Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений
Общие правила деловой переписки Как написать деловое письмо Чего не стоит делать в деловом письме Запомнить
Мы в Telegram
В канале «Маркетинговые щи» только самое полезное: подборки, инструкции, кейсы.
Не всегда на серьёзных щах — шуточки тоже шутим =)
Подписаться
Станьте email-рокером 🤘
Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку
Подробнее
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой перепискиУ письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
| Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника.
У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы».
Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите.
Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение
. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
Целую, князь. | С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? | Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender
Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.
Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
Как запустить email-маркетинг с нуля?
В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️
*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальностиНаш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
как написать, примеры, фразы и образец
Проверьте свой английский и получите рекомендации по обучению
Проверить бесплатно
110.
9K
Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.
Тест на уровень английского
Узнайте свой уровень, получите рекомендации по обучению и промокод на уроки английского в подарок
Структура письма
У каждого типа деловых писем существуют свои особенности, но их все объединяет четкая структура:
- Адрес отправителя
- Дата
- Адрес получателя
- Приветствие
- Вступление
- Основная часть
- Заключение
- Вежливое окончание
- Подпись
Поговорим подробнее про каждый из элементов делового письма.
Демо-урок бесплатно и без регистрации!
Пройди урок, узнай о школе и получи промокод на занятия английским языком
Адрес отправителя
Если вы используете британский английский, пишите свой адрес в верхнем правом углу письма.
А вот в США местожительство адресанта принято указывать в верхнем левом углу (над датой). Представляться по имени и фамилии здесь не нужно: для этого существует подпись в конце.
Если пишете из России, соблюдайте традиционный формат написания адреса и пользуйтесь транслитерацией, например:
Pushkin Media Group | Пушкин Медиа Групп |
О том, как правильно записать местожительство адресатов из США и Великобритании, читайте чуть ниже.
Дата
Когда указываете дату в деловом письме, не забывайте про особенности британского и американского формата. Жители Великобритании, как и мы, вначале ставят число, а затем месяц и год, а вот американцы — наоборот: сперва месяц, а потом число и год.
Мы уже разбирали в одной из статей общие правила написания дат в письмах.
Как правило, дата пишется в правом верхнем углу письма под адресом получателя, но может быть и слева. Пример написания даты в британском формате:
Jonathan Livingston LLC 20 September 2020 Mr Jonathan Barnes | Jonathan Livingston LLC 20 сентября 2020 Мистеру Джонатану Барнсу |
А вот пример написания даты по-американски:
Viacom Inc. August 07, 2019 Mr Gary Steed | Viacom Inc. 7 августа 2019 Мистеру Гэри Стиду |
Адрес получателя
Адрес того, кому вы направляете письмо, пишется в крайнем верхнем углу слева, на одной строке с датой или ниже нее. Если получатель находится в Великобритании, соблюдайте следующий формат адреса на английском:
- Имя и фамилия получателя
- Должность
- Название отдела (при необходимости)
- Название организации
- Номер дома, название улицы, номер офиса
- Город
- Индекс
- Страна
Пример:
Mr Harry White 20 December 2020 | Мистеру Гарри Уайту 20 декабря 2020 |
Если реципиент работает в США, его адрес указывается через две строки после адреса отправителя или даты письма, если вы пишете свой адрес в конце.
Для американцев формат адреса почти идентичен британскому варианту, однако между городом и индексом указывается название штата в виде сокращения из двух заглавных букв. Список используемых в письмах сокращений можно найти здесь.
Пример:
Ms. Zelda Jones | Мисс Зельде Джонс |
Приветствие
Всегда начинайте письмо с обращения к отправителю. Форма приветствия зависит от того, насколько хорошо вы знаете вашего адресата, однако в бизнес-переписке все же лучше соблюдать деловой тон. Варианты обращений на английском могут быть следующими:
- To whom it may concern (Всем заинтересованным лицам): если не знаете имени, пола и должности получателя;
- Dear hiring manager (Уважаемый специалист по подбору кадров): подойдет вам, если известна только должность адресата;
- Dear sir / Dear madam (Уважаемый господин / Уважаемая госпожа): уместно, если вы знаете исключительно пол адресата;
- Dear Mr Johnson / Dear Ms/Mrs Johnson / Dear Dr Johnson / Dear Prof Johnson (Уважаемый мистер/миссис/доктор/профессор Джонсон): используйте это обращение, если знаете фамилию, пол и должность получателя.
Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms; - Dear Elliott Page (Уважаемый/ая Эллиотт Пейдж): идеальный вариант, если знаете имя получателя, но не уверены в его половой принадлежности. Подходит для небинарных персон — тех, кто не считает себя мужчиной или женщиной;
- Dear colleagues (Уважаемые коллеги): подойдет для группы хорошо знакомых людей из профессиональных кругов;
- Dear Gary / Dear Phoebe (Дорогой Гэри / Дорогая Фиби): наиболее неформальный вариант обращения, используйте его, если хорошо знаете получателя или часто с ним общаетесь.
Обратите внимание, что Ms предпочтительнее Mrs при обращении к женщине, если вы не знаете о ее семейном положении. В случае, если у адресата есть ученое звание (доктор/профессор), укажите его вместо Mr/Ms;Обратите внимание на знаки препинания в обращении.
Так, в британском английском в деловых письмах после «Mr»/«Mrs»/«Ms» не ставится точка, а само обращение отделяется запятой:
- Dear Mr Styles,
- Dear Ms Nielsen,
В американском английском после «Mr»/«Mrs»/«Ms» ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:
- Dear Mr. Reynolds:
- Dear Ms. Halliwell:
Вступление
В первом абзаце вы должны сообщить о цели делового письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем пойдет речь в основной части. Используйте следующие фразы-клише во вступлении:
Для ответных писем:
- I am / we are writing in response to… — Я/мы пишу/пишем в ответ на…
- We/I recently wrote to you about… — Мы/я недавно писали/писал вам о…
- With reference to your letter of 15 June, I. .. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…
- In reply to your letter of 30 November, I… — В ответ на ваше письмо от 30 сентября я…
- I am writing regarding our phone conversation concerning… — Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
- Further to your last email… — Отвечая на ваше последнее письмо…
.. — В связи с вашим письмом от 15 июня я…Для выражения благодарности:
- Thank you for your letter regarding the… — Спасибо за ваше письмо о…
- Thank you for your letter of 6 May inquiring about… — Благодарю за ваше письмо от 6 мая с целью уточнения информации о…
- Thank you for contacting us. — Спасибо за то, что связались с нами.
- I appreciate your patience in waiting for a response. — Я ценю ваше терпение в ожидании ответа.
- We/I would like to thank you for your letter of 10 January asking for / requesting information about… — Мы/я хотели/хотел бы отблагодарить вас за ваше письмо от 10 января с вопросом/запросом о…
- In response to your letter of 25 August, we/I would like to thank you for your interest in… — В ответ на ваше письмо от 25 августа мы/я хотели/хотел бы поблагодарить вас за ваш интерес…
Для формулировки общей цели:
- I am / we are writing to: Я/мы пишу/пишем с целью: inform you that… проинформировать вас о… confirm… подтвердить… enquire about… уточнить… complain about… пожаловаться на…
- I recently heard about… and would like to… — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Для обращения с просьбой:
- I am writing to ask whether you could… — Я пишу с целью спросить, не могли бы вы…
- We would appreciate it if you would… — Мы бы были благодарны, если бы вы…
- I would be grateful if you could… — Я был бы благодарен, если бы вы могли…
- Could you please send me… — Не могли бы вы отправить мне…
- Could you possibly tell us… — Не могли бы вы по возможности рассказать нам…
- It would be helpful if you could send us… — Было бы любезно с вашей стороны, если бы вы могли отправить нам…
Для сопроводительных писем:
- I am writing to you regarding the position of… — Я пишу вам относительно вакансии…
- I am writing to apply for the vacant position of… posted recently on HeadHunter. — Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.
— Я пишу с целью откликнуться на вакансию…, опубликованную недавно на HeadHunter.Для писем-жалоб:
- I am writing to complain about the quality of… — Я пишу с целью пожаловаться на качество…
- I am writing in connection with my order… which arrived… — Я пишу в связи с заказом…, который прибыл…
- I am writing to draw your attention to the negative attitude of some members of your staff / some people in your customer’s service… — Я пишу с целью обратить ваше внимание на негативное отношение некоторых членов вашей команды / некоторых людей в службе по работе с клиентами…
Основная часть
Во втором-третьем абзаце опишите суть вашего письма. Старайтесь быть лаконичными: если вам хватит одного абзаца, чтобы изложить основную мысль, не добавляйте к письму еще один «для солидности».
Само содержание основной части делового письма зависит от ваших целей: откликаетесь ли вы на вакансию, подаете ли вы жалобу или заявление об увольнении или же предлагаете товар или услугу клиенту.
Кстати, именно в «теле» письма стоит сообщать о плохих новостях вашему адресату. Наиболее «гуманные» способы сделать это по-английски:
- We/I regret to inform you that… — Мы/я с сожалением информируем/ю вас…
- I’m afraid it would not be possible to… — Я боюсь, что не представится возможным…
- Unfortunately, we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
- It is with great sadness that we inform you that… — С огромным сожалением мы…
- After careful consideration we have decided to. .. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…
.. — После подробного обсуждения / тщательного рассмотрения мы решили…Заключение
Последний абзац вашего письма может включать ссылки на приложения, а также просьбу о действии. Это могут быть напоминания, предложения о помощи и пожелания дальнейшего общения. В заключительной части письма можете использовать следующие фразы:
Для вложений (файлы, фото/видео):
- Please find the enclosed… — Пожалуйста, посмотрите сопроводительный документ (для обычных писем)
- Please find the attached… — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ (для электронных писем)
Для предложения помощи:
- If you require more information, please let me/us know. — Если вам потребуется больше информации, пожалуйста, дайте мне/нам знать.
- Please do not hesitate to contact me/us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.
- If you have any further questions/enquiries, please do not hesitate to contact me/us. — Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обратиться ко мне / к нам.
Для продолжения общения:
- I/we would appreciate your reply at your earliest convenience / at your leisure. — Я/мы были бы благодарны за ваш ответ при первой возможности / в удобное для вас время.
- I am looking forward to hearing from you soon / to meeting you next week. — Я с нетерпением жду вашего скорого ответа / встречи с вами на следующей неделе.
- Feel free to contact me by phone or email. — Не стесняйтесь обратиться ко мне по телефону или электронной почте.
- I should also remind you that the next meeting is on March 10th. — Я также должен напомнить вам о нашей следующей встрече 10 марта.
- We await your reply with interest. — Мы ожидаем вашего ответа с заинтересованностью.
- I appreciate any feedback you may have. — Буду благодарен за любую обратную связь.
- We look forward to building a strong business relationship in the future. — Мы надеемся на крепкие деловые отношения в будущем.
Для срочных вопросов:
- Please give this matter your immediate attention. — Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.
- Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.
— Пожалуйста, срочно уделите внимание этому вопросу.Для извинений:
- Once again, I am / we are terribly sorry for taking up so much of your time. — Еще раз я/мы сожалею/сожалеем, что потратили столько вашего времени.
- Once again, I/we apologise for any inconvenience. — Еще раз я/мы приносим извинения за любые причиненные неудобства.
Для благодарности:
- Once again, thanks for your attention and your valuable time. — Еще раз спасибо за ваше внимание и драгоценное время.
- Thanks for your extremely helpful attention to this matter. — Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.
- Thanks again for your assistance, consideration and time. — Спасибо за вашу помощь, понимание и время.
— Спасибо за ваше невероятно ценное внимание к данному вопросу.Подпись
Наиболее формальные варианты подписей:
- Yours faithfully, — С искренним уважением (подходит, если вам неизвестно имя получателя),
- Yours sincerely, — Искренне Ваш (на тот случай, если вы знакомы с адресатом),
Менее официозные прощания в деловых письмах:
- All the best, — Всего наилучшего,
- Best/kind/warm regards, — С наилучшими/добрыми/теплыми пожеланиями,
- Best wishes, — С наилучшими пожеланиями,
- Best regards, — С уважением,
Самые неформальные подписи:
- Best, — Всего наилучшего,
- Take care! — Всех благ!
После того как вы выбрали уместный для вас вариант прощания, оставьте пустое место, чтобы подписать письмо от руки.
Далее укажите ваши данные в следующем порядке:
- Имя и фамилия
- Должность (при необходимости).
Общие советы
- Проверяйте письма на ошибки, особенно когда доходит до имен и фамилий,
- Соблюдайте вежливый и уважительный тон в письме,
- Подбирайте короткие и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания,
- Избегайте сокращений (I’m, it’s, can’t), сленга, жаргона и излишне разговорных слов и фраз в деловых письмах,
- Используйте личное местоимение I (я), когда говорите о себе, и we (мы), когда из контекста понятно, о ком конкретно идет речь,
- Старайтесь использовать активный залог (active voice) в ваших письмах. Например, фразу «Our meeting could be held on Thursday» («Наша встреча может быть проведена в четверг») замените на «We could meet on Thursday» («Мы могли бы встретиться в четверг»),
- Используйте модальные глаголы вежливости could, would и might, если о чем-либо просите получателя. Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).
Не используйте can и will при запросах: на английском это будет звучать слишком прямолинейно.
- Следите за форматом письма: выровняйте абзацы по левому краю и разделяйте их двойными пробелами, используйте одинарный интервал. Поля должны быть 2,5 см со всех сторон, а в качестве шрифта лучшим вариантом будет Times New Roman, 12 размер. Для печати писем используйте стандартный формат А4.
Например, вместо «Please send me the last sales report» («Отправьте, пожалуйста, последний отчет о продажах») пишите «Could you send me the last sales report?» («Не могли бы вы отправить мне последний отчет о продажах?»).Примеры писем
Чтобы закрепить полученные знания, рассмотрим пример самого распространенного делового письма на английском — сопроводительного при поиске работы:
75 New Road Jennifer Doherty 25 October 2020 Dear Ms Doherty, I am writing to you regarding the position of junior content manager at your company. I recently graduated with honours from the University of Lincoln with a bachelor’s degree in marketing, and I am fluent in key social media platforms such as Instagram, Facebook and Twitter. I also have a passion for health and fitness, so I believe my personal interest and marketing skills will allow me to perform excellent work as a junior content manager at Bioniq. In my fourth year at university I had a 4-month internship with a famous healthcare company helping them to develop a new marketing strategy. After we implemented it, we managed to expand our social media audience by 50% and increased the company’s organic traffic by 40% across all social media channels. I excel at editing photos and videos using such programmes as Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum and Canva. Moreover, I am fluent in French and Spanish which I believe is extremely important for working at an international company such as yours. While I know that I still have a lot to learn, I am sure that I have all the necessary skills and qualifications to make an excellent addition to your staff. I look forward to discussing my application with you. Best regards, Lynette Peterson | 75 Нью Роуд Дженнифер Доэрти 25 октября 2020 Уважаемая мисс Доэрти, Я пишу вам относительно вакансии младшего контент-менеджера в вашей компании. Недавно я выпустилась из Университета Линкольна с красным диплом бакалавра маркетинга, и я отлично владею ключевыми социальными медиа- платформами, такими как Instagram, Facebook и Twitter. На 4 курсе университета я участвовала в четырехмесячной стажировке в известной медицинской компании, помогая им развить новую маркетинговую стратегию. После того, как мы ее применили, мы смогли увеличить аудиторию наших социальных медиа на 50%, а уровень органического трафика — на 40% на всех платформах. Я прекрасно редактирую фото и видео с помощью таких программ, как Photoshop, StoryArt, Instamag, Unum и Canva. Кроме того, я свободно владею французским и испанским, что, как мне кажется, очень важно при работе в такой международной компании, как ваша. Хотя я знаю, что мне предстоит еще многому учиться, я уверена, что обладаю всеми необходимыми навыками и квалификациями, чтобы стать отличным дополнением вашей команды. С нетерпением жду возможности обсудить с вами мой отклик. С уважением, Линетт Питерсон |
Также моя страсть — здоровье и спорт, поэтому, думаю, благодаря моим личным интересам и навыкам маркетинга я смогу выполнять отличную работу в качества младшего контент-менеджера в Bioniq.
Теперь вам известны основные аспекты и правила написания деловых писем на английском языке. Не забывайте: ничто так не закрепляет знания, как практика! Поэтому смело применяйте приемы составления деловых писем, если будете искать работу в иностранной компании или продвигать свои услуги за рубежом.
В качестве бонуса — наша подборка фразовых глаголов, которые пригодятся в деловом общении:
Обложка: stocksolutions/Shutterstock.com
Проверьте, знаете ли вы 100 главных английских слов
Леон Алюшин
Автор Skyeng
К предыдущей статье
1000.
1K
Британский и американский английский: различия языков
К следующей статье
Преимущества онлайн обучения
Познакомьтесь со школой бесплатно в удобном формате
ПремиумНа вводном уроке с методистом
Определим уровень и дадим рекомендации по обучению
Подберем курс под ваши цели
Расскажем, как
проходят занятия
Запросить помощь или сотрудничество у кого-то из другой фирмы
Руководства
Это письмо более официальное, чем письмо с просьбой об услуге к близкому коллеге. Вы не можете всегда предполагать, что читатель знает, кто вы и помнит ли он вас с предыдущей встречи. Если у вас есть сомнения, представьтесь, прежде чем обсуждать цель письма.
Как написать это письмо-просьбу:
- При необходимости представьтесь и/или представьтесь.
- Укажите, почему вам необходимо сотрудничество или помощь читателя.
- Попросите читателя помочь вам. Будьте конкретны в своих потребностях.
- Запросить ответ или сотрудничество.
английские буквы
Испанские буквы
Пример письма №1
Скопировано
Как я упоминал во время нашей краткой встречи на прошлой неделе, нас наняли представлять клиента в Спрингфилде по сложному налоговому делу. Можем ли мы пригласить вас проконсультироваться с нами, пока мы готовим дело? Мы считаем, что ваш опыт в этой области может быть большим подспорьем. Если вы заинтересованы и у вас есть время, я был бы признателен поговорить с вами. Я позвоню, когда вернусь из Спрингфилда.
Пример письма № 2
Скопировано
Я представляю Джейн Доу в деле Doe против Doe Inc. Ее дело против Doe Inc. касается незаконного увольнения. Насколько я понимаю, вы представляете мистера Эрика Джонсона, который судится с Доу на том же основании.
Как вы знаете, г-н Джонсон и г-жа Доу работали в одном и том же подразделении Доу в течение нескольких лет, пока они не были внезапно уволены 13 июня 2018 года.
Хотя я запросил у Доу несколько отчетов, они отказались их предоставить. Мисс Доу узнала от мистера Джонсона, что у вас могут быть эти документы. Могу ли я копировать их за свой счет, пока не будут приняты другие меры?
Конечно, нам потребуется подписанное разрешение от мистера Джонсона, подтверждающее его согласие на нашу договоренность. Тем не менее, он, кажется, готов. Ксерокопии желательны на данный момент, потому что наше ходатайство об упрощенном судебном разбирательстве должно быть вынесено в понедельник, и мне нужны отчеты, чтобы завершить его. Пожалуйста, позвоните мне как можно скорее по этому вопросу.
Пример письма №3
Скопировано
Меня зовут Джейн Доу, я из соседнего ресторана Doe’s Fast Foods. Я хочу, чтобы вы знали, как мы ценим газоны и клумбы перед вашим офисом.
Они являются достоянием всего центра города. К сожалению, многие из наших клиентов тоже ценят их. Они часто покупают еду у нас, сидят на вашей лужайке, чтобы поесть, а затем оставляют свой мусор на земле. Мы поставили мусорные баки на нашей территории, а также, как вы должны знать, часто отправляли наших сотрудников после обеденного перерыва, чтобы убрать мусор с вашей территории.
Не возражаете, если мы поставим мусорное ведро в юго-восточном углу вашей собственности? Большинство людей уходят в этом направлении, и я считаю, что наличие там мусорного бака могло бы значительно облегчить проблему мусора. Мы будем рады позаботиться об обслуживании и опорожнении мусорного бака по мере необходимости. Мы будем очень признательны за сотрудничество в этом вопросе и свяжемся с вами для дальнейшего обсуждения.
Пример письма № 4
Скопировано
Приближается Рождество, пора украсить центр города. Мы в Doe Enterprises обсуждали наши украшения и думали, насколько эффектно было бы, если бы все торговцы в нашем квартале работали вместе над нашими украшениями, смешивая весь квартал в гармоничное целое.
Это, конечно, потребует от всех нас сотрудничества в этом вопросе, но любое дополнительное время и расходы должны быть оправданы количеством людей, которые будут прибывать в этот район в течение всего праздничного сезона. Вам было бы интересно поработать с нами над этим проектом?
У нас будет короткая встреча в студии Art Shoppe во вторник вечером в 19:00. Пожалуйста, пришлите представителя, если вы хотите принять участие. Если это время не удобно, пожалуйста, позвоните мне по телефону 555-5555.
Напишите письмо шаг за шагом
1 При необходимости представьтесь и/или представьтесь.
Примеры предложений для шага 1
- Меня зовут Джон Доу. Возможно, вы помните, что мы кратко встретились на собрании в прошлую среду в Спрингфилдском общественном центре.
- Меня попросили представлять Doe Corporation при заключении нового контракта с вашей компанией.
- Недавно я был назначен исполнительным вице-президентом корпорации Doe, и меня заинтриговала возможность совместной работы наших фирм над проектом в Спрингфилде.
- Меня зовут Джон Доу, и я хочу попросить вас о сотрудничестве в важном деле.
- Я Джон Доу и представляю корпорацию Доу.
- На протяжении многих лет Doe Corporation поддерживает теплые деловые отношения с вашей компанией.
- Меня очень впечатлила ваша презентация на недавнем собрании Торговой ассоциации Спрингфилда.
Образцы фраз для шага 1
- коллега предложил
- опирайтесь на свой опыт в
- понравилось ваше замечание в
- поддерживает теплые отношения с .
- попросили представлять
- никогда не встречал, а вот
- говорили по телефону
- были назначены
- слышал, как вы говорите по номеру
- надеюсь, что ты сможешь
- это какое-то время с
- может вспомнить встречу
- может помочь
- меня зовут
- нужно просить
- от имени
- помнишь, что мы встретились на
- были введены
- хочу попросить
- хотел бы запросить
- ваша помощь в настройке
- ваше сотрудничество в организации
2 Укажите, почему вам необходимо сотрудничество или помощь читателя.
Примеры предложений для шага 2
- Как вы знаете, отсутствие парковки в центре города становится серьезной проблемой для бизнеса. Вы были бы заинтересованы в объединении наших ресурсов для создания новой парковки на полосе земли между нашими зданиями?
- Наш отдел обнаружил некоторые проблемы с вашей новой версией программного обеспечения и не смог решить их по телефону.
- Проект Общественного центра Спрингфилда, похоже, пересекается в обеих областях нашей компетенции.
- Пока я работал над своей презентацией для конференции офис-менеджеров в Спрингфилде в следующем месяце, мой коллега сообщил мне, что в вестибюле вашей фирмы есть несколько фотографий, на которых изображены старинные деловые машины.
- Вы являетесь лидером на рынке строительства бассейнов, а мы быстро делаем себе имя в обслуживании бассейнов. Кажется, нам стоит собраться.
- Я изучаю плюсы и минусы покупки франшизы Doe.
Примеры фраз для шага 2
- крупный проект
- общий интерес в
- исследую
- важная задача для
- как вы знаете
- как вы уже знаете
- , возможно, могли бы объединиться в
- приступает к амбициозному проекту
- стал серьезной проблемой для
- столкнулись с некоторыми проблемами
- сообщает мне, что
- решает задачи
- перекрывает наши области
- объединение наших ресурсов
- подготовка к ежегодной
- должны собраться
- предположил, что вы могли бы
- возможности, заложенные в
- полностью наслаждался вашим
- вас бы заинтересовал
3 Попросите читателя помочь вам.
Будьте конкретны в своих потребностях.
Примеры предложений для шага 3
- Мы могли бы разделить затраты на строительство и использование территории, при этом каждый сохраняет право собственности на свою часть земли.
- Мы были бы признательны, если бы вы организовали курс обучения на месте, чтобы дать нашим сотрудникам практический опыт работы с приложениями, которые они будут использовать.
- Вы заинтересованы в подготовке совместного предложения с нами?
- Я подумал, могу ли я одолжить несколько из них или договориться, чтобы их сфотографировали. Они были бы прекрасным дополнением к моей презентации.
- Вы могли бы нам очень помочь, рассказав о наших услугах своим клиентам или предложив им наши брошюры. Мы бы, конечно, сделали это стоящим вашего времени. Безусловно, наши предприятия хорошо дополняют друг друга.
- Я был бы очень признателен, если бы вы встретились со мной и поделились своим опытом работы с франшизой Doe. Конечно, мы не будем конкурировать друг с другом, поскольку Спрингфилд находится более чем в пятидесяти милях от Сентервилля.
Конечно, мы не будем конкурировать друг с другом, поскольку Спрингфилд находится более чем в пятидесяти милях от Сентервилля.Образцы фраз для шага 3
- ценный вклад в
- консультирует меня по
- я надеюсь занять
- выдающийся ресурс для
- быть готовым одолжить
- быть большим подспорьем для
- пользу от вашего опыта работы с
- , возможно, мог бы разделить
- если рассмотреть
- в совместной работе над этим
- при подготовке соединения
- принять соответствующие финансовые меры
- взаимовыгодное соглашение
- предоставлять дополнительные услуги
- для помощи нашим сотрудникам в
- использование территории
- вам будет интересно
- был бы признателен если бы
- было бы прекрасным дополнением
- был бы признателен за ваш
4 Запросить ответ или сотрудничество.
Примеры предложений для шага 4
- Если вам интересно, я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить детали. Вы можете позвонить мне по телефону 555-5555, или я позвоню вам в начале следующей недели.
- Мы хотели бы установить это как можно скорее. Не могли бы вы позвонить мне по телефону 555-5555?
- Мой адрес электронной почты: xxxxxx.com
- Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее, заинтересованы ли вы в участии.
- Буду очень признателен за помощь. Я позвоню, чтобы поговорить с вами лично в конце недели.
- Будем рады вашей помощи в нашей рекламе.
- Надеюсь, вы сможете помочь.
Вы можете позвонить мне по телефону 555-5555, или я позвоню вам в начале следующей недели.Примеры фраз для шага 4
- . Звоните по номеру
- для вашей помощи
- приступай как можно скорее
- если хотите
- если у вас есть вопросы
- если интересно
- вступить
- в этом предприятии
- взаимовыгодный проект
- мой адрес электронной почты
- пожалуйста дайте мне знать
- будет ли вам интересно
- сможет помочь
- окажет значительное влияние на
- хотел бы встретиться с вами
- был бы рад
- был бы очень признателен
- был бы очень признателен
- был бы очень рад
- хотел бы установить это
Рекомендуемые статьи
Как написать письмо-запрос Как написать идеальное письмо-просьбу Простые письма с запросами: 15 советов
..
, 13:15
Коннор
от администратора,
13 октября 2016 г., 12:43
