Как строить бизнес без офиса — Артем Гагарин на vc.ru
Ведение бизнеса в удаленном формате во многом гораздо выгоднее, так как позволяет создавать комфортные условия клиентам и сотрудникам, а также инвестировать больше средств в развитие и осуществлять точечные вложения в слабые места.
167 просмотров
Именно таким образом уже на протяжении семи лет работает студия дизайна и брендинга Gagarin Studio. Как это происходит на практике, и какие методы используются, делится основатель компании — Артем Беседа.
Успешность студии подтверждается выполнением более тысячи крупных проектов для таких гигантов, как Ашан, МЕТРО, Мегафон и другие. Работают филиалы в нескольких стран: России, Казахстана, Беларуси, Украины. В скором времени запланировано открытие филиала в Польше. В чем же секрет успеха?
Дело в том, что деятельность в удаленном формате позволяет экономить на офисах и их содержании, вкладывая эти деньги в развитие и технологии. Какие преимущества удаленки:
- экономия около 30%, которые были бы потрачены на офисную работу.
- большой выбор специалистов, которые не привязаны к месту жительства. Грамотная организация трудового процесса и подбор ответственных сотрудников из разных стран обеспечивает налаженный механизм деятельности всей компании;
- люди, проживающие в разном ментальном окружении, коммуницируют больше оригинальных идей;
- удаленная работа позволяет сотруднику находиться в любо месте и регионе — свобода действий дает лучшие результаты, чем просиживание в замкнутом офисном пространстве.
Организация удаленной команды
Коммуникация и взаимодействие — одна из важных составляющих удаленной работы. Чтобы получать высокие результаты, необходимо взвешенно подойти к вопросу организации работы команды фрилансеров. Как это выглядит на практике.
Первое, что понадобится сделать — подыскать подходящую CRM под удаленный формат.
Gagarin Studio остановилась на amoCRM, которая идеально подходит под задачи компании. Она включает гибкую настройку воронок, что позволяет проводить мониторинг истории каждого проекта и нагруженность менеджера. Стоит отметить, что именно эта система не подойдет для компаний, занимающихся продажами, так как не ведет синхронизацию со складами.
За счет правильно выбранной Customer Relationship Management, вы не будете терять звонки, которые равны потере клиента. Не стоит игнорировать эту систему, даже если пока вы работаете в качестве стартапа с парой сотрудников.
Вспомогательный инструмент — Trello, станет незаменимым помощником для управления проектами в режиме онлайн. Обладая простым интерфейсом и практически неограниченным бесплатным доступом, система легко интегрируется с другими инструментами для онлайн-работы.
Обучение и мотивация
Стоит сразу отметить, что не все сотрудники компании работают в свободном графике.
Он касается тех специальностей, которые не нуждаются в адаптации и обучении, их можно оперативно заменить.
Это контент менеджеры, переводчики, копирайтеры. Ключевые должности, такие, как руководители отделов, ведущие менеджеры и ответственные по продажам, всегда на связи с 10.00 до 19.00. Их работа мониторится посредством CRM. Конечно, предусматривается кратковременное отвлечение, но только после выполнения поставленных задач.
Система обучения
Все новички, которые приходят в компанию, в первую очередь, знакомятся с материалом, который высылается в текстовом и видео формате. После этого проводится, так называемый, экзамен с руководителем в видеорежиме по скайпу. Он позволяет не только проверить усвоенные знания, но и наладить коммуникацию.
Минимальная ставка с зачетом KPI
Все сотрудники, кроме временных фрилансеров под конкретный проект, имеют минимальную ставку, к которой начисляются бонусы за ключевые показатели эффективности. В них могут входить средний чек, число успешных сделок, принесенная прибыль. Таким образом, компания получает лояльность специалиста, а он, в свою очередь, всегда уверен, что получит минимальную сумму и заинтересован в ее увеличении.
Привлечение HR менеджера
Организовать слаженную работу коллектива сложно даже в офисе, а что касается удаленного сотрудничества — задача усложняется в разы. Для этого потребуется профессионал. HR будет заниматься не только рекрутинговой деятельностью — в его обязанности входит управление эффективностью рабочего процесса, поддержание правильного микроклимата и коммуникативное развитие.
