Сопроводительное письмо к счету на оплату образец: Сопроводительное письмо к счету на оплату образец — Прочитать Ответ

образец, как написать уведомление, что относится к реквизитам организации, как уведомить контрагентов

Бизнес

07.06.22

И что с ним делать дальше

Анна Чеботарева

юрист

Профиль автора

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Чтобы в таких случаях не согласовывать и не заключать каждый раз новый договор, закон позволяет подписать дополнительное соглашение. В нем стороны точечно меняют те пункты, по которым договоренности изменились. Часто это касается каких-то существенных условий договора — предмета, цены, срока исполнения.

ст. 452 ГК РФ 

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

В этом случае принято направлять письмо о смене реквизитов, указанных в договоре. Зачастую такое письмо — это не только вопрос делового этикета и удобства взаимодействия, но и обязанность, которую стороны согласовали в договоре.

Как заключить договор возмездного оказания услуг

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Чтобы подстраховаться на случай изменения реквизитов, некоторые компании согласовывают подробный порядок направления письма, в том числе устанавливают срок уведомления

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

Например, если компания на ОСН изменила адрес и не направила контрагенту уведомление, а тот указал в счете-фактуре старый адрес, у налоговой могут быть вопросы, когда эта компания захочет получить вычет по НДС.

ст. 169 НК РФ

Письмо Минфина от 08.08.14 № 03-07-09/39449

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Или, допустим, подрядчик открыл новый счет в другом банке, потому что прочитал в интернете, что его банк могут закрыть, а заказчику реквизиты нового счета не сообщил. Переживал подрядчик не зря — у его предыдущего банка отозвали лицензию, но заказчик уже заплатил за работы в старый банк — потому что так было прописано в договоре.

Как проверять контрагентов

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Письмо, в котором пишут об изменении реквизитов — юридически значимое сообщение, то есть устанавливает для сторон правила, по которым они должны сотрудничать дальше. Для того чтобы новые правила начали работать, нужно оформить и отправить письмо с учетом того, о чем я расскажу ниже.

ст. 165.1 ГК РФ

п. 63 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Если подобный пункт есть и в вашем договоре, безопаснее подписать соглашение, чтобы избежать споров о том, куда нужно было переводить оплату за услуги

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Пример общих и банковских реквизитов компаний

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

Есть исключение: письмом нельзя изменить сторону в договоре, например, если фирма-контрагент прекратила деятельность — ликвидировалась.

Как расторгнуть договор

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Закон не обязывает составлять письмо о смене реквизитов по утвержденному образцу, вы можете написать в свободной форме — или воспользоваться нашим шаблоном.

Образец письма о смене реквизитов компанииDOCX, 12 КБ

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Письмо о смене реквизитов пишут в свободной форме

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Если письмо подписал сотрудник по доверенности, в подписи укажите данные доверенности и приложите копию доверенности, когда будете отправлять письмо контрагенту. Так можно предотвратить вопросы о том, есть ли полномочия у подписанта.

Как читать договор

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если пункт про такую электронную переписку в договоре есть, можно отправить скан письма с новыми реквизитами по указанному адресу. Если вам не придет сообщение об ошибке при доставке письма, то оно будет считаться доставленным, а изменения реквизитов вступят в силу с даты, которую вы укажете в письме.

п. 65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Если контактные лица и адреса для переписки в договоре не указаны, направляйте письмо на адрес контрагента из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Его можно найти на сайте ФНС.

п. 63 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25

п. 3 ст. 54 ГК РФ

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Если письмо направлено по правилам, которые описаны в договоре — например, по электронной почте или на адрес, который указан в договоре, и контрагент его получил — значит, вы взаимодействуете по-новому. Ничего больше делать не надо.

Как доказать, что договор есть

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

заявление на открытие аккредитива в банке| Райффайзен Банк

Для жизни

paragraph.P» color=»brand-primary»>Малому бизнесу

Аккредитив — это финансовый инструмент, помогающий обезопасить сделку между покупателем и продавцом. При использовании этого инструмента посредником и своеобразным гарантом совершения сделки выступает банк, что позволяет защитить финансовые интересы всех сторон. Разбираемся, как работают аккредитивы, для чего они нужны и что понадобится для открытия такого продукта.

