Бизнес на госзакупках с нуля: Как заработать на госзакупках – 6 схем тендерного бизнеса от практика

Как заработать на госзакупках, особенности, условия участия в тендере

Любой предприниматель, работающий в среднем или крупном бизнесе, может периодически выигрывать тендеры, реализовывая тот или иной продукт государству. Для участия в госзакупках компания или фирма должна принять участи в торгах. В России такая деятельность предусмотрена Федеральным законом № 44, регулирующем все торги, поэтому о коррумпированности участников говорить практически не приходится.

Если научиться зарабатывать на государственных закупках, это может стать прибыльным сегментом бизнеса.

Госзакупки: как начать зарабатывать

Существует официальный сайт, представляющий собой единую инфосистему в области госзакупок. Крупнейшим потребителем любого товара является государство, поэтому такой способ ведения бизнеса могут освоить и новички.  К участию в торгах допускаются как ИП, так и юрлица.

Для участия в государственных закупках предпринимателю понадобится освоить теорию и практику, связанную с торгами. Торги — занятие, которое обязательно должно приходиться ему по душе, иначе долго продержаться в данной области нереально.

В интернете можно отыскать множество «брошенных» сайтов, а настоящих экспертов по тендерам найти непросто. Это как раз связано с тем, что человек, не желающий полностью погружаться в данную сферу, быстро отказывается от дальнейшего участия в торгах и бросает начатое дело.

Обучиться «закупочному делу» несложно. Можно попытаться создать свой проект в виде сайта, а в дальнейшем, по мере приобретения опыта, основать онлайн-школу и стать хорошим экспертом.

Как зарабатывать на госзакупках физическому лицу?

В Федеральном законе 44-ФЗ есть п. 4, где указано, что участвовать в закупках имеет право любое физическое или юридическое лицо, а также ИП. Но важно понимать, что исключением являются ИП, зарегистрированные в зонах оффшора. Конечно, заработок на госзакупках может позволить себе только человек, имеющий опыт в ведении собственного бизнеса. Предприятие должно работать постоянно, чтобы поставка товаров государству осуществлялась бесперебойно. Кроме этого, предприниматель может оказывать государству ряд услуг либо за вознаграждение выполнить ту или иную работу.

Участие в торгах требует определённого опыта. Можно во всём разобраться самостоятельно либо обратиться к специалисту по найму, чтобы он разъяснил все необходимые тонкости. Кроме того, есть понятие аутсорсинга, когда предприниматель делегирует своё участие в торге другому, более опытному и компетентному лицу.

Разбираться в продукте, регулярно предлагаемом в качестве поставок государству, тоже нужно учиться. Только так можно корректно оформить всю документацию, начиная от заявки и заканчивая установлением стоимости. Необходимо знать всё о производителе и поставщике, обладать информацией о том, где их можно найти.

Ещё один немаловажный момент. У предпринимателя обязательно должны быть в резерве «свободные деньги», чтобы обеспечить все сопутствующие условия. Авансов, согласно контрактам, нигде не предусмотрено, а участник получит свои деньги только после того, как будут выполнены все условия, прописанные в договоре.

Большая часть торгов проходит на электронных ресурсах, поэтому заранее следует позаботиться о приобретении личной электронной подписи. Кроме того, понадобятся:

• регистрация в ЕИС;
• лицензии;
• аккредитация;
• допуски к деятельности (например, СРО).

Важно помнить и о том, что быстрого и крупного дохода здесь ожидать не приходится. Достичь успеха в сфере госзакупок возможно только при наличии опыта и денежных средств на счёте.

Как зарабатывать на тендерах госзакупок?

Информацию обо всех тендерах предприниматели находят на специальных сайтах, прошедших аккредитацию. Участник подаёт онлайн-заявку, заверив её своей электронной подписью. Срок оформления подписи составляет от трёх до восьми рабочих дней, а обращаться за ней нужно в специальную сервисную службу. При себе необходимо иметь:

• документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• пакет документов на ИП или ООО.

После регистрации электронной подписи следует приступить к выбору площадки для торгов. На территории России официально зарегистрированы несколько интернет-портала по закупкам, например, «РТС-тендер», «Госзакупки» и «Сбербанк-АСТ». Далее необходима аккредитация с отдельной регистрацией на каждом портале. Она требует предоставления пакета документов:

• заявку;
• выписку их государственных реестров;
• документы на ИП или ООО;
• доверенность, если руководитель предприятия делегирует своему коллеге право участия в торгах.

Срок рассмотрения заявки составляет пять рабочих дней. После того как портал её одобрит, участник получает официальный доступ к информации о заказах. Ему будет открыт счёт, который нужно обязательно пополнить, так как после подачи заявления определённую сумму денег заморозят. Денег должно быть достаточно, иначе предпринимателя просто не допустят до торгов.

Останется только оформить заявку, состоящую из двух частей. Анонимную часть отправляют на адрес заказчика без указания своих данных. Такая тактика позволяет проводить непредвзятый отбор. В анонимной части заявки описывают все плюсы представленного ИП или ООО, рассказывают, сколько времени предприятие находится на рынке, какие услуги предоставляет и удалось ли ему достичь успехов.

В информационной части заявки находятся все данные об исполняющем лице. Как только заказчик рассмотрит заявку, оператор, работающий на портале, сообщит участнику о вынесенном решении о сотрудничестве.

Главное в любом бизнесе — это развитое предпринимательское мышление. Если оно есть, человек непременно добьётся успеха в самом сложном виде деятельности.

Необходимо также отметить, что в Академии СНТА с 26 по 27 декабря состоится семинар «Особенности корпоративных закупок в 2020 году. Проблемы и спорные вопросы в практике применения 223-ФЗ. Обзор планируемых изменений законодательства. Комментарий эксперта». Образовательное мероприятие рассчитано на специалистов по закупках, в обязанности которых входит:

• контроль качества и количества конкретных товаров и групп товаров;
• контроль показателей оборота;
• составление заказов поставщикам;
• отслеживание состояния заказа;
• организация всех отделов предприятия для органичного и эффективного товарооборота.

Участие в семинаре позволит специалистам в дальнейшем успешно организовывать закупочную деятельность, поскольку они будут досконально знать все нюансы и тонкости Закона 223-ФЗ, на котором базируется деятельность компании. Образовательная программа включает в себя изучение следующих вопросов:

• правила формирования основных целей Федерального закона № 223 и регулирующих отношений, возникающих на его основе;
• изучение правового фундамента закупок товаров, работ и услуг;
• изучение принципов и правил осуществления закупок;
• информационный контроль всех этапов закупочной деятельности;
• работа с реестром и контроль недобросовестных поставщиков;
• организация надзора над технической стороной соблюдения Федерального закона.

Запись на участие в двухдневном семинаре «Особенности корпоративных закупок в 2020 году. Проблемы и спорные вопросы в практике применения 223-ФЗ. Обзор планируемых изменений законодательства. Комментарий эксперта» уже открыта.

Популярные статьи в категории:

Как заработать на госзакупках: советы

Многие начинающие и опытные предприниматели задаются вопросом о том, есть ли смысл выходить на более высокий уровень бизнеса и связываться с государственными закупками. Да, данная ниша связана с большим количеством проблем и трудностей, поскольку здесь есть множество нюансов и подводных камней. Тем не менее многие компании стремятся всеми силами выиграть тендер. И здесь возникает вполне закономерный вопрос: почему? Если бы это было невыгодно, то вряд ли бы они пытались принять участие в таких проектах. Давайте разберемся в том, можно ли заработать на госзакупках и насколько выгодно подобное предприятие.

Общая информация

Бизнес строится на производстве и реализации различных товаров, а также на предоставлении услуг. При этом в качестве потребителей выступают не только обычные граждане и компании, но и государство, которое может стать постоянным клиентом, приносящим стабильную прибыль большого размера. Поэтому у многих предпринимателей и возникает вопрос о том, как заработать на госзакупках.

Однако есть и приверженцы противоположного мнения, полагающие, что с тендерами связываться не имеет особого смысла, поскольку все они проводятся лишь формально, а победитель заведомо уже известен. Но на практике все обстоит немного иначе. Право работать с государственными закупками получает организация, предложившая наиболее выгодные условия, поэтому каждый бизнесмен имеет шансы на получение крупного заказа.

Помочь в этом могут электронные аукционы, которые проводятся через специализированные интернет-площадки. Здесь вы можете не только ознакомиться с тем, что интересует заказчика, в роли которого выступает государство, но и ознакомиться со всеми условиями договора. Согласно статистике, около 40 процентов аукционов, проводимых в режиме онлайн, признаются несостоявшимися. Это происходит по причине того, что попросту не находится бизнесменов, которые хотели бы взяться за выполнение заказа. Подобное обусловлено тем, что большинство людей просто не знает, как заработать на госзакупках физическому лицу. В этой статье будет подробно рассказано обо всех аспектах и нюансах работы с государственными учреждениями.

Как выбрать нишу

Давайте на этом остановимся более подробно. Прежде всего начинающему предпринимателю необходимо определиться с направлением, в котором он будет работать. Также реализация государственных закупок связана со множеством юридических формальностей, поэтому придется ознакомиться с огромным количеством документов. Самостоятельно сделать это будет довольно сложно, поэтому лучше всего обратиться за помощью к профессионалам, специализирующимся на подобных вопросах. Если же вы не располагаете достаточным стартовым капиталом, то придется разбираться во всех аспектах самостоятельно.

Здесь возникает вполне закономерный вопрос о том, как зарабатывать на госзакупках без вложений. Ответ довольно прост. На первых этапах работы лучше не браться за большие проекты. Начните с выполнения небольших заказов. Со временем вы наберетесь достаточно опыта и накопите финансовые средства, необходимые для масштабной деятельности. При выборе ниши отдавайте предпочтение тем, в которых низкий уровень конкуренции. Когда вы найдете оптимальный для себя вариант нужно подать заявление на участие в аукционе, к которому прикрепляется пакет сопроводительной документации. Заявки принимаются до определенного числа, после чего тендерная комиссия тщательно изучает их и выбирает самое выгодное предложение. Если вы серьезно подойдете ко всему, то сможете построить прибыльный бизнес и будете стабильно зарабатывать на осуществлении государственных закупок.

Как все работает?

Итак, как заработать на госзакупках? Пошаговая инструкция довольно проста. Вам нужно зайти на интернет-ресурс, на котором проводятся электронные аукционы. Они предоставляют широкие возможности, поскольку через них можно не только быстро найти выгодное предложение, но и подать заявку на участие, сэкономив при этом приличное количество времени. Тендеры проводятся в открытой форме, поэтому вы сможете следить за их проведением. В случае возникновения подозрений на то, что аукцион проводится нечестно, вы сможете подать жалобу на организаторов в соответствующие инстанции. Но для этого нужно хорошо разбираться в основных нюансах. Для этого вы должны внимательно ознакомиться со следующими аспектами:

1. Алгоритм проведения государственных тендеров.
2. Особенности открытых и закрытых аукционов.
3. Кто может быть участником.
4. Специфические моменты.
5. Как начать сотрудничество.

Если вы новичок в бизнесе и не знаете, как заработать на госзакупках, пошаговая инструкция, которая будет приведена далее, поможет вам в этом. Если вы поймете основной алгоритм проведения тендеров, то никаких проблем не возникнет.

Принцип работы

Итак, что об этом необходимо знать? Как заработать на госзакупках физическому лицу с нуля, чтобы стабильно получать доход от 100 000 до одного миллиона? Для этого одних знаний будет недостаточно. Вам потребуется приложить немало усилий и изрядно потрудиться. Изначально вы должны разобраться во взаимоотношениях между представителями бизнеса и государственными учреждениями. При этом последние должны рассматриваться в качестве потенциальных потребителей или коммерческих организаций, желающих приобрести какие-либо товары или услуги. Но при этом не стоит забывать о том, что выполнение их заказов более масштабно и связано практически со всеми сферами жизни. Это предоставляет предпринимателям практически безграничные возможности. В их услугах нуждаются все государственные компании, работающие в области сельского хозяйства, системы образования, космической сферы, промышленности и многих других.

Но при этом вы должны иметь подробное представление о том, как заработать на госзакупках, поскольку данный вид деятельности довольно проблематичен. К тендерам выдвигаются очень суровые требования, из-за чего выиграть их весьма проблематично. Организаторы аукционов серьезно подходят к выбору подрядчиков и к тому, чтобы они соревновались максимально честно и прозрачно. Чтобы принять участие в тендере, участник должен соответствовать определенным требованиям. При разработке коммерческого предложения основная задача организации заключается в том, чтобы предложить наиболее выгодную цену, условия и сроки выполнения работ. При этом не рекомендуется прибегать к использованию различных хитростей и уловок. Даже если они не будут противоречить действующему законодательству, если их обнаружит комиссия, то это может негативно сказаться на принятии решения.

Виды торгов

Отвечая на вопрос о том, как заработать на госзакупках физическому или юридическому лицу, необходимо несколько слов сказать о типах аукционов. Как уже было сказано ранее, тендеры бывают открытыми и закрытыми. В нашей стране наиболее распространенным является первый тип. Под ними предполагается, что организатор торгов предварительно информирует участников о намечающемся тендере через средства массовой информации, например, различные печатные издания или специализированные интернет-ресурсы. Проще говоря, предпринимаются любые возможные меры по поиску и привлечению подрядчика. При этом составляется большой объем документации, в которой подробно описываются все условия аукционов. Поэтому если вы не знаете, как заработать на госзакупках, то просто внимательно изучите документы. В них будет все очень подробно расписано и вы сможете ознакомиться с основными аспектами.

Закрытые аукционы — это отдельная тема для разговора. Попасть в них обычному среднестатистическому бизнесмену невозможно, поскольку организаторы лично высылают приглашения потенциальным претендентам, которые максимально удовлетворяют основным критериям отбора.

Кто допускается для участия в тендерах?

Этому аспекту стоит уделить особое внимание. Многие люди интересуются, как заработать миллион на госзакупках, но при этом они даже не знают о том, кто может принимать в них участие. В результате этого они подают заявку и даже не понимают, почему им приходит отказ. Согласно законодательству, к государственным тендерам допускаются абсолютно все граждане, однако, есть и определенные ограничения. Индивидуальные предприниматели не могут заниматься госзакупками, которые предполагают работу только с юридическими лицами. Во всех остальных случаях, чтобы выиграть тендер необходимо всего лишь соответствовать всем требованиям заказчика и предложить самые выгодные условия. Помимо этого, у предпринимателя должна быть электронная печать, действующая учетная запись на сайте государственных закупок и аккредитация.

Общие сведения об участии в тендерах

Если у вас есть определенный стартовый капитал и большое желание работать, но вы не знаете, как заработать деньги на госзакупках, то ничего страшного, поскольку это поправимо. Лучше всего подавать заявку через специализированные интернет-площадки, поскольку этот метод более простой и удобный. Алгоритм участия в тендере выглядит следующим образом:

1. Получение электронно-цифровой подписи.
2. Выбор онлайн-ресурса, на котором проводятся торги.
3. Прохождение аккредитации.

Последнему шагу стоит уделять особое внимание. Все дело в том, что для каждой онлайн-площадки нужно проходить отдельную процедуру аккредитации. Поэтому если вы планируете работать одновременно с несколькими, то вам придется немало повозиться.

Как подать заявку на участие в аукционе?

Давайте остановимся на этом аспекте более подробно. Итак, как заработать на госзакупках без вложений? После урегулирования всех юридических формальностей, оформления электронно-цифровой подписи и получения аккредитации вы должны сделать следующее:

1. Сформировать уставной капитал. Если собственных средств у вас нет, то стоит подумать о привлечении сторонних источников финансирования. Деньги должны находиться на банковском счете, который был указан при регистрации на онлайн-площадке. При подаче заявки на нем будет заблокирована сумма в размере 5 процентов от стоимости тендера. Если вы не сможете победить в торгах, то сумма полностью возвращается на ваш счет.
2. Составить заявку. Это очень важный этап, который большинство индивидуальных предпринимателей не уделяет должного внимания. Правильно составленный текст значительно повышает шансы на положительное решение тендерной комиссии при выборе подрядчика. Заявка состоит из двух частей — информационной и анонимной. В первой указываются основные положения и документы, а во второй прописывается коммерческое предложение и техническое задание.

Как видите, участие в программе государственных закупок не настолько проблематично, как думает большинство начинающих бизнесменов. В процессе работы вы сможете накопить достаточно знаний и опыта, и будете выполнять не только маленькие заказы, но и с успехом реализовывать крупные проекты, которые будут приносить большую прибыль.

Общие советы и рекомендации

Выше было подробно рассказано о том, как заработать на госзакупках. Но есть несколько полезных правил, соблюдение которых поможет вам в этом. Перед тем как подавать заявку на участие в тендере, рекомендуется составить бизнес-план. Его не нужно показывать организаторам торгов, однако он позволит вам просчитать сопутствующие расходы и потенциальную прибыль, а также оценить перспективность заказа. Помимо этого, вы должны составить четкий план действий. Имея грамотную стратегию, вы сможете минимизировать сопутствующие риски и будете готовы к любым непредвиденным ситуациям, например, к изменениям заказчика условий аукциона.

Не спешите подавать заявку на первый попавшийся тендер. Внимательно ознакомьтесь с информацией по нему и изучите данные о заказчике. Есть недобросовестные организации, значительно занижающие стоимость товаров и услуг, которые они хотят приобрести. И конечно же, не оставляйте без внимания отзывы других предпринимателей о выбранной вами сфере для деятельности. Некоторые направления имеют определенные подводные камни и сопряжены с различными проблемами.

Заключение

В этой статье был подробно описан процесс участия в тендерах и дан ответ на вопрос о том, можно ли зарабатывать на госзакупках. Несмотря на специфичность данной ниши, она предоставляет большие перспективы для индивидуальных предпринимателей. При правильном подходе вы сможете построить успешный бизнес, который будет приносить большую и стабильную прибыль. Вы сами в этом убедитесь, когда выполните свой первый заказ. Главное заключается в том, чтобы внимательно подходить к изучению основных юридических формальностей условий тендера. Если вы будете уделять внимание даже мелочам, то успех вам гарантирован.

Как заработать на госзакупках — БикоТендер поможет

Государственные закупки — это лакомый кусок для любой организации, как поставщиков, так и подрядчиков. Давайте поговорим о том, как заработать на госзакупках серьезный капитал.

Механизм заработка на госзакупках

Прежде всего, необходимо знать, по какой схеме проводятся тендеры от государственных заказчиков.

Согласно нормативам ныне действующего ФЗ-94, любые закупки на средства из федерального бюджета должны проводиться в открытой форме. Это гарантирует открытость, информированность и общедоступность при проведении торгов.

После того, как объявление о проведении тендера поступило в СМИ, подходит дата начала конкурса. В течение срока подачи заявок организатор принимает их от всех желающих участников в установленной форме. К рассмотрению принимаются лишь заявления, подкрепленные полным пакетом документов и надежным обеспечением в форме прямого, либо непрямого залога.

По завершению срока принятия заявок, тендерная комиссия приступает к их тщательному рассмотрению. Путем анализа предложений конкурсантов — как в плане финансовой, так и в плане качественной составляющей — выявляется наиболее выгодное из них. Как правило, преимущество имеют заявки с более низкой ценой, ведь одно из центральных требований по отношению к проведению госзакупок — это экономия средств госбюджета.

Как регулярно зарабатывать на госзакупках

Для того чтобы научиться зарабатывать на госзакупках, необходимо обладать определенными навыками и умениями, а также знаниями, касающимися многих аспектов тендерной политики и юридической подоплеки данной сферы.

Как же быть? Отказаться от гостендеров, перебиваясь мелкими коммерческими контрактами — это заведомо проигрышный путь в контексте развития предприятия.

Если вы хотите принимать участие в крупных тендерах, то обратитесь к профессионалам группы компаний «Бико», и очень скоро наиболее крупные и дорогие госзаказы попадут в активы фирмы, а Вам и Вашим сотрудникам останется только качественно их исполнить.

Мы предлагаем комплекс услуг:

1. всестороннее и БЕСПЛАТНОЕ консультирование по любым вопросам, связанным с тем, как заработать на госзакупках;
2. оформление полного пакета документов, необходимых для участия в тендерах;
3. помощь в оформлении обеспечения на самых выгодных условиях в любом из 50-ти наших партнерских банков;
4. надежная юридическая поддержка и сопровождение.

Только с нами заработок на госзакупках станет постоянным источником развития вашего бизнеса

Материал является собственностью bicotender.ru. Любое использование статьи без указания источника — bicotender.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Как заработать на госзакупках с нуля: пошаговая инструкция

В коммерческих организациях

Чтобы разобраться в механизме заработка на госзакупках, нужно знать схемы проведения тендеров.

Механизм тендеров

Главным свойством закупок из федерального бюджета, законодательно закрепленным, выступает принцип открытости и общедоступности проведения торгов. Заказчиками являются государственные и муниципальные учреждения, которые регистрируются на специальном портале, выставляя свои заявки, утвержденные годовыми планами закупок.

Поставщиками являются субъекты предпринимательства, зарегистрированные на электронном портале госзакупок.

Объявление о торгах публикуется в СМИ. К заявкам подается необходимый комплект документов. При рассмотрении организаторами тендера отсеиваются заявки с неполным комплектом документом и с ненадежным обеспечением непрямого или прямого залога.

Принятые заявки тщательно анализируются и отбираются наиболее подходящие с точки зрения финансовой и качественной. Ввиду государственной политики по экономии средств бюджета заявки с более доступной ценой являются приоритетными.

Читайте также: Как заработать деньги ребенку в Интернете

Как заработать на госзакупках

Чтобы участвовать в тендерах на государственные закупки, нужно обладать некоторыми знаниями в области тендерной политики, юридической составляющей этого вида деятельности. Тогда можно реально зарабатывать хорошие деньги, а не перебиваться случайными заказами. Ведь государственные закупки – это очень выгодная система, с помощью которой физическому лицу может открыться широкая дорога в бизнесе.

Для обучения тонкостям тендерных закупок созданы специальные школы, в которых оказывается правовая, методическая, консультационная помощь участникам тендеров – как заказчикам, так и поставщикам. Школы коммерческие, обслуживание контрактное, то есть платное.  Каждое направление курирует специалист в своей области закупок.

Занятия могут быть очными и путем вебинаров. Квалификацию слушателя курсов подтверждает сертификат, полученный по их окончании.

Теперь, обладая некоторыми навыками и зарегистрировавшись на электронной торговой площадке, впору приступать к торгам. Назревает вопрос: чем

Как заработать на государственных закупках и с чего начать?

Российская Федерация, ровно так же, как и любое другое государство, регулярно что-то покупает у частного бизнеса. Это могут быть как материалы, так и товар, необходимый для самых разных вещах. Однако это не так интересно, как то, как заработать на госзакупках. Это и предстоит разобрать.

Начало заработка на государственных закупках

Начать заработок на госзакупках с нуля стоит с процесса регистрации своего аккаунта. Это может делаться как с помощью специальных компаний, которыми чаще всего, становятся банки, как и вручную. Зачем это нужно? Чтобы вообще начать участвовать в государственных закупках. Потом нужно:

• Подготовить документы, которые подтверждают соответствие требованиям для участия в государственных закупках.
• Зарегистрироваться в Единой информационной системе и выйти на одну из восьми электронных торговых площадок.
• Начать подавать заявки на участие в закупках.

