Менеджмент и управление это: Управление и менеджмент

6. УПРАВЛЕНИЕ И МЕНЕДЖМЕНТ. Теория управления: Шпаргалка

6. УПРАВЛЕНИЕ И МЕНЕДЖМЕНТ

Понятия «управление» и «менеджмент» часто используются как синонимы, но между ними есть различия. Управление представляет собой всеобщую человеческую деятельность, а менеджмент – это его специфическая область, включающая деятельность специалистов по обеспечению успешной деятельности организации.

Слово «менеджмент» употребляется по отношению к людям, коллективам и организациям: менеджмент организации означает управление этой организацией.

Предмет науки общего менеджмента – общие закономерности, принципы и методы управления организациями.

Два основных смысла понятия «менеджмент»:

1) процесс управления;

2) группа людей, составляющих орган управления. Определение понятия «менеджмент» Оксфордским словарем: 1) способ обращения с людьми;

2) административные навыки и умение особого рода;

3) искусство управления; 4) орган управления и люди, его составляющие.

Основные значения термина «менеджмент» в русском языке: 1) наука управления; 2) процесс управления людьми в организациях; 3) орган управления и люди, его составляющие.

Специальный менеджмент – управление объектами с учетом их специфики или управление специфическими процессами, ресурсами. Разновидности специального менеджмента: муниципальный менеджмент, менеджмент в сфере услуг, финансовый менеджмент; стратегический менеджмент, инновационный менеджмент и др.

Объект общего менеджмента – люди в организациях и совокупность отношений между людьми, возникающих в процессе управления этими организациями.

Объект специального менеджмента – своеобразные отношения между людьми в организациях, отражающие специфику этих организаций. Объектом специального менеджмента могут быть некоторые разновидности специальных процессов (финансовые потоки, исследуемые финансовым менеджментом).

Управление – деятельность управляющей подсистемы, которая заключается в выработке управляющего воздействия, его осуществлении для достижения цели деятельности системы в целом.

Главное, ради чего осуществляется управление деятельностью и сама деятельность, – цель.

Управление как сознательная целенаправленная деятельность свойственна только человеку и организационным системам.

Организационная система – общественная система, в которой элементами являются люди и коллективы людей.

Признаки группы людей как организационной системы: 1) если имеет одну цель, которую принимают как общую цель все члены группы; 2) если группа состоит, по крайней мере, из двух человек, которые считают себя частью этой группы; 3) если имеет членов группы, которые сознательно работают вместе, для того, чтобы достичь значимой для всех цели.

Свойства организационной системы: 1) способность выявлятьиудовлетворятьсвои потребности; 2) целостность; 3) регламентированное поведение и деятельность членов организации; 4) наличие организационной культуры; 5) способность к самообучению и саморазвитию.

Вопрос 2 Как соотносятся понятия «управление», «менеджмент», «руководство»?

Вопрос 2 Как соотносятся понятия «управление», «менеджмент», «руководство»? Ответ Управление является более широким понятием, чем менеджмент. Термин «управление» справедлив по отношению к любым объектам.Управлять

2. Менеджмент

2. Менеджмент Manage в переводе с английского – «управлять», поэтому далее в книге я буду говорить как «менеджер», так и «управленец», – это синонимы. Менеджер – человек, наделенный властью и несущий ответственность за достижение результатов в бизнесе. Как правило,

Топ-менеджмент

Топ-менеджмент Этот термин пришел к нам с Запада и переводится дословно как «высшее руководство». Я ввел в свои тренинги понятие «конечник», то есть человек, который в своем подразделении является главным. Он принимает решения, может отпустить сотрудника пораньше или

Менеджмент

Менеджмент Планы и бюджеты В вашей компании, возможно, существуют собственные шаблоны для составления планов и бюджетов. Они не всегда бывают удобными для работы, поскольку имеют универсальную форму для всех подразделений и больше ориентированы на потребности

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта

Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта Персонал — это конкретные индивидуумы, частью которых является их квалификация, исполнение функционально-должностных обязанностей и проч., что описывается в рамках штатного расписания

Управление личным временем как управление фирмой

Управление личным временем как управление фирмой Жизнь ускоряется, интенсивность информационных потоков возрастает, сохранять контроль над массой дел и работать в свое удовольствие, без стресса, становится все труднее. При этом книги по тайм-менеджменту, как правило,

Менеджмент to be и to have

Менеджмент to be и to have Практика современного менеджмента убедительно свидетельствует о существовании двух основных типов менеджмента, двух модусов управленческой деятельности.

Речь идет о двух различных направлениях управленческих процессов, которые могут

Менеджмент

Менеджмент Профессия менеджера – сложная, потому что человек оказывается между молотом и наковальней. Если менеджер дружит с подчиненными, страдает эффективность. Если не дружит, работать в коллективе становится невыносимо.Начнем с основных правил, которые необходимо

Менеджмент и управление

Менеджмент (англ. management — управление, заведование, организация) — это:

• практическая деятельность по управлению производством или коммерцией, преследующая цели повышения эффективности работы и увеличения прибыли;
• теория управления, совокупность принципов, методов, средств и форм управления;
• в современной отечественной практике также руководящий состав предприятия, акционерного общества.

В последние годы понятие «менеджмент» прочно вошло в наш обиход, стало привычным для российской деловой жизни и нередко используется наряду и наравне с понятием «управление». Более того, русское слово «управление» и английское «менеджмент» некоторые авторы считают синонимами. В действительности содержание этих терминов несколько различается, в связи с чем следует подробнее остановиться на этом.

Термин «управление» традиционно используется во всех социально-экономических, технических, биологических и других системах.

В то же время, употребляя, термин «менеджмент», мы должны следовать установившейся в международной практике традиции, согласно которой под ним подразумевается вполне определенный круг явлений и процессов. Имеет место новая философия, действуют иные системы ценностей и приоритетов. Речь идет лишь об одной из форм управления, а именно об управлении социально-экономическими процессами посредством и в рамках предпринимательской структуры, акционерной компании. При этом адекватной экономической основой менеджмента является рыночный тип хозяйствования, осуществляемого на базе индустриальной организации производства или коммерции.

Если подходить еще более строго, то понятия «менеджмент» и «управление» следует различать и по объектам воздействия. Так, если в менеджменте объектами воздействия являются люди, то в управлении объекты воздействия — это и производственные, товарно-материальные и иные ресурсы, а также производственные, торгово-технологические и иные процессы.

По этой причине следовало бы в отношении финансового, налогового, инвестиционного, инновационного, операционного, производственного, информационного и других видов менеджмента употреблять термин «управление».

Вместе с тем понятие «менеджмент» уже весьма прочно вошло в наш обиход, поэтому считаем возможным использовать его применительно ко всем предпринимательским, корпоративным структурам, функционирующим в условиях рыночной экономики.

С учетом изложенного в данной работе термин «управление» в ряде случаев будет употребляться с определенной степенью условности в том же значении, что и «менеджмент».

Следует также заметить, что если термин «менеджмент» употребляется применительно к предпринимательским структурам, то для других целей за рубежом используются иные термины, например: government administration — государственное управление и public administration — общественное управление.

В наших условиях для этого следует употреблять термины «организация», «управление» и «администрирование». Тем не менее государственные, общественные и иные организации также должны использовать некоторые принципы и методы менеджмента, если хотят достичь своих целей при минимуме затрат, высокой эффективности функционирования и государственного регулирования.

Для более глубокого уяснения сущности понятия «менеджмент» следует уточнить некоторые входящие в него положения, прежде всего целевое содержание.

Так, целью менеджмента как науки, является разработка теории управления, научных подходов, принципов и методов, обеспечивающих устойчивое, надежное, перспективное и эффективное функционирование систем управления.

В связи с этим можно также заметить, что менеджмент -это наука комплексная, охватывающая психологические, технические, экономические, социальные и другие аспекты. Поэтому ее можно отнести к типу интегральных, многоаспектных, междисциплинарных наук, развивающихся на стыке и в переплетении общественных, естественных и технических наук.

В этом подтверждается вывод, что менеджмент — фундаментальное понятие науки.

В то же время целью менеджмента как практики эффективного управления является достижение высокой прибыльности, конкурентоспособности организации или иных целей путем рациональной организации производственного (торгового) процесса и развития технико-технологической базы организации.

Цели и задачи менеджмента непрерывно усложняются по мере роста масштабов и развития производства и коммерции. Выполненные задачи и достигнутые намеченные цели оцениваются на рынке.

Развитие теории управления, разработка экономико-математических методов позволили многие качественные решения задач дополнить или заменить точными количественными оценками или решениями, а развитие средств вычислительной техники и коммуникаций способствовало повышению эффективности управления. Многие задачи, которые ранее не могли решаться в реальном или допустимом масштабе времени из-за трудоемкости расчетов, стали повседневной реальностью.

В современном менеджменте существуют различные способы решения задач: конкретные методы решения задач управления, моделирование управленческих процессов, информационное и техническое обеспечение принятия решений и др. В России теоретическая и прикладная статистика, экономико-математические модели решения задач, инженерных расчетов и т. п. разработаны достаточно хорошо. Менее развита автоматизация процессов обработки информации, управления производством, принятия решений. Однако эффективность управления зависит не только от способов решения задач, но в огромной степени и от хозяйственного механизма и системы государственного регулирования. Поэтому многие модели управления (стратегического и оперативного), успешно используемые за рубежом, не всегда могут быть эффективно применены в России, что объясняется разной степенью зрелости рыночных отношений.

Если рассматривать способы менеджмента с позиций макроэкономики управления организациями, то можно заметить, что передовые методы управления наиболее активно внедряются в рамках действующего и изменяющегося хозяйственного механизма. Но если ориентироваться на решение задач менеджмента, необходимо учитывать существенные отличия российских организаций от зарубежных фирм. Пока в наших организациях управленческий аппарат решает в основном внутренние задачи, т. е. задачи технико-экономического и оперативно-календарного планирования, материально-технического снабжения и т. п. Анализ хозяйственной деятельности и функционально-стоимостный анализ проводятся с целью снижения издержек производства, его себестоимости, однако при этом еще в недостаточной степени учитываются требования потребителей.

Таким образом, менеджмент как бы пронизывает всю организацию, затрагивая практически все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно достаточно четко определить границы деятельности, которая составляет содержание менеджмента, а также выделить его отдельные виды. Например, производственный менеджмент — это комплексная система обеспечения конкурентоспособности выпускаемого товара на конкретном рынке. Она включает вопросы построения производственных и организационных структур, выбора организационно-правовой формы управления производством, сбыта и фирменного обслуживания товара в соответствии с предыдущими стадиями жизненного цикла.

Финансовый менеджмент — это комплексная система обеспечения устойчивости, надежности и эффективности управления финансами. Она включает формирование и планирование финансовых показателей с соблюдением научных подходов и принципов менеджмента, баланса доходов и расходов, показателей эффективности использования ресурсов, рентабельности работы и товаров.

Инновационный менеджмент — это комплексная система управления инвестициями, вкладываемыми собственниками в развитие всех видов инноваций. Она включает построение организационных структур, выбор направлений инноваций, оптимизацию инвестиций, разные аспекты управления персоналом.

Торговый менеджмент представляет собой процесс управления всеми остальными аспектами деятельности торгового предприятия. Он призван формировать наиболее рациональные управленческие решения по вопросам развития конкретного торгового предприятия, координировать различные направления его деятельности и обеспечивать высокую эффективность конечных результатов этой деятельности.

Помимо приведенных видов специального менеджмента в настоящее время разрабатываются другие виды: менеджмент социальной сферы, банковский, налоговый, организационный, международный и др.

Циклический характер общественного развития, необходимость принятия решений в условиях кризиса явились серьезной мотивацией развития теории и практики менеджмента. Опыт передовых стран Запада показывает, что менеджмент выполняет поставленные задачи, и огромная роль в повышении его эффективности принадлежит использованию достижений научно-технического прогресса.

При этом следует заметить, что в последние годы наблюдается существенное смещение центров развития систем управления на современном уровне. В группе наиболее развитых стран лидируют Япония, Германия и Швейцария. По соответствию управления современным требованиям США находятся на 9-м месте, Франция — на 12-м, Италия — на 14-м, Великобритания — на 16-м. Среди стран другой группы, для которых характерен бурный подъем экономики в последние 10-15 лет, лидируют Сингапур, Гонконг и Тайвань.

Разница между управлением и администрированием (со сравнительной таблицей)

Проще говоря, управление можно понимать как умение получать работу от других. Это не совсем то же самое, что администрирование , которое намекает на процесс эффективного управления всей организацией. Наиболее важным моментом, который отличает менеджмент от администрации, является то, что первое занимается управлением или руководством операциями организации, тогда как последнее делает упор на установлении политики и установлении целей организации.

Вообще говоря, управление принимает во внимание функции руководства и контроля организации, тогда как управление связано с функцией планирования и организации.

С течением времени различие между этими двумя терминами стирается, поскольку управление включает в себя также планирование, формулирование политики и ее реализацию, охватывая, таким образом, функции администрирования. В этой статье вы найдете все существенные различия между управлением и администрированием.

Содержание: Управление и администрирование

1. Сравнительная таблица
2. Определение
3. Ключевые отличия
4. Заключение

Сравнительная таблица

База для сравнения	Менеджмент	Администрация
Значение	Организованный способ управления людьми и вещами в бизнес-организации называется менеджментом.	Процесс управления организацией группой людей известен как Администрация.
Полномочия	Средний и нижний уровни	Верхний уровень
Роль	Исполнительный	Решающий
Касается	Реализация политики	Формулировка политики
Зона деятельности	Работает под управлением администрации.	Имеет полный контроль над деятельностью организации.
Подходит для	Коммерческие организации, то есть коммерческие организации.	Правительственные учреждения, военные, клубы, коммерческие предприятия, больницы, религиозные и образовательные организации.
Принимает решение	Кто будет выполнять работу? И как это будет сделано?	Что делать? И когда это должно быть сделано?
Работа	Претворение планов и политики в жизнь.	Составление планов, формирование политики и постановка целей
Сосредоточьтесь на	Управление работой	Наилучшее возможное распределение ограниченных ресурсов.
Ключевое лицо	Менеджер	Администратор
Представляет собой	Наемных работников, работающих за вознаграждение	Собственников, получающих доход на вложенный ими капитал.
Функция	Исполнительная и управляющая	Законодательная и определяющая

Определение управления

Управление определяется как действие по управлению людьми и их работой для достижения общей цели с использованием ресурсов организации. Это создает среду, в которой менеджер и его подчиненные могут работать вместе для достижения групповой цели. Это группа людей, которые используют свои навыки и таланты для управления всей системой организации. Это деятельность, функция, процесс, дисциплина и многое другое.

Планирование, организация, руководство, мотивация, контроль, координация и принятие решений являются основными видами деятельности, выполняемыми руководством. Менеджмент объединяет 5M организации, то есть людей, материалы, машины, методы и деньги. Это деятельность, ориентированная на результат, которая направлена ​​на достижение желаемого результата.

Видео: Что такое менеджмент?

Определение администрации

Администрация – это систематический процесс управления бизнес-организацией, учебным заведением, таким как школа или колледж, государственным учреждением или любой некоммерческой организацией. Основная функция администрации — формирование планов, политик и процедур, постановка целей и задач, обеспечение соблюдения правил и положений и т. д.

Администрация устанавливает фундаментальную структуру организации, в рамках которой функционирует управление организацией.

Характер управления бюрократический. Это более широкий термин, поскольку он включает функции прогнозирования, планирования, организации и принятия решений на самом высоком уровне предприятия. Администрация представляет собой верхний уровень управленческой иерархии организации. Эти органы высшего уровня являются либо владельцами, либо деловыми партнерами, которые вкладывают свой капитал в открытие бизнеса. Они получают прибыль в виде прибыли или в виде дивидендов.

Ключевые различия между управлением и администрированием

Основные различия между управлением и администрированием приведены ниже:

1. Менеджмент — это систематический способ управления людьми и вещами в организации. Администрация определяется как акт управления всей организацией группой людей.
2. Менеджмент — это деятельность делового и функционального уровня, тогда как Администрирование — деятельность высокого уровня.
3. В то время как руководство сосредоточено на реализации политики, ее формулированием занимается администрация.
4. Функции администрации включают в себя законодательство и определение. И наоборот, функции управления бывают исполнительными и управляющими.
5. Администрация принимает все важные решения организации, в то время как руководство принимает решения в пределах, установленных администрацией.
6. Группа лиц, являющихся работниками организации, в совокупности именуется руководством. С другой стороны, администрация представляет владельцев организации.
7. Менеджмент можно увидеть в коммерческой организации, такой как бизнес-предприятие. И наоборот, Администрация находится в правительственных и военных учреждениях, клубах, больницах, религиозных организациях и всех некоммерческих предприятиях.
8. Менеджмент — это все о планах и действиях, но администрация занимается разработкой политик и постановкой целей.
9. Менеджмент играет исполнительную роль в организации. В отличие от администрации, роль которой носит решающий характер.
10. Менеджер отвечает за управление организацией, а администратор отвечает за управление организацией.
11. Менеджмент фокусируется на управлении людьми и их работой. С другой стороны, администрация фокусируется на максимально возможном использовании ресурсов организации.

Заключение

Теоретически можно сказать, что это разные термины, но на практике вы обнаружите, что термины более или менее одинаковы. Вы могли заметить, что менеджер выполняет как административную, так и функциональную деятельность. Хотя говорят, что менеджеры, работающие на самом верхнем уровне, являются частью администрации, тогда как менеджеры, работающие на среднем или нижнем уровне, представляют собой управление. Таким образом, можно сказать, что администрирование выше управления.

Что такое управление ресурсами и почему это важно?

Содержание

Содержание

Что такое управление ресурсами?

Управление ресурсами — это практика планирования, составления графиков и выделения людей, денег и технологий для проекта или программы. По сути, это процесс распределения ресурсов для достижения наибольшей организационной ценности. Хорошее управление ресурсами приводит к тому, что нужные ресурсы доступны в нужное время для нужной работы.

Руководство по планированию ресурсов от опытного PMO

Загрузите сейчас, чтобы узнать, как направить своих людей на наиболее ценную работу и перераспределить роли, людей и командные назначения в рамках ваших стратегических и бизнес-инициатив.

Просмотреть электронную книгу • Руководство Savvy PMO по планированию ресурсов

Modern PPM: 5 методов обеспечения гибкости в планировании ресурсов

Посмотреть веб-семинар • Modern PPM

Управление ресурсами позволяет планировать на любом уровне — в масштабах предприятия, портфелей , отделы и команды.

Ресурсы необходимы для достижения вашей цели, будь то выполнение задачи или проекта или помощь в анализе того, что необходимо для этого. Ресурсы — это финансы, персонал, физическое пространство, оборудование, технологии и время. Цель управления ресурсами состоит в том, чтобы использовать наилучшее сочетание ресурсов для удовлетворения требований, а также осознавать, что эти же ресурсы могут быть востребованы в других сферах бизнеса.

Gartner считает, что успешное завершение инициативы зависит от сбалансированности доступных ресурсов и спроса, говоря: «Руководители должны обеспечивать тщательную приоритизацию инициатив, предотвращать перегрузку ресурсов и обеспечивать гибкие сроки завершения, чтобы максимизировать получение ценности».

Чтобы понять, как наилучшим образом использовать общие и ограниченные ресурсы, вам необходимо иметь представление о спросе и возможностях, а также о необходимых навыках для конкретной работы по сравнению с имеющимися навыками. Вы должны учитывать графики, бюджеты и согласование с корпоративной стратегией, чтобы убедиться, что вы расставляете приоритеты по ресурсам в портфеле, чтобы максимизировать его ценность. Все это и многое другое входит в понятие управления ресурсами.

Основы управления ресурсами

Управление ресурсами имеет решающее значение для организации, так как позволяет гарантировать, что они оптимизируют и распределяют ресурсы для правильных инициатив — инициатив, которые соответствуют корпоративной стратегии и приносят наибольшую пользу. Сводя к минимуму потери и дублирование, оптимизируя и автоматизируя процессы, а также максимально увеличивая и ускоряя пропускную способность, предприятие находится в лучшем положении, чтобы быстро реагировать на требования клиентов и гибко реагировать на изменения. Реализация программ и проектов требует лучшего управления ресурсами.

Независимо от методологии работы, лидеры, стремящиеся практиковать эффективное управление ресурсами, должны сбалансировать спрос с возможностями, а также понимать потребности бизнеса, чтобы расставлять приоритеты, планировать и планировать работу с правильными командами, людьми и наборами навыков. Gartner говорит, что возможность и вызов для руководителей заключается в том, чтобы «отреагировать и перейти от статического к гибкому подходу к планированию, который может постоянно изменять структуру рабочей силы с учетом изменений в бизнесе и потребностях в навыках».

В связи с растущим спросом и изменениями постоянно создавать ценность с помощью ресурсов непросто даже для самых зрелых организаций. Это общая и постоянная задача для предприятия: убедиться, что в наличии достаточно необходимых ресурсов и финансирования для качественного и своевременного выполнения работы. И именно здесь может помочь развитое управление ресурсами.

Почему важно управление ресурсами?

Управление ресурсами — это прозрачность, чтобы вы могли видеть, отслеживать и достигать того, что требуется для реализации проектов. Это также позволяет свести к минимуму как время простоя, так и чрезмерное использование ресурсов. Полная видимость как работы, так и ресурсов позволяет более эффективно планировать и управлять своими ресурсами, согласовывая их с нужными проектами в нужное время.

Легко увидеть важность управления ресурсами, поняв недостатки его отсутствия. Без правильных данных менеджеры по ресурсам имеют мало контроля над своими проектами и не могут понять:

• Планирование и составление графиков — Понимание того, какие ресурсы доступны и когда
• Доступные и необходимые навыки — Оценка навыков каждого человека и нужно ли добавлять дополнительные навыки (или людей)
• Использование ресурсов — Знание того, где люди уже заняты и уместны ли эти распределения
• Объем ресурсов — Понимание истинной способности выполнять работу, признавая, что не все время может быть использовано
• Приоритизация и распределение ресурсов — Выявление те приоритетные инициативы, которым уделяется наибольшее внимание и, возможно, специализированные навыки

Управление ресурсами обеспечивает доступ менеджеров ресурсов по запросу в режиме реального времени к людям и другим ресурсам, чтобы они могли иметь больший контроль над доставкой.

При правильном управлении ресурсами вы можете помочь своей организации сократить расходы, повысить эффективность и производительность.

Вы также снижаете риск, обнаруживая потенциальные конфликты ресурсов на раннем этапе для более быстрого реагирования, как правило, путем изменения приоритетов проектов или ресурсов.

В этом быстро развивающемся мире с высоким спросом эти преимущества — именно то, что ищет предприятие, и именно то, что может предоставить офис управления проектами (PMO) и / или менеджеры по ресурсам, если им будут предоставлены правильные инструменты и процесс.

Имейте в виду, что ресурсы — это не только люди; К ресурсам также относятся:

• Технологии/инструменты, необходимые для того, чтобы люди могли выполнять задачи
• Бюджет, необходимый для финансирования проекта
• Места и специализированное оборудование

Управление ресурсами также требует тщательного изучения графиков и сроков. Важно свести все эти элементы вместе с целями бизнеса.

Преимущества управления ресурсами

Многим организациям управление ресурсами кажется недостижимой целью, где успех просто недостижим. Распространенным заблуждением является то, что управление ресурсами требует больших инвестиций и радикального изменения процессов и культуры.

Организации, которые сосредоточены на создании или улучшении своих возможностей управления ресурсами, почти сразу же получают выгоду. Хотя эти преимущества могут различаться в зависимости от организации и предпринятых шагов, обычно обнаруживается, что проекты чаще выполняются вовремя и в рамках бюджета.

Когда у вас есть данные, необходимые для планирования и планирования, вы можете распределять людей в зависимости от их навыков и доступности. Менеджеры могут формировать правильные ожидания у своих клиентов, когда они понимают текущие рабочие нагрузки, сроки, приоритеты и бюджеты.

Вместо того, чтобы соглашаться на все, независимо от емкости, менеджеры по ресурсам могут более точно планировать проекты на основе реалистичных данных в реальном времени. Менеджеры по ресурсам могут принимать более разумные решения о том, как укомплектовать свои команды, как с точки зрения численности персонала, так и с точки зрения необходимых навыков для выполнения текущих и будущих проектов.

Наличие нужных ресурсов, работающих над нужными проектами в нужное время, дает еще одно ключевое преимущество: более счастливые сотрудники. Распространенная проблема, с которой сталкиваются компании, заключается в том, что слишком мало людей работает над слишком большим количеством проектов.

Слишком загруженные сотрудники быстро разочаровываются и впадают в уныние. Они чувствуют себя перегруженными своими рабочими нагрузками, что часто приводит к отстранению, снижению производительности и снижению производительности.

Благодаря большей предсказуемости и последовательности, достижимым рабочим нагрузкам и оптимально используемому набору навыков сотрудники более склонны чувствовать себя ценными и удовлетворенными.

Управление ресурсами помогает организациям оптимизировать людей, предоставляя информацию об их рабочей нагрузке, доступности, требованиях к времени проекта, навыках и многом другом.

Организации могут вооружить своих менеджеров тем, что им необходимо для надлежащего и справедливого распределения проектов по нужным ресурсам.

Для большинства компаний самая большая стоимость проекта — это люди. Если над неправильными проектами работают не те люди, затраты возрастают, а результат снижается.

