Коммерческое предложение как оформить: пример текста и шаблоны КП — Кинотеатр "Художественный" кино, афиша, киноафиша, анонс, рейтинг, новость, кинотеатр, кинотеатры Москвы, кинофильм, прокат, лучший, Россия, Москва, кинотеатр Художественный

Содержание

Как составить коммерческое предложение

Конечная цель любого бизнеса — это получить прибыль. Чтобы этого достичь, нужно привлечь перспективных клиентов, которые заинтересуются в ваших продуктах или услугах. Если вы не знаете, с чего начать бизнес, начните его с коммерческого предложения, которое убедит клиента выбрать именно вас. В статье рассказываем, как создать сильное коммерческое предложение за 9 шагов и выделиться на фоне конкурентов.

Что такое коммерческое предложение?

Это документ, в котором перечислены преимущества товары или услуги, а также подробно описано, как бизнес решит ту или иную проблему клиента. Цель коммерческого предложения — убедить клиента совершить покупку или оформить контракт с компанией. Например, цветочный бутик может прислать коммерческое предложение компании, которое ищет подарки сотрудницам на 8 марта. Объем документа может быть любым. Главное, чтобы коммерческое предложение содержало необходимую информацию: «боль» клиента, предлагаемое решение и цену вопроса.

Виды коммерческих предложений:

Персональные. Высылаются в ответ на официальный запрос компании. Обычно клиент сам заранее рассказывает о своих потребностях, поэтому в персональном коммерческом предложении легче предложить эффективное решение без проведения глубокого анализа.

«Горячие». Также высылаются конкретной компании, но в неофициальном порядке: например, после личного разговора или спонтанной деловой встречи. В отличие от персонального коммерческого предложения, здесь вам придется внимательно изучить потребности и проблемы клиента и подумать, как ваш товар или услуга могут их решить.

«Холодные». Рассылаются клиентам, которые не запрашивали коммерческое предложение, но потенциально могут быть заинтересованы в вашем продукте. Для того, чтобы «холодные» коммерческие предложения не воспринимались как спам, необходима четкая стратегия — например, таргетированная email рассылка на лояльную базу подписчиков.

Как составить коммерческое предложение

Начните с титульного листа
Добавьте оглавление
Составьте резюме для руководства
Определите «боль» клиента
Предложите решение
Представьте команду
Обозначьте цены
Добавьте пользовательское соглашение
Оставьте место для подписей

1. Начните с титульного листа

Титульный лист — первое, что увидит клиент; поэтому нужно сделать так, чтобы ему захотелось посмотреть остальную часть документа. Поместите на первую страницу ваше имя, название компании, логотип, контактную информацию, адрес сайта, а также имя клиента и дату подачи предложения. Кроме этого, придумайте яркий заголовок, чтобы ваше коммерческое предложение выделялось среди остальных. Убедитесь, что титульный лист выглядит профессионально: проверьте грамматику и орфографию, отступы и форматирование, а также отрегулируйте размер шрифта. Кстати, типографика тоже влияет на первое впечатление — поэтому убедитесь, что выбранный шрифт сочетается с ценностями компании. Например, мягкие, округлые шрифты без засечек обычно ассоциируются с технологиями и инновациями — поэтому подойдут для IT-стартапа или частной клиники.

2. Добавьте оглавление

Время стоит дорого — поэтому при одном взгляде на коммерческое предложение клиент должен понимать, о чем оно. Составьте понятное оглавление, с помощью которого будет легко найти любой раздел документа — от резюме для руководства до пользовательского соглашения. Если отправляете коммерческое предложение онлайн, сделайте ссылки кликабельными для еще более легкой навигации по документу.

3. Составьте резюме для руководства

Резюме для руководства — это короткая версия коммерческого предложения, включающая в себя ключевые моменты из основного документа. Используя простой и убедительный тон, расскажите, почему именно ваша компания может удовлетворить потребности клиента. Здесь же расскажите о миссии и концепции компании, а также кратко перечислите награды и достижения.

4. Определите «боль» клиента

Одна из важных задач коммерческого предложения — убедить клиента, что вам хорошо известны его проблемы и потребности. Подробно распишите вызовы, с которыми сталкивается клиент, и определите задачу, которую необходимо решить. Чем лучше вы войдете в положение клиента, тем легче будет убедить его, что вы способны изменить его жизнь к лучшему.

5. Предложите решение

Обозначив проблему клиента, предложите стратегию по ее решению. Разбейте ваш план на несколько этапов, и установите четкие временные рамки для каждого из них. Текст должен быть максимально лаконичным и простым для восприятия — поэтому избегайте сложных конструкций и обилия профессиональной лексики.

Пример: владелец языковой школы отправляет коммерческое предложение крупной компании, которая хочет обеспечить корпоративные занятия английским для сотрудников. В ней он обозначает проблемы клиентов:

Высокая стоимость занятий
Разный уровень языковой подготовки сотрудников
Сложности с выбором места занятий, поскольку работники живут в разных частях города
Высокий процент клиентов, которые регистрируются на занятия и не посещают их — в результате чего компания тратит деньги впустую.

Основываясь на перечисленных проблемах, языковая школа предлагает комплексное решение:

Провести бесплатное тестирование сотрудников и разбить их на маленькие группы с индивидуально разработанными программами
Сделать гибридные офлайн-онлайн занятия — сотрудники могут приехать в школу или присоединиться к уроку по конференц-связи
Установить динамическую систему оплаты — если клиент посетил не более трех занятий за месяц, компания платит только за эти индивидуальные занятия, а не за весь месяц.
Добавить программу лояльности — чем больше людей регистрируются на курсы, тем больше общая скидка на занятия для компании.

Таким образом коммерческое предложение акцентирует внимание на каждой «боли» клиента и предлагает эффективное решение проблемы.

6. Представьте команду

Настало время поближе познакомить клиента с вашей компанией. Подробно расскажите о команде — укажите их имена и должности, добавьте фотографии и короткие описания. Обязательно акцентируйте внимание на навыках, наградах, пройденных курсах и других заслугах — так клиент поймет, что имеет дело с профессионалами. Например, в случае с курсами английского важно подчеркнуть, что в вашей команде присутствуют носители языка с большим стажем преподавания. Здесь же можно рассказать о ценностях компании и истории ее создания, а также поместить отзывы клиентов.

7. Обозначьте цены

Сделайте ценовую политику максимально прозрачной — чтобы клиент понимал, как и за что он платит. Создайте разные тарифы и поместите их в таблице для легкого сравнения между собой.

8. Добавьте пользовательское соглашение

Чтобы коммерческое предложение имело силу, учтите все формальные моменты: срок действия договора, даты и способы оплаты, дедлайны проекта и политику возврата. Также добавьте все необходимые разрешения и лицензии. Пользовательское соглашение — это серьезный документ, который должен составляться профессионалом. Так что обязательно воспользуйтесь услугами юриста перед тем, как отправлять клиенту финальную версию.

9. Оставьте место для подписей

Не забудьте включить в документ место для подписи и даты заключения соглашения. Сопроводите эти поля контактной информацией и призывом связаться с вами в случае возникновения вопросов. В электронной версии воспользуйтесь электронной подписью и сделайте поле с контактами кликабельным.

Полезные советы по созданию коммерческого предложения

Используйте визуальный контент. Графики, диаграммы, инфографика, фотографии и иллюстрации — это поможет сделать коммерческое предложение более наглядным.

Приложите исследования.
Анализ аудитории, исследование рынка и другая статистика придаст убедительности вашим заявлениям.

Создайте электронную версию. Особенно это важно, если вы ведете бизнес онлайн. У электронной версии коммерческого предложения есть ряд преимуществ: например, вы можете прикладывать аудио- и видеофайлы для того, чтобы удержать внимание читателя. Кроме того, электронный документ можно защитить паролем — так его не увидят посторонние.

Проверьте документ на опечатки. Неотредактированное коммерческое предложение с обилием ошибок может навредить даже самой профессиональной компании. Поэтому тщательно вычитайте документ перед отправкой или наймите корректора.

Выдерживайте идентичность бренда. Убедитесь, что дизайн и тональность коммерческого предложения отражает ценности вашей компании.

Добавьте призывы к действию. Например, «Присоединиться», «Связаться с нами» и другие.

Сергей Букринский

контент-менеджер Wix

Правила хорошего коммерческого предложения | Медиа Нетологии

Помните, что вы пишете коммерческое предложение. Если клиент его читает, он готов обсуждать условия и хочет знать, во сколько ему обойдётся работа с вами. Если не можете назвать точную цену, укажите, в каких пределах она колеблется. Это позволит клиенту понять, что вы предлагаете. Понимает — значит может принять взвешенное решение.

Неважно, называете ли вы точные условия. Пользователь хочет знать, почему цена такая. Понимает детали ценообразования — доверяет вам. Тем более глупо говорить, что ваше предложение выгодно, а условий не называть.

Следите за тоном, в котором вы говорите о ценах. Мы привыкли платить за товары и услуги. Есть пользователи, которые, имея бесплатный доступ к музыке, предпочитают оплатить подписку. Так они получают не столько музыку, сколько набор функций: удобный доступ к этой музыке, поддержку, которая решит проблемы.

В стремлении доказать, что предложение стоит того, вы можете начать давить на жалость. Не стесняйтесь разговора о деньгах и не пытайтесь оправдаться «тяжёлыми условиями», «вынужденностью» и другими завуалированными фразами. Иначе клиент усомнится, что стоит тратить на вас требуемые ресурсы. Вы оказываете услугу или продаёте товар, это чего-то стоит, а клиент получает пользу.

Клиент знает, что должен платить. Не акцентируйте внимание на этой обязанности. Не говорите клиенту, что такие условия для него — подарок судьбы, и он должен радоваться и соглашаться, а то упустит вас таких прекрасных. Клиент знает, что любая сделка — взаимная выгода, и он нужен вам не меньше, чем вы ему.

Ваш потенциальный клиент находится в потоке призывов купить что-то или обратиться за услугой. Пользователь примет решение, обратить ли на вас внимание, за доли секунды. За это время он прочитает ту часть текста, которая явно выделяется на фоне остального полотна: нельзя не обратить внимание на контрастный заголовок. Вопрос в том, что пользователь здесь прочитает.

советы по правильному составлению, образцы и примеры

В данной статье мы рассмотрим основные виды коммерческих предложений и приведем пошаговые рекомендации, следуя которым можно значительно повысить интерес клиентов к товару и сделать КП более эффективным, так же рассмотрим программы и сервисы которые помогут при разработке.
Коммерческое предложение это неотъемлемый документ используемый в большинстве компаний, с помощью которого можно не только предлагать свои товары и услуги как новым компаниям так и партнерам, но и мотивировать Ваших клиентов на покупку нового товара или услуги.

Цели коммерческого предложения

Что бы коммерческое предложение приносило результаты оно должно быть в первую очередь правильно составлено. Для правильной разработки КП очень важно понимать, какую основную информационную нагрузку оно должно нести.

Как правило, среди основных критериев, которые влияют на то, позвонит ли получатель коммерческого предложения по указанному в коммерческом предложения телефону, являются несколько основных и множество дополнительных.

Почему покупатель должен позвонить по телефону?

На этот вопрос, очень просто дать ответ, поставив себя на место клиента.

Основные мотивирующие факторы

1. Цена товара или услуги

Это относиться к коммерческим предложениям, основной целью которых является продажа. Здесь все очень просто, получатель (потенциальный покупатель), если конечно он заинтересован в покупке, скорее всего просмотрел аналогичные товары рынка и покупать товар или услугу дороже чем у конкурентов не будет, если конечно на это нет очень существенных причин.

Большинству пользователей интернета знаком интернет-магазин A liE xpressкоторый стал очень популярным в последнее время. Не сложно догадаться, что своей популярностью он обязан очень низким ценам на товары, которые размещаются на сайте.

Поэтому указываемые цены, должны быть если не ниже, то как минимум на уровне конкурентов .

2. Сроки поставки товара (оказания услуги)

Данный критерий является вторым по значимости после цены, и может перевесить выбор в пользу Вашей компании, даже если цена незначительно больше. Этому есть простое объяснение, если срок поставки существенно разнится (например на две недели), а стоимость различается не существенно, выбор будет сделан в пользу поставщика, который работает более оперативно .

3. Качество

Качество является очень важным стимулом, который должен быть отражен в коммерческом предложении. Конечно многое здесь зависит от того, что именно продается.

К примеру

если это товар , то не лишним будет указать, что он поставляется напрямую с завода производители и для большего доверия написать адрес завода.

Если продается услуга , то отзывы людей об ее качестве, будут отлично мотивировать клиента для звонка именно в Вашу компанию. Однако об отзывах, более подробно напишем далее. Будет отлично, если к коммерческому предложению будут прикреплены сертификаты качества.

4. Оформление

Однозначно, оформление коммерческого предложения влияет на выбор покупателя. Наверняка Вы и сами неоднократно получали однотипные письма, состоящие только из одного листа Word или документа Excel с перечислением всех товаров или услуг компании. В большинстве случаев такие коммерческое предложение не только не читаются, но даже не открываются.

Сравните два варианта КП: с оформлением ибез

Как можно относиться серьезно к компании, которая предлагает товар, написав о нем всего несколько строчек в документе Word, и прикрепив несколько некачественных фотографий к письму. Однозначно, рассылать полученный текст, без оформления нельзя, даже если их ждут после личной беседы по телефону.

Дополнительные мотивирующие факторы

1. Скидки, акции и бонусы

Последнее время скидки не вызывают большого интереса у клиентов, так как по большому счету существенных преимуществ они не несут, однако не стоит о них забывать, ведь именно они могут сыграть решающую роль при выборе клиента.

Покажите людям на цифрах , кукую экономию они получат заказав не 10, а сразу 100 экземпляров товара. Покажите сколько они смогут сэкономить.

Дайте полезный подарок, который получить покупатель при заказе товара в течение недели.

2. Наличие дополнительного сервиса

В зависимости от того, что именно продается не лишним будет указать наличие дополнительных сервисов, которые Вы можете оказать покупателю при заказе именно у Вас.

К дополнительным сервисам можно отнести :

бесплатную доставку;

бесплатное сервисное обслуживание;

бесплатный монтаж;

доставка до сервиса.

Если скажем это услуга, то бесплатный выезд мастера, бесплатная диагностика и т.д.

Не малую роль могут играть отзывы и рекомендации от Ваших партнеров, которые воспользовались услугами или являются покупателями товаров.

Важно понимать, что отзывы оставленные на Вашем сайте будут менее ценные, чем те которые клиенты смогут найти о компании в интернете на сторонних сайтах отзывов или сайтах Ваших партнеров.

Представьте, как увеличиться доверие человека, если начав искать отзывы о Вашем товаре или услуг, он найдет только положительные и не на сайте Вашей компании, а на специализированном сайте отзывов наподобие irecommend.ru или otzyv.ru.

Не обязательно вставлять все благодарственные письма, можно просто поставить ссылки на страницы Вашего сайта, где их смогут посмотреть заинтересовавшиеся люди.

4. Факты и результаты исследований

Не стоит недооценивать своих потенциальных покупателей и значительно приукрашать действительность, однако если товар действительно хорош, не лишним будет указать правдивые факты или к примеру результаты исследований, которые помогут с выбором.

Однако сильное искажение действительности может сойти за обман и произведет отрицательный эффект.

5. Расчеты лучше текста

Можно тысячу раз описывать преимущества, однако один наглядный расчет покажет заказчику выгоды, которые он получит в результате использования товара, будут значительно лучше.

И чем более прозрачным и понятным будет расчет, тем сильнее он мотивирует для звонка.

6. Фотографии или видео

Не стоит скупиться на фотографии которые должны показывать товар со всех сторон. Клиенту будет проще сделать выбор, если он сможет сразу посмотреть как будет выглядеть товар.

Если товар сложный или это услуга, можно дать ссылку на видео, которое покажет весь процесс, а он может быть очень интересен покупателю. Наличие фото и видео в коммерческом предложении несомненно благоприятно повлияет на решение заказчика в положительную сторону.

7. Контакты

Звонок по контактным данным принесут желаемый результат от рассылки, однако если среди всех контактов заказчик не найдет наиболее подходящее для звонка, (скажем не будет бесплатного номера 8 800) может передумать звонить и возможная сделка сорвется. Поэтому постарайтесь указать в коммерческом предложении максимум способов связаться с Вами .

Если в офисе расположено несколько человек, необходимо указать в коммерческом предложении ФИО сотрудника, который сможет ответить на вопросы возникшие у заказчика. Большим минусом будет если человек дозвонившись в компанию, не сможет получить дополнительную информацию, скорее всего как клиент будет потерян.

Для упрощения набора номера Ваших контактных данных, можно создать QR -код и разместить его на странице контактов, с помощью специальной программы на смартфоне, человек его распознает и совершить звонок. Для создания QR -кода есть бесплатные сервисы, которые легко ищутся через поисковую систему.

В контактах рядом с фамилиями сотрудников ответственных за информацию о товаре, можно разместить их фотографии, таким образом заказчик говоря по телефону, будет видеть с кем именно говорит, что положительно скажется на беседе в целом.

Если целью коммерческого предложения является визит клиента в офис, то обязательно укажите адрес, способы как добраться на машине и на общественном транспорте, а так же добавьте фотографию фасада здания с входом, через который можно пройти в Ваш офис.

Какие бывают коммерческие предложения

Коммерческое предложения можно разделить на три большие группы , это:

холодные;

теплые;

горячие.

Горячие КП

Такие КП, как правило персонифицированные, говоря другими словами направленные для прочтения определенному человеку. В таких предложениях, обычно указывается должность и имя человека для которого оно направлено. Самым распространенным примером горячего КП, может стать предложение которое отправляется клиенту после телефонного разговора .

В большинстве случаев, запрос клиентом прайс-листа или КП необходим для сравнения цен. Человек обзванивает несколько компаний, просит направить ему коммерческое предложение и потом, сравнивает цены и в большинстве случаев заказывает в компании где цена более привлекательная.

При составлении и отправке такого предложения важно понимать, что оно должно быть отправлено максимально быстро и с конкурентными ценами. Такое КП способно принести результат.

Теплые КП

Предложения называемые теплыми, как правило, рассылаются после звонка продавца потенциальному клиенту, то есть противоположное горячему, когда клиенту звонит продавцу.

Схема работы очень проста : менеджером компании продавца, подбирается база телефонов компаний, которым может быть интересна услуга или товар продавца. Если сразу не получен резкий отказ, менеджер либо спрашивает когда перезвонить и узнать о потребности либо просить указать email для отправки коммерческого предложения.

Отклик от теплых КП меньше , чем от горячих и их рассылка более трудоемка, так как перед отправкой необходимо позвонить в компанию и «прощупать почву».

Холодные КП

Для данных коммерческих предложений собираются базы email адресов компаний которым возможна будет интересна услуга или товар, после чего направляется письмо.

Отклик на холодные КП очень мал, что может быть связано не только с некачественным подбором email адресов, но и отсутствием интереса к товару у клиента.

1. Структура

Шапка или титульная страница — вводит клиента в суть дела и может содержать контактные данные, логотип или фото.

Вводная часть — коротко описывается суть предложения, с максимальным количеством фактов и цифр, которые должны подчеркивать уникальность товара или услуги.

Прайс-лист — обязательной составляющей любого коммерческого предложения являются цены, которые как уже писалось выше, должны быть ниже чем у конкурентов. В прайс-листе можно наглядно отразить, сколько клиент сэкономит купив партию оптом или заказав более 10 шт. за раз. Определенно не стоит указывать весь прайс-лист, укажите лучшие цены.

Заключение — в нем стоит описать все преимущества перед конкурентами и рассказать все те факты, за счет которых Ваша компания привлекательнее.

Контакты — основные контакты лучше всего продублировать на всех страницах (телефон, сайт), однако на последней странице указать все возможные контакты (телефон, email, сайт, факс, Skype, Viber, Whatsapp и группы в социальных сетях), что бы дать клиенту более удобный способ связи.

2. Минимум «воды»

В коммерческом предложении должно быть минимум обобщающей информации. Все должно быть четко и по делу. Не стоит приукрашать или вводить в заблуждение клиентов, такая информация может дать скорее эффект антирекламы.

3. Составляйте правильные заголовки

Первое, на что обращается внимание при чтении коммерческого предложения это заголовки. Правильные заголовки выбелят суть и Вашу уникальность из общей массы и побудят клиента к его прочтению до самого конца. Чем более цепляющими и создающими интригу будет заголовки, тем больше шансов, что клиент позвонит по контактным данным.

Заголовки будут более читаемыми если их шрифт будет отличаться от цвета основного текста, однако не слишком отличаться от общей цветовой гаммы документа.

4. Визуализируйте все возможные данные

Визуализация данных не только обеспечит более понятное восприятие информации Вашим клиентом, но и заострит внимание на ключевых аспектах предложения . Информация представленная в виде таблиц, графиков, чертежей и диаграмм будет привлекать внимание и подталкивать читателя к изучению.

В настоящее время в интернете существует множество онлайн сервисов позволяющих максимально просто и быстро визуализировать любые данные.

5. Правильное оформление

Несомненно содержание имеет главный смысл, однако для начала чтения текста, оно должно заинтересовать клиента. Именно поэтому очень важно отнестись к разработке дизайна коммерческого предложения.

Главной задачей оформления должно являться создание уникального торгового предложения, которое будет выделяться из сотен других. Наличие красивой шапки не сделает коммерческое предложение уникальным, нужно продумать комплексный дизайн, в который как минимум должно входить оформление титульной страницы, оформление внутренних страниц, кнопки, нумерованные списки, сноски и различные указатели, с помощью которых можно акцентировать внимание на нужной информации.

6. Правильно оформляйте текст

Оформление текста влияет на читаемость, поэтому не малое внимание следует уделить именно тексту:

Большое количество информации следует разбивать на абзаца, а каждый абзац начинать с красной строки;

Ключевые фразы следует выделять, для акцентирования внимания, либо жирным шрифтом, либо курсив;

Не создавайте документ с «экзотическим» шрифтом, лучше всего использовать стандартные, всеми легко читаемые шрифты.

7. Одно коммерческое предложение — один товар

Для достижения максимальной эффективности от рассылки КП, следует сделать для каждого товара одно коммерческое предложение, в котором писать только об этом товаре или услуге.

Таким образом можно будет рассылать его более точечно, аудитория рассылки будет более целевая, а количество откликов — максимальным.

Данная ошибка является очень распространенной, так как множество продавцов думают, не если не позвонят по одному товару, заинтересуются другим, однако это не правильно. Клиент попросту может не найти необходимую информацию и закрыть данное КП. Поэтому перечислять все услуги которые оказывает Ваша компания или писать полный перечень товаров не следует.

8. Проявите оригинальность

Сделайте Ваше КП окончательно не похожим на других, придумайте что-то уникальное, которого еще нет у других. Придумайте уникальный сервис, который будет полезен целевой аудитории.

9. Подтолкните клиента к действию

Очень часто от момента первого прочтения до звонка, может пройти достаточно много времени, а за этот промежуток клиент может либо потерять Ваши контакты либо найти другую фирму. Именно поэтому важно ненавязчиво подтолкнуть человека к звонку.

Мотивирующей информацией может быть как срок действия цены, так и дополнительные бонусы, которые покупатель получит позвонив в компанию именно сегодня. Для каждого товара или услуги, важно подобрать именно такие привлекательные преимущества, которые смогут мотивировать на звонок.

10. Формат электронного файла

Формат файла в котором будет рассылаться коммерческое предложениена email , должен быть доступен для просмотра на компьютерах под управлением любых операционных систем, а так же планшетах и мобильниках.

Наиболее удобным для просмотра и повсеместно распространенным является формат pdf . По нашему мнению, именно в pdf файле и стоит рассылать коммерческое предложение. Не будет ошибкой, если КП будет отправлено в виде графического файла jpeg , хотя конечно удобство просмотра несколько пострадает, но теперь и пользователи у которых не установлена программа для просмотра pdf смогут ознакомиться с КП с помощью стандартной программы просмотра изображений, установленной на каждом компьютере с операционной системой.

Образцы коммерческих предложений

Как доставить коммерческое предложение клиенту

Существует два способа передачи КП клиенту: электронный и личный .

Последнее время самым распространенным является электронный способ, однако он не является самым эффективным.

Отправка через электронную почту

Самым простым способом презентовать Ваши услуги или товары является отправка через электронную почту. У данного способа есть как свои преимущества так и недостатки.

К основным преимуществам можно отнести тот факт, что клиенты могут находиться очень далеко от Вас и донести информацию для них быстро, удобно только с помощью электронной почты.

Массово отправить коммерческое предложение в электронном виде намного легче и дешевле (а если не пользоваться специализированными сервисами и вообще бесплатно).

Единственным недостатком перед личным вручением, является меньшая заинтересованность человека в прочтении или даже просмотре данного письма на электронной почте.

Вручение лично печатного экземпляра

Часто от того, будет ли донесена суть до потенциального клиента или партнера зависит очень многое и речь идет даже не о десятках тысяч. В таких случаях можно не лениться и распечатать коммерческое предложение для его личной доставки адресату.

Если нет цветного принтера, можно заказать десяток экземпляров в любой типографии, распечатав на плотных глянцевых листах бумаги, после чего сделав красивый переплет.

Красивое распечатанное коммерческое предложение будет не стыдно вручить лично руководителю организации или оставить в приемной. В отличии от КП которые отправляются по электронной почте, такое предложение наверняка будет изучено и если оно составлено правильно, мотивирует клиента и с Вами свяжутся для заключения контракта или уточнения деталей.

Какие программы и сервисы помогут в разработке КП?

После того как текст коммерческого предложения Вашей фирмы готов, осталось все правильно оформить, добавив графические элементы, таблицы, фотографии и мотивирующее оформление.

Самым простым в освоении является программа Publisher в которой мы и рекомендуем начать разработку. Это специализированная программа для создания презентаций от Microsoft, из которой позднее можно будет экспортировать КП в pdf формат.

Для работы с растровой и векторной графикой конечно лучше всего использовать всем известные программы от компании Adobe — Photoshop и Illustrator. Редактированную графику из них легко переместить в Publisher.

Для визуализации данных удобнее всего использовать онлайн сервисы, среди которых практически все лучшие, являются англоязычными. Среди лучших стоит отметить Easel.ly и tableau.com. С их помощью все данные из сухих цифр приобретут живой вид.

Существуют сервисы, которые могут помочь определить сколько раз открывалось Ваши письма и несколько определенный адресат был занят его чтением. На основании этих данных, можно делать повторные рассылки, по заинтересованным email, если от них не поступило звонка. Но об этом будет написано подробно в другой статье.

Перед отправкой: на какие вопросы отвечает коммерческое предложение?

1. Чем продукт или услуга может реально помочь клиенту

Прочитайте весь текст который был составлен еще раз и проанализируйте, действительно ли предлагаемый продукт способен решить проблемы потенциальны потребителей, правильно ли сделаны акценты на сильных сторонах?

Поставьте себя на место покупателя , появилось бы у Вас желание купить данный товар после прочтения.

2. Основные отличия перед конкурентами

Какие реальные отличия, Вы указали в тексте предложения, которые способны значительно выделить продукт по сравнению с конкурентами? Преимуществом могут быть не только характеристики продукта или услуги, но и дополнительные услуги, которые оказывает только Ваша компания.

3. Факторы способные оттолкнуть от покупки

Проанализируйте текст и постарайтесь найти факты, способные негативным образом повлиять на решение клиента о покупке. Если такие факторы будут найдены, постарайтесь их исправить.

Говоря другими словами, просто поставьте себя не место покупателя или попросите друзей и постарайтесь подумать, что стоит добавить в предложение, что бы оно действительно было интересным.

Вывод

По полученному коммерческому предложению клиент будет делать вывод не только о предлагаемых в нем услугах или товарах, но и о всей компании , с которой ему возможно предстоит сотрудничать в течении длительного времени.

Именно поэтому потратив время на разработку КП сегодня и сделав все максимально информативно, красиво и правильно, Вы сделаете выгодную инвестицию в будущее своей компании . Ведь в большинстве случаев, деньги затраченные на его разработку, могут окупиться при продаже всего одной единицы товара, а хорошее коммерческое предложение способно помочь заключить выгодные контракты и принести миллионные прибыли.

Скачать шаблон

Специально для желающих самостоятельно создать коммерческое предложение, мы подготовили шаблон коммерческого предложения в формате .pub в который Вы сможете внести свои данные — текст, фотографии, прайс-лист, графики и сохранить в формате .pdf для последующей отправки.

Секреты оформления коммерческих предложений. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство

Секреты оформления коммерческих предложений

Оформление так же важно, как и текст. Оформление – первое впечатление о компании. А как говорила великая и неотразимая Коко Шанель: «У вас нет второго шанса произвести первое впечатление». В последние годы встречается все больше грамотно оформленных коммерческих предложений.

Зачем нужно оформление коммерческого предложения?

1. чтобы обеспечить удобное чтение.

2. чтобы правильно расставить акценты в нужных местах.

3. Чтобы структурировать свое изложение.

4. Чтобы не позволить читателю пропустить ключевые мысли.

5. Чтобы увеличить общую визуальную привлекательность текста.

6. Чтобы читатель мог быстро найти нужный ему момент.

Вы замечали, как неудобно читать сплошной, плохо оформленный текст? Вы его «сканировали», пропуская слова, изучали «по диагонали». Все это свидетельствует о невнимательном чтении. Невнимательное чтение – враг эффективности.

Поделюсь некоторыми рекомендациями по поводу оформления коммерческих предложений.

Пробелы между абзацами – чтобы текст не казался сплошным массивом и чтобы читателю было удобно следовать от одного абзаца к другому, используйте между ними увеличенный интервал.

Абзац максимум в 4–5 строк. Громоздкие абзацы никто внимательно не читает. Особенно если это коммерческое предложение.

Удобный шрифт – запоминайте: для печатного текста лучше использовать шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia, Bookman Old Style), а для электронного – шрифты без засечек (Verdana, Tahoma, Arial). Оптимальные размеры шрифтов: 11–12. Научно доказано, что шрифт размером менее 9 пунктов большинству людей сложно читать.

Списки – практикуйте маркированные и нумерованные списки. Люди с большей охотой знакомятся с информацией в списках, чем с основным текстом, – списки удобнее изучать. В этом формате хорошо представлять выгоды, характеристики, перечень услуг, список клиентов, версии товара или услуги и т. д.

Подзаголовки – с помощью подзаголовков вы можете структурировать текст, постепенно переводя читателя от одного информационного блока к другому. Подзаголовок – продавец следующей части текста, он должен быть привлекательным, манящим. Часто в него помещают ключевую мысль, например: «Как Вы экономите 30 %?» После такого подзаголовка можно порадовать читателя списком выгод.

Выделение – если желаете акцентировать внимание на ключевом моменте, выделяйте его, и тогда читатель его не пропустит. Выделения бывают разными:

• жирный шрифт;

• курсив;

• заглавные буквы;

• подчеркивание;

• другой шрифт;

• другой размер шрифта;

• заливка фона;

• скобки.

Считается, что оформлением текста нужно заниматься после его написания. Я не совсем согласен. Наводить лоск – это да, но даже во время написания можно следовать указанным правилам. Например, зачем перечисления изначально оформлять предложением из нескольких строк, если сразу можно использовать список? Вы экономите время, не делаете лишних движений.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Коммерческое предложение как жанр делового письма

Краткий курс интернет-маркетинга от WebEvolution

Андрей Батурин, 21 сентября, 2018

Андрей Батурин

Каждой компании приходится составлять и использовать такой жанр делового письма, как коммерческое предложение. А поскольку отправляются они в основном по электронной почте, то сейчас к этот жанр оказывается в поле зрения интернет-маркетинга и его инструментов!

Разберемся: в чем особенности жанра и как составить идеальное коммерческое предложение.

Особенности оформления коммерческого предложения

Обычно КП — это первый документ, который получает клиент на начальных стадиях взаимодействия. Очень во многом именно от этого послания зависит:

Возникнет ли интерес к вашему УТП;
Начнется ли сотрудничество;
Какое первое впечатление у адресата сложится о вашей компании.

Как оформляется современное коммерческое предложение? Сейчас уже достаточно редко можно встретить «бумажный» вариант. Хотя такими письмами все еще обмениваются в процессе общения.

Но поскольку переговоры тоже все увереннее переходят в онлайн-формат, то наиболее актуальны такие виды оформления:

На фирменном бланке компании;
В виде презентации PowerPoint.

Естественно, все элементы корпоративной айдентики нужно использовать при написании любого делового письма. Поэтому и при составлении электронного послания, и при создании презентации обязательно используйте свой логотип, фирменные цвета, шрифты.

Обычный документ, некрасиво составленный или отправленный по электронной почте, что называется, «в теле письма», уже не воспринимается серьезно.

Даже если вы делаете красивый текстовый документ на фирменном бланке, переведите его в формат PDF! Иначе велик риск, что строчки «поползут», повествование «сдвинется» и получатель увидит ваше КП не в том виде, в каком вы рассчитывали.

Содержание делового письма с предложением

Качественное КП имеет определенную структуру, обязательные разделы.

В них расписываются:

Сжатые сведения о компании.
Предоставляемые услуги, решаемые задачи.
Преимущества вашего предложения.
Аргументы, направленные на закрытие возражений.
Список конкретных работ, которые вы предлагаете в рамках проекта/заказа.
План действий с пошаговым алгоритмом его реализации.
Цена услуги и порядок оплаты.
Указание, каких действий вы ожидаете от адресата.

Возьмите свое обычное КП и посмотрите, все пункты на месте. Как раз эти компоненты формируют главные информационные разделы письма. Разбивайте повествование на логико-смысловые блоки. Каждому стоит присвоить отвечающий теме заголовок подчиненного уровня. При этом оптимальный размер блока – 2 абзаца, а абзаца – 4 строчки.

Как раскрываются названные основные положения:

В «шапке» послания должно содержаться наименование организации и контакты. Нужно дать понять, кто обращается, какова роль этого человека в компании, где и как можно уточнить детали.

Основная сфера деятельности должна быть видна из заголовка КП. Помним, что первый абзац — самый сильный, он дает понять, какой товар или услуга предлагается и зачем человеку читать дальше.
КП непременно должно демонстрировать выгоды обращения именно в вашу компанию. Важно не перестараться. Рекомендовано приводить 3 весомых довода в обоснование своей позиции. Когда их больше, читатель может запутаться в обещаниях и преимуществах.
Излагайте сведения последовательно, структурируйте аргументы, оформляйте их списками-буллетами.
Оставляйте между блоками одну-две пустые строчки, чтобы текст выглядел визуально легким.

Из текста однозначно надо исключить:

Все информационные излишки, не способные повлиять на продажи.
Слишком подробные сведения. Разнообразные расчеты, спецификации, портфолио и кейсы, детальные характеристики товаров, все возможные способы оплаты лучше вынести в отдельные документы, а иногда и обсудить устно.
Пафосные восхваления своей компании. Сосредоточьтесь не на себе, а на том, что получит от сотрудничества клиент.

Обязательно используйте призывы к действию в конце КП. Заказчик должен однозначно понимать, что ему нужно сделать после прочтения коммерческого предложения. Написать, позвонить, заказать, одобрить, рассчитать, оплатить. Эту информацию и надо поместить в призыв.

Текст обязан ответить на вопросы:

Что предлагается,
Когда обещанное будет сделано,
Где и как можно получить товар / услугу,
Когда можно сделать заказ.

В КП должна присутствовать только важная информация, без воды и украшений. Это для того, чтобы сэкономить время клиента, которое уйдет на прочтение.

Объем и стиль коммерческого предложения

Размер этого делового письма всегда обусловлен сутью УТП. Или объемом проекта, над которым предстоит работать. Точного размера по знакам, назвать, разумеется, нельзя. Иногда достаточно полстранички, кому-то мало и 15 листов.

Но! Важно знать, что максимальный объем КП, который сможет удержать внимание читателя — это 2 листа печатного текста. Это примерно 3,5-4 тысячи символов без пробелов. Если речь идет о презентации — 8-10 слайдов. Когда важного материала действительно много — выносите его в приложения, не забудьте указывать на них ссылки в тексте.

Главное о стилистике текста:

Принято писать КП в строгом, официальном стиле. Это, однако, не значит, что стоит использовать язык штампов и канцеляритов.
Надо понимать, кто будет читать письмо. Если это представители одной с вами сферы, то можно общаться на профессиональном языке. Если нет, стоит заранее избавить от сложных и специфичных терминов. Недопустимы панибратство, смайлы, скабрезности, сленг, плохой юмор.

КП — не место для вопросительных, восклицательных знаков и многоточий. Если очень нужно подчеркнуть эмоциональность момента (к примеру, в призыве к действию), используйте восклицание. Но не более 2 на весь текст.

Проверьте письмо в сервисе glvrd.ru, уберите «шелуху».

Помните, что текст надо оформить красиво. Это значит, что:

Выравнивание и отступы нужно делать одинаковыми.
Заголовки располагать по центру.
Подзаголовки и текст равняются по левому краю.
Они выделяются более заметным шрифтом (по размеру, жирным, подчеркнутым).
Если есть цитаты, их выравнивают по правой стороне и выделяют курсивом.
Нельзя использовать больше 2-х шрифтов, а также слишком вычурные, трудночитаемые, мелкие или чересчур крупные.
Иногда полезно выделить ключевые моменты жирным шрифтом, цветом или графическими объектами.

— Теперь вы знаете, как составить достойное коммерческое предложение, которое будут читать! Сравните со старым подходом и начните писать деловые письма по-новому. Ведь это тоже продающий инструмент!

Понравилась статья? Сохраните у себя в соцсетях и поделитесь с другими!

Обсудить

Другие статьи по тегам

контент-маркетинг копирайтинг бизнес

Понравилось

на эту тему

Инструменты контент-маркетинга на все случаи жизни Опечатки помогают SEO-оптимизации: миф, блеф или реальность? 15 лайфхаков для контент-маркетолога Что такое Agile-маркетинг Как мотивировать клиентов оставлять отзывы Лид-абзац, его тайны и секреты успеха SEO-копирайтинг: основные понятия, правила, запреты История маркетинга выборочно

Как создать организованный процесс предложения от начала до конца

Эффективная команда предложения знает, что искусство разработки выигравшего предложения может быть утомительным из-за непредсказуемого характера каждой закупки.

При определенных предложениях у компаний может быть время, чтобы подготовить успешный ответ на предложение, но, к сожалению, это не всегда происходит. Если вы профессионал в области предложений, вы знаете, что когда дело доходит до завершения и доставки предложения, нет никаких оправданий.

Разве не было бы комфортно иметь структурированный процесс разработки предложения, который поможет вам добиться успеха?

Следование процессу предложения важно, потому что оно закладывает основу для организованного ответа на предложение и гарантирует, что каждое предложение разрабатывается одинаково. Создание эффективного и структурированного процесса предложения может помочь увеличить вероятность выигрыша предстоящей заявки.

Имейте в виду, что процесс предложения может варьироваться в зависимости от возможности и графика ответов, но как вы можете быть уверены, что процесс предложения, который вы в настоящее время используете, приносит вам наилучшие возможные результаты?

В этой статье мы разбиваем ключевые компоненты процесса разработки предложения и говорим об элементах, которые создают эффективный процесс.Вы узнаете, как организованный подход может помочь вам дать ответ и избежать ошибок.

Составьте график предложений

После того, как команда собрана, менеджер предложения должен немедленно начать работу над графиком предложения. График предложения предоставляет команде основные этапы и сроки, которые должны быть соблюдены, чтобы своевременно разработать предложение для подачи.

Менеджер предложения должен учитывать дату выполнения вопросов, даты проверки цвета (розовый, красный, золотой, белая перчатка), а также напоминания для писателей, чтобы гарантировать, что контент будет завершен за день до того, как начнется проверка каждой группы цветов. .Установка ручных напоминаний для всей команды разработки предложения гарантирует, что все будут осведомлены об ожидаемых ответах и сроках выполнения разделов. График должен быть реалистичным и давать достаточно времени для написания, рецензирования, настольных издательских систем / форматирования, производства и любых действий по утверждению представления.

Ниже приводится пример подробного расписания, взятого из KSI Advantage © Capture & Proposal Guide. Он основан на 30-дневном сроке обработки предложения. Если расписание изменяется или обновляется по какой-либо причине, менеджер предложения должен обеспечить быстрое распространение исправления среди группы предложения.

Разработка сайта предложения

Во время стартового собрания Менеджеру предложений потребуется некоторое время, чтобы просмотреть сайт предложения (SharePoint, Microsoft Teams, Dropbox и т. Д.).

Менеджер предложений должен проверить структуру папок и сообщить членам команды, где они могут найти важные документы, такие как документы запроса предложений (RFP) (вложения, приложения или дополнения), письменные задания и матрицу соответствия.

Сайт предложения:

Устраняет проблемы с контролем версий
Обеспечивает историю версий работы / снижает потенциальную потерю работы
Обеспечивает совместную работу над одним и тем же документом, что очень важно при проверке цветов.
Обеспечивает бесперебойную работу процесса проверки цвета и адресацию каждого комментария.
Безопасно делится важной информацией с командой
Организует всю ответную и запрашивающую документацию

Ниже приведен пример сайта предложения, размещенного на SharePoint.

Разработка сайта предложения гарантирует, что авторы могут легко найти нужную им информацию и разработать ответ онлайн с историей версий. Контроль версий может быть огромной проблемой при написании и редактировании ответа на предложение, потому что команда может не знать о контенте, добавленном другими участниками.

Если авторы используют общий документ Word на SharePoint или другом сайте предложения, то это обеспечивает учет всех комментариев и содержимого каждого редактирования или обзора.Использование приложения, которое позволяет нескольким членам команды работать над одним и тем же документом, расширяет возможности совместной работы и гарантирует, что каждый человек, участвующий в процессе проверки, может комментировать один и тот же документ, что снижает количество противоречивых отзывов для авторов.

Проведение стартового собрания

Проведение надлежащего стартового собрания обеспечивает организацию всей команды предложения. Слайд-слайд для начальной встречи должен содержать всю информацию, которую команда предложения должна знать о возможности, например, краткий обзор объема работ, характера проекта и стратегии победы команды в заявке.Во время начальной встречи руководитель предложения должен подчеркнуть важность соблюдения графика и проинформировать команду об ожидаемых ответах. Информативное стартовое сообщение задает тон всей заявке, поэтому важно подчеркнуть сильные стороны команды и создать благоприятную среду.

Начальное совещание должно закончиться тем, что менеджер по предложениям рассмотрит все существующие элементы действий и убедится, что все осведомлены о своих обязанностях. Это может включать просмотр документа с планом предложения, в котором излагаются обязанности / разделы каждого автора в отношении предложения.

Разработка матрицы соответствия

Матрица соответствия критически важна для обеспечения соответствия RFP и последовательной интеграции контента на протяжении всего ответа. Менеджер предложений должен создать матрицу (формат таблицы) в Microsoft Word или Excel на основе требований, перечисленных в RFP. Матрица соответствия должна быть разбита на пять разделов или столбцов с заголовками, обозначенными следующим образом:

Нумерация запросов предложений
Требование RFP (инструкции, критерии оценки и объем работ / отчет о выполнении работ)
Ограничения страницы (если применимо)
Писатель, ответственный за раздел
Столбец примечаний для записи пробелов или комментариев, чтобы помочь зафиксировать все проблемы соответствия

Разделы в матрице соответствия должны отражать разделы в RFP.Матрица соответствия также может помочь команде при возникновении путаницы в отношении требований RFP, так что вопросы могут быть собраны и отправлены в правительство.

Матрица соответствия имеет решающее значение для разработки соответствующего ответа на предложение; это фундамент, на который писатели могут встать, чтобы выработать правильный ответ. Для дальнейшего обеспечения полного соответствия команды предложения требованиям RFP, матрица должна обновляться менеджером предложения на каждом этапе или при выпуске новых материалов запроса, таких как ответы на вопросы или любые поправки.

Создание документа плана предложения и написание заданий

Чтобы каждый писатель знал, за какие разделы он отвечает, менеджер предложения и координатор предложения должны разработать документ плана предложения для группы авторов. Документ плана предложения должен быть справочником для каждого члена команды, чтобы он знал, за какие разделы он отвечает.

Чем раньше выполняются письменные задания, тем больше времени у авторов есть для проверки требований к назначенным им разделам и начала создания контента.Документ плана предложения должен состоять из:

Номер и название раздела предложения
Номера требований RFP, связанные с каждым разделом предложения (разбиты на три основных столбца — Инструкции, Объем и Критерии оценки)
Писатель ответственный за раздел
Соответствующий эксперт по предметным вопросам (SME), к которому писатель может обратиться за поддержкой по разделу
Распределение страниц
Столбец «Примечания» для записи любой информации, полезной для авторов.

Разработка документа плана предложения и его схемы вначале позволяет Менеджеру предложения и Менеджеру захвата понять, какие члены команды должны были разработать предложение.Назначения выполняются на основе возможности и требований RFP.

Команда предложения может состоять из менеджера по захвату, менеджера предложения, координатора предложения, технических писателей (менеджеров по объемам и руководителей секций), художников-графиков и настольных издателей, а также любых применимых малых и средних предприятий или экспертов по эксплуатации, которые могут помочь предоставить технические знания, опыт и т. Д. и просмотрите поддержку ответа. Менеджер предложения должен гарантировать, что каждый член команды имеет определенную роль и может предоставить различные уровни знаний для определения решения.

Малые и средние предприятия должны быть вовлечены в процесс на ранней стадии, чтобы помочь ответить на любые технические вопросы и помочь авторам реагировать на требования. Менеджер предложения также должен помочь МСП определить, в каком разделе они могут помочь, чтобы предоставить техническую информацию и детали, чтобы сделать ответ более убедительным и совместимым.

Очень важно определить роли, необходимые в группе предложения, даже если группа небольшая и один человек отвечает за несколько функций. Если менеджер предложения может эффективно управлять командой предложения и общаться с ней, реакция будет более организованной, и команда будет более подготовлена, если они столкнутся с препятствиями и препятствиями, такими как пробелы в решениях.

Проведение обзоров Color Team

Проверки предложений выделены цветом и показывают, как идет ответ на предложение. При первом рассмотрении предложения, обзоре Pink Team (ответ на предложение составляет 60–70%), группа проверки должна выявить любые пробелы в решении и проанализировать проект на предмет соответствия требованиям и оперативности. Затем, проверка красной группы (ответ на предложение завершен на 80–90%), когда группа проверки оценивает предложение и уточняет технические и управленческие детали ответа на общее решение и продолжает устранять любые пробелы.

Команда также должна разработать и доработать любую графику во время проверки Розовой и Красной Команды. Во время проверки Gold Team (ответ на предложение завершен на 100%) высшее руководство и все лица, необходимые для окончательного утверждения, должны проверить ответ на предложение на предмет соответствия RFP, решения и точности содержания, а также убедиться, что все сообщения совпадают с указаниями из решения. производители.

Предложение будет подвергнуто редактированию копии и окончательной настольной публикации для форматирования и проверки правильности включения окончательной графики и резюме.Во время проверки White Glove члены команды проверят окончательную версию предложения на предмет явных ошибок.

Вся группа предложения должна быть знакома с процессом проверки цвета, а менеджер предложения должен подробно изучить процесс проверки цвета на стартовом совещании группы проверки цвета, чтобы убедиться, что все члены команды понимают ожидания ответа.

Обратите внимание, этот процесс можно немного изменить, если есть время только на одну проверку. В этом случае команда должна быть в постоянном контакте, чтобы приспосабливаться к любым пробелам в решении, или отдельное лицо, такое как МСП, может взять на себя письменные обязанности, чтобы приспособиться к небольшой команде предложения.

Подать заявку

Команда предложения должна дать достаточно времени, чтобы подать предложение, обычно за несколько дней или неделю до того, как клиент получит ответ, в зависимости от типа подачи (электронная или бумажная). Независимо от того, должен ли ответ быть отправлен по почте или отправлен в электронном виде, менеджер предложения всегда должен разработать основной и резервный план доставки.

Команда предложения должна знать дату, когда должен быть завершен ответ на предложение, дату доставки, способ транспортировки и членов группы, ответственных за доставку.Копаться в последнюю минуту, пытаться найти человека, который может помочь с последними штрихами ответа, не идеален. Убедитесь, что все лица, участвующие в окончательном редактировании, настольной публикации и подготовке ответа на предложение, осведомлены о своем участии и обязанностях. Обращение к человеку на поздней стадии процесса предложения может привести к ненужному стрессу и ошибкам.

Содействие обзору извлеченных уроков

После того, как предложение отправлено, группа разработки предложения должна извлечь уроки, извлеченные во время возможности.Команда должна провести сессию извлеченных уроков, чтобы задокументировать мнения, выводы и заключения в процессе подачи заявки.

Цель занятия по извлеченным урокам — определить области, в которых можно улучшить будущие проекты, и усилить процесс подачи заявок посредством углубленного анализа. Если команда предложения не может собраться для сеанса извлеченных уроков, менеджер предложения должен отправить отчет о последующих действиях с просьбой у команды высказать предложения и где можно сделать улучшения.

Заключение

Разработка эффективного процесса предложения может быть сложной задачей, но если у вас есть нужные инструменты, то любой команде предложения может быть предоставлен шанс на победу. Наличие отличного решения может быть затмевается реакцией на предложение, которую не удалось организовать эффективно. Чтобы воспользоваться этой возможностью, команда предложения всегда должна быть на опережение.

Эффективный процесс предложения означает, что команда предложения сплочена и подготовлена к выполнению требований в RFP.Ваши шансы выиграть ставку увеличиваются при использовании структурированного процесса предложения.

Хотите повысить эффективность своей команды разработчиков?

Key Solutions может оценить ваш текущий процесс подачи заявок, выявить пробелы в навыках и разработать план действий, чтобы обеспечить внедрение передовой практики в вашей команде. Учить больше.

10 шагов к написанию идеального бизнес-предложения

Ваш канал продаж заполняется, а это означает, что у вас есть возможность закрыть одну или две продажи и начать увеличивать доход своей компании.

Многие потенциальные клиенты проявляют серьезный интерес к решению вашей компании и готовы перейти к следующему шагу. Вам нужно дать им четкое деловое предложение, но есть только одна проблема: вы не совсем уверены, как написать предложение, которое обязательно приведет к закрытию этих сделок.

Ознакомьтесь с этим пошаговым руководством по написанию бизнес-предложения.

Вы узнаете, как составить убедительное предложение, и поймете, какую роль CRM может сыграть в разработке этого важного инструмента продаж.

Вкратце: как создать собственное коммерческое предложение

Тщательно исследуйте.
Знать основную структуру бизнес-предложения.
Найдите шаблон бизнес-предложения.
Создайте черновик бизнес-предложения.
Получите обратную связь от команды.
Пересмотреть и доработать.
Нажмите кнопку отправки.
Продолжение.
Внесите любые изменения и отправьте обратно.
Использовать как модель.

Что такое бизнес-предложение?

Деловое предложение — это официальный документ, который компания создает, чтобы убедить другую организацию купить ее продукт или услугу.

Это один из многих методов продаж B2B, которые имеют решающее значение для привлечения новых клиентов. Хотя вы, возможно, уже знаете, как быть хорошим продавцом, у вас может не быть такого же уровня уверенности, когда дело доходит до составления плана помощи каждому потенциальному покупателю.

Бизнес-предложение может быть запрошено, что означает, что потенциальный клиент попросил вас отправить предложение по проекту или покупке. Или вы можете подать незапрошенное бизнес-предложение, что означает, что вы делаете предложение лиду из своей базы данных, в котором, по вашему мнению, есть достаточный интерес или необходимость совершить продажу.

Деловое предложение должно быть индивидуализировано для каждой потенциальной учетной записи или клиента, независимо от того, является ли оно запрошенным или незапрашиваемым.

Деловое предложение — важный инструмент для отдела продаж компании B2B, который убеждает большее количество предприятий использовать их продукты или услуги.

Это возможность представить исчерпывающий пример того, как продукт или услуга могут решить конкретные бизнес-задачи, а также поделиться другой информацией о том, каково это работать с вашей компанией, ваших ценностях и вашей философии работы.

В коммерческом предложении также может быть указан диапазон цен и условий, которые помогут начать процесс переговоров или покупки.

Как создать бизнес-предложение

Теперь, когда вы знаете, почему бизнес-предложение так ценно, пора пройти через каждый из шагов, необходимых для создания бизнес-предложения, которое увеличивает коэффициент конверсии.

1. Тщательно исследуйте

Чем больше предварительных усилий вы сделаете, чтобы понять свою цель и их индивидуальные потребности, тем больше у вас шансов выиграть этот счет.

Исследование, которое вы проводите на этом этапе, должно также показать, почему вы лучший выбор для этого клиента, исходя из вашего понимания рынка, потребностей и того, что не смогли сделать конкуренты.

Помимо понимания каждого клиента или учетной записи, вам также необходимо знать больше о конкретном человеке или лице, принимающем решение, которое получит ваше деловое предложение.

Узнайте об их роли, их основных проблемах, о том, какие ресурсы у них есть, что и когда они хотят покупать, и как вы можете им конкретно помочь.Эта информация поможет вам перейти от типового бизнес-предложения к индивидуальному предложению, которое напрямую отвечает их уникальным потребностям.

На этом этапе вам следует:

Обсудить с потенциальным клиентом, если возможно, узнать больше о том, что ему нужно.
Изучите попытки ваших конкурентов завоевать эту перспективу и почему они потерпели неудачу или почему вы можете переманить клиента у них.
Создайте интеллектуальную карту всей информации, чтобы помочь организовать и определить «почему» и «как» для вашего бизнес-предложения.

2. Знать основную структуру бизнес-предложения

Прежде чем вы начнете организовывать свое исследование и приступить к написанию, важно ознакомиться с основными компонентами и макетом бизнес-предложения. Думайте о базовой структуре как о проекте архитектуры вашего предложения.

Вот строительные блоки, которые вам нужно будет включить:

Опыт и знания вашей компании, включая квалификацию, историю и то, что вы можете сделать, чего конкуренты не могут сделать для этого потенциального клиента;
Ваше знание болевых точек потенциального клиента, включая исследования, которые вы провели на первом этапе; и
Ваше решение, включая то, как вы планируете устранить эти болевые точки, стоимость инвестиций и окупаемость этих инвестиций для потенциального клиента.

3. Найдите шаблон бизнес-предложения

Еще до того, как вы начнете писать, он поможет найти шаблон бизнес-предложения. Вы можете использовать это как отправную точку, чтобы добавить весь существующий материал, а затем усовершенствовать его оттуда.

Этот существующий формат может сэкономить вам значительное количество времени, не говоря уже о поднятии планки, придавая профессиональный вид тому, что вы доставляете каждому потенциальному клиенту.

Вот несколько источников, которые следует учитывать при создании бесплатных шаблонов бизнес-предложений:

Предложить
Шаблон PandaDoc
.бизнес-предложения net, созданные в Google Docs
MS Office Documents

Вы также можете найти пакеты программного обеспечения премиум-класса, которые включают шаблоны бизнес-предложений как часть их подписки, включая программное обеспечение CRM, такое как HubSpot CRM, Salesforce или Insightly.

4. Создайте черновик бизнес-предложения

Первым шагом в разработке вашего черновика является внесение всей информации, которую вы знаете.

Например, вы можете создать титульный лист с названием и логотипом вашей компании, а также с именем, заголовком и контактной информацией потенциального клиента.Если в вашем шаблоне нет оглавления, вы можете создать его с разделами для сопроводительного письма, резюме, оценки, реализации, целей и перспектив, команды, выставления счетов и планирования, условий и соглашения, а также принятия.

На этом этапе вам следует пропустить определенные разделы в шаблоне бизнес-предложения, такие как сопроводительное письмо и резюме. Это будут последние разделы, которые вы создадите после того, как остальная часть предложения будет подписана вашей командой.

Погрузитесь прямо в разделы оценки, внедрения, целей и перспектив, команды, выставления счетов и планирования, условий и соглашений, используя все исследования и информацию, которые у вас уже есть.Вы также можете создать страницу принятия, потому что все, что вы создаете, будет иметь подпись на этой пунктирной линии.

Если вы не знаете, что добавить в эти разделы, вот что вам нужно:

Объясните, что вы считаете их болевыми точками.
Поделитесь своим видением потребностей рынка и слабых сторон конкурентов.
Подробно опишите, как вы можете облегчить эти болевые точки с помощью вашего продукта или услуги.
Предвидьте любые вопросы или препятствия и заранее решайте их в бизнес-предложении.
Расскажите им о том, что связано с вами, включая общение, ценности и ожидания.
Представьте их своей талантливой команде.
Обсудите стоимость, сроки, сроки и условия и отчетность.
Завершите форму соглашения и призыв к действию, чтобы указать время, чтобы просмотреть бизнес-предложение и подписать их.

5. Получите обратную связь от команды

Вы не можете писать эти бизнес-предложения в вакууме.

Важно узнать мнение других членов отдела продаж. От содержания до формата и общего представления, это помогает другим глазам взглянуть на ваш черновик и добавить свои рекомендации.

Еще лучше, выйдите за пределы отдела продаж и включите в него других — например, коллег из отдела маркетинга, разработки продуктов, развития бизнеса и лиц, принимающих стратегические решения. Многие из них могут иметь идеи, которые могут обогатить содержание вашего бизнес-предложения за счет их количественных данных, знаний и предыдущего опыта.

6. Пересмотр и уточнение

После получения отзывов пришло время внести эти улучшения. Перечитайте его и даже поделитесь им еще раз, а затем внесите в него последние штрихи. Как только контент будет готов, вы можете создать сопроводительное письмо и резюме, используя краткие выдержки из основного бизнес-предложения.

Сделайте это наглядным и легко читаемым. Это означает использование:

Изображения продукта / услуги и команды или даже встроенное видео.
Маркированные списки.
Инфографика количественных данных.
Цитаты и короткие абзацы.

7. Нажмите кнопку отправки

Теперь вы можете быть уверены в том, что составили индивидуальное бизнес-предложение, охватывающее все, что нужно вашим потенциальным клиентам. Отправьте предложение по электронной почте в виде файла PDF для удобства использования и защиты содержимого.

Не забудьте приложить краткую заметку, чтобы сообщить им, что вы отправляете, и чтобы они могли связаться с вами по любым вопросам.

8. Последующие действия

Дайте вашему потенциальному клиенту день или около того, прежде чем отправлять дополнительное электронное письмо. Хотя вы хотите убедиться, что они получили ваше деловое предложение, также важно дать им время, чтобы все это переварить.

Когда вы все-таки свяжетесь с вами, проверьте, есть ли у них вопросы или опасения. Затем сосредоточьтесь на перемещении их к следующему этапу в конвейере, заключающемуся в подписании этого соглашения. Если возможно, договоритесь о личной встрече для подписания.

Однако в нашу цифровую эпоху это не всегда реально.Поэтому обязательно настройте возможность цифровой подписи, чтобы вы могли быстро подписать соглашение.

9. Внесите любые изменения и вернитесь назад.

Могут возникнуть ситуации, когда вам нужно будет провести переговоры и внести некоторые изменения, прежде чем потенциальный клиент согласится. Сделайте эти изменения как можно скорее, чтобы показать потенциальному клиенту, как вы хотите начать им помогать.

10. Используйте его как модель

В дальнейшем вы можете использовать это первое бизнес-предложение в качестве модели для других потенциальных клиентов.Если у вас есть шаблон предложения, основное ценностное предложение и информация о компании в хорошо структурированном документе, вы можете легко настроить его для каждого потенциального клиента, который проявляет серьезный интерес.

Следует ли вам использовать платформу CRM для своих бизнес-предложений?

Если вы используете платформу управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), вы можете использовать ее для разработки индивидуальных бизнес-предложений. Вот когда платформа CRM может оказаться ценным ресурсом для этой части процесса продаж.

Когда использовать платформу CRM для ваших бизнес-предложений:

Подумайте, как эти три ситуации выигрывают от использования платформы CRM при написании бизнес-предложений:

Приближение к новому потенциальному клиенту: Ваша платформа CRM содержит множество данных о клиенты, которые могут быть похожи на этих новых потенциальных клиентов, разделяя схожие болевые точки, потребности и ожидания, которые могут помочь вам поговорить с этой новой группой.
Обращение к существующему клиенту: Ваша платформа CRM предлагает важную информацию о том, что они покупали раньше, когда и почему.Вы сможете определить, когда им может потребоваться пересмотренное предложение, отражающее их новый масштаб или потребности.
Запуск нового продукта или категории услуги: Если вы добавляете новый продукт или услугу и хотите охватить как новых потенциальных клиентов, так и существующую клиентскую базу, вы сможете ссылаться на данные из своей платформы CRM, чтобы показать, почему ваша компания добавила этот новый продукт или услугу.

Деловые предложения помогают увеличить доход

Деловые предложения являются важным инструментом продаж.Наряду с вашими персонализированными методами продаж, дополненными вашей платформой CRM, полной информации о каждом лиде и клиенте, бизнес-предложение является формальным описанием ваших процессов и рабочих отношений.

Это помогает вашим потенциальным и существующим клиентам понять, как ваш продукт или решение B2B может облегчить их болевые точки и почему ваше предложение лучше остальных. Ваше деловое предложение также закладывает основу того, как ваше интеллектуальное лидерство и опыт помогут каждому потенциальному клиенту.

Простое руководство по написанию бизнес-предложения

Для компаний B2B (бизнес-бизнес) бизнес-предложение — это документ, который вы будете использовать для привлечения новых клиентов, а хорошо написанное бизнес-предложение значительно увеличит ваши шансы привлечения новых клиентов. Деловое предложение — это документ, в котором указывается, как ваша компания будет предоставлять услугу или продукт другому предприятию для решения проблемы или необходимости. Короче говоря, это документ, в котором говорится, кто вы, чем занимаетесь и почему вы считаете себя лучшим выбором для предоставления решения, которое хочет клиент, — почему клиент должен нанять вас, а не одного из ваших конкурентов.

Распространенное заблуждение — думать, что бизнес-предложение похоже на бизнес-планы. Хотя между ними есть несколько общих черт, основное различие состоит в том, что бизнес-предложение используется как инструмент продаж для продажи вашего продукта или обслуживание клиентов, в то время как бизнес-план составляется, когда вы начинаете бизнес, и вы хотите спланировать все аспекты ведения своего бизнеса.

В этой статье мы дадим исчерпывающее руководство о том, как написать правильное деловое предложение.Но сначала нужно сделать приготовления.

Исследования

Тщательно исследуйте своего потенциального клиента, чтобы понять его культуру, цель и видение. Это поможет вам, когда вам нужно настроить тон для вашего предложения. Узнайте лидеров и тех, кто в конечном итоге будет принимать решения по вашему предложению, все, что поможет улучшить ваше предложение.

Назначить встречу

Если возможно, договоритесь о встрече со своим потенциальным клиентом, прежде чем отправлять свое предложение, чтобы узнать больше об их компании и их точных потребностях в вашем продукте или услуге.Познакомьтесь с кем-нибудь, кто, по вашему мнению, лучше всех разбирается в деталях проекта. Спросите об их конкретных потребностях, каковы их KPI (ключевой показатель эффективности) и их бюджетные предпочтения. Таким образом, вы получите более четкое представление о том, как написать свое предложение, которое точно соответствует их потребностям и желаниям.

Мозговой штурм

Теперь, когда у вас есть как можно больше информации о потребностях, целях и бюджете клиента, вы можете провести мозговой штурм, объяснив в своем бизнес-предложении, насколько ваше решение идеально соответствует их потребностям.Поставьте себя на их место, чтобы вы могли ответить на их вопросы вроде: «Почему я должен платить вам столько за ваше решение?» или «Чем ваше решение принесет мне больше пользы, чем найм другой компании, которая предоставит нам это решение?». Подчеркните свои таланты и области знаний и ответьте на главный вопрос: «Почему вы лучше всех подходите для этого проекта?» (источник: https://www.entrepreneur.com/article/29990)

Формат бизнес-предложения

После того, как мозговой штурм будет подготовлен, пора написать свое предложение.Типовые бизнес-предложения разделены на несколько разделов:

Титульный лист

Начните с титульного листа с соответствующим заголовком для вашего продукта или услуги и решения, которое вы предлагаете клиенту.

Титульный лист также должен включать имя автора (вас), название вашей компании, лицо, которому представляется предложение, название компании клиента и дату подачи.

Содержание

Этот раздел может быть включен или не включен в зависимости от того, сколько страниц будет содержать предложение.Если вы решили включить его, поместите его сразу после титульной страницы.

Краткое содержание

Краткое изложение сделает ваше предложение отличным. Хороший вариант побудит читателя прочитать оставшуюся часть вашего предложения.

Эксперты расходятся во мнениях о том, какой длины должна быть исполнительная компания, и именно здесь ваше исследование потребностей клиента играет важную роль. В зависимости от культуры и характеристик клиента они могут предпочесть более подробное или краткое резюме.Но большинство современных руководителей предпочитают целенаправленное резюме на одной странице. Тем не менее, исполнительное резюме должно состоять из:

Название и описание вашей компании, чем вы занимаетесь, какие услуги или продукты вы предоставляете, ваша квалификация (обучение, образование, награды, успешные прошлые проекты)
Цель вашего предложения, как вы разработаете решение для клиента, какую пользу вы ему принесете, и краткое изложение предлагаемого плана
Поместите любую информацию, которую вы не хотели бы, чтобы клиент пропустил, если вы можете показать выгоду, которую он получит, с помощью некоторой статистики или графика, включите ее

Не тратьте лишние слова на резюме, сделайте его максимально информативным и интересным.

Для написания резюме может потребоваться отдельное руководство, подобное тому, которое вы можете найти здесь (https://articles.bplans.com/writing-an-executive-summary) или здесь (https://www.inc.com /guides/2010/09/how-to-write-an-executive-summary.html).

Описание проблемы, вопроса или работы

В этом разделе описывается ситуация, с которой сталкивается ваш клиент, будь то просто поиск подходящего человека для завершения проекта или более серьезные проблемы, которые вы обнаружили во время брифинга и исследования.

Чем лучше вы сможете относиться к ним и доказать им, что вы понимаете их проблему и можете ее решить, тем выше вероятность, что они выберут ваше предложение и купят у вас.

Подход и методология

В этом разделе обсуждалось ваше решение проблем, описанных в предыдущем разделе. Если предыдущие разделы в основном состоят из обзоров, этот раздел должен подробно охватывать ваш пошаговый план.

Здесь вы показываете своему потенциальному клиенту, как вы можете удовлетворить его потребности и цели.Будьте максимально подробными, не утопив клиента. Обдумайте, насколько глубокими техническими деталями вы поделитесь.

Квалификация

Здесь вы продаете себя или свою компанию. Укажите любые тренинги и образование, имеющие отношение к проекту. Любые предыдущие награды или достижения, успешные прошлые проекты, многолетний опыт и т. Д.

Покажите потенциальному клиенту, что вы подходите для этой работы.

График и контрольные показатели

Составьте четкий график времени, необходимого для проекта.Если для завершения проекта необходимо несколько шагов, сделайте для каждого отдельную дату.

Не переоценивайте, убедитесь, что ваш график действительно может быть выполнен вовремя. Не обещайте того, что не можете выполнить.

Если вы предлагаете готовый товар, то этот раздел можно пропустить.

Стоимость, оплата и любые юридические вопросы

В зависимости от вашей отрасли и того, что вы предлагаете, этот раздел может представлять собой простую сводку ваших гонораров. Но для более сложных проектов может потребоваться график платежей.

Если есть какие-либо юридические вопросы, такие как разрешение или лицензирование, в зависимости от количества и сложности вы можете решить, включать ли его в этот раздел или сделать специальный раздел после затрат и оплаты.

Преимущества

Покажите клиенту преимущества, которые они получат, если вы / ваша компания предоставите необходимые им продукты или услуги. Предоставьте любые данные, которые помогут убедить потенциального клиента в вашей компетентности и ценности. Вы можете включить графики и диаграммы.Сделайте его максимально информативным и возможным. (источник: https://articles.bplans.com/whats-the-best-business-proposal-format/)

Заключительное слово

Всегда адаптируйте свое деловое предложение к точным потребностям каждого потенциального клиента, которому вы отправляете свое деловое предложение. Помните, что ключ к успешному бизнес-предложению — это то, насколько хорошо вы понимаете проблему клиента и почему ваше решение является лучшим решением. Деловое предложение — это инструмент продаж, и вам нужно рассказать клиенту о том, как ваше решение решит его проблему, и что никто другой не сможет справиться с работой лучше, чем вы / ваша компания.

——————

Привлекайте больше клиентов, создавая впечатляющие деловые предложения и контракты с помощью ClientPoint Software

Если вы действительно хотите, чтобы ваши деловые предложения и контракты выделялись и давали вам больше шансов на привлечение новых клиентов, используйте программное обеспечение ClientPoint. Он позволяет быстро и легко создавать и форматировать профессиональные деловые предложения, котировки и контракты. Щелкните здесь, чтобы получить бесплатную демонстрацию программного обеспечения ClientPoint , или позвоните нам по телефону 888-972-7375 .

Щелкните здесь, чтобы прочитать пример того, как программное обеспечение ClientPoint помогло бизнесу удвоить продажи.

—

Формат предложения — Парень по визуальным коммуникациям

Что такое метод подачи заявки?

Предложения написаны по разным причинам и могут соответствовать широкому спектру форматов. В конечном итоге цель предложения — представить идею человеку или организации и убедить их в том, что ваша идея стоит того, чтобы ее реализовать.В зависимости от сложности и формальности объема вашего предложения вам может потребоваться больше или меньше глубины. Однако все предложения имеют довольно простую базовую структуру, состоящую из шести общих частей:

Тема: Укажите тему и цель написания предложения.
Парадигма: Опишите текущее состояние или понимание так, как это известно вашей аудитории.
Пробел: Определите пробел в знаниях о практике в соответствии с нынешней парадигмой.Покажите, чего не хватает (по сути, это постановка задачи).
Прогноз: Спрогнозируйте организацию предложения, чтобы ваш читатель точно знал, чего ожидать. Затем следуйте этому порядку на протяжении всего предложения.
Исследование: Предоставьте подробное объяснение исследования, которое вы проведете, чтобы узнать больше о проблеме / пробеле и решении.
Предложение: Предложите что-то новое на основе вашего исследования, которое восполнит пробел или решит проблему.

Учитывая эти шесть основных компонентов, большинство предложений, особенно те, которые требуют большого количества формальностей, исследования, планирования и презентации, требуют гораздо большей глубины, а организационная структура может включать до 14 или более различных разделов / компонентов. Если вы ищете, как написать полное, подробное предложение, включите следующие четырнадцать разделов и следуйте приведенному ниже порядку:

Сопроводительное письмо
Обложка / Титульная страница
Краткое содержание
Содержание
Список рисунков
Введение
Описание проекта / результатов
Методики
Хронология
Бюджет
Анализ затрат / выгод
Квалификация
Заключение
Список литературы
Приложения

Что я должен знать о предложениях?

Каждый из вышеперечисленных разделов предложения описан ниже.Но сначала вы должны знать несколько вещей о том, как писать предложение:

Предложения для решения проблем
Самое важное, что вам нужно знать о том, как писать предложение, — это то, что вы предлагаете решение проблемы. Это означает, что вы должны знать, в чем проблема, насколько она серьезна, на кого она влияет, как (если вообще) проблема решалась в прошлом и как вы ожидаете, что сможете решить ее таким образом, чтобы не было сделано раньше.

Вопросы аудитории
Несмотря на то, чему вас, возможно, научили на уроках технического или делового письма, точной формулы для написания предложения не существует.В конце концов, реальный человек прочитает (или НЕ прочитает, если вы не будете осторожны) ваше предложение, и важно, чтобы вы оправдали его ожидания. Когда вы пишете заявку на грант, обязательно , чтобы вы следовали руководящим принципам, данным организацией. Если вы этого не сделаете, вашу почти наверняка выбросят. Если вы пишете предложение для своей компании, посмотрите, какие предложения были написаны в прошлом. Следуйте ожидаемому.

Предложения — убедительные документы
Возможно, это кажется очевидным, но когда вы пишете предложение, вы пытаетесь убедить людей позволить вам продвигаться вперед с вашей великой идеей.Чтобы привлечь других, вы должны быть впечатляюще и несомненно убедительными. Поэтому убедитесь, что вы составили каждый раздел предложения таким образом, чтобы ваш проект казался важным, стоящим, ценным, ясным, эффективным, безопасным, выполнимым или чем-то еще, что могло бы убедить тех, кто его рассматривает. Кроме того, избегайте заявлений, которые заставляют вас казаться неуверенным в себе или слишком уверенным в себе. Это тонкая грань между некомпетентным звучанием (когда вы говорите такие фразы, как «Я думаю», «Я верю» или «Я предполагаю, что…») и высокомерным звучанием (когда вы говорите такие фразы, как «Я уверен, что вы согласитесь »Или« Я лучший вариант, который у вас есть).

Предложения обычно не читает один человек
Когда вы пишете предложение, вы должны знать, что несколько человек часто будут оценивать осуществимость того, что вы предлагаете. И каждый человек по-своему заинтересован в его одобрении. Бухгалтер может отвечать за чтение вашего раздела бюджета, но может не смотреть ни на что другое. Комитет по чтению может просматривать резюме только для быстрой проверки. Или специализированная группа может интересоваться только вашими методиками.Важно заранее определить, кого больше всего волнует каждая часть предложения.

Особенности важнее всего
Одна из величайших ловушек при написании предложения — это недостаточно конкретное предложение. Не путайте длину предложения с конкретными деталями. Некоторые очень длинные предложения просто многословны. Убедитесь, что каждая деталь, которую вы включили, делает ваш проект более понятным. Если какая-либо деталь не представляет ценности для заинтересованных сторон, опустите ее.И избегайте рассказывания историй (или того, что часто называют «метадискурсом») в своих статьях. Другими словами, не вмешивайтесь в разговоры о себе и своих желаниях, мыслях и процессах для выбора проекта и решения написать о нем. Придерживайтесь того, почему проект важен и как вы собираетесь его завершить.

Сопроводительное письмо

Сопроводительные письма — это вежливость и формальность. Они написаны в формате профессионального делового письма и адресованы тому человеку или комитету по рассмотрению, которому вы отправляете предложение.Ваше сопроводительное письмо должно включать краткое введение, которое представляет вас и цель предложения. В письме обычно содержится очень краткое (в один-два абзаца) описание проекта, который вы предлагаете. Сопроводительное письмо также должно включать какое-то заключительное заявление, обычно содержащее вашу контактную информацию и заявление о возможности ответить на любые дополнительные вопросы о предложении или проекте.

Обложка или титульная страница

Все профессиональные предложения должны включать титульную страницу.Это важнее, чем просто украшение. На титульных листах указываются название предложения, автор (ы), дата подачи, лицо или комитет, которому направляется, и любая другая соответствующая или запрошенная информация. Если вы подаете заявку в свою компанию, грант или финансирующую организацию, убедитесь, что вы следуете их руководящим принципам в отношении того, что должно быть включено на титульную страницу. Большинство организаций отдают предпочтение обложке, поскольку они используют файловую систему, чтобы оставаться организованной.

Краткое содержание

Резюме обычно сразу же после титульной страницы (перед оглавлением).Это резюме всего предложения . Об итогах часто забывают, но они служат важной цели. Помните, что обычно в чтение предложений вовлечено большое количество заинтересованных лиц. Некоторым людям просто нужно быстро просмотреть предложение целиком, но у них нет времени или интереса читать его целиком. Краткое изложение дает представление обо всем предложении. Однако важно, чтобы каждый раздел предложения был рассмотрен в резюме.Обычно резюме занимают 1-2 страницы.

Содержание

Правильно оформленные предложения включали оглавление. Даже для простых проектов объем предложений составляет минимум 15-20 страниц. Важно, чтобы ваше предложение было организовано и читатели могли быстро найти информацию, которую они ищут. Например, если бухгалтеры должны видеть только предлагаемый бюджет, они должны иметь возможность быстро найти страницу, на которой он находится.

Список рисунков (и список таблиц)

Большинство предложений, особенно длинных, содержат рисунки и таблицы.Если кому-то нужно вернуться к вашему предложению, и его интересует только ваша диаграмма Ганта (которая обрисовывает вашу временную шкалу), им нужно знать, где найти эту диаграмму. Думайте о странице со списком рисунков как о расширении вашего оглавления, в котором специально размещены визуальные элементы, включая изображения, диаграммы, графики, диаграммы и таблицы. Часто, если у вас есть несколько рисунков и несколько таблиц, вам понадобится отдельная страница со списком таблиц из страницы со списком рисунков.

Введение

Знакомство лучше всего, если оно будет кратким и по существу.Если вам нужно представиться, вы можете, но сделайте это кратко. Однако основная цель введения — изложить ваш проект и его цель. Это ваш первый шанс быть действительно убедительным, поэтому важно, чтобы вы действительно заявили, что проект, который вы предлагаете, важен. Это означает, что вам нужно

1) Представьте свою тему
2) Опишите проблему
3) Предложите быстрое решение проблемы

Одна из величайших ловушек при написании заявки — это отсутствие четкого указания на то, что для начала существует реальная проблема, которую стоит решить.Помните, что предложения написаны для решения проблем. Так, например, если вы являетесь менеджером филиала общенациональной компании и хотите предложить своему начальству, что вам необходимо переместить свой магазин в другое здание, вам необходимо сообщить им 1), что вы предлагаете переместить здание, 2) что здание необходимо переместить, потому что его местоположение препятствует росту (постановка проблемы), и 3) что вы имеете в виду место, которое улучшит возможности для роста.

Однако, независимо от того, о чем идет речь, вы ДОЛЖНЫ иметь формулировку проблемы и решение во введении.Если это неясно и по существу, ваши шансы, что кто-то прочитает остальную часть предложения, уменьшаются.

Описание проекта или результатов

Этот раздел может иметь много разных названий и часто подразделяется на множество более мелких разделов. Но независимо от того, как вы назовете этот раздел и как вы его организуете, знайте, что ваша основная цель — полностью описать , что такое проект. Вам нужно объяснить все, что вы в конечном итоге будете производить или делать.Все. Однако избегайте описания всего, что объясняет , как вы будете это делать. Это для следующего раздела, методологии. В разделе описания проекта вы можете сначала подумать в терминах списка. Что такое и на самом деле все, что вы будете производить или помогать производить? Как, точно , будет выглядеть проект (или результаты) после завершения?

Очень важно, чтобы вы были ясны, лаконичны и организованы в этом разделе.Если вы оставите вопросы о конечном результате, ваши рецензенты, скорее всего, откажутся от предложения и откажутся от утверждения.

Методологии

После описания деталей вашего проекта, теперь у вас есть шанс написать , как вы будете завершать свой проект. Возьмите свои разделы и описания из раздела проекта / результатов и подробно опишите, как вы собираетесь получить информацию, разрешения и другие инструменты для завершения проекта.Возможно, вам даже придется описать планы по сбору средств, если для завершения проекта требуется больше денег.

Одна из самых больших ошибок в разделе методов — это указание новых компонентов для вашего проекта, которые не были описаны ранее, в описании проекта / результатов. Не указывайте здесь новую информацию о проекте. Скорее полностью сосредоточьтесь на том, как вы будете исследовать, планировать, работать и выполнять проект, который был описан ранее. Если вы поймете, что не объяснили что-то в предыдущем разделе предложения, вернитесь и включите это туда.Рецензенты не терпят ничего, кроме новых сюрпризов. Если в предложении будут появляться новые части проекта, они начнут задаваться вопросом, продумали ли вы это до конца и знаете ли вы, сколько на самом деле влечет за собой проект.

Имея это в виду, важно, чтобы вы очень точно описывали свои методы. Подробно опишите свое исследование, будете ли вы опрашивать людей, с кем вы будете проводить собеседование, как вы будете создавать или проектировать что-то, с кем вы будете консультироваться и т. Д.

Хронология

Временная шкала, на самом деле, является продолжением ваших методов. Но для ясности и организованности на временной шкале обычно есть отдельный раздел. Рецензентам нужно будет знать, когда вы завершите различные тесты в проекте, и им нужно будет знать, запланировано ли у вас достаточно времени между сегментами. В основном им нужно что-то, чтобы с вами связаться. Временная шкала тоже подходит вам, так как она поможет вам идти в ногу со временем и сохранять организованность. Творчески подумайте о том, как лучше всего визуально отобразить вашу временную шкалу.Является ли диаграмма Ганта наиболее подходящей? А может стол? Или линейный график? Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что ясно, что произойдет, когда и кто будет задействован на разных этапах.

Бюджет

В некоторой степени возможно, что часть вашего бюджета будет отображаться в разделе методов, но только в той степени, в которой вы описываете, как вы будете собирать средства. В этом разделе вам нужно обрисовать все возможные затраты, о которых вы только можете подумать. Вам не нужно описывать , как вы получите деньги (обычно это организации, которые вы предлагаете предложить деньги на основе утверждения предложения и предлагаемого бюджета), если только ваше предложение не касается конкретно сбора Деньги.Но нужно продумать все возможные затраты. Нет ничего хуже, чем получить одобрение предложения и осознать, что это будет стоить вам больше, чем то, на что вы были одобрены.

Анализ затрат и выгод

Анализ затрат и выгод не является обязательным требованием для многих предложений, особенно для проектов, для завершения которых не требуются большие деньги. Однако вы можете обнаружить, что предлагаете что-то спорное или стоящее больших денег. Помимо очень убедительной постановки проблемы во вступительной части, вам, возможно, придется уточнить, почему этот конкретный проект стоит потраченных денег.Чтобы быть убедительным, сосредоточьтесь на всех заинтересованных сторонах; укажите, сколько людей, организаций или других организаций извлекут выгоду из этого. Если риски есть, укажите их, но сформулируйте их таким образом, чтобы предполагалось, что стоимость, вероятно, перевесит риски. Помните, что предложения в большей степени, чем большинство документов, являются убедительными документами, и важно, чтобы вы все оформляли так, чтобы ваш проект выглядел очень и очень важным. Но, конечно, не переусердствуйте.

Квалификация

Часто вы будете писать предложения людям, которых не знаете.Но даже если вы знаете человека или лиц, ответственных за рассмотрение вашего предложения, важно, чтобы вы были квалифицированы. В области риторики это называется ethos , что означает вашу репутацию. Помните, что рецензенты будут спрашивать в своей голове, читая ваше предложение: «Но почему именно этот человек? Способны ли они? »

Предоставьте столько информации, сколько считаете важной для повышения вашего авторитета. Избегайте всего, что заставляет вас казаться менее квалифицированным.Некоторые специалисты по рассмотрению предложений потребуют, чтобы вы указали свои учетные данные, включая высшее образование, опыт работы, знания и даже резюме и образцы работ. Убедитесь, что вы знаете, сколько информации им нужно и что они хотят.

Заключение

Каждому документу нужно начало, середина и заключение. К сожалению, о выводах часто забывают. В заключение вам необходимо переформулировать постановку задачи, напомнив рецензентам, насколько важен этот проект. Но вам также необходимо будет предоставить запрос на одобрение (чтобы было ясно, что вы надеетесь его получить).Кроме того, вам нужно будет сообщить рецензентам, как с вами связаться, если им потребуется дополнительная информация от вас. Выводы — это не просто работа по полировке вашего документа; это вежливость, которая делает ваше предложение более убедительным. Энди, они предоставляют ценную информацию о том, как получить ответ и связаться с вами. Без заключения вы можете оставить некоторую нежелательную двусмысленность в объеме предложений.

Список литературы

Обязательно укажите все вторичные исследования, использованные при разработке вашего проекта и предложения.Хотя формат APA является наиболее распространенным форматом цитирования для заявок, вам может потребоваться другой стиль в зависимости от вашей организации, инструкций курса или других ожиданий. Тем не менее, важно, чтобы вы цитировали источники в соответствии с признанным форматом и с этической точки зрения уважали все используемые идеи и прямые цитаты.

Приложения

Хотя не ко всем предложениям потребуются приложения, вполне возможно, что они могут понадобиться вам. Подумайте, какая информация может потребоваться вашим рецензентам, которая не вписывается в другие разделы вашего предложения.Например, вам может потребоваться включить балансы, которые займут слишком много места в разделе бюджета. Или вам может потребоваться включить рисунки, которые не вписываются в описание проекта / результатов. Однако, если вы решите включить приложения, убедитесь, что упомянули их ранее в предложении . Вы можете указать в разделе бюджета, например, что-то вроде этого: «Дополнительную финансовую информацию см. В балансовых отчетах в Приложении A.”

Написание бизнес-заявок и предложений для чайников

2	Пример запроса предложений	Репрезентативный образец коммерческого запроса предложений (RFP). Документ от клиента или источника финансирования, призывающий к подаче предложений по конкретной программе, проекту или рабочему усилию.
2	Пример запроса предложения	Репрезентативный образец коммерческого запроса цен (RFQ).Часто краткий запрос предложения, который фокусируется на нескольких ключевых требованиях и запрашивает ценовое предложение.
2	Пример RFI	Репрезентативный образец коммерческого запроса информации (RFI). Документ клиента, используемый на ранней стадии закупок для создания списка жизнеспособных участников торгов, которым впоследствии будет предложено сделать предложение или ответить на запрос предложений.
4	Система отслеживания вопросов клиентов	Таблица, которая поможет вам отслеживать вопросы, которые вы и ваши конкуренты задаете клиенту в период запроса предложений.
4, 16	Матрица соответствия	Список конкретных требований клиентов из запроса предложений.Матрица часто разбивает сложные, состоящие из нескольких частей требования на подзапросы. Это также помогает менеджерам предложений и внутренним экспертам проверять, соответствует ли ответ на запрос предложения всем требованиям заказчика.
5	Инструкции по анализу сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (SWOT) и шаблон	Анализ, выполняемый участниками торгов для оценки своего конкурентного положения и определения шагов, которые они должны предпринять, чтобы разработать убедительное и выигрышное предложение.
6, 14	Повестка дня стартового собрания	График проведения собрания, с которого начинается работа над предложением для всех участников. Он включает в себя такие действия, как ответы на вопросы о возможностях, назначение письменных заданий, установление контрольных точек и создание сплоченной команды.
6, 14	Брифинг к стартовому совещанию	Сборник ссылок, шаблонов и инструментов, которые помогут группе разработки предложений написать проактивное предложение или ответ на запрос предложения. Он включает профиль клиента, проект резюме, обзор возможностей, опыт клиента, оценку конкурентов, стратегию предложения, график предложения и подход к решению.
6, 10	Таблица стилей	Написание руководств для авторов, чтобы они могли работать отдельно от других и при этом предоставлять контент, соответствующий единому стандарту. Экономит время и усилия для работы авторов-одиночек, поскольку напоминает им о легко забытых проблемах, таких как использование слов, форматирование, грамматика и орфография.
6, 13, 16	Шаблон упреждающего предложения	Предварительно отформатированный файл текстового редактора с предопределенными верхними и нижними колонтитулами, заголовками и текстовыми блоками, чтобы направлять пользователей при написании активных коммерческих предложений.
2, 6, 16	Шаблон ответа	Предварительно отформатированный файл текстового редактора с предопределенными верхними и нижними колонтитулами и другими стандартными элементами, который позволяет пользователям вставлять запрос предложения клиента и затем отвечать в соответствии с указаниями.
6, 9	Сопроводительное письмо с упреждающим предложением	Модель представления коммерческого предложения потенциальному клиенту, основанная на модели «внимание-интерес-желание-действие» (AIDA).
6, 9	Письмо-пересылка Реактивный ответ	Модель для представления клиенту коммерческого ответа на запрос предложения, основанная на модели «внимание-интерес-желание-действие» (AIDA).
6, 12	Шаблон устного предложения	Модель для разработки живой презентации предложения после успешной подачи.
8, 16	График предложений	Три образца шаблона «календарного стиля», включая ключевые результаты и вехи, для доставки активных предложений или ответов на запросы предложений.
8	Пример диаграммы Ганта	Образец инструмента управления (горизонтальная гистограмма) для определения и отслеживания хода выполнения действий, этапов и результатов на протяжении всего срока реализации проекта.
8, 16	Шаблон бюджета	Предварительно отформатированный рабочий лист со стандартными категориями расходов для прогнозирования и отслеживания потенциальных расходов предложения.
9	Шаблон резюме	Предварительно отформатированный файл текстового редактора с предопределенными верхними и нижними колонтитулами, заголовками и текстовыми блоками, чтобы направлять пользователей при написании упреждающих коммерческих сводок.
9, 10	Вопрос-ответ на запрос предложения, состоящий из четырех частей, модель	Структурированная модель письма для последовательных и четких ответов на вопросы RFP.
10	Руководство по активации номинаций	Вспомогательное пособие, помогающее авторам определять и устранять номиналы, а также улучшать ясность и краткость их текста.
12	Контрольный список для окончательной проверки	Список требований, с помощью которых рецензенты предложения могут эффективно оценить все предложение — его соответствие, готовность и отзывчивость, а также его эффективность в передаче тем предложения, выполнении его стратегии и отображении его факторов.
13, 15, 16	Контрольный список для внутреннего изучения извлеченных уроков	Этот шаблон поможет вам при получении отзывов (как положительных, так и отрицательных) от вашей внутренней команды, чтобы вы могли постоянно улучшать процессы сбора и подачи предложений.
14	Схема стоп-сигналов	Простая диаграмма, показывающая красный, желтый или зеленый статус для каждого основного действия во время проекта.
14	Матрица ответственности	Расширение матрицы соответствия, которая определяет членов группы предложения и их конкретные обязанности в разделе предложения.
15, 16	Контрольный список вопросов для анализа клиентов	Этот шаблон поможет вам получить положительные и отрицательные отзывы от ваших клиентов о том, как ваше предложение получило оценку.
15	Контрольный список для отслеживания точек подтверждения	Предоставляет исчерпывающий список потенциальных повторно используемых объектов содержимого в поддержку ваших утверждений.
16	Шаблон прошлых результатов	Структурированный формат для создания и сохранения информации о предыдущих проектах, чтобы вы могли предоставить доказательства своих претензий.
16	План связи с клиентами	Справочный документ, в котором перечислены клиенты, с которыми вы планируете связаться, кто в вашей компании будет их посещать, что вы хотите узнать, о чем вы хотите сообщить, когда и где вы встретитесь, и как вы будете передавать свои сообщения. .План также включает заполнитель для информации, которую вы собираете во время встречи с клиентом.
16	Анализ предложений / отсутствия предложений	Шаблон управляемой оценки, который можно использовать после того, как вы выполнили план возможностей, который проверяет, правильно ли вы готовы к победе.
16	Контрольный список производственных ресурсов	Учет всех человеческих ресурсов, оборудования и денежных ресурсов, которые могут вам понадобиться для подготовки и доставки вашего предложения заказчику.
16	Контрольный список производства	Список атрибутов документа, которым должно соответствовать ваше опубликованное предложение.
16	Контрольный список редактирования	Список критериев, которым редактор должен обеспечить соответствие предложения перед подачей. Контрольный список охватывает грамматику, пунктуацию, использование заглавных букв, ясность, удобочитаемость, последовательность и убедительность.

Как написать проектное предложение (шаги и шаблон включены)

Что такое проектное предложение?

Проектное предложение — это документ управления проектом, который используется для определения целей и требований проекта.Это помогает организациям и сторонним заинтересованным сторонам проекта согласовать исходную структуру планирования проекта.

Основная цель проектного предложения — заручиться поддержкой лиц, принимающих решения. Вот почему в предложении по проекту излагается основная ценность вашего проекта. Он продает ценность как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам проекта. Цель предложения — привлечь внимание заинтересованных сторон и спонсоров проекта. Как только вы привлечете внимание людей, следующий шаг — их заинтересовать краткое изложение проекта.

Очень важно проникнуть в головы аудитории, для которой вы пишете проектное предложение: вы должны думать, как заинтересованные стороны проекта, чтобы представить предложение, которое отвечает их потребностям.

Мы создали бесплатный шаблон предложения по проекту для Word, чтобы помочь структурировать документы, чтобы вам не приходилось каждый раз запоминать процесс.

Типы проектных предложений

Что касается типов проектных предложений, у вас может быть одно, которое запрашивается формально или неформально, или является продолжением.Также могут быть продления и дополнительные предложения. Вот краткое описание каждого из них.

Запрошенное предложение по проекту: Запрошенное предложение по проекту отправляется как ответ на запрос предложений (RFP). Здесь вам нужно будет придерживаться рекомендаций владельца проекта по запросу предложений.
Незапрошенное проектное предложение: Вы можете отправлять проектные предложения, не получив запроса предложений. Это может происходить при открытых торгах на строительные проекты, когда владелец проекта получает незапрошенные проектные предложения от многих подрядчиков.
Неформальное проектное предложение: Этот тип проектного предложения создается, когда клиент запрашивает неформальное предложение без запроса предложения.
Предложение по проекту продления: Вы можете использовать предложение по проекту продления, когда обращаетесь к прошлым клиентам. Преимущество состоит в том, что вы можете выделить прошлые положительные результаты и будущие преимущества.
Предложение о продолжении проекта: Отправлено инвесторам и заинтересованным сторонам для информирования о ходе реализации проекта.
Дополнительное предложение по проекту: Это предложение отправляется инвесторам для запроса дополнительных ресурсов на этапе реализации проекта.

Как написать проектное предложение

Необходимо рассмотреть несколько ключевых операционных и стратегических вопросов, в том числе:

Тройное ограничение: Как мы можем решить тройное ограничение объема проекта, графика и стоимости?
Основная проблема: Какую основную проблему мы пытаемся решить?
Ресурсы: Какие ресурсы будут доступны?
Сроки: С какими сроками проекта мы работаем?
Бюджет: С каким бюджетом проекта мы должны работать? Как это влияет на нашу постановку целей?
Стратегические цели: Каковы стратегические цели нашего клиента и как наше предложение согласуется с этими целями?
Ответственные стороны: Кто отвечает за проект? Каковы их цели и мотивация?
Выгода для клиента: Какую выгоду получит заказчик от завершения нашего проекта? Какова их основная цель?
Результаты проекта и успех: Как будет измеряться успех проекта? Какие результаты ожидают увидеть наши заинтересованные стороны при закрытии?

Ответив на эти вопросы, вы можете написать проектное предложение.Все проектные предложения состоят из шести элементов, которые составляют основу предложения. Давайте посмотрим на пример предложения по проекту.

Образец наброска предложения по проекту

Эти шесть элементов составляют основу хорошо продуманной схемы проектного предложения:

Краткое содержание

Краткое изложение представляет собой краткий обзор основных элементов вашего проектного предложения, таких как, среди прочего, история вашего проекта, цели проекта, результаты проекта.Цель состоит в том, чтобы привлечь внимание вашей аудитории и заинтересовать ее проектом, который вы предлагаете. По сути, это «лифт» жизненного цикла проекта. Оно должно быть кратким и по существу.

Исполнительное резюме должно быть описательным и рисовать картину того, как успех проекта выглядит для клиента. Самое главное, это должно мотивировать клиента проекта; в конце концов, цель — заставить их поставить свою подпись на пунктирной линии, чтобы проект сдвинулся с мертвой точки!

Справочная информация о проекте

Фон проекта — это одностраничный раздел вашего предложения по проекту, в котором объясняется проблема, которую решит ваш проект.Вы должны объяснить, когда возникла эта проблема, ее текущее состояние и как ваш проект будет идеальным решением.

История: В разделе истории представлены ранее успешные проекты. В нем также указаны те, которые могли бы работать более гладко. Тем самым этот раздел создает прецеденты. А именно, как следующий проект может быть более эффективным, используя информацию из предыдущих проектов.
Решение: В разделе решения рассказывается, как ваш проект решит проблему клиента.Соответственно, этот раздел включает в себя любые методы управления проектами, навыки и процедуры, которые ваша команда будет использовать для эффективной работы.

Проектный подход

Ваш проектный подход определяет методологию управления проектом, инструменты и управление для вашего проекта. Проще говоря, это позволяет менеджерам проектов объяснять заинтересованным сторонам, как проект будет успешно планироваться, выполняться и контролироваться.

Требования: Требования — это предметы, материалы и ресурсы, необходимые для проекта.Этот раздел должен охватывать как внутренние, так и внешние потребности.
Авторизация: В этом разделе рассказывается о лицах, принимающих решения в команде проекта. Он также описывает, какие заинтересованные стороны имеют право подписи на стороне клиента.
Объем проекта: Объем проекта относится ко всем работам, которые будут выполнены. Он определяет рабочие элементы, рабочие пакеты и результаты, которые будут доставлены на этапе выполнения жизненного цикла вашего проекта. Важно использовать иерархическую структуру работ (WBS), чтобы определять задачи, подзадачи и расставлять приоритеты.
Ресурсы проекта: Ресурсы критически важны для выполнения вашего проекта. В предложении проекта кратко описывается, какие ресурсы необходимы и как они будут использоваться. Позже, на этапе планирования, вам нужно будет создать план управления ресурсами, который станет важным элементом вашего плана проекта.
График проекта: После того, как вы определили объем своего проекта, вам нужно будет оценить продолжительность каждой задачи, чтобы создать временную шкалу проекта. Позже, на этапе планирования проекта, вам нужно будет создать базовый план расписания, который оценит общую продолжительность вашего проекта.После запуска проекта вы сравните фактическое расписание проекта с базовым графиком, чтобы отслеживать его прогресс.
Бюджет проекта: Все ресурсы, которые вам понадобятся для вашего проекта, будут иметь ценник. Вот почему вам необходимо оценить эти затраты и составить бюджет проекта. Бюджет проекта должен будет покрывать все ваши проектные расходы, и вам, как руководителю проекта, необходимо следить за его соблюдением.
Финансовая отчетность: Если вы хотите убедить внутренних заинтересованных сторон и внешних инвесторов, вам нужно показать им, какие финансовые выгоды ваш проект может принести их организации.Вы можете использовать анализ рентабельности и прогнозируемые финансовые отчеты, чтобы продемонстрировать, почему ваш проект прибыльный.
Приложение: Информация, не включенная в проектное предложение, является частью приложения. Именно здесь находятся многие из наиболее интересных деталей проекта. Кроме того, именно здесь члены команды и заинтересованные стороны могут глубоко погрузиться в подробности, чтобы узнать больше.

Шаблон предложения бесплатного проекта

Хотя шаблон проектного предложения имеет ограничения, это хорошее место для начала написания проектного предложения.Попробуйте наш бесплатный шаблон предложения по проекту для Word.

Советы по предложению проектов

Независимо от того, над каким проектом вы работаете, есть несколько советов, которые применимы как лучшие практики для всех. Хотя выше мы предложили шаблон предложения по проекту, который будет иметь оглавление, то есть это будет много страниц, в лучшем случае предложение будет содержать максимум одну или две страницы. Помните, вы пытаетесь привлечь на свою сторону заинтересованных лиц, а не утомить их.

Если говорить об участниках проекта, проведем исследование.Вы хотите обратиться к правильным. Нет смысла делать всю работу, необходимую для написания отличного предложения, только для того, чтобы оно было направлено не той целевой аудитории. Тем не менее, кто бы ни собирался его читать, они должны быть в состоянии понять предложение. Говорите просто и прямо.

Когда дело доходит до письма, обратитесь к профессионалу. Даже бизнес-документ, такой как проектное предложение, бизнес-кейс или исполнительное резюме, пострадает, если он плохо составлен или содержит опечатки. Если вы не хотите нанимать профессионального писателя по бизнесу, убедитесь, что у вас есть кто-то из вашей проектной группы, чтобы скопировать, отредактировать и проверить документ.Чем больше на нее будет внимания, тем меньше вероятность ошибок в окончательной редакции.
Несмотря на то, что вы хотите, чтобы предложение было кратким и приятным, оно помогает подсластить горшок, добавляя во вложения отзывы клиентов. Ничто не продает план проекта лучше, чем клиентская база, которая ищет ваш продукт или услугу.

Использование досок Канбан для планирования предложения по проекту

ProjectManager позволяет вам планировать предложения в нашем программном обеспечении. Вы можете обновить задачи для предложения по проекту, чтобы указать, где обстоят дела и что еще нужно сделать.Столбцы позволяют вам систематизировать ваше предложение по разделам, создавая своего рода иерархическую структуру работ (WBS).

Проследите за этим видео, чтобы методично пройти все этапы вашего предложения, обеспечивая охват каждой детали. После просмотра читайте дальше, чтобы ознакомиться с ключевыми аспектами.

При составлении проектного предложения очень важно помнить о своей целевой аудитории. В вашу аудиторию входят те, кто в восторге от проекта и считает завершение работы выгодой для своей организации.И наоборот, другие в вашей аудитории будут рассматривать проект как боль и то, чего они не ждут. Чтобы обе стороны остались довольны, важно, чтобы язык содержал факты и был кратким.

Наши канбан-доски помогут вам продумать этот язык и при необходимости эффективно сотрудничать с другими членами команды. Каждая карточка показывает процент выполненных работ, поэтому все в команде управления проектом знают о проделанной работе и о том, что еще предстоит сделать.

Как видно из доски канбан выше, началась работа над резюме.Разделы «Введение», «Содержание» и «Роль компании» завершены, и это хорошее начало для задачи «Объяснить проблему и рекомендовать решение».

На снимке экрана ниже показано, как можно добавлять файлы на карту канбана и оставлять комментарии к добавленному файлу. В этом случае Эрик Росарио добавил содержание предложения по проекту, а Крис оставил примечание, которое было добавлено 6 сентября:

Затем к карточке прикрепляется PDF-файл, и все, кто добавлен к задаче, получают электронное письмо с уведомлением об изменении.Этот же процесс можно использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы держать команду в курсе, сотрудничать и создавать первоклассное проектное предложение.

Разработка целей SMART для вашего предложения по проекту

При разработке целей и задач вашего проектного предложения лучше всего использовать систему SMART:

Конкретный — Убедитесь, что ваши цели и задачи ясны, кратки и соответствуют конкретной задаче.
Измеримый — Убедитесь, что ваши цели и задачи измеримы, чтобы было очевидно, когда дела идут по плану и идут хорошо, и, наоборот, когда дела идут не по плану и проблемы необходимо решать.Измеримые цели позволяют легко определить этапы, которые вы будете использовать для отслеживания прогресса проекта и определения разумной даты его завершения и / или закрытия.
достижимо — Важно, чтобы у каждого проекта была цель. Достижение этой цели означало бы выдающийся проект, который превзойдет все ожидания. Тем не менее, важно, чтобы основная цель проекта была достижима, чтобы моральный дух оставался высоким, а работа выполнялась с выделением свободного времени и ресурсов.
Соответствует — Убедитесь, что все ваши цели имеют прямое отношение к проекту и относятся к сфере, в которой вы работаете.
По времени — Сроки и конкретные даты должны лежать в основе всех целей и задач. Это помогает поддерживать проект в правильном направлении и гарантирует, что все члены проектной группы смогут управлять предстоящей работой.

Создание проектного предложения требует времени и внимательного рассмотрения.

Однако потраченное время того стоит, когда вы выиграете следующий большой проект!

Предложения по проекту — это лишь первый шаг в процессе планирования проекта.Как только ваш проект будет одобрен, вам нужно будет утвердить план, распределить ресурсы и управлять ими, контролировать проект и, наконец, передать свои результаты. Этот процесс требует гибкого, динамичного и надежного программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает всем членам вашей команды сотрудничать и управлять этим процессом в режиме реального времени. Попробуйте наше отмеченное наградами программное обеспечение с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Лучшее бизнес-предложение для малого бизнеса

Если вы представляете малый бизнес, который создает предложения, презентации и ответы на RFP, RFI и запросы предложений / тендеров, пора серьезно взглянуть на программное обеспечение для бизнес-предложений.

Почему вы должны инвестировать в программное обеспечение для предложений с поддержкой ИИ? Потому что предложения являются критически важными источниками дохода для компаний, которые уделяют им приоритетное внимание и оптимизируют процесс реагирования.

По сравнению с корпоративными организациями, небольшие группы имеют несколько преимуществ при ответе на запросы предложений:

Ваша команда ближе к содержанию предложения, поэтому вы действительно понимаете, о чем идет речь.
Чем меньше на кухне поваров, тем стабильнее голос
Сотрудничество близко, и вы в гармонии с тем, что каждый член команды приносит к столу

Добавьте технологии в микс, и вас не остановить.Программное обеспечение для бизнес-предложений обеспечивает быстрый доступ к содержанию предложения, простые способы совместной работы и встроенные функции управления проектами, которые позволяют легко отслеживать предложения.

Если вы готовы автоматизировать процесс ответа на запрос предложения, чтобы сэкономить драгоценное время и увеличить доход, вы попали в нужное место. Продолжайте читать, чтобы узнать, как программное обеспечение для бизнес-предложений дает малому бизнесу, подобному вашему, конкурентное преимущество.

В этом блоге мы рассмотрим:

Что такое программа для бизнес-предложений?

Программное обеспечение для бизнес-предложений — это облачная программа, предназначенная для помощи предприятиям в разработке предложений, презентаций и ответов на запросы предложений, запросы на предложение и заявки / тендеры.Его также можно использовать для ответов на анкеты безопасности (например, VSA, CAIQ, SIG), создания упреждающих предложений, написания SOW и управления знаниями компании.

Ключ к программному обеспечению бизнес-предложений заключается в том, что оно упрощает процесс создания предложения с помощью нескольких основных функций:

Хранение и систематизация внутренних знаний

Подобно тому, как митохондрии являются двигателем клетки, библиотека содержимого необходима для любого хорошего программного обеспечения для бизнес-предложений.

Библиотека содержимого объединяет знания в предметной области в одном месте. Затем, когда в следующий раз в вашем почтовом ящике появится новая возможность запроса предложения, вы сможете одним махом ответить на часто встречающиеся вопросы.

Чем эффективнее вы сможете отвечать на запросы предложений, тем больше времени у вас и вашей команды будет для работы над другими проектами — будь то построение отношений с клиентами, создание залогового обеспечения продаж или ответы на дополнительные запросы предложений.

2. Выполнение проектов

RFP и другие деловые предложения часто являются наиболее совместным мероприятием, предпринимаемым организацией.Когда вы работаете в небольшой компании, возможно, что все сотрудники вашей организации будут частично участвовать в ответе на запрос предложения.

Когда ваша команда внедряет программное обеспечение для бизнес-предложений, это означает, что вы больше не будете управлять предложениями по электронной почте, в Teams, Slack или в электронных таблицах.

Большинство программ для бизнес-предложений поставляется со встроенными функциями управления проектами, в том числе:

Импорт запросов предложений на платформу в формате Word, Excel или pdf
Назначение вопросов и / или разделов ключевым сотрудникам
Автоматические напоминания
Циклы последовательного просмотра
Экспорт в исходный файл
Электронная подпись

3.Безупречное сотрудничество

Помимо функций управления проектами, программное обеспечение для бизнес-предложений также упрощает совместную работу с помощью комментариев в приложении и @mentioning.

Когда все обсуждения, связанные с предложениями, ведутся в одном месте, вы можете следить за тем, чтобы ваша организация оставалась согласованной с предложениями (и при этом убирала беспорядок в своем почтовом ящике).

Когда вы будете готовы оценить поставщиков, обязательно продемонстрируйте различные платформы. Вы захотите найти что-то достаточно мощное, чтобы удовлетворить ваши потребности, но достаточно интуитивно понятное, чтобы ваша небольшая команда могла быстро развиваться.

4. Принимайте решения на основе данных

Первоклассное программное обеспечение для бизнес-предложений поставляется со встроенными панелями мониторинга и аналитикой, которые дают вам информацию, необходимую для сведения к минимуму рисков и повышения эффективности.

Если вы все сделаете правильно, управление на основе данных поможет отделам продаж продавать более разумно. Он также может дать представление о том, как группы предложений могут выявить — а затем либо избежать, либо спланировать вокруг — проблемы процесса, такие как проблемы с управлением ресурсами, снижение рентабельности инвестиций, несоблюдение сроков и неэффективная разработка контента.

5. Интеграция в существующий стек технологий

Последний компонент программного обеспечения для бизнес-предложений — это возможность интеграции в вашу техническую экосистему продаж.

Поскольку ответы на запросы предложений являются ключевой частью процесса продаж, очень важно, чтобы выбранное вами программное обеспечение для бизнес-предложений могло беспрепятственно интегрироваться в ваш технологический стек.

Это особенно важно при работе в небольшой группе, у которой нет пропускной способности, чтобы вручную обновить программное обеспечение вашего бизнес-предложения, чтобы оно работало синхронно с вашей CRM, например Salesforce, Microsoft Dynamics 365 или Hubspot.

Преимущества программного обеспечения для бизнес-предложений для малого бизнеса

Когда вы работаете в небольшой команде, программное обеспечение для бизнес-предложений может полностью изменить правила игры. Вместо того, чтобы тратить ваше время на второстепенные задачи, такие как отслеживание ответов на запросы предложений в электронных письмах и старых черновиках, программное обеспечение для бизнес-предложений позволяет легко отвечать на часто задаваемые вопросы.

«Автоответчик просто великолепен. Мы нажимаем на него, и RFPIO отвечает примерно на 80% запроса предложения за несколько секунд ».
— Пол Тейлор, вице-президент по разработке решений в Crownpeak

Читать историю полностью ->

Вот реальные результаты, которые мы получили от клиентов после автоматизации их процесса ответа с помощью программного обеспечения для бизнес-предложений:

Рассчитайте здесь рентабельность инвестиций, чтобы узнать, сколько времени и денег ваша команда может сэкономить с помощью программного обеспечения для бизнес-предложений.

Рассчитайте рентабельность инвестиций

Обоснование программного обеспечения для бизнес-предложений вашему боссу

Может быть, вы знаете, что вам нужна программа для бизнес-предложений — вам просто нужно убедить своего босса.

Хороший способ начать — найти способ согласовать программное обеспечение бизнес-предложений с заявленными бизнес-требованиями. Все, что связано с влиянием на доход или маржу, — это хорошо, например:

Ценность предложения не всегда очевидна для заинтересованных сторон организации.Когда вы согласовываете это с императивами своего бизнеса, они могут более ясно увидеть ценность.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для бизнес-предложений

Вот секрет. Не существует «лучшего» программного обеспечения для бизнес-предложений. Все зависит от ваших конкретных потребностей.

При этом решение о внедрении программного обеспечения для бизнес-предложений не должно приниматься легкомысленно. Вы должны убедиться, что выбранное вами программное обеспечение поможет вам и вашей команде достичь поставленных целей и сэкономить время.

Пока вы принимаете решение, вот несколько шагов по выбору программного обеспечения, которым вы можете следовать:

1.Познакомьтесь со своей командой

Перед тем, как оформить годовую подписку на программное обеспечение для бизнес-предложений, назначьте встречу с любыми заинтересованными сторонами в процессе предложения. Сюда входят эксперты в предметной области, торговые представители и составители заявок.

Завершите встречу с четким пониманием основных целей, которых вы надеетесь достичь.

Ваш окончательный список может быть просто маркированным списком, например:

Улучшите совместную работу над бизнес-предложениями, не полагаясь на документы Word с цветовой кодировкой
Объедините ответы на общие вопросы запроса предложений в одном месте, чтобы малые и средние предприятия не отвечали на один и тот же вопрос снова и снова.
Обеспечьте прозрачность, чтобы руководство могло легко проверить статус предложения

2.Сделайте свое исследование

После того, как вы определили ключевые цели для своей программы предложений, вам необходимо определить приоритеты функций программного обеспечения для бизнес-предложений. Разделите функции на две колонки — «обязательные» и «полезные».

Если вы хотите, чтобы каждый мог легко приступить к работе с инструментом, интуитивно понятный пользовательский интерфейс может быть обязательным. Если ваша команда продаж живет в вашей CRM, интеграция с Salesforce или Dynamics может быть «полезной».

3. Прочитать отзывы покупателей

Точно так же, как вы можете проверить Yelp перед тем, как отправиться в незнакомый ресторан, чтение отзывов от проверенных клиентов на таких платформах, как G2, должно обязательно повлиять на ваш процесс принятия решений.

В G2 вы также можете отсортировать отзывы по размеру компании, роли пользователя, отраслям и региону, чтобы вы могли найти отзывы от таких же пользователей, как вы.

Вот скриншот сравнения четырех самых популярных программных решений для бизнес-предложений:

Проверь полное сравнение на G2.

4. Знакомство с продуктами и услугами

После того, как вы сузили список поставщиков программного обеспечения для бизнес-предложений, запланируйте демонстрацию, чтобы увидеть решение в действии и познакомиться с командой, с которой вы собираетесь сотрудничать.Принесите свой список приоритетных функций вместе со списком вопросов, на которые вы хотите получить ответы.

Ответы на часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для коммерческих предложений

Мы ежедневно слышим общие вопросы от групп предложений из малых предприятий. Ниже мы ответили на эти вопросы, чтобы помочь вам почувствовать себя более непринужденно при внедрении программного обеспечения на RFP и узнать несколько способов улучшить процесс ответа на RFP.

Как должна выглядеть моя команда предложения?

Если вы небольшая организация, у вас может быть команда из 1 или 2 человек, или торговые представители могут нести ответственность за создание собственных коммерческих предложений.Либо ваша команда предложения, либо ваш торговый представитель должны владеть процессом предложения и обращаться к профильным экспертам из других групп (например, продуктов, инженеров, безопасности, маркетинга, юристов и т. Д.) За помощью по конкретным вопросам.

Как написать хорошее коммерческое предложение с помощью программного обеспечения?

Написание хорошего бизнес-предложения начинается с четкого процесса. Программное обеспечение для бизнес-предложений упрощает этот процесс, облегчая сотрудничество с расширенной командой. Благодаря автоматизированным процессам планирования, совместной работы и выполнения широкого спектра массивных запросов предложений с использованием библиотек ответов вы можете быстро пройти первый этап ответа быстрее, чем работать без программного обеспечения.

Вот краткий обзор того, как написать хорошее коммерческое предложение с помощью программного обеспечения:

Квалифицировать заявку — Проверить данные из прошлых аналогичных RFP. То, что без программного обеспечения RFP занимало недели, с ним может занять всего несколько часов. При прочих равных возможен ли выигрыш в этом RFP?
Понимание требований — Позвольте инструменту создать контрольный список открытых вопросов на основе того, что остается после автоматического первого прохода, проведенного при приеме вашей библиотекой ответов.
Ответьте на часто задаваемые вопросы — Технология RFP объединяет все ваши предыдущие пары вопросов и ответов в интеллектуальную библиотеку ответов, поэтому вы можете автоматически отвечать на повторяющиеся вопросы всего за несколько щелчков мышью.
Назначьте сроки выполнения и задачи ключевым сотрудникам. — Назначьте каждый вопрос или раздел запроса предложений как задачу отдельным сотрудникам с панели инструментов проекта в RFPIO. Затем они получат уведомление с того места, где они уже работают (например, по электронной почте, в Slack или в Teams).
Назначьте вопросы для проверки и утверждения — Упростите процесс проверки и утверждения с помощью автоматических напоминаний и подсказок на нескольких платформах.
Польский — С момента поступления работайте в рамках фирменного шаблона и поддерживайте ответы с одобренным содержанием, которое всегда актуально в соответствии с МСП, отвечающим за этот контент.
Корректура — По-прежнему важна, но работа с уже утвержденным контентом уменьшит объем корректуры.
Отправить эмитенту — Отправить из RFPIO или интегрированной CRM

Как программное обеспечение для бизнес-предложений поддерживает мой процесс?

Программное обеспечение для бизнес-предложений поддерживает процесс создания предложений и упрощает управление проектом RFP и рассмотрение всего в одном месте. Имея подходящее программное обеспечение, вы можете назначать задачи авторам и рецензентам, назначать владельцев контента и поддерживать порядок и актуальность контента.

Если вы работаете в команде предложения из одного или двух человек, программное обеспечение поможет вам обеспечить поддержку корпоративного уровня для вашего отдела продаж. Если вы торговый представитель, отвечающий за управление собственными запросами предложений, программное обеспечение поможет вам автоматически отвечать на часто задаваемые вопросы, чтобы вы могли сосредоточиться на построении отношений с клиентами и заключении сделок.

Как программное обеспечение для бизнес-предложений обеспечивает эффективное сотрудничество?

Поскольку в небольших организациях в процесс реагирования вовлечено меньше людей, время каждого человека чрезвычайно ценно.Программное обеспечение для предложений дает вам возможность обмениваться информацией на различных платформах. Контент и назначения легко интегрируются в одну платформу без необходимости выполнять громоздкие задачи переформатирования, преобразования и импорта / экспорта.

Как мне начать работу с программным обеспечением для бизнес-предложений?

Джоан Доуленс, архитектор предложений Finastra, рекомендует командам разработчиков спланировать внедрение программного обеспечения RFP, как если бы вы делали это с любой новой технологией, которую вы привносите в свой бизнес.Перед тем как приступить к работе, выполните подготовительную работу и ведение домашнего хозяйства. Затем научите всех, как использовать программное обеспечение для работы с предложениями, управляя каждым предложением как проектом.

Сколько времени нужно на внедрение программного обеспечения для бизнес-предложений?

Ответ, который все ненавидят: это зависит от обстоятельств. Если у вас небольшая команда с большой пропускной способностью для загрузки и систематизации контента, вы сможете начать работу менее чем за месяц.

Но чем больше наворотов вы добавите — например, интеграцию с Salesforce, Slack или SSO — тем больше времени это займет.Чем больше у вас пользователей, тем больше времени потребуется. Чем сложнее ваш процесс, тем больше времени он занимает. Чем меньше пропускная способность вашей команды для загрузки и организации вашего контента, тем больше времени это займет.

Действительно ли программное обеспечение для бизнес-предложений того стоит?

В нашем сравнительном отчете за 2021 год: управление предложениями мы узнали, что организации, использующие специальные технологии для запросов предложений, откликаются на 43% больше запросов предложений, чем те, кто этого не делает. Мы также обнаружили, что организации, не использующие программное обеспечение для запросов предложений, вместо этого использовали в среднем девять решений для составления запросов предложений по сравнению с пятью для тех, у кого есть специальный инструмент для запросов предложений.

Одно исследование показало, что, по оценкам сотрудников, переключение между приложениями тратит до 60 минут каждый день. Объединив усилия по управлению предложениями в одном месте, вы и ваша команда сможете оставаться сфокусированными, согласованными и верными.

Укрепите свои деловые предложения с помощью подходящего программного обеспечения

Единственное, чего не хватает между вами и вашим следующим выигрышным предложением, — это подходящее программное обеспечение. Если вы готовы повысить уровень своего бизнес-предложения, запланируйте демонстрацию RFPIO сегодня.

Как составить коммерческое предложение

Правила хорошего коммерческого предложения | Медиа Нетологии

советы по правильному составлению, образцы и примеры

Цели коммерческого предложения

Основные мотивирующие факторы

1. Цена товара или услуги

2. Сроки поставки товара (оказания услуги)

3. Качество

4. Оформление

Дополнительные мотивирующие факторы

1. Скидки, акции и бонусы

2. Наличие дополнительного сервиса

4. Факты и результаты исследований

5. Расчеты лучше текста

6. Фотографии или видео

7. Контакты

Какие бывают коммерческие предложения

Горячие КП

Теплые КП

Холодные КП

1. Структура

2. Минимум «воды»

3. Составляйте правильные заголовки

4. Визуализируйте все возможные данные

5. Правильное оформление

6. Правильно оформляйте текст

7. Одно коммерческое предложение — один товар

8. Проявите оригинальность

9. Подтолкните клиента к действию

10. Формат электронного файла

Образцы коммерческих предложений

Как доставить коммерческое предложение клиенту

Отправка через электронную почту

Вручение лично печатного экземпляра

Какие программы и сервисы помогут в разработке КП?

Перед отправкой: на какие вопросы отвечает коммерческое предложение?

1. Чем продукт или услуга может реально помочь клиенту

2. Основные отличия перед конкурентами

3. Факторы способные оттолкнуть от покупки

Вывод

Скачать шаблон

Рекомендуем также

Секреты оформления коммерческих предложений. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство

Коммерческое предложение как жанр делового письма

Андрей Батурин

Особенности оформления коммерческого предложения

Содержание делового письма с предложением

Объем и стиль коммерческого предложения

Понравилась статья? Сохраните у себя в соцсетях и поделитесь с другими!

Обсудить

Другие статьи по тегам

Понравилось

на эту тему

Как создать организованный процесс предложения от начала до конца

10 шагов к написанию идеального бизнес-предложения

Вкратце: как создать собственное коммерческое предложение

Что такое бизнес-предложение?

Как создать бизнес-предложение

1. Тщательно исследуйте

2. Знать основную структуру бизнес-предложения

3. Найдите шаблон бизнес-предложения

4. Создайте черновик бизнес-предложения

5. Получите обратную связь от команды

6. Пересмотр и уточнение

7. Нажмите кнопку отправки

8. Последующие действия

9. Внесите любые изменения и вернитесь назад.

10. Используйте его как модель

Следует ли вам использовать платформу CRM для своих бизнес-предложений?

Когда использовать платформу CRM для ваших бизнес-предложений:

Деловые предложения помогают увеличить доход

Простое руководство по написанию бизнес-предложения

Привлекайте больше клиентов, создавая впечатляющие деловые предложения и контракты с помощью ClientPoint Software

Формат предложения — Парень по визуальным коммуникациям

Что такое метод подачи заявки?

Что я должен знать о предложениях?

Сопроводительное письмо

Обложка или титульная страница

Краткое содержание

Содержание