Инвентаризация основных средств сроки проведения: Сроки проведения инвентаризации основных средств

Содержание

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности в 2021 году

Инвентаризация — это бухгалтерская процедура, которая заключается в сверке данных бухучета и фактического наличия активов и имущества компании. Разберемся, как правильно провести годовую проверку перед подготовкой финансовой отчетности.

Законодательные основы

Контроль над сохранностью собственных активов — прямая задача каждого экономического субъекта. Для этого руководство компании обязано организовать ведение достоверного бухгалтерского учета, обеспечить своевременное отражение операций.

Но одного бухучета недостаточно. Требуется постоянный контроль соответствия учетных показателей и фактического наличия. Именно эту задачу решает проведение систематических инвентаризаций.

Проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности — обязательная процедура для всех компаний, независимо от форм собственности, организационно-правовых форм, типа и вида учреждения. Требование закреплено на законодательном уровне:

Цель контрольных мероприятий — обеспечить достоверность учета и подтвердить данные бухгалтерской отчетности. Помимо этого систематические проверки позволяют обеспечить сохранность активов, уменьшить число хищений. Контроль выявит неиспользованные ресурсы, а также позволит избежать неэффективных трат.

Состав инвентаризируемого имущества

Ключевые принципы и порядок проведения инвентаризаций закреплен приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Так, обязательному контролю перед подготовкой финансовой отчетности подлежит все имущество и обязательства компании.

Перечень подлежащего инвентаризации:

1. Имущество — это все категории активов компании, которые находятся в собственности:

  • основные средства;
  • материалы и сырье;
  • готовая продукция;
  • деньги и денежные эквиваленты;
  • финансовые вложения;
  • дебиторка;
  • нематериальные активы, используемые в деятельности.

Помимо собственности, необходимо проконтролировать фактическое наличие активов, не принадлежащих субъекту. Например, переданное на ответственное хранение или арендованное имущество. Эти активы числятся на забалансовых счетах.

Отдельное внимание уделите объектам, неучтенным по каким-либо причинам.

2. Обязательства: включает в себя отдельные категории источников формирования имущества. Конкретно речь идет о кредиторской задолженности, а также о суммах заемных капиталов и кредитов, полученных для ведения деятельности.

Когда проводить инвентаризацию?

Конкретные сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности зависят от категории подконтрольного объекта. Но в целом следует соблюдать единые рекомендации, то есть завершить проверочные мероприятия до того, как начнется формирование отчетности по итогам года.

Учтите особые рекомендации при проведении инвентаризации.

  1. Основные средства следует инвентаризировать не реже, чем раз в три календарных года. В отношении библиотечного фонда установлен более длительный срок — не реже одного раза в пять лет.
  2. Остальное имущество, денежные активы и обязательства следует инвентаризировать не реже одного раза в год.
  3. Для объектов, в отношении которых инвентаризация проводилась в период с октября по декабрь отчетного года, процедуру допускается не проводить.
  4. Для компаний, расположенных в районах крайнего Севера, допускается проведение контрольных мероприятий в период наименьшего остатка.

Допускается предусмотреть дополнительные исключения и правила проведения контрольных мероприятий. Главное, чтобы исключительные правила не противоречили действующему законодательству и были закреплены документально. Например, отражены в учетной политике компании.

Этапы проведения мероприятия

Для обеспечения качественного и всестороннего контроля над обязательствами и активами требуется выполнить ряд определенных действий. Обозначим порядок проведения инвентаризации в поэтапной инструкции.

Шаг № 1. Издаем приказ о проведении инвентаризации

Провести инвентаризацию допускается только по соответствующему распоряжению руководства. Причем дирекция фирмы обязана закрепить в приказе следующую информацию:

  1. Состав инвентаризационной комиссии.
  2. Наименование активов, имущества и обязательств, подлежащих контролю.
  3. Конкретная дата проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности. В приказе закрепите начало и конец проведения контрольных мероприятий.
  4. Обозначьте причину проведения контрольных мер. Обратите внимание, что сверка должна проводиться не только перед подготовкой бухгалтерского баланса. Также провести контроль требуется и при смене материально ответственного лица, при ликвидации субъекта, при выявлении ущерба, при ЧС и иных случаях, закрепленных в п. 1.5 Приказа №49н.

Используйте унифицированную форму №ИНВ-22, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000).

Образец приказа

Шаг №2. Обозначить остатки

До начала контрольного мероприятия требуется зафиксировать контрольные остатки по имуществу и активам, подлежащим инвентаризации. Необходимо проверить, все ли первичные и учетные документы, отражающие движение активов, переданы в бухгалтерию компании. Проконтролируйте, нет ли неучтенных актов на списание, накладных на отпуск товаров или не оприходованных товарных чеков.

Инвентаризационная комиссия получает от материально ответственных лиц отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств. А также все приходные и расходные первичные документы, не отраженные в отчетности. Затем полученную документацию визирует председатель комиссии.

Помимо отчетов и первичной документации необходимо получить от материально ответственных лиц расписки. В расписке следует указать, что:

  • вся первичка сдана в бухгалтерию либо передана инвентаризационной комиссии;
  • поступившие ценности и материальные активы оприходованы соответствующим образом;
  • все материально-производственные запасы (МПЗ) и товарно-материальные ценности (ТМЦ), подлежащие выбытию, списаны с учета в установленном порядке.

Запросите аналогичные расписки и с подотчетных лиц, которые уполномочены на приобретение ТМЦ.

Образец расписки

Шаг №3. Основной этап проверки

Это само проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Суть мероприятия заключается в подсчете и проверке фактического наличия имущественных и неимущественных активов. То есть, комиссия проверяет, чего, где и, в каком количестве имеется в организации. Полученные данные отражаются в инвентаризационные описи. Причем акты следует оформлять не менее, чем в двух экземплярах.

Важно! Все контрольные мероприятия должны проводиться только в присутствии материально ответственно лица. Положение закреплено в п. 2.8 Приказа №49н.

Шаг №4. Оформляем результаты

По завершению выверки фактического наличия имущества и обязательств, комиссии необходимо оформить итоги. Для этого заполняется специальный документ — инвентаризационная ведомость по форме ИНВ-26.

Образец ведомости

В ведомости должны быть отражены все выявленные расхождения фактических показателей и данных бухгалтерского учета. На основании ведомости, руководитель издает приказ о об утверждении результатов инвентаризации. В распоряжении фиксируются сведения об излишках и недостачах, а также назначают виновных лиц.

Приказ и ведомость передается в бухгалтерию. Где уже на основании приказа, излишки или неучтенное имущество и обязательства, подлежат отражению в учете. А недостачи списывают, в установленном порядке. Все данные необходимо учесть при составлении годовой отчетности. Именно поэтому проведение инвентаризации обязательно перед составлением бухгалтерского баланса.

Материалы по теме


Приказ

Скачать

Расписка

Скачать

Ведомость

Скачать

Инвентаризация. Некоторые вопросы о сроках и порядке ее проведения

Обязанности РИК:

  • непосредственное проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества и обязательств организации в местах хранения и производства, обеспечение соблюдения организационных мероприятий по подготовке к инвентаризации, инвентаризационных и контрольных процедур во время ее проведения, оформления документов по результатам инвентаризации, в частности:

— присутствие всех членов РИК при проведении инвентаризации,

— присутствие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации,

— полнота и точность внесения в документы данных о фактических остатках имущества и обязательств, правильность и своевременность оформления документов по результатам инвентаризации;

  • проверка соответствия фактических данных о наличии и оценке имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета;
  • получение письменных объяснений лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, нарушение правил их хранения и эксплуатации;
  • оформление результатов инвентаризации и вынесение их на рассмотрение ЦИК;
  • разработка предложений по зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, выносимых на рассмотрение ЦИК;
  • вынесение на ЦИК предложений по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Таким образом, в состав основных задач ЦИК входит принятие решений по урегулированию инвентаризационных разниц и представление руководителю организации проекта приказа об утверждении результатов инвентаризации. Иными словами, ЦИК формирует первичные учетные документы по результатам проведенной инвентаризации для отражения их в бухгалтерском учете организации.

В соответствии с п. 2.3 Указаний по инвентаризации имущества персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Форма приказа о создании комиссии также предполагает персональное поименование членов комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Если член инвентаризационной комиссии по каким-либо причинам (болезнь, отпуск, командировка и т. п.) не может участвовать в проведении инвентаризации, должна быть обеспечена его замена, которая оформляется соответствующим приказом руководителя организации в отношении каждого отсутствующего члена комиссии.

Если такой приказ в организации не оформляется, а в приказе организации о создании постоянно действующей комиссии обязанности отсутствующего члена комиссии исполняет лицо, его заменяющее, то можно говорить об отсутствии персонального указания на заменяющего сотрудника, что противоречит требованиям п. 2.3 Указаний по инвентаризации.

Таким образом, на наш взгляд, отсутствие приказа о назначении конкретного сотрудника взамен отсутствующего может привести к риску признания результатов инвентаризации недействительными.

сроки, периодичность, порядок и правила проведения для ОС и оборудования на предприятии, документальное оформление

Одним из базовых условий эффективной работы предприятия является постоянный учет и контроль движения материальных активов, в том числе и основных средств.

Как правило, текущий контроль над состоянием активов компании или организации осуществляется с помощью ведения текущего бухгалтерского или управленческого учета. Однако такой контроль не может ежеминутно охватить все изменения, происходящие в материальном комплексе организации.

В силу этого предусмотрена специальная процедура комплексного и тотального учета материальных средств, известная под названием «инвентаризация основных средств», которая производится с определенной периодичностью и по установленному нормативными актами регламенту.

В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими  документами оформляется завершение инвентаризации.

Для чего нужна на предприятии?

Для того чтобы проведение таких мероприятий по учету и контролю движения материальных средств, как инвентаризация основных средств, действительно была эффективна в деле управления компанией или организацией, необходимо понимать, для каких целей она производится.

Такими целями следует считать следующие:

  • выявление фактического наличия материальных активов, основных средств в их физическом состоянии, т.е. в натуре;
  • установление фактического соответствия данных бухгалтерского учета, по которым числятся основные средства и их реальному наличию в должном состоянии и комплекте;
  • проверка и оценка реальной стоимости основных средств, числящихся на балансе организации или компании и той стоимости, которая отображена в документах управленческого и бухгалтерского учета;
  • определение стоимостной базы основных средств для корректировки начисления амортизационных отчислений, соответствующих реальной цене материальных активов на текущую дату проверки;
  • контроль и выявление несоответствия условий содержания, хранения и текущей эксплуатации всех материальных активов, входящих в категорию основных средств;
  • выявление дополнительной информации, касающейся состояния основных средств, которая может в последующем отразиться на их стоимости и ликвидности;

Кроме этого, проведение инвентаризации нередко имеет целью выявление фактов хищения или нецелевого использования основных фондов.

Это особенно важно при осуществлении корпоративной инвестиционной программы и политики, а также привлечения кредитных ресурсов у банковских  организаций, где данное имущество может служить в качестве залога и обеспечения по займам.

Как часто нужно проводить — периодичность и сроки

Общий порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств регулируются следующими нормативными правовыми актами:

Для проведения инвентаризации в текущем режиме (т.е. в общем  порядке веления контроля) предусмотрены следующие сроки, указанные в Таблице 1.

Таблица 1. Количество обязательных инвентаризаций основных средств:

Объект, подлежащий учету Периодичность проведения инвентаризации
1. Здания, сооружения и другие объекты недвижимости Один раз в три года
2. Библиотечные фонды, архивы, музейные активы Один раз в 5 лет
3. Другие объекты основных средств Один раз в год

Общая инвентаризация в любой организации, предприятии или учреждении независимо от формы собственности, подведомственности должна проводиться при соблюдении следующих условий:

  1. Инвентаризация должна производиться не ранее 1 октября каждого отчетного года и не позднее, чем 31 декабря этого же года.
  2. Проверяются и уточняются все регистровые записи бухгалтерского учета, инвентаризационные книги и реестры.
  3. Все документы, относящиеся к технической эксплуатации — технические паспорта, сертификаты, ведомости, ПТС. Они проверяются на наличие и соответствие предусмотренных для них нормативных сроков годности (сроки действия).
  4. проверяется наличие и срок действия документов, определяющих правовой статус основных средств — свидетельство регистрации прав собственности, соответствие записей в Федеральном реестре недвижимости, договоры аренды, акты приема – сдачи, договоры купли продажи и т.п.

