основных средств или расходов? — Некоммерческая бухгалтерская академия
- Дом »
- Основные средства или расходы? »
Итак, вы купили портативный компьютер. Замечательно!
Быстрый вопрос: это актив или расход?
Ответ: Это зависит.
Тебе это не нравится?
Для одной организации ноутбук является активом. Для другой организации это расходы. Все зависит от порога капитализации организации.
Что?
Порог капитализации
Давайте определим порог капитализации: это сумма в долларах, при которой долгосрочный актив рассматривается как основной актив, а не как расход. Эта сумма в долларах определяется политикой капитализации организации.
Воспоминание о трех ведрах
Мы отсылаем вас к нашему предыдущему сообщению Структура баланса некоммерческой организации.
Это помогает понять три блока транзакций, прежде чем вы сможете оценить основные средства в перспективе. Иногда расходы должны отражаться в корзине чистых активов как расходы. В других случаях расходы должны быть зарегистрированы в корзине активов как актив. Иногда расходы помещаются в Корзину Пассивов, если это платеж по кредиту (который может быть результатом приобретения актива, такого как транспортное средство или здание). Корзина активов в качестве основных средств по сравнению с тем, когда они должны быть включены в корзину чистых активов в качестве расходов.
Что такое Политика отсутствия заглавных букв?
Мы обнаружили, что многие небольшие организации, не прошедшие аудиторскую проверку, не имеют политики капитализации. Следовательно, нет указаний о том, как отражать покупку основных средств в качестве основного средства или в качестве расхода. Результатом является непоследовательная бухгалтерия и, как правило, большая неразбериха в счетах учета основных средств.
Не имея порога капитализации, мы обычно видим тенденцию слишком много кодировать для основных средств, таких как книжные шкафы за 45 долларов и удлинители за 13,95 долларов.
Если в вашей организации проводится аудит, вам необходимо принять политику капитализации. FASB ASC 958-360-50 требует раскрытия в проверенных финансовых отчетах важных принципов учетной политики и процедур в отношении основных средств, включая «принятую политику капитализации». Даже если вы не планируете проводить аудит, это хорошая идея!
Что такое основные средства?
Другое слово, которое нуждается в определении, это «основные средства». К основным средствам относятся материальные активы и оборудование со сроком полезного использования более года (за исключением предметов коллекционирования и активов, удерживаемых в инвестиционных целях), которые соответствуют порогу капитализации организации или превышают его. Активы со сроком полезного использования более года также относятся к «долгоживущим» активам.
Общие категории активов
Общие категории основных средств включают:
- Земля
- Здания
- Незавершенное строительство
- Улучшения арендованного имущества
- Транспортные средства
- Мебель и оборудование
Какую сумму следует использовать в качестве порога капитализации?
Как некоммерческая организация вы можете определить (в пределах разумного) сумму, которую должны стоить долгосрочные основные средства и оборудование, прежде чем вы классифицируете их как основные средства. Большинство небольших некоммерческих организаций, с которыми мы работали, используют порог капитализации в 500 или 1000 долларов. Более крупные некоммерческие организации с многомиллионным доходом могут решить использовать более высокий порог, например 5000 долларов.
Предположим, что в сценарии, представленном в начале этого поста, у организации есть порог капитализации в 1000 долларов. Ожидаемый срок службы ноутбука составляет три года.
Если ноутбук стоит 999 долларов, даже несмотря на то, что он является активом с длительным сроком службы, он падает ниже порога капитализации и, следовательно, будет отнесен на расходы (в отчете о прибылях и убытках). Если ноутбук стоит 1000 долларов и более, он будет соответствовать порогу капитализации и, следовательно, будет отнесен к основным средствам (в балансе). Всего 1 доллар имеет значение!
Куда закодировать ноутбук за 999 долларов
Удобный счет расходов — это счет под названием «Мебель и оборудование» < 1000 долларов (или любой другой порог капитализации). Таким образом, ноутбук за 999 долларов не будет закодирован как «Офисные товары» или, что еще хуже, «Разные расходы». Теперь у вас есть подходящее место для записи, и счет четко обозначен для суммы в долларах вашей политики капитализации.
Преимущества политики более высокой капитализации
Можно выделить несколько преимуществ политики более высокой капитализации:
- Это немного приблизит вас к истинному кассовому учету, так как больше покупок активов будет идти прямо на расходы, а не отражаться как актив.
- У вас будет меньше основных средств, что означает меньше бухгалтерской работы. Основные средства должны амортизироваться каждый год и списываться с баланса при их списании или продаже. Гораздо проще просто записать покупку актива в расходы.
- У вас будет меньший список основных средств для физического аудита (то есть отслеживания) каждый год. Вы по-прежнему можете установить средства контроля для управления небольшими некапитализированными активами, такими как ноутбуки.
Образец политики капитализации
Поищите в Интернете «политику капитализации», и вы найдете примеры формулировок, которые помогут вам составить собственную политику. Вот образец формулировки из предлагаемого нами шаблона финансовой политики и процедур:
- Организация регистрирует основные средства, отвечающие следующим критериям, в счете «Основные средства» с подробным описанием:
- Срок полезного использования более одного года
- Стоимость 500 долларов или более;
- Исполнительный директор ежегодно проводит инвентаризацию основных средств, обновляя записи о выбытии или обесценении;
- Исполнительный директор рассматривает и утверждает договоры аренды оборудования и предоставляет документацию об аренде внешнему бухгалтеру для надлежащего учета.
Или сделайте пороговую сумму 1000 долларов. Вы также можете увеличить пороговую сумму в будущем, если ваша организация будет расти.
Если в вашей организации уже есть политика капитализации, то какая? Пожалуйста, дайте нам знать в разделе комментариев ниже!
Политика основных средств | Финансы
Финансовый отдел
Политика капитализации основных средств
Настоящая учетная политика устанавливает минимальную стоимость, которая должна использоваться для определения капитальных активов, которые должны отражаться в годовой финансовой отчетности Union College, что также может иметь последствия для целей составления бюджета.
«Основной актив» определяется как единица имущества, которая: (1) имеет срок полезного использования, превышающий 12 месяцев, и (2) была приобретена или произведена по цене 5000 долларов США или более. Основные средства должны быть капитализированы и амортизированы для финансовой отчетности и целей бюджета.
Любые предметы стоимостью ниже этой суммы должны быть отнесены на расходы.
Требования к капитализации
Чтобы быть рассмотренным для капитализации и, таким образом, подлежащим амортизации, актив должен соответствовать трем характеристикам:
- для инвестиций или продажи.
- Актив (на отдельную единицу) должен иметь срок полезного использования не менее одного года.
- Стоимость актива (на отдельную единицу) должна составлять не менее 5000 долларов США.
Группа или партия подвижного оборудования, общая стоимость которых составляет 5 000 долларов США или более, но каждая единица стоит менее 5 000 долларов США, не будет капитализирована. Примеры групповой закупки такого типа включают, помимо прочего, одну партию мебели или компьютерных рабочих мест, общая стоимость которых составляет 5000 долларов США или более, но стоимость единицы товара составляет менее 5000 долларов США.
Расходы после первоначального приобретения могут быть капитализированы.
- Срок полезного использования актива увеличивается.
- Производственная мощность актива улучшена.
- Повышается качество единиц/услуг, производимых активом.
Капитализированные затраты
Основой учета основных средств является себестоимость, которая должна включать покупную цену и все обычные затраты на подготовку актива к использованию по назначению.
Ниже приведены примеры затрат, которые следует капитализировать:
- Стоимость доставки
- Грузовые перевозки
- Стоимость установки
Ниже приведены примеры затрат, которые НЕ следует капитализировать:
- Затраты на ремонт
- Отдельные гарантийные расходы или контракты на техническое обслуживание
- Запасные части или запасные части
- Затраты на техническое обслуживание
Некапитализируемые расходы
Затраты, которые ниже порога капитализации в 5000 долларов, относятся на расходы немедленно.
Кроме того, расходы на ремонт, техническое обслуживание или замену составных частей или принадлежностей, которые не продлевают первоначальный предполагаемый срок полезного использования актива или значительно не повышают его стоимость, относятся на расходы по мере их возникновения.
Примеры производственных затрат, которые должны быть отнесены на расходы, следующие: Услуги по хранению; повторная покраска; повторное ковровое покрытие; ремонт или замена поврежденных компонентов здания или оборудования.
Арендованное оборудование и помещения
Пожалуйста, сообщите в офис контролера обо всех соглашениях об аренде (включая транспортные средства, оборудование и помещения) для определения надлежащего порядка учета.
Пожертвованные активы
Пожертвованные основные средства, заводы или оборудование, отвечающие требованиям к капитализации и которые будут использоваться в операциях, будут капитализированы по справедливой рыночной или оценочной стоимости на дату дарения.
Пожалуйста, сообщите в офис контролера о любых пожертвованных активах.
Оборудование, финансируемое за счет гранта
Многие спонсоры разрешают приобретение многоразового специального оборудования за счет средств проекта, при условии, что это оборудование необходимо для выполнения проекта и требуется предварительное письменное одобрение выдающего агентства или транзитной организации. полученный. Приобретение оборудования общего назначения запрещено, кроме как с предварительного письменного разрешения выдающего агентства или транзитной организации. Все капитальное оборудование, приобретенное за счет федеральных средств, является собственностью Колледжа, если иное не оговорено в письменной форме спонсором гранта или контракта. Колледж связан соглашением спонсора независимо от того, принадлежит ли право собственности Колледжу.
Ответственность главного исследователя (PI) заключается в том, чтобы установить конкретные требования гранта и соблюдать процедуры закупок Union College перед заказом оборудования.
PI также несет ответственность за надлежащее использование, техническое обслуживание и безопасность всего назначенного имущества, а также за уведомление Отдела грантов или Финансовых служб, если применимо, о любой нехватке, повреждении, потере или краже имущества. См. «Управление грантовыми фондами: политика управления финансами» на стр. 9.0105 https://www.union.edu/grants/policies-and-guides для получения дополнительной информации.
Амортизация
За исключением земли, все капитализированные активы будут амортизироваться линейным методом в течение срока полезного использования данной категории активов. Срок полезного использования актива – это период, в течение которого ожидается, что актив будет оказывать услуги. Расчет амортизации будет основываться на исторической стоимости. Ниже представлены сроки полезного использования по категориям:
| Категория активов | Срок полезного использования (в годах) |
| Здания и улучшения зданий | 40 |
| Мебель и другие улучшения | 10 |
| Транспортные средства | 7 |
| Компьютерное оборудование | 3 |
| Библиотечные книги | 10 |
Выбытие основных средств
Все приобретенные и приобретенные активы имеют срок полезного использования и стоимость.
Когда полезность актива требует его продажи отделом или офисом, актив может иметь ценность для других отделов, отдельных лиц или членов сообщества. Департаменты должны уведомлять финансовый департамент ([email protected]) о любых активах, которые больше не используются департаментом, для определения надлежащих процедур утилизации.
