отсутствие подзаголовков — можете даже не отсылать. Эффективность такого текста равна нулю.

    Схема безошибочного составления коммерческого предложения

Пример коммерческого предложения спецодежды.

Пример Коммерческого предложения

Пример оформления коммерческого предложения по продаже дверей.

Пример коммерческого предложения

Вариант оформления предложения рекламного агентства.

Пример коммерческого предложения

Пример предложения офисной мебели: коммерческое предложение.

Пример коммерческого предложения

Пример рекламы на транспорте: коммерческое предложение.

Пример коммерческого предложения

Пишем иностранцу на английском

Перед написанием коммерческого предложения за границу вспоминайте эту фразу: «Уровень вашего письма указывает на качество работы вашей организации». Вас, безусловно, поймут, но на достойное сотрудничество не рассчитывайте. Помните о первом впечатлении, его изначально портить явно не входит в ваши планы.

Письма иностранным партнёрам имеют своеобразное графическое оформление:

  • Слева на странице есть вертикальная линия.
  • Красных строк вообще нет.
  • Примерно равные размеры смысловых блоков (для доступности восприятия).
  • Пустое пространство как можно одинаково окружает сам текст. Ничего специально не двигайте. Изначально при сочинении планируйте именно такой вариант размещения.

Определитесь со стилем текста предложения:

  • Манера изъяснения: официальная, доверительная, раскрепощённая и т. д.
  • Одним письмом решаем один вопрос. Так принято. Хотите решить пару-тройку вопросов — отправьте дополнительные письма.
  • Уважайте чужие правила.
  • Сокращение слов как в обыденном разговоре — не для делового письма.

Типовая структура письма:

  • Фирменный бланк отправителя. Как правило, адрес в нём указан.
  • Адрес отправителя указывается наоборот, в отличие от нашего. Сначала Ф.И.О., дом, улица, город, страна, индекс.
  • Дата: либо в правом верхнем углу письма, либо через три строки вниз после получателя.
  • Начало письма (приветствие, послание, приглашение и т. д.).
  • Основной текст (расположение посередине всего предложения).
  • Финишное уважительное обращение.
  • Указание на возможные приложения к письму.
  • Допустимо вставить постскриптум.
  • Указать автора.

Составляем письмо на русском языке:

Пример составления письма иностранцу на английском языке

Вот так оно выглядит в переводе на английский язык:

Пример делового письма на английском языке

В обращении к иностранному контрагенту часто использует типичные фразы.

Типичные фразы для письма иностранному партнёру

Хорошим тоном считается вежливое завершение коммерческого предложения. Обычно для этого подходят следующие фразы:

Вежливое обращение при завершении письма

Какой почтой отсылать

Единого совета тут нет. Каждый выбирает удобный для себя способ. Массовые рассылки удобнее, конечно, делать по электронной почте. Возможностей у неё, безусловно, больше. И прежде всего для того, чтобы выгоднее преподнести услугу или товар. А вот передать секретную информацию лучше в виде бумажного сообщения.

Перед написанием коммерческого предложения учитывайте вариант отправки.

Образцы сопроводительных писем

Для чего составляется

Сопроводительное письмо — это краткое изложение основного послания. Носит, скорее, пояснительный характер. Составляется в следующих случаях:

  • Объёмное коммерческое предложение.
  • Содержимое разбито на составные части.

Структура сопроводительного письма

Форма письма — произвольная. Однако, стоит придерживаться определённой структуры:

  • Личное обращение. Получателю будет приятно читать письмо, адресованное именно ему.
  • Основной смысл. Кратко описываются основные момента основного письма (описание компании, выгода сотрудничества, контакты).
  • Заключение. Чаще всего содержит вежливую фразу «с уважением…», а также «подробности во вложении».

Образец сопроводительного письма

Постарайтесь составить грамотное сопроводительное письмо на английском языке. Это позволит вам:

  • Обратить на себя внимание. Не забывайте о первом впечатлении.
  • Убедить в вашей грамотности и профессионализме.

Пример сопроводительного письма на английском языке

Ждать или напоминать

После отправки коммерческого предложения иногда возникают вопросы: «Стоит ли напомнить о своём предложении? И как это сделать правильно?».

Выбирая между пассивным ожиданием и навязчивостью, стоит выбрать «золотую середину». Иначе скажем «не стать надоедливой мухой, мыслящей по шаблону». Разнообразие ситуаций порождает массу вариантов действий. Чуткость, вежливость, нескончаемое саморазвитие и хватка акулы — этот микс гарантирует удачные продажи.

Приведём пример отправки коммерческого предложения с дальнейшими действиями:

  1. Отправка письма по электронной почте или с помощью телефакса. Сперва стоит позвонить потенциальному заказчику, согласовать с ним вариант получения коммерческого предложения. Возможно, заказчик сообщит email, на который удобно переслать письмо. Вариант отправки письма по телефаксу удобен, когда предложение небольшое (1–2 листа).
  2. В день отправки желательно перезвонить и уточнить: получено ли сообщение. Спросить, всё ли понятно в письме. Обязательно задать вопрос: «Когда я могу вам перезвонить, чтобы узнать о возможности сотрудничества». Таким способом прокладывается цепочка к дальнейшим переговорам. Обычно договариваются созвониться через 3–5 дней. Инициатором звонка, в первую очередь, выступает отправитель коммерческого предложения. Именно отправитель берёт беседу под контроль — ненавязчиво диктует свои условия.
  3. В момент последующего разговора учитывайте, что получатель предложения не обязан иметь к вам никаких вопросов. Эти вопросы провоцирует отправитель. Например, если клиент не проявляет особого интереса к вашему предложению, стоит самостоятельно смоделировать вопрос вместо клиента. «Заказчики часто интересуются: в чём же основные преимущества нашей продукции (услуги) перед конкурентами». И на этот вопрос самостоятельно ответить. Таким образом проведёте дополнительную презентацию.
  4. Не факт, что клиент немедленно воспользуется вашим предложением. Обзвон делается систематически, с разумными интервалами.
  5. Дополнительно заявлять о себе можно рассылками по email.

Никто, кроме самого предпринимателя, не знает всех подробностей и нюансов своего бизнеса. При составлении коммерческого предложения обязательно учитывайте мнение компетентных сотрудников. Внимательно относитесь к критике, зачастую она положительно влияет на составление удачного предложения. Как видно из статьи, существуют определённые правила грамотного составления текста. Но опять же — это вариант шаблона. Обязательно добавьте частичку личного креатива — и попадёте в десятку!

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Сопроводительное письмо к документам | Делопроизводство

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
 

 
Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 80 комментариев

примеров писем с деловыми предложениями | Indeed.com

Компании часто работают друг с другом для получения взаимной выгоды. Сотрудничество предназначено для достижения определенного результата, например, представление предложения продукта или услуги потенциальному клиенту или предоставление решений проблем, с которыми сталкивается другая сторона. Один из эффективных способов сообщить о желании сотрудничать - это письмо с коммерческим предложением. В этой статье мы объясним, как написать письмо с коммерческим предложением, и изучим несколько образцов писем.

Что такое письмо с коммерческим предложением?

Письмо с коммерческим предложением - это документ, используемый для приглашения или предложения сотрудничества между организациями. Сотрудничество может осуществляться в форме соглашений о поставках продуктов и / или услуг, в которых указываются преимущества, которые дает сотрудничество. Вы можете отправить письмо с коммерческим предложением как часть ответа на запрос информации о вашем бизнесе, или вы можете отправить письма с коммерческими предложениями потенциальным клиентам, чтобы представить свою компанию и предлагаемые вами продукты.Вот некоторые варианты использования письма с коммерческим предложением:

  • Предложить партнерство
  • Предоставить маркетинговые услуги
  • Просить спонсорство
  • Предложить внутреннее сотрудничество
  • Предоставить решение в виде услуги или продукта

Связано: Интеграционные переговоры: определение, советы и примеры

Как написать письмо с коммерческим предложением

Чтобы ваш бизнес был хорошо оформлен и привлекателен, необходимо выполнить несколько шагов:

1.Создайте бизнес-заголовок

Напишите свою контактную информацию в верхней части письма, а затем укажите дату. Затем добавьте контактную информацию получателя. Если вы отправляете предложение по электронной почте, вы будете использовать тему с вашим именем и общей целью вместо бизнес-заголовка.

2. Правильно обратитесь к получателю

Начните тело с официального приветствия, используя правильное название получателя, например « г-н », « г-жа » или « Dr. «Например,» Уважаемый доктор Монг. "

3. Включите соответствующую справочную информацию

В первом абзаце укажите предмет вашего предложения. Вы можете описать проблему, с которой сталкивается получатель, или объяснить проект или мероприятие, над которым вы работаете.

4 Укажите цель предложения

В следующем абзаце укажите причину предложения. Излагайте условия и любые соответствующие статистические данные, которые демонстрируют ваше требование, как можно яснее и кратко.

5. Включите запрос о последующих действиях

Укажите потенциальные выгоды для получателя, а также время или возможность для дальнейшего контакта.

### 6. Закройте письмо надлежащим образом.
Поблагодарите получателя и предложите ему ответить на вопросы. Подходящее завершение: « С уважением, » или « С уважением, », за которыми следует запятая с вашей подписью и именем, напечатанными двумя строками ниже.

7. Приложите подтверждающую документацию

Приложите все записи о продажах, формы, которые может потребоваться заполнить получателю, или дополнительную информацию о вашем проекте или бизнесе.

Связано: Руководство по благодарственным письмам

Образец бизнес-предложения для маркетинговых услуг

В этом образце предлагается соглашение о предоставлении услуг по связям с общественностью и маркетингу:

Timothy Caldwell Johnson
Johnson Public Relations, Inc.
976 Stratmore Ave.
Houston, TX 75822

17 марта 2019 г.

Mr.Уильям Биллингтон, директор по маркетингу
Houston Preventative Services
62350 Hollingwood Drive
Houston, TX 96703

Уважаемый г-н Биллингтон,

Я Тимоти Джонсон из Johnson Public Relations, и после участвуя в этой области в течение нескольких десятилетий, я понимаю, с какими разочарованиями вы можете сталкиваться регулярно. Если вы похожи на других директоров по маркетингу, вы, скорее всего, столкнетесь с постоянной проблемой, пытаясь определить, как найти лучший сервис для удовлетворения ваших потребностей в связях с общественностью. У меня есть информация, которая вам понравится.

Как ведущая PR-компания Johnson Inc. уже более 25 лет предоставляет услуги по связям с общественностью таким компаниям, как ваша. Мы досконально понимаем потребности маркетинговых фирм в нашем регионе и знаем, как предоставить лучшие услуги для ваших нужд.

Мы по праву гордимся своей репутацией в предоставлении высоко оцененных услуг для клиентов с одинаково оперативным 24-часовым сроком выполнения почти каждого запроса.С помощью специальной команды мы предоставляем услуги, которые помогут вам справиться с кризисными ситуациями или управлять ими, продвигать позитивные сообщения о вашей компании, обрабатывать запросы средств массовой информации и позитивно управлять своей репутацией.

У нас есть три настраиваемых варианта, которые мы хотели бы предоставить вам:

  • * Пакет полного представительства: С помощью этого комплексного пакета Johnson, Inc. будет управлять репутацией вашей компании, создавать положительную рекламу , научите своих сотрудников эффективным методам работы со СМИ и окажите поддержку в преодолении кризисных ситуаций.Мы также обеспечиваем воодушевляющую внутреннюю PR-поддержку, чтобы помочь вашим сотрудникам полностью оценить и поддержать миссию вашей компании. *
  • * Комплексная программа внешнего представительства: В этом случае Johnson, Inc. предоставляет только сильную общественную поддержку. Мы поможем вам в разработке плана реагирования на кризисные ситуации и будем использовать поддерживающие методы, чтобы вовлечь средства массовой информации в обеспечение позитивного освещения. *
  • * Пакет антикризисного управления и контроля: Мы искренне надеемся, что кризисов никогда не произойдет. в вашей компании, однако, наш опыт показывает, что наиболее эффективная часть смягчения последствий должна быть подготовлена.Мы поможем вам разработать полный план кризисного управления и реагирования, чтобы помочь вашей компании вернуться в нормальное состояние, если что-то пойдет не так. *

Я хотел бы встретиться с вами и продемонстрировать, как мы можем устранить ваши проблемы с общественностью. Я могу позвонить вам в понедельник, 17 марта, чтобы обсудить ваши проблемы и ответить на вопросы о трех вариантах, которые мы можем предложить.

С уважением,

Тим К. Джонсон
Директор по связям с общественностью
Johnson PR Inc.

Образец бизнес-предложения для спонсорства

Этот образец предложения предназначен для спонсирования ежегодного мероприятия:

Susan McDaniel
Handy Helpout Association
987 Portsmouth Blvd.
Филадельфия, Пенсильвания 28977

22 июля 2021 г.

Г-н Джордан К. Блумфилд
Блумфилд, Меркьюри, Форд и Линкольн
2589 Mainstreet Rd.
Филадельфия, PA 36669

Уважаемый г-н Блумфилд,

От имени Handy Helpout я хотел бы поблагодарить вас за очень щедрую поддержку, которую вы оказали нашим ежегодным праздникам в течение последних нескольких лет .

В этом году у нас снова есть доступная возможность спонсорства на нашей праздничной феерии и тихом аукционе. В прошлом году благодаря нашим щедрым спонсорам, таким как вы, мы собрали более 200000 долларов, что позволило нам предоставить одежду, еду, инструктаж для собеседований при приеме на работу и помощь в подготовке резюме для тысяч клиентов в 2020 году.

В этом году мероприятие 2021 года проводится в пятницу и субботу, 15 и 16 ноября, с тремя уровнями спонсорства:

  • * Платиновый спонсор: Мы размещаем название и логотип вашей компании на наш хорошо заметный баннер и все рекламные и маркетинговые материалы для рекламы мероприятия. Мы размещаем логотип вашей компании на футболке мероприятия и приветствуем двух представителей компаний Bloomfield, Mercury, Ford и Lincoln на нашем ежегодном ужине в воскресенье, 16 ноября.Стоимость этого спонсорства составляет 7000 долларов. *
  • * Золотой спонсор: Мы выделяем название и логотип вашей компании на баннере и размещаем ваш логотип на футболке мероприятия. Стоимость этого спонсорства составляет 2000 долларов. *
  • * Серебряный спонсор: Мы размещаем логотип вашей компании на футболке мероприятия за 1000 долларов. *

    Мы надеемся на продолжение сотрудничества с Bloomfield, Mercury, Ford и Lincoln, чтобы сделать нашу праздничную феерию в 2021 году еще более успешной, чем в прошлом году.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами 2 ноября, чтобы обсудить нашу инициативу и ответить на любые ваши вопросы.

С уважением,

Susan McDaniel
Координатор
Handy Helpouts

Связано: Рекомендательное письмо: Обзор и примеры

Образец бизнес-предложения для розничного инвестора

пример компании, предлагающей инвестиционное предприятие:

Стэнли Робертсон, генеральный директор
2899 N.Pine Valley Road
Anderson, CO
(555) 555-0198
[email protected]

28 июля 2018 г.

Superior Investments, LLC
Леонард Гилман, координатор по инвестициям
5787 W. Peterborough Rd., Ste # 1513
Anderson, CO

Уважаемый г-н Гилман,

Наша компания предприняла амбициозное предприятие по повышению узнаваемости нашего бренда, и мы уже видели некоторые многообещающие результаты.

Вот несколько недавних достижений:

  • Увеличение региональных розничных продаж более чем на 250 000 долларов в последнем квартале
  • Расширение новых розничных рынков в Юго-Восточном регионе
  • Рост онлайн-продаж продажи на 27% за последние два квартала

Мы гордимся этими достижениями и достигли важной вехи в нашем прогрессе. Мы надеемся, что это продемонстрирует нашим уважаемым инвесторам, таким как вы, серьезное стремление к достижению нашей миссии.

На текущем этапе развития у нас есть прекрасная инвестиционная возможность для Superior Investments. Мы предлагаем инвестиции в размере 500 000 долларов США, которые позволят нам продолжить наше текущее агрессивное расширение, обеспечивая при этом выдающуюся прибыль вашей компании. Мы готовы обеспечить возврат 35% ваших инвестиций в течение следующих семи лет.

У нас нет никаких сомнений в том, что мы сможем завершить нашу инициативу по расширению, поскольку отзывы клиентов о качестве нашей продукции и обслуживания клиентов были положительными.Мы искренне ценим то, что вы и ваша компания являетесь частью истории нашего успеха, и по-прежнему считаем, что построение и поддержание взаимовыгодных деловых отношений является ключом к успеху.

Я очень благодарен за время, потраченное на прочтение этого предложения, и буду рад проработать дальнейшие детали. Для получения дополнительной информации или если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной. Мы очень ценим вашу поддержку.

С уважением,

Стэнли Робертсон, генеральный директор

Как написать привлекательное сопроводительное письмо к бизнес-предложению

В то время как большинство людей прикладывают много усилий для составления своего делового предложения, зачастую на сопроводительное письмо тратится всего несколько минут, что часто называют досадной формальностью.К сожалению, люди, которые упускают из виду важность сопроводительного письма делового предложения, по сути упускают прекрасную возможность установить немедленную связь с потенциальным клиентом, с которым они общаются.

Сопроводительное письмо - крючок вашего делового предложения

Поскольку коммерческое предложение (запрошенное или незапрашиваемое) в основном предназначено для продажи услуги / продукта или, по крайней мере, для подготовки к продаже, ваше сопроводительное письмо должно быть составлено специально для того, чтобы заинтересовать покупателя решением. вы предлагаете им (свой продукт и / или услугу).

Это то, что должно дать ваше сопроводительное письмо:

1. Как минимум, вы хотите, чтобы это вызвало достаточно любопытства, чтобы читатель захотел прочитать ваше резюме и полное бизнес-предложение. Таким образом, у вашего бизнеса будет достаточно времени, чтобы донести до вашего потенциального клиента и убедить его, почему у вас есть лучшее решение для его работы / проблемы и что им следует вести дела с вашей компанией.

Следует отметить, что создание сопроводительного письма (и бизнес-предложения) в виде текстового документа быстро устаревает.Если вы действительно хотите произвести впечатление на потенциального клиента и выделить свою компанию, создайте цифровое мультимедийное бизнес-предложение с помощью программного обеспечения ClientPoint и сделайте сопроводительное письмо персонализированным видео от высшего руководителя вашей компании, предпочтительно от генерального директора или Президент.

2. Вы просто не можете сбрасывать со счетов тот факт, что зачастую только ваше сопроводительное письмо читается, прежде чем предложение будет отброшено. Таким образом, помимо прикола, ваше сопроводительное письмо также должно содержать краткое изложение информации, изложенной в вашем основном деловом предложении.

Однако помните, что при составлении сопроводительного письма вы должны проявлять бережливость в своих словах. Оно должно быть кратким, по существу и очень убедительным. Вы не хотите утомлять читателя.

Чтобы произвести впечатление на читателя, а не утомлять его, мы рекомендуем вам создать цифровое мультимедийное бизнес-предложение и использовать короткое 1-2-минутное персонализированное видео вместо сопроводительного письма. С программным обеспечением ClientPoint можно быстро и легко добавить персонализированное видео к вашему цифровому бизнес-предложению.

Деловое сопроводительное письмо Mindset

Прежде чем приступить к написанию сопроводительного письма для своего делового предложения (или созданию вводного видеоролика с сопроводительным письмом), настройтесь на правильное мышление. Спросите себя, что бы вы сказали читателю / получателю вашего делового предложения, если бы у вас было всего 1-2 минуты времени, чтобы поговорить с ним или с ней и выиграть их бизнес?

За этот короткий промежуток времени вы должны обсудить наиболее важные моменты, касающиеся их требований, решения, которое вы можете предложить, и конечных результатов, которые ваше решение предоставит им.Запишите их, и вы готовы приступить к составлению сопроводительного письма.

Основные принципы сопроводительного письма к коммерческому предложению

  • Ваше сопроводительное письмо должно быть написано на деловых бланках в электронном формате, а еще лучше - создать видео. Обратите внимание, что печатные сопроводительные письма и деловые предложения на бумаге ушли в прошлое, поэтому не используйте их. Вместо этого используйте бизнес-предложение в высококачественном цифровом формате, например формат, используемый программным обеспечением ClientPoint Software .
  • Если вы пишете сопроводительное письмо вместо создания видео, заголовок должен включать название вашей компании, ваш адрес и вашу контактную информацию.
  • Начните с написания имени получателя (возможно, с его обозначением), затем укажите имя и контактную информацию компании получателя.
  • Добавьте дату.
  • Обращайтесь к получателю как «Уважаемый господин / госпожа». если в прошлом вы общались с этим человеком на официальных условиях и ваше деловое предложение не было запрошено.С другой стороны, если вы хорошо знаете этого человека, вы можете использовать его имя.
  • Закройте письмо словами «С уважением» или «Искренне», в зависимости от вашего отношения к читателю.

Итак, на этом этапе ваше сопроводительное письмо должно выглядеть примерно так:

Название вашей компании

1234, Bentree Complex, Addison Pkwy

Addison, TX 97692

(123) 555-1234 | yourcompany.com | [email protected]

К,

г.Питер Коулман, генеральный директор

Receiver Industry,

Carmichael Street.

Даллас, Техас 75248

1 марта 2018 г.

Уважаемый мистер Коулман,

С уважением,

Сьюзан Дэвис

Теперь, когда форматирование закончилось (это был наш шаг 1), вы можете приступить к работе над основной частью сопроводительного письма. Это информация, которую вы должны включить в нее (обратите внимание, что если вы создаете персонализированное видео вместо сопроводительного письма, это все равно то, что вам следует обсудить):

Шаг 2: требование / проблема

Почему они обратились к вам за помощью / услугами или в чем их проблема, которую вы можете им помочь? Если покупатель попросил вас отправить ему коммерческое предложение, вы можете начать первый абзац, просто указав это.Итак, начните с: «В соответствии с нашим обсуждением на такую-то дату ...» или «Как мы обсуждали на нашей последней встрече ...», а затем переходите к изложению проблемы / требования в одном предложении.

Если вы разделяете хорошие отношения с получателем, вы также можете начать с чего-то вроде этого: «Мы в нашей компании очень рады возможности представить предложение, которое поможет вашей компании решить проблему XYZ».

Если вы отправляете незапрошенное коммерческое предложение, откажитесь от формальностей и сразу воспользуйтесь ловушкой.Вам нужно по-настоящему взрывное заявление, которое заставит вашего читателя сесть и обратить на него внимание. Нет ничего лучше, чем вопрос или денежные последствия проблемы, которую они должны вызвать, чтобы вызвать сильные эмоции. Например:

  • Как бы вы хотели снизить энергозатраты на вашем производственном предприятии на 60% за 90 дней?
  • Средняя компания ежедневно теряет 1000 долларов из-за потерь электроэнергии! Наше решение устраняет эту потерю энергии.
  • Как бы вы хотели увеличить продажи на 40% в следующие 6 месяцев, снизив при этом свои маркетинговые расходы?
  • Привлечение нового клиента обходится вашему бизнесу в 3 раза больше, чем удержание существующего.Наше решение поможет вам увеличить удержание ваших клиентов более чем на 80%.

