что это такое, зачем нужно, как открыть, рейтинг лучших организаций
Вы любите принимать гостей, устраивать домашние или корпоративные торжества, коллеги и друзья не устают повторять, что вы – прирожденный организатор и неугомонный балагур? Тогда, наверное, вам пора задуматься о том, как открыть эвент агентство. Свой собственный бизнес сегодня – не редкость и вовсе не заоблачная мечта. Все вполне реально, главное – правильно выбрать направление и подойти серьезно к организационным вопросам, даже если и построена ваша деятельность на предоставлении развлечений другим.
Итак, эвент агентство – что это такое и с какой стороны к нему подойти? Как начать свое дело в индустрии праздников и развлечений с нуля, к каким трудностям приготовится, что посоветуют профессионалы? Ответы на все вопросы ниже в статье, а на десерт – рейтинг лучших эвент агентств России согласно статистике глобальной сети и отзывам клиентов.
Что это такое и в чем суть
Эвент-агентство – это компания, которая на профессиональном уровне занимается организацией праздников, торжественных мероприятий и прочих значимых событий. Работа в таком агентстве на первый взгляд может показаться пустяковой. Но только на первый, потому что современный потребитель достаточно капризен и избалован, повидавший многое если не лично в заграничных турпоездках, то в постах социальных сетей. Попробуй-ка его удиви и развесели.
Кроме того, конкуренция не дремлет. И там, где у вас только блеснула гениальная идея, а затем неясная мысль, как воплотить ее в жизнь, бывалые мэтры уже все придумали, устроили и показали широким массам.
Но отчаиваться не стоит, ведь эвент-деятельность предполагает не только выступления тамады на свадьбе или организация поминок в лучшем городском кафе. Это:
- детские праздники различных масштабов, от частного Дня рождения до фестиваля в рамках региональных учебных заведений;
- корпоративные встречи и тим-билдинги;
- семинары, образовательные тренинги и конференции
- загородные пикники, мастер-классы для всех и много чего еще интересного и прибыльного.
То есть, профессиональный эвент-менеджер должен быть универсалом с широким кругозором и большим креативом – другим тут делать нечего. А вот больших капиталовложений не понадобится. Скорее будут нужны связи и знакомства, потому что без партнеров не обойтись. Но обо всем по порядку.
С чего начать
Если вы осознали, что быть главой успешного и востребованного эвент-агентства – это не вечные шутки, вечеринки, клубы и веселье, а тяжелый труд каждый день, даже когда остальные отсыпаются и отдыхают (именно на выходные и праздники будет приходиться пик вашей деятельности), запомните несколько основных правил. Вот что рекомендуют начинающим эксперты самых престижных эвент-компаний столицы, основываясь на своем многолетнем опыте:
- Определите область деятельности. Все новички полны энтузиазма, хотят успеть всюду, но так не получится. Не стоит распыляться и сразу же презентовать свою компанию как универсальную, оказывающую услуги по организации любых мероприятий. Успеха быстрее добиваются узконаправленные агентства – например, специализирующиеся на организации спортивных соревнований или мастер-классов. Свадьбы, похороны и детские Дни рождения отбросьте сразу, тут все давно уже схвачено.
- Чтобы правильно составить бизнес-план и определить стратегию действий, сначала установите, кто же ваша целевая аудитория. Важны возраст, род занятий, средние доходы ваших потенциальных клиентов. Тогда вы сможете грамотно сформулировать список своих услуг и установить адекватные расценки.
- Займитесь подборкой команды профессионалов. Полагаться только на свои силы и случайных партнеров – неразумно и несерьезно. Кадры вам нужны, пусть даже поначалу это будут студенты, согласные пройти практику за символическую оплату.
- Не забывайте о самообразовании. Сегодня существуют специальные тренинги и курсы, можно погуглить и отыскать полезные интервью и видеоуроки профессиональных эвент-гуру. Познакомиться с чужим опытом, в том числе и чужими ошибками, вам не помешает.
- Заводите полезные связи. Если вы хотите предоставлять полный спектр услуг по высшему разряду, то вам нужны будут фотографы, видеосъемщики, ведущие и распорядители торжественных мероприятий, стилисты и декораторы, PR-менеджеры, инженеры по спецэффектами и еще множество специалистов самых разных профилей. Кроме того, вы должны дружить с журналистами, владельцами кафе и клубов, отелей, выставочных площадок, просто необходимо завязать тесную дружбу с надежной службой такси. За один день это все, конечно, не сделается. По этой причине начинающие эвент-организаторы сначала устраиваются сами в какое-нибудь агентство – Москва предлагает достаточно вакансий по этому профилю. А спустя пару лет вчерашние стажеры, набравшись чужого опыта и полезных контактов, открывают свое собственное дело.
Что вы делаете дальше? А дальше можно переходить к продвижению своего детища, то есть, начинать доказывать жаждущей зрелищ и хлеба публике, что вы и только вы сможете им дать, чего они ждут и ищут.
Что еще учесть
Когда план действий составлен, избрана и продумана стратегия, нужно позаботиться о технической стороне вопроса. Что вам понадобится для старта:
- Оргтехника: минимум два ноутбука, роутер для выхода в интернет, сканер, принтер, ксерокс, стационарный телефон и минимум два мобильных, подключенных к разным операторам.
- Офисное помещение, на первых порах не обязательно просторное, главное, чтобы у вас был бесперебойный выход в интернет.
- Мебель для офиса – пара столов, несколько стульев, стеллаж для документов и сейф – это необходимый минимум.
- Звуко- и светообрудование, декоративный антураж, костюмы – все это можно купить сразу, если позволяют капиталы, или поначалу брать напрокат, как и поступают большинство разумных начинающих предпринимателей.
- Реклама и продвижение. А это – сайт или хотя бы блог, это листовки, визитки, баннеры и т.д. Сэкономить можно, если продвигать свою компанию в соцсетях. Теоретически при правильном подходе это можно сделать бесплатно. Но если нужно быстро, имеет смысл воспользоваться платными сервисами, дефицита сейчас в таких нет.
Закономерный и неизбежный вопрос после того, как определена сумма стартового капитала – какова окупаемость проекта? Приготовьтесь к тому, что около 70% прибыли с каждого среднего заказа (например, организации корпоратива для небольшого коллектива за городом или детского мастер-класса) уйдет на возмещение текущих затрат. Если вы будете обеспечены хотя бы тремя заказами в неделю, то все вложения окупятся всреднем за 6-8 месяцев. Учитывайте также, что стоимость ваших услуг в Москве и, к примеру, где-то в Самаре или Волгограде будет различной – регион и целевая аудитория играют большую роль, о чем уже говорилось выше.
С кого брать пример
Существуют специальные сайты, на которых вы можете посмотреть базы эвент агентств России, почитать список наиболее популярных услуг и вакансий, словом, сделать детальный мониторинг того, что уже существует.
Чтобы было легче сориентироваться, куда плыть и к чему стремиться, ниже — топ-10 лучших эвент-агентств Москвы и России с кратким описанием. Иностранные агентства в пример не приводятся, так как русский человек все-таки отличается своим менталитетом, представления о настоящем празднике у нас все же несколько другие, чем у американцев или японцев.
- Департамент event marketing. На рынке с 2007 года, команда специалистов специализируется на организации конференций, корпоративов, профессиональных торжеств и праздников. Среди партнеров отечественные и зарубежные бренды, главный офис находится в Москве, услуги оказываются по всему миру.
- Арт-Премьер. На рынке с 1997 года, первоначально агентство занималось организацией концертов, общественных праздников, сегодня штат и специализация расширена: компания продюсирует коммерческие проекты.
- Show and Motion. Корпоративы и праздники любой тематики и масштаба, форумы, конференции, презентации, тест-драйвы, тимбилдинг – команда молодая, но активная и многообещающая. У агентства есть свой собственный туроператор – практикуется корпоративный туризм.
- Макси Майс. Полный спектр услуг в области бизнес-эвента. Агентство было основано в 2006 году, на сегодняшний день ежемесячно организовывается около 180 проектов по всему миру для ведущих компании России и их зарубежных партнеров.
- Табакофф. Команда профессионалов возьмется за организацию свадеб, корпоративов, семейных и коллективных, ролевых или спортивных праздников. К услугам клиентов различные сценарии, костюмы, кейтеринг-сервис, спецэффекты.
- Umlaut. Помимо конференций, банкетов, корпоративов здесь организовывают необычные тренингы, стресс-туры, экстремальные квест-шоу и многое другое для любителей нестандартных коллективных мероприятий.
- Brand Garden. На рынке более десяти лет, агентство работает по безупречно выверенной и отлаженной до мелочей системе, непредвиденные форс-мажоры полностью исключены. Уникальные проекты и сценарии, креативные решения бизнес-задач, гибкая ценовая политика – все это здесь.
- Бутик идей. Сделает веселым и ярким любой корпоративный праздник или детский утренник. Яркие ощущения по лояльным ценам гарантированы и взрослым, и малышам, предоставляются все сопутствующие услуги – кейтеринг, спецэффекты, видео- и фотосъемка, индивидуальные поздравления, награды и неожиданные сюрпризы.
- Бруклин. Coca-Cola, Nike, Unilever, Bayer, Volkswagen Group Rus, Schneider Electric, IEK, Energizer – все эти бренды партнеры и заказчики компании. Креатив, профессионализм, неистощимая фантазия и безудержная энергия – вот как можно охарактеризовать деятельность этого агентства.
- ЭЛС Продакшен. компания была создана в 2001 первом году специально для организации и поддержки спортивных мероприятий, деловых конференций, встреч и переговоров, фестивалей международного уровня, концертов и других масштабных мероприятий.
В качестве напутствия хочется напоследок повторить слова известного столичного эвент-менеджера: не бойтесь конкуренции, это ваша мотивация к активным действиям и экспериментам.
Ивент-агентство организации мероприятий и праздников в Москве
Дорогие Екатерина и Екатерина! Огромное спасибо вам обеим, а также всем вашим сотрудникам за прекрасный креативный праздник — наш юбилей! С вами было очень легко работать, вы сразу поняли, чего мы хотим, что нам нравится и как можно воплотить наш план в жизнь. В итоге вы всё и реализовали. Огромное вам спасибо, вы очень надёжные и творческие люди, которым можно доверять и с которыми можно делать жизнь лучше.
Ребята работают профессионально, вдумчиво, все что обещают делают, чего не могут, того не обещают. Все решения обсуждаются на этапе заключения договора, а не в момент когда мероприятие идет полным ходом. Благодаря высокому профессионализму, креативности, слаженной работе, и нескончаемому позитиву со стороны организаторов — наши праздники получились интересным и насыщенным, при этом поддерживался необходимый корпоративный уровень. Мы по достоинству оценили отличную работу сотрудников компании » Мандариновая Лиса»,
За очень короткие сроки мы смогли найти правильные решения для организации новогоднего мероприятия, учитывая особенности нашей аудитории и ограничения по бюджету. Команда со стороны подрядчика показала слаженную работу и ориентацию на клиента, поддерживали эффективную работу до конца мероприятия.
Наша компания работает уже несколько лет с Катериной Лисейчевой и ее командой. Вы спросите почему? Ответ прост – Катерина любит свое дело и это видно, заражает и заряжает своей любовью коллег. В итоге все, что мы вместе создаем — выражается в проведении классных корпоративных мероприятиях, от которых наш коллектив в восторге, а что еще надо?
Event агентство «Мандариновая Лиса» — мои постоянные партнеры. Я поменяла несколько мест работы, но агентство, которое я выбираю, остается неизменным. При этом «Мандариновая лиса» остается и на старых местах, и с теми компаниями, которым я просто их рекомендовала, потому, что они действительно крутые. Все мои компании и проекты, в которых я работала вместе с «Лисой», получают какой-то безумно классный опыт проведения корпоративных мероприятий качественно другого уровня, то, чего раньше они не видели.Очень важно желание и готовность агентства слышать и глубоко вникать во всякие нюансы, брать на себя больше, чем просто организация мероприятий, становиться соавторами. Иногда ребята готовы просто услышать задачу и уйти подумать, чтобы найти решение и придумать то, чего я сама не придумала.
Безупречное качество всегда! Цены тоже разумны — как ни придирайся к ценообразованию, бюджет всегда оптимальный. Незаезженные сценарии — ребята не катают одни и те же идеи от клиента к клиенту, а всегда предлагают аутентичные, кастомизированные варианты под задачи клиента. И еще я люблю в этом агентстве просто человеческое общение. Здесь я чувствую искренность, всегда радостно пообщаться и между мероприятиями, и в процессе, и после. Просто получаю большое удовольствие именно от того, что мы на одной волне. Есть такая книжка — «Не работайте с мудаками»! А вот это наоборот — Работайте с «Мандариновой Лисой»!
Команда — настоящие профессионалы своего дела. У нас была необычно небольшая свадьба всего от 8 до 12 гостей. Однако ребята из Мандариновой Лисы сделали все, чтобы она была фееричной! Ребята нашли нам потрясающего ведущего, взяли на себя подбор кейтеринга, подходящего нашим сложным вкусовым предпочтениям, сделали все, чтобы оформление, место и атмосфера сделали этот день самым лучшим. А главное — куча забот и нервов были сняты с меня, что позволило мне наслаждаться праздником. Даже забытый мной на нервах дома букет не испортил праздника — девочки быстро и идеально исправили ситуацию!
Хочу поблагодарить всех девочек и Катю в частности за организацию нашей нереально крутой свадьбы!! Такой идеальной организации я не видела никогда. Катя учитывала все наши пожелания, при этом предлагая свою изюминку. Очень внимательная, добрая и ответственная организатор! В день свадьбы я ни капли не переживала за организацию и как всё пройдёт. Я знала, что Кате можно довериться на все 100%!Мы и все наши гости в огромном восторге! Спасибо вам огромное! Катюш, я буду скучать по нашим ночным перепискам…:)
9 полезных советов о том, как создать свое event-агентство
Event-агентство – один из самых распространенных видов бизнеса в России. В каждом городе-миллионнике найдется с десяток таких компаний, которые специализируются на организации событий и производстве сувениров и подарков. BIG DAY – региональная компания как раз из этой отрасли. Ее владелица дала 9 советов о том, как создать и развиватьBIG DAY – региональная event-компания, созданная в Красноярске 3 года назад. Ее руководитель Надежда Пинчук поделилась советами с теми, кто только зашел в отрасль и еще мало понимает, что делать в нише, где кругом одни конкуренты:
Во-первых, сделайте упор на привлечение корпоративных клиентов, чтобы их стало больше на 50%. Я уделяю особое внимание налаживанию контактов в бизнес-среде в нашем городе, и личная дружба с представителями многих компаний переросла в крепкие деловые отношения. Корпоративные мероприятия – основной доход, который нужен любому агентству. Поскольку главной бедой нашего бизнеса является сезонность, то вопрос круглогодичной загрузки решается как раз за счет крупных компаний — у корпоративных клиентов свой график праздников и мероприятий, никак не привязанный к температуре воздуха за окном.