Стать клиентом

Что такое аккредитив и как он работает

Аккредитив — это специальная схема расчета между продавцом и покупателем, при которой деньги за товар перечисляются продавцу не напрямую, а через посредничество кредитных организаций. При заключении сделки покупатель заполняет заявление на открытие аккредитива и перечисляет оплату на специальный банковский счет, где средства будут находиться до тех пор, пока продавец не предоставит банку доказательства, что он выполнил все условия договора. После этого кредитная организация зачисляет деньги на счет банка-исполнителя, а тот направляет их на счет бенефициара, и сделка считается закрытой.

Такая схема позволяет избежать мошеннических операций и защитить интересы всех участвующих в сделке сторон. Чаще всего она используется при заключении договоров купли-продажи недвижимости, товаров и услуг или в любых других сделках с новыми контрагентами, чья деловая репутация вам пока не известна. За свои услуги банки обычно берут комиссию.

Виды аккредитивов

Аккредитивы могут быть нескольких видов — перечислим те из них, которые актуальны для текущей ситуации в России.

• Безотзывные. Этот тип не предполагает внесения каких-либо изменений в аккредитив, его аннулирования или изъятия денег покупателем. Это наиболее надежная форма расчета, поэтому большинство аккредитивов относятся именно к этому типу.
• Отзывные. Такой аккредитивный счет может быть аннулирован или закрыт по решению банка-эмитента или покупателя без уведомления бенефициара. Этот вид является менее надежным, поэтому его использование в России законодательно ограничено.
• Покрытые или депонированные. В таком случае банк-эмитент сразу перечисляет деньги исполняющей кредитной организации, которая впоследствии и будет выплачивать их продавцу.
• Непокрытые или гарантированные. При гарантированном типе эмитент не перечисляет деньги исполняющему банку, но дает тому право списать их со счета, когда это будет необходимо для завершения сделки.
• Подтвержденные. Этот вид предполагает, что исполняющий банк в любом случае выплатит бенефициару причитающиеся ему средства, даже если эмитент пока не перечислил их на счет исполнителя.

Как открыть аккредитив

ParagraphWrapper» color=»brand-primary»>Аккредитив открывается покупателем товара или услуги в пользу продавца. Чаще всего продавец может не присутствовать в процессе оформления договора — для этого достаточно только присутствия покупателя.

Для открытия аккредитивного счета покупателю нужно обратиться в банк с соответствующим заявлением и заключить договор. В договоре указываются реквизиты бенефициара, сумма и срок действия аккредитива, обговаривается его тип и условия получения средств продавцом. Затем клиент вносит деньги на банковский счет, банк-эмитент регистрирует открытие продукта и сообщает об этом бенефициару и банку-исполнителю.

Какие нужны документы

Чтобы открыть аккредитивный счет, покупателю будет необходимо предоставить всего два документа: свой паспорт и документ, в соответствии с которым открывается аккредитивный счет — это может быть договор купли-продажи, договор оказания услуг, цессии, составленный с продавцом проект контракта и т. д. Некоторые кредитные организации также могут запросить дополнительные сведения — например, сопроводительное письмо от получателя средств.

Использование аккредитива при сделках с недвижимостью

Привлечение банка для защиты интересов сторон используется при купле-продаже недвижимости все чаще. Помещение средств для расчета с продавцом на аккредитив удобно, если:

• сделка проводится с обязательным внесением авансового платежа
• вы покупаете недвижимость на этапе строительства с расчетом частями 
• покупаемая недвижимость находится под ипотекой, вы гасите кредит в пользу продавца в счет расчетов по будущему договору
• при покупке квартиры в другом городе сделка заключается дистанционно

При переводе денег в банк их можно разделить на несколько счетов с указанием условий списания средств при наступлении определенного события. Банк контролирует поступившие суммы, продавец уверен в том, что у покупателя есть деньги и он заплатит, покупатель — что продавец выполнит свои обязательства: расчеты выполняются только после предоставления документов.

Сделка с привлечением аккредитива выглядит так:

• стороны заключают договор
• покупатель переводит деньги на аккредитив
• продавец переоформляет собственность на покупателя
• банк раскрывает аккредитив и переводит средства продавцу

Продавец может получить подтверждение зачисления средств на аккредитив до начала операций с недвижимостью. Срок и условия аккредитива устанавливаются соглашением сторон.

Чем аккредитив отличается от банковской ячейки

Основное отличие банковского аккредитива от ячейки — форма хранения средств. Ячейка — это физическое хранилище, куда вы помещаете наличные средства. Вы арендуете место в общем хранилище банка, банк гарантирует особый режим доступа и невозможность вскрытия сейфовой ячейки без владельца, а также сохранность ваших ценностей. Подтверждение содержимого ячейки зависит от типа договора. Если договор заключается на хранение ценностей, все деньги, ценные бумаги, драгоценности и прочее имущество, передаваемое банку, в момент приема пересчитывается, удостоверяется подлинность, составляется опись. Если же договор заключен на аренду части хранилища, банк не уполномочен проверять содержимое.

Банковский аккредитив — цифровое хранилище безналичных средств, подтверждающее обязательство выплат по конкретному договору. Для передачи денег на аккредитив их не надо обналичивать, перечисление возможно без посещения банка. С точки зрения гарантии расчетов, аккредитив — более комфортный для сторон вариант, поскольку расчеты по договору производятся автоматически при совпадении всех условий сделки.

Если сравнивать аккредитив и банковскую ячейку, стоит отметить примерно равные затраты на проведение расчетов с использованием этих инструментов и сохранность вверенных на хранение банку ценностей. При этом аккредитив прозрачнее, поскольку все движения по счету фиксируются, тогда как в случае аренды банковской ячейки могут возникнуть разногласия при расчетах.

Нюансы, которые необходимо учесть при открытии аккредитива

• Такой продукт имеет ограниченный срок действия. Если продавец в течение оговоренного срока не выполнит свои обязательства и не предоставит необходимые документы, то банк возвращает деньги с аккредитивного счета их владельцу — то есть покупателю.
• Сделку с использованием аккредитива можно провести даже в том случае, если ее участники находятся в разных городах.

Открыть аккредитив для расчетов по любым типам сделок можно в Райффайзен Банке, который имеет большой опыт работы с внутрироссийскими и международными аккредитивными операциями. Финансовые специалисты банка проконсультируют насчет открытия аккредитивного счета и помогут правильно оформить заявление. Для запуска процедуры открытия аккредитива достаточно оставить заявку и заполнить небольшую анкету на сайте Райффайзен Банка.

Эта страница полезна?

100% клиентов считают страницу полезной

+7 495 777-17-17

Для звонков по Москве

8 800 700-91-00

Для звонков из других регионов России

Следите за нами в соцсетях и в блоге

© 2003 – 2023 АО «Райффайзенбанк»

Генеральная лицензия Банка России № 3292 от 17.02.2015

119002, Москва, пл. Смоленская-Сенная, д. 28

Информация о процентных ставках по договорам банковского вклада с физическими лицами

Кодекс корпоративного поведения RBI Group

Центр раскрытия корпоративной информации

Раскрытие информации в соответствии с Указанием Банка России от 28.12.2015 года № 3921-У

Продолжая пользование сайтом, я выражаю согласие на обработку моих персональных данных

Следите за нами в соцсетях и в блоге

+7 495 777-17-17

Для звонков по Москве

8 800 700-91-00

Для звонков из других регионов России

RowList.P» color=»seattle100″>© 2003 – 2023 АО «Райффайзенбанк».

Генеральная лицензия Банка России № 3292 от 17.02.2015.

119002, Москва, пл. Смоленская-Сенная, д. 28.

Информация о процентных ставках по договорам банковского вклада с физическими лицами.

Кодекс корпоративного поведения RBI Group.

Центр раскрытия корпоративной информации.

Раскрытие информации в соответствии с Указанием Банка России от 28.12.2015 года № 3921-У.

Продолжая пользование сайтом, я выражаю согласие на обработку моих персональных данных.

Сопроводительное письмо к счету

Вы здесь: Главная / Сопроводительное письмо / Сопроводительное письмо к счету

Последнее обновление 17 февраля 2020 г. оплачивается покупателем за товар, который он приобрел у компании или в магазине. В таком сопроводительном письме сохраняется скромность языка.

Целью создания сопроводительного письма к счету является повторное информирование клиента о его задолженности. Конечная цель состоит в том, чтобы сохранить возвращение клиента.

Сопроводительное письмо к счету-фактуре напоминает покупателю о его транзакции, сроке оплаты, названии товара и полной информации о транзакции. Иногда клиент оплачивает счет еще до того, как товар доходит до него, но ему требуется копия счета для справки. Таким образом, требуется сопроводительное письмо к счету-фактуре с указанием полной информации о покупке.

Счета-фактуры полезны для подачи подоходного налога. Таким образом, клиентам должен быть предоставлен счет со всеми деталями, а также стоимостью товара, количеством и налогом на товары и услуги.

Итак, мы даем несколько советов по составлению сопроводительного письма к счету, которое, несомненно, принесет вам пользу. Однако, если вам нужны дополнительные рекомендации, вы можете ознакомиться с нашими бесплатными образцами сопроводительного письма к счету.

Содержание

• 1 Советы по написанию сопроводительного письма к счету
• 2 Шаблон сопроводительного письма к счету
• 3 Образец сопроводительного письма к счету
• 4 Формат сопроводительного письма к счету по электронной почте
• 5 Заключение

Советы по написанию сопроводительного письма к счету

• Упомяните название вашего магазина или компании в сопроводительном письме в качестве стороны, выставляющей счет.
• Поблагодарите его за покупку
• Дайте клиенту полную и подробную информацию о его покупке.
• Всегда старайтесь смягчить тон и в то же время передать свое намерение.
• Уговори его снова навестить тебя.
• Убедите его в том, что у него есть задолженность и льготы.

Шаблон сопроводительного письма к счету

Наше бесплатное сопроводительное письмо к счету, несомненно, поможет вам начать работу. Но для вашей дополнительной потребности в улучшении навыков написания сопроводительного письма вам поможет наш приведенный ниже шаблон сопроводительного письма к счету.

Дата: (дата написания сопроводительного письма)

От,
_____________
_____________
_______________

Счет №:_______

Кому,
________________
________________ 9000 3

Суб:_________________________________________

Уважаемый _________________,

Направляем Вам это письмо, чтобы напомнить об оплате счета № ___________. Для товара _________, который вы приобрели в нашем физическом магазине. Товар был куплен на ваше имя от _________. Пожалуйста, произведите оплату по вышеуказанному счету, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа.

Мы заботимся о ваших заказах, и вы очень ценны для нас. В соответствии с нашей бизнес-политикой мы предлагаем специальную скидку нашим постоянным клиентам, которые оплачивают причитающийся остаток и пересекают сумму в 3000 индийских рупий при второй покупке. Мы надеемся, что Вам понравится наше деловое предложение. Пожалуйста, оплатите причитающийся остаток, указанный в счете-фактуре, и воспользуйтесь нашей новой бизнес-политикой.

Заранее благодарен.

С наилучшими пожеланиями,
(__________________)

Образец сопроводительного письма к счету-фактуре

Наши образцы сопроводительного письма к счету-фактуре специально разработаны, чтобы дать вам огромную тактику для написания убедительных сопроводительных писем. Пожалуйста, ознакомьтесь с приведенными ниже образцами сопроводительного письма, чтобы сориентироваться.

Откуда,
Санрайз Биз Сол,
Маулана Роуд, Бхандара, 441611

Куда,

Дхананджай Равал,
Премнагар, Бхандара, 441614
Дата: 20.12.2019

Саб; Сопроводительное письмо к счету

Уважаемый Дхананджай,

К этому сопроводительному письму мы прилагаем счет за недавнюю транзакцию, которую вы совершили в нашем магазине. Согласно счету, сумма в размере 1628 индийских рупий причитается вам. Пожалуйста, оплатите счет, как только вы получите это письмо-инвойс, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа или дополнительных расходов.

В этом прикрепленном счете вы увидите полную информацию о вашей транзакции. Если у вас все еще есть какие-либо сомнения или жалобы, вы можете посетить наш магазин или связаться с нашим отделом выставления счетов. Мы хотели бы сообщить вам о нашем постоянном специальном предложении здесь. Мы запускаем специальное предложение, которое заключается в повторяющемся бизнесе с одними и теми же клиентами.

С помощью этого модуля вы должны очистить свой текущий баланс, и мы сделаем вам неожиданное предложение (подарок) при следующей покупке. Но опять же, вы должны совершить покупку на сумму не менее 1628 индийских рупий. Это предложение предназначено только для постоянных клиентов. Мы надеемся, что вам понравится это деловое предложение.

Если у вас есть какие-либо жалобы на счет-фактуру или если вы обнаружите какие-либо несоответствия в счете-фактуре, пожалуйста, позвоните нам.

Спасибо

С уважением,
Финансовый отдел,
Sunrise Biz Sol

Заключение

Вышеупомянутые образцы написания сопроводительного письма к счету-фактуре являются лучшим руководством для новых людей. Можно наблюдать, как разработан шаблон электронного письма с учетом уважения к клиенту и в то же время сообщает ему о его причитающейся оплате. В образцах мы видели, как предложения также предоставляются для привлечения клиентов и увеличения продаж в бизнесе.

Рубрика: Сопроводительное письмо

Как написать письмо-инвойс: Руководство для малого бизнеса

12 мин. Читать

16 марта 2023 г.

Малым предприятиям необходимо вовремя платить, чтобы поддерживать денежный поток. Важно найти способы получать деньги быстрее. Предприниматель рекомендует с самого начала четко понимать график платежей и расходы. Хорошая коммуникация формирует ожидания клиентов и помогает быстрее получать платежи.

Один из способов сделать это — приложить выигрышное письмо-счет к вашему счету. Хорошее письмо-инвойс задает профессиональный, но дружелюбный тон, который устанавливает, когда должна быть произведена оплата и к кому обращаться с любыми вопросами.

Формат письма-счета должен соответствовать стандартному деловому письму. В этой статье мы проведем вас через шаги, чтобы написать один.

Нужен шаблон счета? FreshBooks предлагает бесплатные загружаемые шаблоны счетов для малого бизнеса, чтобы сделать выставление счетов еще проще.

В этой статье мы рассмотрим:

• Что такое счет-фактура?
• Как написать письмо-инвойс
• Сроки и условия отправки счетов-фактур
• Как избежать просроченных платежей
• Заключение

Что такое счет-фактура?

Письмо-инвойс или письмо с реквизитами платежа — это финансовое письмо, в котором указываются детали счета-фактуры, предназначенные для поощрения клиента к оплате. Письма-фактуры отправляются вместе со счетом-фактурой, чтобы объяснить детали платежа и попросить получателя завершить транзакцию в четко установленные сроки. Счета-фактуры — популярное средство коммуникации, используемое многими компаниями всех размеров в самых разных ситуациях.

Некоторые компании предпочитают отправлять письмо-инвойс только после истечения крайнего срока оплаты, в то время как другие компании всегда включают письмо-инвойс, чтобы обеспечить прямую и предварительную связь.

Возьмите на себя разочарование и дополнительную работу по выставлению счетов. FreshBooks предлагает разнообразное программное обеспечение для выставления счетов, информацию, шаблоны и услуги, чтобы дать вам уверенность и инструменты, которые вам нужны.

Нажмите здесь, чтобы начать.

Как написать счет-фактуру

1. Получите шаблон

Для написания счета-фактуры на оплату можно использовать пустой документ. Или вы можете скачать шаблон письма-фактуры для бизнеса. В MS Office есть простой бесплатный шаблон писем-инвойсов, который вы можете скачать для Word. Шаблоны счетов-фактур позволяют быстро и легко создавать счета-фактуры.

Откройте любое программное обеспечение для обработки текстов, которое вы предпочитаете, и откройте либо шаблон письма-счета, либо создайте новый пустой документ.

FreshBooks предлагает широкий выбор бесплатных шаблонов счетов, разработанных для того, чтобы избавить вас от догадок при выставлении счетов и сборе платежей. Просмотрите наш выбор и найдите подходящие шаблоны для ваших нужд, чтобы сэкономить время и энергию.

2. Введите свой адрес

Пропустите этот шаг, распечатав счет на бланке компании или если вы вставили свой адрес в шаблон письма-счета.

Если у вас нет фирменного бланка, напишите свое имя или название компании и свой полный адрес (улицу, город, штат и почтовый индекс) в верхней части письма-счета. Выровняйте текст по левому краю.

Стандартный формат адреса:

Имя

Компания

Адрес улицы

Город Штат Почтовый индекс

Например:

Jenna Michaels

Hollywood Groomers

64 Sunnyside Road Ste 400

Beverly Hills CA

Это соглашение соответствует правилам почтовой службы США. Обратите внимание, что между каждым словом или цифрой нет знаков препинания и один пробел, за исключением случаев, когда между штатом и почтовым индексом есть два пробела.

3. Добавьте дату

Добавьте либо дату написания счета, либо дату завершения, если вы писали письмо в течение нескольких дней.

Используйте американский формат даты: месяц, день, год.

• Например, 1 января 2020 г.

Напишите дату на одну строку ниже вашего адреса. Если ваш адрес оставлен по ширине, дата также должна быть слева. Если вы используете фирменные бланки, поставьте дату по центру, говорит онлайн-лаборатория письма Университета Пердью.

4. Укажите адрес получателя

Добавьте адрес получателя в счет-фактуру под датой. Укажите имя получателя, должность, компанию и адрес. Убедитесь, что вы указали адрес, город, штат и почтовый индекс. Он должен быть оставлен по ширине и на одну строку ниже даты.

Здесь лучше указать конкретное имя. Предприниматель рекомендует дважды проверить, кому вы должны отправить свой счет. Это особенно важно для крупных компаний, где вам может потребоваться отправить счет-фактуру и письмо со счетом-фактурой непосредственно в финансовый отдел или третьему лицу, нанятому для обработки платежей.

Свяжитесь со своим клиентом, чтобы обсудить, кто будет производить платеж, кому должно быть адресовано ваше письмо со счетом, и кому, если кому-то, вы должны выписать копию счета. Адресуйте счет-фактуру основному лицу, производящему платеж.

Личные титулы

При добавлении имени контакта вы можете задаться вопросом, какой титул использовать. Стандартные личные титулы: Мистер, Мисс, Миссис и Доктор.

К женщинам можно обращаться как Мисс, Миссис или Мисс. открыть счет-фактуру. Используйте то же имя и личный титул, что и в адресе получателя. Включите приветствие под адресом получателя.

Если вы хорошо знаете получателя, вы можете использовать только его имя. Если нет, используйте их титул и фамилию. Добавьте двоеточие в конце.

Например:

• Дорогая Анна:
• Уважаемая мисс Смит:

Не уверены в поле получателя? Можно вместо этого указать их полное имя, например:

• Уважаемая Энн Смит:

6. Напишите основную часть письма

Расставьте в письме один интервал и выровняйте абзацы по левому краю. Вам не нужно использовать отступ первой строки. Включите пустую строку между каждым абзацем.

По содержанию текст должен быть максимально четким и лаконичным, с непосредственным акцентом на деталях платежа.

Во-первых, включите дружеское начало. Вот пример:

• Надеюсь, у вас все хорошо.

Тогда сразу к делу:

• Пожалуйста, найдите прикрепленный счет [номер] для [название проекта].
• Ваш заказ [сведения о заказе] отправлен. Пожалуйста, найдите прилагаемый счет-фактуру для этих предметов.
• К настоящему прилагается счет-фактура на [вставить сумму].

Теперь добавьте некоторые детали платежа, например:

• Напоминаю о моих условиях оплаты: оплата должна быть произведена 20 января 2020 года. Если вы отправите платеж в течение 15 дней, предоставляется скидка 5%.
• Пожалуйста, отправьте платеж чеком или прямым депозитом.
• Обратите внимание, что в наших платежных реквизитах мы взимаем плату за просрочку платежа в размере 5 процентов в неделю.

Лучше всего указать нужный контакт на случай возникновения вопросов:

• Если у вас есть какие-либо вопросы по счету, свяжитесь с [имя] по [контактные данные].
• Я вернусь в офис на следующей неделе, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.
• По вопросам проекта обращайтесь к [имя] по [контактные данные]. По вопросам выставления счетов обращайтесь к [имя] по адресу [контактные данные].

Теперь добавьте дружескую линию:

• Спасибо за сотрудничество.
• Было очень приятно с вами работать.
• Надеюсь на дальнейшее сотрудничество с вами.
• Пожалуйста, дайте мне знать, если мы снова сможем вам чем-то помочь.
• Мы ценим возможность иметь с вами дело.

И, наконец:

• Пожалуйста, подтвердите получение этого счета.

7. Напишите заключение

Закрытие выигрышного письма-инвойса — это одна строка после последней строки тела. Только первое слово должно быть написано с большой буквы, а в конце должна быть добавлена ​​запятая. Если добавляется подпись, добавьте четыре пустые строки между подписью и вашим именем.

Например:

Спасибо,

Дженна Майклс

8. Укажите вложения

Вложения, в данном случае ваш счет, также называются приложениями. Напишите «Приложения» четырьмя строками ниже закрытия. Вы можете либо просто добавить количество вложений, либо перечислить их по имени.

Например:

• Корпуса: 3
• Корпуса: счет-фактура 001, предварительные чертежи, 3D-модель

Ваше письмо-инвойс почти готово к отправке. Перед отправкой обязательно проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Сроки и условия отправки писем со счетами

Сроки и условия отправки писем со счетами полностью зависят от причины, по которой они отправляются. Некоторые из наиболее распространенных причин для отправки письма-инвойса:

Авансовые платежи

Если ваша компания ожидает авансовый платеж до оказания услуг, самое время отправить письмо с инвойсом. В хорошо написанном письме четко изложены условия ожиданий, связанных с предварительным платежом, и сведен к минимуму финансовый риск. Компании часто используют авансовые платежи для крупных заказов или проектов, требующих значительных первоначальных затрат.

При покупке

Как только клиент приобретает услуги или продукты у вашей компании, вы можете отправить счет-фактуру вместе с письмом о счете-фактуре. Письма-фактуры, отправленные с первоначальными счетами-фактурами, могут способствовать быстрой оплате, избегая сложного процесса сбора в дальнейшем.

Основные этапы проекта

Если вы работаете с клиентом, заключившим долгосрочный контракт с вашей компанией, платежи обычно производятся в рассрочку или по достижении определенных этапов. Включение письма-фактуры со счетами-фактурами по проектам — это прекрасная возможность информировать клиента о ходе работы и поддерживать денежный поток.

Просроченные платежи

Письма-счета помогают устранить неудобный процесс запроса платежей, когда крайний срок истек. Когда клиент задерживает платеж или отказывается платить, профессионально написанный счет-фактура на адрес получателя напоминает клиенту об условиях платежа и создает прочный бумажный след связи.

В счетах-фактурах, выписанных в связи с просроченными платежами, часто упоминаются потенциальные юридические последствия невыполнения платежа, чтобы показать важность сбора платежей.

Как избежать просроченных платежей

Существует много способов заложить основу для предотвращения просроченных платежей с самого начала отношений с клиентом. Лучше всего начать с четкого и прямого сообщения об ожидаемых платежах, включая подробное и правильное письмо-инвойс. Другие способы избежать просроченных платежей включают следующее:

• Включите четкую кредитную политику во все счета, счета-фактуры и отчеты, в которых сообщаются условия оплаты и последствия просрочки платежей.
• Максимально упростите процесс оплаты, предоставив несколько вариантов оплаты и цифровой доступ к платежным порталам.
• Предлагайте скидки за досрочную оплату, чтобы побудить клиентов платить до даты оплаты счета.
• Создайте поэтапный план платежей, если это не повлияет негативно на вашу способность предоставлять согласованные услуги или продукты. Многие люди более склонны платить меньшие суммы в течение длительного периода времени, чем большую сумму сразу.
• Создайте напоминание и график последующих действий и придерживайтесь его для каждой транзакции со всеми клиентами. Убедитесь, что каждое сообщение вежливо и дружелюбно, сохраняя при этом прямое сообщение о политике и условиях ваших соглашений об оплате.

Заключение

Создание профессиональных счетов-фактур или писем с реквизитами платежа — отличный способ сделать детали платежа четкими и лаконичными для клиентов. Дополнительный бонус в виде поощрения клиентов оплачивать свои счета досрочно или вовремя — это важный шаг в обработке платежей для вашего малого бизнеса. При создании счетов-фактур следуйте рекомендациям, советам и рекомендациям, изложенным в этой статье, и улучшите общение с клиентами. Говорите ясно, прямо и дружелюбно, и вы установите долгосрочные отношения с клиентами без проблем с оплатой и путаницы.

Люди также спрашивают:

• Как написать сопроводительное письмо к счету?
• Как написать счет-фактуру по электронной почте?
• Какова цель счета-фактуры?
• Является ли счет-фактура юридическим документом?
• Каковы правила выставления счетов?

Как написать сопроводительное письмо к счету-фактуре?

Сопроводительное письмо к счету-фактуре по существу является письмом-счетом. Выполните шаги, описанные выше, чтобы написать профессиональное деловое письмо-инвойс.

Вот несколько дополнительных советов по написанию сопроводительного письма, согласно Университету Висконсин-Мэдисон:

• Это должна быть только одна страница
• Адаптируйте сопроводительное письмо к клиенту. Обратитесь к конкретным деталям проекта и срокам. Укажите любые дальнейшие счета-фактуры.
• Избегайте жаргона. Используйте активный залог и короткие предложения. Будь понятен. Проявляйте уважение к клиенту и используйте профессионализм.
• Сосредоточьтесь на цели вашего письма: получить деньги. Укажите причину выставления счета и общую сумму в первом абзаце тела письма. Всегда указывайте контактную информацию, чтобы клиент мог немедленно решить любые проблемы, связанные со счетом.
• Каждый абзац тела должен быть сосредоточен на одной точке
• Проверьте свою работу. Попросите сделать это надежного коллегу или друга.

Как написать счет-фактуру по электронной почте?

Вот как написать электронное письмо с прикрепленным счетом. Электронные письма часто гораздо менее формальны, чем деловые письма, но они все равно должны быть профессиональными и хорошо написанными.

Вот пример:

Привет [вставьте имя клиента],

Пожалуйста, найдите прикрепленный счет для [вставьте название проекта].

Спасибо за работу. Если у вас есть какие-либо вопросы о счете, свяжитесь с [имя] по адресу [контактные данные].

Best,

[вставьте свое имя]

Для чего выставляется счет?

Счет-фактура — это детализированный коммерческий документ, в котором указывается продукция или услуги, доставленные покупателю, общая сумма к оплате и предпочтительный способ оплаты. Его цель — сообщить об ожидаемых платежах — это четкий и прямой способ избежать хлопот или путаницы во время платежа.

Является ли счет-фактура юридическим документом?

Нет. Счет-фактура сам по себе не является юридическим документом. Хотя выставление счетов-фактур является важной практикой бухгалтерского учета для вашего бизнеса, счета-фактуры не служат юридически обязывающим документом между бизнесом и его клиентом.

Каковы правила выставления счетов?

Счета-фактуры должны включать название и адрес компании, имя и адрес клиента, уникальный номер счета-фактуры, дату создания счета-фактуры, а также условия оплаты и срок оплаты.