Когда проводится инвентаризация основных средств: Инвентаризация основных средств / КонсультантПлюс

Инвентаризация основных средств / КонсультантПлюс

3.1. До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

3.2. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

3.3. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

3.4. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

3.5. Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

3.6. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

3.7. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризация основных средств: правила, сроки и автоматизация

Каждое юридическое лицо владеет основными средствами — материальными ценностями, недвижимостью и финансовыми активами, которые помогают компании оказывать услуги или изготавливать продукцию. По закону Российской Федерации они подлежат учету и облагаются налогами.

В процессе жизнедеятельности компании основные средства могут быть проданы, приобретены, сданы в аренду. Некоторое оборудование выходит из строя, а другое, наоборот, возвращается в работу после ремонта или модернизации. Кроме того, для расчета стоимости всех инструментов, техники, зданий и сооружений применяется амортизация. Это означает, что балансовая стоимость имущества компании — величина непостоянная.

Чтобы отчеты налоговым органам были составлены правильно, вся информация в них должна соответствовать фактическому положению вещей. По этой причине в каждой компании должна своевременно производиться плановая инвентаризация основных средств.

Ускорим проведение инвентаризации основных средств в десятки раз. Бесплатная консультация!

Цели проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация ОС может решать сразу несколько одинаково важных для компании задач. К одной из основных целей инвентаризации относят обеспечение сохранности ТМЦ (товарно материальных ценностей) и других активов компании. Проверка выявляет факты утраты (повреждения, кражи) имущества, позволяет предотвратить подобные неприятные случаи. Ревизия дисциплинирует персонал, повышает ответственность сотрудников за сохранность вверенных им ценностей.

Еще одна цель инвентаризации — грамотное управление активами. Проверка показывает, в каком состоянии находятся основные средства, сколько их, могут ли они продолжать выполнять свои функции или требуется замена. Активы, которые находятся на балансе, но не используются компанией, могут сдаваться в аренду или быть проданы, чтобы не переплачивать в казну. По итогам инвентаризации руководство организации может принять взвешенное решение о переоборудовании и дооснащении производства, о капитальном ремонте зданий, о реструктуризации задолженностей.

Важно соблюдать правила и предписания регулирующих органов. Следование нормативным актам, регламентирующим ведение бухгалтерского учета, исключает путаницу и беспорядок в документации компании, а значит гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговой инспекции.

Когда и как часто проводится инвентаризация основных средств

Чтобы знать, как часто компаниям предписано проводить инвентаризацию основных средств, нужно изучить ряд нормативно-правовых документов, регулирующих этот вопрос. Мы ценим ваше время, поэтому заранее подготовили для вас список этих документов, он приведен в конце статьи.

Закон гласит, что обязательная инвентаризация основных средств должна проводиться не реже одного раза в три года. Первое лицо организации вправе издать распоряжение о ежегодных проверках, если это необходимо.

Периодичность проведения инвентаризации основных средств в зависимости от типа инвентаризации

Различают несколько типов инвентаризации, каждый из которых проводится в определенное время, преследует конкретные цели, имеет свои особенности.

По графику проведения инвентаризация ОС бывает:

• плановая. Это обязательная проверка, она проводится каждые три года, а в случае с библиотечными фондами — каждые пять лет;
• внеплановая. Такая инвентаризация основных средств обязательно проводится в случае экстремальных ситуаций, например, пожаров и наводнений. Также внеплановая проверка инициируется налоговыми органами, если у них возникают сомнения в точности предоставляемых отчетов;
• инициативная. Проводится по указанию руководства компании без привязки к основному графику плановой проверки. Ревизия основных средств может быть инициирована сотрудниками организации, если в документах юридического лица закреплена коллективная материальная ответственность.

Если инвентаризация проходит одновременно во всех отделах организации и захватывает все группы ОС, она называется сплошной или полной. Когда для проверки выбирается какой-то один класс основных средств или конкретный отдел в компании — инвентаризацию называют выборочной или частичной.

От способа проведения зависит другая типология инвентаризации основных средств. Она может быть:

• натуральной. Заключается в механическом пересчете активов и ТМЦ, включаемых в баланс предприятия. Проводится без отрыва от документальной инвентаризации;
• документальной. Состоит в выверке документов, подтверждающих наличие всех видов ОС компании и финансовых обязательств. Осуществляется параллельно натуральной инвентаризации;
• ручной. Для проверки используются бумажные инвентаризационные ведомости. Инвентарные номера и другие данные вводятся вручную. Такая проверка отнимает много времени. Существует риск ошибок;
• автоматизированной. Проводится с помощью оборудования для маркировки и специализированного приложения (например, DM.Invent) быстро, без ошибок, малым количеством персонала.

Для оценки качества инвентаризации ОС руководство может назначить контрольную инвентаризацию, чтобы выявить возможные манипуляции с результатами и недостоверную информацию. Когда к плановой проверке предъявляются претензии, обнаруживаются грубые нарушения, фальсификации — проводят повторную инвентаризацию основных средств.

Что рекомендуется проверить до начала инвентаризации основных средств

К инвентаризации нужно предварительно подготовиться. Это сократит время ее проведения, убережет от ошибок и повторных проверок. Перед ревизией рекомендуем сделать следующее:

1. Проверьте состав инвентарной комиссии и списки рабочих групп. Не входят ли туда люди, несущие материальную ответственность, чьи отделы проверяются?
2. Подтвердите присутствие всех членов, входящих в инвентарную комиссию. Отсутствие хотя бы одного человека — основание для того, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
3. Уточните, получены ли последние приходники и расходники, отчеты о движении ТМЦ. Их визируют на дату, предшествующую проверке. Убедитесь, что все полученные ценности зарегистрированы, а выбывшие — списаны, чтобы бухгалтерия определила полный реестр имущества до того, как комиссия приступит к инвентаризации.
4. Обеспечьте инвентарную комиссию рабочей силой, контрольно-измерительной техникой, оборудованием для автоматического учета ОС.
5. Проверьте, в порядке ли документация: инвентарные карты (форма ОС-6), книги учета, описания, техпаспорта, акты приемки-передачи имущества. Исправления и корректировки вносятся в документацию до начала инвентаризации.

Особенность проведения автоматизированной инвентаризации основных средств заключается в том, что вам не требуется заранее корректировать маркировку имущества. Вы можете создавать, распечатывать, наносить и регистрировать штрихкоды или RFID-метки на основные средства непосредственно в процессе переучета. Тогда же нечитаемые штрихкоды заменяются новыми, что очень удобно.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Основным нормативным актом, устанавливающим сроки, периодичность и порядок инвентаризации основных средств, является Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 *. Согласно ему, руководство компании дает поручение о проведении инвентаризации, определяет сроки, утверждает состав членов комиссии и рабочих групп (они формируются, когда предстоит много работы).

Этапы проведения инвентаризации основных средств

Этап подготовки. Происходит подготовка документации, создают комиссию, издают распоряжения и приказы, подытоживают бухгалтерские данные. Руководитель определяет, сколько может длиться инвентаризация основных средств, какими силами будет реализовываться.

Этап инвентаризации. Задача комиссии — найти и изучить объекты, находящиеся на балансе организации. Нужно не только внести их полное название в инвентарную опись. Туда же записывают инвентарные номера, местоположение, назначение, технические данные и общее состояние основного средства. Документы, подтверждающие владение земельными участками, зданиями, водоемами, сооружениями и другим имуществом тщательно проверяются. Если проверка длится несколько дней, то в нерабочее время помещения опечатываются, а инвентаризационные списки помещаются в сейф. Так же поступают, когда комиссия уходит на обеденный перерыв.

Этап сверки результатов. В процессе инвентаризации члены комиссии сравнивают фактическую информацию из описи ИНВ-1 со сведениями из бухгалтерских реестров. Когда сверка выявляет расхождения, эти позиции заносятся в сличительную ведомость ИНВ-18. Неоприходованные объекты ставят на баланс. Если благодаря модернизации или из-за износа имущество изменило свои свойства и балансовую стоимость, то в ведомость вносятся соответствующие правки. Результатом инвентаризации будет верная и полная информация о состоянии ОС компании.

Инвентаризация основных средств заключается не только в механическом пересчете объектов, но и в регистрации случаев повреждения имущества, кражи, утраты. Руководитель предприятия имеет право обратиться в полицию для возбуждения уголовного или административного дела, чтобы найти виновных и возместить убытки.

Проведение инвентаризации основных средств с помощью ПО DM.Invent

До недавнего времени ручной учет имущества был единственным способом проведения инвентаризации. Но теперь все изменилось. Инвентаризация основных средств по новым стандартам выполняется при помощи специального оборудования и соответствующего ПО.

DM.Invent — программный продукт, разработанный для автоматизированной инвентаризации ОС. Софт позволяет не только вести учет имущества компании, но и помогает в кратчайшие сроки проводить сверку ТМЦ. Хотелось бы в двух словах рассказать, каковы особенности инвентаризации основных средств с применением ПО DM.Invent.

Наше программное решение отличается интуитивно понятным интерфейсом и удобными функциями. Процесс работы с программой выглядит так:

1. Войдите в систему под своими учетными данными.
2. Отсканируйте штрихкод ОС.
3. На экране отобразится наименование основного средства, МОЛ (материально ответственное лицо), закрепленное за ним место хранения, и дата проведения инвентаризации.
4. Если имущество требуется списать с баланса, сделайте отметку в соответствующем поле формы. Сюда же добавьте фото и комментарий, поясняющие причину списания.
5. Перейдите к сканированию штрихкода на следующем объекте.
6. По завершении автоматизированной инвентаризации выгрузите результат с терминала сбора данных в 1С или другую систему, которая используется в вашей компании.

Если требуется внести дополнительную информацию по уже отсканированному основному средству, вернитесь к нему путем повторного считывания штрихкода. После корректировки сведений продолжайте инвентаризацию.

Важно уточнить, проводится ли автоматизированная инвентаризация основных средств впервые. Если до этого организация не вела учет при помощи кодировки, то сначала нужно создать и распечатать для каждого основного средства собственный штрихкод. Это займет чуть больше времени, зато последующие ревизии будут производиться в разы быстрее.

Преимущества ПО DM.Invent

Кто хотя бы раз вручную проводил годовую инвентаризацию основных средств, знает, как это долго, нудно, сложно. Но если внедрить в этот процесс DM.Invent, проверка пройдет в десятки раз быстрее и легче.

ПО DM. Invent обладает рядом преимуществ:

• в ПО DM.Invent предусмотрена возможность назначать на определенный объект материально ответственное лицо, привязывать имущество к помещению, добавлять к каждому ОС фотографию;
• программа фиксирует несовпадения между документальным и действительным наличием ОС, позволяет в реальном времени просматривать план-факт инвентаризации, где расхождения обозначены цветом. В приложении установлены фильтры, которые делают выборки по МОЛ, помещению, подразделению, отсканированным и не отсканированным объектам;
• с DM.Invent легко осуществлять списание прямо в процессе проверки. Достаточно поставить галочку в форме и привязать фотографию имущества с комментарием, указывающим причину списания;
• наше программное обеспечение работает как со штрихкодами, так и с RFID-метками. При использовании лицензии RFID предусмотрен визуальный поиск определенного ОС. С ним удобно создавать и распечатывать маркировочные этикетки на мобильном принтере прямо по ходу ревизии;
• ПО DM.Invent совместимо с самыми используемыми конфигурациями 1С: Бухгалтерия; Бухгалтерия Государственного учреждения; Управление предприятием; Управление Холдингом и другими платформами товароучета.

Программное решение DM. Invent значительно ускоряет процесс инвентаризации ОС за счет экономии времени на поиске объектов и введении в опись необходимой информации. В результате инвентаризация не требует участия большого количества сотрудников и проводится без ошибок.

Оборудование, необходимое для инвентаризации основных средств

В качестве устройств, работающих с программным обеспечением DM.Invent можно использовать терминалы сбора данных, смартфоны или планшетные компьютеры на Android версии 5.0 и выше. Если обязательная инвентаризация основных средств проводится с помощью мобильного телефона, для чтения кодировки вы можете подключить внешний сканер штрихкода через USB разъем или с помощью Bluetooth. Передача данных между учетной системой и DM.Invent происходит пакетами и может осуществляться как через Wi-Fi сеть, так и через USB соединение.

Вместо штрихкода, для автоматизированного учета и инвентаризации основных средств могут использоваться RFID-метки. Для работы с ними необходимо приобрести RFID-терминал (считыватель) и принтер с модулем RFID, который кодирует и верифицирует радиочастотные метки.

Подберем RFID-считыватель для вашего бизнеса за 5 минут. Доставка по всей РФ!

Особенности инвентаризации основных средств с помощью системы RFID

Если компания работает с радиочастотной системой идентификации RFID, инвентаризация основных средств может инициироваться так часто, как этого требуют обстоятельства. Она не отнимет много времени и сил у сотрудников.

Особенность радиочастотных меток заключается в том, что они читаются на большом расстоянии. Членам комиссии не нужно сканировать каждый объект в отдельности. Проверка в небольшой комнате может занять несколько секунд. Одно нажатие на курок RFID-считывателя, и метки определяются сразу со всех объектов, находящихся в помещении.

Чтобы работать с RFID-метками, выбирайте версию DM.Invent RFID. С ней вы без труда найдете определенное ОС среди другого имущества, самостоятельно запишете RFID-метки и привяжете их к карточке товара.

Оформление инвентаризации. Какие документы составляются в процессе инвентаризации основных средств?

Грамотное документальное сопровождение инвентаризации — залог того, что у налоговых органов не возникнет лишних вопросов к компании, а в случае судебных разбирательств, сумма ущерба будет определена правильно.

Независимо от того, в каких случаях и как часто проводится инвентаризация основных средств, необходимо соблюдать все требования законодательства к правилам и порядку осуществления проверок, а также к документальному сопровождению аудита:

• какие бы ни были причины инвентаризации основных средств — ревизия проводится по прямому распоряжению руководства, которое фиксируется на бланке № ИНВ-22. Этим приказом регулируются: время и порядок проведения проверки, объекты инвентаризации, разъясняется ее причина, утверждается поименный состав комиссии;
• базовым документом является инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1;
• несоответствия между реальностью и сведениями, взятыми из бухгалтерского учета, вносятся в сличительную ведомость № ИНВ-18. Эта бумага составляется в двух экземплярах. Первая копия остается у МОЛ, а вторая хранится в бухгалтерии;
• результаты инвентаризации отражаются в итоговой ведомости № ИНВ-26.

Если вы используете в работе ПО DM.Invent, то программа автоматически создаст инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Кроме этого, приложение самостоятельно формирует перемещения и списания ОС. После выгрузки сводных данных в товароучетную систему, останется лишь грамотно оформить в двух экземплярах ведомость учета результатов (ИНВ-26). Один экземпляр предназначен отделу, где была проверка, а второй остается в бухгалтерии.

Время — это ресурс, который невозможно восполнить. Поэтому руководители стремятся оптимизировать рутинные бизнес-процессы, например, такие как инвентаризация. Они знают, чтобы сберечь время и силы сотрудников компании, инвентаризация основных средств должна проводиться в автоматическом режиме. Для этого требуется оборудование и специализированное программное решение. DM.Invent позволяет инвентаризировать основные средства быстро, без ошибок, силами нескольких человек, не отвлекая коллектив от прямых обязанностей, избегая повторных ревизий и претензий со стороны налоговых органов.

Подберем оборудование для инвентаризации ОС под ваш бюджет.

---

Список нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки проведения инвентаризации ОС:

Документальное оформление инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

• при продаже основных средств;
• сдаче их в аренду;
• приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
• смене материально ответственных лиц;
• выявлении фактов хищения;
• наступлении стихийных бедствий или пожаров;
• реорганизации компании;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22.

В приказе указываются:

• место проведения инвентаризации;
• даты ее начала и окончания;
• председатель и члены комиссии;
• степень охвата инвентаризационных объектов;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Скачайте образец приказа на инвентаризацию основных средств.

Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

• инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
• технических паспортов;
• документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Оформление ведомости о проведении инвентаризации

При проведении инвентаризации основных средств проверяется не только их наличие, но и другие важные характеристики, такие как:

• назначение,
• работоспособность,
• инвентарные номера,
• внешнее состояние,
• отсутствие каких-либо видимых дефектов.

Во время осмотра зданий, сооружений и других объектов недвижимости проверяются:

• основной строительный материал,
• этажность,
• общая и полезная площадь,
• год постройки и т. д.

У природных объектов проверяются: длина, глубина, протяженность.

По насаждениям — наличие и возраст.

Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.

Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.

Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте тут.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

При заполнении этой формы указываются:

• состав комиссии;
• материально ответственное лицо;
• дни начала и завершения проведения инвентаризации;
• номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Скачайте образец акта по результатам инвентаризации основных средств.

В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.

Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать здесь.

В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

• итоги проделанной работы;
• причины обнаруженных неточностей;
• заключения, к которым пришла комиссия;
• предложения по устранению выявленных недочетов.

Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

Источник:»Народный СоветникЪ»

Инвентаризация основных средств | Современный предприниматель

Инвентаризация основных средств – это одна из форм контроля сохранности имущества фирмы. Итогом этой проверки является установление его наличия и соответствия учетной информации. Напомним, в какой последовательности проводят инвентаризацию, чем руководствуются и как оформляют результаты.

Что такое инвентаризация объектов основных средств

Процедура инвентаризации не что иное, как процесс сверки учетных данных с наличествующими в компании объектами имущества, а ее цель – сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС – имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также арендованные и принятые на хранение.

Регулируется проведение инвентаризации основных средств законом № 402-ФЗ, методическими указаниями (МУ) по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом МФ РФ № 49 и ПБУ, утв. приказом МФ РФ № 34н. В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло, поэтому инвентаризация основных средств в 2019 году осуществляется по тому же алгоритму. В предприятии порядок и сроки проведения процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель.

Периодичность проведения инвентаризации ОС – один раз в 3 года, сверки библиотечного фонда — раз в 5 лет (п. 1.5 МУ № 49), но на практике предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку по завершении финансового года инвентаризацию проводят обязательно (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал, обычно на 31 декабря.

Кроме этого требования существует еще ряд обстоятельств, когда необходимы внеплановые проверки наличия ОС:

– при назначении нового руководителя или материально-ответственного лица (МОЛ), отвечающего за сохранность объектов;

– перед продажей или передачей активов в аренду;

– при ликвидации или реорганизации фирмы;

– при обнаружении хищения, пропажи или порчи ОС;

– при возникновении чрезвычайных ситуаций, к примеру, стихийного бедствия, которые могут частично или полностью уничтожить имущество.

Иногда инвентаризация основных средств инициируется руководством при массовом внедрении новых технологий на производстве и в управлении.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Этапы проведения проверки и оформления ее итогов подробно описаны в МУ № 49.

На первом из них распоряжением руководителя назначается комиссия, в составе которой входят сотрудники техотделов и бухгалтерии, а председательствует обычно заместитель начальника или главный инженер. Там же устанавливаются причины, временные рамки осуществления проверки, даты ее начала и завершения, виды инвентаризируемых объектов. Обязательным условием при проведении инвентаризации является присутствие всех членов комиссии — отсутствие любого из них ставит под сомнение подлинность результатов, и в дальнейшем они могут быть оспорены. Необходимо и участие лица, ответственного за сохранность активов. Перед началом процедуры он заверяет своей подписью расписку о том, что все документы переданы им в бухгалтерию, а объекты ОС, за сохранность которых он отвечает, оприходованы.

На втором этапе в оговоренные сроки проводится проверка имеющихся объектов ОС. Данные о наличии ОС фиксируются в инвентаризационных описях (форма ИНВ-1) в количественном и стоимостном выражении. Каждому объекту ОС в описи отведена отдельная строка, где указывают его наименование, краткую характеристику, инвентарный и заводской номер, а также данные бухгалтерского учета. Кроме того, в описи фиксируют физическое состояние ОС. Если на момент проверки какие-либо объекты (например, автотранспорт) отсутствуют в месте дислокации по причине нахождения в рабочем процессе, то инвентаризируют их до выезда.

Отдельной описью формы ИНВ–10 оформляются на объекты, находящиеся во время инвентаризации в незаконченном ремонте. В этот документ вносят сведения о стоимости этих активов и ремонта. Для арендованных объектов и находящихся на хранении, также формируют обособленную ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие право аренды/хранения. Отдельный реестр составляют по объектам, не используемым в работе фирмы из-за невозможности их восстановления или по другим основания. В этом регистре необходимо указать даты ввода этих объектов ОС в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться активом нельзя.

Описи по инвентаризации ОС перед формированием годовой отчетности составляются в двух экземплярах, а оформляемые в связи с чрезвычайными ситуациями либо при смене МОЛ – в трех, а при необходимости большем количестве экземпляров.

Полученные итоги сверяются с данными бухучета, и при отклонениях фактического наличия определенных объектов от бухгалтерских данных результаты фиксируются в сличительной ведомости (форма ИНВ-18), которая формируется в 2-х экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и МОЛ. Ответственные лица обязаны представить комиссии объяснительную записку с изложением причин обнаруженных несоответствий.

Результаты инвентаризации основных средств могут отражаться и в ведомости формы ИНВ-26, где отражаются все установленные излишки и недостачи и указывается метод их отражения в учете (п. 5.6 МУ № 49). Документы, фиксирующие итоги инвентаризации, компания может разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике, так как с 01.01.2013 типовые формы первичных документов перестали быть обязательными к применению.

После того, как итоги проверки сформированы, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации ОС и привлечении виновных к ответственности. Это распоряжение становится основанием для фиксации итогов проверки в учете.

Отражение результатов инвентаризации в бухучете

В ходе инвентаризации основных средств могут быть выявлены неучтенные объекты ОС (излишки) либо недостача. На их основе формируются бухгалтерские записи. Излишки необходимо оприходовать по текущей рыночной стоимости аналогичного актива. Эта стоимость по итогам года будет отнесена на прочие доходы, а затем на финансовые результаты компании, увеличив прибыль.

Недостачу, выявленную инвентаризацией, рассматривают в двух плоскостях:

– в рамках естественной убыли (ЕУ). Ее списывают на затратные статьи или издержки производства;

– сверх норм ЕУ. В этой ситуации устанавливают виновников и обязывают их возместить сумму недостачи. Если же установить конкретного виновника невозможно, то недостачи списывают на убытки предприятия.

Подробнее о том, как учитывают результаты инвентаризации ОС читайте в нашем материале.

Инвентаризация основных средств 2021

Что такое инвентаризация основных средств

В первую очередь необходимо разобраться с вопросом, что же такое инвентаризация имущественных активов. Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.

Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в Приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.

Когда проводить

Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении с периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится один раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.

Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной проверки:

• чрезвычайная ситуация;
• продажа или аренда активов;
• реорганизация, ликвидация учреждения;
• обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
• назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.

Как провести инвентаризацию

Инвентаризируется как имущество, находящееся в собственности организации, так и оборудование, полученное на правах аренды (хранения), которое находится в распоряжении компании. Проверка в компании должна проводиться непосредственно по адресу фактического нахождения объектов ОС. При процедуре должны присутствовать матответственное лицо организации и руководитель в случае коллективной материальной ответственности.

В порядке проведения инвентаризации основных средств существуют три общепринятых этапа.

Этап 1 — оформление приказа (ИНВ-22) о проведении инвентаризации, определении ее сроков и проверяемых активах организации и формировании инвентаризационной комиссии. Членов назначает и утверждает руководство. Обычно в состав комиссии входят представители бухгалтерии, ответственные за основные средства работники и руководитель. При проведении проверки должны присутствовать все члены комиссии.

До начала процедуры все члены комиссии получают для изучения сводную документацию и отчеты о состоянии основных средств в учреждении, в которой необходимо отметить дату, указав «до инвентаризации на ____». Проверяют документы, правоустанавливающие собственность на имущество, актуальные данные бухгалтерского учета, технические регистры.

Этап 2 — проведение процедуры. Все сведения, полученные в ходе сверки, указываются в описи ИНВ-1. Комиссия должна отразить в акте наименование объектов, инвентарный номер основных средств и текущие физическое состояние и фактическую сумму ОС. Если проверяется оборудование или транспорт, то необходимо внести данные техпаспорта:

• заводской номер;
• год изготовления;
• уровень мощности.

Если основные средства на момент проведения проверки отсутствуют в учреждении по функциональной причине, то сверка производится до момента временного отсутствия объекта.

Скачайте образец заполнения инвентаризационной описи основных средств, чтобы упростить работу.

Этап 3 — выявление несоответствий в результатах сверки и данных бухгалтерского учета. По итогам проверки необходимо составить ведомость ИНВ-18, в которую и вносятся все изменения и расхождения, указанные членами комиссии в инвентаризационной описи. ИНВ-18 формируется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Ответственные сотрудники должны передать членам комиссии на рассмотрение объяснительную, в которой будут изложены причины образовавшихся несоответствий.

Если какие-либо имущественные объекты находились во время инвентаризации в ремонте, то для них необходимо составить ведомость ИНВ-10 и внести в нее сведения о стоимости активов и ремонтных издержках. Для объектов, которые находятся в аренде (на хранении), также составляется обособленная ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие правовой факт аренды (хранения) ответственной организации.

Отдельный реестр формируется и для тех объектов, которые не используются в деятельности учреждения из-за невозможности их восстановления. Необходимо указать в описи дату ввода таких ОС в эксплуатацию и технические особенности, по которым фактическое пользование оборудованием невозможно.

Как отразить инвентаризацию в бухгалтерском учете

Бухгалтерские записи формируются, исходя из установленных результатов инвентаризационной сверки. По факту проведения инвентаризационной проверки может быть выявлен либо излишек, либо недостача.

При отражении результатов и составлении итоговых проводок бухгалтер должен руководствоваться п. 28 Приказа Минфина России № 34н от 29.07.1998.

Под излишком в данном случае понимается ситуация, когда имущественные объекты на дату проведения сверки отражаются по текущей стоимости данного актива на рынке. Выявленная цена относится к финансовым результатам, а именно: прибыли, включенной в состав прочих доходов у коммерческих компаний, или же на доходы для некоммерческих организаций.

Недостача, выявленная по итогам, бывает двух видов:

1. Недостача в рамках естественной убыли. При ее обнаружении денежное значение записывается либо на затраты, либо на издержки обращения.
2. Недостача сверх естественной убыли. В ходе проведения сверки обнаруживают виновных сотрудников и списывают такую недостачу на конкретных лиц. Однако бывают ситуация, что лиц, из-за которых образовалась недостача, обнаружить не удалось, следовательно, нет возможности к взысканию долговых обязательств по судебному решению. Тогда сумма недостатка списывается на убыток (финрезультат) для коммерческих фирм. Некоммерческие организации списывают убыток на расходы.

По ст. 138 ТК РФ, удержание выявленных сумм недостатка с виновных сотрудников не может превышать 20 % от заработной платы за месяц.

Если же в ходе проверки комиссией были обнаружены неучтенные имущественные объекты, то их надлежит проводить по текущей рыночной стоимости на учетных счетах для ОС (п. 36 Методических рекомендаций — Приказ Минфина России № 91н от 13.10.2013).

Представим проводки для отражения результатов ревизии в учреждении в таблице:

Проводка	Наименование операции
Излишки
Дт 08 Кт 91.1	Излишки имущественных объектов ОС
Дт 10 Кт 91.1	Излишек товарно-материальных ценностей
Дт 41, 43 Кт 91.1	Излишек товаров, готовой продукции
Недостача
Дт 94 Кт 10	Недостаток товарно-материальных ценностей
Дт 94 Кт 01	Недостача ОС
Дт 94 Кт 41, 43	Недостаток товаров, готовой продукции
Дт 20, 25, 44 Кт 94	Списывается недостаток в рамках естественной убыли
Дт 73 Кт 94	Списание недостачи на виновных лиц
Дт 91.2 Кт 94	Недостаток списывается на прочие расходы, так как виновные сотрудники не обнаружены

Бланк инвентаризационной описи

Об авторе статьи

Задорожнева Александра

Бухгалтер

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Проведение инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей организации

Наши опыт, знания и технологии позволяют нам справляться с любыми проектами в сжатые сроки. Наши специалисты могут стабильно регистрировать 3000 позиций ваших основных средств в день.

Услуги ОСГ дают вам возможность продолжать вашу работу в нужном вам темпе и режиме в любой ситуации. Мы проведём инвентаризацию основных средств для вас так, чтобы ваши сотрудники могли сконцентрироваться на своей работе, не отвлекаясь на посторонние, относительно их задач, процессы.

При описании основного средства мы укажем, по вашему желанию, ответственного сотрудника или ответственный департамент за каждую ценную единицу.

Заказать расчет стоимости

Инвентаризационная опись основных средств

В процессе подготовки годовой отчетности все компании проводят инвентаризацию своих основных средств на основании Статьи 11. Инвентаризация активов и обязательств Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете». Учет основных средств, их стоимости и расположения — трудозатратное дело. ОСГ предлагает профессиональную услугу по проведению инвентаризации ценностей. Профессионалы нашей компании помогут сэкономить для Вас массу драгоценного времени.

Инвентаризация основных средств с ОСГ

Специалисты ОСГ приезжают к вам в офис и создают новую базу данных, в которую включают все ваши основные средства, например столы, шкафы для хранения документов, мебель, ноутбуки, ПК, телефоны, принтеры, копировальные аппараты, автомобили и грузовой транспорт. Мы также проводим сверку с вашей уже существующей мастер-базой, если она у вас есть и дополняем ее.

Используйте профессиональные услуги ОСГ

ОСГ проведёт инвентаризацию внеоборотных активов вашей компании быстро, и вы сразу сможете проверить их наличие и состояние. Каждая инвентарная единица фотографируется, после чего на нее наносят наклейку с уникальным штрих-кодом. Уникальный штрих-код гарантирует, что каждая единица будет описана только единожды, повторы в итоговой описи исключены, благодаря чему вы получаете точные данные. Изображения единиц со штрих-кодами загружаются сотрудниками ОСГ в единую базу. Если вы уже используете свои штрихкоды, мы внесём в опись именно их. В мастер-базу вводится вся необходимая информация, включающая в себя описание единицы и место её расположения, принадлежность к конкретному отделу или сотруднику организации. В результате вы получаете полный перечень всех основных средств в виде единой электронной таблицы. Идеально для подготовки годовой отчетности! Сделать запрос стоимости услуг инвентаризации сейчас

Оптимальный документооборот инвентаризации

1.

Заявка на инвентаризацию

Свяжитесь с менеджером ОСГ для описания поставленной задачи и обсуждения деталей ее выполнения. Закажите инвентаризацию во всех подразделения вашей компании по России и СНГ. Проведите инвентаризацию легко с ОСГ.

2.

Определение графика и условий работы

Расскажите нам, когда вам удобнее осуществить проект, и в каких офисах.

3.

Инвентаризация

Наши специалисты приедут к вам в офис и либо начнут сверку с вашей мастер-базой, либо создадут новую, наклеивая и регистрируя штрих-коды на основные средства. Также они добавят описание и укажут ответственных за материальные ценности по вашему указанию.

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по инвентаризации основных средств

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Инвентаризация основных средств в 2021. Консервация основных средств

Разберем теперь, что такое инвентаризация основных средств, и какие проводки составляются при ее проведении. Также здесь коснемся темы консервации основных средств, рассмотрим, что это такое и каков порядок ее проведения.

Инвентаризация основных средств

Это проверка фактического наличия инвентарных объектов и сопоставление их с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризации подлежит все имущество организации, независимо от его местонахождения.

Правила проведение инвентаризации изложены в «Методические указания по инвентаризации имущества» приказ Минфина от 13.06.95 №49 (ред. От 08.11.2010)».

При проведение инвентаризации объектов основных средств создается инвентарная комиссия, которая действует по приказу форма ИНВ-22.

Перед инвентаризацией материально-ответственные лица дают расписки, что в бухгалтерском учете все учтено.

Фактическое наличие имущества записывается в инвентаризационные описи форма ИНВ-1. Результаты контрольных проверок, которые могут проводиться дополнительно оформляются актом форма ИНВ-24.

Еще ведется журнал учета контрольных проверок форма ИНВ-25.

При обнаружении отклонений от учетных данных заполняют сличительную ведомость форма ИНВ-18.

Окончательные результаты инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов форма ИНВ-26.

Излишек имущества при проведении инвентаризации приходуется по рыночной стоимости с помощью проводки Д01 К91/1.

Недостача имущества, его порча отражается проводкой: Д94 К01.

Если выявлены виновные лица, то с кредиту 94 счета списывается недостача на счет виновных лиц, при этом выполняется проводка Д73/2 К94. Далее либо виновные лица возвращают стоимость недостачи в кассу (проводка Д50 К73/2), либо сумма недостачи учитывается из заработной платы с выполнением проводки Д70 К73/2.

Если виновные лица не установлены, то недостача, выявленная при инвентаризации основных средств, списывается в убытки проводкой Д91/2 К94.

Инвентаризация основных средств (проводки)

Дебет	Кредит	Название операции
01	91/1	Оприходован излишек, выявленный при инвентаризации
94	01	Отражена недостача, выявленная при инвентаризации
73/2	94	Недостача списана на виновное лицо
50	73/2	Оплата недостачи виновным лицом в кассу
70	73/2	Недостача удержана из заработной платы виновного лица
91/2	94	Списана недостача в расходы (если виновное лицо не выявлено)

Консервация основных средств

Если оборудование по какой-либо причине не используется, то руководитель может принять решение о консервации основных средств. Создается комиссия, которая составляет протокол о консервации объектов основных средств с указанием причин и сроков. Составляется акт о переводе основного средства на консервацию. Обязательно проводится инвентаризация объектов, подлежащих консервации.

Если объект закрыт на срок более трех месяцев, амортизация  на основное средство не начисляется. Законсервированные объекты не исключаются из налоговой базы, налоги по ним продолжаем платить.

Расходы по консервации основных средств учитываются следующей проводкой: Д91/2 К20 (23, 26, 10, 70).

Более подробно про консервацию читайте в статье: → Консервация основных средств в 2021 году

Далее поговорим о способах выбытия основного средства с предприятии.

Видео-урок “Инвентаризация основных средств в 1С Бухгалтерия”

Видео-уроке Дина Краснова показывает как проводится инвентаризация основных средств про программе 1С Бухгалтерия.

В чем разница между основными активами и товарно-материальными запасами?

Основные средства принадлежат предприятию и используются для получения дохода, в то время как запасы являются оборотными активами, поскольку разумно ожидать, что они могут быть конвертированы в денежные средства в течение одного рабочего года.

С точки зрения бухгалтерского учета и основные средства, и товарно-материальные запасы представляют собой собственность, которой владеет компания. Хотя оба они указаны в разделе «Активы» в финансовых отчетах, это два разных типа активов с уникальными характеристиками.Вместе они составляют часть общих активов компании, которые представляют собой все ресурсы, принадлежащие бизнесу, такие как денежные средства, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы, инвестиции, земля, здания и оборудование.

Важно знать, из чего состоят ваши основные фонды, и особенно понимать, что представляют собой ваши расходные материалы, потому что они теряют ценность по мере того, как дольше хранятся.

Объяснение основных средств

Как упоминалось выше, основные средства — это активы, такие как машины и оборудование, которыми бизнес владеет и которые использует для получения дохода.
В бухгалтерском учете основные средства отражаются в балансе как внеоборотные активы, как правило, под такими заголовками, как «Основные средства». Они отражаются по их чистой балансовой стоимости, которая представляет собой первоначальную стоимость за вычетом накопленной амортизации и убытков от обесценения.

Основные средства считаются долгосрочными активами, то есть компания ожидает получить прибыль от использования актива в течение длительного срока или срока полезного использования актива. Эта полезность или стоимость актива со временем будет уменьшаться, и соответствующее снижение отражается в балансе как периодическая амортизация.

По мере уменьшения стоимости каждого актива в финансовой отчетности будет по-прежнему использоваться первоначальная стоимость основных средств, а не его текущая рыночная стоимость.

Объяснение запасов

Напротив, запасы отражаются в финансовой отчетности как оборотные активы, поскольку разумно ожидать, что они могут быть конвертированы в денежные средства в течение одного финансового года. В вашем балансе товарно-материальные запасы отражаются в размере, уплаченном за их покупку.

Товарно-материальные запасы — это ваши товары в наличии и все исходные материалы, используемые при создании продукта.Это сырье для производства, незавершенное производство, готовая продукция и другие товары и компоненты, закупаемые у поставщиков.

Управление запасами имеет решающее значение для достижения целей по прибыли, потому что оборачиваемость запасов является основным источником дохода. Хотя верно и то, что чем больше у вас товарных запасов, тем выше текущая и общая стоимость ваших активов, но для получения денежного потока необходимо как можно быстрее продавать товарные запасы.

Хранение слишком большого количества товарно-материальных запасов в течение длительного времени может быть рискованным, поскольку это связывает денежные средства в непроданных запасах и влечет за собой расходы на их хранение.Кроме того, продукты могут испортиться, выйти из строя со временем или просто устареть.

С другой стороны, слишком мало запасов означает потерю продаж, когда у вас недостаточно товаров для продажи потребителям при высоком спросе.

Управление основными фондами и товарно-материальными запасами

Оборудование, используемое для ведения бизнеса, такое как компьютеры и оборудование для обслуживания копиров и принтеров, можно рассматривать как основные средства. Однако канцелярские товары или расходные материалы считаются частью инвентаря, потому что они быстро перемещаются в бизнесе.

Компаниям важно понимать разницу между ними и точно отслеживать их. Они должны гарантировать, что правильные цифры указаны в финансовых отчетах, когда наступит время уплаты налогов.

Надежная система отслеживания — ключ к управлению основными фондами и товарно-материальными запасами. Найдите тот, который позволяет рассчитывать амортизацию в рамках вашего бухгалтерского процесса, отслеживать любые потребности в техническом обслуживании и планировать ремонт ваших основных средств.

Эффективная система отслеживания предоставит полную картину основных средств вместе с товарно-материальными запасами.Вы всегда будете в курсе всех своих активов в любой момент времени и улучшите управление запасами, отслеживая уровни запасов, чтобы избежать затоваривания или дефицита.

Важность проведения инвентаризации основных средств

Важность проведения инвентаризации основных средств

Проведение инвентаризации основных средств — это не то, что вы, вероятно, думаете делать каждый год. Тем не менее, рекомендуется убедиться, что у вас есть четкое представление о том, чем владеет ваша компания и как это отражается на вашем балансе.Лучший способ сделать это — проводить ежегодную инвентаризацию основных средств.

Что такое основные средства? Когда бухгалтеры используют термин «основные средства», они имеют в виду физический актив, который компания приобрела и, как ожидается, прослужит более одного года. Примеры включают компьютеры, автомобили, мебель, принтеры и т. Д.

Инвентаризация основных средств включает в себя процесс определения активов, которыми в настоящее время владеет компания. Первоначальная идентификация этих активов должна выполняться систематическим образом при первоначальном приобретении актива, например, путем присвоения уникального номера, который прикрепляется к элементу с постоянной меткой, а затем вводится в программный пакет для управления основными активами или в график Excel. .Это программное обеспечение позволит вам периодически обновлять список по мере приобретения или выбытия активов. Если список будет вестись регулярно, будет легче выполнять ежегодную инвентаризацию. Один из способов ведения списка — инвентаризация материальных активов, которыми в настоящее время владеет компания, сравнение этого списка с вашим электронным расписанием, утилизация активов, которые больше не принадлежат, устарели, отсутствуют или нуждаются в ремонте.

Это занятие может занять много времени, но, скорее всего, сэкономит вам деньги.Например, обновленный перечень основных средств можно использовать для уменьшения суммы вашего счета по налогу на имущество за счет уменьшения количества активов, облагаемых налогом на имущество. Кроме того, инвентаризация ваших физических активов с указанием тех, которые покупаются традиционно, может дать представление об активах, которые можно было бы сдать в аренду в будущем по более низкой цене.

Наличие надежных средств контроля основных средств и понимание того, какими активами владеет ваша компания, состояние этих активов и определение того, какие из них необходимо исправить или продать, является важной частью процесса бухгалтерского учета.Вам не нужно заниматься этим в одиночку, ваш CPA здесь, чтобы помочь! Он / она может помочь вам наладить процесс инвентаризации основных средств, чтобы ваш баланс более точно отражал то, чем владеет ваша компания. Мы можем помочь вам разработать план и простые процедуры, которые сделают этот процесс гладким и легким.

Статья предоставлена ​​Меган Р. Бейкер, CPA, MBA
Менеджер по аудиту

О MKS & H: McLean, Koehler, Sparks & Hammond (MKS & H) — профессиональная сервисная фирма с офисами в Хант-Вэлли и Фредерике.MKS&H помогает владельцам и руководителям организаций стать более успешными, помещая сложные финансовые данные в действительно значимый контекст. Но глубже, чем доллары и данные, мы сосредоточены на развитии понимания вас, вашей культуры и ваших бизнес-целей. Такой подход позволяет нашим клиентам полностью раскрыть свой потенциал.

Инвентаризация основных средств: инвентаризация и основные средства

Когда вы только начинаете, легко спутать инвентарь и основные средства.Вот что вам нужно знать, чтобы правильно относиться к этим двум группам в своей бухгалтерской практике.

Разница между товарно-материальными запасами и основными средствами

Прежде всего, чтобы получить максимальную отдачу от запасов и основных средств, вам необходимо понять, чем они отличаются:

• Основные средства — это собственность, которой ваш бизнес владеет и использует для производства доход, как, например, машины. В вашем бухгалтерском учете основные средства отражаются в долгосрочном разделе вашего баланса, обычно под заголовками, такими как «основные средства».

Основные средства записываются по их чистой балансовой стоимости, то есть по первоначальной стоимости за вычетом накопленных амортизационных отчислений и убытков от обесценения.

• Запасы — это ваш продукт и товары, использованные для его создания. Обычно существует четыре типа: сырье для производства, незавершенное производство, готовая продукция и товары, закупаемые у поставщиков. Вы записываете товарно-материальные запасы в качестве оборотных активов в своем балансе по сумме, уплаченной за их покупку.

Почему важны запасы и основные средства

Управление запасами имеет решающее значение для достижения целей по прибыли.Для многих компаний передача запасов путем их продажи или использования в производстве является основным источником дохода.

Наличие слишком большого количества запасов в течение длительного времени может быть рискованным, поскольку продукты могут испортиться, повредиться со временем, когда вы их храните и не продаете, или просто устареют.

Однако, имея слишком мало запасов, у вас может не хватить продуктов для продажи, если рыночный спрос возрастет, и вы рискуете потерять продажи и долю рынка в своем бизнесе. Между тем, ваши основные средства имеют ограниченный срок службы и всегда обесцениваются, как, например, стоимость приобретенного вами коммерческого автомобиля со временем обесценивается из-за износа.

Оборудование, используемое для ведения бизнеса, такое как компьютеры и обслуживание принтеров, можно рассматривать как основные средства. Однако такие вещи, как канцелярские товары или расходные материалы, можно рассматривать как часть инвентаря, поскольку они быстро перемещаются.

Важно понимать разницу между ними, а также отслеживать их, чтобы у вас были точные цифры в ваших финансовых отчетах, когда наступит время уплаты налогов.

Внедрение системы отслеживания

Ключом к управлению запасами и основными фондами является внедрение надежной системы отслеживания как части вашего бухгалтерского процесса.

Система отслеживания позволяет рассчитывать амортизацию, отслеживать потребности в техническом обслуживании и планировать ремонт основных средств. Что касается инвентаря, это помогает избежать исчерпания запасов и даже может контролировать кражу ваших товаров.

Использование отслеживания для увеличения прибыли

После того, как вы узнали разницу между ними, следующим шагом к максимально эффективному использованию ваших запасов будет использование информации, полученной в результате отслеживания, для повышения продаж и прибыли.

Остерегайтесь товаров, которые хорошо продаются и нуждаются в регулярном пополнении запасов, медленных продавцов, о которых вам следует подумать о продаже, и предметов, которые увеличили продажи — вы можете извлечь выгоду из этого, например, увеличивая заказы в соответствующие периоды.

Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks Online, может помочь вам лучше управлять своими запасами и помочь вам точно отслеживать ваши основные средства вместе с вашими объектами инвентаря, чтобы вы всегда были в курсе всех своих активов в любой момент.

Полезно понимать, из чего состоят ваши основные фонды, и особенно, что составляет ваши запасы расходных материалов, которые теряют ценность по мере того, как дольше они находятся в бизнесе.

Хотя факт, что чем больше у вас инвентаря, тем выше текущая и общая стоимость ваших активов, ваши запасы должны быть проданы как можно быстрее, чтобы получить доход.

Инвентарь Vs. Основные средства | Малый бизнес

Большинство компаний имеют как основные фонды, так и товарно-материальные запасы. Хотя оба они действуют как активы, каждая из них рассматривается в финансовой отчетности компании по-разному. Различные общепринятые принципы бухгалтерского учета регулируют распоряжение этими активами и их налоговый режим. Для малых предприятий, ищущих финансирование, потенциальные кредиторы и банки очень внимательно изучают основные средства.

Основные средства

Для большинства компаний основные средства обычно представляют собой оборудование и машины, объекты недвижимости, приспособления, здания и другие объекты, которые считаются твердыми активами.Основные средства обычно со временем теряют ценность или обесцениваются. Как правило, основные фонды не конвертируются в денежные средства или не потребляются, например, запасы на производственном объекте, в ходе обычной деятельности.

Оборотные активы

Оборотные активы компании состоят из денежных средств, государственных ценных бумаг, дебиторской задолженности, запасов и сырья, а также любых дополнительных статей, которые компания может конвертировать в денежные средства в течение года. Для малого бизнеса самый большой процент активов обычно состоит из наличных денег и запасов.Эти активы также называются ликвидными или мягкими активами. Поскольку запасы потребляются или продаются в ходе обычной деятельности (в течение одного года), они не могут быть амортизированы в бухгалтерских книгах компании.

Себестоимость проданных товаров

В качестве актива запасы отражаются на балансе компании в размере, уплаченном за приобретение актива, а не его продажной цене — это известно как стоимость проданных товаров. CoGS включает в себя фактическую стоимость товара плюс общую стоимость, уплаченную за покупку, получение товара и его продажу.Себестоимость проданных товаров указывается в отчете о прибылях и убытках компании, когда сообщается выручка от продаж.

Амортизация

Поскольку основные средства имеют срок полезного использования, компании амортизируют стоимость актива в течение срока его полезного использования. Например, компания покупает новую упаковочную машину за 250 000 долларов и рассчитывает, что срок ее службы составит пять лет. Компания обесценивает или снижает стоимость машины на 50 000 долларов каждый год в течение следующих пяти лет. Сумма амортизации вводится в качестве расхода в отчете о прибылях и убытках, а в балансе такая же сумма уменьшает стоимость актива.В обоих финансовых отчетах используется первоначальная стоимость машины, а не ее текущая рыночная стоимость или стоимость замены.

Соображения

Налоговые последствия и правила бухгалтерского учета, связанные с основными фондами и товарно-материальными запасами, могут вызвать массу недоразумений. Целесообразно проконсультироваться с налоговым специалистом для получения конкретных рекомендаций, относящихся к каждому малому бизнесу.

Ссылки

Писатель Биография

С 2002 по 2006 год Кеннет Хамлетт был издателем и главным писателем музыкального журнала UNSIGNED, онлайн-издания с более чем 100 000 читателей.До основания UNSIGNED Хамлетт был аналитиком бизнес-решений и в течение 15 лет формулировал и писал предложения по бизнес-решениям для цепочки поставок. Он выпускник Нью-Йоркского института фотографии.

Важность инвентаризации основных средств

Внедрение решения для инвентаризации основных средств жизненно важно для организаций по многим причинам. Правильный учет активов может сэкономить время и деньги, уменьшить количество краж, улучшить планирование и составление бюджета, устранить «активы-призраки и зомби» и помочь организации восстановиться после стихийного бедствия.Однако часто в организации упускают из виду важность инвентаризации основных средств. Тем не менее такие активы, как земля, здания, компьютеры, мебель, приспособления, транспортные средства, машины и оборудование, представляют собой самые крупные инвестиции, которые делает большинство компаний.

Многие компании не знают, как и где начать этот процесс, и задача может быть сложной. Установление высочайших стандартов точности инвентаризации и передовых методов управления основными фондами окупится экономией и эффективностью в размере:

• Корпоративные бухгалтеры, управляющие основными фондами.
• финансовых директоров, стремящихся оптимизировать эффективность бизнеса и планировать капитальные бюджеты.
• Государственные управляющие активами, соблюдающие стандарты Государственного совета по стандартам бухгалтерского учета (GASB) 34/35.
• Руководители некоммерческих организаций, стремящиеся максимально использовать ограниченные ресурсы.

Почему важны запасы основных средств

К сожалению, когда дело доходит до инвентаризации основных средств вашей организации, то, о чем вы не знаете, может стоить значительных денег, снизить эффективность и даже привести к прекращению деятельности вашей организации.Слишком часто организации не обращают внимания на свои запасы основных средств. Они не задумываются о том, сколько они платят в виде страховки или налога на имущество за активы, которые организация имеет или не имеет, и плохо подготовлены в случае бедствия.

Для ведения прибыльного бизнеса руководство должно располагать информацией о текущем местонахождении, использовании, состоянии ремонта и полезности производственных активов. Финансовый директор несет фидуциарную обязанность обеспечивать наличие точных систем для предоставления этой информации.Единственный способ добиться этого для организации — внедрить процесс инвентаризации передовых практик, задокументировать его, а также постоянно отслеживать и обновлять по мере появления изменений. Проблемы с контролем основных средств включают отсутствие точных материальных запасов основных средств, а также неадекватные инструменты и ресурсы для поддержания точных запасов в будущем. Внедрение подробного процесса инвентаризации позволит организациям:

• Экономьте время и деньги.
• Уменьшите количество краж.
• Улучшение планирования и составления бюджета.
• Устранение «призрачных активов».
• Определите «зомби-активы».
• Восстановление в случае аварии.

Экономия времени и денег

Реализуя процесс инвентаризации основных средств, который включает в себя документирование, маркировку, программное решение для отслеживания основных средств и непрерывное отслеживание, организации могут сократить время, необходимое для оценки имеющихся активов, сокращая затраты и помогая достичь прибыльности. Правильно отслеживая основные средства и выполняя регулярную инвентаризацию основных средств, организации могут гарантировать, что они не тратят деньги на уже имеющиеся, и снизить затраты на проведение аудитов.

Уменьшить кражу

Кража сотрудников — серьезная проблема для многих организаций. Основная причина банкротства бизнеса связана с кражами сотрудников. По оценкам, для компенсации каждого доллара, потерянного в результате кражи, требуется около 20 долларов от продаж. Плохо управляемая инвентаризация основных средств облегчает оппортунистическим сотрудникам возможность захвата активов, особенно тех, которые считаются «привлекательными», таких как компьютеры и мультимедийное оборудование.

Система отслеживания основных средств с использованием технологии безопасного штрих-кода в сочетании с регулярным инвентаризацией может снизить количество краж и сэкономить организациям значительные деньги.Актуальные и точные инвентаризация основных средств и бухгалтерские записи упрощают выявление краж и обеспечивают судебное преследование и восстановление.

Улучшение планирования и составления бюджета

Имея хорошее представление о ваших основных средствах — когда они были приобретены, где они расположены и срок их полезного использования — вы будете иметь четкое представление о том, что, возможно, потребуется заменить в следующем финансовом году. Это сокращает перерасход на уже имеющиеся дублирующиеся активы. Без точной инвентаризации капитальные сметы неполны, потому что руководство не знает о критических активах, нуждающихся в замене.Регулярная инвентаризация основных средств имеет важное значение для эффективного планирования и составления бюджета.

Определите «зомби-активы»

«Зомби-актив» — это актив, принадлежащий организации, который неправильно зарегистрирован в книгах основных средств. Примерами являются активы, приобретенные и оплаченные по нескольким счетам-фактурам, каждый из которых ниже минимума капитализации, или активы, приобретенные сотрудниками и не идентифицированные должным образом в отчетах о возмещении расходов. Подсчитано, что 10-15 процентов основных средств организации являются «зомби-активами».«Это приводит к тому, что активы не амортизируются и не покрываются имущественным страхованием. Правильно идентифицированные, отслеживаемые и управляемые основные средства могут исключить ненужную покупку дублирующих активов, тем самым экономя деньги организации.

Устранение «призрачных активов»

«Призрачный актив» — это имущество, которое потеряно, украдено, выброшено или непригодно для использования, но все еще числится в бухгалтерских книгах как активный основной актив. Основные средства занимают значительное место на корпоративных балансах и составляют основную часть инвестиций для многих компаний.По оценкам, 15–30 процентов основных средств в бухгалтерских книгах являются «призрачными активами». Это означает, что организация может переплачивать налоги и страхование этих активов до 30 процентов. Это отрицательно сказывается на чистой прибыли. По данным Ассоциации международных сертифицированных профессиональных бухгалтеров (AICPA), «призрачные активы» могут быть признаком мошенничества, открывающего организацию для аудита, ответственности и даже уголовного преследования отдельных лиц.

Крупные неточности в отчетности по основным средствам ставят под угрозу общую точность корпоративных финансовых данных, создавая угрозу для руководителей, ответственных за обеспечение соблюдения нормативных требований.Даже ошибки в сумме начисленной амортизации могут привести к переплате, поскольку страховые взносы обычно рассчитываются как процент от общей текущей стоимости основных средств. Подробный процесс инвентаризации активов и регулярное выполнение инвентаризации основных средств позволяет организациям видеть точную рентабельность инвестиций и влияние на чистую прибыль. Используйте калькулятор экономии основных средств Paragon, чтобы узнать, сколько вы можете сэкономить, внедрив систему отслеживания основных средств. Введите свои переменные и получите мгновенные результаты экономии.

Восстановление после бедствия

Организации не планируют неудач, они не умеют планировать. Большинство не задумывается о последствиях стихийных бедствий или техногенных катастроф, которые нанесут ущерб их бизнесу. К сожалению, у многих организаций нет соответствующей документации, которая позволила бы им восстановиться после стихийного бедствия, и они не могут оправдать замену со стороны своих страховых компаний или поддержки со стороны государства.

И, к сожалению, по данным Федерального агентства по чрезвычайным ситуациям (FEMA), более 40% предприятий остаются закрытыми после стихийного бедствия.Из тех, что могут возобновить свою деятельность, только 29% продолжали работать через два года. Имея точную инвентаризацию и храня резервные копии записей об основных средствах за пределами площадки, организации могут ускорить процесс страхового возмещения, что позволяет быстрее восстановить и снова запустить работу.

Клиент Paragon узнал, насколько важна точная инвентаризация основных средств в случае бедствия. Они внедрили решение для отслеживания основных средств и провели инвентаризацию незадолго до урагана, обрушившегося на их здание.Их точные и актуальные записи помогли им быстро восстановить и возобновить работу. Прочтите их историю и посмотрите это видео, чтобы увидеть, как им это удалось.

Надежный процесс инвентаризации основных средств

Важно, чтобы инвентаризация основных средств выполнялась регулярно, чтобы обеспечить наиболее точное отслеживание активов организации. Это предотвращает переплату налогов на имущество и страхование, снижает риск несоблюдения нормативными требованиями законодательства, такого как Закон Сарбейнса-Оксли, способствует соблюдению GASB, сокращает кражи, экономит время и деньги и помогает компаниям улучшить планирование и составление бюджета.

Проведение инвентаризации только один раз в год имеет жизненно важное значение для бухгалтерского учета, но это не позволяет организации предотвратить кражу или поддерживать точный операционный бюджет. Правильно внедряя процесс инвентаризации основных средств в сочетании с программным обеспечением для отслеживания основных средств, организации могут минимизировать риски и максимизировать отдачу от своих инвестиций в основные средства.

Инвентаризация основных средств: следующие шаги

Очевидно, что у организации есть веские причины для внедрения решения по инвентаризации основных средств.Но где и как начать этот процесс? Что необходимо для внедрения процесса инвентаризации основных средств, который обеспечит описанные здесь преимущества? Щелкните здесь , чтобы узнать, как Paragon может помочь вам уйти от «О, нет!» на «О, да!»

(Источник: AICPA, FEMA, GASB, Sage)

3-0125 Инвентаризация основных средств

Инвентаризация ОСНОВНЫХ АКТИВОВ 3-0125 АДМИНИСТРАЦИЯ И ФИНАНСЫ Декабрь 2011 г.

Скачать

ВВЕДЕНИЕ И ОБЩЕЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

1.01

Asset Management поддерживает систему основных средств с необходимыми записями для производства текущая инвентаризация всего передвижного оборудования, за которое несет ответственность Университет. Каждый предмет имеет соответствующую маркировку и код, чтобы его можно было легко идентифицировать и найти с помощью простота.

1,02

Управление активами

осуществляется заместителем директора по управлению активами, чей Линия административной ответственности осуществляется через Директора по бюджетным операциям. заместителю вице-президента по административным и финансовым вопросам.

НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2,01

Целью управления активами является создание и поддержание текущего реестра движимое оборудование, находящееся на хранении в Университете, включая, но не ограничиваясь этим, номенклатура, расположение каждого предмета в инвентаре, первоначальная стоимость предмета, накопленная амортизация и источник финансирования, использованный для покупки объекта.

2,02

Объект должен быть классифицирован как объект инвентаризации оборудования или основных средств, если он срок полезного использования не менее двух лет при стоимости приобретения не менее 5000 долларов США и представляет собой законченный и независимый объект, который не теряет своей идентичности и не становится компонентом часть другого предмета.

2.03

Контрактные соглашения, регулирующие некоторые субсидии или контрактные фонды и приобретения у федеральные или государственные пулы избыточной собственности требуют оборудования, не отвечающего требованиям Университета определение оборудования, подлежащего учету. В этих случаях условия соглашения преобладают над политикой OSU. По ссылке, Политика и процедуры Письмо 3-0127 «Федеральные стандарты управления имуществом» является неотъемлемой частью это письмо о политике и процедурах.

2,04

Следующие объекты повышенного риска должны быть включены в инвентаризацию основных средств независимо от стоимости приобретения. Примеры (не все) предметов высокого риска:

В инвентаризацию основных средств включаются следующие важные объекты, если: их индивидуальная стоимость составляет от 500 долларов.00 и 5000 долларов:

• Портативные компьютеры

• Факсимильные аппараты

• Цифровые фотоаппараты

• Глобальные системы позиционирования

• Плазменные / ЖК-телевизоры / мониторы

• DVD / CD / VCR / DVR оборудование

• Портативное мультимедийное оборудование

УНИВЕРСИТЕТСКАЯ ПОЛИТИКА И ГОСУДАРСТВЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

3.01

Эта политика возлагает на руководителя отдела ответственность и подотчетность за все имущество и оборудование, приобретенное, построенное, подаренное или переуступленное отдел и составляет основной принцип системы основных средств. Отделение на руководителя возложена ответственность за проверку ведомственной инвентаризационной документации, отчетность об изменениях в инвентаризационной собственности или оборудовании, а также для создания и обслуживания учет и контроль всего оборудования, инвентаризованного и не инвентарного, в соответствии с положениями этой политики.Руководители отделов не могут делегировать эту ответственность; однако ведомственные должны быть назначены опекуны, чтобы помогать руководителям отделов выполнять свои обязанности. Все хранители должны посетить по крайней мере один учебный курс по основным средствам, запланированный во время учебный год, чтобы быть в курсе изменений в системе основных средств. Это важно что все сотрудники признают концепцию институциональной собственности и подотчетности с ведомственной ответственностью.

3,02

Передача оборудования из отдела в отдел без отчетности не производится. такая деятельность Управлению активами. Перенос оборудования из одного вуза от отделения к другому отделению университета требует завершения основных средств Форма передачи (Приложение 1) для передачи ответственности новому ответственному отделу.Местонахождение оборудования может быть обновлено хранителем отдела на экране 535 стационарного Система активов.

3,03

Как учреждение, поддерживаемое государством, Университет должен соответствовать государственному законодательству, Раздел 74, Раздел 110, Параграф 1 (с изменениями, внесенными в мае 2002 г.). В измененном разделе определено условия устава, давая Директору Департамента центральных служб возможность устанавливать правила и указывать пороги капитализации для материальных активов для государственных органов.Порог отчетности Директор центральных служб для штата Оклахома устанавливает для юридического лица, как правило, 500 долларов, но может быть утвержден до уровня, не превышающего федеральную ставку капитализации, указанную на Циркуляр A-21 Управления по управлению и бюджету или будущие федеральные циркуляры или постановления с изменениями. Для системы Университета штата Оклахома утвержденная капитализация порог составляет 5000 долларов.

3,04

Оборудование закуплено на средства Фонда ОГУ или передано в дар Фонду ОГУ или Университет для его использования и выгоды является подотчетным имуществом при условии, что критерий изложенное в п. 2.02, соблюдается. Фонд устанавливает справедливую рыночную стоимость (стоимость приобретения) за каждый предмет, полученный в подарок.Стоимость приобретения для подарков Университету устанавливается администратором (ами) принимающей подразделения или подразделения, подлежащие проверке Управлением активами. Уведомление о подарках своевременно подаются Фондом в Управление активами.

3,05

Руководители департаментов должны проводить или требовать проведения двухгодичной инвентаризации все оборудование, за которое он / она несет ответственность (Приложение 2 и 2а).Нет положения об отказе от требований к инвентаризации на двухгодичный период. Такая проверка требуется Государственный статут. Несоблюдение требуемого процесса проверки в установленных сроки могут привести к сокращению или потере бюджета на оборудование этого отдела до тех пор, пока указанный отдел успешно не завершит такие проверки. Полный список инвентаризации основных средств каждого отдела доступен в конце каждого месяца в электронном виде на ePrint.

3,06

Название 62, раздел 120.3, частично гласит:

«В связи с каждой продажей государственного оборудования за наличные в целях, указанных в настоящего Закона, закупщик отдела, учреждения или агентства должен либо публично объявить о продаже оборудования или обеспечить как минимум три (3) заявки в письменной форме….Отчет о продаже, включая полученные предложения, должен рассматриваться как публичный. записи и должны храниться не менее десяти (10) лет ».

Для системы Университета штата Оклахома ответственным за закупку будет Ассет Офис управления.

3.07

Продажа, обмен или удаление из инвентаря любого предмета, принадлежащего или не принадлежащего Университету оборудование не входит в компетенцию начальника отдела. Эта ответственность и авторитет был закреплен за Управлением по управлению активами. Эта политика также применяется на утилизацию лома, утилизации, сломанного или устаревшего оборудования и излишков материалов.

3.08

Письмо о политике и процедурах 3-0126, Распоряжение избыточной собственностью, разъясняет Университет политика утилизации и обращения с излишним, вышедшим из строя или устаревшим оборудованием. Этот Заявление о политике также определяет требования по обращению с избыточными или утилизируемыми материалами. и расходные материалы.

3,09

При смене начальников отделов ответственным является уходящий начальник отдела. для информирования нового начальника отдела о его / ее ответственности и подотчетности за оборудование, находящееся на хранении в отделении.Необходимо провести инвентаризацию. проверка наличия предметов в последней инвентарной описи отдела. Начальник исходящего отдела должен получить квитанцию ​​от начальника входящего отдела. подтверждение передачи ответственности и подотчетности за оборудование.

3,10

Использование университетского оборудования отдельными лицами или организациями для деятельности, не напрямую связанные с университетом запрещены.Принадлежит или контролируется университетом оборудование не подлежит вывозу из помещений Университета, за исключением случаев, когда такое оборудование должно использоваться при исполнении служебных обязанностей. Меморандум о соглашении для проверки оборудования OSU для университетского бизнеса вне университетских локаций доступно, если оборудование, принадлежащее университету, вывозится из помещения университета для использования в официальном качестве.(Приложение 3)

3,11

Использование университетских транспортных средств ограничено официальной деятельностью университета.

ПРОЦЕДУРЫ

4,01

Начальник отдела отвечает за все оборудование, приобретенное или назначенное для отдел и должен незамедлительно сообщать о любом приобретении, передаче или потере оборудования в Управление активами.

4,02

Об украденном оборудовании следует немедленно сообщить в полицию ОГУ. Выбытие основных средств форму (Приложение 7) следует заполнить и отправить в Управление активами для обновления база данных оборудования. Копия отчета полиции с подробным описанием кражи должна сопровождать заполненная форма утилизации.

4.03

Покупка товарно-материальных ценностей — наиболее распространенный метод приобретения. При покупке произведено и оборудование получено, предмет отражается в основных средствах Система. Это достигается путем загрузки из системы счетов к оплате университета. или из информации о счетах, предоставленных Управлению активами отделами, производящими покупки. Управление активами отвечает за проверку всей информации, загруженной из Учетных записей. Информация о платеже или счете-фактуре.После этого обзора предпринимаются следующие шаги:

A. Asset Management заполнит следующую информацию из бухгалтерской претензии документ, дополняющий информацию по мере необходимости для завершения контроля активов Лист (Приложение 4) и контактные данные хранителя отдела записи:

1. Депозитарий — заполняется автоматически после номера Депозитария. вводится в систему основных средств.Список имен и номеров хранителей доступен на веб-сайте управления бюджетом и активами: http://vpaf.okstate.edu/BAM/index.html.

2. Номер кастодиального отдела — инвентарный номер кастодиального отдела, который отвечает за контроль и использование инвентарного оборудования. Управление активами отвечает за поддержание и обновление всех номеров депо.

3. Аккаунт SL и субкод приобретения. Эта информация отражает ведомственную счета, используемые для приобретения оборудования. Если оборудование приобретено не покупным способом, это поле можно оставить пустым.

4.Код класса, метод приобретения, условие и дата приобретения — эти элементы подробно описывают конкретная информация об активе, сообщаемая в системе основных средств.

5. Номер заказа на поставку, номер претензии, банк, единица измерения, поставщик, номер поставщика, счет-фактура Номер, марка, модель и серийный номер — эти поля содержат информацию о закупках и бухгалтерском учете. информация по приобретению оборудования.Большая часть этой информации автоматически заполняется загрузкой из системы расчетов с поставщиками. Если приобретение быть ручным входом в систему основных средств, информация будет получена из документы счета или любые другие документы, подтверждающие добавление приобретения в систему основных средств.

6.Описание элемента — Управление активами предоставит описание актива, находящегося в включены в систему основных средств. Хотя код класса дает общее описание, Персонал по управлению активами предоставит более подробное описание, которое будет включать часто используемые соглашения об именах для облегчения будущих поисков системы основных средств для определенных позиций оборудования.

7.Здание — Здание, в котором находится оборудование. Строительные нормы и правила доступны на веб-сайте управления бюджетом и активами: http://vpaf.okstate.edu/BAM/index.html.

8. Комната — Отдел хранителя предоставит номер комнаты, в которой находится оборудование. должен быть расположен.

Б.Система основных средств, в большинстве случаев, предоставляет стоимость через счета. Платная загрузка. Когда актив добавляется в систему основных средств вручную, Будет введена стоимость, указанная в документе о покупке.

C. Метка инвентаризации основных средств предоставляется депозитарному отделу вместе с две копии Контрольного листа активов.Контрольный лист активов содержит сводку всех экранов завершено для записи инвентарного актива. Ведомственный хранитель должен применить тег актива к переднему верхнему правому углу или к хорошо заметной области на лицевой стороне актива. Контрольный лист актива следует сравнить с активом, чтобы убедиться, что вся информация правильно записан. Если в контрольном листе активов требуются какие-либо изменения, хранитель должен указать эти исправления в соответствующей области (ах) лист контроля активов, а затем попросите начальника отдела подписать сертификат, в котором актив был помечен, и депозитарный отдел берет на себя ответственность за актив.Один экземпляр ведомости контроля активов остается в кастодиальном отделе, и подписанная копия с любыми исправлениями возвращается в Asset Management. Отмеченные исправления будет составлен, и заполненный контрольный лист будет помещен в исторические файлы хранителя в управлении активами.

4,04

Приобретение основных средств может быть обеспечено строительством, подарком, передачей или «Другие.”Каждый руководитель отдела должен сообщать о таких операциях Управлению активами, предоставление копий подарочной документации или документов о покупке. Если предметы инвентаря приобретены путем строительства, подарка или «иного», форма запроса на изменение инвентаря по инициативе отдела эквайринга. Добавление оборудования трансфером Процедура отчетности разъясняется в пункте 4.07a.

4.05

Процедуры для оборудования, приобретенного в дар через Фонд ОГУ, должны быть следующее:

A. После получения уведомления о пожертвованном оборудовании от Фонда OSU, как указано в пункте 3.04 переданные в дар предметы проверяются на соответствие требованиям Университета. определение оборудования, содержащееся в параграфе 2.02.

B. На основании информации, предоставленной Фондом OSU, Лист контроля активов и запись должна быть создана Управлением активами для добавления подаренных предметов, соответствующих определению основных средств. Лист контроля активов должен быть закодирован кодом владельца «H», указывающим пожертвованное ограниченное университетское оборудование.

C. Письмо (Приложение 5) вместе с биркой актива и листом контроля активов должно быть отправлены для извещения ответственного начальника отдела об извещении о подаренном оборудовании а также правило IRS, согласно которому университет должен хранить ценные пожертвования. в размере 5000 долларов США или более в течение двух лет с даты получения (IRS Reg.1.170A-13T Раздел 6050L) до того, как он будет освобожден от требований к отчетности IRS. Копия этого письма должны храниться в файле ответственного хранителя основных средств.

D. Переданное оборудование должно быть промаркировано и помещено в инвентарь основных средств OSU Управление активами.

E.Любое имущество, переданное в распоряжение отделом, будет рассмотрено для определения если он был подарен университету. В этом обзоре будет введен код владельца, объясненный в Разделе b выше для предметов, хранящихся не менее двух лет с даты дарения. По предметам, переданным в дар и хранящимся более двух лет, поиск информации доступный Управлению активами, должен быть сделан, чтобы определить, могут ли ограничения на дарение быть поднятым.Если информация недоступна Управлению активами, ответственный хранитель могут попросить просмотреть документы о пожертвовании или получить разрешение от донора для утилизации подаренного предмета.

F. Письмо (Приложение 4) будет отправлено в Фонд OSU с уведомлением о решении. запрос на любую позицию оборудования с кодом «H.”

G. В случае отсутствия ответа на уведомление в Разделе E выше от указанного дата закрытия, Asset Management приступит к реализации собственности в в соответствии с политикой университета, изложенной в письме о политике и процедурах ОГУ 3-0126, Распоряжение избыточным имуществом.

H. Asset Management будет проводить периодические проверки оборудования, принадлежащего владельцу «H». код, чтобы убедиться, что кодировка верна. Предметы, подаренные более двух лет назад будет обновлено, чтобы указать код владельца «G.» Код «G» идентифицирует подаренное оборудование. которым Университет может распорядиться без штрафа IRS для донора.

I. Если при передаче оборудования в дар должны быть установлены ограничительные условия не упомянутые в настоящем документе, Фонд OSU должен уведомить Управление активами об ограничениях в то же время уведомление о подаренном оборудовании отправляется в Asset Management. Ограничительное оборудование должно храниться в файле Asset Management.Такое оборудование должен иметь ограничительный код владельца «H» в соответствии с ограничительными условиями. а не ограничения, указанные в разделе h выше.

4,06

Удаление предметов из инвентарных списков может быть запрошено путем уведомления Управления активами путем заполнения формы выбытия основных средств (Приложение 7).Выбытие всех основных средств формы должны быть заверены подписями заведующего кафедрой и соответствующего декана или вице-президент. Формы утилизации фиксированных активов, удаляющие предметы из-за кражи, должны быть сопровождается отчетом полиции. Депозитарии, требующие утилизации из-за потери в сумме десять (10) процентов или более от общей суммы основных средств депозитарного отдела инвентаризация будет доведена до сведения вице-президента по административным и финансовым вопросам и в Департамент внутреннего аудита или по предотвращению мошенничества и соблюдению нормативных требований в отношении дальнейшая проверка и возможный аудит отдела и / или дисциплинарные меры.Если утилизация запрос исходит из подразделения или отдела, в котором нет декана, отстранение должен быть санкционирован соответствующим вице-президентом.

4,07

Ситуации, связанные с удалением другого оборудования, должны обрабатываться следующим образом:

A. Межведомственная передача — Межведомственная передача — это перемещение оборудования. от одного факультета университета к другому.Передача оборудования в другой отдел выполняется путем выполнения запроса на передачу основных средств. Инвентарный номер, описание товара и сопутствующая информация заполняются отделом-отправителем перевод. Форма передачи основных средств должна быть подписана выпускающим отделом. голова. Отдел сохраняет копию и передает оставшиеся копии принимающей стороне. отделение.При получении формы о переводе основных средств получающий отдел необходимо ввести ответственный опекунский отдел, здание и номер комнаты в предоставленные места. Начальник отдела-получателя подписывает форму запроса на изменение. принятие ответственности и подотчетности. Отдел сохраняет копию и передает все оставшиеся копии в Asset Management, который обновит инвентарь основных средств файл.

B. Trade-In — если предмет используется в качестве «trade-in» на новом оборудовании, бирка инвентаря подлежит удалению и прикреплению к форме выбытия основных средств. Используйте обмен код R6 в графе «RC» и в теле формы утилизации указать покупку номер заказа или заявки на новое оборудование, на котором старое оборудование использовалось в качестве обмен.Поместите инвентарный номер и описание предмета в соответствующие столбцы. для проданного предмета в форме выбытия. Заведующий кафедрой и декан подписывают форма, указывающая запрос на удаление для освобождения от ответственности и подотчетности хранителя. В отделении хранится копия запроса на утилизацию, а оставшиеся копии отправляются. к Управлению активами. Новый элемент будет добавлен в систему основных средств и помечен после получения Управлением активами уведомления об оплате нового оборудования.

C. Возвращено правообладателю — Если удаление происходит путем возврата оборудования в правообладатель (агентство, отличное от университета), код R7-Returned to Title Необходимо использовать держатель и ввести объяснение в отведенном для этого месте. Инвентарь номер и описание должны быть указаны и бланк подписан начальником отдела и декан.Тег актива должен быть удален отделом и прикреплен к фиксированному Форма отчуждения активов. Копия может храниться в отделении вместе со всеми остальными копиями. передано в Asset Management

4,08

Любое оборудование, классифицированное как R4-Излишки-Оперативное или R5-Утилизированное, подлежит перемещению. на склад излишков для продажи на открытом аукционе или должен быть продан запечатанным предложением, публичный онлайн-аукцион или может быть предложено для повторного использования государственными органами в штате Оклахома.Форма отчуждения основных средств должна быть заполнена с указанием вся информация, запрошенная в форме. Если у актива нет номера тега актива, Ведомственный хранитель должен присвоить ему номер, пометив его так, чтобы его можно было идентифицировать сотрудниками Physical Plant Surplus или другими лицами, которые могут взглянуть на это. Этот номер должен также должны быть указаны в форме выбытия вместо номера метки актива. Состояние объекта, предполагаемая рыночная стоимость и причина выбытия должны быть указаны как а также контактное лицо для помощи в эффективном вывозе излишков персоналом физических излишков растений.Управление активами свяжется с персоналом Physical Plant Surplus для вывоза оборудования после того, как Попечительский совет установил процессы для ведомственных произошло уведомление, позволяющее удалить запрошенную диспозицию из опекунский отдел. В случае, если распорядительный опекунский отдел желает излишек должен быть обработан путем запечатанного предложения, открытого онлайн-аукциона или других средств после получения специального одобрения Совета, излишки останутся в ответственный депозитарный отдел до завершения всех продаж.

4,09

Ни при каких обстоятельствах нельзя выбрасывать или отдавать какое-либо оборудование. . Любое исключение из этого будет принято заместителем директора по управлению активами. или их уполномоченный.

4,10

Закупка или приобретение оборудования у Государственного агентства штата Оклахома по излишкам Собственность или федеральная избыточная личная собственность (FEPP) требует особой осторожности при составлении отчетов.Следующие критерии должны использоваться при выборе элементов для включения в системе инвентаризации основных средств:

A. Все статьи, стоимость единицы закупок для которых составляет 5000 долларов США или более, независимо от того, платы за обслуживание, если нет письменного разрешения на изъятие предмета.

Б.Все автомобили, самолеты или предметы, перечисленные как высокопрофессиональные или высокорисковые, независимо от того, ценность

C. Название пунктов, добавленных из этих двух источников, должно быть определено во время получение.

4,11

Инвентарный учет предметов, приобретенных из избыточного имущества, будет вестись в так же, как и другое имущество, находящееся в ведении Университета.

4,12

Полный список инвентарных единиц доступен каждому руководителю отдела на в конце каждого месяца по номеру хранителя в отчете TBM300, который доступен на ePrint.

4,13

Все департаменты без исключения обязаны проводить физический учет раз в два года. инвентаря, используя инвентарный список в качестве руководства.Любые различия между листингом и о фактическом физическом подсчете необходимо сообщить Управлению активами. Сертификация двухлетнего инвентаря. Отчет о проверке инвентаря прилагается как Приложение 2.

4,14

Отчеты о проверке запасов

должны быть заполнены и возвращены в Asset Management. не позднее срока, указанного в письме, прилагаемом к бланку подтверждения Отчет.Департаменты имеют право примерно через десять недель с момента управления активами. распространяет информацию для заполнения отчета о проверке. Несостоятельность хранителя для завершения проверки в указанные сроки может привести к сокращение или потеря бюджета оборудования до тех пор, пока требование проверки успешно завершен.

4.15

Ведомственная инвентаризация оборудования может ежегодно проходить испытания на соответствие государственным требованиям. право и университетская политика Департаментом внутреннего аудита.

Пересмотрено:

ноябрь 1983 г.
сентябрь 1987 г.
май 1989 г.
октябрь 1989 г.
июль 1990 г.
сентябрь 2009 г.
ноябрь 2009 г.
декабрь 2011 г.

30.40 — Политика инвентаризации капитальных активов

Агентства должны поддерживать системы инвентаризации основных средств, которые включают записи для всех активов, подлежащих инвентаризации.

Для всех находящихся в собственности активов и договоров аренды в собственность, которые соответствуют политике капитализации государства, агентства должны использовать Систему управления капитальными активами (CAMS). Агентства могут использовать альтернативную внутреннюю систему при условии получения письменного разрешения Управления главного информационного директора (OCIO) до начала приобретения или разработки системы.См. Подраздел 80.30.88.

Для всех договоров аренды с правом пользования, соответствующих государственной политике капитализации, агентства должны использовать Инструмент управления портфелем помещений (FPMT). Это включает в себя аренду, когда агентство является арендатором или арендодателем. Кроме того, агентства должны регистрировать все государственные и арендованные объекты в FPMT, независимо от того, соответствуют ли они политике капитализации, чтобы соответствовать RCW 43.82.150.

Для активов, определенных как небольшие и привлекательные, агентства могут использовать CAMS или альтернативную внутреннюю систему без одобрения OCIO.

В инвентарные ведомости должны быть включены:

Название агентства и кодовый номер — Название агентства и трехзначный код агентства.

Счет — для счетов типа частных и трастовых фондов это счет, на котором используется актив. Это может быть или не быть исходной учетной записью для покупок.

Для счетов типа государственного фонда это счет, на котором первоначально был приобретен актив.

Для тех активов, которые были приобретены до 1 июля 1982 года, счет для которых не может быть идентифицирован или больше не существует, такие активы должны быть идентифицированы как активы Общего фонда.

Дата приобретения — Дата, когда агентство принимает право собственности на актив или принимает на себя ответственность за него.

Код класса — код, присвоенный капитальному активу, который соответствует описательному названию. См. Подраздел 30.50.10 для кодов классов активов Приложения A-Capital и Графика полезного срока службы.

Стоимость — Общая стоимость (стоимость), присвоенная активу. Обратитесь к Подразделу 30.20.10 за разъяснениями.

Амортизация — Часть стоимости капитального актива, представляющая истечение срока службы актива, связанное с износом, ухудшением состояния, действием физических элементов, несоответствием и / или моральным износом, которая систематически начисляется за срок полезного использования основных средств.См. Подраздел 30.20.70. Этот элемент не применим к небольшим и привлекательным активам.

Описание — Название актива.

Разрешение на утилизацию — При необходимости номер, присвоенный Управлением главного информационного директора / Советом по техническим услугам (для оборудования, связанного с информационными технологиями и проприетарного программного обеспечения), или Департаментом корпоративных услуг (для всех других основных активов), предоставление агентство, имеющее право распоряжаться активом или в соответствии с установленными законом полномочиями.См. Подраздел 30.40.45.

Дата выбытия — При наличии надлежащего разрешения, дата, когда агентство официально отказывается от ответственности за актив.

Контрольный номер инвентаризации — Контрольный номер, нанесенный или содержащийся на бирке инвентаризации, прикрепленной к активу или относящейся к ней.

Код местоположения — идентификационный код округа, в котором находится актив. См. Подраздел 30.50.20 для Приложения B для кодов местоположения (округа).

Производитель — Название производителя или общепринятое торговое наименование; если нет, то название поставщика.

Номер заказа — Номер документа закупки, использованного для приобретения актива.

Статус собственности — указание на возможные претензии к активу со стороны внешних сторон (например, федерального правительства).

Идентификатор местоположения земельного участка (только для земли) — Номер земельного участка окружным оценщиком или другой код, используемый агентством для конкретной идентификации местоположения земли.Если в округе, где расположена государственная земля, не используется система нумерации земельных участков, освобожденных от налогообложения, используйте альтернативную систему нумерации. Этот элемент не применим к небольшим и привлекательным активам.

Количество — Физический счет инвентаризуемых единиц. Для оборудования это число должно быть выражено в целых единицах; для зданий в квадратных футах; для земли — в акрах с точностью до десятых долей, за исключением участков приливов и отливов, которые должны быть отражены в лицевых кадрах; и незавершенного строительства, как количество строящихся капитальных объектов.

Остаточная стоимость — Расчетная часть стоимости основных средств, которая возмещается в конце срока их службы, за вычетом любых затрат на выбытие. Этот элемент не применим к небольшим и привлекательным активам.

Серийный номер — порядковый идентификационный номер, присвоенный производителем. Не путайте этот номер с номером модели.