Во-вторых, нельзя замыкаться на одном направлении, например, свадебном, потому что рынок свадебных услуг подвержен застоям в плане идей больше, чем какой-либо другой. Но и отвергать
сегмент организации свадеб и частных праздников тоже нежелательно, не смотря на то, что конкуренция здесь самая высокая, и битва за клиента напоминает скачки. Поэтому нужно искать в каждой нише новые идеи для проведения праздников. Стоит ориентироваться не на местных конкурентов, а на опыт столичных и зарубежных коллег, где event-индустрия ушла невероятно далеко. Если конкретно, то сотрудников нужно отправлять на обучение в Москву, заказывать профильные издания из США, показывать фильмы, проводить семинары и рассказывать о новых тенденция, обсуждать, куда двигаться дальше.
В-третьих, важно завязать партнерские отношения со всеми возможными командами, которые позволяют сделать мероприятие лучшим: с концертными агентствами, распорядителями, стилистами, местными артистами, ведущими, фотографами и видеографами. При этом стараться быть максимально гибкими в отношениях с коллегами по цеху и предлагать им выгодные условия сотрудничества.
В-четвертых, необходимо привлечь внимание клиента и заслужить его доверие. В этом смысле PR – это спасательный круг, а ежедневная социальная активность – залог успешности. Нанять хорошего SMM-менеджера не так сложно, причем платить ему баснословных денег не придется. В нашей сфере для продвижения своих услуг подходит именно интернет и социальные сети, в частности. В соцсетях нужно формировать положительное отношение клиентов с помощью хорошего контента, планировать публикации, готовить промо-съемки, одним словом, заниматься созданием мотивирующей и вдохновляющей атмосферы вокруг твоего бренда. И чем больше красивых картинок, вдохновляющих идей и мастер-классов ты будешь генерировать и отправлять в сеть, тем больше внимания ты будешь привлекать. Например, наши основные клиенты — невесты — всегда открыты к восприятию такого продукта. Они постоянно в поиске. И чем чаще их поиск будет наталкиваться на нас, тем лучше, поэтому жизненно необходимо быть на виду и делать красивый визуальный контент. Даже если мы станем полезны через месяц, полгода, год, все равно мы должны первыми приходить на ум. Часто к нам приходят сначала за организацией и оформлением свадьбы, а затем направляются со всем возможными личными и корпоративными праздниками как к проверенным людям.
В-пятых, нужен правильный офис. В условиях организации работы подобного агентства необходимо очень четко представлять своего клиента. Кто он? На чем он передвигается: на личном или общественном транспорте? В какое время он чаще всего будет приходить на встречи?
Можно снять офис на окраине и объявить, что рабочий день у вас с 9 до 18.00, а потом долго удивляться, почему нет клиентов. Не новой будет и мысль о том, что офис нужно снимать там, где есть и парковка, и близко находятся остановки общественного транспорта, клиенту не придется объяснять таксисту, какими дворами лучше к вам пробраться и т.д. Удобнее всего разместить офис в центре города, потому что клиенты готовы встречаться в вечернее время, а дороги вечером «стоят» как раз из центра к периферии. В офисе должен быть отдельный вход без проходных, консьержей и вахтеров. Офисные центры лучше исключить сразу, ведь на мероприятиях часто используются довольно крупные элементы декора, в том числе создаваемые вручную, а таскать их даже со второго этажа на первый довольно проблематично. Кроме того, в офисе должна царить вдохновляющая атмосфера праздника: никаких скучных обоев и серой стандартной мебели! Больше деталей и креативных образцов работ, но важно не перегрузить пространство и не сделать его похожим на склад барахла.
В-шестых, организовать склад и мастерскую. Поскольку данный бизнес связан с постоянным производством декора и использованием крупногабаритных элементов (свадебные арки, стулья, стойки, посуда), придется позаботиться о просторной и хорошо оборудованной мастерской, а также о сухом чистом складе. В нашем случае мастерская находится в соседнем помещении с клиентской зоной, а под склад мы снимаем гараж. Расходы на его содержание тоже обязательно нужно учитывать. Организуя производство, нужно позаботиться о технике безопасности.
В-седьмых, укомплектовать штат сотрудников и сделать сетку заработной платы. Основной костяк команды обычно выглядит следующим образом: менеджер по работе с клиентами, менеджер проектов, декоратор, графический дизайнер для полиграфии, разнорабочий. Самое трудное – подбор надежных специалистов, не подверженных творческим кризисам и т.д., но при этом заинтересованных в развитии компании, легко вовлекающихся в творческий процесс. Этаких математиков-лириков, но очень легких на подъем. Но а зарплата диктуется общими условиями рынка труда в городе.
В-восьмых, найти выгодных подрядчиков. Тут, как и в любом другом деле, необходимо найти баланс между качеством предоставляемых услуг и их ценой. Например, на рынке цветочного бизнеса у нас несколько партнеров. Найти оптимальную компанию довольно трудно, хотя фильтры предельно просты: у кого-то вам может не подходить график поставок, у кого-то регулярно хромает качество, у кого-то слишком высокая цена на товар. Если в вашем городе есть идеальный поставщик, то вы узнаете об этом без труда. Но для начала вам придется поработать с разными компаниями. Как показывает практика, идеальных нет. Нам приходится периодически заказывать то у одних, то у других. В том числе чаще всего из-за графика поставок, который не всегда удобен для организации каких-то мероприятий.
В-девятых, определить для себя приоритеты в работе с подрядчиками. Что важнее: быстрый «навар» или имидж и долгосрочные перспективы работы на рынке? Для меня важней всего, чтобы клиент оставался доволен и потенциально мог привести мне новых. Оформляя праздник, мы работаем по принципу «сделай круто и не навреди ни клиенту, ни себе». Это касается в первую очередь подрядчиков. Быть может, у кого-то самая низкая цена на необходимые нам товары, но сильно хромает качество. Поверьте, руководствоваться мыслью «клиент не заметит в пылу празднования» не стоит. Даже если не заметит он, то заметят гости и уже никогда не обратятся к вам в качестве клиентов. Кроме того, в нашей сфере огромную роль играет «сарафанное радио». Всегда необходимо следить и за ним. Обычно все недобросовестные, как и хорошие, подрядчики — на слуху.
Эвент (event, ивент) агентство, лучшие event агентства Новосибирска, каталог эвент агентств на портале Artist.ru
Организация мероприятия – непростая задача. Нужно продумать все до мелочей: как оформить место проведения, как привезти и рассадить гостей, чем угощать и чем развлекать, чтобы порадовать каждого приглашенного, а еще важно продумать фото- и видеосъемку. Можно, конечно, заниматься всем самостоятельно, спрашивая советов знакомых или просматривая профили в соцсетях. Но намного рациональнее доверить эту задачу профессионалам из эвент-агентства, которые возьмут на себя решение всех вопросов по организации праздника и избавят вас от лишних переживаний.
Суть работы праздничного агентства
Вы обращаетесь в агентство, рассказываете, каким хотите видеть в идеале свое мероприятие и каким бюджетом располагаете, а вам подбирают лучших специалистов своего дела, которые выполнят все ваши пожелания:
- найдут и запланируют удачное место для проведения мероприятия любого формата;
- создадут приглашения для гостей по индивидуальному дизайну;
- украсят зал, дадут рекомендации по дресс-коду для хозяев и гостей торжества;
- организуют транспортировку всего необходимого оборудования, трансфер для гостей и участников праздника;
- разработают до мелочей сценарий с участием артистов самых разных жанров: юмористов, танцоров, музыкантов, певцов, шоу-групп, фокусников.
Как выбрать ивент-агентство в Новосибирске
Подобрать организатора для праздника любой направленности теперь просто – на портале Artist.ru представлен целый список компаний, которые оказывают данный вид услуг. Основные критерии выбора следующие.
- Направление деятельности.
- Ценовая категория. Цена услуг event-агентства зависит от ряда факторов. Это опыт работы, квалификация специалистов, уровень артистов, с которыми сотрудничает компания. Например, в одном агентстве работают аниматоры, которые сами развлекают гостей, а другое приглашает знаменитых певцов и юмористов – цена будет существенно отличаться.
Выбрав основные параметры, можно переходить к подробному изучению карточек организаций. На сайте вы найдете информацию о деятельности каждой компании, фото- и видеоматериалы, контакты, по которым можно связаться с менеджером напрямую.
Для работников ивент-индустрии портал Artist.ru – прекрасная возможность найти новых клиентов и быть в курсе последних новостей праздничной сферы.
Исследование: особенности позиционирования ивент-агентств
«В прошлом году перед нами встала амбициозная задача — ребрендинг агентства. Мы понимали, что на ивент-рынке сайт по-прежнему один из основных инструментов для отражения позиционирования компании. Отрасль высококонкурентная, поэтому, когда мы подошли к разработке собственного сайта, было важно выяснить, как же описывают свои преимущества и продвигают услуги конкуренты, как дифференцируют себя в этой агрессивной среде. Возникла идея провести исследование, которое помогло сформулировать ценность и уникальность агентства, и мы просто не могли не поделиться результатами с вами», — Розалина Сейранян, директор по маркетингу Braininglab.
Мы отобрали 40 агентств и тщательно изучили сайты каждой компании: выписывали тезисы, которые затем разбили на категории и посчитали процентное соотношение.
Оказалось, что позиционирование компаний базируется на нескольких ключевых особенностях: рассказывая о себе, агентства упоминают про услуги, историю и награды, о команде — про профессионализм, количество сотрудников, зачастую говорят о клиентах, сообщая их количество и демонстрируя отзывы, а также рассказывают об уникальности продукта.
Несмотря на то, что зачастую набор услуг одинаковый, называют себя агентства по-разному.
Из 40 проанализированных компаний только 12 — «ивент-агентства», еще 12 определяют себя как «организаторы мероприятий» — такие наименования самые популярные. «Коммуникационных агентств» оказалось 6, так же 6 компаний — «креативные и рекламные агентства». Наиболее редкое позиционирование — «маркетинговое агентство», «агентство интегрированных коммуникаций» и «агентство стратегических событий». К тому же 22% компаний из выборки называют себя «агентствами полного цикла».
Результаты нашего исследования:История. В подавляющем большинстве агентства рассказывают о собственной истории — 90% — 36 из 40-ка. Популярны упоминания о годе основания — 35%, немногим больше — 42,5% — указывают не год основания, а пишут про количество лет на рынке. Отметим, что про год создания агентства пишут в основном молодые компании, те же, у которых «20-летний» опыт предпочитают сказать именно так. В третьей категории оказалось 15% компаний, которые посвятили отдельные страницы сайта, сделали презентации, чтобы рассказать о становлении своей организации «с пеленок» в хронологическом порядке по годам.
«Мы начинали с розыгрышей, „Подъёживали“ людей. Прошло много лет, розыгрышами мы уже не занимаемся…», — Подъёжики
«Агентство успешно работает на рынке более 15 лет и занимает одну из лидирующих позиций в отрасли…», — Eventum Premo
Признание. 60% рассказывают о рейтингах и премиях. 32,5% из полной выборки ивент-агентсв указывают, что входят в ТОП- лучших по результатам рейтингов, 38% компаний демонстрируют победу на определенных премиях, 22,5% — указывают на совокупное количество наград.
«Мы стали Событием года-2016», — abd: Entertainment
«Агентство — признанный лидер в индустрии более 20 профессиональных наград», — MaxMedium
Мы также сформировали фокус-группу из 25 клиентов и провели опрос среди них. Как оказалось, 19 компаний из выборки обращают внимание на рейтинги и премии. Именно поэтому мы не стали избегать этот пункт и на нашем сайте и подробно рассказали о кейсах-победителях.
Проекты. Больше половины компаний говорят о количестве реализованных проектов — 52,5%. Их мы разделили на три категории по периодам: 12,5% компаний указывают число за год, 42,5% — с момента основания, 2,5% — за месяц. (Некоторые агентства сообщают цифру и за год, и с момента основания).
«800 мероприятий было организовано за это время», — Communicator Creative Events
«Каждый год проводится свыше 100 событий», — Eventmaxpro
Сколько себя помним, в каждую презентацию мы включали информацию о количестве проектов. Однако, по мнению фокус-группы, опыт работы агентства в релевантных форматах для клиентов гораздо важнее, чем просто число проведенных мероприятий.
Лучшие и лидеры. Слово «лучшие» используют 25% и лишь 5% — «лидер».
«Признанный лидер в организации масштабных комплексных выездных событий по всему миру „под ключ“», — MaxMedium
«Всего лишь лучшее event-агентство», — Moscow event
О команде
Офис. Из 40 компаний лишь 4 говорят о своем офисе. Две из них заявляют, что офис — это место вдохновения, еще два агентства только упоминают о его наличии и прилагают фото.
«Для нас нет понятия офиса. Скорее это открытое творческое пространство, которое отражает наши взгляды, ценности и командный дух. Здесь мы проводим много времени, в комфортной атмосфере реализуя самые смелые и эффективные проекты», — Louder
«Подъёжики и креативное пространство Хлебозавод 9 — это отличная коллаборация, результатом которой становятся крутые креативные идеи. И именно они являются основой ваших мероприятий!», — Подъёжики
Профессионализм. О профессионализме заявляют 62,5% компаний. Среди них 15% используют слово «эксперты», 27,5% говорят о «команде профессионалов» и 12,5% отмечают «профессиональный подход».
«Команда IQ PRO — команда профессионалов, ставящих целью не только собственную выгоду, но и развитие индустрии и формирование развитого бизнес-сообщества», — IQ PRO
«Наш профессиональный подход и значительный опыт позволяют проводить мероприятия любой сложности на высоком уровне обслуживания», — Aero Club Tour
«…Стала одним из ведущих российских экспертов в сфере организации мероприятий», — Arlecchino
Сотрудники. Рассказывают о команде 72,5% компаний. Из 40 ивент-агентств 42,5% указывают количество работников, 22,5% рассказывают только про менеджмент. На сайтах 15% компаний есть упоминание, что команда «любит свое дело».
«Мы фанаты своей работы! Это не просто работа — это наша жизнь! Мы не спим ночами, но нам это нравится! Мы считаем себя счастливыми людьми, так как занимаемся тем, что мы больше всего в жизни любим!», — Gold Stream
«Это команда профессионалов и настоящих виртуозов индустрии, которые работают со страстью и любовью к своему делу», — RCG
Персонализация — работающий инструмент, а наши сотрудники — гордость компании. Поэтому каждый посетитель сайта Braininglab может лично познакомиться с командой, написав в социальных сетях.
Отношение с клиентом
Клиенты. 95% агентств рассказывают о клиентах. 80% из них только упоминают заказчиков в виде логотипов, 10% сообщают о постоянных клиентах, а 20% используют формулировку «нам доверяют». Несколько компаний (7,5%) заявляют о работе с ведущими/крупными/международными компаниями и 7,5% применяют индивидуальный подход. Отдельно мы заметили, что многие стремятся сказать: «мы — партнеры для клиентов» (15%).
«Наши заказчики — ведущие игроки из всех сфер бизнеса, в том числе глобальные корпорации», — RCG
«С 2007 г. DEPARTÁMENT помогает своим клиентам — ведущим международным брендам и крупным российским компаниям — завоевывать новые аудитории…», — DEPARTAMENT
Иногда ивент-агентства говорят о своем отношении к клиентам:
«Золотые наши, бриллиантовые, любименькие!», — abd: Entertainment
Небольшое количество ивент-специалистов говорит на сайтах о деньгах — 10% (4). Из них всего одна компания упоминает о прозрачном ценообразовании, еще 3 — о выгодном сотрудничестве.
«У нас прозрачное ценообразование. Event агентство Redday — „белая“ компания. Мы работаем в официальном поле и не поощряем „серых“ подрядчиков», — Redday
«Мы обеспечиваем высокий уровень сервиса, предлагая лучшее соотношение цена-качество», — ARS Communications
Отзывы. Как это ни странно, большинство компаний — 73% не используют отзывы клиентов о самих проектах. Всего 11 размещают официальные рекомендательные письма, цитаты конкретных сотрудников компаний-клиентов — 12,5%, одна компания (2,5%) указывает список компаний, в которых можно получить рекомендации.
«Рекомендации о нас можно получить в Министерстве энергетики РФ, ОАО Нарзан, ОАО РусГидро, ОАО Э. Он, Sigenia Aubi…», — Rich and Famous
Уровень. 22,5% компаний говорят о высоком уровне: организации (5%), сервиса (10%), профессионализма (7,5%).
«Для нас каждый клиент имеет статус VIP, именно поэтому вы получаете самый высокий уровень сервиса вне зависимости от стоимости вашего мероприятия», — Foxnote
«Конференции и форумы на высшем уровне», — Eventum Premo
О продукте
Партнеры. 23% компаний упоминают о партнерстве. 8% из 40 рассказывают о сотрудничестве с популярными людьми (ведущими/актерами/музыкантами…), которые участвовали в мероприятиях. 12,5% утверждают, что работают только с лучшими, проверенными подрядчиками. 2,5% сообщают о количестве подрядчиков.
«Мы работали для первых лиц государств, с артистами планетарного масштаба», — IQ-Pro
«Более 2000 прямых контрактов с поставщиками», — Aero Club Tour
Инновации и технологии. Из всех анализируемых компаний 23% рассказывают про использование инноваций и технологий (около 3% — про инновационный подход; 20% — про применение в ивентах высоких технологий).
«Мы используем лучшие творческие кадры и самые современные технологии для создания таких переживаний», — Era event
«В основе нашей работы: инновационность», — Rich and Famous
Эффективность. В описании услуг и проектов около 20% (8) компаний используют слово «эффективность».
«Событие, максимально эффективно решающее коммуникационные задачи Клиента», — Era event
Уникальность. Так характеризуют себя 9 (22,5%) компаний из 40.
«Благодаря уникальному набору специалистов мы качественно подняли свой уровень», — Sshikom
«Мы создаем уникальные бренд-впечатления», — Eventum Premo
Впечатления. В качестве результата мероприятия 10% компаний ставят получение положительных впечатлений и эмоций. Еще около 40% описывают впечатления от их мероприятий, но другими словами.
«Не ивент, а событие» — именно такую формулировку применяют 10% (4) компаний, другие 32,5% (13 агентств) говорят про то, что создают событие с пользой для бизнеса.
«Мы владеем технологиями, позволяющими превратить любое мероприятие в яркое событие, — Moscow event
«Креативные решения бизнес-задач клиента», — Debby Marketing Solutions
«Каждое событие Show&Motion организовано с целью решения конкретных бизнес-задач заказчика», — Show&Motion
Благотворительность. Наиболее редкий раздел на сайтах ивент-агентств — благотворительность. О помощи детям и сотрудничестве с фондами cказали 2 компании из 40.
«Добрые дела FOXNOTE Каждый квартал мы отправляем в фонд детских домов материальные взносы 1/10 прибыли компании», — Foxnote
В заключение небольшая подборка цитат:
«Любое мероприятие, — как сок: бывает свежевыжатый, а бывает суррогатный. Оrange Event готовит вкусные и полезные мероприятия из натуральных компонентов. Эти мероприятия двигают бизнес клиента вперёд. Мы делаем такие мероприятия уже 12 лет», — Orange
«Наша работа начинается фразой „Слон крутой партнер“, и заканчивается ей же, только из уст клиентов — партнеров!», — SLON
«Наши проекты запоминаются надолго, так как мы не используем шаблонных решений. Каждый проект уникален. Он является реализацией творческого замысла с одной стороны, и решением практической задачи бизнеса — с другой», — Positive communications
«Мы делаем работодателя sexy», — Braininglab
Мы надеемся, что этот материал вызовет интерес у наших коллег по цеху: и у тех, кто только планирует начать свой бизнес в ивент-индустрии, и у тех, кто в нем уже давно. Дифференциация компании на постоянно изменяющемся и креативном рынке требует поиска новых форм, ведь сложно сделать акцент на своих сильных сторонах, если об этом же говорят большинство конкурентов.
Event агентство мероприятий в Краснодаре — EVENTO | Event агентство
Event агентство («event» — событие) – компания, которая специализируется на организации и проведении разноплановых мероприятий в соответствии с заказом своих клиентов.
Перечень таких событий разнообразен: корпоративные, профессиональные праздники, юбилеи (компании и частные), тимбилдинги, презентации, конференции, дни рождения, свадьбы и др.
Спектр услуг, которые предоставляет event-агентство, не заключается исключительно в создании концепции того или иного мероприятия. Сюда входит написание сценария, его согласование, доработка с учетом всех пожеланий заказчика, подбор подрядчиков: фото и видеостудии, дизайнеры, флористы, артисты, рестораны, прокатные компании, сдающие в аренду звуковую и световую технику и др.
Обычно мероприятия, организованные event агентством, имеют не очень большую продолжительность (1,5-2 часа, если это однодневное событие), но иногда продлеваются на 2-3 дня. Бюджет таких мероприятий строго фиксирован и финансируется клиентом.
Агентство событий EVENTO (Краснодар)
Кто мы?
Агентство событий EVENTO в event индустрии с 2008 года. Наша команда состоит только из профессионалов: продюсеры, креативщики, режиссеры, ведущие, менеджеры, звукорежиссеры, сценаристы, дизайнеры, артисты, копирайтеры, фотографы и видеографы.
Все мы объединены очень важным качеством – мы прилагаем 100% усилий для того, чтобы событие наших клиентов стало лучшим!
Стандарты качества
Наше event агентство (Краснодар) организовывает любые мероприятия под ключ, начиная с разработки креативной концепции до полной ее реализации. От заключения договора с заказчиком до финала проект проходит примерно 10 важных этапов, каждый состоит из различных процессов, в итоге их порядка 200!
А если мы возьмем в расчет, что в каждый процесс входят разнообразные этапы: подбора, согласования с заказчиком, утверждения, кропотливой работы над мелкими деталями, получается, что один проект проходит через пятьсот процедур и более до полного воплощения в жизнь.
Бывает, что на некоторых мероприятиях гостей гораздо меньше, чем обслуживающего персонала. На больших проектах может работать до четырехсот человек обслуживающего персонала: артисты, официанты, охрана, гардеробщики, уборщицы и др.
И вы в полной мере можете представить насколько будет шокирован ваш сотрудник, в штатных обязанностях которого не прописана организация мероприятий, когда ему по необходимости, по распоряжению руководства, придется координировать все процессы вашего ивента.
Существует выражение: лучший заказчик – это тот, кто хотя бы один раз что-то сам организовывал.
Помните, что заказывая мероприятие у event агентства, вы покупаете не просто наработанные в течение долгих лет процедуры работы, но и ваш спокойный сон и не расшатанные нервы!
Структура
- Отдел по работе с клиентами — состоит из менеджеров, они необходимое звено, связывающее event агентство и клиентов.
- Отдел развития — их зона ответственности – поиск заказчиков, их привлечение, участие в тендерах клиентов.
- Творческий отдел — креативщики, которые отвечают за создание концепции события, написания сценария и др. Здесь творят копирайтеры, сценаристы, режиссеры. Во главе отдела – креативный директор.
- Производственный отдел — уголок дизайнеров, технических специалистов, занимающихся продакшном. Они помогают воплотить в жизнь идеи и задумки креативного отдела.
- Технический отдел – сюда входят звукорежиссеры, художники по свету, диджеи, которые занимаются музыкальным и световым оформлением мероприятия, отвечают за монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж всего оборудования.
- Отдел маркетинга, рекламы и PR – менеджеры по рекламе, пиарщики, маркетологи, smm, отвечают за планирование, разработку и организацию рекламных и PR компаний.
Основные услуги
- Разработка креативной концепции события
Концепция мероприятия — это его главная идея, реализуется при помощи нескольких составляющих. Концепция предполагает создание неповторимой атмосферы события.
Концепция определяет тематику и стиль программы, визуальное оформление, информационную и рекламную и поддержку и др.
- Выбор места для мероприятия, бронирование площадки
Выбору места необходимо уделить огромное внимание. Должно быть соответствие места и концепции мероприятия. Необходимо учитывать и технические характеристики. Важно! От места во многом зависит успех всего события.
- Приглашение гостей
Приглашение на праздник должно выглядеть эстетично внешне и быть доступным по содержанию. Но помните, что встречают, как говорится, по одежке. Поэтому необходимо уделять внимание и качеству бумаги, и цветовому оформлению, и соответствию концепции. Ваше приглашение – это лицо события.
- Кейтеринг (организация питания)
Фуршет, кофе-брейк, банкет, шведский стол, барбекю, кенди-бар, салат-бар, выездной бар – вариантов для кейтеринга для вашего мероприятия множество! Освободите себя от гастрономических хлопот, доверьтесь профессионалам и просто наслаждайтесь безупречными блюдами на вашем праздничном столе.
- Подбор артистов и концертных номеров
Сегодня артисты – неотъемлемая часть любого праздника. Они создают неповторимую атмосферу, показывая разнообразные номера. Это могут быть музыкальные коллективы, циркачи, актеры театра, акробаты и т.д. Развлекательная часть – бессменный элемент вашего события, поэтому важно не ошибиться в выборе артистов.
- Техническое обеспечение мероприятия
Техническое обеспечение имеет огромное значение в организации события. От него во многом зависит атмосфера, настроение гостей и их впечатления.
Мы гарантируем самое высокое качество звукового и светового оформления, полный монтаж, настройку, бесперебойную работу и демонтаж оборудования.
- Координация, логистика и проведение мероприятий
В зависимости от уровня и масштаба мероприятия на площадке может работать, как один, так и несколько координаторов. У каждого координатора своя задача, своя зона контроля, и их профессионализм – это залог успешного торжества.
- Подготовка фото и видеоотчетов
Хорошее мероприятие невозможно представить без завершающего штриха – отличного фото и видеоотчета. В нашей команде работают только профессиональные, опытные фотографы и видеографы, которые готовы предоставить вам в любое время свои портфолио.
Опыт и огромный багаж знаний
Безусловно, подготовка ивента – процесс универсальный и требовательно-системный, но, несмотря на это, каждое отдельное мероприятие уникально.
За долгие годы работы в event-индустрии мы приобрели бесценные знания и колоссальный опыт.
- 9 городов, более восьмисот организованных мероприятий в год.
- 1200 – максимальное количество гостей в одном банкетном зале.
- Более семидесяти преданных партнеров.
- 16 часов – самая большая продолжительность одного мероприятия без остановок.
Сотрудники агентства событий EVENTO каждый год участвуют в различных форумах, семинарах и конгрессах, учатся, учатся и еще раз учатся, набираясь опыта.
Мы в курсе новейших тенденций и мировых технологий ивент-индустрии и, конечно же, внедряем их в свою работу.
Основные форматы мероприятий
- Корпоративные, профессиональные, календарные праздники
- Юбилеи компании
- Концерты, фестивали
- Тимбилдинги
- Корпоративный Новый год
- Конференции (в том числе выездные), форумы, семинары
- Промо-мероприятия
- Тест-драйвы
- Различные презентации
- Инсентив-туры
- Пресс-мероприятия
- Частные праздники (свадьбы, выездные регистрации, юбилеи, дни рождения)
- Детские праздники
Отличия от других агентств
Наше event агентство мероприятий — это более тридцати профессионалов event-индустрии. Мы любим свою работу, внимательны к деталям и разбираемся на 100% в своем деле. Наши клиенты ВСЕГДА остаются довольны событием, которое мы организовали.
Больше всего мы дорожим своей репутацией. Порядочность и честность всегда и во всем. Мы заботимся, слушаем, делаем все, чтобы наши партнеры и заказчики чувствовали себя комфортно.
- Пообещали – сделали
Мы выполняем все свои обязательства, всегда. Достигаем поставленных целей. Несем ответственность за все свои действия.
- Постоянное развитие
Мы общаемся, не стоим на месте, постоянно учимся у профессионалов, растем.
В нашей команде каждый безупречно делает свою работу, благодаря этому, мы реализовываем потрясающие проекты. Мы вместе – одно целое.
Мы работаем, вдохновляя друг друга, раскрывая весь творческий потенциал. Постоянно придумывая что-то новое, мы развиваемся и не стоим на месте.
- Мечтательные созидатели
Поддерживая мечты каждого из нас, мы помогаем в их достижении. Не только работа, но и личная жизнь. Этот баланс очень важен. Мы заботимся о благополучии сотрудников.
- Работа до результата
Мы много работаем, пока не достигаем своей цели. Мы работаем до тех пор, пока ваше событие не становится лучшим!
Если вам нужен праздник, организованный и проведенный на самом высоком уровне, то event агентство мероприятий в Краснодаре «EVENTO» – самый правильный выбор!
Агентство праздников в Ростове-на-Дону ?
Хотелось выразить вам свою благодарность и в письменном виде. Вы просто сделали для нас невероятный праздник. Было все ровно так, как я люблю! Та самая золотая середина, о которой вы говорили нам каждую встречу! Гости удивлялись каждую минуту. Вы действительно знаете, как правильно сделать wow-эффект и пронести тонкую нить идеи через все мероприятие.