Это должен быть первый абзац вашего сопроводительного письма. Вы также можете описать здесь свой продукт / услугу одним предложением и быстро добавить несколько слов о том, как вы помогли другим компаниям в их отрасли достичь выдающихся результатов. Вот пример того, к чему мы стремимся:

Первый абзац запрошенного предложения: Согласно нашему обсуждению 12 февраля, мы знаем, что вы заинтересованы в переходе к более энергоэффективной производственной среде.Наша компания имеет более чем 15-летний опыт установки энергоэффективных производственных систем в различных отраслях промышленности, и мы помогли многим нашим клиентам снизить затраты на электроэнергию на целых 35%.

ИЛИ

Мы в нашей компании рады представить предложение, которое поможет вашей компании снизить маркетинговые расходы и значительно повысить рентабельность инвестиций в маркетинг как минимум на 30%.

В сопроводительном предложении мы изложили, как мы можем помочь вам перейти от простых попыток привлечь новых клиентов к новому мощному двойному подходу, который поможет вам увеличить удержание ваших существующих клиентов более чем на 80% и сохранить их лояльность, пока в то же время помогая вам найти и привлечь новых клиентов по цене, которая на 30% меньше, чем ваши текущие затраты на привлечение новых клиентов.

Незапрашиваемое предложение: Как бы вы хотели снизить затраты на энергию для производства до 35% в течение 60 дней? В течение последних 15 лет наша компания помогает производственным компаниям вашей отрасли значительно снизить потребление электроэнергии, сэкономив им миллионы долларов.

Шаг 3: Решение

Расскажите читателю, что вы можете здесь подать. Обсудите анализ, который вы проводите, чтобы оценить проблему, и предлагаемые вами решения.Лучшее форматирование - использовать маркированный список после одного или двух предложений по анализу проблемы. Этот список должен объяснять цели, которых вы собираетесь достичь с помощью своего продукта / услуги. Так выглядит шаг 3:

Мы проанализируем / проанализировали (если применимо) весь процесс маркетинга и продаж вашей компании, и мы обнаружили, что благодаря использованию нашей услуги ваша компания:

  • Повышение узнаваемости бренда
  • Повысить рентабельность инвестиций в маркетинг более чем на 40%
  • Оптимизируйте предпродажный и послепродажный процесс
  • Ориентируйтесь на новые сегменты клиентов, включая незадействованную местную клиентскую базу, и снизьте затраты на привлечение новых клиентов более чем на 20%

Шаг 4: Преимущества

Ответьте на важный вопрос, почему получатель должен тратить свое драгоценное время на чтение вашего предложения.Помните, что речь идет не о выделении особенностей вашего продукта / услуги. В этом разделе вы очень четко указываете, что получит бизнес-получатель, если купит ваше решение. Используйте что-то вроде:

Используя этот новый подход к маркетингу и продажам, мы можем помочь вашей компании увеличить доход более чем на 40%, в то же время создав оптимальную среду для прямого маркетинга ваших будущих продуктов.

Пока у вас должно быть не более 2-3 абзацев и маркированный список.

Ваша квалификация (необязательно)

В четвертом абзаце кратко укажите, почему и как ваша компания наиболее квалифицирована для решения проблемы, с которой сталкивается компания-получатель. Например, вы можете сказать читателю, что ваша команда имеет более 50 лет совокупного опыта в маркетинге или что в вашей команде есть всемирно известные отраслевые эксперты, которые работали с ведущими маркетинговыми компаниями или компаниями из списка Fortune 500. Однако не стоит здесь делать высоких заявлений.Излагайте факты о том, что вы можете сделать, и не лгите.

Шаг 5: призыв к действию

Наконец, завершите сопроводительное письмо (или видео) к вашему предложению, рассказав читателю, что вы хотите, чтобы он / она сделал дальше. Это может быть словесное побуждение продолжить чтение вашего предложения полностью или связаться с вами, чтобы ответить на любые их вопросы или запросить дополнительную информацию. Можно сказать примерно так:

  • После того, как вы ознакомитесь с прилагаемым предложением, свяжитесь с нами по телефону (123) 555-1234, чтобы мы могли ответить на любые ваши вопросы.
  • В нашем коммерческом предложении содержится подробная информация о том, что мы сделали, чтобы помочь нескольким другим нашим клиентам в вашей отрасли, и о результатах, которых мы для них достигли.
  • Я позвоню вам в понедельник, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть, и возможность совместной работы. Мы уверены, что разработаем индивидуальный план, который идеально соответствует требованиям вашей компании.

Еще несколько мыслей о том, как написать выигрышное сопроводительное письмо к бизнес-предложению

1.Как правило, в сопроводительном письме не следует указывать стоимость услуги / продукта. Из этого правила есть два исключения:

  • Если ваша более низкая стоимость дает вам явное преимущество перед конкурентами.
  • Если ваша благоприятная цена может повлиять на решение о покупке в вашу пользу.

Однако помните, что если вы используете стоимость в своей маркетинговой стратегии, она должна быть либо самой низкой стоимостью, либо предлагать абсолютную наилучшую ценность (самый высокий ROI). Последнее, что вы хотите сделать, - это сказать читателю, что вы - компания с самым дорогим решением / продуктом, поскольку это может немедленно исключить вашу компанию из процесса выбора.

2. Отредактируйте, а затем снова отредактируйте. Для этого шага просто нет ярлыка. Прочтите и перечитайте сопроводительное письмо. Орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки в сопроводительном письме создадут плохой образ непрофессионализма, которого вы не хотите и который является поцелуем смерти.

3. Сопроводительное письмо должно быть не более одной страницы.

4. Ваше сопроводительное письмо не должно быть о вашей компании. Это должно быть о компании клиента и о том, как вы можете решить серьезную проблему, которая у него есть, или удовлетворить главную потребность, которая у него есть.Итак, пишите с точки зрения самой большой выгоды, которую вы им принесете.

5. Не делайте никаких заявлений, которые вы не можете подтвердить в своем деловом предложении.

Конечный результат

Вот как будет выглядеть сопроводительное письмо к вашему бизнес-предложению после выполнения вышеупомянутого пятиэтапного подхода.

Название вашей компании

1234, Bentree Complex, Addison Pkwy

Addison, TX, 97692

(123) 555-1234 | Ваша компания.com | [email protected]

К,

Г-н Питер Коулман, генеральный директор

Receiver Company,

Carmichael Street.

Даллас, Техас 75248

1 марта 2018 г.

Уважаемый мистер Коулман,

Мы в компании XYZ рады возможности представить предложение, которое поможет вашей компании значительно снизить затраты на маркетинг. В сопроводительном бизнес-предложении мы обрисовали в общих чертах, как мы можем помочь вашей компании перейти от простых попыток привлечь новых клиентов к новому мощному двойному подходу, который поможет вам увеличить удержание ваших существующих клиентов более чем на 80%, в то же время ориентируясь на и привлечение новых клиентов при затратах на привлечение клиентов, которые на 30% ниже, чем вы тратите сейчас.

После тщательного анализа вашего непрерывного процесса маркетинга и продаж мы обнаружили, что, включив нашу запатентованную маркетинговую систему Dual Approach, мы можем помочь вашей компании:

  • Повышение узнаваемости бренда
  • Расширение и использование сарафанного радио
  • Повысьте рентабельность инвестиций как минимум на 40%
  • Оптимизируйте предпродажный и послепродажный процесс
  • Ориентируйтесь на новые сегменты клиентов, включая незадействованную местную клиентскую базу, и снизьте затраты на привлечение новых клиентов более чем на 30%

Используя эту новую систему маркетинга и продаж, ваша компания может увеличить выручку почти на 40% и создать оптимальную среду для маркетинга ваших будущих продуктов.

Прилагаемое предложение включает подробную информацию о том, как мы помогли другим компаниям в вашей сфере достичь своих целей в области брендинга и маркетинга. Вы также найдете примеры работы, которую мы проделали в вашем секторе.

Позвоните нам по телефону (123) 555-1234, если у вас есть какие-либо вопросы или вам потребуется дополнительная информация. Мы уверены, что сможем составить индивидуальный план, соответствующий требованиям вашей компании.

С уважением,

Сьюзан Дэвис

Как поддержать ваше сопроводительное письмо потрясающим бизнес-предложением

Теперь, когда у вас есть отличное сопроводительное письмо или вступительное видео, вам нужно подкрепить его впечатляющим цифровым мультимедийным бизнес-предложением, которое поможет вам победить своих конкурентов и завоевать клиентов.С помощью программного обеспечения ClientPoint вы можете легко добавить в свое бизнес-предложение следующие элементы, чтобы привлечь больше клиентов:

1. Используйте персонализированное видео-введение вместо письменного сопроводительного письма. Персонализированное видео-введение намного более впечатляюще и эффективно для завоевания клиента, чем использование письменного сопроводительного письма. Когда вы используете персонализированное видео-введение в начале своего делового предложения вместо письменного сопроводительного письма, вы увидите, что привлечете гораздо больше клиентов.

2. Используйте видео с отзывами клиентов и видео с примерами клиентов вместо письменных отзывов и тематических исследований. Опять же, видео - гораздо более мощный и эффективный способ привлечь внимание потенциальных клиентов и убедить их нанять вас.

3. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам расширенные инструменты аналитики и отслеживания бизнес-предложений, чтобы вы всегда знали, когда и сколько раз ваш клиент открывает ваше предложение, какие страницы они читают, какие видео смотрят, сколько времени они тратят на чтение каждой страницы или просмотр каждой из них. видео, а также кто и сколько раз делится вашим бизнес-предложением с другими людьми в своей организации.Сравните это с простой отправкой вашего предложения в формате PDF по электронной почте и незнанием, получил ли ваш клиент его или даже прочитал.

4. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам уведомления и предупреждения в режиме реального времени для немедленного взаимодействия с вашими потенциальными клиентами, чтобы вы точно знали, когда с ними связаться, вместо того, чтобы гадать и не знать, когда вам следует с ними связаться.

5. Программное обеспечение ClientPoint предоставляет вам подпись, позволяющую вашим потенциальным клиентам быстро и легко подписать и одобрить ваше предложение вместо того, чтобы распечатать, подписать, отсканировать, отправить по электронной почте или факсу ваше принятое предложение.

Щелкните здесь, чтобы запланировать БЕСПЛАТНУЮ демонстрацию программного обеспечения ClientPoint

Хотите больше?

Ознакомьтесь с этими образцами сопроводительных писем бизнес-предложений со всего Интернета. Некоторые из них идеально следуют плану из 5 шагов, в то время как другие пропустили шаг или два в соответствии со своими конкретными требованиями / ситуацией.

Шаблон сопроводительного письма к предложению

- предложение для НПО

В нашей предыдущей статье мы обсуждали, как лучше всего использовать сопроводительные письма с предложениями.Сегодня мы включили образец сопроводительного письма, чтобы дать вам лучшее представление о том, как оно может выглядеть. Также прилагается шаблон, на котором мы основали образец.