Для результативности работы эйчара, важно, чтобы он находился на связи с коллективом через различные мессенджеры, доступные всем сотрудникам. Благодаря такому построению процесса, руководство компании корректирует некоторые нюансы, создает дополнительную мотивацию, если таковая требуется, организует курсы и другие полезные изменения.
Кроме того, под ответственность HR попадает социальная составляющая: поздравления, подарки и другие материальные награждения. Но это уже зависит от руководство, насколько оно готово профинансировать подобные мероприятия.
Поддержания связи и взаимодействия команды
Командная работа будет гораздо продуктивнее, когда сотрудники знакомы и периодически общаются.
Для этого проводятся общие созвоны, во время которых не обязательно обсуждать исключительно деловые моменты, можно создавать мероприятия в игровой форме, обсуждать проблемы, делиться успехами.
Корпоративные встречи
Проведение праздников и корпоративов сплачивает команду. Удаленная работа не предусматривает личные встречи, но когда знаком с человеком лично — общаться в дальнейшем становится проще и интереснее.
Работа с клиентами
Пришло время рассмотреть другую сторону рабочего процесса, а именно — привлечение клиентов и правильная подача компании, которая работает на удаленке. Что мы можем предложить:
Качество сервиса
Ключевые специалисты — менеджеры и бухгалтеры должны оперативно реагировать на действия клиента:
использовать IP-телефонию для того, чтобы в компанию можно было дозвониться;
подготовка договора за 1-2 часа, не дольше, после подтверждения сотрудничества заказчиком.
ответ, как правило, звонок, на новую заявку должен быть в течение 10 минут, пока клиент настроен на обсуждение;
отвечать заказчику, что его письмо получено и обработано;
Чтобы исключить любые сомнения клиента, необходимо организовать физический кабинет бухгалтера для подписания договора и сметы.
Внимание к клиенту на расстоянии
Без физического контакта вполне возможно выразить благодарность за сотрудничество. Для этого можно разработать программу лояльности, предусмотреть подарки, общение в скайпе.
Удаленный контроль со стороны клиента
Позволяет заслужить больше доверия к компании. Заказчик может пообщаться с исполнителями, ознакомиться с разными проектами. Инновация от Gagarin Studio — личный онлайн кабинет, где можно просматривать этапы работы, предварительные эскизы и т.д. Кстати, это положительно сказывается и на организационных моментах сотрудников.
Результаты компании на удаленной работе
В условиях пандемии — это прекрасное решение не только в целях экономии, но и сохранения здоровья сотрудников. В тоже время экономия на офисных расходах позволяет вкладывать средства в инновационные технологии, хорошее программное обеспечение, автоматизацию процессов. Это положительно сказывается не только на качестве продукта, но и значительно снижает ценник за работу. Чтобы клиент знал о всех преимуществах удаленного сотрудничества, важно ему об это донести — а это уже задача маркетингового характера, в который также следует вложиться.
Возможен ли бизнес без офиса?
Наш профессиональный мир меняется. Благодаря появлению новых коммуникационных и организационных технологий, традиционные принципы офисной среды начинают меняться или исчезать. Офисы становятся менее необходимыми, как физические учреждения, и более гибкими, когда дело доходит до этикета, стандартов и практики.
Для современного предпринимателя теперь стало возможным основать новую компанию без физического офиса вообще.
Находясь исключительно в цифровой среде, предприниматели теоретически могут взаимодействовать с сотрудниками, партнерами и клиентами, не нуждаясь в физическом месте. У этой позиции есть некоторые явные преимущества, но они уравновешивают и препятствия.
Основные преимущества
Давайте посмотрим на преимущества открытия бизнеса без физического офиса.
Более низкая стоимость запуска
Затраты только на офис могут быть дорогими, не говоря о других расходах. Каждому сотруднику, которого вы нанимаете, потребуется собственное оборудование. В конечном итоге вы потратите огромные суммы на каждого сотрудника, чтобы настроить его рабочее место. Кроме того, дизайн/ремонт вашего офиса, чтобы он соответствовал вашей корпоративной культуре, также может значительно стоить.
Меньше ежемесячных накладных расходов
Офисы очень дороги, особенно если вы живете в крупном городе. Аренда даже небольшого офиса обойдется вам в тысячи, не говоря уже о всех затратах на коммунальные услуги.
Когда вы только начинаете, с ограниченными клиентами и ограниченным доходом, эти ежемесячные расходы являются особенно вопиющими и могут помешать вам стать прибыльными.
Экономия времени
Когда вы начинаете бизнес, вы не хотите бездельничать. Возможно, вы уволились с работы или заняли много денег. В любом случае, вы хотите начать как можно скорее. К сожалению, время, которое требуется, чтобы найти достойный офис и правильно его настроить, обременительно. Вам может потребоваться недели или даже месяцы поисков, чтобы найти место, удобное для вас и вашей клиентуры, достаточно привлекательное, чтобы оправдать переезд, и соответствующее вашему бюджету.
Логистика
Среднее время в пути на роботу в Украине в одну сторону, составляет 30-35 минут. Это примерно час потерянного времени в день, когда вы могли бы тратить это время на развитие своего бизнеса. Прибавьте 5 сотрудников, каждый из которых экономит 5 часов производительности каждую неделю, и внезапно ваша бизнес-модель без учета офиса экономит на коллективных 30 часах работы каждую неделю — почти эквивалент найма на полный рабочий день.
Высочайшая гибкость при найме
Запуск без офиса также дает вам больше гибкости при найме. Когда у вас есть физический офис, вам нужны люди, чтобы заполнить его, особенно если вы пытаетесь произвести хорошее впечатление на ваших новых потенциальных клиентов. Без него это не имеет большого значения — вы будете общаться на расстоянии в любом случае. Это означает, что у вас будет гораздо больше гибкости, когда дело доходит до найма.
Основные препятствия
Теперь давайте рассмотрим некоторые из основных препятствий, с которыми вы можете столкнуться.
Сотрудничество
Коммуникационные технологии все еще развиваются, но в настоящее время они не могут полностью заменить личное сотрудничество в качестве окончательного средства эффективного обмена. Возможно, вам будет трудно прояснить все ваши баги и дилеммы, используя видеочаты и аналогичные средства общения.
Личные и профессиональные линии
Если вы работаете дома, особенно в качестве предпринимателя, границы между вашей личной и профессиональной жизнью размываются.
Вы обнаружите, что занимаетесь личными делами в профессиональное время и наоборот, и это может оказать мощное психологическое воздействие на вашу работоспособность.
Образ
Несмотря на преимущества бизнеса без офиса, все еще есть много людей, которые впечатлены необычным офисом. Вы будете привлекать клиентов, и когда вы встречаетесь с новыми клиентами в кафе, вам может быть сложнее установить себе репутацию.
Вполне возможно, начать свой бизнес в современной эпохе без физического офиса. В этом есть много преимуществ, большинство из которых связаны с сокращением затрат времени и денег. Основные препятствия — трудность в сотрудничестве, проблемы с работой на дому и меньшая посещаемость.
В конечном счете, будет ли вы работать с офисом или нет, будет зависеть от уникальных требований вашего бизнеса, включая вашу отрасль, ваших сотрудников и ваших клиентов.
Что нужно для построения успешного бизнеса без физического офисного помещения
Вы читаете Entrepreneur India, международную франшизу Entrepreneur Media.
Несколько лет назад наличие офиса было одним из самых важных аспектов начала бизнеса. Перейдем к 2020 году, когда весь мир был вынужден оставаться дома, заставляя предприятия и фирмы управлять делами в Интернете. Медленно и неуклонно компании осознавали, что иметь офисные помещения уже не обязательно. Хотя изначально они столкнулись с некоторыми проблемами при адаптации к онлайн-настройке. Со временем стало очевидно, что всем можно управлять, даже если команда не находится в одном помещении.
Несмотря на то, что с развертыванием вакцины организации готовятся к возвращению в офис, видение «возвращения к нормальной жизни» исчезло после появления дельта-варианта. Теперь работодатели осознали, что ничто не является постоянным, и предоставили своим сотрудникам выбор. сделать выбор в пользу 100-процентной удаленной работы.0003
Экономическая эффективность:
Компании, даже стартапы, тратят тысячи долларов на аренду помещений. Предприниматели и владельцы предприятий получили возможность более продуктивно использовать средства, потраченные на аренду офисов.
Нанимайте по всему миру: Отказ от офисных помещений поможет вам нанимать таланты со всего мира. Вам не придется ограничивать свои инвестиции в человеческие ресурсы географически.
Гибкость для сотрудников: Согласно исследованию Gallup, 54% сотрудников предпочитают работать удаленно и охотно уволились бы со своей нынешней работы, если бы у них была возможность. Удаленная работа позволила сотрудникам выполнять свои профессиональные и личные дела в свободное время. Согласно исследованию employeebenfits.co.uk, 75% сотрудников больше довольны работой из дома.
Как вести успешный бизнес без офиса?
Несмотря на то, что работа на дому стала нормой, она по-прежнему требует тщательного планирования и организации для обеспечения непрерывности бизнеса. Организации необходимо определить инструменты, в которые им нужно инвестировать, решения/услуги, которые помогут ее команде общаться друг с другом и устранять все препятствия, с которыми можно столкнуться при подключении к сети.
Компании должны следовать приведенным ниже рекомендациям, чтобы надлежащим образом подходить к любым проблемам, с которыми они могут столкнуться при работе в Интернете:
- Убедитесь, что у всех членов команды есть подходящие рабочие места
- Защитите данные компании
- Получите виртуальный рабочий адрес
- Инвестируйте в средства связи
- Используйте эффективный инструмент управления проектами
- Найдите пространство для встреч/совместной работы, когда это необходимо
- Обучать сотрудников удаленной работе
Как создать эффективное виртуальное рабочее место?
Инструменты и технологии: Поиск подходящей технологии для создания виртуального офиса — это ключ к раскрытию потенциала вашего бизнеса при удаленной установке. Решения для виртуального офиса могут расширить возможности организации, предоставляя те же преимущества, что и традиционный офис, без дополнительных затрат. Существует множество сервисов, разработанных и модифицированных под требования любой компании.
Виртуальный офис — это не только управление видеозвонками; речь идет о максимально точном воспроизведении опыта физического офиса. Выбор правильной платформы для виртуального офиса также может облегчить жизнь сотрудников.
Сосредоточьтесь на требованиях сотрудников: Обеспечение сотрудников всем необходимым для комфортной работы из дома также повышает эффективность удаленной работы. От эргономики до устройств и создания выделенного офисного пространства организация должна заботиться обо всех потребностях работников. Компании также могут инвестировать в инструменты управления проектами, которые помогают сотрудникам отслеживать свои задачи, прогресс и повышать эффективность.
Защита бизнес-данных: Одной из основных проблем, с которыми сталкивается каждая компания, является кибербезопасность. Это может стать большей угрозой в удаленной рабочей среде. Учитывая, что сотрудники будут использовать либо личные, либо общедоступные сети Wi-Fi, взломать данные становится проще.
Поэтому компаниям следует разумно инвестировать в решения, которые могут защитить их данные. Это может быть либо через VPN, либо через VDI.
Виртуальный служебный адрес: Предприятия должны создавать доверие и легитимность в том, что они делают. Чтобы установить свои полномочия, они должны поддерживать виртуальный адрес для своего бизнеса.
Существует три варианта получения виртуального рабочего адреса:
- Аренда почтового ящика.
- Совместное использование адреса с местной компанией.
- Покупка виртуального адреса.
Виртуальный служебный адрес обеспечивает гибкость и безопасность малого бизнеса. Благодаря этому компания может получить доступ к любым письмам, полученным на адрес онлайн из любого места.
Почтовый ящик или общий адрес, с другой стороны, могут ограничивать ваши письма/предложения/жалобы одним физическим адресом.
Заключение
Пандемия научила нас тому, что успешный бизнес возможен без офисного помещения.
Организации добились большего, чем ожидалось, прогресса в виртуальной среде, установив правильные ожидания и выбрав правильный подход.
Как вести бизнес без офиса
Во время COVID-19 малые предприятия по всему миру прошли ускоренный курс по удаленной работе. Компании, которые уже использовали распределенную рабочую силу, хвалят себя за свою дальновидность. Теперь как существующие, так и новые владельцы бизнеса задаются вопросом: действительно ли мне нужен офис для ведения малого бизнеса?
Многие малые (и крупные) предприятия прекрасно обходятся без офиса — и не только потому, что их вынудила пандемия. Многие успешные компании сделали выбор в пользу полного удаленного доступа задолго до того, как это стало необходимостью.
Конечно, есть много малых предприятий, которые просто не могут предоставлять свои основные услуги без офиса. Парикмахерские, поставщики услуг по ремонту автомобилей и многие другие малые предприятия должны лично взаимодействовать со своими клиентами или клиентами.
Это руководство предназначено для владельцев малого бизнеса, чья бизнес-модель позволяет им постоянно переходить на удаленную работу.
Преимущества ведения бизнеса без офиса
Конечно, не каждый бизнес может или должен работать удаленно, но если вы все еще сомневаетесь, сможет ли ваш малый бизнес это сделать, рассмотрите следующие статистические данные:
До пандемии COVID-19 удаленная работа уже была на подъеме. Доля сотрудников, которые тратят не менее 40% своего времени на удаленную работу, увеличилась с 46% в 2012 г. до 55% в 2016 г. и с тех пор продолжает расти. Компании, которые не реагируют на меняющуюся ситуацию, потеряют доступ к наиболее талантливым сотрудникам, поскольку ожидания вариантов удаленной работы увеличиваются.
Офисное помещение стоит дорого. Средняя стоимость офисных помещений в Нью-Йорке составляет более 100 долларов США за квадратный фут, и даже на менее дорогих рынках, таких как Атланта, она составляет 50 долларов США за квадратный фут.
Сотрудники хотят гибкости удаленной работы. По данным Gallup , 54% офисных служащих говорят, что они уволятся со своей текущей работы ради возможности работать удаленно.
Лучшие практики ведения бизнеса без офиса
Ведение бизнеса с распределенной командой требует тщательного планирования, а также инвестиций в инструменты и ресурсы, которые позволят вам и вашим сотрудникам эффективно общаться и управлять всеми традиционными личными действиями с помощью облачных сервисов.
У каждого малого бизнеса есть свои особые потребности и проблемы. В этом руководстве описаны передовые методы, применимые ко всем малым предприятиям:
Обеспечение всех членов команды подходящими рабочими местами
Защита данных компании
Получение виртуального бизнес-адреса
Инвестиции в инструменты коммуникации
Использование эффективного инструмента управления проектами
9003 , при необходимостиПредоставление удаленного обучение сотрудников работе
Создание эффективного удаленного рабочего пространства
Отсутствие офиса не означает, что у вас нет рабочего места.
Консультанты по удаленной работе рекомендуют создать рабочее пространство, свободное от отвлекающих факторов и используемое исключительно для работы.
Но не у всех есть отдельное место, которое можно выделить для работы. Если вы (или ваши сотрудники) этого не сделаете, ничего страшного. Наличие выделенного пространства полезно, но вы можете продуктивно работать за кухонным столом, если у вас есть необходимые технологии и вы чувствуете себя комфортно на своем рабочем месте. Если вам нужно два (или три) компьютерных монитора, убедитесь, что они у вас есть. Если вы не можете сосредоточиться на своих задачах, потому что ваша спина убивает вас от сидения в неудобном кресле, вы потеряете драгоценное время.
Убедитесь, что у ваших сотрудников есть удаленные рабочие места, позволяющие им работать эффективно. Спросите их, что им нужно для повышения продуктивности — более удобное кресло, стоячий стол, несколько мониторов?
Такие компании, как GroWrk, могут помочь вам оборудовать вашу команду полезными рабочими местами.
GroWrk предоставляет эргономичные домашние рабочие станции для распределенных команд по модели ежемесячной подписки, поэтому вам не нужно тратить капитал, чтобы обеспечить всем стоячие столы.
Защитите свои бизнес-данные с помощью VPN или VDI
Кибербезопасность вызывает все большую озабоченность как у малого, так и у крупного бизнеса. Инвестирование в решение для защиты данных вашей компании имеет решающее значение, независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно. Вы и ваши сотрудники, скорее всего, будете использовать общедоступные сети Wi-Fi (в кафе, в аэропорту), которые легко взломать.
У вас есть несколько вариантов защиты ваших данных, от простых и недорогих до более сложных и довольно дорогих.
Виртуальная частная сеть (VPN)
VPN позволяет пользователям отправлять сообщения через общедоступные сети (например, Wi-Fi в местной кофейне), как если бы они использовали частную сеть в физическом офисе. Услуги VPN недорогие, от нескольких долларов в месяц до примерно 15 долларов в месяц, и есть много вариантов.
Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с этими рекомендациями по VPN от TechRadar.
Инфраструктура виртуальных рабочих столов (VDI)
VDI предоставляет каждому пользователю собственный виртуальный рабочий стол, каждый из которых подключен к централизованному серверу, управляемому администратором. VDI обеспечивает безопасность наряду с общим пользовательским интерфейсом, так что все в организации имеют доступ к одним и тем же инструментам и приложениям. Значительно более сложный, чем VPN, VDI может стоить тысячи в зависимости от того, сколько у вас сотрудников.
Сайт рейтинга пользователей G2 оценивает Virtualbox как лучший сервис VDI для малого бизнеса, но вам следует сначала обсудить покупку VDI с ИТ-специалистом.
Получить виртуальный служебный адрес
Отсутствие физического офиса не означает, что у вас не может быть служебного адреса. На самом деле, вам нужен служебный адрес, чтобы обеспечить доверие клиентов и избежать риска для конфиденциальности, связанного с использованием вашего личного адреса для делового общения.
Кроме того, любому предприятию, которое регистрируется в офисе своего государственного секретаря, необходим служебный адрес. Вы можете использовать свой домашний адрес для этой цели, но если вы это сделаете, имейте в виду, что он находится в общедоступном документе, к которому можно легко получить доступ в Интернете.
Преимущества виртуального служебного адреса
Если у вас нет физического офиса, вы можете получить служебный адрес (1) арендовать абонентский ящик, (2) попросить предоставить адрес местному предприятию, или (3) покупка виртуального адреса.
Для малого бизнеса виртуальный служебный адрес обеспечивает наилучшее сочетание гибкости и безопасности.
С виртуальным адресом вы можете получить доступ к своей почте онлайн из дома или вдали от дома.
Использование почтового ящика или общего адреса означает, что вам придется ехать в это место, чтобы забрать свою почту. Это требование автоматически лишает вас некоторой гибкости, которую вы получили, решив вести малый бизнес без физического офиса.
А получение почты с почтового ящика или с общего адреса просто невозможно, если вы находитесь за городом.
У вас может быть сотрудник, который может управлять процессом, но это требует дополнительной работы — например, получение им ключа абонентского ящика или представление его владельцу местного адреса, который вы используете. Если вы получаете важное письмо, которое требует немедленного внимания, они должны отсканировать его и отправить вам по электронной почте. А если их нет в городе?
Виртуальный адрес обеспечивает гибкость чтения и работы с вашей почтой с вашего компьютера или мобильного устройства из любой точки мира.
Некоторые службы виртуальных адресов также интегрируются с такими программами, как Bill.com, или службами обмена файлами, такими как Dropbox, чтобы вы могли легко и эффективно сотрудничать с членами команды или оплачивать счета. Они могут позволить вам автоматически отправлять запросы на внесение чеков, которые вы получаете по почте. Все эти варианты повышают гибкость и эффективность, которые вы создаете с помощью удаленного бизнеса.
Возможно, наиболее важно то, что использование службы виртуальных адресов, которая соответствует передовым методам обеспечения безопасности и конфиденциальности, обеспечит безопасность вашей почты. Совместное использование адреса с местной компанией открывает для вас бреши в системе безопасности, поскольку вы не знаете, кто может иметь доступ к почте, и, хотя почтовый ящик защищен, у вас (или ваших сотрудников) есть множество возможностей потерять часть почты. бумаги между получением его из коробки и принятием мер по нему.
Инвестируйте средства в средства связи для удаленной работы
Коммуникация важна в любом бизнесе, но особенно важна для распределенных команд. Без возможности случайных дискуссий, которые происходят в офисе, сотрудникам нужно много возможностей для общения друг с другом.
Правильный инструмент связи может помочь не только в одноранговой связи, но и в том, что высшее руководство общается с командой в целом. Фактически, исследование Harvard Business Review показало, что вовлеченность сотрудников повышается, когда высшее руководство постоянно сообщает о своей стратегии.
Поэтому, особенно когда ваша команда работает удаленно, очень важно, чтобы у вас были подходящие инструменты для общения с вашей командой.
В частности, мы рекомендуем вам иметь следующие инструменты: видеоконференции для виртуальных собраний, инструменты для обмена сообщениями, такие как Slack, для быстрых звуковых фрагментов и инструменты для совместной работы, такие как Google Drive, для удобного управления версиями. Эти инструменты помогут вам оставаться на связи.
Ознакомьтесь с этой записью в блоге, чтобы узнать больше о том, как общаться с вашей удаленной командой.
Выберите инструмент управления проектами для удаленной работы
Независимо от того, находитесь ли вы в офисе или дома, управление проектами может повысить или снизить производительность вашей команды. Эффективные инструменты управления проектами ориентируют всю команду на наиболее важные задачи и этапы и включают функции совместной работы, чтобы вы могли быть уверены, что все на одной волне.
На рынке представлено множество вариантов, и выбор подходящей платформы для вашей команды зависит от того, какие функции помогут вам и вашей команде не сбиться с пути, а также от того, какой пользовательский интерфейс вы предпочитаете. Например, некоторые системы управления проектами (Trello и Asana — две из самых популярных) включают функцию, которая действует почти как гигантский список задач на доске объявлений. Для людей, которые лучше всего реагируют на визуальную информацию, эта функция может быть непреложной.
Отчеты особенно полезны для распределенных команд. Подробные отчеты о задачах и затраченном на них времени могут помочь менеджерам и сотрудникам оставаться в курсе усилий и ожиданий друг друга, когда они не находятся вместе в офисе. Такие инструменты, как Asana и Monday.com, позволяют быстро создавать наглядные отчеты, в которых рассказывается полная история продуктивности члена команды. Все в команде могут видеть это, поэтому обязанности и прогресс каждого человека прозрачны, и нет необходимости в длительных личных встречах.
Обучение сотрудников удаленной работе
Удаленная работа не обязательно дается каждому. Некоторые сотрудники, возможно, провели всю свою карьеру в офисе, прежде чем пришли работать к вам. Помогите своей команде понять ваши ожидания, а также то, как использовать предоставленные вами инструменты.
Определить рабочий день. Одним из преимуществ удаленной работы является возможность работать тогда, когда вы этого хотите, но если вам нужно, чтобы ваши команды были доступны в определенное время, четко обозначьте это.
Установить направляющие для видео. Если вы не хотите видеть кого-либо в пижаме во время видеозвонка, убедитесь, что это ясно. Появляться в пижаме в офисе — это очевидное «нет», но понимание правил при работе из дома может быть менее ясным.
Предоставляйте возможности для соединений, которые не основаны на задачах. Проводите регулярные виртуальные кофе-чаты или «счастливые часы», когда сотрудники могут говорить не только о том, над чем они работают, но и о том, как проходит их неделя, что происходит с их детьми — о том, о чем они могли бы поболтать за кофеваркой или во время они вместе входят в офис.
