Как оформить приказ о приеме на работу: Приказ назначение, приказ о приеме на работу

заключение договора, оформление приема на работу

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

• Трудовой договор.
• Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданский договор
В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор.	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом	Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке	Да	Нет
Какие страховые взносы платить	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм	Взносы в ПФР на пенсионное страхование Взносы в ФОМС на медицинское страхование Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять	Регулярная выплата заработной платы Месячная зарплата не ниже МРОТ Предоставление оплачиваемых отпусков Выплата больничных и пособий Компенсации при увольнении Обеспечение условий работы	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять	Личное заявление сотрудника Приказ о приёме	Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность. 

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Как оформить сотрудника по трудовому договору

1. Получить от работника необходимые документы:

   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг);
   • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года;
   • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
   • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
   Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.
2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 

3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).

5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

   Шаблон приказа о приёме

6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

7. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

   Шаблон карточки

👥

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать обучение

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. 

 

Статья актуальна на 15.02.2021

Статья 68. Оформление приема на работу

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Комментарий:

Факт приема на работу документируется в соответствующем приказе. Такой приказ (или распоряжение) согласно статье 68 Трудового кодекса РФ издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора.

В этой связи остановимся подробнее на рассмотрении порядка издания приказа о приеме на работу и основных требованиях к его подготовке. Одним из них является, в частности, требование об издании приказа о приеме на работу в пределах определенного срока, тем более что в новой редакции Трудового кодекса РФ этот срок определяется иначе, чем ранее.

Примечательно, что в Трудовом кодексе РФ не содержится исчерпывающих указаний относительно того, в течение какого именно срока должен быть издан приказ о приеме на работу. В то же время в статье 68 Трудового кодекса РФ содержится предписание, согласно которому приказ о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись в трехдневный срок с даты фактического начала работы. Следовательно, приказ о приеме на работу должен быть издан не ранее даты вступления трудового договора в силу, но и не позже, чем по прошествии трех дней после того, как работник фактически приступил к работе, поскольку в противном случае работодателем уже не может быть своевременно выполнено упомянутое требование об объявлении приказа работнику под роспись. Проиллюстрируем это еще одним примером.

ПРИМЕР

Гражданин Петров П. П. подписал трудовой договор 21 мая (понедельник), а руководитель ООО «Глобус» – 25 мая (пятница). 28 мая Петров П. П. приступил к работе. В этом случае приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее четверга, 31 мая, и в тот же день доведен под роспись до сведения работника.

Необходимо обратить внимание читателей и на то, что по требованию работника, выраженному в форме письменного заявления, работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Порядок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, справок о работе и т.п. установлен статьей 62 Трудового кодекса РФ и обязывает работодателя к выполнению необходимых действий в течение трех рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.

Не следует однако рассматривать требование об издании приказа о приеме на работу лишь как соблюдение формальностей, упорядочивающих процедуру приема на работу. Соответствующий приказ является основанием для выполнения целого ряда управленческих действий, без которых начало выполнения работником порученной ему в соответствии с трудовым договором работы (трудовой функции) было бы затруднено.

Возможные препятствия на этом пути устраняются посредством своевременного доведения приказа о приеме на работу того или иного работника до сведения должностных лиц предприятия в виде копий или выписок. В этой связи будет уместным сослаться на Инструкцию по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Данная инструкция, в частности, определяет функциональное назначение приказа о приеме на работу, а также общее содержание управленческих действий, подлежащих исполнению должностными лицами предприятия в связи с его объявлением (доведением до их сведения). Согласно инструкции приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу на основании заключенного с ними трудового договора. Подготовка проекта приказа производится уполномоченным должностным лицом предприятия.

На основании приказа, зарегистрированного в соответствии с действующими на предприятии правилами, вносятся необходимые записи в:

в трудовую книжку работника;

личную карточку работника;

личное дело работника.

Кроме того, на основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии (подразделении, выполняющем ее функции) работнику открывается лицевой счет.

Обратимся далее к рассмотрению наиболее существенных требований, предъявляемых к приказу о приеме на работу. Важнейшими из них являются требования к содержанию и оформлению документа.

Как следует из статьи 68 Трудового кодекса РФ, содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу прежде всего должно в точности соответствовать условиям заключенного с данным работником трудового договора. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты конкретизирует это положение, устанавливая следующий состав сведений, подлежащих фиксации в приказе о приеме на работу:

фамилия, имя и отчество работника; наименование структурного подразделения, в которое принят работник; профессия (должность) работника; испытательный срок; условия приема на работу; характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Этой же инструкцией установлена и форма приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 (Т-1а)). Формулировки приказов о приеме на работу приведены в разделе 4 настоящего справочника (вместе с примерными формулировками записей в трудовую книжку).

Государственная инспекция труда в Республике Дагестан

01.04.2020 14:04:00

ак правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты» ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции. – Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки? Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий. Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе. Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника. – Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно? Иван Шкловец: Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие. Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда. – Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение. При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью. То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы? Иван Шкловец: Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти. В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам. Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять. Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления. – Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке? Иван Шкловец: Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования должности — это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы «переименовали» должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР. Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек. Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р – При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие — переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть? Иван Шкловец: В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков. Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос. – Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март? Иван Шкловец: Когда вы издаете приказ о приеме работника на работу, который является обязательным, в нем значатся две даты. Первая — дата издания приказа, вторая — дата начала работы. Поскольку у нас кадровое мероприятие называется «прием на работу», вы ориентируетесь на ту дату, которая связана с началом работы работника. Следовательно, важной будет дата именно 2 марта, когда работник принят на работу, и отчет об этом вы будете направлять в ПФР уже в апреле. Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант. – В нашей компании все работники получили уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Все написали заявления до 31.12.2019 г. о продолжении ведения трудовых книжек в бумажном виде. Если закон вступил в силу с 01.01.2020 г., то получается, что заявления работников недействительны? Иван Шкловец: В законе указаны мероприятия, которые работодатели обязаны осуществить в 2020 году: внести изменения в локальные нормативные акты, письменно уведомить работников и принимать от них заявления. При этом должна соблюдаться последовательность. Вы несколько поторопились, и это создает риски того, что требования закона не были выполнены. Для полной уверенности следует повторить процедуры. – Если на работу устраивается сотрудник, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он приносит только сведения по форме СТД-Р. Но они содержат информацию только с последнего места работы. Новому работодателю нужно подсчитать общий трудовой стаж для установления надбавки к окладу для оплаты больничных. Раньше мы это делали по бумажной трудовой книжке. Как сейчас узнать всю подноготную работника? Иван Шкловец: Во-первых, закон не запрещает работнику при трудоустройстве, даже если он выбрал электронную трудовую книжку, предъявлять новому работодателю бумажную, которая была выдана ему на руки. Бумажная трудовая книжка не перестает быть юридически значимым документом. Во-вторых, работник при увольнении получает от работодателя справку о средней зарплате за последние два года — это требование закона. И вы в этой справке увидите стаж и зарплату работника для оплаты больничных листов. – Если специалист работает на 0,5 ставки, в бумажном варианте трудовой книжки для медицинского персонала мы обязательно это указываем. А как эта информация отразится в отчете для ПФР? Можно это указывать в разделе «Трудовая функция»? Речь идет о внутреннем совместителе. Иван Шкловец: Сведения в ПФР подаются как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. Если какие-то кадровые мероприятия у вас случились в отношении совместителя, точно так же заполняете форму СЗВ-ТД, и в графе «Трудовая функ¬ция» указываете слово «совместитель». Если у вас основной работник, слово «совместитель» вы не ставите. – Но здесь речь идет именно о 0,5 ставки. Мы же в трудовой книжке это не пишем, а вообще это подразумевается. Иван Шкловец: По закону совместители не могут работать больше половины месячной нормы рабочего времени. Продолжительность рабочего времени вы отражаете в трудовом договоре с работником и в приказе. В трудовой книжке продолжительность рабочего времени не указывается. Соответственно, и в форму СЗВ-ТД вы продолжительность не вносите. Но форма СЗВ-ТД подается на всех работников, включая совместителей. – Если работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и при этом подал заявление, чтобы мы выдали ему СТД-Р, мы обязаны ему выдавать? Или мы можем отказать, так как мы ведем бумажный документ? Иван Шкловец: Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. До тех пор, пока не откажется от бумажной. Сведения в ПФР работодатели подают как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. – А если работник отказался от бумажной трудовой книжки, в СТД-Р мы должны учитывать сведения с момента приема на работу или с момента, как он написал заявление? Иван Шкловец: Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись — последнее кадровое мероприятие в отношении него. – Если код выполняемой функции берется из профессионального стандарта, а в стандарте, допустим, определенной профессии или должности, нет, то графа остается незаполненной? Иван Шкловец: Да. До 2021 года эта графа остается незаполненной. Если и в 2021 году проф¬стандарта нет, вы также оставляете эту графу незаполненной. До тех пор, пока профстандарт не станет обязательным для применения в вашей организации. – Если работник пришел с формой СТД-Р, мы ее должны где-то хранить? Или мы данные вносим и ему отдаем эту форму? Иван Шкловец: Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р. Вы начинаете формировать сведения только за период работы работника в вашей компании. Обязанности хранить такие сведения новому работодателю законом не предусмотрены, но и запрета нет. – В бумажной трудовой книжке в записи об увольнении мы пишем: «В связи с выходом на пенсию». Есть ли такая необходимость делать это в отчете СТД-Р? Иван Шкловец: При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдельных случаях запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием конкретных причин, в том числе при увольнении в связи с выходом на пенсию. Если работник в заявлении на увольнение такие причины указывает, они указываются также в приказе об увольнении и в трудовой книжке. Порядок заполнения формы СЗВ-ТД такого требования не содержит. В обязательном порядке указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса. – Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности? Иван Шкловец: Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Не допускается вывешивать какой-либо общий список. – Нужно ли все эти заявления о выборе приобщать к личному делу? Если нет, то как хранить? Иван Шкловец: Закон не содержит требований ведения личных дел, за исключением государственных служащих. Поэтому, если вы приняли для себя решение, формировать и вести личные дела, можете это делать. Однако если вы ведете личные дела на работников, то обязаны соблюдать требования в отношении ведения личных дел и хранения в них документов. В этом случае заявления работников включаются в состав личных дел и хранятся в течение 75 лет. Если вы личные дела не ведете, срок хранения таких заявлений может устанавливаться локальным нормативным актом. При этом следует иметь в виду, что работодатель в отдельных случаях должен будет доказать наличие такого заявления. – Как отражать в отчетности такую ситуацию: человек принят по срочному трудовому договору на время, допустим, на место декретницы. Нам надо перевести его на другое место, тоже по срочному трудовому договору, но не оформлять это через прием и увольнение. Возможно закрепить этого работника постоянным договором? А в допсоглашении мы пропишем новые условия для него? Иван Шкловец: Конечно, это возможно. Вы принимаете на работу работника по срочному трудовому договору. А потом начинаете его переводить с одной должности на другую. Но только речь может идти о постоянном переводе. При временном переводе в отчет эти сведения не попадают. Вот вы перевели постоянно, сформировали новый отчет, отправили в Пенсионный фонд. Еще раз перевели на другую должность, еще раз сформировали отчет, и так до тех пор, пока не истечет срок трудового договора. И в трудовой книжке работника все эти шаги должны быть отражены. – В 2021 году нужно будет подавать отчет, не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. Приказ об увольнении издается заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать сотрудника. Но до даты наступления события может многое поменяться. К примеру, заявление может быть отозвано. Так же бывает и с приемом на работу. Приказ издается заранее. А к работе человек приступит на несколько дней позже. К примеру, моряк, судно которого находится в море, будет добираться до судна долго, на вертолете, катере. Будет ли как-то скорректирована норма, что делать в ситуациях, когда все меняется на ходу? Можно ли все-таки подавать не на следующий день, а позже? Иван Шкловец: Форма не изменится в 2021 году. Изменятся только сроки ее представления. С 2021 года в случае приема на работу работника отчет в ПФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Таким образом кадровую работу следует выстроить так, чтобы выполнять требование закона. – Если в компании есть высококвалифицированные иностранные специалисты (ВКС), которые не должны иметь и не имеют СНИЛСа, ПФР будет принимать отчет СЗВ-ТД? Что работодатели должны написать в столбце, где указывается СНИЛС? Иван Шкловец: С 1 апреля 2019 года получение СНИЛС заменено понятием регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета. ВКС у нас СНИЛС не получали. Но они все равно регистрируются в системе индивидуального персонифицированного учета. И именно номера регистрации должны отражаться в отчете СЗВ-ТД. И на высококвалифицированных специалистов тоже надо формировать отчеты для ПФР. – Иностранные работники тоже должны выбирать между бумажной трудовой книжкой и электронной? И если да, то все — и ВКС, и банальные дворники? Иван Шкловец: На иностранцев, работающих в России, распространяются те же нормы трудового законодательства, что и на россиян. В отношении них ведутся трудовые книжки, их тоже нужно уведомить о выборе, ждать заявления. Отказ невозможен – Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения об его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично? Иван Шкловец: Это весьма критично, потому что, если работник напишет в заявлении, что хочет получить такие сведения в электронном виде, а вы ему откажете, вас может наказать инспекция труда. Уже многие работодатели перешли на электронный кадровый документооборот. Они используют различные программы, базы данных. Сейчас, когда мы вводим сведения в электронном виде, все работодатели просто обязаны обзавестись программными продуктами. И подписывать эти сведения усиленной квалифицированной электронной подписью. Не забудьте оформить на ответственного сотрудника вашей компании такую подпись. Вы можете использовать свои программные продукты, а можете воспользоваться программой, которую предлагает бесплатно ПФР — ее можно скачать на сайте фонда. Ваша программа должна быть интегрирована в систему и предоставлять вам возможность передавать сведения в ПФР. Данные, которые запрашивает работник, можно будет направить ему, к примеру, на электронный адрес. Вы ему должны будете направить сведения о трудовой деятельности в том формате, в каком он сможет их прочитать. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним всех работников. – Сотрудника по личному заявлению переводят с полной ставки на неполный рабочий день. Должность остается прежняя. Надо ли заполнять изменение в трудовой книжке и, соответственно, вносить в отчет СЗВ-ТД? Иван Шкловец: Нет, ни в трудовую книжку, ни в отчет эту информацию не вносят. – Где можно найти формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и уведомления сотрудников? На официальном сайте ПФР и минтруда нет. Иван Шкловец: Закон эту форму не утверждает. Сейчас эксперты уже рекомендуют правильные формы заявлений. Заявление простое: прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Второе заявление: прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66-1 Трудового кодекса. – Как отразить в СЗВ-ТД временный перевод, который стал постоянным? Иван Шкловец: Если вы временно перевели работника на другую должность, а через год она стала для него постоянной, или до истечения года вы приняли решение о постоянном характере, вы издаете два приказа. Сначала о временном переводе, а потом — о том, что данная должность уже стала постоянной. И в трудовой книжке в четвертой графе всегда делается ссылка на два приказа. То же самое мы рекомендуем делать и в СЗВ-ТД — указывать два приказа. Если при подаче сведений система вам выдаст ошибку, нужно будет обратиться за консультацией в ПФР. – Если вести трудовую книжку в электронном виде, мы можем подавать в ПФР сведения о работе человека именно в нашем учреждении? А если у него до этого был богатый стаж? Иван Шкловец: В Пенсионный фонд не надо дублировать «старые» сведения работника. Они уже сформированы. В отчет СЗВ-ТД вы погружаете только кадровые мероприятия, которые произошли после 1 января 2020 года. Допустим, вы 16 марта 2020 года уволили работника. Вы подаете в ПФР форму, в которой первой записью вносите последнюю кадровую запись по состоянию на 1 января 2020 года. Допустим, вы его приняли на работу в 2016 году и с должности на должность не переводили. Вы первой строкой пишете: принят на работу тогда-то. Вторая запись: уволен 16 марта 2020 года. Все, в апреле предоставляете отчет.

Как оформить сотрудника на работу?

Прежде чем подписывать трудовой договор

Перед заключением трудового договора с новым сотрудником, познакомьте его со всеми локальными актами, которые регулируют трудовые отношения в вашей организации. Например, c положением об оплате труда, положением о премировании и т.д. Если таких документов еще нет (вы начинаете работу и у вас небольшая организация), то ознакомьте сотрудника с текстом трудового договора.

Содержание трудового договора регулируется 57 статьей ТК. В нем указывают условия об оплате труда, месте работы сотрудника, режиме его работы. Опишите основные должностные обязанности и другие условия, которые вы обговариваете «на берегу». Например, условия о предоставлении отпуска, порядок разбиения отпуска на части, социальные гарантии, особый режим работы.

Подписание трудового договора

Если условия трудового договора устраивают стороны, он подписывается. Кроме обязательных условий, договор содержит сведения о работнике и о работодателе. Если работодатель — организация или индивидуальный предприниматель, то указывается ИНН. Для работника обязательна информация о документе, который удостоверяет его личность.

Обратите внимание: трудовой договор от имени работодателя вправе подписать только уполномоченное лицо. А именно:

• директор, действующий на основании устава;
• индивидуальный предприниматель, работодатель, действующий на основании свидетельства о регистрации;
• другое лицо, уполномоченное приказом или доверенностью.

Подпись в трудовом договоре ставится от имени должностного лица, которое указано в преамбуле. Нельзя подписывать договор, например, заместителю директора, если в преамбуле указан генеральный директор. Такой договор может быть признан не заключенным.

При заключении трудового договора работодатели вправе потребовать у работника такие документы:

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р от работодателя или СТД-ПФР и ПФ РФ), если работник устраивается на работу не в первый раз;
• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность;
• военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
• свидетельство пенсионного страхования;
• документ об образовании: дипломы, аттестаты, свидетельства о присвоении квалификации и пр.;
• справка об отсутствии судимости (если это предусмотрено законом в требованиях к работе).

Многие злоупотребляют своим правом и требуют, например, свидетельство о постановке на налоговый учет. Этот документ не обязателен при трудоустройстве.

После заключения трудового договора второй экземпляр передается работнику. Экземпляр, который остается у работодателя, содержит отметку: «Второй экземпляр получен работником лично» и подпись последнего.

Изменение условий трудового договора

Бывает так, что условия трудового договора приходится менять. Это происходит по инициативе работника или работодателя. Обязательные условия меняются через заключение дополнительных соглашений к договору. Дополнительное соглашение составляется подобно трудовому договору: та же преамбула и текст: «Такой-то пункт трудового договора изложить в следующей редакции». Здесь указывают новую редакцию трудового договора, о которой было достигнуто предварительное соглашение между работником и работодателем.

Например, при трудоустройстве работник и работодатель договорились между собой о работе сотрудника в нормальном режиме рабочего времени. Затем работнику понадобился гибкий график, неполная рабочая неделя или сокращенный рабочий день. Если работодатель не возражает, то стороны подписывают дополнительное соглашение, заменив соответствующий пункт трудового договора.

Дополнительное соглашение, как и трудовой договор, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у работодателя  и становится неотъемлемой частью трудового договора, второй экземпляр работник получает на руки.

Что еще оформляется при приеме на работу

Приказ о приеме на работу и его оформление

Если Вы намерены пополнить штат сотрудников на своем предприятии, Вам нужно оформить по всем нормам трудового законодательства Приказ о приеме на работу, а также те документы, которые с ним тесно связаны. Но перед тем как составлять приказ, необходимо получить от будущего работника заявление, в котором указана его будущая должность. Приказ издается уполномоченными лицами (в основном, работником бухгалтерии или отдела кадров), но подписываться должен только руководителем предприятия.

Документы, сопровождающие издание Приказа

Согласно законодательству РФ, приказ должен сопровождаться рядом документов.

К ним относятся:

• заявление
• копия паспорта
• резюме
• трудовой договор или контракт
• личная карточка работника
• автобиография
• страховое свидетельство
• документы о воинском учете
• документ о квалификации, об образовании и наличии специальных знаний

Основанием для издания приказа служит только трудовой договор. При этом дата заключения с сотрудником трудового договора должна быть раньше даты составления самого приказа. Такие формальности нужно обязательно соблюдать, так как такая последовательность прописана в Трудовом Кодексе, а ее сознательное нарушение может повлечь за собой определенные санкции при проверке.

Если же работник уже приступил к выполнению своих служебных обязанностей, а трудовой договор не заключили с ним, то необходимо составить и подписать документ в течение трех дней.

Только после того, как приказ будет подписан руководителем предприятия, можно вносить соответствующую отметку в трудовую книжку.  Кроме этого, на основании приказа открывается  личная карточка работника. В свою очередь, отдел бухгалтерии присваивает табельный номер работнику и открывает ему лицевой счет.

Особенности составления Приказа о приеме на работу

Начнем с того, что Приказ может быть составлен как на одного работника, так и на группу сотрудников. Соответственно, существует такая форма Приказа о приеме на работу, как  № Т-1 и № Т-1а.

В приказе нужно сначала заполнить такие обязательные реквизиты:

• название предприятия, которое записано в учредительных документах
• код ОКПО хозяйствующего субъекта
• номер и дату составления приказа

Напротив графы «Принять на работу» находится предлог «по». Это поле необходимо заполнять, если с сотрудником заключался срочный договор. Когда договор заключается на неопределенный срок, то эта графа остается пустой.

Теперь нужно внести информацию о наемном работнике:

• ФИО в родительном падеже
• табельный номер
• подразделение, в котором сотрудник будет работать
• наименование должности – оно должно полностью совпадать с той должностью, которая указана в трудовом договоре

Также  в приказе необходимо указать условия приеме и характер работы. В основном, записывается такая информация, как «основная работа», «продолжительность рабочей недели – 48 часов», «постоянная работа».

Что касается сведений о надбавке, то они вносятся в случае необходимости. Строка «Основание» заполняется следующим образом:  указывается дата и номер подписания трудового договора с сотрудником.

По требованию сотрудника ему можно выдать копию Приказа о приеме на работу, но она должна быть надлежаще заверена.

Как правильно подготовить приказ о приеме на работу по совместительству

Совместительство — распространенный способ экономиифонда заработной платы. Тем болеечто желающие дополнительно подработать всегда находятся, и стоит их труд, как правило, дешевле. Но, чтобы неожиданно для вас, такой сотрудник не превратился в постоянного, нужно помнить о требованиях ТК.

Законодательством допускается прием персонала на работу по совместительству, но ограничивается рядом условий. Причем наниматель, при их несоблюдении, рискует пострадать больше, чем трудоустроенный соискатель. Если между ними возникает спор, любые сомнения толкуются судом, как правило, в пользу последнего.

Особенности оформления

При документальном оформлении не нужно путать два похожих, но разных понятия.

Совмещение (должностей, профессий) — подразумевает одновременное выполнение должностных обязанностей и дополнительную нагрузку по вакантной должности. Фактически, это увеличение объема работы, уплотнение рабочего графика. Сотрудник может отказаться от нее, предупредив письменно за 3 дня. В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием срока, суммы доплаты. Затем издается приказ, запись в трудовую книжку не производится.

Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору и приказ на совмещение

Совместительство — регулярная оплачиваемая деятельность в одной или нескольких организациях. В первом случае оно будет внутренним, а во втором — внешним.При этом время занятости должно быть разным. Обязательно оформляются:

• заявление претендента;
• трудовой договор;
• приказ о принятии на работу.

Во всех перечисленных документах должно присутствовать указание на совместительство. Соглашение может быть бессрочным, или с указанием периода, и это имеет существенное значение.

Если договор заключен на неопределенный срок, законом предусмотрено дополнительное основание для увольнения совместителя: в случае принятия человека, для которого эта работа будет основной (ст.288 ТК РФ). Оно не применяется при срочном договоре.

При приеме такого персонала обязательны только паспорт и страховое свидетельство; другие документы — на усмотрение. Трудовая книжка находится по месту постоянной занятости, где запись о работе по совместительству вносится кадровиком, если этого пожелает сотрудник.

Скачать пример договора и образе приказа о приеме на работу по совместительству

Ограничивающие условия

Прием персонала на работу по совместительствуоформляетсясогласно общим правилам. Важно при составлении документов подробно расписать график, обязанности, установленные нормы. В спорной ситуации это послужит доказательством того, что соискатель не заблуждался относительно характера соглашения.

Ограничения:

• Допускается ежедневная занятость до 4-х часов. Исключения возможны при несовпадении графиков в разных местах работы.Но общее время не может превышать половины установленной месячной нормы.
• Не допускается трудоустройство лиц моложе 18 лет. Учащихся, студентов таким образом оформлять нельзя, так как учеба работой не считается.
• Нельзя совмещать деятельность с вредными условиями труда и связанную с вождением (управлением) транспорта на разных предприятиях.
• По просьбе совместителя, отпуск ему предоставляется с учетом отпускного периода по основному месту трудоустройства.

«Обход»перечисленных правил, или недостаток информации приводят к тому, что при отказе человека уволиться, суд может признать место работы по совместительству основным со всеми вытекающими последствиями. Поэтому, при отсутствии трудовой книжки, стоит попросить у претендента справку от работодателя.

Проблемы увольнения

Обычно руководитель рассчитывает на то, что легко уволит совместителя при оформлении человека, для которого рабочее место будет основным. Увольняемого сотрудника нужно просто предупредить письменно не позднее, чем за две недели. Но даже при соблюдении этих условий, возникают конфликты. Рассмотрим две часто встречающиеся ситуации.

1. Наниматель действовал без нарушений: прием персонала на работу по совместительству оформлен своевременно, документы подписаны, письменное предупреждение отправлено. Однако новый кандидат не приступил к своим обязанностям или был принят спустя неделю после увольнения. Такая ситуация расценивается судом как отсутствие фактического основания.
2. Увольнение сотрудника, находящегося на больничном или в отпуске, — это грубое нарушение. Закон не уточняет, о каком отпуске идет речь: без содержания, очередном или учебном. Причем гарантии женщинам, имеющим детей, распространяются и на совместителей.

Пример

ООО «Протекс-Гарант» приняло на работу по совместительству Р. с 22.11.2012 без указания срока.Ей направили уведомление 10.08.2013 г о том, что с 1 сентября на должность принимается О., для которой эта деятельность будет основной. Однако Р. отказалась уволиться и выиграла дело, так как с 01.03.2013 находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, оформленном по первому месту занятости.

%d0%bf%d1%80%d0%b8%d0%ba%d0%b0%d0%b7%20%d0%be%20%d0%bf%d1%80%d0%b8%d0%b5%d0%bc%d0%b5%20%d0%bd%d0%b0%20%d1%80%d0%b0%d0%b1%d0%be%d1%82%d1%83 — со всех языков на все языки

Все языкиАбхазскийАдыгейскийАфрикаансАйнский языкАканАлтайскийАрагонскийАрабскийАстурийскийАймараАзербайджанскийБашкирскийБагобоБелорусскийБолгарскийТибетскийБурятскийКаталанскийЧеченскийШорскийЧерокиШайенскогоКриЧешскийКрымскотатарскийЦерковнославянский (Старославянский)ЧувашскийВаллийскийДатскийНемецкийДолганскийГреческийАнглийскийЭсперантоИспанскийЭстонскийБаскскийЭвенкийскийПерсидскийФинскийФарерскийФранцузскийИрландскийГэльскийГуараниКлингонскийЭльзасскийИвритХиндиХорватскийВерхнелужицкийГаитянскийВенгерскийАрмянскийИндонезийскийИнупиакИнгушскийИсландскийИтальянскийЯпонскийГрузинскийКарачаевскийЧеркесскийКазахскийКхмерскийКорейскийКумыкскийКурдскийКомиКиргизскийЛатинскийЛюксембургскийСефардскийЛингалаЛитовскийЛатышскийМаньчжурскийМикенскийМокшанскийМаориМарийскийМакедонскийКомиМонгольскийМалайскийМайяЭрзянскийНидерландскийНорвежскийНауатльОрокскийНогайскийОсетинскийОсманскийПенджабскийПалиПольскийПапьяментоДревнерусский языкПортугальскийКечуаКвеньяРумынский, МолдавскийАрумынскийРусскийСанскритСеверносаамскийЯкутскийСловацкийСловенскийАлбанскийСербскийШведскийСуахилиШумерскийСилезскийТофаларскийТаджикскийТайскийТуркменскийТагальскийТурецкийТатарскийТувинскийТвиУдмурдскийУйгурскийУкраинскийУрдуУрумскийУзбекскийВьетнамскийВепсскийВарайскийЮпийскийИдишЙорубаКитайский

 

Все языкиАбхазскийАдыгейскийАфрикаансАйнский языкАлтайскийАрабскийАварскийАймараАзербайджанскийБашкирскийБелорусскийБолгарскийКаталанскийЧеченскийЧаморроШорскийЧерокиЧешскийКрымскотатарскийЦерковнославянский (Старославянский)ЧувашскийДатскийНемецкийГреческийАнглийскийЭсперантоИспанскийЭстонскийБаскскийЭвенкийскийПерсидскийФинскийФарерскийФранцузскийИрландскийГалисийскийКлингонскийЭльзасскийИвритХиндиХорватскийГаитянскийВенгерскийАрмянскийИндонезийскийИнгушскийИсландскийИтальянскийИжорскийЯпонскийЛожбанГрузинскийКарачаевскийКазахскийКхмерскийКорейскийКумыкскийКурдскийЛатинскийЛингалаЛитовскийЛатышскийМокшанскийМаориМарийскийМакедонскийМонгольскийМалайскийМальтийскийМайяЭрзянскийНидерландскийНорвежскийОсетинскийПенджабскийПалиПольскийПапьяментоДревнерусский языкПуштуПортугальскийКечуаКвеньяРумынский, МолдавскийРусскийЯкутскийСловацкийСловенскийАлбанскийСербскийШведскийСуахилиТамильскийТаджикскийТайскийТуркменскийТагальскийТурецкийТатарскийУдмурдскийУйгурскийУкраинскийУрдуУрумскийУзбекскийВодскийВьетнамскийВепсскийИдишЙорубаКитайский

Что такое наряд на работу?

Обзор

Заказ на ремонтные работы — это полномочия на выполнение запрошенных действий по запросу на работу. В зависимости от типа бизнеса запросы на работу могут быть отправлены на обслуживание любым из своих многочисленных клиентов или сотрудников. После того, как запросы на работу рассмотрены и утверждены отделом технического обслуживания, выдается официальный заказ на выполнение работы.

В дополнение к деталям, указанным в запросе на работу, заказ на работу также содержит ключевую информацию о том, как работа будет завершена.

Информация, которая появляется в наряде на работу, включает:

• Описание задачи или потребности

• Имя запрашивающего отдела или физического лица

• Предполагаемая дата завершения

• Имя человека или группы для выполнения задача (может быть внутренним ресурсом или третьей стороной)

• Местоположение деятельности (название объекта или название области внутри объекта)

• Предпосылки для достижения конечной цели (например,g., детали, инструменты, документация)

Информация о рабочем задании предоставляется с целью объяснения потребности, планирования ресурсов, подробных инструкций и оценки затрат на детали и труд. Использование CMMS также позволяет при техническом обслуживании составлять график и документировать повторяющиеся работы, такие как ежемесячные профилактические работы (что такое профилактическое обслуживание?), А также автоматически генерировать и отслеживать данные о рабочих заданиях.

Типы рабочих заданий

Подобно рабочим заданиям, рабочие задания также могут быть разделены на различные типы.Вот несколько примеров категорий рабочих заданий:

Проверка

Тест или серия тестов для проверки функциональности или производительности активов, компонентов и систем.

Подробнее об осмотре

Профилактическое обслуживание (PM)

Это может включать в себя все, от плановой очистки до смазки в соответствии с предписаниями производителей, политиками или требованиями рабочих характеристик.

Подробнее о профилактическом обслуживании

Emergency

Включает работы по защите жизни или утрате дорогостоящего имущества.Иногда заказ на работу может не быть сформирован до устранения чрезвычайной ситуации, в зависимости от критичности и срочности.

Подробнее об аварийном обслуживании

Электрооборудование

Заказ на электромонтажные работы может варьироваться от ремонта существующего оборудования до новой установки электропроводки, освещения и источников питания.

Безопасность

Действия, которые защищают персонал от риска причинения вреда или травм, например, ремонт оборудования для предотвращения спотыканий и падений или химическая очистка, чтобы избежать контакта с опасными материалами.

Специальный проект

Сюда входит установка новых активов, направленных на достижение таких целей, как повышение производительности / эффективности, модернизация операций или просто замена устаревших активов.

Пример рабочего задания

В нашей статье о рабочих запросах мы заявили, что для эффективного управления задачами обслуживания необходим правильный рабочий процесс. Первым шагом в рабочем процессе является отправка и рассмотрение запросов на работу руководством технического обслуживания. После утверждения заявки на работу они преобразуются в заказы на работу.

На приведенном ниже рисунке показан упрощенный поток рабочего задания на обслуживание, а следующие подробности показывают конкретный пример того, как рабочий заказ будет использоваться на вымышленном предприятии по упаковке пищевых продуктов Foodpacker ABC.

Через систему CMMS менеджер по производству Food Packer ABC отправил запрос на работу в свою группу технического обслуживания, и теперь группа технического обслуживания выдала наряд на выполнение работы.

Вот пример деталей рабочего задания через CMMS:

• Заголовок: Установить новую линию упаковки пищевых продуктов

• Описание: Поставлена ​​новая упаковочная линия с 12 поддонами.Они должны быть установлены в том же помещении для обработки, что и 8 других линий. Некоторое старое оборудование на отведенном месте необходимо перенести. Используйте оставшийся бюджет в 3000 долларов для найма сторонних грузчиков. Сравните физические поставки с товарами, заказанными в заказе на покупку. Установите временный барьер для защиты других упаковочных линий во время установки нового оборудования. Перед вводом линии в эксплуатацию требуется одобрение отдела качества.

• Срок исполнения: Восемь рабочих дней с момента подачи запроса на работу

• Периодический график: Не применимо

• Предполагаемая продолжительность: Восемь полных рабочих дней

• Приоритет: Высокий

• Категория: Специальный проект

• Назначено: Инженер по упаковке

• Дополнительные рабочие: Электрики, техники по обслуживанию, складской персонал, сторонние грузчики

• Команда: Установить Команда

• Расположение: Процессинговый зал A

• Актив: Линия системы упаковки пищевых продуктов 9

Через CMMS сервисная служба также может добавлять дополнительные поля формы, прикреплять дополнительные файлы и требовать специалиста подписи.В этом примере руководитель производства находится под давлением, чтобы запустить новую упаковочную линию компании в течение одной недели. Однако в работе говорится, что это займет больше времени. Также обратите внимание, что в разделе «Описание» необходимо выполнить несколько шагов до фактической сборки оборудования. После выполнения задач рабочее задание проверяется и закрывается.

Что должно быть включено в заказ на выполнение работ?

При создании рабочего задания проще всего работать с шаблоном.Чаще всего в заказ на работу включаются следующие элементы:

• Описание задачи.

• Имя лица / стороны, запрашивающей работу.

• Расчетное время завершения.

• Название стороны, ответственной за выполнение задачи.

• Местоположение задачи / актива, где должна выполняться работа.

• Предпосылки для выполнения, такие как навыки, инструменты, детали и т. Д.

Наряд на выполнение работ Vs.Запрос на работу

Запрос на работу отправляется вашим персоналом или клиентами с просьбой о выполнении работы над активом.

С другой стороны, заказ на работу — это разрешение от вашего планировщика предупредительного ТОРО на выполнение задач ТОРО. Когда запросы на работу отправляются и утверждаются, создаются заказы на работу.

От запроса на работу к заказу на работу

При отправке запроса на работу руководство (часто плановик предупредительного ТОРО) определяет, следует ли утвердить его. Некоторые из соображений, которые могут возникнуть при утверждении запросов, включают:

• Текущий бюджет

• Критичность актива

• Существующие планы обслуживания для актива

• Возраст актива

• Серьезность сообщается о проблеме

Если есть смысл выполнить запрошенную работу, создается рабочее задание.С другой стороны, если после рассмотрения вышеуказанных проблем выполнение работы с этим активом нецелесообразно, запрос может быть отклонен.

Этот процесс позволяет вам контролировать, какую работу вы выполняете на своем предприятии. Если бы каждый рабочий запрос выполнялся, вы бы тратили много времени на ненужные задачи. Отдельно обрабатывая запросы и заказы, вы можете сосредоточиться на своих приоритетах.

Выполнение рабочих заданий

Теперь после утверждения запроса на работу создается заказ на работу.План заказов на работу:

• Работы, которые необходимо выполнить

• Имя запрашивающей стороны

• Местоположение

• Срок выполнения

• Сторона, которая выполнит заказ

• Необходимо части, документы и т. д.

На этом этапе запрошенная работа стала обязательной — кто-то должен ее выполнить, и если он этого не сделает, это будет отражено в ваших записях.

Отслеживание рабочих заданий и рабочих запросов

По мере выполнения рабочих заданий вы захотите отслеживать их.Это ключ к повышению надежности на вашем предприятии, поскольку он дает вам представление о следующих показателях:

Самый простой способ управлять своими заказами на работу и отслеживать эти показатели — с помощью CMMS. В настоящее время около 53% предприятий используют компьютеризированные системы для обслуживания и значительно упрощают управление рабочими порядками.

Наряд на работу Vs. Заказ на поставку

Заказы на работу не то же самое, что заказы на закупку. Заказ на работу используется для назначения задач обслуживания, тогда как заказ на поставку — это документ, который разрешает покупку товаров и услуг у внешних поставщиков.

Примеры заказов на выполнение работ по сравнению с Заказы на закупку

Например, менеджер многоквартирного дома может получать запросы на работу от своих арендаторов для выполнения работ по техническому обслуживанию. Они выдают заказы на работу на основе этих запросов и назначают их своей бригаде.

С другой стороны, если тот же самый менеджер обнаружит, что у него заканчиваются основные запасные части, он может создать заказ на покупку, разрешающий покупку этих деталей. В заказе на поставку содержится подробная информация о том, что покупать, сколько, какова его цена, желаемые условия оплаты и график доставки.

Рассмотрим другой пример: производственная компания могла бы использовать заказы на выполнение работ для назначения регулярных проверок оборудования своим техническим специалистам, в то время как заказы на поставку использовались бы для запроса закупки сырья у внешних поставщиков.

Как рабочие задания улучшают обслуживание

Рабочие задания используются для отслеживания завершения работы и документирования использования ресурсов, будь то работа или детали. Сбор этих данных позволяет группам технического обслуживания генерировать четкие метрики, которые можно использовать для мониторинга производительности, анализа тенденций и постоянного улучшения.Вы можете узнать больше о показателях обслуживания здесь.

Пример 1: Соответствие расписанию

С помощью функций по умолчанию автоматизированной системы управления рабочими заданиями примером KPI, который можно быстро сгенерировать, является соблюдение расписания. Менеджер по техническому обслуживанию просто просматривал всю запланированную работу в журнале и вычислял процент запланированной работы, которая была завершена за определенный период времени.

Пример 2: Расходы на ТОиР

Другой пример КПЭ — расходы на ТОиР.Если заказы на работу заполнены полностью и правильно (и при условии, что складское помещение должным образом охраняется), менеджер по техническому обслуживанию может легко отслеживать стоимость различных запасных частей и материалов, используемых при техническом обслуживании. Если кажется, что затраты на определенные элементы растут, это хороший показатель того, что возникают определенные режимы отказа или что определенные активы выходят из строя чаще. Обладая этой информацией, команда может улучшить свои процессы профилактического обслуживания.

Пример 3: Среднее время наработки на отказ

Еще один важный KPI, который можно извлечь из данных рабочего задания, — это MTBF, или среднее время наработки на отказ.Этот показатель измеряет среднее время между событиями сбоя на определенных активах. Если вы обнаружите, что ваша команда чаще выполняет реактивное обслуживание на определенных машинах, это показатель того, что ваши задачи профилактического обслуживания (PM) для этого оборудования нуждаются в улучшении.

Преимущества цифровых заказов на работу по сравнению с Бумажные заказы на работу

Традиционно заказы на работу обрабатывались с помощью бумажных форм. Фактически, многие организации до сих пор управляют своими данными технического обслуживания с помощью бумаги.С другой стороны, современные системы полагаются на цифровые заказы на работу с использованием CMMS. Переход с бумажных заказов на цифровые дает множество преимуществ, в том числе описанные здесь.

Эффективное выполнение рабочего задания

Во-первых, цифровые рабочие задания обычно более эффективны с точки зрения фактического выполнения. С бумагой уходит больше времени на поиск ресурсов, таких как схемы или инструкции, а значит, больше времени на дорогу к месту работы и обратно. Цифровой формат значительно упрощает включение всех учебных материалов прямо в сам заказ на работу, независимо от того, доступен ли он через планшет или смартфон.Конечным результатом обычно является лучшее время на ключ.

Снижение затрат на хранение

Бумага занимает много места. С годами вы накопите достаточно старых заказов на работу, чтобы заполнить несколько шкафов для хранения документов (конечно, в зависимости от масштабов вашей деятельности). Вы захотите сохранить хотя бы часть его в файле, чтобы отслеживать важные показатели, но все это стоит денег.

Вам нужно будет не только заплатить за квадратные метры для хранения заказов на работу с документами, но вам также придется поддерживать это пространство, тратить время на подачу или извлечение документов и циклически заменять старые заказы на рутинную работу, все при сохранении ваших записей от потери.Цифровые заказы на работу либо уменьшают, либо полностью устраняют все эти расходы, что делает их гораздо более эффективными для хранения.

Улучшенный доступ

Получение бумажного рабочего задания может занять много времени. Если вам нужно получить доступ к старому рабочему заданию, чтобы найти какую-то конкретную информацию, потребуется время, чтобы найти ее в физической файловой системе. С другой стороны, цифровые заказы на работу не требуют особого поиска, поскольку к ним можно получить доступ через быстрый поиск на компьютере, планшете или смартфоне через вашу CMMS.

Больше видимых данных

Благодаря простоте доступа, обеспечиваемой цифровыми рабочими заданиями, ваши данные становятся намного более заметными. Фактически, важные метрики могут автоматически извлекаться прямо из заказов на работу в вашу панель управления CMMS для удобства использования.

Переход на цифровые технологии также неоценим, когда дело доходит до создания отчетов, особенно с уровнем автоматизации, обеспечиваемым мобильной CMMS. Эта мощность возрастает только тогда, когда вы задействуете общеорганизационное программное обеспечение, поскольку оно позволяет легко определить, как данные вашего рабочего задания влияют на общие бизнес-цели.

Снижение затрат на рабочую силу и планирование

Легко доступные данные также упрощают планирование. После того, как все зарегистрировано в вашей CMMS, планировщикам обслуживания требуется очень мало времени для создания рабочих заданий из представленных рабочих запросов. Перечисление необходимых навыков и оборудования, составление расписания, прикрепление контрольных списков и выполнение заданий — все это быстрее, чем на бумаге, особенно при работе с мобильной платформой.

Цифровые данные рабочих заданий также могут упростить оптимизацию профилактического обслуживания (PMO).Важные показатели могут быть легко извлечены для быстрого принятия решений, когда речь идет о частоте PM, необходимости выполнения конкретных задач и т. Д.

Лучшие практики управления рабочими заданиями

Естественно, цифровые рабочие задания наиболее выгодны при правильном управлении. Некоторые из лучших практик управления рабочими заданиями в любой среде включают следующее.

Используйте CMMS

Во-первых, заказами на ремонтные работы лучше всего управлять через CMMS.Мобильная CMMS позволяет быстро создавать рабочие задания, назначать их техническим специалистам и автоматически регистрировать их по завершении. Это значительно упрощает доступ к таким данным, как расходы, затраченное время и т. Д., Чем если бы вы вводили все вручную в электронную таблицу.

Создание стандартизированного процесса

Чтобы убедиться, что рабочие задания используются и правильно заполняются, очень важно создать для них стандартизированный процесс. Все должны выполнять одни и те же шаги для отправки запросов на работу, создания заказов на работу, обеспечения необходимых инструментов и материалов и регистрации данных.

Совет: Ни одна работа не должна выполняться без наряда на работу. Прикрепление каждой работы к документу гарантирует, что ваши данные об обслуживании и складских помещениях будут максимально точными.

Включите все необходимые детали

В заказах на выполнение работ никогда не должны отсутствовать важные детали, такие как необходимые детали и навыки, количество людей, которые должны быть задействованы, контрольные списки проверок, диаграммы и даже процедуры LOTO. Запись всех необходимых деталей помогает обеспечить правильное и эффективное выполнение каждой задачи обслуживания.

Прикрепите контрольные списки

Контрольные списки — особенно важный аспект эффективного управления рабочими заданиями. Чтобы получить максимальную отдачу от ваших цифровых заказов на работу, приложите контрольный список и убедитесь, что ваши технические специалисты понимают важность его выполнения. Использование контрольных списков снижает вероятность того, что человеческая ошибка повлияет как на качество обслуживания, так и на точность ваших данных.

Расставить приоритеты

Задачи обслуживания должны быть приоритетными. Заданиям на работу для активов с высокой критичностью и задач, чувствительных ко времени, следует назначать более высокий приоритет, а также тем, которые сводят к минимуму риски для безопасности.Если дело доходит до решения, какие заказы на работу должны быть выполнены в конкретный рабочий день, расстановка приоритетов облегчит это решение.

Лучшие способы расставить приоритеты и организовать рабочие задания

Организовать рабочие заказы проще всего с помощью CMMS или системы управления рабочими заданиями. Компьютеризированные системы позволяют быстро сортировать рабочие задания по приоритету, времени, техническому персоналу, активам и другим данным, а также значительно упрощают управление рабочими заданиями.

Теперь приоритизация заказов на работу — совсем другое дело.Приоритезация основывается на таких данных, как:

• Критичность или важность актива для вашего процесса

• Риски задержки работ, такие как угрозы безопасности или дополнительные расходы

• Доступные ресурсы

Как вы оценивая каждый заказ на работу по каждой из этих областей, вы сможете расставить приоритеты таким образом, чтобы это принесло наибольшую пользу вашему предприятию.

Критичность

Критичность вашего актива определяет, может ли отсрочка работ существенно нарушить ваши процессы.

Если актив критически важен для вашей основной деятельности, вам, вероятно, потребуется установить более высокий приоритет для рабочих заданий, связанных с этим активом, но только если это представляет значительный риск.

Риски

Тот факт, что актив важен, не означает, что каждое рабочее задание должно иметь высший приоритет. Например, в случае повторяющихся PM вам может не потребоваться придавать высокий приоритет определенным задачам просто потому, что проблемы, которые они могут предотвратить, маловероятны.

На самом деле около 30% менеджеров по маркетингу вообще ничего не добиваются, так что вы вполне можете обнаружить, что это так.

С другой стороны, если заказ на работу касается проблемы безопасности или проблемы, которая весьма вероятно связана с основным активом, вы, естественно, захотите установить для нее высокий приоритет. Чрезвычайные ситуации (которые случаются очень редко) будут иметь наивысший приоритет, поскольку они представляют наибольший риск.

Ресурсы

Чтобы быстро выполнить заказ на работу, вам потребуется достаточно ресурсов, включая время, персонал и компоненты материалов. Если у вас возникла нехватка в любой из этих областей, вам, возможно, придется отложить заказ на второй план, пока вы не решите эту проблему.

Кроме того, стоимость некоторых активов является важным фактором. Если ремонт актива будет стоить дороже, чем его стоимость (или чем вы можете себе позволить в настоящее время), заказ на ремонт не обязательно будет срочным. В некоторых случаях замена является более экономичным путем.

Объединяем

По мере того, как вы оцениваете риски и критичность вместе, вы можете сравнить это с затратами. Оттуда установите для задачи высокий, средний или низкий приоритет.

Заключение

Заказы на выполнение работ являются неотъемлемой частью любой операции по техническому обслуживанию, и ими следует эффективно и точно управлять.При правильном использовании они повышают эффективность и результативность вашей группы технического обслуживания на всех уровнях, от планирования до выполнения. Конечным результатом является более рациональный и надежный процесс.

Что такое наряд на работу? 6 шагов для идеального заказа на работу

Наряды на выполнение работ — это двигатель вашего технического обслуживания. Они приводят в действие вашу команду и перемещают работу из точки А в точку Б. Но в мире существуют миллионы двигателей, от ржавых буровых штанг до мощных шпилек. Эта статья посвящена тому, как освоить порядок проведения работ по техобслуживанию, чтобы ваша работа могла идти гладко, как роскошный спортивный автомобиль.

Шаблон для создания идеального рабочего задания каждый раз (не проводя часы за рабочим столом)

Содержание

Что такое наряд на работу?

Наряд на работу — это документ, который предоставляет всю информацию о задаче обслуживания и описывает процесс ее выполнения. Заказы на выполнение работ могут включать подробные сведения о том, кто санкционировал выполнение задания, объем работ, кому оно поручено и что ожидается.

Наряды на выполнение работ — это двигатель вашего технического обслуживания.Они питают вашу команду и перемещают работу из точки А в точку Б.

Наряды на выполнение работ имеют решающее значение для технического обслуживания организации. Они помогают всем, от менеджеров по техническому обслуживанию до технических специалистов, организовывать, назначать, расставлять приоритеты, отслеживать и выполнять ключевые задачи. Когда все сделано правильно, рабочие задания позволяют собирать информацию, делиться ею и использовать ее для выполнения работы с максимальной эффективностью.

Хотя наряд на работу и запрос на работу похожи, у них есть несколько ключевых отличий.Запрос на работу используется не обслуживающим персоналом, чтобы информировать обслуживающую группу о задаче. Например, оператор станка может отправить запрос на работу, когда оборудование выходит из строя. Запрос на работу рассматривается менеджером по техническому обслуживанию, который добавляет дополнительную информацию, составляет график задачи и назначает ее техническому специалисту. Запрос на работу теперь является нарядом на работу.

Как создать идеальное рабочее задание за шесть шагов

Создайте идеальный заказ на работу

Процесс заказа на работу

Каждый заказ на ремонтные работы имеет жизненный цикл с тремя основными фазами — создание, завершение и запись.Эти этапы можно разбить на несколько этапов. Понимание каждого шага и наличие четкого процесса заказа на работу гарантирует, что задачи не останутся на одном этапе и не превратятся в невыполненные задания.

Шаг №1: Задача идентифицирована

Задачи обслуживания делятся на две группы: плановое обслуживание и внеплановое обслуживание. Плановое обслуживание включает в себя все работы, о которых вы знаете заранее, например плановые проверки, а внеплановое обслуживание включает все задачи, которые вы не можете предвидеть, например, неожиданную поломку.

Шаг № 2: Создается запрос на обслуживание

Детали работы собираются и передаются группе обслуживания для дальнейших действий. Например, когда машина выходит из строя, оператор создает запрос на работу и отправляет его на обслуживание. Если задача запланирована, заказ на работу создается и запускается в нужное время.

Шаг № 3: Приоритетность рабочего задания и его расписание

Некоторые вакансии более чувствительны ко времени, чем другие.Перегоревшую лампочку не нужно ремонтировать немедленно, а вот сломавшуюся конвейерную ленту починить можно. Вот почему вам нужно расставить приоритеты для каждого рабочего задания, которое приходит на ваш рабочий стол.

После расстановки приоритетов пора составить график. Рабочие задания могут быть запланированы на основе установленного крайнего срока, триггеров планового обслуживания или выделенных временных интервалов. Установление крайнего срока заставляет всех быть подотчетными и информированными, чтобы ничего не провалилось.

Шаг №4: Работа назначена и выполнена

Пора превратить эти слова на странице в действие.Заказ на работу назначается технику, который выполняет задание. Это может быть пятиминутная проверка оборудования, а может быть сложный ремонт, который занимает несколько дней.

Шаг № 5: Заказ на работу закрыт и задокументирован

После того, как все условия рабочего задания выполнены, его можно закрыть. Менеджерам может потребоваться подписать рабочее задание для соответствия требованиям. После закрытия заказ на работу удаляется. Правильно организованный журнал рабочих заданий имеет решающее значение для создания историй активов, анализа прошлых решений, подготовки к аудитам и многого другого.

Шаг № 6: Наряд анализируется и / или дорабатывается

Закрытые рабочие задания содержат ценную информацию. Они могут дать представление о ваших процессах и системах, которые можно использовать для точной настройки вашей работы. Журнал рабочих заданий также позволяет техническим специалистам быстро обнаруживать пропущенные шаги или альтернативные решения, если проблема возникает снова.

Что должно быть в наряде на работу?

Наряды на выполнение работ похожи на все, что производит ваше предприятие — они должны быть выполнены качественно и без дефектов.Если одна часть процесса отключена, это может повлиять на всю линию. Итак, какая информация составляет отличный заказ на работу?

• Актив : Какое оборудование требует доработки?
• Описание проблемы : В чем проблема? Что вы слышали, видели, обоняли или чувствовали во время неудачи или до нее?
• Объем работ : Какие работы необходимы для выполнения работы? Какие навыки нужны?
• Необходимые детали и инструменты : Есть ли какие-либо детали, которые необходимо заменить, или специальные инструменты, которые необходимо использовать?
• Замечания по охране труда и технике безопасности : Какие процедуры безопасности и какое оборудование необходимы? Были ли какие-либо несчастные случаи или опасные ситуации при работе над аналогичной проблемой или активом?
• Дата запроса : Когда было создано и отправлено рабочее задание?
• Имя / отдел / контактное лицо заявителя : Кто создал и отправил наряд на работу?
• Ожидаемая дата завершения : Когда должно быть выполнено это рабочее задание?
• Фактическая дата завершения : Когда заказ на работу был завершен и закрыт?
• Ожидаемое рабочее время : Сколько часов необходимо для выполнения заказа на работу?
• Фактическое рабочее время : Сколько часов ушло на выполнение заказа на работу?
• Контрольный список задач : Есть ли пошаговое руководство по выполнению необходимой работы?
• Приоритет : Насколько важен этот заказ на работу? Высокая, средняя или низкая?
• Назначено на : Кто будет выполнять работу? Требуется более одного человека? Требуется ли внешний подрядчик?
• Сопутствующие документы : Существуют ли ресурсы, которые могут помочь более эффективно выполнить заказ на работу, например СОП, руководства, диаграммы, видео, история активов, заказы на покупку или изображения?
• Примечания : Есть ли какие-либо другие наблюдения, которые могут быть полезны при выполнении рабочего задания или пересмотре рабочего задания после его закрытия, например, частота возникновения проблемы, методы устранения неполадок или достигнутое решение?

Шаблон для контрольных списков работ по техническому обслуживанию зданий, которые работают каждый раз

Получить шаблон

Управление заказами на ТО

Простое создание отличного рабочего задания не гарантирует успеха.Этот заказ на работу также должен управляться должным образом. Надежная система управления жизненным циклом рабочего задания обеспечивает плавный переход от одного этапа к другому. Это поможет вам избежать всевозможных проблем, таких как отсутствие подотчетности, высокие затраты, увеличенное время простоя и огромное количество невыполненных работ. Давайте посмотрим на плюсы и минусы некоторых систем управления заказами на работу и на то, насколько они соответствуют друг другу.

Посмотрите, как выглядит более простое управление техническим обслуживанием

Попробовать бесплатно

Ручка и бумага

Заказы на работу выполняются ручкой и бумагой с момента их изобретения.Письменные заказы на работу рентабельны и привычны. Бумага — это инструмент, которым удобно пользоваться всем. Это практически не требует обучения, первоначальные затраты довольно низкие, и есть бумажный след, когда вам нужно проверить прошлую работу.

Однако у этой системы есть серьезные недостатки. Бумажные файлы легко ошибаются, теряются или повреждаются. Они громоздки, и на их поиск, извлечение и сортировку требуется время. Неточная информация с большей вероятностью попадет в заказ на работу, поскольку детали часто записываются после инцидента.Время отклика на рабочие запросы также меньше. В совокупности эти факторы делают работу менее эффективной и могут стоить вам много денег в будущем.

Некоторые задания более чувствительны ко времени, чем другие. Перегоревшую лампочку не нужно ремонтировать немедленно, а вот сломавшуюся конвейерную ленту починить можно. Вот почему вам нужно расставить приоритеты для каждого рабочего задания, которое приходит на ваш рабочий стол.

Доски

Доски

— еще один старый резерв для отделов технического обслуживания. Стоимость материалов не выходит за рамки бюджета, и, безусловно, легко иметь все рабочие задания, доступные для просмотра и обновления в одном централизованном месте.

Как ручка и бумага, белые доски имеют серьезные ограничения. Ведение записей — огромная головная боль, и чрезвычайно сложно извлечь информацию из любых записей, которые вам действительно удалось получить. Это делает практически невозможным создание историй активов, подготовку к аудитам и создание отчетов о рабочих заданиях. Процесс управления заказами на выполнение работ также замедляется, поскольку операторам и техническим специалистам приходится обращаться в центральное место, чтобы отправлять или просматривать запросы на работу.

Таблицы Excel

Электронные таблицы

Excel — это шаг вперед по сравнению с ручкой, бумагой и доской.Он делает записи цифровыми, поэтому файлы с меньшей вероятностью будут повреждены или потеряны. Кроме того, на основе этой информации проще искать информацию и создавать отчеты.

Но хотя электронные таблицы немного поднимают планку, есть некоторые факторы, которые делают их шаткой основой для управления заказами на ремонтные работы. Некоторые таблицы заблокированы на отдельных компьютерах, что затрудняет просмотр актуальной информации о рабочем задании. Даже если они основаны на облаке, электронные таблицы не имеют возможности автоматически запускать рабочие задания, что делает профилактическое обслуживание чрезвычайно трудным.Ввод данных и создание отчетов требуют длительного использования компьютера и ноу-хау. Также существует ограниченная возможность отслеживать выполнение заказов на работу, что оставляет вас на шаг позади.

Программное обеспечение CMMS

Одним из самых больших преимуществ компьютеризированных систем управления техническим обслуживанием (CMMS) является использование мобильных и облачных технологий. Этот вид программного обеспечения для заказов на ремонтные работы позволяет каждому специалисту по техническому обслуживанию создавать, отслеживать, выполнять и анализировать задачи в режиме реального времени из любого места — будь то на месте аварии или на пляже на Гавайях.Технические специалисты могут принести рабочие задания, истории активов, документы и изображения, куда бы они ни пошли. Они также получают уведомление о новых рабочих заданиях, как только они отправлены или инициированы. В отчетах анализируются данные в заказах на ремонтные работы для определения затрат, эффективности и других показателей. Для тех, кто не занимается обслуживанием, отправка запроса на работу через CMMS может дать им большее чувство ответственности за эту работу. Они могут отслеживать статус своих запросов, и это исключает повторяющиеся заказы на работу. Это ключевой способ расширения TPM на вашем предприятии, который снижает потребность в получении обновлений или разъяснений по задаче.

Хотя программное обеспечение CMMS — это путь будущего, оно требует более высоких начальных цен, требует исключительного обучения и культуры, чтобы сделать систему успешной, и часто требует более совершенных методов обслуживания. Хотя программное обеспечение CMMS имеет свои недостатки, долгосрочные преимущества системы более чем компенсируют любые первоначальные недостатки.

Чистая прибыль

Наряды на работу — это основа безупречного обслуживания. При правильном управлении они придают вашей команде стабильность и структуру, необходимые для эффективности.Хорошо продуманный порядок выполнения работ по техническому обслуживанию и порядок выполнения рабочих заданий упрощают создание программы профилактического технического обслуживания и реагирование на незапланированное техническое обслуживание. Роли определены, рабочие процессы более плавны, задачи отслеживаются, а информация хорошо документирована. Выбор правильных инструментов и систем для управления рабочими заданиями — решающий финальный фрагмент головоломки. Когда все это соберется вместе, ваша компания сможет овладеть основами технического обслуживания и искать новые пути роста и успеха.

Как создать наряд на работу | Малый бизнес

Если вы управляете бизнесом, которому на регулярной основе требуется помощь специалистов по обслуживанию, вам, вероятно, придется создавать заказы на выполнение работ.Наряд на выполнение работ содержит подробные письменные инструкции для специалиста по обслуживанию в отношении проекта, который вам необходимо выполнить. Например, если вы управляете бизнесом по аренде недвижимости, вам необходимо составить заказы на работу для специалистов по техническому обслуживанию, чтобы решить проблемы арендатора.

Разбейте рабочее задание на четыре основных раздела: контактная информация, назначение, вопрос или проблема и описание работы.

Введите название вашей компании, адрес и номера телефонов в верхней части рабочего задания.Также укажите адрес для перевода счета, если он отличается от адреса вашей компании.

Введите номер рабочего задания, номер задания и дату справа от контактной информации компании. Номер задания — это отдельный идентификационный номер, который можно использовать для разделения нескольких небольших заданий в один рабочий заказ.

Введите полное имя и адрес специалиста по обслуживанию в области назначения. Введите адрес места, которое вы хотите, чтобы профессионал посетил для завершения работы.

Объясните подробности проблемы, которую должен решить специалист по обслуживанию, в разделе «Проблема» или «Проблема». Перечислите краткое описание проблемы, а также конкретную информацию, которая поможет профессионалу успешно выполнить работу. Например, в случае заказа на техническое обслуживание в арендуемой собственности укажите время суток, когда арендатор свободен, а также номер ее мобильного телефона. Укажите дату, к которой специалист должен завершить работу.

Укажите точные требования и материалы, необходимые для выполнения работы, в разделе «Описание работы» рабочего задания. Например, «Заменить светильник» или «Прочистить трубу». Уточните, кто несет ответственность за предоставление материалов и инструментов для выполнения работы — вы или профессионал.

Обеспечьте раздел внизу рабочего задания, содержащий любые заявления об отказе от ответственности, условия и дополнительные правила, касающиеся работы. Например, вы можете дать более подробные инструкции по переводу счета, вопросы конфиденциальности в отношении работы или номер телефона в нерабочее время в случае непредвиденных проблем.

Ссылки

Ресурсы

Советы

• Бесплатные шаблоны рабочих заданий доступны в некоторых текстовых редакторах.

Writer Bio

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте. Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и в качестве дизайнера макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Порядок выполнения работ | Small Business

Если вы планируете нанять специалистов по обслуживанию для выполнения задач для вашего малого бизнеса, вам необходимо знать, как составлять заказы на работу и соблюдать процедуры заказа на работу.Наряд на работу — это запрос, в котором излагаются детали работы поставщика и устанавливается соглашение между вами и специалистом по обслуживанию. Используемая процедура очень проста.

Создание системы и создание стандартных форм

Первым шагом при создании процедуры рабочего задания является создание системы базы данных, в которой будут записываться данные обо всех ваших рабочих заданиях. Вы можете использовать обычное программное обеспечение для работы с базами данных или приобрести программу для управления заказами на работу. После того, как вы создадите свою базу данных или систему, разработайте стандартную форму, которую вы будете использовать для отправки своих заказов на работу.Вы можете использовать шаблон рабочего задания, если вы не знакомы с процессом его создания с нуля.

Заполните и отправьте

Укажите в форме заказа информацию о вашей компании, контактную информацию специалиста по обслуживанию и подробное описание того, что специалист должен сделать для выполнения работы. Предоставьте инструкции о том, как специалист может получить доступ к рабочей области при необходимости (например, код ключа или номер телефона, по которому можно позвонить, чтобы назначить встречу). Наряд на работу также должен содержать крайний срок выполнения, список материалов, необходимых для работы, и оплату труда.Укажите адрес, по которому специалист может отправить счет на оплату. Затем вы можете отправить заказ на работу специалисту по обслуживанию по электронной почте, факсу или обычной почте.

Проверка завершения работы

Проверьте работу после ее завершения, чтобы убедиться, что она удовлетворительна. Введите примечание в исходное рабочее задание или базу данных рабочего задания, чтобы подтвердить, что задание было выполнено в соответствии с вашими потребностями. Это утверждение определяет, готов ли заказ на работу к оплате или специалист должен выполнить дополнительную работу для завершения работы.

Счет-фактура на оплату заказа на работу

После выдачи утверждения после завершения заказа на работу вы должны дождаться окончательного счета от специалиста по обслуживанию. После получения проверьте счет, чтобы убедиться, что он соответствует вашему первоначальному соглашению (поговорите со специалистом, если были внесены изменения из-за неожиданных проблем во время работы). Отправьте платеж компании в течение периода времени, указанного в рабочем задании или счете-фактуре.

Ссылки

Биография писателя

Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте.Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и в качестве дизайнера макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

Общие типы, что включено, как писать

Что такое наряд на работу?

Заказ на работу — это официальное письменное сообщение, которое уполномочивает группу технического обслуживания или другого инженера на местах выполнить работу или задачу для клиента. Заказы на работу включают в себя множество запросов, включая ремонт или замену.Заказ на работу означает, что задание или задача были утверждены и готовы к отправке в очередь для завершения. Заказы на выполнение работ можно передавать в электронном виде или на бумаге.

Типы заказов на выполнение работ

Наряды на работу применимы ко многим различным типам запросов и категорий. В зависимости от свойства, для которого требуется обслуживание, и типов необходимых работ, многие подкатегории могут применяться к заказам на работу.

Вот несколько примеров наиболее распространенных типов заказов на выполнение работ:

• Осмотр : Заказы на инспекционные работы влекут за собой высококвалифицированное профессиональное тестирование актива или системы.Эта функция выполняется, чтобы гарантировать, что все компоненты системы или актива работают должным образом.
• Скорая медицинская помощь : Экстренные заказы на работу применяются, когда запрос о работе или задании угрожает жизни или благополучию жителей или имущества. В крайних случаях заказ на работу может быть сформирован не в пользу как можно более быстрого выполнения работы.
• Безопасность : Правила техники безопасности существуют для защиты благополучия жителей строения.Эти типы рабочих заданий включают такие сценарии, как устранение опасных повреждений или очистка опасных материалов на объекте.
• Профилактическое обслуживание : Подобно замене масла в автомобиле или замене фильтров кондиционера, заказы на профилактическое обслуживание направлены на решение проблем до того, как они возникнут. Эти рабочие задания могут включать в себя самые разные задачи: от плановой очистки до настройки оборудования и т. Д.
• Электрические : Электротехническое обслуживание фокусируется на обслуживании любых электрических частей объекта.Это может повлечь за собой замену лампочки или обслуживание неисправной коробки выключателя.
• Специальные проекты : Не все запросы на заказы на работу можно аккуратно поместить в определенную категорию. Есть множество разных запросов, которые также могут помочь выполнить заказ на работу. Они могут включать обновление оборудования или замену устаревшего программного обеспечения.

Пример заказа на работу

Заказы на выполнение работ жизненно важны для успеха ремонтных и строительных рабочих.Хорошее рабочее задание излагает необходимую работу или задачу и предоставляет всю необходимую информацию для выполнения работы. Вот пример наряда на работу:

• Арендатор многоквартирного дома звонит администрации и сообщает, что из труб под раковиной течет вода. Согласно сервисное соглашение создается рабочее задание, в котором подробно описывается проблема. Управляющий заверяет арендатора, что в ближайшее время приедет обслуживающий персонал, который завершит работы.

Узнать больше о типах заказов на работу здесь .

Познакомьтесь с юристами на нашей платформе

Что входит в заказы на выполнение работ?

Успешное рабочее задание содержит конкретные сведения о типе выполняемой работы или задачи. Заказы на выполнение работ должны служить для обслуживающего персонала дорожной картой, позволяющей правильно выполнить работу с первого раза. Чтобы быть как как можно эффективнее , наиболее эффективные заказы на работу включают в себя несколько важных аспектов:

1. Подробное описание работы, включая местоположение.
2. Имя и контактная информация лица, запрашивающего работу.
3. Обзор любых особых обстоятельств, которые способствуют эффективному и правильному выполнению работы.
4. Подробный отчет о любых конкретных проблемах, которые необходимо устранить.
5. Расчетное время выполнения задания или задачи.
6. Имя специалиста по обслуживанию, выполняющего работу или задачу.
7. Список всех необходимых деталей, инструментов или знаний, необходимых для выполнения работы.
8. Оценка возможных затрат.

Узнайте больше о том, что входит в успешное рабочее задание. здесь .

Изображение через Pexels от Life of Pix

Как написать наряд на работу — шаг за шагом

Написание рабочего задания может показаться сложным процессом. Убедиться, что вся информация, необходимая для правильного решения проблемы, является наиболее важной частью процесса. Вот простая пошаговая процедура, с помощью которой вы можете точно построить безупречный рабочий заказ:

Шаг первый: определение проблемы

Первым шагом к написанию любого рабочего задания является определение работы, которую необходимо выполнить.Обязательно укажите конкретное место, где необходимо выполнить задачу или работу, как долго проблема сохраняется, а также какие-либо особые навыки или инструменты, необходимые для выполнения работы. Также важно определить, является ли запрошенная задача аварийной на данном этапе.

Шаг второй: задокументируйте особенности

Ключевым аспектом хорошего рабочего задания является конкретная информация о запросе. Важно, чтобы эти детали были частью рабочего задания:

• Имя и контактный номер лица, отправившего запрос, и автора.
• Дата и время, когда впервые возникла запрошенная проблема и когда было запрошено рабочее задание.
• Ориентировочная стоимость ремонта и сроки его завершения
• Схема того, как будут сообщаться изменения в объеме работ

Шаг третий: назначьте рабочее задание

Отформатируйте информацию так, чтобы ее было легко читать, и назначьте наряд на работу лучшему специалисту по обслуживанию для выполнения этой работы.

Чтобы узнать больше о том, как написать наряд на работу, прочтите этот статья .

Заказ на работу или заказ на поставку

Рабочие задания касаются заданий и задач, в то время как заказы заниматься товарами и услугами. Заказ на работу может включать в себя заказ на покупку части инструмента, но заказ на покупку не часто сопровождается заказом на работу.

Получите помощь с заказом на работу

Вы готовы узнать больше о заказе на работу и хотите получить советы от профессионала? Опубликовать проект Сегодня на ContractsCounsel, чтобы начать получать предложения от юристов, которые могут помочь вам создать юридически обоснованный порядок работы для вашего бизнеса уже сегодня.

Руководство по рабочим заданиям и управлению рабочими заданиями (образец включен)

Заказ на работу — это связующее звено между клиентом и работой, которую он хочет выполнить. Наряды на выполнение работ действуют как бумажный след, определяющий, что нужно сделать, когда и сколько в организации. Управление заказами на выполнение работ является источником жизненной силы многих отраслей, в которых осуществляется сервисное и техническое обслуживание.

Большинство из нас подписались или получили заказ на работу, но, как и многое из того, что является обычным, у нас нет четкого представления о том, что это такое и почему это такое важное звено во многих деловых операциях.

Что такое наряд на работу?

Наряд на работу — это документ, в котором описывается работа между заказчиком и подрядчиком. Заказы на выполнение работ могут быть созданы для использования в организации, вероятно, с помощью программного обеспечения для управления работой, но чаще всего они служат в качестве контракта между заказчиком и тем, с кем они заключают контракт на выполнение желаемой работы.

Заказ на работу включает описание работы с приблизительной оценкой затрат на ее выполнение, включая рабочую силу, детали и материалы.К ним могут быть прикреплены формы в зависимости от типа работы, которую вы назначаете, для чего могут потребоваться разрешения или другие документы.

Наряд на работу также будет содержать информацию о месте, где требуется работа, о том, кто ее будет выполнять, и о сроках, в которые она должна быть завершена. Информация о клиенте также включена и может использоваться в качестве счета за работу.

Связанный: Шаблон заказа на бесплатную работу для Excel

Для чего используются рабочие задания?

Рабочие задания стандартизируют рабочий процесс и создают простой и быстрый процесс для планирования, назначения и отслеживания работы, документируя ресурсы и отслеживая производительность.

Наряды на выполнение работ в основном используются в строительной отрасли для запросов на обслуживание, но также могут использоваться для продуктов, инспекций и аудитов. Заказы на выполнение работ не всегда могут называться таковыми. Например, на производстве заказ на работу часто называют заказом на продажу, когда должно произойти строительство или проектирование.

Независимо от того, в какой отрасли используется заказ на работу, он используется для отслеживания и контроля статуса задания, чтобы убедиться, что оно выполнено вовремя и в рамках бюджета.Это верно, когда заказы на выполнение работ используются в выездном обслуживании или в отрасли, для которой требуется регулярная проверка. В этом отношении они действуют почти как отчет о статусе проекта.

Типы рабочих заданий

По структуре существует несколько типов нарядов на работу.

• Ценовых предложений: Этот тип рабочего задания представляет собой список продуктов с указанием их цен. Эти расценки фиксируются, и затем заказчик может принять решение о том, соответствуют ли они своим финансовым требованиям для работы.Эти продукты не подлежат инвентаризации.
• Заказы: Разница между заказом на работу с расценками и заказом на работу состоит в том, что последний представляет собой список продуктов, которые с большей вероятностью будут приобретены клиентом. Следовательно, их можно внести в инвентаризацию.
• Незапланированный заказ на работу: Это касается работ, которые не были запланированы заранее, например, при выходе из строя оборудования или при срочном внеплановом корректирующем обслуживании продукта.
• Запланированное рабочее задание: Если у вас есть работа, которая повторяется и может быть запланирована заранее, например, профилактическое обслуживание или другие автоматические обновления, это называется запланированным рабочим заданием.
• Внутреннее рабочее задание: Это рабочие задания, которые исходят от кого-то в организации и отправляются другому лицу в той же организации. Большинство внутренних заказов на выполнение работ являются цифровыми.
• Внешний заказ на работу: Когда заказ на работу исходит из-за пределов организации, он называется внешним заказом на работу.Они часто проверяются и планируются перед выполнением.
• Заказ на выполнение ручных работ: Менеджеры по техническому обслуживанию часто составляют заказы на ручные работы вручную после получения запроса на работу. Они назначают заказы на ручные работы соответствующему члену группы внутри или вне компании.
• Автоматическое рабочее задание: Когда рабочее задание может быть настроено для автоматического планирования назначений соответствующим сотрудникам, часто с помощью программного инструмента, это называется автоматическим рабочим заказом.

Если вы говорите о заказе на обслуживание, а не о продукте, вы подробно описываете график выполнения этого задания.

Эти типы в некоторой степени гибки в том смысле, что после того, как заказ на работу сделан, его можно изменить с предложения на заказ, с указанием количества продуктов, указанных в предложении. Заказ на расценки содержит информацию только о заказе, например дату авторизации.

Образец наряда

Вам может быть интересно, что должно быть в рабочем задании для достижения наиболее эффективного результата.Чтобы получить более полное представление о заказах на работу и о том, что они влекут за собой, давайте рассмотрим образец. ProjectManager.com имеет ряд бесплатных шаблонов управления проектами, а на рисунке ниже представлена ​​полная версия нашего шаблона рабочего задания. Мы расскажем о различных элементах рабочего задания и о том, как их использовать.

Шаблон рабочего задания ProjectManager.com — Загрузить сейчас

Контактная и внутренняя информация

Наш бесплатный шаблон заказа на работу может быть адаптирован к периметру вашего бизнеса, но он полностью загружен базовыми функциями.Вверху находится большая часть важной информации, такой как название компании, адрес и контакт.

Также есть место для добавления номера рабочего задания, что является ключом к отслеживанию работы и быстрому нахождению рабочего задания. Даты указываются, когда выпускается заказ на работу, когда работа должна начаться, закончиться и когда она будет завершена.

Можно установить уровень приоритета. Идентифицируется лицо, запросившее рабочее задание, и дается идентификатор клиента для внутреннего использования.Для более крупных организаций можно указать отдел.

Описание работы

Сущность заказа — это, конечно, работа и связанные с ней труд и материалы. Здесь описывается работа, указывается, кому выставлен счет, и, при необходимости, указывается, куда работа будет отправлена.

Далее следует подробное описание работы, которую необходимо выполнить, и сколько часов потребуется на выполнение каждой линии, а также количество рабочих, которым поручена эта работа. Затем это суммируется.

Необходимые материалы

В следующем разделе нашего образца заказа на работу перечислены материалы, необходимые для выполнения работы, их размер, стоимость и применимые налоги. Все это добавляется к итоговой сумме, указанной выше. Любые дополнительные расходы добавляются к этой промежуточной сумме, чтобы получить общую стоимость заказа на работу.

Наконец, есть место для добавления дополнительной информации. Затем есть подпись и дата. Опять же, это пример заказа на работу, но несколько настроек можно применить практически к любому заказу на работу, который вам нужно выполнить.

Ключевые принципы надлежащего управления порядком работы

Наряд на работу — это задача. Это способ описать, назначить и отслеживать задание, чтобы убедиться, что оно выполнено вовремя и в рамках согласованного бюджета. Ключевым моментом является управление созданием и потоком рабочего задания по мере его перехода от инициирования к выполнению и завершению.

Процесс управления заказами на работу состоит из трех простых шагов:

1. Создайте новое рабочее задание: будь то материальное или цифровое рабочее задание, важно поручить правильному человеку (лицам) подробную информацию об этой задаче, включая такую ​​информацию, как цель, уровень приоритета, описательная информация и т. Д.
2. Трафик через организацию: Убедитесь, что у получателя есть необходимая информация, необходимая для выполнения заказа на работу в соответствии с вашими требованиями.
3. Закройте рабочее задание по завершении: Чтобы рабочий процесс был организован, убедитесь, что все рабочие задания выполнены, прежде чем создавать новое рабочее задание.

Что касается тех, кто участвует в управлении нарядами на работу, они включают человека, который запросил работу, человека, уполномоченного утверждать ее, и тех, кто ее выполняет.

Наличие некоторого механизма отчетности также поможет отслеживать работу и следить за тем, чтобы она была завершена к установленному сроку. По завершении требуется оплата, поэтому необходимо задействовать платежную ведомость для управления любыми первоначальными платежами, а затем и окончательной оплатой.

Как ProjectManager.com оптимизирует управление рабочими заданиями

ProjectManager.com — отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает организовать работу и повысить эффективность. Создание, отслеживание и оплата заказов на работу улучшено с помощью нашего облачного инструмента, который предоставляет вам данные в режиме реального времени, чтобы всегда знать, соблюдаете ли вы график.

Канбан-доски можно использовать для создания рабочих заданий, добавления вложений, установки приоритетов и отслеживания прогресса. Эти доски особенно понравятся тем, кто предпочитает визуальный рабочий процесс. Заказы на выполнение работ создаются на цифровых карточках, которые затем помещаются под столбцами, представляющими этапы работы, которые можно настроить в соответствии с номенклатурой вашей организации.

Отслеживайте прогресс для достижения лучших результатов

Следите за прогрессом на информационных панелях, которые автоматически отражают обновления статуса и рассчитывают такие показатели, как время, задачи, затраты и многое другое.Например, если вы составляете заказ на работу механика, а ваша команда находится в поле, при условии, что у них есть подключение к Интернету, они могут обновлять свой статус или сотрудничать, комментируя на уровне задачи.

Время выхода на работу также можно отслеживать с помощью табелей учета рабочего времени, которые также оптимизируют расчет заработной платы. Они безопасны и просты в использовании. Наше неограниченное хранилище файлов означает, что вы можете использовать инструмент в качестве централизованного центра для управления всеми своими рабочими заданиями.

ProjectManager.com — это облачный инструмент, который организует работу и сотрудников для повышения производительности.Управляйте своими рабочими заданиями и заставляйте свою команду работать, где бы они ни находились и когда бы они ни работали. Попробуйте ProjectManager.com сегодня, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.

Что такое наряд? (с изображением)

Заказ на работу — это письменный документ, который содержит заказы на выполнение работы. Наряды на работу также известны как заказы на работу, рабочие билеты или рабочие билеты. Обычно они используются в условиях, когда люди выполняют задачи в форме проектов, будь то проекты ремонта, текущего обслуживания или создания новых элементов.Наряды на работу могут быть внутренними и использоваться для организации внутри компании или внешними и использоваться клиентами.

Детали, представленные в заказе на работу, различаются в зависимости от компании и типа работы.В простом примере заказа на работу обслуживающий персонал офисного здания может получить заказ на работу от одного из офисов в здании с просьбой о замене лампочек. В производственном заказе указывается, где лампы требуют замены, и сроки, в которые заказ должен быть выполнен.

Заказы на выполнение работ нередко обрабатываются через центральный офис или планировщик для оптимизации рабочего дня.В приведенном выше примере, например, вместо того, чтобы попросить кого-то в офисе передать заказ на работу непосредственно обслуживающему персоналу, кто-то в офисе заключает контракт с отделом технического обслуживания, чтобы предупредить его о необходимости замены некоторых лампочек. Лицо, отвечающее за составление графика, снимало бы информацию, создавало заказ, решало, когда работа должна быть сделана, а затем передавало бы заказ работнику технического обслуживания. Когда работа будет завершена, заказ будет подписан и подан.

Ситуации, в которых заказчик напрямую взаимодействует с заказом на работу, обычны, когда люди работают с подрядчиками и механиками.В заказе обычно указывается, какой вид работы выполняется, сколько она должна стоить, какие материалы будут использоваться и сколько времени это займет. Заказчик подписывает документ, чтобы указать на понимание фактов. Это предназначено для снижения ответственности, поскольку заказчик точно знает, что и когда произойдет, а лицо, предоставляющее услугу, знает, что нужно звонить, если возникнет ситуация, в которой характер работы должен измениться.

Рабочие заказы обеспечивают ясность, показывая, что нужно сделать, кто, как ожидается, это будет делать, и предоставляя другую информацию о деталях работы.Их также можно использовать для ведения документации. Например, люди могут проверять старые заказы, чтобы узнать, когда в последний раз выполнялась плановая задача обслуживания, или они могут использовать информацию из предыдущего заказа для репликации работы. В типографии, например, заказ на работу предоставляет информацию о цвете использованных чернил, что позволит другому человеку выполнить второй тираж, который будет почти идентичен первому.

.