Кроме этих базовых нормативных требований по срокам и формату проведения, инвентаризация основных средств проводится в других, дополнительных случая.

Причинами проведения инвентаризации могут также выступать:

  • при смене лиц, которые согласно распоряжения руководителя являются материально — ответственными, что зафиксировано в соответствующем письменном приказе по организации или ее подразделению. Подобная инвентаризация обязательно сопровождает акт прима — сдачи соответствующих должностных обязанностей;
  • в случаях, связанных с форс — мажорными обстоятельствами, когда имущество повреждено, уничтожено или утеряно вследствие стихийных бедствий, пожаров и прочих событий, носящих характеристику действия непреодолимой силы и попадающими под определение страховых случаев;
  • в случаях обнаружения фактов кражи, недостачи прочих умышленных действий, наносящих ущерб и убытки материальным активам компании;
  • по судебному решению либо на основании соответствующим способом оформленного документа надзорного органа, который в соответствии с законом имеет право предъявлять требования для осуществления инвентаризации. Помимо этого, на этом основании должностные лица соответствующего органа имеют право присутствовать при проведении инвентаризации. Как правило, это связано со случаями возбуждения административного или уголовного дела органами следствия, прокураты при нарушении компанией или ее руководством правил и законов ведения предпринимательской деятельности. Также подобного рода формат инвентаризации используется при проведении процедуры конкурсного производства при банкротстве организации, компании, в том числе, и в случае, если банкротство компании производится по ее собственной инициативе;
  • при передаче компанией и ее структурными подразделениями (на дату передачи) имущества. Инвентаризация может не проводиться в случае передачи предприятием и его структурными подразделениями имущества в пределах корпорации.
  • при бригадной материальной ответственности (при подрядном методе работы) при замене бригадира, выбытии из бригады более 50 % ее состава, а также согласно запроса одного или нескольких членов бригады.
  • при ликвидации (реорганизации) предприятия, в том числе и по решению, принятого судом.

Здесь следует отметить, что при проведении инвентаризации по особым случаям (т.е. внеплановые), учету и контролю подлежат все без исключения основные средства, в том числе и те, которые фактически не принадлежат компании на момент проверки, но учитываются на ее вне балансовых счета.

Это, например, арендуемые материальные активы или же имущество, оборудование, приобретенное компанией по договору долгосрочного лизинга (на срок более 1 года).

Создание комиссии

Для того чтобы выполнять инвентаризационные мероприятия, приказом руководителя компании предприятия формируется на постоянной основе инвентаризационная комиссия.

В состав подобной комиссии в соответствии с нормативными требованиями. («Методические указание проведения инвентаризации имущества» — № 49, утвержденные приказом Минфина от 13.09.1995 г), входят в обязательном порядке:

  • Руководитель того подразделения, в чью сферу ответственности входит закрепленное за ним имущество и основные средства.
  • Материально — ответственное лицо, за которым закреплена, в соответствии с приказом и должностной инструкцией, обязанность по учету, хранению и контролю за теми или иными объектами основных средств предприятия (организации).
  • Представитель бухгалтерии, который непосредственно ведет учет основных средств.

Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии могут входить: независимые оценщики, аудиторы, профильные специалисты и эксперты по тем или иным видам материальных активов, представители коллектива (профсоюз).

Здесь особо следует отметить, что присутствие материально ответственного лица при производстве всего процесса инвентаризации  обязательно.

Если при проведении инвентаризации наличие материально ответственного лица не предусмотрено, то в таком случае эта обязанность перекладывается на непосредственного руководителя подразделения или же директора компании (организации).

Порядок и правила проведения для ОС и оборудования

Процесс и порядок проведения инвентаризации имеет определенный алгоритм, утвержденный постановлением Госкомстата № 88.

В соответствии с этим еще одним нормативным документом, общая схема проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Перед тем, как инициировать процесс проведения учета и инвентаризации, руководитель компании должен утвердить приказ, составленный по строго определенной форме — «ИНВ — 22».
  2. Данный приказ, подписанный руководителем и имеющий все необходимые реквизиты (юридический адрес, фирменный бланк, печать, дату и подпись), регистрируется в журнале учета приказов и постановлений (Книга приказов), тоже имеющей определенный стандарт — пронумерованные страницы, прошитые и скрепленные печатью.
  3. Перед началом самой проверки и инвентаризации бухгалтерия или иное финансовое подразделение подготавливает инвентаризационные описи основных средств с указанием соответствующих инвентаризационных номеров.
  4. Материально ответственное лицо подготавливает все необходимые документы для комиссии, а также обеспечивает ей свободный доступ к объектам и имуществу.
  5. Комиссия в ходе проверки устанавливает все факты по имуществу с занесением всех проверочных данных в инвентаризационные ведомости.
  6. После того, как проверка будет закончена по всем пунктам инвентаризационной ведомости, составляется отдельный «Акт проверки», где прописываются все установленные факты по наличию и состоянию основных средств и другого имущества.

После того, как составлен «Акт о проведении инвентаризации», в нем расписываются все члены комиссии и заверяются печатью организации.

Число копий  «Акта инвентаризации» соответствует необходимости для проведения дальнейших действий со стороны руководства компании, но  не менее 2 х экз.

Учет результатов

После того, как инвентаризация завершена, бухгалтерия компании или организации на основании составленного «Акта инвентаризации» и инвентаризационной ведомости производит учет всех фактов, связанных с движением имущества, входящего в группу «основные средства» в балансе.

В качестве примера того, как проводится бухгалтерская проводка в плане счетов компании, можно воспользоваться Таблицей 2.

Таблица 2. Отражение  учета результатов итогов инвентаризации на счетах компании:

Документальное оформление

Для начала процесса обязателен приказ руководителя, составить его можно с использованием унифицированного бланка ИНВ-22. Скачать образец можно здесь.

Основным документом, отражающим результат любой инвентаризации, в том числе и основных средств – это инвентаризационная ведомость по соответствующей форме для каждой группы активов и материальных средств.

Для основных средств — это форма ИНВ -1

На каждой странице инвентаризационной описи или ведомости обязательно указывается прописью число пунктов материальных средств (объектов) и кроме того, она обязательно заверяется подписью членов инвентаризационной комиссии.

На последней странице описи подводится оценка стоимости всего проверенного имущества, в том числе и проставление полной величины суммы прописью.

Данный документ, составленный по всей форме, не содержащий явных ошибок, является первичным документом, принимаемым в качестве базы при ведении бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности и принятия управленческих решений.

Итоги инвентаризации из описей переносятся в сличительные ведомости. Этим занимается бухгалтер, подводя итоги проведенной проверки. Для оформления может быть использована типовая форма ИНВ-18.

Скачать бесплатно бланки и образцы заполнения

Приказ о проведении инвентаризации ОС – скачать.

Инвентаризационная опись ИНВ-1 – скачать.

Сличительная ведомость ИНВ-18 – скачать.

Полезное видео

О порядке проведения инвентаризации, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Проведение контроля движения материальных активов и средств в виде периодической инвентаризации, несмотря на некоторую сложность процесса, является действенным инструментом для объективной оценки активов компании и принятия грамотных решений руководством компании.

Кроме этого, несмотря на то, что российским законодательством не предусмотрено прямой ответственности за недостаточное корректное ведение инвентаризационного учета, все же в ряде случаев, приведших к выявлению фактов грубого нарушения ведения финансовой отчетности (например, при налоговой проверке), к нарушителям могут быть приняты меры наказания.

Это наказание может быть применено в рамках Административного Кодекса РФ (ст. 15.11) с соответствующими санкциями в виде штрафов для виновных должностных лиц.

Проведение инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей организации

Опыт, знания и технологии ОСГ Казахстан позволяют нам справляться с любыми проектами в сжатые сроки. Наши специалисты могут стабильно регистрировать до 3000 позиций ваших основных средств в день.

Наши услуги ОСГ дают вам возможность продолжать вашу работу в нужном вам темпе и режиме в любой ситуации. Мы проведём инвентаризацию основных средств для вас так, чтобы ваши сотрудники могли сконцентрироваться на своей работе, не отвлекаясь на посторонние процессы.

При описании основного средства мы укажем, по вашему желанию, ответственного сотрудника или ответственный департамент для каждой учетной единицы.

Инвентаризационная опись основных средств

В процессе подготовки годовой отчетности все компании проводят инвентаризацию своих основных средств на основании закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III (ред. от 28.12.2016 ) «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Учет основных средств, их стоимости и расположения — трудозатратное дело. ОСГ предлагает профессиональную услугу по проведению инвентаризации ценностей. Профессионалы ОСГ Казахстан помогут сэкономить для вас массу драгоценного времени.

Инвентаризация с ОСГ Казахстан

Специалисты ОСГ Казахстан приезжают к вам в офис и создают новую базу данных, в которую включают все ваши основные средства: например, столы, шкафы для хранения документов, мебель, ноутбуки, ПК, телефоны, принтеры, копировальные аппараты, автомобили и грузовой транспорт. Мы также проводим сверку с вашей уже существующей мастер-базой, если она у вас есть и дополняем ее.

Каждая инвентарная единица фотографируется, после чего на нее наносят наклейку с уникальным штрих-кодом. Уникальный штрих-код гарантирует, что каждая единица будет описана только единожды, повторы в итоговой описи исключены, благодаря чему вы получаете точные данные. Изображения единиц со штрих-кодами загружаются сотрудниками ОСГ в единую базу. Если вы уже используете свои штрихкоды, мы внесём в опись именно их. В мастер-базу вводится вся необходимая информация, включающая в себя описание единицы и место её расположения, принадлежность к конкретному отделу или сотруднику организации. В результате вы получаете полный перечень всех основных средств в виде единой электронной таблицы. Идеально для подготовки годовой отчетности!

Проведение инвентаризации с ОСГ Казахстан

1.

Заявка на инвентаризацию

Свяжитесь с менеджером ОСГ Казахстан для описания поставленной задачи и обсуждения деталей ее выполнения. Закажите инвентаризацию во всех подразделениях вашей компании в Республике Казахстан.

2.

Определение графика и условий работы

Расскажите представителю ОСГ Казахстан, когда вам удобнее осуществить проект, и в каких офисах. Мы специально подготовим нужное количество специалистов для того, чтобы следовать вашему графику.

3.

Проведение инвентаризации

Специалисты ОСГ Казахстан приедут к вам в офис и либо начнут сверку с вашей мастер-базой, либо создадут новую, наклеивая новые или регистрируя существующие штрих-коды на объекты учета. Также они добавят описание и зафиксируют ответственных за материальные ценности по вашему указанию.

Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по инвентаризации основных средств

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Инвентаризация основных средств на предприятии

Методика подготовки и проведения инвентаризации

Инвентаризация имущества и обязательств коммерческих организаций является не только важным управленческим и организационным мероприятием, но и составной частью учетной политики, в рамках которой, как отмечено в п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», наряду с другими элементами, утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Правила проведения инвентаризации и порядок ее документального оформления и отражения в учете ее результатов регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации носит обязательный характер.

Согласно п. 1.5 ст. 1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, проведение инвентаризации обязательно:

  • — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;
  • — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
  • — при реорганизации или ликвидации организации;
  • — в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. Методика проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Данный порядок включает график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в следующем отчетном году, даты их проведения, перечень подлежащих проверке объектов имущества и обязательств.

Результаты инвентаризации признаются действительными только в случае выполнения всех этапов и соблюдения всех процедур ее проведения.

Этап 1 — подготовительные мероприятия:

  • — издание приказа по форме № ИПВ-22 «О проведении инвентаризации»;
  • — установление сроков проведения инвентаризации и видов проверяемых объектов;
  • — формирование рабочих инвентаризационных комиссий; разработка внутренних инструкций о порядке проведения инвентаризаций;
  • — выведение в учете остатков материально-производственных запасов. Этап 2 проведение инвентаризации:
  • — взвешивание, пересчет, обмер и занесение данных в инвентаризационные описи;
  • — оформление инвентаризационных описей по результатами фактических проверок.

Этап 3 — сравнительно-аналитические мероприятия:

  • — сопоставление данных инвентаризационных описей и учетных регистров:
  • — составление сличительных ведомостей, выявление размера и причин отклонений.

Этап 4 — заключительные мероприятия:

  • — оформление Ведомости учета результатов инвентаризации по форме № ИНВ-26;
  • — внесение результатов инвентаризации в регистры бухгалтерского учета:
  • — издание приказа об утверждении результатов инвентаризации и их регулировании.

Для проведения инвентаризации в период не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22, который регистрируется в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).

Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии, которые могут быть:

  • — постоянно действующими, в организационно-контрольные функции которых входит проведение инвентаризаций и проверок в межинвентаризационный период;
  • — рабочими, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения и участвуют в выявлении результатов инвентаризации. Рабочие инвентаризационные комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций;
  • — разовыми, создающиеся по мере необходимости для осуществления контрольных проверок и выборочных инвентаризаций, их состав утверждается руководителем.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации. В нем же конкретизируется состав имущества, подлежащего инвентаризации, виды и причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственных лиц, переоценка и др.), определяются порядок и сроки проведения инвентаризации и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

  • — наличие охраны территории организации и оборудование помещений пожарно-охранной сигнализацией;
  • — наличие фактически заключенных и правильно оформленных договоров о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками;
  • — соответствие должностей материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться договоры о полной материальной ответственности;
  • — создание материально ответственным лицам условий для обеспечения сохранности материальных ценностей, наличие закрываемых складских помещений, шкафов, сейфов, емкостей для хранения ценностей и оснащение мест хранения товарно-материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
  • — наличие контроля за порядком вывоза ценностей с территории организаций и выдачей доверенностей на их получение;
  • — отдельное хранение материальных ценностей, принадлежащих третьим лицам;
  • — наличие приказов руководителя о назначении постоянно действующих комиссий.

Руководитель организации обязан обеспечить условия для полной и точной проверки членами инвентаризационной комиссии фактического наличия имущества в установленные сроки, предоставить работников, тару и инвентарь для перемешивания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Работники бухгалтерии распечатывают инвентаризационные описи, без заполнения графы «По данным бухгалтерского учета», но объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения. Перед проведением инвентаризации материально ответственные лица должны подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы по ним.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков:

  • — пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
  • — проверяет исправность весов, мерной тары, других измерительных приборов;
  • — получает от материально ответственных лиц последний отчет со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все поступившие товарно-материальные ценности приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц и держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение ценностей. При отсутствии в организации материально ответственных лиц им признается руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации включают также разработку внутренних нормативных документов — правил, инструкций, распоряжений, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных документах отражается конкретная методика проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности организации и проверяемых объектов учета. Приводится описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов, порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации — поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами. Устанавливается порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий, формы первичных учетных документов, предназначенных для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные в организации.

До начала инвентаризации председатель комиссии визирует все представленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), указывая «до инвентаризации на___(дату)», что служит для бухгалтерии основанием при определении остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, инвентаризация всех ценностей должна проводиться одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации. При наличии возможности необходимо приостановить приемку (выдачу) товарно-материальных ценностей на складах во время инвентаризации.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению — члена комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться по назначению в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они записываются в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или члена комиссии.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся ценности, по окончании дня должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в шкафах (сейфах) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После подготовительных работ производится опись имущества и обязательств. Проведение описи имущества и обязательств начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица. Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают (взвешивают, обмеривают) в присутствии материально ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются все ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в редких случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных о них по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно проводится выборочная проверка части запасов, и, если по ее результатам установлены расхождения фактического наличия и данных спецификаций или маркировки поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную инвентаризацию данных ценностей.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сопоставляют, а выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а результатов документальной инвентаризации — акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации но учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», представлены в табл. 6.3.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации являются первичными учетными документами. Их можно заполнять вручную или в компьютерной программе. В них указывают наименования ценностей и объектов, их количество, единицы измерения и стоимость. На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество. При заполнении инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Таблица 6.3. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации

Наименование

Номер

Инвентаризационная опись основных средств

ИНВ-1

Инвентаризационная опись нематериальных активов

ИНВ-1а

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

ИНВ-3

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных

ИНВ-4

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

ИНВ-5

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути

ИНВ-6

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них

ИНВ-8

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях

ИНВ-8а

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них

ИНВ-9

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

ИНВ-10

Акт инвентаризации расходов будущих периодов

ИНВ-11

Акт инвентаризации наличных денежных средств

ИНВ-15

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

ИНВ-15

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

ИНВ-17

Ошибки исправляются во всех экземплярах общепринятым корректурным способом. Исправления должны согласовываться с председателем, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписываться ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации нельзя оставлять незаполненные строки. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших ее. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица своей подписью подтверждают факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно, до открытия складских помещений, заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

При выявлении расхождений данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 и № ИНВ-19. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерского учета. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных вариантов списания недостач: хищения, стихийные бедствия, порча по вине материально ответственных лиц.

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта) и суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы, а также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, по чистящиеся в на забалансовых счетах, составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копий инвентаризационных описей. В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).

Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.

Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств проводится в порядке, установленном приказом об учетной политике предприятия, а также в тех случаях, когда ее проведение является обязательным в соответствии с пп. 26 и 27 Положения по ведению бухучета от 29.07.1998 № 34н, то есть:

  • при продаже основных средств;
  • сдаче их в аренду;
  • приобретении государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • смене материально ответственных лиц;
  • выявлении фактов хищения;
  • наступлении стихийных бедствий или пожаров;
  • реорганизации компании;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет).

Инвентаризация может быть проведена внезапно, по инициативе руководителя организации для предотвращения фактов хищения. По степени охвата она может быть сплошной или выборочной, по методу проведения — натуральной (предполагающей непосредственное наблюдение наличия объектов учета) или документальной (проводимой по учетным регистрам фирмы).

Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.

Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.

Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС

Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22. В приказе указываются:

  • место проведения инвентаризации;
  • даты ее начала и окончания;
  • председатель и члены комиссии;
  • степень охвата инвентаризационных объектов;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки сдачи документов в бухгалтерию.

В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.

Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.

Скачайте образец приказа на инвентаризацию основных средств. Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:

  • инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
  • технических паспортов;
  • документов на получение или сдачу ОС в аренду.

При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.

Для чего нужна сличительная ведомость?

После завершения обхода комиссия сверяет данные ведомости ИНВ-1 с показателями, отраженными в регистрах бухгалтерского учета.

Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.

Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.

Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.

При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.

По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.

По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.

Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.

Как оформить акт по результатам инвентаризации

После проведения осмотра всех объектов, составления описей и отражения выявленных расхождений между данными учета и осмотра оформляется акт о результатах инвентаризации основных средств.

Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.

Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.

Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте . При заполнении этой формы указываются:

  • состав комиссии;
  • материально ответственное лицо;
  • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
  • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

При заполнении этой формы указываются:

  • состав комиссии;
  • материально ответственное лицо;
  • дни начала и завершения проведения инвентаризации;
  • номера и даты ведомостей, актов и сличительных описей.

В нем делаются отметки о результатах проделанной работы, даются полные характеристики обнаруженных разногласий в количественном и стоимостном выражении с указанием причин их появления.

К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.

Скачайте образец акта по результатам инвентаризации основных средств. В том случае, если комиссией не было выявлено никаких расхождений между учетными и фактическими данными, в акте делается запись об их отсутствии.

Оформление протокола заключительного заседания комиссии

По окончании проведения инвентаризации ОС комиссия собирается для того, чтобы подвести ее итоги и представить руководителю организации отчет о проделанной работе.

Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.

Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.

Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать . В ходе заседания комиссии фиксируются все случаи недостач, излишков или пересортиц, выявленные комиссией. Заслушиваются пояснения материально ответственных лиц.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:

  • итоги проделанной работы;
  • причины обнаруженных неточностей;
  • заключения, к которым пришла комиссия;
  • предложения по устранению выявленных недочетов.

Протокол подписывается председателем и всеми членами комиссии. Он передается руководителю организации для принятия окончательного решения по каждому выявленному несоответствию.

Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.

Источник:»Народный СоветникЪ»

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

 833-сон 02.11.1999. «Организация и проведение инвентаризации»

ИНН

Форма№ инв-16 по ОКУД

Организация _________________________

Дата (год, число, месяц)

Структурная единица организации ________

по ОКПО

Основание для проведения инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение

по ОКЭД

_______________________

(ненужное зачеркнуть)

по ОКПО

Дата начала инвентаризации

Дата окончания инвентаризации

Номер счета бухгалтерского учета

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ценные бумаги сданы в бухгалтерию и все ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально-ответственное(ые) лицо(а) _______________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

___________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Ценная бумага, бланк строгой отчетности

Единица измерения

Фактическое наличие

Числится по данным бухгалтерского учета

Результаты инвентаризации

наименование

код

наименование

код по СОЕИ

номер(а)

серия

номинал, сум.

кол-во

сумма, сум

номер(а)

серия

номинал, сум.

кол-во

сумма, сум.

излишек

недостача

номер(а)

серия

кол-во

сумма, сум.

номер(а)

серия

кол-во

сумма, сум.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Итого:

Форма 0309015 с.2

Итого по описи: количество порядковых номеров ____________________________________________________________________________________

(подпись)

Общее количество единиц фактически ____________________________________________________________

(подпись)

на сумму, сум., фактически ____________________________________________________________________________________________________________

(подпись)

________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Председатель комиссии: ____________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)
Члены комиссии:_____________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

_______________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

_______________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Все ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № по № , комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.

Материально-ответственное(ые) лицо(а)__________________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

__________________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил:
__________________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Объяснение причин излишек и недостач __________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Материально-ответственное(ые) лицо(а)_________________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

__________________________________________________________________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Решение руководителя организации___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________

(подпись)

(расшифровка подписи)

Инвентаризация: сроки, периодичность, документирование

1

2

3

Составляются во время проверки фактического наличия активов и обязательств

1

Основные средства (кроме земельных участков), прочие необоротные материальные активы

Инвентаризационная опись основных средств (форма № инв-1)1.
Инвентаризационная опись основных средств и нематериальных активов (форма № Інв-1с.-г.)2

2

Земельные участки

Инвентаризационная опись земельных угодий (форма № Інв-2с.-г.)2

3

Нематериальные активы (кроме объектов права интеллектуальной собственности)

Инвентаризационная опись основных средств и нематериальных активов (форма № Інв-1с.-г.)2.
Инвентаризационная опись необоротных активов3

4

Объекты права интеллектуальной собственности

Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4)4

5

Финансовые инвестиции

Акт инвентаризации наличия финансовых инвестиций3.
Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств, которые хранятся– при инвентаризации ценных бумаг

6

Капитальные инвестиции

Акт инвентаризации незавершенных ремонтов основных средств (форма № инв-10)– применяют при инвентаризации незавершенных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств.
Инвентаризационная опись незавершенного производства и незаконченного строительства (форма № Інв-9с.-г.)2.
Инвентаризационная опись незаконченных ремонтов основных средств (форма № Інв.-11 с.г.)2.
Инвентаризационная опись необоротных активов3

7

Многолетние насаждения

Инвентаризационная опись многолетних насаждений (форма № Інв-3с.-г.)2.
Инвентаризационная опись питомников (форма № Інв-10с.-г.)2

8

Рабочий и продуктивный скот

Инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы, пчелосемей (форма № Інв-8с.-г.)2

9

Животные на выращивании и откорме

Инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы, пчелосемей (форма № Інв-8с.-г.)2

10

Товарно-материальные ценности, кроме тех, для которых порядок проведения инвентаризации регулируют специальные документы (нефти и нефтепродуктов, спирта и т. п.)