Подготовка была очень комфортная и я знаю, что теперь вы команда нашей семьи!!!
Анна
Спасибо большое, всем очень понравилось! Ты как всегда ЛУЧШИЙ ОРГАНИЗАТОР! Все было очень круто, в прочем, как и всегда!
Денис
Спасибо вашей команде огромное! Я даже не могу подобрать слов! Все было просто супер супер супер супер супер!!! Спасибо за все!❤️❤️❤️
Артур и Юлия
Тань, огромное спасибо от нас с Ирой, было все супер, мы счастливы, человеческое спасибо тебе!!!! Гости просто в восторге все от организации, говорят это высочяйщий уровень и такого не видели❤️
Роман и Ирина
Спасибо команде первого за профессионализм в организации моего юбилея! Вы просто супер ребята. Именно вы сделали праздник не забываемым для меня и для всех присутствующих! Позади совместных 2 проекта, а впереди ещё множество других. Вы крутые!
Владимир
Танюша я вспоминаю этот день постоянно и все прошло так классно благодаря вашей команде) Очень любим вас!
Марина и Денис
Весь день ходим под впечатлением от нашей свадьбы. Просто реально слов нет. Не знаю как вам удалось создать такую уютную и душевную обстановку, все на высшем уровне и при этом без пафоса, внимание каждому гостю. Спасибо вам огромное за такой вечер, бесконечное было ощущение, что все для гостей. Ну а место вы выбрали просто безупречное и с погодой явно вы в сговоре вчера были. Любим Вас! И рады, что мы начали дружить ❤️
Иван и Татьяна
Девочки, ещё раз большое спасибо вам за всё! Вы проделали большой труд, я очень ценю это, сама бы не справилась! С вашей помощью наш день прошёл очень весело и без суеты! Мои нервы были спокойны, я ни за что не переживала, потому что знала всё пройдёт на высшем уровне! Всем гостям понравилось, очень хвалили нашу свадьбу, она получилась такой как мы хотели и самой лучшей! Спасибо, вы настоящие феечки =)
Альбина и Игорь
Спасибо огромное за то, что вы сделали свадьбу нашей мечты. Хотя эта свадьба была ещё лучше, чем свадьба нашей мечты! Такая команда замечательная была❤️ Родители не нарадуются☺ прям в восхищении все) Вы все волшебные❤
Владимир и Ксения
Танюша ещё раз огромное спасибо за великолепный праздник!!! Я думаю, что ещё будут у нас совместные Праздники! Cпасибо всей вашей команде, что смогли сделать такой уникальный проект!
Юрий
Танечка, спасибо большое за прекрасный праздник! Всё было на высшем уровне! Супер организация!!! У всех полный восторг ! Люблю, целую!
Елена
Спасибо огромное за нашу свадьбу! Понял одно — больше не буду никуда лезть и что-то делать по-своему, все 100% доверю тебе! Спасибо вашей команде вновь и вновь!
Роман и Екатерина
Очень красиво У людей мало фото и видео-некогда было снимать,все настолько увлеклись процессом и были вовлечены в шоу, что все позабывали. Привет! Все супергости под впечатлением…пишут свои комментарии всю ночь и до сих пор! Мы безумно довольны!Правда, ноги у меня отваливаются СПАСИБО ВАМ ОГРОМНОЕ!!!!! Спасибо огромное ещё раз!Мы в восторге от всего
Оксана. Юбилей Юлии
Здравствуй, все хорошо)Спасибо будем рады с вами работать!
Денис и Анастасия. Свадьба
Прекрасные девушки, хочу вас ещё раз поблагодарить, мне кажется все было хорошо, спасибо Вам, теперь только с вами, опыт у вас теперь имеется, на нашу семейку, дальше «днюху» Маши организуем!
Эдиль и Оля. Свадьба
Спасибо большое, очень благодарны, все, как всегда, прошло навысшем уровне.
Эдиль и Оля, после рождения Маши
Отлично все)) Спасибо вам огромное все было замечательно просто! Огромное спасибо организаторам @thefirst_event, а именно самой организованной и понимающей @renata_zhignya без нее точно бы ничего не получилось! Спасибо самому лучшему ведущему @radiodima и ведущей выездной регистрации @aniakami.
Спасибо ребятам, круче которых нет видео @cheese_studio_ и фото@novikovegor_photo. Спасибо самым безумным и крутым ребятам от которых были в восторге абсолютно все @french_rock.
Александр и Анастасия. Свадьба
Девочки, Рената, Таня, мы хотим поблагодарить вас запроделанную работу! Спасибо огромное, было все просто отлично,все прошло так, как мы и хотели! Все наши гости остались ввосторге! Музыканты «Союз» огромные молодцы! Хочется имтоже сказать спасибо, за то, что правда приготовились и подучилипесни для нас! Нам очень все понравилось! Ещё раз спасибо вамогромное за все!Честно, все было очень хорошои весело! Гости уходить нехотели)))) спасибо все было!
Валерий и Мария. Свадьба
И вам спасибо все прошло просто супер наши гости все в восторге,говорят, что все было настолько организованно и мы рады исчастливы! Получили свадебные фото и нахлынули эмоции! Запоздалый пост благодарности всем, всем, всем! За организацию нашего праздника отдельное спасибо @thefirst_eventи @renata_zhignya, за атмосферу позитива @radiodima! Благодарим всех, кто был с нами в этот день!
Михаил и Кристина. Свадьба
Ещё раз огромное спасибо!!!! Раната и Дима вы красавцы!!!! Рената лучший организатор на свете!!!! Дима ведущий от Бога!!!!!!! Ребята низкий поклон!!!!
Родион. Юбилей
Девочки!!! Спасибо вам большое!!! Без вас мы бы не справились!!!Ренате отдельное огромное спасибо!! Она вынесла все! Истерики,слезы, капризы!!! Спасибо большое за вчерашнюю поддержку!! Явас люблю!! и пусть у нас будет много праздников чтобы вы их организовывали
Тимофей и Ирина. Свадьба
Ты как всегда волшебница, все очень красиво было
Анастасия, выписка
Хочу сказать тебе огромное спасибо за организацию. Думаю, ещё скажу всё лично
Дмитрий и Екатерина. Свадьба
Рената, огромное спасибо, всё сложилось очень хорошо, отдельный респект Дмитрию, почти все отметили, что этот юбилей лучше, чем мой полуторагодовалой давности, всё было супер, спасибо!
Марина , юбилей
Говорили отзыв на мероприятии!!
Ребятам очень понравилась организация, как все было, и я вас оооочень порекомендовала, и они уже смотрят ваш профиль
Максим и Таисия, свадьба
Добрый день! Спасибо большое, Папа в восторге! И гости тоже,очень довольны.
Анна, юбилей
Таня, Рената, доброе утро. Хочу поблагодарить за прекрасную организацию нашего праздника! Все прошло на очень высоком уровне, все получилось, эмоционально, с душой и на одном дыхании. Восторг у всех гостей. Спасибо Вам за помощь и слаженную работу команды.
Дмитрий, корпоратив
Большое вам спасибо за организацию вчерашнего мероприятия, Катя в восторге была, и она отложила все дела, и мы вечер гуляли вместе, сначала в ресторане были, а потом гуляли, цель достигнута,меня простили, я теперь в Налоговой кумир у всех девочек, все спрашивают, а где кольцо) Так вот я теперь задумался, что причиной расхода нашего послужило отсутствие от меня предложения, конечно мне напрямую не было это сказано, но это было понятно. Поэтому если готовы к работе над этим вопросом давайте продумаем вторую серию этой сказки, которую мы устроили вчера, но теперь с предложением) но у меня пока идей нет, по срокам хочу к концу августа устроить мероприятие)
Андрей, свидание
Работа с (виртуальным) event-агентством — когда, почему, как
Давайте сначала скажем: да, мы агентство, которое работает над мероприятиями (среди прочего). Нет, мы не думаем, что вы всегда должны работать с агентством по организации мероприятий, потому что это деньги для нас / для них. Да, мы отказывали клиентам, когда думали, что не сможем обеспечить достаточную добавленную стоимость.
Я занимаюсь маркетингом мероприятий в течение 10 лет, 4 из которых провел на стороне клиента, поэтому я понимаю обе стороны. Иногда мне хотелось бы получить некоторую помощь в том, что мы делали, в то время как в других случаях нам не требовалось никакого внешнего вмешательства.И, ох, эти надоедливые «холодные» пропаганды LinkedIn действительно нужно прекратить, особенно те, которые так ошибочно нацелены: «Спасибо, что приняли наше приглашение, мы можем помочь с…». № , удалить соединение.
Хорошо, теперь, когда мы знаем, что мы находимся, давайте рассмотрим мельчайшие детали: когда, почему и как работать с агентством по организации мероприятий, чтобы добиться наилучших результатов.
События как маркетинговый канал для вашего бизнеса
Во-первых, предположим, что вы все еще думаете о проведении мероприятия, хорошая ли это идея.Биззабо обнаружил, что почти все (91%) маркетологов считают, что личных встреч оказывают значительное влияние на достижение бизнес-результатов . Однако личные мероприятия по-прежнему сложно организовать во многих сферах. Сравнительный обзор состояния формирования спроса в Докладе о формировании спроса за 2020 год показал, что только 19% респондентов увеличивают бюджеты, отдавая приоритет маркетингу мероприятий. Большая часть бюджетов смещается в сторону ABM, контент-маркетинга и персонализации.
Тем не менее, Bizzabo обнаружил, что 93% организаторов мероприятий стремятся инвестировать в виртуальные мероприятия в будущем.В заключение, будь то личные или виртуальные мероприятия, мероприятия являются отличным инструментом для привлечения потенциальных клиентов, воспитания и закрытия, которые должны быть у вас за плечами.
Более подробную статистику виртуальных событий можно найти здесь
Если кажется, что провести собственное мероприятие — хорошая идея, не сразу переходите к нему. Вы все равно захотите проверить, как это вписывается в вашу общую маркетинговую стратегию и бюджет. Вот статья, которую мы написали о первых шагах при рассмотрении вопроса о проведении мероприятия.
Ивент-агентство может охватить все, что вам нужно: идеи мероприятий, планирование, логистика, маркетинг, производство, продажи. То, что они будут делать для вас, и когда вы решите с ними работать, будет зависеть от стадии, на которой находится ваша компания, поэтому мы рассмотрели это, исходя из ваших потребностей и опыта проведения мероприятий.
Без опыта — проводим мероприятие впервые
Независимо от того, предлагает ли ваша компания продукты или услуги, вы больше всего возможно, у вас есть специальный член или команда по маркетингу.Они позаботятся о обеспечение того, чтобы ваше предложение было известно вашей целевой аудитории благодаря сочетанию каналы сбыта. События, однако, имеют тенденцию быть другим зверьком.
Несмотря на то, что они являются маркетинговым инструментом, мероприятия требуют участия большего количества функций, таких как логистика, производство (если есть повестка дня), управление проектами, продажи (если речь идет о выставке или спонсорских пакетах). Это выходит за рамки маркетинговой функции, но вы можете обнаружить, что навыки (или дополнительные) присутствуют в других функциях вашего бизнеса.
Использовать события Компания? да.Если ваша команда никогда раньше не проводила мероприятия, у них не будет необходимых знаний. Логистика компании отличается от логистики мероприятия, где вам нужно учитывать поток посетителей, процесс регистрации, бронирование мест и прочее. . Это похоже на маркетинг, но для событийного маркетинга будут использоваться другие тактики по сравнению с маркетингом продуктов или услуг и продажами.
Организация мероприятий также может помочь с идеями для мероприятия. структура, основанная на ваших целях, они постоянно связаны с провайдеры услуг по организации мероприятий (и могут даже получить некоторые оптовые скидки, которые вы не можете доступ, так как вы только начинаете с ними работать) и можете сэкономить время на обучение новые навыки и навыки, которые у них уже есть.
Когда?
Вовлеките их в этапы планирования. Представьте цели, которых вы хотите достичь с помощью своего мероприятия, и получите их вклад в ключевые показатели эффективности, которые вам следует искать.
Обсудите варианты бюджета и сравните их с рентабельностью инвестиций, которую вы оцениваете по лидам и продажам, полученным в результате мероприятия. Это очень важный шаг. Если вы впервые проводите мероприятие, ваши ноу-хау в отношении бюджетов и ожидаемой рентабельности инвестиций могут оказаться неадекватными. Обсудите с агентством и включите их мнение в ваше окончательное задание.
Включите план последующих действий после мероприятия, чтобы помочь интегрировать его в вашу общую стратегию.
Как?
Сначала назначьте менеджера проекта из вашей группы, который будет контактным лицом агентства. Просмотрите мероприятия конкурентов, чтобы понять, какие показатели и у них есть — сколько участников? Какие у них есть спонсоры, если они есть? Сколько экспонентов? Какой тип колонок? Составьте список идей, которые вы считаете интересными, и обсудите их со своим агентством.Работайте вместе над созданием брифа, набора KPI и отслеживания кампании, за которыми вы оба будете следовать.
Затем определите, как часто вы будете наверстывать упущенное и отчеты о производительности. Разберитесь в структуре команды, которая будет управлять вашим мероприятие и просмотрите их календарь мероприятий. Определитесь с рабочим процессом, который дает как ваша команда, так и их команда постоянно смотрят на результаты, которых вы собираетесь имеют.
Обеспечьте ясность в отношении циклов обратной связи — кто предоставляет обратную связь, кто принимает окончательные решения по различным областям (логистика, докладчики, повестка дня, маркетинг), сколько времени потребуется, чтобы предложить это.Например, вам может потребоваться 1 день, чтобы рассмотреть дизайн подтягивающего баннера, но вам понадобится 5 дней, чтобы рассмотреть и принять решение о вариантах места проведения.
Ограниченный опыт проведения мероприятий
Если ваша команда уже планировала и организовывала мероприятия раньше, у вас есть внутренние возможности для этого. Есть 2 вопроса, на которые необходимо ответить, прежде чем принимать решение о сотрудничестве с агентством: хорошо ли справилась ваша команда и есть ли у них время, чтобы сделать это снова?
Кроме того, вы можете подумать, отличается ли ваше мероприятие от других.Если ваша команда организовала небольшие веб-семинары, и вы сейчас планируете конференцию, вы можете вернуться к предыдущему разделу, потому что, возможно, ваша команда нуждается в дополнении внешними результатами.
Ваша команда поработала хорошо? Как упоминалось ранее, ваши мероприятия являются маркетинговым инструментом, поэтому у вас будут некоторые цели, которые они помогут достичь, например, потенциальные клиенты для вашей группы продаж, узнаваемость бренда и / или новые доходы. Вот какие события отслеживают маркетологи:
Подробнее о ключевых показателях эффективности событийного маркетинга здесь
Проверьте внутренний документ пост-события, чтобы получить информацию от предыдущее событие, которое вы можете включить в следующую кампанию.
Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Это зависит.Если вы довольны результатами или чувствуете, что знаете, что можно сделать, чтобы улучшить результаты и что вы на правильном пути, вам, вероятно, не нужно работать с агентство мероприятий. Если ваше мероприятие не прошло хорошо, и вы не знаете, что произошло, вы можете просмотреть работая с консультант по стратегии, которую затем может реализовать ваша команда.
Консультантом также может быть агентство по организации мероприятий, которое рассматривает кампании и результатов предыдущего мероприятия и придумывает новую структуру, позиционирование, место проведения, сроки, маркетинговая стратегия, последующие действия после мероприятия и т. д., что обеспечит на этот раз лучшие результаты.
В качестве альтернативы, если вы определите область, где ваше предыдущее мероприятие могло бы быть лучше — , как неэффективная система регистрации, не самые интересные спикеры, не продано достаточно спонсорских пакетов, вас Вы можете получить помощь от агентства специально по тем направлениям, которые вам нужны. .
Есть ли у вашей команды достаточно времени и пропускной способности для запуска другого мероприятия? По количеству событий вы выполняете или какие-либо другие обязанности, которые может иметь ваша команда на мероприятии, это может быть Дело в том, что у вашей команды слишком много дел.
Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? да.Выбираете ли вы ивент-агентство или фрилансеров в помощь с конкретными областями вашего планирования, вы должны попытаться дополнить свой внутренние возможности. Вы можете работать с обычным ивент-агентством или искать конкретные — например, агентства, которые занимаются наймом объектов, агентства, которые заботятся логистики, найма спикеров, лидогенерации для вашей команды продаж или маркетинг.
Когда?
В идеале, привлеките агентство, как только вы начнете планировать мероприятие.На протяжении всей кампании вы также можете осознать, что у вас нет хорошего решения для области, и привлечь на этот момент агентство, но имейте в виду, что более короткие сроки выполнения уменьшат влияние, которое они могут оказать. Например, разработка новой системы регистрации после того, как половина посетителей уже зарегистрировалась, может быть сложной или даже невозможной. Еще одним вариантом может быть изменение способа регистрации на месте проведения мероприятия.
Как?
Сообщите агентству всю имеющуюся у вас информацию, включая результаты предыдущих аналогичных мероприятий.Убедитесь, что они понимают ваш рабочие процессы, предпочтения и ограничения, чтобы их можно было легко интегрировать с ними. Например, если вы набираете спикеров только со стороны клиента, если вы хотите иметь местные продукты питания, потому что вы хотите поддержать местной деловой среды или если вы отправляете информационные бюллетени только один раз в месяц, ваш агентство должно это знать.
Назначьте менеджера проекта, который будет контактным лицом агентства, но представит всю вашу команду мероприятия и их индивидуальные обязанности.Четко объясните, над какими сроками вы работаете, договоритесь об ответственности (например, кто определяет место проведения, варианты питания, технологии проведения мероприятий, расходование маркетингового бюджета), когда и как часто вы даете обратную связь друг другу.
Большой опыт и специалист по внутренним событиям
У компаний, которые обычно проводят мероприятия, есть бюджет, (две) человеческие ресурсы и ноу-хау. Их календари часто устанавливаются заранее, поэтому они могут распределять ресурсы по мере необходимости.Конечно, здесь также происходят вещи, например, планируются новые мероприятия с более короткими сроками выполнения, чтобы воспользоваться рыночным контекстом, когда члены команды уходят временно или навсегда.
Чаще всего, когда компании, которые проводят мероприятия, периодически осознают, что им нужны новые ресурсы, они нанимают их, но бывают случаи, когда они нужны только на небольшой период времени или когда они все еще тестируют. Например, вы можете захотеть включить новую технологию событий в свое мероприятие, но, прежде чем иметь специальную техническую команду для работы над ней внутри, вы можете использовать внешних поставщиков, чтобы получить фору.
Воспользуйтесь услугами агентства по организации мероприятий? Может быть, но осторожно.Если ваша команда перегружена работой и вы привлекаете агентство, чтобы помочь, убедитесь, что вы четко представляете это как временную помощь, чтобы снять нагрузку. Сотрудники могут защищаться, пытаясь получить помощь, если об этом не сообщается должным образом, чувствуя, что это означает, что у них не все в порядке, и они станут недоброжелателями, и отношения пострадают.
Также у агентств есть свои методы и приемы.Делать они синхронизируются с тем, что вы делаете? Достаточно ли гибкое агентство, чтобы приспособиться к тому, что вы используете, или вы достаточно гибки, чтобы позволить им попробовать новые вещи?
Затем, чтобы правильно оценить эффективность агентства, вам нужно отделить свою внутреннюю кампанию от кампании агентства, чтобы понять, как вы разделяете цели. Будет ли агентство работать исключительно на одном мероприятии, а ваша команда — на других? Будут ли они сосредоточены только на одной части, например, на найме заведения или рекламе PPC для всех мероприятий? Будет ли агентство активировать новые сегменты рынка, которые ваша команда сейчас не задействует? Будут ли они использовать разные целевые страницы и потоки регистрации?
Судя по ответам на вышеперечисленные вопросы, иногда найм фрилансера или подрядчика может работать лучше, поскольку они обычно лучше координируются с вашей внутренней командой.Если вы выбираете агентство, проверьте, выполнялись ли они схожими проектами и какие результаты у них были. Как они обеспечили интеграцию с командой мероприятия? Как они поддерживали тот же уровень качества, что и компания-организатор?
Когда?
На самом деле это происходит, когда команда уже перегружена и, вероятно, отстает от работы, потому что не успевает за ней. Это означает, что агентство потенциально может быстро решить проблему. Вам нужно будет понять, с какими сроками выполнения они могут работать и какие ресурсы они могут выделить для вашего проекта .
В идеале вы должны планировать заранее и наметить рабочую нагрузку для каждый отдел. Попросите руководителей вашего отдела понять, могут ли они справиться рабочая нагрузка или могут ли они воспользоваться дополнительной помощью.
Как?
После того, как вы определились с тем, чем агентство может помочь, вы вместе с ним и командой / отделом, которым они будут предоставлять информацию, решите, как это сделать. Ваша цель — обеспечить беспроблемную, простую интеграцию с вашей компанией и минимизировать трение. Кроме того, поскольку вы будете работать с агентством, которое дополняет ваши текущие усилия, вам сначала нужно четко указать на вопросы конфиденциальности.
Определите свои ключевые показатели эффективности и способ их отслеживания, чтобы они не пересекаются с усилиями вашей внутренней команды. Установите обязанности и кто берет на себя окончательное решение по различным аспектам — есть ли у них установленный бюджет и нужно ли работать над этим, как бы они ни решили, или им нужно согласовывать каждую часть с вами? Вы даете им бриф, и они его доставляют, или вы проверяете прогресс на еженедельной / ежемесячной основе?
Для ваших клиентов, будь то участники мероприятия или спонсоры, это не имеет значения, кто организует мероприятие, главное, чтобы у них был опыт работы с вами. бренд остается прежним, поэтому агентство, с которым вы работаете, должно соответствовать вашим стандартам качество, тон голоса и используйте свои дизайнерские ресурсы так же, как вы это делаете сами.
Независимо от того, решите ли вы работать с агентством по организации мероприятий или нет, работа над ним будет продолжаться, поэтому будьте готовы учиться и адаптироваться на ходу. Есть ли у вас успешные (или менее успешные) истории работы с event-компаниями? Дайте нам знать об этом в комментариях!
Получите следующее видео и / или статью в свой почтовый ящик. Подпишитесь на рассылку новостей:
Об авторе:
Я Ралука Апостол, основатель и директор по работе с клиентами в eMarketing Stars, и за последние 9 лет я провел более 60 мероприятий с числом участников от 100 до 13 000, в малых и больших командах, в B2B и B2C, на 3 континентах и в других странах. помог получить доход до 4 000 000 фунтов стерлингов.
Я увлечен мероприятиями, лидогенерацией и монетизацией. Если вы хотите связаться, вы можете найти меня в LinkedIn здесь.
rEvolution Marketing | Чикаго, Иллинойс | rEvolution Marketing специализируется на интегрированном спортивном маркетинге. Они помогают брендам использовать спорт как средство для успешного достижения бизнес-целей. Чтобы ориентироваться в спортивном маркетинге, нужны опытные инсайдеры, такие как сотрудники rEvolution, которые говорят на этом языке и делают все возможное.Среди известных клиентов компании Continental Tire, Goose Island, Louis Vuitton и Northwestern Mutual. |
Загадка и Блум | Бостон, Массачусетс | Riddle & Bloom имеет непревзойденный доступ к страстям и умах самых загадочных и труднопреодолимых потребителей в истории маркетинга. Они используют поведенческие идеи, эксклюзивные партнерские отношения и маркетинговый опыт для построения конструктивных отношений с потребителями из поколения Z и миллениалов. |
События правой руки | Сан-Диего, Калифорния | Right Hand Events — это комплексное решение для стратегического управления событиями в реальном времени, виртуальных и гибридных мероприятиях. Их руководящий принцип — доказывать исключительное качество обслуживания клиентов с помощью решений, включая живые мероприятия, виртуальные мероприятия, гибридные мероприятия и логистику проекта. Среди известных клиентов: petco, ThermoFisher, Kaiser Permanente и United Way. |
Группа Ривервью Систем, ИНК. | Милпитас, Калифорния | Основанная в 1987 году, Riverview Systems Group осталась верной своей цели — предоставить компаниям все необходимое для успешного проведения интересных и инновационных мероприятий. Их опыт охватывает широкий спектр отраслей от высоких технологий до биотехнологий, розничной торговли, спортивной одежды, образования и других. Riverview способствует долгосрочным отношениям с клиентами, работая рука об руку, доставляя сообщения клиентам творчески, динамично и убедительно. |
РУБИК | Нью-Йорк, NY | Rubik — это интегрированное маркетинговое агентство, стремящееся к конструктивным партнерским отношениям. Они считают, что незабываемые живые и цифровые впечатления являются ключом к соединению брендов с их аудиторией. Среди известных клиентов — 20th Century Fox, ABC, HBO, Indiegogo и Unilever. |
Последовательность событий | Нью-Йорк, NY | Sequence Events — отмеченное наградами агентство по организации мероприятий, специализирующееся на производстве, стратегическом планировании и дизайне.Основанная в 2011 году и проводящаяся по всему миру, Sequence работает с мировыми брендами и известными некоммерческими организациями в личных, виртуальных и гибридных мероприятиях. В число клиентов агентства входят TikTok, PagerDuty, The Wharton School и Американский Красный Крест и многие другие. |
Сервисный брокер | Мюнхен, Германия | С момента основания в 1999 году Servicebroker поддерживает компании и учреждения в планировании, организации и проведении встреч, конференций, выставок, поощрений и других мероприятий с участием от восьми до 8000 участников. |
НАБОР Creative | Портленд, ИЛИ | SET Creative — это глобальное креативное агентство, состоящее из дизайнеров, архитекторов и стратегов, стремящихся создать глубокие связи между брендом и аудиторией посредством концептуального опыта, прежде всего в физической сфере. Известные клиенты: Arc’teryx, BMW, Google, Nike и Sprite. |
SH в мире | Сиэтл, Вашингтон | Когда приходит время спланировать встречу компании, знакомство с брендом, конференцию, встречу или встречу высокого уровня — SHW позаботится о вас.Их талантливые стратеги по организации мероприятий имеют подтвержденную репутацию в своевременной реализации и в рамках бюджета. Известные клиенты включают Amazon, Delta и Nike. |
Sky Events Management | Нью-Йорк, NY | Sky Events Management стремится к качеству и разделяет философию развития прочных личных отношений с нашими клиентами. Их участие может варьироваться от простого выбора места для отелей до полного планирования мероприятий и встреч.Известные клиенты включают Yahoo, HEINEKEN, Pinterest, Time Inc и webMD. |
Смайл Креативный | Лондон, Великобритания | Smyle — креативное агентство, посвященное созданию необычных живых, виртуальных и реальных событий. Объединив творчество и технические инновации, они оставляют «обычное» позади и отправляют людей в увлекательные путешествия в смелые и изобретательные места — будь то лицом к лицу или в Интернете. Смайл увлечен пониманием амбиций клиентов и общением с людьми, которые для них наиболее важны. |
Soho Experiential | Нью-Йорк, NY | Soho Experiential пробуждает социальную значимость благодаря продуманному дизайну бренда. Они строят отношения с клиентами на основе многолетнего доверия, сотрудничества и коллективной веры в подлинные ценности. Среди известных клиентов — Citi, Barilla, NBC Universal и Rémy Cointreau USA. |
Solomon & Associates Организация мероприятий | Гластонбери, Коннектикут | Высококачественные, экономичные, профессиональные мероприятия и производственная команда, на которую можно положиться, лучше всего описывают работу Solomon & Associates Event Management.Команда S&A координировала все виды функций, от крупномасштабных (более 1500 человек) международных многодневных конференций в Канаде, Франции, Швейцарии и Нидерландах до 40 роуд-шоу в США за трехмесячный период для фармацевтической компании. . Среди известных клиентов — Insurity, ABB, Aetna, Pratt & Whitney и JDRF. |
Спаркс | Филадельфия, Пенсильвания | Sparks — это глобальное агентство по изучению брендов, которое направляет бренд на протяжении всего процесса мероприятия, от первоначальной стратегии до измерения успеха в дальнейшем.Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Google, LEGO, Peleton и Waze. |
Особые мероприятия D | Детройт, Мичиган | Special D Events стремится быть ведущим поставщиком услуг по планированию встреч / мероприятий для средних и крупных предприятий и некоммерческих организаций по всей стране, уделяя особое внимание тройной прибыли. Среди известных клиентов — People, Planet и Profit. Plex, W. K. Kellogg, BEDA, (PIUG) и MAC. |
Компания специальных мероприятий NC | Кэри, Северная Каролина | С 1987 года компания Special Event Company гордится тем, что обеспечивает отмеченное наградами планирование мероприятий в Соединенных Штатах и во всем мире.Компания обеспечивает стратегическое планирование мероприятий и творческое проведение встреч и мероприятий для различных отраслей, в том числе технологических, фармацевтических, некоммерческих, спортивных и других. Среди известных клиентов — BASF, First Citizens Bank, SAS, Pepsi и CEO FORUM. |
Sport Размеры | Энглвуд, Колорадо | Sport Dimensions — это компактное, мощное агентство, которое представляет спонсоров для использования автоспорта путем продвижения их брендов, технологий, продуктов и услуг.Сосредоточившись на активизации спонсорства и создании бренда, а не на продаже новой недвижимости, они получают энергию от связи увлечения спортом с ростом вашего бренда. |
Промежуточные решения | Хьюстон, Техас | Работая с такими мировыми брендами, как HP, Coca Cola и NFL, Staging Solutions создает опыт, который приносит пользу брендам и привлекает их аудиторию. Будь то мероприятие в прямом эфире, презентация, медиа-контент или творческая стратегия, то, что они делают, создает связи между клиентами и их аудиторией. |
SUPERFLY | Нью-Йорк, NY | Superfly — это компания, которая работает над созданием общего опыта, который обогащает жизнь и объединяет сообщества. Помимо проведения фестиваля музыки и искусства Боннару и фестиваля музыки и искусства за пределами страны, компания разрабатывает кампании, рекламные акции и маркетинговые платформы для крупных брендов. Среди известных клиентов — Bose, Citi, Disney, Intel и Viacom. |
ВЫКЛЮЧАТЕЛЬ | Сент-Луис, Миссури | SWITCH — это агентство впечатлений, которое создает, производит и активирует незабываемые виртуальные, гибридные и живые впечатления, которые могут двигать людей и заставлять их двигаться.Среди известных клиентов — 5-Hour Energy, Ascension Health, Bosch, Hershey и Primerica. |
Синергия | Ocean, NJ | Synergy создает и воплощает в жизнь идеи, объединяющие бренды, потребителей и жизнь. Компания предлагает яркие моменты, которые однозначно выражают обещание бренда, одновременно взаимодействуя с целевыми потребителями в нужном месте, в нужное время и непосредственно там, где они живут, работают и отдыхают. Среди известных клиентов — Hackensack Meridian Health, Johnson & Johnson, Reebok, Taylor Strategy и Weber Shandwick. |
Говорящее дерево Creative | Вашингтон, округ Колумбия | TalkingTree Creative — отмеченная наградами компания по организации мероприятий, штаб-квартира которой находится в регионе Балтимор-Вашингтон, и обслуживает международную клиентскую базу. Среди их клиентов — корпорации, некоммерческие организации, ассоциации и государственные учреждения, такие как BAE Systems, Hughes, KPMG и другие. |
ТИМ Предприятия | Форт-Лодердейл, Флорида | TEAM Enterprises создает вдохновение в момент взаимодействия.Агентство разрабатывает отмеченные наградами креативные идеи, стимулирует продажи и ежегодно проводит тысячи мероприятий. Среди известных клиентов — Bacardi, Lavazza, MillerCoors, Sprint, Volkswagen . |
Группа B2Group | Лас-Вегас, Невада | B2Group — национальное агентство по организации живых и виртуальных мероприятий, предлагающее продукцию «под ключ», шоу-технологии, креативные услуги и видеопроизводство. Специализируется на проведении масштабных корпоративных мероприятий, национальных конференций и церемоний награждения. |
The Buzz Lab | Лос-Анджелес, CA | The Buzz Lab — это команда отмеченных наградами режиссеров, которые активно работают в кино и на телевидении. Работа с такими брендами, как Paypal, Pwc и eBay. Buzz Lab превращает сложные технологии в то, что ваша мама может понять, рассказывая истории быстро, стильно и с доверием! |
глобальная команда событий | Орландо, Флорида | Глобальная команда по организации мероприятий — это комплексная компания по организации встреч, мероприятий и направлений, которая проводит мероприятия по всему миру и управляет ими.С акцентом на творчество и организацию GET обладает опытом и гибкостью, чтобы сделать ваше следующее мероприятие успешным. |
Отдел маркетинга | Даллас, Техас | Отдел маркетинга помогает брендам на протяжении всего пути к потребителю. Их цель — сделать так, чтобы бренды что-то значили для потребителей, независимо от того, как они вступают в контакт. Среди известных клиентов — AT&T, Hilton, Nissan и State Farm. |
Группа Markham | Вашингтон, Д.С. | Маркхэм первым прибудет и последним уйдет. Он проработает каждую деталь, проверит каждый свет и протестирует каждый микрофон. Они фиксаторы, деятели и планировщики, ожидающие неожиданного, требующие совершенства и переживающие за мелочи. Все, чтобы тебе не пришлось. Услуги включают в себя: управление производством, крауд-билдинг и логистику, безопасность и многое другое. |
Группа Майкла Алана | Нью-Йорк, NY | Michael Alan Group — маркетинговое агентство полного цикла.Они гордятся тем, что находят новые захватывающие форматы для связи брендов со своей целевой аудиторией. Запуск продукта, цифровая интеграция и национальные туры — вот лишь некоторые из этих способов. |
Группа Тейлора | Brampton, ON | The Taylor Group — агентство по изучению брендов, которое объединяет бренды с их целевой аудиторией посредством мероприятий, среды и цифрового взаимодействия. Известные клиенты включают Intel, Lexus и LG. |
Группа Visionary | Нью-Йорк, NY | Visionary Group была основана с единственной целью — помочь оживить бренды, соединяя потребителей с брендом на эмоциональном, интеллектуальном и физическом уровне. Группа занимается креативным дизайном, экспериментальным маркетингом и организацией мероприятий. Известные клиенты включают CBSi, Google, Netflix и Playboy. |
События Тигра | Торонто, ON | Tigris Events — отмеченное наградами агентство по подбору персонала и экспериментальному маркетингу, деятельность которого направлена на развитие значимых связей с потребителями.Они стремятся создать ассоциацию, которая актуальна и значима для ваших клиентов, а также донести ваши ключевые сообщения с целью долгосрочной лояльности к вашему бренду. |
Touch в мире | Сиэтл, Вашингтон | Touch Worldwide — ваша творческая коммуникационная команда. Они понимают, что создание этих человеческих связей так же важно, как и предоставление четкой стратегии и целевого творческого содержания. Среди известных клиентов — Фонд Билла и Мелинды Гейтс, Microsoft, Moët Hennessy USA, Starbucks и Ubisoft. |
Группа маркетинга трека | Нью-Йорк, NY | Track Marketing Group создает, производит и продает уникальные бренды, используя экспериментальный маркетинг, социальные сети и рекламные акции. Среди известных клиентов — Lipton, New Balance, PepsiCo, TuneIn и Twitter. |
Товарный знак | Сан-Франциско, Калифорния | Trademark Events была основана Эль Чан и Джоном Форстом, выпускниками компании Lucasfilm’s Industrial Light + Magic.Они считают, что высокий процент повторных заказов является результатом нашей решимости привнести творческий подход в каждую деталь мероприятия. Когда проектная логистика чрезвычайно сложна, к нам обращаются именно они. |
Тринити 3 Агентство | Нью-Йорк, NY | Trinity 3 Agency — это международное агентство по креативному маркетингу, менеджменту и эмпирическим мероприятиям, которое расширяет границы традиционного мышления. Они овладели искусством стратегии установления связей, поддерживаемой их огромной сетью крупных звукозаписывающих лейблов, музыкальных художников, профессиональных спортсменов и влиятельных фигур, что в конечном итоге сформировало мир и изменило определение поп-культуры в том виде, в каком мы ее знаем. |
United Entertainment Group | Нью-Йорк, NY | UEG — международное агентство в сфере развлечений, спорта и стиля жизни. Они создают революционный маркетинг с помощью людей, собственности и платформ, которые формируют культуру. Известные клиенты включают The Home Depot, KFC и The North Face. |
VOLO Events Agency | Атланта, Джорджия | VOLO Events Agency — ведущий производитель живых мероприятий и агентство экспериментального маркетинга.VOLO привносит десятилетия понимания, опыта и успеха в производство мероприятий в прямом эфире и интегрированные экспериментальные маркетинговые кампании для компаний из списка Fortune Global 1000. |
Ваксман | Нью-Йорк, NY | Отдел мероприятий Wachsman предоставляет профессиональные услуги по повышению узнаваемости вашего бренда посредством организации мероприятий, участия и спонсорства. Имея офисы в Нью-Йорке и Дублине, Wachsman проводит мероприятия, которые выделяют ваш глобальный бизнес. |
Вассерман | Лос-Анджелес, CA | Wasserman предоставляет внутренние ресурсы по брендингу, маркетингу, креативному дизайну, лицензированию, PR и юридическим вопросам для тысяч спортсменов, вещателей, тренеров и влиятельных лиц в социальных сетях по всему миру. Среди известных клиентов — Anheuser-Busch, Bacardi Group, NBA, Samsung и Олимпийский комитет США. |
Мы BMF | Нью-Йорк, NY | We Are BMF — это коллектив инженеров по культуре со штаб-квартирой в Нью-Йорке, имеющих опыт работы на мировом рынке, выступающих в качестве экспериментального маркетингового агентства с полным спектром услуг для дизайна и производства мероприятий, бренд-маркетинга, спонсоров и многого другого.Известные клиенты включают Dell, Marriott, Revlon и MasterCard. |
Виден и Кеннеди | Портленд, ИЛИ | Wieden + Kennedy — независимое, творческое рекламное агентство, которое создает прочные и провокационные отношения между компаниями и их клиентами. |
Агентство XD | Нью-Йорк, NY | XD Agency — это маркетинговое агентство с полным спектром услуг, которое разрабатывает интеллектуальный контент и стратегии, чтобы выявить лучшее из экспериментальных программ и портфолио.Известные клиенты: Adidas, Nintendo и Samsung. |
Чем занимается организатор мероприятий?
Первое, что должен знать каждый, кто думает о такой карьере, — это то, что планирование мероприятий постоянно входит в десятку самых стрессовых профессий. В то время как профессия может включать в себя путешествия по интересным направлениям и возможность остановиться в дорогих отелях и пообедать в эксклюзивных ресторанах, работа сопряжена с жесткими сроками и напряженными ситуациями, требующими быстрого мышления и решения.
Для организаторов мероприятий нет ничего необычного в том, чтобы их просили создать спокойствие среди потенциального хаоса и непоколебимо вести себя так, как будто хаос никогда и не был возможен. Чтобы добиться успеха — фактически, выжить — в полевых условиях эта способность для самообладания и поиска неисправностей является обязательной. Это, конечно, не единственный ключевой навык, которым обладают компетентные организаторы мероприятий. Эта роль также требует всех следующих навыков:
Организационные навыки
Логистика встреч, транспортировки, мероприятий и других аспектов мероприятий требует исключительных организационных навыков.
Креативность
Придумывание вдохновляющих идей и решений — в консультации с подходящими поставщиками, такими как поставщики аудио-видео, компании по управлению направлениями, а также поставщики мебели и цветов — требует творческой чуткости.
Навыки тайм-менеджмента
Организаторы мероприятий должны уметь расставлять приоритеты и менять приоритеты множественных обязанностей на длительные периоды времени. Работа с соблюдением сроков,
Управление командой и навыки построения отношений
Координация персонала, приглашенных докладчиков, артистов и посетителей мероприятий является неотъемлемой частью работы.
Отличные устные и письменные коммуникативные навыки
Организаторы мероприятий обеспечивают связь между несколькими сторонами, от клиентов до мест проведения мероприятий и местных поставщиков. Это означает, что они должны уметь реагировать на самые разные запросы и потребности.
Внимание к деталям
Равномерное планирование — это детальное планирование. Выявление потенциальных проблем или проблем до их возникновения — важная часть работы организатора мероприятий.
Деловая хватка
Планирование мероприятий включает в себя сбор предложений от мест проведения мероприятий, обеспечение качества продуктов и услуг, ведение переговоров и проверку контрактов на обслуживание, проверку счетов мероприятий, утверждение платежей и другие связанные с этим задачи.
Компьютерная грамотность
Свободное владение программным обеспечением для управления проектами, электронными таблицами и базами данных очень важно для организаторов мероприятий.
Готовность путешествовать
Многие события происходят вдали от родного города планировщика. Кроме того, важная часть работы — это поиск мест и встречи с поставщиками. Следовательно, необходимость путешествовать не подлежит обсуждению.
Гибкость
При планировании мероприятий изменения относительно постоянны.Задержка рейсов означает задержку участников. Клиент меняет свое мнение на месте. Погода требует, чтобы мероприятие на открытом воздухе было перенесено в закрытое помещение. На определенном уровне задача организатора мероприятий — предвидеть непредвиденное и быть готовым с ним справиться.
В заключение, если вы ищете работу с 9 до 5, планирование мероприятий не для вас. Частью задания может быть 18-часовой рабочий день (как в дни, предшествующие мероприятию, так и во время самого мероприятия), падение в постель в 2:00 ночи после надзора за ужином с наградами или подъем в 5:00 утра.м. чтобы помочь организовать конференцию или выставку.
Эта карьера предназначена для людей, которые готовы работать без устали. И хотя в ходе работы организаторы мероприятий могут путешествовать по всему миру, они знают, что иногда единственные достопримечательности, которые они увидят, будут внутри отеля. В конце концов, их ответственность состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную передачу событий для других в соответствии с видением и целями своих клиентов.
Как запустить службу планирования мероприятий
Мнения, выраженные предпринимателями участников, являются их собственными.
Примечание редактора: эта статья была взята из статьи Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).
Индустрия специальных мероприятий значительно выросла за последнее десятилетие. Согласно недавнему исследованию, проведенному доктором Джо Голдблаттом, CSEP (Certified Special Events Professional), расходы на специальные мероприятия по всему миру составляют 500 миллиардов долларов в год. Голдблатт является основателем Международного общества специальных мероприятий (ISES), директором-основателем программы управления мероприятиями в Университете Джорджа Вашингтона и соавтором The International Dictionary of Event Management .«Достаточно сказать, что рынок достаточно велик, чтобы поддерживать и поддерживать ваши усилия», — говорит Голдблатт. «Если вы работаете в одной области специальных мероприятий, есть много направлений, в которых вы можете расшириться. Если вы только начинаете заниматься специальными мероприятиями, вас ждет прибыльный рынок по многим направлениям».
Согласно исследованию Goldblatt, прибыль в этой отрасли продолжает расти. Всего несколько лет назад, по словам Голдблатта, средняя норма прибыли для предпринимателя, планирующего мероприятия, составляла около 15 процентов.Однако его последние исследования показывают, что рентабельность может достигать 40 процентов. Он объясняет хорошее состояние отрасли несколькими факторами, включая улучшение экономики и тенденцию корпоративной Америки передавать свои функции по планированию встреч на аутсорсинг. Поскольку вы не участвуете в торгах технологического стартапа для программистов, вы можете начать работу без больших денег.
По теме: Как начать бизнес (почти) без денег
Что такое планирование мероприятий?
Этот вопрос фактически разбивается на два вопроса: о каких событиях мы говорим? И что такое планирование мероприятий?
Перво-наперво.Как правило, специальные мероприятия проводятся для следующих целей:
- Празднования (ярмарки, парады, свадьбы, встречи, дни рождения, юбилеи)
- Образование (конференции, встречи, выпускные)
- Промоакции (запуск продукции, политические митинги, показы мод ).
Теперь мы переходим ко второму вопросу: что такое планирование мероприятий? Организаторы мероприятия могут выполнять любые или все из следующих задач, связанных с этим событием:
- Проведение исследования
- Создание дизайна мероприятия
- Поиск места
- Организация еды, декора и развлечений
- Планирование транспортировки туда и обратно мероприятие
- Отправка приглашений участникам
- Организация любых необходимых условий для участников
- Координация действий персонала мероприятия
- Контроль на месте
- Проведение оценки мероприятия
Сколько из этих мероприятий будет выполнять ваш бизнес. зависят от размера и типа конкретного мероприятия, которое, в свою очередь, будет зависеть от выбранной вами специализации.
Почему люди нанимают организаторов мероприятий?
На этот вопрос есть простой ответ: люди часто обнаруживают, что им не хватает опыта и времени для самостоятельного планирования мероприятий. Независимые специалисты по планированию могут вмешаться и уделить этим особым мероприятиям должное внимание.
Кто становится организатором мероприятий?
Планировщики — это часто люди, начавшие с одного конкретного аспекта особых мероприятий. Владелец бизнеса Мартин Ван Кекен имел успешную кейтеринговую компанию, прежде чем решил планировать целые мероприятия.У многих других планировщиков есть похожие истории. Это объясняет, почему планировщики часто не только координируют все события, но, кроме того, могут предоставлять для этих событий одну или несколько услуг.
Организаторы мероприятий, возможно, также начали планировать мероприятия для других компаний, прежде чем решили заняться бизнесом для себя. Джойс Барнс-Вольф планировала внутренние мероприятия для розничной сети в течение 11 лет, а затем работала в другой компании по планированию мероприятий, прежде чем начать самостоятельно.
Получение сертификата
Рассмотрите возможность получения степени или сертификата в местном университете по планированию или управлению мероприятиями.Список колледжей и университетов, предлагающих возможности для получения образования в этой области, доступен на сайте Meeting Professionals International (MPI).
Также рассмотрите возможность работы, чтобы стать CSEP (Certified Special Events Professional) или CMP (Certified Meeting Planner). Эти обозначения выдаются ISES и MPI соответственно. Многие корпорации и некоторые представители широкой общественности ищут эти обозначения при приеме на работу планировщиков. Благодаря исследованиям и учебе, которые требуются, чтобы стать CSEP или CMP, клиенты знают, что эти планировщики — профессионалы.
Целевой рынок
Корпоративный рынок
Вообще говоря, существует два рынка услуг по планированию мероприятий: корпоративный и социальный. Термин «корпоративный» включает не только компании, но также благотворительные и некоммерческие организации. Благотворительные и некоммерческие организации проводят праздничные мероприятия по сбору средств, приемы и спортивные соревнования, среди прочего, для расширения своей общественной поддержки и сбора средств. Тысячи таких мероприятий происходят каждый год, и хотя крупные требуют особого опыта в планировании мероприятий, вы можете начать с небольших местных мероприятий.
Компании проводят выставки, съезды, корпоративные пикники, праздничные вечеринки и встречи для сотрудников, членов правления или акционеров. Для подобных мероприятий существует огромный рынок. Согласно исследованию экономической значимости, проведенному Советом индустрии конвенций за 2012 год, только в США было проведено 1,83 миллиона корпоративных / деловых встреч, выставок, съездов и т. Д.
Социальный рынок
Социальные мероприятия включают свадьбы, дни рождения, юбилейные вечеринки, бар-мицвы и бат-мицвы, вечеринки Sweet 16, детские праздники, встречи и т. Д.Вы можете решить обрабатывать все эти события или просто специализироваться на одном или нескольких из них.
Ожидается, что рынок социальных мероприятий, особенно дней рождения и юбилеев, будет продолжать расти в течение следующих нескольких лет по мере взросления бэби-бумеров. У этой группы есть дети, которые женятся, родители празднуют золотые годовщины, а также отмечают свои собственные серебряные годовщины свадьбы.
Затраты на запуск
Сколько денег вам понадобится, чтобы начать свой бизнес по организации мероприятий? Это будет зависеть от стоимости жизни в районе, обслуживаемом вашим бизнесом, и от того, работаете ли вы из дома или арендуете офисное помещение.Это также будет в меньшей степени зависеть от вашего вкуса и образа жизни.
Имейте в виду, что, работая на дому, вы сможете снизить свои расходы, но вы не сможете начать любой бизнес, кроме самого маленького, по планированию мероприятий при ограниченных средствах.
На этой диаграмме перечислены начальные затраты на две гипотетические услуги по планированию событий. Первый бизнес находится на дому и не имеет сотрудников. Элитный бизнес занимает 1000 квадратных футов офисных площадей. Владелец / менеджер этого бизнеса нанимает на полную ставку младшего планировщика и помощника по бухгалтерскому учету, а также временных сотрудников, которые выполняют канцелярскую работу и могут помочь подготовиться к различным мероприятиям.Оба собственника будут получать доход из чистой прибыли до налогообложения. Ежегодно эти предприятия будут приносить 85 000 и 250 000 долларов соответственно. В таблице запуска указаны предварительные затраты для предприятий.
Начальные расходы Низкие Высокие Аренда $ 0 $ 2,300 $ 0 $ 2,300 $ Оборудование500 долларов США Лицензии и налоги 250 долларов США 350 долларов США Связь 100 долларов США 250 долларов США долларов США Юридические сборы и бухгалтерский учет 650 долларов США 1,500 долларов США Страхование (1-й квартал) 800 долларов США 1,700 долларов США долларов США 31 100 долл. США Операции
Лишь немногие организаторы мероприятий работают с 9 до 5.По своей природе планирование мероприятий обычно включает вечера, выходные, праздники, а иногда и определенные сезоны. Сколько времени вы должны посвятить работе, опять же, зависит от выбранной вами специализации.
Как правило, общественные мероприятия включают в себя больше выходных и праздников, чем корпоративные мероприятия. В некоторых районах страны и на некоторых мероприятиях есть «включенные» и «нерабочие» сезоны. Однако, независимо от вашей специализации (за исключением вечеринок для маленьких детей), вы можете рассчитывать на работу хотя бы по вечерам, когда вы координируете и контролируете мероприятия.Однако планирование этих мероприятий будет осуществляться в основном в рабочее время.
Вот основные задачи, которые вы будете выполнять как организатор мероприятий:
- Исследования. Лучший способ снизить риск (независимо от его вида) — это сделать уроки. Для крупных мероприятий исследование может означать обеспечение спроса на мероприятие путем проведения опросов, интервью или исследований в фокус-группах. Если вы новичок в индустрии планирования мероприятий, исследование может означать выяснение всех возможных поставщиков и поставщиков.Исследование также может означать общение с другими планировщиками, которые организовали мероприятия, подобные тому, над которым вы работаете. Или вы можете прочитать о проблемах обычаев и этикета, особенно если вы не знакомы с конкретным типом мероприятий.
Какое бы мероприятие вы ни планировали, в ходе исследования необходимо задать клиенту множество вопросов и записать ответы. Интервью с клиентом может быть не тем, что вы сразу считаете исследованием. Однако слишком мало вопросов или недостаточное внимание к ответам клиента может поставить под угрозу успех запланированного вами мероприятия.
- Дизайн. Ваше творчество больше всего проявляется на этапе проектирования планирования мероприятия, во время которого вы набрасываете общее «ощущение» и «внешний вид» мероприятия. Это время для мозгового штурма в одиночку или вместе со своими сотрудниками. Также пора вытащить и просмотреть файл с идеей. (У вас есть один, не так ли? Если нет, читайте и делайте заметки.) Не забудьте заглянуть в свой блокнот, чтобы найти ответы клиента на вопросы, которые вы задали на этапе исследования.Эти ответы, особенно те, которые касаются бюджета мероприятия, помогут вам тщательно проверить реализуемость каждой идеи, желательно перед тем, как предлагать ее клиенту.
- Предложение. После того, как вы опросили клиента и провели предварительный мозговой штурм, у вас должно быть достаточно информации для подготовки предложения. Имейте в виду, что подготовка предложения отнимает много времени и потенциально дорого, особенно если вы включаете фотографии или эскизы. Обратите внимание, что только крупные компании, проводящие мероприятия высокого уровня, могут позволить себе предоставлять клиентам бесплатные предложения.Вы должны получить плату за консультацию (она предлагает около 150 долларов), которая может быть применена к мероприятию клиента, если он или она вас нанимает.
- Организация. На этом этапе, требующем принятия сложных решений, вы арендуете площадку, нанимаете продавцов и позаботитесь о более подробных деталях, чем вы можете представить. Ты будешь разговаривать по телефону, пока у тебя не онемеет ухо. Но прежде чем делать что-либо из этого, убедитесь, что у вас есть контактное лицо (либо клиент, либо кто-то, действующий от имени клиента), с которым вы будете обсуждать все важные решения.Наличие назначенного лица помогает гарантировать, что линии связи остаются открытыми. Кроме того, социальные мероприятия, в частности, иногда страдают синдромом «слишком много поваров». Наличие одного назначенного контакта поможет вам избежать разногласий между участниками мероприятия.
В целом, чем масштабнее мероприятие, тем больше времени требуется на его планирование. Основные съезды планируются на годы вперед. Хотя вы, возможно, не организуете мероприятия такого масштаба, вам нужно выделить хотя бы несколько месяцев на такие мероприятия, как корпоративные пикники, встречи или большие вечеринки.
- Координация. После того, как вы составили первоначальные планы, обратите внимание на каждое из действий, составляющих часть общего события. На этом этапе ваша цель — убедиться, что все находятся на одной волне. Важны хорошие коммуникативные навыки. Убедитесь, что все поставщики имеют хотя бы общее представление об общем расписании мероприятий. Что еще более важно, поставщики должны четко понимать, чего от них ждут и когда. Время прибытия поставщика должно указываться в контрактах, но все равно проверьте это время.Это период «проверки и перепроверки». Убедитесь, что все ваши сотрудники знают свои роли.
- Оценка. Очевидным и в каком-то смысле самым важным критерием успеха мероприятия является удовлетворенность клиентов. Цель, конечно же, в том, чтобы получить клиента, который будет петь вам дифирамбы вдоль и поперек улицы, выкрикивая это с крыш. Это тот клиент, который снова возьмет вас на работу и предоставит вам известную сарафанную рекламу.
Есть несколько других способов оценить успех мероприятия.Вы можете нанять консультанта по планированию мероприятий; попросите кого-нибудь, кто устраивает очень успешные вечеринки, наблюдать за вашим мероприятием; запланируйте обсуждение за круглым столом с сотрудниками по окончании мероприятия; получить обратную связь от других профессионалов отрасли, работающих на мероприятии, таких как поставщик или бармен; или опросите гостей на мероприятии или после него.
Доходы и счета
Целью установления цены на услугу является наценка ваших трудовых и материальных затрат, достаточная для покрытия накладных расходов и получения приемлемой прибыли.Начинающие владельцы бизнеса часто терпят неудачу из-за того, что неосознанно установили слишком низкую цену на свои услуги. По словам отраслевого эксперта и автора доктора Джо Голдблатта, сборы обычно определяются тремя факторами:
- Обслуживаемый сегмент рынка. Социальные мероприятия имеют другую структуру оплаты, чем корпоративные мероприятия. В индустрии социальных мероприятий организаторы обычно получают плату за свои услуги, плюс процент от некоторых или всех сборов поставщика. Два потока доходов приносят достаточно дохода.Однако в индустрии корпоративных мероприятий планировщики обычно взимают плату за свои услуги, а также плату за обработку каждого элемента, который они заключают. Например, планировщик покупает цветы у флориста, маркирует их (обычно 15 процентов) и взимает эту сумму с клиента. Другая возможность — фиксированная плата или «плата за проект», часто используемая, когда мероприятие является крупным, и корпорация хочет получить цифру «не превышать».
- Географическое положение. Сборы выше, например, на северо-востоке США, чем на юго-востоке.Эта разница отражает разницу в стоимости жизни. Кроме того, в регионах страны с четко определенными сезонами и вне сезона цены частично зависят от сезона, в котором они проживают.
- Опыт и репутация организатора мероприятий. Если вы только начинаете работу в отрасли, разумно будет платить меньше за услуги по планированию, пока вы набираетесь опыта.
Как, спросите вы, рассчитывается вышеупомянутая плата за услуги? Организаторы мероприятий, с которыми мы беседовали, оценивают свои гонорары за услуги (общую стоимость для клиента), используя метод «затраты плюс».Они нанимают рабочую силу, материалы и материалы, необходимые для проведения мероприятия, и взимают со своих клиентов плату за обслуживание в размере от 10 до 20 процентов от общей стоимости мероприятия, при этом 15 процентов являются приблизительным средним показателем.
Маркетинг и ресурсы
Печатная реклама охватывает широкий диапазон: от бесплатной или недорогой рекламы в «Желтых страницах» до рекламы в глянцевых национальных изданиях стоимостью в десятки тысяч долларов. Даже сегодня, в эпоху Интернета, большинство специалистов по планированию согласны с тем, что реклама в Желтых страницах имеет хороший бизнес-смысл.Рекламное объявление с простым указанием названия вашей компании часто предоставляется бесплатно при подключении телефона (если у вас есть стационарный телефон).
Вы также можете выбрать медийную рекламу. Это самые большие объявления с рамками в Желтых страницах. За это взимается плата. Если вы все же выберете более крупное рекламное место, обязательно включите свой логотип. Вы также можете рассмотреть возможность размещения рекламы в местной газете. Многие газеты периодически (возможно, ежеквартально) публикуют специальные разделы для будущих женихов и невест.Это хорошие средства для продвижения вашего бизнеса по организации мероприятий, если вы планируете проводить какие-либо консультации по вопросам свадьбы.
Планировщик из Далласа Дэвид Грейнджер соглашается. Проблема, отмечает он, в том, что покупатели должны видеть, что вы делаете, а словесная реклама этого не сделает. Он рекомендует нетворкинг и заводить друзей в индустрии. Таким образом, он говорит: «Люди знают вас, доверяют вам. Они хотят честности и порядочности».
Сеть может помочь вашему бизнесу двумя способами. Если люди знакомы с вами и знают, какие услуги вы предлагаете, они могут направить к вам бизнес или сами воспользоваться вашими услугами.Кроме того, налаживание контактов с отелями, поставщиками общественного питания и т. Д. Даст вам возможность познакомиться с некоторыми людьми, чьи услуги могут вам понадобиться при планировании мероприятий.
Хотя налаживание контактов и молва являются наиболее распространенными отраслевыми стратегиями привлечения клиентов, традиционные формы рекламы находят свое применение. Отличительная карточка или брошюра, отправленная по списку рассылки или местным предприятиям, может привлечь новых клиентов. Небольшая реклама в местном деловом журнале может помочь повысить узнаваемость имени. Веб-сайт в Интернете может позволить вам привлекать клиентов, не реагирующих на другие формы СМИ.
Ресурсы
Ассоциации
Журналы и публикации
Книги
Образовательные возможности
Программное обеспечение для планирования мероприятий
Существуют сотни различных типов недорогих мероприятий пакеты для программного обеспечения, разработанного для планирования и управления крупномасштабными конгрессами и выставками. Цена на это программное обеспечение колеблется от 100 до нескольких тысяч долларов.По мере роста вашей компании вам необходимо будет определить типы программного обеспечения, которое вам понадобится. Ознакомьтесь с Capterra, чтобы получить полную информацию о ведущих программных продуктах для управления событиями, таких как Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix и многих других.
Event Management: что это такое?
Организация мероприятий включает в себя контроль всей логистики до и во время мероприятия, будь то конференция, свадьба или любое организованное мероприятие. Менеджеры мероприятий выполняют планы мероприятий, управляя персоналом, финансами, отношениями с поставщиками и т. Д.
В профессии организатора мероприятий названия должностей столь же разнообразны и многочисленны, как и предлагаемые услуги, и часто бывает трудно отличить одно от другого. Это может быть сложно при составлении портфолио по планированию мероприятий, поиске работы или работе с клиентом, который не имеет правильного представления о вашей должности и обязанностях. Узнайте больше о том, что включает в себя управление событиями и подходит ли оно вам.
Что такое управление событиями?
Управление событиями включает в себя множество функций для проведения крупномасштабных мероприятий, которые могут включать конференции, съезды, концерты, торговые выставки, фестивали и церемонии.Он включает в себя общую логистику мероприятия, работу с персоналом и ведение проектного управления мероприятием в целом.
Дополнительные обязанности могут включать управление бюджетом и группами людей, ответственных за каждую функцию, а также надзор за выполнением мероприятия. Организаторы мероприятий также контролируют услуги всех сторонних поставщиков и профессионалов, включая организаторов мероприятий.
Как работает управление событиями
Конкретные обязанности менеджера мероприятий могут включать:
- Выбор и бронирование мест
- Координация внешних поставщиков
- Привлечение ораторов или развлечения
- Организация транспорта и стоянки
- Получение необходимых разрешений и соответствующей страховки
- Соответствие стандартам безопасности и гигиены труда
- Разработка планов действий в чрезвычайных ситуациях
- Антикризисное и ситуационное управление на мероприятии
- Разработка плана безопасности
- Мониторинг события
Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим.В зависимости от масштаба мероприятия и других нанятых специалистов должностные обязанности могут отличаться. По сути, организатор мероприятия отвечает за координацию всей логистики, необходимой для мероприятия.
Роль служб управления событиями
Фирмы по организации мероприятий часто нанимаются для планирования и проведения крупномасштабных корпоративных встреч и специальных мероприятий. В то время как свадьбы и концерты являются обычным явлением для профессионалов в области организации мероприятий, спортивные мероприятия, встречи и крупные вечеринки также могут быть полезны при организации мероприятий.
Государственные учреждения, некоммерческие организации, ассоциации и корпорации используют компании по организации мероприятий для координации важных мероприятий и встреч. Функцию управления мероприятиями часто можно найти в отделе корпоративного маркетинга или связей с общественностью или в составе их персонала для специальных мероприятий.
Навыков для достижения
Как и в случае с большинством функций планирования мероприятий, управление событиями требует отличных организационных навыков для достижения успеха. Умение выполнять несколько задач одновременно и манипулировать множеством движущихся частей имеет важное значение, и наряду с этой первоклассной организацией возникает потребность в эффективных навыках управления временем.
Умение расставить приоритеты и сосредоточиться на задаче — вот что ведет к успешному мероприятию. Управление событиями требует видения видения события вплоть до его реализации, что требует настойчивости, творчества и гибкости.
Поскольку управление проектами является ключевым элементом и включает в себя управление не только функциями, но и группами людей, навыки межличностного общения также важны. Взаимодействие с людьми на всех уровнях организации является частью работы, поэтому удобство, представительность и умение общаться будут иметь большое значение для развития этих отношений.
Управление мероприятиями и планирование мероприятий
Хотя управление событиями и планирование событий очень тесно связаны, они выполняют две разные функции. Проще говоря, организаторы мероприятий создают видение и многие предварительные планы мероприятия, в то время как менеджеры выполняют детали до и во время него.
При этом менеджеры событий могут также планировать аспекты событий, а планировщики событий могут управлять определенными компонентами процесса планирования событий. Эти двое работают бок о бок, и их обязанности могут частично совпадать.Многие люди могут выполнять обе роли, особенно если они ведут собственный бизнес или работают в небольшой компании по планированию мероприятий. Тем не менее, подготовка и навыки, необходимые для каждой должности, несколько отличаются.
Вот несколько примеров основных отличий:
Менеджеры мероприятий Организаторы мероприятий Резервирование мест Выбор темы и концепции мероприятия Координация с поставщиками Выбор места Наем и управление персоналом Планирование меню Управление на месте во время мероприятия Организация развлекательных мероприятий или приглашенных выступающих Ключевые выводы
- Управление мероприятиями — это контроль над многими административными деталями таких мероприятий, как конференции, фестивали или свадьбы.
- Менеджер мероприятий работает с персоналом и поставщиками, чтобы убедиться, что мероприятие проводится в соответствии с планом.
- В то время как организаторы мероприятий обычно работают над общей концепцией мероприятия, менеджеры событий занимаются деталями ее выполнения.
- Event-менеджеры должны быть организованными, умелыми с людьми и гибкими, среди прочего.
Как выбрать хорошее event-агентство
Любой профессионал, занимающийся организацией мероприятий, понимает необходимость оптимизации логистики планирования.Это не всегда легко, особенно если вы хотите добиться высоких результатов и получить незабываемые впечатления для посетителей.
Давайте будем честными: планирование мероприятия может быть болезненным, и уровень боли резко возрастает, если у вас нет опыта управления мероприятиями. Ну так что ты делаешь? К счастью, у вас есть возможность выбрать между планированием мероприятия собственными силами (ой!) Или наймом агентства.
Вам может не понравиться идея нанять стороннее агентство, чтобы помочь с вашим мероприятием.Стороннее агентство никогда не узнает вашу компанию лучше, чем вы и ваша команда. Как люди из другой компании могут успешно организовать ваше мероприятие, если они ничего не знают о вашем бренде?
Не беспокойтесь — простой инструктаж во время вводной встречи может решить эту проблему.
Кроме того, как предполагает предприниматель Кевин Ван дер Стратен: «Ивент-агентства имеют объективное представление о вашей компании и поэтому могут лучше использовать ваши сильные стороны и минимизировать ваши слабые.Ваш собственный персонал с большей вероятностью будет страдать от селективной слепоты в отношении последней! Кроме того, агентство — идеальный спарринг-партнер и доска для обмена и развития новых идей ».
Наем агентства по организации мероприятий, которое сделало бы за вас тяжелую работу, может оказаться лучшим решением, которое вы когда-либо могли принять. Однако найти кого-то, кому вы доверяете для планирования вашего мероприятия, может быть непросто. Если вы не знаете бренд по рекомендациям, у вас нет другого выбора, кроме как выбрать случайное агентство и надеяться, что все получится.
Но даже без рекомендаций есть несколько способов найти действительно хорошее ивент-агентство. Вот как это сделать:
# 1. Выберите ивент-агентство, которое щедро и креативно предлагает свой контент.
Хороший способ оценить уровень компетентности ивент-агентства — проанализировать, как оно продвигает себя в Интернете. Очевидно, агентство может просто использовать Google AdWords или баннеры, но достаточно ли этого?
Сильные бренды используют маркетинг, чтобы повысить ценность своих потенциальных клиентов и клиентов, то есть они не будут просто «продвигать» свои услуги, а вместо этого фактически делятся своим опытом в Интернете.Проверяйте веб-сайты различных агентств и каналы социальных сетей на предмет оригинального содержания. Используют ли они свои ресурсы для создания интересных сообщений в блогах или видео? Пытаются ли они быть полезными и приносить реальную пользу?
Если вы найдете ивент-агентство, которое вкладывает время и смысл в свою стратегию контент-маркетинга, скорее всего, вы нашли действительно профессиональную команду, которая знает, как идти в ногу с меняющимися требованиями рынка.
№ 2. Проанализируйте свое первое взаимодействие с представителями агентства
Иногда первые красные флажки могут появиться сразу же.Представители агентства могут быть не очень отзывчивыми, вести себя недружелюбно, не понимать ваших потребностей или небрежно рассылать электронные письма с ограниченным сроком действия.
Если это произойдет, не сразу же списывайте агентство — сначала спросите себя, предоставили ли вы всю необходимую информацию о своем мероприятии и достаточно ли четко заявили о своих потребностях. Если вы чувствуете, что были, то приступите к поиску другого агентства по организации мероприятий. Вы же не хотите работать с токсичной или непрофессиональной организацией.
№ 3. Обратите внимание на то, как работает агентство.
Перед подписанием контракта с агентством по организации мероприятий убедитесь, что вы понимаете его рабочий процесс. Каков его протокол планирования? Чего от тебя ждут? Что покрывает агентство? В чем особый подход к логистике?
Ответы на эти вопросы дадут вам четкое представление о том, совместимо ли агентство по организации мероприятий с вашей компанией и разделяете ли вы те же рабочие ценности.
№ 4.Обратите внимание, как команда реагирует на ваши потребности.
В мире событий реакция и скорость — все. Очевидно, вам не следует ожидать ответов на свои электронные письма через пять минут после их отправки. Однако вы сможете оценить ивент-агентство в зависимости от того, насколько активны его участники.
Планирование мероприятия непредсказуемо, поэтому никогда не знаешь, когда придется что-то менять. Хорошее ивент-агентство всегда будет быстро следить за изменениями и все обновлять.
№ 5. Начните с небольшого и менее дорогостоящего проекта.
Не всегда легко понять, действительно ли агентство по организации мероприятий хорошее или нет. Если у вас есть сомнения, попробуйте привлечь их услуги для более мелкого проекта.
Например, если вы ожидаете большую конференцию в следующем году, в этом году вы можете попробовать нанять агентство для менее требовательного и безопасного проекта, такого как планирование завтрака для руководителей или небольшой корпоративной встречи. .Это позволит вам увидеть, как работает команда агентства и ее способность добиваться высоких результатов.
№ 6. Читайте обзоры на eventplanner.net
И, конечно же, читайте обзоры событийных агентств на нашем сайте. Вашего агентства еще нет в списке? Получите свою бизнес-страницу прямо сейчас!
Итоги
Выбор эффективного агентства для вашего мероприятия может занять некоторое время, поэтому обязательно узнайте свои потребности и начните поиск агентства задолго до того, как вам нужно будет планировать свое мероприятие .Не торопитесь и тщательно изучите как можно больше агентств. Участвуйте в исследовательских встречах с ними. Проанализируйте их реакцию и протокол работы и только потом принимайте решение.
Подробнее по этой теме и множество других советов по организации мероприятий можно найти в книге СОБЫТИЯ.
Заказать сейчас
Event Management Company vs Events Agency — есть ли разница?
Участник мероприятия в Африке 25.04.2019 Новости отрасли«Есть важные различия между компанией по организации мероприятий и агентством по организации мероприятий»,
говорит: Роберт Уокер , директор Jukwaa , агентства по организации мероприятий, базирующегося в Центурионе, Гаутенг.
Знание того, что они собой представляют, может превратить ничем не примечательную функцию в безудержный успех.
В чем главное отличие?
Часто считается, что компания по управлению мероприятиями занимается только надзором за мероприятием, которое уже было запланировано и организовано. Таким образом, клиенты могут рассчитывать, что большую часть работы, ведущей к этому, выполнят с небольшой помощью или без нее.
Событийное агентство, с другой стороны, берет на себя полную ответственность за разработку уникального брендированного опыта и профессиональное воплощение его в жизнь с момента его зарождения вплоть до посмертного анализа того, насколько хорошо оно выполнило задачу клиента.
«Осуществление всего жизненного цикла проекта — это само определение того, что делает агент»,
говорит: Walker .
«Они действуют от имени своего ограниченного во времени клиента, чтобы предоставить целостное решение, а не общую копию того, что они уже сделали в прошлом году».
Цели являются ключевыми
Каждое успешное мероприятие должно быть построено вокруг единственной цели, которую организация надеется достичь, обычно в форме действий, которые они хотят, чтобы их участники выполняли.Но все они слишком часто недооценивают положительный эффект, который агентство по организации мероприятий может оказать на такой результат.
«Работа со многими аудиториями в течение длительного периода времени заставляет агентство развить шестое представление о том, что работает, а что нет»,
заявляет Walker .
«Это означает, что мы не только избегаем клише, которые обязательно окажутся провальными; мы также можем обеспечить максимальную отдачу от вложений наших клиентов, превзойдя ожидания посетителей экономически эффективным способом ».
Дизайн для максимального удобства
Будь то конференция, презентация продукта или поощрительное мероприятие, каждое мероприятие должно создавать впечатления, которые соответствуют его основной цели.Многие организации упускают редкую возможность полностью выразить свое корпоративное видение и фирменный стиль, не используя творческий опыт своего агентства.
«Худшее, что может сделать организация, — это ожидать огромной отдачи от события, которое было быстро собрано из фрагментов прошлого, которые, казалось, сработали»,
предупреждает Walker .
«Это проверенная временем формула от скуки посетителей и безразличия к бренду».
Единое контактное лицо
Основным преимуществом агентств по организации мероприятий является их сеть прошедших предварительную квалификацию поставщиков, сочетающуюся с их способностью узнавать по опыту поставщиков, которым можно доверять в плане предоставления высококачественных услуг по разумной цене.Это означает, что они могут предоставить универсальное решение, требующее минимальных усилий со стороны своих клиентов.
Информированные корпоративные организаторы не обладают этой чертой, потому что разработка мероприятий — нечастая часть их обязанностей. Тем не менее, планирование мероприятия без сети надежных поставщиков может привести к чрезмерным задержкам в процессе.
Использование событийного агентства
Если организации просто нужно место, обед и микрофон, это может осуществить почти любой человек с хорошими организационными навыками.