Образец сопроводительного письма к предложению

Уважаемый мистер Джон Дон,

Я рад приложить сюда наше предложение по Адаптация к изменению климата: агролесоводство и устойчивые методы ведения сельского хозяйства в Кауле, Непал , которое будет реализовано KEN. Мы надеемся, что это предложение позволит вам принять решение о поддержке этого проекта в ближайшие недели.KEN запрашивает 1 029 300 NPR из Фонда малых грантов посольства для местных НПО.

KEN последний раз получал финансирование от посольства два года назад на восстановление после землетрясения. С нашей последней встречи с вашими сотрудниками мы понимаем, что посольство стремится повысить устойчивость до следующего крупного бедствия. Наш проект напрямую решает эту проблему.

Адаптация к изменению климата - это проект, направленный на повышение устойчивости мелких фермеров к последствиям изменения климата и открытие новых возможностей для получения доходов.С вашей поддержкой мы сможем избавиться от зависимости от товарных культур и диверсифицировать доходы фермеров, что обеспечит лучший и устойчивый образ жизни для всех 762 жителей Кауле в течение 12 месяцев.

Я буду рад ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть по поводу предложения. Со мной можно связаться по адресу [email protected] или + 977-xxx-xxx xxx.

Мы еще раз благодарим вас за внимание и ждем от вас ответа.

С уважением,

Рама Тхапа

Скачать готовые шаблоны писем

Шаблон сопроводительного письма к предложению

Вот шаблон сопроводительного письма к предложению.Приведенный выше образец был использован с этим шаблоном в качестве основы. Этот шаблон имеет формат печатного письма. Если сопроводительное письмо предназначено для отправки по электронной почте, переформатируйте его в соответствии с приведенным выше образцом.

Редактируемый файл документа Word также доступен ниже. Все [красный текст в скобках] должны быть заполнены и настроены НПО. Не забудьте снять скобки и красный цвет перед отправкой донору!

Этот образец был изменен в целях обучения и наращивания потенциала.

Как написать убийственное сопроводительное письмо к запросу предложений: шаблон, примеры, советы

Наконец-то вы закончили с тем запросом предложения, над которым работали часами. Вы использовали ответы из своего программного обеспечения для управления запросами предложений, предыдущие запросы предложений или разговаривали с профильными экспертами (МСП), чтобы найти ответы. И ты чувствуешь себя неплохо. В конце концов, ваша компания должна выиграть этот бизнес - вы это заслужили.

Теперь все, что осталось сделать, это наклеить на него сопроводительное письмо RFP и перейти к следующему RFP.Но подождите, не так быстро. Когда вы в последний раз читали стандартное сопроводительное письмо к запросу предложения? Мол, на самом деле прочитал Если это было давно, возможно, пришло время еще раз взглянуть и убедиться, что он передает правильное сообщение.

В этом посте будет рассмотрено, почему сопроводительное письмо RFP имеет значение, основы того, что оно должно охватывать, советы по написанию письма-победителя, пример и шаблон, который можно использовать для начала.

Загрузите шаблон сопроводительного письма RFP.

Если вы похожи на большинство компаний, ваше сопроводительное письмо можно резюмировать следующим образом: «Уважаемый г-н.или г-жа Компания ⁠— Большое спасибо за эту возможность. В этом предложении вы найдете наши ответы, соответствующие запрошенным спецификациям. Спасибо за внимание ».

Не очень привлекательный способ представиться следующему потенциальному клиенту. Подумайте об этом так: представьте, что вы предложение, оживите. Вас направляют в компанию, которая выпустила запрос предложений, для личного выступления. Нет проблем, вы потратили часы на сотрудничество со своей командой, чтобы убедиться, что вы эксперт, дающий правильный ответ на каждый вопрос.Вы готовы, вам нужно только одеться, чтобы произвести хорошее впечатление. Итак, что ты носишь?

Если в вашем сопроводительном письме содержится что-то вроде введения выше, вы не делаете все возможное. И, честно говоря, вы, вероятно, вообще не производите никакого впечатления. С другой стороны, отличное сопроводительное письмо - это как появиться в сшитом на заказ костюме с крепким рукопожатием и теплой улыбкой.

Вы тратите часы на заполнение запросов предложений, так почему же вы должны тратить еще больше времени на составление сопроводительного письма к запросу предложений? Сопроводительное письмо RFP - это инструмент продаж, о котором часто забывают.Это недорогой способ донести ваше сообщение до людей, которые решают, выиграет ли ваше предложение. Сопроводительное письмо RFP занимает очень мало времени (особенно если вы используете наш шаблон ниже) и предлагает вам еще один способ выделиться среди конкурентов.

Сопроводительное письмо запроса предложения также можно использовать для:
  • Создайте или углубите связь между вами и вашим покупателем
  • Укрепите свой бренд, ценности и знания
  • Продвигайте свои ключевые отличия

Независимо от того, как вы используете сопроводительное письмо RFP и что вы в него вставляете, помните, что человек, получающий его, - это всего лишь ⁠ - человек.В зависимости от качества сопроводительного письма они прочитают, просмотрят или полностью проигнорируют его. Те, что запоминаются, либо ужасающе плохи, либо необычайно хороши. Сделайте свое сопроводительное письмо незабываемым по правильным причинам.

Сопроводительное письмо RFP должно включаться как обычная часть каждого предложения, но это всего лишь один компонент. Но мы здесь, чтобы сосредоточиться на первом впечатлении, поэтому давайте разберемся с ним.

Состав сопроводительного письма:

  1. Адресаты
  2. Приветствие и знакомство
  3. Краткое изложение потребностей в запросе предложений
  4. Ваша квалификация и отличия
  5. Спасибо и закрываю

Сопроводительное письмо к запросу предложений должно быть:

  • Будьте первой страницей вашего ответа на запрос предложения, за которым следует резюме и предложение.
  • Представьте свою компанию ключевым лицам, принимающим решения, и тем, кто рассматривает ваше предложение.
  • Будьте разговорчивыми, искренними и уверенными ⁠ - но не откровенным коммерческим предложением
  • Предложите обзор вашего понимания потребностей компании
  • Четко укажите, почему ваш бизнес обладает уникальной квалификацией, чтобы выиграть бизнес
  • Если возможно, выскажите свое видение будущего партнерства и того, как вы можете помочь бизнесу в достижении его целей

1.Обращайтесь к нужным людям

Кто будет рассматривать ваше предложение? Если вы еще не знаете, узнайте. Свяжитесь с контактным лицом и спросите имена основных контактов, которые будут влиять на решение. Это может быть комитет людей или сочетание специалистов по закупкам, заинтересованных сторон и руководителей.

Специально направив сопроводительное письмо к предложению ключевым контактам, вы быстро установите соединение и мгновенно повысите шансы, что они действительно прочтут письмо.Вы также укрепляете идею о том, что вы не только хорошо подходите на основе своей квалификации, но и вкладываете средства в развитие более глубоких отношений, чтобы стать стратегическим партнером, а не просто еще одним поставщиком. Если вы начнете с фразы «Кому это может быть интересно», вы отправите сообщение о том, что использовали шаблон сопроводительного письма, не сделали уроки и не особо заботитесь о выигрыше в бизнесе.

2. Сохраняйте свежесть и будьте человечны

Поставьте себя на место получателя ⁠— Вы только что получили десятки предложений от поставщиков, которые более или менее предоставляют такие же услуги.Вы начинаете просеивать ответы на запросы предложений, которые, по общему признанию, вероятно, довольно сухие. Это немного сложный и повторяющийся процесс.

Итак, если сопроводительное письмо начинается с чего-то вроде «Спасибо за возможность заработать на своем бизнесе», это только добавляет скуки. Это классическая и поношенная линия открытия. Хотя быть скромным и благодарным - это хорошо, гораздо лучше быть уникальным и запоминающимся. Недавняя публикация APMP в Winning the Business,

«… никогда не начинайте сопроводительное письмо с« спасибо ».«Это скучно, и почти все так делают. Эта, казалось бы, уважительная благодарность не помогает вашей организации выделиться и не вдохновляет читателя продолжать читать ».

Далее в статье рекомендуется начать с чего-то конкретного и комплиментарного в отношении бизнеса. Это выполняет две вещи; он быстро показывает, что это не обычное сопроводительное письмо к предложению по типу копирования и вставки, одновременно подтверждая, что вы сделали домашнюю работу и осознали цели бизнеса.

Во все более автоматизированном и эффективном мире легко забыть о людях, стоящих за процессом.Даже если вы используете программное обеспечение для автоматизации запросов предложений, чтобы быстро заполнить сам запрос, сопроводительное письмо дает возможность быть искренним и человечным.

3. Используйте форматирование, чтобы привлечь их внимание

Ваше сопроводительное письмо поможет вам выиграть бизнес, только если его действительно прочитают нужные люди. Убедитесь, что сопроводительное письмо вашего предложения выглядит привлекательно, доступно и не слишком плотно. Помните, что вы пытаетесь произвести впечатление, а не вникать в каждую деталь своего предложения.

Ваше сопроводительное письмо должно занимать только одну страницу.Это означает, что вы должны с умом использовать пространство. Есть три основных места, где у вас есть лучший шанс зацепить читателя: первое предложение, центр страницы и закрытие.

  • Открытие ⁠— Как было предложено выше, используйте уникальное и эффектное предложение, чтобы открыть сопроводительное письмо
  • Center ⁠— Используйте маркированные списки, чтобы выделить свои отличия, не вызывая специально своих конкурентов. Включите то, в чем вы преуспеваете, например, поддержку клиентов, своевременную доставку, передовые функции, добавленную стоимость, планы роста и т. Д.
  • Завершение ⁠ - Используйте четкий и прямой призыв к действию (см. Совет шесть ниже).

Если вы можете привлечь читателя в любую из этих областей, они с гораздо большей вероятностью найдут время, чтобы прочитать все ваше сопроводительное письмо.

4. Расскажите сказку и выразите свое понимание

У вас есть история успеха с похожим клиентом, которая могла бы повысить ваш авторитет? Расскажите, но будьте краткими. Расскажите, как партнерство было взаимовыгодным, как вы добились отличного обслуживания клиентов или как вы смогли проактивно решать проблемы. Это укрепит ваше понимание их бизнеса и целей.

Помимо рассказа истории, вы можете использовать сопроводительное письмо к предложению, чтобы выразить свое понимание их боли.Каждый запрос предложения начинается с потребности, и вы получили запрос предложения, потому что компания считает, что вы можете удовлетворить эту потребность.

Отношения между покупателями и продавцами развиваются. Все больше и больше компаний ищут долгосрочного партнера, который будет активно находить возможности для достижения выгод для обеих сторон. Издатели RFP хотят получить прибыль, но им также нужен поставщик, который инвестирует в их успех.

5. Оставайтесь верными своему бренду

Ваша компания не зря была включена в процесс подачи заявок, поэтому оставайтесь верными образу, ценностям и тону вашего бренда.Тот факт, что процесс запроса предложения является формальным, не означает, что ваше сопроводительное письмо к запросу предложения обязательно. Если ваша компания гордится своей практичностью, используйте этот стиль во всех своих коммуникациях.

Недавно я разговаривал с нашим постоянным экспертом по RFP и соучредителем RFP360 Дейвом Халсеном о важности сопроводительных писем RFP. За время работы в сфере закупок он получил сотни сопроводительных писем, поэтому я спросил, есть ли какие-нибудь памятные тенденции, которые вызывают тревогу. Несколько раз он обнаруживал, что читает сопроводительные письма, которые сбивали его с толку.Он рассказал о своей реакции на эти высказывания:

«Я бы отправил поставщикам запросы предложений на основе увлекательных бесед, в которых я чувствовал, что поставщик понимает, что мне нужно. Затем я читал роботизированные, скучные сопроводительные письма с предложениями и дважды в уме. Что случилось с приветливым, чутким продавцом, который разбирался в моем бизнесе? »

Убедитесь, что тон вашего сопроводительного письма точно соответствует вашему бренду и основывается на отношениях, которые вы установили.Не сбивайте с толку потенциальных клиентов, подходя к ним в неузнаваемом стиле.

6. Завершите с призывом к действию, контактной информацией и подписью

Хотя сопроводительное письмо должно быть дружелюбным, понятным и искренним; это тоже часть продажи. Как и при любом хорошем коммерческом общении, следует четко указать, что вы хотите, чтобы они сделали дальше и с кем они могут связаться, чтобы продолжить.

Завершите сопроводительное письмо запроса предложения призывом к действию, например:

  • По любым вопросам обращайтесь.
  • Сообщите мне, могу ли я связать вас с другим клиентом для получения рекомендации

И последний штрих к победившему сопроводительному письму RFP - собственноручная подпись.Может показаться, что это не так уж важно, но это приятный штрих и последний способ продемонстрировать свои инвестиции в победу в торгах.

Даже для профессионалов в области предложений сложно создать новое сопроводительное письмо с нуля, поэтому ниже вы найдете пример, который поможет вам начать работу над следующим отличным сопроводительным письмом к RFP. Ниже вы увидите, как должно выглядеть сопроводительное письмо. Чисто, лаконично и легко читается.

Шаблон сопроводительного письма к запросу предложений

Готовы приступить к составлению собственного сопроводительного письма к запросу предложения? Ознакомьтесь с этим шаблоном, который предоставляет руководство по использованию приведенного выше примера для создания собственного убийственного сопроводительного письма RFP.

Шаблон сопроводительного письма к запросу предложений

Руководство по написанию резюме

Знаете ли вы разницу между резюме и сопроводительным письмом к запросу предложения? Узнайте больше в этом блоге, в котором рассказывается, как написать заметное резюме. Он также предлагает пример и шаблон, которые вы можете скачать.

Как написать заметное резюме

Лучшие инструменты ответа на запросы предложений

Хороший инструмент для запроса предложений может иметь решающее значение. К счастью, для специалистов по предложениям доступно множество отличных инструментов и ресурсов.В этом блоге есть рекомендации по любому вопросу, от управления запросом предложений до разработки предложения.

20 лучших инструментов ответа на запросы предложений на 2020 год

Шаблоны предложений RFP и инструменты

Ищете вдохновение, чтобы освежить свой шаблон предложения? Мы собрали отличные примеры предложений, а также инструменты для их создания. Изучите все возможности и вдохните новую жизнь в свое следующее предложение.

Шаблоны, форматы и инструменты предложений: быстрее создавайте более качественные ответы на запросы предложений

5 простых шагов к написанию лучшего сопроводительного письма к предложению…

Сопроводительные письма к предложению.

Эта фраза вселяет страх в ваше сердце? Или, по крайней мере, вызвать у вас беспокойство?

От заявлений о приеме на работу до деловых предложений, написать хорошее сопроводительное письмо, резюме или какое-либо другое введение - непросто.

Итак, этот пост предоставит вам простой и понятный пятиэтапный процесс создания потрясающего ИНДИВИДУАЛЬНОГО сопроводительного письма для каждого отправляемого вами предложения.

Сопроводительное письмо к предложению важно. Это первое впечатление от вашего предложения на потенциального клиента.Он задает тон, к лучшему или к худшему. А его написание иногда может прояснить, что следует или не следует включать в ваше предложение.

Это не должно быть чем-то, что вы вместе перед тем, как перейти к «сути» предложения, или скучному упражнению «заполнить пробел», которое в конечном итоге звучит более консервативно, чем у Кэмпбелла.

Больше никаких объемных и неуклюжих сопроводительных писем.

Но, в то же время, вы не можете час за часом создавать изделие на заказ.У вас есть сделка, ожидающая исполнения этого предложения.

Итак, вам нужна хорошая формула письма.

Я заимствую из схемы, которую моя коллега Дженнифер изложила в своем сообщении с кратким изложением предложения. Она знает, в чем дело, поскольку за время работы в мире цифровых агентств написала десятки сопроводительных писем и резюме.

Если вы ищете, почему и когда, а также что можно и чего нельзя писать одному из этих плохих парней, обязательно ознакомьтесь с ее постом.

Теперь давайте рассмотрим, кто, что, где и как здесь, включая несколько примеров.

Краткое содержание и сопроводительное письмо

Что на самом деле означают эти фразы ?

Это сложно, потому что термины «краткое изложение» и «сопроводительное письмо» иногда используются как синонимы в мире предложений.

Я имею в виду, я просто использовал и то, и другое во вступлении к этому посту.

Я фотографирую преступника.

Вы также можете услышать другие термины, такие как обзор или введение, которые используются при написании этой части предложения.Но будьте уверены, мы все говорим об одном и том же.

Вид.

Технически, есть нюанс того, как каждый из этих разделов функционирует в предложении B2B.

Во-первых, сопроводительное письмо к предложению и краткое изложение имеют некоторые общие черты:

  • Они должны появиться в начале вашего предложения.
  • Они должны быть не более одной страницы.
  • Они должны быть ориентированы на перспективу.
  • Они НЕ должны быть чрезмерно продажными или резкими.
  • Они НЕ должны быть детальным повторением всего предложения.
  • Они должны заинтересовать получателя, чтобы он продолжил читать.

Вот где они различаются.

Что такое сопроводительное письмо к предложению?

Сопроводительное письмо к предложению:

  • Более разговорный.
  • Отформатировано как письмо с приветствием и подписью.
  • Не содержит стратегии или исполнения.
  • Может быть более убедительным (например, как в сопроводительном письме к работе упоминается, почему вы для нее лучший человек).

Что такое резюме предложения?

Краткое изложение предложения:

  • Может быть оформлен как выписка.
  • Рассказывает о том, как вы предоставляете решения для своих клиентов, и о влиянии (свидетельстве) ваших решений.
  • Остается на довольно высоком уровне.

Иногда потенциальный клиент указывает, что ваше предложение должно включать одно или другое или оба, например, когда вы отвечаете на RFP. Однако, если нет спецификаций клиента, вам решать, какую из них включить, как вы ее напишите и структурируете, и что вы хотите обозначить для этого раздела в своем документе с предложением.

Хорошо, теперь давайте приступим к письму - с несколькими примерами, которые помогут вам наглядно представить шаги и советы.

Как написать сопроводительное письмо для вашего предложения за 5 простых шагов

Один из самых сложных аспектов написания сопроводительного письма - включить всю информацию, которую вы хотите передать, при этом сделать ее максимально краткой и одновременно увлекательной или даже развлекательной.

Ничего страшного. Вот как этого добиться всего за пять шагов.

Шаг 1: Привлекайте их внимание
Шаг 2: Покажите, что вы понимаете задачу
Шаг 3: Покажите, что у вас есть правильное решение
Шаг 4: Покажите свою работу
Шаг 5: Скажите им, что будет дальше

Шаг 1. Привлекайте их внимание

«Snoozefest Co.рада представить вам это предложение ».

Они правда?

Для потенциального клиента это выглядит примерно так: «Snoozefest Co. изучает предложения по этому предложению, чтобы мы могли обналичить ваш чек».

Это первое, что потенциальный клиент прочитает в вашем деловом предложении! Это требует некоторого внимания.

Вот несколько примеров более эффективных способов открыть сопроводительное письмо.

Пример сопроводительного письма 1 - Бизнес-консалтинг

Пример сопроводительного письма 2 - Электрооборудование

Пример сопроводительного письма 3 - Связи с общественностью

Почему эти примеры работают

Они делают упор на клиента.

Поздравьте их с недавним (соответствующим) достижением компании. Покажите, что вы понимаете, что значит быть на их месте. Предложите забавный факт или отраслевую статистику, которые сигнализируют о том, что вы уже думаете об их рыночной нише.

Они возбуждают любопытство.

Проложи свой путь к успеху. Каждый из этих примеров первого абзаца вызывает возбуждение, любопытство и волнение по поводу того, что потенциальный клиент будет читать дальше и на протяжении всей остальной части предложения. Задайте вопрос.Не давайте пока все ответы. (что такое «свет в конце туннеля»?)

Они начинают ссылаться на болевую точку.

В следующих нескольких абзацах вы более подробно расскажете о задачах, которые решаете, но было бы хорошо, если бы они оказались на вершине. Это могло бы быть более явным, как в примере 1 (как перейти от хорошего к отличному, когда вы уже в полной мере), или могло бы быть более тонким, например, как конкретное упоминание «исторического дома» начинает создавать проблему. в примере 2.

Шаг 2. Покажите, что вы понимаете задачу

Иногда, когда мы пишем, мы замалчиваем болевые точки. Может быть неловко писать о проблемах, с которыми кто-то сталкивается в своей профессиональной жизни; вы не хотите говорить о том, что они не знают, что делают или плохо справляются со своей работой.

Однако в сопроводительном письме важно вникнуть в «болевую точку», которую они чувствуют, чтобы закрыть сделку. Демонстрация того, что вы понимаете, с какими препятствиями они сталкиваются, - лучший способ позиционировать вашу компанию как единственное решение их проблем.(См. Шаг 3.)

Но избегайте любых побуждений говорить о себе. Это может выглядеть так: «Посмотри, какой я умный!» Опять вернемся к потенциальному клиенту. Хороший способ сделать это - использовать в этом разделе слово «вы» чаще, чем «я» или «мы».

Пример сопроводительного письма 4 - Юридические услуги

Пример сопроводительного письма 5 - SaaS / Social

Пример сопроводительного письма 6 - Страхование

Почему работают эти примеры:

Они говорят то, что вероятнее всего думает потенциальный клиент.

Покажите, что вы понимаете все аспекты проблемы потенциального клиента, выдвигая возражения до того, как они успеют сделать это, а затем опровергать их. Юридическая консультация - это слишком дорого и сложно? Не тогда, когда вы с нами сотрудничаете!

Они бесплатные.

Немного подбодрите своих потенциальных клиентов. Они не сталкиваются с этими проблемами, которые вы так хорошо понимаете, потому что они плохо справляются со своей работой. Нет, может это просто проблема с ресурсами! Как и в примере 5, вы можете позиционировать свою команду как экспертов, которые берут сложные задачи с рук.

Они демонстрируют преимущества ведения бизнеса с экспертом.

Подари им душевное спокойствие. Вы делали это раньше, и это не ваше первое родео. Вы видите и понимаете всю проблему, чтобы помочь клиентам избежать проблем до того, как они возникнут.

Шаг 3. Покажите, что у вас есть правильное решение

Хорошо, СЕЙЧАС ты можешь говорить о себе. С некоторыми предостережениями:

  1. Сохраняйте актуальность. Победа вашей компании в конкурсе Best Float на местном параде - это круто, но сейчас не время.
  2. Будьте лаконичны. Пришло время поднять ваше решение.
  3. И сохраняйте оптимизм, не преувеличивая. Вы хотите, чтобы ваше решение выглядело привлекательно, но не выписывайте чеки вместе с сопроводительным письмом, которые нельзя обналичить по остальной части предложения.

Пример сопроводительного письма 7 - Solar

Пример сопроводительного письма 8 - Веб-дизайн

Пример 9 сопроводительного письма - PR

Почему эти примеры работают

Держат все на высоком уровне

Нет необходимости описывать восемь различных способов тестирования их веб-сайта или каждую отдельную тактику PR, которую вы будете использовать.Это не книжный отчет о вашем предложении.

