Коммерческое предложение во вложении: Коммерческое предложение во вложении : kulmars — LiveJournal

Как отправить письмо с вложением, чтобы прикрепленный файл точно заметили

Написать «‎прайс-лист во вложении» – недостаточно. Чтобы мотивировать клиента открыть письмо с вложением, нужно постараться. 

В статье рассказываем, какие вложения можно добавлять к электронным письмам. Объясняем, как акцентировать внимание на прикрепленном файле, чтобы подписчик его точно открыл. 

Какими бывают вложения в email-письмах 

Бывает, что через электронную почту нужно отправить что-то, кроме текста – например, презентацию в PDF-формате или таблицу в формате XLSX. И здесь на помощь приходит вложение.

Вложение – это файл, который нельзя включить в текст электронного письма из-за его формата. 

Чаще всего письма с вложениями встречаются в транзакционных рассылках. Когда пользователю присылают чек об оплате услуги, билеты на самолет или в кино — документ который подтверждает сделку между компанией и клиентом.

Иногда вложения отправляют в приветственных письмах, когда дарят лид-магнит за регистрацию на сайте. Также рассылки писем с вложениями помогают, когда заинтересованному пользователю нужно отправить книгу, чек-лист или презентацию.

Отправка писем с вложением – частый случай для сегмента B2B. Так, к сообщениям прикрепляют заявки, инструкции, договоры, коммерческие предложения, прайс-листы, запросы.

Письмо с вложением в виде чека

Письмо с вложением в виде справки

Письмо с вложением в виде билета

Какие файлы можно прикреплять к email-письмам: их формат и размер

Некоторые файлы не получается прикрепить к электронному письму. А некоторые файлы, даже если их вышло отправить, не открываются на устройстве получателя. Часто это случается из-за того, что вложение оказывается не того формата или превышает размер.

Допустимый формат

Обычно к электронным письмам прикрепляют файлы таких форматов:

• .xls и .xlsx – для отправки таблиц.
• .doc и .docx – для отправки документов и других текстовых файлов.
• .pdf – для отправки резюме, книг, буклетов.
• .jpg и .png – для отправки фотографий, изображений, скриншотов. 
• .pptx – для отправки презентаций.
• .zip – для отправки нескольких файлов в одном архиве.
• .html и .htm. – для отправки веб-страниц

Эти файлы обычно легко открываются на компьютере, поскольку для них установлены программы. Например, WinRAR читает файлы в формате.zip. А в Яндекс.Почте, например, даже не нужны программы, файлы можно открывать в интерфейсе. 

Файлы более редких форматов не всегда открываются корректно – их лучше не добавлять к письмам. Некоторые почтовые сервисы и вовсе запрещают добавлять файлы определенных типов:

Почти половина пользователей читает электронную почту с телефона. Это тоже нужно учитывать при отправке email-писем с вложениями.  Например, прикреплять файлы в формате .html. Для их просмотра не нужны специальные программы – достаточно веб-браузера.

 Email-письмо с вложением в формате html

Допустимый размер

Размер файла зависит от сервиса email-маркетинга, через который компания делает рассылку. Например, у Sendsay вес письма с вложением не должен превышать 5 МБ.

Если отправитель делает рассылку не через сервис email-маркетинга, а напрямую клиенту на один почтовый адрес, размер вложения зависит почтового сервиса. А именно – от электронной почты или почтового клиента, через которые отправляют письмо. Разница в том, что электронная почта работает через веб-браузер, а почтовый клиент доступен на компьютере без интернета.

Известные почтовые сервисы устанавливают такие размеры вложений:

• Gmail – до 25 МБ. Если размер файла больше 25 МБ, Gmail загружает его на Google Диск и присылает ссылку.
• Яндекс.Почта – до 25 МБ. Если размер больше, вложения загружаются на Яндекс Диск.
• Почта Mail.ru – до 25 МБ. Если размер больше, вложения отправляются в Облако.
• Microsoft Outlook – до 20 МБ.

Чтобы точно не ошибиться в формате и размере вложения, изучите: 

• правила сервиса email-маркетинга, через который вы отправляете сообщения
• требования почтовых сервисов, через которые клиенты читают ваши письма

Как прикрепить вложение к электронному письму

Чтобы рассылка писем с вложением успешно открывалась, нужно правильно прикрепить файл. Это достаточно просто:

1. Если отправляете письмо через почтовый сервис — электронная почта или почтовый клиент, вложение можно добавить, нажав на скрепку «‎Прикрепить файл». 

Вот так выглядит отправка email с вложением в почте Mail.ru

2. Если отправляете письмо через сервис email-маркетинга, все зависит от требований конкретной платформы. Покажем, как эта функция работает на платформе Sendsay.

Как отправить электронное письмо с вложением через Sendsay

1. Выбрать способ, которым будете добавлять вложение:

• прикреплять с компьютера (любой формат файла) 
• загружать по ссылке (любой формат файла) 
• генерировать из черновика (только форматы .pdf и .xlsx)

С помощью функции «Создать из черновика» можно оформлять персональные вложения для каждого подписчика: квитанции, коммерческие предложения, банковские выписки.

2. Озаглавить вложение латинскими буквами, чтобы подписчик увидел корректное название файла.

3. Проверить, чтобы письмо вместе с вложениями или картинками весило не больше 5 МБ.

Как акцентировать внимание читателя на вложении: 8 способов 

Иногда во вложении отправляют что-то особенно ценное для получателя, например, авиабилет. Но из-за особенностей почтового сервиса пользователь может не заметить вложение сразу, что не очень удобно. 

Вложение в Gmail находится на втором экране, в то время как техническая информация – на первом. Получается, прикрепленный файл, в котором самое важное, тяжело заметить

Поэтому важно понять, как оформить письмо с вложением, чтобы прикрепленный файл точно увидели. Вот несколько вариантов:

1. Написать про вложение в теме или прехедере. Допустим, нужно отправить клиенту коммерческое предложение. Тогда можно вставить в начало или конец темы фразу «коммерческое предложение в письме‎». Или указать в прехедере «‎коммерческое предложение во вложении». Такие приемы побуждают скорее открыть письмо.

2. Не добавлять в письмо больше 2-3 файлов. Чем больше вложений, тем сильнее рассеивается внимание получателя. Если файлов несколько, например, это банковская выписка за полгода, их лучше оформить в zip-архив или загрузить в облачное хранилище. 

3. Сказать про вложение в начале и в конце письма. Особенно это касается писем, где текст не вмещается в рамки одного экрана. Так человек, даже если не откроет вложение сразу, вспомнит про него в конце прочтения. А лучше изначально делать текст письма коротким – так сообщение отобразится на одном экране и вложение сложно будет не заметить.

4. Убедить текстом. Текстом можно не только сообщить, что в письме есть вложение, но и побудить получателя скорее перейти к прикрепленному файлу. Самый простой способ — несколько раз написать, что письмо с вложением. Также можно подробно расписать пользу вложения для получателя.

Например, бренд недвижимости присылает читателю презентацию о новом объекте. Чтобы человек открыл вложение, компания приводит три аргумента о том, как ему пригодится информация внутри:

— В презентации руководитель проекта отвечает на 7 самых частых вопросов про новый жилой комплекс.  

— В новом жилом комплексе есть планировки, которыми читатель недавно интересовался — возможно, одна из квартир станет для него идеальным вариантом.

— Помимо презентации, во вложении есть сравнительная таблица 5 последних жилых комплексов. 

Конечные способы убеждения зависят от вашего стиля общения и специфики аудитории. Главное — показать подписчикам, что ваше вложение действительно окажется для них полезным. Ведь никто не будет тратить время на то, чтобы открыть непонятный рекламный материал.

5. Продублировать часть вложения скриншотом. Если вы присылаете презентацию, книгу или еще какой-то объемный материал, сделайте скриншот одной из его страниц и вставьте в тело письма. Напишите, что продолжение в прикрепленном файле, так получателю будет интереснее открыть вложение.

6. Добавить анимацию. В начало письма можно вставить CSS-анимацию — например, баннер со словами «‎вложение здесь» и стрелкой, показывающей на прикрепленный файл. При наведении на баннер стрелка начнет двигаться. Этот прием еще раз напомнит подписчику, что ему нужно посмотреть вложение.

По сравнению с GIF-анимацией CSS-анимация загружается быстрее, а значит читатель не будет нервничать из-за того, что не может увидеть изображение. А еще письма с CSS-анимацией — это отличный вариант интерактива, ведь пользователи сами могут запускать движение анимированных элементов. 

7. Адаптировать письмо под мобильные устройства. На смартфонах и планшетах электронные письма отображаются немного по-другому, а некоторые форматы файлов не открываются. Чтобы человек дочитал сообщение и точно заметил вложение, адаптируйте письмо под мобильные платформы. Например, в конструкторе писем Sendsay верстка адаптируется под мобильные устройства и планшеты. А для большей надежности перед отправкой можно проверить, как сообщение будет выглядеть на разных устройствах — компьютере, планшете, телефоне. В Sendsay эта функция встроена сразу в конструктор.

8. Продублируйте вложение ссылкой. Если человек не заметит прикрепленный файл, то заметит ссылку – ведь она кликабельна и находится прямо в тексте. 

Радикальный способ – вообще не использовать вложение, а загрузить файл в облачное хранилище и отправить на него ссылку. В этом есть свои плюсы: почтовые клиенты с меньшей вероятностью посчитают письмо спамом, а размер вложений будет почти не ограничен.

Чек-лист: как отправить письмо с вложением, чтобы все получилось

• Чтобы письмо с вложением успешно дошло по адресу, изучите требования сервиса email-маркетинга или почтового сервиса. Особенно обратите внимание на формат и размер прикрепляемого файла.

• Не ставьте в название вложения подозрительные символы вроде / ? ! +. Пишите только слова. В Sendsay, например, вложения озаглавливают латинскими буквами.

• Старайтесь не отправлять во вложении файлы редких форматов. У получателя может не оказаться программы, чтобы их открыть. Лучше используйте проверенные форматы вроде pdf, xlsx, docx.

• Перед отправкой проверяйте, не вышли ли вложения за рамки допустимых размеров. Если вышли, большинство почтовых сервисов загрузит их в облачное хранилище. 

• До конца загружайте вложение и только потом отправляйте, чтобы файл не повредился. 

• Не просто добавляйте вложение, а старайтесь акцентировать на нем внимание – анимацией, текстовым объяснением, темой и другими способами, о которых мы рассказали.

Кроме того, мы делимся полезной информацией в сфере digital-маркетинга в нашем телеграм-канале, при подписке на который дарим книгу «Email-маркетинг для бизнеса». Подробнее о том, как ее получить, рассказали в закрепленном сообщении канала.

Подключайте Sendsay, чтобы сделать ваш email-маркетинг мощнее 💪

Над статьёй работали:

Похожие статьи

Как узнать, прочитано ли электронное письмо

27.05.2022

Присоединяйтесь к нам в соцсетях

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Опубликовано: 13 Декабрь 2014 |

Автор: Евгений Сахаров | Категория: Uncategorized | Метки: email-маркетинг, коммерческое предложение, пошаговое руководство | Комментарии (1)

Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение. И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.

Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека. 

Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.

Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.

 

Сруктура сопроводительного письма к коммерческому предложению

1)  Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!», если это холодный контакт, однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

 

2)  Самопрезентация. Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.

Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».

 

3)  Презентация услуг. В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».

 

4)  

Перенаправление на действие. Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».

 

5)  Прощание. Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

 

Что получилось (пример сопроводительного письма для коммерческого предложения)

 

Здравствуйте, Федот Алишерович!

Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль. Мы общались с вами по телефону в среду в 12:00.

Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок.

Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX.

С уважением, Всеволод Конеброд

 

Советы по составлению сопроводительного письма для коммерческого предложения

Будьте предметны. Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Короче, не занимайтесь копирайтерским онанизмом, пишите только по сути.

Краткость – сестра таланта. Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Не употребляйте фразу «коммерческое предложение».

 Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла. Исключение — контакт с теплыми и горячими клиентами.

И да: если КП холодное, то сопроводительное письмо не нужно. Оно все испортит. Я писал об этом в другой статье.

---

Впервые опубликовано на Workle (15.08.2014). Эта редакция обновлена и дополнена.

Нужны продающие тексты или статьи? Обращайтесь​

>>Узнавайте о новых статьях в блоге из паблика «ВКонтакте»

>>Или из Твиттера

Автор — копирайтер Евгений Сахаров

---

Как сказать «Пожалуйста, найдите прикрепленный файл» 21 различным способом

Написание электронного письма не является чем-то естественным для меня. Это пространство, где я хотел бы звучать профессионально , но также добавить свой стиль.

Я уверен, что вы должны пройти через что-то подобное.

Больше, чем что-либо другое, я думаю, мы все боремся с фразой «Пожалуйста, найдите приложение». Это стало тем, что мы все время говорим, и все же это не производит хорошего впечатления.

Дело в том, что мы так привыкли читать и писать, что придумывать что-то новое кажется… странным?

Но есть свежие и классные способы сказать «пожалуйста, найдите прикрепленным», не используя именно эти слова.

В этом сообщении в блоге я делюсь 21 умным . Пожалуйста, найдите прилагаемые альтернативы для использования в ваших электронных письмах. Не стесняйтесь копировать любой из этих шаблонов электронной почты и персонализировать их для вашего собственного бренда или личного общения по электронной почте.

Содержание

21 Креативный способ сказать «Пожалуйста, найдите вложение»

1. Как вы увидите в …

Фраза, которая расскажет читателю, чего ожидать от вложения, которым вы поделились. Часто, когда мы получаем электронное письмо с вложением, мы понятия не имеем, чего от него ожидать.

Использование такой фразы, как «Как вы увидите здесь на листе» , подготавливает читателя к тому, о чем идет речь во вложении электронной почты.

Таким образом, они могут загрузить файл, просмотреть его или напрямую поделиться им с кем-то еще.

Привет {Контактное имя}, После нашего предыдущего обсуждения команда приступила к изучению различных инструментов CRM, которые будут соответствовать потребностям вашего бизнеса. Как вы увидите из представленной здесь презентации, EngageBay выделяется как универсальный CRM-инструмент. Если это сработает для вас, мы можем продолжить обсуждение. Спасибо. {Подпись}

2. В [x], добавленном к этому электронному письму …

«Добавлено» означает добавлено или дополнено (кем), так что это слово отлично заменяет слово «приложено». Однако, если вы скажете «пожалуйста, найдите приложение», вы все равно рискуете сделать его скучным!

Попробуйте что-то вроде этого 👇

Привет {Контактное имя}, Я пишу это письмо, чтобы поделиться отчетом о трафике и доходах за прошлый месяц. В файлах, приложенных к этому письму, вы увидите, что наши маркетинговые усилия привели к прямому увеличению показателей конверсии. Двигаясь вперед, мы еще больше улучшим автоматизацию маркетинга (благодаря нашей подписке на EngageBay!) и обеспечим еще более высокий коэффициент конверсии при оптимальном использовании ресурсов. Ждем ваших мнений. {Подпись}

3. Взгляните на …

Это скорее направление, которое вы даете читателям. И лучшая часть этой конкретной альтернативы «пожалуйста, найдите прикрепленную» — это то, насколько легко ее использовать в предложении.

Это также делает вашу электронную почту более похожей на естественный язык, поскольку мы часто используем этот термин в разговорах.

Привет команда, Хочу поделиться с вами кое-чем захватывающим. Взгляните на отчет о кликах и подписках, который мы создали из нашей последней кампании. Push-уведомления действительно произвели впечатление! Отличная работа, так держать 👍 {Подпись}

4. Загрузите копию [x] для …

Как и в предыдущем случае, следующее также является четким указанием для читателей о том, что делать с вложением.

Ежедневно поступает почти 121 деловое письмо, и можно легко забыть загрузить файлы, вложенные в электронные письма.

Использование такого CTA напоминает читателю о том, что ему нужно сделать с полученным вложением.

Привет {Имя}, Делюсь с вами окончательным проектом контракта, который был согласован в нашем последнем разговоре. Загрузите копию этого документа, подпишите его электронной подписью и передайте нам через EOD, пожалуйста. Надеемся на плодотворное сотрудничество с вами. Лучший, {Подпись}

5. Дайте мне знать, что вы думаете о [x], прикрепленном к этому письму

Хотите получить отзыв о вложении, которым вы делитесь? Используя следующий шаблон как , можно по-другому сказать «p аренда найти прилагается» 👇

Привет {Имя}, Команда разработала новую маркетинговую стратегию для увеличения дохода на тысячу показов при оптимизации расходов на рекламу в Facebook. Дайте мне знать, что вы думаете о новом предлагаемом бюджете. Если мы находимся на одной странице, мы можем начать выполнение части со следующей недели. Лучший, {Подпись}

Читайте также: Как и когда сказать «Мои искренние извинения»

6. Для справки, я добавляю [x]

Сказать, что вы добавляете что-то в копию электронной почты, передает сообщение точно так же, как сказать «пожалуйста, найдите прикрепленный», но другим способом.

Только не надоедает 😅

Привет {Имя}, Я полагаю, что имело место недопонимание результатов управления лидами. Всего было создано 30 новых потенциальных клиентов, 25 из которых были подтверждены. Для справки я добавляю несколько снимков экрана с панели управления лидами EngageBay. Надеюсь, это прояснит ситуацию. Если у вас остались вопросы, дайте мне знать. Лучший, {Подпись}

👉Сделай свой день ярче с нашей коллекцией из 11 электронных мемов, которые понравятся каждому маркетологу! 😅

7. Прикрепляю [x], чтобы помочь вам …

Вот еще один синоним «Пожалуйста, найдите приложение».

Часто в письмах, которые мы получаем, нет ясности о том, что прикреплено и почему.

Гораздо лучше было бы сказать, что вы прикрепляете файл XYZ, чтобы завершить или помочь действию ABC. Таким образом, вы избегаете повторения «PFA» в миллионный раз, а также передаете то, что ожидается от получателя.

Привет {Имя}, Я видел ваш пост на LinkedIn, где вы упомянули, что ищете автора SEO-контента, который присоединится к вашей команде. Хотя у меня нет {сколько бы} лет опыта, у меня есть портфолио высококачественных статей, опубликованных на некоторых известных сайтах. Я прилагаю файл PDF к этому письму, чтобы помочь вам увидеть некоторые из моих самых эффективных статей. Дайте мне знать, что вы думаете. Лучший, {Подпись}

8. Вы найдете [x], как указано в …

Электронная почта — это средство профессионального общения. Это означает, что вам нужно будет отправлять файлы в ответ на некоторые текущие разговоры.

В такое время вы можете использовать этот шаблон электронной почты:

Привет {Имя}, Вы найдете все целевые ключевые слова за предыдущие месяцы и расходы на рекламу по каждому из них. Мы будем оптимизировать кампании на основе полученных здесь результатов. Хорошего дня! Лучший, {Подпись}

10 Шаблоны электронных писем службы поддержки для новых пользователей CRM

9. Я «делюсь» документами…

В электронных письмах хорошо то, что вам не нужно всегда прикреплять файл в обычных форматах, которые требуют загрузки.

Сегодня, благодаря Google Suite, мы можем использовать цифровые форматы файлов, такие как Google Docs, Google Sheets, Google Slides и т. д.

А поскольку они находятся в облаке Google, вы можете просто добавить веб-ссылки на эти документы в качестве гиперссылок в копии электронной почты.

Если вы не знаете, как сказать «Я прикрепил файл к этому письму» или «Пожалуйста, найдите прикрепленный файл», просто используйте этот шаблон, и вы будете выглядеть профессионально 👌🏻

Привет {Name}, Надеюсь, у тебя отличный день. Я делюсь документами на Google Диске по ссылке здесь. Дайте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще. Лучший, {Подпись}

Хотите произвести хорошее первое впечатление? Ознакомьтесь с нашим руководством «15 вводных шаблонов электронной почты, которые работают как шарм» для советов и шаблонов!

10. Вот [x], что …

Вот еще один замечательный синоним «Пожалуйста, найдите прикрепленный», в котором не используется настоящая фраза 🙂

Без какой-либо болтовни в начале, этот шаблон электронной почты позволяет сразу перейти к делу.

Поскольку у людей не так много времени, чтобы принимать и делиться приветствиями каждый раз, это позволит вам сэкономить их время и быстро перейти к важной части.

Привет {Имя}, Вот презентация для сравнения всех программ для автоматизации маркетинга для индивидуальных предпринимателей. Наше исследование показало, что EngageBay подходит лучше всего. Посмотри. {Подпись}

7 Введение Ошибки в электронной почте, которых следует избегать

11. Рад поделиться [x] с …

Делитесь интересными материалами? Давайте скажем им, как вы себя чувствуете.

Использование эмоциональных выражений для обмена информацией придает электронной почте больше индивидуальности.

Привет {Имя}, После нашего последнего звонка я хотел создать отчет о наших методах автоматизации маркетинга. Я рад поделиться результатом здесь. Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо мысли или предложения по пути вперед. Ура! {Подпись}

12. У этого [x] есть …

Что у приставки?

Вы можете поделиться контекстом вложения, используя эту копию электронной почты, и в конечном итоге вы будете использовать более подходящие слова, чем «пожалуйста, найдите вложение». Вот лучший способ структурировать профессиональное письмо на деловом английском (в отличие от обычного письма): 

Привет {Имя}, Мне сказали, что вы хотите получить обновленную информацию о ключевых словах, на которые мы нацелены в наших кампаниях за последние шесть месяцев. В этой таблице Google есть вся необходимая информация. Если у вас есть вопросы, дайте мне знать. Лучший, {Подпись}

Как писать PS в электронной почте: руководство по хорошему письму

13. Я «связался» …

Вместо « ссылка поделился » , вы можете сказать «связано» , когда вы делитесь URL-адресом.

По моему опыту, получатели электронной почты иногда не получают ссылку. Если вы не укажете это четко, они могут даже не знать, что была прикреплена внешняя ссылка.

Привет {Имя}, Я внештатный автор контента, заинтересованный в написании гостевых постов для вашего блога. Здесь я разместил свое портфолио, чтобы вы могли ознакомиться с некоторыми из моих опубликованных работ. Надеюсь, вы дадите мне возможность создавать контент и для вашей аудитории. С нетерпением жду вашего ответа. {Подпись}

👉Извините за неудобства — это обычная практика, но есть более эффективный способ. Узнайте больше в нашей подробной статье.

14. Если у вас есть вопросы по поводу [x] …

Эта фраза побуждает читателя к действию: просмотреть прикрепленный файл и задать вопрос, если он у него есть.

Если вы отправляете файл новому клиенту, дайте им знать, что они могут связаться с вами по этому поводу, может иметь большое значение.

Привет {Имя}, Я сделал отчет обо всех частых вопросах, которые в последнее время получала наша служба поддержки клиентов. Если у вас есть какие-либо вопросы по этим часто задаваемым вопросам службы поддержки клиентов, дайте мне знать. Лучший, {Подпись}

15. Прилагаемый документ показывает …

Эта фраза поддерживает профессиональный и нейтральный тон разговора, избегая при этом ужасных трех слов 😅

Привет {Name} , В прилагаемом документе показаны различные варианты внедрения автоматизации маркетинга в нашу команду. Вкратце: автоматизация маркетинга экономит много времени и позволяет нашим специалистам по маркетингу сосредоточиться на творческой работе, а не тратить время на повторяющуюся рутинную работу. Взгляните на него и дайте мне знать, должны ли мы назначить встречу для дальнейшего обсуждения. Спасибо, {Подпись}

16. К настоящему прилагается это …

Что-то, что большинство читателей не будет часто видеть, и это, несомненно, будет привлекать внимание.

Если вы погуглите «при этом», вы обнаружите, что это формальное наречие, означающее «этой буквой».

Итак, если вы ищете профессиональную альтернативу «прилагается», , что может быть лучше?

Привет {Имя}, Я хотел бы узнать ваше мнение о результатах, которые мы получаем от службы поддержки клиентов. К настоящему письму прилагается письмо от нашего менеджера по обслуживанию клиентов. Дайте мне знать, что вы думаете. Спасибо, {Подпись}

17. У нас есть более подробная информация об этом в [x], пожалуйста, посмотрите

Эта фраза — еще один умный способ сказать то же самое другими словами …

Привет {Name}, Ежемесячный отчет о росте посещаемости сайта. Автоматизировав большую часть нашей маркетинговой деятельности, мы смогли сосредоточиться на творческой работе. Ежемесячный трафик нашего веб-сайта из различных источников увеличился на 157%, а коэффициент конверсии увеличился на 87%. У нас есть более подробная информация об этом в документе Google Sheets, который мы все разделяем. Пожалуйста, взгляните на это здесь. Спасибо, {Подпись}

18. Прилагается …

Вы можете просто использовать «Прилагается», чтобы ваше электронное письмо было коротким и прямым.

Он удерживает ненужную болтовню и позволяет читателям точно знать, чем вы с ними делитесь.

Привет {Имя}, Прилагаю ежемесячный отчет о росте трафика веб-сайта для всех наших клиентов в годовом исчислении. Я с нетерпением жду звонка с вами и подробного обсуждения. Спасибо, {Подпись}

19. Вы найдете вложение ниже…

Если вы ищете что-то, чтобы закончить свое сообщение электронной почты, и не можете найти что-то конкретное о прикрепленном документе, которым вы делитесь, вы можете просто написать «PFA».

Попробуйте вместо этого:

Привет {Имя}, Основываясь на нашем последнем разговоре, я хотел бы поделиться с вами некоторыми из моих недавних работ. Некоторые из этих статей были опубликованы на популярных веб-сайтах, а другие все еще находятся на рассмотрении редакции. Вы найдете вложение ниже. С нетерпением жду вашего ответа. {Подпись}

20. Я приложил свое резюме для вашего рассмотрения …

Мы все знаем, как важно выдвигать все возможное (включая стиль, грамматику, структуру предложений и все мелкие детали), когда дело доходит до отправки профессионального электронного письма для откликов на вакансию.

У вашего потенциального работодателя есть считанные секунды, чтобы просмотреть приложенное резюме и определить, имеете ли вы право на приглашение на собеседование. Есть лучшие альтернативы фразе «Пожалуйста, прикрепите мое резюме».

Во многих отношениях ваша электронная почта выступает в качестве сопроводительного письма к вашему резюме вместе с некоторой дополнительной информацией — так что приложите все усилия.

Вот пример альтернативы «пожалуйста, найдите прикрепленное резюме» с лучшей формулировкой: 

Уважаемый {HR Name}, Приветствую вас с моего ноутбука, где я бесконечно просматривал объявления о вакансиях, пока не наткнулся на открытую вакансию вашей компании на {должность}. Позвольте мне сразу перейти к делу — я {представьте себя и упомяните о своих основных достижениях на основании должностной инструкции}. Я приложил свое резюме для вашего рассмотрения, которое должно дать вам лучшее представление о моем образовании, опыте работы и соответствующих навыках. Я с нетерпением жду возможности услышать от вас в ближайшее время и обсудить, как мы можем работать вместе, чтобы добиться больших результатов! {Подпись}

21. Прикрепить файл без объяснения причин

Давайте закончим этот список, просто задав вопрос: Вам нужно добавить альтернативу «пожалуйста, найдите прикрепленный» в электронном письме?

Если это файл, получатель обязательно увидит, что вы отправили вложение. А если они уже этого ждут, то зачем об этом говорить?

Итак, если вы считаете, что нет необходимости что-то говорить, не говорите.

Просто отправьте электронное письмо с обновлением и тихо прикрепите файл, без предупреждающего сообщения «PFA».

Правильный этикет при прикреплении файлов

Подобно «правилам поведения за столом», которым вас научили ваши родители, у нас есть для вас несколько правил этикета прикрепления:

Не забудьте приложение 90 033

Помните чувство, которое вы испытали, когда нажали «Отправить» и поняли, что забыли прикрепить файл? Мы все были там. Этот мем прекрасно описывает неловкий сценарий: 

Хорошей идеей во избежание таких ситуаций является всегда сначала прикреплять файл, перед составлением письма.

Привлеките внимание к вложению

Сообщите получателю, что есть вложение, но откажитесь от заезженного юридического жаргона типа «Пожалуйста, найдите прикрепленный» и используйте альтернативные фразы из этого сообщения в блоге. Предупреждение важно, если получатель не ожидает вложения.

Например, предположим, что вы отвечаете на электронное письмо от отдела найма с запросом вашего резюме (после того, как вы заполнили заявление о приеме на работу). В этом случае нет необходимости прямо говорить «Пожалуйста, найдите прикрепленное резюме» или «прикрепите мое резюме», поскольку это уже подразумевается.

Дайте подходящее имя файла

Мы часто прикрепляем файлы, не задумываясь над названием файла — в конце концов, важно содержимое внутри.

Это приводит к общим именам, таким как «Новый документ», «Без названия» или даже «dsfjdsf.docx» (если вы похожи на меня).

Имейте в виду, что важно иметь определенное имя файла, которое показывает получателю содержимое. Особенно это касается соискателей при прикреплении своих резюме. В противном случае они могут показаться непрофессиональными и ленивыми в глазах потенциального работодателя.

Добавьте хорошую тему письма

Тема письма — это первое, что видят ваши читатели и потенциальные клиенты (еще до того, как они прочитают ваш контент).

Если ваша тема скучна, плоха или откровенно кощунственна, никто не будет нажимать на ваши электронные письма, даже если ваш контент потрясающий. Стиль и тон ваших строк темы зависят от типа электронного письма: деловое письмо, электронное письмо с заявлением о приеме на работу, электронное письмо с ругательствами и т. д. 

Создайте соответствующие строки темы.

Еще кое-что, прежде чем вы уйдете…

Работа с электронной почтой может быть довольно сложной, особенно если вы еще не профессионал!

Существуют инструменты электронной почты, которые могут помочь с запуском рассылки электронной почты, отслеживанием открытия электронной почты, отслеживанием получателей, открывших или не открывших ваши электронные письма, и, что наиболее важно, автоматизацией всего процесса.

Мы бы сказали, что самым доступным из всех этих инструментов является EngageBay. Многие наши клиенты очень довольны!

Видишь?

Если вы хотите узнать больше, просто зарегистрируйтесь бесплатно, и мы предоставим вам исчерпывающую демонстрацию продукта!

Коммерческое предложение

Коммерческое предложение — Важная составляющая бизнеса Миан М. Хуссейн

Миан М. Хуссейн

Менеджер электростанции Опыт управления различными электростанциями, включая теплоэлектростанции с комбинированным циклом, традиционные паровые электростанции, когенерационные электростанции и т. д.

Опубликовано 30 апреля 2023 г.

+ Подписаться

Коммерческое предложение

Важность и значимость

Коммерческое предложение — это важный документ, который описывает ваш бизнес для вашего потенциального клиента. Он предоставляет подробную информацию о продуктах или услугах, которые предлагает ваш бизнес / компания, например. технический подход к проблеме и любую другую соответствующую информацию. Это ваша первая связь с клиентом, и если связь будет слабой или ненадежной, последствия будут очевидны.

Как правило, люди думают, что для успеха бизнеса необходимы большие здания, сияющие и сверкающие офисы, мебель нового стиля, современные офисные секретари и т. д. Хотя эти элементы являются неотъемлемой частью инфраструктуры, все это будет бесполезно, если коммерческое предложение будет плохо составлено. Эта ошибка может в конечном итоге привести к закрытию бизнеса. Все предприниматели должны осознавать серьезность значения коммерческого предложения, которое является решающим элементом для бизнеса. Коммерческое предложение — это основной, но обязательный инструмент, который используется в качестве официальной просьбы к потенциальному клиенту приобрести товары или услуги вашего бизнеса. Он представляет собой первое впечатление о вашем бизнесе и часто является определяющим фактором в том, должен ли клиент выбрать сотрудничество с вашей компанией.

Коммерческое предложение помогает завоевать доверие, донести ценностное предложение и выделить бизнес среди конкурентов. Это позволяет бизнесу представить свои продукты или услуги привлекательным и убедительным образом, а также дает возможность продемонстрировать опыт и знания вашей компании в отрасли.

Хорошо составленное коммерческое предложение должно быть адаптировано к конкретным потребностям и проблемам потенциального клиента и должно обеспечивать четкий и всесторонний обзор предлагаемых продуктов или услуг, а также цены, условия и любые другие соответствующие детали.

С другой стороны, плохо составленное коммерческое предложение может иметь серьезные последствия для бизнеса. Это может сделать бизнес непрофессиональным, небрежным и незаинтересованным в потребностях потенциального клиента. Это также может нанести ущерб репутации бизнеса и затруднить получение новых заказов в будущем. В худшем случае плохо составленное предложение может привести к потере продаж и доходов, что в конечном итоге может привести к краху бизнеса.

В целом коммерческое предложение является важным элементом любого бизнеса и заслуживает должного внимания и времени. Хорошо составленное предложение создаст разницу между приобретением нового бизнеса или его потерей. Это может помочь сделать бизнес надежным и заслуживающим доверия игроком в отрасли.

Виды коммерческих предложений

Обычно выделяют два типа коммерческих предложений.

 i) Запрошенный    ii) Незапрошенный

Вымогательство — это акт просьбы о чем-либо, обычно формальным или официальным образом. В бизнесе ходатайство представляет собой процесс внутренней домашней работы/комплексной проверки, а затем относится к запросу решений, предложений, заявок или предложений от подрядчиков, продавцов или поставщиков для покупки товаров или услуг и т. д.

Запрошенное коммерческое предложение

Запрошенное коммерческое предложение — это предложение, которое запрашивается заказчиком или агентством. Это означает, что клиент специально запросил предложение, которое должно быть представлено в ответ на запрос предложений (RFP), запрос котировок (RFQ) или другие подобные запросы. Значение запрошенного коммерческого предложения заключается в том, что оно позволяет бизнесу напрямую реагировать на потребности и требования клиента. Отправляя предложение, отвечающее конкретным потребностям, изложенным в RFP (запрос предложения) или RFQ (запрос предложения), бизнес может продемонстрировать свое понимание потребностей клиента и может продемонстрировать свои возможности/способности предоставлять желаемые продукты или услуги и т. д.

Незапрошенное коммерческое предложение

Незапрошенное коммерческое предложение, с другой стороны, представляет собой предложение, которое отправляется потенциальному клиенту без предварительного запроса или приглашения. Эти предложения обычно используются в качестве маркетингового инструмента для продвижения продукта или услуги и создания новых возможностей для бизнеса. Важность нежелательного коммерческого предложения заключается в том, что оно обеспечивает упреждающий подход к созданию новых возможностей для бизнеса. Выявляя потенциальных клиентов и предлагая решения для их нужд, компания может выделиться среди своих конкурентов и позиционировать себя как идейного лидера в отрасли.