Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению – Сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Образец 2019 года

Содержание

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Образец 2019 года

Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению .doc

Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.

Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.

Структура письма должна быть следующей:

  1. Наименование компании-отправителя с реквизитами.
  2. Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
  3. Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
  4. Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
  5. Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
  6. Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
  7. Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
  8. Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.

Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.

Несколько советов по составлению письма

  1. Текст письма должен быть понятен. После прочтения у адресата не должно возникнуть каких-либо вопросов о том, чем занимается отправившая письмо компания и что она предлагает.
  2. Будет хорошо, если автор письма будет иметь аналогичную должность, что и его получатель. То есть письмо нужно писать от имени руководителя организации.
  3. Письмо должно иметь деловой вид. Можно использовать полиграфическую и цветную печать, так как документ отправляется в рекламных целях. Но не нужно переусердствовать с количеством и яркостью цветов.
  4. Текст письма не должен быть продающим. Это больше информационное письмо, поэтому стиль должен быть соответствующий.
  5. В случае если письмо было отправлено после предварительной договоренности, можно также указать это. Например: «В понедельник мы беседовали с вами по телефону о …».
  6. Допустимы и такие формы обращения: «Добрый день, Вас приветствует …», «Добрый день! Направляем коммерческое предложение по Вашему запросу».

Образец

Общество с ограниченной ответственность «Север»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу

Исх. №45
23.09.2019 г.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Уважаемый Сергей Сергеевич!

Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе. Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза. В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.

Приложения:

  1. Коммерческое предложение.
  2. Прайс-лист.
  3. Каталог товаров.
  4. Проект договора о сотрудничестве.

С уважением,
генеральный директор ООО «Север»

Михайлов Кирилл Кириллович

Исполнитель: менеджер по продажам
Романов Иван Иванович
тел. 89000000000

assistentus.ru

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: примеры

Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:

  • не обременять коммерческое предложение большими объемами информации;
  • ознакомить с содержанием основного документа.

Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.

Руководство по написанию сопроводительного письма

Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.

Поприветствуйте адресата.

Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.

Например:

  • «Здравствуйте, уважаемая Элеонора Валентиновна!»;
  • «Добрый день, Вас приветствует/беспокоит… ».

Представьтесь.

Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.

Например:

  • «Меня зовут Элеонора Валентиновна. Я директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», мы беседовали с Вами посредством видеосвязи в субботу в 13:30»;
  • «Вас приветствует компания «Суперлеггинс» – ведущий производитель леггинсов на российском рынке».

Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.

При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.

Например:

«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:

  • широчайший выбор леггинсов премиум класса по доступным ценам;
  •  бесплатную доставку в любой населенный пункт РФ;
  • 15% скидки на весь модельный ряд».

Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.

Например:

  • «В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение… »;
  • «Во вложении ознакомьтесь с условиями получения дополнительных скидок… ».

Мотивируйте адресата к действию.

Например:

  • «Возникли вопросы? Обратитесь к нам по адресу… »;
  • «Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру … ».

Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.

Например:

  • «С уважением, директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», Элеонора Валентиновна»;
  • «Благодарим за оказанное внимание, компания «Суперлеггинс».

Примеры сопроводительного письма

Образец №1.

Добрый день, уважаемая Елизавета Марковна!

Меня зовут Вадим Афанасьев. Я менеджер отдела продаж АО «Автомото», мы беседовали с Вами в четверг в 11:20. По Вашему запросу высылаем информацию о процедуре оплаты.

Компания «Автомото» предлагает широкий выбор автомобилей и мотоциклов известных тайваньских брендов по доступным ценам, а также гибкую систему оплаты, которая предусматривает:

  1. наличный и безналичный расчет по факту оформления торгового соглашения;
  2. оформление рассрочки до 10 месяцев – обязательный взнос не менее 15% от суммы контракта.

В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение на торговую выставку автомобильной техники. Начало мероприятия запланировано на 29.07.2015 по адресу: г. Москва, ул. Сталелитейная, 78.

Если возникли дополнительные вопросы, позвоните нам: (325) 507-31-30.

С уважением, менеджер отдела продаж АО «Автомото» Вадим Афанасьев

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/primer-1.docx» icon=»download»]Скачать пример сопроводительного письма № 1[/wpsm_button]
 

Образец №2.

Добрый день, Вас приветствует ОАО «Шаровары» – официальный представитель турецкого бренда повседневной одежды «Тааруф» на территории РФ. В дополнение к коммерческому предложению, высылаем информацию об условиях сотрудничества с нами.

Компания «Шаровары» предлагает:

  • высококачественную одежду из натуральных материалов: хлопок и шелк;
  • низкие цены;
  • 20% скидки на первый заказ;
  • бесплатную доставку.

В приложенном документе также можете ознакомиться с условиями получения сезонных скидок.

Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру телефона: (456) 708-89-90

Благодарим за оказанное внимание, ОАО «Шаровары»

[wpsm_button color=»orange» size=»medium» link=»https://www.rabota-tam.com/wp-content/uploads/2015/07/primer-2.docx» icon=»download»]Скачать пример сопроводительного письма № 2[/wpsm_button]
 

Вам может быть это интересно:

Вот так выглядят грамотные коммерческие предложения:

www.rabota-tam.com

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец

Основной целью коммерческого предложения является стремление заинтересовать адресанта в сотрудничестве. Однако, как демонстрирует практика, его нередко читают крайне невнимательно, либо не читают вовсе. Решением данной проблемы может стать составление сопроводительного письма, которое обозначит интересы составителя и его серьезные намерения на длительное совместное сотрудничество.

Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению

Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.

К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:

  • очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
  • краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;

Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:

  • каталоги имеющихся товаров;
  • прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
  • периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.

Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».

Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.

Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.

Структура сопроводительного письма к коммерческому предложению

Законодательство не регламентирует внешний вид и структуру сопроводительных писем к КП. Однако, на практике сопроводительное письмо включает такие пункты:

  1. Официальное обращение. Зачастую подразумевают конкретного человека в качестве адресата. Это позволяет придать письму индивидуальности и нивелировать ощущение массовой рассылки. Практически всегда используют обращение: «Уважаемый». После этого представляются.
  2. Презентация организации. Подразумевается лаконичное описание преимуществ и успехов компании, а также качеств, которые позволили предприятию достигнуть тех высот, которые имеются на данный момент.
  3. Перечень предоставляемых услуг. В случае, когда компания занимается товарами, также уместно приложить каталог или любой иной буклет, позволяющий адресату понять, какой у фирмы ассортимент и возможности.
  4. Преимущества компании. В письме крайне важно кратко, но максимально уместно описать собственные преимущества. Стоит заранее изучить рынок и описывать свои преимущества по сравнению с конкурентами. Впрочем, прямое сравнение с ними некорректно. Исполнитель также может обозначить особые условия сотрудничества, которые компания готова предоставить исключительно для данного адресата (например, систему скидок на определенные заказы).
  5. Окончание письма. В конце документа должна стоять подпись руководителя, а также приписка: «С уважением».

Раскрытие преимуществ конкретной фирмы является важным пунктом бумаги. Составителю настоятельно рекомендуется уделить этому разделу особое внимание. Практика демонстрирует, что многие составляют его шаблонно, используя стандартные формулировки, например, «Высокое качество продукции» и «Низкие цены». Подобный подход не сыграет компании на руку.

Требования к оформлению сопроводительного письма к коммерческому предложению

КП и прилагаемое письмо могут направляться адресату от имени всего предприятия, конкретных должностных субъектов, подразделений и даже работников. В свою очередь, адресатом может также выступать как один субъект, так и группа лиц.

даже если письмо к КП составляется в электронном варианте, его следует оформлять на фирменном бланке.

Так, важно выделить несколько рекомендаций относительно составления сопроводительного письма к КП:

  1. Предметность. Уместно писать информацию, касающуюся исключительно КП. Предполагается, что если компания занимается несколькими масштабными проектами, но направляет КП только относительно одного, нет необходимости в упоминании деталей второго. Также неуместно использование излишней эмоциональности.
  2. Лаконичность. Практика демонстрирует, что длинные письма читаются гораздо реже, чем краткие. Поэтому стандартное письмо подобного характера не должно занимать более одного листа.
  3. Не рекомендуется использование самого выражения «Коммерческое предложение». Это может отпугнуть заказчика, натолкнуть на мысль, что компания ищет исключительно быстрой прибыли, а предоставляемые услуги или продаваемые товары не отличаются высоким качеством.
  4. Доступность изложения. Не рекомендуется нагружать текст специфическими терминами и профессионализмами.
  5. Стимулирование к активным действиям. Удачным решением является фиксация необходимости что-то сделать в случае, если субъекта заинтересовало предложение. Например, просмотреть дополнительный прикрепленный к письму документ, позвонить по конкретному номеру и т.д. Это обусловлено тем, что заказчики, как демонстрирует практика, не всегда сразу понимают, что именно от них требуется для заключения сотрудничества. Указание алгоритма действий облегчит его задачу.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению, исходя из практической деятельности, выглядит так:

Общество с ограниченной ответственностью «Богемская рапсодия»

ООО «Богемская рапсодия»

1234567 г. Санкт-Петербург, ул. Словацкого, д. 53, оф. 4929

 

Здравствуйте, уважаемая Лариса Анатольевна!

Вас приветствует компания ООО «Богемская рапсодия», г. Санкт-Петербург. Мы являемся студией креативной полиграфии, в стенах которой Вы сможете заказать любое полиграфическое изделие по самым доступным ценам. Компания осуществляет рассылку по всей территории России.

Мы предлагаем:

  • оригинальную полиграфическую продукцию высочайшего качества;
  • доступные цены, а также приятную систему лояльности для оптовых заказчиков;
  • систему скидок для постоянных клиентов и отсрочки;
  • оперативную доставку.

Во вложениях к настоящему письму Вы найдете прайс, презентацию оригинальной продукции ООО «Богемская рапсодия», а также более детальные условия работы с нашей компанией.

По любым возникшим вопросам звоните по телефону: +79185449929.

E-mail: [email protected]

С уважением,
главный менеджер ООО «Богемская рапсодия»
Швеленко Алиса Дмитриевна

Перед тем, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, уместно изучить цели его составления и предположительную структуру. Грамотно оформленный документ привлечет внимание адресата даже больше, чем само предложение, и позволит установить хорошие деловые связи.

Загрузка...

delatdelo.com

Сопроводительное email-письмо для коммерческого предложения

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил заявку на коммерческое предложение. Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение«.

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

  1. Здороваемся.
  2. Представляемся.
  3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
  4. Указываем детали коммерческого предложения.
  5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
  6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе». 

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона». 

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц. 

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________. 

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван! 

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________». 

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %. 

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________. 

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

kaplunoff.com

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению 2019

Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
  • фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
  • обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
  • автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
  • текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
  • после основной части текста перечисляются приложения;
  • заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Читайте также: как правильно написать сопроводительное письмо к документам.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Раздел

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

Коммерческое предложение

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Обращение

Конкретное обращение с указанием ФИО

Уважаемый Иван Иванович!

Основная часть текста

Краткая презентация деятельности компании

Компания ООО «Светлое будущее» – ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке.

Приложения

Перечислить приложения

1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов.
2. Прейскурант — 3 листа.
3. Спецификация и модельный ряд продукции — 8 листов.
4. Фото готовой продукции — 3 листа.

Заключение

Вежливая подпись и контакты ответственного лица

Руководитель
ООО «Светлое будущее» Сидорова Мария Ивановна. Исполнитель: менеджер по продажам
Павлов Валентин Юрьевич , тел 111-22-33.

Пример сопроводительного письма


ppt.ru

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

На странице представлен образец документа «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 15,5 кб

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению носит деловой характер и своей целью ставит информировать получателя о конкретных предложениях по сотрудничеству. Такой документ просто необходим, в случае если само коммерческое предложение достаточно объемно и состоит из нескольких файлов. Краткое изложение предложений коммерческого свойства – назначение такого письма.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению?

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению имеет структуру делового письма. Оно содержит следующую информацию:

  • обращение – пишется в уважительной форме, имя и отчество;
  • текст письма излагается в свободной манере и содержит информацию, коротко информирующую о коммерческом предложении. Обязательно указывается название компании или организации, делающей предложение о сотрудничестве, его услуги или товары и предложения, например, о продаже детских товаров, услуг по ремонту бытовой техники и т.д. При этом указываются документы, в которых изложена подробная информация по предложению, например, прайс-лист на услуги или товары, контактные координаты и т.д.;
  • подписывает письмо руководитель предприятия или организации – фамилия, имя и отчество, должность, дата составления письма.

Оформляется такое деловое послание на бланке предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению примеры

Руководство для создания письма с коммерческим предложением

У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма — напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать — «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».

Начало сопроводительного письма

Давайте представим, одна компания решила разослать коммерческое предложение для новых клиентов. База электронных адресов у нее есть, коммерческое предложение готово, дело осталось за малым: написать такое сопроводительное письмо, чтобы им захотелось увидеть коммерческое. С чего начать?

Как любой продающий текст, сопроводительное письмо начинается с заголовка или темы письма.

Как неправильно писать:

  • Посылать письмо «Без темы».
  • Писать банально — Коммерческое предложение
  • Ставить длинный заголовок — Предлагаем уникальную возможность покупки детского оборудования по специальным ценам! Действует только до 1 августа!

Лайфхак: никогда не пишите слово «предлагаю». Как только вы его употребляете, вы сразу становитесь на ступеньку ниже, чем ваш потенциальный клиент. Поэтому всячески избегайте его.

Как нужно:

  • Как отучить налоговую совать нос в ваши дела? Бухгалтерские услуги на аутсорсинге
  • Получите новые заказы в недвижимости (например, если вы продвигаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
  • Ремонт и эксплуатация серверов

Правильное сопроводительное письмо должно быть кратким. Примерно на 500 — 800 знаков. Оно, как трейлер к фильму, должно заинтересовать читателя и «заставить» перейти к коммерческому предложению.

Структура письма:

  • Представляемся
  • Объясняем, зачем прислали письмо
  • Рассказываем про выгоду для клиента
  • Указываем, что сделать

Давайте рассмотрим конкретные образцы сопроводительного письма к коммерческому предложению с примерами. Для начала возьмем шаблон письма для холодной аудитории, то есть для тех людей, которые ничего не знают о вашей компании и вообще могут расценить вашу рассылку как спам.

Поэтому главное — познакомиться и донести суть максимально эффективно и четко.

2. Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению на «теплую» аудиторию

Давайте представим, что вы знакомы с людьми, которым рассылаете предложение. Возможно, вы получили контакты на одной из конференций. Или уже сделали «холодный» звонок и клиент дал согласие на рассылку. Он уже немного знаком с вами, поэтому считается «теплым» контактом. Вам нужно лишь в сопроводительное письмо напомнить о вашем разговоре. Как это сделать?

Максим, добрый день!

Я – Илья Смирнов, директор компании «Аксиома». Мы познакомились на конференции «Перезагрузка бизнеса в эпоху перемен» в Питере 22 августа. Вы заинтересовались вопросом легального снижения налогов и хотели перейти к нам на бух обслуживание.

Как мы договорились, отправляю вам ссылку на мой семинар «Реальная оптимизация налогов», где я подробно рассказываю о рисках для бизнеса в 2018 году. Если кратко, то в семинаре рассмотрены 33 схемы налоговой оптимизации, которая поможет снизить ваши расходы как минимум на 25%.

Вся информация о наших ценах вы можете узнать тут…(ссылка на сайт или на скачивание).

Мой телефон для связи: …….

Хорошего дня, Илья.

Рассылку по теплым контактам делать проще, потому что человек ждет ваше письмо и примерно знает, о чем идет речь. Он уже вам доверяет и признателен за то, что сэкономили его время и решаете проблемы. А где доверие, там — готовый клиент.

Когда пишется слово «во вложение» или «во вложении»?

Выбор слов «во вло­же­ние» и «во вло­же­нии» зави­сит от того, какая падеж­ная фор­ма суще­стви­тель­но­го упо­треб­ля­ет­ся в кон­тек­сте.

В фор­ме вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го напи­шем окон­ча­ние -е:

Во вложе́ние добав­лен ещё один пред­мет.

Добавлен во что? во вложе́ние.

В фор­ме пред­лож­но­го паде­жа это суще­стви­тель­ное име­ет окон­ча­ние -и:

Во вло­же­нии в посыл­ку недо­ста­ва­ло одной кни­ги.

Недоставало в чём? во вло­же­нии.

Слово «во вло­же­ние» пишет­ся с конеч­ной бук­вой «е» как фор­ма вини­тель­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го «вло­же­ние». Слово «во вло­же­нии» пишет­ся с бук­вой «и», явля­ясь фор­мой пред­лож­но­го паде­жа суще­стви­тель­но­го.

По теме поин­те­ре­су­ем­ся, какое выбрать окон­ча­ние у сле­ду­ю­щих слов сред­не­го рода:

  • по при­бы­тии или по при­бы­тию на место;
  • по окон­ча­нии или по окон­ча­нию шко­лы;
  • по завер­ше­нию или по завер­ше­нии стро­и­тель­ства.

>Зачем нужно сопроводительное письмо к коммерческому предложению и как его правильно написать?

Зачем нужно?

Основное назначение сопроводительного письма:

  1. Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
  2. Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.

К сопроводительному письму могут прилагаться:

  • каталоги продукции;
  • расценки на услуги;
  • сроки проведения официальных мероприятий компании и др.

Сопроводительное письмо очень важно, если компания занимается «холодной» рассылкой предложений.

Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.

Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.

Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.

Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.

Когда и каким образом отправляется?

Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.

Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.

Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:

  1. Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
  2. Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
  3. Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
  4. Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
  5. Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.

У сопроводительного письма могут быть разные цели. Оно может дополнять какую-то информацию, извещать о чем либо или пояснять неясности. Мы предлагаем вам узнать о таких видах СП: к резюме и декларации, в различные компании, в ФСС и к пакету документов. Также для вас мы подготовили статьи, в которых вы найдете подробную инструкцию по составлению данного документа к акту, для работодателя и в ПФР.

Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отправляем предложение в сфере B2B

Когда вы отправляете свое предложение в компанию на общий почтовый или электронный адрес, вероятность его попадания нужному сотруднику очень мала. Особенно если не указаны Ф. И. О. получателя.

В любой организации есть человек, который отвечает за обработку входящих писем. Писем много. Сначала смотрят те, которые ждут, потом — письма от партнеров и госорганов. В последнюю очередь — всё остальное.

На остальное чаще всего не остается времени, и ваше коммерческое предложение летит в корзину — виртуальную или реальную.

Общие рекомендации по отправке коммерческих предложений

  1. Узнайте Ф. И. О. и почту сотрудника, который напрямую заинтересован в вашем предложении. Например, вы продаете канцтовары для офиса и готовы сделать хорошую скидку за объем. С кем у вас получится договориться быстрее: с сотрудником, который отвечает за закупку канцтоваров или с директором? Скорее всего, с первым, особенно если ему дают небольшой бюджет и требуют результат.
  2. Обращайтесь к человеку, которому направлено коммерческое предложение, по имени-отчеству.
  3. Если вы присылаете предложение после договоренности, обязательно напишите об этом в сопроводительном письме. Напомните, где, как и когда вы договорились о сотрудничестве.
  4. Некоторые организации, которые постоянно ищут поставщиков, устанавливают специальный порядок приема коммерческих предложений. Например, на сайте X5 Retail group есть вся информация о том, как и куда нужно отправлять КП, сколько оно будет рассматриваться и т. п. В этом случае вам не надо «изобретать велосипед», действуйте по инструкции.

  5. Не забывайте про бумажные письма. Во-первых, если письмо поставят на входящий номер при вас, оно точно не потеряется. По номеру вы всегда сможете узнать, у кого в данный момент находится ваше предложение. Во-вторых, именно для бумажных писем можно придумать интересные способы оформления, которые заинтересуют получателя.

Отправка коммерческого предложения в электронном письме

Нельзя: тема письма — «Коммерческое предложение», внутри — вложение с таким же названием, никаких приветствий и комментариев. При такой отправке даже самое продающее коммерческое предложение будет отправлено в «Спам» или «Корзину».

Чтобы предложение было прочитано, нужны:

  • интересный заголовок с выгодами покупателя в теме письма
  • в самом письме — текст коммерческого предложения или сопроводительное письмо к предложению, которое расположено во вложении.

Какой вариант: поясняющее письмо плюс вложение или все условия непосредственно в письме — подойдет для вас, можно определить только опытным путем.

Будьте заметными при отправлении бумажных писем

В книге Д. Каплунова «Эффективное коммерческое предложение» целая глава посвящена отправке предложений.

«Коммерческое предложение — менеджер. Конверт — смокинг, который создает солидный, представительный образ».

Способы выделиться на фоне других корреспондентов:

  • цветные конверты нестандартного размера
  • написание адреса от руки синей пастой
  • никаких логотипов на конверте, пустой адрес отправителя
  • фраза на конверте, которая может заинтриговать получателя
  • приписки «Личная информация для…», «Финансовая информация для…»

При отправке коммерческих предложений в сфере B2B важно собрать всю необходимую информацию о потенциальном партнере: нужных сотрудниках, их адресах, задачах, мотивациях, способах взаимодействия внутри компании. Это поможет вам «достучаться» до правильного ЛПР (лица, принимающего решение) и эффективнее подать решение, предложенное в коммерческом предложении.

Коммерческие предложения для людей (B2C)

Коммерческие предложения в сфере B2С — это в основном электронные письма, в которых есть условия, помогающие принять решение о покупке. Например, акции, скидки, подарки, бонусы.

Еще в таких письмах рассказывают о новинках, приглашают на онлайн- или офлайн-мероприятия.

Когда покупатель подписывается на рассылку, например в интернет-магазине, дайте ему возможность выбрать те темы, которые ему интересны.

Например, так:

Рекомендации по отправке писем

  1. Используйте html-письма, в котором работают все ссылки и кнопки. Представьте, вы получили предложение от двух компаний, которое вам интересно и готовы прямо сейчас сделать покупку. У одной компании в письме написан текст. Для того чтобы воспользоваться предложением, вам надо перейти на сайт, найти нужный товар и пройти весь путь с оформлением покупки. А в письме другой компании есть ссылка на товар и предложение купить в один клик. Какой вариант вы выберете?
  2. Темы писем должны привлекать, но не обманывать. Не надо писать про скидку 50% на всё, если ваше предложение распространяется только на часть товаров.
  3. Не заваливайте подписчиков письмами, чтобы не надоесть.

В B2C, в отличие от B2B, ваши письма попадают сразу к тому человеку, который принимает решение о покупке. И здесь очень важно разговаривать на одном языке с покупателями. Нужно уметь напоминать о себе так, чтобы вас не сочли навязчивым.

Примеры необычного оформления коммерческих предложений

История первая. Производитель фигурок из шоколада решил продавать их через цветочные магазины. Он лично отдавал продавцам коммерческое предложение в конверте из крафт-бумаги с сургучной печатью. К каждому конверту прикладывался образец шоколадного сувенира.

Продавцы не могли выбросить такое необычное послание и передавали его владельцу магазина.

История вторая. Владелица магазина игрушек, который находился в спальном районе, написала в каждую квартиру близлежащих домов душевное письмо с предложением познакомиться.

Покупатель с таким письмом мог получить специальный подарок и дополнительную скидку. Части письма можно было передавать знакомым, и те тоже получали все привилегии.

Эти истории показывают, что для того, чтобы обратить на себя внимание, надо немного фантазии. Именно так можно выделиться на фоне конкурентов.

Марк Твен говорил: «Ни одна импровизация не дается мне так хорошо, как та, которую я готовил три дня».

То же можно сказать и про креативность при отправке коммерческих предложений. Сначала подготовка, а потом творчество. Нужно оценить особенности и интересы целевой аудитории, ожидаемость вашего предложения, границы правил делового этикета, степень консервативности компании и ее руководства и многие другие факторы.

Сейте семена в подготовленную почву, поливайте и ухаживайте за ними. Только так вы получите большой урожай.

О каких необычных способах отправки коммерческих предложений вы слышали? Или вы знаете случаи, когда компания приложила много усилий для того, чтобы сделать коммерческое предложение более заметным, но это не принесло результат? Поделитесь в комментариях своими историями.

Юлия Галынская
Руководитель студии продающих текстов и рекламных материалов

Юлия Стерхова

Недавно мы опубликовали статью «Как отправить коммерческое предложение по e-mail?», в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

atorcenter.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о