Они по-прежнему остаются конкретными.

«Связи с общественностью ... создает и поддерживает ваш имидж в обществе и позиционирует вас как лидера в своей отрасли» лучше, чем «мы заставляем вас хорошо выглядеть».

Но обратите внимание, что в этих примерах не используется жаргон. Если используется жаргонная фраза, например, об адаптивном дизайне, ее сразу же объясняют нетехническим способом. Придерживайтесь такого простого языка, если вы не обслуживаете узкоспециализированную аудиторию, которая понимает аббревиатуры и ищет этот отраслевой жаргон.

Они показывают, как вы все раскладываете на столе.

Посмотрите, как эти сопроводительные письма говорят о торговом документе, который они собираются прочитать. Например, предложение - это не просто пакет; это «комплексный пакет».

В этом разница между представлением предложения как «вот некоторая информация» и «мы представляем вам все детали, включая факты и цифры». Сообщите читателю, что ваше предложение дает им все необходимое для принятия осознанного решения.

Шаг 4. Покажите свою работу

Время для не такого скромного хвастуна.

Может быть, вы известны своим набором навыков в команде. Или какое-нибудь оригинальное исследование, которое вы провели, и которое резонирует с этой перспективой.

Вы можете продемонстрировать, насколько ваша компания является влиятельным игроком в вашей нише, с помощью предыдущей работы, которой вы особенно гордитесь, или полученных вами наград. Или сделайте быстрый предварительный просмотр вашего собственного процесса.

По сути, информация, которую вы включаете в этот абзац, должна дать ответ на вопрос, который думает каждый потенциальный клиент: почему они должны работать с и ?

Пример сопроводительного письма 10 - Мойка под давлением снаружи

Пример сопроводительного письма 11 - Контент-маркетинг

Сопроводительное письмо, пример 12 - Строительство

Почему работают эти примеры:

Они дают ссылкам немного «мяса».

Если вы говорите о существующих клиентах, не пишите только имена. Отметьте также некоторые впечатляющие результаты, которых вы для них достигли. Например, они построили не просто здание в Нью-Йоркском университете, а , отмеченное наградами здание , которое они построили в Нью-Йоркском университете.

Они приводят факты.

Если есть особая аккредитация, о которой клиенты должны знать (например: есть ли у вас лицензия, облигации, одобрение совета и т. Д.), Сейчас самое время упомянуть об этом.По сути, все, что могло бы отличить вас от конкурентов. На рынке, где доминируют крупные национальные бренды? Поговорите о том, что у вас семейный бизнес. Или наоборот.

Они гранулированы, но не до мелочей.

Опять же, будьте как можно более конкретными, не вдаваясь в подробности.

Можно говорить о «нашем процессе». Но «Наш четырехэтапный процесс» - это идеальный объем информации для целей этого сопроводительного письма, поскольку вы собираетесь объяснить шаги позже в предложении.

Шаг 5. Скажите им, что будет дальше

Ваш отдел продаж не закроет звонок, не обсудив дальнейшие действия. Сопроводительное письмо вашего предложения ничем не отличается.

Закрытие - это ваш шанс оправдать ожидания клиента или вас самих. Не забывайте, что вы должны выполнить свою часть сделки. Если в сопроводительном письме говорится, что вы свяжетесь с ними через определенное время, ради Пита Кэмпбелла, сделайте это.

(Бонус: если вы используете программное обеспечение для работы с предложениями, вы получите уведомление, когда потенциальный клиент откроет ваше предложение, чтобы вы могли точно рассчитать время для последующих действий.)

Сопроводительное письмо, пример 13 - Строительство

Пример 14 сопроводительного письма - Финансовые услуги

Пример 15 сопроводительного письма - Связи с общественностью

Почему работают эти примеры:

Они показывают, как продавец и потенциальный покупатель вместе.

Почему именно это партнерство будет работать? Вы говорили о них, вы говорили о себе, а теперь пора поговорить о том, почему вы будете сочетаться, как дуршлаг с квадратным отверстием и киноа. (Квадратная форма предотвращает проваливание круглых зерен во время полоскания. Очевидно.)

Просят о продаже.

В этом сопроводительном письме вы воздерживались от продажи. Пришло время попросить о закрытии. Не уклоняйтесь от предположения, что вы станете лучшим предложением, что вы «надеетесь», что они выберут вас.

Они говорят о следующих шагах.

Что буквально происходит дальше? Стоит ли подписывать сейчас? Собираетесь ли вы обсудить предложение до того, как ожидается подписание? Собираетесь ли вы следить за ними? Расскажите читателю, чего от них ждут и чего им следует ожидать от вас.

Небольшая оговорка, прежде чем спешить писать свое предложение

Вот и все. А теперь вы просто вставляете эти фрагменты в свое сопроводительное письмо и слово в слово копируете эти примеры и…

Не так быстро.

Все 15 приведенных выше примеров взяты из наших шаблонов предложений, написанных профессиональными авторами. Подобные шаблоны и образцы - отличная отправная точка. Но это еще не все.

Заметили, что все эти образцы написаны немного другим голосом? То, как вы сформулируете свое предложение, если вы работаете в юридической или финансовой сфере, может отличаться от того, как вы бы написали предложение в маркетинговой индустрии или в мире мытья под давлением.

И то, как ВЫ формулируете свое предложение, должно соответствовать голосу вашего бренда, включая язык, тон и стиль.Информация, которую вы включаете, должна говорить ВАШЕМУ идеальному покупателю. Помните, что сопроводительное письмо - это первая возможность убедить потенциального клиента в том, что вы лучший выбор для найма.

конверсий не происходит из стандартного, нестандартного содержания. Используйте эти шаги и примеры в качестве катализатора для вашей собственной аутентичной версии идеального сопроводительного письма для вашего предложения.

Как написать письмо с предложением, которое привлекает внимание и закрывает продажи

«Больше писем никто не пишет.”

Это обычное наблюдение, которое слышали от бабушек всего мира. И хотя нельзя отрицать, что письма уступили место голосовой почте, электронной почте и текстовым сообщениям, одно остается важным для тех из нас, кто ведет собственный бизнес:

Письма-предложения.

Большинство из нас тратит большую часть своего времени на составление самих предложений. Но в некоторых ситуациях нам нужно сделать немного больше. Краткое сопроводительное письмо с изложением предложения ожидается некоторыми потенциальными клиентами и многие оценят его.

К сожалению, очень заманчиво просто скинуть это сопроводительное письмо в спешке. Мы тратим кропотливые часы на то, чтобы составить правильное предложение ... но в конечном итоге упускаем прекрасную возможность наладить немедленную связь с потенциальным клиентом.

Давайте разберемся, что такое письма-предложения, когда их следует использовать и как сделать их максимально простыми и эффективными!

Что это такое?

Термин «письмо с предложением» на самом деле имеет несколько значений. Может быть немного запутанно разбираться в концепции, не зная, к какой интерпретации имеют в виду люди.

Вот две наиболее распространенные версии:

  1. Краткое сопроводительное письмо, которое служит официальным знакомством с потенциальным клиентом. Это письмо показывает читателю, что вы понимаете его потребности, выделяет несколько ключевых отличительных черт, почему вы лучший выбор для их удовлетворения, и, надеюсь, заинтригует читателя достаточно, чтобы прочитать ваше предложение полностью.
  2. Письмо, которое действует как само предложение. Вы увидите это чаще всего с небольшими проектами и более неформальными клиентами.

Сегодня я сосредоточусь на первой интерпретации .Эти письма должны сопровождать стандартное предложение, подобное тем, которые мы раздаем в нашей библиотеке шаблонов предложений, и их можно быстро создать с помощью программного обеспечения для предложений Bidsketch.

Письмо с предложением - это не просто краткое изложение вашего полного предложения. Это убедительный вводный документ, призванный заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.

Как насчет некоторых примеров?

Самый простой способ понять, как работает письмо с предложением, - это увидеть некоторые из них в действии.

Вот пример письма с предложением из книги консультанта и эксперта по предложениям Тома Сэнта Убедительные деловые предложения :

Уважаемый г-н Тейлор:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на аудит следующих объектов:

• Центр реабилитационной медицины Patriot в Сан-Луис-Обиспо, Калифорния

• Городская больница Феникс в Фениксе, Аризона

• оздоровительный центр Moreno Valley в Саннимиде, Калифорния

• Медицинский центр Playa Vista в Лос-Анджелесе, Калифорния

Наше предложение удовлетворяет вашу потребность в тщательном аудите всех четырех операций, но мы также пошли еще дальше, приняв во внимание ваши более широкие цели.Мы разработали общий план, который поможет вам собрать необходимые данные для финансового оздоровления недвижимости и защиты стоимости ваших инвестиций. Мы также обрисовали в общих чертах наши услуги на тот случай, если одно или несколько из этих свойств не могут стать прибыльными и должны быть проданы или ликвидированы.

Мы рекомендуем проводить аудит в рамках партнерства между нами через нашу штаб-квартиру в Лос-Анджелесе, Калифорния, где у нас есть большой опыт в области аудита недвижимости, и Джеймсом Дж.Harrison, CPA, & Company, фирма с офисами в Фениксе, штат Аризона, с признанным опытом в поддержке отрасли здравоохранения. Это партнерство обладает уникальной квалификацией для проведения аудита и предоставления дополнительных услуг, которые могут потребоваться.

Мы привносим ряд явных преимуществ в процесс проведения вашего аудита:

  1. Как компании среднего размера, мы обладаем гибкостью и оперативностью, чтобы соблюдать все сроки, особенно те, которые устанавливаются третьими сторонами и регулирующими органами.Мы предлагаем вам уровень обслуживания и приверженность, которые национальные фирмы сохраняют для своих крупнейших клиентов.
  2. В то же время у нас есть ресурсы, специализированные знания и опыт для быстрого проведения комплексных аудитов учреждений длительного ухода.
  3. Старшие партнеры обеих фирм будут лично участвовать в проведении ваших проверок.
  4. Мы предоставляем услуги высочайшего качества по выгодной цене.

Мы стремимся провести все четыре аудита, потому что важно составить полную картину финансового положения всех четырех предприятий.Кроме того, проведя все четыре аудита, мы можем сэкономить вам деньги. По этим причинам наши фирмы отказались бы участвовать в раздельном или частичном присуждении контракта.

Мы будем рады работать с вами над этим проектом. Можем ли мы назначить время, чтобы представить наше предложение всей управленческой команде?

С уважением,

Дональд Миллер, CPA

Вот еще одна из превосходной книги Алана Вайса «Консультационные предложения на миллионов долларов» :

Уайл Э. Койот

Вице-президент, Predation

Acme Co., Inc.

85 Каньон Др.

Notsocarefree, AZ 88901

Уважаемый Wile,

Как и обещал, я приложил два экземпляра предложения, отражающих наши договоренности, достигнутые вчера в вашем офисе. Сегодня утром я также отправил электронную версию.

Пожалуйста, выберите предпочтительный вариант, условия оплаты и верните одну из подписанных мною копий в прилагаемом конверте FedEx. Я также приложил различные счета-фактуры на случай, если это поможет в процессе.

Я готов начать в течение недели после вашего принятия, как уже обсуждалось.

Обратите внимание, что это предложение защищено авторским правом и содержит мою интеллектуальную собственность. Он не может быть передан кому-либо за пределами вашей организации по любой причине без моего явного согласия.

Я позвоню вам в пятницу в 10 часов утра по договоренности, если я не получу известие от вас раньше, чтобы узнать, какой выбор вы сделали. Если вы хотите немедленно начать телефонное «рукопожатие», я буду рад помочь вам.

Спасибо за возможность работать с вами над этим важным проектом.

С уважением,

Алан Вайс, PhD

И, наконец, еще одно письмо с предложением от Kurzweil Education Systems. Хотя контекст другой (запрос гранта), цели идентичны:

Уважаемая г-жа Этуотер,

Средняя школа Орчард рада представить это предложение на ваше рассмотрение. Мы с нетерпением ждем возможности сотрудничать с вами, чтобы предоставить нашим учащимся с плохими навыками чтения программу чтения под названием «Читай, чтобы добиться успеха»! В средней школе Орчард учатся более 50 учеников из группы риска, чья успеваемость по чтению как минимум на два года ниже их текущего уровня.Цель Read to Succeed! Программа призвана помочь всем учащимся с плохими навыками чтения научиться читать на уровне своего класса и повысить скорость чтения, понимание прочитанного и продолжительность чтения.

В течение последнего года мы проводили пилотную программу Read to Succeed! программа с небольшой группой учащихся с плохими навыками чтения, и были замечены значительные улучшения, когда большинство учащихся повысили свои навыки чтения на один-два уровня обучения. Чтение к успеху! Программа предоставляет студентам доступ к вспомогательным системам чтения, наряду с обучением классных учителей и специалистов по чтению.

Мы добились ощутимого успеха и теперь стремимся расширить нашу программу Read to Succeed! программа для удовлетворения потребностей всех учащихся из группы риска в средней школе Orchard. В нашем предложении запрашивается финансирование в размере 16 504 долларов США на приобретение программного обеспечения, оборудования и обучения, необходимых для оснащения ресурсной комнаты средней школы Орчарда пятью вспомогательными системами чтения, каждая из которых включает компьютер, сканер и вспомогательное программное обеспечение для чтения.

Мы ценим, что ABC Foundation проявляет интерес к помощи нашим ученикам в развитии навыков чтения с помощью нашей новой программы чтения! Пожалуйста, позвоните мне по телефону 703-555-1212 x342, если вам потребуется дополнительная информация или возникнут вопросы по этому предложению.

Спасибо,

Дженнифер Хазелтон

Координатор специального образования

Когда вы используете письма с предложениями?

Изображение предоставлено: jackmac34

Вам не нужны письма с предложениями для каждого проекта, который вы пытаетесь реализовать. Многое зависит от масштабов проекта и характера клиента .

Крупный корпоративный клиент с обширным проектом с большей вероятностью ожидает письма с предложением, чем небольшой проект от нового стартапа.

Крупные корпоративные клиенты привыкли видеть сопроводительные письма в сообщениях и служебных записках внутри офиса, поскольку там больше бюрократии и четко определенная корпоративная иерархия. Весь процесс немного более формальный.

Вам не нужны письма с предложениями для небольших вакансий, хотя вы можете включить их, если хотите. Как вы увидите через секунду, они не занимают много времени и, если все сделано правильно, могут быть убедительными торговыми документами. Они также могут добавить приятный индивидуальный подход.

Некоторые компании пропускают сопроводительное письмо и вместо этого выбирают персонализированное благодарственное письмо в конце своих предложений.Это довольно необычно, но это хороший способ показать клиенту, что вы цените возможность, с личным подходом.

Краткое содержание, предложения и письма с предложениями

Изображение предоставлено: встряхивание

Если вы знакомы с подачей предложений для крупных проектов и клиентов, вам может быть интересно, что отличает письмо с предложением от резюме. Как все сочетается?

Самая большая разница между ними заключается в назначении .С полными предложениями цель проста: передать ключевую информацию, необходимую, чтобы убедить клиента выбрать вас для выступления.

Исполнительное резюме - это, по сути, сокращенная, менее подробная версия этого предложения. Идея состоит в том, чтобы дать возможность занятому руководителю высшего звена быстро просмотреть его и получить необходимые заверения, чтобы передать его своим подчиненным, которые подробно рассмотрят предложение.

Вскоре у нас будет целая статья о резюме, так что следите за обновлениями!

Письмо с предложением, с другой стороны, предназначено для того, чтобы представиться, быстро показать клиенту, что вы понимаете его потребности, и кратко упомянуть несколько вещей, которые делают вас идеальным выбором.Цель - произвести хорошее впечатление. Не нужно упорно продавать или вдаваться в подробности. Все, что вам нужно сделать, это заинтриговать читателя настолько, чтобы он обратился к полному предложению.

Эти документы также имеют разную длину . Хотя по-настоящему масштабные проекты (с участием оборонных подрядчиков, компаний из списка Fortune 500 и т. Д.) Могут иметь предложения объемом в сотни страниц, наше исследование более 25 000 предложений показало, что идеальным вариантом будет около пяти.

Это хорошая база для малых и средних проектов.Краткое изложение, которое вам действительно нужно только для крупных проектов, - это лишь часть полного предложения. Несколько страниц идеально. Письмо с предложением должно быть еще короче - не более одной страницы для достижения наилучших результатов.

Конструктивно эти документы на самом деле очень похожи на . Разница заключается в уровне детализации. Как вы увидите ниже, письмо с предложением хорошо сочетается с полным предложением (выявить потребности клиента, порекомендовать решение, представить преимущества и дать ему простой способ действовать).

Эта структура делает всех ваших документов убедительными. Следуйте ему, и вы сможете обращаться к людям независимо от того, сколько (или мало) из вашего пакета предложений они читают.

Как написать письмо с предложением за 5 простых шагов

Изображение предоставлено: asi24

Как каждый клиент уникален, так и каждое письмо с предложением.

С учетом сказанного, вы можете избавить себя от множества неприятностей, приняв структуру убеждения, которая хорошо работает в любой ситуации.Как только вы поймете ключевые элементы и то, как их расположить, нужно заполнить пробелы, чтобы адаптировать каждую букву к клиенту.

Том Сант рассказывает, как написать эффективное письмо с предложением за пять простых шагов:

Шаг 1. Определите основные бизнес-потребности клиента

Сильное письмо-предложение начинается с темы, о которой потенциальный клиент уже думает: потребностей его бизнеса. Что не дает им спать по ночам? Что их беспокоит? Почему они вообще запрашивают предложения?

Если вы ведете с этой информацией, вам кажется, что вы присоединяетесь к разговору, который они уже ведут в своей голове.Нет лучшего способа заставить потенциального клиента почувствовать себя понятым.

Это больше, чем просто повторение спецификаций проекта из RFP. Кому-то может понадобиться, например, новый дизайн веб-сайта, но это лишь поверхностные требования.

Отсутствие блестящего нового веб-сайта ни у кого не вызывает недосыпание. Но постепенное сокращение их клиентской базы или потеря доли рынка - более глубокие последствия для бизнеса - безусловно, могут.

Возможно, вам придется немного покопаться, чтобы определить проблемную точку в бизнесе, лежащую под поверхностным проектом.Но если вы сделаете это и поделитесь этим с клиентом, вы сразу же выделите себя среди конкурентов, которые просто повторяют спецификации проекта без более глубоких размышлений.

Параграф с обоснованным описанием потребностей может выглядеть примерно так:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на изменение дизайна вашего веб-сайта. Мы понимаем, что вы хотели бы объединить несколько веб-сайтов после слияния с компанией Acme. Задача состоит в том, чтобы объединить две отдельные клиентские базы, при этом приучить их к новому бренду и убедить их, что качество их услуг не снизится.

Шаг 2. Предложите решение для удовлетворения этих потребностей

После того, как вы определите болевые точки клиента, пора наметить рекомендуемое решение.

Используйте этот абзац, чтобы дать читателю широкий обзор благоприятных результатов, которых они ждут. Опять же, эти результаты не соответствуют требованиям к уровню поверхности, изложенным в RFP.

Никто не будет платить серьезные деньги только за новый крутой сайт; они платят, потому что хотят того, что новый веб-сайт может предложить их бизнесу (больше клиентов, продаж, узнаваемости бренда и т. д.)

Оставьте подробные детали для своего полного предложения, но используйте этот абзац, чтобы определить решение и связать его с ощутимыми преимуществами для бизнеса.

Параграф хорошего решения может выглядеть так:

Мы рекомендуем активизировать цифровое присутствие, которое использует сильные стороны обоих веб-сайтов под одним баннером. Наше предложение включает план по запуску нового бренда в течение девяти месяцев. Этот план включает в себя веб-сайт, адаптированный для мобильных устройств, обновленный магазин электронной коммерции и форум сообщества, где клиенты могут получить техническую поддержку.

Шаг 3. Объясните свой основной подход

После того, как вы описали, как выглядит ваше решение, уделите минуту и ​​объясните , как вы его разместите. Помните, что письма-предложения наиболее полезны для больших и сложных проектов. Есть много движущихся частей; Хорошая идея - дать клиентам представление о том, как будут развиваться дела.

Рекомендуемое вами решение, вероятно, состоит из набора услуг, которые, если их выполнять вместе, приводят к решению.Используйте этот абзац, чтобы выделить основные задействованные услуги и описать, что и когда произойдет.

Хороший пример может выглядеть так:

Наш процесс начинается со стартовой встречи между нашими стратегами и ключевыми участниками цифрового маркетинга из вашей команды. Определившись с видением редизайна, мы разработаем несколько каркасных версий, из которых вы сможете выбрать. Мы учтем ваши отзывы о еженедельных телефонных встречах, когда доработаем дизайн-победитель.

Шаг 4.Назовите несколько ваших самых важных отличий

Почему клиент должен нанять вас, а не кого-либо еще?

Понимание их потребностей и рекомендация правильного решения поможет вам далеко, но именно уникальная ценность, которую вы привносите в проект, действительно скрепляет сделку.

В вашем полном предложении это подробно изложено. Используйте письмо с предложением, чтобы выделить лишь несколько из наиболее важных факторов, которые делают вас идеальным выбором для работы.

Поскольку это, как правило, более длинный абзац, вы можете разбить каждый фактор с помощью маркированного списка, чтобы упростить чтение.

Продолжая пример веб-дизайна, хороший пример может выглядеть так:

Мы привносим явные преимущества в процесс обработки вашего редизайна:

  • Наш процесс уникален тем, что наши специалисты по маркетингу тесно сотрудничают с дизайнерами. Это гарантирует, что новый веб-сайт будет красивым, функциональным и станет мощным инструментом для развития бизнеса.
  • Наши консультанты имеют большой опыт работы в индустрии связи и переработали веб-сайт компании Beta после их слияния с компанией Delta.
  • Мы также находимся в Лос-Анджелесе, что позволяет нашим старшим консультантам тесно сотрудничать с вашей командой и оказывать постоянную поддержку после запуска.

Шаг 5. Завершите призывом к действию

Представьте себе такую ​​ситуацию. Занятый, перегруженный руководитель, который работает на клиента вашей мечты, читает ваше письмо с предложением и ему это нравится. Он или она делает мысленную пометку, чтобы ответить позже, но поступает срочный звонок, и ваше предложение откладывается.

«Позже» никогда не наступает; заинтересованная перспектива забывает о вас, потому что вы потерялись в перемешивании!

Короткий призыв к действию помогает избежать таких ситуаций.Предложите читателю простое действие, которое он может предпринять, если он хочет продолжить. Еще лучше: дайте им эту возможность и предупредите о том, как и когда вы будете следить за ними.

Вот пример хорошего призыва к действию:

После того, как вы ознакомитесь с прилагаемым предложением, подпишите договор в электронном виде, если вы хотите действовать как есть. Я позвоню вам в пятницу, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Видите, как это работает? Даже если заинтересованный потенциальный клиент забывает следить, взяв дело в свои руки, вы получите еще один шанс получить выступление.

Чтобы повторить процесс от начала до конца:

  1. Представьтесь, определив ключевые потребности клиентов
  2. Порекомендуйте решение для их устранения
  3. Объясните свой основной процесс
  4. Назовите несколько ключевых отличий
  5. Завершите с помощью следующих шагов / призыв к действию
  6. (Редактировать и корректировать)

Несколько советов, которые сделают ваши письма с предложениями еще более эффективными

Изображение предоставлено: StockSnap

Если вы будете следовать приведенной выше схеме, вы сможете быть замеченным и заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.И все это в пределах одной страницы.

Большое предостережение: если клиент хочет чего-то другого, его рекомендации важнее всего. Если они указывают, какую информацию включать или опускать в письме с предложением, неукоснительно следуйте их руководящим принципам. Как вы можете убедить их, что понимаете их потребности, если вы не можете следовать даже элементарным инструкциям?

Одна вещь, которую вы могли заметить, отсутствует: стоимость . Почти в каждой ситуации указывать сумму в долларах в письме с предложением является ошибкой.Это просто дает занятым руководителям - людям, у которых не было времени прочитать ваше предложение и полностью осознавать ценность, которую вы можете принести, - легкий повод отклонить вас.

Если они заметят высокую цифру на первой странице, ваша посылка может оказаться в мусорном ведре до того, как вы получите хороший шанс. Единственным исключением может быть случай, когда клиент специально запрашивает об этом . Или если выгодная цена - ваше конкурентное преимущество.

Не забудьте отформатировать . Ключевые слова, которые вы используете, и их структура.Но презентация не менее важна. Письмо, отправленное с заголовком компании и бланком, говорит о профессионализме. И обязательно обращайтесь к получателю официально. На этом веб-сайте есть отличный пример формата делового письма.

Наконец, вспомните свою цель . Сделайте свое письмо с предложением коротким и сфокусированным на клиенте. Не поддавайтесь искушению постоянно рассказывать о себе, своей квалификации или опыте. Забудьте о продаже клиента при найме вас после того, как прочтете письмо в одиночестве.Давление намного ниже. Просто переведите их на следующую страницу.

Произведите незабываемое первое впечатление

Написание письма с предложением может показаться затруднительным. Особенно после того, как вы тщательно продумали предложение и думаете, что уже закончили.

Но это не обязательно. Если вы будете следовать простой схеме, описанной выше, вы произведете незабываемое впечатление на крупных клиентов с обширными (и прибыльными) проектами. Не упустите возможность выделиться из общей массы.

Вы используете письма с предложениями? Вы заметили, как они повлияли на привлечение клиентов? Оставьте комментарий ниже и дайте мне знать!

Образцы

, правильный формат и руководство по написанию

В бизнесе ожидается написание сопроводительного письма.

Это показывает, что вы заботитесь. Что вам нужно - это задание , а не - это задание .

Хорошо написанное сопроводительное письмо для бизнеса может произвести хорошее первое впечатление. Проявите внимание к деталям и знание делового этикета.

Это может иметь значение между тем, кто проводит собеседование, и кого «благодарит за подачу заявки».

Итак, у вас должно быть идеальное сопроводительное письмо для бизнеса. И вы пришли в нужное место, чтобы научиться писать.

В этом руководстве будут представлены образцы вам сопроводительных писем для административных сотрудников, и должности по развитию бизнеса, а также лучшие советы о том, как составить официальное сопроводительное письмо для бизнеса, шаг за шагом. шаг.

Хотите быстро написать сопроводительное письмо? Воспользуйтесь нашим конструктором сопроводительных писем. Выберите из 20+ профессиональных шаблонов сопроводительных писем , соответствующих вашему резюме. Просматривайте действенные примеры и попутно получайте советы экспертов.

Деловое сопроводительное письмо и соответствующее резюме, составленное с помощью нашего конструктора - Посмотрите другие шаблоны сопроводительных писем и создайте сопроводительное письмо здесь .

Один из наших пользователей, Nikos, сказал следующее:

[Я использовал] хороший шаблон, который я нашел на Zety.В моем резюме теперь одна страница , а не три . То же самое.

Создайте свое резюме прямо сейчас

Независимо от того, насколько велико ваше сопроводительное письмо, без идеального резюме оно ни к чему не приведет. См. Наше руководство по составлению бизнес-резюме здесь: Бизнес-резюме: образцы и руководство по составлению.

Учитывая аналогичные позиции? См. Другие примеры сопроводительных писем для вакансий в вашей отрасли:

Хотите подробнее изучить ваши варианты? Смотрите нашу полную подборку примеров сопроводительных писем для каждой карьеры: Лучшие примеры сопроводительных писем.

Итак, приступим.

Образец сопроводительного письма для бизнеса - административный помощник

Аманда Хесс

Административный помощник / исполнительный помощник
55 Southfield Road
Anytown, NJ 07021
551-963-4824
[email protected]
linkedin.com/in/amandahess33

Anytown, 30.01.2019

Г-н Фрэнсис Йорк
Глава отдела кадров
XYZ Inc.
3015 Park Drive
New York City, NY 10923

Уважаемый Фрэнсис,

Как давний последователь деловой активности XYZ, я был взволнован, обнаружив вакансию на должность помощника руководителя в вашей организации.В моей нынешней роли помощника по административным вопросам в ABC я ежегодно экономлю более 1 миллиона долларов, создавая новую систему обработки вызовов, чтобы устранить недопонимание клиентов. Я уверен, что мой опыт поможет решить предстоящие задачи XYZ.

Я знаю, что ключевым проектом для этой роли в предстоящих кварталах будет оптимизация организации командировок и внедрение решений, позволяющих сэкономить время. Во время работы в ABC я сотрудничал с другими помощниками администратора, чтобы внедрить процесс управления командировками на основе Agile framework.Мы сократили расходы на поездки на 28%. Позже я использовал ту же систему, чтобы улучшить планирование - это сэкономило ABC в среднем 6 часов в неделю для четырех руководителей.

Известный в отрасли акцент XYZ на развитие сотрудников - вот почему я так взволнован этим открытием. Мне бы очень понравилась возможность продолжить свой профессиональный рост, переводя приобретенные мной навыки в повышение всех основных KPI для XYZ.

Можем ли мы назначить звонок на следующую неделю, чтобы обсудить сокращение затрат и оптимизацию процессов для XYZ?

С уважением,
Аманда Хесс

551-963-4824
Аманда[email protected]

Ищете должность C-level в сфере развития бизнеса?

Большинство таких объявлений о вакансиях не рекламируются. Люди получают их через сетевые мероприятия и внутренние рекомендации. Но знаете что?

Сопроводительное письмо о развитии бизнеса по-прежнему приветствуется. Вы можете (и должны!) Использовать название в своем открытии.

См. Этот пример сопроводительного письма для справки:

Образец сопроводительного письма по развитию бизнеса

Шона Индиано

Менеджер по развитию бизнеса

55 Anyroad
Anytown, NJ 07000
512-1625-6712

[email protected]
linkedin.com/in/shonaindiano

Anytown, 30.01.2019

Г-жа Дженнифер Адамс
Генеральный директор
Acme Inc.
305 Madison Drive
New York City, NY 10001

Уважаемая Дженнифер,

Марк Колни предложил мне подать заявку на эту должность, потому что он знает:

1. Я создал и управлял 7 самостоятельными командами менеджеров по продуктам и продажам в 4 странах, каждая из которых принесла более 280 000 долларов дохода в течение первого года.

2.Вы ищете менеджера по развитию бизнеса, способного развивать значимые, долгосрочные отношения с новыми и существующими клиентами, что демонстрирует мое резюме.

Поскольку одной из ваших ближайших задач будет переработка инструментов CRM, вам может быть интересно узнать, что на моем нынешнем посту я переработал систему CRM, что привело к увеличению новых продаж на 41%. Я уверен, что смогу повторить эти результаты как ваш новый менеджер по развитию бизнеса.

Сообщите мне, сможем ли мы назначить встречу для обсуждения решений для резкого увеличения рентабельности инвестиций Acme в ближайшие месяцы.

Спасибо за ваше время, я с нетерпением жду вашего ответа.

Шона Индиано

512-1625-6712

[email protected]

Итак, вы видели два потрясающих примера сопроводительного письма для деловых позиций. Читайте дальше, чтобы узнать, как написать свой. Но помните -

Шаблон бизнес-сопроводительного письма

Вот как написать бизнес-сопроводительное письмо для заявления о приеме на работу:

1.Используйте соответствующий формат сопроводительного письма для бизнеса.

  • Установите поля в один дюйм со всех сторон.
  • Выберите одинарный или 1,15 межстрочный интервал.
  • Используйте элегантный шрифт размером от 11 до 12 пунктов.

Подробнее: Единственный правильный формат сопроводительного письма

2. Создайте профессиональный заголовок сопроводительного письма

  • В верхнем левом углу укажите свое имя и контактную информацию.
  • Список: номер телефона, адрес электронной почты, LinkedIn (при желании можно добавить другие идентификаторы социальных сетей, например Twitter).
  • Укажите внизу город и дату.
  • Затем укажите данные адресата.

Не можете найти имя менеджера по найму? Посетите веб-сайт компании, поищите в LinkedIn. Если ничего не получается, позвоните на ресепшен и спросите.

Подробнее: Как получить Адрес Сопроводительное письмо

3.Начните с личного приветствия и убедительного первого абзаца.

  • Начните с профессионального приветствия в сопроводительном письме и обратитесь к потенциальному работодателю по имени.
  • Укажите, на какую должность вы претендуете.
  • Подчеркните свое самое важное профессиональное достижение.

Подробнее: Как правильно начать сопроводительное письмо

4. Покажите, что вы идеальный кандидат

  • Обратитесь к описанию должности и расскажите, как ваш соответствующий опыт может помочь решить их проблемы.
  • Назовите еще несколько побед, которыми вы гордитесь.
  • По возможности оценивайте свои достижения количественно: цифры появляются!

Также убедитесь, что сопроводительное письмо не слишком длинное: Идеальная длина сопроводительного письма в 2019 году

5. Объясните, почему вы хотите в

  • Drop комплимент или два.
  • Дайте им понять, что вам нужна именно эта работа больше, чем какая-либо другая.
  • Таким образом, они будут думать, что вы хотите остаться дольше.

6. Сделайте предложение и включите призыв к действию

  • Попросите о звонке или встрече и предложите время.
  • Подтвердите свою ценность - сделайте предложение помочь с их ключевыми показателями эффективности.

Подробнее: Лучшие примеры завершения сопроводительного письма

7. Завершите профессиональным подписанием

  • Подайте свое полное имя.
  • Включите цифровую копию своей собственноручной подписи под подписями.
  • Добавьте приложение к сопроводительному письму (если применимо).
  • Добавьте свои основные контактные данные в нижний колонтитул.

Отправив сопроводительное письмо, не сидите и ждите. Не забудьте следить за своим заявлением о приеме на работу. Вот как это сделать: Последующие действия по заявлению о приеме на работу: примеры, задачи и Что нельзя делать

Как вы уже знаете, отличное сопроводительное письмо может действительно изменить правила игры, но иметь выстрел в работу своей мечты, вам все равно нужно написать идеальное резюме.

При составлении резюме в нашем конструкторе перетаскивайте пункты списка, навыки и автоматически заполняйте скучный материал.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *