Образец запроса коммерческих предложений: Запрос коммерческих предложений по 44-ФЗ — образец 2020 и 2021

Содержание

письмо, по 223-ФЗ, пример, ответ, на поставку, документация

Понятие

Коммерческое предложение представляет собой официальный список расценок поставщика на товары, работы или услуги в конкретный период. В документе должны быть указаны точные характеристики ТРУ, то есть, по сути, коммерческое предложение — это прайс поставщика на те объекты, которые заказчик желает приобрести в результате осуществления закупки.

Заказчик использует анализ полученных им коммерческих предложений для того, чтобы определить и обосновать НМЦ контракта — для этого он запрашивает у исполнителей, сведения о текущих ценах на необходимые ему объекты или аналогичные им.

В этом и заключается отличие от запроса предложений или котировок — то есть непосредственно форм осуществления закупок.

Поставщики, которым может быть направлен запрос, должны иметь опыт в данной сфере, быть зарегистрированы в единой информационной системе и не состоять в реестре недобросовестных поставщиков.

Запрос коммерческих предложений (ЗКП) должен включать в себя точное описание и характеристики желаемого объекта закупочной деятельности заказчика, условия поставки и сроки. Направить его можно персонально — то есть конкретным поставщикам или неопределённому кругу лиц — для этого его необходимо разместить в ЕИС.

Сам по себе запрос не является приглашением к контракту — на основе полученных коммерческих предложений заказчик анализирует цены на рынке, чтобы обосновать НМЦК будущей закупки.

В зависимости от того, кто осуществляет ЗКП, можно выделить два его вида: частный и государственный.

  1. Частные не регламентируются действующим законодательством — заказчики сами определяют форму и порядок подачи.
  2. Понятия КП для государственных запросов в 44-ФЗ и 223-ФЗ нет, однако эта процедура там всё же упоминается.

Составление

В запрос на предоставление коммерческого предложения обычно включаются следующие сведения:

  • описание ТРУ, технических характеристик и свойств, в том числе необходимых для определения идентичности объекта;
  • единицы измерения объекта;
  • объёмы поставки;
  • существенные условия потенциальной поставки/выполнения контракта;
  • сроки предоставления ответа;
  • контактные данные заказчика.

Закон не устанавливает определённых требований к содержанию, поэтому дополнительно заказчик может просить предоставить ему иные сведения, например, о стоимости обслуживания поставляемого оборудования исполнителем контракта.

Тем не менее приказ Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567 содержит рекомендации по оформлению.

При осуществлении закупок по 44-ФЗ заказчик обязан разместить запрос коммерческих предложений в ЕИС. 223-ФЗ в этом отношении более мягок — ЗКП можно направить только ограниченному кругу лиц.

А также в документ должен быть включён пункт о том, что отправка документа не влечёт за собой юридических последствий по заключению договора.

Ответ

Ответ должен содержать актуальные сведения о предоставляемом исполнителем товаре, а также его цене на момент направления ответа. А также может быть указана применяемая ставка НДС, цена с НДС и без.

Здесь же можно обозначить свою готовность предоставить заказчику гарантию по результатам осуществления поставки и обозначить сроки как её действия, так и непосредственно осуществления работ, оказания услуг или предоставления товаров.

При ответе на ЗКП поставщик обязательно указывает свои контактные данные, а также полное наименование организации, юридический и почтовый адрес.

Определённой формы нет, однако, здесь тоже можно воспользоваться приказом Минэкономразвития РФ от 02.10.2013 № 567 или ориентироваться на то, как сформировал запрос сам заказчик.

( 1 оценка, среднее 5 из 5 )

Запрос коммерческих предложений по 44-ФЗ образец 2021 г.

Содержание

1. Запрос коммерческих предложений - это
2. Запрос коммерческих предложений инструкция
3. Запрос коммерческих предложений образец по 44-ФЗ
4. Видео-инструкция запрос предложений: подача заявки

1. Запрос предложений по 44 ФЗ - это


Запросом предложений является запрос от Заказчика в  письменной форме для потенциальных претендентов на исполнения договора. В данном запросе должны содержаться требования к товарам, а также пункты по которым в итоге и будет определен Поставщик.

А вот так описывается данная процедура в 44-ФЗ:
Исходя из 1 части в 83 статье по 44-ФЗ Запрос предложений это такой вид определения Исполняющего контракт лица, при котором сведения о товаре для нужд государства и муниципалитета может быть разглашена неограниченному числу человек при размещении извещения о проведение такой процедуры на площадке ЕИС. Победителем является такой конкурсант, который направит последнее предложение с наилучшими условиями и соответствиями всем прописанным требованиям Заказчика.

Порядком по проведению процедуры регламентирует единственная статья в 44-ФЗ - 83. Давайте рассмотрим весь процесс проведения запроса проведений:

2. Запрос предложений инструкция


Шаг 1. - Поиск извещений.

Для того, чтобы принять участие в запросе коммерческих предложений необходимо найти на сайте ЕИС извещение о проведение такого запроса или же получить приглашение на принятие участия в таком виде торгов.

Шаг 2. - Подготовка заявки.

В этом этапе Поставщик должен ознакомится с технической частью документации к закупке, понять свое соответствие и подать заявку на участие.

Следует учесть такие факты, как:

  • В 83 статье отсутствуют указания на направления запроса о даче разъяснений;
  • 83 статьей не регламентируется форма заявки на участие;
  • 83 статья не обязывает выдавать расписку о получении заявки на участие в торгах
Шаг  3. Вскрытие заявок.

После того, как в установленные законодательством сроки были получены заявки. Формируется протокол рассмотрения, который подлежит опубликованию на площадке Единой Информационной Системы.

Шаг 4. Направление окончательного предложения.

После того, как был выбран предварительно победитель, следует направить окончательное предложение, а уже по итогам данного предложения комиссия в установленное время должна рассмотреть все полученные заявки, после чего происходит выбор победителя и формируется протокол итогов, который также публикуется на сайте ЕИС.

Комиссия в обязательном порядке должна огласить победителя и условия победившего предложения.

Шаг 5. Заключение договора.

После того, как был выбран победитель процедуры, с ним должно произойти подписание договора, которое регламентируется сроками - не ранее 10 дней после того, как произошло размещение на площадке ЕИС протокола с итогами, но при этом и не позже чем 20 дней с момента подписания протокола.

Также следует отметить такой важный момент, как то, что подписание договора происходит только после того, как было внесено обеспечение на исполнение договора.

 
Нужна помощь в участие в запросе предложений?

         Работая с нами вы получаете грамотную консультацию специалистов по всем вопросам! Проконсультируйся сейчас - бесплатно!

3. Запрос предложений образец по 44-ФЗ


Ниже представлен документ-образец запроса предложений рамках 44-ФЗ, который можно скачать:

Скачать образец запроса коммерческих предложений

4.

Видео-инструкция запрос предложений: подача заявки

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!


Обратно к списку

Запрос коммерческого предложения: образцы и примеры запроса

Алексей Наумов

Обновлено 03 сентября 2019

Шрифт A A

Нет времени читать?

Запрос коммерческого предложения (далее — ЗКП) относится к одному из типов коммерческих писем. Как правило, в них запрашивается либо уточняется информация о той или иной услуге или товаре. Это письмо-запрос. Ознакомимся с его формами и принципами построения, чтобы оно было привлекательно для второй стороны.

Введение в науку коммерческих запросов

Коммерческое предложение — особая форма коммерческого письма, при помощи которого оперируют информацией об услугах или товарах. Такой вид писем представляет собой запрос, уточняющий имеющиеся данные или выясняющий неизвестные, и создается на основе информации, которую предоставляет сама компания. Создается запрос в целях получения или предоставления услуг.

Хотя форма такого письма создается достаточно свободно, в список обязательных составляющих, из которых должно состоять коммерческое предложение, обязательно входят:

  • причина, по которой пишется письмо;
  • наименование конкретного товара, являющегося предметом интереса запрашивающего информацию;
  • на каких условиях и в каком размере происходит оплата предоставляемой услуги или товара.

Письмо-запрос требует грамотности, чтобы получатель не пренебрегал им. Потому нужно использовать структуру, общую для большинства деловых писем. В образец входят такие обязательные пункты:

  • заголовок, освещающий суть вопроса;
  • реквизиты обеих сторон;
  • дата, в которую написано письмо, вместе с исходящим номером;
  • обращение к получателю, освещающее суть вопроса;
  • цель, с которой написано письмо;
  • сущность письма, в которой раскрывается сама цель обращения;
  • заявление о готовности сотрудничать в целях успешной сделки между двумя компаниями;
  • слова благодарности вне зависимости от исхода сделки;
  • подпись, включающая должность и инициалы отправителя.

Образцы запросов коммерческих предложений

Есть две основные формы, в которые можно облечь коммерческое предложение. Первый пример, как и второй, включает обязательную грамотность и четкость формулировок. В частности, в первых строках называем саму организацию и ее достоинства, например, известность, качество и пр. Основанную на этом причину пишем позже. К примеру, мы производители одежды и нам нужны пуговицы для конкретных вещей. Далее должен следовать запрос на приобретение у фирмы известного количества нужных материалов, обязательно указать при этом точную стоимость, в которую выльется перевозка товара. Затем — просьба известить о решении. Завершающий штрих — должность, инициалы и подпись.

Другой пример основан на предложении не купли, а продажи, то есть поставки товаров конкретной фирмы, помощи в их распространении. В первых строках следует указать, какие заслуги имеет компания в подобных операциях, бренды, с которыми она успешно работала, способствуя распространению продукции. Далее делаем акцент на том, что продукция компании вызывает живой интерес и уверенность, что такое сотрудничество станет взаимовыгодным для обеих сторон. Можно отметить, что сотрудники вашей компании побывали на их выставках и этим подкреплены вышеуказанные заверения. Далее образец содержит пункт с запросом на согласие компании-клиента на то, чтобы поставщик продавал ее изделия.

Хорошо, если попутно товарам будет обеспечиваться еще и техническая поддержка, в связи с чем проводится запрос на подробные технические данные товаров. После приличествующих слов уважения отмечаются инициалы ответственного лица, должность и подпись.

Предпочтительно, чтобы данное лицо было начальником или председателем компании.

Основные сценарии составления и создание запроса цены

Изначально следует понять, что ЗКП — это грамотно продуманный план, по которому две компании будут сотрудничать. Вначале следует понять, как будет выглядеть форма, и лишь затем перенести ее на бумагу. Каким бы ни был нижеприведенный пример, нужно помнить, что оригинальность нынче ценится на вес золота. На русском или английском — в любом случае это имеет ценность. Однако существует пятерка сценариев, на которые стоит опираться при создании коммерческих предложений:

  1. Письмо, написанное после разговора по телефону с одним из представителей компании. Можно сослаться на обещание, данное в процессе разговора, подтвердив надежность своей компании: обещали — и сразу же отправляем предложение. Это существенно повысит доверие к компании, хоть и является очень простым приемом.
  2. Другой образец ЗКП, созданный, как и другие, в соответствии с 44 ФЗ, являет собой акцентирование основной проблемы. Вначале следует узнать, в чем состоит проблема компании, с которой собираемся работать. А затем предложить свои услуги, которые способны повысить прибыльность организации, взятой «под крыло». Например, особые виджеты для интернет-магазина.
  3. Шокирующее заявление. Сущность такого в том, чтобы сначала намекнуть на безвыходность ситуации компании, а затем предложить оригинальное решение, спасающее прибыль или репутацию. Как говорится, предложение, от которого они не смогут отказаться.
  4. Положения федерального закона не препятствуют и строгой демонстрации предложения. Если обе организации уже обладают внушительным опытом и ресурсами, можно сразу переходить к сути письма. Писать здесь следует сухим, исключительно деловым языком, сразу же переходя к сути, при этом сохраняя доброжелательное отношение. Такой метод используется, если будущий клиент уже извещен о том, что мы можем ему предложить.
  5. Один из наиболее частых методов, особенно если компания еще развивается, — предложение товара как он есть. Можно в письме прикрепить фотографии и технические характеристики товара, а ниже описать все выгоды, которые он обеспечивает. Изображения нужно располагать еще в начале запроса, очень желательно таким образом, чтобы все его «изюминки» сразу стали видны потенциальному клиенту. Чтобы написать письмо на английском, не следует экономить на хорошем переводчике.

Запрос цены

Такая форма запроса пригодится, если одной компании самой необходима информация об услугах или товарах другой. Иначе говоря, составляется запрос котировок. С одной стороны, можно указать сразу, в каких масштабах нужны закупки, назвав точные пределы цен, которые готова заплатить одна компания за услуги другой. С другой, начать можно с четких пожеланий. В обоих случаях следует четко указывать спецификацию каждого товара.

Следующий вопрос — условия оплаты. Нелишним будет заверить качество товаров и услуг, уточнить весь объем контракта. Обычно поставщик не медлит с ответом и без конкретного указания конечного срока. Однако можно его указать, чтобы поставщик имел понятие, что дальше этого срока никто ждать не намерен, и выгодный контракт может уплыть у него из-под носа, если он промедлит.

Еще до того, как слать контрагенту такое письмо, следует его проверить и на основании полученной информации уже судить, насколько можно ему доверять. Следует при этом учитывать положения 44 ФЗ, которые должны уважать обе стороны, чтобы их действия не были сочтены противозаконными махинациями.

Заключение

Для создания ЗКП нужно не просто обладать базовыми знаниями. Надо иметь творческие задатки, чтобы предложение удалось. Очень важно, чтобы в предложении присутствовала «цепляющая» часть.

Стоит глубоко проникнуть в проблемы будущего клиента, чтобы положительный ответ стал более вероятен. И только потом начинать составлять КП на бумаге.

Популярные материалы

Запрос цен по 44-ФЗ: обзор процедуры

Автор Денис Ковалев На чтение 10 мин. Просмотров 3.2k. Опубликовано Обновлено

Организовывая торги, на одном из этапов заказчики в обязательном порядке определяют и обосновывают начальную максимальную цену контракта (НМЦК). Делают  они это на основании коммерческих предложений, полученных минимум от трех поставщиков, и используя метод сопоставимых рыночных цен (статья 22 44-ФЗ). А для этого заказчики должны сформировать запросы и направить их исполнителям, руководствуясь Рекомендациями, которые дает Минэкономразвития в своем Приказе № 567.

Закупка может проводиться любым доступным способом, но независимо от принятого сценария, заказчики обязательно должны осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Сформированная по итогу этих действий сумма будет использоваться при составлении всей закупочной документации: извещении, проекте контракта и в приглашениях на участие в торгах, которые направляются потенциальным исполнителям.

Обоснование НМЦК производится по правилам и в порядке, изложенным в статье 22 44-ФЗ. Для каких целей необходим запрос ценовой информации:

  • происходит эффективное расходование государственных денежных средств, выделяемых заказчикам на проведение торгов;
  • к закупке привлекаются надежные поставщики;
  • запрос является дополнительной гарантией, что для нужд государственных и муниципальных заказчиков будут поставлены качественные товары.

В части 1 статьи 22 44-ФЗ описаны методы, с помощью которых может определяться НМЦ контракта:

  • сопоставимых рыночных цен;
  • нормативный;
  • тарифный;
  • проектно-сметный;
  • затратный.

Неслучайно метод сопоставимых рыночных цен расположен в самом верху данного списка: он является самым часто используемым среди заказчиков и означает, что в процессе определения цены будет проводиться анализ рынка поставляемых товаров или услуг.

При определении и обосновании НМЦК заказчики должны руководствоваться Рекомендациями № 567, которые разработало Минэкономразвития, для того чтобы придать процедуре единый и стандартный для всех закупающих организаций вид. На основе этих рекомендаций формируется база необходимых сведений.

Важный момент! Ориентируясь на алгоритм действий, который предлагает ведомство заказчикам, необходимо запрашивать не менее 5-ти коммерческих предложений. При этом, если от поставщиков поступит больше, чем 3 ответа, то при дальнейших расчетах во внимание будут браться наименьшие ценовые показатели товаров или услуг.

Заказчики запрашивают коммерческие предложения, а поставщики эти предложения им направляют, в результате чего формируется документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, которые являются объектом торгов. Проще говоря, мы понимаем, что организатор взял цены не «с потолка», а опирался на реальную стоимость продукции, которая существует на рынке и актуальна на срок проведения закупки. При этом товары и услуги должны соответствовать указанным характеристикам.

Поставщики должны понимать, что получая от заказчика запрос на подачу информации о цене продукции, они не обязаны будут принимать участие в торгах и заключать договор. Участвовать в мероприятии они могут на свое усмотрение.

Итак, мы выяснили, что для получения информации о цене объекта закупки, заказчики должны сформировать соответствующий запрос и направить его организациям, которые занимаются поставкой необходимых товаров или оказанием услуг.

Важный момент! Несмотря на то, что достаточным окажется всего 3 ответа от поставщиков, заказчикам лучше разослать более 5-ти запросов, так как кто-то может не ответить на полученное письмо (ведь никто не обязывает поставщика отвечать на такой запрос, и его молчание никак не будет преследоваться законом).

Как заказчик выбирает поставщиков, которым будет направлять запрос на подачу ценовой информации? Все очень просто, инструкция дается в пункте 3.7 Приказа № 567, именно ее должна придерживаться закупающая сторона:

  1. Запросы направляются тем организациям, которые за предыдущие 3 года имели опыт аналогичных поставок (это может быть поставщик, с которым ранее уже работал заказчик, и заслужил его доверие).
  2. Сведения о такой организации не должны быть включены в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Заказчики могут следовать такому алгоритму, когда будут формировать и отправлять коммерческие запросы исполнителям:

  1. Подготовить описание объекта закупки. Это необходимо сделать настолько подробно, насколько это возможно, чтобы поставщик смог ответить корректно, и у него не возникало дополнительных вопросов. В письме нужно указывать качественные и количественные параметры закупки, условия поставки (сроки, адреса отгрузки и т. д.), потому что от них будет зависеть конечная цена контракта.
  2. Обозначить круг потенциальных исполнителей для закупки товаров или услуг. При поиске возможных исполнителей можно обратиться к открытым базам данных и каталогам, а также реестрам контрактов в Единой информационной системе (ЕИС).
  3. Сформировать официальный запрос на предоставление информации о цене контракта.
  4. Направить утвержденным адресатам запрос по email или выбрать любой другой удобный вариант.
  5. Получить ответы и проанализировать их.
  6. Рассчитать НМЦ контракта.

Согласно 44-ФЗ заказчики могут запрашивать ценовую информацию путем размещения такого запроса в ЕИС:

Перейдите по ссылке на сайт zakupki.gov.ru и посмотрите, как все это выглядит на практике.

Данная мера облегчает работу заказчикам, так как в некоторых случаях отпадает необходимость «вручную» искать таких исполнителей. При этом в извещении о закупке нужно обязательно отразить дату, которая будет финальной при поставке товаров или оказании услуг.

В целях сбора необходимых сведений заказчик может воспользоваться не каким-то одним, а сразу двумя названными способами: одновременно разослать коммерческие письма поставщикам и опубликовать запрос на информирование о цене в Единой системе. Законодательство не запрещает комбинировать эти варианты.

Если же после формирования запроса и рассылки писем по электронной почте или размещения в ЕИС необходимые сведения не были получены, то осуществить анализ предложений можно на основании уже отработанных контрактов, объектом которых были подобные товары или услуги. Такую информацию можно взять из Реестра контрактов в ЕИС.

Важный момент! При определении НМЦ контракта заказчики не могут брать во внимание сведения, полученные от анонимных поставщиков, а также те, которые не соответствуют необходимым условиям.

В пункте 3.10 Приказа № 567 описаны требования, которым должны соответствовать запросы на получение коммерческих писем. В данном документе должны быть отражены следующие пункты:

  1. Описание объекта торгов, объемы предполагаемой к закупке продукции, единица измерения (либо весь спектр необходимых услуг и работ).
  2. Информация, которая служит для определения идентичности товаров и услуг, которые предлагают потенциальные исполнители.
  3. Ключевые положения будущих контрактных обязательств, которые будут включены в госконтракт, время и адрес отгрузки продукции, сумма обеспечительных мер, порядок денежного перевода.
  4. Крайний срок, за который нужно успеть подать коммерческое предложение.
  5. Наименование и реквизиты организации заказчика.
  6. Номер запроса, согласно внутреннему учету документации.
  7. Дата направления запроса.
  8. Наименование и реквизиты организации поставщика.

Вместе с запросом дополнительно должно идти уведомление о том, что коммерческое предложение не накладывает на исполнителя обязательства по заключению контракта. Также необходимо указать, что сведения, предоставленные поставщиком, должны позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также период действия данного предложения о цене.

Запрос о ценовом информировании должен подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, главный инженер). Чаще всего документ оформляется на фирменном бланке компании.

При размещении в ЕИС документ подписывается электронной подписью. Пример ценового запроса можете посмотреть по ссылке.

При направлении письма через email желательно дополнительно созвониться с поставщиком и поставить его в известность об отправке документа, так как файл может попасть в папку «Спам» и попросту затеряется, или же на сайте могут быть размещены неактуальные контакты.

Также в письме можно использовать дополнительные формулировки, которые бы стимулировали поставщика на предоставление нужной коммерческой информации.

Поставщик готовит коммерческое предложение на своем фирменном бланке и подает в утвержденное время. В данный документ должны быть включены следующие пункты:

  1. Наименование и реквизиты организации(ИНН, КПП, наименование, фактический и юридический адрес, контакты для обратной связи и т.д.).
  2. Стоимость запрашиваемых товаров или услуг, которая соответствует реальной цене на рынке.
  3. Информация о том, что все затраты на доставку, отгрузку и др. были включены в стоимость приобретаемых товаров.
  4. Время действия подаваемого коммерческого предложения.
  5. Дата отправки коммерческого предложенияи его исходящий номер.

Документ заверяется подписью руководителя и ставится официальная печать, если поставщик работает с печатью.

Важный момент! Заказчики неохотно рассматривают коммерческие предложения без официальной печати, так как в рекомендациях Минэкономразвития это условие прописано.

Поставщика не могут на основании подачи коммерческого предложения обязать к заключению контракта, но дополнительно он может прописать в тексте документа формулировку, что данное коммерческое предложение не является публичной офертой, эта мера еще больше его подстрахует от неприятных ситуаций.

Ввиду того, что цены на рынке постоянно меняются, коммерческое предложение должно иметь ограниченный период действия. Рост цен связан с повышением стоимости расходных материалов, ГСМ, запчастей и т.д., поэтому поставщикам приходится самим повышать цены на продукцию, такова ценовая политика. Поставщик на свое усмотрение может указывать суммы в отношении поставляемых товаров или услуг. Чаще всего в содержании коммерческого предложения пишется дата, до которой названные цифры будут являться актуальными.

Если в коммерческом предложении будет отсутствовать временной период, то документ будет считаться бессрочным. Но в пункте 3.14 Рекомендаций Минэкономразвития № 567 говорится, что основываться необходимо на тех письмах, которые были получены не позднее, чем за 6 месяцев до осуществления анализа рынка. Поэтому при организации торгов нужно запрашивать от поставщиков только реальные на ближайшее время цены.

Однако существуют исключения, когда заказчики вправе руководствоваться старой информацией из коммерческих писем. При этом более современные цены на продукцию и услуги пересчитываются с учетом поправочного коэффициента (методика таких исчислений описана в п.3.18 Рекомендаций).

Важный момент! В большинстве случаев информационное письмо подается через указанный заказчиком email, но он может указать и другой удобный для себя способ получения коммерческих предложений.

Образец ответа на запрос коммерческого предложения можете посмотреть, перейдя по ссылке.

В Методических рекомендациях говорится, что заказчики должны обеспечить хранение полученных сведений наравне с остальной документацией, касающейся закупочного мероприятия. Это могут быть не только оригиналы коммерческих предложений, но и скриншоты экрана, на которых видны тексты писем и даты их отправки.

Итак, запрос ценового информирования о продукции или услугах осуществляется для того, чтобы можно было корректно проанализировать рынок и правильно определить и обосновать НМЦК, используя метод сопоставимых цен на рынке.

Этапы подготовки и направления запроса изложены в Рекомендациях Минэкономразвития № 567, которыми должны пользоваться закупающие организации.  Расчет НМЦК производится на основании требований, указанных в ст.22 44-ФЗ.

Заказчик вправе самостоятельно искать поставщиков для получения необходимых сведений (что называется «в ручном режиме») или разместить запрос цен на официальном Портале закупок (ЕИС).

Направляя коммерческое предложение, исполнитель всего лишь информирует заказчика, отвечает на его вопрос, что не обязывает его заключать данный контракт. Безусловно, он может принять участие в закупке, но по собственному желанию, если она ему интересна.

Поставщики могут и не отвечать на полученный запрос, никакие штрафы за это законодательством не предусмотрены. Но нужно понимать, что участвуя в запросе цен, исполнители тем самым повышают статус своей компании, заявляют о себе противоположной стороне, вызывают доверие и подтверждают собственную надежность. Заказчики будут относиться к таким поставщикам более лояльно, а в некоторых случаях, возможно, отдадут предпочтение кому-то из таких компаний, когда нужно будет заключить контракт с единственным поставщиком по ст.93 44-ФЗ.

Кроме этого, участвуя в таком запросе, поставщик способен влиять на стартовую цену закупки.

регламент проведения, образец документа, требования к оформлению и ответу

Одним из обязательных этапов при подготовке технической документации на проведение закупки является определение и обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Она может определяться различными способами, но наибольшей популярностью среди заказчиков пользуется метод сопоставимых рыночных цен.

СодержаниеПоказать

Именно в процессе анализа рынка заказчику требуется запросить коммерческие предложения от потенциальных поставщиков.

Для чего требуется запрос коммерческих предложений

Независимо от того, каким способом будет проводиться закупка, заказчик в обязательном порядке должен привести обоснование начальной максимальной цены контракта. Рассчитанная им цена будет фигурировать во всей документации по закупке: в извещении, в документации по государственному контракту и в разосланных поставщикам приглашениях принять участие в закупке.

Правила определения и обоснования НМЦК приведены в ст. 22 ФЗ-44. Правильная и справедливая цена контракта способствуют эффективному расходованию бюджетных средств и привлечению к торгам надежных заказчиков, а также служит дополнительной гарантией получения качественных товаров.

По ч. 1 ст. 22 ФЗ-44 цена контракта может определяться с учетом метода сопоставимых рыночных цен, затратного, проектно-сметного, тарифного или нормативного метода.

Метод сопоставимых рыночных цен является самым популярным и предполагает анализ рынка поставляемых товаров или услуг. Для того чтобы процедура проведения рыночного анализа была унифицирована и стандартизирована, Минэкономразвития разработало рекомендации №567, содержащие перечень мероприятий, которые нужно провести заказчику для сбора данных.

Согласно указанному документу, заказчик перед проведением закупки должен запросить как минимум три коммерческих предложения.

Если количество ответов, полученных от поставщиков, будет больше, чем три, то при дальнейших расчетах используются те, которые содержат минимальные значения стоимости услуг или товаров.

Коммерческое предложение, которое запрашивается у поставщика, - это документ, подтверждающий стоимость товаров и услуг, предполагаемых к закупке. Все товары и услуги при этом должны соответствовать заявленным характеристикам. Коммерческое предложение, полученное исполнителем, не влечет обязательств по заключению договора.

Регламент проведения запроса ценовой информации (коммерческих предложений)

В целях получения предложений от поставщиков заказчику необходимо подготовить запрос и разослать его поставщикам необходимых товаров и услуг.

Хотя заказчику необходимо получить ответы от 3 поставщиков, лучше изначально отправить запросы большему количеству компаний, так как никто не гарантирует, что все компании ответят (они предоставляют коммерческие предложения по своему усмотрению и закон не принуждает их к этому).

При выборе поставщиков для направления запроса заказчику следует придерживаться рекомендаций п. 3.7.1. Приказа №567. Так, здесь указано, что:

  1. Запросы направляются поставщикам, обладающим аналогичным опытом поставок за последние 3 года (это, например, те, с кем ранее работал поставщик).
  2. Информация о компании не должна присутствовать в реестре недобросовестных поставщиков.

При формировании и рассылке коммерческих предложений заказчику следует придерживаться следующего алгоритма:

  1. Сформировать описание объекта закупки. Это необходимо сделать максимально детально, чтобы получить корректные коммерческие предложения. В запросе следует указать количественные и качественные характеристики закупки, условия поставки (время, место и пр.), которые могут повлиять на цену контракта.
  2. Определить потенциальных поставщиков необходимого товара или услуги. В процессе поиска можно пользоваться общедоступными базами данных и каталогами, а также реестром контрактов в ЕИС.
  3. Составить официальный запрос на предоставление ценовой информации.
  4. Разослать его отобранным на предыдущем этапе поставщикам с помощью электронной почты (или иным способом).
  5. Дождаться ответов и провести анализ полученной информации.
  6. Рассчитать НМЦК.

Также ФЗ-44 допускает возможность размещения в ЕИС запроса цен от поставщиков, чтобы не заниматься их поиском самостоятельно. При этом в извещении о запросе коммерческих предложений необходимо указать финальную дату, до которой их требуется предоставить.

Заказчик может комбинировать способы получения нужной информации: одновременно направив запросы по почте и разместив данные в ЕИС.

Если же запросы не привели к получению нужной информации, то провести анализ цен можно на основании ранее заключенных контрактов в отношении аналогичной продукции. Для этого можно воспользоваться реестром контрактов из ЕИС.

Стоит отметить, что заказчик не вправе рассматривать для расчета НМЦК предложения, поступившие от анонимных поставщиков, а также те, которые не соответствуют установленным требованиям.

Требования к запросу коммерческого предложения

Требования к запросу на предоставление коммерческого предложения содержится в п. 3.10 Приказа №567. Данный документ должен содержать в себе следующие сведения:

  1. Описание объекта закупки, количество предполагаемого к закупке товара, единица измерения (либо объем необходимых услуг и работ).
  2. Сведения, позволяющие определять идентичность товаров и услуг, которые предлагаются поставщиками.
  3. Условия будущего контракта, который будет заключен на основании государственной закупки, сроки и место поставки товара, величина обеспечения, порядок перечисления платы.
  4. Финальная дата предоставления коммерческого предложения.
  5. Наименование и реквизиты заказчика.
  6. Номер запроса, согласно внутренней системе нумерации.
  7. Дата передачи запроса.
  8. Наименование и реквизиты поставщика.

Запрос необходимо также сопроводить текстом о том, что коммерческое предложение не обязывает поставщика подписывать контракт. Также нужно прописать, что ответ поставщика должен позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также сроки действия данного ценового предложения.

Запрос подписывается директором бюджетной организации или ответственным за проведение закупки лицом. Обычно он оформляется на фирменном бланке заказчика. Образец запроса коммерческих предложений можно скачать здесь.

Желательно сопровождать письмо на электронную почту телефонным звонком поставщику, так как письмо может уйти в спам, или на сайте могут быть указаны некорректные сведения.

Можно дополнить текст письма дополнительной фразой, которая бы стимулировала поставщика к предоставлению коммерческого предложения.

Требования к ответу на запрос

Коммерческое предложение оформляется поставщиком в установленные сроки на фирменном бланке организации. В данном документе должны содержаться такие сведения:

  1. Реквизиты компании (ИНН, КПП, наименование, фактический и юрадрес).
  2. Актуальная стоимость товаров и услуг, в отношении которых формировался запрос.
  3. Упоминание о том, что все расходы на доставку, отгрузку и пр. были включены в стоимость закупаемых товаров.
  4. Срок действия предоставленного коммерческого предложения.
  5. Дата отправки коммерческого предложения и его исходящий номер.

Оно должно быть заверено официальной печатью компании (если такая есть) и подписью руководителя. Стоит отметить, что коммерческие предложения без синей печати поставщики принимают с определенной опаской, так как в рекомендациях указано на необходимость такого заверения полученного предложения.

Поставщику желательно прямо указать в тексте, что коммерческое предложение не является публичной офертой (это означает, что поставщика не могут привлечь на основании него к заключению договора).

Стоит отметить, что коммерческое предложение имеет ограниченный срок действия. Связано это с постоянными изменениями рыночной конъюнктуры, что может потребовать от поставщика изменения ценовой политики. Срок действия цен на предлагаемые товары и услуги определяется поставщиком по своему усмотрению. Обычно в тексте ответа исполнителем указывается дата, до которой предложенные цены считаются действительными.

Если поставщик не пропишет в коммерческом предложении временные рамки, то такое предложение будет признано бессрочным. Но по рекомендациям Минэкономразвития №567 п. 3.14 при расчете НМЦК следует учитывать только те предложения, которые поступили не позднее, чем за полгода до проведения рыночного анализа. Поэтому перед проведением закупки следует всегда запрашивать актуальные предложения от поставщиков.

Только в исключительных случаях заказчику разрешают использовать старые сведения из коммерческих предложений. При этом актуальная стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента (методика расчета приводится в п. 3.18 Приказа №567).

Обычно предложение направляется заказчику на указанную им электронную почту. Но заказчик в запросе вправе прописать иной предпочтительный способ получения предложений от исполнителей. Образец ответа на запрос коммерческих предложений можно скачать здесь.

В Методических рекомендациях указано, что полученные от поставщиков коммерческие предложения подлежат хранению вместе с остальной закупочной документацией. Это могут быть как оригиналы коммерческих предложений, так и снимки экрана, содержащие изображения поступивших предложений и даты их формирования.

Таким образом, запрос рыночных предложений в рамках государственных закупок производится в целях анализа рынка при определении и обосновании НМЦК методом сравнимых рыночных цен. Рекомендации Минэкономразвития №567 содержат перечень информации для формирования запроса коммерческих предложений. Требования к определению НМЦК на основании полученных предложений прописаны в 22 ст. 44-ФЗ. Запрос допускается отправить на личную почту поставщика либо опубликовать извещение о запросе ценовой информации в ЕИС. Полученное от поставщика коммерческое предложение носит только ознакомительный и информационный характер и не может служить основанием для принуждения его к заключению договора на указанных условиях.

Запрос о предоставлении ценовой информации

Запрос коммерческих предложений

на оказание услуг по техническому обслуживанию

комплекса технических средств охраны

 

 

Уважаемые господа!

 

 

Комитет по благоустройству Санкт‑Петербурга (далее – Комитет) в целях установления начальной максимальной цены контракта (НМЦК) на основании информации о рыночных ценах, просит направить Ваши коммерческие предложения, исходя из следующих характеристик планируемой закупки:

            Объектом закупки является оказание услуг по техническому обслуживанию комплекса технических средств охраны (далее - Комплекс), установленного в пом. 1-Н, 24-Н,        25-Н, 29-Н, занимаемых Комитетом в здании по адресу: Санкт‑Петербург, Караванная ул., д.9,      лит. А (далее – Услуги).

Состав Комплекса, подлежащего техническому обслуживанию, приведен                             в Приложении 1 к настоящему запросу.

Результат оказания Услуг: поддержание Комплекса в технически исправном состоянии         за счет ежемесячного проведения технического обслуживания Комплекса в соответствии                   с руководством по эксплуатации оборудования, входящего в Комплекс и представление Заказчику актов дефектации (при необходимости) на оборудование, требующее ремонта.

Период оказания Услуг: с 01.01.2016 по 31.12.2016.

                Основными условиями исполнения контракта, заключаемого по результатам закупки, являются:

- порядок оплаты: оплата производится только за фактически оказанные услуги, авансирование не предусмотрено;

- цена Контракта должна быть сформирована с учетом всех расходов, связанных                           с предоставлением Услуг, в том числе расходы на доставку необходимых материалов                        и оборудования, осуществление погрузочно-разгрузочных работ, уплату таможенных пошлин, налогов, сборов  и других обязательных платежей;

-  цена государственного контракта является твердой и изменению не подлежит;

Предполагаемые сроки проведения закупки: декабрь 2015 года;

Способ определения Поставщика: в соответствии с п. 4 ч.1 ст. 93 44-ФЗ

Ответственное лицо от Заказчика при оказании Услуг – заведующий отделом обеспечения деятельности Комитета Переведенцев Валерий Витальевич, тел. (812) 576-1480; +7 (931) 326-0570

Ваши коммерческие предложения необходимо направить по почте по адресу:

Караванная ул., д.9, лит. А, Санкт‑Петербург, 191023, Комитет по благоустройству                      Санкт‑Петербурга и (или) по факсу (812) 576-1480 или электронной почте: [email protected]   в срок  до 06.12.2015.

 

Из коммерческого предложения должна однозначно определяться следующая информация:

                - цена единицы Услуги, общая цена Контракта на условиях, указанных в запросе;

                - срок действия предлагаемой цены.

                В целях предупреждения намеренного завышения или занижения цены Контракта Ваше коммерческое предложение должно содержать расчет такой цены по форме, приведенной                   в Приложении 2 к запросу в виде заполненных гр.5,6 Таблицы и общей цены коммерческого предложения с указанием срока его действия.

Представление коммерческого предложения не влечет за собой возникновения каких-либо обязательств Комитета  в отношении подателя такого предложения.

 

Приложения: 1. Состав комплекса технических средств охраны

2. Форма Расчета стоимости оказания Услуг для коммерческого предложения Исполнителя (Подрядчика).

 

С уважением,

Комитет по благоустройству Санкт‑Петербурга

Отдел обеспечения деятельности Комитета

Старший инженер

Кочеткова Любовь Александровна

8(812) 576-74-80

Запросить коммерческое предложение - ООО «Крепость»

Наименование организации *

Фактический адрес *

Контактное лицо *

Контактный телефон *

Электронный адрес (e-mail) *

Услуга *

Выберите услугуПожарный аудитРасчет пожарного рискаПожарная экспертизаРасчет времени эвакуацииРасчет категорииПожарная декларацияПланы эвакуацииРазработка документацииКонсультацииЗащита при проверках

Назначение объекта

Выберите назначениеАдминистративное зданиеГостиница, общежитиеМагазинТоргово-развлекательный центрПроизводствоСкладАвтозаправкаПрочие

Количество этажей *

Общая площадь *

Наличие средств противопожарной защиты

Внутренний противопожарный водопровод (ВПВ)

Наружный противопожарный водопровод (НПВ)

пожарные водоемы

пожарные гидранты

Автоматическая установка пожаротушения (АУПТ)

водяное

порошковое

газовое

Система пожарной сигнализации (СПС)

Система оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре (СОУЭ)

тип 1

тип 2

тип 3

тип 4

тип 5

Противодымная защита (ПДЗ)

система дымоудаления

система подпора воздуха

Огнезащитное покрытие

деревянные конструкции

металлические конструкции

Внимание, поля отмеченные *, являются обязательными для заполнения!

Как написать запрос предложения: шаблоны, примеры и процесс

Запрос предложения (RFQ) - это лишь один из многих документов RFx, которые являются частью процесса закупки. Если вы знаете, как написать запрос предложений, это может быть очень полезно в процессе закупок. В правильной ситуации запросы предложений выгодны и предлагают более быстрые результаты, чем их более распространенный аналог - запрос предложений.

Документы

RFx и терминология закупок могут сбивать с толку, поэтому в этом посте мы подробно рассмотрим документ запроса котировок, включая ответ:

Приступим.

Загрузите шаблон запроса коммерческого предложения здесь.

Что такое запрос цен (RFQ)?

Запрос ценового предложения (RFQ) - это документ, в котором подробно описаны требования покупателя и содержится просьба к поставщикам сообщить цены и условия оплаты.

Запрос предложений отличается от запроса предложений, поскольку он почти полностью фокусируется на стоимости конкретной позиции или позиций. Напротив, RFP немного более гибкие и позволяют поставщику предлагать творческие решения.Решения по запросу предложений принимаются в основном на основе цены, в то время как запросы предложений могут быть более субъективными и учитывать ряд факторов для выбора правильного поставщика.

* Примечание: RFQ также может означать запрос квалификации.

Когда следует использовать запрос предложений?

Запрос предложений не подходит для каждой ситуации с закупками. Обычно запросы предложений используются для покупки очень специфических продуктов, таких как оборудование или список канцелярских товаров. Однако иногда они используются для закупки услуг, например, контракта на техническое обслуживание.Запрос предложений лучше всего подходит в ситуациях со стратегическим выбором поставщиков, когда эмитент точно знает, чего он хочет и сколько.

Думайте о запросе предложений как о простой форме предварительного заказа ⁠ - в ней четко определены необходимые характеристики продукта или услуги. В вашем запросе должна быть учтена каждая доступная переменная, от стиля до размера и дизайна. В запросе предложений также указано, как каждый поставщик должен предоставлять информацию о ценах. Ответы включают подробные сведения о стоимости каждого продукта. Такой уровень детализации позволяет покупателю проводить точные сравнения поставщиков.

Следует ли использовать запрос предложений?

  • У вас есть список поставщиков, прошедших предварительную квалификацию, которые могут предоставить конкретный продукт или услугу, которые вам нужны?
  • Вы точно знаете, что хотите купить и сколько штук каждого товара?
  • Цена - самый важный фактор?
  • Вы покупаете что-то готовое и не требующее специализации?
  • Сможете ли вы управлять товаром самостоятельно без поддержки продавца?

Если вы ответили утвердительно на все эти вопросы, то запрос предложения будет для вас хорошим выбором.

4 типа запросов предложений

Запрос предложения может быть представлен несколькими различными способами. У каждого типа запроса предложений есть свои плюсы и минусы.

Типы запросов предложений:
Открытая ставка

Открытая заявка - это когда ответы видны всем квалифицированным поставщикам. Предложения открываются в течение периода подачи, позволяя поставщикам видеть цены друг друга. Поставщики могут изменять и обновлять поданные заявки до крайнего срока подачи заявок.

Pro: Видимость цен может способствовать повышению конкурентоспособности цен, что приведет к снижению затрат
Con: Открытое ценообразование может иметь неприятные последствия и привести к установлению цен среди поставщиков

Запечатанная заявка

Запечатанная заявка - это когда запрос предложений открыт для всех квалифицированных участников торгов, но ответы открываются только после истечения крайнего срока подачи.Запечатанные заявки распространены в проектах государственных и государственных закупок.

Pro: Может помочь снизить риск мошенничества и обеспечить прозрачность выбора поставщиков
Con: Продавцы могут быть не столь мотивированы, чтобы предлагать свои самые лучшие цены

Приглашенная ставка

Приглашенная ставка - это когда только определенные поставщики получают запрос предложения. Они используются как для открытых, так и для закрытых заявок.

Pro: Отправка запроса предложений ранее использовавшимся и доверенным поставщикам может ускорить процесс выбора и заключения контрактов
Con: Конкуренция более ограничена, и покупатель может упустить экономию средств, предлагаемую новыми поставщиками, которые им неизвестны

Обратный аукцион

На обратном аукционе продавцов просят предоставить самое низкое предложение, и цена уменьшается по мере продолжения аукциона.Обратный аукцион может использоваться в качестве вторичного шага, если запрос предложения выставлен, но ни один поставщик не соответствует целевой цене.

Pro: Это быстрый, конкурентоспособный процесс, основанный на Интернете, и самое низкое предложение автоматически выигрывает.
Con: Контракт присуждается автоматически на основе самой низкой цены, поэтому другие важные факторы могут не приниматься во внимание

Процесс запроса предложений

диапазон { цвет фона: # ff671d! important; } .fusion-content-box-1 .fusion-content-box-hover .link-area-box-hover .heading .icon> span { цвет границы: # ff671d! important; }]]>

1. Подготовка и требования

Перед отправкой запроса коммерческого предложения вы должны определить , в точности , что нужно вашему бизнесу. Этап подготовки занимает больше всего времени, но не торопитесь. Во время подготовки помните, что чем больше подробностей вы предоставите, тем точнее и полезнее будут ваши ответы поставщика.Не забудьте сотрудничать со своими внутренними заинтересованными сторонами, чтобы изучить все необходимые требования.

Помимо сведений о продукте или услуге, которые вы хотите купить, вам необходимо указать:

    • Какой тип запроса будет выдан?
    • Кому будет предложено ответить на запрос предложений?
    • Когда будет крайний срок?
Документы и информация для включения в запрос предложений

Детали лежат в основе каждого эффективного запроса предложений.Дополнительная информация поможет ускорить ответы поставщиков, а также процесс заключения контракта.

Наряду с запросом предложений важно включить дополнительную документацию:

    • Приглашение к участию в торгах с введением и резюме
    • Обзор бизнеса с описанием вашей компании, подробностями о проекте и другой соответствующей справочной информацией
    • Требования к предварительному квалификационному отбору, чтобы поставщик мог ответить
    • Общие положения и условия, включая возможность обсуждения условий
    • Шаблон или таблица цены с разбивкой по позициям и видам затрат
    • Критерии выбора и веса

2.Выдача и управление

Пришло время отправить запрос предложений вашим поставщикам. Для большинства запросов предложений лучше выбирать не более восьми поставщиков. Убедитесь, что у поставщика достаточно времени, чтобы проработать запрос предложения со своей командой, по крайней мере, пару недель. Надеюсь, вы предоставили достаточно информации, чтобы вопросы были минимальными. Но когда вопросы все же возникают, поделитесь ответами со всеми участниками. Централизованная система управления запросами предложений делает это быстро и легко.

На протяжении всего процесса очень важно поддерживать равные условия игры.Делитесь одинаковой информацией и задавайте всем участникам одинаковые вопросы. По мере получения ответов рекомендуется подтверждать их получение у поставщика. Если у вас нет открытых торгов, храните информацию о предложениях других поставщиков в строжайшей конфиденциальности.

3. Оценка и отбор

Самым большим преимуществом запроса предложений является то, что оценка и отбор должны быть быстрыми и простыми. Подготовка, которую вы вложили вначале, теперь окупится. С помощью шаблона или таблицы цен вы можете легко сравнивать поставщиков рядом.Если вы работаете с отборочной комиссией или другими заинтересованными сторонами, составьте памятку с ключевой информацией. Памятка должна включать в себя сводку о том, сколько заявок вы получили, количество заявок, которые были квалифицированы, и почему другие были дисквалифицированы.

Вашим окончательным выбором, скорее всего, будет поставщик, предложивший лучшие цены и условия. Тем не менее, обязательно прочтите всю сопроводительную документацию. Ключевые идеи могут быть включены в сопроводительное письмо или резюме.

Сделав свой выбор, храните четкую документацию о процессе, квалифицированных предложениях, опубликованных критериях и победителе.Эти данные обеспечивают прозрачность и могут использоваться в будущем при выпуске новых запросов предложений.

4. Закрытие и заключение договоров

Сообщите выбранному поставщику. Помните, что предоставленный ответ является цитатой, а не формальным соглашением. Создайте контракт после того, как продлите предложение, уточните детали и получите согласие поставщика.

Благодаря вашей отличной подготовке процесс заключения контракта должен быть простым. Создайте свой контракт, указав детали, сроки и условия, информацию о платеже и результатах, которые были указаны в исходной документации по запросу предложений.После выполнения контракта уведомите других поставщиков о своем выборе.

Помните, что полезно поддерживать теплые отношения даже с невыбранными поставщиками. Предоставьте любые ответы, информацию или контекст поставщикам, которые не выиграли тендер. Обновите профили поставщиков любой новой информацией, чтобы в следующий раз, когда вы были готовы привлечь их, у вас была вся нужная информация.

5. Проверка и оценка

После подписания контракта рекомендуется установить напоминание о повторной регистрации.Пока сделка еще свежа в памяти, сделайте заметки и установите для себя напоминание через шесть месяцев или год, чтобы проверить ее снова. Периодическая оценка поставщиков является ключевой частью жизненного цикла закупок.

Общие вопросы по оценке поставщика:
    • Выполняет ли поставщик свою часть соглашения?
    • Получаете ли вы то, на что надеялись и на что планировали?
    • Можно ли улучшить отношения?
    • Получил ли поставщик отзывы и отреагировал на них?
    • Предлагают ли сейчас другие поставщики более конкурентоспособные цены?
    • Рынок изменился?

Как написать запрос предложений

Запрос предложений сильно различается от отрасли к отрасли и может быть настроен в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Ключевые компоненты запроса предложений:

Информация для покупателя

  • Название проекта
  • Цели и предпосылки проекта
  • Контактная информация покупателя
  • Срок подачи и инструкции

Подробные характеристики

  • Описание продукта или частей
  • Технические требования
  • Кол-во
  • Требования к доставке

Критерии выбора

  • Анкета для предварительной квалификации
  • Тип запроса предложения (открытый или закрытый)
  • Критерии начисления баллов
  • График процесса отбора

Условия использования

  • Юридические требования и требования безопасности
  • Условия использования
  • Раскрытие информации
  • Стандартный договор

Примеры запросов предложений

Правительство Запрос предложений

RFQ часто используются при государственных закупках.Управление общих служб США использовало запрос предложений, когда им нужно было создать общегосударственные услуги по уборке. Как и следовало ожидать, запрос предложений очень подробный и предлагает очень конкретную информацию об объеме, руководящих принципах и требованиях. Документ также обеспечивает четкий процесс оценки, чтобы поставщики знали, чего ожидать.

Служба уборки GSA Запрос предложений

Некоммерческая организация RFQ

RTI International - некоммерческий институт, расположенный в Северной Каролине.Организация предоставляет глобальные исследования и технические услуги государственным и коммерческим клиентам. В 2017 году они подготовили запрос цен, когда им нужно было приобрести новые планшеты и чехлы для планшетов. Этот документ является прекрасным примером детального характера запроса предложений.

RTI International Tablet Запрос предложений

Коммунальное предприятие Запрос предложений

BrightRidge, государственная энергетическая компания, создала запрос цен на закупку очень специфического оборудования.В документе подробно описаны все технические характеристики трансформаторов, а также предлагается полезная информация и инструкции для поставщиков.

Трансформатор BrightRidge Запрос предложений

Шаблон запроса предложения

Каждый запрос предложения отличается. Запрос предложения, который подходит для закупки расходных материалов, не подходит для предложения услуг ИТ-поддержки. Шаблоны запросов предложений можно использовать в качестве руководства, но настройте их в соответствии со своими потребностями.

Загрузите этот запрос предложений и настройте его в соответствии со своими потребностями.

Дополнительные ресурсы RFx

Нужны дополнительные шаблоны? Хотите узнать больше о других типах документов RFx? Хотите знать, в чем разница между RFI, RFQ и RFP?

Мы вас прикрыли. Ознакомьтесь с этими полезными сообщениями в блоге:

Помните, что выпуск документов RFx не обязательно должен выполняться вручную. Программное обеспечение RFP позволяет автоматизировать RFP и позволяет эмитентам создавать шаблоны RFx, сотрудничать с поставщиками, автоматически оценивать предложения и многое другое.Технологии трансформируют процесс закупок и позволяют лучше выбирать поставщиков.

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этой электронной книгой: Руководство по программному обеспечению RFP: Как найти решение RFP, которое идентифицирует подходящих поставщиков.

Процесс простого запроса предложения (RFQ) для закупок

В этой серии статей внештатный автор и эксперт по цепочке поставок Элейн Портеус исследует основные темы закупок.

Большинство деловых людей знакомы с сокращениями RFP и RFQ, но в чем разница и как они используются?

Выбор того, какой тип документа использовать, зависит от требуемого продукта или услуги и желаемого результата - требуется ли это предложение или подробное ценовое предложение?

Запрос предложений (RFP) - это формальный метод получения подробных и сопоставимых предложений от разных поставщиков по определенному продукту или услуге.Это всеобъемлющий документ, который должен содержать всю необходимую информацию, необходимую для принятия обоснованного решения о стратегических закупках. Процесс запроса предложения может занять от нескольких недель до шести месяцев.

Запрос ценового предложения (RFQ) - это документ конкурсного предложения, используемый при приглашении поставщиков или подрядчиков представить ценовое предложение на продукты или услуги, где требования стандартизированы или производятся в повторяющихся количествах. Запрос предложения часто используется для товаров большого объема / низкой стоимости и должен быть заполнен быстрее, чем запрос предложения.Покупатель должен предоставить техническую спецификацию, а также свои коммерческие требования. Документ иногда может называться Приглашением к участию в торгах или Приглашением к участию в торгах.

Как написать документ запроса предложения

Хорошо составленный запрос предложений должен открываться знакомством с компанией и ее бизнесом, а также заявлением о необходимости. Затем это позволяет поставщикам четко выражать свои предложения для удовлетворения этой потребности и предоставляет покупателю справедливый способ выбора наилучшего решения.Эффективный способ сделать это - предоставить участникам торгов шаблон, предназначенный для получения полной информации, необходимой в формате, позволяющем легко сравнивать. Время, потраченное на подготовку, сэкономит время и сэкономит разочарование в будущем.

A 6-этапный процесс запроса предложения

Хотя запросы на расценки бывают самых разных форм и размеров, они обычно выполняются в шесть основных шагов. Давайте рассмотрим процесс с точки зрения игры в змей и лестниц.

  1. Оформление документа

Начните свой запрос предложений с подготовки соответствующей документации.Определите четкие требования с участием внутренних заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что вы включили все необходимые требования, которые, по крайней мере, следующие:

  • Определение необходимых продуктов или услуг с подробными спецификациями
  • Требования к доставке
  • Кол-во
  • Условия оплаты
  • Предлагаемый способ оценки
  • Срок принятия решения и процесс рассмотрения
  • Условия договора
  • Требования к подаче

Шаблон в формате, который можно легко сравнить, например в Excel, должен включать количество, разбивку затрат, если применимо, цены, оптовые скидки и общую цену (до налогов).

Пример шаблона цены запроса предложения

  1. Определить список поставщиков

Запрос предложений может быть открыт для всех возможных участников торгов. Мировой рынок динамичен, и на него постоянно появляются новые участники. Чтобы упростить процесс, может потребоваться запустить мероприятие предварительного отбора перед отправкой вашего запроса предложения в закрытый список утвержденных участников торгов. Это момент, когда вам необходимо оценить как финансовые, так и операционные риски.

  1. Отправить запрос предложений

Запрос предложений должен содержать четкие инструкции по его заполнению и сроку подачи заявок. Важно дать участнику торгов достаточно времени, чтобы сформулировать свой ответ. Запрос предложения должен включать в качестве приложения условия покупателя. В период подготовки тендерного предложения должен существовать метод, с помощью которого любой потенциальный поставщик может задавать уточняющие вопросы и получать ответы. Всем участникам торгов должна быть предоставлена ​​одинаковая информация.

Есть много поставщиков услуг с размещенными решениями и программным обеспечением для электронных источников, которые могут автоматизировать некоторые части процесса, включая вопросы и ответы и обмен ответами. Участники торгов могут загружать свои предложения с необходимыми подтверждающими документами и получать уведомления.

  1. Получать ответы и анализировать результаты

Конкурсные предложения, полученные из автоматизированной системы или вручную, должны быть конфиденциальными, чтобы гарантировать справедливый результат.

Лучшая практика: закрыть торги в установленный срок и сразу после этого открыть все предложения.

  1. Выберите успешного поставщика

Процесс оценки становится проще и быстрее, если используется эффективный, хорошо продуманный шаблон. Победителем торгов будет тот, кто предложит самую низкую цену на указанные товары или услуги при соблюдении всех критериев отбора. Может потребоваться процесс прояснения и незначительные переговоры для достижения правильного результата.Сделка завершается только после подписания контракта.

Передовой опыт : Задокументируйте все действия, предпринятые в процессе запроса предложений, включая количество разосланных предложений, количество полученных предложений, критерии оценки, членов комитета по оценке предложений и окончательное решение.

  1. Консультировать неудачливых поставщиков

Сообщите другим участникам торгов о присуждении контракта. Поблагодарите их за участие; они могут понадобиться вам снова в будущем.

Перечисленные выше этапы 1–6 традиционно выполняются в коммерческом секторе экономики. Правительственные ведомства и другие государственные органы могут иметь более строгие правила для процесса запроса предложений.

На что обращать внимание при запросах предложений

В процессе запроса предложений могут возникать нарушения, если список участников торгов манипулируется или неестественно ограничивается с целью ограничения конкуренции. Этот процесс также может быть нарушен, поскольку требования могут быть разбиты на более мелкие посылки, чтобы избежать более длительного и сложного процесса запроса предложений.Не позволяйте этому случиться с вами.

Фотография предоставлена: Smabs Sputzer (1956-2017)

Шаблон запроса предложения

- шаблон бесплатного запроса предложения

Проекты не выполняются без помощи. Помимо проектной группы, есть материалы и принадлежности, необходимые для создания результатов проекта. Заключение контрактов с поставщиками требует переговоров и оформления документов.

Запрос предложений (RFQ) является частью этого процесса с запросом предложений (RFP) и запросом информации (RFI).Использование этого бесплатного шаблона запроса предложений для Word упрощает эту часть процесса.

Что такое запрос предложений?

Запрос цен (RFQ), иногда называемый запросом котировки или приглашением к участию в торгах (IFB), является частью процесса обеспечения закупок для проекта. Запрос предложений - это способ сузить круг поставщиков до тех, кто может соответствовать вашему ценовому диапазону по постоянной ставке. Запрос предложений часто отправляется до запроса предложений (RFP).

RFQ и RFP - это похожие документы, в которых вместе или по отдельности начинается коммуникация с поставщиками.Запрос предложений содержит подробную информацию о проекте и необходимых услугах или материалах. В запросе предложений более конкретно спрашивается, сколько будут стоить эта услуга или товары для установления цены для проекта.

Использование запроса предложений не ограничивается только управлением проектами, и его можно найти во многих отраслях. В управлении проектами запрос предложений используется как механизм закупок и помогает руководителям проектов достичь целей своего бюджета. Затем они могут заключить договор с поставщиками или продавцами, которые соблюдают их финансовые ограничения.

Зачем нужен шаблон запроса предложения

Шаблон запроса предложения важен, потому что менеджеры проектов рассылают эти документы поставщикам и поставщикам во время управления проектом. Шаблон отформатирован таким образом, чтобы его можно было использовать для любого типа проекта. Скорее всего, вы отправите гораздо больше, чем один, поэтому наличие шаблона сэкономит время. Шаблон запроса предложения (RFQ)

ProjectManager.com для Word

Они также играют ключевую роль в переговорах. Когда вы создаете контракт с продавцом или подрядчиком, одним из важных моментов, по которым нужно определиться, является цена.Запрос предложений - это документация, позволяющая обеим сторонам прийти к соглашению о стоимости товара или услуги. Это помогает руководителям проектов знать, чего ожидает поставщик в отношении оплаты, что затем может быть обсуждено и при необходимости скомпрометировано.

Если вы ищете стандартизированный продукт, запрос предложений имеет решающее значение. Ваш поставщик понимает, что, получив запрос предложения, он является одним из многих конкурентов, к которым вы обращаетесь, чтобы узнать цену. Следовательно, в их интересах по возможности предлагать более высокую ставку, что, конечно же, порадует заинтересованных лиц, которые следят за прибылями.Запрос предложений также включает расходы поставщиков или продавцов.

Бесплатный шаблон запроса предложений - это инструмент, который поможет вам снизить затраты на проект, контролируя процесс торгов с поставщиками и продавцами. Вы можете отправить запрос предложения как открытую ставку, что означает, что любой может сделать ставку и увидеть ставки других. Также существует запечатанная заявка, когда покупатель открывает все заявки одновременно по истечении крайнего срока подачи. Приглашенные заявки отправляются выбранным сторонам, и на обратном аукционе запрашивается самая низкая цена.

Когда использовать шаблон запроса предложения

Шаблон запроса предложения обычно используется на стадии планирования проекта. Он приходит в тот момент, когда вы решили, что вы хотите выполнять свои задачи, и создать результаты своего проекта. Вы также начали работу или даже выполнили бюджет, поэтому вы примерно знаете, какую часть финансовых обязательств вы можете взять на себя.

Именно в это время вы захотите найти поставщиков и продавцов, у которых есть нужные вам товары или услуги.Запрос предложений - это один из документов, который поможет вам выбрать правильную сторону для сотрудничества. Информация, которую они предоставляют с точки зрения ценообразования, позволит руководителю проекта узнать, может ли поставщик или продавец удовлетворить требования проекта.

Используйте запрос предложений в качестве подтверждающей документации при обращении к поставщикам и поставщикам по поводу их продуктов или услуг. Как уже отмечалось, это часть более крупного пакета, который включает RFP и RFI. Все три этих документа действуют как механизм партнерства с нужной компанией, которая может предоставить вам все необходимое для завершения вашего проекта в срок и в рамках бюджета.

Кому следует использовать шаблон запроса предложения?

Это зависит от обстоятельств. Лицо, использующее запрос предложений, может варьироваться в зависимости от организации, в которой вы работаете, и размера проекта. Если это небольшой проект, велика вероятность, что работа будет выполняться менеджером проекта или его помощником, который выполняет больше административных функций.

Более крупные компании и проекты обычно имеют больший штат сотрудников. Это означает, что может быть менеджер по закупкам, в обязанности которого входит развитие отношений с продавцами и поставщиками.Это те, кому поручено получить товары или услуги и проработать детали контракта в соответствии с тем, что разрешено в соответствии с планом проекта.

Кто бы ни отвечал за закупку проекта, использование шаблона запроса предложений экономит время и стандартизирует процесс. Это делает его более эффективным. Когда документы попадают на стол того, кто уполномочен подписывать контракты, все детали уже там и четко изложены.

Как использовать ProjectManager.com’s RFQ Template

Использовать бесплатный шаблон RFQ легко и быстро. Вся необходимая информация выложена на листе. Просто заполните соответствующие области. Здесь есть место для компании, которой вы отправляете запрос, и всей ее контактной информации.

Информация о расценках

Также есть место для того, для чего указано ценовое предложение, и для вашей компании. Данные могут быть записаны в верхнем правом углу. Под датой указан номер предложения для ваших записей и место для записи идентификатора клиента.Вы также можете указать срок или указать действительную дату.

Примечания

Наконец, есть место, где можно указать, кто подготовил цитату, и место для любых дополнительных комментариев или специальных инструкций.

Ниже находится строка информации, которая включает контактного лица продавца, P.O. номер счета, дата отгрузки, способ доставки, F.O.B. пункт (свободный на борту, который указывает, когда товар будет в пути) и, наконец, условия.

Цены, описание и количество

Под этой информацией находится подробная информация о товарах, такая как количество, описание, цена за единицу, любые налоги, которые будут применяться, а затем сумма, которая суммируется в нижней части документа.Есть место для промежуточной суммы, налоговой ставки, налога с продаж и других сборов.

Как использовать шаблон запроса предложения с ProjectManager.com

После заключения договора с поставщиком или поставщиком и согласованной цены на товар или услугу вы можете добавить ее на ProjectManager.com и отслеживать затраты на протяжении всего срока реализации проекта. цикл. Бесплатный шаблон запроса предложения - отличный инструмент, но он явно ограничен процессом закупки.

Добавляя затраты на ресурсы в онлайн-диаграмму Ганта, вы можете установить свой бюджет в программном обеспечении, а затем отслеживать и отслеживать эти затраты по мере выполнения проекта.Диаграмма Ганта свяжет эти затраты с конкретными задачами, а затем вы сможете отслеживать фактические затраты с запланированными затратами. Знание вариативности проекта - один из инструментов, с помощью которого менеджеры проекта могут убедиться, что они на правильном пути.

Чем быстрее вы определите отклонение графика проекта или бюджета от графика, тем быстрее вы сможете отреагировать. Это экономит ваше время и деньги. Все данные, которые вы вводите в диаграмму Ганта, используются в нашем инструменте. Когда команды обновляют свои статусы, эта информация автоматически загружается и рассчитывается нашей панелью управления в реальном времени.

На панели мониторинга отображаются несколько показателей проекта, например затраты и время, чтобы дать вам общее представление о проекте. Чтобы глубже изучить данные, можно одним щелчком создать отчеты по отклонениям от проекта, задачам и т. Д. Эти отчеты можно фильтровать, чтобы отображать только ту информацию, которую вы хотите, а затем легко делиться ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Какие другие шаблоны могут помочь с закупками?

Запрос предложений - это только часть процесса закупки, которая сама по себе является частью вашего более крупного бюджета проекта.Существуют и другие бесплатные шаблоны, которые вы можете использовать при заключении контрактов с поставщиками и формировании бюджета проекта.

Шаблон бюджета проекта

Этот бесплатный шаблон бюджета проекта позволяет вам заполнить все финансовые детали, связанные с вашим проектом. Шаблон Excel можно разметить по цвету для облегчения чтения. Он собирает затраты на рабочую силу и материалы, а также другие статьи, которые не входят в эту категорию.

Шаблон запроса информации (RFI)

RFI является частью механизма закупок, который включает в себя RFP и RFI.Этот бесплатный шаблон RFI предназначен для получения информации о проекте или услуге. Его можно использовать во время заключения контракта с продавцом или поставщиком, а также впоследствии для получения разъяснений по поводу использования их товаров или услуг.

Шаблон оценки

Бесплатный шаблон оценки может помочь вам при разработке бюджета проекта. Это позволяет вам определить затраты и более точно оценить, сколько будут стоить ваши труд, материалы и многое другое. Это проинформирует ваш запрос предложений и поможет вам решить, какие поставщики или подрядчики соответствуют требованиям вашего проекта.

Связанные материалы по закупкам

ProjectManager.com - это больше, чем отмеченное наградами программное обеспечение для организации проектов, групп и задач. Это центр управления проектами с постоянно растущей библиотекой блогов и видео, которые исследуют и дают инструкции по каждому аспекту управления проектом. Вот лишь некоторые из замечательных статей, которые вы можете бесплатно прочитать на нашем сайте.

Как составить план управления закупками
Управление закупками проекта - краткое руководство
7 шагов для успешного бюджета проекта

ProjectManager.com - это облачный инструмент, который предоставляет данные в режиме реального времени для более глубокого понимания и принятия лучших решений. Это помогает вам управлять каждым этапом вашего проекта, от планирования до выполнения, мониторинга и контроля для повышения производительности. Попробуйте прямо сейчас, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией.

Максимально используйте процесс запроса предложений

Процесс запроса предложения довольно прост. Вы знаете, что хотите купить, и вам нужен простой способ сообщить потенциальным поставщикам, чего вы хотите, чего вы ожидаете от их предложений, а также график оценки ответов и выбора поставщика.

Вы можете использовать программное обеспечение для автоматизации некоторых из этих процессов. Компании SaaS (программное обеспечение как услуга) или системы электронного поиска размещают онлайн-платформы, которые включают вопросы для поставщиков, безопасный онлайн-хостинг, где поставщики могут отправлять ответы и загружать общие профили компании, отслеживание и оценку представлений, а также уведомления поставщиков.

Хотите ли вы инвестировать в программное обеспечение или будете управлять процессом внутри компании, запросы предложений следуют одному и тому же процессу.

Вот рисунок, изображающий процесс.

Шаг первый: подготовка

Потратьте время на этот этап проекта, чтобы сэкономить время позже. Хорошая подготовка включает в себя точное решение, что вы хотите от продукта и процесса. Установка четких требований с самого начала позволяет быстро просматривать заявки и заключать контракт. Работайте с менеджерами проектов и другими внутренними заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что вы определили все необходимые требования и установили наилучший процесс запроса предложений.Ваш запрос предложения должен включать следующее:

  • Особые детали или изделия с подробным описанием
  • Требования к доставке
  • Количество товара
  • Условия оплаты
  • Критерии выбора
  • График запроса предложений и процесс рассмотрения
  • Условия использования
  • Требования к подаче

На этом этапе решите, кто должен ответить на запрос предложения. Будет ли это открытая ставка или вы пригласите заранее выбранных поставщиков? Будете ли вы запечатывать заявки до крайнего срока или открывать и раскрывать заявки в процессе? В зависимости от конкретного продукта и бюджета вы можете ограничить этот процесс несколькими поставщиками.Или, если вы пытаетесь определить лучшую цену на продукт, вы можете открыть запрос предложений для более широкой аудитории.

Определите, на какой риск вы готовы пойти с выбранным поставщиком. На этапе подготовки признайте наличие любого денежного риска или даже изменений в качестве или доставке. Внутренние заинтересованные стороны могут помочь с оценкой рисков.

Включите документы запроса предложений, такие как проект контракта с условиями и ценой. Чтобы облегчить процесс, создайте форму с полями для цены за единицу, количества и общей цены, которую поставщики заполняют как часть своего ответа на запрос предложения.Эта информация позволит вам легко сравнивать ставки. Вот пример шаблона цен, который поставщики должны заполнить и включить в свой ответ.

Загрузить шаблон цен

Excel | Слово

Шаг второй: Управление

Отправьте запрос предложений поставщикам (либо предварительно выбранным вами, либо найденным через общедоступные каналы) и убедитесь, что у них достаточно времени, чтобы они ответили продуманным предложением.На этом этапе будьте готовы ответить на вопросы о запросе предложений и поделиться ответами со всеми поставщиками. Возможно, вам будет полезно отслеживать запросы по мере того, как вы отвечаете на них, чтобы помочь с последующими проектами или ценообразованием.

В это время важно относиться ко всем одинаково - это обеспечит прозрачный и справедливый процесс торгов. Не предоставляйте одним поставщикам больше информации, чем другим, и придерживайтесь любых требований конфиденциальности, изложенных в запросе предложений, когда вы получаете предложения.

Отслеживайте ответы по мере их поступления и подтверждайте их получение. Обязательно уведомите отборочную комиссию о своем прогрессе, чтобы эти члены знали, сколько времени нужно выделить для рассмотрения заявок. В зависимости от вашего процесса (и размера контракта) вы можете открыть все заявки по истечении крайнего срока или открывать заявки по мере их поступления. Примите меры предосторожности, чтобы гарантировать, что, открывая заявки по мере их поступления, вы обеспечиваете конфиденциальность ответа каждого поставщика.

Шаг третий: заключение контракта

После истечения крайнего срока приема заявок рецензент или комитет по рассмотрению теперь могут сравнить заявки на основе критериев отбора. Если вы использовали шаблон или форму для сбора котировок цен, будет легко сравнивать ставки. Победителем станет самая низкая цена на лучших условиях. На основе этого ответа на запрос предложения вы можете создать контракт или заказ на поставку, чтобы завершить сделку.

Задокументируйте победителя, процесс, количество предложений и критерии во внутреннем меморандуме.Эта информация будет ценна для внутреннего аудитора и послужит руководством для будущих проектов.

Шаг четвертый: закрытие

Контракт должен быть довольно простым для завершения и подписания, поскольку многие детали контракта были частью процесса запроса предложений, включая сроки и условия, платежи и другие результаты. Возможно, еще предстоит провести некоторые переговоры, такие как упаковка, изменение уровней цен или графика доставки.

После подписания контракта уведомите других поставщиков о выборе победителя и поблагодарите их за участие.Возможно, вы захотите, чтобы эти поставщики стали частью вашего производственного цикла в будущем. Относитесь к ним этично на этом этапе, и они будут готовы потратить время на участие в торгах на будущие проекты.

Руководство по процессу запроса ценовых предложений (RFQ) -

Запрос ценового предложения (RFQ) - это формальный бизнес-процесс, который организация использует для получения ценового предложения от потенциального поставщика. Это позволяет потенциальному покупателю получать оценку затрат от одного или нескольких предприятий для конкретных продуктов или услуг, что позволяет им принимать более обоснованные решения о покупке.Они часто доступны на веб-сайте поставщика в цифровом формате, что позволяет потенциальному покупателю легко загрузить документ и предоставить необходимые спецификации.

С точки зрения покупателя, запросы предложений особенно полезны, когда целью является сравнение оценок цен от нескольких поставщиков. Это ускоряет процесс выбора и позволяет покупателю быстро просматривать заявки и выбирать поставщика, который предлагает лучшую цену. При заполнении запроса предложений важно предоставить соответствующую информацию, которая позволит поставщику точно указать стоимость работы или деталей, которые должны быть предоставлены.В форму запроса предложения обычно включаются следующие поля:
  • Имя
  • Адрес электронной почты
  • Название компании
  • Технические характеристики изделия и прилагаемые чертежи
  • Требуемое количество
  • Информация о ценах (цена за единицу, общая цена и т. Д.)
  • Требования к качеству
  • Детали поставки
  • Дополнительные примечания

Рекомендации по процессу запроса предложений

Хорошо составленный запрос предложения должен быть простым по дизайну, позволяя потенциальному покупателю ясно и кратко изложить свои потребности поставщику.

Шаг первый: подготовка запроса предложения

Как потенциальный покупатель, эффективно разработанный запрос предложений сэкономит вам и вашим поставщикам значительное время и силы в долгосрочной перспективе. Чтобы получить наиболее точное предложение от поставщика, ваш запрос предложений должен включать следующие элементы дизайна:

  • Четкие инструкции по заполнению запроса предложений
  • Обозначение срока оплаты
  • Выделение обязательных и необязательных требований к информации
  • Наведите указатель мыши на комментарии и инструкции по заполнению каждого элемента данных
  • Четкие инструкции по отправке запроса предложений
  • Возможность прикрепления документов / чертежей от поставщика

Шаг второй: распространение вашего запроса предложений

Заполненные запросы предложений следует разослать потенциальным поставщикам, убедившись, что у них есть достаточно времени для ознакомления с вашими спецификациями.В течение этого времени будьте готовы ответить на вопросы и при необходимости поделиться дополнительной информацией с поставщиками. Как только начнут поступать ответы на запросы предложений, отслеживайте их и выделяйте время для тщательного изучения каждой заявки.

Шаг третий: принятие окончательного решения

После достижения крайнего срока приема предложений ответ каждого поставщика должен быть тщательно проанализирован, чтобы определить наилучшее предложение поставщика для каждой детали или услуги. Если использовался шаблон ценообразования, сравнение заявок и условий соглашений от нескольких поставщиков будет довольно простым.

Ознакомьтесь с нашим программным пакетом Global Sourcing & Quoting Software Suite

Наличие автоматизированного решения для сбора и сравнения предложений поставщиков - лучший и наиболее эффективный способ сделать это. После выбора наиболее квалифицированного поставщика необходимо создать уведомление или заказ на поставку для завершения соглашения.

Шаг четвертый: закрытие

На этом этапе завершается и подписывается заключительный контракт, содержащий информацию, указанную в первоначальном запросе предложений.Любые оставшиеся переговоры (упаковка, цены, результаты и т. Д.) Должны быть обсуждены и согласованы. После подписания контракта другие поставщики должны быть уведомлены о том, что был сделан другой выбор.

Формат форм запроса предложений будет отличаться в зависимости от отрасли, типа или объема закупаемой продукции и требуемого уровня детализации. Используйте эти шаблоны запросов предложений в качестве справочника, чтобы создать свой собственный. Форма запроса предложения зависит от ряда факторов, от закупаемых продуктов до требуемого уровня детализации.Ниже приведены несколько шаблонов запросов предложений, которые могут вам пригодиться:

QStrat предлагает эти образцы шаблонов бесплатно. В нашей библиотеке есть множество шаблонов, разработанных для определенных товаров и отраслей. Свяжитесь с нами, чтобы просмотреть полный набор форм запроса предложений.

Программные решения для запросов предложений и предложений

QStrat предлагает специализированные программные решения для запросов предложений, которые упрощают процесс поиска поставщиков и котировок, поэтому клиенты избегают трудоемкого процесса ручного отслеживания и организации подачи нескольких заявок.Наше простое в использовании программное обеспечение оптимизирует и интегрирует весь процесс от начала до конца, позволяя получать и рассматривать все заявки на единой и простой в навигации платформе. Наши специальные предложения продуктов включают:

  • Ценовое предложение дистрибьютора QLM: Наше программное обеспечение для составления предложений дистрибьютора QLM позволяет дистрибьюторам мгновенно создавать событие запроса предложения на основе атрибутов товара и деталей, предоставленных клиентом. Это также позволяет систематически назначать поставщиков на основе требований артикула и возможностей поставщика, устраняя необходимость поиска в файлах или прошлых событиях.Он предоставляет поставщикам всю необходимую вспомогательную информацию для обеспечения качественных ответов и точного цитирования. И, наконец, он предоставляет возможность размечать котировки Suppllier и отправлять расценки вашему клиенту.
  • QLM Sourcing: Наше программное обеспечение QLM Sourcing позволяет производителям более эффективно управлять процессом поиска поставщиков за счет автоматизации маршрутизации и отслеживания запросов предложений с помощью встроенных инструментов автоматизированного рабочего процесса. Он обеспечивает организованное и безопасное хранилище всех данных котировок (прилагаемых документов и чертежей, дополнительных примечаний и т. Д.).), по которым можно быстро перемещаться.

Свяжитесь с QStrat, чтобы узнать о наших инновационных решениях

Хорошо составленный запрос предложений - отличный способ для потенциальных покупателей сообщить о своих конкретных требованиях и пригласить поставщиков подать заявки на рассмотрение. Однако эффективное управление несколькими ставками и реагирование на них может быстро стать непосильной задачей.

Путем стандартизации и автоматизации процесса запроса предложений с использованием программного обеспечения для составления предложений и поиска поставщиков покупатели могут отправлять запросы нескольким поставщикам и получать предложения в формате, который позволяет быстро и легко сравнивать их.

В QStrat мы понимаем уникальные проблемы, связанные с поиском поставщиков и котировками на сегодняшнем сложном и конкурентном рынке. Чтобы упростить процесс, мы разработали инновационное, ориентированное на пользователя программное обеспечение и услуги для составления предложений, предназначенные для удовлетворения потребностей различных отраслей. Наши интегрированные решения по расценкам предоставляют все необходимое в едином консолидированном интерфейсе, что упрощает сравнение информации и принятие обоснованных решений.

Запрос ценового предложения (RFQ) Определение

Что такое запрос цен (RFQ)?

Запрос цен (RFQ), также известный как приглашение к участию в торгах (IFB), представляет собой процесс, в котором компания запрашивает у выбранных поставщиков и подрядчиков представление ценовых предложений и предложений для возможности выполнить определенные задачи или проекты.Процесс запроса предложений особенно важен для предприятий, которым необходимы постоянные поставки определенного количества стандартных продуктов. Компании могут отправлять запросы предложений самостоятельно или до запроса предложений (RFP).

Как запрашивает ценовую работу

Запрос предложений обычно является первым шагом в отправке запроса предложений (RFP). Эти два документа похожи, поскольку они содержат подробную информацию о проекте или необходимых услугах, но в запросах предложений обычно запрашивается более полное ценовое предложение. Кроме того, предприятия обычно разрабатывают запросы предложений для общих продуктов, в которых известно необходимое количество, а запросы предложений - для уникальных, нишевых проектов, количество и спецификации которых неизвестны.

Ключевые выводы

  • Запрос ценовых предложений (RFQ) - это бизнес-процесс, в котором компания запрашивает расценки от выбранных поставщиков и подрядчиков для конкретной задачи или проекта.
  • Запрос предложений может быть отправлен отдельно или вместе с запросом предложений (RFP).
  • Компания обычно отправляет запрос предложений, когда количество стандартного продукта известно и потребность в нем сохраняется.
  • В запросах
  • запросов предложений не создаются незапрашиваемые предложения и котировки, поскольку предприятия ориентированы на конкретных поставщиков и подрядчиков.

Помимо цен, запросы предложений могут включать в себя такие детали, как условия оплаты, факторы, которые могут повлиять на выбор заявки компанией, крайний срок подачи и т. Д. Государственное агентство, которое хочет купить 500 компьютеров с определенным размером жесткого диска и скоростью обработки, например, отправит запрос предложений нескольким поставщикам в качестве потенциальных участников торгов.

Поскольку формат запроса предложений является единообразным для данной компании, когда запросы предложений возвращаются с ценовыми предложениями, запрашивающая компания может легко их сравнить.Обычно процесс запроса предложения состоит из четырех частей: фазы подготовки, фазы обработки, фазы присуждения и фазы закрытия. Компания обычно заключает контракт с продавцом, который соответствует минимальным квалификационным критериям и предлагает самую низкую цену.

Особенности

Запрос предложений не является публичным объявлением. Поскольку запрашивающая компания отправляет запросы предложений только тем предприятиям, которым она доверяет, ей не нужно готовить объемную закупочную документацию.Кроме того, в отличие от публичного запроса предложений, компания может вернуть только то количество заявок, которое она запросила, что также экономит время.

Использование запроса предложений сокращает время, необходимое для закупки товаров или услуг. Он также предлагает определенную степень безопасности, поскольку компания будет получать заявки только от поставщиков, которых она предпочитает. С другой стороны, поскольку запросы предложений снижают конкуренцию, компания может упустить возможность получить самую низкую доступную цену или узнать о новых поставщиках высокого качества.

Когда компания получает предложение в ответ на запрос предложения, это не предложение или договор, имеющий обязательную силу.Адвокат предложит работу выбранному им поставщику, отправив ему заказ на поставку, который, по сути, является контрактом, определяющим сроки и условия работы. Когда поставщик принимает и подписывает заказ на поставку, начинается контракт.

Образец запроса ценового предложения - Образцы писем - письма с результатами

Ценовое предложение - это обещание поставить товары на указанных условиях, поэтому, когда вы запрашиваете ценовое предложение, вы должны убедиться, что в нем очень четко указано, что вы просите включить в него.Например, должны ли быть включены расходы на перевозку или страховку? В зависимости от размера вашего потенциального заказа вы также можете узнать о структуре скидок.

Вот четыре примера писем или электронных писем с просьбой к другим компаниям предоставить вам товары по максимально выгодной цене.

СОВЕТ: Будет лучше, если вы сможете найти имя менеджера отдела продаж и обратиться к нему по этому имени в письме / электронном письме.

Также попробуйте наше письмо с запросом оптового прайс-листа

Письмо с запросом ценового предложения, образец 1

[Ваш служебный адрес]

[ Адрес поставщика ]

[ Дата ]

Кому [ Имя менеджера по продажам ]

Мы по адресу [ Name of your Company ] хотели бы запросить ценовое предложение на следующие позиции:

[ Перечислить позиции ]

Мы были бы заинтересованы в любых сделках по оптовой закупке, которые могут у вас возникнуть, так как мы стремимся закупить эти товары в больших количествах [ укажите необходимое количество ].Мы можем приобрести эти товары немедленно, если цена находится в пределах нашего выделенного бюджета.

Звоните мне, если вам понадобится дополнительная информация, чтобы сообщить нам твердую цену.

Мы с нетерпением ждем вашего ответа.

С уважением,

[ Подпись поверх печатного имени ]
[ Заголовок]
[ Название компании]
[ номер телефона ]

Письмо с запросом ценовых предложений - образец 2

[ Ваш служебный адрес ]

[ Адрес поставщика ]

[ Дата ]

Кому [ Имя менеджера по продажам ]

Мы по адресу [ Name of your Company ] были бы благодарны, если бы вы предоставили нам предложение по следующим позициям:

[ Перечислить позиции ]

Если ваше предложение приемлемо для нас, мы были бы заинтересованы в поддержании долгосрочных отношений с вами, что может повлечь за собой увеличение ассортимента товаров, которые мы покупаем у вас.

Учитывая потенциальный долгосрочный характер этого запроса, мы будем рады, если вы сообщите нам максимально возможную цену на эти товары. Мы - налаженный бизнес с хорошей репутацией, поэтому вы можете быть уверены в своевременной оплате при получении ваших счетов в будущем.

Звоните мне, если вам понадобится дополнительная информация, чтобы сообщить нам твердую цену.

Мы с нетерпением ждем вашего ответа.

С уважением,

[ Подпись поверх печатного имени]
[Заголовок]
[Название компании]
[номер телефона ]

Письмо с запросом ценового предложения Образец 3

[Ваш служебный адрес]

[ Адрес поставщика ]

[ Дата ]

Кому [ Имя менеджера по продажам ]

Я пишу как [ владелец / покупатель / сотрудник по закупкам ] для [ Название компании ] Меня интересует ваш продукт / номер позиции в [размер и количество ].

Не могли бы вы предоставить расценки на стоимость вышеуказанной доставки на наш [участок / местонахождение ] и время, необходимое вам для выполнения наших требований.

Пожалуйста, также подробно опишите ваши условия оплаты.

С уважением,

[ Подпись поверх печатного имени ]
[ Заголовок]
[ Название компании]
[ номер телефона ]

Письмо с запросом ценового предложения, образец 4 (на услугу)

[Ваш служебный адрес]

[ Адрес поставщика ]

[ Дата ]

Кому [ Имя менеджера по продажам ]

Я пишу как [ владелец / покупатель / сотрудник по закупкам ] для [ Название компании ]

Меня интересует стоимость вашей услуги [ описать требуемую услугу ].Пожалуйста, предоставьте исчерпывающее смету стоимости, вероятной продолжительности любого сбоя в нашем бизнесе и время, необходимое для предоставления вам услуг, которые нам требуются, и укажите ваши условия оплаты.

Пожалуйста, свяжитесь со мной по указанному выше / следующему номеру телефона, если вам потребуется дополнительная информация.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *