Основное средство принято к учету. Что делать с «опоздавшими» затратами
Организация осуществляет строительство объектов основных средств. Затраты по объекту собираются по Дебету 08 «Вложения во внеоборотные активы». После получения акта приемки законченного строительством объекта и акта КС-14 организация вводит объект в эксплуатацию (Дебет 01 Кредит 08) и начинает эксплуатировать. То есть первоначальная стоимость объекта сформирована. Спустя какое-то время в бухгалтерию попадают документы с дополнительными затратами по данному объекту.
Как учитываются данные затраты и на каком счете?
Согласно п. 7 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина РФ от 30.03.2001 г. № 26н, основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости.
Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.
При этом не включаются в фактические затраты на приобретение, сооружение или изготовление основных средств общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением, сооружением или изготовлением основных средств (п. 8 ПБУ 6/01).
Следовательно, если после ввода объекта в эксплуатацию были обнаружены затраты, подлежавшие включению в первоначальную стоимость основного средства, то это означает, что первоначальная стоимость основного средства была сформирована неверно (занижена на сумму «опоздавших» затрат).
Многих бухгалтеров в подобной ситуации смущают положения п. 14 ПБУ 6/01, согласно которому стоимость основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению.
Случаи, когда п. 14 ПБУ 6/01 допускает изменение первоначальной стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, прямо перечислены в п. 14 ПБУ 6/01 – это достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация, частичная ликвидация и переоценка объектов основных средств.
Однако, запрещая исправлять первоначальную стоимость, п. 14 ПБУ 6/01 не накладывает запрет на исправление ошибок, допущенных при ее формировании.
В письме от 17.07.2006 г. № 03-06-01-04/148, рассматривая ситуацию, в которой документы, подтверждающие расходы, подлежащие включению в первоначальную стоимость основного средства, поступили в бухгалтерию после ввода в эксплуатацию основного средства, Минфин РФ подтвердил, что в таком случае первоначальная стоимость основного средства должна быть скорректирована.
В противном случае будет занижена налоговая база по налогу на имущество организаций.
Порядок исправления бухгалтерских ошибок зависит от того, когда такая ошибка была допущена.
Согласно п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н, в случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены.
При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.
В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.
Изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных (п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.
07.1998 г. № 34н).
Предположим, что в Вашем случае ошибка заключается в том, что при формировании первоначальной стоимости основного средства не были учтены какие-либо работы, выполненные подрядной организацией.
Если Вы выявили такую ошибку до окончания отчетного года, то в бухгалтерском учете Вы произведете такие записи:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
– отражены затраты на выполнение подрядчиком работ по строительству объекта основных средств;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
– затраты на выполнение подрядчиком работ по строительству объекта основных средств учтены при формировании первоначальной стоимости данного основного средства;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02
– скорректирована сумма амортизации, начисленная исходя из суммы прежней первоначальной стоимости основного средства.
При выявлении ошибки по окончании года, но до утверждения отчетности, исправительные записи будут аналогичными вышеприведенным, но будут сделаны на дату 31 декабря.
Если же ошибка обнаружена после утверждения годовой отчетности, то исправительные записи в Вашей ситуации будут выглядеть так:
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91
– отражены затраты на выполнение подрядчиком работ по строительству объекта основных средств;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 02
– скорректирована сумма амортизации, начисленная исходя из суммы прежней первоначальной стоимости основного средства.
NetSuite Applications Suite — часто задаваемые вопросы: Управление основными средствами
См. приведенные ниже вопросы и ответы для получения информации о приложении Fixed Assets Management SuiteApp.
Управление основными средствами продается как дополнительный модуль или доступен клиентам бесплатно?
Управление основными средствами — дополнительный модуль для продажи.
Есть ли ограничение на количество ресурсов, которые может обрабатывать модуль?
Пакет не должен иметь ограничения на количество ресурсов, которые он может обрабатывать.
Но необходимо учитывать следующие системные ограничения:
Обработка в дочерних компаниях может привести к истечению времени ожидания некоторых сценариев.
Сохраненный поиск также может иметь ограничение.
Лицензия SuiteCloud Plus требуется для использования функции множественной очереди системы, которая оптимизирует процесс амортизации.
Является ли Управление основными средствами управляемым пакетом?
Да, это управляемый пакет. Обновления автоматически отправляются в учетную запись клиента, и клиенту не нужно вручную обновлять пакет.
Могу ли я отслеживать несколько методов амортизации для каждого актива?
Да.
Поддерживает ли модуль правила учета основных средств по МСФО для клиентов из Канады и Европы?
Клиенты NetSuite используют модуль в этих местах.
Вы можете определить собственные методы амортизации на основе собственных правил. В настоящее время он не создает параллельный набор книг — один набор, основанный на GAAP.
Могу ли я сделать прогноз амортизации на будущие периоды?
Да.
Смогу ли я создавать подробные и сводные ежемесячные отчеты об амортизации по местонахождению?
Да. Вы можете указать местоположение в фильтрах отчетов.
Обрабатывает ли пакет «Управление основными средствами» активы, которые хранятся и амортизируются в одном месте и дочерней компании, а расходы на амортизацию учитываются в других местах и дочерних компаниях?
Расходы на амортизацию будут учитываться в той же дочерней компании , где находится актив . Относительно отсутствует функциональность для проводки амортизации между дочерними предприятиями.
Как определяется тип актива? Это делается в записи учетной записи GL?
Определяется как запись в системе управления основными средствами.
Актив Тип в записи актива.
Я не могу выбрать, какую форму счета использовать при продаже или выбытии актива. Система будет использовать значение по умолчанию. Что делать, если я использую несколько форм счетов-фактур?
Вы можете связать выбытие со счетом, но нет возможности выбирать пользовательские формы.
Можно ли создавать настраиваемые поля в форме «Основные средства»?
Да. В представлении «Редактировать вид» формы FAM — Актив щелкните перекрестную ссылку «Настроить», затем на странице «Настройка формы» перейдите на вкладку «Поля» и добавьте новые настраиваемые поля, где это необходимо.
Амортизация начинается с Даты ввода в эксплуатацию или Даты приобретения?
Датой амортизации, по сути, является дата ввода в эксплуатацию.
Дата ввода в эксплуатацию не всегда совпадает с датой покупки. Могу ли я обновить дату ввода в эксплуатацию или система будет использовать дату покупки?
Если актив был создан из транзакций, система автоматически использует дату транзакции в качестве Даты покупки и Даты эксплуатации или Даты начала амортизации.
Учитываются ли в разделе Приобретение основных средств даты приобретения и даты ввода в эксплуатацию?
Дата приобретения по существу является Датой покупки. Дата начала эксплуатации по существу является Датой начала амортизации.
При импорте активов среднего возраста можно также импортировать историческую амортизацию?
Да, вы также можете импортировать записи журнала.
Обрабатывает ли модуль налоги с продаж, применимые к выбытию активов?
Да. См. экран «Продажа/ликвидация активов».
Можем ли мы создать сохраненные результаты поиска с данными управления основными средствами?
Да. Объекты основных средств доступны для использования с поиском.
При обновлении пакета «Управление основными средствами» в «Песочнице» я получил сообщение об ошибке «Вы не предоставили доступ к пакету».
Пакет «Управление основными средствами» нельзя использовать совместно с вашей учетной записью Sandbox.
Вам необходимо обратиться в службу поддержки клиентов, чтобы отправить запрос на подготовку пакета. Когда пакет доступен для учетной записи Sandbox, вы можете вручную обновить пакет.
Почему я получаю уведомление о неудачном обновлении?
Пакет «Управление основными средствами» не будет успешно обновлен, если в учетной записи есть фоновый процесс «Выполняется». NetSuite попытается снова запустить обновление в течение 24 часов. Если обновление по-прежнему не удается, администраторы учетной записи получат уведомление о неудачном обновлении и должны будут сделать следующее:
1. Установите все фоновые процессы с «Выполняется» на «Неактивно». Если BGProcess был инициирован амортизацией или текущим отчетом, дождитесь завершения процесса.
2. Свяжитесь со службой поддержки клиентов, чтобы ваша учетная запись была обновлена до последней версии
Почему в только что установленном пакете управления основными средствами не отображаются методы амортизации?
Другой пакет мог использовать объекты управления основными средствами, когда он был перегруппирован.
Вам необходимо удалить объекты «Управление основными средствами» из другого пакета, удалить пакет «Управление основными средствами», а затем снова установить его.
Почему на странице «Предложение актива» счета поставщиков не отображаются автоматически в предложении актива?
При нажатии кнопки «Предложить новые активы» запускается запланированный сценарий. Этот запланированный сценарий будет помещен в очередь. Любой запланированный сценарий, который выполнялся ранее (сценарий управления основными средствами или иной), должен быть завершен или завершен до того, как будет запущен сценарий предложения.
Как удалить процессы со статусом «Выполняется»?
Вы можете установить для записи списка экземпляров процессов значение «Неактивно». При запуске новой амортизации убедитесь, что на странице состояния развертывания сценариев нет запущенных сценариев.
Отслеживание основных средств для бизнеса: советы и типичные ошибки
Каковы наиболее ценные долгосрочные активы компании? Это не просто здания и патенты.
Почти все предприятия имеют основные средства, которые позволяют им работать и обслуживать клиентов. Без этих активов бизнес останавливается. Вот почему отслеживание основных средств так важно для организаций любого размера.
В этой статье мы объясним, что такое основные средства и почему они так важны. Затем мы углубимся в то, как организации могут эффективно отслеживать свои активы и управлять ими, а также о некоторых наиболее распространенных ошибках, которых следует избегать.
Что такое основные средства?
В целом активы организации можно разделить на две категории: оборотные и внеоборотные. Текущие активы — это те, которые приходят и уходят, включая денежные средства, дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы, которые колеблются от месяца к месяцу. Внеоборотные активы включают в себя долгосрочные инвестиции, основные средства и оборудование — их обычно называют основными средствами.
Однако термин «фиксированный» может вводить в заблуждение, поскольку эти активы не всегда стационарны.
В этом случае «фиксированный» означает, что их нельзя легко конвертировать в наличные деньги без больших затрат. Основные средства – это объекты, которыми компания владеет и которые планирует использовать в своей деятельности более одного года. Сюда входят здания, машины, компьютеры, транспортные средства, мебель и оборудование.
Производственная компания может иметь машины, компьютеры и оборудование, которые она использует для производства товаров. В ресторане должны быть столы и стулья для гостей, а также плита, духовки, раковины, посудомоечные машины — все виды приспособлений, необходимых на кухне. Все это примеры основных средств, поскольку они будут использоваться в течение одного года или более.
Но даже в информационных компаниях и удаленных командах есть активы, которые необходимо отслеживать. Ноутбук, на котором программирует код? Это основное средство. Если это физическое имущество, которое помогает вашему бизнесу функционировать, это основное средство.
Какое значение имеют основные средства?
Такие активы, как имущество, производственное оборудование, мебель и приспособления, имеют решающее значение для сохранения открытости и прибыльности; они обеспечивают базовую инфраструктуру или фундамент, на котором организации строят свой бизнес.
Стоимость основных средств организации можно рассматривать как часть ее общих активов, которая является мерой общего размера и финансовой устойчивости компании. Например, если у вас есть оборотные активы на сумму 100 миллионов долларов и внеоборотные (основные) активы на 50 миллионов долларов, ваша общая база активов составит 150 миллионов долларов.
Активы и финансовое состояние важны для бизнеса, но отслеживание основных средств также необходимо для школ, государственных учреждений и других организаций. Независимо от вашей отрасли, физические активы позволяют предприятиям и другим организациям создавать ценность. От офисного оборудования до мебели и тяжелой техники, основные средства — это инвестиции.
Отслеживание активов поможет вам получить больше от этих инвестиций.
Зачем организациям отслеживать свои основные средства?
Организациям нужны точные записи для эффективного управления ими, чтобы они были рентабельными и использовались в правильных целях. Отслеживание активов позволяет нам принимать правильные решения о том, нуждается ли актив в замене или модернизации, или используем ли мы его для правильных целей.
Когда у вас есть актуальная информация о ваших основных средствах и их стоимости, вы можете лучше планировать и принимать бизнес-решения:
- Вы будете знать, какие элементы требуют профилактического обслуживания или замены (например, старые компьютеры, давно устаревшее программное обеспечение).
- Вы сможете оценить состояние активов и спланировать, когда они изнашиваются или нуждаются в ремонте.
- Имея на руках точные данные о своих основных средствах, вы можете более уверенно принимать решения о покупке нового оборудования и составлении бюджета.
Это обеспечивает эффективное управление, что приведет к экономии средств и лучшему принятию решений о том, как лучше всего использовать наши долгосрочные активы. Кроме того, точный учет позволяет нам пользоваться налоговыми преимуществами, которые доступны только тогда, когда мы отслеживаем эти расходы.
По мере роста и сложности вашей организации потребность в точном отслеживании будет расти. Управление растущим запасом основных средств может быть сложным и дорогостоящим, но точная система отслеживания поможет менеджерам лучше планировать, зная, сколько стоят их основные средства и какой амортизации они должны ожидать с течением времени.
Отслеживание основных средств также является самым простым и лучшим способом избежать потери и кражи имущества. Когда вы знаете, где что-то должно быть, вы можете быстро узнать, когда это пропало и, возможно, у кого оно было последним. Независимо от того, украден ли актив или просто потерян, запись отслеживания облегчает его восстановление.
Как организации должны отслеживать свои основные средства?
Организации должны вести надлежащий учет приобретения, использования и возможного выбытия любых активов, которыми они владеют, чтобы финансовые отчеты были точными и полезными для целей принятия решений. Это включает запись информации о затратах, такой как покупная цена или накопленная амортизация; где находится актив; текущая стоимость актива и способ его реализации.
Чтобы быть максимально эффективным, управление основными средствами должно начинаться с актуальной инвентаризации того, чем вы владеете в вашем офисе. Чтобы поддерживать этот список в актуальном состоянии, его необходимо регулярно обновлять, чтобы должным образом учитывать любые элементы, используемые в деятельности компании.
Отслеживание основных средств в сравнении с отслеживанием запасов
Поскольку оба они включают подсчет и отслеживание товаров для бизнеса, термины «отслеживание основных средств» и «отслеживание запасов» иногда взаимозаменяемы.
Важное различие между ними заключается в том, что запасы предназначены для продажи и выгрузки из бизнеса. С другой стороны, предприятие регулярно использует основные средства.
Запасы являются временными, а основные средства являются долгосрочными инвестициями. Например, рубашки и платья производителя одежды — это запасы, предназначенные для продажи. Однако швейные машины, которые они используют для производства одежды, являются основными средствами.
Расчет и отслеживание амортизации
Амортизация является одной из наиболее важных финансовых причин, по которым предприятия отслеживают свои материальные активы. Амортизация относится к стоимости, которую основное средство теряет с течением времени. IRS позволяет вам вычесть эту потерянную стоимость при расчете налогов.
Чтобы отслеживать и списывать амортизацию, вы должны задокументировать стоимость своих активов и вести точные записи о том, насколько их стоимость уменьшается с течением времени. Предприятия часто используют графики амортизации, чтобы спланировать снижение стоимости активов.
Это документ, отображающий стоимость объекта с течением времени.
Если вы не знакомы с амортизацией, подумайте о том, как со временем снижается стоимость автомобиля. Как правило, новый автомобиль находится на пике своей стоимости. Пятилетняя машина будет стоить меньше, а десятилетняя – меньше. Тот же принцип применим к вашим основным средствам.
Отслеживание активов и управление активами
Термины «отслеживание активов» и «управление активами» часто используются как синонимы. Хотя эти два понятия тесно связаны между собой, между ними есть тонкая разница.
Отслеживание активов означает маркировку или маркировку активов, их сканирование и отслеживание их местонахождения. Предприятия часто также отслеживают стоимость, состояние и амортизацию активов.
Управление активами включает отслеживание активов и охватывает то, как организация поддерживает, заменяет, распределяет и собирает свои активы. Отслеживание активов является важным компонентом более широкой ответственности управления активами.
Советы по эффективному управлению основными средствами вашей компании
Система отслеживания активов каждой организации немного отличается, но вот несколько советов, которые могут быть полезны любому бизнесу.
- Точная система отслеживания поможет менеджерам лучше планировать, зная, сколько стоят их основные средства и какую амортизацию они должны ожидать в сверхурочное время.
- Помните о разнице между тем, чем вы владеете, и тем, что арендуете. Первые называются «собственными» или «капитализированными» объектами, в то время как арендованные объекты являются частью расходов организации. Основные средства должны находиться в собственности, чтобы их можно было эффективно использовать, но арендованные активы должны отражаться как расходы.
- Ведите раздельный учет основных средств, сдаваемых в аренду для использования компанией, и тех, которые используются исключительно другими предприятиями (поскольку это вклад в собственный капитал).
- Отслеживайте амортизацию активов как сразу, когда она происходит, так и ежегодно, чтобы вы могли видеть, сколько было списано, и соответствующим образом корректировать записи.
- Ведите качественные, точные и актуальные записи, чтобы принимать более взвешенные решения в отношении своих активов; это также поможет вам отслеживать расходы для целей налогообложения.
Распространенные ошибки при отслеживании основных средств
Наряду с приведенными выше советами помните об этих распространенных ошибках. В большинстве случаев создание четкого процесса и обучение вашей команды предотвратит много головной боли.
- Отсутствие отдельных журналов управления активами (одного для собственных активов и одного для арендованных)
- Не отслеживается амортизация каждого актива с течением времени по мере его использования.
- Неспособность зарегистрировать такую информацию, как цена покупки или накопленная амортизация активов; где в настоящее время находится актив; текущая стоимость и планы ликвидации, что приведет к неточным финансовым отчетам.
- Распределение затрат по неправильному счету основных средств, что приведет к составлению неверных финансовых отчетов.
Отслеживание основных средств в программном обеспечении для управления активами
Для эффективного отслеживания основных средств вам понадобится больше, чем просто электронная таблица. Программное обеспечение для отслеживания активов — это то, как современные компании управляют своей собственностью и принимают разумные бизнес-решения.
Программное обеспечение для управления активами работает с метками активов, которыми вы помечаете имущество, и со сканерами, которые вы используете для считывания этих тегов активов. Программное обеспечение служит в качестве базы данных с записями для каждого основного средства. Это может включать дату покупки, состояние, ремонт или историю использования. В RedBeam вы можете использовать настраиваемые поля для отслеживания того, что важно для вашего бизнеса.
Как правило, при сканировании этикетки актива это отмечается в программном обеспечении для отслеживания активов.
Это дает вам точную временную шкалу того, когда и где предмет был использован. Решения для управления активами, такие как RedBeam, позволяют анализировать эти данные с помощью настраиваемых отчетов. Это помогает предприятиям понять средний срок службы актива и когда следует ожидать обслуживания и замены.
Программное обеспечение для отслеживания активов также может предоставить практическую информацию, например, в каком месте хранится определенное оборудование или когда оно в последний раз использовалось и кем.
Следующие шаги
Важно отслеживать основные средства, чтобы управлять ими и использовать их с умом. Если этот пост в блоге дал вам идеи по уходу за основными фондами вашей компании, возможно, вам будет интересно узнать больше на эту тему.
Вот ссылка на наше подробное руководство по отслеживанию активов для занятых профессионалов.
Запланируйте демонстрацию сегодня, чтобы увидеть, как программное обеспечение для отслеживания активов RedBeam упрощает аудит и улучшает видимость активов.