Управление ресурсами обеспечивает контроль над хаосом, гарантируя, что менеджеры будут оснащены для максимального использования ресурсов и сокращения ненужных затрат. У вас есть данные, необходимые для понимания затрат на проект и персонал для более точного составления бюджета и планирования. Вы также можете поддерживать идеальную команду людей, оптимизируя ресурсы по проектам в зависимости от навыков и возможностей.

В конечном счете, самым большим преимуществом управления ресурсами является эффективная и действенная доставка проектов конечному потребителю. Удовлетворенность клиентов повышается, когда команды могут выполнять проектные запросы вовремя и в соответствии с ожиданиями. Уверенность в способности выполнять проекты придает импульс, становится отличительной чертой и дает стратегическое преимущество.

Методы управления ресурсами

Хотя ресурсы охватывают несколько категорий, люди являются наиболее сложными для управления, поскольку существует множество элементов, которые влияют на то, как их можно оптимизировать, включая наборы навыков, доступность, местоположение и стоимость. Организации используют следующие методы управления ресурсами, чтобы максимизировать эффективность ресурсов, часто полагаясь на программное обеспечение, чтобы обеспечить прозрачность, помогающую руководителям принимать более разумные решения по ресурсам.

Распределение ресурсов

Распределение ресурсов включает в себя больше, чем просто назначение ресурсов проектам. Он учитывает навыки, которые ваша команда привносит в игру, а также их доступность. Отчеты о распределении позволят вам фильтровать ресурсы по навыкам и возможностям, чтобы вы могли не только видеть, кто доступен сейчас, но и когда определенные навыки будут доступны в будущем для лучшего планирования и сокращения задержек.

Использование ресурсов

Использование ресурсов — это метод управления ресурсами, который позволяет получить представление о возможностях вашей команды за определенный период времени и определить, используются ли ресурсы чрезмерно или недостаточно. Это очень важно, потому что исследования показывают, что ресурсы, которые чрезмерно используются, часто выгорают. Отчеты об использовании показывают, на что ресурсы тратят свое время, чтобы вы могли видеть, есть ли возможности повысить их эффективность, производительность и производительность, сохраняя при этом управляемость их рабочих нагрузок.

Выравнивание ресурсов

Выравнивание ресурсов используется для уравновешивания спроса и предложения. Это важный процесс, направленный на максимальное использование ресурсов в одном или нескольких проектах в зависимости от их навыков, получение максимальной отдачи от ресурсов, которые у вас уже есть, прежде чем вы решите увеличить штат или нанять подрядчика.

Люди часто обладают разными наборами навыков, многие из которых используются недостаточно. Цель этого метода управления ресурсами состоит в том, чтобы понять, какими навыками обладают ваши люди и где они могут заполнить пробелы, чтобы вы могли свести к минимуму затраты ресурсов.

Прогнозирование ресурсов

Как ни важно управление ресурсами для обеспечения бесперебойной работы текущих проектов с соответствующими ресурсами, реальная выгода заключается в возможности планировать заранее, чтобы поддерживать баланс ресурсов между текущими и будущими проектами. Вы должны знать текущие мощности, а также предстоящие проекты и их требования. Прогнозирование ресурсов позволяет делать прогнозы, выявлять потенциальные конфликты и расставлять приоритеты ресурсов на временной шкале.

Этапы управления ресурсами

Когда вы находитесь на стадии планирования проекта, вам необходимо знать, какие конкретные ресурсы потребуются для выполнения и доставки проекта конечному заказчику. Определение ваших потребностей в ресурсах, включая людей/навыки и бюджет, является первым этапом управления ресурсами.

На втором этапе необходимо мобилизовать вашу команду с учетом определенных навыков, необходимых проекту на каждом этапе его жизненного цикла, и доступных людей с такими навыками. Если вы обнаружите, что вам не хватает определенных навыков, именно здесь вы решите, есть ли у вас бюджет для найма людей со стороны, обладающих этими навыками. На этом этапе будут выделены все необходимые ресурсы.

Следующим этапом управления ресурсами является управление собранными вами ресурсами, четкое определение и информирование о ролях и обязанностях. Инструмент для совместной работы будет держать команды на одной странице с прозрачным общением, позволяя членам команды и менеджерам мгновенно получать информацию о том, кто, над чем и когда работает на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Завершающим этапом управления ресурсами является мониторинг ресурсов на предмет их прогресса, эффективности и действенности при выполнении ожидаемого вклада в проект. Почти всегда будут возможности для улучшения, поскольку вы стремитесь постоянно оптимизировать ресурсы, чтобы приносить максимальную пользу бизнесу.

Управление ресурсами в управлении портфелем проектов

Управление ресурсами в контексте управления портфелем проектов (PPM) позволяет организациям получить уровень контроля, который иначе был бы невозможен. При отсутствии или плохом управлении ресурсами проекты и инициативы с большей вероятностью потерпят неудачу из-за нехватки денег или людей или из-за того, что ресурсы сосредоточены не в тех областях. Это одна из основных причин, по которой проекты сбиваются с пути.

Когда организации неправильно распределяют ресурсы, другие инициативы страдают от невнимания или от того, что им назначены неправильные ресурсы.

Плохое управление ресурсами быстро выходит из-под контроля, затрудняя выполнение проекта на всех уровнях.

Для ИТ-директоров, руководителей программ, руководителей PMO и других лиц плохое управление ресурсами может означать упущение возможностей. И дело не только в нехватке необходимых ресурсов. Плохое управление ресурсами также может привести к чрезмерному распределению людей и финансирования, и люди, занимающие эти должности, будут нести ответственность перед финансовым руководством и высшим руководством, когда это произойдет.

Средства программного обеспечения для управления ресурсами

Программное обеспечение для управления ресурсами поможет вам решить ряд проблем, связанных с управлением их деньгами и людьми. Эти проблемы могут включать в себя такие проблемы, как перегруженность работой, расширение масштабов и неудачи проекта из-за нехватки времени.

Ключевые проблемы, связанные с управлением ресурсами, с которыми вы можете столкнуться и которые может решить программное обеспечение, включают:

• Управление и определение приоритетов рабочих запросов по проекту и установление соответствующих ожиданий с ключевыми заинтересованными сторонами
• Управление мощностью ресурсов в сравнении со спросом на эту мощность и понимание того, кто и когда может взять на себя новую работу
• Понимание того, какие роли и/или наборы навыков необходимы внутри компании или через новых сотрудников для выполнения обязательств перед заинтересованными сторонами
• Обеспечение того, чтобы доступные ресурсы работали над проектами с наивысшим приоритетом, которые наилучшим образом соответствуют стратегическим целям организации
• Оптимизация планирования, когда соответствующие ресурсы доступны для работы над проектами

При оценке решений по управлению ресурсами следует обращать внимание на определенные функции и возможности. На базовом уровне решения должны обеспечивать:

• Сбор и планирование работы с назначением ресурсов, чтобы менеджеры могли расставлять приоритеты, избегать чрезмерного использования ресурсов и прогнозировать стоимость ресурсов
• Возможность контролировать выполнение работы и быстро реагировать к изменению приоритетов
• Отслеживание и измерение прогресса и затрат для обеспечения надлежащего баланса работы в соответствии с вашими стратегиями

Управление ресурсами помогает спланировать и сбалансировать ваши возможности, чтобы сосредоточиться на правильной работе.

В частности, программное обеспечение для управления ресурсами должно иметь:

• Способность рекомендовать, как компании используют ресурсы для достижения максимальной ценности для бизнеса
• Централизованное представление ресурсов для просмотра, утверждения, изменения и планирования ресурсов
• Стандартизированный рабочий процесс запроса ресурсов для менеджеров проектов и менеджеров по ресурсам для общения и совместной работы

Устранение болевых точек

Организации в различных отраслях промышленности используют инструменты управления ресурсами для решения проблем и более эффективного распределения ресурсов своих проектов. Вот несколько реальных примеров:

Болезни роста

Компания по производству строительных материалов, которая разрабатывает и производит изоляционные материалы, быстро росла за счет приобретений и глобальной экспансии. Одной из проблем, с которыми столкнулась компания, была необходимость создания системы управления для разработки новых продуктов.

Чем быстрее рос бизнес, тем сложнее было контролировать процессы и масштабировать. В результате разработка продуктового портфеля шла медленнее, чем должна была, а затраты оказались слишком высокими. Во многом это было связано с отсутствием информации о надежных данных и ресурсных возможностях.

Наряду с управлением, управление ресурсами было сложной задачей. У компании были таланты, но они не всегда знали, что эти ресурсы делают или на что они способны. В одних районах возникали узкие места, в то время как в других ресурсы использовались недостаточно. А с объектами и ресурсами, расположенными в нескольких местах по всему миру, пострадали коммуникации и сотрудничество.

Организация привлекала ресурсы одновременно во многих направлениях, и без понимания того, куда направлялось финансирование, было трудно определить прибыль и окупаемость инвестиций. Компания потеряла способность выпускать инновационные продукты, которыми она была известна, достаточно быстро, чтобы сохранить преимущество на рынке.

Чтобы решить эти проблемы управления ресурсами, компания создала отдел, который сосредоточится исключительно на разработке идей и продуктов, и развернула решение для управления портфелем проектов для управления данными, процессами и ресурсами. Инструмент PPM быстро стал ценным диагностическим решением для выявления рисков, затрат, конфликтов и проблем с ресурсами.

Используя навыки из недостаточно используемых ресурсов, компания теперь может разрабатывать продукты быстрее и с меньшими затратами. Программное обеспечение PPM показывает компании, где есть пробелы и проблемы, в простых для чтения отчетах для текущего анализа объема, графика и сметы бюджета.

Используя эту технологию, компания смогла восстановить свое конкурентное преимущество, управляя разработкой продуктов следующего поколения. Одним из ключевых преимуществ решения этих вопросов управления ресурсами является то, что компания разрабатывает нужные продукты правильными людьми в рамках бюджета и в установленные сроки.

Практический пример: перед лицом множества проблем

Компания, которая продает детскую одежду по всему миру с помощью многоканальной бизнес-модели, сделала стратегическим и операционным приоритетом обновление своих ИТ-проектов и усилий по управлению ресурсами для продолжения роста бизнеса.

У ИТ-отдела было несколько списков проектов, поддерживаемых отдельно различными бизнес-подразделениями, без руководства по выбору или созданию проектов или отслеживанию стоимости проекта или потребности в ресурсах. Это сделало соблюдение нормативных требований практически невозможным.

Менеджеры и ИТ-специалисты не могли определить, какие проекты наиболее ценны для компании. Это создало связанные проблемы с управлением ресурсами; поскольку ИТ-персонал тратился на проекты программного обеспечения, которые обесценивались в течение нескольких лет, имело место несоответствие стоимости проектов, и аудиторы были обеспокоены неправильными ежегодными расходами.

Кроме того, у каждой рабочей группы в компании был свой набор «управления бизнес-деятельностью», создающий более 100 различных типов деятельности. Не было никакого способа определить, как ИТ-персонал на самом деле тратит свое время.

Кроме того, почти в каждом проекте участвовало несколько групп с минимальной координацией между проектами. Было невозможно предсказать проблемы с пропускной способностью ресурсов, и это создавало постоянные проблемы с конфликтами ресурсов.

Организация развернула решение по управлению ресурсами для решения своих многочисленных проблем и поддержки роста бизнеса. Решение обеспечивает простой рабочий процесс и структуру проекта, которых раньше не было, и теперь компания может определять уровни проектов для установления приоритетов.

Использование комплексного учета рабочего времени обеспечивает стандартную ставку для всех участников проекта в зависимости от диапазона заработной платы. Все участники ИТ-проекта распределяются по проектам и задачам, все менеджеры и пользователи обучаются новым действиям, а для руководителей и действий создаются новые отчеты.

Благодаря улучшенным процессам и планированию компания сэкономила более 2 миллионов долларов на капитальных затратах и ​​2,6 миллиона долларов на расходах.

Управление ресурсами позволило компании улучшить расстановку приоритетов в работе и ресурсах с перспективой планирования ресурсов на период от шести до 12 месяцев.

Практический пример: Отсутствие информации о ресурсах

Поставщику медицинского страхования не хватало интегрированного представления о спросе и возможностях, и ему было трудно расставлять приоритеты и сообщать о спросе в очереди, не ограничивая ресурсы. Компания хотела улучшить управление ресурсами, управление работой, планирование инвестиций и отчетность.

Важное значение имело управление, а также возможность прогнозировать спрос и возможности для точного планирования инвестиций. Имея полдюжины внутренних партнеров по доставке, фирме нужно было подумать, как лучше всего расширить свое представление, чтобы понять предложение, спрос, мощности и системы.

Компания развернула программное обеспечение для управления ресурсами, чтобы сбалансировать спрос из нескольких источников и распределить работу между ресурсами, чтобы гарантировать, что они могут выполнять наиболее ценные проекты.

С помощью этого решения компания может наилучшим образом использовать свои ресурсы и сосредоточиться на проектах, которые наилучшим образом соответствуют ее стратегическому плану. Страховая компания теперь сосредоточена на оптимизации ресурсов, гарантируя, что ресурсы справляются с правильным набором задач в нужное время.

Раньше у компании были проблемы с данными в различных электронных таблицах. Управление ресурсами было почти невозможно в статической документации, которая всегда казалась устаревшей или неправильной. Используя интегрированные возможности планирования инвестиций и мощностей, компания уверена, что сможет стратегически укомплектовать команды, чтобы максимизировать ценность и производительность. Он распределяет персонал и ресурсы на основе приоритетности проектов.

Подробные отчеты предоставляют менеджерам ресурсов фактические и прогнозные данные по портфелям и проектам, а также информацию о работе с персоналом и без него, чтобы они могли определить пробелы в ресурсах. Подробная информация о состоянии на каждом уровне предоставляет менеджерам данные, необходимые им для обеспечения того, чтобы мощности могли удовлетворить спрос сейчас и в течение 18 месяцев в будущем.

Используя свою конфигурацию программного обеспечения для управления ресурсами, фирма может прогнозировать спрос на 12–24 месяца вперед и использовать эту информацию для еженедельного распределения ресурсов. Это лучшее определение ролей с большей детализацией, чтобы обеспечить более полное представление о мощности и спросе. Среди ключевых преимуществ:

• Оптимизация ресурсов за счет сосредоточения внимания персонала на эффективности и ценности
• Приоритизация работы в соответствии с дорожными картами для лучшей наглядности
• Максимизация портфеля и производительности персонала с использованием планирования инвестиций потенциал и роль

Резюме

Эффективное управление ресурсами — это не просто «приятная» функция управления портфелем проектов; это необходимо для успеха. Ключевым моментом является прозрачность, которая дает руководителям проектов представление обо всех ресурсах и о том, где они распределяются между проектами. Вместо того, чтобы случайным образом распределять ресурсы или соглашаться на каждый проект, вы можете эффективно планировать и управлять ресурсами, чтобы избежать задержек проекта, увеличения затрат и, в конечном итоге, неудачного завершения проекта.

Если вам не хватает наглядности и соответствующих инструментов для отслеживания ресурсов и направления их на наиболее ценную работу, вы и другие руководители, скорее всего, не сможете завершить проекты и предоставить продукты, обеспечивающие конкурентные преимущества, упустив потенциальные выгоды.