Инвентаризационный ярлык (форма № инв-2)1.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № инв-3)1.
Акт инвентаризации товаров отгруженных (форма № инв-4)1.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5)1.
Акт инвентаризации материалов и товаров, которые находятся в пути (форма № инв-6)1.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № Інв.-4с.г.)2.
Акт инвентаризации товаров отгруженных (форма № Інв.-5с.г.)2.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей принятых/сданных/на ответственное хранение (форма № Інв.-6с.г.)2.
Акт инвентаризации материалов и товаров, которые находятся в пути (форма № Інв.-7с.г.)2.
Инвентаризационная опись запасов3.
Инвентаризационная опись (типовая форма № М-21)6

Утверждена Постановлением № 241.
Приведена в приложениях к Методрекомендациям № 14023.
Утверждена Приказом № 572.
Утверждена приказом Минфина от 22.11.04 г. № 732. Заметим: исходя из п. 7.2 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденных приказом Минфина от 16.11.09 г. № 132, указанную форму можно применять для отражения результатов инвентаризации не только объектов прав интеллектуальной собственности, а и всех других нематериальных активов.
Приведена в приложении 7 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
Утверждена приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193.

11

Нефтепродукты на предприятии

Распоряжение об инвентаризации (форма № 20-НП)1.
Акт инвентаризации (форма № 24-НП)1.
Журнал контролирования за выполнением распоряжений относительно проведения инвентаризации (форма № 21-НП)1.
Акт инвентаризации нефтепродуктов (нефти), которые принадлежат предприятию и находятся на ответственном хранении (форма № 30-НП)1

12

Незавершенное производство

Инвентаризационная опись незавершенного производства и незаконченного строительства (форма № Інв-9с.-г.)2.
Инвентаризационная опись питомников (форма № Інв-10с.-г.)2

13

Наличные денежные средства

Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств, которые хранятся3

14

Денежные средства на счетах

Акт о результатах инвентаризации денежных средств4

15

Денежные документы

Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-16)5.
Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности4

16

Расчеты с дебиторами и кредиторами

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17)5.
Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № инв-17)5.
Инвентаризационная опись расчетов с дебиторами и кредиторами (форма № Інв.-14с.г.)2.
Инвентаризационная опись контрактных обязательств, непредвиденных активов и обязательств, гарантий и обеспечения предоставленных и полученных, списанных активов (форма № Інв.-15с.г.)2.
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами4.
Справка к акту инвентаризации расчетов о дебиторской и кредиторской задолженностях, относительно которых срок исковой давности истек4.
Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и какая планируется к списанию4.
Акт инвентаризации расчетов относительно возмещения материальных убытков4

17

Резерв сомнительных долгов

Акт инвентаризации резерва сомнительных долгов (произвольной формы)

18

Расходы будущих периодов

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № инв-11)5.
Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма № Інв.-12с.г.)2

19

Обеспечение будущих расходов и платежей

Акт инвентаризации обеспечений будущих расходов и платежей (произвольной формы)

20

Доходы будущих периодов

Акт инвентаризации доходов будущих периодов (произвольной формы)

21

Активы и обязательства, которые учитываются на забалансовых счетах6

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5)5.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей принятых/сданных/на ответственное хранение (форма № Інв.-6с.г.)2.
Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение4.
Составляют отдельные инвентаризационные описи (акты) в зависимости от вида имущества

Приведена в приложениях к Инструкции о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденной приказом Минтопливэнерго, Минтранссвязи, Минэкономики, Госпотребстандарта от 20.05.08 г. № 155.
Приведена в приложениях к Методрекомендациям № 14023.
Приведена в приложении 7 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148.
Утверждена Приказом № 572.
Утверждена Постановлением № 241.
Проведение сплошной инвентаризации таких активов требует п. 6 разд. І Положения № 879. Кроме того, потребность в инвентаризации таких активов следует опосредованно из положений других нормативных актов. В частности, согласно ст. 942, 943 и 945 ГК предприятие несет контроль за фактическим наличием, качеством и состоянием материальных ценностей, полученных на ответственное хранение или комиссию, или давальческого сырья. Итак, поскольку предприятие несет ответственность, то и инвентаризацию забалансовых активов нужно проводить. В результате возможное выявление пересортицы, недостачи и излишков.

22

Бланки строгого учета

Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-16)1.
Инвентаризационная опись бланков строгого учета (форма № Інв.-16с.г.)2.
Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности3

Составляются в случае выявления расхождений между данными бухучета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации)

23

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № инв-18)1

24

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-19)1

25

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № Інв.-17с.г.)2

26

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных и других ценностей (форма № Інв.-18с.г.)2

27

Ведомость результатов инвентаризации (форма № Інв.-19с.г.)2

28

Сличительная ведомость результатов инвентаризации необоротных активов

29

Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов3

30

Сравнительная ведомость результатов инвентаризации нефтепродуктов (нефти) (форма № 27-НП)4

Составляются по результатам инвентаризации

31

Протокол инвентаризационной комиссии

32

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Утверждена Постановлением № 241.
Приведена в приложениях к Методрекомендациям № 14023.
Утверждена Приказом № 572.
Приведена в приложениях к Инструкции о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденной приказом Минтопливэнерго, Минтранссвязи, Минэкономики, Госпотребстандарта от 20.05.08 г. № 155.

Определение графика основных средств — AccountingTools

Что такое график основных средств?

Список основных средств — это полный список всех основных средств в бизнесе. Это исходный документ для баланса счета основных средств, указанного в главной книге. В этом графике указана следующая информация для каждого из перечисленных основных средств:

1. Уникальный номер актива
2. Описание основных средств
3. Валовая стоимость
4. Накопленная амортизация
5. Чистая стоимость

Более подробный график основных средств может также укажите допущение остаточной стоимости (если таковое имеется) для каждого основного средства, а также ежегодную амортизацию, относящуюся к каждому из них, с указанием отдельно по годам.Также может быть указан тип метода амортизации, применяемого к каждому активу. Листинг также может включать любые убытки от обесценения актива.

Совокупная сумма всех сумм валовых затрат в отчете должна равняться сальдо на счете главной книги для основных средств. Если основные средства в главной книге регистрируются отдельно по типу (например, для мебели и оборудования или оборудования), график основных средств должен быть организован аналогичным образом, с промежуточными итогами, которые прослеживаются до этих остатков на счетах.

Совокупная сумма всей накопленной амортизации в отчете должна равняться сальдо на счете главной книги для накопленной амортизации.

Как используется график основных средств

График основных средств обычно используется аудиторами компании для проверки наличия основных средств и отслеживания этих позиций до баланса главной книги. Таким образом, для бухгалтерского персонала очень важно поддерживать график в актуальном состоянии.

Лучшие практики расписания основных средств

Есть несколько способов уменьшить объем работ, необходимых для ведения графика основных средств.Один из вариантов — установить высокий предел капитализации, чтобы меньше расходов классифицировалось как основные средства. Кроме того, удалите активы из списка, как только они будут проданы или иным образом утилизированы, чтобы уменьшить размер списка. И, наконец, используйте несколько подкатегорий основных средств в расписании, чтобы в каждой категории было меньше активов для согласования.

Связанные курсы

Учет основных средств

Как проводить аудит основных средств

Основные средства vs.Текущий актив: в чем разница?

Основные средства по сравнению с текущими активами: обзор

В финансовой отчетности компании активы обычно классифицируются по отдельным категориям, включая основные средства и оборотные активы.

  • Основные средства, также известные как основные средства (ОС) и основные средства, — это материальные вещи, которые компания планирует использовать в течение более чем одного отчетного периода.
  • Оборотные активы, такие как денежные средства и товарно-материальные запасы, — это предметы, которые компания планирует использовать или продать в течение года.

Как правило, активы компании — это вещи, которыми она владеет или контролирует и которые намереваются использовать в интересах бизнеса. Это могут быть вещи, которые поддерживают основные операции компании, например здания, или приносящие доход, например машины или инвентарь.

Основные средства

В бизнесе термин «основные средства» применяется к объектам, которые компания не планирует потреблять или продавать в течение отчетного периода. Это не ресурсы, используемые в процессе производства, такие как листовой металл или товары, которые компания обычно продает для получения дохода в течение отчетного года.

Основные средства иногда называют материальными, потому что они обычно существуют физически, в отличие от нематериальных активов, таких как гудвилл, авторские права, интеллектуальная собственность и товарные знаки. Примеры основных средств включают производственное оборудование, транспортные средства, здания, землю, мебель и приспособления, транспортные средства и персональные компьютеры.

Амортизация основных средств

Конечно, вещи стареют, изнашиваются или выходят из строя. По мере того, как компания покупает и вводит в эксплуатацию основные средства, они начинают отсчет срока их полезного использования.С помощью методов бухгалтерского учета они могут амортизировать материальный объект в течение его срока службы. Компания будет амортизировать активы как по налоговым вычетам, так и по причинам бухгалтерского учета. Когда объект перепродажи или рыночная стоимость меньше, чем стоимость на балансе компании, он становится обесцененным активом.

Основные средства на балансе

Основные средства отображаются на балансе компании в составе основных средств. Эти позиции также появляются в отчетах о движении денежных средств компании, когда они совершают первоначальную покупку и когда они продают или амортизируют актив.В финансовой отчетности внеоборотные активы, включая основные средства, — это активы, срок действия которых ожидается более одного года с отчетной даты.

Оборотные активы

Оборотные активы — это активы, которые компания планирует использовать или продать в течение одного года с отчетной даты. В эту категорию входят денежные средства, дебиторская задолженность и краткосрочные инвестиции.

Товарно-материальные запасы компании также относятся к этой категории, независимо от того, состоят ли они из сырья, незавершенного производства или готовой продукции.Все они классифицируются как оборотные активы, поскольку компания рассчитывает получить денежные средства при их продаже. Эти статьи обеспечивают повседневное финансирование деловых операций.

Точно так же дебиторская задолженность должна приносить приток денежных средств, поэтому ее можно квалифицировать как оборотные активы.

Оборотные активы иногда указываются как текущие счета или ликвидные активы.

Особые соображения

Персональный компьютер является фиксированным и внеоборотным активом, если он будет использоваться более года для производства товаров, которые компания будет продавать.Транспортное средство также является фиксированным и внеоборотным активом, если его использование включает в себя поездки на работу или транспортировку продуктов компании.

Однако затраты на основные средства обычно отражаются в финансовой отчетности за вычетом накопленной амортизации.

Внеоборотные активы

Помимо основных средств и нематериальных активов, другие виды внеоборотных активов включают долгосрочные инвестиции.

Инвестиции в облигации классифицируются как краткосрочные инвестиции и оборотные активы, если ожидается, что они принесут более высокую доходность, чем денежные средства, и если до погашения осталось менее одного года.Облигации с более длительным сроком погашения классифицируются как долгосрочные инвестиции и как внеоборотные активы.

Если вы хотите проверить активы компании

Если вы инвестор в акции или сотрудник публичной компании, вам может быть интересно узнать, что компания сообщает о своих текущих и основных активах и как эти цифры меняются с течением времени. Публичные компании должны ежегодно сообщать эти цифры в рамках своих 10-тысячных заявок, и они публикуются в Интернете.

Ключевые выводы

  • Основные средства — это объекты собственности компании, которые предполагается использовать в течение длительного времени.
  • Компании могут использовать амортизацию основных средств для налоговых и бухгалтерских целей.
  • Оборотные активы — это имущество, которое компания планирует использовать или монетизировать в ближайшем будущем.
  • Еще один термин для обозначения оборотных активов — это ликвидные активы, что означает, что они легко конвертируются в доход.

Автоматизация инвентаризации и согласования ваших основных средств

Точные данные могут упростить значительную часть инвентаризации основных средств, что приведет к эффективному управлению активами предприятия.Чтобы помочь предприятиям поддерживать точные данные в реальном времени для улучшения инвентаризации и выверки, на рынке доступно несколько решений для автоматизации. Возникает вопрос: как выбрать решение, отвечающее требованиям вашей компании?

Выбор подходящего решения для управления корпоративными активами

Чтобы определить, подходит ли решение для вашего бизнеса, проверьте, может ли оно:

  • Повышение эффективности обслуживания.
  • Оптимизируйте процесс обслуживания, чтобы продлить срок службы ваших активов и повысить производительность.
  • Снижение затрат на инвентаризацию.
  • Избегайте переноса ненужного инвентаря или простоев из-за недостаточного инвентаря.
  • Повышение гарантийного восстановления.
  • Улучшите отслеживание ремонтов, на которые распространяется гарантия.
  • Повышение надежности и управления рисками.
  • Прогнозирование и снижение рисков надежности активов и нормативных требований.
  • Гибкое развертывание
  • Реализуйте локально, в облаке или и там, и там.Это твой выбор. В любом случае вы получите ту же полнофункциональную систему, а не уменьшенную версию, как некоторые системы.

Современная система управления активами предприятия должна обеспечивать более сложные результаты работы с активами в условиях постоянно усиливающегося регулирования и финансовых ограничений. Внедрение решения требует объединения ресурсов для повышения эффективности с улучшенными эксплуатационными характеристиками и финансовой прозрачностью. Основная причина, по которой организации внедряют управление активами, заключается в том, что это имеет хороший бизнес-смысл.Всем ресурсоемким организациям необходим упорядоченный, структурированный и дисциплинированный способ управления активами.

Как определить недостатки?

Часто с элементами мошенничества и финансовых искажений основные активы не пользуются уважением. Хотя аудиторы считают, что основные фонды имеют низкую степень риска, они требуют внимания. Действительно ли меры контроля эффективны в этой области с низким уровнем риска? Лучшие практики улучшают надлежащий бухгалтерский учет, оценку и финансовую отчетность.

Уверены ли вы, что представление ваших основных средств точно отражено в финансовой отчетности на конец года? Во многих случаях ваш ответ будет «Да.Однако аудит может дать другой ответ. Хотя многие организации не проводят инвентаризацию текущих основных средств и соответствующую выверку, эти шаги обеспечивают необходимый внутренний контроль для финансовой отчетности основных средств.

Углубленный анализ бухгалтерских записей часто указывает путь, по которому следует идти. Сведения о возрасте, типе и доступности активов будут определять требования к полевым данным и способ проведения сверки. Именно на этом этапе можно определить реалистичный бюджет и стратегию проекта.Большинство организаций сталкиваются со значительными проблемами, связанными с отслеживанием местоположения, количества, состояния, технического обслуживания и статуса амортизации своих основных средств. Обычно основные средства регистрируются и поддерживаются либо в электронной таблице, регистре основных средств (FAR), либо в системе ERP, такой как SAP. Эти записи затем периодически проверяются с помощью аудиторских мероприятий, таких как инвентаризация.

Go Mobile!

Чтобы получить максимальную отдачу от вашего решения EAM, вашим техническим специалистам необходим полный доступ к вашей системе в любом месте и в любое время.Конечно, некоторые задачи можно выполнить, сидя за столом, но некоторые из наиболее важных и ценных задач по управлению активами необходимо выполнять в полевых условиях, где находится много критически важных активов. Мобильный доступ к EAM дает вашим специалистам по обслуживанию и управлению активами информацию, которая им нужна там, где она нужна им больше всего, с точки зрения производительности.

Ключевым преимуществом мобильного приложения для обслуживания, несомненно, является эффективность совместной работы в режиме реального времени и информации о задачах обслуживания.Внедрение технологий GPS, RFID, защищенных планшетов и надежных методов интеграции веб-сервисов поможет обслуживающим организациям создавать высокозащищенные мобильные приложения для обслуживания, интегрированные в корпоративные системы. Это поможет в получении данных о техническом обслуживании и улучшит связь между мобильными техниками, менеджерами и клиентами. Это также приведет к общему снижению стоимости.

mAssetTag для эффективной автоматизации управления активами предприятия

MAssetTag

Innovapptive дает организациям больший контроль и эффективность при планировании, приобретении, аудите, инвентаризации и устранении несоответствий ваших основных средств.Решение предлагает комплексное решение для отслеживания основных средств, которое тесно и бесшовно интегрируется с бэк-офисными системами учета (например, SAP), обеспечивая полную прозрачность для выявления потерянных или украденных активов, исключения переплат по страховке или налогам и калибровки бизнеса. действия с уровнями запасов в реальном времени.

Используя mAssetTag, бизнес может достичь:

  • Точность инвентаризации основных средств 99%
  • Уменьшение страховых взносов на 17%
  • 100% согласование глобальных основных фондов в соответствии с требованиями аудита и нормативных требований
  • Повышение производительности сотрудников на 40%
  • Снижение на 15% переплаты федерального налога, налога штата и налога на имущество

Хотите увидеть mAssetTag в действии?

Получите живую демонстрацию нашего решения для управления активами предприятия, mAssetTag, чтобы увидеть, как это поможет вашему бизнесу: [Запросить интерактивную демонстрацию]

Для получения дополнительной информации посетите: www.innovapptive.com или позвоните по телефону 1-844-464-6668, чтобы поговорить с нашими экспертами.

Основные проблемы с основными фондами | Bloomberg Tax & Accounting

Управление основными фондами сегодня по-прежнему представляет собой серьезную проблему для организаций. Неправильное управление основными фондами может привести к дорогостоящей неэффективности, увеличению продолжительности закрытия кварталов или на конец года и плохому внутреннему контролю, что может вызвать существенные недостатки и риски аудита. Но если все сделать правильно, это может привести к ценной возможности сэкономить на налогах, повысить эффективность и улучшить чистую прибыль.Вы готовы? Вы выживаете или преуспеваете в решении сегодняшних проблем с основными фондами?

10 основных проблем, связанных с активами

1. Преодоление ручных ошибок и неэффективности

Ручное управление и отслеживание переводов, выбытия и добавления активов требует времени и увеличивает риск ошибок, которые могут привести к срыву сроков закрытия отчетных периодов и к тому, что персонал будет испытывать стресс и растянутость. Налоговое планирование, манипулирование данными и сверка могут стать серьезной нагрузкой на ресурсы.

2. Как избежать ошибок электронных таблиц

Из-за трудоемких, подверженных ошибкам стандартных таблиц легко упустить из виду обновления налогового законодательства, которые могут привести к дорогостоящим просчетам. Кроме того, без прозрачности и автоматизации критически важных функций электронные таблицы создают проблему непрерывности, когда владелец таблицы и база знаний уходят.

3. Управление давлением закрытия финансовых операций

Поток информации из нескольких отделов, сверка данных из разрозненных систем и ручные процессы регулярно возникают в организациях, когда они пытаются закрыть свои бухгалтерские книги, оставляя мало времени для анализа или стратегических финансовых инициатив.

4. Обмен данными между отделами

Совместное использование важной налоговой информации между отделами сложнее со старыми системами ERP или настраиваемыми таблицами. Сегодня существует большая потребность в видимости в реальном времени между отделами, которые занимаются налоговыми и бухгалтерскими книгами GAAP.

5. Обеспечение строгого контроля

Сегодняшние системы основных средств должны делать больше, чем просто обеспечивать соблюдение нормативных требований. Они должны быть неотъемлемой частью стратегии организации по поддержанию операционной эффективности, действенности и надежности финансовой отчетности.

6. Преодоление недостатков системы ERP

Системам

ERP не хватает детализации, необходимой для обеспечения безопасного соответствия. Им не хватает поддержки GAAP и налоговой амортизации, аудитов и обновлений налогового законодательства, поэтому извлечение и повторный ввод данных может стать утомительной необходимостью. Кроме того, организации часто обращаются к ИТ-отделам для обновления функциональности ERP и настройки данных, что приводит к задержкам и нехватке ресурсов.

7. Разработка эффективной и настраиваемой отчетности

Создание регулярных, гибких отчетов, которые учитывают амортизацию по типу и классу активов, для различных сценариев, может быть трудным и отнимать много времени.Некоторым компаниям необходимо найти творческие способы объяснения и согласования различий в данных.

8. Управление увеличением и изменением данных

Обновление и сбор огромных объемов данных из разных систем и источников может быть непосильной задачей. Чтобы не отставать, многие организации обращаются к сторонним фирмам для сбора, стандартизации, выполнения и повторного ввода вычислений в соответствующие системы. Поэтому для предприятий становится все более важным учитывать как текущие, так и будущие потребности в сборе данных.

9. Отслеживание сделок по слияниям и поглощениям

После слияний и поглощений организациям будет поставлена ​​задача объединить свои новые данные и системы об основных средствах со старыми. Чтобы сделать свои стратегии приобретения жизнеспособными, им потребуется внедрить строгие процессы и средства контроля.

10. Точное отслеживание запасов основных средств

Нередко более 50% данных об основных средствах компании оказываются неполными или неточными.Поскольку активы отслеживаются в нескольких местах и ​​налоговых юрисдикциях, объем данных продолжает расти, равно как и необходимость точного управления ими.

Важность инвентаризации основных средств

Капитальные активы определяются как все материальные и нематериальные активы, используемые в операциях, срок полезного использования которых превышает один год.

Они не пользуются уважением, даже несмотря на то, что они обычно являются самым крупным активом в правительственном отчете о чистой позиции.Но государственные бухгалтеры и аудиторы исторически не уделяли должного внимания бухгалтерскому учету и внутреннему контролю, относящимся к основным активам. В основном это связано с двумя причинами.

Во-первых, инфраструктура — безусловно, самая большая категория государственных капитальных активов. Инфраструктура часто не рассматривается правительствами как актив, потому что обычно ее нельзя продать. Фактически, инфраструктура иногда рассматривается как обязательство из-за того, что правительства должны использовать будущие ресурсы для обслуживания.Я участвовал в переговорах между правительствами, которые разделили затраты на строительство при строительстве нового объекта. Каждый возражал против включения актива в свои бухгалтерские книги, поэтому им не нужно было брать на себя ответственность за обслуживание и окончательную замену.

Во-вторых, до Постановления № 34 Совета по стандартам бухгалтерского учета , основные активы государства регистрировались в «общей группе счетов основных средств», но не в консолидированной финансовой отчетности или финансовой отчетности фонда.Объекты инфраструктуры вообще не учитывались. Аудиторы не уделяли особого внимания капитальным активам во время ежегодных аудитов, потому что они определили, что даже огромные колебания в сумме активов, зарегистрированных в этой группе счетов, не сильно повлияют на суждения пользователей о финансовом положении правительства.

Поскольку бухгалтеры и аудиторы не прилагали значительных усилий для отслеживания основных средств, инвентаризация основных средств проводилась редко. Однако в последние годы, когда капитальные активы отражаются в финансовой отчетности предприятия, государственные бухгалтеры и аудиторы уделяют больше внимания капитальным активам.Например, аудиторы предоставляют такие заключения аудита, как:

• Формальных усилий по очистке базы данных от вышедших из строя активов не предпринимается.

• Письменные правила и процедуры в отношении основных средств неадекватны.

• Отсутствует комплексный план проведения инвентаризации основных средств.

Подготовка к инвентаризации основных средств

Ассоциация государственных финансовых служащих (GFOA) рекомендует правительствам проводить инвентаризацию их материальных капитальных активов, по крайней мере, на пробной основе, не реже одного раза в пять лет.Практическая интерпретация этой рекомендации состоит в том, чтобы наблюдать за передвижным оборудованием каждые пять лет и другими активами (землей, зданиями, инфраструктурой, неподвижным оборудованием) один раз в 10-20 лет. Лучше наблюдать за частью ваших основных средств каждый год на ротационной основе, чем делать их все сразу каждые несколько лет, потому что это позволяет вам (а) ежегодно проверять адекватность ваших средств внутреннего контроля и (б) строить наблюдения работать с годовой рабочей нагрузкой, так что вам не нужно привлекать консультантов.

Ниже приводится типичный процесс проведения физического осмотра основных фондов. Я расскажу о каждом этапе этого процесса более подробно.

1. Подготовьте список активов

Во-первых, подготовьте список основных средств по типу активов. Ниже приводится пример такого списка:

Этот список поможет вам решить, какие усилия потребуются для наблюдения за активами.Некоторые типы активов легче наблюдать, чем другие. Например:

• Снаряжение — это обычно большое количество мелких предметов.

• Здания обычно представляют собой крупные долларовые активы, за которыми легко наблюдать.

• Земля обычно удерживается так долго, что ее балансовая стоимость невысока.

Во-вторых, вам следует подготовить список активов по отделам или местоположениям. Ниже приведен пример списка основных фондов, отсортированный по отделам:

Этот список можно использовать для определения количества времени, которое каждый отдел должен будет посвятить наблюдению.При оценке усилий по наблюдению подумайте, какие департаменты исторически испытывали трудности с эффективным управлением своими капитальными активами. Некоторые отделы будут лучше контролировать местонахождение своих активов и более тщательно сверяться с бухгалтерскими записями.

В-третьих, «нарежьте и нарежьте» данные о капитальных активах, чтобы определить активы, которые могут потребовать особого внимания во время наблюдений; например, (a) активы с нулевой балансовой стоимостью, (b) активы, валовая балансовая стоимость которых меньше текущих пороговых значений капитализации, и (c) активы, приобретенные в текущем финансовом году.

2. Определите цели

Перед инвентаризацией основных средств вы должны решить, что вы будете пытаться достичь во время посещений различных отделов и мест. Вы, конечно, будете проверять, что зарегистрированные активы действительно существуют, но подумайте, будете ли вы делать следующее:

• Выявить неучтенные активы.

• Соберите нефинансовую информацию (например, местонахождение, описание актива, серийный номер).

• Оценить состояние активов.

• Прикрепите идентификационные бирки активов.

• Сделайте фотографии активов.

• Какая документация потребуется.

Каждая цель, которую вы решаете, увеличивает количество времени, усилий и затрат, необходимых для проведения физических наблюдений, поэтому следует выполнять только важные задачи.

Обратите внимание, что физические наблюдения не являются эффективным способом проверки занижения зарегистрированных капитальных активов. Когда обнаруживаются активы, которые не указаны в бухгалтерских записях, трудно понять, был ли актив зарегистрирован в другом отделе или как часть более крупного актива.Кроме того, капитализированные активы обычно не приводят к тому, что финансовая отчетность вводит в заблуждение, поскольку занижение активов и чистой позиции является более консервативным. Соответственно, многие правительства не пытаются идентифицировать неучтенные активы во время физических наблюдений; скорее они сосредоточены исключительно на том, чтобы все зарегистрированные активы по-прежнему находились на месте. Практический промежуточный подход состоит в том, чтобы составить список любых очень крупных активов, отмеченных в ходе наблюдения, которые не указаны отдельно в списке активов. Эти активы могут быть позже исследованы на предмет того, были ли они должным образом капитализированы.

Важно заранее решить, какие типы активов будут помечены. Более подробно это обсуждается ниже.

3. Очистить бухгалтерские записи

Записи о капитальных активах часто противоречивы, потому что на протяжении десятилетий разные люди регистрировали активы по-разному с разной степенью детализации на основе разных политик. Например, 100 настольных компьютеров, купленных за 80 000 долларов, могут быть капитализированы как 100 строк, одна строка или не капитализированы, потому что каждый компьютер находится ниже порога капитализации.

Чтобы максимально упростить наблюдение за капитальными активами, следует удалить активы, которые не капитализированы должным образом или в которых нет необходимости. В частности, удалите:

• Исследования активов, которые не были построены или которые не относятся к конкретному активу.

• Ремонт и техническое обслуживание.

• Временные активы, которые были снесены.

• Активы ниже пороговых значений капитализации, включая любые отрицательные суммы, если они не могут быть перераспределены в другие капитальные активы.

• Нематериальные активы с полной амортизацией (капитализированные проценты, сервитуты).

После очистки записей определите отдельные статьи капитальных активов, которые являются компонентами более крупных активов. Например, если здание записано как 10 разных позиций, объедините их, чтобы вы могли наблюдать за ними вместе.

4. Связь с отделами

Сотрудники отдела будут играть ключевую роль в наблюдениях. Им необходимо определить местонахождение каждого объекта для наблюдателя; оформление документов для добавления, выбытия или передачи основных средств; обновлять записи отдела; и предоставить различную информацию об активах.Соответственно, важно эффективно общаться с ними на протяжении всего проекта. Такое сообщение должно включать:

• Информирование высшего руководства отдела о необходимости проекта, его ожидаемых масштабах и сроках.

• Стартовая встреча:

◦ Представьте задействованный персонал.

◦ Обсудите ожидаемые проблемы (например, трудноизвестные активы, выбытия, неизвестные активы и т. Д.). Список активов следует отправить заранее, чтобы отдел мог подготовиться к этому обсуждению.

◦ Опишите процесс, включая предполагаемые задачи и сроки.

◦ Согласуйте даты наблюдения.

◦ Обсудите некапитализированные активы.

5. Письменные правила и процедуры

Если у вас еще нет письменных процедур, связанных с наблюдениями за капитальными активами, сейчас самое время их разработать. Письменные процедуры помогают собрать всех сотрудников, участвующих в наблюдениях, на одной странице, зная свою роль в общем процессе. Письменные процедуры обычно являются частью общей политики и процедур правительства в отношении капитальных активов.Эти процедуры должны включать, как минимум, следующее:

• Обязанности — бухгалтерский учет по сравнению с другими отделами.

• Активы без ограничения капитализации — следует ли / как отслеживать активы с валовой балансовой стоимостью ниже пороговых значений капитализации.

• Маркировка активов — какие активы должны быть помечены, когда и кем.

• Инвентаризация — роль ежегодных ведомственных самоутверждений, частота и время инвентаризации, план ротации.

Образец письменных процедур наблюдения за капитальными активами и маркировки доступен для ознакомления и адаптации к вашим обстоятельствам в kevinharpercpa.ru / resources.html.

6. План наблюдения за физической инвентаризацией

По мере того, как вы планируете физические наблюдения, вам нужно будет разработать план наблюдений и подход. Этот план должен учитывать следующее:

Объем: Какие активы будут наблюдаться? Будут ли включены земля, нематериальные активы и активы ниже пороговых значений капитализации?

Охват: Будете ли вы наблюдать за всеми основными фондами или их частью на основе скользящего многолетнего плана или за определенным процентом дорогостоящих активов, чтобы доказать, что финансовая отчетность не содержит существенных искажений? Если вы не наблюдали за капитальными активами в течение нескольких лет, рекомендуется проводить наблюдение за 100% активов.В последующие годы вам следует наблюдать за частью активов на ротационной основе. Шаблон плана ротации доступен для загрузки по адресу kevinharpercpa.com/resources.html. Этот шаблон позволяет вам документировать:

• Количество активов по типу (помогает оценить количество часов, необходимых для наблюдения и согласования активов).

• Расположение активов (помогает определить последовательность наблюдений).

• Долларовая стоимость активов (помогает определить приоритетность наблюдений).

• Оценка количества часов, необходимых для наблюдения и согласования активов.

Последовательность: В какой последовательности вы будете проводить наблюдения? Физически близкие места следует наблюдать вместе. Подразделения, которыми управляет одно и то же лицо, должны наблюдаться вместе. Рекомендуется отдавать приоритет (а) отделам и местоположениям с активами высокой долларовой стоимости, (б) значительным активам, которые могут быть украдены, и (в) отделам, которые в прошлом испытывали трудности с эффективным управлением своими капитальными активами.

Ежегодное самоподтверждение: Вы попросите отделы самостоятельно подтверждать свои основные средства в конце финансового года? Насколько сильно вы полагаетесь на это самоутверждение (т. Е. Повлияет ли оно на то, как часто вы проводите физическое наблюдение)? Вы проверите его точность?

Вам следует разработать счетный лист, который будет использоваться во время наблюдений для документирования собранной информации и изменений, которые необходимо внести в учетные записи. Ниже приводится образец листа подсчета.

Этот счетный лист позволяет документировать:

• Информация о наблюдении — люди, даты, отдел.

• Информация для идентификации каждого актива — из бухгалтерских записей.

• Информация, собранная наблюдателем во время наблюдения.

• Необходимые изменения в бухгалтерских записях (например, списание, изменение идентификационного номера актива, изменение / добавление номера тега, родительский идентификационный номер, местонахождение).

• Незарегистрированные активы, обнаруженные в ходе наблюдений.

7. Соблюдайте активы

Ниже приведены несколько идей и передовых методов, которые следует учитывать при проведении инвентаризации основных средств:

Постройки и улучшения

Обычно они представляют собой небольшое количество активов высокой долларовой стоимости. Обычно их легко наблюдать, потому что они не двигаются, находятся над землей и живут долго. Единственными проблемами обычно являются: (а) определить все позиции в записях основных средств, которые относятся к зданию, чтобы их можно было наблюдать вместе, и (б) определить, будете ли вы наблюдать за каждым компонентом здания.Другими словами, будете ли вы рассматривать все компоненты здания, наблюдаемые, когда вы видите здание, которое используется? Вы можете наблюдать за зданиями, просматривая аэрофотоснимки.

Инфраструктура

Инфраструктура обычно состоит из основных систем активов, таких как система распределения электроэнергии, канализационная система, система сточных вод и дороги. Эти системы трудно наблюдать, потому что они находятся под землей и / или простираются на многие мили. Следовательно, стратегия наблюдения за этими активами должна быть:

Активы группы: Подобно зданиям и улучшениям выше, вам следует объединить отдельные позиции в записях основных средств, которые являются компонентами одного и того же актива.Например, определите все позиции, которые вместе составляют всю систему распределения электроэнергии. Затем решите, какой уровень наблюдения может быть достаточным, чтобы считать актив «наблюдаемым». Например, если вы включите свет в различных зданиях, будет ли это достаточным доказательством работающей системы распределения электроэнергии, или вы наденете каску и спуститесь под землю, чтобы осмотреть различные компоненты?

Географическая информационная система (ГИС): Если ваше правительство использует ГИС, многие компоненты инфраструктуры будут поддерживаться в этой системе.Определите, является ли система точной и достаточно актуальной, чтобы на нее можно было положиться. Если это так, вы можете отследить активы до ГИС и считать их «наблюдаемыми».

Инженерное участие: Вероятно, вам потребуется в значительной степени полагаться на знающего человека в области общественных работ или инженерных работ для определения активов инфраструктуры. Вы можете найти множество позиций с такими описаниями, как «общая выплата за ход строительства № 1» или «насыпь и оценка земляных пород». Директор или инженер общественных работ может вспомнить детали этих проектов и помочь вам определить объект, за которым необходимо наблюдать; или они могут описать, почему актив больше не существует и должен быть списан.В некоторых случаях вам может потребоваться просто поверить им на слово, что актив все еще существует.

Проявите творческий подход к способам доказательства существования активов. Помните, что инвентаризация основных средств — это не столько «наблюдение», сколько «доказательство существования».

Оборудование

Оборудование обычно представляет собой очень большое количество активов очень небольшой долларовой стоимости. Следовательно, в зависимости от масштаба вашего проекта наблюдения, вы, вероятно, потратите много времени и усилий на наблюдение за оборудованием.Большинство активов оборудования легко наблюдать. Мой опыт показывает, что около 90 процентов этих активов легко идентифицируются сотрудниками отдела. В остальных 10% случаев отдел избавился от актива или иным образом не может его найти, или они не могут идентифицировать его по описанию актива, или актив, на который они указывают, не соответствует информации в бухгалтерских записях. Очевидно, вам нужно будет выследить эти необычные предметы. Однако не стоит увлекаться деталями, поскольку влияние доллара не будет большим.

Я видел, как во время наблюдений наблюдатели тратили слишком много времени на поиск несоответствий, например, какой отдел «владеет» активом, валовая балансовая стоимость актива, описание актива, сверяя записи основных средств с записями отдела или связывая актив с его родительским активом. Когда возникают эти проблемы, я предлагаю вам отметить их в листе подсчета для последующих действий после завершения наблюдения. Важно провести наблюдения как можно быстрее. Анализировать, какие элементы заслуживают дальнейшего рассмотрения, лучше проводить, когда все несоответствия можно рассматривать как группу.

Транспортные средства трудно заметить, потому что они обычно используются в разных местах. Рассмотрите возможность использования соглашений о техническом обслуживании для «наблюдения» за транспортными средствами. Например, свидетельство того, что транспортное средство обслуживалось в прошлом году, свидетельствует о его существовании.

ИТ-активы могут быть особенно сложными, потому что их большое количество часто разбросано по всему правительству, и многие из них идентичны, за исключением серийных номеров. Часто ИТ-отдел отслеживает ИТ-активы, и если это так, вы можете полагаться на их список ИТ-активов.Просто убедитесь, что их список активов точен и актуален. Возможно, вы захотите отследить несколько ИТ-активов в их списке, чтобы подтвердить его точность. Если у вашего правительства есть программное обеспечение, которое может «пинговать» все подключенные к сети устройства, вы сможете быстро наблюдать за большинством ИТ-оборудования. Если у ИТ-отдела нет списка и нет программного обеспечения для проверки связи, вы можете рассмотреть возможность привлечения временного персонала для помощи в инвентаризации ИТ-активов в первый раз.

Земля

Земля обычно состоит из нескольких очень ценных активов.Однако обычно они приобретались давным-давно и поэтому хранились в бухгалтерских книгах по небольшой балансовой стоимости. За землей лучше всего «наблюдать», отслеживая записи о праве собственности в офисе окружного оценщика.

Нематериальные активы

Нематериальные активы не подлежат физическому наблюдению. Обычно вы можете проверить наличие сервитутов и право собственности на них, отслеживая контракты и соглашения. За программным обеспечением можно наблюдать, просматривая соглашения о техническом обслуживании и счета-фактуры, а также прося сотрудников показать вам несколько рабочих экранов в программном обеспечении.

8. Сверка активов с бухгалтерскими записями

Ниже приведены некоторые общие проблемы (также известные как «липкие калитки»), с которыми вы, вероятно, столкнетесь во время наблюдений и последующей сверки результатов с бухгалтерскими записями. Я также даю предложения о том, как решить каждую из «липких» калиток.

Неразмещенные активы

Самая распространенная липкая калитка — это когда актив, указанный в бухгалтерских записях, не может быть найден персоналом отдела.Это происходит, когда:

• Актив был продан, но бухгалтерия не была уведомлена об удалении его из бухгалтерских записей.

• Описание актива недостаточно четкое, чтобы сотрудники отдела могли его идентифицировать.

• Актив был перемещен в другое место или передан другому отделу.

Когда это произойдет, вам нужно будет собрать дополнительную информацию, чтобы вы могли решить, как скорректировать бухгалтерские записи. В частности, спросите:

• Был ли актив продан, передан, продан или уничтожен?

• Когда и почему актив был продан?

• Представляет ли эта ситуация нарушение управления? Другими словами, это единичное событие или указывает на наличие других подобных проблем?

• Если актив был продан, существовал ли замещающий актив и был ли он должным образом капитализирован?

Иногда, когда вы задаете эти вопросы, сотрудники отдела не могут на них ответить.Что тогда? Сколько времени и усилий вам следует потратить на дальнейшие исследования. Это зависит от:

Стоимость в долларах : Если чистая балансовая стоимость низкая, необходимость в последующих действиях меньше.

Изолированное событие : Если нет слабых мест в системе управления, необходимость в последующих действиях меньше.

Возраст : Если актив не был замечен в течение многих лет, маловероятно, что дальнейшие исследования будут плодотворными.

В этих случаях вам просто нужно списать актив.Если вы не можете его найти, вы не можете оставить его в бухгалтерских записях с заглавной буквы. Образец формы выбытия основных средств для использования для документирования разрешений на бухгалтерский учет для списания неразмещенного актива можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Неучтенные активы

Вы, несомненно, найдете активы, которые не указаны в бухгалтерских записях. Когда это произойдет, вам нужно будет собрать информацию, чтобы знать, нужно ли / как записывать эти активы. Спросите:

• Когда был приобретен актив?

• Почему не было написано с заглавной буквы? Это свидетельствует о поломке системы управления?

• Является ли это активом, заменяющим выбывший актив? Если да, было ли списано выбытое имущество?

Может быть трудно определить, действительно ли неучтенный актив не капитализирован, потому что:

• Он может быть капитализирован как часть проекта или группы активов.

• Многие аналогичные активы, приобретенные одновременно, могут быть капитализированы как одна статья.

• Может быть трудно сказать, какие активы включены в такие статьи, как «общее строительство».

Образец формы добавления основных средств, который можно использовать для документирования разрешений на добавление неучтенного актива в бухгалтерские записи, можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Идентификационные бирки активов

Если ваша политика еще не ясна, вам нужно будет решить, какие активы следует пометить.Сколько тегов будет использоваться, если несколько активов капитализируются как одна позиция в бухгалтерских записях? Сколько тегов, если у одного актива есть несколько компонентов, каждый из которых капитализируется отдельно в бухгалтерских записях?

Как правило, вы должны маркировать оборудование, особенно передвижное оборудование. Эти активы сложнее всего отслеживать, и их легче всего украсть. Как правило, не маркируются следующие типы активов: нематериальные активы, включая программное обеспечение, инфраструктуру и здания.Вам нужно будет решить, следует ли помечать другие активы, такие как автомобили, оружие, мебель, неподвижное оборудование, дочерние активы и активы, в пределах пороговых значений капитализации.

Если объекты еще не помечены, вам нужно будет решить, помечать ли их, когда за ними наблюдают. После того, как актив помечен, его легче идентифицировать во время будущих наблюдений. Если объекты ранее были помечены, вы, скорее всего, во время своего наблюдения, скорее всего, обнаружите, что некоторые объекты не помечены. Это может быть связано с тем, что бирка отвалилась, была испорчена или никогда не прикреплялась.

Отношения родитель / ребенок

Многие статьи бухгалтерского учета не являются самостоятельными активами. Большинство современных систем бухгалтерского учета имеют возможность связывать дочерний актив с его родительским через поле родительского идентификационного номера. Родительские и дочерние активы следует наблюдать вместе. Следовательно, вы захотите определить родительские и дочерние отношения для наблюдений. Примеры родительских и дочерних активов:

• Затраты на строительство после ввода актива в эксплуатацию могут капитализироваться отдельной строкой.

• Несколько активов, необходимых для совместной работы, например аккумуляторная батарея и переносной сварочный аппарат, капитализируются как отдельные статьи.

• Замена части актива, например, замена двигателя транспортного средства или части дорожного покрытия.

Переводы

Когда вы обнаруживаете актив во время наблюдений, которого нет в списке активов, вы часто получаете такую ​​реакцию от персонала отдела. Ситуации, которые могут привести к учету активов не в том отделе, включают:

• Ошибка ввода.

• Актив физически перемещен в другое место.

• Автомобиль был зарегистрирован в дивизионе, купившем его, вместо фонда автопарка.

• Актив ИТ был зарегистрирован в отделе, в котором он используется, а не в отделе ИТ.

Образец формы передачи основных средств, который можно использовать для документирования утверждений перед бухгалтерскими записями о передаче, можно загрузить по адресу kevinharpercpa.com/resources.html.

Активы, не связанные с капиталом
Рекомендуемая практика

GFOA предполагает, что капитальные активы со стоимостью ниже пороговых значений капитализации отслеживаются по усмотрению департаментов.Кроме того, у некоторых правительств есть политики, требующие отслеживания определенных активов независимо от их стоимости, таких как оружие и ИТ-активы.

Департаменты будут по своему усмотрению решать, какие небольшие активы отслеживать, исходя из следующих соображений:

• Отслеживайте тех, кто стал жертвой кражи или утери.

• Отслеживайте тех, у кого более высокая долларовая стоимость.

• Отслеживайте тех, у кого есть юридические или нормативные требования. Например, активы, финансируемые за счет гранта, могут нуждаться в отдельном отслеживании, чтобы они должным образом сообщались лицу, предоставляющему право, при продаже.

• Прочие потребности или усмотрение руководства.

Активы, принадлежащие третьим лицам или принадлежащие другим лицам

Перед началом наблюдений будет полезно определить любые активы, которых нет на месте. Возможно, вам потребуется организовать наблюдение с другой организацией или получить письменное подтверждение активов, которыми они владеют. Примеры активов, не находящихся на территории:

• Активы на внешнем хранении.

• Оборудование закуплено, но еще не получено.

• Оборудование, предоставленное третьим лицам.

Также будет полезно идентифицировать любые активы на месте, которые не принадлежат. В этих случаях вам нужно будет убедиться, что они не капитализируются как незарегистрированные активы. Примеры активов, не находящихся в собственности:

• Оборудование предоставлено подрядчиками.

• Арендованное оборудование.

• Тяжелая техника, заимствованная у другого государства.

• Совместно построенные активы, капитализированные другой компанией.

Хорошо спланированное физическое наблюдение за капитальными активами позволит избежать большинства этих «липких» калиток.Относитесь к капитальным активам с уважением, которого они заслуживают, проводя периодические физические наблюдения и сверяя результаты с бухгалтерскими записями. Это сложная задача в первый раз, когда вы наблюдаете за всеми своими активами, но обычно с ней можно справиться в будущие годы, когда наблюдения будут проводиться на ротационной основе.

КЕВИН У. ХАРПЕР — управляющий партнер Kevin W. Harper CPA and Associates, небольшой бухгалтерской и консалтинговой фирмы CPA. Свяжитесь с ним по адресу [email protected], если у вас есть вопросы или вы хотите провести мозговой штурм.

Что такое основные средства для бизнеса?

Бизнес-актив — это все, что бизнес покупает, владеет и удерживает. Основные средства — это долгосрочные активы, используемые не менее года, но часто и намного дольше. Их полезной жизни нет предела. В балансе компании основные средства отображаются в разделе «Основные средства» (ОС), стандартном бухгалтерском термине. «Основное оборудование» относится к основным фондам, таким как заводское оборудование и офисное оборудование.

Основные средства помогают предприятиям увеличить продажи и прибыль, снизить затраты

Предприятия используют основные средства в качестве двигателей для роста продаж и снижения затрат.Например, владелец бизнеса может решить приобрести новое компьютерное оборудование или оборудование, чтобы повысить производительность труда сотрудников, сэкономить время и увеличить производство при более низких затратах на единицу продукции. Все, что вы покупаете для своего бизнеса, что не используется, является активом, например принтер для вашего офиса. Но чернильные картриджи являются расходным материалом, потому что вы перерабатываете или выбрасываете их, когда чернила заканчиваются. По иронии судьбы, даже если дешевый струйный принтер стоит меньше, чем расходуемые картриджи, он все равно считается капиталом.Компания, занимающаяся ландшафтным дизайном, может решить купить небольшой эффективный экскаватор, чтобы выполнять в два раза больше работ, не нанимая дополнительных сотрудников. Экскаватор является основным активом и помогает ландшафтным дизайнерам работать быстрее. Это большие инвестиции для бизнеса, но они принесут больше доходов в ближайшие годы.

Что считается основными средствами?

Основные средства, материальные, долгосрочные и долгосрочные активы — это одно и то же. Их полезный срок службы превышает 12 месяцев (полный год или финансовый год), и вы не захотите продавать их в течение года.В их число входят:

  • Земля, здания и другая недвижимость
  • Транспортные средства, лодки, самолеты
  • Инструменты и промышленные машины и оборудование
  • Компьютеры, оргтехника и мебель
  • Улучшения и модернизация зданий и земли
  • Любые другое физическое имущество, которое нельзя продать быстро

Помимо получения дохода, основные средства могут помочь предприятиям выжить. Если они сталкиваются с финансовыми трудностями и им необходимо собрать денежные средства, продажа некоторых из их основных средств помогает получить денежные средства.А если бизнесу необходимо получить заем, он может использовать основные средства в качестве обеспечения кредита. Основные средства показывают финансовую устойчивость и ценность на балансе компании даже в трудные времена. Кредиторам и инвесторам бизнес нравится больше, когда они видят основные средства на балансе или собственными глазами. Почему? Потому что они представляют собой материальную ценность, которую можно конвертировать в наличные деньги, которые бизнес может использовать в случае финансовых трудностей.

В чем разница между текущими и основными средствами?

Основные или долгосрочные активы используются не менее 12 месяцев.Оборотных активов не хватает. Ваш бизнес будет использовать, заменять или конвертировать оборотные активы в наличность в течение 12-месячного цикла бухгалтерского учета. Основные средства — это основные инвестиции для бизнеса. Их ценность и срок полезного использования растягиваются на многие годы. Срок владения 12 месяцев — это полный год эксплуатации. Это также общепринятый стандарт бухгалтерского учета.

Что «фиксировано» в основных средствах?

Основные средства — это физические активы. Думайте о «фиксированном» как о чем-то, что стабильно или постоянно с течением времени, или что не движется (фиксировано), потому что закреплено болтами.Здания, тяжелая техника на заводе или земельном участке идеально подходят под это описание. Трехтонный пресс для металла — хороший пример основного средства на заводе. Он остается на месте до тех пор, пока владелец этого не хочет. И за исключением изнашиваемых деталей, нуждающихся в обслуживании или ремонте, бизнес не будет израсходовать раму и большую часть машины. Оборотные активы включают:

  • Денежные средства, включая иностранную валюту
  • Краткосрочные инвестиции, такие как казначейские векселя и другие рыночные ценные бумаги, можно легко продать за наличные
  • Предоплаченные расходы
  • Дебиторская задолженность
  • Запасы

Приведенный выше список является текущим активы в зависимости от того, как быстро вы можете их продать или конвертировать в наличные.Наличные деньги ликвидны и ими легко пользоваться, поэтому они находятся в верхней части списка. Краткосрочные инвестиции можно продать за наличные всего за несколько дней. Дебиторская задолженность и товарно-материальные запасы находятся в нижней части наименее ликвидных оборотных средств. На распродажу товарных запасов может уйти много месяцев.

Как рассчитать амортизацию при продаже основных средств?

Когда вы продаете амортизированные основные средства, у вас будут налоговые последствия. Мы рассмотрим продажу активов позже, но сначала расскажем об амортизации. Амортизация — это бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, которые компенсируют снижение стоимости активов, которые компании используют для получения дохода.CRA называет эти вычитаемые из налогооблагаемой базы амортизационные расходы резервом на капитальные затраты, или CCA. Компании годами используют основные средства, такие как оборудование или здания, и со временем они не сильно изнашиваются. Когда компания покупает основные средства, они могут ежегодно списывать амортизацию в течение срока службы основных средств.

Налоговый совет: как выбрать метод амортизации

Прямая линия и убывающий остаток — два наиболее распространенных метода расчета амортизации основных средств. Вот что вам нужно знать:

  • В прямолинейном методе используется стоимость актива за вычетом расчетной стоимости в конце срока службы и делится на ожидаемые годы службы.При использовании этого метода сумма амортизации постоянна каждый год в течение срока полезного использования актива.
  • Метод уменьшающегося остатка применяет фиксированный процент к оставшейся стоимости на конец года до момента списания актива. CRA определяет классы активов и допустимые проценты. При использовании этого метода, также называемого «ускоренным», амортизация выше в первые годы.
  • Согласно CPA Dennis Najjar, «прямолинейная амортизация используется правильно, когда стоимость актива равномерно снижается с течением времени.Часто это будет часть оборудования, которую вы ожидаете использовать до тех пор, пока не сдадите ее в лом ».
  • Наджар добавляет, что метод уменьшающегося остатка« подходит, когда актив сначала быстро теряет ценность, но затем теряет меньшую ценность с течением времени ». вы покупаете новый автомобиль или компьютерное оборудование. Стоимость этих активов быстро снижается в первые годы владения.

Примеры расчета амортизации можно найти на сайте taxtips.ca. Если вы не гуру чисел, бухгалтер может порекомендовать методы амортизации, адаптированные к вашим активам и бизнес-целям.Надбавка на капитальные затраты (CCA) — это то, на что вы можете претендовать в связи с вашими налогами. Сумма CCA определяется недооцененной стоимостью капитала (UCC) вашего актива в начале финансового года и допустимой ставкой для класса активов. Когда вы продаете или списываете амортизируемые основные средства, скорректированная база затрат (ACB), UCC и сумма, за которую продаются активы (POD или выручка от выбытия), определяют подлежащий уплате налог. Покупная цена вашего основного средства, ACB и UCC идентичны на момент покупки до применения амортизации.

CCA и сроки продажи основных средств

В посте об амортизации финансовый блоггер Крейг Энтони советует не продавать актив в первый год владения, если это возможно, из-за правила полугодия. Правило ограничивает CCA до 50% амортизации в первый год, но не в последующие годы. Он также рекомендует продавать активы ближе к концу года, чтобы получить полную выгоду от CCA за год.

Повторный захват CCA и окончательная потеря

Класс CCA может включать несколько амортизируемых основных средств.Продажа основных средств снижает класс CCA на меньшую из величин: первоначальная стоимость актива или POD. Кроме того, если выручка от продажи превышает меньшую из двух величин: первоначальную стоимость актива или UCC, баланс UCC будет отрицательным. Это добавляет сумму возврата CCA к доходу бизнеса. Совет: если вы ожидаете возмещения суммы, покупка активов и добавление их к классу до конца года может помешать увеличению дохода и любых связанных с этим налогов, подлежащих уплате.

Как использовать окончательный убыток

Если баланс UCC остается в классе на конец года после продажи всех активов в классе, возьмите убыток в той же сумме и используйте его для компенсации дохода от бизнеса, создавая окончательный убыток.Это обратная ситуация с повторной поимкой, описанная выше. Допустим, компания, у которой есть окончательная потеря, планирует добавить новые активы к тому же классу. С налоговой точки зрения имеет смысл требовать допустимые терминальные убытки, поскольку класс CCA пуст. Компания сможет вычесть окончательный убыток, если отложит покупку активов того же класса до следующего финансового года. Ознакомьтесь с этими примерами, чтобы узнать больше о повторном захвате и окончательной потере.

Ключевые особенности системы управления инвентаризацией активов

Работа с инвентаризацией активов организации часто требует много времени и трудозатрат.В этой статье будут рассмотрены некоторые сложности, связанные с управлением активами, особенно с инвентаризацией активов информационных технологий (ИТ), и то, как система инвентаризации активов может предложить преимущества.

Инвентаризация активов — это способ, которым организация составляет список и предоставляет подробную информацию об активах, которыми она владеет. Это может охватывать ряд различных типов активов, от материальных основных средств, таких как недвижимость и оборудование, до нематериальных активов, таких как интеллектуальная собственность. Управление запасами активов — это способ, которым организация отслеживает принадлежащие ей активы, чтобы отслеживать и анализировать такие вопросы, как физическое местонахождение, требования к техническому обслуживанию, амортизация, производительность и окончательное выбытие актива.

Внедрение надежного способа управления запасами активов является важной частью бухгалтерских процессов вашей компании. Это также помогает гарантировать, что у бизнеса есть четкое представление об активах, которыми он владеет, и что указанные активы используются наиболее эффективным и рентабельным способом.

Термины «управление запасами» и «управление запасами активов» часто используются как синонимы, но на практике есть несколько ключевых различий.

Управление запасами Vs.Управление инвентаризацией активов

Управление запасами Управление запасами активов
Это касается товаров, которые продаются или потребляются организацией. Это касается того, чем владеет организация.
Управление запасами обычно относится к запасам, которые компания удерживает в течение короткого периода времени, прежде чем использовать или продать. Управление инвентарными активами, как правило, относится к объектам, которые находятся в собственности или предполагается владеть бизнесом в течение как минимум двенадцати месяцев.
Целью управления запасами является отслеживание местоположения, периода хранения и стоимости запасов до их продажи или использования. Цель управления активами инвентаризации такая же, как и у управления запасами, но также включает анализ других областей, таких как амортизация, производительность и обслуживание активов.

Ключевые функции, ожидаемые от системы управления запасами

На рынке существует множество программного обеспечения для управления запасами активов.Вам следует потратить некоторое время, чтобы убедиться, что вы выберете тот, который обладает функциями, которые будут ценить ваш бизнес.

Однако есть некоторые ключевые особенности, которых следует ожидать как минимум:

Во-первых, поищите систему, в которой есть хороший компонент планирования технического обслуживания. Выберите тот, который позволит вам спланировать и организовать как текущий, так и аварийный ремонт оборудования и инвентаризации ИТ-активов, чтобы любые проблемы как можно меньше нарушали бизнес-операции.

Еще одно важное соображение — это система, которая обеспечивает хорошую функциональность отчетности для ваших инвентарных активов. Это поможет вам проанализировать различные аспекты инвентаризации активов, от нормы амортизации и стоимости активов до отслеживания и сравнения производительности.

Наконец, есть несколько функций, которые важно искать в вашей системе инвентаризации активов. Например, , система, которая легко настраивается и настраивается, означает, что вы сможете настраивать рабочие процессы, шаблоны документов и формы в соответствии со сложностями процессов и политик вашей организации.Система, совместимая с мобильными устройствами и облачная, также предложит вашим командам максимальную гибкость и простоту использования.

Зачем использовать программное обеспечение для инвентаризации активов?

Теперь, когда мы знаем больше о том, как работает система инвентаризации активов, давайте подробнее рассмотрим преимущества, которые она может предложить бизнесу.

Одним из наиболее значительных преимуществ, которые он имеет перед системой инвентаризации активов вручную, является возможность хранить все документы, относящиеся к каждому активу, в одном месте. Такими документами могут быть гарантии, квитанции, руководства пользователя и т. Д., и их объединение — отличный способ улучшить организацию и повысить эффективность процесса инвентаризации активов.

Пользователи программного обеспечения для инвентаризации активов также ценят возможность автоматического планирования обслуживания, а также потенциально выполнять удаленные обновления и проверки инвентаризации ИТ-активов, таких как ноутбуки или планшеты. Это экономит драгоценное время и ресурсы ИТ-персонала.

Еще одним ключевым преимуществом является возможность снижения потерь в результате кражи ценных активов с помощью физической проверки и маркировки основных средств.Это означает, что программное обеспечение инвентаризации активов может производить наиболее точную инвентаризацию активов, которую можно сравнить с физическими активами. Несоответствия выявляются и устраняются гораздо быстрее, чем с помощью ручных методов.

Преобразуйте процессы ручной инвентаризации активов с помощью программного обеспечения для инвентаризации активов

Если ваша организация владеет, покупает и управляет основными и другими активами с высокой стоимостью, стоит потратить время на то, чтобы подумать, как система управления запасами активов может помочь вам сделать существующие процессы более эффективными.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *