Характеристика секретаря: Пример характеристики секретаря

Содержание

Пример характеристики секретаря

В должности секретаря руководителя Анна Ивановна работает с марта 2012года. Свои должностные полномочия исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2013 года дважды поощрялась руководством предприятия.

Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя для этого современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях - качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятна, аккуратна.

При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет уверенно.

С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

 

ВЫВОДЫ:

1. Занимаемой должности соответствует.

2. По завершении курсов повышения квалификации достойна назначения на должность шеф-секретаря.

Образец характеристики на секретаря - когда требуется, правила составления

Характеристика секретаря — документ, являющийся отзывом о трудовой деятельности человека. Специальных нормативно-правовых актов, регулирующих образец характеристики на секретаря, не существует.

Когда требуется характеристика

Бумага может потребоваться в следующих случаях:

  • Награждение секретаряпо требованию секретаря для предоставления в полицию или использования при судебных разбирательствах
  • по требованию руководителя компании для награждения
  • по требованию государственных органов

Иногда секретарь запрашивает характеристику при увольнении для того, чтобы в дальнейшем быстрее устроиться на работу.

Документ может стать необходимым при самых разных обстоятельствах. В бумаге отражаются как положительные, так и отрицательные стороны работника. Если работник получил характеристику, которая не отражает его реальных качеств, он должен оспаривать ее.

Виды характеристик на секретаря

Характеристики отличаются по предназначению. Их условно разделяют на документы для внутреннего и для внешнего использования. В зависимости от типа документа информация в нем может незначительно отличаться. Бумага обычно составляется сотрудниками кадровой службы и руководителем секретаря. Кадровики следят за тем, чтобы бумага соответствовала стандартам, принятым в организации.

При увольнении

Если секретарь увольняется из организации, он вправе попросить написать ему характеристику. Если работник добросовестно выполнял свои обязанности, то с большой вероятностью он получит положительную характеристику, которая поможет ему при дальнейшем трудоустройстве.

Положительная характеристика при увольненииДокумент составляется руководителем секретаря. В нем отражаются деловые качества сотрудника, уровень дисциплины, степень квалификации, способности идти на контакт и находится в коллективе.

Для награждения

Документ для награждения составляется по типовому образцу, который создается еще на начальном этапе работы компании. В таком документе обычно отражаются только положительные качества работника, а также особые заслуги перед организацией. Также указывается вид награждения.

Организация, в которой трудится секретарь, может поощрить его особой грамотой, медалью, благодарственным письмом или денежными средствами.

Отметить качества секретаря

Бумага должна включать в себя краткое описание трудовой деятельности и продолжительность работы секретаря в организации. Компания по желанию может добавлять в характеристику свои собственные необходимые разделы.

Для полиции

Документ с места работы может потребоваться полицейским, если секретарь является фигурантом уголовного дела или устраивается в правоохранительные органы на работу. Соответственно бумага для полиции составляется либо по просьбе человека, либо по просьбе полицейских.

При составлении характеристики руководитель берет на себя ответственность за то, что предоставляемая информация в документе полностью соответствует действительности. В бумаге отражается только реальные качества работника и его успехи в работе.

Правила составления на видео:

В суд

Если секретарь с кем-то судится, то для отстаивания своих интересов ему может потребоваться характеристика с работы. Также она может пригодиться и при уголовном судопроизводстве. В бумаге для суда описываются личные, профессиональные и деловые качества сотрудника. Готовый документ прикладывается к исковому заявлению, возражению на иск или к материалам уголовного дела.

Составление документа руководствомРуководитель по просьбе своего работника добавляет в документ необходимые разделы. Если в бумаге желательно описать именно человеческие качества секретаря, то указывается информация о том, как он взаимодействовал в коллективе. Для некоторых ситуаций требуется документ, в котором по максимуму отражаются профессиональные качества человека.

Правила составления текста

Из-за того, что отсутствуют стандартизированные правила, у многих организаций возникают проблемы с составлением документа. Чтобы правильно создать характеристику, необходимо придерживаться следующих правил:

  • указывать только реальные качества работника
  • Подписание характеристикиизбегать негативного или позитивного эмоционального окрашивания, указывая исключительно фактическую информацию
  • размещать сведения о работнике и работы, которую он выполняет
  • излагать информацию в настоящем или прошедшем времени от третьего лица (в прошедшем времени, если секретарь больше не работает в компании)
  • указывать дату выдачи, а также подписывать документ

Бумага имеет юридическую силу, только если на ней имеется подпись руководителя, который ее составлял. В некоторых случаях на ней размещается печать организации, тем самым подтверждается подлинность характеристики.

Для получения образца заполнения документа можно обратиться в кадровый отдел. Также примерный шаблон можно найти в интернете. После изучения схожих документов проблем с составлением и заполнением не возникнет.

Требования к оформлению

Оформление внутренней и внешней характеристики может отличаться. Особых требований к оформлению нет, если компанией не установлено обратное. Это означает, что при отсутствии единого образца, который используется внутри организации, руководитель составляет характеристику в свободном стиле. Главное, чтобы документ соответствовал следующим требованиям:

  1. Был распечатан на бумаге формата А4. Документ составляется посредством текстовой офисной программы. Рекомендуемый шрифт — Times New Roman размером 12.
  2. Бланк фирмыВ шапке указывается наименование документа, название организации и ФИО секретаря, для которого эта бумага заполняется.
  3. После шапки идет основная часть характеристики. Начинать повествование желательно с личной информации о работнике, которая включает в себя дату рождения и полученное образование.
  4. В конце документа указывается причина составления характеристики (по просьбе работника, правоохранительных органов или по личной инициативе), а также ФИО заполнявшего, его подпись, дата составления и печать организации. Если документ согласовывается с отделом кадров, то дополнительно требуется подпись работника отдела кадров.

При оформлении документа проблемы возникают крайне редко, так как требования практически полностью отсутствуют. Сложности возникают при оценке трудовой деятельности секретаря. Не все руководители знают, что именно нужно указывать в бумаге.

Составные элементы бланка

Документ разделяется на 3 части (см. таблицу 1).Структура документа

ЧастиЧто включает
ПерваяОбщая информация о человеке
ВтораяТрудовой стаж и обязанности работника
ТретьяЛичные качества, преимущества или недостатки сотрудника

В разделе, в котором отражаются личные и профессиональные качества, указывается то, как человек справляется со своей работой и как он взаимодействует с другими сотрудниками. Также пишется о дисциплинарных взысканиях и поощрениях секретаря, если они имеются.

В заключении отражается причина составления документа. Как правило, в конце указывается, что характеристика предоставлена по запросу (секретаря или правоохранительных органов) для предоставления по месту требования.

Профессиональные качества секретаря на видео:

Кто подписывает

Характеристика обязательно подписывается человеком, который ее составлял. Как правило, это руководитель отдела, в котором трудится секретарь. Если организация небольшая, то составлением и подписью занимается главный начальник.

В зависимости от компании обязанность составления различных документов может лежать на разных людях. Иногда бумагу составляет инспектор отдела кадров или другой уполномоченный сотрудник, при этом пользуясь информацией от непосредственного руководителя секретаря. В таком случае в конце бумаги требуется подпись уполномоченного сотрудника и руководителя.

Образец документа

Для составления характеристики можно воспользоваться следующим образцом:

Работник не согласен с характеристикой

Если человеку составлена отрицательная характеристика при увольнении, при этом он с ней полностью не согласен, то он не должен подписывать представление к увольнению. После этого потребуется обратиться в апелляционную комиссию. Стоит отметить, что смысл в обращении имеется, только если характеристика действительно не отражает реального положения дел.

Если представление к увольнению уже подписано, то единственный способ отстоять свои интересы — обращение в суд.

Несогласие с документомОсновой искового заявления может стать упущенная выгода из-за отрицательной характеристики. Потребуется предоставить как можно больше доказательств того, что указанная информация в бумаге неправда.

Документ играет достаточно важную роль, если человек устраивается на государственную службу. При устройстве в частные компании наличие положительной характеристики станет преимуществом, но при этом ее наличие необязательно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Образец характеристики с работы секретарь - Образцы и примеры рекомендаций - Пример образец шаблон

Согласно планам главы МВД, более 12-ти тысячам патриотически-настроенных граждан предоставят. Вся новость

Получение гражданства России гражданке БелоруссииЗдравствуйте! Очень прошу помочь разобраться. Я. Вся новость

Отсутствие российского полиса мед страхования при РВПМой друг получил разрешение на временное проживание в России на 3 года. Вся новость

Характеристика на секретаря образец

Есть разница требовать характеристики, другое предоставить. Сейчас характеристики снова начали величать рекомендательными письмами. Используйте бланк, который сбережет время для печатания качественного документа В социалистическом прошлом рекомендацию заменяла обычная характеристика. Когда приходилось быть принятым на работу, или занять важную должность. Как правило необходимо было приходить в отдел кадров с характеристикой. Многим приходилось сталкиваться с таким понятием как характеристика. В последнее время в наш обиход зашло иностранное понятие как рекомендация в письменном виде.

Позитивная характеристика секретаря руководителя (примерный образец)

Пример позитивной характеристики секретаря руководителя

В должности секретаря руководителя - с марта 2009 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2009 г. дважды поощрялся руководством предприятия.

Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях - качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятен, аккуратен.

Физически здоров.

При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в т.ч. документированной, владеет уверенно.

С коллегами поддерживает деловые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен.

Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

Выводы:

1. Занимаемой должности соответствует.

2. По завершении курсов повышения квалификации достоин назначения на должность шеф-секретаря.

Позитивная характеристика секретаря руководителя (примерный образец)

Образцы по теме: Труд. Характеристика

Пример позитивной характеристики секретаря руководителя

В должности секретаря руководителя - с марта 2009 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2009 г. дважды поощрялся руководством предприятия.

Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях - качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятен, аккуратен. Физически здоров.

При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в т.ч. документированной, владеет уверенно.

С коллегами поддерживает деловые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

Выводы:

1. Занимаемой должности соответствует.

2. По завершении курсов повышения квалификации достоин назначения на должность шеф-секретаря.

Дайте пожалуста образец характеристики с места работы. Срочно. Если возможно нового образца. Заранее большое спасибо.

Александр Борисович Мудрец (12094) 6 лет назад

ООО «Ромашка» Ф. И. О. работает с _________года в должности секретаря-референта. За время работы в компании зарекомендовала себя как исполнительный, дисциплинированный, аккуратный и добросовестный сотрудник. Придерживается норм поведения, принятых в компании.

В общении с коллегами дружелюбна и приветлива, с партнерами и клиентами – обходительна и вежлива, в затруднительных ситуациях всегда находит компромиссное решение, к решению задач подходит творчески. Внимательна к людям, тактична, имеет навыки делового общения.

Трудолюбива, обладает высокой работоспособностью. Обладает деловыми качествами: добросовестным отношением к работе, стремление к повышению квалификации и профессиональному росту. Претензий и замечаний к работе не было.

Характеристика дана для предоставления по месту требования.

Черкурсов Е. А. работает в нашей организации с 200* года по настоящее время в должности ********************.

За весь период работы зарекомендовал себя добросовестным работником. Его отличают исполнительность, большая ответственность за порученное дело, за выполнение должностных обязанностей. Черкурсов Е. А. обладает высокими профессиональными и моральными качествами, не имеет вредных привычек.

В общении с коллегами по работе внимателен, хорошо ладит с коллективом, отзывчив. За свою доброту и рациональный подход пользуется в коллективе службы заслуженным уважением. Конфликтов и нареканий со стороны руководства не имел.

К дисциплинарной ответственности не привлекался.

Характеристика выдана для представления по месту требования.

Источник: ЛИЧНЫЙ ОПЫТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Образец резюме на должность секретаря-рефернента

Образец резюме секретаря-рефернента

Секретарь – это лицо фирмы. Должность секретаря-референта очень ответственная. В обязанности секретаря-референта входит прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей. Хоть и принято считать, что должность секретаря является трамплином в карьере, но уровень образованности должен быть достаточно высоким, а вот внешний вид секретаря-референта является визитной карточкой предприятия. Обязанности секретаря могут ограничиваться лишь подачей кофе и приемом звонков, а могут и значительно расширяться до составления важнейших документов и организации отдыха руководителя и его семьи.

РЕЗЮМЕ

2002 - 2007 – Донецкий национальный университет «Украинская академия», факультет: иностранных языков, специальность: референт-переводчик английского языка.

Опыт работы:

2009 – настоящее время. – «Деловой Мир», должность - секретарь-референт

Должностные обязанности:

  • организация жизнедеятельности офиса
  • прием и распределение телефонных звонков
  • регистрация и оформление документации, подготовка деловых документов на подпись руководителю
  • перевод документации, в том числе и технической
  • работа с оргтехникой
  • организация переговоров, совещаний и встреч, ведение протоколов
  • организация встреча VIP-гостей
  • обеспечение комфортной и приятной рабочей обстановки
  • 2007 - 2008 – «СтарВей», должность - секретарь-референт

    Должностные обязанности:

  • организация документооборота
  • контроль дисциплины
  • выполнение поручений непосредственного руководителя
  • заказ и бронирование ЖД и Авиа билетов, гостиниц
  • оформление командировок
  • обеспечение офиса канцтоварами
  • обеспечение жизнедеятельности офиса
  • работа с курьерами
  • приём и распределение звонков, факс-сообщений и электронной почты
  • ведение протоколов заседаний, составление и регистрация приказов
  • Должностные обязанности:

  • раскладка товара на полках торговых павильонов
  • составления отчетов о проделанной работе
  • стажировка новых сотрудников на аналогичную должность
  • контроль наличия рекламных материалов
  • сотрудничество с персоналом
  • Дополнительная информация:

  • владею русским, украинским и английским языками
  • компьютерная грамотность: Internet, Оutlооk Ехрress, программы MC Office и т.д.
  • скорость набора текста - 305 зн./м  (русская раскладка), 263 зн/м (английская раскладка)
  • закончила курсы по ведению делопроизводства
  • Личностные качества:

    Свойственны организаторские способности, оперативность, хорошая память и дикция, коммуникабельна, ответственна, исполнительна, презентабельная внешность, стремлюсь к профессиональному и личному росту.

    Образование

  • 2008 г. Российский государственный социальный университет

    Социально-гуманитарный факультет

    Кафедра социальной философии
  • 2009 г. Международный центр профессионального образования

    Курс Секретарское дело с использованием ПК

  • Опыт работы

  • 01.2011 - наст. время ООО Магистраль

    Должность: секретарь-референт

    - Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя

    - Протоколирование и организация совещаний, планерок

    - Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц

    - Общее делопроизводство

    - Ведение электронного документооборота

    - Организация отправки и получения почтовых отправлений

    - Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса

    - Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса
  • 09.2008 - 12.2010 г. ООО Директ Лайн

    Должность: секретарь на ресепшн

    - Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков

    - Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

    - Подготовка документов для руководителей

    - Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях

    - Прием посетителей, заказ пропусков

    - Координация и обеспечение работы офиса

    - Организация командировок руководителя

  • Источники: pozovsud.com.ua, obrazec.org, otvet.mail.ru, www.resume-sample.com.ua, www.rabotka.ru

    Новые квалификационные характеристики секретарей

    Автор: Т. Кузнецова
    Источник: ''Управление персоналом''#2, 2000

    В первом номере журнала “Секретарское дело” за этот год в статье “Как составить должностную инструкцию секретаря”, раскрывая методику разработки этого важного организационного документа, указывалось на необходимость положить в основу разработки конкретной должностной инструкции квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, хотя они и были разработаны более 10 лет назад (переутверждены в 1996 г.) и во многом устарели.

    В настоящее время опубликован новый “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. Он разработан Институтом труда и утвержден постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37). Справочник является нормативным документом и следует сразу подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендованы для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм .

    В справочнике в разделе “Общие положения” сделано примечание, в котором указывается, что “под “предприятием” понимаются коммерческие организации, создаваемые в форме хозяйственных товариществ и обществ, в т.ч. открытых и закрытых акционерных обществ, акционерных обществ работников (народных предприятий), производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий”. Такое же понимание будет вкладываться в этот термин и в данной статье.

    Назначение справочника сформулировано достаточно четко: “Настоящий Квалификационный справочник должностей руководи-телей, специалистов и других служащих (технических исполнителей) призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действен-ный механизм разграничения функций, полномочий и ответственнос-ти, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в совре-менных условиях развития рыночных отношений”.

    Как следует из введения, справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны с установлением и развитием рыночных экономических отношений. Это, например, должность менеджера, аудитора, аукциониста, биржевого маклера, оценщика, брокера, дилера и др.
    Что касается должностных характеристик секретарского состава, то кроме ранее существовавших, появилась квалификационная характеристика секретаря руководителя и ученого секретаря.

    В справочнике в отличие от предыдущего “Сборника тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих” есть одно очень важное изменение – в нем не указываются разряды оплаты труда по единой тарифной сетке, а в разделе “Общие положения” записано, что “ Квалификационные категории по оплате труда специалистов уста-навливаются руководителем предприятия, учреждения, организации. При этом учитываются степень самостоятельности работника при вы-полнении должностных обязанностей, его ответственность за прини-маемые решения, отношение к работе, эффективность и качество тру-да, а также профессиональные знания, опыт практической деятельно-сти, определяемый стажем работы по специальности, и др.
    Таким образом оплата труда секретаря зависит прежде всего от его знаний, умений, качества работы, ответственности. Это существенное изменение, которое позволяет руководителю оценивать труд работника по конкретным результатам.

    Квалификационные характеристики, как и предшествующие, включают три раздела: “Должностные обязанности“, “Должен знать“ и “Требования к квалификации“. Однако название и содержание третьего раздела скорректировано. В предшествующих квалификационных характеристиках этот раздел назывался — «Требования к квалификации по разрядам оплаты» и упор делался на разряд, хотя указывались и требования к образованию, и стажу работы. В новой редакции в разделе “Требования к квалификации” указываются лишь требования к образованию и стажу работы без тарифной сетки.
    Но в тех случаях, когда профессия имеет категории, например, стенографистки или машинистки, требования к квалификации даются по каждой категории. Например:

    Машинистка. Требования к квалификации.
    Машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту.
    Машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.

    Стенографистка. Требования к квалификации.
    Стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
    Стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85-90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
    В разделе “Должностные обязанности” по-прежнему “установлены основные тру-довые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обес-печить оптимальную специализацию служащих.

    В разделе “Должен знать” содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а так-же знаний законодательных и нормативных правовых актов, положе-ний, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей“2.

    Так как функциональные обязанности секретарей и виды выполняемых ими работ устойчивы и фактически не изменились (меняется только технология работы с внедрением средств механизации и автоматизации), то эти разделы в квалификационных характеристиках секретарского состава в новом сборнике по содержанию не изменились, они претерпели лишь незначительную редакционную правку. Новой, как уже отмечалось, является квалификационная характеристика секретаря руководителя. Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы. В требованиях к квалификации секретаря руководителя, следуя запросам рынка труда, справедливо указана необходимость высшего профессионального образования.

    Рассмотрим квалификационную характеристику секретаря руководителя.

    Секретарь руководителя. Должностные обязанности.

    • Осуществляет работу по организа-ционно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

    • Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе рабо-ты либо подготовки ответов.

    • Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназ-наченной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

    • Принимает документы и личные за-явления на подпись руководителя предприятия.

    • Подготавливает до-кументы и материалы, необходимые для работы руководителя.

    • Сле-дит за своевременным рассмотрением и представлением структур-ными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

    • Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

    • Органи-зует проведение телефонных переговоров руководителя, записыва-ет в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведе-ния ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также те-лефонограммы, своевременно доводит до его сведения информа-цию, полученную по каналам связи.

    • По поручению руководителя со-ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.

    • Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опове-щение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

    • Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взя-тых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

    • Обес-печивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, созда-ет условия, способствующие его эффективной работе.

    • Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

    • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    • Формирует дела в соответствии с утвер-жденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установ-ленные сроки сдает в архив.

    • Копирует документы на персональном ксероксе.

    Должен знать:

    • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

    • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

    • организацию делопроизводства;

    • методы оформления и обработки документов;

    • архивное дело;

    • машинопись;

    • правила пользования приемно-переговорными устройствами;

    • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

    • основы этики и эстетики;

    • правила делового общения;

    • основы организации труда и управления;

    • правила эксплуатации вычислительной техники;

    • осно-вы административного права и законодательства о труде;

    • правила внутреннего трудового распорядка;

    • правила и нормы охраны труда.

    Требования к квалификации.
    Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.”

    Как видно из приведенной квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

    Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 061300 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, а среднее профессиональное образование – специальность 0611 “Делопроизводство и архивоведение”. Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию, сегодня достаточно много.

    Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки в новой редакции имеют лишь незначительные редакционно-стилистические правки. К обязанностям добавлена подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование документов на персональном ксероксе.

    Так как квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки аналогичны и учитывая, что в первом номере журнала “Секретарское дело” за 1999 г. уже была приведена должностная характеристика секретаря-машинистки, в новой редакции процитируем квалификационную характеристику секретаря-стенографистки. Это даст возможность сравнить не только старую и новую редакции, но и требования к этим двум категориям работников.

    Секретарь-стенографистка. Должностные обязанности.

    • Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

    • Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

    • Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

    • Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

    • Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

    • Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.

    • Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

    • Выполняет различные операции с использованием компью-терной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

    • Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использо-вания в процессе их работы либо подготовки ответа.

    • Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

    • Принимает документы на подпись руководителю.

    • Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    • Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

    • Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

    Должен знать:
    – положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
    – структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
    – стенографию;
    – машинопись;
    – правила орфографии и пунктуации;
    – порядок расположения материала при печатании различных документов;
    – правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
    – правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
    – правила пользования приемно-переговорными устройствами;
    – стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    – основы организации труда;
    – основы законодательства о труде;
    – правила внутреннего трудового распорядка;
    – правила и нормы охраны труда.

    На наш взгляд, не все учтено и исправлено в новых Квалификационных характеристиках. К сожалению, в старой редакции осталась квалификационная характеристика заведующего канцелярией. Учитывая значимость информационно-документационного обеспечения в работе управленческого аппарата, внедрение в сферу управления компьютерных технологий, руководитель канцелярии обязательно должен иметь высшее профессиональное образование. В его должностные обязанности входит не только организационное, но и методическое руководство делопроизводством организации, разработка таких сложных документов, как инструкция по делопроизводству, должностные инструкции и многое другое. Работник, имеющий “начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет”, как это записано в квалификационной характеристике, с такой работой грамотно не справится.

    По нашему мнению, исходя из должностных обязанностей и учитывая расширение круга высших и средних профессиональных учебных заведений, более высокие требования к квалификации должны предъявляться ко всем категориям секретарей.

    Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

    Как указано во введении к новому Квалификационному справочнику, применение Квалификационного справочника в современных организационно-технических условиях будет способствовать дальнейшему совершенствованию организации труда всех категорий служащих.

    Деловые и личные качества секретаря (стр. 1 из 4)

    РЕФЕРАТ

    по курсу «Делопроизводство»

    по теме: «Деловые и личные качества секретаря»

    1. Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря

    Профессия секретаря, секретаря-референта требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

    Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.

    То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.

    Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, требования, предъявляемые к работнику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.

    Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

    Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по прием по переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

    Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подразделений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной зашиты.

    Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

    2. Требования к деловым и личным качествам секретаря

    Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

    Деловые и личные качества при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

    Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

    Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

    При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

    Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

    Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

    Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

    Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

    Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

    Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Какие же личные качества важно иметь секретарю? Выделим наиболее существенные из них.

    Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие - необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации.

    Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

    У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

    Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «секретарь - лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

    Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.

    По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

    В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно.

    Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками; артистизм и чувство юмора - качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в работе с посетителями и сотрудниками; способность к самообучению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

    Характеристика с места работы секретаря

    Позитивная характеристика секретаря руководителя (примерный образец)

    Пример позитивной характеристики секретаря руководителя

    В должности секретаря руководителя — с марта 2009 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2009 г. дважды поощрялся руководством предприятия.

    Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

    Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

    Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях — качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

    Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

    Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

    Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

    К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятен, аккуратен.

    При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в т.ч. документированной, владеет уверенно.

    С коллегами поддерживает деловые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен.

    Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

    1. Занимаемой должности соответствует.

    2. По завершении курсов повышения квалификации достоин назначения на должность шеф-секретаря.

    Характеристика секретаря — документ, являющийся отзывом о трудовой деятельности человека. Специальных нормативно-правовых актов, регулирующих образец характеристики на секретаря, не существует.

    Когда требуется характеристика

    Бумага может потребоваться в следующих случаях:

    • по требованию секретаря для предоставления в полицию или использования при судебных разбирательствах
    • по требованию руководителя компании для награждения
    • по требованию государственных органов

    Иногда секретарь запрашивает характеристику при увольнении для того, чтобы в дальнейшем быстрее устроиться на работу.

    Документ может стать необходимым при самых разных обстоятельствах. В бумаге отражаются как положительные, так и отрицательные стороны работника. Если работник получил характеристику, которая не отражает его реальных качеств, он должен оспаривать ее.

    Виды характеристик на секретаря

    Характеристики отличаются по предназначению. Их условно разделяют на документы для внутреннего и для внешнего использования. В зависимости от типа документа информация в нем может незначительно отличаться. Бумага обычно составляется сотрудниками кадровой службы и руководителем секретаря. Кадровики следят за тем, чтобы бумага соответствовала стандартам, принятым в организации.

    При увольнении

    Если секретарь увольняется из организации, он вправе попросить написать ему характеристику. Если работник добросовестно выполнял свои обязанности, то с большой вероятностью он получит положительную характеристику, которая поможет ему при дальнейшем трудоустройстве.

    Документ составляется руководителем секретаря. В нем отражаются деловые качества сотрудника, уровень дисциплины, степень квалификации, способности идти на контакт и находится в коллективе.

    Для награждения

    Документ для награждения составляется по типовому образцу, который создается еще на начальном этапе работы компании. В таком документе обычно отражаются только положительные качества работника, а также особые заслуги перед организацией. Также указывается вид награждения.

    Организация, в которой трудится секретарь, может поощрить его особой грамотой, медалью, благодарственным письмом или денежными средствами.

    Бумага должна включать в себя краткое описание трудовой деятельности и продолжительность работы секретаря в организации. Компания по желанию может добавлять в характеристику свои собственные необходимые разделы.

    Для полиции

    Документ с места работы может потребоваться полицейским, если секретарь является фигурантом уголовного дела или устраивается в правоохранительные органы на работу. Соответственно бумага для полиции составляется либо по просьбе человека, либо по просьбе полицейских.

    При составлении характеристики руководитель берет на себя ответственность за то, что предоставляемая информация в документе полностью соответствует действительности. В бумаге отражается только реальные качества работника и его успехи в работе.

    Правила составления на видео:

    Правила составления текста

    Из-за того, что отсутствуют стандартизированные правила, у многих организаций возникают проблемы с составлением документа. Чтобы правильно создать характеристику, необходимо придерживаться следующих правил:

    • указывать только реальные качества работника
    • избегать негативного или позитивного эмоционального окрашивания, указывая исключительно фактическую информацию
    • размещать сведения о работнике и работы, которую он выполняет
    • излагать информацию в настоящем или прошедшем времени от третьего лица (в прошедшем времени, если секретарь больше не работает в компании)
    • указывать дату выдачи, а также подписывать документ

    Бумага имеет юридическую силу, только если на ней имеется подпись руководителя, который ее составлял. В некоторых случаях на ней размещается печать организации, тем самым подтверждается подлинность характеристики.

    Для получения образца заполнения документа можно обратиться в кадровый отдел. Также примерный шаблон можно найти в интернете. После изучения схожих документов проблем с составлением и заполнением не возникнет.

    Требования к оформлению

    Оформление внутренней и внешней характеристики может отличаться. Особых требований к оформлению нет, если компанией не установлено обратное. Это означает, что при отсутствии единого образца, который используется внутри организации, руководитель составляет характеристику в свободном стиле. Главное, чтобы документ соответствовал следующим требованиям:

    1. Был распечатан на бумаге формата А4. Документ составляется посредством текстовой офисной программы. Рекомендуемый шрифт — Times New Roman размером 12.
    2. В шапке указывается наименование документа, название организации и ФИО секретаря, для которого эта бумага заполняется.
    3. После шапки идет основная часть характеристики. Начинать повествование желательно с личной информации о работнике, которая включает в себя дату рождения и полученное образование.
    4. В конце документа указывается причина составления характеристики (по просьбе работника, правоохранительных органов или по личной инициативе), а также ФИО заполнявшего, его подпись, дата составления и печать организации. Если документ согласовывается с отделом кадров, то дополнительно требуется подпись работника отдела кадров.

    При оформлении документа проблемы возникают крайне редко, так как требования практически полностью отсутствуют. Сложности возникают при оценке трудовой деятельности секретаря. Не все руководители знают, что именно нужно указывать в бумаге.

    Составные элементы бланка

    Документ разделяется на 3 части (см. таблицу 1).

    Части
    Что включает
    Первая Общая информация о человеке
    Вторая Трудовой стаж и обязанности работника
    Третья Личные качества, преимущества или недостатки сотрудника

    В разделе, в котором отражаются личные и профессиональные качества, указывается то, как человек справляется со своей работой и как он взаимодействует с другими сотрудниками. Также пишется о дисциплинарных взысканиях и поощрениях секретаря, если они имеются.

    В заключении отражается причина составления документа. Как правило, в конце указывается, что характеристика предоставлена по запросу (секретаря или правоохранительных органов) для предоставления по месту требования.

    Профессиональные качества секретаря на видео:

    Документ играет достаточно важную роль, если человек устраивается на государственную службу. При устройстве в частные компании наличие положительной характеристики станет преимуществом, но при этом ее наличие необязательно.

    Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Характеристика является важным документом, в котором указывается персональная информация о сотруднике, с описанием его личных и профессиональных качеств. Составляется документ в зависимости от требований и органов, куда он будет подаваться. Предварительно, по составленной информации, можно сделать вывод о компетенции и личных качествах человека, о его характерологических особенностях.

    Смотрите далее: как написать характеристику.

    В суд с последнего места работы

    Возникают различные ситуации, когда людям необходимо участвовать в судебных процессах. В этих случаях требуется предоставить характеристику с последнего места работы. Многое определяет вид процесса — уголовный или гражданский. Для каждого существуют свои нюансы описания сотрудника с акцентированием определенных качеств.

    Гражданский судебный процесс будет рассматривать выполнение трудовых обязанностей, перспективного карьерного продвижения, стабильность трудоустройства. При усыновлении истцу или ответчику желательно предоставить документ, в котором описаны положительные качества и финансовая обеспеченность.

    Структура характеристики в суд представлена такими разделами:

    • дата и место составления;
    • ФИО, должность, дата рождения;
    • стад работы с последнего места работы;
    • семейное положение и состав семьи;
    • образование, курсы, навыки;
    • реквизиты и наименование компании;
    • описание вида деятельности, которым занимается сотрудник;
    • служба в армии;
    • достижения, поощрения, награды.

    Характеристика заверяется руководителем или начальником отдела кадров. Важные формулировки — платежеспособность и уровень заработной платы, уровень профессионализма, деловой потенциал, отношения с коллегами и ответственность.

    По месту требования

    В зависимости от разновидностей и целей составления различают документ внешнего и внутреннего типа. Внешний составляется по месту требования — в банк, военкомат, государственные органы и структуры, в полицию и т.д. При составлении руководствуются общепринятыми правилами составления деловых документов. Описывается личность, трудовые достижения, стрессоустойчивость, конфликтность, поведение в коллективе, отношение к коллегам, компетентность.

    Общее описание должно создать образ личности и помочь сформировать правильное мнение.

    Пример:

    Ф.И.О работает в (название фирмы) с 01.02.2018г. по сегодняшний день на должности менеджера-консультанта.

    За время работы ________ зарекомендовал(а) себя как ответственный, целеустремленный, трудолюбивый сотрудник. Придерживается норм корпоративной этики.

    В коллективе имеет хорошую репутацию, отношения с коллегами дружелюбные, открытые, всегда отзывчивый. Клиенты ценят его за высокую культуру общения и профессиональный подход в работе.

    С поставленными задачами и проблемами справляется креативно, быстро и качественно. Имеет прекрасную коммуникацию. При поставленных сложных целях всегда справляется с ними и предоставляет полезные советы.

    Работает над повышением квалификационных знаний и профессионального уровня, занимается саморазвитием и обучением. Всегда приходит на помощь другим, за что его ценят в коллективе.

    Самостоятельный в работе, выполняет сложные разнообразные виды заданий от руководства.

    Для предоставления по месту требования.

    Дата __________ Подпись ____________

    Производственная на рабочего

    Данный вид документа характеризует способности сотрудника и его навыки. Часто предоставляется на новое место работы, чтобы работодатель имел возможность узнать о претенденте на должность.

    Составляется и подписывается руководителем фирмы. Обязательно необходимо указать выговоры, предупреждения, взыскания, которые были следствием серьезных нарушений.

    Требования и структура производственной характеристики:

    • порядковый номер документа и дата составления;
    • хронология трудоустройства и становления на рабочем месте;
    • наличие поощрений, нарушений, взысканий;
    • подпись руководителя и печать фирмы.

    Характеристика должна объективно описывать человека с точки зрения его квалификации и отношения к работе.

    Пример:

    Специалист по учету товарно-материальных ценностей Иванченко В.П. в компании работает два года. Имеет ряд положительных профессиональных качеств: ответственная, добросовестно относится к обязанностям, соблюдает и придерживается корпоративной инструкции и законодательных нормативов. Вовремя составляет отчеты, грамотно ведет документацию.

    Участвует в корпоративной жизни коллектива, имеет хорошую репутацию, ценится в коллективе за открытое отношение и трудолюбивость.

    Образец на работника – водителя

    Причины составления

    Выдается в 2 случаях:

    • по личному требованию работника;
    • в ответ на запросы внешнего и внутреннего типа.

    Внешняя характеристика – составляется по требованию самого водителя или других пользователей: банк, суд, адвокатская фирма. Внутренняя предоставляется на требование актов, выданных органами руководства компании. В случае перевода в другой отдел или должность.

    Составляется в произвольной форме без стандартной формы. Исключение – запросы в государственные органы, когда выдается конкретный бланк.

    Условно ее разделяют на 5 частей:

    1. Заголовок.
    2. Анкетные данные.
    3. Трудовая деятельность.
    4. Основная часть – личные качества.
    5. Заключение.

    Пример:

    Общество с ограниченной ответственностью «Гарант»

    г. Самара, ул. Строителей,2А

    01 марта 2018 года

    Выдана водителю категории «В» и «С» Макаренко Владиславу Николаевичу,

    (водительская категория, ФИО сотрудника)

    1980 года рождения, образование средне-специальное.

    2001 году окончил Самарский колледж по специальности «Автомеханик».

    В 2010 году принят на работу в ООО «Гарант» водителем.

    На протяжении этих лет аварий и нарушений не было. Ответственно выполняет поставленные задания. Всегда заботится о технической исправности транспортного средства. По неоднократным просьбам выполнял функции механика.

    Вежливый и тактичный по отношению к другим. Коллеги уважают и ценят его. Трудовую дисциплину не нарушал.

    В 2017 году награжден грамотой и денежным вознаграждением за честный труд и добросовестное отношение.

    Характеристика выдана для предъявления по месту требования.

    Подпись _______ расшифровка

    Главного бухгалтера и бухгалтера-кассира

    В характеристике необходимо указывать: соблюдает ли сотрудник законодательные нормативные акты, как ведет учет каждого участка, как выполняет начисление заработной платы и налогов, придерживается ли кассовой дисциплины, ведет ли платежно-расчетные операции разных видов, составляет и сдает отчетность, владеет программным обеспечением, ведет аудит.

    К тому же важно указывать такие качества как: усидчивость, внимательность, аккуратность, ответственность, терпеливость, точность.

    Юриста или юрисконсульта

    На крупных предприятиях существует юридический отдел, который занимается составлением договоров, проверкой соответствия документов законодательству, судебными делами. Специалист должен быть не просто компетентный в своей деятельности, но и хорошо владеть навыками профессионала.

    В документе важно указать: какими судебными делами занимался сотрудник, уровень подготовленности в решении законных и правовых вопросов, обязанности и проверка различных договорных актов.

    Необходимо указывать личные качества, которые важны для бесконфликтной работы в коллективе.

    Пример:

    Общество с ограниченной ответственностью «Гарант»

    г. Самара, ул. Строителей,2А

    01 марта 2019 года

    Дана штатному юристу Макаренко Владиславу Николаевичу 1980 года рождения. Образование – высшее юридическое.

    В 2007 году был принят на должность юриста.

    В обязанности входит:

    • составление и анализ договоров;
    • составление внутренних документов;
    • представление интересов организации;
    • участие в судебных процессах.

    За период работы зарекомендовал себя только с положительной стороны. Обладает такими качествами: грамотный, трудолюбивый, ответственный. Знает действующее законодательство, отлично ориентируется в изменениях и дополнениях.

    Трудовую дисциплину не нарушает. Пользуется уважением среди коллег, отзывчивый, коммуникабельный.

    Характеристика дана для предъявления по месту требования.

    Директор ___________ (Ф.И.О.)

    Учителя (преподавателя)

    Написать данный тип документа может директор школы или завуч. Составляется в основном при прохождении переаттестации, для награждения, участия в конкурсах, трудоустройстве или по личному требованию.

    Кроме стандартных разделов в характеристике учителя указывается: сколько выпусков у него было, какую методическую тему исследует, какая программа используется в системе обучения, обладание новыми технологиями в образовательном процессе, работа с учениками и родителями.

    Для подтверждения профессионального уровня можно указать достижения учеников на различных олимпиадах.

    Образец:

    на Макаренко Владислава Николаевича учителя физики

    высшей квалификационной категории

    Самарская среднеобразовательная школа № 1

    Макаренко В.Н. работает в данном учреждении с 2010 года. За этот период проявил себя как инициативный и ответственный сотрудник.

    Макаренко В.Н. в совершенстве использует новые методические и технологические подходы в процессе обучения. Успешно использует их на практике, чем значительно повышает уровень успеваемости и заинтересованности учеников.

    Характеризуется как грамотный, квалифицированный педагог, который знает особенности и проблемы обучения в данном предмете. Личностная направленность образования позволяет мотивировать детей и хорошо усваивать знания.

    Особое внимание уделяет внеклассной работе, чтобы повысить коммуникативную активность учащихся. Для этого проводит мероприятия, соревнования, развивающие турниры.

    В классном руководстве ориентируется на сплоченность класса с учетом индивидуальных особенностей каждого ученика. Создает различные ситуации, чтобы дети могли правильно реагировать и рассуждать в таких случаях в реальной жизни. Родители высоко оценивают его работу с учениками.

    Активно участвует в методических конференциях, сборах, семинарах, повышает квалификацию во время прохождения курсов.

    Характеристика дана для предъявления в __________

    Директор ______ (Ф.И.О.)

    На врача (медицинского работника)

    В случае написания справки-характеристики для сотрудника медицинского учреждения становится непросто описать все обязанности и акцентировать внимание на конкретном аспекте. Для такого составления важно указать моральные, квалификационные, научные, деловые качества.

    Это довольно серьезный документ, который в полной мере должен описать не только личностные особенности, но и всестороннюю обязанность этой сферы.

    Обязательным пунктом необходимо выделить реагирование в форс-мажорных ситуациях, которые касаются безопасности здоровья и жизни пациента.

    Повара

    Составляется по требованию сотрудника. Большинство случаев — новое трудоустройство, оформление кредита. Как и все стандартные типы документов должна состоять из обязательных разделов.

    В основной части следует уделить внимание выполнению должностных обязанностей. Важно указать на каком участке или цехе работает, знание технологии приготовления и технологических карт, владение различными техниками работы.

    Повар должен не только выполнять приготовление блюд, но и руководить и сотрудничать с коллективом для слаженной работы.

    Образец

    Общество с ограниченной ответственностью «Гарант»

    г. Самара, ул. Строителей,2А

    NexxDigital - компьютеры и операционные системы

    Характеристика на главного специалиста администрации. Характеристика на секретаря образец

    В должности секретаря руководителя Анна Ивановна работает с марта 2012года. Свои должностные полномочия исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2013 года дважды поощрялась руководством предприятия.

    Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

    Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя для этого современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

    Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях - качественное редактирование их содержания. Оперативно и безошибочно передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

    Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

    Активно участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Ответственно и добросовестно выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет отлично.

    Настойчиво и результативно работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, регулярно овладевает новыми знаниями. Успешно обучается на курсах повышения квалификации при Санкт-Петербургской высшей школе секретарей. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

    К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятна, аккуратна.

    При внезапных изменениях в обстановке действует находчиво. В процессе подготовки решений проявляет компетентность. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в том числе документированной, владеет уверенно.

    С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен. Критику в свой адрес воспринимает спокойно, имеющиеся недостатки устраняет в короткие сроки.

    ВЫВОДЫ:

    1. Занимаемой должности соответствует.

    2. По завершении курсов повышения квалификации достойна назначения на должность шеф-секретаря.

    В должности секретаря руководителя - с марта 2010 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально, но недостаточно инициативно.

    Работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия выполняет в соответствии с должностной инструкцией. Вместе с тем организация взаимодействия с техническим персоналом офиса руководителя требует совершенствования.

    Проводит предварительное рассмотрение деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия, с незначительными замечаниями. Ведет офисное делопроизводство, недостаточно эффективно используя для этого возможности имеющихся в офисе программно-технических средств. Проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия, готовит, как правило, в установленные сроки и с соблюдением действующих требований.

    Осуществляет контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечивает правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, а в необходимых случаях - качественное редактирование их содержания. Передает и принимает информацию, предназначенную для руководителя предприятия, по техническим средствам коммуникации.

    Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в основном в соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе. Ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

    По указанию руководителя предприятия участвует в подготовке и обеспечении приема посетителей. Умело выполняет различные деловые поручения руководителя предприятия. Прочие должностные полномочия секретаря руководителя исполняет со знанием дела.

    Работает над совершенствованием личной профессиональной подготовки, стремится к овладению новыми знаниями. Имеет недостаточную практическую подготовку в области делопроизводства. Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности.

    К выполнению своих должностных обязанностей относится ответственно и добросовестно. Обладает хорошей работоспособностью. Постоянно опрятен, аккуратен. Физически здоров.

    К внезапным изменениям в обстановке адаптируется медленно. В процессе подготовки решений проявляет склонность к шаблону. Методами коммуникации и обработки деловой информации, в т.ч. документированной, владеет в целом уверенно.

    Есть разница требовать характеристики, другое предоставить. Сейчас характеристики снова начали величать рекомендательными письмами. Используйте бланк, который сбережет время для печатания качественного документа В социалистическом прошлом рекомендацию заменяла обычная характеристика. Когда приходилось быть принятым на работу, или занять важную должность. Как правило необходимо было приходить в отдел кадров с характеристикой. Многим приходилось сталкиваться с таким понятием как характеристика. В последнее время в наш обиход зашло иностранное понятие как рекомендация в письменном виде.

    Позитивная характеристика секретаря руководителя (примерный образец)

    Пример позитивной характеристики секретаря руководителя

    В должности секретаря руководителя - с марта 2009 г. Свои должностные обязанности исполняет профессионально и инициативно, за что в течение 2009 г. дважды поощрялся руководством предприятия.

    Своевременно, качественно и в требуемом объеме осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Эффективно взаимодействует с техническим персоналом офиса руководителя.

    Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное

    Характеристики секретаря | Bizfluent

    Готовы ли вы нанять нового секретаря? Тогда важно убедиться, что у нее есть все, что нужно для этой роли. Секретари делают гораздо больше, чем просто печатают письма и записки, отвечают на телефонные звонки и планируют встречи. Сильные коммуникативные навыки, внимание к деталям, целеустремленность, порядочность и профессионализм - вот лишь некоторые из ключевых атрибутов секретаря.

    Основные качества секретаря

    Как владелец бизнеса, вы хотите найти лояльного и преданного делу секретаря .Она также должна иметь здравый смысл и иметь возможность принимать решения от вашего имени, если это необходимо. Например, если вы путешествуете, и один из ваших сотрудников сталкивается с определенной проблемой, секретарь должен иметь возможность помочь ему или указать того, кто может ему помочь.

    Хорошие секретари знают, когда и как принимать соответствующие меры. У них также есть способность быстро принимать решения и импровизировать, когда того требует ситуация. Находчивость - одна из важнейших характеристик секретаря.В конце концов, какой смысл нанимать секретаря или личного помощника, если всю работу делаете вы?

    Человек, которого вы нанимаете, должен разделять ваши ценности и представлять вас в позитивном свете. Она будет вашим «лицом» или «голосом» для мира. Профессионализм, осмотрительность и готовность сделать все возможное - все это важные навыки хорошего секретаря. В зависимости от вашего бюджета и требований к должности, вы можете нанять кого-то с большим или меньшим опытом - просто убедитесь, что у него сильные организационные навыки и навыки тайм-менеджмента, он быстро выполняет все задачи и обращает внимание на мелкие детали.

    Отличные коммуникативные навыки

    Секретари постоянно взаимодействуют с клиентами, бизнес-профессионалами и различными отделами. Часто они первыми приветствуют клиентов и инвесторов. Следовательно, они должны иметь способность ясно выражать свои мысли, следовать указаниям и эффективно общаться. В то же время они должны позволять людям чувствовать себя комфортно и желанными гостями.

    При собеседовании с кандидатами обращайте внимание на то, как они с вами разговаривают и выражают свое мнение.Ищите подсказки в их речи и языке тела. Задавайте вопросы на основе сценариев, чтобы лучше понять их навыки общения и принятия решений . Вот несколько примеров:

    • Что бы вы сделали, если бы клиент настаивал на разговоре с менеджером во время встречи?
    • Какова ваша стратегия построения взаимопонимания с другими?
    • Как бы вы отреагировали, если бы вам встретился разгневанный покупатель?
    • Что бы вы сделали, чтобы убедить потенциального делового партнера найти время для встречи с начальством?
    • Что бы вы сделали, если бы менеджер попросил вас выполнить задачу, выходящую за рамки вашей должностной инструкции, например, просмотр финансового отчета?

    Сильные навыки работы с компьютером

    Прошли те времена, когда секретарю было достаточно хорошо разбираться в Microsoft Word и Excel.В эту цифровую эпоху секретари должны хорошо разбираться в электронной почте и текстовых сообщениях , программном обеспечении для управления событиями, финансовом программном обеспечении и т.д., в зависимости от отрасли.

    Например, секретарю, работающему в стартапе, может потребоваться носить несколько головных уборов. Он должен знать, как использовать программное обеспечение для управления отношениями с клиентами, вести базовый учет и поддерживать составление регулярных отчетов. Небольшая компания, в которой всего три или четыре сотрудника, может попросить секретаря рассылать твиты или публиковать обновления на Facebook от ее имени.

    Лояльность и приверженность

    Лояльность - одна из ключевых характеристик секретаря. Те, кто работают в этой роли, часто знают о компании больше, чем большинство сотрудников. У них есть доступ к финансовым документам, юридическим отчетам, бухгалтерским данным и конфиденциальной информации. Они обязаны обеспечивать конфиденциальность и безопасность этих данных.

    Хороший секретарь будет предан своей работе и компании, в которой работает. Она не будет жаловаться на свою работу или раскрывать конфиденциальную информацию неуполномоченным лицам, например, своим друзьям.Она также будет отличать хорошее от плохого и всегда будет сохранять порядочность.

    Андра Пичинку - консультант по цифровому маркетингу с опытом работы более 10 лет. Она тесно сотрудничает как с малыми предприятиями, так и с крупными организациями, помогая им расти и повышать узнаваемость бренда. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и международного бизнеса и степень бакалавра психологии. За последнее десятилетие она превратила свою страсть к маркетингу и писательству в успешный бизнес с международной аудиторией.Текущие и бывшие клиенты включают HOTH, Bisnode Sverige, Nutracelle, CLICK - протеиновый напиток для любителей кофе, InstaCuppa, Marketgoo, GoHarvey, Internet Brands и другие. В своей повседневной жизни г-жа Пичинку оказывает консалтинговые услуги в области цифрового маркетинга и копирайтинга. Ее цель - помочь компаниям понять и привлечь свою целевую аудиторию новыми творческими способами.

    .

    Образец должностной инструкции секретаря

    Описание должности секретаря содержит список основных задач, обязанностей и ответственности, связанных с работой секретаря.

    Secretary job description

    Роль секретаря будет варьироваться в зависимости от сектора, размера работодатель и уровень работы. Однако почти все секретарские работы будет включать элемент каждой из перечисленных типичных рабочих задач и обязанностей и потребует основные секретарские компетенции и навыки.

    Адаптируйте пример описания должности секретаря в соответствии с требованиями конкретной должности.

    ОБРАЗЕЦ ОПИСАНИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

    Общего назначения

    Оказывать личную административную поддержку руководству и компании посредством выполнения и организации административных обязанностей и действий, включая получение и обработку информации.

    Основные рабочие задачи, обязанности и ответственность

    • Подготовка и управление корреспонденцией, отчетами и документами
    • организация и координация встреч, конференций, командировок
    • ведение, напечатание и распространение протоколов встреч
    • внедрение и обслуживание офисных систем
    • вести графики и календари
    • организовывать и подтверждать встречи
    • организовывать внутренние и внешние события
    • обрабатывать входящие электронные письма, почту и другие материалы
    • настраивать и поддерживать системы управления документами
    • настроить рабочие процедуры
    • сопоставить информацию
    • поддерживать базы данных
    • общаться устно и письменно, отвечать на запросы и предоставлять информацию
    • поддерживать связь с внутренними и внешними контактами
    • координировать поток информации как внутри, так и извне
    • управлять офисным оборудованием
    • управлять офисной поддержкой слои

    Образование и опыт

    • соответствующее обучение или квалификация
    • знание и опыт соответствующих программных приложений, включая электронные таблицы и управление базами данных
    • знание административных и канцелярских процедур
    • знание принципов бизнеса
    • владение орфографией, пунктуация, грамматика и другие навыки английского языка
    • подтвержденный опыт составления корреспонденции и документов
    • подтвержденный опыт в области управления информацией и коммуникациями
    • требуемая скорость набора текста

    Ключевые компетенции

    • устные и письменные коммуникативные навыки
    • внимание к подробно
    • конфиденциальность
    • планирование и организация
    • тайм-менеджмент
    • навыки межличностного общения
    • ориентация на обслуживание клиентов
    • инициатива
    • надежность
    • 9002 3 стрессоустойчивость

    Как написать профессиональному секретарю резюме

    Получите помощь с написанием резюме.Используйте образец резюме секретаря, чтобы написать хорошо структурированное резюме. Используйте это описание должности секретаря, чтобы включить все необходимые детали в свое резюме.

    Подготовьте выигрышное сопроводительное письмо, используя образец сопроводительного письма секретаря

    Каковы навыки и качества хорошего секретаря?

    Работодатели определили эти 5 основных навыков как важнейшие для успеха секретарской работы.

    • отличные коммуникативные навыки , включая умение правильно слушать, чтобы четко понимать и выражать свои мысли профессионально и эффективно.Хорошие письменные коммуникативные навыки включают использование соответствующей грамматики и словарного запаса, а также организацию информации в четком формате.
    • навыки управления работой , включая эффективное планирование и составление расписания рабочих задач, а также способность расставлять приоритеты и соблюдать сроки
    • инициативность и самоуправление в том числе проактивность и решение проблем без запроса
    • точность внимание к деталям , включая тщательную проверку и мониторинг всех рабочих задач и процессов
    • приверженность сохранению конфиденциальности и соблюдение этических норм компании

    Читателям также понравилось...

    Секретарь по правовым вопросам Описание работы

    Школьный секретарь Описание работы

    Секретарь в приемной Описание работы

    Описание работы офисного помощника

    Используйте это описание должности секретаря, чтобы подать выигравшее заявление о приеме на работу секретаря

    Резюме помощника администратора

    Резюме помощника руководителя

    Резюме секретаря школы

    Как подготовиться к собеседованию секретарем

    необходимые фундаментальные знания, навыки и ключевые компетенции останутся константа для большинства секретарей.Используйте это описание должности секретаря, чтобы четко понимать важную секретарскую функцию.

    Последнее обновление - зарплата секретаря

    Indeed.com сообщает, что средняя зарплата для секретарей, объявлений о вакансиях на сайте в США, составляет 15,00 долларов в час по состоянию на август 2020 года.

    Собеседования> Описания вакансий> Секретарь

    К началу страницы

    .

    Секретарь: описание работы | TARGETjobs

    Административная роль иногда может быть способом получить профессию, особенно в СМИ или маркетинге.

    Чем занимается секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

    Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, беря на себя административные и организационные задачи, обеспечивающие функционирование организации. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать как синонимы для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.

    Типичные должностные обязанности включают:

    • Ответ на звонки, прием сообщений и обработка корреспонденции
    • ведение дневников и запись на прием
    • набор, подготовка и сопоставление отчетов
    • подача
    • организация и обслуживание встреч (составление повесток дня и ведение протоколов)
    • управление базами данных
    • приоритезация рабочих нагрузок
    • внедрение новых процедур и административных систем
    • связь с соответствующими организациями и клиентами
    • Координация рассылки и аналогичных рекламных заданий
    • счета за регистрацию или обработку данных или расходы
    • действует в качестве регистратора и / или встречает и приветствует клиентов
    • , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.

    Административная или секретарская роль иногда может быть способом получить другую профессию, особенно в СМИ или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и СМИ, начинают с административной роли и «прокладывают себе путь вверх». Точно так же студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после окончания учебы. Такой опыт работы в офисе может стать преимуществом в резюме.

    Однако, если вы хотите специализироваться на административной должности, карьерный рост может происходить, если вы занимаете более высокие административные должности; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других - личный или исполнительный помощник; в еще более, офис-менеджер. Также известно, что секретарский и административный персонал специализируется на работе в организациях в определенных секторах: например, фармацевтика или право.

    Типичные работодатели секретарей и администраторов

    В огромном количестве организаций в государственном и частном секторах работают секретари и администраторы.

    Вакансии обычно можно найти на досках вакансий, непосредственно через веб-сайты работодателей, через кадровые агентства, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

    Требуется квалификация и обучение

    Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы получили образование на уровне GCSE / стандартов или уровня A / выше.Небольшое меньшинство может попросить ученую степень, и в этом случае степень в области английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной.

    Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или в администрации; соответствующий опыт можно получить путем соблазнения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

    Некоторые организации просят уметь печатать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не требуется в стандартной комплектации.Ряд курсов обучения секретарю доступен в Интернете или в колледжах повышения квалификации.

    Ключевые навыки для секретарей

    • Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
    • Умение работать в команде
    • Навыки в области организации и управления временем
    • Внимание к деталям
    • Навыки переговоров
    • Напористость
    • Гибкость
    • Такт, осмотрительность и дипломатия
    • Способность проявлять инициативу и проявлять инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
    • Возможность использовать стандартные программные пакеты (например, Microsoft Office) и при необходимости изучать индивидуальные пакеты.
    .Резюме секретаря

    : образец резюме секретаря

    У секретарей разные обязанности. В их обязанности входило оказание помощи руководителям и повседневная работа в офисе.

    Секретари часто организуют планирование, встречи, встречи, организацию поездок в офисы. В большинстве случаев для секретарей нет требований к формальному образованию. Тем не менее, многие имеют опыт секретарской работы, связанной с определенной областью, такой как - обязанности секретаря по правовым вопросам, медицинского персонала, подразделения, отдела и исполнительного секретаря.

    Например, следующее резюме секретаря подойдет - медицинский секретарь, ответственный секретарь и юридический секретарь.

    Пример резюме секретаря
    Общий образец резюме

    .

    Полное имя
    [улица, город, штат, индекс] | [Телефон] [Адрес электронной почты]


    СЕКРЕТАРЬ

    Обзор

    Квалифицированный секретарь с более чем 10-летним опытом разнообразной административной работы и доказанной способностью управлять офисной средой и управлять ею; Обладает эффективными организаторскими способностями в дополнение к готовности работать сверх служебного долга.

    Цель - получить должность секретаря в организации, ориентированной на людей, со сложной обстановкой, для достижения корпоративных целей и максимизировать свои секретарские навыки и опыт.

    ■ Основные знания и функциональные навыки

    • Глубокие знания пакетов Microsoft Office и операций с Интернет-телефоном.
    • Соответствующий опыт работы с такими программными приложениями, как SAP, ERP и Access.
    • Быстро осваивает новые программные приложения.
    • Обработка текста - Возможность печатать 100 слов в минуту.
    • Владеет орфографией и грамматикой английского и испанского языков.
    • Профессиональные устные / письменные коммуникативные навыки.

    ■ Личные качества

    • Точность | Отличные организаторские способности | Конфиденциальность | Планирование и управление временем
    • Инициатива | Надежность | Стрессоустойчивость | Ориентация на обслуживание клиентов.
    • Готовность работать по гибкому графику и высокой загруженности.

    Образование

    • Диплом младшего специалиста, включая курсы секретаря
    • Диплом об окончании средней школы

    Опыт работы / предыстория

    Admin SAS Company Солт-Лейк-Сити, штат Юта, 2003 г. - настоящее время
    Секретарь

    • Подготовил и систематизировал документы и другие материалы, необходимые для встреч, конференций, организации поездок и отчетов о расходах.
    • Ведение офисного расписания и календарей мероприятий.
    • Составлял, печатал и распространял повестки дня и протоколы собраний, обычную переписку и отчеты.
    • Настроил и обработал входящую почту и системы хранения в офисе.
    • Собрал и координировал поток внутренней и внешней информации.
    • Управляемое офисное оборудование и офисные помещения.
    • Установлены административные рабочие процедуры для отслеживания повседневных задач персонала.

    ■ ДОСТИЖЕНИЯ

    • Научился работать с новыми офисными технологиями по мере их запуска и внедрения.
    • Повышен до руководителя другого секретарского / конторского персонала.
    • Принята на себя ответственность за обучение и ориентацию новых сотрудников.

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *