Госзакупки как начать работать поставщиком: Госзакупки для чайников | Как участвовать в госзакупках

Госзакупки с нуля: инструкция для новичков

Попасть в госзаказ – заветное желание многих начинающих поставщиков. Именно в этой сфере он верно рассчитывает в случае победы заключить выгодный для компании контракт, обеспечить ей надежный и предсказуемый спрос в течение года, а то и нескольких лет.

Кроме того, эксперты рекомендуют начинать участвовать в тендерах именно с госзакупок. Почему?

Эта сфера строго регламентирована – в 44-ФЗ подробно прописаны единые требования к поставщикам и список необходимых документов. Точно зная все критерии, на практике подать документы для участия в госзакупках проще, чем, к примеру, в коммерческих.

К тому же по закону госучреждения обязаны закупаться у малого бизнеса, а также проводить оплату в кратчайшие сроки. Однако, кроме преимуществ, полезно будет знать и о некоторых подводных камнях…

Из этой статьи вы узнаете, как работать с госзакупками легко, эффективно и, главное, без ошибок. Пошаговая инструкция поможет вам быстрее войти в госзаказ и успешно развивать свой бизнес.

Содержание:

1. Что относят к госзакупкам
2. Начинаем с анализа отрасли
3. Получаем электронную подпись и регистрируемся в ЕИС
4. Открываем специальный счет
5. Приступаем к поиску подходящих тендеров
6. Готовим финансовое обеспечение по выбранным закупкам
7. Подаем заявку на участие и все необходимые документы
8. Принимаем участие в торгах
9. Изучаем результаты

Что относят к госзакупкам

Государственные закупки – это регламентированные процедуры (тендеры) по выбору поставщиков различных товаров, работ, услуг. Их проводят государственные и муниципальные организации.

В любом тендере участвуют два субъекта:

• Заказчик – организация, которая покупает товары, работы, услуги
• Участник закупки – поставщик, подрядчик, исполнитель и др.

В России два основных закона регламентируют проведение закупок и участие в них:

• 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
• 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»

Основные способы закупок по 44-ФЗ – это аукцион, конкурс, запрос котировок.

Закупки все еще разделяются на электронные и бумажные. Но надо признать, что на сегодня все больше закупок проходит именно в электронном виде. А при проведении конкурентной закупки по 44-ФЗ тендер будет проводиться исключительно в электронном формате.

Начните с анализа отрасли

Первый шаг – провести анализ отрасли поставщика через призму участия в закупках. На этом этапе важно определить, как часто и на какие суммы проводятся закупки, которые могут быть вам интересны.

Это можно легко и бесплатно сделать на сайте Единой информационной системы (ЕИС) с помощью фильтра для закупок, где заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязаны размещать информацию о проводимых закупках. Регистрация не требуется. Если у вас мало или совсем нет опыта, то рекомендуем начинать с закупок по 44-ФЗ.

Получите электронную подпись и зарегистрируйтесь в ЕИС

Следующий шаг – получение электронной подписи (ЭП) для участия в тендерах и ее установка на компьютер. ЭП нужна для регистрации в ЕИС и получения аккредитации на площадках.

ЭП – полный аналог рукописной подписи, которая создается с помощью инструментов шифрования. Данные хранятся на специальном ключе в виде флешки. Получить подпись руководителю организации или индивидуальному предпринимателю можно в удостоверяющем центре федеральной налоговой службы или в доверенном удостоверяющем центре ФНС.

Откройте специальный счет

Для того, чтобы участвовать в закупках по 44-ФЗ, а также в тендерах по 223-ФЗ для МСП, поставщику нужен специальный счет, который открывается в утвержденном Правительством РФ банке.

Спецсчет необходим для внесения обеспечения заявки в форме денежных средств. Это гарантия того, что участник, признанный победителем, подпишет контракт. Такое требование заказчик устанавливает в извещении закупки.

Приступайте к поиску подходящих тендеров

Искать тендеры можно бесплатно в ЕИС, система аккумулирует всю информацию о закупках, размещенных на площадках, есть также фильтры для настройки поиска. Регистрироваться не нужно.

Интересные закупки можно искать и на самих ЭТП. К примеру, на РТС-тендер поиск идет по более чем 120 источникам, включая наиболее популярные площадки. Регистрация также не требуется. Попробуйте по ссылке.

Подготовьте финансовое обеспечение по выбранным закупкам

Виды финансовых обеспечений:

Обеспечение заявки – это гарант того, что участник, признанный победителем, подпишет контракт. Предоставляется участником на этапе подачи заявки.

Обеспечение исполнения договора – это гарант того, что участник, одержавший победу, исполнит условия договора. До исполнения обязательств по договору заказчик эти средства удерживает.

Обеспечение гарантийных обязательств – дополнительная гарантия, предоставление которой требуется до оформления документа о приемке товаров, работ, услуг.

Подготовьте заявку на участие и все необходимые документы

Для участия в электронных закупках участник должен подавать заявку только на ЭТП.

Вот что стоит участь при формировании заявки.

• Просмотрите всю информацию, требования к товарам, работам, услугам. Далее необходимо подготовить документы, которые запрашивает заказчик. Невыполнение одного пункта может привести к отклонению заявки.
• Уделите особое внимание заполнению всех документов, представление которых предусмотрено в составе заявки.
• Нужно понимать возможности ваших сотрудников и производственные мощности. Внимательно ознакомитесь с условиями.

Какие документы нужны:

– наименование поставляемого товара

– количество товаров, работ, услуг

– товарный знак (при наличии)

– документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика

– конкретные показатели поставляемого товара, которые соответствуют значениям, установленным в документации заказчика

– лицензии, допуски. Необходимо предоставить выписку из реестра лицензий, если такое требование установлено.

Будьте внимательны, при подаче заявки на участие в тендере важно соблюдать установленные сроки.

Примите участие в торгах

Пришло время для участия в торгах – онлайн-процедуре снижения цены контракта. Это может быть электронный аукцион или конкурс.

Чаще всего в госзакупках встречается электронный аукцион. Рассмотрим участие на его примере.

После окончания подачи заявок через два часа начинается процедура торгов. Еще до участия поставщик рассчитывает минимальную цену, за которую он готов поставить товар, выполнить работы или оказать услуги.

В отдельных закупках (не в электронном аукционе), как правило, после рассмотрения заявок практически сразу следует вынесение решения о признании какого-либо участника победителем торгов.

Изучите результаты тендера

Победителю закупки заказчик направляет контракт. Поставщику необходимо внимательно изучить его до подписания. Требования контракта должны соответствовать условиям закупки. Если обнаружатся неточности, участник обязан направить протокол разногласий через электронную площадку.

После подписания контракта с обеих сторон, контракт считается заключенным, и участник переходит к выполнению условий контракта. По результату исполнения контракта поставщику следует разместить закрывающие акты в ЕИС.

Мы привели алгоритм действий для эффективного участия в госзакупках, который должен знать каждый поставщик, если он рассчитывает зарабатывать на тендерах.

Для того, чтобы разобраться во всех нюансах бизнеса в рекомендуем пройти курс для поставщиков «Академия эффективного поставщика» по ссылке. Успешных закупок!

смотрите также

• 19 декабря 2022 Как обеспечить гарантийные обязательства в 2022 году: подсказки госзаказчику
• 28 ноября 2022 На аукцион подана одна заявка: инструкция для госзаказчика
• 14 ноября 2022 Изменения в закупках по 223-ФЗ в 2022, обзор

Поиск тендеров по всем площадкам бесплатно на сайте Закупки 360

Попробуйте сейчас

Искать по регионам

Искать по отраслям

Искать по площадкам

Искать по заказчикам

Искать по ОКПД2

Почему Закупки 360?

Точный поиск выгодных закупок

Все площадки, ЕИС и ЕГРЮЛ

Управление задачами тендерного отдела без CRM

Аналитика и прогноз

Мониторинг и уведомления

Настройте один раз и получайте только подходящее:

• Закупки крупнейших ЭТП с бесплатным участием
• Конкурентные тендеры с авансом
• Планируемые закупки
• Закупки без обеспечения
• Преференции для СМП

Наши клиенты и партнеры

Зарегистрироваться и начать

Отзывы

Уникальная функция, позволяющая узнавать прогноз участия в закупках конкурентов, их возможные ценовые предложения, стала одним из основных критериев выбора Закупки 360 в качестве делового партнера для поиска тендеров.

Поиск тендеров проводим каждый день и ранее приходилось просматривать несколько электронных площадок, что отнимало от часа до полутора часов рабочего времени в день. С сервисом Закупки 360 время, затрачиваемое на сбор информации, значительно сократилось, а качество данных улучшилось.

Поисковый запрос можно создать, буквально, за несколько минут. Очень много полезных опций, таких как sms-оповещение и аналитика.

Супер приложение! Все быстро обновляется, удобный поиск и фильтры.

Очень приличный агрегатор тендеров. Для директорского контроля очень хорошо подходит, привязка ответственных, контроль подачи заявок…

Закупки 360 — стоит затраченных денег… Адекватная система с хорошим поиском по тендерам. Отдельное спасибо поддержке. Ребята подсказывают, подробно объясняют, как настроить поиск как государственных, так и коммерческих закупок. Интерфейс Закупки 360 не топорный, как это у других CRM, разобрались быстро… Планирую продлевать сотрудничество с этим сервисом. Закупки 360 — удобная простая в использовании система.

Дешево, честно и с заботой — для начала отлично! Хотелось бы отметить качественную обратную связь, объясняли, подсказывали и помогали. Спасибо. Понравилось, что нет дешевого пиара — честно называют количество площадок, при этом постоянно добавляют новые. И, что на данный момент для меня очень важно, стоимость тарифов низкая.

Статьи

Как поставщику выбрать поисковик тендеров за 30 минут?

Методика выбора системы поиска закупок, батл (z360 vs Контур. Закупки vs СБИС.Торги), excel с расчетами рейтинга систем с примерами

Как найти закупки с авансом и снизить риск кассового разрыва

Полный расчет, калькулятор расходов на закупку и полезные сервисы

Как рассчитать полную стоимость участия в первой закупке?

Закупки с авансом, прогноз, анализ конкурентов и заказчиков — далеко не полный список изменений…

Курс молодого бойца для поставщиков

Зачем придумали тендеры, что они могут дать, и почему все так устроено?

Курс молодого бойца для поставщиков

Играем в конкуренцию по правилам. Где найти «закупку мечты» ?

Участвуем в первой закупке

Практические рекомендации: что нужно знать и подготовить

Публикации в СМИ

700+ публикаций в федеральных и региональных СМИ с упоминанием «Закупки360», ссылками на аналитику и публикации компании

VadeMecum

«ТОП100 поставщиков рынка госзаказа медизделий»

«Кавказ под подозрением»

«Ульяновская, Кемеровская области и Хабаровский край лидируют по эффективности госзакупок»

АЦ при Правительстве РФ

«Аналитики назвали регионы с самыми эффективными госзакупками»

Как начать работать с нами?

1. Зарегистрируйтесь

Чтобы сохранять запросы, закупки, конкурентов, заказчиков и получать уведомления о новых закупках

2. Используйте готовые поисковые запросы

Менеджер поможет оптимизировать запросы под ваши задачи

3. Пригласите коллег бесплатно

Планируйте работу над закупками, создавайте задачи и контролируйте сроки

4. Побеждайте в закупках

Переходите на платный тариф, если необходим полный спектр возможностей системы

Часто задаваемые вопросы

Чем ваша система принципиально лучше других?

Главная особенность системы — тариф «Бесплатно и навсегда!». Бесплатный точный поиск закупок, не уступающий по полноте и качеству другим агрегаторам, планировщик задач и совместная работа тендерного отдела любого размера, аналитика и прогнозы.

1. Точность поиска.

   Мы ищем закупки по заголовкам закупок, предметам закупок, лотам и приложенным документам. Выдача без «мусора» и дублей экономит до 2 часов времени специалиста в день.
   Наши специалисты помогают настроить поиск максимально точно под ваши задачи в день обращения.
   Вы можете настроить уведомления и получайте рассылку с вашими закупками на почту.

2. Поиск закупок с авансированием.

   Размер аванса виден прямо в результатах поиска, а в карточке закупки можно увидеть текст и скачать документ, в котором обнаружены условия авансирования.

   
   Аванс – дополнительная страховка от рисков потерять доход.

3. Поиск по планам.

   Найдите планируемую закупку, которая еще не опубликована, добавьте в избранное и получите уведомление в тот момент, когда она будет опубликована.
   Чем быстрее найдете закупку, тем больше времени подготовиться.

4. Поиск закупок по документам всех распространенных форматов.

   Благодаря прямым договорам с крупнейшими ЭТП, мы получаем и обрабатываем всю документацию как с коммерческих площадок, так и с ЕИС и храним её в системе.
   Зачастую название или предмет закупки написан завуалировано и тогда найти нужное можно только изучив документацию. Чем сложнее найти тендер, тем меньше там конкуренция.

5. Управления закупками без CRM и excel.

   Мы сделали раздел «Контроль» для простого управления задачами по закупкам. Поставив задачи, сроки, контролируя выполнение задач вы наладите эффективную работу тендерного отдела или сможете быстрее управлять своими делами и, как следствие — рисками.

   
   Система предупредит если задача не выполнена вовремя.

6. Аналитика по каждой организации.

   Рейтинги заказчиков каждого конкурента и рейтинги поставщиков любого заказчика в разрезе ОКПД2 отвечают на вопросы о рынках, участниках, уровне конкуренции и ценах. Экспресс-анализ аффилированности позволяет избежать участий с высоким риском.
   Все аналитические и статистические данные, вся история участий, побед и контрактации рассчитываются на базе закупок с 2010г.

7. Прогноз.

   Система автоматически строит прогноз участия поставщиков в закупках заказчиков, прогнозирует ценовые предложения и рейтинг результатов торгов.
   Прогноз базируется на анализе похожих закупок, а не всего массива закупок заказчика, что кардинально увеличивает точность прогноза.
8. Поиск закупок с бесплатным участием в 2 клика.

   Не хотите рисковать, связываться с банковскими гарантиями, платить площадкам за лицензию, тогда этот раздел для Вас. Участвуйте в закупках без вложений.

Почему у вас «200» площадок, а не тысячи?

• Все используемые нами источники — действующие ЭТП, генерирующие торги, в которых можно участвовать. Мы не используем в качестве источников неработающие площадки или дублирующиеся источники.
• Мы рекомендуем и помогаем нашим клиентам сравнивать системы поиска закупок по качеству поисковой выдачи при равных условиях и не платить за функции и рекламные заявления.
• По ссылке в нашем блоге вы можете посмотреть, как это сделать, получить подробное сравнение Zakupki360 и двух крупнейших агрегаторов закупок, скачать методику и excel с расчетами качества поисковиков.

Что умеет ваша аналитика?

1. Прогнозировать участников и победителей закупок.

   Вы можете посмотреть предполагаемых участников и победителей закупки, прогнозируемую цену. Вы также можете сформировать пул конкурентов и получать все прогнозы по ним на 1 странице. А далее уже принимать решение: или не пересекаться с какими-то конкурентами или же участвовать в закупках, найденных через конкурентов.

2. Отслеживать закупки, где поучаствовали или победили ваши конкуренты/генеральные подрядчики.

   Сформируйте список конкурентов — система покажет вам на 1 странице все закупки, где ваши конкуренты уже участвовали. Эта функция позволяет контролировать конкурентов и дает выход на заказчиков ваших конкурентов. Или, если вы хотите стать подрядчиком более крупного подрядчика, добавьте его в список, дождитесь уведомления о победе и выходите на связь с победителем, контакты найдете в системе.

3. Статистика по всем закупкам с 2010 года.

   Проанализируйте свою отрасль, оцените уровень конкуренции и снижение цен в закупках.

4. Выявлять картельные сговоры (фиктивную конкуренцию, «таран») среди участников закупок.

   Разочарованы демпингом в закупках? Система умеет выявлять участников недобросовестной конкуренции благодаря статистике совместного участия одних и тех же поставщиков. Это поможет отсеять заведомо проигрышные тендеры.

5. Выявление закупок с авансом.

   В системе можно искать закупки, где предусмотрен аванс. Аванс поможет вам снять часть рисков и принять участие в более дорогих закупках за счет предоставляемой заказчиком компенсации.
6. Анализировать заказчика.

   Система позволяет делать выводы об аффилированности заказчика, ограничении конкуренции среди участников благодаря тому, что видит уровень конкуренции на закупках у заказчика, процент снижения, среднее количество допускаемых заявок, строит топ поставщиков.

7. Анализировать участника (конкурента).

   Система позволяет делать выводы о том с какими заказчиками чаше всего работает и побеждает исследуемый участник и на какие суммы, уровень конкуренции и среднее снижение в цене. Составляет рейтинг крупных заказчиков и топ отраслей.

8. Персональная аналитика.

   Наши специалисты помогут решить и другие аналитические задачи на основе доступной в системе выгрузки закупок в excel с подробными данными по каждой закупке.

Что вы за компания?

Компания «Закупки360» с 2013 года специализируется на IT-решениях для поиска и анализа закупок.

Среди наших партнеров и клиентов крупнейшие ЭТП, государственные и коммерческие компании.

Процесс закупок и способы его оптимизации (Руководство на 2023 год)

Если ваш процесс закупок по-прежнему опирается на устаревшие инструменты, пришло время кардинально изменить технологию. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое Закупки?

Закупки относятся к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии затрат, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками. Типы закупок могут быть прямыми, косвенными, реактивными или проактивными по своему характеру.

В чем разница между непрямыми, прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые, непрямые закупки и закупки услуг являются дочерними элементами всеобъемлющего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и многое другое. При более глубоком рассмотрении различий между этими процессами и понимании того, что они включают в себя, заинтересованным сторонам будет легче принимать соответствующие меры для удовлетворения своих потребностей.

Прямые закупки	Непрямые закупки	Закупки услуг
Приобретение товаров, материалов и/или услуг для производственных целей	Поиск и закупка материалов, товаров или услуг для внутреннего использования	Обеспечение и управление временным персоналом и консультационные услуги
Пример: Сырье, оборудование и предметы перепродажи	Пример: Коммунальные услуги, управление объектами и поездки	Пример: Профессиональные услуги, подписка на программное обеспечение и т. д.
Стимулирует внешнюю прибыль и постоянный рост выручки	Заботится о повседневных операциях	Используется для заполнения пробелов в процессах и людях
Включает исходные материалы или детали для производства	Используется для покупки расходных и скоропортящихся продуктов	Используется для приобретения внешних услуг и персонала
Установление долгосрочных отношений сотрудничества с поставщиками	Прибегать к краткосрочным деловым отношениям с поставщиками	Поддержание разовых договорных отношений с поставщиками

Что такое процесс закупок?

Термин «процесс закупок» представляет собой серию процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на поставку и утверждения счета. Хотя мы используем термины «закупка» и «покупка» взаимозаменяемо, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупки представляют собой всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупки описывают деятельность, связанную с их получением. Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из 3 P, а именно: Процесс, Люди и Документооборот.

1. Процесс

Перечень правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров/услуг. Контрольные точки/шаги увеличиваются со сложностью покупки.

2. Люди

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок. Они заботятся об инициировании или авторизации каждого этапа процесса. Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документам, связанным с каждым этапом процесса закупок, которые собираются и хранятся для справки и проверки.

Этапы процесса закупки

Процесс закупки включает несколько элементов, включая определение требований, поиск поставщиков, анализ стоимости, подачу заявки на закупку, этап проверки, преобразование в заказ на закупку, администрирование контракта, мониторинг/оценку полученного заказа , трехстороннее сопоставление, выполнение платежей и ведение учета. Вот 7 этапов процесса закупок, участвующих в потоке процесса закупок:

1. Шаг 0: Признание потребностей
2. Шаг 1: Заявка на покупку
3. Шаг 2. Проверка заявки
4. Шаг 3: Процесс запроса
5. Шаг 4: Оценка и контракт
6. Шаг 5: Управление заказами
7. Шаг 6. Утверждение счетов и споры
8. Шаг 7: Ведение документации

Этап 0: Признание потребностей

Этап признания потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план своевременных закупок товаров и услуг по разумной цене.

Шаг 1: Заявка на покупку

Заявки на покупку – это письменные или электронные документы, формируемые внутренними пользователями/заказчиками, обращающимися за помощью к отделу закупок для удовлетворения существующей потребности. Он содержит ключевую информацию, которая необходима для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2: Рассмотрение заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на закупку и перекрестной проверки на наличие бюджета. На этапе проверки функциональные руководители или руководители отделов просматривают пакет заявок и дважды проверяют, существует ли реальная потребность в запрашиваемых товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Одобренные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Все это можно выполнить с помощью простого программного обеспечения для заказов на покупку

. Шаг 3: Процесс подачи заявок

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа по закупкам разработает индивидуальный план закупок и наметит соответствующий процесс подачи заявок. Масштаб этого индивидуального плана привлечения зависит, в конечном счете, от сложности требования.

После утверждения бюджета группа закупок направляет несколько запросов предложений (RFQ) поставщикам с намерением получить и сравнить предложения, чтобы составить окончательный список идеального поставщика.

Этап 4: Оценка и заключение контракта

После официального закрытия тендера группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит предложения поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующих потребностей.

После выбора поставщика согласование и подписание контракта завершаются, после чего заказ на покупку направляется поставщику. Юридически обязывающий контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5: Управление заказами

Поставщик поставляет обещанные товары/услуги в установленные сроки. После их получения покупатель проверяет заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

Шаг 6: Утверждение счетов и споры

Это важный шаг в процессе закупок, и наличие программного обеспечения для закупок, такого как Kissflow Procurement Cloud, дает вам конкурентное преимущество перед другими. С помощью Kissflow вы можете выполнить трехстороннее сопоставление между GRN, счетом-фактурой поставщика и заказом на покупку, чтобы проверить, правильно ли вы получили заказ и нет ли каких-либо расхождений. После завершения трехэтапного сопоставления счет-фактура утверждается и направляется в обработку платежей.

Шаг 7: Ведение учета

После процесса оплаты покупатели делают запись об этом для бухгалтерского учета и аудита. Все соответствующие документы, начиная с запросов на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся централизованно.

13. Управление закупками – Управление проектами – 2-е издание

Основная часть

Эдриенн Уотт; Управление проектами Открытые ресурсы; ТАП-а-ПМ; и Дэвид Уайли и др.

Нажмите кнопку воспроизведения в следующем аудиоплеере, чтобы слушать, пока вы читаете этот раздел.

Управление закупками следует логическому порядку. Во-первых, вы планируете, что вам нужно заключить контракт; затем вы планируете, как вы это сделаете. Затем вы отправляете требования к контракту продавцам. Они предлагают шанс работать с вами. Вы выбираете лучших, а затем подписываете с ними контракт. Как только работа начинается, вы контролируете ее, чтобы убедиться, что контракт соблюдается. Когда работа выполнена, вы заключаете договор и заполняете все документы.

Вам нужно начать с плана всего проекта. Прежде чем делать что-либо еще, вам нужно подумать обо всей работе, которую вы будете выполнять по контракту для своего проекта. Вам захочется планировать любые покупки и приобретения. Здесь вы внимательно изучите свои потребности, чтобы убедиться, что заключение контракта необходимо. Вы выясняете, какие виды контрактов имеют смысл для вашего проекта, и пытаетесь определить все части проекта, для которых будут заключены контракты.

Планирование контрактов — это планирование каждого отдельного контракта для работы над проектом. Вы решаете, как вы будете управлять контрактом, каким показателям он должен соответствовать, чтобы считаться успешным, как вы выберете продавца и как вы будете управлять контрактом после того, как работа будет выполнена.

В плане управления закупками подробно описывается, как будет управляться процесс закупок. Он включает в себя следующую информацию:

• Типы контрактов, которые вы планируете использовать, и любые показатели, которые будут использоваться для измерения эффективности подрядчиков
• Запланированные даты поставки работ или продуктов, на которые вы заключаете контракт
• Стандартные документы компании, которыми вы будете пользоваться
• Количество вовлеченных поставщиков или подрядчиков и способ управления ими
• Как закупки могут повлиять на ограничения и допущения плана проекта
• Согласование сроков закупок с разработкой графика проекта
• Идентификация продавцов, прошедших предварительную квалификацию (если они известны)

План управления закупками, как и все другие планы управления, становится дочерней частью плана управления проектом. Некоторые инструменты и методы, которые вы можете использовать на этапе планирования закупок, включают анализ «производить или покупать» и определение типа контракта.

Это означает выяснение того, следует ли вам заказывать работу или выполнять ее самостоятельно. Это также может означать принятие решения о создании решения вашей проблемы или покупке того, что уже доступно. Большинство тех же факторов, которые помогают вам принимать любые другие важные проектные решения, помогут вам и в этом. Сколько стоит его построить, а не купить? Как это решение повлияет на масштаб вашего проекта? Как это повлияет на график проекта? Есть ли у вас время, чтобы сделать работу и при этом выполнить свои обязательства? Когда вы планируете, что вы будете и не будете заключать контракт, вам нужно очень тщательно продумать свои рассуждения.

Есть некоторые ресурсы (например, тяжелое оборудование), которые ваша компания может купить, арендовать или арендовать в зависимости от ситуации. Вам нужно будет изучить затраты на аренду по сравнению с покупкой и определить лучший способ двигаться вперед.

Вы должны немного знать об основных видах контрактов, доступных вам (клиенту), чтобы выбрать тот, который создаст наиболее справедливую и выгодную сделку для вас и подрядчика. Некоторые контракты имеют фиксированную цену: сколько бы времени и усилий они ни вложили, клиент всегда платит одинаково. На рис. 13.1 затраты для клиента остаются прежними, но по мере того, как прилагаются дополнительные усилия, прибыль подрядчика снижается. Некоторые расходы подлежат возмещению, также называемому «затраты плюс». Здесь продавец взимает с вас стоимость выполнения работы плюс некоторую плату или ставку. Таблица 13.1 иллюстрирует это, показывая, что по мере увеличения усилий затраты клиента растут, но прибыль подрядчика остается неизменной. Третий основной вид контракта — время и материалы. Здесь клиент оплачивает время, затраченное на работу над проектом, а также оплачивает все материалы, использованные для выполнения работы. На рис. 13.2 показано, что по мере роста затрат клиента растет и прибыль подрядчика.

Контракты с фиксированной ценой

Контракт с фиксированной ценой представляет собой юридическое соглашение между проектной организацией и юридическим лицом (лицом или компанией) о предоставлении товаров или услуг для проекта по согласованной цене. В договоре обычно подробно оговаривается качество товаров или услуг, сроки, необходимые для поддержки проекта, и цена доставки товаров или услуг. Существует несколько вариантов контракта с фиксированной ценой. Для товаров, товаров и услуг, где объем работ очень ясен и маловероятен, контракт с фиксированной ценой предлагает предсказуемую стоимость. Ответственность за управление работой для удовлетворения потребностей проекта сосредоточена на подрядчике. Команда проекта отслеживает качество и график выполнения, чтобы гарантировать, что подрядчики удовлетворят потребности проекта. Риски, связанные с контрактами с фиксированной ценой, представляют собой затраты, связанные с изменением проекта. Если в проекте происходит изменение, требующее приказа об изменении от подрядчика, цена такого изменения обычно очень высока. Даже когда цена за изменения включена в первоначальный контракт, изменения в контракте с фиксированной ценой создадут более высокие общие затраты по проекту, чем другие формы контрактов, потому что большая часть рисков, связанных с затратами, переносится на подрядчика, и большинство подрядчиков добавляют непредвиденные обстоятельства в контракте для покрытия их дополнительного риска.

Рисунок 13.1: В контракте с фиксированной ценой стоимость для клиента постоянна независимо от приложенных усилий или даты поставки.

Контракты с фиксированной ценой требуют наличия как минимум двух или более поставщиков, обладающих квалификацией и опытом работы, обеспечивающими удовлетворение потребностей проекта. Другим требованием является объем работ, который, скорее всего, не изменится. Разработка четкого объема работ на основе надежной информации, составление списка высококвалифицированных участников торгов и разработка четкого контракта, отражающего этот объем работ, являются важнейшими аспектами хорошего контракта с фиксированной ценой.

Если поставщик услуг несет ответственность за включение всех затрат, включая прибыль, в согласованную цену, это договор с фиксированной общей стоимостью . Подрядчик принимает на себя риски неожиданного увеличения трудозатрат и материалов, необходимых для предоставления услуги или материалов, а также материалов и своевременности.

Контракт с фиксированной ценой с корректировкой цен t используется для необычно длительных проектов, рассчитанных на годы. Наиболее распространенным использованием этого типа контракта является цена с поправкой на инфляцию. В некоторых странах стоимость местной валюты может сильно измениться за несколько месяцев, что влияет на стоимость местных материалов и рабочей силы. В периоды высокой инфляции клиент берет на себя риск более высоких затрат в связи с инфляцией, и цена контракта корректируется на основе индекса инфляции. Волатильность некоторых товаров также может быть учтена в договоре о корректировке цен. Например, если цена на нефть существенно влияет на стоимость проекта, клиент может принять на себя риск волатильности цены на нефть и включить в контракт положение, позволяющее корректировать цену контракта в зависимости от изменения цены на нефть.

Контракт с фиксированной ценой и поощрительным вознаграждением  предоставляет стимул для выполнения проекта сверх установленного базового уровня в контракте. Контракт может включать поощрение за завершение работы над важной вехой проекта. Часто в контрактах есть пункт о штрафных санкциях, если работа не выполняется в соответствии с контрактом. Например, если новое программное обеспечение не будет завершено вовремя для поддержки реализации обучения, контракт может налагать на компанию-разработчика программного обеспечения ежедневную сумму денег за каждый день задержки программного обеспечения. Этот тип штрафа часто используется, когда программное обеспечение имеет решающее значение для проекта, и задержка будет стоить проекту значительных денег.

Если услуга или материалы могут быть измерены в стандартных единицах, но необходимое количество точно неизвестно, цена за единицу может быть фиксированной — договор с фиксированной ценой за единицу . Команда проекта берет на себя ответственность за оценку количества используемых единиц. Если смета неточна, договор менять не нужно, но проект превысит сметную стоимость.

Таблица 13. 1 Контракты с фиксированной ценой и характеристики

Тип	Известный объем	Доля риска	Поощрение за достижение вех	Предсказуемость стоимости
Постоянная общая стоимость	Очень высокий	Все подрядчики	Низкий	Очень высокая
Фиксированная цена за единицу	Высокий	В основном проект	Низкий	Высокий
Фиксированная цена с поощрительной комиссией	Высокий	В основном проект	Высокий	Средне-высокий
Фиксированная плата с корректировкой цены	Высокий	В основном проект	Низкий	Средний

Контракты с возмещением затрат

В договоре с возмещением затрат организация соглашается оплатить подрядчику стоимость выполнения услуги или предоставления товара. Контракты с возмещением затрат также известны как контракты с оплатой по принципу «затраты плюс» . Возмездные контракты чаще всего используются, когда объем работ или затраты на выполнение работ точно не известны. В проекте используется возмездный контракт для оплаты подрядчику допустимых расходов, связанных с выполнением работ. Поскольку стоимость проекта является возмещаемой, у подрядчика гораздо меньше рисков, связанных с увеличением стоимости. Когда стоимость работ неизвестна, контракт с возмещением затрат уменьшает сумму денег, которую участники торгов размещают в заявке, чтобы учесть риск, связанный с потенциальным увеличением затрат. Подрядчик также менее заинтересован в поиске способов снижения стоимости проекта, если нет стимулов для поддержки достижения целей проекта.

Рисунок 13.2. В контракте с возмещением затрат или контрактом «затраты плюс» подрядчику гарантируется вознаграждение, но затраты клиента могут увеличиваться в зависимости от усилий.

Контракты с возмещением затрат требуют надежного документирования затрат, понесенных по проекту, чтобы гарантировать, что подрядчик получит оплату за всю выполненную работу, и чтобы организация не платила за то, что не было выполнено. Подрядчику также выплачивается дополнительная сумма сверх затрат. Есть несколько способов вознаградить подрядчика.

• Контракт с возмещением затрат с фиксированной оплатой предоставляет подрядчику вознаграждение или сумму прибыли, которая определяется в начале действия договора и не меняется.
• Контракт с возмещением затрат с процентной комиссией оплачивает подрядчику затраты плюс процент от затрат, например 5% от общих допустимых затрат. Подрядчику возмещаются допустимые затраты и выплачивается вознаграждение.
• Возмездный договор с поощрительным вознаграждением используется для поощрения работы в областях, критически важных для проекта. Часто в контракте делается попытка мотивировать подрядчиков сэкономить или снизить стоимость проекта. Использование контракта с возмещением затрат с поощрительным вознаграждением является одним из способов мотивации поведения, направленного на снижение затрат.
• Контракт с возмещением затрат с премиальным вознаграждением возмещает подрядчику все допустимые затраты плюс вознаграждение, основанное на критериях эффективности. Плата обычно основана на целях или задачах, которые являются более субъективными. Определенная сумма денег выделяется для того, чтобы подрядчик заработал за счет отличной работы, а решение о том, сколько платить подрядчику, остается на усмотрение проектной группы. Этой суммы достаточно, чтобы мотивировать отличную работу.

При выполнении небольших работ с высокой степенью неопределенности подрядчик может взимать почасовую оплату труда, плюс стоимость материалов, плюс процент от общих затрат. Этот тип контракта называется время и материалы (T&M) . Время обычно оговаривается на основе почасовой ставки, и подрядчик обычно представляет табели учета рабочего времени и квитанции за предметы, приобретенные в рамках проекта. Проект возмещает подрядчику затраченное время исходя из оговоренной ставки и фактической стоимости материалов. Плата обычно составляет процент от общей стоимости.

Рисунок 13.3. В контракте на основе затрат времени и материалов прибыль подрядчика увеличивается с увеличением усилий, как и затраты клиента. Контракты

T&M используются в проектах для работ меньшего объема, связанных с неопределенностью или риском. Риск берет на себя проект, а не подрядчик. Поскольку подрядчик, скорее всего, включит непредвиденные расходы в цену других типов контрактов, чтобы покрыть высокий риск, контракты T&M обеспечивают более низкую общую стоимость проекта.

Таблица 13.2 Возмездные контракты

Возмещаемая стоимость (CR)	Известный объем	Доля риска	Поощрение за достижение вех	Предсказуемость стоимости
CR с фиксированной оплатой	Средний	В основном проект	Низкий	Средне-высокий
CR с процентной комиссией	Средний	В основном проект	Низкий	Средне-высокий
CR с поощрительным взносом	Средний	В основном проект	Высокий	Средний
CR с вознаграждением	Средний	В основном проект	Высокий	Средний
Время и материалы	Низкий	Весь проект	Низкий	Низкий

Чтобы свести к минимуму риск для проекта, подрядчик обычно включает непревышаемую сумму, что означает, что контракт может взимать плату только до согласованной суммы. Контракт T&M позволяет проекту вносить коррективы по мере поступления дополнительной информации. Окончательная стоимость работ не известна до тех пор, пока не будет получено достаточно информации для составления более точной сметы.

Продавцы и поставщики обычно требуют оплаты в течение срока действия контракта. По контрактам, рассчитанным на несколько месяцев, подрядчик понесет значительные расходы и захочет, чтобы проект оплатил эти расходы как можно раньше. Вместо того, чтобы ждать окончания контракта, график платежей обычно разрабатывается как часть контракта и связан с выполнением определенного объема работ или этапов проекта. Эти платежи, производимые до окончания проекта и исходя из хода работ, называются прогресс платежей . Например, в контракте может быть разработан график платежей, по которому оплачивается разработка учебной программы, затем разработка учебной программы, а затем производится окончательный платеж после завершения и принятия учебной программы. В этом случае будет произведено три платежа. Существует определенный объем работы, который необходимо выполнить, временные рамки для выполнения этой работы и стандарт качества, которого должна достичь работа, прежде чем подрядчик получит оплату за работу.

Точно так же, как у проекта есть объем работ, который определяет, что включено в проект, а какая работа вне проекта, у продавцов и поставщиков есть объем работ, который определяет, что они будут производить или поставлять компании. (Партнеры обычно разделяют объем работ по проекту и могут не иметь отдельного объема работ.) Часто в проекте происходят изменения, которые требуют изменений в объеме работ подрядчика. Как эти изменения будут управляться в течение жизненного цикла проекта, обычно документируется в контракте. Запись этих изменений на раннем этапе, документирование того, что изменилось и как изменение повлияло на контракт, а также разработка заказа на изменение (изменение контракта) важны для поддержания хода проекта. Конфликт между членами команды может возникнуть, если изменения не задокументированы или когда команда не может прийти к соглашению об изменении. Разработка и внедрение эффективного процесса управления изменениями для подрядчиков и ключевых поставщиков сведет к минимуму этот конфликт и потенциальное негативное влияние на проект.

Цикл закупок по проекту отражает закупочную деятельность от принятия решения о закупке материала или услуги до оплаты счетов и закрытия контрактов на закупку.

План закупок

После принятия решения о закупке товаров или аутсорсинговых услуг группа по закупкам разрабатывает план, который включает следующее:

• Выбор подходящих отношений и подходов к заключению контрактов для каждого типа закупаемых товаров или аутсорсинговых услуг
• Подготовка запросов котировок (RFQ) и запросов предложений (RFP) и оценка возможностей партнерства
• Оценка RFQ, RFP и партнерства
• Присуждение и подписание контрактов
• Управление качеством и своевременным исполнением
• Управление изменениями контракта
• Закрытие контрактов

В зависимости от уровня сложности проекта выполнение каждого из этих шагов может занять часы, а иногда и недели работы. Каждый из этих шагов также включен в основной график проекта. Время, затрачиваемое на цикл закупок, может повлиять на планирование критических действий, включая решение о самостоятельном выполнении работы или передаче работы другим. Сроки поставки оборудования и материалов, а также сроки завершения подрядных работ проставляются в графике проекта. Любая закупочная деятельность, которая приводит к задержке проекта или попадает на критический путь проекта, может потребовать особого внимания.

Выбор контрактного подхода

Технические группы обычно составляют описание работы, которая будет передана на аутсорсинг. Исходя из этой информации, команда управления проектом отвечает на следующие вопросы:

• Является ли требуемая работа или материалы товаром, индивидуальным продуктом или услугой, уникальными навыками или отношениями?
• Какой тип отношений необходим: поставщик, поставщик или партнерство?
• Как следует обращаться к поставщику, продавцу или потенциальному партнеру: RFQ, RFP или личное общение?
• Насколько хорошо известен объем работ?
• Каковы риски и какая сторона должна принять на себя какие виды риска?
• Влияет ли закупка услуг или товаров на действия, находящиеся на критическом пути графика проекта, и насколько велик резерв для этих действий?
• Насколько важно заранее знать стоимость?

Группа по закупкам использует ответы на первые три вопроса, перечисленные выше, чтобы определить подход к получению товаров или услуг, а на остальные вопросы определяет, какой тип контракта является наиболее подходящим.

Ключевым фактором при выборе контрактного подхода является определение того, какая сторона примет на себя наибольший риск. Команда определяет уровень риска, которым будет управлять проект, и какие риски будут переданы подрядчику. Как правило, команда управления проектом хочет управлять рисками проекта, но в некоторых случаях подрядчики обладают большим опытом или контролем, что позволяет им лучше управлять рисками, связанными с работами по контракту.

Запрос предложений

А ходатайство — это процесс запроса цены и дополнительной информации от участников торгов. Запрос обычно принимает форму RFQ или RFP. Партнерские отношения преследуются и устанавливаются высшим руководством по-разному в каждом конкретном случае.

Квалифицированные участники торгов

Потенциальные участники торгов — это люди или организации, способные предоставить материалы или выполнить работы, необходимые для проекта. В небольших и менее сложных проектах у материнской компании обычно есть список поставщиков и продавцов, которые успешно поставляли товары и услуги в прошлом, и проект имеет доступ к отчету о производительности компаний из этого списка. Для уникальных проектов, где не существует списков поставщиков, команда проекта составляет список потенциальных поставщиков, а затем квалифицирует их, чтобы они могли участвовать в торгах по проекту. Приемлемые участники торгов помещаются в список участников торгов и получают график, когда работа над проектом будет выставлена ​​на торги.

Приемлемость поставщика определяется его способностью выполнять работу способом, отвечающим требованиям проекта и демонстрирующим финансовую устойчивость. Способность выполнять работу включает в себя способность соблюдать спецификации качества и график проекта. В периоды высокой экономической активности в регионе многие поставщики становятся занятыми и истощают свои ресурсы. Команда проекта исследует потенциальных поставщиков, прежде чем они будут включены в список претендентов, чтобы убедиться, что у них есть возможности и послужной список для соблюдения сроков.

Потенциальный поставщик также должен быть финансово стабильным, чтобы быть включенным в список участников торгов. Проверка кредитоспособности или финансовый отчет от Dun and Bradstreet (D&B) — известного поставщика финансовой информации об отдельных компаниях — предоставит проекту информацию о финансовом положении потенциального участника торгов. Услуги D&B включают следующее:

• Собственные рейтинги D&B и прогнозные оценки кредитоспособности
• Публичные документы, включая иски, залоговые права, судебные решения и документы UCC (унифицированный коммерческий кодекс) — стандартизированные документы, раскрывающие финансовую информацию, соответствующие единому коммерческому кодексу
• Финансовая отчетность и история компании

Запрос цен

В запросе цен основное внимание уделяется цене. Тип материалов или услуг четко определен и может быть получен из нескольких источников. Участник торгов, который может удовлетворить требования к качеству проекта и графику, обычно выигрывает контракт, предложив самую низкую цену.

Запрос предложений

Запрос предложений учитывает цену, но фокусируется на соблюдении требований к качеству или графику проекта. Процесс разработки предложения в ответ на RFP может быть очень дорогим для участника торгов, и команда проекта не должна направлять RFP компании, которая не имеет права на победу в тендере.

Оценка предложений

Оценка предложений в ответ на запросы предложений по товарным позициям и услугам строго дифференцирована по цене. В большинстве случаев контракт выигрывает самая низкая общая цена. Общая цена будет включать в себя стоимость товаров или услуг, любые расходы на доставку или доставку, стоимость любых гарантий и любые дополнительные услуги, которые повышают ценность проекта.

Оценка заявок на основе RFP более сложна. Оценка предложений включает цену, а также оценку технического подхода, выбранного участником торгов. В проектную группу, оценивающую предложение, должны входить люди, обладающие опытом для понимания технических аспектов различных вариантов предложения и ценности каждого предложения для проекта. В более сложных проектах административная часть предложения оценивается и оценивается одной командой, а техническая сторона предложения оценивается другой командой. Команда проекта объединяет две оценки, чтобы определить наилучшее предложение для проекта.

Присуждение контракта

После того, как команда проекта выбрала участника торгов, который обеспечивает наилучшую стоимость проекта, представитель проекта проверяет все условия предложения и контракта с потенциальным подрядчиком. Менее сложные контракты, такие как контракты на печатные материалы, требуют прочтения и подписания контракта, чтобы убедиться, что поставщик понимает условия контракта и требования графика проекта. Более сложные проекты требуют подробного обсуждения целей, потенциальных препятствий на пути к достижению этих целей, графика проекта и критических дат, а также процессов разрешения конфликтов и улучшения рабочих процессов.

Управление контрактами

Тип контракта определяет уровень усилий и навыков, необходимых для управления контрактом. Менеджер по контрактам с поставщиками разрабатывает подробные спецификации и обеспечивает соблюдение этих спецификаций. Менеджер по контрактам с поставщиками гарантирует, что подрядчики, участвующие в торгах, обладают навыками и возможностями для выполнения работы в соответствии с графиком проекта, и отслеживает производительность поставщика в соответствии с потребностями проекта, предоставляя поддержку и указания, когда это необходимо. Менеджер по партнерским отношениям развивает согласованность вокруг общих целей и рабочих процессов. Каждый из этих подходов требует различных навыков и разной степени усилий.

Предметы, на приобретение которых уходит много времени — Предметы с длительным сроком изготовления — получают раннее внимание руководства проекта. Примерами изделий с длительным сроком изготовления являются оборудование, спроектированное и изготовленное специально для проекта, учебная программа, созданная для обучения новой рабочей силы, и индивидуальный биореактор для биотехнологического проекта. На разработку и завершение этих элементов могут потребоваться недели, месяцы или годы. Команда проекта заблаговременно выявляет товары с длительным сроком изготовления, чтобы как можно скорее начать закупочную деятельность, поскольку те, которые закупаются в рамках обычного цикла закупок, могут вызвать задержки в реализации проекта.

После присуждения контракта проектная группа отслеживает эффективность подрядчика в соответствии с критериями эффективности в контракте и его или ее вклад в выполнение проекта. Обычно подрядчики предоставляют продукт или услугу, которая соответствует ожиданиям по качеству и соответствует графику проекта. Как правило, есть также один или два подрядчика, которые не соответствуют ожиданиям проекта. Некоторые менеджеры проектов будут ссылаться на контракт и использовать его, чтобы попытаться убедить подрядчика улучшить производительность или понести наказание. Другие менеджеры проектов вместе с подрядчиком изучат творческие способы повышения производительности и выполнения требований проекта. Управление контрактами допускает оба подхода к работе с неработающими подрядчиками, и проектная группа должна оценить, какой метод, скорее всего, сработает в каждой ситуации.

Управление работой подрядчика по проекту так же важно для общих результатов проекта, как и работа, выполняемая командой проекта.

Логистика и экспедиция

Оборудование и материалы, приобретаемые для использования в проекте, необходимо транспортировать, инвентаризировать, хранить на складах и часто охранять. Эта область знаний называется логистика . Логистика проекта может управляться командой проекта или может быть включена в RFP или RFQ. В международных проектах материалы могут быть импортированы, а группа по закупкам управляет таможенным процессом. В небольших проектах логистические функции часто выполняет материнская компания. В более крупных проектах эта деятельность обычно поручается компаниям, специализирующимся на логистических услугах. В более крупных и сложных проектах команда по закупкам будет включать специалистов по логистике.

Работа над проектом часто зависит от закупаемых для проекта материалов. Поставка этих материалов влияет на планирование проекта, и часто некоторые материалы требуются раньше, чем при обычной практике закупок. По объектам с длительным сроком изготовления график проекта включается в планы заключения контрактов, и подрядчики должны объяснить, как они будут поддерживать график проекта.

В больших и сложных проектах критически важные элементы могут быть запланированы для доставки после того, как они потребуются для проекта. Затем группа по закупкам вместе с подрядчиком изучает идеи по ускорению производства или транспортировки оборудования или материалов. Контракт часто может отдавать приоритет изготовлению оборудования и доставке оборудования в соответствии с графиком проекта. Команда проектной логистики также может изучить способы сокращения времени транспортировки. Например, в рамках проекта в Аргентине некоторое критически важное оборудование было доставлено из Швеции, а не транспортировано на корабле, чтобы сэкономить несколько недель в пути. Затраты на логистику были выше, но общая ценность проекта была выше.

Атрибуты текста

Эта глава была адаптирована и переработана Эдриенн Уотт из следующих источников:

• Вводный текст был адаптирован из раздела «Планирование бюджета» в «Управление проектами для развития навыков для всех профессий» , подготовленного Project Management Open Resources и TAP-a-PM.