Чтобы начать в этом разбираться и подготовить весь перечень документов, который нужен, к сожалению, придется обратиться к экспертам. Других вариантов и быть не может, ведь тут важна законодательная подкованность, которая есть, в основном, только у соответствующих специалистов.

Где искать государственные закупки?

Если же читателя интересует заработок на тендерах с нуля, то он должен понимать, как их вообще искать. Делается это, как и практически все в интернете, с помощью специализированных ресурсов. Выглядят они так:

• https://zakupki.gov.ru/epz/main/public/home.html — ресурс Российской Федерации, которая размещает информацию о том, какие государству требуются товары и услуги.
• https://www.bicotender.ru/ — это не просто сервис, а целая поисковая система, которая напрямую переплетена с государственными закупками.
• https://goszakaz.ru/ — сайт, где читатель сможет найти полную информацию о действующих государственных заказах и не только.

Все эти ресурсы и стоит использовать для поиска первых государственных заказов и заработка на них.

Советы по заработку на государственных закупках

Многие новички, которые только хотят войти в эту сферу, не знают, какие советы могут им помочь. Предстоит это исправить и дать пару рекомендаций:

• Поиск + ключевые слова. Рекомендуется искать тендер по ключевым словам. Это делается с уже упомянутыми ресурсами. Более того, необходимо указывать региональную принадлежность, получая более качественный поиск в конечном итоге.
• Поиск планов-графиков закупщиков. Рекомендуется использовать их в своей работе, чтобы распланировать дальнейшие закупки и наладить постоянное сотрудничество.
• Конкуренция. Перед тем, как начать участвовать в тендерах, нужно трезво взглянуть на свой товар. Может ли он конкурировать с имеющимися на рынке поставщиками? Если нет, то всегда есть возможность сменить регион влияния.
• Изучение законодательной базы. Это еще одно то, что нужно знать перед началом участия в государственных закупках. Без этого, к сожалению, невозможно обойтись в этой сфере деятельности.

Важно понимать, что заработок на электронных торгах будет доступен только тем, кто планирует регулярно заниматься тендерами и создает действительно качественный товар или услугу. Здесь побеждают только постоянные, а не разовые поставщики, о чем обязательно помнить и учитывать.

Оптимизация процесса Procure to Pay — Поиск скрытых денежных средств [Полное руководство]

Процесс закупок до оплаты может быть сложным, но хорошо оптимизированный процесс закупок до оплаты также может быть источником экономии средств. Если вы согласны с тем, что оптимизированный процесс закупок для оплаты может быть источником денежных средств, тогда это здорово — это руководство проведет вас через пошаговый процесс получения денежных средств от процесса закупки до оплаты.

Если вы не согласны с этим утверждением, мы надеемся, что это может, по крайней мере, вызвать оценку вашего процесса закупки для оплаты.

Итак, как найти скрытые денежные средства в процессе закупки до оплаты?

В этом подробном руководстве от закупок до оплаты мы рассмотрим все пошаговые инструкции по оптимизации вашей организации процесса закупок до оплаты, снижению общих затрат на операции и достижению экономии.

1. Что такое процесс «от закупки до оплаты»?

Процесс закупки до оплаты — это сквозной процесс, который охватывает все этапы от инициирования требований пользователем до оплаты поставщику.Сюда входят пользователи, создание заявки для запроса услуги продукта, идентификация подходящих поставщиков вашей командой поставщиков, утверждение заявок на закупку, создание и отправка заказа поставщику, получение товаров или услуг компанией, отправка счетов-фактур. поставщиком и, наконец, оплата поставщика.

Конечно, на бумаге процесс выглядит простым, но каждый этап процесса может быть проблематичным и трудоемким для ваших конечных пользователей.

Давайте возьмем пример

Как ваши пользователи сегодня создают заявки?

Запрашивают ли они покупки по электронной почте и заполняют ли данные в формах на основе Excel?

Этот простой шаг может стать источником разочарования для пользователей и причиной потери производительности всей команды, поскольку весь процесс выполняется вручную.

Возникает вопрос: какова цена потери производительности?

Просто взгляните на данные и среднее время, и вы сможете легко определить, какую экономию вы могли бы получить, улучшив только процесс подачи заявки.

Это всего лишь один пример того, как оптимизация процесса закупки до оплаты может привести к общему снижению затрат, сокращению времени и довольным сотрудникам.

Мы рассмотрим больше таких примеров в следующих разделах.

Блок-схема / шаги процесса закупок до оплаты

Давайте кратко рассмотрим каждый из этапов процесса закупок до оплаты и каковы потенциальные области улучшения на каждом этапе процесса.

Заявка

Процесс заявки — это начало процесса закупки для большинства компаний. Причина, по которой мы сказали, что большинство компаний, заключается в том, что не все покупки проходят через заказ на покупку.

В некоторых случаях поставщик просто отправляет счет-фактуру, и платеж производится.

Процесс подачи заявки может стать источником разочарования для многих пользователей, особенно если процесс заявки выполняется вручную.
Компании не уделяют этому процессу должного внимания.

Речь идет не только о возможности создать заявку, но и о возможности для Компании направить расходы предпочтительному поставщику. Вы можете легко сэкономить одну рабочую силу в течение всего года, если ваш процесс подачи заявок прост и автоматизирован с помощью простой в использовании системы закупок.

Выбор поставщика

Этот шаг может потребоваться не для каждой заявки на покупку. Если у вас уже есть предпочтительный поставщик продукта или услуги, приобретаемых вашими сотрудниками, этот шаг является избыточным.

В других случаях, когда у вас нет поставщика или если у существующего поставщика требуется новый продукт, ваша группа закупок должна сделать быстрый запрос на расценки , чтобы определить подходящего поставщика по правильной цене. Этот процесс может занять несколько часов или несколько дней.

Если ваша история покупок доступна, команде будет легче определить источник поставки.

Утверждение заявки

Этот шаг включает утверждение заявки на покупку в соответствии с вашей корпоративной политикой расходов / закупок.В политике закупок должны быть четко указаны владельцы, которым необходимо утвердить запросы, прежде чем заказ может быть отправлен поставщику.

По нашему опыту, компании, у которых нет автоматизированного утверждения, тратят много времени на поиски подходящего менеджера или члена исполнительной команды.

Чтобы избежать эскалации в последнюю минуту и ​​сэкономить время для всех, кто участвует в этом процессе, мы рекомендуем следующие

a) Убедитесь, что ваш процесс автоматизирован, и руководители могут как минимум утверждать заявки по телефону.

b) Просмотрите свои циклы утверждения и убедитесь, что заявки утверждаются на нужном уровне. Например, если 90% ваших утверждений направляются на утверждение старшему руководителю, то это узкое место в процессе.

В этом случае вам следует подумать об изменении лимитов утверждения, чтобы руководство среднего звена могло обрабатывать больше утверждений. Это стимулирует подотчетность.

Если вы опасаетесь потери контроля, то с этим можно легко справиться с помощью отчетов.Вы можете проанализировать, что происходит в процессе покупки, и изменить процесс, чтобы закрыть любые лазейки.

Заказ на поставку

После утверждения заявки следующим шагом является выдача заказа на поставку поставщику. Этот этап процесса закупки до оплаты прост, но здесь есть несколько вещей, которые следует учитывать.

a) Ваша заявка на оформление заказа полностью автоматизирована или вы вводите заказы вручную в системе?
b) Получают ли поставщики заказы автоматически, или заказы нужно отправлять поставщикам вручную?

Если ответ на приведенный выше вопрос заключается в том, что процесс выполняется вручную, то вам следует подумать об автоматизации этого процесса.

Есть два основных преимущества автоматизации создания заказа на поставку.

1) Отсутствие автоматизированного процесса увеличивает вероятность того, что заказ будет введен по ошибке, поскольку вы вводите данные из одной системы в другую.
2) Автоматизация этого процесса также экономит ваши ресурсы и время, и теперь это время можно выделить для других операций по добавлению стоимости, таких как переговоры о цене с поставщиками.

Квитанция

Квитанция — это подтверждение доставки товара поставщиком.В большинстве компаний, где непрерывный процесс не автоматизирован, управление квитанциями осуществляется вручную.

Команде A / P (Счета к оплате) часто приходится проверять с отдельными пользователями, были ли продукты получены или нет, чтобы они могли согласовать счета-фактуры.

В случае услуг может даже не быть проверки, предоставляется ли услуга в соответствии с соглашением.

Кроме того, отсутствие централизованной документации означает, что если в будущем вам придется просматривать упаковочные листы и т. Д., Вам придется обратиться к лицу, подтвердившему доставку.

Компании могут сократить накладные расходы на управление квитанциями, переложив ответственность за создание квитанции на человека, принимающего доставку.

Если у вас современная система закупок, то процесс управления поступлениями намного проще.

Поступление счета

Следующим шагом в процессе является получение счета в системе. На самом деле, поставщики отправляют счета-фактуры сразу после отправки продукта.

Таким образом, вы можете получить счет еще до того, как продукт попадет на ваш склад или в офис.

Как вы сегодня создаете счета в своей системе?

Наиболее распространенный сценарий, который мы видели, заключается в том, что компании получают счета по электронной почте, обычной почте, факсу и т. Д. Эти счета затем вручную вводятся в систему бухгалтерского учета отделом продаж.

Давайте проведем быстрый анализ времени

Предположим, что ввод счета-фактуры занимает 10 минут, и предположим, что вы получаете 10 000 счетов-фактур в год.

Это 100 000 минут или 1666 часов.Это почти один FTE усилий, которые вы тратите на ввод счетов в системе.

Лучшие в своем классе компании автоматизируют этот процесс таким образом, что поставщиков просят отправлять счета в электронном виде, чтобы вам не приходилось вводить их в систему.

Выверка счета-фактуры

Следующим шагом в процессе является выверка заказа на поставку, счетов-фактур и квитанции, чтобы убедиться, что вы получили то, что ваши заказы и сумма счета соответствуют сумме заказа на покупку.

В зависимости от количества документов у вас может быть двухстороннее или трехстороннее соответствие.

Опять же, если отсутствует автоматизация, ваша команда может вручную искать пользователей или поставщиков этих документов.

Счет-фактура готова к оплате

Предполагая, что ваш счет согласован, теперь он готов к оплате.

В некоторых компаниях это может быть двухэтапный процесс: счет-фактура может быть выверен в одной системе, и как только счет-фактура согласован в этой системе, он отправляется в другую систему для оплаты.Затем система ERP / бухгалтерского учета производит платеж на основе условий платежа поставщика.

Платеж произведен поставщику

Последним этапом процесса, конечно же, является оплата поставщику.

Область для улучшения здесь — отказаться от бумажных чеков и перейти либо к платежам через ACH, либо к платежам с помощью кредитных карт.

Согласно исследованию, проведенному с помощью технологий чистой прибыли, стоимость выпуска чека может составлять от 2 до 4 долларов.

В отличие от этого, комиссия за ACH может составлять от 0,15 до 0,95 доллара за транзакцию.

2. Процесс от закупки до оплаты — разрозненный подход не работает

Как вы видели в предыдущем разделе, любая организация может получить значительные выгоды, улучшив процесс закупок до оплаты.

Итак, если это так очевидно, почему компании этого еще не делают?

Мы считаем, что компании живут с неоптимальными процедурами закупок для оплаты по следующим причинам:

Разрозненные закупки и кредиторская задолженность

В большинстве компаний закупки и кредиторская задолженность — это две разные команды.Но мы видим компании, которые начали интегрировать эти функции, чтобы обеспечить эффективность процессов.

Закупочная организация обычно обрабатывает процесс от источника до заказа на поставку, и после того, как заказ на покупку выпущен, отдел AP несет ответственность за оформление счетов-фактур поставщика.

Поскольку существует разделение обязанностей, оба отдела рассматривают свои собственные индивидуальные инициативы по улучшению процессов. Но если подумать, одно невозможно оптимизировать без другого.

Например, поставщик отправляет неверный счет-фактуру, а затем AP необходимо преследовать владельца заказа на поставку, чтобы гарантировать, что поставщик может быть оплачен.Однако, если есть один владелец процесса, они могут легко оптимизировать сквозной процесс, а не свои отдельные разрозненные хранилища.

Когда вы начнете смотреть на Procure для оплаты как на единый процесс, а не на два разных отдела, вы легко сможете определить области, требующие улучшения.

Это включает общий набор технологий закупок, например, технологию, которая может автоматизировать весь процесс закупок. Это также может привести к изменениям в предшествующих процессах, что положительно повлияет на последующие процессы.

Например, если у вас есть много проблем во время процесса согласования счетов-фактур, когда счет-фактура не совпадает с тем, что у вас есть в ЗП. Проблемы могут быть вызваны способом создания заказа на поставку в системе.

Таким образом, когда у вас единоличное владение, решать подобные проблемы намного проще.

Отсутствие поддержки со стороны руководства

В зависимости от размера компании закупки и AP могут рассматриваться как внутренние функции.

Большинство руководителей рассматривают эти функции как необходимое зло, то, что вам необходимо для выполнения операций.

Закупки в малых компаниях могут относиться к отделу, который тратит больше всего денег, а кредиторская задолженность обычно подчиняется контролеру компании.

Однако, если компании начнут искать непрерывную оптимизацию процессов, они скоро поймут, что эффективный процесс закупок для оплаты может быть источником конкурентного преимущества.

3. Где скрытые денежные средства в процессе оплаты ваших закупок?

Надеюсь, теперь вы убедились, что оптимизация закупок для оплаты является правильным шагом для вашей компании в повышении эффективности процесса закупок и расчетов с поставщиками.

Но как это выразить количественно в наличных деньгах?

В следующих разделах мы рассмотрим области, которые вы можете оценить, чтобы количественно оценить выгоду от закупок для оптимизации оплаты

Контроль затрат / избежание затрат

Когда дело доходит до снижения операционных расходов, это всегда работает, когда делается заранее.

Что такое хороший эталонный тест контроля затрат?

Согласно исследованию Spendmatters, компании среднего размера могут сократить 2-3% своих расходов за счет эффективного контроля расходов и внедрения механизмов стратегического контроля затрат.

Предполагая, что ваш годовой доход составляет 100 миллионов долларов, прибл. 30% расходов приходится на внешних поставщиков, что составляет 30 миллионов долларов США в год, которые можно контролировать стратегически.

При эффективном контроле затрат вы можете сэкономить 2–3%, что составляет от 600 000 до 900 000 долларов США за счет снижения затрат.

Это немалая сумма. Даже если вы получите сокращение на 1% благодаря контролю над расходами, это все равно составит 300 000 долларов ежегодной экономии.

Использование системы закупок позволит вам реализовать гибкий контроль затрат.

Большинство компаний создают бюрократический процесс для контроля затрат. Каждый заказ должен быть одобрен высшим руководством или в небольших компаниях, каждый заказ должен быть одобрен владельцем компании.

С другой стороны, нельзя предполагать, что каждый сотрудник в компании будет вести себя разумно.

Итак, давайте рассмотрим некоторые стратегии для эффективного контроля затрат

a) Бюджетный контроль
b) Контроль утверждения на основе категорий и расходов
c) Избежание затрат за счет лучшего управления контрактами

Бюджетный контроль

Если у вас уже есть установленный бюджет для проектов или для общих категорий операционных расходов, таких как канцелярские товары, вы можете использовать процесс закупок для оплаты, чтобы обеспечить контроль над расходами.

Убедившись, что бюджеты являются частью процесса закупок для оплаты, вы можете гарантировать, что расходы находятся в пределах выделенного бюджета.

Отсюда вы можете управлять сценариями перерасхода средств, требуя утверждения для увеличения бюджета.

Это может быть сделано автоматически с помощью систем закупок, с помощью которых вы можете создать автоматизированный контроль над тем, что должно произойти, если покупка превысит выделенный бюджет.

Например, вы можете заблокировать покупку и запросить дополнительное финансовое одобрение, прежде чем покупка будет совершена.

Контроль утверждения на основе категорий и расходов

Еще один способ контроля затрат — убедиться, что запросы на закупку утверждаются нужным лицом до отправки поставщику заказа на закупку.

Возьмем для примера

Майкл из бухгалтерии хочет приобрести подписку на новый инструмент бизнес-аналитики. Цена ему понравилась и создал заявку на покупку.

Теперь, если этот запрос направляется ИТ-менеджеру для утверждения, ИТ-менеджер может иметь несколько запасных лицензий и может выполнить запрос без каких-либо дополнительных затрат для компании,

Кроме того, при больших расходах вы можете гарантировать, что запрос на покупку санкционировано высшим руководством.Это дает возможность для дальнейшего обзора и анализа.

Цель утверждений на основе категорий и сумм — обеспечить процесс проверки, чтобы убедиться, что расходы действительно необходимы.

Снижение затрат за счет лучшего управления контрактами

Компании ежегодно теряют много денег из-за автоматического продления продукта или услуг, которые больше не требуются.

Причина этого проста в том, что у компаний нет центрального места для хранения и отслеживания контрактов.

Или даже если есть центральное место для хранения контрактов, нет способа определить, какие контракты необходимо продлевать автоматически.

Эту проблему легко решить, отслеживая все контракты, включая даты истечения их срока, а затем ежемесячно проверяя, что вы находитесь на вершине своих циклов продления.

Повышение производительности / эффективности

Улучшение процесса от закупок до оплаты может привести к улучшению взаимодействия с пользователем, но также может привести к общему повышению производительности вашей команды по закупкам и расчетам с кредиторской задолженностью.

Так как же количественно оценить экономию благодаря оптимизированному процессу?

Давайте рассмотрим два важных фактора, которые влияют на стоимость заказа на поставку.

Сниженная стоимость заказа на закупку

Какова стоимость заказа на закупку?

Знаете ли вы, сколько стоит обработка заказа на поставку?

Если нет, то это первый шаг к расчету пособий.

Стоимость заказа на поставку может варьироваться от 35 долларов США.88 до $ 500 , а некоторые исследования даже оценивают стоимость заказа на поставку до $ 700 .

Стоимость заказа на поставку варьируется в зависимости от отрасли и, следовательно, от такого резкого различия в стоимости обработки заказа на покупку.

Если вы хотите рассчитать свои собственные затраты, воспользуйтесь нашим калькулятором стоимости заказа на закупку.

Чтобы оценить экономию, возьмем пример —

Допустим, стоимость заказа на поставку составляет 50 долларов США / заказа на покупку.

С помощью автоматизации вы можете снизить затраты на 50%.

Предполагается, что ваша компания обрабатывает 2000 заказов на покупку в месяц.

Это означает экономию 50 000 долларов (2000 * 25 долларов США) в год.

Снижение затрат на обработку счетов-фактур

Давайте теперь посмотрим на стоимость обработки счета-фактуры.

Сколько стоит обработка счета?

Стоимость обработки счета-фактуры включает время, необходимое для сканирования и ввода счета-фактуры в вашу систему бухгалтерского учета, сопоставления счета-фактуры с заказом на поставку и последующей отправки на дальнейшие утверждения, чтобы поставщик мог получить оплату.

Согласно исследованию консультантов Paystream, средняя стоимость счета варьируется от 2,36 до 15,00 долларов. Для нашего обсуждения предположим, что средняя стоимость составляет ок. 9 долларов.

Благодаря автоматизации и упрощению процесса закупок, а также предоставлению поставщиками счетов-фактур в электронном виде вы можете сократить это стоимость до половины.

Если вы обрабатываете даже 5000 счетов-фактур ежегодно, это экономия 22 500 долларов США (5000 * 4 доллара США.5).

Скидки за досрочную оплату

Хорошо оптимизированный процесс закупок для оплаты означает, что вы можете быстрее обрабатывать документы и получать скидки за досрочную оплату. Давайте разберемся с этим

Когда у вас есть оптимизированный процесс, он гарантирует, что заказы на поставку обрабатываются быстро, счета-фактуры автоматически вводятся в систему, а процесс двустороннего или трехстороннего сопоставления автоматизирован.

Все это означает, что ваш счет обрабатывается быстро и готов к оплате вашим поставщикам.

Предполагая, что вы договорились о скидках за досрочную оплату и у вас есть достаточный денежный поток, чтобы заплатить своим поставщикам раньше, вы можете воспользоваться этими скидками за раннюю оплату.

Стандартные условия скидки при оплате и расчет экономии скидки при досрочном погашении

Нередко можно увидеть 2/10 чистых 30. Это означает, что ваши стандартные условия оплаты — чистые 30, но поставщик предоставит вам скидку 2%, если счет оплачивается в течение 10 дней. Давайте рассмотрим пример для количественной оценки экономии

Предположим, счет готов к оплате в течение 10 дней, а сумма счета составляет 5000 долларов.
Таким образом, при 2% скидке за досрочную оплату вы можете полностью оплатить счет на сумму 4900 долларов США, если оплата производится в течение 10 дней.

Это экономия 100 долларов США, и если это ежемесячный счет, вы можете сэкономить 1200 долларов США в год только для этого одного поставщика.

А что, если у вас нет денег для оплаты, но вы занимаетесь деньгами. Чтобы получить скидку, вы платите на 20 дней раньше, так что давайте посчитаем.

Предположим, ваша краткосрочная ставка по займу составляет 8%.

Тогда вы заплатите 16 долларов.2 процентов (4900 $ * 8% * 20/365). Таким образом, даже если вы берете взаймы для оплаты, это экономия в размере 83,8 доллара США (100–16,2 доллара США) на счет.

Неплохая окупаемость!

Повышение прозрачности денежных потоков

По мере того, как вы смотрите на повышение эффективности процесса закупок до оплаты, вам также следует подумать о том, как повысить прозрачность расходов в организации.

Финансы, конечно, будут иметь представление о расходах компании, однако большая часть этой видимости находится на уровне плана счетов.Есть две основные проблемы с видимостью расходов на уровне GL.

a) План счетов хорош для сводного представления данных, но не имеет детальной видимости расходов. Это имеет смысл, потому что создается план счетов для группировки расходов в сегменты, которые затем могут управлять финансовой отчетностью, такой как отчет о прибылях и убытках и баланс.

Они не предназначены для проведения подробного анализа затрат с целью лучшего понимания затрат и возможностей для снижения затрат.

б) Не многие люди понимают План счетов за пределами финансового отдела. Задача повышения прозрачности расходов — не только для финансового отдела. Цель — лучшая видимость, чтобы владельцы отдельных отделов понимали, на что они тратят деньги.

Повышение прозрачности расходов — это залог прозрачности и обеспечения подотчетности во всей организации.

Как вы количественно оцените экономию, связанную с улучшением видимости?

Есть два способа измерить ценность лучшей видимости

1.Какие ресурсы требуются для получения детальной информации о расходах? Вы можете измерить трудозатраты на FTE (штатные сотрудники). Допустим, это требует усилий в размере ½ FTE в год.

Итак, теперь вы знаете базовый план, вы можете просмотреть процесс и увидеть влияние оптимизированного процесса закупок до оплаты на отчетность. Это мера снижения усилий.

2. Второй способ, более субъективный, это влияние более качественного и быстрого процесса принятия решений из-за более точной информации о денежных потоках.

Избегайте перерывов в расходах

Приходилось ли вам сталкиваться с ситуацией, когда критически важный продукт или услуга не были доставлены из-за того, что поставщик так и не получил заказ на поставку?

Были ли вы когда-нибудь в ситуации, когда вам приходилось ускорять заказы и оплачивать авиаперевозки, чтобы быстрее получить продукцию, потому что у вас заканчиваются запасы продукции?

Если вы ответили утвердительно, то легко оценить стоимость сбоев как с точки зрения нарушения работы бизнеса, так и с точки зрения затрат на ускорение выполнения заказов.

Этого можно легко избежать, улучшив процесс закупок до оплаты. Оптимизируя процесс закупок для оплаты, вы можете гарантировать, что заказы будут доставлены вовремя, поставщики имеют возможность подтвердить заказ и подтвердить доставку товаров.

Наряду с подтверждениями поставщиков вы можете начать отслеживать, как часто поставщики доставляют товары вовремя, и вы можете использовать эти данные для работы с поставщиками, чтобы улучшить сроки доставки или найти новых поставщиков, которые могут выполнять поставку в соответствии с вашим графиком.

Снижение затрат — экономия затрат на закупки

Следующим очевидным преимуществом оптимизированного процесса закупок для оплаты является сокращение расходов за счет получения более выгодных цен на приобретаемые вами продукты и услуги.

Расходы можно разделить на прямые и косвенные.

Прямые затраты — это то, что вы рассматриваете как сырье, которое идет на продукт, и затраты на себестоимость.

Оптимизация процесса позволяет группе закупок увеличить управляемые расходы, поскольку теперь у них есть возможность проверить расходы до того, как будет оформлен заказ на поставку.Кроме того, оптимизированный процесс обеспечивает лучшую видимость расходов для команды.

Косвенные расходы — это то, что организация должна потратить для ведения операций, например, ИТ, канцелярские товары, маркетинговые расходы и т. Д.

Прямые расходы очень сильно контролируются, поэтому мы собираемся сосредоточиться на возможности в косвенных провести площадь.

Первым критерием оптимизации процесса является увеличение расходов под управлением. Как видно из графика ниже, только 20–30% компаний контролируют более 90% своих расходов.

Под управляемыми расходами мы понимаем расходы, которые активно проверяются командой по закупкам и согласовываются с целью получения более выгодных цен.

Если у вас нет команды по закупкам, вы можете использовать этот анализ, чтобы построить экономическое обоснование наличия группы по закупкам.

Итак, если вы знаете, как Если вы тратите много денег, вы можете легко подсчитать экономию.

По мнению КПМГ, сумма экономии может варьироваться в зависимости от зрелости функции поиска и закупок. Например, если у вас высокий уровень зрелости в процессе закупок и все ваши действия по поиску поставщиков централизованы, вы можете добиться экономии до 10% в год.

Просто быть консервативный, допустим, снижение затрат на 4%.

Допустим, ваш доход составляет 100 миллионов долларов , а ваши косвенные расходы составляют 40 миллионов долларов .

Даже если у вас под управлением 40% расходов, это будет 16 миллионов долларов .

4% экономия составит 640 000 долларов . Это немалые деньги.

Предотвращение мошенничества

Знаете ли вы, является ли ваша компания жертвой мошенничества при закупках?

Мошенничество при проведении закупок можно определить как нечестное получение преимущества, уклонение от выполнения обязательств или причинение ущерба государственной собственности или различными способами в процессе закупок государственными служащими, подрядчиками или любым другим лицом, участвующим в закупках.”

Существуют различные виды мошенничества при закупках.

Например, лицо, ответственное за закупку, принимает подарки от продавца, чтобы наградить его бизнесом.

Другой пример — сотрудник, предоставляющий бизнес своим родственникам или близким ассоциациям.

Вероятность мошенничества также выше в процессе A / P, потому что, если у вас нет более жесткого контроля, кто-то может создать мошенническую компанию и продолжать платить небольшие суммы с течением времени.

Трудно количественно оценить экономию от предотвращения мошенничества, потому что, пока вы не знаете масштаб мошенничества, трудно понять, что вы могли бы предотвратить.

4. Как начать оптимизацию процесса закупок до оплаты

Итак, мы до сих пор говорили обо всем процессе закупок до оплаты (P2P) и о том, почему этот процесс не оптимизирован. Давайте теперь посмотрим, как оптимизировать процесс закупки до оплаты. Мы проведем вас через пошаговый процесс.

Аудит процесса закупок для оплаты

Первый шаг на пути к оптимизации — выяснить, что не так в текущем процессе.

Чтобы начать аудит процесса закупки до оплаты, вам необходимо просмотреть каждый шаг в этом процессе.

Вы можете разделить обратную связь на объективную и субъективную области

Объективная оценка

Здесь вы просматриваете данные для сквозного процесса и видите, сколько времени занимает полный цикл. Например,

— Сколько времени нужно на создание заявки?

— Сколько времени нужно для утверждения заявки?

— Сколько времени нужно для создания заказа на поставку?

— Сколько времени нужно, чтобы отправить заказ на поставку поставщику?

— Как поставщики выставляют счета.Например, сколько бумажных, электронных?

— Каково среднее время создания счета-фактуры, например время сканирования документа, время индексации документа?

— Сколько времени нужно для сверки счетов-фактур с другими документами?

— Сколько счетов автоматически сверяются по сравнению со счетами, требующими ручного вмешательства?

Что делать со всеми этими данными? Мы рассмотрим это на следующем шаге. Но прежде чем мы начнем смотреть, на каких сферах следует сосредоточиться.Сделаем субъективную оценку.

Субъективная оценка

Зачем нужны субъективные оценки, когда у вас есть все данные для анализа эффективности вашего процесса?

Для этого есть две причины.

а) Когда вы спрашиваете достаточно времени у достаточного количества людей, вы получаете представление о наиболее тревожных проблемах.
б) Восприятие — ключ к принятию любых новых изменений. Поэтому важно, как люди воспринимают текущий процесс.

До сих пор мы не слышали, чтобы кто-то сказал, что им нравится заказ на закупку и процесс выставления счетов.Однако цель должна заключаться в том, чтобы процесс был оптимизирован и достаточно простым, чтобы сотрудникам не приходилось думать об этом.

С помощью этой субъективной оценки вы сможете определить 2-3 основных направления.

Давайте теперь поговорим о том, как использовать все эти данные и субъективную информацию.

Приоритизация закупок для оптимизации оплаты

К настоящему времени вы должны быть в состоянии определить области, в которых необходимо улучшить. Области могут быть определены с помощью объективных или субъективных отзывов.

Прежде чем вы решите, что делать дальше, давайте посмотрим, есть ли корреляция между объективной и субъективной обратной связью.

Предположим, что одной из основных субъективных отзывов было то, что создание заявок занимает слишком много времени или что процесс очень громоздкий. Если вы перекрываете это с данными, которые вы собрали (время, необходимое для создания заявки », вы можете легко определить, подтверждают ли данные субъективные факты или нет.

После того, как вы это сделаете, давайте определим приоритеты областей для оптимизации процесс закупки для оплаты.

Сосредоточьтесь на областях, в которых вы можете быстрее получить максимальную отдачу. Что мы имеем в виду?

Сосредоточьтесь на областях, где рентабельность инвестиций наиболее высока, а время внедрения для улучшения процесса короче.

Например, после сравнения объективной и субъективной обратной связи главной проблемой было то, что сотрудники жалуются, что процесс заявки занимает слишком много времени. Вы просмотрели свои данные и поняли, что стоимость заказа на покупку (от заявки до выдачи заказа поставщику) составляет 30 долларов США.

Допустим, вы можете сократить эту стоимость на 50%, так что даже если вы создавали 5000 заказов в год, это экономия 75 000 долларов.

Итак, что потребуется для реализации этого изменения?

Если у вас есть ручной процесс, возможно, вы сможете автоматизировать процесс покупки. Конечно, это зависит от стоимости и времени внесения изменений.

Второй подход может заключаться в том, чтобы взглянуть на вашу политику закупок и посмотреть, можно ли упростить процесс закупок, чтобы уменьшить количество шагов в процессе утверждения.

Например, согласно текущему процессу, все заказы должны идти на утверждение директору.

Можете ли вы изменить процесс таким образом, чтобы старшие менеджеры могли утверждать больше заявок?

Это повысит подотчетность и сократит время, необходимое для утверждения заявки.

Это всего лишь один пример, но именно так вы должны думать о каждом элементе в вашем списке и расставлять приоритеты, исходя из стоимости и времени, которые потребуются для его реализации.

Общее владение процессом закупок для оплаты

Совместное владение процессом позволяет упростить анализ процесса и упростить определение областей для улучшения.

Существует несколько способов решения проблемы общего владения

a) Вы можете иметь как A / P, так и отчеты о закупках одному и тому же руководству, таким образом вы можете совместно использовать общие ресурсы, особенно в отношении обработки документов, будь то Заказ на покупку или счет-фактура.

Здесь, конечно же, есть проблема SOX, потому что лучшая практика заключается в том, что сотрудники, имеющие доступ к заказам на покупку, не должны иметь доступа к счетам-фактурам.

Однако, по нашему опыту, мы видели, как несколько компаний успешно применяют эту модель.

Например, при надлежащем контроле утверждения вы можете ограничить проверку процесса только определенными лицами, чтобы они могли просматривать и вводить данные, но не могли утверждать какие-либо заказы или счета в системе.

Этот подход имеет смысл не только с точки зрения использования ресурсов, но также снижает общие инвестиции в стоимость технологий. Вместо того, чтобы инвестировать в отдельные технологии, теперь команда может инвестировать в одну общую платформу.

b) если общая структура отчетности невозможна для закупок и кредиторской задолженности, то альтернативный подход состоит в том, чтобы иметь общего владельца процесса.У этого человека может быть пунктирная линия для отчетов как в отдел закупок, так и в отдел расчетов с поставщиками.

Цель состоит в том, чтобы один человек следил за процессом от начала до конца и работал с обоими владельцами процесса для его оптимизации.

Автоматизируйте везде, где это возможно

Излишне говорить, что автоматизация является ключевым моментом, когда дело доходит до оптимизации процесса.

Можно ли сделать это без технологий?

Конечно, теоретически можно, но на практике у вас ограниченные ресурсы.Компаниям сложно даже провести аудит своего процесса, забыв о ресурсах для оптимизации процесса.

Итак, если у вас есть ресурсы для оптимизации процессов вручную, дерзайте,

В противном случае обратите внимание на технологии для автоматизации процесса. Мы рассмотрим эту тему более подробно в следующем разделе.

Постоянная оценка процесса.

Оптимизация закупок до оплаты — это непрерывный процесс. Это не один и делается по следующим причинам

a) Процесс закупок для оплаты со временем развивается.Это может быть связано с появлением новых продуктов разной сложности.

Это также может быть связано с тем, что ваша база поставщиков меняется, и они требуют изменений в процессе закупок для оплаты.

b) Вы можете начать с неправильных предположений

Когда дело доходит до оптимизации процесса, вы должны постоянно развивать свою стратегию для оптимизации процесса.

Например, допустим, ваша цель — сократить время, необходимое для обработки счетов, полученных от поставщиков.

Вы понимаете, что это требует времени, потому что информация о заказе на поставку недоступна в счете-фактуре. Итак, вы пошли дальше и внедрили для своих поставщиков политику «Нет заказа на поставку — нет оплаты».

Вы могли не осознавать, что большинство ваших заинтересованных сторон не создают заказы на покупку сегодня. Так что этот подход не сработает.

Следовательно, вам нужно сначала сосредоточиться на обеспечении того, чтобы заинтересованные стороны создавали заказы на поставку.

Это всего лишь пример, но когда вы начнете путь к оптимизации, вам нужно будет постоянно оценивать, работает ли ваша первоначальная гипотеза или нет, а если нет, то изменить подход или стратегию.

5. Роль Procure в платном программном обеспечении

С учетом вышесказанного, как ускорить оптимизацию процесса Procure для оплаты?

Как мы упоминали ранее, вы можете рассмотреть вопрос о выделении дополнительных ресурсов на эту инициативу, которая не является масштабируемой моделью, или вы можете попытаться сколотить часть технологии, используя вашу текущую систему ERP и другие внутренние системные решения.

Вы можете создать собственное решение, но тогда вы обязаны постоянно работать над его развитием, и в нем нет передовых практик, встроенных в сотни других организаций.

Мы рекомендуем вам оценить технологии закупок до оплаты, которые могут ускорить темп оптимизации процесса.

Давайте посмотрим на некоторые моменты, в которых технологии могут сыграть роль

Скорость внедрения

Как мы уже говорили, вы можете создать собственное решение, но для его создания требуется время. Вы должны написать требования, поработать с ИТ-отделом, чтобы оценить время, которое потребуется, а затем, конечно, когда оно будет готово, протестировать, чтобы убедиться, что в новой системе нет ошибок.

Сравните это с составлением обязательного списка, оценкой доступных решений на рынках, проведением пилотного проекта, чтобы убедиться, что продукт соответствует вашим требованиям, а затем запустить систему.

Как вы могли заметить, второй подход намного быстрее, и с этим подходом у вас нет хлопот, связанных с постоянными обновлениями и тестированием каждого изменения, которое вносится в систему.

Надежность инструмента по сравнению с ручными процессами

Любая технология закупок для оплаты более надежна, чем любой ручной процесс, который вы бы установили.

Проблема с ручными процессами заключается в том, что они не масштабируемы, и особенно, когда люди покидают организацию, вы должны начинать заново с передачи процесса новому человеку.

Чаще всего компании начинают с ручного процесса, потому что он быстрый, но вскоре они понимают, что процесс не масштабируемый, а затем начинают заново, чтобы переопределить процесс и автоматизировать его.

Например, вы хотите убедиться, что расходы проверяются перед оформлением заказа на покупку.Таким образом, у вас есть человек, который просматривает каждый заказ на покупку, который выходит за дверь, и, поскольку у вас нет технологического решения, трудно отличить, что вам следует проверять, а что не следует проверять.

С технологией «от закупки до оплаты» можно создать полностью бесконтактный процесс, если заказ на поставку соответствует определенным критериям.

Долгосрочная стоимость владения

Если сравнить долгосрочную совокупную стоимость владения системой, технология закупок на оплату все равно будет дешевле по сравнению с собственной системой.

Давайте посмотрим, что все задействовано в долгосрочной стоимости владения внутренней системой и кто что делает в каждом сценарии

Если вы рассматриваете технологию собственного производства или технологию внешнего поставщика, вы можете легко сравнить стоимость за 3 года и увидеть какой дешевле в долгосрочной перспективе.

Различные варианты использования закупок для оплаты

Существует множество вариантов реализации технологии закупок для оплаты. Вы можете реализовать комплексное решение, которое автоматизирует весь процесс от покупки до выставления счетов, или вы можете просто автоматизировать процесс покупки.

Итак, какой вариант использования с закупкой для оплаты подходит вам?

Давайте сначала рассмотрим различные варианты использования, а затем мы дадим вам несколько критериев, которые помогут вам решить, какой вариант использования подходит для вас.

По нашему мнению, существует четыре основных варианта использования для

1. Варианты использования только заявки

Этот вариант использования является наиболее простым вариантом использования для автоматизации закупок для оплаты. Допустим, вы в настоящее время создаете заявки вручную, которые отправляются на утверждение по электронной почте с прикрепленными файлами Excel.

И вы хотите автоматизировать процесс, чтобы повысить эффективность процесса утверждения. В этом случае вы можете реализовать только модуль заявки, чтобы автоматизировать процесс заявки.

Заказы на поставку по-прежнему необходимо создавать в системе бухгалтерского учета вручную.

Этот вариант использования имеет смысл только при очень небольшом объеме заказов на покупку. Потому что, если у вас большой объем, вам нужно больше ресурсов для создания заказов на поставку вручную в системе бухгалтерского учета / ERP

2.Вариант использования для закупок

Использование для закупок включает в себя процесс заявки и автоматическую отправку заказа на поставку поставщику. В этом варианте использования есть дополнительный этап интеграции системы закупок с вашей серверной системой.

Это может занять дополнительное время, но это автоматизирует весь процесс, и после утверждения заявки остальная часть процесса будет полностью бесконтактной.

3. Сквозная закупка до оплаты

Этот вариант использования включает сквозную автоматизацию процесса закупки до оплаты.Это не только включает автоматизацию процесса подачи заявок, но также включает квитанции, выставление счетов, а иногда и платежи поставщикам.

На внедрение требуется больше времени, но это поможет вам в полной мере осознать эффективность автоматизированного процесса закупок до оплаты.

Дополнительные сведения об этом варианте использования, включая интеграцию, проверьте вариант использования от сквозной покупки до оплаты.

Это использование применимо в случаях, когда ваша существующая система выставления счетов не очень надежна и имеет смысл выполнять сквозную автоматизацию.

4. Обеспечьте оплату с выставлением счетов третьей стороной

Мы работали с компаниями, которые уже передали обработку счетов третьим сторонам. Эти третьи стороны несут ответственность за работу с поставщиками по их подключению к порталу или другим сценариям интеграции.

Затем счета-фактуры отправляются через третью сторону, и эта третья сторона затем отправляет счет-фактуру в ваши системы.

Использование очень похоже на сквозной сценарий.Процесс от закупки до оплаты работает точно так же, как и описанные выше варианты использования, с одним отличием — счета-фактуры поступают через канал в системе закупок до оплаты. Затем система закупок для оплаты отвечает за сопоставление счетов-фактур и затем отправку счетов-фактур нижестоящей системе.

Какой вариант использования подходит вам?

Ответ прост: вы должны стремиться к непрерывной автоматизации процессов. Однако есть и другие соображения для выбора правильного использования

Управление изменениями

Все сказано и сделано, внедрение системы закупок для оплаты включает управление изменениями.Это не только изменение процессов, но и изменение поведения пользователей.

Если вы небольшая компания, то это изменение несложно, потому что есть ограниченное количество людей и ограниченные процессы или системы, которые нужно изменить.

Однако, если вы являетесь средним или крупной компанией, проведите аудит своего процесса и убедитесь, что все заинтересованные стороны участвуют в реинжиниринге процесса и системы.

Время окупить прибыль

Вы ищете быстрых результатов или можете дождаться конца конечной автоматизации?

Например, вы только что взяли на себя управление отделом снабжения и хотите быстро повысить эффективность этого процесса.В этом случае имеет смысл автоматизировать процесс подачи заявки на закупку и сразу увидеть улучшения в процессе закупок.

Стоимость

Стоимость — еще один фактор, который следует учитывать. Простой вариант использования, такой как заявка, будет намного дешевле по сравнению с полной автоматизацией закупок для оплаты.

Итак, в зависимости от вашего бюджета вы можете выбрать вариант использования.

Заключение

Автоматизация процесса закупок на оплату — это не только повышение эффективности процесса, но и снижение общих затрат.

Компании, которые имеют лучшую в своем классе систему и процессы закупок для оплаты, имеют огромные преимущества перед своими коллегами. У них лучшая экономия затрат, лучшее взаимодействие с сотрудниками и лучшая прозрачность своих расходов.

Чтобы оценить весь потенциал скрытых денежных средств в процессе закупок для оплаты, начните с полного аудита процесса, поговорите со своими коллегами об их готовности к изменениям, а затем выберите варианты использования для преобразования закупок в оплату.

Хотите узнать, как ProcureDesk может помочь в автоматизации процесса закупок до оплаты?

Политика закупок, шаблон политики закупок включен

Бонусные материалы: Шаблон политики бесплатных закупок

Вам нужна политика закупок, которая поможет вам контролировать расходы и лучше контролировать расходы?

В этом пошаговом руководстве мы расскажем вам об основных элементах политики закупок и о том, как написать высокоэффективную политику.

Это руководство предназначено для руководителей, которые стремятся контролировать расходы с помощью эффективного процесса закупок.

Прежде чем мы начнем, загрузите наш шаблон политики закупок, перейдя по ссылке ниже.

Затем следуйте этому руководству о том, как заполнить его и разработать политику закупок для вашего бизнеса.

Преимущества политики закупок

Какова роль политики закупок?

После работы с сотнями компаний мы заметили следующие преимущества для компаний.

Стандартные руководящие принципы

Политика закупок устраняет двусмысленность при покупке продуктов и услуг у ваших поставщиков.

В небольшой компании закупочная деятельность осуществляется очень небольшим количеством сотрудников. Итак, у вас уже есть общие нормы, и вам, вероятно, не нужна письменная политика.

Однако по мере роста компании от нескольких сотрудников до большого числа сотрудников или нескольких офисов, этот подход не работает.

Если вы не задумываетесь о настройке политики закупок с самого начала, каждое место развивается со своим собственным набором процессов.

По мере того, как компания продолжает расти, эти отдельные политики становятся новой нормой, и становится трудно, если не невозможно, объединить их в одну целостную политику.

Наличие политики закупок с самого начала дает вам возможность установить стандартный набор руководящих принципов для разных мест.

По мере масштабирования операций вы можете обновить политику закупок, чтобы учесть любые конкретные требования для местоположения.

Приемлемое поведение

Это ваши заповеди о закупках для ваших сотрудников.

Давайте рассмотрим несколько примеров

Пример 1 — конфликт интересов

Если у вас нет политики закупок, также возможно, что у вас нет специального отдела закупок.Это означает, что закупка осуществляется в рамках отдельных отделов.

Если лицо, принимающее решение в этом отделе, решает совершить покупку у родственника, приемлемо ли это для вашей компании или считается ли это конфликтом интересов?

Пример 2 — Личные стимулы для покупателя

Продавцы нередко развлекают лиц, принимающих решения, во время процесса оценки или после того, как они выбраны в качестве продавца.

Вопрос в какой степени?

Допустим, продавец отправляет лицо, принимающее решение, в Лас-Вегас в поездку непосредственно перед принятием решения.

Вы не должны удивляться тому, что поставщик выбран для этого продукта или услуги.

Это приемлемое поведение в вашей компании?

Мы только что привели два примера, но суть в том, что независимо от того, что приемлемо, а что нет, наличие общего стандарта для всех сотрудников помогает сотрудникам принимать повседневные решения о покупке.

Роль закупщиков

Если у вас есть отдел закупок, политика закупок поможет вам повысить ценность отдела закупок.

Простое определение роли закупок не поможет в расширении взаимодействия закупок с заинтересованными сторонами.

Хотелось бы, чтобы все было так просто!

Однако, настраивая политику закупок, вы сообщаете сотрудникам о роли закупок и о том, как взаимодействовать с ними.

Политика закупок также помогает вам установить и сообщить о стандартном процессе закупок для компании.

Если вы используете систему закупок, политика закупок может способствовать внедрению этой системы.

Взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами

Политика закупок предназначена не только для ваших сотрудников, но и содержит стандартные рекомендации для ваших поставщиков о том, как взаимодействовать с вашей компанией.

Если нет политики закупок, нет и руководящих принципов для ваших поставщиков.

Ниже приведены некоторые области, в которых политика закупок может помочь.

1. Как взаимодействовать с вашей компанией. Если потенциальные поставщики хотят поговорить о своих возможностях, как им следует взаимодействовать?

2. Что допустимо, а что нет. Мы говорили о том, как вендоры могут попытаться повлиять на решение, допуская неприемлемое поведение. Теперь вы можете контролировать это, гарантируя, что лица, принимающие решения, ведут себя этично.

Альтернативой может быть определение этого в вашей политике закупок для ваших поставщиков.Например, вы можете определить приемлемую политику в отношении подарков, указав, какие подарки можно использовать, или указать, нельзя ли приносить какие-либо подарки поставщикам.

Определив руководящие принципы для своих поставщиков, вы можете оптимизировать процесс взаимодействия и взаимодействия с вашей компанией.

Создание политики закупок — Пошаговый процесс

В этом разделе мы рассмотрим ключевые элементы, необходимые для вашей политики закупок. Сначала мы рассмотрим содержание, а затем перейдем к каждому разделу.

1. Цель политики закупок.
2. Роль покупателя.
3. Процесс настройки и адаптации поставщика.
4. Полномочия по подписанию контрактов
5. Уровни закупочных органов.
6. Делегирование полномочий.
7. Процесс закупок и принятые нормы
8. Счета и принятые нормы
9. Конкурсные торги
10. Этические закупки и конфликт интересов
11. Разнообразие поставщиков
12. Сохранение записей

Давайте посмотрим на каждый из них сейчас

Если у вас нет Если это уже сделано, возьмите шаблон политики закупок, щелкнув ссылку под

, а затем следуйте пошаговым инструкциям ниже, чтобы создать политику, которая соответствует вашим потребностям.

1. Цель политики закупок

Держите цель простой. Вы должны объяснить, почему и какова политика закупок.

Например —

«Роль политики закупок заключается в определении стандартных методов и процедур для Компании по закупке продуктов и услуг у разных поставщиков. Эта политика покрывает все расходы компании, включая такие статьи, как налоги, выплаты заработной платы и т. Д. Они определены как исключения в политике, и для управления этими платежами определены надлежащие процедуры.

Соблюдение этой политики обязательно для всех сотрудников. Несоблюдение этой политики может привести к действиям, включая увольнение. Отдел закупок несет ответственность за поддержание и внедрение процессов, определенных в этой политике. С любыми предложениями и отзывами обращайтесь по адресу [email protected] «

2. Роль отдела закупок

Политика закупок — не единственный документ, в котором вы должны говорить о роли отдела закупок или закупок.Но, конечно, не повредит поговорить о роли закупок в вашей компании.

Это зависит от каждой компании, поэтому настройте этот раздел в соответствии со своими потребностями.

Вы можете добавить что-то простое, например

«Роль отдела закупок — помочь организации получить максимальную отдачу от продуктов и услуг, которые мы приобретаем, снизить затраты, снизить риск поставок и позволить заинтересованным сторонам достичь своих бизнес-целей».

Кроме того, вы можете добавить краткое описание роли отдела закупок в повседневной деятельности.

Что-то вроде

«Отдел закупок отвечает за выполнение процесса выбора поставщика, работая с различными заинтересованными сторонами. Отдел закупок будет основным контактным лицом для поставщиков в процессе оценки и выбора поставщиков.

Отдел закупок будет координировать действия, график и оценку ответов поставщиков, работая как с внутренними, так и с внешними заинтересованными сторонами »

Используйте этот раздел, чтобы представить организации стоимость закупок.

Предостережение: не давайте в настоящее время слишком много предписаний относительно того, как закупка будет выполнять действия. Это должно осуществляться с помощью имеющегося у вас механизма контроля. Например, если у вас есть инструмент eSourcing, то этот инструмент позаботится о выставлении оценок, оценочных рейтингах и т. Д.

3. Настройка поставщика и процесс адаптации

Цель этого раздела — сообщить компании о поставщике процесс настройки и адаптации.

У этого двоякая цель.

1. Вы можете помочь своим сотрудникам понять новый процесс выбора поставщика.

2. Ваши сотрудники понимают, какие документы им нужны от поставщика для их настройки. Это позволяет сотрудникам устанавливать ожидания со своими поставщиками.

Что здесь должно быть описано?

Вы должны покрыть процесс и сопроводительные документы. Что-то вроде

«Все новые поставщики должны проверяться отделом закупок, чтобы убедиться, что они соответствуют различным предопределенным критериям выбора поставщика.При необходимости оценку следует провести, пригласив несколько поставщиков принять участие в торгах, а затем выбрав наиболее подходящего поставщика для компании.

Обратите внимание, что этот процесс применим к стандартным поставщикам. Есть исключения, которые не рассматриваются отделом закупок. Эти исключения включают

1. Налоги

2. Проценты и банковские платежи

3. Государственные платежи.

Все остальные исключения здесь »

В следующем разделе описывается процесс настройки поставщика.Примером может быть

«Все запросы на настройку поставщика должны отправляться в отдел продаж и продаж вместе с подтверждающими документами (включая ссылку на подтверждающие документы). Все запросы должны быть одобрены непосредственным руководителем, и утверждение должно быть приложено к запросу на установку поставщика »

Если у вас есть система для управления процессом запроса поставщика, определите этот процесс здесь. Если это не так, вы, вероятно, можете принять запрос на установку по электронной почте. Обычно мы рекомендуем настроить общий почтовый ящик для получения запроса.Например, [email protected]

4. Орган подписания контрактов

Прежде чем мы выясним, кто может подписать контракт, важно определить, когда вам нужен контракт.

У некоторых компаний есть порог в долларах, например — требуется контракт только на сумму, превышающую 50 000 долларов в общей стоимости контракта (TCV).

В других случаях мы видели, что компании применяют более целостный подход к контрактам. Они сосредоточены на риске, а не на долларовой стоимости.Если есть риск, который необходимо уменьшить, они заключат контракт независимо от суммы в долларах.

Целью этого раздела является определение двух вещей

а) кто может подписать контракт и передать обязательства компании от имени организации.

b) Существуют ли разные уровни или лица, которые могут подписывать контракты на основе общей стоимости контракта (TCV). TCV рассчитывается как сумма годового обязательства X количество лет контракта. Например, если вы вкладываете 100,00 долларов в течение 3 лет, то общая стоимость контракта составляет 300 000 долларов.

Прежде чем вы это сделаете, небольшой вопрос.

Хотите, чтобы бизнес подписал договор?

Под бизнесом мы понимаем владельца бюджета или отдел, который обязуется тратить деньги.

Или Вы хотите, чтобы полномочия по подписанию были централизованы в одном месте?

Мы настоятельно рекомендуем сосредоточить проверку и право подписи в одной группе. Мы видели, что эта функция находится в рамках закупок или юридических услуг.

Централизация полномочий на рассмотрение и подписание дает два основных преимущества

1.Обеспечить соблюдение корпоративного стандарта несложно.

Стандартами могут быть юридические термины, такие как возмещение убытков, страхование или закон определенного города. Это могут быть коммерческие условия, такие как условия оплаты и т. Д.

2. Централизовав полномочия по рассмотрению и подписанию, вы можете гарантировать, что все контракты хранятся в одном месте. Когда контракты хранятся в одном месте, становится намного проще отслеживать контракты и их продление.

Если вы занимаетесь покупкой, поговорите с юрисконсультом вашей компании, если у них есть предложения о том, как следует организовать процесс проверки.

Некоторые отделы закупок используют более практичный подход, когда они рассматривают и подписывают контракты до тех пор, пока контракт не будет соответствовать запасным вариантам, определенным юридической группой.

А в некоторых компаниях каждый контракт должен быть рассмотрен и подписан юристом.

Здесь нет правильного и неправильного ответа, чтобы определить, что более эффективно для вашей компании.

Подписывающий орган

После того, как вы определили, кто может подписывать контракты, следующим шагом будет определение различных уровней, на которых могут быть подписаны контракты.

Например — в случае подписания контрактов при закупке, вы можете настроить полномочия следующим образом:

5.Уровни закупочного органа

Уровни закупочного органа определяют, какая сумма разрешена на каком уровне организации до того, как платеж может быть произведен поставщику. Это применимо как к заказам на покупку, так и к другим расходам / оплате счетов (без заказа на покупку).

Почему разные органы подписания контрактов и закупочные органы? Если вы централизовали закупочную организацию, скажем, закупочную или юридическую. В этом случае вы по-прежнему хотите, чтобы фактические покупки были одобрены бизнесом, чтобы они знали, на что они тратят свои деньги.

Более того, не для каждой покупки требуется контракт, поэтому необходимо определить отдельный орган по утверждению закупок.

Некоторые соображения при определении утверждающего органа.

1. Будьте проще. Если каждый раз вашим сотрудникам приходится просматривать политику, чтобы понять, откуда должно исходить одобрение, то это непросто!

2. Помните о цикле утверждения при настройке пределов полномочий утверждения. Например, если вы настроили полномочия по утверждению таким образом, что менеджеры могут утверждать только до 5000 долларов, тогда рассмотрите стоимость отправки каждой покупки на утверждение по цепочке.

Вам необходимо сбалансировать риск и ответственность. Мы предлагаем вам посмотреть на среднюю сумму вашего заказа. Если у вас нет заказов на покупку, посмотрите на среднюю сумму счета-фактуры для платежей поставщикам (без учета заработной платы, финансовых платежей и т. Д.)

На основе суммы вы можете определить порог того, что необходимо утверждать на каждом уровне . Сохраняйте простоту процесса, потому что цикл утверждения увеличивает стоимость заказа на поставку в размере

С учетом сказанного, самый простой способ определить уровень полномочий по закупке — по названиям должностей или уровням должностей.Вот пример

Контракт с государством

Экономика	Закупающая организация
Афганистан	Министерство общественных работ
Албания	Управление автомобильных дорог Албании
Алжир	Direction des Travaux Publics de la Wilaya d’Alger du Ministère des Travaux Publics et des Transports
Ангола	Instituto de Estradas de Angola
Антигуа и Барбуда	Министерство труда
Аргентина	Dirección de Vialidad de la Provincia de Buenos Aires
Армения	Организация по реализации транспортного проекта
Австралия	Агентство дорог и морских услуг
Австрия	Департамент дорожного строительства и администрации правительства провинции Нижняя Австрия
Азербайджан	Государственное агентство автомобильного и дорожного транспорта
Багамы,	Министерство общественных работ.
Бахрейн	Министерство труда, муниципалитетов и градостроительства
Бангладеш Читтагонг	Департамент автомобильных дорог Управления автомобильного транспорта и автомобильных дорог Министерства автомобильного транспорта и мостов
Бангладеш Дакка	Департамент автомобильных дорог Управления автомобильного транспорта и автомобильных дорог Министерства автомобильного транспорта и мостов
Барбадос	Министерство транспорта, работ и технического обслуживания
Беларусь	Республиканское унитарное предприятие Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь
Бельгия	Brussel Mobiliteit / Bruxelles Mobilité
Белиз	Министерство труда (MOW)
Бенин	Министерство общественных работ и транспорта
Бутан	Департамент автомобильных дорог (DoR)
Боливия	Administradora Boliviana de Carreteras
Босния и Герцеговина	Государственное предприятие дороги Федерации Боснии и Герцеговины (JP Ceste F BIH)
Ботсвана	Министерство транспорта — Департамент автомобильных дорог
Бразилия Рио-де-Жанейро	Департамент дорог штата Рио-де-Жанейро
Бразилия Сан-Паулу	Департамент дорог штата Сан-Паулу
Бруней-Даруссалам	Департамент автомобильных дорог Министерства развития.
Болгария	Агентство дорожной инфраструктуры
Буркина-Фасо	Direction Générale des Routes du Ministère des Infrastructures du Désenclavement et des Transports
Бурунди	Office des Routes (ODR)
Кабо-Верде	Instituto de Estradas de Cabo Verde
Камбоджа	Министерство общественных работ и транспорта
Камерун	Министерство общественных работ
Канада	Провинция Онтарио, Министерство транспорта
Центральноафриканская Республика	Министерство общественных работ и содержания дорог.
Чад	Ministere des Infrastructure, des Transnports et du Desenclavement
Чили	Dirección de Vialidad del Ministerio de Obras Públicas
Китай Пекин	Дорожное бюро Пекинской городской транспортной комиссии
Китай Шанхай	Бюро шоссейных дорог Шанхая
Колумбия	Instituto Nacional de Vías
Коморские Острова	Министерство транспорта
Конго, Дем.Rep.	Office des Routes
Республика Конго	Ministère de lAménagement de lÉquipement du Territoire des Grands Travaux
Коста-Рика	Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)
Кот-д’Ивуар	Agence de Gestion des Routes du Ministère des Infrastructures Économiques
Хорватия	Hrvatske Ceste D.O.O.
Кипр	Департамент общественных работ
Чешская Республика	Управление дорог и автомагистралей Чешской Республики
Дания	Муниципальный совет Копенгагена
Джибути	Ministère de l’Equipement et des Transports-Djibouti
Доминика	Министерство общественных работ, управления водными ресурсами и портов
Доминиканская Республика	Министерство общественных работ и коммуникаций
Эквадор	Ministerio de Transporte y Obras Públicas de Ecuador
Египет, Арабская Респ.	Главное управление дорог, мостов и наземного транспорта
Сальвадор	Fondo de Conservación Vial
Экваториальная Гвинея	Министерство общественных работ, жилищного строительства и городского планирования
Эритрея	Министерство общественных работ и строительства
Эстония	Дорожное управление Эстонии (ERA)
Эсватини	Министерство общественных работ и транспорта
Эфиопия	Управление автомобильных дорог Эфиопии
Фиджи	Управление дорог Фиджи
Финляндия	Финское агентство транспортной инфраструктуры (Väylä) через Центр экономического развития, транспорта и окружающей среды (ELY-Center) в Уусимаа
Франция	Региональное и межведомственное управление оборудования и управления Министерством экологии и пасьянса
Габон	Национальное агентство по делам инфраструктуры (ANGTI)
Гамбия,	Национальное управление автомобильных дорог
Грузия	Отдел государственных закупок Департамента автомобильных дорог Грузии
Германия	Земля Бранденбург, представленная Landesbetrieb Strassenwesen Brandenburg
Гана	Управление автомобильных дорог Ганы в составе Министерства дорог и автомагистралей
Греция	Министерство инфраструктуры, транспорта и сетей Греции
Гренада	Отдел реализации и управления проектами (PIMU) Министерства развития инфраструктуры, коммунальных услуг, энергетики, транспорта и реализации.
Гватемала	Главное управление автомобильных дорог Министерства связи, инфраструктуры и жилищного строительства
Гвинея	Министерство общественных работ в сотрудничестве с Национальным управлением государственных закупок (DNMP)
Гвинея-Бисау	Министерство общественных работ, строительства и градостроительства — Главное управление дорог и мостов
Гайана	Министерство общественной инфраструктуры
Гаити	Ministere des Travaux Publics Transport and Communications (MTPTC)
Гондурас	Secretaría de Infraestructura y Servicios Públicos (INSEPH)
САР Гонконг, Китай	Департамент автомобильных дорог (HyD) Специального административного района Гонконг (HKSARG)
Венгрия	Magyar Közút Nonprofit Zrt.
Исландия	Исландская дорожная и прибрежная администрация
Индия Дели	Департамент общественных работ Национальной столичной территории Дели
Индия Мумбаи	Департамент общественных работ правительства Махараштры, регион Мумбаи
Индонезия Джакарта	Директорат Джендерал Бина Марга в Министерстве строительства и жилищного строительства
Индонезия Сурабая	Dinas Pekerjaan Umum Bina marga в провинции Восточная Ява
Иран, Исламская Республика	Министерство дорог и городского развития
Ирак	Государственная комиссия по дорогам и мостам Министерства строительства и жилищного строительства.
Ирландия	Транспортная инфраструктура Ирландия
Израиль	Национальная транспортная инфраструктурная компания, ООО Департамента дорожных проектов, Нетивей, Израиль
Италия	Astral S.P.A.
Ямайка	Национальное агентство работ
Япония Осака	Бюро регионального развития Кинки при Министерстве земли, инфраструктуры, транспорта и туризма
Япония Токио	Бюро регионального развития Канто при Министерстве земли, инфраструктуры, транспорта и туризма
Иордания	Управление государственных тендеров Министерства общественных работ и жилищного строительства
Казахстан	АО НК «Казавтожол».
Кения	Национальное управление автомобильных дорог Кении
Кирибати	Министерство общественных работ и ЖКХ
Республика Корея	Служба государственных закупок
Косово	Министерство инфраструктуры и транспорта
Кувейт	Государственное управление дорог и транспорта совместно с Министерством общественных работ и Центральным агентством государственных тендеров
Кыргызская Республика	Департамент автомобильных дорог Министерства транспорта и дорог
Лаосская НДР	Министерство общественных работ и транспорта (MPWT)
Латвия	Государственное акционерное общество, Латвийские государственные дороги («Latvijas Valsts Cei»)
Ливан	Главное управление дорог и строительства Министерства общественных работ и транспорта
Лесото	Министерство общественных работ и транспорта, Управление автомобильных дорог
Либерия	Министерство общественных работ
Ливия	Управление дорог и мостов
Лихтенштейн	Управление строительства и инфраструктуры
Литва	Департамент шоссейных дорог Литвы при Министерстве транспорта и коммуникаций
Люксембург	Administration des Ponts et Chaussées
Мадагаскар	Autorité Routière de Madagascar
Малави	Управление автомобильных дорог Малави
Малайзия	Департамент общественных работ Малайзии
Мальдивы	Министерство национального планирования и инфраструктуры
Мали	Agence d’Exécution Chargée de l’Entretien du Ministère de l’Equipement, des Transports et du d’Ésenclavement
Мальта	Контрактный отдел
Маршалловы Острова	Отдел государственного управления Министерства общественных работ
Мавритания	Управление общей инфраструктуры транспорта Министерства оборудования и транспорта
Маврикий	Управление дорожного строительства
Мехико Мехико	General de Carreteras de La Secretaría de Comunicación y de Transportes
Мексика Монтеррей	Secretaría de Infraestructura, Gobierno de Nuevo León
Микронезия, Фед.Св.	Офис управления проектами Управления транспорта и инфраструктуры правительства Понпеи
Молдова	Государственная администрация автомобильных дорог
Монголия	Министерство дорожного и транспортного развития
Черногория	Транспортное управление Министерства транспорта и морских дел Черногории
Марокко	Direction des Routes du Ministère de l’Équipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau
Мозамбик	Administração Nacional de Estradas
Мьянма	Министерство строительства Республики Союз Мьянма
Намибия	Управление автомобильных дорог
Непал	Департамент дорог, Офис дорожного отдела, Катманду
Нидерланды	Провинция Северной Голландии
Новая Зеландия	Транспортное агентство Новой Зеландии
Никарагуа	Fondo de Mantenimiento Vial (FOMAV)
Нигер	Ministère de lEquipement
Нигерия Кано	Государственное министерство строительства, жилищного строительства и транспорта Кано
Нигерия Лагос	Государственное министерство строительства и инфраструктуры Лагоса
Северная Македония	Государственное предприятие автомобильных дорог
Норвегия	Управление общественных дорог Норвегии
Оман	Главное управление дорог Министерства транспорта и коммуникаций
Пакистан Карачи	Департамент работ и услуг при правительстве Синда
Пакистан Лахор	Департамент связи и работ, Правительство Пенджаба
Палау	Бюро общественных работ
Панама	Ministerio de Obras Públicas
Папуа-Новая Гвинея	Департамент работ
Парагвай	Dirección de Vialidad del Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones
Перу	Provías
Филиппины	Департамент общественных работ и автомобильных дорог
Польша	Мазовецкое воеводское управление дорог
Португалия	Infraestruturas de Portugal, S.А.
Пуэрто-Рико	Департамент транспорта и общественных работ
Катар	Ашхал
Румыния	Контрактный орган Совета графства Илфов
Российская Федерация Москва	Федеральное управление шоссейных дорог по Центральной России Федерального дорожного агентства
Российская Федерация Санкт-Петербург	СПИ Ленавтодор
Руанда	Агентство развития транспорта Руанды при Министерстве инфраструктуры
Самоа	Управление наземного транспорта
Сан-Марино	Azienda Autonoma di Stato per i Lavori Pubblici
Сан-Томе и Принсипи	Национальный институт дорог (INAE-Instituto Nacional das Estradas)
Саудовская Аравия	Министерство транспорта
Сенегал	Ageroute Sénégal
Сербия	Putevi Srbije (Дороги Сербии)
Сейшельские острова	Агентство наземного транспорта Сейшельских островов
Сьерра-Леоне	Управление дорог Сьерра-Леоне
Сингапур	Управление земли и транспорта
Словацкая Республика	Словацкая дорожная администрация (Slovenská Správa Ciest)
Словения	Словенское агентство инфраструктуры
Соломоновы Острова	Министерство развития инфраструктуры
Сомали	Министерство финансов на имя Национального управления шоссейных дорог Сомали в составе Министерства общественных работ
Южная Африка	Провинция Гаутенг, Департамент дорог и транспорта
Южный Судан	Управление автомобильных дорог Южного Судана через Министерство дорог и мостов
Испания	General de Carreteras e Infraestructuras de la Comunidad de Madrid dentro de la Consejería de Transportes, Vivienda e Infraestructuras de la Comunidad Autónoma de Madrid.
Шри-Ланка	Управление дорожного строительства
Сент-Китс и Невис	Министерство общественных работ, коммунальных услуг, транспорта и почты
Сент-Люсия	Министерство инфраструктуры, портов, энергетики и труда
Сент-Винсент и Гренадины	Министерство транспорта, работ, городского развития и местного самоуправления
Судан	Национальное управление автомобильных дорог Судана
Суринам	Министерство общественных работ, транспорта и связи
Швеция	Шведская транспортная администрация
Швейцария	Департамент гражданского строительства кантона Цюрих
Сирийская Арабская Республика	Министерство транспорта
Тайвань, Китай	Главное управление автомобильных дорог Министерства транспорта и коммуникаций
Таджикистан	Министерство транспорта и коммуникаций
Танзания	Национальное дорожное агентство Танзании при Министерстве труда
Таиланд	Департамент автомобильных дорог
Тимор-Лешти	Управление дорог, мостов и борьбы с наводнениями Министерства общественных работ, транспорта и коммуникаций
Того	Министерство инфраструктуры и транспорта
Тонга	Министерство инфраструктуры
Тринидад и Тобаго	Министерство труда и транспорта
Тунис	Direction Générale des Ponts et Chaussées du Ministère de l’Équipement, de l’Habitat et de l’Aménagement du Territoire
Турция	Главное управление турецких автомобильных дорог («Карайоллари Генел Мудурлугу») при Министерстве транспорта и инфраструктуры.
Уганда	Национальное управление автомобильных дорог Уганды в Управлении закупок
Украина	Служба автомобильных дорог Киевской области
Объединенные Арабские Эмираты	Управление дорог и транспорта
Соединенное Королевство	Шоссе Англия
США Лос-Анджелес	Департамент транспорта штата Калифорния (Caltrans)
США Нью-Йорк	Департамент транспорта штата Нью-Йорк
Уругвай	Dirección Nacional de Vialidad de Uruguay dentro del Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Узбекистан	ГУП «Управление строительства и реконструкции автомобильных дорог общего пользования»
Вануату	Департамент общественных работ
Венесуэла, РБ	Ministerio del Poder Popular de Obras Públicas
Вьетнам	Управление автомобильных дорог Вьетнама Министерства транспорта
Западный берег и Газа	Министерство общественных работ и жилищного строительства
Йемен, Респ. Об авторе alexxlab Читайте также Бизнес идеи с нуля ideasup ru: 868 Бизнес идеи 2023 с нуля 💡| Идеи для бизнеса 2023 Как научиться копирайтингу с нуля бесплатно дома: Бесплатный онлайн курс обучения копирайтингу с нуля для начинающих копирайтеров (30 уроков) Взять кредит для бизнеса с нуля: Кредит на открытие бизнеса без залога – оформите кредит для бизнеса с нуля в Совкомбанке Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт